Служебное расследование в отношении работника: Служебное расследование тк рф \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Служебное расследование в отношении работника: Служебное расследование тк рф \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Содержание

Служебное расследование в отношении работника – образец

Цель служебного расследования – доказательство вины сотрудника, чтобы наложить на него дисциплинарное взыскание или уволить.

По итогам расследования весь его ход и итоги фиксируются документально, чтобы организация могла доказать свою позицию в суде при необходимости. Если с сотрудника необходимо взыскать материальный ущерб, то без расследования не обойтись. Оно будет необходимо, чтобы достоверно выявить причины появления ущерба.

Акт служебного расследования

Основания для служебного расследования

Перечислим важнейшие основания, по которым может быть инициировано служебное расследование на предприятии:

  1. Отсутствие сотрудника в рабочее время – если сотрудника нет на его рабочем месте более четырёх часов, то по ТК ему должен быть зачтён прогул, наказанием за который может стать выговор или увольнение (если нарушение уже не первое, либо оно повлекло серьёзные последствия).
    Но для увольнения работника на основании прогула иногда требуется выяснить его обстоятельства, для чего и проводится служебное расследование.
  2. Нанесение сотрудником материального вреда работодателю. Здесь может фигурировать порча имущества или производственного инвентаря, недостача средств в кассе, хищение средств или имущества. В этих случаях также проводится расследование, а чтобы определить величину ущерба, который был нанесён сотрудником, применяются данные из бухгалтерского баланса. Иногда для этого привлекаются независимые эксперты, осуществляющие оценку.
  3. Злоупотребление положением – совершение действий, противоречащих интересам компании или должностной инструкции с целью получения выгоды. К примеру, таким нарушением будет, если лицо, ответственное за субаренду в торговом центре, сдаёт площади торговцам, предлагающим цену ниже, чем другие, и при этом получает от них вознаграждение. Иногда чтобы установить, насколько серьёзен ущерб, и выявить весь круг причастных к нарушениям лиц, проводится аудиторская проверка.

Кем осуществляется расследование?

Служебное расследование является этапом дисциплинарного производства. Его проведение, в частности то, кем оно осуществляется, должно регламентироваться внутренними актами компании. Как правило, проведение проверок возлагается на службу безопасности либо специальное подразделение, занимающееся внутренним аудитом. Если компания невелика, и не имеет ни того, ни другого, проведением может заниматься отдел кадров.

Обязательным участником расследования должен стать непосредственный начальник сотрудника, в отношении которого оно инициировано. Чтобы проверка была объективной, начальнику запрещается входить в комиссию. Касается это также и руководства организации, которое будет по итогам проверки принимать решение относительно взыскания, накладываемого на работника.

В состав комиссии входят сотрудники службы безопасности, подразделения аудита, отдела кадров – в зависимости от того, на какое из них возложено его проведение; к ним добавляются сотрудники профсоюзной организации.

Всего в составе комиссии должно быть три человека или больше, во главе её встаёт начальник службы безопасности (либо отдела кадров при её отсутствии).

Сроки проведения

Поскольку законодательством подобное расследование классифицируется как стадия дисциплинарного производства, на него отводится срок не более месяца. Данный срок отсчитывается начиная с даты издания приказа о проведении проверки по факту нарушения. Проверка может проводиться на основании служебной записки, поданной сотрудником. Тогда срок начнёт отсчитываться с момента, когда документ был подан.

Если работник отсутствует на месте из-за болезни или находится в отпуске, то это время не будет учитываться, также как и то, что потребуется на учёт мнения профсоюза – в совокупности все эти периоды не должны превышать полгода. Именно таково ограничение на срок дисциплинарного взыскания. Если же оно накладывается по итогам ревизии или проверки, то этот срок возрастает до двух лет.

Порядок проведения

Служебное расследование – внутреннее мероприятие организации. В его ходе комиссия опрашивает всех лиц, способных поделиться сведениями о ситуации как самого виновного, так и тех, кто является очевидцем проступка, остальных сотрудников, имеющих косвенные сведения и так далее. Но эти полномочия ограничиваются лишь штатом компании, не распространяясь за её пределы. Также служебное расследование не должно нарушать Трудовой кодекс.

Кроме того, даже в рамках компании всё исключительно добровольно, то есть каждый, к кому обращаются за сведениями, вправе отказаться давать комментарии. Обыск в кабинете или личный досмотр без согласия сотрудника невозможны, как и проверка на полиграфе («детектор лжи»), сейчас приобретшая довольно большую популярность в коммерческих организациях. Для проведения всего этого необходимо заручиться согласием сотрудника, лучше всего письменным.

Относительно привлечения третьих лиц к расследованию – оно допускается в случае, если будет такая необходимость. Так, может потребоваться оценка ущерба, заключение медиков и тому подобное. Также компания вправе направить запросы в государственные органы, если их необходимо будет сделать в рамках расследования.

При проведении проверки необходимо соблюдать несколько основных принципов:

  • Принцип объективности – к проведению нужно подходить непредвзято, учитывать все факты и проверять все сведения, не «подгонять решение под ответ». Целью является установление истины, а не обвинение сотрудника.
  • Принцип невиновности – тесно переплетается с предыдущим – пока не получены результаты, лицо, находящееся под расследованием, не должно считаться виновным.
  • Принцип законности – все процедуры должны соответствовать инструкциям и при этом не противоречить законодательству РФ.

Алгоритм расследования

Начинается проведение с издания приказа руководителя. После того как он вынесен, можно проводить процедуры, на которые отводится месяц.

Приказ выносится по одному из следующих оснований:

  • Сам работник заявил о нарушении руководителю.
  • У потребителей или субагентов появились претензии.
  • Коллеги сотрудника обратились к руководству.
  • В связи с вопросами, возникшими к сотруднику после проведения акта инвентаризации либо аудиторской проверки.
  • Составлен акт о недостаче.

Вторым этапом должно стать формирование комиссии для расследования, состав которой ранее уже был нами описан.  Затем комиссией проводится сбор всех сведений о деле. После этого у проверяемого сотрудника запрашиваются письменные объяснения. Срок, в течение которого он может дать их, составляет двое суток.

Если работник отказывается давать объяснения, составляется соответствующий акт, в котором он должен расписаться, а если отказался – свидетели.

Проводится заседание комиссии, на котором последовательно устанавливается:

  • Было ли допущено нарушение, и если да, то какое именно.
  • Обстоятельства, средства и цели совершения нарушения.
  • Наличие и степень вины сотрудника, в отношении которого проводится расследование.
  • Наличие смягчающих или отягчающих обстоятельства.
  • Какими были причины и условия, из-за которых нарушение оказалось возможным.

Принимаются во внимание и письменные объяснения, которые он дал, проводится оценка того, насколько они удовлетворительны. По итогам работы комиссии составляется акт служебного расследования.

Оформление результатов

Акт служебного расследования (образец прилагается к статье) должен состоять из трёх частей. Это:

  • Вводная часть – описывает допущенный проступок, время, срок проведения проверки, состав комиссии, её проводившей.
  • Описательная часть – излагаются проведённые мероприятия, с помощью которых удалось получить доказательства вины сотрудника.
  • Заключение – указывает на виновного, допущенное им нарушение, неснятые взыскания при их наличии.

Из текста документа должно следовать:

  • организации действительно был нанесён ущерб;
  • не было обстоятельств, исключающих ответственность сотрудника;
  • его поведение являлось противоправным;
  • его вина присутствует в причинении ущерба;
  • поведение работника и вред организации имеют связь.

К акту должны прилагаться документы, использованные для проведения проверки. Подписывает его комиссия в полном составе. На заключение ставит подпись и печать руководитель. Материалы затем подшиваются в специальную папку, документация описывается.

Привлечение работника к ответственности

После завершения оформления результатов, работодатель должен будет принять решение о том, какому дисциплинарному взысканию подвергнется сотрудник.

Это может быть: выговор, замечание, увольнение. В некоторых случаях работник может отделаться предупреждением либо порицанием. Затем составляется приказ о наложении взыскания с указанием типа наказания. За один проступок может быть сделано лишь одно взыскание.

Поскольку разбирательство внутреннее, вне зависимости от того, каков его результат, и насколько хороша доказательная база, та сторона, которая сочла свои интересы по его итогам не соблюдёнными, может обратиться в суд.

Служебное расследование и увольнение


Добрый день, коллеги.
Помогите, пожалуйста, советом.
Сотрудник написал заявление на увольнение 19.02. по собственному желанию. Руководитель решил, что сотрудник должен отработать 2 недели. Соответственно уволить его надо 05.03. Но, 25.02. был создан приказ о служебном расследовании и создании комиссии о проведении служебного расследования относительно этого сотрудника. Срок проведения служебного расследования 07.03. Скажите, работодатель обязан уволить сотрудника 05.03. или работодатель имеет право перенести дату увольнения до окончания служебного расследования?

Комментарии

Shellback


Заявление какого числа ему подписали?

написано 19. 02 и стоит входящий номер от 19.02.

Shellback


Отсчитайте 2 недели — вот вам и ответ. Т.е до этого срока еще что-то можно сделать в отношении этого сотрудника и то, если он на Вас не подаст в суд. А далее только через суд.

А по какому поводу сотрудник может подать в суд?

Shellback


Ну вы же решили провести расследование. 🙂

ОРМ


нет такого права…05.03 — последний день, расчет, трудовая в руки…а с рассследованиями развлекайтесь дальше без сотрудника…

Работник 06.03. обращается в суд с заявлением о задержке выдачи трудовой книжки, об оплате вынужденных прогулов, о применении к нему принудительного труда. На что хватит ума и фантазии. А то вы ему преъявите? Подозрения? Так что ужимайтесь с расследованием (если она вам что-то принесет). Удачи.

А в связи с чем, собссно, расследование? И что должно стать его результатом? Какие-такие санкции? Для чего вам удерживать работника дольше 5.03?

Ситуация тухлая, надо объяснять «небожителям», что перспектив у «расследования» нет (если только лицо не мат. отв.). С учетом необходимости дать работнику не менее 3-х дней на дачу письменных пояснений по претензиям к нему…времени практически не остается.
Работник может апеллировать в суде, что его преследуют и мстят за увольнение и т. п. — аргумент в пользу работника.
ПыСы. В ТК нет термина «расследование».)))

Правила наложения дисциплинарных взысканий на работников автономной организации образования «Назарбаев Интеллектуальные школы»

  Утверждены решением Правления АОО «Назарбаев Интеллектуальные школы» от 17 июня 2016 года (протокол № 28)

Правила наложения дисциплинарных взысканий на работников автономной организации образования «Назарбаев Интеллектуальные школы» 

1. Общие положения

1. Правила наложения дисциплинарных взысканий на работников автономной организации образования «Назарбаев Интеллектуальные школы»,(далее — Правила) разработаны в соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан (далее — Кодекс).

2. Дисциплинарная ответственность работников автономной организации образования «Назарбаев Интеллектуальные школы» (далее — работники) есть вид юридической ответственности, которую несут работники за совершение дисциплинарных проступков при исполнении ими служебных обязанностей.

3. Дисциплинарный проступок работника (далее — проступок) — противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него обязанностей, превышение им должностных полномочий, нарушение трудовой дисциплины, наказуемые в дисциплинарном порядке.

4. Дисциплинарное взыскание (далее — взыскание) — мера дисциплинарной ответственности, которая может быть наложена лицом, имеющим такое право в соответствии с должностными полномочиями за совершение работниками проступков.

5. Служебное расследование — деятельность по сбору, проверке материалов и сведений о дисциплинарном проступке сотрудников, проводимая в целях полного, всестороннего и объективного выяснения обстоятельств его совершения.

6. Комиссия по проведению служебного расследования — коллегиальный орган, состав которого назначается приказом Председателя Правления автономной организации образования «Назарбаев Интеллектуальные школы (далее — Председатель Правления) по каждому отдельному случаю с целью проведения служебного расследования.

7. Дисциплинарная комиссия (далее — Комиссия) — постоянно действующий коллегиальный орган, создаваемый в автономной организации образования «Назарбаев Интеллектуальные школы (далее — АОО) для рассмотрения материалов и вынесения рекомендаций Председателю Правления о мере взыскания.

8. Задачей проведения служебного расследования, работы Комиссий является рассмотрение всех материалов, исследования фактов, касающихся проступка, в целях всестороннего, полного и объективного установления обстоятельств совершения проступка.

2. Виды взысканий и виды проступков

9. За совершение работником дисциплинарного проступка в соответствии со статьей 64 Кодекса, к работнику Председатель Правления вправе применять следующие виды взыскания:

1) замечание;

2) выговор;

3) строгий выговор;

4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя в случаях, установленных Кодексом.

10. Проступки подразделяются на следующие виды:

1) незначительные;

2) значительные;

3) серьезные.

11. Незначительным проступком является проступок, совершенный работником впервые или после снятия ранее наложенного взыскания, который влечет применение к работнику взыскания в виде замечания.

12. Значительным проступком является проступок, совершенный работником  повторно в течение шести месяцев при наличии не снятого ранее наложенного взыскания в виде замечания, который влечет применение к работнику взыскания в виде выговора.

13. Серьезным проступком является проступок, за совершение которого предусмотрен строгий выговор, а при повторном его совершении в течение 6 месяцев при наличии не снятого ранее наложенного взыскания в виде строгого выговора, влечет применение к работнику взыскания в виде расторжения трудового договора по инициативе работодателя в случаях, установленных Кодексом.

3. Основания и условия наложения взыскания

14. Основанием для наложения взыскания является совершение работником проступка.

15. Взыскание должно соответствовать тяжести совершенного проступка, форме и степени вины работника, его совершившего.

16. При определении вида взыскания учитываются в совокупности:

1) содержание и характер проступка;

2) обстоятельства, при которых проступок совершен;

3) негативные последствия, которые повлек или мог повлечь совершенный проступок;

4) прежнее поведение работника, его совершившего;

5) иные обстоятельства, характеризующие личность работника.

17. При совершении работником проступка с него истребуется письменное объяснение. Если в письменном объяснении работник согласен с фактом совершения им данного проступка, то по рекомендации Комиссии Председатель Правления имеет право наложить взыскание в виде замечания, выговора или строгого выговора без проведения служебного расследования.

18. В случае, если работник в своем письменном объяснении не согласен с фактом совершения им проступка проводится служебное расследование.

19. Взыскания при совершении проступка, совершенного совместно несколькими работниками, налагаются на каждого виновного в отдельности.

20. За совершенный проступок налагается только одно взыскание.

21. Наложение взыскания не освобождает работника, совершившего проступок, от исполнения обязанности, за неисполнение или ненадлежащее исполнение которого было наложено взыскание.

22. Применение к работнику  взыскания не освобождает его от других видов ответственности, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.

23. Работник, в случае совершения им преступлений и иных правонарушений, несет иную установленную законодательством Республики Казахстан ответственность.

4. Порядок проведения служебного расследования

24. Служебные расследования и состав комиссии по служебному расследованию назначаются приказом Председателя Правления.

25. Состав комиссии по служебному расследованию должен состоять не менее чем из трех членов, представляющих различные структурные подразделения АОО и секретаря. В состав комиссии по служебному расследованию обязательно должен быть включен работник Юридического департамента АОО.

26. Секретарь комиссии по служебному расследованию не может быть из числа членов Комиссии и секретаря Комиссии.

27. Проведение служебных расследований без наличия приказа Председателя Правления не допускается.

28. Служебные расследования приостанавливаются на период временной нетрудоспособности работника, в отношении которого проводится служебное расследование, нахождения его в отпуске или в командировке.

29. Сведения о совершении работником проступка могут быть предоставлены в любой форме, подтверждающей факт совершения проступка (жалобы работников АОО и работников ее филиалов, докладные, записки руководителей структурных подразделений АОО и ее филиалов).

30. В ходе служебного расследования комиссия по служебному расследованию обязана всесторонне и полно собрать все материалы и сведения, касающиеся обстоятельств совершения проступка и иных оснований расследования.

31. Отказ работника, в отношении которого ведется служебное расследование, дать письменное объяснение не может служить препятствием для направления материалов служебного расследования на рассмотрение комиссии по проведению служебного расследования и принятия решения о наложении взыскания. В этом случае секретарем комиссии по проведению служебного расследования составляется соответствующий акт.

5. Порядок формирования и работы Комиссии

32. Комиссия назначается приказом Председателя Правления и состоит не менее чем из трех членов, представляющих различные структурные подразделения АОО. В состав Комиссии желательно включать работника, имеющего  юридическое образование и опыт работы по данной специальности. Из числа своих заместителей Председатель Правления назначает Председателя Комиссии.

33. Секретарем Комиссии является работник структурного подразделения АОО ответственного за функции кадрового обеспечения, секретарь комиссии не является членом Комиссии и не имеет право голоса.

34. Член Комиссии не имеет права участвовать в рассмотрении материалов служебного расследования и исследовании фактов, касающихся проступка в отношении работника, являющегося его близким родственником.

35. В соответствии с пунктом 16 Правил, Комиссия на своем заседании рассматривает материалы и исследует факты, касающиеся проступка.

36. Комиссия вправе:

1) при полном, всестороннем и объективном проведении служебного расследования не заслушивать объяснения работника, в отношении которого проведено служебное расследование;

2) заслушать представителя комиссии по проведению служебного расследования;

3) заслушать свидетелей;

4) исследовать любые факты и обстоятельства, касающиеся проступка.

37. День и время проведения заседания Комиссии определяется Председателем Комиссии и через секретаря Комиссии доводится до сведения других членов заседания и заинтересованных лиц.

38. Рекомендации Комиссии принимаются путем открытого голосования, оформляются протоколом и направляются Председателю Правления. Члены Комиссии обязаны определенно высказать свое мнение и не воздерживаться при голосовании.

39. При наличии фактов, подтверждающих совершение работником проступка и определения его вины, Комиссия выносит рекомендации Председателю Правления о целесообразности наложения взыскания и его виде.

40. В случае несогласия с рекомендацией Комиссии, Председатель Правления имеет право поручить провести дополнительное служебное расследование.

41. По итогам проведения дополнительного служебного расследования, материалы передаются Комиссии и рассматриваются в порядке, установленном настоящими Правилами.

42. Все материалы работы Комиссии хранятся в структурном подразделении АОО, ответственном за функции кадрового обеспечения (далее – подразделение АОО).

6. Вынесение решения и порядок наложения взыскания

43. Председатель Правления имеет право самостоятельно или на основании рекомендаций Комиссии принять решение о наложении соответствующего взыскания, о направлении материалов на дополнительное служебное расследование, об отказе в наложении взыскания.

44. О принятом решении работник, подвергнутый взысканию, в трехдневный срок (под роспись) ставится в известность работником подразделения АОО. В случае невозможности ознакомить работника (под роспись) работник подразделения АОО обязан направить работнику копию приказа Председателя Правления о наложении дисциплинарного взыскания письмом с уведомлением в течение трех рабочих дней со дня издания приказа.

45. В случае нецелесообразности применения взыскания Председатель Правления может ограничиться устным предупреждением работника о необходимости строгого соблюдения дисциплины.

46. Если в результате служебного расследования будет установлено, что работник допустил действия, указывающие на признаки преступления, комиссия по служебному расследованию незамедлительно обязана уведомить Председателя Правления о необходимости передачи материалов в правоохранительные органы.

7. Сроки наложения взысканий

47. Дисциплинарное взыскание налагается на работника не позднее одного месяца со дня его обнаружения.

48. Взыскание не может быть применено:

1) в период временной нетрудоспособности;

2) в период нахождения работника в отпуске;

3) в период нахождения в служебной командировке.

49. Период временной нетрудоспособности, отпуска, командировки приостанавливает действие срока наложения взыскания, если Комиссии стало известно о совершенном проступке в этот период или до его наступления.

8. Акты о наложении взыскания

50. Взыскания налагаются путем издания приказа Председателя Правления.

51. В приказе о наложении взыскания указывается работник, на которого налагается взыскание, проступок, за совершение которого налагается взыскание и вид взыскания.

52. Сведения и приказы о взысканиях и предупреждениях подлежат учету в структурном подразделении АОО, ответственном за функции кадрового обеспечения.

9. Снятие взыскания

53. Срок действия дисциплинарного взыскания не может превышать шесть месяцев со дня его применения, за исключением расторжения трудового договора по основаниям, предусмотренным Кодексом.

54. Для досрочного снятия взыскания непосредственный руководитель работника, на которого взыскание было наложено, обращается с соответствующим ходатайством на имя Председателя Правления.

55. Взыскание может быть снято досрочно по решению Председателя Правления путем издания приказа в случае, если работник проявил себя как добросовестный работник и при этом не совершил нового проступка.

56. С работника одновременно может быть снято только одно взыскание.

10. Гарантии прав работников при привлечении их к дисциплинарной ответственности

57. Работник вправе ознакомиться со всеми материалами, связанными с привлечением его к дисциплинарной ответственности, в течение 3 (трех) дней со дня издания приказа Председателя Правления о наложении взыскания.

58. В случае отказа работника подтвердить своей подписью ознакомление с приказом Председателя Правления, об этом делается соответствующая запись в приказе Председателя Правления о наложении дисциплинарного взыскания.  В случае невозможности ознакомить работника лично с приказом  Председателя Правления о наложении дисциплинарного взыскания, подразделение АОО обязано направить выписку из приказа Председателя Правления о наложении дисциплинарного взыскания работнику письмом с уведомлением.

11. Заключительное положение

59. В случае несогласия привлекаемого к ответственности работника с действиями или решениями Комиссии, работник имеет право обжаловать их в суде в соответствии с законодательством Республики Казахстан.  

Как провести расследование

Когда работник подает неофициальную или официальную жалобу, работодатель должен немедленно принять меры, чтобы остановить предполагаемый конфликт, защитить вовлеченные стороны и начать расследование. Согласно многим законам (например, Разделу VII, Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA), Закон о дискриминации по возрасту при найме на работу (ADEA), Закон о безопасности и гигиене труда (OSHA), Закон Сарбейнса-Оксли, законы штата и местные законы о недопущении дискриминации) , работодатели по закону обязаны своевременно расследовать жалобы (преследования, дискриминация, преследование, безопасность и этика).Кроме того, работодатель должен предпринять все необходимые корректирующие действия, чтобы гарантировать немедленное прекращение незаконных действий и поведения.

Реагирование на жалобу и расследование не только предоставит наилучшую информацию и доказательства, но также повысит доверие как к следователю, так и к работодателю. Исследования могут помочь организации выявить и решить внутренние проблемы до того, как они станут широко распространенными. Учитывая, что каждая жалоба может перерасти в судебный процесс, работодатели должны расследовать каждое дело таким образом, чтобы при необходимости его можно было передать в суд.Какими бы потенциально разрушительными ни были расследования, они должны быть быстрыми, тщательными и эффективными для обеспечения защиты каждого. Следующие шаги следует предпринять, как только работодатель получит устную или письменную жалобу.

Шаг 1. Обеспечение конфиденциальности

Работодатель должен максимально защитить конфиденциальность заявлений сотрудников. В то же время работодатель должен провести быстрое и эффективное расследование. Следовательно, может оказаться невозможным сохранить всю информацию, собранную в первоначальной жалобе, такую ​​как интервью и записи, в полной конфиденциальности.Работодатель должен объяснить стороне, подавшей жалобу, и всем лицам, участвующим в расследовании, что вся собранная информация останется конфиденциальной, насколько это возможно для тщательного расследования. Следует также пояснить, что для проведения эффективного расследования некоторая информация будет раскрыта обвиняемым и потенциальным свидетелям, но эта информация будет предоставляться только по мере необходимости. Работодатель никогда не должен обещать абсолютную конфиденциальность какой-либо стороне, участвующей в расследовании.

Шаг 2: Обеспечьте временную защиту

Одним из первых соображений может быть необходимость принятия немедленных мер для защиты обвинителя или предполагаемой жертвы. Отделение предполагаемой жертвы от обвиняемого может быть необходимо для защиты от продолжающихся преследований или мести. Могут потребоваться такие действия, как изменение расписания, перевод или отпуск; однако заявители не должны быть принудительно переведены или обременены. Такие действия могут показаться ответными и привести к иску о возмездии.Работодатель и обвинитель должны работать вместе, чтобы прийти к приемлемому решению. Работодатели могут пожелать обратиться за юридической консультацией до принятия каких-либо решений.

Шаг 3: Выберите следователя

Соответствующий исследователь должен обладать всем следующим:

  • Способностью проводить объективное расследование без предвзятости.
  • Нет ставки на исход. Следователь не должен иметь личных отношений с вовлеченными сторонами. Результат не должен напрямую влиять на положение исследователя в организации.
  • Навыки, которые включают предварительные следственные знания и практическое знание трудового законодательства.
  • Сильные навыки межличностного общения, позволяющие установить взаимопонимание с заинтересованными сторонами и быть воспринятыми как нейтральные и справедливые.
  • Внимание к деталям.
  • Правильный темперамент для проведения собеседований.

Кроме того, следователь должен иметь возможность сохранять конфиденциальность, пользоваться уважением в организации (поскольку его выводы будут использоваться для вынесения решения), иметь возможность действовать в качестве надежного свидетеля и, если он является внутренним , имеют вероятность продолжения работы в компании.

Работодатели обычно используют ресурсы опытных специалистов по персоналу, службы внутренней безопасности, юрисконсульта (внутреннего или внешнего) или стороннего следователя. У каждого типа исследователя, которого можно выбрать, есть свои преимущества и недостатки:

Персонал отдела кадров. HR — наиболее распространенный выбор. Работодатели часто возлагают ответственность за расследования на специалистов по персоналу из-за их специальной профессиональной подготовки, а также предыдущего опыта проведения расследований на рабочих местах.Представители отдела кадров имеют особое преимущество из-за их превосходных навыков межличностного общения; сотрудники обычно чувствуют себя комфортно с ними и готовы им довериться. HR также может оставаться беспристрастным, знаком с сотрудниками и знает организацию и законы о найме. Недостатком является то, что сотрудники могут слишком тесно связывать представителей отдела кадров с руководством организации и, следовательно, не воспринимать их как нейтральные в ходе расследования. Кроме того, руководство может возразить, если специалист по персоналу имеет тесную личную связь с вовлеченным сотрудником (сотрудниками).

Внутренняя безопасность. Эти специалисты обычно имеют подготовку по методам расследования, которые позволяют им получать информацию из источников, которые менее подготовленный следователь может упустить. И наоборот, из-за их подготовки и напористого стиля сотрудники службы внутренней безопасности могут рассматривать их как устрашающих и, следовательно, менее продуктивных. Работодатели должны учитывать межличностные навыки конкретного персонала службы безопасности, личные отношения с участниками, а также личность или подход к конфликту.Сотрудники службы безопасности также могут иметь меньше опыта в сфере трудового права, что ограничивает их способность делать выводы о том, являются ли источники надежными и потенциально приемлемыми в суде.

Сторонние следователи или сторонние следователи, не являющиеся юристами. Они чаще используются, когда у работодателя нет внутреннего лица, обладающего необходимой квалификацией или временем для проведения расследования, или если обвиняемый входит в число высших руководителей организации. Они могут обеспечить объективность, которой может не хватать внутреннему следователю.Работодатель может использовать бывших высокопоставленных сотрудников для проведения расследований, поскольку они знакомы с организацией и сотрудниками, или консультанта по кадрам или другого независимого следователя из-за его или ее специальных знаний о методах и методах расследования.

Юридические следователи, как штатные, так и внешние. У этих исследователей есть этические и привилегированные соображения. Они должны раскрыть сторонам, участвующим в расследовании, цель расследования и отношения между адвокатом и работодателем.Следователи юрисконсульта должны четко указать, что заказчиком является организация, а не обвиняемый сотрудник. Внешний юрист привносит объективность в расследование, но не знает культуры работодателя и сотрудников. Внутренний юрист действительно знает культуру компании и ее сотрудников. Однако как штатные, так и внешние юристы могут быть восприняты как устрашающие, что может ограничить готовность сотрудников быть открытыми и предоставлять информацию.

Командный подход. Работодатель также может рассмотреть возможность использования командного подхода. Команды предоставляют множество опыта, ресурсов и идей. Группа может восполнить области, которых может не хватать одному следователю, например, опыт, знания в области трудового права, способность получать информацию от свидетелей или знание внутренних проблем и культуры. Как правило, хорошая команда, которая часто является сторонним юристом, работающим с HR, покрывает все внутренние и внешние пробелы, связанные с одним следователем. Командный подход дает возможность сотрудничать, если обвинитель, обвиняемый или свидетель изменяют свои предыдущие показания.

Шаг 4: Создайте план расследования

Расследование должно быть спланировано, чтобы оно было эффективным и должным образом проводилось. Полный план должен включать в себя краткое изложение проблемы, составление списка свидетелей, источники информации и доказательств, вопросы интервью, нацеленные на получение важной информации и деталей, а также процесс сохранения документации (например, записей интервью и электронных писем). это можно рассматривать как доказательство).

Использование всех доступных ресурсов поможет исследователю разработать правильный план.Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC) предоставляет работодателям руководящие принципы и определения по конкретным темам, таким как сексуальные домогательства и дискриминация. Кроме того, доступны многочисленные онлайн-источники и печатные издания, которые могут помочь и даже предоставить пошаговые инструкции.

Пример плана собеседования

Количество дней и время, необходимое для проведения тщательного расследования, зависит от обстоятельств. Ниже приведен пример того, как специалист по персоналу может организовать и завершить расследование:

Первый день (HR уже должен был зарезервировать уединенный конференц-зал на весь день. )

Следователь должен дать время между интервью, чтобы напечатать заметки и приспособиться к новой информации, уликам или свидетелям. Обеспечивая максимально эффективное ведение расследования, интервьюер может проводить интервью раньше или позже по мере необходимости, чтобы у него было достаточно времени для сбора всей необходимой информации. В зависимости от количества свидетелей и объема предоставленной информации может потребоваться дополнительное время.

8:00 Допрос обвинителя (для выяснения деталей и сбора доказательств и свидетелей).

9 утра Прочтите записи интервью и заполните подробности, пока они еще свежие.

Определите, кого следует допросить следующим: обвиняемого или некоторых свидетелей.

10:00 На следующем допросе обвиняемый потенциально сможет услышать свою версию истории и собрать доказательства и свидетелей.

11:00 Заполните записи и подготовьтесь к следующему собеседованию.

13:00 Опросите потенциального первого свидетеля и найдите время, чтобы заполнить записи интервью.

2 стр.м. Опросите второго свидетеля и найдите время, чтобы заполнить записи интервью.

15:00 Опросите третьего свидетеля и найдите время, чтобы заполнить записи интервью.

16:00 Просмотрите заметки за весь день и составьте план на второй день.

День второй (HR должен был уже зарезервировать уединенный конференц-зал на весь день.)

8: 00-15: 00. Завершите любые дополнительные допросы свидетелей.

Провести любые последующие допросы с обвиняемым, обвинителем или свидетелями по мере необходимости для уточнения ранее обсужденной информации или для того, чтобы задать новые вопросы о доказательствах или информации, раскрытых после первоначального допроса.

15:00 до 17:00 Просмотрите записи интервью, доказательства и оценку достоверности. Разработать предлагаемые рекомендации к действию для представления высшему руководству.

День третий

Утро: Обсудите предложенное решение с высшим руководством и примите окончательное решение.

После полудня: создайте любые соответствующие дисциплинарные меры, предупреждения или памятки.

День четвертый

Утро: Проведите заключительную встречу с обвиняемым и обвиняемым отдельно.

После полудня: Напишите отчет / резюме расследования.

Шаг 5: Разработайте вопросы для интервью

Вопросы должны быть разработаны заранее на этапе планирования, хотя дополнительные вопросы будут добавляться в ходе расследования по мере обмена дополнительными доказательствами и информацией. Хорошие вопросы актуальны и предназначены для выяснения фактов, не ведя собеседника; они должны быть открытыми, чтобы получать как можно больше информации. У EEOC есть образцы вопросов для собеседований (в Разделе V), а у SHRM есть образцы вопросов для обвинителя и вопросы для свидетелей.

Шаг 6: Проведите интервью

После того, как соответствующий следователь выбран, разработан план расследования и созданы вопросы для интервью, можно проводить интервью. Следователь должен проинформировать все вовлеченные стороны о необходимости расследования и объяснить процесс расследования. Следует проявлять осторожность, подчеркивая конфиденциальность процесса расследования, поскольку это может рассматриваться как вмешательство в права сотрудников на участие в согласованной деятельности в соответствии с Национальным законом о трудовых отношениях (NLRA).

Следователь должен сосредоточиться на беспристрастности и объективности при сборе и рассмотрении относящихся к делу фактов. Совершенно необходимо предотвратить продвижение расследования в каком-либо конкретном направлении. Следователь никогда не должен высказывать интервьюируемым какое-либо мнение или говорить что-либо, что дискредитирует его или ее беспристрастность. Объективность должна соблюдаться при каждом интервью.

Также следует учитывать необходимость делать заметки, искать несоответствия и искать возможности для дополнительных доказательств и имен других потенциальных свидетелей. Если попросить сотрудника записать, что произошло, это может помочь найти несоответствия. Может существовать несоответствие между тем, что сотрудник готов написать, и тем, что он сказал вам на собеседовании.

Следователи должны определить надежность сотрудников. Интервью дают разные отчеты и даже противоречивые версии событий. Имейте в виду, что это очень личный вопрос для вовлеченных сотрудников. Из-за личного и эмоционального характера проблемы их индивидуальные представления о том, что произошло, может быть омрачено личными интересами, или, если их работа находится на кону, они могут даже лгать.Следователи должны учитывать достоверность лиц, которых допрашивают в ходе расследования, и использовать методы (например, внутреннюю правдоподобность, способности, поведение, мотив, мотив фальсификации, подтверждение, прошлое поведение и прошлые обвинения) при оценке достоверности.

Следователи должны проявлять осторожность при проведении допросов, чтобы избегать любых жестких методов допроса, которые могут привести к обвинению, например, принуждение к ложным признаниям и ложное тюремное заключение .

Шаг 7: Примите решение

В ходе расследования следователь должен быть осторожен, чтобы не делать поспешных выводов, пока не станут известны все факты.После проведения интервью следует завершить другие необходимые процедуры, такие как сбор доказательств. После того, как будут решены какие-либо проблемы с достоверностью, исследователь оценит всю информацию для получения официальной рекомендации. Следователь или член руководства, а также юрисконсульт должны принять окончательное решение о любых действиях по найму, которые оправданы, на основании отчета о расследовании. При окончательном решении работодатель должен учитывать все вовлеченные стороны, а также организационные процессы, а не только то, виновен ли обвиняемый.

Шаг 8: Завершение расследования

После того, как решение принято, работодатель должен уведомить как работника, подавшего жалобу, так и обвиняемого о результате. Важно сообщить заявителю, что организация серьезно отнеслась к жалобе и приняла соответствующие меры. Организация должна убедиться, что податель жалобы согласен с тем, что его или ее должным образом выслушали и поняли, даже если он или она не согласны с результатами. Следователь должен установить временные рамки для последующих действий с заявителем, чтобы убедиться, что нет других проблем и что он или она возвращается в рабочую среду.Работодатель должен поощрять общение и поддержку до тех пор, пока податель жалобы снова не почувствует себя комфортно. Наконец, исследователь должен напомнить всем сторонам о необходимости сохранять конфиденциальность.

При необходимости работодатели должны предпринять корректирующие действия, соответствующие ситуации, например, дисциплинарные меры или даже увольнение. Работодатель должен:

  • Проверить любой ущерб, понесенный потерпевшим, и обсудить с юрисконсультом, как исправить этот ущерб.
  • Определите, будет ли образование, такое как обучение сексуальным домогательствам или обучение управлению гневом, полезным для отдельного лица или для всех сотрудников.
  • Подумайте, существует ли необходимость в пересмотре, изменении или перераспределении политик на рабочем месте.
  • Определите, необходим ли анализ процессов расследования и разрешения жалоб.

Шаг 9: Составьте письменные сводные результаты расследования

Если исходить из предпосылки, что каждое серьезное расследование потенциально может быть заслушано и рассмотрено в суде, работодатель должен подумать о подготовке окончательного отчета о расследовании.Организация должна вести четкий документальный учет доказательств, таких как изучение документации о предыдущем поведении сотрудников и инцидентах. Следователь должен иметь четкую запись обо всем, что было сделано, и обо всех выводах, а также о других шагах, предпринятых в ходе расследования. Работодатели также должны документировать допросы обвиняемого, обвинителя и свидетелей. Следователи должны обеспечить, чтобы их записи во время интервью были как можно более фактическими, содержали как можно больше релевантной информации, датировались и указывали продолжительность и время интервью.

Окончательный отчет должен резюмировать следующее:

  • Расследованный инцидент или проблемы, включая даты.
  • Участвующие стороны.
  • Основные факты и выводы о достоверности, включая ссылки на источники.
  • Политики или руководящие принципы работодателя и их применимость к расследованию.
  • Конкретные выводы.
  • Сторона (или стороны), ответственная за принятие окончательного решения.
  • Проблемы, которые не удалось решить, и причины отсутствия разрешения.
  • Действия работодателя предприняты.

Цель документа — гарантировать, что если суд, присяжные или государственный орган рассмотрит его, эксперты придут к выводу, что работодатель серьезно отнесся к ситуации, отреагировал немедленно и надлежащим образом и имел задокументированную добросовестную основу. за любые действия, предпринятые во время или в результате расследования.

Образцы форм

Как проводить расследование на рабочем месте

Содержание страницы


Эта статья была обновлена ​​21 апреля 2017 г.

Джеймс Кастеллуччо, бывший Вице-президент IBM получил 4,1 миллиона долларов в 2014 году федеральным судьей после того, как присяжные в Коннектикуте установили, что 61-летний служащий был ошибочно уволен из-за своего возраста.

Перед судом и после него мировой судья США Томас П. Смит резко раскритиковал внутреннее рассмотрение IBM жалобы на дискриминацию по возрасту, которую Кастеллуччо подал в отдел кадров, прежде чем его отпустили.

Хотя следователь отдела кадров пришел к выводу, что с руководителем обращались справедливо, судья сказал, что отчет отдела кадров был односторонним, и не позволил IBM представить его в качестве доказательства в суде.В частности, он отметил, что в отчете отдела кадров не были включены доказательства в пользу Кастеллуччо, в том числе его обзоры эффективности.

Судья написал, что он подозревал, что «целью расследования было больше оправдать IBM, чем определить, справедливо ли обращались с г-ном Кастеллуччо».

IBM урегулировала дело во внесудебном порядке в 2015 году на сумму в долларах, которая является конфиденциальной, по словам адвоката Кастеллуччо Марка Карты.Представитель IBM от комментариев отказался.

Постановление является одним из примеров того, как плохо проведенное внутреннее расследование может стоить компании финансовых затрат и нанести ущерб ее репутации, не говоря уже о репутации специалистов по персоналу, которым поручено контролировать такое расследование.

10 распространенных ошибок расследования
  1. Несоблюдение плана.
  2. Игнорирование жалоб.
  3. Отсрочка расследования.
  4. Теряем объективность.
  5. На собеседовании отвлекается.
  6. Использование чрезмерно агрессивной тактики интервью.
  7. Отсутствие тщательного расследования.
  8. Не удалось прийти к выводу.
  9. Отсутствие письменного отчета.
  10. Отсутствие связи с участниками.

«Дело IBM должно послужить тревожным сигналом для менеджеров по персоналу в Соединенных Штатах, — говорит Лорен Шефер, юрист по трудовым спорам и следователь из Атланты. «В современном мире способность проводить эффективное внутреннее расследование, выдерживающее юридическую экспертизу, является ключевой компетенцией специалистов по персоналу.

«Общественность, сотрудники и члены вашего жюри сегодня ожидают большего. Они более изощренные, — говорит Шефер, основатель Win-Win Resolve, которая проводит обучение по расследованиям на рабочем месте.

С другой стороны, правильно проведенное расследование — быстрое, тщательное и беспристрастное — может помочь защитить компанию в случае подачи иска позже. Обеспечивая справедливый процесс расследования, специалисты по персоналу также могут способствовать укреплению морального духа и доверия среди сотрудников.

«Некоторые люди не будут счастливы, независимо от того, какое решение вы примете», — говорит Дениз М.Домиан, старший вице-президент по персоналу в The Bon-Ton Stores Inc. в Милуоки. «Но попытка убедиться, что мы делаем это деликатно и осмысленно, может помочь уменьшить их неудовлетворенность. Даже если они не довольны ответом, по крайней мере, они чувствуют, что их услышали ».

Все сложно

Проведение расследований на рабочем месте — одна из самых сложных обязанностей, которую должны выполнять специалисты по персоналу.Демографические данные рабочей силы меняются. Постоянно появляются новые законы. Менеджеры совершают ошибки, потому что они не имеют должной подготовки или вынуждены быстро разрешать жалобы. Сотрудники лучше осведомлены о своих правах.

«Я не знаю другой области бизнеса, где все могло бы так кардинально измениться за довольно короткий период времени, в том числе законодательства, передовой практики или новых исследований», — говорит Фейт Лафрамбуаз, менеджер отдела кадров компании Spirol в Северной Америке. производитель крепежа из Даниэльсона, штат Коннектикут.«Это делает невероятно сложным оставаться в курсе всего».

Она вспоминает трепет, который она испытала, проводя свое первое обследование на рабочем месте. «Первые несколько раз это было непросто и довольно устрашающе, — говорит Лафрамбуаз.

В идеале, при наличии надлежащей подготовки и опыта начинающий следователь со временем сможет добиться большего комфорта при работе с жалобами, — говорит она. Но задача не для слабонервных.

«Есть трясина потенциальных мин, через которую нужно пройти, — говорит Лафрамбуаз, — и иногда вы не всегда знаете об этом, когда приближаетесь к ней.

Составьте план

В то время как многие отделы кадров расследуют каждую жалобу сотрудников, работодатели по закону обязаны расследовать домогательства, дискриминацию, преследования, нарушения безопасности и некоторые другие типы жалоб.

После того, как решение о расследовании принято, у некоторых специалистов по персоналу может возникнуть соблазн немедленно приступить к планированию собеседований. Однако хорошие следователи сначала создадут план, который ответит на следующие вопросы:

  • Кто будет расследовать?
  • Что будет расследоваться?
  • Какие доказательства необходимо собрать?
  • Кто будет опрошен?

«Вам необходимо четко определить цель расследования и объем расследования», — говорит Шефер.«Если вы не понимаете цели расследования, вы сбиваетесь с пути».

Будьте объективны

Может показаться заманчивым не обращать внимания на сотрудника, который ранее подавал много жалоб, но не делайте этого. «Когда они придут к вам в 10-й раз, вам все равно придется их выслушать, как если бы это был первый», — говорит Шейла Феличе, HR и менеджер по рискам оптического подразделения Swarovski Optik NA Ltd., базирующегося в Крэнстоне, Р.I.

«У нас нет роскоши пресытиться или сформировать мнение до завершения расследования», — говорит она. «Вы не можете выносить суждение или формировать мнение, основываясь на личных чувствах или предыдущих отношениях».

Тиффани Кардвелл, PHR, вице-президент отдела кадров отдела реабилитации Signature Healthcare в Луисвилле, штат Кентукки, советует: «Никогда не делайте предположений, если у вас нет фактов и данных, подтверждающих их. Иногда специалист по персоналу слишком близок к теме, и его суждение может оказаться не там, где оно должно быть.”

Будьте внимательны к любым потенциальным конфликтам интересов при выборе следователя. В деле о домогательствах на рабочем месте в Иллинойсе апелляционный суд раскритиковал внутреннее расследование Chrysler, потому что, среди прочего, главный следователь отдела кадров, расследующий жалобы сотрудника на антисемитские угрозы убийством и повреждение имущества, был женат на ком-то из списка подозреваемых сотрудника. Жюри присудило сотруднику Chrysler 4,2 миллиона долларов, но в прошлом году апелляционным судом сумма была уменьшена до 300 000 долларов.

Дела «Он сказал, она сказала»

При правильном планировании специалисты по персоналу могут лучше решать «по его словам, она сказала» случаи, которые, как правило, вызывают у них разочарование.

Перед опросом свидетелей соберите вещественные доказательства, которые могут подтвердить жалобу.Например, сообщения электронной почты могут показывать, что руководитель-мужчина сделал неуместные комментарии сексуального характера в отношении сотрудницы-женщины, что подтверждает жалобу сотрудницы-женщины.

Затем спланируйте порядок, в котором будут проводиться интервью.

«Выбирая человека для собеседования следующим, я спрашиваю:« Каков мой риск подпитывать мельницу слухов и какова моя награда? Действительно ли моя награда будет больше, чем риск? »- говорит Натали Айви, SPHR, автор книги How to Conduct Internal Investigations (Results Performance Consulting Inc., 2013) и президент компании Results Performance Consulting Inc. в Бока-Ратон, Флорида,

Айви вспоминает дело о преследовании, в котором сотрудник-мужчина обвинялся в том, что подошел к работающей женщине у копировального аппарата. «Он утверждал, что делал копии, но у меня были доказательства того, что его код копира никогда не использовался. Я смогла заранее собрать информацию и противостоять ему в последнюю очередь », — говорит она.

Наконец, заранее спланируйте вопросы и используйте открытые вопросы, чтобы получить информацию от свидетелей.

«У вас должны быть действительно отличные навыки собеседования, чтобы противостоять людям, которые лгут, и в то же время уговаривать сопротивляющихся людей поделиться и дать вам заявление, чтобы у вас были другие доказательства для подтверждения обвинений», — говорит Айви. .

Избегайте агрессивных тактик

Розничный продавец автозапчастей AutoZone стал объектом многочисленных судебных исков, оспаривающих его использование агрессивной тактики собеседования для получения признательных показаний от сотрудников, подозреваемых в краже.

В 2006 году присяжные присудили Хоакину Роблесу 7,5 миллиона долларов после того, как пришли к выводу, что следователи AutoZone ложно заключили Роблеса в тюрьму, когда держали его в подсобке и пригрозили арестом, если он не даст признательных показаний. По апелляции сумма компенсации была уменьшена до 700 000 долларов.

В то время следователи AutoZone использовали метод допроса, называемый методом Рейда, который часто применялся полицией и сотрудниками службы безопасности, чтобы определить, лжет ли подозреваемый.

Сол Кассин, профессор психологии Колледжа уголовного правосудия Джона Джея в Нью-Йорке, дал показания в качестве свидетеля-эксперта по делу Роблеса.Он называет метод Рейда «не в ногу с наукой», потому что он основан на поведенческих сигналах, которые обнаруживают тревогу, а не обман. «Итак, проблема в том, что кто-то становится подозреваемым на очень тонких основаниях», — говорит Кассин.

В то время как кражи сотрудников — большая проблема в розничной торговле, не все розничные торговцы используют противоречивую технику Рейда для собеседований.

«Мы предпочли бы проявить осторожность», — говорит Домиан из The Bon-Ton Stores.

Исследователи компании по предотвращению убытков перед допросом сотрудника делятся имеющимися у них доказательствами с сотрудником, и HR принимает участие в этом собеседовании.В конечном итоге HR решает, нужны ли дисциплинарные меры. По словам Домиана, региональные директора по персоналу могут направлять менеджеров по персоналу в отдельных магазинах, а также часто консультируются с юристами компаний.

Специалисты по персоналу должны быть больше похожи на Джо Фрайдей, главного героя сериала «Драгнет», чем на Элиота Несса, который упорно преследовал гангстера Аль Капоне, говорит Джеймс Галлуццо, SPHR, директор по персоналу Департамента жилищного финансирования и развития штата Южная Каролина. Власть в Колумбии, С.C.

Цитата, связанная с Джо Фрайдей: «Только факты, мэм», напоминает Галлуццо, что HR действует как установщик фактов.

«Задавайте простые вопросы, чтобы получить прямые ответы, и всегда будьте уважительны», — советует он. «Судебных исков можно избежать, если повсеместно царит чувство справедливости и уважения».

Даже место проведения собеседований может повлиять на результат расследования. Шефер видел, как специалисты по персоналу беседовали со свидетелями на складе на виду у своих коллег.По ее словам, сотрудники с меньшей вероятностью будут делиться информацией в таких обстоятельствах и, скорее всего, не захотят сообщать о любых нарушениях в будущем.

Определение достоверности свидетелей

При наличии противоречивых версий событий в делах о домогательствах Комиссия США по равным возможностям при трудоустройстве предлагает использовать следующие факторы для оценки достоверности свидетелей:

  • Достоверность.Правдоподобна ли версия фактов свидетеля? Имеет ли это смысл?
  • Поведение. Кажется, свидетель говорит правду?
  • Мотив. Есть ли у человека причина лгать?
  • Подтверждение. Есть ли документы или другие свидетели, подтверждающие версию событий свидетеля?
  • Прошлая запись. Имеет ли предполагаемый правонарушитель прошлый опыт ненадлежащего поведения?

Отчет о расследовании

Каждый отчет должен включать:

  • Расследуемый инцидент с указанием дат.

  • Причастные лица.

  • Основные фактические выводы и определения достоверности.

  • Применимые политики или руководящие принципы работодателя.

  • Резюме свидетельских показаний.

  • Конкретные выводы.

  • Имя лица, принимающего окончательное решение.

  • Проблемы, которые не удалось решить.

  • Предпринятые действия работодателя.

Источник: Практическое руководство SHRM: Как проводить расследование.

Будь быстрым, но внимательным

Несмотря на то, что у специалистов по персоналу много времени, очень важно быстро расследовать обвинения, говорит Лафрамбуаз. «Вам просто нужно сделать это приоритетом и отложить время».

Проведение расследования на протяжении длительного периода показывает сотрудникам, что предполагаемые проступки не имеют значения.

Со временем будет все труднее собирать доказательства и заставлять свидетелей говорить. Детали забыты. Документы пропадают. Плохое поведение продолжается.

Некоторые HR-отделы могут годами проводить менее чем тщательные расследования без серьезных последствий, из-за которых название компании попадает в заголовки газет.

«Но достаточно одного раза, — говорит Лафрамбуаз, — чтобы нанести значительный репутационный ущерб.

Еще одна ошибка, которую обнаружил Шефер, связана с специалистами по персоналу, которые не могут сосредоточиться на опрашиваемых сотрудниках.В некоторых случаях интервьюера постоянно прерывают телефонные звонки или текстовые сообщения. Один из коллег-адвокатов Шефера недавно дал показания от имени уволенного сотрудника, который выиграл арбитражное решение в размере 1 миллиона долларов. Сотрудник пожаловался, что следователь даже не взглянул на него во время допроса и не выслушал его версию истории.

Соблюдайте конфиденциальность

Призывайте всех, кто участвует в расследовании, сохранять конфиденциальность разбирательства, чтобы защитить целостность процесса.Если информация просочится, другие сотрудники потеряют доверие и могут отказаться делиться своими знаниями.

Следует сделать предостережение и для отдела кадров.

Никогда не делитесь информацией с коллегой, если он или она не принимали непосредственного участия, советует Феличе. «Дело не в том, что вы не можете доверять своим коллегам. Речь идет о снижении риска, когда это возможно «.

Однако не обещайте сотруднику, что его жалоба останется конфиденциальной, поскольку в дальнейшем может возникнуть необходимость поделиться информацией.

Прийти к выводу

В конечном итоге следователь должен взвесить доказательства и сделать вывод о том, были ли нарушены политики компании или имели место неправомерные действия. По словам Шефера, многие следователи отдела кадров не хотят этого делать.

«Люди не хотят думать, что кто-то говорит неправду», — говорит она.«Это человеческая природа. Мы не хотим называть кого-то лжецом ».

В уголовном процессе прокуроры должны доказать «вне всякого разумного сомнения», что деяние имело место. Однако стандартом для расследований на рабочем месте является «преобладание доказательств». Это более вероятно, чем нет, что инцидент произошел?

Шефер рекомендует использовать U.S. Инструкции Комиссии по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) о том, как проводить оценку достоверности, и стандартные инструкции присяжных для федерального окружного апелляционного суда.

Исследователь должен задокументировать все фактические выводы в письменном отчете. По словам Айви, некоторые специалисты по персоналу, особенно в небольших компаниях, не спешат завершать свои расследования письменным отчетом.

«Нет ничего, что документировало бы, как они перешли от жалобы к обоснованию и увольнению», — говорит она.

Если компания увольняет сотрудника и это лицо позже подает жалобу о возмездии в EEOC, следователь по кадровым вопросам захочет иметь записи дела и свидетельские показания, чтобы защитить себя в суде.

«Очень часто, — говорит Айви, — хорошо составленный отчет может помочь вам минимизировать риск ответственности».

Следовать за

Даже после подачи письменного отчета HR должен предпринять дополнительные шаги:

  • Передать результаты лицу, принимающему решение (обычно не следователю), который определит, какие дисциплинарные меры следует принять.Лицо, принимающее решения, будь то специалист по персоналу высокого уровня или руководитель бизнеса, должно быть достаточно высокопоставленным лицом в организации, чтобы определять, как обращаются с людьми в аналогичных ситуациях, говорит Шефер.
  • Сообщите сотруднику, подавшему жалобу, о том, что меры были приняты, даже если подробности не могут быть раскрыты по соображениям конфиденциальности.
  • Реинтегрируйте вовлеченных сотрудников обратно на рабочее место, сместив акцент с жалобы на изменения, внесенные в результате расследования.
  • Напомните менеджерам, что ответные меры недопустимы, и проверьте их в течение шести месяцев, чтобы убедиться, что их не было.
  • Просмотрите расследование, чтобы определить, что можно было бы сделать лучше в следующий раз.
  • Найдите закономерности в жалобах, которые могут указывать на необходимость дополнительного обучения, чтобы избежать подобных проблем в будущем.

Хотя каждая жалоба уникальна, наличие четко определенной и последовательной процедуры может предотвратить будущие судебные иски. Уважительное отношение к сотрудникам во время процесса дает дополнительные выгоды: укрепление доверия сотрудников и создание лучшей рабочей среды.

Как говорит Айви: «Лучшее расследование — это то, в котором нет необходимости.”

6 лучших практик для проведения справедливых кадровых расследований

Как специалист по персоналу, вероятно, вы больше всего боитесь телефонного звонка или визита в офис. Когда сотрудник звонит, чтобы заявить о серьезном проступке со стороны коллеги, обязательно следует расследование на рабочем месте. И для большинства событий, связанных с сотрудниками, процесс расследования на рабочем месте не будет полным без следственного интервью.

При проведении расследований на рабочем месте интервью имеют решающее значение для получения справедливого результата. Если они будут выполнены правильно, они смогут раскрыть важную информацию и подтвердить рассказ коллеги о правонарушениях. Неудовлетворительно выполненные, они могут привести к серьезным последствиям для компании, в том числе к значительному ущербу, выплате заработной платы или даже к полному восстановлению сотрудника на работе.

Следственные интервью также могут быть неудобными или пугающими для сотрудников, которые опасаются возмездия, если они в первую очередь сообщат о проступке.Согласно отчету EEOC за 2018 год, ответные меры остаются наиболее часто предъявляемым агентством обвинением — на него приходится 51,6% всех обвинений, предъявленных в 2018 году.

Итак, вопрос в том, знаете ли вы, как проводить расследование на рабочем месте, которое включает хорошо продуманный процесс собеседования? Вот шесть основных передовых практик проведения собеседований с целью расследования на рабочем месте, чтобы воспользоваться мощной ценностью установления фактов, неявно скрытой от хорошо проведенного собеседования:

6 Лучшие практики для проведения справедливых кадровых расследований

1.Следуйте стандартному графику HR-расследования

Чтобы полностью и точно установить факты любого обвинения сотрудника в ненадлежащем поведении, персоналу или специалисту, назначенному для проведения следственного интервью, необходимо будет опросить как сотрудника, выдвигающего обвинение, так и сотрудника, обвиняемого в проступках. Кроме того, следователь также должен определить, есть ли свидетели — если есть, они тоже должны их опросить.

Хронология интервью тоже имеет значение.Следователи должны тщательно продумать порядок, в котором они проводят допросы. В качестве общего практического правила Джессика Уолберг из Ford & Harrison, LLP рекомендует опросить истца, преследователя, свидетелей и, наконец, снова заявителя в книге «Раскрытие тайны проведения« безупречного »расследования на рабочем месте — точка зрения кадрового прокурора». Однако каждая ситуация уникальна, и ее необходимо оценивать с точки зрения проступка.

2. Объясните человеку, почему его берут на собеседование

Перед началом собеседования лицо, проводящее собеседование, должно проинформировать собеседника, почему его опрашивают, а также о характере жалобы.В общем, нецелесообразно и нецелесообразно предоставлять свидетелю подробности обвинения. Сообщите сотруднику, что вы будете задавать вопросы, связанные с инцидентом на рабочем месте, но, возможно, не сможете предоставить полную информацию для обеспечения конфиденциальности для всех участников.

При допросе обвиняемого вы можете отложить сообщение интервьюируемому о том, что он является предметом жалобы, до более позднего допроса. Однако важно, чтобы субъекту расследования была предоставлена ​​возможность высказать свою точку зрения.Для этого потребуется предоставить полную информацию об обвинении. Помните, что собеседование с целью расследования на рабочем месте — это упражнение по установлению фактов, и интервьюер в первую очередь задает вопросы и слушает, а не предоставляет информацию интервьюируемому.

Получите доступ к нашему последнему опросу об опыте сотрудников, чтобы узнать, что сотрудники думают о проведении HR-расследований на рабочем месте.

3. Соблюдайте протокол HR-расследования вашей компании

Каждая организация должна иметь кадровую политику и процедуры, которые четко определяют протокол расследования на рабочем месте.Иногда в этих правилах указываются требования к собеседованию-расследованию. Как правило, только определенные специалисты по персоналу или менеджеры считаются квалифицированными и, следовательно, им разрешено проводить собеседование с целью расследования. Внутренние расследования должны соответствовать правилам компании; перед проведением интервью необходимо определить и соблюдать все соответствующие протоколы расследования на рабочем месте.

4. Не откладывайте расследование

Если сотрудник, заявивший о неправомерном поведении, решит подать иск на законных основаниях, суды оценит сроки расследования на рабочем месте и своевременность проведения собеседований.Я обсуждаю важность выбора времени в книге «Исследования на рабочем месте: время может быть всем». Цель проведения своевременных собеседований — убедиться, что стороны могут запомнить факты как можно точнее и детальнее. Если истец или обвинитель, участвующие в заявлении о ненадлежащем поведении, уезжают из-за запланированного отсутствия или отпуска, HR должен обеспечить, чтобы собеседования были назначены сразу после возвращения человека, а причины задержки должны быть задокументированы.

5.Задайте правильные вопросы HR-расследования

В рамках расследований на рабочем месте процесс собеседования должен быть беспристрастным, и к обеим сторонам относятся одинаково. Сотрудники нередко воспринимают специалистов по персоналу как работающих для достижения определенного результата, благоприятного для компании, и это убеждение может исказить их мнение о законности процесса расследования на рабочем месте — и о надежности их HR в целом. Использование последовательного процесса демонстрирует, что в вашей организации существует структурированный процесс, позволяющий справляться с такими ситуациями справедливым и надежным образом.

Начните с обзора процесса, того, что им следует ожидать в отношении таких вещей, как отсутствие возмездия и своевременности, а также того, что компания ожидает от интервьюируемых, например искренности и профессионализма. В недавнем опросе HR Acuity, посвященном взаимоотношениям с сотрудниками и исследованию рабочих мест, был сделан ключевой вывод о том, что речь идет не только о процессе расследования на рабочем месте, но и о восприятии этого процесса.

Отдел кадров может разработать стандартный список вопросов расследования, которые следует задать во время собеседований.Основные вопросы интервью могут обеспечить тщательное установление фактов и справедливый подход к интервьюируемым. Интервьюер может и должен задавать дополнительные вопросы. Создание стандартного списка поможет гарантировать, что правильные вопросы не останутся без ответа.

6. Задокументируйте результаты расследования

Лицо, проводящее интервью, должно делать подробные записи и документировать как основные выводы, так и ответы по результатам интервью. Письменное резюме должно также включать дату и место собеседования, а также звания и роли участников.Что не менее важно, примечания должны быть разборчивыми, в идеале в программном решении для работы с сотрудниками. Укажите протоколы установления фактов, которым следовали, и продемонстрируйте логический переход к интервью.

Как вы, вероятно, уже знаете, как специалист по персоналу, расследования на рабочем месте — это просто факт корпоративной жизни. Плохое выполнение может привести к огромным корпоративным последствиям, обязательствам и ущербу для репутации организации. Важной мотивацией для HR должно быть стремление руководства компании обеспечить справедливые результаты расследований для ценных сотрудников — создание лучших рабочих мест для всех.

Готовы справедливо и последовательно управлять отношениями с сотрудниками? Узнайте, как технологическое решение HR Acuity может предоставить вашей организации лучший способ документировать, исследовать и анализировать проблемы сотрудников.

Загрузите Руководство покупателя технологической платформы для взаимоотношений с сотрудниками.

Как провести кадровое расследование

Протокол расследования HR

Вам необходимо начать с набора основных правил, которым вы должны следовать на своем рабочем месте, включая антидискриминационные правила, правила противодействия домогательствам и политику компании.Эти правила помогут вам заложить основу для любых действий по трудоустройству.

Но одной политики недостаточно. Вам также следует установить, каковы последствия нарушения этих политик и как вы будете проводить расследование кадрового агентства, когда вам нужно определить, была ли политика нарушена или нет.

Наличие протокола HR-расследования поможет убедиться, что вы проводите HR-расследования справедливо. Кэсси Уитлок, директор по персоналу BambooHR, советует: «Вам необходимо составить схему того, как выглядит HR-расследование.Если вы сделаете это, то ваши расследования, скорее всего, пойдут хорошо; вы не пропустите важный шаг и обязательно откроете для себя то, что вам нужно ».

Протокол HR-расследования также не позволяет вам действовать, основываясь на эмоциях, а не на доказательствах. «Слишком часто кто-то высказывает опасения, и слушающий ошеломлен», — говорит Кэсси. «Если у вас нет протокола, может быть трудно оставаться сознательным и нейтральным. Не обращайтесь напрямую к обвиняемому.Следуйте протоколу. Дело не в том, что люди пытаются лгать и доставлять людям неприятности, а в том, что вам нужно действительно исследовать процесс и следовать ему ».

В вашем протоколе должны быть указаны правила, порядок подачи жалоб, что происходит, когда вы получаете жалобу, как обрабатывается нарушенная политика и все, что между ними. Но больше всего сбивает с толку промежуточные этапы, поэтому продолжайте читать, чтобы получить советы о том, как проводить расследование шаг за шагом.

Процесс расследования HR

Жалоба только что поступила через систему отчетности вашей компании, и, будучи осторожным и внимательным профессионалом в области управления персоналом, вы решили, что она требует расследования.Что теперь?

1. Немедленно примите все необходимые меры.

Мы предостерегаем от немедленного увольнения или дисциплинарного взыскания сотрудника без предварительного сбора необходимого количества доказательств. Но есть случаи, когда вам нужно будет принять меры, как только вы получите жалобу. Например, вам может потребоваться защитить обвинителя или предпринять другие действия, чтобы ситуация не вышла из-под контроля. Возможно, вам придется отправить кого-нибудь домой на день, временно отстранить сотрудника или изменить расписание.В то же время важно проявлять осторожность, чтобы не предпринимать каких-либо действий, которые могут быть восприняты как возмездие или как официальное окончательное решение.

2. Решите, кто будет расследовать.

Большинство компаний используют HR, юрисконсульта или стороннего следователя для проведения HR-расследований. В BambooHR у нас обычно есть директор по персоналу, который проводит расследования и привлекает ее руководителя и нашего юрисконсульта, но это может измениться, если у нее есть личные отношения с кем-то, участвующим в расследовании, если расследование выходит за рамки ее возможностей для расследования или если иное присутствуют обстоятельства, которые сделали бы ее неспособной.

При принятии решения о том, кто будет проводить расследование, необходимо помнить о нескольких ключевых особенностях и обязанностях:

Правильная подготовка

Из-за специальной профессиональной подготовки кадровые службы часто обладают наиболее высокой квалификацией для проведения расследования на рабочем месте. Они должны быть знакомы с трудовым законодательством вашего штата и должны поддерживать отношения с юрисконсультом, если им потребуется дополнительная информация о трудовом законодательстве. Было бы также полезно привлечь вашу команду кадрового персонала к дополнительному обучению расследованиям, чтобы они были готовы к возникновению ситуации.

Беспристрастность

Кто бы ни проводил расследование, не может иметь личных отношений с кем-либо, кто участвует в расследовании, и результаты расследования не могут напрямую влиять на позицию следователя в компании. Для кого-то слишком сложно оставаться беспристрастным, если он заинтересован в результате.

Внимание к деталям

Расследование может включать множество частей, которые вам нужно будет собрать воедино, чтобы понять, что произошло. Интервью, электронные письма, документы и т. Д.все могут войти в игру, пока вы будете проводить расследование.

Чувствительность

«Вы работаете с людьми», — говорит Кэсси. «У людей есть багаж, вещи, проблемы, и вы должны относиться к этому чутко, чтобы случайно не травмировать кого-то в процессе исправления ошибки на рабочем месте».

Надежность

Кто бы ни проводил расследование, должен быть тем, с кем сотрудники чувствуют себя комфортно, будучи открытыми и честными, и тем, кому руководители могут доверять в принятии правильного решения.

Если кто-то в вашей компании не может выполнить эти требования для расследования, подумайте о привлечении стороннего следователя. Они могут оставаться объективными и будут должным образом обучены процессу расследования кадровых вопросов.

Вы не единственный специалист по персоналу, который занимается жалобами. Ознакомьтесь с некоторыми из этих ужасных историй о HR.

3. Спланируйте расследование.

Прежде чем приступить к делу, рассмотрите информацию, которую вы уже предоставили вам вместе с жалобой, например, электронные письма или отчет сотрудника, подавшего жалобу, о том, что произошло.Затем подумайте, какая еще информация вам понадобится для принятия решения, и разработайте план ее сбора. План может быть простым, или для этого может потребоваться дополнительная помощь, конкретный график или получение доступа к сохраненной информации. Некоторые вопросы, которые стоит задать себе:

Кого вы собираетесь допросить?

Ваше расследование должно быть достаточно тщательным, чтобы предоставить соответствующий объем информации, необходимой для принятия решения, но вы не должны чувствовать необходимости опрашивать всех в своей организации.Кэсси предупреждает, что вы не хотите, чтобы ваше расследование было настолько далеко идущим, что это нанесет ущерб производительности, повлияет на моральный дух или распространит больше информации, чем собирает.

Что вы спросите у свидетелей следствия HR?

После того, как вы выбрали людей, которых хотите взять на интервью, не приходите на эти интервью с пустыми руками или как будто они все одинаковы. Заранее подготовьтесь к вопросам, которые помогут вам получить необходимую информацию, но при этом учитывают чувства, отношения и права доступа респондента — i.е., что им нужно знать против того, что им разрешено знать.

Какие документы и записи вам нужно собрать?

Доказательства, которые вы можете запросить, включают электронные письма, письменные предупреждения, отзывы руководителя, личные файлы или доказательства того, что политика компании была доведена до сведения обвиняемого сотрудника. Это одна из причин, по которой так важно всегда вести систематизированный и точный учет сотрудников.

4. Соберите данные.

Сбор большого количества данных может осуществляться в форме интервью.С каждым свидетелем расследования HR, с которым вы беседуете, ваш первый шаг должен заключаться в том, чтобы заверить их в том, что их ответы являются конфиденциальными, попросить их сохранить конфиденциальность интервью и проинформировать их об их правах.

Кэсси советует: «В рамках протокола у меня есть лист с написанным сценарием, чтобы я мог четко указать, каковы законные права сотрудника. Как вариант, вы можете распечатать его и передать сотруднику для ознакомления. Вы не хотите, чтобы это звучало пугающе, иначе вы можете заставить сотрудника нервничать и [испортить] впечатление сотрудника.”

Это заявление следует составить вместе с юрисконсультом, чтобы вы были уверены, что предоставляете правильную информацию и защищаете как сотрудника, так и свою организацию. В то же время имейте в виду, что свидетелю отдела кадрового расследования может быть трудно понять сложную юридическую формулировку, из-за чего он может неохотно говорить с вами открыто.

При проведении собеседований старайтесь оставаться как можно более нейтральным, избегать наводящих вопросов и делиться необходимой информацией только с людьми, с которыми вы беседуете.Обязательно делайте подробные записи — они будут необходимы, когда вы придете к заключению и напишете заключительный отчет. Выделите несколько минут между собеседованиями, чтобы просмотреть свои записи, собраться с мыслями и записать дополнительные впечатления, которые могут помочь вам прийти к заключению.

Это никогда не бывает весело, но с программным обеспечением для работы с сотрудниками BambooHR увольнение не должно быть трудным.

5.Проанализируйте данные и примите решение.

Теперь, когда у вас есть стол, заполненный записями интервью, электронными письмами, жалобами и другими доказательствами, вы готовы оценить собранную информацию. Вы должны учитывать все стороны ситуации, а также потенциальные правовые риски (что делает это еще одним прекрасным моментом для привлечения вашей юридической команды), не говоря уже о последствиях вашего решения для компании и ваших сотрудников.

6. Создайте отчет.

Если политика вашей компании указывает на то, что в результате вашего решения должно быть предпринято действие по отношению к сотруднику — будь то письменное предупреждение, испытательный срок, увольнение или что-то еще, — которое должно быть передано заранее выбранной и дискретной команде для принятия окончательного решения.Сюда могут входить ваши руководители, юрисконсульт или лицо, намеренно не участвующее в расследовании, чтобы сохранить свою беспристрастность.

Соберите всю свою информацию и скомпилируйте ее в итоговом отчете, чтобы передать этой группе вместе с рекомендованными действиями. В свой отчет вы также должны включить список плюсов и минусов для бизнеса, обсудить потенциальные правовые риски и подробно рассказать, почему вы думаете, что это правильный курс действий.

После того, как вы и ваша команда пришли к окончательному выводу, включите это решение в отчет и выполните любые дисциплинарные меры.

HR Investigation Questions

Как упоминалось ранее, вы можете расспрашивать своих сотрудников о некоторых очень деликатных темах во время расследования на рабочем месте. Кэсси советует следователям помнить, что «расследование на рабочем месте неудобно для всех, включая людей, которые инициировали его, заявив о своей проблеме. И они трудны для людей, проводящих расследование и приглашенных к участию ».

Советы по заданию вопросов кадрового расследования

  • Поощряйте сотрудников открываться, задавая открытые вопросы, которые позволят им рассказать всю свою историю.
  • Задавайте уточняющие вопросы, чтобы правильно понять какую-либо часть показаний свидетеля.
  • Избегайте наводящих вопросов.
  • Ищите не только информацию, которую они предоставляют, но также информацию, которую они не предоставляют.
  • Делайте осторожные записи.
  • Сохраняйте спокойствие и избегайте обвинений, завуалированных (или открытых) угроз, подразумеваемых вознаграждений (например, вознаграждения за услугу) или любых других форм запугивания / принуждения.

HR Вопросы по расследованию для свидетелей

Вопросы, которые вы задаете, зависят от того, какое нарушение вы расследуете и кого допрашиваете.Но SHRM предлагает несколько вопросов, которые вы можете задать:

  1. Что именно произошло?
  2. Когда произошел инцидент или он продолжается?
  3. Где произошел инцидент?
  4. Как вы отреагировали?
  5. Вы когда-нибудь указывали, что были оскорблены или чем-то недовольны этим поступком?
  6. Кто еще мог видеть или слышать этот инцидент?
  7. Обсуждали ли вы инцидент с кем-нибудь?
  8. Как такое поведение повлияло на вас и вашу работу?
  9. Есть ли еще кто-нибудь, кто может располагать соответствующей информацией?
  10. У вас есть другая важная информация?
  11. Какие действия вы хотите, чтобы компания предприняла?

Должен ли HR расследовать жалобу?

Многие организации предпочитают расследовать каждую полученную жалобу.Ваша организация имеет юридические обязательства (например, Раздел VII, Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA), Закон о дискриминации по возрасту при трудоустройстве (ADEA), Закон о безопасности и гигиене труда (OSHA), Закон Сарбейнса-Оксли, запрет на дискриминацию на уровне штата и местного самоуправления). законы) для расследования жалоб на домогательства, дискриминацию, преследования и нарушения безопасности. По этой причине мы рекомендуем как минимум обсуждать каждую жалобу со своим юридическим отделом, чтобы убедиться, что вы делаете правильные шаги как для своей организации, так и для вовлеченных сотрудников.

Каковы права работника?

Ваши права Miranda не распространяются на расследования на рабочем месте. Если кто-то отказывается участвовать в расследовании, у вас могут быть основания для дисциплинарного взыскания за неподчинение, включая увольнение. Однако, если сотрудник отказывается участвовать, вы можете дать ему хотя бы день, чтобы изменить свое мнение или поговорить с юристом, особенно если они обвиняются в правонарушении, которое может иметь реальные правовые последствия.Некоторые сотрудники могут пожелать, чтобы во время допроса присутствовал друг или адвокат, и если это разрешено, это должно быть указано в справочнике для сотрудников.

При проведении любого HR-расследования вы должны быть готовы к ответным мерам. Противозаконно, когда работодатели или другие служащие принимают ответные меры против служащих, подавших жалобу. Если сотрудник действовал добросовестно в своей жалобе, ваша организация должна ответить добросовестно.

Возмездие может проявляться во многих формах, от планирования чьих-либо смен в менее благоприятное время до игнорирования их для повышения по службе.Это также может принимать форму враждебной рабочей среды, когда сотрудник чувствует себя нежеланным или находящимся под угрозой из-за замечаний или поведения коллег. Такое поведение может быстро вызвать у вашей компании горячую воду. Комиссия США по равным возможностям трудоустройства сообщает, что более половины исков о дискриминации содержат обвинения в возмездии.

Как мы предлагали ранее, вам следует с самого начала привлечь свою команду юристов. Они могут помочь вам рассказать сотрудникам об их правах во время расследования кадровых вопросов и избежать ненужных осложнений.

Сколько времени нужно HR на расследование?

График вашего HR-расследования будет зависеть от жалобы. Но когда вы получите жалобу, вы должны немедленно начать действовать. Устранение нарушений политики должно быть главным приоритетом, чтобы вы могли защитить свою компанию и сотрудников и обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса. Кэссис настаивает: «Похоже, что это много работы, а — это много работы, но я обнаружил, что потратить время на то, чтобы сделать это правильно, всегда того стоит.”

Не ожидайте, что закончите все за один день, но постарайтесь завершить расследование как можно быстрее, не жертвуя целостностью вашего расследования. «Кажется, что это много и много работы, — говорит Кэсси, — но я обнаружила, что потратить время на то, чтобы сделать это правильно, всегда того стоит. Я не говорю о том, чтобы дать себе на это недели. Обычно расследование можно завершить за пару дней ».

Заключение

Хотя это может и не быть официальным шагом в вашем протоколе расследования кадровой службы, рекомендуется связаться с тем, кто подал жалобу, чтобы убедиться, что они довольны выводом расследования.А по завершении расследования вернитесь к процессу расследования кадровых вопросов и найдите пробелы, которые вы можете заполнить, или способы лучше обучить сотрудников политикам, чтобы, возможно, в будущем у вас будет меньше расследований.

Результаты вашего HR-расследования могут понравиться не всем. Решения могут быть трудными для принятия. Но пока вы действуете добросовестно, вы должны быть уверены, что защищаете потребности своих сотрудников и своей компании.

Как проводить расследование неправомерных действий сотрудников: 13-шаговое руководство

Независимо от того, расследуете ли вы мошенничество, домогательства, кражу интеллектуальной собственности или какую-либо другую форму неправомерного поведения, основы вашего расследования должны быть одинаковыми.

  1. Будьте оперативны . Своевременное расследование показывает вашу приверженность предотвращению репрессалий и инцидентов в будущем.
  2. Сохраняйте конфиденциальность , чтобы развеять опасения сотрудников и защитить вашу организацию от судебных исков.
  3. Будьте внимательны и беспристрастны . Относитесь к обвиняемому с уважением, но сделайте все, что в ваших силах, чтобы узнать правду.

1. Целенаправленное расследование

Расследование неправомерного поведения сотрудника может быть хаотичным и вызывать стресс, особенно если вы исследуете сложный или деликатный вопрос.Вот почему вам нужно помнить об общей картине в каждом состоянии.

Прежде чем сделать шаг, подумайте о цели . Рассмотрим:

  • Поможет ли эта акция раскрыть правду?
  • Приведет ли это к решительному разрешению проблемы?
  • Могли бы вы защищать это в суде, если бы обвиняемые оспорили вас по этому поводу?
  • Поможет ли документирование этого действия вам расследовать подобные случаи в будущем?

2.Отвечайте быстро, но будьте готовы

Быстрый ответ показывает заявителю, что вы серьезно относитесь к расследованию, и своевременно уведомляет обвиняемого об обвинениях. Однако не следует вслепую заниматься расследованием неправомерных действий сотрудников.

Проверяйте правила, процедуры и протоколы на своем рабочем месте каждый год (и после инцидентов). Если вы обнаружите что-то, что требует обновления, поработайте с комитетом, чтобы исправить это. Оцените (или напишите) вашу политику в отношении:

  • Притеснение, запугивание и дискриминация
  • Мошенничество и кражи (включая кибербезопасность)
  • Меры по охране труда и технике безопасности
  • Использование имущества предприятия
  • Прием подарков
  • Конфликт интересов

Когда вы знаете, что отстаивает ваша организация и как реагировать на ситуации заранее, ваше расследование будет хорошо организованным и своевременным с самого начала.

3. Создайте план расследования

Теперь, когда вы знаете, куда собираетесь, вам нужно спланировать, как туда добраться. Создайте план расследования , чтобы объединить всю вашу команду. Ваш план может измениться по мере сбора новой информации или доказательств, но наличие структуры позволяет вам не сбиться с пути.

План поможет вам ответить на следующие вопросы:

  • Каков характер проступка?
  • Должен ли расследовать дело внутренний или внешний следователь?
  • Какие методы расследования вам следует использовать?
  • Какие ресурсы вам следует использовать для доказательства?
  • Есть свидетели? Когда, как и почему нужно проводить собеседование с каждым?
  • Когда следует выполнять задачи (например,грамм. сбор доказательств, интервью, расследование, отчетность) быть завершенным?

Сначала зарегистрируйте высокоуровневую информацию о деле. Какую проблему вы исследуете? Как вы узнали об этом? Кто будет это расследовать? Какой бюджет на расследование? Запишите имена истца (если применимо), обвиняемого сотрудника и всех свидетелей, а также их контактную информацию.

Затем определите масштаб вашего расследования. Это относится к местам и людям, которых вы будете использовать для сбора доказательств.

Наконец, спланируйте все действия, которые необходимо выполнить (например, интервью, отчеты, обзор документов). Определите, кто будет выполнять каждую из них и когда ее нужно будет завершить.

Нужна помощь в составлении плана? Загрузите наш шаблон плана расследования , чтобы использовать его в качестве руководства.

4. Принять промежуточные меры

Затем примите соответствующие меры для предотвращения репрессалий и дальнейших проступков за это время.Возможно, вам придется изменить часы работы, место работы сотрудника или даже попросить его взять оплачиваемый отпуск на время расследования.

Что бы вы ни делали, соблюдайте конфиденциальность расследования. Сплетни отравляют рабочую среду и могут поставить под угрозу честность расследования.

Помните, что если заявитель вовлечен, предпринимайте только промежуточные действия, которые он одобряет. Изменение их рабочего времени или места работы без их согласия может рассматриваться как возмездие, позволяющее им подать иск против вас.

Для обвиняемого сотрудника вы можете изменить условия его работы, вплоть до оплачиваемого административного отпуска. По словам адвокатов Стефани Лоу, Бретта А. Оверби и Питера Дж. Брауна. :

«Во время оплачиваемого административного отпуска работник обычно освобождается от всех обязанностей и ответственности. . . [но] по-прежнему работает в агентстве и продолжает получать полную оплату и льготы. Во время отпуска агентство может запретить сотруднику входить в собственность или объекты, принадлежащие агентству, и может приказать сотруднику сдать все имущество, предоставленное агентством.. . Агентство также может потребовать, чтобы сотрудник оставался доступным в обычные рабочие часы для ответа на любые вопросы, связанные с работой ».

Чтобы избежать судебного процесса со стороны обвиняемого сотрудника, обязательно подчеркните, что эти действия не являются дисциплинарными или репрессивными и носят временный характер до завершения расследования. Кроме того, вы можете избежать подачи иска о неблагоприятных действиях по найму по телефону:

  • продолжает предоставлять работнику полную заработную плату и льготы
  • гарантирует, что отпуск не мешает сотруднику заниматься защищенной деятельностью (например,грамм. разоблачение, свобода слова, просьба о размещении и т. д.)
  • соблюдение процесса расследования в соответствии с вашей внутренней политикой и аналогичными прошлыми инцидентами
  • позволяет сотруднику подавать заявление о возможности продвижения по службе во время отпуска

5. Защитите заявителя

Исправление проблемы не должно быть вашей единственной целью при расследовании неправомерных действий сотрудников. Вы также должны стремиться защитить заявителя, особенно в деликатных или насильственных делах.Предложите им поддержку. Позвольте им взять отпуск, поработать из дома или сменить график, чтобы сократить контакты с обвиняемым.

Не заставляйте их вносить изменения, которых они не хотят. Истец не должен страдать из-за действий другого сотрудника.

СВЯЗАННЫЙ: Как заполнять дисциплинарные формы сотрудников (или записи)

6. Защитите обвиняемого

Хотя вам нужно защитить свою компанию и сотрудников, не следует автоматически считать обвиняемого виновным.

Саймон Саппер , эксперт по взаимоотношениям с сотрудниками, объясняет: «Вы не можете сомневаться в доказательствах. Не спешите с выводами, которые могут не подтверждаться фактами ». Если вы сочтете сотрудника невиновным, ведение расследования так, как будто он виновен, может не только повредить отношениям, но и привести к иску о дискриминации.

«Вам необходимо расследовать конкретную жалобу или утверждение», — говорит Саппер. «Работника могут ненавидеть, но вы не можете позволить непопулярности убедить вас выступить против него по совершенно не имеющему отношения к делу обвинению.”

7. Документируйте все

От жалобы или раскрытия неправомерного поведения до окончательного отчета о расследовании, тщательно задокументируйте все. Таким образом, вы не потеряете важные доказательства или информацию. Если истец или обвиняемый отрицали что-то, что является правдой, а вы не можете доказать обратное, создайте более качественную документацию.

Надежная документация также защитит вашу организацию в случае судебного процесса. Если вы предпримете дисциплинарные меры, даже устное предупреждение, задокументируйте, что вы сделали и почему.

Программа для управления делами

упрощает этот шаг. Заметки к интервью, фото и видео доказательства и другие связанные документы хранятся прямо в файле дела, поэтому вам не придется искать их в файлах Excel или документах Word. При доступе на основе ролей все тоже остается конфиденциальным. Узнайте, как решение i-Sight по управлению делами может улучшить расследование неправомерных действий ваших сотрудников.

8. Получите внешнюю справку

Иногда использование внутренней следственной группы нецелесообразно.По словам президента SACS Consulting & Investigative Services, Inc. Тимоти Димоффа, факторов влияют на это решение , в том числе:

  • Стоимость / бюджет
  • Проблемы внутреннего и внешнего контроля
  • График расследования
  • Объективность
  • Серьезность обвинений
  • Возможности и навыки следователей

Если вы не можете найти беспристрастного следователя внутри компании или в сложных с юридической точки зрения случаях, вам может потребоваться помощь извне.Внешние следователи гарантируют, что ваше расследование будет объективным, справедливым и свободным от конфликта интересов .

Даже если ваши внутренние следователи считают, что они могут быть полностью нейтральными, они или сотрудники, участвующие в расследовании, могут быть предвзятыми. Например, предположим, что ваш любимый финансовый директор обвиняется в сексуальных домогательствах. Поскольку они уважают этого человека и лично ему нравятся, следователь может бессознательно предположить их невиновность.

Или, как говорит Димофф, « свидетелей, которые могут бояться говорить откровенно. внутреннему следователю часто чувствуют себя свободно и комфортно, разговаривая со сторонним следователем.”

Кроме того, «внешние фирмы часто имеют экспертов в предметной области и специализированные навыки», — говорит Димофф. «У них также может быть юридический советник в штате для оказания помощи, а также множество сотрудников, которых можно привлечь в случае необходимости».

Установлено ли ваше расследование, что сотрудник совершил проступки? Задокументируйте следующие шаги, используя наш шаблон формы дисциплинарного взыскания для сотрудников .

9. Участвуйте в профсоюзе

Если на вашем рабочем месте есть профсоюз, обвиняемый сотрудник имеет право на представительство в профсоюзе во время собеседований.Заявители могут позволить своему работодателю или профсоюзу расследовать неправомерное поведение. Если они выберут профсоюзное расследование, предложит провести собственное расследование , если им не понравится результат.

Если вы расследуете неправомерное поведение двух сотрудников, объединенных в профсоюзы, такое как преследование или дискриминация, «независимо от того, что произойдет, один из членов Союза будет недоволен профсоюзом, чувствуя себя неподдерживаемым и непредставленным», — поясняет Кейт Мосс, National Координатор по правам человека, Unifor Local 2002 .

«Избегать споров по поводу выводов и вместо этого сосредоточиться на решениях — это, возможно, позитивный путь вперед. . . Хотя участники ожидают, что Компания не проголосует в их пользу, они не ожидают этого от своего Союза. Но когда два члена находятся в конфликте, Союз должен выбирать. Будет легче, когда факты будут согласованы, и Союз поверит в процесс сбора фактов, который был предпринят ».

10. Колодец связи

Не держите обвиняемых сотрудников или заявителей в неведении во время расследования неправомерных действий сотрудников.Перед тем, как начать расследование, встретитесь с участниками и подробно опишите процесс расследования. Объясните шаги и побудите их задавать вопросы по ходу дела.

Прозрачность и частые обновления информации о вашем расследовании позволяют держать все стороны в курсе. Им будет легче, когда они будут знать, что происходит «за кулисами», что приносит пользу и им, и вам как работодателю. Когда стороны считают, что вы проводите расследование справедливо, шансы на будущие инциденты и судебные иски о возмездии, дискриминации и диффамации снижаются.

Регулярно обновляйте информацию о статусе расследования для каждой стороны, поскольку оно применимо к ним. Когда вы примете решение, встретитесь с обвиняемым и истцом (если применимо) отдельно, чтобы обсудить дальнейшие действия.

11. Не ведите собеседников

Для обеспечения целостности расследования во время собеседований обращайте внимание на свой язык и язык тела. Например, не используйте язык, который предполагает, что что-то является правдой. Вместо того, чтобы спрашивать: «Вы видели, как Джо ударил Джека?», Спросите: «Что вы видели?»

Точно так же, , держите язык тела объективным .Хотя кажется естественным улыбнуться или кивнуть, чтобы показать, что вы слушаете, это может указывать свидетелю на то, что он говорит то, что вы хотите услышать. В результате они могут изменить свою историю, чтобы соответствовать тому, что, по их мнению, является одобренным вами повествованием.

Чтобы ваше интервью было нейтральным, попробуйте и эти другие советы :

  • Слушайте больше, чем говорите.
  • Говорите простым языком и избегайте жаргона.
  • Задавайте короткие простые вопросы.
  • Избегайте вербальных и невербальных сигналов, подтверждающих или отвергающих заявление интервьюируемого (например,грамм. ворчание, «ага» и т. д.).
  • Повторите дословный ответ, чтобы подтвердить информацию.
  • Попросите интервьюируемого поделиться фактами, а не мнениями или выводами.

СВЯЗАННЫЙ: Стратегии взаимодействия для сокращения неправомерных действий сотрудников

12. Оценка достоверности

По мере того, как вы работаете над разрешением, определите, насколько респонденты заслуживают доверия. Задайте эти вопросы при просмотре заметок к собеседованию:

  • Будет ли история этого человека иметь смысл сама по себе?
  • Проявляли ли они словесные или физические признаки обмана или правды?
  • Есть доказательства, подтверждающие их историю?
  • Имеет ли их история логический смысл?
  • Говорят ли то же самое другие респонденты?
  • Есть ли у них причина лгать?
  • Были ли у обвиняемого в прошлом подобные проступки?

13.Избегайте смещения

У всех есть предубеждения, даже если они этого не осознают.

Чтобы избежать предвзятости ваших внутренних расследований, а также других процессов, потребуйте, чтобы все сотрудники прошли обучение бессознательной предвзятости. Это поможет вашей команде распознать предубеждения, которых они придерживаются, и научит их, как не допускать, чтобы предвзятость преобладала над их действиями.

Во время расследования неправомерных действий сотрудника следователи должны работать с подтверждением боевых действий и ошибками памяти .

Предвзятость подтверждения возникает, когда вы ищете доказательства, подтверждающие ваши первоначальные мысли по делу. Чтобы уменьшить это, перечислите причины, по которым ваша гипотеза может быть ошибочной. Это гарантирует, что вы посмотрите на все ваши доказательства объективно и одинаково.

Смещение памяти меняет то, как вы воспринимаете информацию по прошествии времени или по прошествии длительного времени. Делая записи, вы можете держать ваши доказательства в перспективе, чтобы вы не переоценивали или недооценивали детали собеседований или обзоров документов.

Загрузите наше руководство по расследованию неправомерных действий сотрудников , чтобы не пропустить ни одного важного шага.

Соблюдение надлежащих мер при расследовании неправомерных действий сотрудников может сэкономить ваши деньги, снизить стресс и перерывы в работе, а также защитить вас от ущерба репутации.

Тем не менее, согласно опросу i-Sight, 11% компаний не приняли мер для внутренних расследований. Уважительное отношение, тщательность и прозрачность, а также соблюдение последовательного процесса сводят к минимуму влияние инцидента на вашу организацию в целом.

Что можно и чего нельзя делать при расследованиях на рабочем месте

Нет недостатка в новостях о последствиях домогательств. Даже если это происходит вне рабочего места, преследование может повлиять на репутацию работодателя и его прибыль. Когда сотрудник подает жалобу о преследовании, содержащую конкретные обвинения, требуется расследование. (Расследование может не потребоваться, если сотрудник, например, просто подает расплывчатую жалобу на грубость.) Суд постановил, что непроведение расследования равносильно дискриминации.Однако закон предлагает безопасную гавань — политику и процедуры, которые при надлежащем соблюдении могут быть приняты как доказательство справедливого отношения к заявителю и субъекту жалобы.

Одна безопасная гавань обеспечивается так называемой защитой Faragher / Ellerth . Фарагер против города Бока-Ратон и Burlington Industries, Inc. против Эллерта — это два дела с 1998 года. В этих делах суд постановил, что работодатели не могут быть привлечены к ответственности за враждебные домогательства на рабочем месте при трех условиях.Один из них заключается в том, что подавший жалобу сотрудник не пострадал от каких-либо неблагоприятных действий при приеме на работу, например, понижения в должности или увольнения. Во-вторых, любое оскорбительное поведение было незамедлительно устранено. Третье условие — это то, по которому защита Faragher / Ellerth наиболее известна: подавший жалобу сотрудник не воспользовался установленными процедурами отчетности, которые дали бы его работодателю возможность исправить это. Вкратце: если вы не сказали нам, как мы могли узнать?

Это третье условие — веская причина, чтобы процедура сообщения о домогательствах была записана в справочнике для сотрудников.Как правило, процедура требует, чтобы сотрудники подали жалобу на преследование руководителю или в отдел кадров или, если сотрудник считает это необходимым, кому-то более высокого ранга, чем их непосредственный руководитель. Работодатель может дополнительно защитить себя, попросив сотрудников подписать подтверждения, которые показывают, что они получили копию процедуры отчетности.

В дополнение к правильно сформулированной политике отчетности и средствам обеспечения того, чтобы сотрудники знали, что это такое, работодатель также должен иметь установленную политику и процедуры для того, что будет дальше: расследования.Закон также предлагает безопасную гавань на этом этапе. Cotran v. Rollins Hudig Hall International, Inc., другое дело 1998 года из Калифорнии, часто служит примером.

В том случае сотрудник был обвинен в сексуальных домогательствах. После проведения расследования работодатель уволил его, и он подал в суд. Перед судом стоял вопрос о том, было ли расследование проведено должным образом. В конечном итоге суд постановил, что расследование (которое выявило доказательства правонарушений сотрудника) было проведено надлежащим образом и, следовательно, работодатель не обошелся с уволенным сотрудником несправедливо.Таким образом, вторая надежная гавань для работодателей — провести надлежащее расследование. Другой способ думать о Cotran заключается в том, что он не требует от работодателя доказывать домогательства с той же тщательностью, что и в зале суда. Например, расследование на рабочем месте не должно соответствовать тем же строгим правилам, что и полицейское расследование. Но этот более мягкий стандарт по-прежнему оставляет много места для ошибок.

Запрещается расследование

К счастью для работодателей, есть некоторые инструкции о том, что делать в случае подачи жалобы.Вот краткий список:

  1. Не откладывайте и не прекращайте расследование. Как только жалоба подана, время начинает тикать. Если после подачи жалобы ничего не произойдет, суд, скорее всего, сделает неумолимые выводы. Расследование также должно быть незамедлительно завершено, иначе суд может сделать вывод, что расследование было намеренно оставлено неразрешенным.
  2. Не заставляйте заявителя прыгать через обруч. Процедура отчетности должна быть простой. Это не требует письменного заявления или даже постоянного сотрудничества со стороны истца.После подачи конкретной жалобы следует начинать расследование.
  3. Не упустите возможность провести честное расследование. Даже если жалоба кажется сомнительной, работодателю лучше провести расследование. Спрашивайте документы и электронные сообщения. Опрос свидетелей. Проверяйте посещаемость, наблюдение, календари, компьютерные записи и так далее. Соберите все соответствующие доказательства и изучите их.
  4. Не течь. Важно сохранять конфиденциальность. Истец, свидетели и лицо, обвиняемое в проступке, должны иметь возможность представить свои доказательства, не беспокоясь о том, что вы расскажете об этом другим.Имейте в виду, что сотрудники могут не быть обязаны хранить молчание, поэтому, хотя слухи могут распространяться, они не должны исходить от вас.
  5. Не мстить. Возмездие — это отдельное нарушение закона.
  6. Не упустите возможность сделать вывод. После проведения расследования работодатель обязан что-то предпринять, даже если доказательства не выходят за рамки «он сказал, она сказала». Определите, что произошло, на основании имеющихся у вас доказательств, включая достоверность сторон, и действуйте в соответствии с этим определением.

Как видно из этого списка, большинство из них не означает бездействие в ответ на жалобу. Итак, какие действия следует предпринять?

Расследование

Лучше всего провести расследование в соответствии с процедурами, изложенными в подготовленном руководстве. Если жалоба доходит до зала суда, работодатель может доказать, что она действовала добросовестно, следуя надлежащей процедуре. Вот несколько рекомендаций:

  1. Ведите учет.Запишите дату получения жалобы, подробности жалобы и даты, когда проводились следственные действия до разрешения жалобы. Законы различаются в зависимости от того, как долго должны храниться записи; проверьте свои местные законы. Три года — это практическое правило.
  2. Следуйте процедуре, описанной в подготовленном руководстве.

Какие рекомендуемые процедуры для проведения расследования? Следует иметь в виду, что процедуры расследования на рабочем месте не так строго изложены, как для полицейских расследований.Работодатель может проводить расследование собственными силами или нанимать стороннего следователя. Если сотрудник является членом профсоюза или если применимы другие особые обстоятельства, необходимо соблюдать дополнительные процедуры. В целом, однако, допускается усмотрение, если расследование проводится добросовестно. Имея это в виду, вот краткое изложение того, как может проводиться расследование.

Сохраняйте конфиденциальность расследования
Используйте отдельную комнату, где можно сохранить конфиденциальность и конфиденциальность.Лицо, проводящее расследование, должно уметь делать точные записи. Это потому, что часто люди более общительны, если их не записывают. Однако, если используется записывающее устройство, каждая запись должна начинаться и заканчиваться указанием времени, даты, присутствующих лиц, обсуждаемого вопроса и заявления о согласии на запись.

Оставайтесь беспристрастными
Заметки могут быть позже представлены в суде в качестве доказательств, поэтому в них не должно содержаться непрофессиональных комментариев, и они не должны редактироваться или «убираться» постфактум.Следователь может начать хронологию событий, подготовить список людей, с которыми предстоит допросить, и установить желаемую дату завершения расследования. Следователь должен быть беспристрастным. Это может быть менеджер, сотрудник отдела кадров или сторонний следователь.

Будьте честны
Интервьюер должен быть откровенен с интервьюируемыми. Интервьюер не должен давать обещаний, говорить о том, что какие-то выводы сделаны, или угрожать. Интервьюер также должен честно говорить о том, кого он представляет — в большинстве случаев о работодателе.Интервьюер должен сообщить опрошенным, что они могут закончить интервью в любой момент.

Проведите тщательное интервью
Интервью часто начинается с подателя жалобы. Следователь может задавать открытые вопросы, например: «Что случилось своими словами?» и используйте уточняющие вопросы, чтобы попытаться установить дату, время и другие особенности. Каждого интервьюируемого можно попросить предоставить доказательства, такие как электронная почта, текстовые сообщения и другие документы. Следователь может следить за ходом дела, прося опрошенных придерживаться конкретных деталей.Вот некоторые другие вопросы, которые стоит задать: «Что вы сказали / сделали в то время?» «Вы говорили об этом с кем-нибудь?» (включая врачей и терапевтов) и «Какие действия вы хотите, чтобы компания предприняла?»

Следующее интервью может быть лицом обвиняемого или домогательства. Этому человеку следует объяснить, почему его берут на собеседование, и задать ему те же вопросы, что и заявителю. «Что случилось?» затем следуют вопросы, относящиеся к временам и местам.

Некоторые дополнительные вопросы, которые следует задать, должны касаться того, может ли кто-либо еще говорить о предполагаемом поведении.«Там был еще кто-нибудь?» «Вы знаете кого-нибудь еще, кто мог быть замешан?» «Вы знаете кого-нибудь еще, кто может располагать соответствующей информацией?»

На основе этих опросов может быть составлен список свидетелей, если таковые имеются, и свидетели могут быть опрошены таким же беспристрастным образом. По мере того, как это происходит, график может быть заполнен и подготовлено резюме согласованных фактов. По мере продолжения этого процесса может возникнуть необходимость во втором собеседовании, поскольку сравниваются разные счета.

Соберите доказательства
Соберите любые документы и записи, которые могут иметь отношение к расследованию, включая, помимо прочего, электронную почту, текстовые сообщения и календари.Эти документы могут помочь заполнить пробелы в графике, заполнить пробелы в показаниях свидетелей и укрепить доверие к свидетелям.

Принять разумное и добросовестное решение
Наконец, после изучения доказательств, собранных в ходе собеседования, работодатель должен принять решение о том, какие действия предпринять, изложить в письменной форме и включить его в свой отчет о расследовании. Закон осуждает бездействие.

Кроме того, решение должно быть разумным. Хотя можно решить проблему с помощью некоторого обучения и меморандумов, добросовестное расследование может закончиться тем, что авторитет одной стороны станет лучше, чем авторитет другой, с соответствующими последствиями.Однако работодатели не могут уклоняться от принятия разумного и добросовестного решения просто потому, что репутация сотрудника может пострадать, не теряя при этом надежной защиты.

Заключение

Поскольку преследование по всей стране продолжается, работодатели должны быть готовы реагировать и защищать себя от претензий на своем рабочем месте. Эта подготовка включает в себя наличие письменной политики отчетности и хорошо отлаженных процедур расследования. Будучи подготовленными, работодатели могут воспользоваться правилами безопасной гавани, которые ограничивают их ответственность от претензий о домогательствах.

Соблюдение прав сотрудников на конфиденциальность во время внутреннего расследования

  • Поделиться в LinkedIn

Работодатель должен уважать право сотрудников на неприкосновенность частной жизни при проведении внутренних расследований в ответ на претензию или обвинение. Однако в то же время для работодателя необходимо и важно получить всю соответствующую фактическую информацию. В большинстве случаев расследование должно проводиться быстро и тщательно.

При проведении расследования работодатели должны уравновесить свое право как работодателя на расследование и принятие дисциплинарных мер в отношении права работника на свободу от необоснованного вторжения в его или ее личную жизнь.Очень важно, чтобы работодатели понимали, что сотрудники, разглашающие информацию, полученную в ходе расследования, третьим сторонам, потенциально рискуют нести ответственность за иски о клевете. Как правило, клевета — это ложное и непривилегированное устное или письменное сообщение третьей стороне, которое наносит ущерб репутации сотрудника. Работодатели имеют квалифицированное право разглашать даже клеветническую информацию лицам, которые продемонстрировали «необходимость знать» такую ​​информацию, как в качестве лиц, проводящих расследование, или лиц, выполняющих дисциплинарную политику компании.Однако привилегия может быть потеряна, если информация будет распространяться или сообщаться лицам, которые не являются «служебной необходимостью» или не являются сотрудниками компании.

Во многих случаях работодатели в рамках процесса расследования будут пытаться провести слежку или обыски. Работодатели должны осознавать потенциальную ответственность за использование таких процедур. Чтобы избежать вторжения в частную жизнь сотрудника или нарушения законов о прослушивании телефонных разговоров, компания должна разрешить сотрудники знают в письменной форме, что их звонки будут отслеживаться.Кроме того, если наблюдение будет проводиться, любое наблюдение должно проводиться разумным образом. Наблюдение обычно допустимо, когда работодатель может доказать, что для расследования существует причина, связанная с бизнесом.

Если работодатель собирается выполнять поиск на рабочих местах, в файлах или компьютерах, политика поиска должна быть включена в Справочник сотрудника, чтобы развеять любые ожидания конфиденциальности со стороны сотрудников. Все сотрудники должны понимать и знать политику компании, которая позволяет работодателю проводить разумные поиски столов, файлов, компьютеров и других личных рабочих мест, когда сотрудник подозревается в краже или других неправомерных действиях.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ