Учет кадровой документации оформляемой на предприятии является важной составляющей трудовой деятельности, позволяющей упорядочить процесс документооброта и проконтролировать исполнение норм ТК РФ.
Именно для этих целей в компаниях и ведется журнал учета трудовых соглашений, процесс создания которого имеет свои особенности.
Журналом является обычная книга либо же тетрадь,которая содержит в себе сведения о заключенных с работниками трудовых договорах, а также внесении изменений в указанные акты в процессе сотрудничества.
Как правило, сей формуляр ведется в табличном варианте, который позволяет включить в себя множество сведений и упорядочить их в соответствии с потребностями компании.
Естественно с момента оформления журнал относится к локальной документации, которая ведется в строгом соответствии с законом.
То есть сей документ, как минимум, должен содержать титульный лист и утвержденную таблицу, а также быть пронумерованным и прошитым.
Впоследствии журнал должен заполняться не в хаотичном порядке и любым из сотрудников, а только уполномоченным лицом и в соответствии с нормами ТК РФ.
Как правило, при небольшой численности штат, ведение журнала не требуется, учитывая, что кадровый работник знает сотрудников не только по именно, но и лично. Естественно он располагает и данными о их приеме и примерном круге обязанностей.
Однако если компания состоит из нескольких крупных подразделений и цехов, ведение журнала необходимо, так как только таким образом можно отследить множество нюансов.
Журнал необходим для решения следующих задач:
В нормативный актах, в том же Трудовом Кодексе РФ, ведение журнала учета договоров и соглашений к ним не упоминается, в связи с чем оформление сего документа не обязательно.
Однако учитывая преимущества, которые дает ведение подобного документа, а также сопутствующее решение ряда кадровых задач, журнал вести целесообразно.
Естественно, коль отсутствует обязанность по оформлению сего формуляра, не утверждена на законодательном уровне и его форма, что собственно дает право лицу, которое его и ведет, разрабатывать бланк журнала исходя из собственного удобства.
Кстати, в Приказе Минкультуры №558, который содержит полный перечень кадровой и иной документации сей документ упомянут — приведены сроки хранения.
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
Можно сделать вывод, что ведение журнала не будет являться нарушением, а как раз наоборот.
Как правило, ведением кадровой работы в компании занимается отдел по персоналу.
А так как у каждого из сотрудников подраздела свои обязанности, ведение журнала целесообразно поручить одному работнику, включив данную обязанность в его должностную инструкцию либо же трудовой договор.Хотя можно уполномочить лицо на ведение формуляра и приказом, которым журнал и будет утвержден в процессе его первоначально оформления.
Несмотря на то, что журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не является обязательным документом, определенные требования к его ведению все-таки есть, — в частности, те же нормы документооборота, применяемые по аналогии и инструкции по делопроизводству.
Как правило, для ведения любого журнала применяется табличная форма, учитывая, что только таким образом можно не только упорядочить вносимые сведения, но и с легкостью найти искомые данные.
Уполномоченный работник вправе самостоятельно разработать формуляр, отразив основные данные, которые могут включать следующие сведения:
Формировать журнал и вести его возможно несколькими способами.
Можно вести документ и в электронном варианте, внося необходимые данные по мере их поступления.
Преимуществом подобного способа является сокращение времени на его ведение, отсутствие вероятности потери документа и возможность распечатать необходимый элемент журнала в любой момент в виде выписки.
Кстати, ошибки исправить именно в электронном виде намного проще.
Также журнал можно формировать и в рукописном виде, но с учетом требований для документации подобного вида. При этом в качестве основы можно взять обычную тетрадь, разлиновать ее в соответствии с требуемыми для внесения данными, и далее вносить сведения уже по мере их поступления.
Преимуществом данного вида ведения документации является отсутствие зависимости от компьютера и электричества, а также мобильность.
Ведь оформить очередную запись можно даже в другом кабинете и получить живую подпись от работника при вручении другого экземпляра на руки.
Любой журнал начинается с титульного листа, к правилам оформления которого установлены стандартные требования.
Титул должен содержать:
Пример оформления титула:
На оборотной стороне титульного листа указывается информация о лице, которое уполномочено вести журнал, с приведением фамилии, имени и отчества, а также должности.
Следующие страницы журнала должны быть пронумерованы арабскими цифрами и прошиты.
На предпоследней странице вклеивается бумажный квадрат, который не только фиксирует прошивку, но и содержит сведения о количестве прошитых страниц, подпись уполномоченного лица и мокрую печать компании.
Пример журнала:
Кстати, для журнала желательно использовать тетрадь с жесткой обложкой, учитывая, что таким образом она будет храниться намного дольше и будет иметь приличный вид. А вот листы внутри журнала могут быть любой толщины, так как они необходимы только для внесения данных о договорах.
Примерный образец, разработанный для стандартного предприятия, можно скачать на нашем сайте в формате, который удобен для последующих изменений уже с учетом специфики компании.
Журнал регистрации ТД примерный бланк
Учитывая простоту ведения журнала и минимум вносимых данных, совершить ошибку при его ведении очень непросто, однако такие случаи все-таки бывают.
В частности, наиболее распространенными являются:
Законом не предусмотрена возможность зачеркивания неправильных данных в журнале, учитывая, что его можно легко заменить.
То есть если уполномоченный сотрудник заметил ошибку либо внес данные не в ту графу, журнал досрочно закрывается, о чем на последней странице делается запись с указанием причины.
Естественно после закрытия журнала его сдают в архив предприятия и взамен него уже оформляют новый в соответствии с вышеприведенными правилами.
Несмотря на то, что ведение журнала ТК РФ не регламентировано, в Приказе №558, утверждающим сроки хранения кадровой документации, он упомянут.
Так, в силу п. 695 журнал учета трудовых соглашений хранится не менее 75 лет в архиве компании либо же в трудовом архиве города.
Внимание!
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Трудовой договорКадровое делопроизводство – это вид деятельности, требующий особой тщательности и многократного фиксирования всех изменений, происходящих в кадровом составе организации.
Не обязятельно искать ответ на свой вопрос в этой длинной статье! Задайте вопрос прямо сейчас через форму (внизу), и в течение часа профильный специалист перезвонит вам, чтобы оказать бесплатную консультацию.
Одна из форм кадрового делопроизводства — журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. В нем содержатся сведения начале и окончании деятельности каждого сотрудника, а также обо всех изменениях в его трудовой карьере.
Как принять на работу и как заполнить кадровые документы, расскажет видео ниже:
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – это форма учета, которая ведется в бумажном и электронном варианте.
На вопрос об обязательности ведения журнала ответ отрицательный. Тем не менее, данная учетная форма обладает собственной историей. Федеральной архивной службой РФ, 06.10.2000 года был принят перечень типовых управленческих документов, в котором журнал был включен в список документов, которые необходимо вести. Но его обязательная форма утверждена не была.
26.08.2019 года приказом Федерального архивного агентства №63 данный документ отменен в связи с утверждением Министерством культуры нового перечня. Т.е. начиная с 2019 года, проверяющие органы не могут требовать к предъявлению данный журнал.
Годы практики доказали удобство и полезность данной учетной формы, поэтому бланки журнала востребованы до настоящего времени. Их продолжают вести там, где историю кадровых перемещений сложно отслеживать по первичным документам (приказам по личному составу).
Скачать бланк журнала бесплатно можно здесь.
Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Журнал регистрации облегчает сотрудникам отдела кадров выдачу документов о трудовом стаже и составление отчетности о текучести кадров.
Журнал регистрации составляется и ведется по тем же правилам, что и вся учетная кадровая документация. За годы его существования образовались определенные стереотипы ведения, как наиболее целесообразные и удобные для работы.
Перечень таких правил содержит следующие положения:
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно ваших проблем. Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты! Задайте вопрос прямо сейчас через форму (внизу), и наш юрист перезвонит вам в течение 5 минут, бесплатно проконсультирует.
Для закрепления обязанностей по ведению журнала издают специальный приказ по предприятию. Это позволяет требовать с прикрепленного сотрудника методического и полноценного ведения журнала.
Помните, что после издания приказа журнал по регистрации контрактов становится обязательным документом кадрового учета и прекратить его ведение можно только другим приказом руководства. Если на предприятии издавался приказ о ведении журнала, то проверяющие органы могут с полным основанием проверять его наличие и правильность заполнения.
Учет договоров и соответствующий журнал можно вести в электронной форме, о чем расскажет видеоролик ниже:
После прочтения статьи у вас остались вопросы? Задайте вопрос прямо сейчас через форму (внизу), и наш юрист перезвонит вам в течение 5 минут, бесплатно проконсультирует.
На журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений распространяются все правила делопроизводства.
Основные правила ведения – аккуратность, разборчивость сделанных записей, отсутствие пропущенных листов, подтирок.
В журнале предусмотрены 11 (12) граф. В каждую из них вносится информация из кадровых приказов и трудовых договоров.
Порядок и содержание граф можно менять в связи с особенностями кадрового учета и удобством ведения, так как утвержденной формы журнала не существует.
Журнал заполняется по мере составления трудовых договоров или соглашений. Также своевременно вносится информация об их расторжении.
Прошивается журнал после его окончания или закрытия, перед тем, как передается на хранение в архив предприятия. В ходе ведения прошивать не нужно, так как делать записи на прошитых листах неудобно и это сказывается на аккуратности ведения документа.
Пример-образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров
После прочтения статьи у вас остались вопросы? Задайте вопрос через форму (внизу), и один из наших юристов перезвонит вам, чтобы оказать бесплатную консультацию.
Как и первичные кадровые документы, журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений хранится 75 лет (как и журнал учета и движения трудовых книжек). Для сравнения:
Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить, расскажет специалист в данном видео:
Согласно постановлению Росархива от 2000 года, существует перечень архивных бумаг, которые подлежат учету и трудовые договора включены в него. На практике работодатели проводят регистрационную процедуру в специальном сводном документе — журнале регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, образец которого можно скачать ниже.
Указанное постановление не обязует организации относительно формы учета документации, то есть учреждения вправе самостоятельно выбирать наиболее приемлемый вариант.
Важно: журнал в отличие от книги необходимо прошивать и пломбировать, однако книга должна храниться на предприятии 75 лет.
Следующее преимущество журнала регистрации – это быстрый доступ к необходимой информации, к примеру, если возникает необходимость подать какие-то сведения судебным инстанциями в связи с иском бывшего работника.
Кроме того регистрационный журнал оптимизирует документооборот в отношении учета трудовых договоров и соглашений, что дает без проблем решать внутренние дела организации.
Журнал в сегодняшнее время доступно приобрести уже полностью готовым к использованию, при этом существуют примечания для дополнительной информации.
Также регистрации подлежат и иные кадровые документы. Скачать образец журнала регистрации:
Правильное выполнение нумерации записей в регистрационном журнале играет важную роль в ведении документа, чтобы при ее проставлении не возникало проблем необходимо соблюдать определенные правила:
Важно: внесение в данную графу номера соглашения является самой распространенной ошибкой.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: Это быстро и бесплатно!При заполнении журнала не обязательно придерживаться строгих правил в соответствии с его формированием, например, графу 3 с номером договора можно разделить на две части и указывать одновременно номер основного трудового договора и дополнительного соглашения или нескольких, это даст возможность в полной мере применять информацию о той или иной документации.
Важно: журнал формируется согласно общим правилам, принятым в российском делопроизводстве, и является основой для регистрации документов.
Его оформление не имеет никаких сложностей, необходимо только учитывать определенные нюансы.
Обложка журнала регистрации должна состоять из жесткого или полужесткого материала, это обеспечит ей долговечность.
Важно: дата указывается прописью, также указывается перечень контрактов и соглашений, относительно которых были сделаны записи, количество исписанных страниц, личные данные и подпись сотрудника выполнившего заполнение.
Если в журнале регистрации была допущена ошибка, его необходимо досрочно закрывать, при этом на последней странице необходимо написать, что закрытие было досрочное из-за допущенной ошибки, за это штрафов не будет.
Образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — скачать .
При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.
Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
Это быстро и бесплатно !
Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.
Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.
Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.
Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.
Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.
Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным .
Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, журнала учета трудовых книжек. То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.
Зачем нужен, кем и как заполняется журнал регистрации приказов по личному составу — смотрите здесь.
Посмотреть образец заполнения журнала инструктажа по технике безопасности можно в этой статье .
Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу. Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.
Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.
Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.
Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.
Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.
На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.
На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:
Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):
Вы можете бесплатно скачать один из вариантов такого журнала
Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый. Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.
На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).
Каждый год можно начинать регистрацию номеров заново, если же договоров и доп. соглашений немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.
Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет. Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.
Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.
Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:
Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал. В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.
Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы. Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп. соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.
Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.
Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — применяется для регистрации трудовых договоров, заключенных с сотрудниками организации и дополнительных соглашений к ним.
Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу. т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Обратите внимание, что в соответствии с п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов. образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), для Журналов учета (регистрации) трудовых договоров установлен срок хранения 75 лет.
Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений опломбирован номерной индикаторной пломбой.
Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку (без этого Книга не считается опломбированной).
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
Движение любого документа на предприятии должно подлежать регистрации. Регистрация представляет собой внесение учетных данных определенной формы в специально предназначенную книгу, которая называется журналом регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Учитываются создание, отправка и принятие документа.
Состав и расположение реквизитов в журнале не нормированы официальной документацией – эти данные вносятся работодателем самостоятельно. Внутренние документы здесь также можно классифицировать по группам, чтобы в дальнейшем запись было удобнее найти.
Учету в обязательном порядке подлежат лишь трудовые книжки, дополнительные соглашения регистрируются на усмотрение работодателя. Однако есть несколько причин относиться к журналу регистрации трудовых договоров внимательно:
Кадровому специалисту нужно понимать, что ведение такой книги учета – вовсе не каприз руководителя и не пустая трата времени. Может быть множество ситуаций, в которых журнал регистрации трудовых договоров будет полезен.
Пчеловодство как бизнес рассматривается в статье.
График отпусков: каковы сроки составления? Что нужно учитывать?
Например, если конфликт работодателя с уволенным работником выльется в обращение последнего с иском в суд, наличие журнала регистрации заранее настроит судью в пользу компании.
Другая ситуация – если к кадровому работнику обращается бывший сотрудник фирмы с просьбой выдать справку о предыдущем месте работы. Если книга учета на предприятии присутствует, сделать это не составит труда.
В любом случае хранить один журнал куда проще, чем огромную стопку документов, которые к тому же часто перемешаны, что делает поиск необходимой бумаги долгой и весьма изнурительной процедурой.
Журнал регистрации трудовых договоров образец скачать бесплатно можно тут.
Граф всего может быть одиннадцать или двенадцать:
Часто с целью экономии места графы могут быть объединены. Чаще всего объединяют графы 2 и 3, а также 7 и 8.
Практически у всех кадровых специалистов при ведении журнала учета возникают проблемы с нумерацией дополнительных соглашений. Графа 1 предполагает внесение порядкового номера записи, а куда вносить порядковый номер договора непонятно. Отметки об этом можно ставить в графе 10, предусмотренной специально для сведений о дополнительных соглашениях, однако, «бегать» глазами через весь лист очень неудобно.
Эта проблема решается простым добавлением графы, которая может быть разделена на два столбца, в одном из которых регистрируются дополнительные соглашения, в другом – договора. Стоит напомнить, что книга учета не относится к документации со строгой формой, поэтому нарушением такая разлиновка не станет.
Журнал регистрации трудовых договоров должен вестись на предприятии в двух видах: электронном и бумажном.
Документ бумажного вида должен быть прошит, пронумерован и обязательно заверен руководителем организации. При регистрации трудового договора в графы вносятся все сведения, после чего журнал дается на подпись сотруднику. Для регистрации сотрудников, работающих по контракту, лучше завести отдельную графу. Важно уделить внимание заполнению последней страницы: здесь указывается дата закрытия журнала, дата сдачи его в архив. Он может быть закрыт и досрочно — в том случае, если кадровый работник обнаружил ошибки в заполнении, сразу происходит списание его в архив с указанием причины.
Электронный формат дублирует бумажную форму. Он куда удобнее для поиска необходимой записи и ввода типовой информации. Электронный журнал представляет собой чаще всего лист Excel или Word (что менее распространенно).
Но у такого формата есть и минус – личную подпись здесь не поставишь, поэтому приходится вести журнал учета трудовых договоров сразу в двух видах.
Наиболее частая ошибка, которую допускают кадровые специалисты при заполнении – это проставление в графе 1 (порядковый номер записи) номера договора. Кроме того, типичной ошибкой является дублирование даты заключения и расторжения договора цифрами в графах 7 и 8.
Внести изменения в журнал учета трудовых контрактов невозможно независимо от того, электронного формата он или бумажного. В программе должна быть предусмотрена невозможность изменения номеров, чтобы предупредить махинации со стороны кадрового работника.
В бумажный документ также изменения вносить нельзя. Если допущена ошибка, необходимо досрочно закрыть журнал, доложить начальству и открыть новый. В таком случае нарушения не будет.
Ведение журнала регистрации трудовых договоров вовсе не обязательно, но достаточно удобно так, как позволяет быстро найти любую информацию и избавляет от необходимости хранить кипы документов. Наличие такого документа в компании – признак порядка и организации.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно !
Как правильно заполнить журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?
Как мы знаем, при приеме сотрудника на работу между фирмой и нанимаемым человеком заключается трудовой договор. При необходимости вносить какие-либо изменения заключается также дополнительное соглашение. Трудовой договор является обязательной и очень важной формой сотрудничества сторон. Для упорядочивания и учёта сотрудников фирма нуждается в журнале, где регистрируются и упорядочиваются документы, связанные со всеми действиями фирмы в сфере взаимодействия с ратниками.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-51-68 Это быстро и бесплатно !
Данный журнал называется журналом для регистрации трудовых договоров. Выясним же, для чего он нужен и как с ним работать.
Для многих кадровиков и менеджеров вопрос о ведении журнала остаётся открытым. С одной стороны, ответственность за его отсутствие не предусмотрена. С другой стороны, упорядочивание документации все-таки необходимо.
Если обратиться к руководителям крупных и успешных организаций, то выяснится, что их кадровики и менеджеры такой журнал ведут. Поэтому поверим тем, кто видит залог успеха в единой структуре и организованности.
Узнать, как правильно вести на предприятии журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете тут.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен, нетрудно догадаться, для того, чтоб вести учёт данных обо всех трудовых договорах предприятия/организации и дополнительных соглашениях к ним.
В журнал вносится информация о самом документе, о дате его заключения, факте отправки и получения. С этим журналом предприятие будет избавлено от путаницы в документах, потери договоров и уничтожения их копий.
Титульный лист журнала регистрации трудовых договоров.
Регистрационной формой журнала может служить обычная тетрадь с разлинованными графами. Поэтому для заполнения подойдёт покупная тетрадь со всеми необходимыми графами (продаваемые тетради часто уже бывают разлинованы нужным образом), в которые останется лишь внести нужные сведения.
Журнал заполняется в соответствии со стандартными правилами делопроизводства. Но если необходимо внести корректировки, то можно спокойно вносить столбцы и убирать их.
На титульнике журнала указываются:
Далее пронумеровывают все страницы журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений (и заполняемое и незаполненные).
На первой странице не принято что-то писать. На ней можно указать основные правила заполнения и ведения журнала.
На второй странице излагается информация об ответственных за данный журнал лицах. Обычно это делается таблицей, потому что ответственное лицо может измениться.
После начинаем уже непосредственно заполнение журнала (таблицы из обычно 11 столбцов)
Журнал регистрации трудовых договоров — образец бланка для заполнения:
Бланк журнала регистрации трудовых договоров.
Иной вариант заполнения журнала:
Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Указывается регистрационный номер договора/соглашения (не путать с номерок трудового договора).
Дата, когда договор был заключён.
Непосредственно номер трудового договора/соглашения.
Фамилия работника и его инициалы.
Профессия работника/ должность.
Структурное подразделение, в которым осуществляет свою деятельность работник.
Они объединены в одну графу и называются сроком действия. В графе указывают дату заключения договора и дату его расторжения.
Иногда с этой графой возникают трудности, потому что договор может продлеваться автоматически, или же сотрудника могут перевести на постоянную работу.
Что такое журнал регистрации приказов по основной деятельности и как его правильно заполнить — читайте в этой статье.
Характер работы (эта работа для сотрудника является работой по совместительству/основной работой).
Здесь нужно указывать дополнительные соглашения, законченные с сотрудником.
Примечания и дополнения.
Проясним некоторые моменты в заполнении:
Журнал регистрации трудовых договоров — образец скачать бесплатно вы можете по этой ссылке.
Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год. Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений необходимо прошить, а при сдаче в архив опломбировать. В соответствии с требованиями ФАС журнал хранится 75 лет (предусмотрено переменки типовых документов управления).
Узнать, как правильно заполнять журнал регистрации исходящих документов и скачать его образец, вы можете здесь.
В случае, если привычная многим бумажная форма журнала кажется неудобной и устаревшей, есть возможность ведения журнала в электронном формате. В случае чего его всегда можно распечатать .
Электронную версию журнала удобнее всего вести в MS Excel.
Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров.
При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть. Для этого на последней странице делают запись о досрочном закрытии журнала по причине ошибки. После заводится новый документ.
Затем можно завести новый документ с сопутствующим распоряжением об этом. Изменения в журнале могут быть различными: от перевода на другую работу и отстранения до изменения работодателя или условий работы.
В изначальный трудовой договор не принято вносить подробные изменения, потому что они будут содержаться в соглашении. Количество соглашений к может быть ограничено. На крупных предприятиях даже есть практика ведения журнала исключительно для дополнительных соглашений. Правила его заполнения идентична той, о которой говорилось выше.
Обязательно ли проводить на предприятии инструктаж по пожарной безопасности и как правильно заполнить соответствующий журнал об инструктаже — читайте в нашей новой публикации.
Надеемся, статья послужит ориентиром и поможет верно вести журнал. А подробная информация позволит лишь усовершенствовать уже существующий журнал.
Одно из обязательных требований к отделу кадров – учет заключенных с сотрудниками трудовых договоров. Благодаря наличию журнала, в котором регистрируются все заключенные отношения, работа с документацией существенно облегчается. Несмотря на то, договора относятся к внутреннему учету, инспекция по трудовым отношениям может потребовать данный журнал и в случае его отсутствия применить штрафные санкции.
Все документы, созданные на предприятии, регистрируются в отдельных журналах и книгах. Не стали исключением и трудовые договора. Несмотря на то, что трудовое законодательство не регламентирует ведение отдельного журнала для регистрации трудовых соглашений, его наличие существенно облегчает работу кадровиков. В журнале фиксируются не только заключенные соглашения между работником и работодателем, но и дополнительные договора на выполнение отдельных видов работ.
Используется он для облегчения работы кадрового отдела. В частности, с его помощью:
Наличие журнала обеспечивает защиту прав самого сотрудника и работодателя.
Как и к любой документации, к журналу регистрации трудовых договоров выдвигается ряд требований. В первую очередь, это жесткая или полужесткая обложка. Листы в самом журнале также должны быть достаточно плотными, так как после закрытия документа, он сдается в архив на хранение. Листы должны быть пронумерованы и прошиты. Желательно наличие пломбы.
В журнал заносятся данные, непосредственно касающиеся трудовых договоров. Так, в нем ведутся записи приказов о:
Журнал состоит из:
На сегодня единой формы ведения журнала нет. Зачастую его либо покупают, либо печатают самостоятельно. При этом применяется следующий перечень граф:
Вот пример заполнения журнала:
После закрытия журнал передается в архив на хранение. Срок составляет 75 лет.
Что делать в случае, если при заполнении журнала были допущены ошибки? В такой ситуации необходимо досрочно закрыть его и начать новый. На странице досрочно закрываемого журнала делается запись о том, что он закрыт из-за ошибок в ведении. В новую книгу переписываются все зафиксированные в испорченном документе данные с исправлениями.
Журнал регистрации трудовых соглашений не является обязательным документом, но с его помощью можно существенно упростить работу предприятия, в особенности, отдела кадров. Единая структура документа отсутствует, но в тоже время в нем обязательно должны фиксироваться основные данные о заключенных трудовых договорах.
На чтение 9 мин. Просмотров 9 Опубликовано
Согласно правилам делопроизводства, каждые акты и бланки, использующиеся во внутреннем документообороте компании, должны быть зарегистрированы в специальных журналах. Должностному лицу, заполняющему журнал регистрации, необходимо указать как дату создания документа, так и день его введения в документооборот. Данное правило действует и в отношении трудовых соглашений, заключенных между нанимателем и сотрудником компании, поскольку учет подобной документации является первостепенной задачей делопроизводства. В данной статье мы предлагаем поговорить о том, как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.
На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учетаПеред тем как рассматривать предназначение регистрационного журнала следует отметить, что в действующем законодательстве отсутствует регламент, обязывающий предпринимателей создавать подобные реестры. Однако на практике, этот документ довольно часто применяется не только государственными учреждениями, но и частными компаниями. Использование подобных реестров более целесообразно в крупных организациях, с больших штатом сотрудников. Как правило, в таких компаниях наблюдается высокий уровень текучки кадров, что значительно увеличивает объем внутренних документов.
Журнал учета трудовых договоров входит в группу управленческих документов. С помощью данного реестра осуществляется контроль над локальными актами. Создание данных книг позволяет работникам кадрового отдела в течение короткого отрезка времени получить информацию о необходимых документах.
Согласно установленным правилам, рассматриваемый реестр должен содержать:
Нужно обратить внимание на тот факт, что в каждой организации может использоваться несколько книг учета. Как правило, делопроизводители заводят отдельную книгу под каждый тип документов. Также следует отметить, что несмотря на отсутствие правил, обязывающих предпринимателей использовать подобную документацию, многие контролирующие органы начинают свою проверку именно с изучения регистрационных журналов.
Довольно часто, информация, фиксирующаяся в регистрационных книгах, используется для составления справок о занятости работников. В графе с примечаниями можно внести отметку о видах работ, выполняемых конкретным сотрудником. Как правило, опытные сотрудники кадрового отдела при создании подобных реестров предварительно прошивают и опломбировывают документ. Составленный журнал должен быть заверен подписью руководителя компании и фирменной печатью.
Ведение рассматриваемых документов позволяет значительно упростить процедуру взаимодействия с контролирующими органами.
Регистрационные книги являются официальным свидетельством наличия либо отсутствия договоров, заключенных между работодателем и сотрудниками компании. Данные документы являются основой трудовой деятельности, что обязует ответственных лиц подходить с должным вниманием к вопросу систематизации данных. Как показывает практика, на крупных предприятиях ведется около десятка подобных реестров.
Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характерНа сегодняшний день существует две разновидности рассматриваемых документов: бумажные книги и электронные версии журналов. По мнению экспертов, «физические» версии документов имеют значительно больше достоинств в сравнении с электронным вариантом. Главным достоинством бумажных журналов является удобство хранения. При составлении бумажного журнала, следует придерживаться правил, установленных контролирующими органами в отношении подобной документации. Все регистрационные книги должны быть прошиты согласно ГОСТ и пронумерованы. Каждый документ должен содержать в себе подпись генерального директора компании.
Наличие подписей должностных лиц, которые взаимодействуют с регистрационным журналом, также является одним из главных требований трудовой инспекции.
Электронный вид документооборота обладает как достоинствами, так и недостатками. Главным достоинством электронных документов является удобство составления и внесения корректив. Среди недостатков этого метода составления отчетности следует выделить отсутствие возможности заверить документ личной подписью. Этот фактор является причиной того, что сотрудниками кадровой службы составляется несколько копий регистрационной книги.
В большинстве компаний, для составления рассматриваемого документа, используется программа MS Excel. Использование этого компьютерного приложения позволяет обеспечить не только надлежащий контроль над хранением документации, но и быстро найти необходимые документы. Главным достоинством этой программы является полная конфиденциальность введенной информации и возможность быстрой подготовки копий необходимых бланков.
Давайте рассмотрим вопрос о том, как заполняется книга регистрации. Отсутствие правил в отношении процесса формирования подобной документации позволяет использовать в качестве регистрационного журнала обычную тетрадь. По словам специалистов, лучше всего использовать тетради с обложкой из твердого картона, что позволяет значительно увеличить срок её хранения.
При заполнении титульного листа необходимо указать название компании, наименование документа и дату введения во внутренний документооборот. Все страницы журнала должны быть пронумерованы и прошиты. На первом листе следует зафиксировать правила внесения новых записей. На втором листе указываются сведения о лицах, несущих ответственность за ведение журнала. Здесь нужно указать фамилию, имя, отчество и должность работника ответственного за заполнение журнала. Также следует указать основание для создания регистрационного журнала. Работник, которому поручено ведение документа, должен заверить регистрационную книгу своей личной подписью.
Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадьПо мнению кадровых работников, более целесообразно использовать таблицу для внесения необходимых сведений. Стандартная таблица должна содержать в себе десять столбцов. В некоторых случаях допускается увеличение или уменьшение данного значения. Давайте рассмотрим, какая информация должна содержаться в столбцах:
Допускается создание дополнительных столбцов, для подписи сотрудника компании и ответственного лица. Наличие данной подписи является официальным свидетельством факта о том, что труженик получил копию трудового соглашения. Нужно отметить, что существует ряд правил, которые следует учитывать при составлении данной документации. При большом объеме документооборота, срок эксплуатации журнала должен составлять ровно один год. Важно отметить, что допущение ошибок и неточностей не должно нести за собой штрафные санкции или дисциплинарные взыскания. Когда срочные договоры переходят в категорию длительных соглашений, сотрудник, отвечающий за заполнение журнала, должен внести соответствующую запись. Последний лист регистрационной книги должен содержать в себе подпись руководителя компании.
Регистрационный журнал должен храниться в ведомственном подразделении в специальной папке. Важно отметить, что срок хранения подобных документов не регламентируется правовыми актами. Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод о том, что длительность хранения регистрационных книг устанавливается внутренними правилами компаниями. Также допускается передача регистрационных журналов в архив, спустя три года после внесения последних записей. Нужно выделить тот факт, что заполненный журнал должен быть опломбирован при помощи специальной пломбы с индикатором.
Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листеЖурнал регистрации договоров не является обязательным документом. Согласно действующему законодательству, работникам кадровой службы необходимо вести учет только трудовых книг работников. Договора и дополнительные соглашения могут регистрироваться в произвольном порядке. Однако, при использовании регистрационных книг, ответственным лицам следует соблюдать правила их составления. Каждый журнал должен быть прошит и опломбирован перед передачей в архив. Согласно установленным правилам, срок хранения регистрационных журналов в городском архиве составляет не менее семидесяти пяти лет.
Важно отметить, что, несмотря на отсутствие регламента, обязывающего работодателей вести подобные документы, контролирующие органы уделяют повышенное внимание их наличию. Именно этот фактор, является основной причиной столь высокой распространенности рассматриваемого документа. Использование регистрационных журналов позволяет систематизировать всю информацию о работниках компании. Каждый шаг и поступок работодателя должен быть зафиксирован в специальных документах. Регистрация договоров с контрагентами, постоянными и временными работниками, а также другими людьми позволяет значительно снизить вероятность возникновения конфликтов и форс-мажоров.
Как уже было сказано выше, единый образец, согласно которому составляются регистрационные журналы — отсутствует. Это означает, что каждая организация имеет законное право разработать собственную форму для ведения подобных документов. При этом необходимо соблюдать правила, установленные в сфере делопроизводства.
Заполненная книга должна содержать в себе информацию о названии компании и наименовании документа. Помимо этого, следует указать дату ввода документа в эксплуатацию и длительность хранения в архиве компании.
Образец заполнения рассматриваемых документов подразумевает создание таблицы, состоящей из нескольких граф. В них указывается порядковый и регистрационный номер соглашения и дата заключения контракта, ФИО принятого работника и название структурного подразделения. В отдельных графах указывается должность нового сотрудника и тип заключенного с ним соглашения. Пример заполненного документа выглядит следующим образом:
Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может менятьсяВажно обратить внимание на то, что должностное лицо, заполняющее журнал, имеет законное право ввести дополнительные столбцы, где будет указана информация о дополнительных соглашениях к основному договору. Полностью заполненная графа, должна быть заверена подписью труженика с целью подтверждения достоверности информации.
Как показывает практика, на сегодняшний день более целесообразно использовать специальные компьютерные приложения для ведения регистрационных журналов. Этот шаг позволяет значительно упростить процесс внутреннего документооборота и систематизации информации. Нужно отметить, что наличие ошибок, неточностей и исправлений не является причиной для наложения штрафных санкций на должностное лицо, занимающееся ведением документов. В этом случае, все ошибки должны быть устранены согласно правилам делопроизводства.
Вконтакте
Одноклассники
Google+
Вести учет столь важных документов, как трудовые договоры, стоит всегда. Он относится к внутренним операциям предприятия, но при проверке трудовая инспекция может предъявить претензии к пренебрежению им. Вся входящая и исходящая из организации документация должна регистрироваться в специальных книгах. Исключением не являются и трудовые договоры.
В архиве журнал заменяет огромное число договоров, перемешанных с дополнительными соглашениями к ним и иной документацией. При обращении работника в суд, позиция работодателя сразу становится уязвимой, если у него нет книги регистрации контрактов. Защита без него будет сложнее, а вероятность решения не в пользу работодателя выше.
Обилие кадровых документов требует одновременного ведения большого количества регистрационных книг. Трудовые контракты – основа отношений между работодателем и персоналом. Во избежание путаницы желателен их учет.
Вопрос о необходимости ведения журнала актуален. Он часто встает перед руководителями и кадровыми специалистами, поскольку никакой ответственности за его отсутствие не предусмотрено.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен для ведения учета этих документов. Помимо сведений о самих договорах и соглашения в нем отражаются факты их поступления и отправки. Он способствует соблюдению порядка в документационном обеспечении, снижает риск утраты копий документов.
Журнал играет особую роль в судебных разбирательствах. Его можно использоваться работникам и работодателям в качестве доказательства. В случае необходимости суд сам его истребует. В трудовых спорах отсутствие такого журнала ведет к утрате убедительности позиции работодателя.
Документ заменяет обилие трудовых контрактов и соглашений к ним, которые хранятся в архиве в разрозненном порядке. В крупных организациях он служит основой для подготовки статистической отчетности.
Зачастую работодателям необходимы от кандидата на должность официально подтвержденные сведения с прежнего места работы. Они отражаются в справке, выписываемой на основе журнала регистрации.
Вопрос об обязательности журнала регистрации трудовых контрактов для многих кадровиков остается открытым. Хотя ответственности за его отсутствие не предусмотрено, порядок в документировании деятельности предприятия нужен.
Если посмотреть на опыт кадрового делопроизводства крупных и успешных компаний, то журнал лучше вести. Неспроста залог их успешности заключается в организованности и единой структуре. Поэтому позиция профессионалов по праву заслуживает авторитета.
Унифицированной формы журнала, как, к примеру, по учету трудовых книжек, не установлено. Следовательно, он может вестись в удобном для предприятия виде.
Несмотря на то, что закон не обязывает ведение журнала трудовых контрактов, правила документооборота требуют осуществления регистрации всей справочной документации. На его наличие указывает и Перечень типовых управленческих документов.
Бланк журнала регистрации трудовых договоровРегистрации трудовых договоров относится к компетенции кадровых специалистов. На крупных предприятиях его осуществляют отделы кадров, на малых – отдельный работник.
Регистрация контрактов означает присвоение каждому из них порядкового номера и внесения его данных в специальную регистрационную книгу. После осуществления этих действий трудовой договор получает юридическую значимость, т.е. регистрация приказа о заключении соглашения означает вступление его в силу.
Образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Контролирующие органы в ходе проверки могут запросить журнал, поскольку знают, что многие работодатели не оформляют трудовых отношений с персоналом. Соответствие количества работников с числом соглашений снижает риск получения штрафа по условиям предоставления рабочих мест.
Трудовой контракт – это соглашение работника и работодателя по предоставлению работы одной стороной и ее выполнению за заработную плату другой. Договор является гарантом обеспечения условий труда по установленным законодательством нормам. Он составляется в двух экземплярах, один из которых выдается нанятому сотруднику под расписку.
Документ заверяется подписью представителя работодателя и печатью предприятия, а также подписью работника с отражением его персональных данных. Второй экземпляр трудового контракта подшивается в личное дело. Это обязательное требование, соблюдение которого необходимо вне зависимости от характера работы: основная или по совместительству.
При ведении в фирме учета трудовых договоров сотрудник ставит подпись в журнале регистрации контрактов в знак получения документа на руки.
Поскольку единой формы для регистрации трудовых договоров законом не установлено, можно вести обычную тетрадь. Желательно, чтобы обложка книги была твердой для удобства длительного хранения.
На титульном листе отражаются название компании, самого журнала и дата начала его ведения. Все листы следует пронумеровать. Установленные правила ведения книги регистрации необходимо указать в самом начале – на первом листе.
На втором листе содержится информация об ответственных за ведение журнала лицах. Информацию лучше отобразить в табличной форме, поскольку лица, ведущие регистрацию, могут со временем меняться.
Указанию подлежит:
Как правило, журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений представляет собой таблицу из 10 столбцов. Однако, в зависимости от потребностей организации из число может меняться.
Заполнению подлежат следующие графы:
В нумерации граф имеются некоторые нюансы. Так, третью из них лучше разделить на два столбца: первый – для контрактов, второй – для дополнительных соглашений. Такое разбиение облегчает поиск необходимого номера.
При регистрации соглашения указывается лишь его номер и главная информация в графе 10. Впоследствии в третьей или одиннадцатой графе номер проставляется один и тот же. Такое оформление удобно для поиска при наличии большого числа дополнительных соглашений к одному контракту.
Часто журнал дополняется графой для подписей сотрудников. Так фиксируется факт получения ими своих экземпляров договоров.
Ежегодно можно заводить новый регистрационный журнал. Когда трудовых контрактов и соглашений к ним небольшое количество нумерацию можно продолжать несколько лет пока книга не закончится. Перед сдачей в архив журнал регистрации подлежит прошивке и опломбированию. Срок его хранения – 75 лет.
При ведении учета трудовых контрактов важно следовать некоторым правилам:
Допускается ведение регистрационной книги не только в любой форме, но и в любом виде: бумажном/электронном. При использовании обоих вариантов в случае выявления расхождений приоритет отдается бумажному носителю.
Хотя мы и живем в условиях невероятного развития компьютерных технологий, бумажные журналы все еще обладают преимуществами над электронными аналогами. Главное из них – удобство в хранении.
Журнал регистрации трудовых контрактов должен содержать подписи регистратора, руководителя и сотрудников. В этом бумажный вид документа также является более удобным. Предпочтение ему отдают и многие малые предприятия.
Бумажная книга должна быть прошита и пронумерована. Для персонала, работающего на срочных условиях, выделяется отдельная колонка.
Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоровЖелающим шагать в ногу со временем больше подойдет электронный способ ведения регистрационной книги. К тому же он более удобен при большом числе контрактов или дополнительных соглашений по ним. В случае необходимости электронный журнал распечатывается. Для ведения электронной версии регистрационного журнала предпочтительнее программа MS Excel.
Среди ее преимуществ:
Самый лучший вариант – ведение обеих версий. Его придерживается большинство кадровых работников.
Изменять записи в журнале регистрации трудовых договоров не разрешается. При необходимости внесения изменений журнал следует закончить и завести новый. На последнем листе закрытой книги необходимо сделать отметку о причине окончания – внесении неверных данных. Правильные сведения вносятся в новый документ.
Наиболее распространенная ошибка при регистрации трудовых договоров в журнале – проставление в первой графе вместо порядкового номера номер приказа о принятии работника на предприятие.
Внимание!
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Целью Закона 1970 года о контрактном труде (регулирование и отмена) является регулирование найма подрядного труда на определенных предприятиях и обеспечение его отмены при определенных обстоятельствах и по вопросам, связанным с этим.
Настоящий Закон применяется к каждому предприятию, на котором двадцать или более рабочих были наняты или были наняты в любой день предшествующих 12 месяцев в качестве подрядных работ, и к каждому подрядчику, который нанял или нанял двадцать или более рабочих в любой день предшествующих 12 месяцев.Закон не применяется к заведениям, в которых работа носит только прерывистый или случайный характер (раздел-1 (iv))
Комиссар по вопросам труда, Харьяна назначается сотрудником по регистрации и лицензированию с целью выдачи свидетельства о регистрации / лицензии. Сотрудники отдела труда и инспекторы труда были уведомлены как «инспекторы» в соответствии с законом в пределах их соответствующей юрисдикции в штате. .Секретарь, Департамент труда и занятости был назначен «АПЕЛЛЯЦИОННЫМ ДОЛЖНОСТНИМ» (Разделы 6, 11 и 15)
Основной работодатель (владелец, арендатор, конечный контролер или управляющий) должен подать заявление в ФОРМЕ-I (CL) в трех экземплярах для регистрации предприятия Регистрационному сотруднику, (Контрактный труд) Отделение IR-II, Департамент труда, 30 отсеков Здание, Сектор-17, Чандигарх, в течение 15 дней после открытия предприятия.(Участок-6)
К заявлению должна быть приложена казначейская квитанция об уплате установленной пошлины за регистрацию предприятия. (Раздел 7)
Структура вознаграждения за количество рабочих, предлагаемых для работы в течение одного дня по контракту основным работодателем, следующая: —
20 или меньше | рупий.20 |
Больше 20, но меньше 50 | 50 рупий |
Больше 50, но меньше 100 | рупий 100 |
Больше 100, но меньше 200 | рупий 200 |
Превышает 200, но меньше 400 | 400 | рупий
Превышает 400, но меньше 500 | рупий.500 |
Плата должна быть депонирована в Главе Казначейства №-0230- Труд и занятость-106- Плата за регистрацию и продление в соответствии с Законом о труде по контракту (Правила и отмена) 1970 года.
Регистрирующий служащий, если он удовлетворен, должен зарегистрировать предприятие и выдать свидетельство о регистрации в форме-2 (CL), содержащее название и адрес предприятия, максимальное количество рабочих, нанятых в качестве подрядных работников, тип бизнеса или торговлю и т. Д.(Участок-8)
Каждый подрядчик должен подать заявку в трех экземплярах в форме Формы-4 (CL) для загрузки сотруднику по лицензированию (Раздел-12)
Каждая заявка на лицензию должна сопровождаться сертификатом Основного работодателя в загруженной форме Формы-5 (CL) о том, что заявитель был нанят им в качестве подрядчика в отношении своего предприятия и что он обязуется соблюдать всеми положениями Закона и правилами, установленными в соответствии с ним.(Участок-12)
К заявке также должна быть приложена казначейская квитанция об уплате установленного сбора, а также сумма обеспечения в размере 30 рупий на одного работника для предоставления лицензии подрядчику. (Раздел 12)
Структура оплаты за количество рабочих, которых подрядчик предлагает нанять в течение одного дня по контракту, следующая: —
Старший № | №рабочих | Лицензионный сбор | Сумма обеспечения |
---|---|---|---|
1. | — 20 или меньше | 20 рупий | Сумма обеспечения рассчитывается из расчета 30 рупий за каждого рабочего, нанятого по контракту. Если подрядчик является кооперативным обществом, сумма депонирования в качестве обеспечения должна составлять @ 5 рупий за каждого рабочего. |
2. | Больше 20, но меньше 50 / — | 50 рупий | |
3. | Больше 50, но меньше 100 | рупий 100 | |
4. | Больше 100, но меньше 200 | рупий 200 | |
5. | Больше 200, но меньше 400 | 400 | рупий|
6. | Больше 400, но меньше 500 | рупий 500 |
Лицензионный сбор и пошлина за продление должны быть депонированы в казначействе в соответствии с разделом «0230-Труд и занятость-106- Плата за регистрацию и продление в соответствии с Законом о найме на работу (регулирование и отмена)»-1970.(Участок-13)
Сумма обеспечения должна быть депонирована в казначействе в соответствии с разделом № 8443-Гражданские депозиты-104- Депозиты в соответствии с различными центральными и государственными актами — депозит в соответствии с Законом о найме труда (регулирование и отмена) 1970 года. (Правило-24)
Каждая выданная или продленная лицензия остается в силе до 31 декабря того года, на который лицензия выдана или продлена. (Правило-27)
Подрядчик / Заявитель не должен быть несовершеннолетним, в здравом уме или с неплатежеспособной моральной низостью.(Правило-22)
Сотрудник по лицензированию, если он удовлетворен правомочностью заявителя, выдает лицензию по Форме-6, в противном случае он должен после предоставления заявителю разумной возможности быть услышанным, отдать приказ об отклонении заявки и сообщить об этом заявителю. Раздел 13, Правило 23)
Лицензия не подлежит передаче (Правило 25)
Количество рабочих не должно превышать максимальное количество, указанное в лицензии.(Правило-25)
Оплаченный сбор не возвращается. (Правило-25)
Ставки заработной платы, выплачиваемой подрядчиком рабочим, не должны быть ниже ставок минимальной заработной платы, заявленной Правительством. время от времени. В случае, если рабочие, нанятые подрядчиком, выполняют тот же или аналогичный вид работы, что и рабочие, непосредственно нанятые Основным работодателем предприятия, заработная плата, праздничные дни, часы работы и другие условия службы должны быть такими же, как и рабочие рабочие, нанятые непосредственно Основным работодателем.(Правило-25)
В этом отношении, если возникнет конфликт, решение Уполномоченного по вопросам труда, Харьяна, будет окончательным. (Правило-25)
Каждый подрядчик должен подать заявку сотруднику по лицензированию на продление лицензии в форме Формы-7 (CL), загруженной в трех экземплярах, вместе с установленной оплатой, указанной выше, за 30 дней до даты истечения срока ее действия. (Раздел 13, Правило 29)
ст.№ | Кол-во рабочих | Комиссия за продление |
---|---|---|
1. | — 20 или меньше | 5 рупий |
2. | Больше 20, но меньше 50 / — | рупий 12,5 |
3. | Больше 50, но меньше 100 | рупий.25 |
4. | Больше 100, но меньше 200 | 50 рупий |
5. | Больше 200, но меньше 400 | рупий 100 |
6. | Больше 400, но меньше 500 | рупий 125 |
Заявка на продление лицензии не получена в установленный срок. За продление лицензии также взимается штраф в размере двадцати пяти процентов от платы, обычно уплачиваемой за лицензию.(Правило-26)
Свидетельство о регистрации или выданная или продленная лицензия была утеряна, испорчена или случайно уничтожена, дубликат может быть выдан после уплаты пошлины в размере пяти рупий (Правило-30)
Заявитель может обратиться к Апелляционному офицеру после отказа в регистрации, продлении или выдаче лицензии в форме меморандума, подписанного заявителем или его уполномоченным агентом, с четко указанным основанием для апелляции и заверенной копией приказа в качестве органа и кассовый чек на десять рупий или почтовый перевод.(Сек.-15)
Копии приказа Регистратора, Лицензирующего Офицера или Апелляционного Офицера могут быть получены при уплате сбора в размере 2 рупий за каждый приказ (Правило-39)
Если есть какие-либо изменения или поправки в сведениях, указанных в свидетельстве о регистрации, основной работодатель предприятия должен сообщить Регистрационному сотруднику и подать заявление и установленную плату в течение 30 дней с даты, когда такое изменение произошло, подробные сведения о причинах и причинах такого изменения, а также с указанием характера и причин изменения.(Раздел-14 Правило-28)
Основной работодатель должен вести реестр контрактов по Форме 8 (CL) (Правило-73)
Основной работодатель должен разместить на доске объявлений резюме на английском и хинди, а также на местном языке, понятном большинству рабочих, с указанием ставок заработной платы, часов работы, периода заработной платы, даты выплаты заработной платы, имен и адресов инспектор своей юрисдикции на видном месте. (Правило 78)
Копию реферата необходимо отправить инспектору области.(Правило 80)
Основной заказчик несет ответственность за обеспечение бытовых и других удобств для подрядных работ, если подрядчик не может предоставить то же самое, и за возмещение понесенных расходов с подрядчика. (Разделы 20 и 21)
Основной работодатель должен отправить годовой отчет по форме 21 (CL) в двух экземплярах, чтобы он был доставлен властям до 15 февраля после окончания года. (Правило 81 (2))
Обязательства подрядчика Отсутствие контракта с женщинами Подрядчик не должен использовать труд до 6 A.М. или после 7 вечера. (Правило 25)
Подрядчик должен предоставить подходящую столовую, состоящую из столовой, кухни, кладовой, кладовой и т. Д., Достаточно освещенных и вентилируемых туалетов, яслей, уборных, писсуаров, всей питьевой воды, помещения для умывания и аптечек для оказания первой помощи. договор труда. (Правило 40,41,42, разделы с 16 по 19)
Каждый подрядчик должен вести в отношении каждого зарегистрированного предприятия, где он нанимает контрактных работников, регистр по форме 9 (CL).(Правило 74)
Каждый подрядчик должен выдать каждому работнику трудовую карту по форме 10 (CL) и выдать служебное свидетельство о прекращении трудовых отношений по форме 11 (CL). (Правило 75 и 76)
Каждый подрядчик в отношении каждой работы должен вести реестр, такой как список сборов, реестр заработной платы, удержаний, сверхурочных, штрафов, авансов и ведомостей заработной платы. (Правило 77)
Каждый подрядчик обязан отправить полугодовой отчет по Форме 20 (CL) в двух экземплярах, чтобы он был доставлен сотруднику по лицензированию не позднее, чем через 30 дней после окончания полугодия i.Период до июня и декабря. (Правило 81 (1))
Копия лицензии должна быть вывешена на видном месте в помещении, где ведутся работы по контракту. (Правило 18)
Процедура | Полный список необходимых документов | Структура комиссионных | Обязательный график | |
---|---|---|---|---|
для свежей регистрации | ||||
Пользователь должен создать логин на веб-портале, используя рабочий адрес электронной почты и номер мобильного телефона. | Подробная информация о магазине / торговом учреждении согласно Форме F и B | Структура комиссий | 1 день (разделение утвержденного графика (один день и 15 дней) (i) В случае выдачи непроверенной регистрации, недействительной для KYC, инспектор должен проверить информацию, представленную в заявке, и определить, является ли она полной или нет.(ii) Однако, исходя из имеющейся информации, инспектор проверит по карте или местным сведениям, существует ли адрес, указанный заявителем, или является поддельным. (iii) Если заявка в порядке и содержит полную информацию, она будет одобрена. Если не будет одобрено в течение 24 часов , как указано выше, временная регистрация, недействительная для KYC, будет выдана системой автоматически, независимо от того, было ли проверено онлайн-приложение.(iv) Если есть какая-либо мошенническая запись, об этом необходимо сообщить помощнику комиссара по вопросам труда для получения разрешения отклонить заявку. (v) При рассмотрении отчета помощник Уполномоченного по вопросам труда должен разрешить или отклонить рекомендации инспектора, а также заявление, только на основании отсутствия адреса, указанного в заявлении. Заявитель может оспорить это. (vi) После этого, если предварительная регистрация была произведена системой автоматически, тогда, когда и когда это физически возможно, инспектор должен посетить объект, чтобы проверить физическое существование предприятия по указанному адресу в течение пяти рабочих дней. (vii) В случае обнаружения какого-либо недостатка онлайн инспектором заявителю должно быть предоставлено не более пяти рабочих дней. (viii) Если заявка в порядке, инспектор утвердит онлайн-выпуск подтвержденной постоянной регистрации в течение 24 часов. (ix) Однако, если в заявлении есть серьезное несоответствие, оно должно быть немедленно отправлено помощнику комиссара по вопросам труда, который примет решение об отказе в течение 48 часов. (x) По завершении пятнадцатого дня , если онлайн-заявка будет принята или отклонена, система автоматически сгенерирует окончательную регистрацию. (xi) В крайнем случае, когда онлайн-заявка вообще не была рассмотрена по разным причинам из-за отсутствия полномочий, помощник комиссара по вопросам труда должен будет немедленно рассмотреть заявку и принять решение на своем уровне с немедленным вступлением в силу.) | |
После использования своего логина пользователь должен заполнить базовую информацию (BIP).Это перформанс содержит всю основную информацию об учреждении и арендодателе, такую как адрес, количество рабочих и т. Д. | Отсканированная копия свидетельства об учреждении, то есть договора аренды / аренды; регистрационного акта; или любое другое доказательство владения магазином / коммерческим предприятием, например счет за электричество / телефонный счет / банковский счет, аффидевит и т. д. | |||
Заявление по форме №F & B — онлайн-заявка в форме F & B (формы, созданные системой) не отправляется. Он использует все данные, уже заполненные в BIP, везде, где это необходимо. | Фронтальная фотография магазина или торгового заведения, охватывающая окрестности указанного заведения. | |||
Отсканированная копия документов должна быть разборчивой, а размер документа не должен превышать 2 МБ на документ. | Отсканированная копия казначейского чаллана, если пошлина уже уплачена через казначейский чаллан. | |||
Следующим шагом будет оплата комиссии. Комиссионные оплачиваются в зависимости от характера бизнеса. Пользователь может произвести оплату через Online e-GRAS, используя дебетовую / кредитную карту. | ||||
Тем не менее, пользователь может также внести эту сумму остатка / отложенной комиссии по старинке Treasury Challan, но не забудьте сразу загрузить ее отсканированную копию в качестве доказательства оплаты комиссии.Система должна вести журналы всех ранее поданных BIP, Заявлений о регистрации магазина в хронологическом порядке. | ||||
Во время окончательной отправки OTP (одноразовый пароль) отправляется на зарегистрированный мобильный номер для проверки. После проверки заявка отправляется в систему для внутренней обработки. Убедитесь, что пользователь предоставляет действительный номер мобильного телефона | ||||
После отправки заявки пользователь может отслеживать ее, войдя в систему, используя ранее созданный идентификатор входа.Любой запрос / документ, связанный с соблюдением требований, может быть отправлен онлайн во время процесса. | ||||
После подачи полной онлайн-заявки вместе с приложением и уплатой установленных законом сборов, заявка автоматически отражается в учетной записи инспектора труда департамента для рассмотрения заявки и приложений. | ||||
Инспектор труда в процессе проверки записывает свои наблюдения, если таковые имеются, в заявке и сообщает заявителям через автоматически сгенерированное электронное письмо и SMS.Наблюдения также видны заявителю, когда он / она входит в систему, чтобы просмотреть статус заявки. Внутренняя обработка: Приложение может быть применено при входе в систему конечного пользователя; это же приложение можно просмотреть в учетной записи инспектора труда. Инспектор труда проверит заявку под номером (новое / в процессе / помечено / неопубликовано / наблюдение / ответ) и обработает заявку, проверив список документов заявителя под тщательной проверкой.Процесс для сотрудника отдела поясняется ниже: — Инспектор труда проверяет онлайн-приложение в своем логине и комментирует онлайн на портале департамента. Если это согласовано, инспектор труда утверждает и публикует заявление. В случае возражения в заявлении инспектор труда составляет наблюдение и публикует его. | ||||
Заявитель может ответить на эти наблюдения или подтвердить их соблюдение в самой панели входа в систему этой электронной услуги. | ||||
Инспектор по труду выдает свидетельство о регистрации или обновляет или изменяет его в зависимости от обстоятельств, если заявка заполнена во всех отношениях и заявитель может загрузить свидетельство из своего логина. | ||||
После утверждения заявки пользователь может загрузить регистрационный сертификат онлайн, войдя в систему. | ||||
Подробные инструкции можно скачать здесь (Рекомендации) | ||||
Для продления регистрации | ||||
Процедура остается такой же, как указано выше. | Подробная информация о магазине / торговом предприятии согласно Форме F & B | Структура комиссий | 1 день (разделение утвержденного графика (один день и 15 дней) (i) В случае выдачи непроверенной регистрации, недействительной для KYC, инспектор должен проверить информацию, представленную в заявке, и определить, является ли она полной или нет.(ii) Однако, исходя из имеющейся информации, инспектор проверит по карте или местным сведениям, существует ли адрес, указанный заявителем, или является поддельным. (iii) Если заявка в порядке и содержит полную информацию, она будет одобрена. Если не будет одобрено в течение 24 часов , как указано выше, временная регистрация, недействительная для KYC, будет выдана системой автоматически, независимо от того, было ли проверено онлайн-приложение.(iv) Если есть какая-либо мошенническая запись, об этом необходимо сообщить помощнику комиссара по вопросам труда для получения разрешения отклонить заявку. (v) При рассмотрении отчета помощник Уполномоченного по вопросам труда должен разрешить или отклонить рекомендации инспектора, а также заявление, только на основании отсутствия адреса, указанного в заявлении. Заявитель может оспорить это. (vi) После этого, если предварительная регистрация была произведена системой автоматически, тогда, когда и когда это физически возможно, инспектор должен посетить объект, чтобы проверить физическое существование предприятия по указанному адресу в течение пяти рабочих дней. (vii) В случае обнаружения какого-либо недостатка онлайн инспектором заявителю должно быть предоставлено не более пяти рабочих дней. (viii) Если заявка в порядке, инспектор утвердит онлайн-выпуск подтвержденной постоянной регистрации в течение 24 часов. (ix) Однако, если в заявлении есть серьезное несоответствие, оно должно быть немедленно отправлено помощнику комиссара по вопросам труда, который примет решение об отказе в течение 48 часов. (x) По завершении пятнадцатого дня , если онлайн-заявка будет принята или отклонена, система автоматически сгенерирует окончательную регистрацию. (xi) В крайнем случае, когда онлайн-заявка вообще не была рассмотрена по разным причинам из-за отсутствия полномочий, помощник комиссара по вопросам труда должен будет немедленно рассмотреть заявку и принять решение на своем уровне с немедленным вступлением в силу.) | |
Отсканированная копия свидетельства о создании i.е. Договор аренды / договор аренды; регистрационный акт; или любое другое доказательство владения магазином / коммерческим предприятием, например счет за электричество / телефонный счет / банковский счет, аффидевит и т. д. | ||||
Фронтальная фотография магазина или торгового заведения, охватывающая окрестности указанного заведения. | ||||
Отсканированная копия казначейского поручения, если пошлина уже уплачена через казначейский чаллан. | ||||
Для регистрации изменений | ||||
В случае, если кандидат требует внесения поправок, он должен заполнить форму G, форму, созданную системой, которая использует все данные, уже заполненные в BIP, где это необходимо, оплатить необходимые сборы и отправить форму. | ||||
Порядок действий такой же, как и выше |
Об авторе