Как начать официальное письмо пример: Как правильно написать деловое письмо (примеры)

Как начать официальное письмо пример: Как правильно написать деловое письмо (примеры)

Как написать деловое письмо | HURMA

С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей.

Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.

В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.

Что такое деловое письмо

Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат.

Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы.

Вот несколько примеров пар отправителей и получателей:

• бизнес – бизнес
• бизнес – клиент
• соискатель – компания
• бизнес – государственная организация
• работодатель – работник
• сотрудник – сотрудник

Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.

Главная цель делового письма – информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.

Особенности деловых писем:

• Подчеркнутая официальность
• Адресность – наличие отправителя и получателя
• Стандартная деловая речь
• Тематическая ограниченность
• Нейтральный тон изложения
• Точность, исключающая недопонимание фактов
• Лаконичность

Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге.

Различия между электронным и обычным письмом

В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.

В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме. Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.

Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему. К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей. Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже. Разобраться, как в современном мире писать деловые письма поможет книга “Новые правила деловой переписки” Сарычевой и Ильяхова.

Классификация деловых писем

Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.

Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:

1. Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
2. Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.

Основные типы деловых писем:

• Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
• Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
• Благодарность. Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
• Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
• Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
• Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
• Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
• Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
• Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.

Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.

Структура делового письма

Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.

Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.

Вводная часть

Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.

Основная часть

В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.

Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.

Заключение

В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.

Образец делового письма на русском

Как написать деловое письмо на английском

Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.

При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.

Каких формулировок стоит избегать:

• Сокращений
• Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
• Эмоционально окрашенных слов

Структура делового письма в английском языке

Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

Контактная информация

Имя Фамилия Ваш номер телефона Ваш адрес электронной почты Дата

Anna Robins +0000000 [email protected] January 11, 2005

Вежливое приветствие

Если вы не знаете имя собеседника	Dear Sir – для мужчины Dear Madam – для женщины
Если знаете имя	Dear Mr John – для мужчины Dear Ms Jane – для женщины
Если у адресата есть ученое звание используйте его	Dear Dr. Snow Dear Prof. Black

Завершение

Если вы не знаете имени адресата	Yours faithfully
Если знаете имя	Yours sincerely

Конструкции для разного типа писем

В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.

Письмо-жалоба

Я пишу, чтобы пожаловаться на…	I am writing to complain about…
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к…	I am writing to draw your attention to…
Я недавно купил … в вашей компании.	I recently purchased … from your company.
Я хотел бы получить полный возврат средств.	I suggest that I get a full refund.
Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги.	I would be grateful if you could give me a refund
Я с нетерпением жду ответа.	I look forward to receiving a prompt reply.

Письмо-запрос

Я пишу, чтобы узнать о…	I am writing to inquire about…
Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о…	Would you be kind enough to provide me with some information about…
Буду признателен, если вы поможете мне узнать…	I would appreciate if you could help me find out…
Не могли бы вы сказать мне, если…	Could you tell me whether…
Мне также было бы интересно…	I would also be interested in…

Сопроводительное письмо

Я пишу, чтобы подать заявку на должность…	I am writing to apply for the position of…
Я пишу в ответ на вашу вакансию …	I am writing in response to your advertisement…
Я особенно заинтересован в этой работе, потому что…	I am particularly interested in this job because…
Как вы можете видеть из моего резюме…	As you can see from my resume, …
В настоящее время я работаю в…	I am currently employed by…
Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что…	I am keen to pursue a career in…, because…
Мои сильные стороны…	My main strengths are…
Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.	Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.

Письмо-извинение

Пожалуйста, примите наши извинения за…	Please accept our apologies for…
Мы искренне извиняемся за…	We sincerely apologize for…
Ошибка, видимо, была связана с…	The mistake was apparently due to…
В настоящее время мы работаем над…	We are currently working on…
Чтобы этого не случилось снова …	To prevent this from happening again, …
Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению …	We understand how upset you must have been when…, but unfortunately…

Образец делового письма на английском

9 советов, которые помогут написать деловое письмо

Краткость

Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.

Внимательность к читателю

Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.

Официальный тон

Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Поэтому избегайте фраз типа “мы чувствуем”, вместо них используйте “мы полагаем” или “мы думаем”. Сердечный, дружелюбный подход – это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов.

Логика и однозначность

Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.

Своевременность и точность

Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.

Вложения

Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.

Не используйте сложные конструкции

Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.

Вывод: умение писать деловые письма необходимо каждому

Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении.

Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками. Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью. Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.

Фразы для деловой переписки на английском языке

Сегодня деловая переписка на английском языке уже не является чем-то экстраординарным. Но несмотря на это, многие все еще сталкиваются с рядом вопросов при написании писем. Данная статья поможет вам окончательно разобраться в этом вопросе и запомнить необходимые фразы.

Приветствие

Начинать переписку с партнером или коллегой нужно с приветствия. Выбор правильных фраз в этой части зависит от того, насколько формальны ваши отношения с адресатом.

Формальный язык

To Whom It May Concern — Для предъявления по месту требования (начинайте письмо с данной фразы в том случае, если вы не знаете имени или конкретного человека, которому пишете. Чаще всего используется, когда вы пишете первое письмо с запросом в общественную организацию).

Dear Sir/Madam — Уважаемый/ая сэр/ мадам (приветствие чаще всего используется, если вы знаете должность адресата, но не его имя).

Dear Mr./Ms./Mrs. Johns — Уважаемый/ая мистер/мисс/миссис Джонс (используется в случае, когда вы знаете имя человека, которому адресуете письмо (обращение Mrs. в данном случае считается более устаревшим)).

Dear Xu Kim — Уважаемый Ксю Ким (начинайте вступление с полного имени, если не знаете пол адресата).

Менее формальный язык

Dear colleagues/Gentlemen — Дорогие коллеги/господа (такое обращение используется при написании письма сразу нескольким людям).

Dear Frank/Kate — Дорогой/ая Фрэнк/Кейт (менее формальное общение. Используется чаще всего, когда вы уже неоднократно переписывались с партнером/коллегой).

Начало переписки

Начало бизнес переписки на английском зависит от того, является ли ваше письмо первым контактом с данным человеком или нет.

Если вы уже общались с адресатом, письмо можно начать, используя одну из следующих фраз:

I am writing regarding your inquiry about …/ our phone conversation … — Обращаюсь к Вам с письмом в связи с Вашим запросом … / с нашим телефонным звонком…
In reply to your request … — В ответ на Ваш запрос…
I received your address from (name) and would like to … — Я получил Ваши контакты от (Имя) и хотел бы…
Thank you for contacting us — Спасибо, что связались с нами
With reference to your letter of 15 May, I … — Ссылаясь на Ваше письмо от 15 мая,…
With reference to our telephone conversation yesterday … — Ссылаясь на наш вчерашний телефонный разговор
Thank you for your letter — Спасибо за Ваше письмо
Further to our meeting last week … — В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе
It was a pleasure meeting you in … last month. — Было очень приятно встретить Вас в… в прошлом месяце
After having seen your advertisement in … , I would like … — Я увидел Вашу рекламу в… и хотел бы
After having received your contact information from … , I … — Я получил Ваши контактные данные от… и хотел бы…

В случае, если вы пишите письмо впервые, начать переписку можно с помощью таких фраз, как:

I am (we are) writing to inform you that …/ confirm …/ enquire about …/ complain about … — Я пишу с тем, чтобы проинформировать/подтвердить…/ сделать запрос…/ пожаловаться на…
I am contacting you for the following reason… — Я пишу вам по следующей причине…
I recently heard about … and would like to … — Я недавно услышал о… и хотел бы…

Запрос/Просьба

За вступительной частью письма может следовать просьба, сделать которую вежливой поможет использование модальных глаголов.

Например:

We would appreciate it if you would … — Мы были бы благодарны, если бы Вы…
I would be grateful if you could … — Я бы был признателен если бы Вы смогли…
Could you please send me … — Не могли бы Вы прислать мне…
Could you possibly tell us/ let us have … — Не могли бы Вы сообщить нам / предоставить нам…
It would be helpful if you could send us …— Было бы очень полезно, если бы Вы смогли прислать нам…
In addition, I would like to receive … — В дополнение я бы хотел получить…
Would (will) you kindly/please… — Были бы Вы так добры/ Не могли бы Вы, пожалуйста…
We should be obliged if you could (would)… — Мы бы были Вам признательны, если бы Вы…
We should be glad if you would… — Мы были бы рады, если бы Вы смогли…
We trust you will… — Мы верим, что вы…
Please let me know… — Пожалуйста, дайте мне знать о…
We kindly ask you to send us… — Мы бы хотели попросить Вас выслать нам…
Please take notice that… — Пожалуйста, имейте в виду, что…
We request to pay… — Мы просим оплатить…
We ask you to wire us… —Мы просим Вас перевести нам…
Please indicate your post-code and telephone number — Пожалуйста, укажите ваш почтовый индекс и номер телефона
Please take all necessary measures for… — Пожалуйста, предпримите все необходимые меры…
Please do your best to bring this matter to a fast positive end. — Пожалуйста, приложите все Ваши усилия, чтобы обеспечить позитивное решение данного вопроса
Please send is urgently … in accordance with our contract. — Пожалуйста, вышлите нам срочно… в соответствии с нашими контактами…
I wonder if you would do me a favour… — Меня интересует, не могли бы Вы сделать мне одолжение…
It will be appreciated if you will please… — Я буду очень благодарен, если Вы…
I wonder if you could help me to… — Меня интересует, не могли бы Вы мне помочь…
We will appreciate your informing us of your decision concerning… — Мы были бы благодарны, если бы Вы смогли проинформировать нам о Вашем решении по поводу…
We ask you for some additional information… — Мы просим Вас выслать дополнительную информацию о…
We would very much appreciate hearing from you so that we may… — Мы были бы очень признательны узнать, что мы можем…
I would appreciate very much if you send me, according to clause 5 of the agreement… — Я был бы очень признателен, если бы Вы выслали мне в соответствии с 5 пунктом соглашения….
We would kindly request to provide us with… — Мы просим Вас предоставить нам…

Жалобы

Кроме просьбы, письмо может содержать жалобы. Несмотря на то, что вы собираетесь показать свое недовольство или отрицательное отношение к ситуации, в данной части письма также используйте вежливое обращение, стараясь избегать слов с лишним эмоциональным окрасом.

Так, можно написать:

I am writing to express my dissatisfaction with … — Я пишу, чтобы выразить свою неудовлетворенность по поводу…
I am writing to complain about … — Я пишу, чтобы пожаловаться….

Хорошие новости

Если вы желаете выразить признательность или радость по отношению к какому-либо событию, которое уже произошло или произойдет в ближайшее время, используйте следующие фразы:

I take pleasure of… — Я с удовольствием….
I am pleased to send you a copy of… — Я рад выслать вам копию…
I shall be happy to discuss with you… — Я был бы рад обсудить с Вами
We were very pleased to hear that you have decided to undertake… — Мы были очень рады услышать, что вы решили предпринять…
We are pleased to learn from your letter that you have decided to… — Мы рады узнать из Вашего письма, что Вы решили…
We are most pleased that you want to buy… — Мы очень довольны, что вы решили приобрести…
I was delighted to hear the news that… — Я был рад услышать новости о…
It would be truly wonderful to… — Это было бы по-настоящему прекрасно…
We are glad to say that we can reserve for you… — Мы рады сообщить Вам, что можем зарезервировать для Вас…
We appreciate your attitude. — Мы ценим Ваше отношение.
We are pleased to announce that … — Мы рады сообщить, что…
I am delighted to inform you that … — Я рад проинформировать Вас о…
You will be pleased to learn that … — Вам будет приятно узнать, что…

Плохие новости

Если ваше письмо содержит нежелательные для адресата новости, лучше указать их во втором или третьем абзаце. В этом случае также лучше не использовать слова с ненужным эмоциональным окрасом.

Начать данную часть можно со слов:

We regret to inform you that … — Мы вынуждены сообщить Вам, что…
I’m afraid it would not be possible to … — Я боюсь, что это будет невозможным…
Unfortunately, we are unable to … — Ксожалению, мы не можем…
After careful consideration we have decided … — После детального рассмотрения мы решили…
This sets up a chain involving several complications. — Это влечет за собой ряд сложностей.
I am most disturbed that you will not be able to… Я обеспокоен, что Вы не сможете…
We are not happy about the terms you suggested. — Нас не удовлетворяют предложенные Вами условия.
I am disappointed about this fact and hope that you can help me to clear out this very strange situation. — Я обеспокоен этой странной ситуацией и надеюсь, Вы поможете мне ее разъяснить.
This is, I am sure you will agree, not a good way to conduct business. — Я уверен Вы согласитесь, что данная модель ведения бизнеса неприемлема.
I am afraid that we must cancel the agreement as… Я боюсь, мы вынуждены аннулировать соглашение, так как…

Заключительная часть

Заканчивать деловую переписку на английском лучше всего, используя фразы с запросом к действию. Кроме того, старайтесь делать двойной отступ между заключительной частью и концовкой письма.

Примеры фраз:

Please find enclosed (for letters) — К письму прилагается (для писем)
Please find attached (for emails) — Пожалуйста, найдите во вложении. (для электронных писем)
If you require more information, please let us know. — Если Вам необходимо больше информации, пожалуйста, сообщите нам об этом.
Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь связаться с нами, если Вам нужна дальнейшая помощь.
I am looking forward to hearing from you soon. — С нетерпением жду Вашего ответа.
We are looking forward to meeting you on 21 January. — С нетерпением ждем встречи с Вами 21 января.
We would appreciate your reply at your earliest convenience. —Мы будем признательны за Вам ответ при первой возможности.
We take this opportunity of thanking you for your assistance. — Мы пользуемся данной возможностью, чтобы поблагодарить Вас за Вашу помощь.
Awaiting your further commands. — Ждем Ваших дальнейших указаний.
With many thanks for your interest in this matter, I remain…— С большой благодарностью к проявленному Вами интересу к данному делу, я остаюсь…
We look forward with interest to our continued cooperative efforts… — Жду с нетерпением наших дальнейших совместных дейтсвий….
I sincerely appreciate your patience and continued interest… — Я искренне признателен за проявленное Вами спокойствие и долгий интерес…

Завершение письма

Завершение письма должно соответствовать вступительной части и общей тональности текста.

Формальный язык

Your sincerely/ Sincerely yours/ Respectfully — Искренне Ваш (используйте данные фразы, если вo вступительной части указывали Dear Sir/Madam или To Whom It May Concern).

Sincerely — С уважением (данная фраза соответствует вступлению Dear с указанием имени адресата).

Менее формальный язык

Kind regards/ Warm regards/ Regards/ Best wishes — С наилучшими пожеланиями (менее формальные фразы, которые также уместны для деловой переписки).

Держа в голове данные фразы для ведения деловой переписки на английском языке, вы без труда сможете составить письмо иностранному коллеге на любую из интересующих вас тем. Узнать больше нюансов о бизнес переписке можно на курсах обучения в Wall Street English.

турецкий | Фразы — Бизнес

Mr. J. Rhodes
Rhodes & Rhodes Corp.
212 Silverback Drive
California Springs CA 92926

Bay J. Rhodes
Rhodes & Rhodes A.Ş.
212 Silverback Drive
Kaliforniya Springs CA 92926

Формат американского адреса:
фамилия адресата
название организации
номер улицы + название улицы
название города + страна (в аббревиатуре) + почтовый индекс.

Mr. Adam Smith
Smith’s Plastics
8 Crossfield Road
Selly Oak
Birmingham
West Midlands
B29 1WQ

Sayın Adam Smith
Smith’s Plastics
8 Crossfield Road
Selly Oak
Birmingham
West Midlands
B29 1WQ

Британский и ирландский формат оформления адреса: фамилия адресата
название предприятия
номер+название улицы
город
страна
почтовый индекс

The Managing Director
Fightstar Corporation
155 Mountain Rise
Antogonish NS B2G 5T8

İdari Müdür
Fightstar Corporation
155 Mountain Rise
Antogonish NS B2G 5T8

Канадский формат оформления адреса: фамилия адресата
название предприятия
номер+название улицы
город+область (аббревиатура)
почтовый индекс

Ms. Celia Jones
TZ Motors
47 Herbert Street
Floreat
Perth WA 6018

Bayan Celia Jones
TZ Motors
47 Herbert Street
Floreat
Perth WA 6018

Австралийский формат оформления адреса: фамилия адресата
название предприятия
номер+название улицы
область (край)
город+почтовый индекс

Miss L. Marshall
Aquatechnics Ltd.
745 King Street
West End
Wellington 0680

Bayan L. Marshall
Aquatechnics Ltd.
745 King Street
West End
Wellington 0680

Новозеландский формат оформления адреса: фамилия адресата
название предприятия
номер+название улицы
село/№улицы/почтовый ящик
город+почтовый индекс

Комарова Н.
Новосибирск
ул. Советская, 56 — 123
530000

Sayın Ahmet Koril, Kalapak A.Ş.
Kadife sokak no:17
34705, Bostancı, Kadıköy, İstanbul

Стандартный формат адреса для России: фамилия, имя адресата
город
улица, номер дома — квартира/почтовый ящик
почтовый индекс

Как написать деловое письмо на английском | GeekBrains

Расскажем о нюансах деловой переписки и типовых фразах, которые помогут сделать письмо вежливым и естественным.

https://gbcdn.mrgcdn.ru/uploads/post/1584/og_cover_image/4e70fb28078af2c268495216fe6ca712

Деловая переписка — основа коммуникации в любом бизнесе. Даже сегодня, когда общение ведется с помощью электронных писем, правила деловой переписки остаются неизменными.

При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.

Общий стиль делового письма

Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.

Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).

В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном — terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.

Сокращения также не допускаются — все словосочетания нужно использовать только полностью.

• Wouldn’t — would not
• I’m — I am
• I’d like to — I would like to

Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» — «surrender», вместо «put together» — «compose». Фразовые глаголы — это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.     

Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит — в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.

Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.

Обращение в деловом письме

Приветствие — первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.

Dear Sir or Madam

Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.

Но если есть возможность, мы рекомендуем все же узнать имя адресата. С помощью соцсетей и поисковиков это не так сложно. Персональное обращение повышает вероятность прочтения письма.

Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)

Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:

• Mr — обращение к мужчине;
• Mrs — к замужней женщине;
• Ms — к женщине без обозначения семейного положения;
• Miss — к незамужней женщине.

Специалисты EnglishDom не рекомендуют использовать обращение Miss. В деловых кругах оно считается полукорректным. Лучше выбрать нейтральный вариант Ms — так вы точно не ошибетесь.

Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.

В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.

Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:

Dear Dr. Black

Dear Prof. Black.

Dear John

Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.

Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки — это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.

Dear Valued Customer

Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.

Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.

Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное — оно работает лучше.

Пунктуация и орфография в обращении

В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.

В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:

Mr Black,

Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения — двоеточие.

Mr. Black:

Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.

Mr Black

Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.

Тело письма

Первое предложение
В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:

• I am writing to enquire about… (Я пишу Вам, чтобы выяснить о…)
• In reply to your request… (В ответ на Ваш запрос…)
• Further to our conversation… (В продолжение нашего разговора)
• I would be grateful if… (Я буду очень рад, если)
• I received your address from… and I would like to… (Мне дал Ваш адрес… и я бы хотел…)
• Thank you for your email from 14 May… (Спасибо за Ваше письмо от 14 мая)

Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.

Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.

Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.

Основная часть
Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.

Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо — один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.

Если главная мысль поместилась в один абзац — не пытайтесь расширить его без особой надобности.

В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.

Заключительная мысль
Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:

• Looking forward to your answer. (С нетерпением жду ответа)
• I look forward to your reply. (Жду Вашего ответа.)
• If you require more information, please contact me. (Если Вам нужно больше информации, напишите мне об этом.)
• Please respond at your earliest convenience. (Прошу ответить как можно быстрее.)
• Feel free to contact me by email. (Вы можете свободно связаться со мной по электронной почте.)
• Thank you for taking it into consideration. (Спасибо, что приняли это во внимание.)
• I would appreciate your immediate attention to this matter. (Буду признателен за Ваш скорый ответ).

Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.

В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.

• Enclosed you will find… (К письму прилагается…)
• Attached to the letter is… (В приложении к письму есть…)
• Please find attached… (Пожалуйста, найдите в приложении…)

Окончание письма
Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.

Yours faithfully (искренне Ваш) — эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».  

Yours sincerely (искренне Ваш) — используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.

В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:

Best wishes

Kind regards

Warmest regards

Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».

Осталось написать только свое полное имя — и письмо завершено.

Пример правильно составленного делового письма:

Dear Mr Black   Further to our conversation about 3D designer vacancy in Liberty LTD I am sending you my CV attached to this letter.   I have five years of experience as a Lead 3D designer, so I beleive that my skills will contribute to your company’s success.   Looking forward to your answer.   Yours sincerely, Jack White

Дорогой мистер Блэк,   В продолжение нашего разговора о вакансии 3D-дизайнера в компании «Либерти» я отправляю Вам свое резюме, прикрепленное к этому письму.   Я обладаю 5-летним опытом работы в качестве ведущего 3D-дизайнера, поэтому я считаю, что полученные навыки позволят мне сделать существенный вклад в развитие вашей компании.   Искренне Ваш, Джек Уайт.

Используйте эти правила и советы при ведении деловой переписки, и ваши письма будут эффективными по максимуму.

Бонусы для читателей

Ловите бесплатный доступ на три месяца изучения английского на онлайн-курсах EnglishDom до 30 мая 2018 года.

Будем рады видеть вас на индивидуальных занятиях курса «Английский для IT-специалистов». Пройдите бесплатный вводный урок и получите комплексную обратную связь по своему уровню знаний, затем выбирайте преподавателя и программу обучения себе по душе!

Успехов вам!

Деловое письмо на английском: образец, примеры с переводом

Доброго времени суток, друзья.

Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом. Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)

Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.

---

Cодержание:

1. Основные типы деловых писем
2. Общие принципы написания
3. Составные части письма
4. Стандартные выражения
5. Электронные письма

---

В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую вы представляете.
Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

Основные типы деловых писем

• Поздравление – Congratulation Letter
• Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
• О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.
• Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
• Отказ — Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
• Жалоба – Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
• Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
• Письмо-запрос – Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
• Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
• Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Рекомендую

 

Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов. Эта книга станет вашим помощником и надежным партнером на долгое время.

 

 

 

 

Для тех, кто хочет прокачаться в деловом и бизнес английском более основательно и с упором на самостоятельность, необходимо пройти хороший Деловой курс. Сделать это можно онлайн, например, на сайте Puzzle English. Интерактивный курс состоит из ряда видео уроков с носителем, перед прохождением каждого из которых вы знакомитесь с необходимыми словами и выражениями, во время просмотра — можете использовать субтитры, а после усвоения — закреплять новый материал с помощью домашнего задания. Для приобретения этого курса вам нужно перейти на страницу покупок и выбрать из списка предложений «Деловой курс».

 

Если вам необходим индивидуальный подход, то специально для таких целей небезызвестная онлайн школа EnglishDom разработала курс Бизнес Английский, где вы поэтапно пройдете 30 уроков один на один с квалифицированным преподавателем — по Скайп. А на выходе сможете уверенно вести не только переписку, но и деловые переговоры. Подробнее о программе курса — на странице с описанием. Там же вы можете оставить заявку на бесплатный пробный урок.

 

Общие принципы

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

1. Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
2. Текст разделяется на абзацы без красных строк.
3. Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
4. Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.

По стилю:

1. Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You’re и т.д.
2. Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
3. Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
4. Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

Составные части

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

• Заголовок (шапка):
  А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
  Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
  В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.
• Приветствие (обращение), или как начать письмо.
• Главная мысль (основной текст послания) – в центральной части письма.
• Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений).
• Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
• Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
• Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

 

Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

 

Lemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008

 

 

May24, 2015

 

Dear Sirs,

 

With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also like to know about discounts that you provide.

 

Yours faithfully,

 

(Signature)

John Stewart

 

Sales Manager

 

Перевод:

От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин
Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 мая, 2015

Уважаемые господа,

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике
не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.
Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,
Джон Стюарт
Менеджер по продажам

 

Теперь подробнее остановимся на элементах

Обращение или приветствие должно выглядеть так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam — если вам не известно имя получателя
Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресата
Dear Frank, — если человек вам знаком
Dear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

Kind regards, — С уважением…

Yours faithfully, — Искренне Ваш (если имя адресата вам не известно)

Yours sincerely, — Искренне Ваш (если имя вам известно)

Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

Стандартные выражения

Вот для примера некоторые типовые фразы:

It is very kind of you to — очень любезно с вашей стороны

We apologize for — Мы приносим свои извинения за

Please let me know — Пожалуйста, сообщите мне

According to – В соответствии с

In case – В случае

As you requested – По вашей просьбе

Until now – До сих пор

With reference to your… – Относительно вашего…

Unfortunately – К сожалению

We enclose – Мы прилагаем

We are sorry – Мы сожалеем

Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем

И в конце перед подписью:

With best regards — С наилучшими пожеланиями

With respect – С уважением

With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество

With best wishes — С наилучшими пожеланиями

 

Еще не устали от теории? Тогда немного практики!

На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):

Mr Robert Brown
General Manager
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
London
Great Britain WC37TР

 

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

 

 

24 September, 2015

 

Dear Mr Stewart

 

Thank you for sending us your resume.
We are sorry to inform you that your candidature does not suit us.
Kind regards,

 

RobertBrown

 

General Manager

 

Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):

Уважаемый Г-Н Стюарт

Спасибо за отправку нам резюме.
Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.

С уважением,

Роберт Браун

Генеральный Директор

Рекомендую:

Кто еще не знаком с EnglishDom, рекомендую записаться на пробное бесплатное занятие! Там вам подберут идеального для вас преподавателя — такого, который бы соответствовал вашим личным предпочтениям, целям в изучении языка и вашему стилю жизни.

Вы начнете понимать  деловой английский, говорить на нем и писать прекрасные деловые письма, которые сразят наповал всех ваших партнеров и коллег.

Вы же об этом мечтаете, правда?

А для моих гостей и читателей есть особое предложение — 2 урока в подарок при оплате 10 уроков. Для получения подарка, нужно ввести специальный промокод Partner2 при оплате.

 

Электронные письма

Любимые всеми  e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid, кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО. Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность). Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.

Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки  является показателем качества работы вашей компании.

Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!

Подписывайтесь на новые порции английского.
Всем пока! Берегите себя!

Деловое письмо | Образец — бланк — форма

Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно «встречают по одежке». Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк

Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

• название организации;
• физический адрес организации;
• телефон и факс;
• web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример:

Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример:

Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Милославскому П.Н.

Уважаемый Павел Николаевич!

Шрифт

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» — «Вставить автотекст» — «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.

Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Пример:

К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
2. счёт-фактуры.

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.

Деловое письмо на французском языке: образец

Деловое письмо на французском языке – важный навык для бизнесменов и не только. Если у вас есть французские деловые партнеры, то обратите внимание на особенности написания делового письма, с которыми мы вас познакомим.

Если вы собрались писать деловое письмо на французском языке, то обратите внимание на то, что во Франции в настоящее время все чаще используют «американ­скую» модель составления делового письма. Эта модель наиболее удобна, она облегчает понимание содержания письма и позволяет сэкономить время.

Правильный план письма

Так как французы предпочитают «американскую» модель делового письма, то у нее есть свои особенности, главной из которых является строгая упорядоченность пунктов письма.

Вот, что нужно соблюдать при оформлении делового письма на французском языке:

• L’objet de la lettre – Заголовок письма
• L’aide ou le lien – Справка или ссылка
• Le nom du destinataire, sa fonction, le nom de l’entreprise, l’index du destinataire – Имя получателя, его должность, название пред­приятия, почтовый адрес с индексом
• La date complète: jour, mois, année – Полная дата: день, месяц, год
• L’appel au destinataire – Обращение к получателю
• Le sujet de la lettre – Основная тема письма
• Le texte principal de la lettre – Основной текст письма
• Formule de politesse – Формула вежливости
• La signature du destinateur et sa fonction –  Подпись отправителя и его должность.
• Les copies des documents – Копии документов или важных бумаг
• Les applications ou le marquage – Приложения или пометки

Соблюдая эти пункты, вы напишете правильное письмо.

Какие фразы использовать в деловом письме

Любое деловое письмо, в том числе и на французском языке, предполагает багаж фраз-клише, которые желательно использовать в начале письма и в его конце. Эти фразы помогут вам сохранять деловой тон в течение всего текста письма. Не забывайте про вежливость, а также лаконичность и краткость. Ведь у деловых людей не так много времени, чтобы читать длинные послания.

Приветствие и обращение к адресату:

• Monsieur – Господин
• Madame – Госпожа
• Mademoiselle – Барышня (мадемуазель)
• Cher Monsieur … – Дорогой господин (имя)
• Chère Madame… – Дорогая госпожа (имя)
• Mesdames / Messieurs / Madame / Monsieur – Дамы / Господа / Госпожа / Господин (обращение к неизвестным лицам в администрацию или коммерческую организацию и т.д.)
• Maître… – обращение к адвокату, нотариусу (независимо от пола)
• Docteur… обращение к доктору (независимо от пола)
• Monsieur (Madame) le Député – Господин (Госпожа) депутат
• Monsieur (Madame) le Juge – Господин (Госпожа) судья
• Monsieur (Madame) le Maire – Господин (Госпожа) мэр
• Monsieur (Madame) le Conseiller général – Господин (Госпожа) советник
• Monsieur (Madame) le Préfet – Господин (Госпожа) префект
• Monsieur (Madame) le Ministre – Господин (Госпожа) министр
• Monsieur (Madame) le Président – Господин (Госпожа) президент

Если же у получателя  несколько должностей, выбирайте высшую из них.

Пишите деловое письмо как письменно, так и в электронном виде

Теперь обратите внимание на то, как завершить письмо:

• Je vous prie de croire à l’assurance de ma considération distinguée – Прошу вас принять уверения в моем наивысшем уважении.
• Veuillez agréer l’expression de ma parfaite considération. – Примите уверение в моем уважении.
• Dans l’attente de votre réponse favorable, je vous prie d’agréer l’expression de ma très haute considération. – В ожидании вашего ответа, примите выражение моего уважения.
• Je vous prie d’agréer l’expression de mon profond respect аvec toute ma gratitude
• Veuillez agréer l’expression de mes sentiments respectueux. – Прошу вас принять мои заверения в глубоком уважении со всей признательностью.
• Dans l’attente de votre accord, je vous prie d’agréer mes salutations distinguées. – В ожидании вашего согласия, пожалуйста, примите мои наилучшие пожелания.
• Je vous prie de recevoir mes salutations respectueuses. – Прошу вас принять мои наилучшие пожелания.
• Je vous prie d’agréer l’assurance de ma sincère considération. – Прошу принять уверения в моем искреннем уважении.
• Je vous prie d’agréer mes meilleures salutations. – Прошу принять мои наилучшие пожелания.
• Avec mes remerciements, je vous prie de trouver ici l’expression de mes sentiments distingués. – С благодарностью, прошу принять мои заверения в самом высоком уважении.

Если вы пишете электронное письмо или письмо в более дружеской форме, то в таких случаях закончить письмо можно используя следующие выражения:

• Cordialement (bien cordialement, cordialement vôtre) – Сердечно, сердечно ваш
• Sincèrement (bien sincèrement; sincèrement vôtre) – Искренне, искренне ваш
• Sincères salutations – Искренние пожелания
• Amitiés – С дружеским приветом
• Amicalement – Дружески
• Bien à toi – С уважением

Деловое письмо на французском языке: образец

Итак, друзья, с основными этапами и фразами делового письма мы познакомились, теперь перейдем непосредственно к написанию самого письма в деловом стиле.

Помните о том, что получатель деловой человек, а значит, ему некогда читать послания из трех-четырех листов. Будьте кратки.

Так как это деловое письмо, то можно сразу приступить к теме: у вас какая-нибудь просьба или приглашение и т.д. Помните о вежливости и не допускайте фамильярности.

Вот, какое письмо получилось у нас:

Monsieur Jean-Pierre Dubois Durecteur général Cabinet Dubois 17, rue d’Ulmes 17000 Paris

10 mai 2014

Monsieur Dubois,
Pardon d’avoir tardé à répondre à votre message mais j’étais en mission en Italie pendant la première quinzaine d’avril (atelier multimédia pour les collaborateurs français) et le travail s’est beaucoup accumulé pendant mon absence. Pour le moment il y a quelques problèmes dans notre entreprise. Nous n’avons pas assez d’ouvriers pour finir notre plan jusqu’au septembre. C’est pourquoi je vous prie d’envoyer vingt ou vingt-cinq ouvriers chez nous.  Les salaires, les conditions de travail et de la nourriture sont fournis pour eux.
Dans l’attente de votre accord, je vous prie d’agréer mes salutations distinguées.

Louis Leroy

А вот и перевод данного письма на русский язык:

Господин Дюбуа,
Прошу прощения за то, что я опоздал с ответом на ваше сообщение, но я был в Италии с поручением первые две недели (семинар мультимедиа для французских сотрудников) и много работы накопилось за время моего отсутствия. В настоящий момент появились некоторые проблемы на нашем предприятии. У нас нет достаточного количества  рабочих, чтобы завершить наш план до сентября. Поэтому я прошу вас прислать двадцать или двадцать пять рабочих к нам. Зарплата, условия труда и питания им обеспечены.
В ожидании вашего согласия прошу принять мои самые искренние пожелания.

Луи Леруа

Что ж, друзья, теперь вы имеете представление о том, как писать деловое письмо на французском языке и какие критерии соблюдать при этом. Мы желаем вам успехов!

Как начать профессиональное письмо: советы и примеры

Начало письма профессиональным приветствием может задать тон остальной части письма и обеспечить читателю чувство уважения. Это может помочь произвести общее хорошее впечатление на получателя, что может быть особенно важно в таких случаях, как деловые письма и сопроводительные письма. В этой статье мы обсудим, как начать профессиональное письмо, что вы должны и не должны включать, а также советы и примеры того, как дать вашим профессиональным письмам хороший старт.

Как начать профессиональное письмо

Правильное начало профессионального, делового или сопроводительного письма может показать, что у вас сильные письменные коммуникативные навыки, и поможет вам стать как можно более профессиональным. Начиная профессиональное письмо, используйте следующие шаги в качестве руководства:

1. Введите свою контактную информацию.
2. Включите дату.
3. Добавьте контактную информацию получателя.
4. Начните с наиболее подходящего приветствия.
5. Используйте наиболее профессиональную форму имени получателя.
6. Начните письмо приятным тоном.
7. Открыть с целью написания письма.

1. Начните со своей контактной информации

При написании профессионального письма вы должны указать свой полный адрес в верхнем левом или правом углу. В зависимости от типа письма, которое вы пишете, это может быть либо ваш личный адрес, либо адрес вашего места работы.Включите свое имя перед адресом и адрес электронной почты и / или номер телефона после адреса.

2. Укажите дату

После написания вашего почтового адреса и другой соответствующей контактной информации вы должны указать дату написания письма. Пропустите строку после своей контактной информации и вставьте здесь дату. Вы должны использовать полную дату, например месяц, день и год.

3. Добавьте контактную информацию получателя

Затем вы должны указать полное имя и должность получателя вместе с их полным адресом.Поместите эту информацию в левую часть письма и начинайте новую строку для каждой новой части контактной информации. Например, вы должны написать следующее:

Доктор Стивен Смит
ABC Company
123 Stone Drive
Сан-Диего, Калифорния 34567

4. Начните с наиболее подходящего приветствия

В большинстве, если не во всех случаях, вы должны начинать письмо с «Уважаемый» в качестве приветствия. В некоторых случаях вы можете начать свое письмо с «Приветствую», «Привет», или чего-то подобного.Если приветствие кажется неподходящим для ситуации, вы также можете начать письмо с простого заголовка и имени получателя.

5. Используйте наиболее профессиональную форму имени получателя

Обращаясь к получателю профессионального письма, вы, как правило, всегда хотите использовать наиболее формальную форму имени получателя. Это должно включать их титул, а также их фамилию. В некоторых случаях может потребоваться указать и имя, и фамилию получателя.Например, вы должны написать «Доктор Джули Джонс» или просто «Доктор Джонс».

6. Начните письмо приятным тоном

Независимо от того, почему вы пишете письмо, вы должны попытаться начать его с приятного заявления. Это поможет получателю начать читать ваше письмо на позитивной ноте и повысит вероятность того, что он открыт для того, что вы хотите сказать. Пример того, как начать с приятного тона, — это начать букву с чего-то вроде: « Я надеюсь, что это письмо тебя хорошо застанет». «

7. Откройте для написания письма

После приятного первого предложения вы должны понять, почему вы пишете, чтобы не тратить зря время получателя. Сообщите получателю, что цель письма — прямой и профессиональный язык. Например, вы можете сказать: «Я пишу, чтобы пригласить вас выступить на ежегодном съезде моей компании в мае этого года».

Связано: Как написать Сопроводительное письмо (с советами и примерами)

Что включать в начало профессионального письма

Ниже перечислены вещи, которые обычно всегда должны быть включены в начале письма профессионального уровня:

• Профессиональное приветствие: В деловых и сопроводительных письмах всегда должно быть профессиональное приветствие.Наиболее распространенное профессиональное приветствие — «Уважаемый» , и его можно эффективно использовать практически в любой ситуации.
• Официальный язык: В профессиональном письме всегда должен использоваться официальный язык, даже если вы знакомы с получателем. Например, вам не следует начинать письмо с «Привет!», или «Привет».
• Точная пунктуация: Вы всегда должны включать точку после приветствия (ставьте точку после «Mr., « » Госпожа, « » Доктор « и т. Д.) И завершите свое приветствие двоеточием (например, » Уважаемый доктор Смит: «).
• Имя получателя: Старайтесь всегда включать имя контактного лица в начале профессионального письма. Если вы не знаете имя человека, которому вы пишете, вам следует обратиться к получателю как можно точнее и конкретнее. Например, вы можете сказать «Уважаемый менеджер по найму» при написании сопроводительного письма.

Связано: Письмо о заинтересованности: определение, советы и примеры

Что не следует включать в начало профессионального письма

Хотя в начале профессионального письма следует включить несколько вещей, есть также несколько чего следует избегать при написании делового, сопроводительного или другого профессионального письма. К ним относятся следующие:

Неформальные приветствия

Есть несколько приветствий, которые не подходят при написании профессионального письма.Эти приветствия включают «Привет», «Привет», «Доброе утро / день», «Привет», или любую их итерацию.

Устаревшие заголовки

Хотя вы не всегда сможете указать имя получателя, вам следует избегать использования устаревших заголовков, если вы не уверены в контактном лице. Примеры названий, которых следует по возможности избегать, включают «Для кого это может касаться», и «Уважаемая госпожа или сэр».

Почетный знак, если пол получателя неизвестен

В некоторых ситуациях вы можете знать имя контактного лица, но не знать его пол.Например, такое имя, как «Райан» или «Дилан» , может быть мужским или женским. В этом случае просто не включайте почетный знак (например, «г-н» или «г-жа» ) перед именем, а только имя и фамилию получателя.

Советы о том, как начать письмо

Ниже приведены несколько советов, которые следует помнить при начале следующего профессионального письма:

• Используйте имя в приветствии, если вы знаете получателя на личном уровне на протяжении многих лет.Если вы не знаете этого человека какое-то время, используйте только его фамилию.
• Используйте наиболее формальный стиль обращения, если вы не уверены, какое приветствие будет наиболее подходящим.
• Всегда проверяйте правильность написания имени получателя перед отправкой письма.
• По возможности используйте контактное имя в начале профессионального письма.

Связанный: Как закончить письмо

Примеры приветствий для профессионального письма

Следующие приветствия являются приемлемыми способами начать профессиональное письмо:

• Уважаемый г-н./Мистер Миссис. Имя Фамилия (например, «Уважаемый мистер Джеймс Джонсон» )
• Уважаемый господин / госпожа / госпожа. Фамилия (например, «Уважаемый мистер Джонсон» )
• Уважаемый титул / должность Фамилия (например, «Уважаемый доктор Джонсон» )
• Уважаемое имя Фамилия (например, «Уважаемый Джеймс Джонсон» )
• Уважаемое имя (когда вы знаете человека на личном уровне)
• «Уважаемый менеджер по персоналу»
• «Уважаемый менеджер по найму»
• «Уважаемый [название компании] Рекрутер»

Как написать официальное письмо

Если вам нужно написать официальное письмо, важно правильно его отформатировать и учесть, кто будет получателем вашей корреспонденции.Также важно понимать, когда использовать этот тип письма, потому что это может повлиять на восприятие вас получателем и повлиять на ваши рабочие отношения с ним в будущем. Написание надлежащего официального письма гарантирует, что ваши слова будут профессиональными, понятными и хорошо воспринятыми получателем. В этой статье мы подробно расскажем, когда использовать формальный формат письма, различные типы официальных писем и как написать собственное.

Связано: 5 шагов для отличного делового письма (с советами)

Когда использовать официальный формат письма

Если вы планируете отправлять деловую корреспонденцию, лучше всего использовать формальный формат письма, чтобы направлять свое письмо.Это обеспечивает профессиональный тон и закладывает прочную основу для построения профессиональных отношений с получателем вашей корреспонденции.

Если вы подаете заявление о приеме на работу, вам следует составить официальное письмо, которое демонстрирует изощренность и использует соответствующий язык. Если вы обращаетесь к официальному лицу или другому профессиональному контактному лицу, вам также следует использовать этот тип формата.

Если вы все еще не уверены, уместно ли формальное письмо, подумайте о получателе и о том, как вы будете общаться с ним лично.Это может помочь вам определить, следует ли вам использовать официальный формат письма или что-то более повседневное.

Связанные: Формат и пример делового письма

Типы официальных писем

Существуют различные типы официальных писем в зависимости от их назначения. Деловое письмо бывает двух основных типов: блочный стиль и административный стиль управления. Помимо деловых писем, существует несколько типов официальных писем. Вот несколько примеров:

1. Коммерческое письмо: Коммерческое письмо — это официальное письмо, направленное на продвижение продукта или услуги компании.Обычно в нем подробно рассказывается, почему их следует покупать, и содержится призыв к действию.
2. Письмо о принятии: Этот тип официального письма используется при принятии почетного звания, отставки, работы или других формальностей.
3. Письмо-запрос: Письмо-запрос используется, когда вам нужна дополнительная информация о продукте. Аналогичное письмо будет ответом на письмо-запрос.
4. Письмо с извинениями: Письма с извинениями используются при принесении официальных извинений за ошибку.
5. Письмо с претензией: Если вы не удовлетворены продуктом или услугой, вы можете отправить письмо с претензией компании или производителю продукта или услуги. В нем будет подробно описано ваше недовольство и то, что вы хотите, чтобы компания или производитель возместили вам.
6. Сопроводительное письмо: Сопроводительное письмо часто отправляется менеджерам по найму потенциальными кандидатами со своим резюме. Он подробно описывает вашу квалификацию для конкретной работы и расширяет некоторые вещи, упомянутые в вашем резюме.

Как написать официальное письмо

Чтобы написать подходящее официальное письмо, вам нужно будет включить в него определенные элементы. Чем больше вы будете следовать правильному формату официального письма, тем эффективнее оно будет, тем лучше получатель поймет вас и тем лучше вы его получите. Выполните следующие действия при написании официального письма о блокировке или AMS:

1. Укажите свое имя и контактную информацию.
2. Включите дату.
3. Включите имя получателя и контактную информацию.
4. Введите тему письма для стиля AMS.
5. Напишите приветствие для блочного стиля.
6. Напишите тело письма.
7. Включите подписку.
8. Вычитайте письмо.

1. Напишите свое имя и контактную информацию

В верхнем левом углу письма укажите свое имя или название вашей компании. Введите свой адрес в строках ниже.

2. Включите дату

Затем убедитесь, что вы указали дату письма в верхнем левом углу.В блочном письме добавьте пробел или линию между датой и вашей контактной информацией. Если вы используете стиль AMS, опустите пробел и поместите его прямо под своим адресом. Дата письма должна совпадать с датой его написания. Дата очень важна, если ваш получатель должен своевременно ответить на ваше письмо.

3. Укажите имя получателя и контактную информацию.

После даты вы также должны указать имя получателя с его официальным титулом, например, Mr., Миссис, Мисс или Мисс. После этого укажите их должность, название компании и их адрес. Если у вас нет их контактной информации, обратитесь за помощью на веб-сайт их компании.

4. Напишите строку темы для стиля AMS

Если вы используете стиль AMS для официального письма, укажите строку темы. Это должно быть написано заглавными буквами и быть одной строкой (два жестких возврата на клавиатуре) после контактной информации получателя. Строка темы должна сообщать получателю, о чем письмо.Пропустите этот стиль для букв блочного стиля.

5. Напишите приветствие для блочного стиля

Если вы используете блочный формат для своего письма, вам следует поприветствовать человека, которому вы адресовали свое официальное письмо. Убедитесь, что вы не слишком разговорчивы и не слишком непринужденны. Подумайте о том, чтобы использовать в письме слова «сэр» или «мадам», если вы не знаете их имени. Если вы знаете их имя, попробуйте использовать «Доктор», «Мистер» или «Миссис» с указанием их полного имени. Используйте двоеточие после этого и добавьте два жестких возврата перед следующим шагом.Пропустите этот шаг, если вы используете стиль AMS.

6. Напишите тело письма

Затем напишите тело письма. Этот раздел обычно состоит из двух или трех абзацев. Представьтесь и укажите цель вашего письма в первом абзаце. Важно быстро заинтересовать их и прямо говорить на вашем языке. Второй абзац следует использовать для подчеркивания отправляемого сообщения. Используйте последний абзац, чтобы кратко изложить цель вашего письма и то, как вы хотите поступить.Это может быть призыв к действию, например «Я с нетерпением жду вашего ответа» или «Свяжитесь со мной при первой же возможности».

Убедитесь, что ваше официальное письмо является конкретным, формальным и по существу. Учитывайте язык, который вы используете, и избегайте сленга или жаргона.

7. Включите подпись

Если вы используете формат блочного стиля, включите закрытие типа «С уважением», «С уважением» или «С уважением». Оставьте место, а затем поставьте свою подпись и напечатанное имя.Затем укажите свою должность, номер телефона и адрес электронной почты.

Если вы используете формат письма AMS, воздержитесь от приветствия и вместо этого просто укажите свое имя, подпись и должность.

Если у вас есть другие документы, которые нужно приложить к вашему письму, добавьте под ним слово «Приложение», затем двоеточие и название материалов, например, резюме.

8. Вычитайте свое письмо

Наконец, важно вычитать свое письмо. Убедитесь, что в нем нет орфографических и грамматических ошибок и что он будет понятен получателю.Прочтите его несколько раз и поищите несоответствия и неправильное форматирование.

Связано: Как закончить письмо, чтобы произвести неизгладимое впечатление (с примерами)

Советы по написанию официального письма

Когда вы пишете официальное письмо, важно помнить о нескольких вещах, чтобы убедиться в качестве письма. Вот несколько советов, которые следует учитывать:

• Будьте ясны и кратки. В предисловии к вашему письму должна быть четко указана цель вашей переписки.Постарайтесь сделать его кратким и по существу.
• Корректура. Перед отправкой официального письма прочтите его на предмет орфографических и грамматических ошибок. Письмо без ошибок будет выглядеть более профессиональным.
• Используйте правильный тон. Имейте в виду, что официальное письмо требует более формального и профессионального тона, чем обычное письмо. Учитывайте свою аудиторию и язык, который вы используете. Избегайте сленга и проявляйте уважение.
• Используйте правильный формат. Когда вы пишете официальное письмо, не забудьте включить все необходимые элементы, включая адрес получателя, имя, вашу подпись и многое другое.

Связано: Написание сопроводительного письма: Советы и примеры

Пример AMS

Вот пример официального письма AMS:

Joan Camden
Design Institute
123 Blueberry Lane
San Francisco , Калифорния 55555

13 января 2020 г.

Ms.Кеннеди Джонс
555 Forest Drive
Сан-Франциско, Калифорния 55555

ВЫ ПРИГЛАШЕНЫ НА КОНФЕРЕНЦИЮ ИНСТИТУТА ДИЗАЙНА

Уважаемая мисс Джонс:

Я президент отделения дизайна в Сан-Франциско Институт. Мы проводим конференцию 5 декабря 2020 года в Художественном музее Мелана. Я пишу, чтобы пригласить вас не только посетить мероприятие, но и выступить с речью, если вы того пожелаете. Я считаю, что вы отлично подойдете для нашей группы спикеров, учитывая ваш опыт в художественном руководстве и фотографии.

Пожалуйста, ответьте при первой возможности, чтобы принять необходимые меры. Я с нетерпением жду разговора с Вами.

Joan Camden
Joan Camden [ваша подпись]
Президент Института дизайна

Пример блочного стиля

Вот пример формального письма блочного стиля:

Clark Felton
555 Ocean Drive
Santa Barbara , Калифорния 55555

13 января 2020 г.

Mrs.Сара Браун
Kensington Corporation
123 Benton Lane
Санта-Барбара, Калифорния 55555

Уважаемая миссис Браун:

Я пишу, чтобы выразить свой интерес к должности графического дизайнера в Kensington Corporation. Я был взволнован, увидев объявление о вакансии на странице вакансий в Kensington Corporation, и считаю, что отлично подхожу для этой роли. Я хотел бы услышать об этой роли более подробно.

Во время учебы в Зеленом университете я изучал графический дизайн и прошел несколько курсов, чтобы улучшить свои дизайнерские навыки и общую эстетику.После окончания учебы я работал графическим дизайнером, где смог использовать свои глубокие знания теории цвета, сочетаний шрифтов и программного обеспечения для дизайна для создания визуально привлекательных логотипов, брошюр, флаеров и многого другого. Я считаю, что мой опыт в сочетании с моими способностями к анимации принесет большую пользу вашей компании.

Я приложил свое резюме, в котором подробно описаны мой предыдущий опыт и достижения в области дизайна. Я уверен, что мои навыки и страсть к этой отрасли отлично подойдут для Kensington Corporation.Я бы хотел предоставить нам возможность обсудить эту роль дальше. Я с нетерпением жду вашего ответа и узнаю больше об этой захватывающей возможности.

С уважением,
Кларк Фелтон [ваша подпись для бумажного письма)
Кларк Фелтон
555-555-5555
[email protected]

Приложение: резюме

Как написать официальное письмо Письмо — Формат официального письма

Соблюдайте правила написания официальных писем

В английском языке существует ряд соглашений, которые следует использовать при форматировании формального или деловое письмо.Более того, вы стараетесь писать как можно проще и понятнее, а не делать письмо длиннее, чем необходимо. Помните, что нельзя использовать неформальный язык, например, сокращения.

1) Укажите свое имя и контактную информацию

Обратный адрес должен быть написан вверху правый угол письма. Обычно это ваш адрес, но может быть и любой другой адрес, на который ответ должен быть отправлен.

2) Включите имя и адрес получателя

Добавьте адрес человека, которому вы пишете.Адрес получателя должен быть написано слева, часто начиная с вашего адреса. Если вы собираетесь распечатать и отправить письмо используя конверт с окошком, убедитесь, что вы выровняли этот адрес с прозрачным пластиковым окном.

3) Включите дату

Разные люди ставят дату на разные стороны страницы. Вы можете написать это на справа или слева в строке после адреса, на который вы пишете. Напишите месяц словом.

4) Используйте правильное приветствие

Совет для начала официального письма — поприветствовать человека, которому вы пишете, в Правильный способ.Это называется Приветствие . Если вы знаете имя человека, вы напишите, чтобы затем использовать здесь «Сэр» или «Мадам», в противном случае укажите их полное имя, включая их титул. Помните, старайтесь не быть слишком неформальным или случайным.

Примеры:

a) Если вы не знаете имя человека, которому пишете, используйте следующая форма (всегда желательно попытаться узнать имя):

Уважаемая госпожа,
Уважаемый господин,
Уважаемый господин или госпожа,

b) Если вам известно имя , используйте заголовок (Mr, Mrs, Miss or Ms, Dr, и т.п.) и только фамилия . Если вы пишете женщине и не знаете, использует ли она Mrs или Miss , вы можете использовать Ms , что для обоих замужние и незамужние женщины.

Уважаемый мистер Дженкинс,
Уважаемая мисс Хамерс,
Уважаемая миссис Хатчинс,
Уважаемая мисс Дэвис,
Уважаемый доктор Грин,
и т. Д.

5) Создайте тело официального письма

Напишите основную часть письма официальным языком. Будьте прямолинейны и постарайтесь быть краткими по возможности, всего от трех до четырех абзацев.

Первый абзац должен быть кратким и предназначен для ознакомления с вами и определения цели письмо — сделать запрос, пожаловаться, запросить и т. д.

Абзац или абзацы в середине письма должны содержать соответствующую информацию, стоящую за написание письма. Большинство букв на английском языке не очень длинные, поэтому храните информацию в главное и сконцентрируйтесь на его четкой и логичной организации, а не на расширении. много.

В последнем абзаце официального письма должно быть указано, какое действие вы ожидаете от получателя. возврат, отправка вам информации и т. д.

Если вам нужна дополнительная помощь в написании официальных или неофициальных писем, не стесняйтесь спрашивать нас в разделе «Редактирование». & Пишу Темы форума. Наши учителя помогут ответить на любые ваши вопросы. Задайте нам вопрос

Официальное письмо | Как написать официальное письмо? Шаблон, образцы, примеры

Официальный формат письма на английском языке: Официальное письмо — это письмо, написанное на упорядоченном и общепринятом языке в соответствии с определенным установленным форматом.Эти письма написаны только для официальных целей, например, для написания письма менеджеру, менеджеру по персоналу, сотруднику, директору колледжа или школы, учителю и т. Д. Но мы не используем официальные письма для для личного использования, например для написания их нашей семье, родственникам или друзьям.

Формальный формат письма требует определенных правил и соглашений. Кроме того, язык букв должен быть очень профессиональным. Формат здесь поможет формально передать содержание письма.Примером официального письма является написание заявления об увольнении руководителю компании, в котором в том же письме указывается причина увольнения.

Обычно эти официальные письма в частных компаниях пишут на английском языке. Но в Индии многие компании, особенно государственные, принимают официальные письма, написанные на языке хинди. Фактически, формальные форматы писем также преподаются ученикам в школах, чтобы они могли писать письма для любой конкретной ситуации своим учителям и директорам.Читайте дальше, чтобы узнать больше об образцах формального письма и образцах формального письма, например, официального письма.

Получите другие типы письма, такие как формальные, неформальные и различные типы писем.

Как написать официальное письмо?

Чтобы написать официальное письмо, следуйте приведенным ниже советам:

• Обращайтесь к заинтересованному лицу или поприветствуйте его должным образом, например, «Уважаемый господин / госпожа
».
• Всегда указывайте тему письма
• Будьте лаконичны в своем письме.Напишите причину написания письма в самом первом абзаце. Не растягивайте букву слишком сильно.
• Тон письма должен быть очень вежливым, а не резким
• Напишите в правильном формате и позаботьтесь о предъявлении письма
• Правильно укажите адрес и дату.
• Правильно укажите имя и наименование получателя
• Закрытие письма должно быть с благодарностью. Используйте «Спасибо» при рассмотрении письма, а затем, наконец, укажите «Искренне или Искренне Ваш» вместе со своим именем и подписью.

Темы для написания официальных писем

Может быть много причин для написания буквального значения. Их:

Официальный формат письма

Общий формат формальной структуры письма приведен ниже:

Официальный формат письма в CBSE

В CBSE (Центральный совет среднего образования) доска предписывает формат для написания письма. Тот же формат официального письма должен соблюдаться всеми студентами, которые получают образование в рамках этого совета.

Официальное заявление об отставке

Заявление об увольнении — это официальное письмо, которое сотрудник пишет своему руководителю, если он хочет уволиться с работы по какой-либо конкретной причине. Вот формат заявления об увольнении

Образец официального письма

Здесь приводится образец официального письма, которое направляется редактору газеты с упоминанием проблемы, с которой они сталкиваются, и которое должно быть освещено в газете, чтобы привлечь внимание соответствующих органов.

Официальное письмо-приглашение

Пригласительное письмо написано, чтобы пригласить кого-либо по определенному случаю. Некоторые примеры форматных писем — это приглашение от младшего к выпускному в колледже на прощание, от компании на ежегодный рабочий день офиса, приглашение на встречу или конференцию и т. Д. Вот формат для написания официального пригласительного письма.

Разница между формальным и неофициальным форматом письма

Официальное письмо	Неофициальное письмо
Написано формально или профессионально	Может быть и случайным
Это официальное сообщение физического или юридического лица	Неофициально
Следует соблюдать формат письма	Нет определенного формата
Они написаны по служебным причинам	Они написаны по личным причинам

Часто задаваемые вопросы в официальном письме

Вопрос 1.
Что такое официальное письмо?

Ответ:
Официальное письмо — это письмо, написанное на упорядоченном и общепринятом языке в соответствии с определенным установленным форматом. Эти письма написаны только для официальных целей, например, для написания письма менеджеру, менеджеру по персоналу, сотруднику, директору колледжа или школы, учителю и т. Д.

Вопрос 2.
Что такое заявление об увольнении?

Ответ:
Заявление об увольнении — это официальное письмо, которое сотрудник пишет своему руководителю, если он хочет уволиться с работы по какой-либо конкретной причине.

Вопрос 3.
Какие бывают типы официальных писем?

Ответ:

• Деловые письма
• Официальные письма
• Письма о назначении
• Письмо об опыте
• Письмо-предложение
• Социальное письмо
• Циркулярное письмо
• Оставить письмо
• Заявление об увольнении
• Пригласительное письмо
• Письмо-жалоба

Как написать (и отформатировать) официальное письмо

Написано Scribendi

---

Советы по написанию официального письма

В современном обществе, основанном на электронной почте, необходимость писать официальное письмо возникает редко.Тем не менее, иногда все же необходимо представить официальное письмо для получения информации, подачи заявки на академическую программу или работу, написать письмо с жалобой или просто выразить свое мнение эффективным и последовательным образом.

1. Будьте кратки

Укажите цель вашего официального письма в первом абзаце и не отклоняйтесь от темы. Старайтесь избегать цветистых словечек и длинных слов. Письмо должно быть кратким и по существу. Этот отрывок из книги Странка и Уайта Элементы стиля (4 ^{-е издание} ) дает идеальное практическое правило:

Энергичное письмо лаконично.Предложение не должно содержать ненужных слов, абзац — ненужных предложений по той же причине, по которой в чертеже не должно быть ненужных линий, а в машине — ненужных частей. Это требует не того, чтобы писатель делал все предложения короткими или избегал всех деталей и рассматривал темы только в общих чертах, но чтобы каждое слово говорило.

Короче говоря, это означает, что каждое написанное вами слово должно служить определенной цели. Подумайте, какие слова необходимы, а какие нет.

2.Используйте подходящий тон

Деловое или официальное письмо должно быть написано немного более формальным тоном, чем ваш повседневный язык. Избегайте следующего: сленга и жаргона; сокращения, такие как Я , не могу , это ; и расплывчатые слова, такие как хорошо и хорошо . Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на наш пример официального письма, чтобы увидеть, какой тон подходит.

3. Корректура

Корректура так важна.Написав официальное письмо, внимательно проверьте грамматику и орфографию. Воспользуйтесь средством проверки орфографии на своем компьютере, а затем перечитайте письмо самостоятельно, поскольку средство проверки орфографии не улавливает каждую ошибку . При необходимости используйте словарь. Проверьте грамматику и пунктуацию на правильность, а также убедитесь, что предложения полны.

Было бы неплохо попросить кого-нибудь еще вычитать ваше официальное письмо, даже после того, как вы, , сделали это, поскольку легко упустить ошибки в том, что вы читали много раз.Если это официальное письмо достаточно важно для вас, чтобы написать его, не торопитесь с его заполнением. Ошибки уменьшат влияние утверждения или впечатления, которое вы пытаетесь произвести.

4. Используйте правильный формат и представление

Помните, что первые впечатления остаются на потом. Для официального письма используйте высококачественную бумагу и подходящий конверт. Убедитесь, что к получателю правильно обращаются и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно — не забудьте подписать письмо! Ознакомьтесь с нашей электронной книгой по написанию писем, в которой есть несколько примеров официальных писем.Вы также можете найти бесплатные шаблоны в Интернете.

Как отформатировать официальное письмо

Соблюдение стандартных правил составления хорошего официального письма и его привлекательное представление поможет гарантировать, что получатель серьезно отнесется к вашим мыслям и уделит им внимание и внимание, которых они заслуживают. Вот несколько советов по форматированию:

Заголовок

Заголовок состоит из вашего адреса (но не имени) и даты. Номера телефонов и адреса электронной почты здесь обычно не указываются, но они допустимы.При использовании блочного формата заголовок располагается в верхнем левом углу страницы.

123 Elm Ave.
Treesville, ON M1N 2P3
23 ноября 2008 г.

Внутренний адрес

Внутренний адрес состоит из имени и адреса человека, которому вы пишете. Вам следует попытаться адресовать официальное письмо конкретному человеку, но если вы не знаете его или ее имени, постарайтесь хотя бы указать его или ее титул. Этот адрес обычно помещается на четыре строки ниже заголовка, если используется текстовый редактор, или на одну строку под заголовком, если письмо написано от руки.

Г-н М. Лиф (имя)
Начальник производства сиропа (титул)
Old Sticky Pancake Company
456 Maple Lane
Forest, ON 7W8 9Y0

Приветствие

Пропустите одну строку после внутреннего адреса и введите приветствие. Ваш выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы предполагаемого получателя официального письма. Самое обычное приветствие —

Уважаемый

, за которым следует имя человека, разделенное двоеточием. Если вы не знаете, к мужчине вы обращаетесь, к мужчине или к женщине, вы можете начать с

.

Уважаемый сэр или госпожа:

снова с двоеточием.

г-жа

можно использовать, если вы не знаете семейное положение женщины. Кроме того, если у человека есть особый титул, например

Др.

убедитесь, что вы его используете. Вот несколько примеров каждого приветствия:

• Уважаемый господин Багажник:
• Уважаемая госпожа Рут:
• Уважаемая госпожа Бранч:
• Уважаемый доктор Желудь:

Кузов

Пропустить одну строку после приветствия и начать текст официального письма.Это основная часть письма. Помните о правилах, изложенных выше, относительно краткости и последовательности. Лучше всего использовать короткие, четкие и логичные абзацы, чтобы описать свой бизнес.

Закрытие и подпись

Это конец письма. Пропустите одну строку после последнего абзаца текста письма и введите закрытие. Только первое слово закрытия должно быть написано с заглавной буквы. Он разделен запятой. Оставьте несколько строк после закрытия и введите (или распечатайте) свое имя.Ваша настоящая собственноручная подпись должна быть вставлена ​​между этими двумя печатными строками, сделанными чернилами.

С уважением,

Эзра Твиг

Ваша напечатанная подпись знаменует конец вашего письма, и хотя вы можете написать постскриптум (P.S.), содержащий дополнительную информацию, лучше включить все соответствующие детали в текст самого письма, чтобы ничего случайно не пропустить.

Заключение

Теперь, когда ваше официальное письмо написано, прочтите его полностью, чтобы убедиться, что вы изложили свои соображения полностью и точно.Затем он готов к отправке получателю!

---

Источник изображения: halfpoint / envato.elements.com

---

Считайте каждое слово. Нанять профессионального корректора.

---

Об авторе

Штатные редакторы Scribendi работают с писателями со всего мира, чтобы улучшить свои тексты. Они знают, что ни одно произведение не обходится без профессионального редактирования, и им нравится видеть, как хороший текст превращается в отличный.Штатные редакторы Scribendi не имеют себе равных как по опыту, так и по образованию, коллективно отредактировав миллионы слов и получив почти 20 ученых степеней. Они любят пить напитки с кофеином, читать книги разных жанров и отдыхать в тихих, тускло освещенных помещениях.

Отличное руководство для студентов и преподавателей

КАК НАПИСАТЬ ПИСЬМО: РУКОВОДСТВО ДЛЯ УЧИТЕЛЕЙ И СТУДЕНТОВ

В наш век цифровых коммуникаций написание писем становится чем-то вроде утраченного искусства.Электронные и текстовые сообщения могут быть отправлены мгновенно и за небольшую часть стоимости, которую может предложить старая добрая обычная почта. Так зачем вообще учить писать письма? Что ж, хотя электронные «письма» часто более свободны с точки зрения форматирования и языка, чем физические буквы, мы также можем применить правила написания писем и к электронным носителям. Тем не менее, физические письма обладают и некоторыми собственными преимуществами.

ХОРОШО НАПИСАННОЕ ПИСЬМО МОЖЕТ ИЗМЕНИТЬ МИР.

В то время как мы гордимся тем, как написать отличное эссе, информационный отчет или другой тип текста, который в основном используется в образовательной среде, способность создать сильное письмо или электронное письмо буквально изменила жизни людей, изменила ход истории и в некоторых случаях была разница между жизнью и смертью.

Это может быть единственная возможность, которая у нас есть, чтобы убрать весь шум и путаницу в любой предметной области и искренне рассказать кому-то о своих чувствах. Перо на бумагу.

По какой бы то ни было причине тысяча электронных писем, твитов, лайков никогда не будет иметь такого же влияния, как хорошо написанное от руки письмо. Само его создание и существование покажут вашему читателю, насколько искренне и искренне он относится к тому, что он содержит.

Письма подпадают под категорию транзакционного письма, и если вы хотите узнать больше о транзакционных текстах, обязательно ознакомьтесь с нашей подробной статьей здесь.

УСТРОЙСТВО НАПИСАНИЯ ПОЛНОГО ПИСЬМА ДЛЯ СТУДЕНТОВ

Более 100 СТРАНИЦ привлечения, РЕСУРСОВ , различные письма ОБРАЗЦЫ , ПЛАНЫ УРОКОВ и ИНТЕРАКТИВНЫЕ ЦИФРОВЫЕ РЕСУРСЫ , чтобы научить ваших учеников писать потрясающие БУКВ и ЭЛЕКТРОННЫХ ПОЧТОВ.

Обучайте этому жизненному навыку с уверенностью с помощью этого превосходного универсального ресурса . Никакой подготовки не требуется.

3 ПРИЧИНЫ НАУЧИТЬ ПИСЬМО

1.Персональный подход: НАПИСАННОЕ В 1939 ГОДУ ПИСЬМО ЭЙНШТЕЙНА СИЛАРДА ИЗМЕНИЛО ХОД ИСТОРИИ.

Те из нас, кто вырос в эпоху до того, как Интернет действительно заработал, хорошо помнят волнение ожидания и получения письма. У многих из нас в детстве были друзья по переписке, которых мы никогда не встречали, или они получали любовные письма от наших возлюбленных-подростков. Может быть, некоторые из этих ценных писем до сих пор надежно хранятся в прикроватном ящике.

В письме есть что-то очень личное и интимное, которое электронная почта не может передать.Буквы — это физическая вещь, и их возрастающая редкость делает их сегодня еще более интимными.

2. Удар

Получение лично письменного письма в наши дни — это что-то единорог в плане общения. Студенты, которые знают, как написать хорошо написанное письмо, могут использовать это в своих интересах. Например, любой бизнес-менеджер по найму, несомненно, будет ошеломлен постоянным потоком электронных писем, наводняющих его почтовые ящики Gmail или Hotmail.

Это резюме, отправленное по почте, вместе с написанным от руки письмом, которое ждет их на столе утром, обязательно выделится и обеспечит внимательное прочтение.Письмо в его различных формах гарантированно выделится и окажет влияние в эпоху, когда подавляющее большинство коммуникаций является цифровым.

3. Почерк

Популярность написания писем снизилась, так же как и упор на хорошо развитые навыки письма. При желании вы можете воспользоваться возможностью, чтобы студенты поработали над своими навыками письма. Хотя студенты могут возразить, что они могут выполнить задачу намного быстрее с помощью обработки текста, еще одно преимущество написания письма от руки заключается в том, что скорость становится почти медитативной.Это позволяет учащимся тщательно сосредоточиться на грамматике и пунктуации, не прибегая всегда к средствам проверки орфографии и программному обеспечению для исправления грамматики.

ФОРМАЛЬНОЕ И НЕОФИЦИАЛЬНОЕ НАПИСАНИЕ ПИСЕМ: В ЧЕМ РАЗНИЦА?

В таблице ниже указано, должно ли ваше письмо быть написано формальным или неформальным образом, с некоторыми предлагаемыми подсказками. Несмотря на то, что есть много общего, официальное письмо всегда следует рассматривать как документ с реальной целью и разветвлениями.

ФОРМАЛЬНОЕ ПИСЬМО ХАРАКТЕРИСТИКИ

ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ДЛЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ КОММУНИКАЦИИ. ОНИ НАПИСАНЫ ПАССИВНЫМ ГОЛОСОМ ДЛЯ КОНКРЕТНОЙ ЦЕЛИ И ВО МНОГИХ СЛУЧАЯХ ЯВЛЯЮТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ ЮРИДИЧЕСКИМИ СЛУЧАЯМИ. НЕКОТОРЫЕ ПРИМЕРЫ.

ПРИГЛАШЕНИЕ Заставьте кого-нибудь почувствовать себя особенным в предстоящем мероприятии.

ЗАЯВКА Напишите профессиональное письмо-заявление о вакансии или группе, к которой вы хотите присоединиться.

РЕФЕРИ / СПРАВОЧНИК Ручаться за навыки, личность или авторитет другого человека.

ПРИНЯТИЕ И ОТКАЗ Утвердить или отклонить заявителя на профессиональном уровне.

СДЕЛАТЬ ПРЕДЛОЖЕНИЕ Сделать официальное и обязательное предложение в письменной форме.

ВЫХОД / ОТСТАВКА Официально уйти или уйти в отставку профессионально и достойно.

НЕОФИЦИАЛЬНЫЕ ОСОБЕННОСТИ ПИСЬМА

ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ДЛЯ ЛИЧНОЙ СВЯЗИ ЭТИ БУКВЫ НЕ ИМЕЮТ ЗАПИСАННОГО ФОРМАТА И НАПИСАНЫ АКТИВНЫМ ГОЛОСОМ.

СПАСИБО Сообщите кому-нибудь, что вы цените их усилия.

ПОЗДРАВЛЕНИЯ Признать чьи-то достижения в жизни.

ЖАЛОБЫ / ПОТЕРЯ Признайте чью-либо личную потерю или страдание и дайте им знать, что вам не все равно.

ДРУЖБА И ЛЮБОВЬ Расскажите кому-нибудь, насколько они для вас особенные и почему?

ПИСЬМО РЕДАКТОРУ / МЭРУ И Т.Д. Сообщите кому-нибудь, как их действия негативно влияют на вас и окружающих.

ПИСЬМО К СЕБЕ Дайте старшему или молодому себе несколько советов и мудрых слов.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБНОВЛЕНИЕ Напишите письмо домой, рассказывая, чем вы занимались.

ОБЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ

Официальные письма могут быть написаны для самых разных целей и могут иметь различную форму, включая письмо с жалобой, сопроводительное письмо, сопровождающее заявление о приеме на работу, письмо-приглашение, рекомендательное письмо или письмо с предложением — чтобы указать несколько. Хотя каждый будет придерживаться своих собственных правил форматирования и тона, при написании официальных писем учащиеся должны избегать использования сленга или сокращений.Язык должен быть прямым и вежливым. Поощряйте учащихся избегать всплесков пурпурной прозы в пользу прямого функционального языка. Обычно официальное письмо пишется для достижения определенной цели и должно быть написано с учетом этой цели. Студенты должны избегать путаницы и твердо сосредоточиться на поставленной задаче.

Хотя конкретное содержание всех вышеперечисленных букв будет отличаться, есть ряд общих особенностей, которые применимы к каждому:

Как написать официальное письмо

• Адрес писателя должен быть в верхнем правом углу.
• Дата должна быть указана под адресом автора
• Имя и адрес получателя внизу слева
• Используйте правильное отверстие (Уважаемый господин / госпожа, Уважаемая миссис Фергюсон и т. Д.)
• Используйте стандартный английский
• Вступительное предложение должен объяснять цель письма.
• Каждый абзац должен содержать одну конкретную точку. вы хотите, чтобы получатель выполнил
• Официальное окончание, например «С уважением» или «С уважением»

Записка о приветствиях

Если ученик знает имя предполагаемого получателя, начните с Уважаемый г-н./ Миссис Фамилия и окончание с С уважением. Если они не знают имени получателя, начните с «Уважаемый господин / госпожа» и закончите «С уважением».

Использование риторических приемов

Как уже упоминалось, формальное написание писем нацелено на попытку убедить кого-то принять тот или иной курс действий. Для этого полезно использовать некоторые риторические приемы, чтобы сделать письмо более убедительным. Вот некоторые полезные методы, которые могут побудить ваших учеников использовать:

Прямой адрес: использование местоимения «вы» в официальном письме заставляет читателя почувствовать, что вы говорите напрямую с ним.Это помогает заинтересовать читателя и побудить его продолжить чтение письма.

Эмоциональный язык: там, где ученики пытаются убедить читателя принять определенный курс действий, использование эмоционального языка часто может быть мощным инструментом. Учащиеся могут использовать слова позитивного или негативного цвета, чтобы вызвать у читателя желаемый отклик.

Факты и цифры: Еще один способ убедить и убедить — это использовать факты и цифры для подтверждения идей, изложенных в письме.

Как написать неформальное письмо

ПРОЦЕСС НАЧИНАЕТСЯ С ПЛАНИРОВАНИЯ

Как и во всех жанрах письма, процесс написания официального письма должен начинаться с планирования.Это должно включать в себя набросок краткого плана, с которым можно работать, а не исчерпывающую детализацию мелких деталей. План должен включать:

• Запишите адреса, имена и т. Д. — кому вы пишете?
• Записать цель письма — что вы хотите сказать?
• Перечислите пункты, которые необходимо сделать (каждое будет составлять абзац) — как вы это скажете?
• Точка действия государства — что вы хотите, чтобы читатель сделал?

ОБЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ НЕОФИЦИАЛЬНЫХ БУКВ:

При написании неформального письма нужно следовать гораздо меньшему количеству правил, но все же есть несколько полезных рекомендаций, которые могут оказаться полезными для студентов, которые пишут неформально.

Как и в случае с любым другим письмом, в первую очередь важно учитывать аудиторию и причину написания. В частности, это поможет выбрать тон и регистр языка. Чем более близки отношения, тем более неформальным может быть язык.

Хотя письмо будет неформальным, у него все же будет цель. Информация по-прежнему должна быть разбита на абзацы, как это делается в формальном, более «официальном» письме. Студенты иногда борются с этим аспектом, поскольку они часто объединяют «неформальный» с «неорганизованным».Заставив их спланировать свое неформальное письмо до написания, можно обеспечить его достаточную организацию.

КАК НАЧАТЬ НЕОФИЦИАЛЬНОЕ ПИСЬМО

Неофициальные письма начинаются с приветствия, соответствующего тому, насколько близки отношения. Для знакомых это может быть «Дорогой Том» (используется имя вместо фамилии) или очень неформальное «Привет, Джейн». Не забывайте ставить запятую после имени!

После приветствия следует общее вступительное предложение. Обычно это будет что-то вроде «Как дела?» Или «Как дела?».Если получатель женат или имеет детей, вы можете спросить, как поживают его супруга или дети.

Затем студенты должны указать причину написания. Язык должен быть открытым и дружелюбным по тону, и, в отличие от формального письма, разговорный язык, идиоматические выражения и сокращения вполне допустимы и даже желательны.

Так же, как вступительное приветствие к неформальному письму гораздо более расслаблено, так и заключительное приветствие. У студентов есть множество возможностей выбора, и их решение будет зависеть от того, кому они пишут, и их личных предпочтений.Вот некоторые примеры возможных закрытий: «С любовью», «С уважением», «Всего наилучшего» и «Спасибо».

ПРАКТИЧЕСКОЕ ПИСЬМО НАПИСАНИЕ ЭТИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЛЯ УЧАЩИХСЯ

Самый эффективный способ для студентов усвоить все особенности написания писем, формальных или неформальных, — это набраться опыта, написав самые разные буквы для различных целей. Следующие мероприятия предлагают студентам несколько советов по практике сегодня:

1. ИСКУССТВО КАК ПОДБОРКА

Попросите учащихся написать так, как если бы они были персонажами художественного произведения, которое вы читали в классе.Выбирая драматический момент в сюжете, попросите учащихся представить, что они — один из персонажей, пишущих письмо другому персонажу рассказа. Этот писатель может быть как формальным, так и неформальным, в зависимости от представленного сценария. Это даст студентам реалистичную практику написания писем, а также заставит их тесно взаимодействовать с текстом и творчески реагировать на его темы.

2. Агония тетя

Либо предложите ряд возможных жизненных затруднений, либо вырежьте вопросы со страницы «агонии тети» в местной газете.Студенты должны написать в ответ, предлагая совет в ответ на затруднения, выраженные в вопросе или затруднительном положении. Ответ должен быть написан в полном формате письма. Эта деятельность также допускает множество вариаций. Ответ может быть написан, например, близкому другу или написан с точки зрения профессиональной тети, страдающей агонией, с использованием более формального тона и подачи.

3. ЖАЛОБНОЕ ПИСЬМО

Предложите учащимся подумать о своем любимом шоколадном батончике или предмете одежды.Предложите им представить, что они купили этот продукт недавно и обнаружили, что он не соответствует стандартам. Студенты должны написать официальное письмо с жалобой производителю, в котором изложена их жалоба и рекомендован порядок действий для ее удовлетворительного разрешения. Они должны использовать все функции официального письма, как указано выше.

ХОРОШО НАПИСАННОЕ ПИСЬМО МОЖЕТ БЫТЬ ОБЪЕМОМ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСКУССТВА В ВАШЕЙ КЛАССНОЙ КЛАССЕ

КАК СДЕЛАТЬ ПИСЬМА, НАПИСАННЫЕ ОТ РУЧНОЙ, СТАРЫМИ И АУТЕНТИЧНЫМИ.

• Напишите карандашом или ручкой для каллиграфии.
• Плотно закрутите их, аккуратно разверните и разровняйте.
• Слегка нанесите на бумагу пятна от кофе, чтобы она выглядела состарившейся.
• Осторожно опалите или обожгите края бумаги.
• Добавьте несколько фотографий с фильтром сепии для эффекта

ПОДПИСАНИЕ

По мере того, как учащиеся становятся более уверенными в своем понимании форматов написания писем, поощряйте их обмениваться письмами друг с другом для взаимной оценки.Вы можете предложить им контрольный список функций, на которые следует обратить внимание при чтении работы их партнера.

Написание писем также может быть отличным способом наладить партнерские отношения со школами за рубежом. Часто дети, изучающие английский как второй язык, будут рады получать письма от студентов (и писать им) из англоязычных стран. И хотя электронная почта все больше вторгается на традиционную территорию письма, многие навыки, приобретенные в практике написания писем, можно перенести в современное воплощение.Здесь есть широкие возможности связать обучение написанию писем с подходами к написанию электронных писем.

Написание писем может помочь в решении широкого круга задач обучения, а также обучить учащихся ценным практическим навыкам, которые пригодятся им после школьных лет как в личной, так и в профессиональной жизни. И кто знает, возможно, через несколько лет одно из писем, которые ваш ученик напишет в вашем классе, может стать драгоценным подарком на память в чьем-то ящике у кровати.

Инструменты и ресурсы

Используйте ресурсы и инструменты ниже со своими учениками, чтобы улучшить их навыки письма с помощью проверенных стратегий обучения.

---

---

Примеры написания писем (образцы письма учащегося)

Ниже представлены образцы писем студентов (неформальные и формальные). Щелкните изображение, чтобы увеличить и изучить его подробнее. Пожалуйста, найдите время, чтобы прочитать письмо подробно, а также руководства для учителей и учеников, которые выделяют некоторые ключевые элементы написания писем, которые следует учитывать перед тем, как приступить к написанию черновика.

Пожалуйста, поймите, что эти образцы письменных работ учащихся не предназначены для использования в качестве идеальных примеров для каждого возраста или уровня обучения, а представляют собой фрагменты письменного текста для учащихся и учителей, которые они могут вместе изучить и критически проанализировать, чтобы улучшить навыки письма учащимися и углубить их понимание написания писем.

Мы бы порекомендовали прочитать пример на год выше и ниже, а также оценку, с которой вы в настоящее время работаете, чтобы получить более широкое представление об этом типе текста.

ПРИМЕРЫ НЕОФИЦИАЛЬНОГО ПИСЬМА

ПРИМЕРЫ ФОРМАЛЬНОГО ПИСЬМА

КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК И РУБРИЧНЫЙ НАБОР ДЛЯ ВСЕХ ТИПОВ ТЕКСТА

КАК НАПИСАТЬ ОФИЦИАЛЬНОЕ ПИСЬМО ОБУЧАЮЩЕЕ ВИДЕО

ДРУГИЕ БОЛЬШИЕ СТАТЬИ, СВЯЗАННЫЕ С ПИСЬМО

ЧТО ТАКОЕ ОПИСАНИЕ СДЕЛКИ? Транзакционное письмо — это общий термин, охватывающий множество разных жанров документальной литературы.Цель каждого типа транзакционного написания текста — передать идеи и информацию другим. Цель текста может быть определена как: Убеждать Аргументировать Советовать Информировать. Иногда две или более из этих целей приводят к…

Изучите основные навыки написания проницательного личного повествования в нашем полном руководстве для студентов и учителей.

ЧТО ТАКОЕ ТЕКСТ ПЕРЕСЧЕТА? Текст пересчета пересказывает опыт или событие, которое произошло в прошлом. Целью пересчета является информирование, развлечение и / или оценка.Репортажи не ограничиваются одним конкретным жанром письма. Пересчет может быть посвящен определенной части события или пересказывать всю историю. …

---

Контент для этой страницы написал Шейн Мак Доннчайд. Бывший директор международной школы и преподаватель английского языка в университете с 15-летним опытом преподавания и администрирования. Редактирование и поддержка содержания были предоставлены командой literacyideas.

Как написать письмо по-французски: простое руководство

Написание писем может быть стрессом для многих людей….и тем более, когда нужно писать по-французски! Сегодня мы значительно упростим написание писем по-французски с помощью этого простого руководства о том, как написать письмо по-французски.

На этом уроке вы выучите слова, фразы и выражения для начала и конца письма, а также советы и примеры.

Вы получите дополнительный урок о том, как писать электронные письма на французском языке!

I. Приветствия / приветствия для французских писем

Чтобы начать писать письмо на французском языке, вам необходимо правильное приветствие и правильное название человека, которому вы пишете.

Приветствия для французских личных писем

Для личной переписки вы можете выбрать один из следующих сценариев и приветствий.

Если вы знаете этого человека, вы можете использовать следующее:

Для личной переписки, когда вы не знаете человека, которому вы пишете, вы можете выбрать из следующего:

Приветствия для французских официальных писем

Для деловых писем приветствия носят очень формальный характер и при необходимости включают название получателя.Вы можете использовать следующие приветствия:

Обратите внимание на правильный интервал при написании знаков препинания на французском языке. При написании предложения с вопросительным знаком или восклицательным знаком перед ним и после него должен стоять пробел. Например: Bonjour! Ça va?

То же самое относится к написанию двоеточий и точек с запятой, а также кавычек.

II. Как закрыть ваше письмо

Как и при приветствии, вам также нужно будет использовать правильное закрытие в конце вашего письма.

Заключительные выражения для французских личных писем

Для личных писем знакомым или друзьям, которые все еще требуют определенного уровня формальности, вы можете завершить его, используя следующие французские закрытия электронной почты:

Je vous envoie mes amicales pensées.	Работает как «С наилучшими пожеланиями», но буквально означает «посылать вам мои дружеские мысли»
Recevez, je vous prie, mes meilleures amitiés.
Je vous adresse mon très amical сувенир.
	С наилучшими пожеланиями; Тепло
	С наилучшими пожеланиями, Всего наилучшего
Bien à vous, Bien à toi 88

Обратите внимание, что переводы не совсем такие же, но они более или менее выражают ту же мысль.

Для неформальных писем близким друзьям и семье вы можете быть очень либеральными в проявлении любви к человеку, используя следующее неформальное завершение:

Grosses bises Gros bisous Je t ’embrasse (bien fort)

Обратите внимание, что приведенные выше заключительные выражения похожи на слова «hugs and kisses» или «XOXO» на английском языке.Вы просто не можете использовать его, чтобы закрыть письмо, скажем, вашему боссу или менеджеру по найму на работу, на которую вы присматриваетесь.

См. Также: Французский текстовый сленг и ярлыки для обмена мгновенными сообщениями

Заключительные выражения для французских официальных или деловых писем

		Приветствия различаются
Je vous prie d’agréer, <вставьте тот же заголовок, который вы использовали в своем приветствии> l’expression de mes sentiments индивидуально.	Примите, ______, выражение моего глубочайшего уважения.
Je vous prie d’agréer, <вставьте заголовок, который вы использовали в своих приветствиях> l’expression de mes meilleures salutations.	Пожалуйста, ______, мои наилучшие пожелания.

* Эти два параметра не являются слишком формальными и могут использоваться в менее формальных ситуациях.

Опять же, обратите внимание, что приведенные выше переводы более или менее эквивалентны английским выражениям.

Прикрепите это изображение для использования в будущем!

III. Пример французских букв

Давайте взглянем на два примера букв ниже. Первое — личное письмо, второе — деловое.

Пример 1. Личное письмо

Chère Mademoiselle,

C’est avec plaisir que je vous écris.L’envie me prend soudainement de vous conter l’une de mes nombreuses aventures …

Je vous envoie mes bien amicales pensées. À bientôt!

Уважаемая мисс,

С удовольствием пишу вам. Вдруг меня побуждает рассказать вам об одном из моих многочисленных приключений…

С наилучшими пожеланиями. До скорого!

Пример 2: Деловое письмо

Monsieur,

Je me permets de vous écrire Concerant l’offre de poste…

Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments different.

Сэр,

Разрешите написать вам о предложении работы …

Пожалуйста, примите, сэр, выражение моего глубочайшего уважения.

IV. Дополнительные советы по написанию писем

Конечно, начало и конец письма, написанного на французском языке, — это лишь верхушка айсберга. Вот еще несколько советов по написанию писем на французском.

• При написании официальных писем всегда используйте «vous», а не «tu».
• В личных письмах вы можете использовать «tu», но только с людьми, с которыми вы находитесь в отношениях tu.
• Правильно составленное и отформатированное письмо сделает ваше содержание достоверным. Так что обратите внимание на правильную форму.
• Напишите обратный адрес в левом верхнем углу страницы. Начните с вашего имени, затем укажите название вашей организации (для деловых писем), а затем ваш адрес.
• Адрес получателя будет расположен под ним справа.
  
• Под ним укажите город или город, в который отправляется письмо, и укажите дату.

См. Также: Полное руководство по использованию tu vs. vous на французском

Бонус: как написать электронное письмо на французском

Посмотрим правде в глаза, написание электронного письма на французском языке — еще одно препятствие, которое вы должны преодолеть. Пишете ли вы электронное письмо своему боссу, коллеге или кому-то, кого вы почти не знаете, вы должны убедиться, что все на месте, прежде чем нажимать кнопку отправки.

Не беспокойтесь, потому что мы собираемся обсудить здесь, как писать электронные письма!

• Всегда начинайте электронную почту с приветствия, например «bonjour» или «bonsoir».В отличие от букв, вам не нужно использовать Cher / Chère, , но если вы знаете человека, которому пишете, и чувствуете себя комфортно, используйте его.
• Вы можете сказать: « Bonjour monsieur / madame» , отправляя электронное письмо кому-то, с кем вы еще не знакомы.
  
• Если вы знаете должность человека, которому пишете, вы можете включить его в свое приветствие. Например, Monsieur le Directeur (господин директор) или Madame la Directrice (госпожа директор).
• Отправляя электронное письмо кому-то, с кем вы находитесь в неформальной обстановке, вы можете просто начать письмо со слов «Салют + имя», за которым следует несколько любезностей. Например: Салют, Марианна! J’espère que tu vas bien (Здравствуйте, Марианна! Надеюсь, у вас все хорошо.)
• Помните о правильном использовании слов tu и vous.

La nétiquette относится к французской практике написания хорошей онлайн-корреспонденции, особенно электронных писем.

Как завершить официальные электронные письма

Как и в английском языке, есть также набор электронных фраз и выражений, которые обычно используются при выходе в официальных электронных письмах. Помимо обычных «merci» или «merci beaucoup», вот несколько способов подписать электронное письмо на французском языке:

1″>

	С уважением, используется как «с наилучшими пожеланиями»
	Искренне ваш, Искренне ваш
Merci par avance pour votre compréhension	оставьте свое распоряжение для всех дополнений по предоставлению услуг	Не стесняйтесь обращаться ко мне за любой дополнительной информацией

Загрузите эту статью в формате PDF!

Хотите сохранить копию этой статьи на своем устройстве? Легкий! Просто подпишитесь на информационный бюллетень Talk in French, нажав кнопку загрузки ниже.Вы получите копию этой статьи в формате PDF в составе пакета для изучения французского языка!

Заключение

Написание писем по-прежнему является необходимым навыком, несмотря на множество новых форм общения, доступных сегодня. Я надеюсь, что это краткое руководство поможет решить ваши проблемы с написанием букв по-французски. Надеюсь, вы тоже кое-что узнали о написании электронных писем на французском!

Чтобы получить полный урок французского письма, включая аудиогиды и упражнения, возьмите свою копию My French Routine, полную серию учебных курсов, с помощью которой вы можете изучать французский язык независимо от уровня новичка до уровня продвинутого.

Этот урок является частью курса Complete Advanced French Course. Оцените это сейчас в Talk во французском магазине!

Вот несколько часто задаваемых вопросов о Letter на французском языке

Как закрыть письмо на французском

1. Je vous envoie mes amicales pensées. — Это означает «наилучшие пожелания», но дословный перевод «посылаю вам свои дружеские мысли».
2. Recevez, je vous prie, mes meilleures amitiés, — С уважением,
3. «Meilleures salutations», — С уважением,
4. À bientôt! — Увидимся позже
5. Bisous — Kisses

Как адресовать письмо на французском языке

Чтобы адресовать письмо на французском языке, в первой строке должно быть полное имя получателя. Не забудьте добавить перед именем Monsieur, Madame или Mademoiselle.

Во второй строке указывается адрес получателя, затем указывается город или город, а в третьей строке указываются название штата и почтовый индекс.

Как написать официальное письмо на французском

Отправитель
Сначала необходимо записать данные отправителя в верхнем левом углу письма. Начните со своего имени или названия компании и укажите свой адрес с названием страны на французском языке под почтовым индексом.

Адресат
Второй — информация адресата. Здесь вы напишете имя и адрес получателя. Не забывайте писать географические названия заглавными буквами.

Subject
На французском языке вместо «Subject» используются «Objet» или «Concerne».Здесь вы указываете цель письма.

Место и дата
После темы в правом верхнем углу письма запишите место и дату и разделите их запятой. Название месяца пишется строчными буквами.

Пример:
Лос-Анджелес, le 1er février 2021
Florida, le 5 juin 2020

Приветствие
Приветствия французскими буквами не упоминают имя адресата.Вы напишете только «Месье», или «Мадам». Не забудьте про приветствие через запятую.

Пример:
Monsieur,

Сообщение
Тело вашего письма состоит из трех частей:
Начальный абзац
Причина, по которой вы пишете письмо
Заключительный абзац

Ваша подпись
Подпишите свое письмо над напечатанным именем с правой стороны.