Акт о проведении служебного расследования: Полная информация для работы бухгалтера

Содержание

Акт о проведении служебного расследования

Для проведения служебного расследования назначается комиссия, которая составляет Акт о проведении служебного расследования в школе (ДОУ) или на предприятии. Специальная комиссия создается руководителем в случае возникновения чрезвычайной ситуации, аварии или происшествия, возникшего по вине кого-то из сотрудников организации. Акт служебного расследования является обобщающим документом, включающим в себя краткие выжимки из протоколов, оформленных во время проведения служебного расследования специально созданной комиссией.

Стандартный образец акта служебного расследования включает в себя полное наименование организации, ссылку на приказ о формировании комиссии и состав комиссии по проведению служебного расследования, описание сути выявленного нарушения. В акте кратко описываются нюансы происшествия, установленные в ходе расследования, а также излагается решение, принятое комиссией. Акт проведения служебного расследования подписывается всеми членами комиссии во главе с ее председателем.

Готовая форма акта представлена на этой странице и доступна к скачиванию.

____________________________________
полное наименование образовательной организации

г. _______________

«____» ________ 202__ г.

Основание:
Приказ о создании комиссии для проведения служебного расследования от «____» ___________ 202__ г.
№ ______.

Составлен комиссией:

Председатель комиссии: ____________________________________
(Ф.И.О., должность)
Члены комиссии:
____________________________________
(Ф.И.О., должность)
____________________________________
(Ф.И.О., должность)
____________________________________
(Ф.И.О., должность)

Факт нарушения:
____________________________________ ____________________________________
____________________________________ ____________________________________

____________________________________ ____________________________________
В результате проведенного расследования выявлено:
____________________________________ ____________________________________
____________________________________ ____________________________________
____________________________________ ____________________________________
На основании установленных фактов комиссия пришла к выводу:
____________________________________ ____________________________________
____________________________________ ____________________________________
____________________________________ ____________________________________

На основании вышеизложенного комиссия предлагает:
____________________________________ ____________________________________

Председатель комиссии: ________________ _________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии:
________________ _______________________________

(подпись) (инициалы, фамилия)
________________ _______________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
________________ _______________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)

Показанный на этой странице акт о проведении служебного расследования в школе, ДОУ или в ином учреждении (предприятия) доступен к покупке и скачиванию на нашем сайте. Для оплаты товара перейдите в корзину. Купленный вами документ будет отправлен в виде текстового файла Word на ваш e-mail.

Перейти к разделу:
Акты по охране труда в школе
Акты по охране труда в ДОУ

Акт служебного расследования несчастного случая

Любой наниматель (работодатель) не застрахован на 100 % от несчастного случая на производстве. Нежелательное событие (травма работника) может произойти на ровном месте, когда на работника не воздействовали ни опасные, ни вредные производственные факты.

Классический пример: шел, оступился, упал, очнулся, гипс.

Часто, получая сообщение о несчастном случае со своим работником, наниматель не сразу может квалифицировать несчастный случай – производственный или непроизводственный, поскольку для этого необходимо изучить все обстоятельства, предшествующие несчастному случаю, осмотреть место происшествия, опросить потерпевшего (при возможности) и свидетелей, выполнить другие необходимые процедуры.

В процессе расследования могут выясниться обстоятельства, которые опровергнут показания потерпевшего, утверждающего, что он получил травму именно на территории организации или в ином месте, где находился в связи с работой либо совершал действия в интересах нанимателя.

Типичный пример: работник, придя утром на работу, заявляет, что вчера вечером, передвигаясь по территории организации, примерно за 5 мин. до окончания рабочего дня поскользнулся на разлитой кем-то жидкости, упал, получил закрытый перелом ноги. Работник ссылается на конец рабочего дня и отсутствие поблизости других людей: никто не может подтвердить его неожиданное падение; его заявление сложно подтвердить или опровергнуть. Сказать, что работник нарушил свои обязанности и не сообщил своему непосредственному руководителю о полученной травме, также нельзя, поскольку работник может утверждать, что еще несколько минут лежал на земле в «уединенном» месте, где получил травму, и еще столько же, превозмогая боль в поломанной ноге, шел к проходной.

Почему не позвонил непосредственному руководителю? Батарея в телефоне села, да и боль не давала сосредоточиться, а дома ему стало еще хуже и пришлось вызвать скорую помощь.

История достаточно правдоподобная, и нанимателю ничего не остается, как на основании п.18 Правил расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.01.2004 № 30 (далее — Правила), издать приказ и начать расследовать данный несчастный случай на производстве.

Подобный случай произошел в одной организации, на территории которой было установлено видеонаблюдение: записи продемонстрировали бодрую походку «потерпевшего», покидающего территорию организации.

Следовательно, можно предположить, что показания работника ложные, скорее всего, травму он получил в другое время и в другом месте.

После изучения видеоматериалов и опроса свидетелей, с которыми общался заявитель, проходя через проходную, и подтвердивших его хорошее самочувствие в тот момент, лица, участвующие в расследовании, пришли к выводу, что данный несчастный случай не подпадает под действие Правил, и у нанимателя нет оснований для составления акта формы Н-1 о несчастном случае на производстве или акта формы НП о непроизводственном несчастном случае.

Тем не менее прецедент создан. Никто не будет хранить видеозапись 45 лет, а работник о своей «травме» может вспомнить и через несколько месяцев, тем более что в организации здравоохранения она ,опять же с его слов, зафиксирована как производственная.

Поэтому наниматель в соответствии с требованиями п.25¹ Правил должен провести расследование данного инцидента и по его результатам оформить акт служебного расследования.

Акт служебного расследования составляется в произвольной форме. По мнению автора, не следует оформлять акт служебного расследования по аналогии с актами Н-1 и НП, то есть указывать в нем сведения о прохождении травмированным работником обучения по охране труда, инструктажа, стажировки и проверки знаний, лиц, нарушивших требования по охране труда, мероприятия по охране труда и т. п. Данные сведения о работнике излишни, поскольку несчастный случай, произошедший с ним, не связан с его профессиональной деятельностью и рассматривается как бытовой несчастный случай.

В приведенной ситуации акт служебного расследования может быть составлен в следующей форме:

	УТВЕРЖДАЮ Директор ОДО «ПрофиТруд»
	Подпись		С.В.Жартун
	«30» января 2020 г.

АКТ № 1
служебного расследования

30 января 2020 г.

г. Минск

Мы, ниже подписавшиеся:

уполномоченное должностное лицо организации Ф.И.О.,

с участием:

специалиста Ф.И.О.;

специалиста Ф. И.О.;

специалиста Ф.И.О.;

составили настоящий акт по результатам рассмотрения заявления работника Иванова И.И. от 26.01.2020 о полученной им 23.01.2020 травме, зафиксированной организацией здравоохранения г. Минска «Поликлиника № 5» в листке нетрудоспособности от 23.01.2020 № 10 как производственная, диагноз S054.

Иванов И.И. работает в организации по профессии (должности) с 2 января 2018 г.

По утверждению Иванова И.И., около 18 ч. 23.01.2020 он, проходя по территории организации возле ворот бокса № 3, примерно за 5 мин до окончания рабочего дня поскользнулся на разлитой жидкости, упал, получил сильный ушиб ноги.

О данном происшествии Иванов И.И. никому из руководства организации не сообщил, уехал домой. Дома вызвал скорую помощь и был доставлен в организацию здравоохранения, где ему оформили больничный лист – травма на производстве.

В результате служебного расследования 26.01.2020 в 10 ч. осмотрено место предполагаемого падения Иванова И.И. Следов разлития жидкостей (масла, антифриза и т. п.) возле ворот бокса № 3 и в радиусе 5 м от них не обнаружено. Асфальтовое покрытие ровное, без выбоин и других дефектов.

В ходе расследования также просмотрены видеоматериалы камеры наблюдения, установленной на проходной и в проходной организации.

Установлено следующее.

Иванов И.И. в 18 ч. 21 мин. проходил через проходную самостоятельно без видимых изменений походки или затруднений при передвижении. На видео зафиксирована его короткая беседа с охранниками Демьяновичем В.Г. и Ковалевой С.В.: Иванов И.И. пожелал им удачного дежурства и попрощался. Никаких жалоб или сообщений о произошедшем с ним инциденте на территории организации в проходной Иванов И.И. охранникам не сообщал.

Выйдя из проходной, Иванов И.И. пошел на автостоянку организации, сел в собственный автомобиль и уехал, лично управляя автомобилем, что также зафиксировано камерой наружного наблюдения.

По показаниям охранников Демьяновича В.Г. и Ковалевой С.В., Иванов И.И., проходя через проходную, не вызвал у них своим поведением предположений, что находится в болезненном состоянии или ему необходима какая-либо помощь в передвижении; наоборот, Иванов И. И. при разговоре с ними был в хорошем настроении.

На основании вышеизложенного участники служебного расследования данного несчастного случая пришли к заключению, что травма Ивановым И.И. получена не на территории организации, а в ином месте и не при выполнении служебного задания, где Иванов И.И. мог находиться в связи с работой либо совершать действия в интересах организации.

В связи с вышеизложенным считаем правомочным отказать Иванову И.И. в составлении и утверждении акта формы Н-1 о несчастном случае на производстве, поскольку в ходе проведенного расследования несчастного случая установлено, что он не подпадает под действие пп.2 и (или) 3 Правил расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.01.2004 № 30.

Уполномоченное должностное лицо организации, страхователя

(должность)	(подпись)	(инициалы, фамилия)

		(дата)
Лица, принимавшие участие в расследовании:
	(должность)	(инициалы, фамилия)

	(подпись)	(дата)

Экземпляр акта получил:
	(заявитель или лицо, представляющее его интересы)	(инициалы, фамилия)

		(дата)

Перечень прилагаемых документов на _______ л.

Акт служебного расследования составляется в трех экземплярах.

Руководитель организации в течение 2 рабочих дней по окончании расследования:

• рассматривает материалы расследования, утверждает акт служебного расследования;

• направляет по одному экземпляру акта служебного расследования потерпевшему или лицу, представляющему его интересы, государственному инспектору труда, специалисту по охране труда или специалисту, на которого возложены его обязанности (заместителю руководителя, ответственному за организацию охраны труда), с материалами расследования;

• направляет копию акта служебного расследования в профсоюз (иной представительный орган работников) (части вторая и третья п.25¹ Правил).

Сергей Жартун ОДО «ПрофиТруд»

Что такое отчет о расследовании и как его написать

Когда вы закончите расследование, последнее, что вам захочется, — это тратить часы на составление отчета. Но, к сожалению, написание отчета о расследовании — неизбежное зло. Это ваш шанс продемонстрировать свою тяжелую работу и доказательства, так что это не может быть поспешным или небрежным.

Одной из самых важных задач следователя является написание отчета с подробным описанием вашего расследования. Этот документ служит записью всего, что вы делали во время расследования, и доказательствами, которые вы собрали. Поэтому ваш отчет должен быть четким, кратким и точным, чтобы в случае необходимости он имел силу в суде.

В этой статье мы поговорим о том, что входит в отчет о расследовании и как его составить самостоятельно.

Что такое отчет о расследовании?

Отчет о расследовании — это документ, в котором подробно изложены результаты расследования. Это может быть что угодно: от простого расследования на рабочем месте до более сложного уголовного дела. Он должен включать всю соответствующую информацию о деле и любые собранные доказательства.

Важно, потому что служит письменным протоколом всего расследования. Этот документ может быть использован в суде в качестве доказательства или для ознакомления в ходе следствия позднее.

Преимущества написания отчета о расследовании

Составление отчета о расследовании имеет несколько преимуществ как для следователя, так и для самого дела. Вот пять наиболее заметных преимуществ, которые он может предоставить:

Документирование доказательств

Одним из наиболее важных преимуществ написания отчета о расследовании является документирование доказательств, собранных вами в ходе расследования. Этот письменный протокол может быть использован в суде или позже рассмотрен в ходе расследования.

Четкая коммуникация

Отчет о расследовании также позволяет вам четко и лаконично излагать свои выводы. Это особенно важно, если вы представляете свое расследование судье или присяжным.

Улучшение навыков расследования

Написание отчетов о расследованиях также может помочь вам улучшить свои навыки расследования. Документируя свое расследование и анализируя полученные результаты, вы можете учиться на своих ошибках и стать лучшим следователем.

Подкрепление выводов

Отчет о расследовании также может помочь подкрепить ваши выводы. Записав все, вы можете быть уверены, что ваше расследование завершено и все доказательства учтены.

Дайте правильные рекомендации

В некоторых случаях отчет о расследовании также может помочь вам разработать рекомендации для дальнейших действий. Задокументировав свои выводы, вы сможете провести мозговой штурм, чтобы предотвратить повторение подобных инцидентов в будущем.

Что должно быть включено в отчет о расследовании?

Точность отчета о расследовании зависит от его общей структуры. Отчет должен быть четким, кратким и полным. Поэтому отчет о расследовании должен включать следующие элементы.

Детали, идентифицирующие дело: Сюда входят имена вовлеченных сторон, а также дата, время и место происшествия.
Цель расследования: Каждое расследование должно с самого начала иметь четкую цель. Это поможет вам сфокусировать свое расследование и написать более целенаправленный отчет.
Информация о субъекте и источнике направления: Это краткий обзор расследования, включая то, как вы были вовлечены и что вас просили сделать.
Детали утверждения: этот раздел должен включать краткое изложение расследуемого утверждения и любую соответствующую справочную информацию.
Собранные улики: Это важный раздел отчета о расследовании, поскольку в нем подробно описаны все улики, собранные вами в ходе расследования.
Показания свидетелей (если есть): Этот раздел должен включать краткое изложение показаний любых свидетелей, которых вы опросили в ходе расследования.
Ваши выводы: В этом разделе вы подробно описываете результаты расследования. Не забудьте включить как факты, так и доказательства, подтверждающие ваши выводы.
Рекомендации: В этом разделе вы подробно описываете свое заключение и рекомендации для дальнейших действий.

Как написать отчет о расследовании

Не существует единственно правильного способа написать отчет о расследовании. Однако некоторые ключевые элементы должны быть включены в каждый отчет. Следующие советы помогут вам написать четкий и лаконичный отчет:

Шаг 1. Начните с того, что вы знаете

Отчет следователя всегда должен начинаться с краткого изложения уже известных фактов. Это обеспечит контекст для расследования и поможет сориентировать читателей, не знакомых с делом. Обратите внимание на конкретные описания, такие как время, дата и место, чтобы дополнительно прояснить проблемы дела.

Например, «15 мая 2022 года, примерно в 23:00, Джон Доу был пойман на краже автомобиля с парковки на Мейн-стрит, 123».

Шаг 2. Разберитесь в том, что вы нашли

После того, как вы собрали все улики, пришло время разобраться во всем этом. Здесь вам пригодится отчет о расследовании. Вы сможете использовать отчет для документирования своих выводов и выводов. Обязательно подкрепите свои утверждения доказательствами следствия.

Например, «На основании записей видеонаблюдения и показаний очевидцев становится ясно, что Джон Доу украл машину».

Шаг 3. Сформулируйте вывод

Наконец, вам необходимо сделать вывод на основе ваших доказательств. В конце отчета исследователь должен указать, является ли вопрос обоснованным, необоснованным или неубедительным.

Например, «Есть явные доказательства того, что субъект угнал машину, что является нарушением закона. Таким образом, расследование является обоснованным».

Создайте отчет о расследовании и контрольный список с DATAMYTE!

Создавать, редактировать и публиковать отчеты о расследованиях стало проще и удобнее с DATAMYTE. DataMyte Digital Clipboard — это программное обеспечение для автоматизации рабочего процесса, которое предоставляет все инструменты и функции, необходимые для управления вашим расследованием.

В цифровом буфере обмена DataMyte есть все необходимое, чтобы сделать ваше расследование проще и эффективнее: от создания интеллектуальных форм до контрольных списков и шаблонов отчетов о расследованиях.

Воспользуйтесь интуитивным интерфейсом перетаскивания нашего цифрового буфера обмена и с легкостью создавайте отчеты о расследованиях, которые будут четкими, краткими и совместимыми. Запланируйте демонстрацию с нами сегодня, чтобы узнать больше о том, как DataMyte Digital Clipboard может помочь вам в вашем расследовании!

Заключение

Следуя этим простым советам, вы сможете сделать отчет о расследовании ясным, кратким и точным. Они являются важной частью любого расследования, поэтому не ищите ярлыков, когда дело доходит до их написания. Вы можете создать отчет, который точно отражает ваше расследование, используя такие инструменты, как цифровой буфер обмена DataMyte. Посетите наш веб-сайт для получения дополнительной информации.

Статьи по теме:

Руководство по контрольному списку аудита поставщиков
Что такое контрольный список тайного покупателя?

Полное руководство по правильной работе

Вот как составить отчет о расследовании, который будет четким, полным и соответствующим требованиям.

Вы боитесь окончания расследования, потому что ненавидите писать отчеты о расследованиях? Ты не один.

Однако, поскольку это важная демонстрация расследования, вы не можете экономить на этом важном этапе расследования. Ваш отчет о расследовании отражает вас и ваше расследование, поэтому убедитесь, что он четкий, исчерпывающий, точный и отточенный.

Как написать отчет о расследовании? Из каких частей состоит отчет о расследовании? В этом руководстве вы узнаете, как сделать ваши отчеты эффективными и действенными.

Не играйте с процессами расследования в вашей компании.

Программное обеспечение i-Sight — лучший способ управлять расследованиями. i-Sight — это специализированный инструмент управления расследованиями, который сделает ваши расследования более эффективными и последовательными. Запросите демонстрацию i-Sight, чтобы узнать, как пользователи экономят время, закрывают больше дел, снижают риски и улучшают соблюдение требований.

Запросить демонстрацию

Содержание

В чем важность отчета о расследовании?
Отчет о расследовании «Обязательно»
Управляющее резюме
Предварительная информация о деле

Резюме инцидента
Предмет обвинения
Детали расследования и примечания
Следственные интервью

Доказательство
Заключение и рекомендации
Окончательные правки
Как i-Sight может помочь

В чем важность отчета о расследовании?

Отчет о расследовании может:

Инициировать какие-либо действия на основе полученных результатов
Запись шагов расследования
Предоставление информации для юридических действий
Предоставление ценных данных для информирования о контрольных и профилактических мерах

Короче говоря, ваш отчет документирует то, что произошло во время расследования, и предлагает, что делать дальше.

Кроме того, процесс написания отчета о расследовании может помочь вам по-новому подойти к расследованию. Вы можете придумать дополнительные вопросы, чтобы задать вовлеченным сторонам или понять неясный аспект инцидента.

Отчет о расследовании «Обязательный»

Прежде чем начать, важно понять три критические задачи отчета о расследовании на рабочем месте.

Она должна быть организована таким образом, чтобы ее мог понять кто угодно внутри или снаружи, не обращаясь к другим материалам. Это означает, что в нем не должно быть ни профессионального жаргона, ни специальной лексики, и он должен представлять собой отдельное резюме вашего расследования от начала до конца.
Он должен объективно и точно документировать результаты расследования и предоставлять лицам, принимающим решения, достаточно информации, чтобы определить, следует ли им предпринимать дальнейшие действия. Всего после одного прочтения заинтересованные стороны должны понять, что произошло и как с этим справиться.
В нем должно быть указано, были ли обвинения обоснованными, необоснованными или что-то упущено, что необходимо для вывода. Используйте собранные доказательства для подтверждения своего анализа.

Вам может быть интересно: «Каково содержание отчета о расследовании?» Теперь, когда вы знаете, чего должен достичь ваш отчет, мы перейдем к разделам, которые он должен включать.

Хотите упростить процесс написания отчетов?

Загрузите наш бесплатный шаблон отчета о расследовании, чтобы иметь согласованные, соответствующие требованиям и полные отчеты по каждому делу.

Получить шаблон

Резюме

Резюме должно представлять собой краткий обзор расследования от начала до конца. Он не должен содержать никакой информации, которой еще нет в отчете о расследовании.

Это может быть наиболее важным компонентом отчета о расследовании, потому что многим читателям не нужно выходить за рамки этого раздела. Заинтересованные стороны высокого уровня получают общую картину обвинений, расследования и результатов, не вникая в детали.

Чтобы этот раздел было легко читать, пишите активным залогом. Например: «Я брал интервью у Кэрри Смит», , а не «У Кэрри Смит брали интервью».

Пример: 23 февраля ^rd , 2023, менеджер по персоналу получил письменную жалобу на сексуальные домогательства, представленную Кэрри Смит, заведующей складом. Смит утверждала, что 22 февраля ^-го-го года 2023 года ее начальник Марк Робинсон толкнул ее к стене в зале заседаний и ощупал ее грудь. Смит также утверждал, что Робинсон в другой раз сказал ей, что она «слишком красивая», чтобы работать на складе, и что он может организовать для нее повышение по службе.

24 февраля менеджер по персоналу поручил мне это дело.

25 февраля я допросил Кэрри Смит и двух свидетелей предполагаемого инцидента ^и 22 февраля, Джона Джонса и Памелу Миллер. Джонс и Миллер не подтвердили обвинение в ощупывании, но сказали, что видели, как Смит выбегал из зала заседаний в слезах. Миллер также сообщил, что слышал, как Робинсон говорил другой сотруднице, Саре Браун, что у нее «отличная грудь».

26 февраля ^-го я взял интервью у Марка Робинсона. Он отрицал инцидент с ощупыванием и сказал, что «просто шутил» с ней в зале заседаний, но на самом деле не прикасался к ней и что Смит был слишком чувствительным. Он признался, что сказал Смиту, что она слишком красива, чтобы работать на складе, но утверждает, что это было комплиментом.

На основании бесед с заявительницей и предполагаемым правонарушителем я считаю, что утверждение заявительницы о сексуальных домогательствах является обоснованным.

Я рекомендую, чтобы компания предоставила респонденту письменный отчет о результатах расследования и напоминание об ожиданиях компании в отношении поведения сотрудников. Я также рекомендую респонденту пройти обучение по вопросам сексуального домогательства и быть предупрежденным о том, что повторное домогательство может привести к дальнейшему дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения.

Предварительная информация по делу

В этом разделе в сжатом формате представлена предварительная информация по делу, содержащая только самые важные детали. Он может идти либо до, либо после исполнительного резюме.

Запись:

Ваше имя и идентификационный номер следователя, если он у вас есть
Дело №
Дата, когда дело было назначено вам
Дата просмотра отчета
Как был получен отчет (например, горячая линия, электронное письмо менеджеру по персоналу, устный отчет руководителю)
Имя докладчика/заявителя

Если сообщающий является сотрудником, запишите его:

Адрес электронной почты
Рабочий телефон
Уровень занятости/должность
Код работы
Дата найма
Местоположение
Идентификационный номер сотрудника
Идентификационный номер отдела

Если источник не является сотрудником, запишите только его:

Адрес электронной почты
Личный телефон

В любом случае обратите внимание на дату подачи отчета, а также дату (даты) предполагаемого инцидента (происшествий).

Резюме инцидента

Целью этого раздела является ответ на вопрос кто, что, где и когда об инциденте.

Что это за чемодан? Например, касается ли дело домогательств, дискриминации, мошенничества или других неправомерных действий на рабочем месте?
Далее укажите тип корпуса. Например, это сексуальное домогательство, пол дискриминация, кредиторская задолженность мошенничество и т. д.
Кто предполагаемая жертва? Например, это репортер, другой сотрудник, клиент или вся компания?
Если предполагаемая жертва является сотрудником, укажите его начальника.
Были ли вовлечены какие-либо другие люди, помимо субъекта и предполагаемой жертвы?
Где произошел инцидент?
Когда произошел инцидент(ы)?
Зафиксируйте подробности обвинения. Пример : Стейси Смит утверждает, что Джон Джонс, клерк по работе с кредиторами, переводил платежи фиктивному поставщику, которого он создал в системе закупок компании. Стейси говорит, что она заметила несоответствие, когда один из поставщиков, с которыми она имеет дело, поставил под сомнение платеж, и ей пришлось попросить клерка по счетам к оплате Тома Тирни вытащить файл для нее. Когда Том случайно принес Стейси не тот файл, она увидела, что ежемесячные платежи производились поставщику, о котором она никогда не слышала, и что адрес поставщика был адресом Джона Джонса. Стейси знает адрес Джона, потому что ее сестра — соседка Джона.

Опишите заявление или жалобу простым и ясным языком. Избегайте использования жаргона, акронимов или технических терминов, которые могут быть непонятны среднему читателю за пределами компании.

Предмет обвинения

В этом разделе обратите внимание на подробности о предполагаемом злоумышленнике. Часть этой информации может быть включена в первоначальный отчет/жалобу, но другие вам, возможно, придется искать, особенно если субъект не является сотрудником организации.

Для каждого предмета укажите:

Имя
Электронная почта (рабочий контакт, если он является сотрудником, личный, если нет)
Номер телефона (см. выше)

Если предметом обвинения является сотрудник, также укажите его:

Статус занятости (например, полный рабочий день, неполный рабочий день, стажер, подрядчик и т. д.)
Код работы
Дата найма
Офис
Идентификационный номер сотрудника
Идентификационный номер отдела

Детали расследования и примечания

Начните изложение деталей расследования с определения масштаба. Важно, чтобы рамки расследования были узко сосредоточены на обвинении, и не втягивали в отчет отдельные, но связанные расследования.

Пример: Расследование будет сосредоточено на анонимном сообщении, полученном по горячей линии осведомителей. Цель расследования — определить, является ли утверждение, переданное по горячей линии, правдой или ложью.

Далее запишите описание каждого действия, предпринятого в ходе расследования. Это становится дневником вашего расследования, показывающим все, что было сделано во время расследования, кто и когда это сделал.

Описание каждого действия:

Тип действия (например, первоначальный обзор, встреча, установление контактов, проведение интервью, последующие действия)
Лицо, ответственное за действие
Дата завершения действия
Краткое описание действия (т.е. с кем вы встречались, где и как долго)

Будьте тщательными и подробными, потому что этот раздел вашего отчета может оказаться бесценным ресурсом, если вам когда-либо будут брошены вызовы по каким-либо деталям вашего расследования.

Интервью-расследование

Напишите резюме каждого интервью. Это должны быть краткие наброски, указанные отдельно для каждого интервью.

Включите следующую информацию:

Кто проводил интервью
Кто был опрошен
Где проходило собеседование
Дата интервью

Включите список людей, которые отказались от интервью или не могли быть опрошены, и почему.

Составление отчета по каждому интервью

Это расширенная версия описанных выше резюме. Несмотря на то, что некоторая информация повторяется, не забудьте включить ее, чтобы вы могли использовать резюме и отчеты отдельно в качестве самостоятельной документации проведенных интервью.

За каждое интервью документ:

Кто проводил интервью
Кто был опрошен
Место проведения интервью
Дата интервью
Краткое содержание интервью, основанное на ваших заметках или записи интервью.

Пример: Я попросил Джейн Джеймсон описать события 13 июля ^-го , 2016 года. Она сказала: «После работы Питер подошел ко мне, когда я выходил из здания, и спросил, не хочу ли я поработать над его команда. Когда я сказал, что доволен работой с моей нынешней командой, он сказал мне, что в моей команде слишком много женщин и что «все эти гормоны вызывают проблемы», поэтому мне следует подумать о переходе в «нормальную» команду».

Я спросил ее, как она отреагировала на это. Она сказала: Я сказала ему, что нахожу это оскорбительным, а он сказал, что мне нужно перестать быть такой чувствительной. Я просто ушел».

Я попросил Джейн описать события следующего дня. Она сказала: «На следующий день он подошел к моему столу и спросил, не думала ли я перейти в его команду. Я повторил, что счастлив там, где нахожусь. В этот момент он начал массировать мне плечи и сказал, что переход в его команду будет иметь свои «плюсы». Я дважды просил его остановиться, и он не остановился. Салли подошла и велела ему убраться и «оставить Джейн в покое», и он ушел».

Я поблагодарил Джейн за сотрудничество и завершил интервью.

Оценка правдоподобности

Помимо сбора улик, в обязанности следователя также входит анализ улик и вынесение вывода. Включите оценку правдоподобности для каждого предмета интервью в отчет об интервью. Опишите причины, по которым вы решили, что интервьюируемый является или не является достоверным источником информации.

Это включает в себя оценку правдоподобия свидетеля. EEOC опубликовал руководство, в котором рекомендуется изучить следующие факторы:

Правдоподобие. Вероятны ли показания и имеют ли они смысл?
Поведение – Похоже, человек говорил правду?
Мотив фальсификации – Есть ли у человека причина лгать?
Подтверждение. Имеются ли показания или доказательства, подтверждающие версию свидетеля?
Прошлые записи. Есть ли у субъекта подобное поведение в прошлом?

Пример: Я считаю Джейн заслуживающим доверия собеседником, основываясь на подтверждении ее истории с Салли, а также потому, что она ничего не выигрывает, сообщая об этих инцидентах. У нее не было никаких отношений с Питером, и, похоже, она была искренне расстроена его поведением.

Хорошо составленный отчет — единственный способ доказать, что расследование было проведено тщательно.

Загрузите эту бесплатную памятку, чтобы узнать о лучших методах составления отчетов о расследованиях.

Получить шпаргалку

Доказательства

В этом разделе опишите все полученные доказательства. Это может включать:

Видео- или аудиозаписи
Записи электронной почты или обмена сообщениями (например, Slack, Teams и т. д.)
Записи безопасности доступа сотрудников
Записи входа в систему компьютера или другого устройства
Документы или бумаги
Физические объекты (например, фотографии, плакаты, сломанные предметы и т. д.)

Пронумеруйте каждое доказательство для удобства поиска в документе цепочки доказательств.

Когда вы собираете и анализируете улики, крайне важно включить и полностью рассмотреть все, что вы найдете. Игнорирование доказательств, которые не подтверждают ваш вывод, подорвет ваше расследование и доверие к вам как следователю. Если вы не взвешиваете одни части так же сильно, как другие, убедитесь, что у вас есть хорошее объяснение, почему.

Заключение и рекомендации

В заключительном разделе отчета подробно изложите свои выводы и заключение. Другими словами, ответьте на вопросы, на которые должно ответить ваше расследование.

Здесь в игру вступает ваш анализ. Тем не менее, обязательно обращайтесь только к рассматриваемым вопросам и не включайте никакую информацию, которая не подтверждается фактами. В противном случае вас могут обвинить в предвзятости или спекуляции, если субъект оспаривает ваши выводы.

Пример: Мои выводы показывают, что, основываясь на доказательствах, утверждение Билла о том, что Джим заблокировал его продвижение по службе, верно. Поведение Джима по отношению к Биллу соответствует определению расовой дискриминации. Кодекс поведения компании запрещает дискриминацию; следовательно, поведение Джима представляет собой неправомерное поведение сотрудников.

Важно, чтобы ваше заключение было обоснованным на основе доказательств, представленных вами в отчете о расследовании. Ссылайтесь на надежные доказательства, имеющие отношение к делу. Наконец, объясните, что вы рассмотрели все доказательства, а не только части, подтверждающие ваш вывод.

В некоторых случаях вас также могут попросить предоставить рекомендации. В зависимости от вашего заключения, вы можете порекомендовать компанию:

Ничего не делает
Консультирует или обучает
Дисциплинирует сотрудника(ов)
Переводит сотрудника(ов)
Увольняет или понижает в должности сотрудника(ов)

Пример: Я рекомендую, чтобы компания предоставила респонденту (Джиму) письменный отчет о результатах расследования и напоминание об ожиданиях компании в отношении поведения сотрудников. Я также рекомендую респонденту (Джиму) пройти антидискриминационное обучение и быть предупрежденным о том, что повторное дискриминационное поведение может привести к дальнейшему дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения.

Final Edits

Грамматические ошибки или пропущенные слова могут превратить даже самый лучший отчет о расследовании из профессионального в неряшливый. Вот почему проверка вашей работы перед отправкой отчета, пожалуй, самый важный шаг из всех.

Имейте в виду, что с вашим отчетом о расследовании могут ознакомиться ваши руководители, директора и даже руководители высшего звена в вашей компании, а также адвокаты и судьи, если дело будет передано в суд.

Если орфография, грамматика и пунктуация не являются вашими сильными сторонами, заручитесь услугами друга-писателя или коллеги для корректировки вашего отчета. Или, если вы работаете как волк-одиночка, улучшите свои навыки, пройдя курсы письма или прочитав такие книги, как 9. 0261 Элементы стиля от Strunk and White. По крайней мере, не забудьте запустить проверку орфографии, прежде чем передавать какой-либо документ другим.

Наконец, выполните быстрое сканирование, чтобы убедиться, что вы включили все необходимые разделы и что сведения о деле непротиворечивы.

Хотите больше советов по написанию отчетов?

Посмотрите наш бесплатный вебинар, чтобы получить советы о том, что включать (и не включать), о правильном языке и тоне, советах по форматированию и многом другом.

Посмотреть вебинар

Чем может помочь i-Sight

Если вы все еще ведете дела с помощью электронных таблиц или устаревших систем, вы подвергаете свою организацию риску.

Благодаря тому, что вся информация о ваших расследованиях хранится в одном месте, вы можете одним щелчком мыши создавать исчерпывающие отчеты о расследованиях, соответствующие нормативным требованиям. Мощное программное обеспечение i-Sight для управления делами автоматически извлекает всю информацию из файла дела, поэтому вы можете быстрее закрыть дела.

Акт о проведении служебного расследования: Полная информация для работы бухгалтера