Акт об уничтожении документов не подлежащих хранению: Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | Образец — бланк — форма

Акт об уничтожении документов не подлежащих хранению: Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | Образец — бланк — форма

Уничтожение документов не подлежащих хранению

В процессе деятельности любой организации накапливается большой объем документов различной важности. Именно поэтому своевременное и правильное уничтожение документов, не подлежащих хранению, является актуальным вопросом в делопроизводстве любой компании, организации.  Стоит отметить, что процесс уничтожения документов строго регламентирован законодательством РФ. Так, уничтожение документов, не подлежащих хранению, начинается с  полистного просмотра документов, который определит ценность документов. Далее  надо отобрать из них те, которые следует хранить дальше, а какие нужно уничтожить.

В результате работы определены:

• дела постоянного хранения;
• дела временного хранения;
• дела, не подлежащие хранению.  

Список документов, не подлежащих хранению 

Список документов, не подлежащих хранению, должен быть утвержден руководством организации, в виде акта о выделение документов, не подлежащих хранению в некоторых ситуациях, также и вышестоящими организациями.

Только после того, как  акт утверждён. документы, не подлежащие хранению, я может быть уничтожена. При этом, после уничтожения документации необходимо составить ещё один акт.

Срок хранения не истек

Нужно отметить также тот факт, что уничтожение документов, срок хранения которых не истек, запрещено. Порча личных дел, отчетов может повлечь за собой материальную ответственность. В некоторых случаях предусмотрена не только административная  ответственность, но также и уголовная.

Составление акта к уничтожению

После выделения документов к уничтожению составленный акт рассматривается и утверждается Экспертной комиссией(ЭК) или экспертно проверочной комиссии(ЭПК),  соответствующего учреждения, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. По утвержденным актам документы с истекшими сроками хранения,  вывозится и утилизируются.

Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами — в любом случае выделение документов к уничтожению и работа с документами не подлежащим хранением осуществляется по установленным правилам: 

Правила выделение документов к уничтожению

•  Решение об уничтожении документов;
•  Полистный просмотр документов;
•  Отбор и выделение документов к уничтожению;
•  Составление акта о выделение документов к уничтожению не подлежащих хранению;
•  Утверждение акта о выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
•  Конфиденциальное уничтожение документов;
•  Составление акта о том, что документы физически уничтожены.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, можно, конечно, произвести и самостоятельно — документацию либо сжигают, либо уничтожают с помощью шредера. Однако, первый вариант чреват проблемами с пожарной службой, второй подходит только для небольших объемов документации.

Услуги по уничтожению документов

Поэтому все большей популярностью пользуются услуги посреднических фирм, которые, кроме всего прочего, берут на себя работу по выборке необходимых документов, соблюдают правильный порядок уничтожения документов. Своевременная выборка и уничтожение документов, не подлежащих хранению, представляет собой совокупность услуг, которые способствуют оптимизации работы организации, документоведения.

Оперативное уничтожение документов

Высококвалифицированные специалисты нашей компании в кратчайшие сроки и с максимальным качеством выполнят все поставленные перед ними задачи, в том числе, и уничтожение документов, не подлежащих хранению. Мы производим уничтожение бумажных документов любых форматов. Специалисты Компании «Архивный Сервис» проведут грамотную экспертизу ценности документации, отобрав те документы, которые должны быть уничтожены. По результатам выборки нами составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Упаковка и вывоз

Дела, подлежащие уничтожению, упаковываются и передаются нам для утилизации. Причем и погрузка документации, и ее вывоз на уничтожение будет осуществляться строго под контролем нашего сотрудника, который отвечает за сохранность документов архива. Передача документов, подлежащих уничтожению, оформляется накладной или актом, в которой следует указать дату передачи документации, а также количество передаваемых дел. 

Обращаясь в нашу компанию, вы получаете возможность сосредоточиться на основном направлении вашего бизнеса, в то время, как наши специалисты займутся архивной работой.

 

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.

ru мы поможем уничтожить документы правильно.

 

Как уничтожить бухгалтерские документы с истекшим сроком хранения?

Ответ эксперта

Вопрос:

У нас накопилось много бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения. Как с ними поступить, чтобы не нарушить закон?

Ответ:

Бухгалтерские документы уничтожают по истечении сроков хранения, установленных законодательством. Перечень документов, выделенных к уничтожению, определяет комиссия. После этого документы уничтожают физически, о чём составляют акт.

Обоснование:

Рекомендуем при уничтожении бухгалтерских документов придерживаться следующего порядка. 

Шаг первый

Создайте экспертную комиссию по уничтожению документов. Её персональный состав утвердите приказом руководителя организации. Основной задачей комиссии является отбор документов для уничтожения. В её состав включите специалистов, способных оценить практическое значение и сроки хранения документов. В частности, для экспертизы ценности бухгалтерских документов включите в комиссию бухгалтера.

Если в вашей организации сложная организационная структура (например, есть филиалы), то можно дополнительно создать центральную экспертную комиссию, которая будет координировать работу экспертных комиссий (п. п. 4.7, 4.9 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

 На экспертную комиссию могут быть возложены следующие обязанности: 

• выделение к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, с составлением соответствующих актов;
• участие в процедуре уничтожения документов с составлением акта об их уничтожении;
• подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не установленных законодательно;
• участие в разработке документооборота организации;
• организация хранения документов.

Задачи и функции экспертной комиссии зафиксируйте в положении о такой комиссии. За основу можно взять Примерное положение об экспертной комиссии организации.

Шаг второй

Проведите экспертизу бухгалтерских документов. В ходе экспертизы комиссия изучает бухгалтерские документы и определяет их сроки хранения. По результатам экспертизы силами комиссии сделайте следующее (п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526):

• составьте описи документов, отобранных для постоянного хранения;
• выделите документы с истекшими сроками хранения. 

Шаг третий

Составьте акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Укажите в акте перечень документов, выделенных к уничтожению. Вы можете включить в него только те документы, срок хранения которых закончился к 1 января года составления акта (п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

Вы можете использовать форму акта, приведённую в Правилах хранения документов, утверждённых Приказом № 526, или самостоятельно разработанную форму. Перечень документов, внесённых в акт, согласуйте на заседании экспертной комиссии. После этого акт утвердите у руководителя организации (п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

Кстати, вы можете не составлять указанный акт, а перечень документов, подлежащих уничтожению, привести непосредственно в акте об уничтожении бухгалтерских документов. Такой порядок должен быть установлен в локальном нормативном акте вашей организации.

Шаг четвёртый

Уничтожьте бухгалтерские документы и зафиксируйте это актом. Вы можете это сделать сами, например, силами экспертной комиссии, а можете привлечь специализированную организацию. В этом случае рекомендуем передачу бухгалтерских документов на уничтожение и их непосредственное уничтожение проводить под контролем экспертной комиссии или назначенного для этого работника организации.

Такой надзор обеспечит конфиденциальность сведений, содержащихся в уничтожаемых бухгалтерских документах. Для фиксации факта физического уничтожения бухгалтерских документов составьте акт об их уничтожении. Утверждённой формы такого акта нет, поэтому составьте его в произвольной форме. 

В акте укажите: 

• перечень уничтоженных бухгалтерских документов или реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• способ уничтожения документов (например, измельчение документов в шредере или стирание информации в случае электронных документов). Если документы были уничтожены сторонней организацией, то включите в акт реквизиты первичного документа, оформленного по факту оказания услуги.

После уничтожения бухгалтерских документов акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель организации.

Узнать о том, как хранить бухгалтерские документы с учётом требований ФСБУ 27/2021 вы можете из готового решения.

Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций «Что делать Консалт»

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г. Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, [email protected]

§20-1005. Уничтожение или уничтожение судебных протоколов

Посмотреть Устав штата Оклахома 2022 г. | Посмотреть предыдущие версии Устава Оклахомы

20 OK Stat § 20-1005 (2014) Что это?

A. Если нет возражения со стороны председательствующего административного судьи или главного судьи районного суда, секретарь суда имеет право распоряжаться судебными протоколами, перечисленными в этом подразделе, сначала предоставив все или часть протоколов в Отдел архивов и документации Департамента библиотек Оклахомы для сохранения в качестве материалов исторических исследований и уничтожения всех тех, которые не приняты Отделом. Ничто не запрещает председательствующему административному судье или главному судье районного суда издать приказ об уничтожении документов до истечения срока, указанного в этом подразделе, при наличии уважительной причины.

В процессе уничтожения документов любое должностное лицо может полагаться на компьютеризированные списки или другие электронные данные, предоставленные Административным управлением судов или его системой OCIS/OSCN. В целях определения периодов времени в этой главе должностное лицо может игнорировать записи или действия, предпринятые в рассматриваемых делах, такие как бухгалтерский учет, внутренние электронные данные или другие несудебные записи. Судебные протоколы, подлежащие утилизации или уничтожению:

1. Дела о семейных отношениях. Это включает, но не ограничивается делами, поданными о разводе, раздельном содержании, аннулировании, взаимных действиях по обеспечению поддержки, опеке над детьми, домашнем насилии, иностранных судебных решений по делам о семейных отношениях, уступках доходов, связанных с распоряжением о поддержке, отцовстве , апелляция на административный приказ, касающийся поддержки или отцовства, habeas corpus, касающийся детей, и другие документы, связанные с домашними делами:

более одного (1) года и

b. все дела о семейных отношениях по истечении двадцатилетнего периода с момента подачи заявления или принятия мер по делу;

2. Завещательные дела. Это включает, помимо прочего, дела, поданные в отношении завещания имущества, опекунства, попечительства, услуг по защите пожилых людей, доверенностей и трастов:

поданные или какие-либо действия, предпринятые по делу в течение более одного (1) года, и

b.все дела о завещании по истечении двадцатилетнего периода с момента подачи заявления или принятия каких-либо мер по делу;

3. Иски, подаваемые только для вынесения денежного приговора, в которых увольнение или освобождение и удовлетворение были поданы более чем за один (1) год;

4. Гражданские (CJ и CS) записи дел:

a. Гражданские (CJ и CS) дела, которые были прекращены, и в течение более чем одного (1) года не было подано никаких состязательных бумаг или каких-либо действий по делу. , и

b.все другие гражданские (CJ и CS) дела по истечении десятилетнего периода с момента подачи заявления или принятия каких-либо действий по делу;

5. Досье о уголовных преступлениях нерассмотренных и вынесенных решений:

а. уголовные дела о тяжких преступлениях, которые были прекращены, и по делу не предпринимались состязательные бумаги или какие-либо действия в течение более одного (1) года,

b. уголовные преступления записи о рассмотренных делах по истечении десятилетнего периода с момента подачи каких-либо состязательных бумаг или каких-либо действий, предпринятых по делу, и

c.felony судимости по вынесенным решениям по делам, по которым был вынесен приговор в виде смертной казни, пожизненного заключения без права досрочного освобождения или пожизненного заключения по истечении пятидесятилетнего периода с момента подачи заявления или принятия каких-либо действий по делу;

6. Записи о проступках по нерассмотренным делам и вынесенным решениям:

a. Дела о проступках, которые были прекращены, и по делу не предпринимались состязательные бумаги или какие-либо действия в течение более одного (1) года,

b. дела по истечении пятилетнего периода с момента подачи каких-либо состязательных бумаг или принятия каких-либо мер по делу; и

7. Дела несовершеннолетних. Это включает, помимо прочего, дела, поданные в отношении правонарушителей, детей, нуждающихся в присмотре, обездоленных детей, детей, нуждающихся в лечении, детях, нуждающихся в приюте, и другие связанные дела несовершеннолетних:

было отклонено, и состязательная бумага не была подана или по делу не было предпринято никаких действий в течение более одного (1) года, и

b.все дела несовершеннолетних по истечении двадцатилетнего периода с момента подачи какой-либо состязательной бумаги или каких-либо действий в этом случае.

B. Судебные протоколы и журналы учета явки или листы, на которые они внесены, до их уничтожения или уничтожения должны храниться не менее чем на двух микрофильмах, оптических дисках или другом соответствующем носителе, один из которых должен быть хранится в Отделе архивов и документации Департамента библиотек штата Оклахома или в банке или другом соответствующем местном хранилище, а другой должен быть доступен для публичного использования в канцелярии судебного секретаря. Экземпляр в Департаменте библиотек или другом хранилище должен быть доступен для замены в случае выхода из строя экземпляра, находящегося в открытом доступе. Стоимость носителя информации и оборудования для просмотра и копирования оплачивается из средств суда по согласованию с Председателем Верховного Суда. Записи, воспроизведенные с микрофильмов, оптических дисков и других носителей, изготовленные в соответствии с положениями настоящего раздела, принимаются в качестве доказательств и имеют такую ​​же юридическую силу, как и оригинал.

C. Дорожные дела. Судебный секретарь каждого районного суда должен уничтожить судебные протоколы по делам о дорожно-транспортных происшествиях, а также журналы явки или листы, в которые они внесены, по истечении пятилетнего периода с момента подачи какого-либо заявления или принятия каких-либо действий по делу, за исключением в случае осуждения за вождение в состоянии алкогольного опьянения или любого наркотического средства, эти записи должны быть уничтожены по истечении десятилетнего периода с момента подачи любого заявления или принятия каких-либо действий по делу.

D. Записи об уголовных имущественных делах, возбужденных в соответствии со статьей 1321 и след. Раздела 22 Устава Оклахомы подлежат утилизации или уничтожению по истечении двухлетнего периода с момента подачи любого заявления или принятия каких-либо действий по делу.

Добавлен Законами 1970 г. c. 210, § 1, эфф. 1 января 1971 г. Изменено Законами 1972 г., c. 66, § 1, вып. эфф. 28 марта 1972 г .; Законы 1978 г., c. 23, § 1, эфф. 1 октября 1978 г.; Законы 1980 г., c. 61, § 1, Законы 1984 г., c. 20, § 1, эфф. 1 ноября, 1984; Законы 1985 г., c. 154, § 1, эмердж. эфф. 11 июня 1985 г .; Законы 1993 г., c. 87, § 2, эфф. 1 сентября 1993 г.; Законы 1995 г., c. 197, § 4, эмердж. эфф. 19 мая 1995 г.; Законы 1997 г., c. 400, § 4, эфф. 1 июля 1997 г .; Законы 2002 г., c. 390, § 1, эмердж. эфф. 4 июня 2002 г.; Законы 2003 г., c. 153, § 2, эфф. 1 ноября 2003 г.; Законы 2005 г., c. 34, § 1, эфф. 1 ноября 2005 г.

Отказ от ответственности: Эти коды могут быть не самой последней версией. Оклахома может иметь более актуальную или точную информацию. Мы не даем никаких гарантий или гарантий относительно точности, полноты или адекватности информации, содержащейся на этом сайте, или информации, на которую есть ссылки на государственном сайте. Пожалуйста, проверьте официальные источники.

Parker McCay: Блог — Закон об открытых публичных записях: основы хранения и уничтожения: Блог Parker McCay

Крайне важно, чтобы государственные учреждения надлежащим образом распоряжались публичными записями, чтобы избежать значительного юридического и финансового риска в соответствии с Законом об открытых публичных записях (OPRA) ) и право доступа по общему праву. После надлежащего уничтожения документы больше не подлежат разглашению в соответствии с OPRA, а хранитель защищен от потенциальных ошибок, которые могут стоить десятки тысяч долларов налогов, гражданской ответственности и затруднений.

Бюро управления документами Министерства финансов помещает все общедоступные документы в «График хранения документов», в котором указаны минимальные периоды времени, в течение которых документы должны храниться государственными учреждениями. Бюро публикует Таблицы размещения записей, чтобы помочь государственным организациям определить, готова ли серия записей к уничтожению. Строгое соблюдение графиков хранения записей является «наилучшей практикой» для минимизации поиска старых документов для выполнения запросов на доступ OPRA и общего права. В конце концов, большинство публичных записей не требуется хранить вечно, но если они поддерживаются , они могут быть раскрыты по запросу. Например, акты и сервитуты, связанные с приобретением муниципальной собственности, должны храниться бессрочно, в то время как большая часть корреспонденции может быть законно уничтожена через 3 года, если получено необходимое разрешение.

Когда государственное учреждение получает запрос OPRA на документ, законно уничтоженный в соответствии с установленным графиком хранения, хранитель документов может просто передать копию квитанции об «одобрении» от Бюро на уничтожение этих документов, а не искать старые ящики и электронные базы данных в целях соблюдения сроков ответа OPRA. Если у муниципалитета есть складское помещение в муниципальном здании, в котором есть коробки, заполненные заявлениями о выдаче собак от 1980-х и 1990-х годов муниципальный служащий по закону обязан искать в этих файлах запрошенную запись. Если, с другой стороны, муниципалитет получил разрешение от Бюро и законно уничтожил эти записи, хранитель не был бы обязан проводить обширный поиск.

Каждому государственному учреждению следует рассмотреть возможность пересмотра руководящих принципов штата по хранению документации. Иногда бывает сложно ориентироваться в процессе, посредством которого государственная организация запрашивает и получает разрешение на уничтожение старых общедоступных записей. Кроме того, как только государственная организация получит такое одобрение, она должна фактически уничтожить документы. Если государственная организация получает разрешение на уничтожение указанных документов, и документы не уничтожаются, эти записи по-прежнему подпадают под действие OPRA и права доступа по общему праву и должны быть раскрыты по запросу.