Акт приема передачи печати – Акт приема-передачи печати. Образец 2019-2020 года

Акт приема передачи печати – Акт приема-передачи печати. Образец 2019-2020 года

Содержание

Акт приема-передачи печати. Образец 2019-2020 года

Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Кто обязан пользоваться печатями

Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи печати .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи печати .doc

С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

Зачем нужен акт приема-передачи печати

Печать на любом предприятии – объект особо охраняемый, за ее содержание и сохранность, как правило, отвечает один конкретный человек: либо директор компании, либо сотрудник, назначенный на это особым распоряжением руководства. Часто для хранения печати рекомендуют использовать специальный сейф, с доступом ограниченного круга лиц.

При помощи печати визируется документация фирмы, причем зачастую важность бумаг значения не имеет – это могут быть какие-то ежедневные рутинные документы или же ценные договоры и контракты. Без специального оттиска, который обычно содержит реквизиты организации и иногда какие-то секретные обозначения (такая маркировка используется для защиты печатей и штампов от подделки) тот или иной документ не будет считаться действительным, именно поэтому организации стремятся ограничить доступ к печатям. Соблюдение определенных мер безопасности позволяет также избежать попадания печатей и штампов в руки мошенников и прочих нечистоплотных граждан, а значит и использования их в корыстных или каких-то иных злонамеренных целях.

Печать, конечно, можно передать и без составления акта, но в случае, если произойдет какое-то нештатное, выходящее за рамки закона событие с применением печати, установить и доказать виновность того или иного лица будет крайне затруднительно.

Также читайте: всё о печати для ИП и ООО

В каких случаях используется акт приема-передачи

Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

  1. Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
  2. Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
  3. Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.

Кто составляет акт

Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.

Правила составления акта

На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.

В акте обязательно должно быть указано:

  • наименование компании — владельца печати,
  • должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
  • и того, которому она передается,
  • нужно отразить причину передачи,
  • дату, до которой печать переходит в другие руки,
  • поставить оттиск печати,
  • подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Правила оформления акта

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

Документ создается в трех экземплярах:

  • один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
  • второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
  • третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

Образец акта приёма-передачи печати

  1. В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
  2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
  3. Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
    • полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
    • повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
    • должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
    • должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

    В этом же абзаце нужно вписать,

    • на основании каких документов действуют сотрудники
    • и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
  4. Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
  5. В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.

Образец акта приёма-передачи печати

assistentus.ru

Акт приема-передачи печати организации (образец)

0

Акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью и тем более индивидуальные предприниматели не обязаны иметь печать (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). В то же время, документ, скрепленный печатью, в глазах большинства пользователей вызывает большее доверие, а потому использование печати до сих пор достаточно распространено.

Если организация решает использовать печать, сведения о ее наличии должны содержаться в уставе (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). В общем случае правом использования печати в организации обладает единоличный исполнительный орган. Обычно это генеральный директор. Особенно это касается основной, так называемой «гербовой» печати организации. Но поскольку организации, в которых предусмотрено применение печати, используют ее на многих учетных и кадровых документах (например, на товарных накладных или трудовых договорах), то обычно изготавливаются несколько печатей (например, «для договоров» или «для накладных»), которые затем передается для использования в соответствующие структурные подразделения с назначением лиц, ответственных за сохранность печатей. А как составить акт приема-передачи печати?

Обеспечиваем контроль за движением печати в организации

В целях избежания использования печати не по назначению, в организации необходимо обеспечить контроль за ее наличием и движением. Особенно это актуально в тех случаях, когда печатей несколько. Для этого в организации может вестись журнал учета печатей, в котором регистрируется каждый изготовленный экземпляр печати, приводится образец его оттиска, указываются назначение печати и место ее хранения, а также обстоятельства выбытия печати. В этом же журнале можно предусмотреть место для подписи лиц, которым изготовленная печать была первоначально выдана.

Факт использования печати и обязанность по обеспечению ее сохранности могут предусматриваться в трудовом договоре с работником или его должностной инструкции.

В том случае, когда печать, используемую руководителем организации или иным ответственным лицом, необходимо передать другому сотруднику, целесообразно составить акт приема-передачи печати. Пример акта приема-передачи печати (образец) скачать можно по приведенной ниже ссылке.

Составляем акт приема-передачи печати

Акт приема-передачи печати или штампов организации составляется в произвольной форме. В нем указывается основание, в связи с которым печать передается (например, увольнение ответственного за печать работника или его очередной отпуск), сведения о сотруднике, который печать передает, и сотруднике, ее принимающем. Можно указать также реквизиты приказа или иного распорядительного документа, на основании которого был составлен акт приема-передачи печати. Оттиск передаваемой печати нужно тоже привести в акте. Для подтверждения права нового работника использовать печать руководитель может выдать ему соответствующую доверенность, реквизиты которой можно также дополнительно отразить в акте.

Составляется акт приема-передачи печати обычно в двух экземплярах – для сдатчика печати и ее получателя. Скрепляется приемо-сдаточный акт подписями указанных в нем лиц.

Приведем для акта приема-передачи печатей и штампов образец его заполнения.

Скачать акт приема-передачи печати организации (образец бланка) можно здесь.

Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

Скачать

glavkniga.ru

Акт приема-передачи печати и штампа организации

С 2016 года не требуется коммерческим компаниям, которые могут работать в любом направлении деятельности, пользоваться какими-либо штампами или печатями. Необходимость в этом может быть указана только в учредительных документах данной организации, но это решение принимается добровольно учредителями.

ИП вовсе не должны применять эти элементы в работе, поэтому оформление печати всегда осуществлялось добровольно, причем обычно это требовалось в ситуации, когда печать должна была ставиться на других документах контрагентов.

Если же печать сделана, то она должна правильно храниться, чтобы ею не могли воспользоваться мошенники. Поэтому при передаче или приемке печатей или штампов составляется специальный акт.

Понятие и предназначение акта приема-передачи

Важно! Если компания или ИП принимает решение о применении печати во время работы, то важно грамотно охранять этот элемент, поэтому его содержание и хранение должны осуществляться по определенным правилам.

Обычно назначается определенный работник компании, на которого возложена ответственность за сохранность и использование печатей или штампов. Часто для этого выбирается директор фирмы или иной специалист, занимающий высокую должность в организации, причем назначается он ответственным специальным приказом руководства.

В каком порядке осуществляется изготовление печати для ИП и что для этого нужно вы узнаете здесь.

Нередко для печати и штампов компанией приобретается специальный сейф, доступ к которому имеет только ограниченное количество сотрудников.

Если требуется передать печать другому лицу для использования, то непременно формируется специальный акт приема-передачи. В нем указывается дата и время передачи данного элемента, а также прописывается, кому именно он передается.

Важно! Печать предоставляет возможность визировать разные документы компании, причем без оттиска, на котором указываются реквизиты организации, многие бумаги легко признаются недействительными, поэтому каждая компания должна заботиться о сохранности печати, а также о том, чтобы к ней был ограничен доступ.

Юридические тонкости составления акта приема-передачи рассмотрены в этом видео:

Кто и когда формирует этот акт

Акт, на основании которого принимается или передается печать или штампы, составляется в разных ситуациях:

  • ответственное лицо, которое обязано содержать и хранить эти элементы, временно отсутствует на рабочем месте, так как может быть в отпуске, на больничном или в командировке, поэтому перед уходом с работы он передает их другому лицу;
  • назначается новый сотрудник компании, на которого возлагается ответственность по хранению и содержанию этих предметов, так как прежний специалист мог уволиться или вовсе руководство потеряло к нему доверию;
  • при определенных ситуациях разрешается передавать печать для применения иной организации для заверения различной документации.

Составлением этого документа занимается две стороны, одна из которых является лицом, владеющим печатью, а другая представлена человеком, получающим ее. Каждый сотрудник должен подписаться в акте, а также проверить, что в него внесены только достоверные и актуальные данные.

Правила и этапы передачи печати или штампа

Допускается передача этих элементов в разных ситуациях, но чтобы это было законно и безопасно, должны учитываться основные правила и нюансы этого процесса. К ним относится:

  • обычно передача этих ценностей осуществляется между учредителями предприятия и юристами, заместителями и ответственными лицами. Как составить акт приёма-передачи материальных ценностей другому лицу – читайте по ссылке;
  • допускается передать документ сотруднику, который отправляется в командировку, а при этом требуется во время поездки заверять какие-либо бумаги, но в этом случае составляется не только акт, но и доверенность;
  • при составлении акта указывается, когда осуществляется этот процесс, от кого и кому передаются ценности, а также цель процедуры;
  • храниться этот документ в компании должен не меньше трех лет, чтобы не возникало в будущем каких-либо споров относительно того, что печать тем или иным лицом применялась незаконно.

Важно! Перед составлением данного акта должно быть получено разрешение на передачу печати от руководства компании, так как ответственное лицо, назначенное для хранения и содержания ценностей, должно выполнять все необходимые меры для их защиты.

Образец акта приема-передачи печати.

Форма акта приема-передачи печати и штампа

Отсутствует строго определенная и унифицированная форма, по которой создается этот документ, но желательно пользоваться образцами, чтобы он содержал все необходимые сведения. Каждая компания обладает возможностью самостоятельно разработать оптимальный внешний вид акта.

Независимо от формы документа, в нем должна иметься оптимальная структура:

  • в самом начале и посередине указывается наименование документации;
  • приводится суть акта;
  • фиксируется факт того, что печать была принята и передана, причем прописывается в этом случае название компании, основание для процесса, а также ФИО и должности лиц, участвующих в процедуре;
  • далее приводятся основания для составления акта и ссылка на соответствующий приказ, который может быть заменен распоряжением;
  • ниже ставится оттиск передаваемой печати и указывается срок, на который она передается другому лицу;
  • в конце заверяется документ подписями сторон, причем с обязательной расшифровкой.

При использовании такой структуры не возникнет ситуации, при которой документ может быть оспорен.

Правила и этапы составления документа

При формировании акта выполняются действия:

  • вписывается наименование компании, на которую оформлена печать. Тут вы узнаете, может ли ИП работать без печати;
  • указывается должность и ФИО сотрудника, который хранит ценность и передает ее другому лицу;
  • отражается, по какой причине она отдаетс;
  • указывается дата передачи печати;
  • ставится ее оттиск;
  • внизу расписываются оба сотрудника, участвующие в передаче.

Важно! После подписания акта вся ответственность за печать или штамп переходит другому лицу.

Бланк акта приема-передачи печати и штампа.

Как избежать ошибок

Чтобы акт был составлен грамотно, учитываются основные правила его формирования:

  • допускается пользоваться для этих целей не только фирменным бланком, но и стандартным листом формы А4;
  • разрешено заполнять документ вручную или в печатном виде;
  • делается он в трех экземплярах, так как один остается у бывшего ответственного лица, другой передается новому владельцу, а третий остается в архиве предприятия;
  • после передачи печати или штампа обязательно регистрируется документ в журнале;
  • хранится акт не меньше трех лет;
  • особенно много внимания при заполнении документа уделяется причине, по которой производится передача ценностей, так как она должна быть уважительной и одобренной руководством;
  • процесс должен осуществляться с разрешения руководителя фирмы, поэтому в акте должна быть ссылка на соответствующий приказ или распоряжение.

Заключение

Таким образом, если печать передается от одного сотрудника другому, данный процесс непременно должен фиксироваться специальным документом.

Как правильно вести на предприятии журнал учета печатей и штампов и кто обязан его заполнять – читайте по ссылке.

Акт выступает подтверждением того, что все действия выполнялись с разрешения руководства фирмы, а также не будут использоваться ценности в каких-либо мошеннических действах. Хотя отсутствует строгая форма документа, лучше всего формировать его с учетом правильной структуры и оптимальных правил.

В чем особенности акта-приема передачи и по каким правилам его составляют – смотрите в этом видео:

fbm.ru

Образец акта приёма-передачи печати

Акт приема-передачи печати составляется тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Кто обязан пользоваться печатями

Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

В каких случаях используется акт приема-передачи

Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).

Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).

Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.

Кто составляет акт

Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.

Правила составления акта

На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.

В акте обязательно должно быть указано:

наименование компании — владельца печати,

должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника

и того, которому она передается,

нужно отразить причину передачи,

дату, до которой печать переходит в другие руки,

поставить оттиск печати,

подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Правила оформления акта

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

Документ создается в трех экземплярах:

один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,

второй поступает во владение будущему ответственному лицу,

третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

Образец акта приёма-передачи печати

В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.

Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:

полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),

повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,

должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,

должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

В этом же абзаце нужно вписать,

на основании каких документов действуют сотрудники

и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.

Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).

В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.

Акт приема-передачи печати

г. Энгельс

"12" марта 2017 г.

В связи с отбытием в длительную командировку директор ООО «СтройЛес» Новиков А.И., действующий на основании Устава и приказа № 23/А от "12" марта 2017 г. передал, а заместитель директора по общим вопросам Суриков П.Р., действующий на основании приказа № 24/А от "12" марта 2017 г. и доверенности от "01" декабря 2016 г. N 1534267916, принял печать ООО «СтройЛес» со следующим оттиском:

(оттиск)

Печать переходит в распоряжение Сурикова П.Р. вплоть до возвращения директора Новикова А.И. из командировки.

_________________ /Новиков А.И./

_________________ /Суриков П.Р./

М.П.

www.webohrannik.ru

Акт приема передачи печати. Образец заполнения и бланк 2019 года

Печать организации содержит ее реквизиты и является свидетельством того, что документ на самом деле создан этой организацией. Посредством акта приема-передачи печати фиксируется переход печати от одного ответственного за ее использование лица к другому.

Файлы в .DOC:Бланк акта приема-передачи печатиОбразец акта приема-передачи печати

Нужна ли печать вообще

Федеральным законом от 06 апреля 2015 года №82-ФЗ с организаций и индивидуальных предпринимателей снята обязанность пользоваться печатями. Однако документы, скрепленные печатью, все еще считаются вызывающими большее доверие, чем документы только с подписью или подписями руководителей. Именно поэтому некоторые организации еще используют печать.

Печать — это инструмент, содержащий сведения об организации или ИП, подпись которых она удостоверяет. Правом пользоваться главной печатью в организации обычно наделены генеральный директор и главный бухгалтер. Если в организации имеется печать, сведения о ее наличии должны быть внесены в Устав организации (на основании Федеральных законов №№ 208-ФЗ от 26 декабря 1995 года и 14-ФЗ от 08 февраля 1998 года).

Отдельным распорядительным документом в организации назначается ответственное лицо или ответственные лица, которые хранят у себя главную и внутренние печати организации. Как правило, ответственным за хранения главной печати является главный бухгалтер или начальник канцелярии. За печати подразделений отвечают руководители соответствующих подразделений.

Оттиски имеющихся в организации печатей и штампов вносятся в журнал печатей и штампов организации, который шнуруется, нумеруется и также скрепляется печатью.

Все операции с печатью (уничтожение, смена ответственного лица) должны фиксироваться документально. Для определения порядка обращения с печатями в организации разрабатывается нормативный локальный акт — «Положение об изготовлении, учете, хранении, использовании и уничтожении печатей и штампов организации», в котором находятся также и утверждаемые одновременно с самим документов формы актов, приказов и т.п.

Составление акта приема-передачи печати

Акт приема-передачи печати составляется в случаях как постоянной, так и временной смены ответственного за ее хранение и использование лица. Такая необходимость может возникнуть:

  • при увольнении ответственного лица;
  • при уходе ответственного лица в отпуск;
  • при временной нетрудоспособности ответственного лица и т.п.

Акт составляется в двух экземплярах: один остается у лица, принявшего печать, второй — у передавшего.

Акт приема-передачи печати. Часть 1

Форма акта приема-передачи печати

На нашем сайте имеется шаблон акта приема-передачи печати, которым вы можете воспользоваться для своих нужд. Законом форма акта никак не регламентирована, и вы можете составить его на свое усмотрение. Главное, чтобы он содержал в себе следующие элементы:

  1. «шапку» с указанием места и даты составления акта, грифа «утверждаю», должности, ФИО и расшифровки подписи руководителя, который будет подписывать акт;
  2. название документа: «Акт приема-передачи печати/печатей»;
  3. текст акта с указанием данных лица, которое передает печать и лица, получающего печать. В случае, если печать передается новому работнику, потребуется указать данные доверенности или приказа, которым это лицо назначено ответственным за данную печать. Если печать передается во временное пользование, указывается срок, на который она передается;
  4. список принятых/переданных печатей;
  5. дату и подписи лица, принимающего и передающего печать, оттиск печати.

Хранится акт в течение трех лет, после чего уничтожается в установленном в организации порядке.

zakonius.ru

правила оформления и образец 2018 года

В случае перехода печати от одного ответственного лица к другому данный факт оформляется актом приема-передачи печати. В статье рассказывается, каково его назначение и как составить акт приема-передачи печати. По ссылке в статье можно скачать образец акта приема-передачи печати.

Из статьи вы узнаете:

Каково назначение акта приема-передачи печати

Несмотря на возникновение электронных аналогов, печати и штампы в современном делопроизводстве сохраняют широкое распространение.

Несколько лет назад законодательство упростило процедуру использования оттисков штемпельной продукции, сделав ее необязательной для ряда юридических лиц. К ним относятся все коммерческие организации любого вида деятельности и формы организации бизнеса: крупного, среднего или малого.Акт приема-передачи печати: правила оформления и образец 2018 года

Порядок использования штемпельной продукции в рамках учетной политики отдельного производства является исключительно добровольным и должен быть закреплен локальными-нормативными актами.

Частные предприниматели (ПБЮЛ, ИП и т.д.) и раньше не были обязаны использовать штапельную продукцию в своем делопроизводстве, поэтому данные законодательные послабления их не коснулись. В 2018 году факт наличия собственной печати у частного предпринимателя определяется его личным желанием и представлением о собственном статусе.

Любая штемпельная продукция организации относится к категории особо охраняемых объектов. Хранение и надлежащую сохранность печати обеспечивает исключительно одно лицо. В небольших организациях таким лицом является директор компании. На крупных производствах лицо, ответственное за сохранность печати, должно быть назначено соответствующим специальным распоряжением руководства. Хранятся печати в специальном сейфе. Доступ к сейфу имеет ограниченный круг лиц.

Любая документация фирмы, вне зависимости от важности деловых бумаг и их назначения, должна быть завизирована при помощи оттиска соответствующего штемпельного изделия.

Деловая бумага не будет иметь юридической силы, если на ней отсутствует оттиск штемпеля с реквизитами фирмы и другой информацией. По этой причине доступ к штемпельной продукции строго ограничен.

Использование штемпельной продукции компании в целях, которые не соответствуют действующему законодательству, должно быть полностью исключено. Необходимо обеспечить ее хранение и исключить доступ к ней посторонних лиц.

К сожалению, довольно распространенной практикой является передача печати одним лицом другому без оформления надлежащей документации. Следует иметь в виду, что лицу, ответственному за хранение печати, труднее будет доказать свою невиновность в случае возникновения внештатной ситуации или в случае использования печати в корыстных целях при совершении мошеннических операций.

Читайте также:

В каких случаях используется акт приема-передачи

Среди причин, в силу которых может произойти передача печати от одного должностного лица другому, можно выделить три основные:

Ответственное лицо отсутствует на предприятии по причине нахождения на больничном листе, в отпуске или длительной командировке.

Назначено новое ответственное лицо. Это может сделать руководитель организации. Назначение нового ответственного может быть вызвано увольнением предыдущего или утратой к нему доверия.

Ответственный другой компании по взаимному соглашению использует штемпельную продукцию вашей фирмы с целью заверения документации от ее лица.

Как правильно составить акт приема-передачи печати

Акт приема-передачи печати составляется от имени двух сторон: лица, которое хранило печать и лица, которому она передается. И то, и другое лицо должны заверить деловую бумагу своими подписями.

Правила составления акта

Форма акта-приема передачи печати сотруднику в 2018 году остается свободной, поскольку законом не установлено единого стандартного образца этого документа. Как правило, компании разрабатывают этот документ самостоятельно с учетом корпоративных правил ведения документооборота, закрепленных локальной нормативной документацией. Можно также использовать шаблон, который каждая фирма разрабатывает для внутреннего документооборота. Во всех случаях такой документ должен содержать ряд основных элементов:

  • название предприятия, которое владеет данной штемпельной продукцией;
  • должность, фамилия и инициалы сотрудника, который отвечает за хранение штемпельной продукции;
  • должность, фамилия и инициалы сотрудника, который принимает штемпельную продукцию;
  • причина передачи штемпельной продукции;
  • дата перехода;
  • образец оттиска штемпельной продукции;
  • подписи обоих лиц.

После того, как данная деловая бумага подписана обоими участниками процесса, вся ответственность за сохранность штемпельной продукции переходит к принимающему лицу.

Каковы правила оформления акта приема-передачи печати

Оформление деловой документации по приему и передаче штемпельной продукции происходит либо на обычном листе формата А4, либо на специально разработанном бланке предприятия. Вы можете составить его от руки или распечатать на принтере.

Справка

В стандартных ситуациях акт приема-передачи печати составляется в трех экземплярах:

  1. Первый экземпляр находится у лица, которое хранило штемпельную продукцию ранее.

  2. Второй экземпляр находится у лица, которое хранит штемпельную продукцию в настоящее время.

  3. Третий экземпляр поступает на хранение в канцелярию фирмы.

После завершения всех формальных процедур, акт приема-передачи печати должен быть зарегистрирован в журнале, предназначенном для ведения учета внутренней документации фирмы, и передан в архив компании. Срок хранения в архиве определяется действующим нормативом для бумаг данного типа (как правило, от трех лет).

Как уже было отмечено выше, единой стандартной формы акта приема-передачи печати не существует. Примерный образец акта представлен ниже.

Образец. Акт приема-передачи печати

Акт приема-передачи печати: правила оформления и образец 2018 года

Бывают ситуации, когда необходимо передать штемпельную продукцию между сотрудниками в процессе осуществления текущих трудовых операций. Такую передачу можно не оформлять специальным актом. Но отметка о факте передачи обязательно должна быть сделана в специальном журнале учета печатей и штампов.

В некоторых случаях, акт приема-передачи печати может быть составлен только в двух экземплярах, каждый из которых получат представители сторон — участники передачи.

В таком случае достаточно сделать отметку в Журнале учета печатей и штампов управляющей компании. В журнале принимающей стороны должна быть сделана аналогичная запись.

ПРИМЕР

Сотрудник административно-хозяйственной части получил в свое распоряжение новую печать, которую специально изготовили. Со временем возникла необходимость передать печать главному бухгалтеру той же компании. Как оформить эту процедуру?

  1. Необходимо поставить штемпельную продукцию на учет и сделать об этом соответствующую запись в журнале учета.

  2. Главный бухгалтер, которому передается штемпель, должен расписаться в специальной графе и поставить дату получения.

Подпись является фактом подтверждения получения печати. Ответственность за использование и хранение печати с этого момента лежит на главном бухгалтере.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Акт приема-передачи печати: образец, бланк бесплатно

В каждой организации, предприятии имеется фирменная печать. С ее помощью заверяются все документы, имеющие юридическое значение: договора, контракты и даже трудовые книжки.

Они должны находиться на особом контроле. Можно передавать только одному человеку, который будет отвечать за их сохранность, перемещение, а также за формальности, касающиеся правильности их применения.

Акт приема-передачи является приложением, который позволяет перемещать штампы. Должностное лицо, распоряжающееся материальными ценностями, может передавать их на время в пользование другому человеку, работающему в той же организации.

Основные аспекты

Акт приема-передачи печати идет как приложение к внутреннему приказу о назначении материально ответственного лица. Необходим для задокументированного контроля за передвижением штампов. Он помогает предотвратить неправомерное использование, например, для подтверждения ложных платежных документов или отчетов.  

У каждой организации свой образец, который они используют в таких случаях. Составляется он в произвольной форме. Кроме основных требований, каждый добавляет пункты, которые отображают внутренние правила предприятия.  

Как и в любом документе, в приложении должно быть указано:

  1. Ф.И.О и должность должностного лица, который был ответственным.
  2. Номер приказа, на основании которого составляется приложение.
  3. Далее, указывается причина, по которой материальные ценности передаются другому лицу. Это может быть отпуск, увольнение или понижение, повышение в должности.
  4.  После этого прописываются данные должностного лица, принявшего материальные ценности.
  5. Приложение заверяется оттиском печати, передача которой происходит.
  6. Далее, ставится подпись руководителя организации. Она считается окончательным подтверждением передачи.
  7. Для того чтобы подтвердить прием, ставится подпись сотрудника.

После того как подписал документ, он несет полную ответственность за надлежащее использование штампа.

Важно! Обязательно необходимо указать время и случаи, при которых новый ответственный человек может распоряжаться штампами.

Ниже представлен образец бланка, шаблон можно скачать внизу статьи.

Передача штампа командированному сотруднику

Чаще всего материальные ценности такого типа передаются от руководителя к заместителю или юристу предприятия. Печать может передаваться и сотруднику, отправляющемуся в командировку, где необходимо заверка документов. В таком случае дополнительно должна выдаваться доверенность от руководителя. В ней прописывается какие документы и в течение какого срока ответственное лицо может использовать печати.       

Акт приема-передачи печати должен храниться не менее 3 лет. Это поможет избежать спорных ситуаций, в случае, если будут выявлены факты незаконного использования печати. Подняв приложения, можно быстро выяснить, кто из сотрудников владел ею на тот момент.

На видео можно узнать дополнительные сведения о штампах и печатях:

blanki.mwmoskva.ru

Об авторе

admin administrator

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о