Акт приема передачи товарно материальных ценностей образец: простой образец для ТМЦ, форма приемки сотрудником, работником, как составить бланк перемещения между организациями и складами

Акт приема передачи товарно материальных ценностей образец: простой образец для ТМЦ, форма приемки сотрудником, работником, как составить бланк перемещения между организациями и складами

Акт приема-передачи материальных ценностей (ТМЦ): образец

Во всех компаниях регулярно идёт контроль за движением имущества. Поэтому любые его перемещения оформляют документально. Одним из документов для фиксации хозяйственных операций с активами компании выступает акт приема-передачи материальных ценностей организации. Законом порядок его составления не закреплен. Предприятия самостоятельно разрабатывают его бланк и состав реквизитов. Рассказываем, каким должен быть правильный образец акта приема-передачи материальных ценностей (ТМЦ).

В каких случаях оформляют акт приемки-передачи ценностей

Необходимость оформления акта возникает при передаче какого-либо актива под материальную ответственность конкретного сотрудника. Подобный документ позволяет снять ТМЦ с ответственности одного лица и передать их под ответственность другого.

При этом, если товар или материалы поступают от поставщиков, принимающий работник расписывается только в накладных, тем самым принимая на себя ответственность. Дополнительно составлять акт не нужно.

На практике чаще всего возникает необходимость составить акт приема-передачи ТМЦ при смене материально ответственного лица или поступлении ценностей без сопроводительных документов.

Иногда необходима временная передача имущества от одного работника другому на период замещения. В этом случае передача ТМЦ материально-ответственному лицу происходит 2 раза – перед началом замещения и при его окончании.

По какой форме оформить акт приемки-передачи ТМЦ

В настоящее время типового бланка акта на передачу имущества от одного работника другому не утверждено. Следовательно, компания разрабатывает его самостоятельно. При этом такой документ должен содержать обязательные реквизиты, приведенные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

• название;
• дату оформления;
• данные организации, составившей документ;
• содержание совершаемой операции;
• натуральные и денежные измерители операции, их количественные значения;
• наименования должностей и подписи лиц, ответственных за совершение операции.

Ниже для примера в виде схемы приведен простой образец акт приема-передачи материальных ценностей при приеме нового сотрудника.

Если наименований передаваемого имущества немного, его отображают в тексте акта в виде таблицы. В случае наличия большого перечня передаваемых ценностей (например, после инвентаризации) при передаче ТМЦ при смене мат. ответственного лица составляют отдельный документ в качестве приложения к акту. Нередко в качестве такого документа выступает инвентаризационная опись. В таком случае в тексте самого акта делают ссылку на реквизиты документа-приложения.

В качестве основы для разработки собственного бланка компания может использовать форму № МХ-1 (постановление Госкомстата от 09.08.1999 № 66) или № ОП-18 (постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132).

Для оформления передачи основных средств от одного материально ответственного другому также применяют акт или накладную на внутреннее перемещение. Для этого в качестве образца можно использовать форму № ОС-2 (постановление Госкомстата РФ от 21. 01.2003 № 7).

Акт всегда составляют в нескольких экземплярах, один из которых остается у работодателя, а остальные:

• у работника, сдавшего ТМЦ, – при снятии с него ответственности;
• у работника, принявшего ТМЦ, – в случае передачи ему имущества.

Как оформить акт, если товар пришел с дефектом или без документов

Нередко товарно-материальные ценности приходят от поставщика без документов, не в том количестве либо качестве. В таком случае покупатель может принять фактически пришедший товар под ответственность своего должностного лица и позднее выставить претензию своему партнеру.

Также акт можно использовать для приемки технически сложной продукции. Официального бланка такого акта тоже нет, его составляют в произвольной форме. Главное отличие от документа, описанного выше, заключается в необходимости отражения в нем степени соответствия поставки условиям заключенного с поставщиком договора. Для этого, помимо указанных ранее обязательных реквизитов, в нем следует дополнительно привести:

• данные заключенного договора поставки;
• описание товара, его комплектность и фактически поступившее количество ТМЦ;
• если проводилась экспертиза качества, о ней следует упомянуть;
• если пришло меньшее количество товара либо иное его наименование, но претензий к качеству нет, на это необходимо указать в акте. При наличии претензий к качеству или комплектности необходимо описать их;
• цену принятых единиц ТМЦ, их количество и стоимость;
• если по условиям контракта предусмотрены штрафные санкции, необходимо привести их сумму в акте.

Подобный акт тоже составляют 2-х экземплярах. Его подписывает представитель поставщика и ответственное лицо, принявшее товар. Также акт может быть составлен комиссией без участия представителя поставщика. В этом случае его подписывают все члены комиссии.

Примеры и образцы заполнения акта

Предположим, возникла ситуация, когда старое материально-ответственное лицо увольняется и на его место принимают нового сотрудника, который получает от него под ответственность все имущество. В этом случае обязательно нужно провести инвентаризацию (п. 27 приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). В этом случае приемо-передаточный акт составляют между старым и новым работником. При этом возможно 2 варианта составления актов:

• напрямую – на передачу активов от работника к работнику;
• сначала – от старого работника к работодателю, затем – еще на передачу ТМЦ от нанимателя к новому сотруднику.

Ниже приведен бланк акта приема передачи материальных ценностей для примера при возникновении подобной ситуации.

СКАЧАТЬ БЛАНК АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Также далее можно скачать образец акт приема передачи материальных ценностей сотруднику для практического применения.

ОБРАЗЕЦ АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ТМЦ

Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей

Все давно привыкли, что поставка товаров, продукции и других материальных ценностей, осуществляется стандартной процедурой документооборота. Однако, жизнь намного разнообразнее, и часто возникают ситуации, когда прием материальных ценностей необходимо оформить специальным документом — «актом приема-передачи». Содержание и форма такого акта зависит от хозяйственной операции, которую необходимо отразить.

Примечание: Некоторые пользователи попадают на эту страничку по запросу «акт приема-передачи».

Поскольку из запроса неясно, какой именно акт нужен, обратите внимание также на статьи: 

Акт приема-передачи	Денежных средств	см. «передача денежных средств»
	Прав и обязанностей	см. «передача дел новому директору»
		см.«передача дел новому бухгалтеру»
	Услуг, выполненных работ	см.»Акт приема-передачи выполненных работ»
	Необоротных активов (основных фондов)	С передачей права собственности	см.»Акт приема-передачи основных средств»
		Прочее	Операции с основными средствами описаны в разделе «документы учета основных средств».
	Товаров, товарно-материальных ценностей	Без передачи права собственности	Акт приема-передачи материальных ценностей на хранение (Россия)
		С передачей права собственности	«Акт приема-передачи товара» (на русском языке) Акт приймання-передачі майна (ниже по тексту)
		Прием товара с претензиями поставщику	См. статью и комментарии ниже

Как документально оформить передачу товарно-материальных ценностей

В общем случае, для того, чтобы подтвердить факт приема-передачи товарно-материальных ценностей достаточно самой обычной расходной накладной, в которой присутствует подпись лица, получившего данный товар (ТМЦ). Полномочия на получение ТМЦ (товара) должны быть подтверждены доверенностью.

Если оплата за товар происходит наличными (внимание, существуют ограничения по сумме оплаты наличными между юридическими лицами, а также физическими лицами) и тут же происходит отгрузка товара, то необходимости в доверенности нет, кроме случая, когда покупатель товара требует от поставщика указания в отгрузочных документах получателя — конкретного юридического лица. Тогда потребуется идентификация получателя как представителя такого юридического лица.

Прием товара, который доставляется третьими лицами, может оказаться не такой простой операцией, особенно, если это специфическая продукция или продукция, которая доставляется Вам из другого региона. В момент приема товара может оказаться, что произошла его недостача, отгружен не тот товар или товар ненадлежащего качества. При возникновении такой ситуации крайне важно правильно документально зафиксировать данный факт, чтобы иметь возможность в дальнейшем предъявить претензии поставщику.

В момент приемки товара при возникновении претензий к поставщику должен быть составлен акт приемки продукции.  

Образцы актов приема передачи продукции (товара)

См. также простой образец документа «Акт приема-передачи товара».

Образцы документов на русском языке	Примiрникi документiв на українськiй мовi
Скачать акт приема продукции по качеству	Завантажити акт прийому продукції по якості
Скачать акт приема продукции по количеству	Завантажити акт прийому продукції по кількості

Многие хозяйственные операции предполагают, что товарно-материальные ценности могут передаваться без передачи права собственности. Такие операции могут касаться процедур ремонта, модернизации, хранения, переработки давальческого сырья и т.д.

Такой документ может понадобиться для фиксации приема-передачи товаро-материальных ценностей от одного юридического лица другому или от одного сотрудника предприятия к другому. Например, передача ТМЦ для ответственного хранения.

Если в бухгалтерском учете нам необходимо зафиксировать факт перехода прав собственности, выполнение договора купли-продажи, то такой факт фиксируется расходной накладной. А вот если мы оперируем давальческим сырьем, запасными частями для ремонта или передаем нечто для технического обслуживания, доработки, капитального ремонта и т.д., то этот факт будет удобно зафиксировать следующим актом приема-передачи.

Примечание. На русском языке отдельно приведен аналогичный по содержанию «Акт приема-передачи материальных ценностей».

В качестве примера бланк акта приема передачи материальных ценностей:

АКТ приймання-передачі майна № ___ за Договором _________ № ___ від «__» _____________ 20__ р. м. _________________ «___» ______________ 200_ р. Цей Акт складено на виконання пп. ____ п. ___ Договору _____________________ N ______ від «___» ____________ 200_ р., укладеного між ___________________________ (надалі іменується «Замовник») та __________________________ (надалі іменується «Виконавець»). ЧАСТИНА 1. ПЕРЕДАННЯ МАЙНА ВИКОНАВЦЮ Ми, що нижче підписалися, представник Замовника, _____________________________, що діє на підставі ________________________, з однієї сторони, і Виконавець, фізична особа-підприємець _______________________, з іншої сторони, склали Частину 1 цього Акта про те, що відповідно до зазначеного вище Договору, Виконавець прийняв, а Замовник передав майно відповідно до наведеного нижче: Номенклатура  і якісні характеристики речі Одиниця виміру Кількість Оціночна вартість 1 . .. ВСЬОГО Майно передане повністю відповідно до умов зазанченого вище Договору, зауважень до якості і кількості майна немає. За наявності нестачі чи пошкоджень (псування) майна це вказується в додатку до Акта. Момент передачі майна зафіксований вірно: ___ год. ___ хв. «___» ____________ ___ р. Майно передав: від Замовника: ________________/____________/ М. П. Майно прийняв: від Виконавця: ________________/____________/ М. П.

0  

 Примерная форма акта приема-передачи дел | Описание курса | Акт приема-передачи основных средств 

   

Акт приемки ТМЦ. Назначение документа и правила его составления

Популярные

Товарно-материальные ценности обычно передаются между двумя ответственными лицами. Такое движение сопровождается составлением соответствующего документа, именуемого актом приемки ТМЦ. Что это за документ и как его правильно составить? Это следует подробно описать.

Основные понятия

Передача материальных ценностей может происходить двумя способами:

1. Внутри предприятия при перемещении между участками или смене ответственных лиц.

2. При передаче товара за пределы компании.

В каждом из этих случаев акт приемки ТМЦ должен быть составлен по всем правилам. Он входит в состав первичной документации и представляет собой один из методов учета товаров.

В каждом конкретном случае такой акт приема-передачи ТМЦ выполняет определенную функцию. Например, при смене ответственного лица на предприятии он фиксирует количество товаров и других материалов, которые переходят в ведение нового работника. С этого момента он будет нести ответственность за их сохранность и правильное использование. Возможен и другой вариант, когда ценности передаются в результате заключения договора аренды. Здесь в составленном акте приема-передачи ТМЦ констатируется факт временной смены собственника в соответствии с предварительным договором. Через определенное время все предметы должны быть переданы их первоначальному владельцу в полной сохранности. В противном случае одна сторона может предъявить другой мотивированную претензию и потребовать возмещения причиненного ей ущерба.

Бухгалтерская форма

Для облегчения и корректности учета разработана специальная форма акта приемки ТМЦ. Вид этого унифицированного документа утвержден постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 № 66. Он включен в специальный альбом, как отдельная форма MX-1.

Его можно разделить на следующие компоненты:

1. Справочная информация.

2. Данные о продукте.

3. Подписи сторон.

В первой части в определенные графы последовательно вносятся сведения о хранителе и поклажедателе товара, а также номер и дата договора, в соответствии с которым осуществляется передача. Далее следует наименование документа и его реквизиты (дата и порядковый номер). Вторая часть представляет собой таблицу, в которой все товары разделены в зависимости от ассортимента. При этом каждая позиция подробно описана, начиная с названия и характеристик, и заканчивая количеством, а также установленной ценой. Также указывается срок, место и условия хранения продукции. В последнюю часть включаются подписи лиц, которые по договору берут на себя вполне определенные обязательства. Они должны быть дополнены наименованием должностей, подробной расшифровкой и по возможности заверены печатями.

Правила заполнения

Несмотря на то, что этот документ унифицирован, каждая отдельная компания может разработать его для себя. Это не будет никаким нарушением.

Но на практике чаще всего стороны используют типовую форму МХ-1. Это очень просто и удобно. Как правильно внести данные в такой акт приемки ТМЦ? Образец можно рассмотреть на конкретном примере. Предположим, что одно предприятие передает другому товар на хранение. Между ними заключается соответствующий договор, а приложением к нему будет настоящий акт. Сначала необходимо заполнить реквизиты сторон (название, адрес и коды). Они должны полностью соответствовать заключенному договору, который указан здесь. Затем постепенно вносить данные в таблицу о передаваемом товаре. После этого необходимо указать принятые условия хранения. Обычно здесь просто пишут фразу «в соответствии с договором», так как в тексте самого документа уже есть полное описание всех обстоятельств. Также есть графа «особые отметки», где каждая сторона может оставлять свои комментарии к передаваемому товару. В завершение стороны в лице своих уполномоченных представителей подписывают документ и заверяют его печатями.

Скачать акт приемки ТМЦ

• 21.01.2016
• 0
• 0
• Бухгалтерия

Поделись этим:

Читайте также

• Как составить акт приемки товара?
• Акт приема-передачи документов при смене директора или бухгалтера — образец заполнения и бланк
• Безвозмездное пользование недвижимостью: договор, условия, акт приема-передачи
• Сличительная ведомость. Назначение и правила составления документа
• Забалансовый счет: бухгалтерский учет, имущество, основные средства
• Коммерческий акт: правила и сроки составления
• ТМЦ — … Инвентаризация: учет, хранение, списание

Новости партнеров

Инвентаризация

записей — элементы данных

Введение

Записи Агентства лучше всего инвентаризировать по сериям. Тот, кто проводит инвентаризацию, должен решить, какие элементы инвентаризации необходимы, а затем использовать форму или формы для сбора одинаковой информации по каждой серии.

Инвентаризационные формы серии (примеры)

Текстовая, электронная, инвентарная форма серии микроформ | Инструкции

Форма инвентаризации информационной системы | Инструкции

Форма инвентаризации серии A/V | Инструкции

Элементы инвентаризации серии

Чтобы быть полезным, инвентаризация должна включать определенные элементы информации для каждой серии. Эти основные элементы описаны в следующих разделах. Хотя некоторые элементы полезны только для целей агентства (например, подготовка даты и идентификация лица, проводящего инвентаризацию), большинство из них необходимо для предоставления информации в Национальное управление архивов и документации (NARA) для планирования записей путем подачи запроса на распоряжение документами. Полномочия (также известные как расписание записей или просто расписание). Как указано, NARA требует более полной информации о записях, предлагаемых к постоянному хранению, чем о записях, предлагаемых к уничтожению. Если агентство предлагает удалить записи, которые NARA позже определяет как потенциально постоянные, оно должно затем изменить предлагаемое распоряжение на постоянное и предоставить NARA необходимую дополнительную информацию.

Элементы инвентаря серии с соответствующими инструкциями:

1. Дата составления

Укажите дату составления описи.

2. Офис хранения файлов

Перечислите название и символ офиса, который ведет записи. Если этот офис получил эту серию от другого офиса, также укажите название и символ этого офиса и обозначьте его как «создающий офис».

3. Лицо, проводящее инвентаризацию

Укажите имя, должность и номер телефона этого человека.

4. Расположение серии

Укажите точное местонахождение серии; например, помещение 233, корпус Б, пристройка 1. Если серия находится более чем в одном офисе, то необходимо провести инвентаризацию только один раз, а затем указать несколько мест.

5. Название серии

Дайте каждой серии название для краткой справки. Такое название может происходить из одного из нескольких источников:

• Агентство, которое может использовать общепринятое название в своих обычных повседневных процедурах. Примеры: файл поиска сотрудников, отчет о ходе проекта.
• Лицо, которое проводит инвентаризацию и может дать описательное название. Примеры: записи об управлении имуществом, файл протоколов собраний, файл анализа кредита.
• Название отдельной формы или вида документа, если оно относится ко всей серии. Примеры: коносаменты, уведомления о действиях персонала, описательные квартальные отчеты.

6. Включая даты

Перечислите самые ранние и самые поздние даты записей в каждой серии. Эта информация дополняет или является частью описания и необходима для планирования записей, предлагаемых для постоянного хранения. Также необходимо определить, когда следует обрезать или ломать записи и передавать их в центры документации или в хранилища агентств. Наконец, он может дать представление о скорости роста ряда. Для файлов дел или файлов корреспонденции укажите самую раннюю дату только как год. Для серий, создаваемых на момент инвентаризации, самую позднюю дату указывают обозначением «на сегодняшний день» или «на настоящий момент».

NARA требует, чтобы агентства предоставляли полные даты для записей, предложенных для постоянного хранения, а также для неповторяющихся временных записей.

7. Описание серии

Четкое описание серии является основой успеха инвентаризации и графика. Это необходимо для более поздней оценки записей НАРА. Также может потребоваться уточнение названия серии. Примеры таких языков:

• «Материалы внутренних аудитов программ, операций и процедур агентства, а также внешних аудитов подрядчиков и грантополучателей. Состоят из аудиторских отчетов, корреспонденции и вспомогательных рабочих документов».
• «Записи, относящиеся к внутренней административной или хозяйственной деятельности офиса, а не к функциям, ради которых существует офис. повседневное администрирование офисного персонала, включая обучение и командировки, запросы и квитанции о расходных материалах и офисных услугах и оборудовании, а также использование офисных помещений и коммунальных услуг. Может также включать копии офисных отчетов о внутренней деятельности и рабочей нагрузке, таких как ход работы, статистические и описательные отчеты, направляемые на более высокие уровни».
• «Фотографии обычных церемоний награждения, светских мероприятий и других непрограммных мероприятий».
• «Запросы от населения на формы и публикации».
• «Запись набора официальных директив, распространяемых в виде приказов, циркуляров или руководств, объявляющих о серьезных изменениях в политике и процедурах агентства и относящихся к функциям программы».
• «Переписка по вопросам отдела, подготовленная для подписи директора, и сопутствующие документы».
• «Досье о грантах отдельным институтам для финансирования исследований, связанных с добычей полезных ископаемых. Включают предварительные предложения, предложения или заявки, патентную информацию, отчеты по проектам, исследования, сертификаты, соглашения, меморандумы, письма и другие записи, касающиеся к получению, рассмотрению, присуждению, оценке, статусу и мониторингу грантов, а также к выделению средств и бюджетов проектов».
• «Рекордный набор газетных вырезок и публикаций аналитической службы, таких как «Текущие новости», «Дополнительные клипы», «Текущие новости о равных возможностях», «Диалог в защиту радио и телевидения», «Избранные заявления», «Выпуск текущих новостей в иностранных СМИ» и «Пятничный обзор литературы по вопросам обороны».
• «Информация, свидетельствующая о государственной занятости, частной занятости и финансовых интересах гражданских служащих и военнослужащих, необходимая для подачи таких заявлений в соответствии с AR 600-50. Включены заявления о занятости и финансовых интересах, дополнительные заявления, отчеты об изменениях, обзорные комментарии и связанная информация.»

Элементы инвентаризации не должны подчеркивать номера форм, особенно когда описываются файлы дел или файлы транзакций. Такие файлы, состоящие из многочисленных форм и соответствующей корреспонденции, составляют основную часть всех федеральных документов. Примеры включают файлы контрактов, файлы требований, файлы кредитов, клинические файлы и персональные файлы.

Каждая копия заполненной формы может стать частью отдельного файла дела, служащего уникальной цели. В описи каждый экземпляр теряет свою индивидуальность и прикрывается пунктом описания дела, частью которого он является. Лицо, проводящее инвентаризацию, должно:

• Выберите заголовок, описывающий функцию, которую выполняет серия.
• Попробуйте содержимое нескольких папок в серии, чтобы определить общий вид документации в ней и диапазон предметного содержания.
• Определите, документирует ли типичный файл дело от начала до конца. Например, в файле контракта папка может охватывать или не охватывать процесс закупки от успешного предложения до окончательного платежа. В противном случае необходимо найти дополнительную документацию и указать ее связь с серией, указанной в таблице.

Описание каждой серии должно содержать достаточно информации, чтобы показать цель, использование и предметное содержание записей. Избегайте таких терминов, как «разное» или «разное», которые ничего не добавляют к описанию. Уделите особое внимание описанию потенциально постоянных записей, поскольку NARA требует более подробной информации о них. Включите в описание аудиовизуальных записей формат (например, 4 на 5 дюймов, 16 мм, полдюйма), поколение и тематику.

Наконец, важно описать различные компоненты аудиовизуальных, микроформ, картографических и связанных с ними записей. Например, в центральной лаборатории часто хранятся фотонегативы, а в различных подразделениях агентства хранятся специализированные серии или коллекции отпечатков. И негативы, и отпечатки являются компонентами записи, и их необходимо инвентаризировать и планировать вместе с соответствующими вспомогательными средствами поиска.

8. Средний

Укажите, является ли носитель записи бумагой, микроформой, электронной, аудиовизуальной или их комбинацией.

9. Расположение

Укажите используемое расположение или систему хранения. Примеры включают системы предметной классификации и схемы, которые расположены в алфавитном порядке по предмету, в алфавитном порядке по имени заявителя, в географическом по штату, в числовом порядке по номеру контракта и в хронологическом порядке по дате отчета. Если ряд не имеет очевидной аранжировки, отметьте его как «неупорядоченный». Если в ряду есть подчиненные схемы расположения, их тоже перечислите. NARA требует, чтобы агентства указывали расположение записей, предлагаемых для постоянного хранения.

10. Том

Для неэлектронных записей объем записей следует выражать в кубических футах, а не в погонных футах или любых других единицах измерения. Поскольку он представляет собой высоту, ширину и глубину, цифра в кубических футах дает реалистичное представление о фактически занимаемом пространстве. Также включите объем старых документов, которые могут быть завернуты в пачки или пакеты, или негабаритных материалов, которые слишком велики для хранения в обычном картотечном оборудовании. (Чтобы рассчитать содержимое файловых контейнеров в кубических футах, используйте таблицу преобразования, приведенную в инструкциях к форме инвентаризации.)

Хотя информация об объеме важна, цифра для каждой серии не должна измеряться с предельной точностью. При расчете объема серии не включайте дроби, например полдюйма, а просто округляйте все цифры до ближайшего кубического фута. Если серия составляет менее половины кубического фута, укажите объем как «незначительный» или «менее единицы».

При измерении объема любой серии, которая явно велика, точная точность не требуется. Просто попробуйте ящики с папками, чтобы увидеть, заполнены ли они относительно, а затем умножьте количество полных ящиков на соответствующий коэффициент преобразования. Для тех записей, которые не хранятся в картотеке, оцените количество ящиков с папками, которые будут занимать записи, а затем примените соответствующий коэффициент преобразования.

При инвентаризации аудиовизуальных материалов, микроформ, картографических и связанных с ними записей укажите не только общий объем в кубических футах, но и максимально точное количество элементов (например, 1200 отпечатков, 3500 негативов). Опять же, выборка может быть необходима для больших серий или коллекций. Если это так, умножьте среднее количество элементов в кубическом футе (или другой единице измерения) на общее количество кубических футов (или другую единицу измерения) в коллекции.

Для электронных записей укажите размер файла (т. е. количество байтов)

Запрашивая разрешение на удаление, NARA требует, чтобы агентства предоставили оценку объема записей, накапливаемых ежегодно (если записи являются текущими и продолжающимися), и общий объем на сегодняшний день для записей, предлагаемых для постоянного хранения, а также для разовых записей, предлагаемых для немедленного уничтожения. .

11. Годовое накопление

На основе информации от хранителя файлов оцените годовую скорость накопления для каждой серии, если записи являются текущими и продолжающимися. NARA требует, чтобы агентства сообщали о скорости накопления таких записей, предлагаемых для постоянного хранения, но не предлагаемых для уничтожения. Если записи больше не накапливаются, укажите «нет».

12. Отсечка

Укажите, как часто записи обрезаются и когда произошло последнее отключение. Если они не обрезаны, объясните, как неактивные записи отделяются от активных. Отрезать записи означает прерывать или заканчивать их через равные промежутки времени, чтобы можно было избавиться от них или передать их целыми блоками, а в случае корреспонденции — разрешить создание новых файлов. Инструкции по отключению требуются CFR для временных записей; NARA также настоятельно рекомендует использовать ограничения для постоянных записей.

13. Справочная деятельность

Оцените справочную активность серии бумажных записей после обычного отсечения, поместив ее в одну из трех категорий:

• Текущий или активный (используется чаще одного раза в месяц для каждой папки).
• Полутоковый или полуактивный (используется реже одного раза в месяц для каждой папки).
• Нетекущий или неактивный (не используется для текущих операций).

Информация об эталонной деятельности или частоте использования особенно важна для бумажных документов, поскольку она влияет на сроки и тип утилизации, особенно в отношении хранения за пределами офиса. Например, если объемные записи все еще актуальны или активны, храните их в офисе, а не переносите в центр документации. Перенесите полутекущие или полуактивные записи в центр документации, если соблюдены другие условия, чтобы дождаться окончательного решения, предписанного графиком записи, утвержденным NARA.

Справочная информация также может повлиять на изменения в практике подачи заявок, если активна только одна часть серии. Это может даже выявить некоторые ненужные поиски.

Поскольку большинство серий бумажных документов имеют относительно небольшой объем, накапливая менее 5 или 6 кубических футов в год, их контрольные цифры будут менее точными. Для объемных серий бумажных записей попросите хранителя файлов изучить справочную деятельность. Опрос должен содержать информацию о количестве запросов за фиксированный период, не превышающий 3 месяцев; организационный источник запросов, включая источники вне агентства; цель запросов; и возраст запрошенных записей. Когда такая точная информация обследования не нужна, используйте кодовые слова для обозначения эталонной активности: текущая, полутекущая и нетекущая.

Для аудиовизуальных записей укажите количество запросов на копии в месяц, источник(и) запросов и причину запросов.

14. Состояние записей актов гражданского состояния

Если записи квалифицируются как записи актов гражданского состояния, укажите, являются ли они записями о чрезвычайных ситуациях, записями о юридических и финансовых правах или и тем, и другим. Также укажите, являются ли они оригиналами или дубликатами. (См. 36 CFR 1223 для требований по ведению записей актов гражданского состояния.)

15. Дублирование

Укажите дублирование формы или содержания. Он может существовать следующими способами:

• Копии или другие копии могут находиться в том же организационном подразделении или в другом месте агентства. Копии могут содержать существенные отличия или обозначения.
• Аналогичные данные или информация могут быть доступны в другом месте агентства, либо физически дублированы, либо в обобщенной форме.

Если дублирование частичное, укажите его масштабы. Если информация записывается как на электронных, так и на бумажных носителях, оба должны быть инвентаризированы и запланированы отдельно. Чтобы изучить дублирование в содержании, изучите документы агентства и информационный поток. Подробные отчеты подчиненных или полевых отделений обычно резюмируются на более высоких уровнях. Понимание системы отчетности является основой для определения характера и степени дублирования.

16. Помощь при поиске

Обратите внимание на наличие каких-либо вспомогательных средств для поиска серии, особенно если записи должны быть предложены для постоянного хранения. Средства поиска идентифицируют содержимое определенных серий, чтобы пользователи могли найти отдельные документы, файловые единицы или другие части серии. Они могут включать индексы, списки документов, списки заголовков файлов или контейнеров, а также руководства по классификации или регистрации. Если они охватывают более одной серии, обратите внимание на этот факт. Если средства поиска находятся не в том же офисе или помещении, что и соответствующая серия, укажите их местонахождение.

17. Ограничения доступа и использования

Обратите внимание на любые ограничения на доступ к конкретной серии и ее использование. Такие ограничения могут быть следствием законодательных актов, исполнительных распоряжений или директив агентства. Два наиболее распространенных типа ограничений:

• Личная конфиденциальность. Доступ к этим файлам ограничен, поскольку они содержат информацию о лицах, чья конфиденциальность была бы нарушена, если бы эта информация стала известна другим. Примерами являются налоговые декларации, медицинские записи и некоторые материалы расследования персонала.
• Национальная безопасность. Эти файлы имеют грифы классификации, такие как «совершенно секретно», «секретно» или «конфиденциально». Они делают это потому, что их раскрытие или раскрытие содержащейся в них информации неуполномоченным лицам может нанести ущерб национальной безопасности.

Исполнительные указы регулируют политику и процедуры секретности национальной безопасности. Спецслужбы классифицируют многие из своих файлов в соответствии со специальными законными и исполнительными полномочиями. При решении вопросов доступа и ограничений также соблюдайте Закон о свободе информации (5 U.S.C. 552) и Закон о конфиденциальности (5 U.S.C. 552a) с поправками. При необходимости проконсультируйтесь с должностными лицами агентства, ответственными за такие вопросы.

NARA требует, чтобы агентства указали любые ограничения Закона о конфиденциальности в отношении записей, предлагаемых для возможного уничтожения, и любые ограничения Закона о свободе информации в отношении записей, предлагаемых для немедленной передачи в Национальный архив.

18. Состояние постоянных записей

Во время инвентаризации обратите внимание на физическое состояние записей, которые фактически или потенциально являются постоянными, особенно тех, которые хранятся вне офиса.