Акт сверки расчетов с поставщиками и покупатели: образец заполнения в 2022 году — «Мое Дело»

Акт сверки расчетов с поставщиками и покупатели: образец заполнения в 2022 году — «Мое Дело»

кто предоставляет, как правильно запросить и читать

Во время сотрудничества, между любыми бизнес-объектами возникают экономические связи. Взаимные расчеты между компаниями и предприятиями, выдача и оплата кредитов, оплата налогов в государственные органы – все эти операции связаны с деньгами.

Во избежание ошибок и расхождений в суммах, выплаченных одной стороной и полученных другой, составляются акты сверки. Акт сверки представляет собой документ, не относящийся к бухгалтерскому учету и не являющийся обязательным для составления. Формируется по требованию одного из участников операции и декларирует все суммы, выплаты и получения, имеющие место между организациями в определенный период времени.

Основные сведения об акте сверки с поставщиками и покупателями

Акт сверки с поставщиками и покупателями представляет собой декларативный документ, отражающий все расчеты, произведенные между контрагентами за обозначенный период времени: месяц, квартал, год или весь период сотрудничества. Закон Российской Федерации не обязывает составлять такой документ. Однако, в деловой практике акты сверки встречаются довольно часто и негласно являются обязательными для оформления.

• Периодичное или постоянное проведение сверок и запись их результатов на бумаге помогает деловым партнерам избегать ошибок в расчётах и выплатах, обнаруживать и своевременно погашать долги, устранять другие финансовые расхождения.
• Более того, если одна из сторон задолжала другой и не признает сложившейся ситуации, акт сверки может послужить одним из косвенных доказательств при подаче в суд иска о наличии долга, также, может стать и одним из факторов опровержения.

При составлении бумаги, ее необходимо заверить подписями руководителей и главных бухгалтеров обеих организаций, так же, как и мокрыми печатями. Формируется в двух экземплярах.

При выявлении задолженности, сторона-виновник обычно отказывается подписывать акт. Если в ходе судебного следствия контрагент все-таки заверил протокол, тем самым признав недоплату, срок иска обнуляется и начинается заново.

Как уже обозначено, законом оформление такого документа не предвидится, но упоминание о подобных актах имеется в Письме Министерства финансов №07-05-04/2 от 18.02.2005 и в ФЗ №402. Документ относится к категории вторичных, так как не оказывает прямого влияния на финансовое состояние кого-либо из партнеров.

Как составить акт сверки, если поставщик и покупатель в одном лице? Об этом расскажет видео ниже:

Особенности оформления

Правила и требования

Четких требований к форме протокола нет. Каждая организация может установить форму документа самостоятельно, утвердив его со своей собственной учетной политикой. Но, есть несколько аспектов, знание которых поможет использовать сверку более эффективно. Если документ подпишет только главный бухгалтер, а подпись руководителя поставлена не будет – бумага носит лишь технический характер, характер справочной информации.

Для того, чтоб протокол имел юридическую силу, он должен быть заверен 4 подписями (по две от каждого партнера) и официальными печатями организаций, а также содержать некоторые аспекты. В акте должна быть информация о:

• Названии документа;
• Наименованиях сторон-составителей;
• Периоде, который охватывает сверка;
• Дате, когда она проведена;
• Операциях, которые проверяют;
• Показатели всех расчетов;
• Указания на первичную документацию;
• Лица, отвечающие за составление и достоверность.

Наличие таких пунктов носит рекомендательный характер, но они не окажутся лишними, при использовании бумаг в суде или других органах. Как правило, акт имеет форму таблицы, в которую вносятся такие данные, как дебеты и кредиты, номера и даты первичных документов, которые подтверждают оплату, отправку и доставку товаров. В конце документа выносится общее сальдо, а также общая сумма дебетов и кредитов за проверяемый период. Сальдо представляет собой сумму разницы между поступлениями и расходами.

Образец акта сверки с поставщиком рассмотрен в этом видео:

Расхождения и проверка

Если после проверки второй стороной, обнаружены расхождения – они также фиксируются после всех данных. При проведении сверки между покупателями и продавцами, часто используют рекомендации, установленные Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Главная задача, при формировании документа – проверить и подтвердить обоснованность всех сумм, вносимых в таблицу акта.

В обязательном порядке проверяются «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на соответствие с корреспондирующими счетами. Фиксируются такие пункты:

• Выполнение обязательств по оплаченным товарам в пути;
• Выполнение обязательств, связанных с поставками;
• Верность и подкрепление дебета и кредита первичными документами.

Составления соответствующего акта может потребовать, как сторона-покупатель, так и сторона поставщик.

• Формирование и проверка актов, обычно, проводится в специальных бухгалтерских программах. Если составитель пользуется такой, то акт заполняется по внесенной форме автоматически, на основе данных уже имеющихся в памяти приложения документов. Так же проводится и проверка.
• В случае ручной проверки, все данные из таблицы в акте сверяются с данными первичной документации и данными, имеющимися в документах и сверках проверяющей стороны.

Акт сверки является стандартным протоколом схождений и расхождений в финансовых операциях, осуществляемых между двумя организациями. Документ не имеет установленной формы и специфических требований, может составляться для использования внутри организации-партнера, между партнерами или как косвенное доказательство при рассмотрении судебных исков о задолженностях. Правильно составленный акт сверки между контрагентами поможет контролировать и регулировать все возникающие между ними финансовые отношения.

Акт сверки с покупателем, его особенности и примеры — тема видео ниже:

Бухгалтерии ред. 3.0 – Учет без забот

Опубликовано 02.03.2020 14:48

Автор: Administrator

Просмотров: 11572

В преддверии сдачи годовой бухгалтерской отчетности продолжаем серию публикаций на тему инвентаризации. Сегодня поговорим о проведении этой процедуры в отношении поставщиков и покупателей. 

Для проведения инвентаризации расчетов с контрагентами в 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрены специальные документы. Они находятся в разделах «Покупки» или «Продажи» – «Акты инвентаризации расчетов».

 

В предыдущих публикациях уже было сказано о том, что начинать процедуру проведения инвентаризации нужно с издания приказа. Подробнее о том, как это сделать читайте в статье Инвентаризация ТМЦ в 1С: Бухгалтерии.

До проведения инвентаризации нужно обязательно провести сверку взаиморасчетов с контрагентами. Сроки начала процедуры сверки с контрагентами также можно отразить в приказе о проведении инвентаризации.

При проведении инвентаризации с контрагентами следует учитывать, что годовая инвентаризация должна проводиться по состоянию на 31 декабря включительно (письмо Минфина России от 9 января 2013 г. № 07-02-18/01). Соответственно, чтобы данные были актуальны, лучше проводить инвентаризацию в конце декабря с оформлением результатов инвентаризации в первой половине января следующего года. Тогда у вас будет время направить акты сверки контрагентам и получить от них подписанные документы.

Например, в приказе можно указать следующие даты проведения инвентаризации:

Процедура инвентаризации расчетов с контрагентами заключается в проведении сверки взаиморасчетов, проверке наличия/отсутствия первичных документов, выявлении просроченной задолженности.

Акт сверки составляется по каждому контрагенту в двух экземплярах (для каждой стороны). В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы акта сверки. Поэтому каждая компания разрабатывает ее самостоятельно (письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2).

В программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 уже имеется форма акта сверки, которая содержит все необходимые реквизиты и соответствует требованиям Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. «О бухгалтерском учете». Данный акт находится в разделе «Покупки/Продажи», подраздел «Расчеты с контрагентами», далее документ «Акт сверки расчетов».

Для формирования нового акта сверки нажмите на кнопку «Создать»:

Заполните шапку акта сверки, указав контрагента, договор, период сверки и валюту.

Обращаем ваше внимание, что если с контрагентом заключено несколько договоров и они внесены в программу, то можно сформировать акт сверки по всем договорам. Для этого необходимо нажать на крестик в поле «Договор», это поле станет «пустым». Далее по кнопке «Заполнить» произойдет формирование общего акта сверки по всем договорам.

Затем выберете счета учета расчетов с контрагентом.

На вкладке «Дополнительно» заполните подписантов.

Обратите внимание, что подписывать акт сверки с обеих сторон обязательно должно уполномоченное лицо контрагента. Рекомендуем проверять полномочия подписанта, особенно в случае наличия задолженности. В противном случае при обращении в суд данный акт может быть оспорен.

Для заполнения табличной части нажмите на кнопку «Заполнить».

При нажатии на кнопку «Заполнить» вам будет предоставлено право выбора: заполнить табличную часть только по своей компании, либо по вашей компании и контрагенту. Во втором случае будут заполнены табличные части обеих сторон, согласно вашего учета.

Прежде, чем отправить документ на печать, внимательно проверьте заполненную табличную часть. В случае неточностей (например, неполного отражения документов) ее можно подкорректировать.

Заполненный акт сверки распечатайте в двух экземплярах, подпишите со своей стороны и направьте контрагенту с сопроводительным текстом примерно такого содержания: Направляем Вам акт сверки взаимных расчетов по состоянию на «___»_______20__г. Просим Вас в …дневный срок подписать и вернуть в наш адрес один экземпляр акта, либо разногласия по акту сверки с приложением подтверждающих документов (актов, накладных, счетов-фактур) . В случае неполучения в указанный срок подписанного акта, либо разногласий по нему будем считать сальдо расчетов подтвержденным.

После того, как подписанный акт сверки вернулся к вам обратно, необходимо снова войти в созданный ранее акт сверки и установить галочку «Сверка согласована».

Это действие сделает документ неактивным, т.е. у пользователя больше не будет возможности выполнять редактирование в документе.

После получения актов сверки данные по дебиторской/кредиторской задолженности заносятся в справку, являющуюся приложением к акту по форме № ИНВ-17.

В типовой программе 1С: Бухгалтерии 3.0 не предусмотрено формирование справки к акту ИНВ-17. Поэтому заполнить ее придется вручную.

СКАЧАТЬ Справка к форме ИНВ-17

В справке указываются Наименование, адрес и номер телефона дебитора/кредитора, дата и причина возникновения задолженности, сумма задолженности, реквизиты подтверждающего документа.

Также рекомендуем указывать в справке срок оплаты по договору. Он понадобится, чтобы впоследствии определить, какие суммы включать в резерв по сомнительным долгам.

На основании справки составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17. Он находится в разделе «Покупки/Продажи», подраздел «Расчеты с контрагентами», далее «Акт инвентаризации расчетов».

Начинаем заполнять вкладки этого документа с конца. Первые две мы заполнили непосредственно перед инвентаризацией, когда составляли приказ о ее проведении:

На вкладке «Счета расчетов» нажмите на кнопку «Заполнить» и табличная часть заполнится счетами бухгалтерского учета. Вам остается только проверить и откорректировать список счетов, по которым производится инвентаризация расчетов с контрагентами:

Далее необходимо заполнить непосредственно данные по задолженности. Здесь можно пойти двумя путями:

1) Нажать кнопку «Заполнить» в шапке документа. В этом случае будет подобрана информация по соответствующей (дебиторской/кредиторской) задолженности (контрагент, бухгалтерский счет учета расчетов, сумма) на дату проведения документа.

2) Нажать кнопку «Заполнить» на соответствующей вкладке «Дебиторская/Кредиторская задолженность». В этом случае информация будет заполнена только на этой вкладке.

В колонке «Не подтверждено» следует указать сумму задолженности, по которой отсутствует документальное подтверждение (если таковая имеется). В колонке «В т.ч. истек срок давности» укажите сумму задолженности, по которой истек срок исковой давности – она в дальнейшем подлежит списанию.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта комиссия оставляет себе, а второй передает в бухгалтерию.

Результаты инвентаризации представляются руководителю на утверждение, и он принимает решение о создании резервов по сомнительным долгам и списании задолженности с истекшим сроком исковой давности. Пример приказа прилагаем ниже.

Приказ о списании безнадежной дебиторской задолженности

Далее организация может списать выявленную задолженность с истекшим сроком давности с помощью документа Корректировка долга. Как это сделать читайте в нашей статье Применение документа «Корректировка долга» в 1С: Бухгалтерии предприятия 8

Автор статьи: Анна Куликова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Добавить комментарий

Определение сверки платежей: как это работает и как автоматизировать

Согласование платежей — это процесс учета, который обеспечивает соответствие внутренних записей компании о причитающихся и подлежащих оплате платежах операциям, которые появляются в выписках из ее банка, кредитных карт и других финансовых учреждений. Сверка платежей дает точное представление о том, сколько денежных средств есть в распоряжении компании, что, в свою очередь, приводит к принятию обоснованных решений, что приводит к росту бизнеса. Выверка платежей также может выявить проблемы — например, ошибки, допущенные из-за ручного ввода, неоплаченных счетов или мошеннических действий, — которые требуют расследования и подчеркивают необходимость автоматизации.

Что такое сверка платежей?

Согласование платежей является частью бухгалтерского процесса, при котором проверяются остатки на счетах путем сравнения финансовых отчетов компании с ее банковскими выписками. Каждая бизнес-транзакция обычно подтверждается как минимум двумя формами документации. Во-первых, это внутренняя запись компании о покупке или сумме, причитающейся от клиента, обычно в форме записи в журнале в ее главной бухгалтерской книге. Второй — внешний отчет, например, банка или компании, выпускающей кредитные карты, который показывает, что расходы были оплачены.

Выверка платежей сравнивает каждую внутреннюю и внешнюю запись для проверки равенства сумм. Если это не так, бухгалтеру или бухгалтеру необходимо выяснить причину несоответствия. Хотя концепция сверки платежей проста, чем больше кредиторской и дебиторской задолженности накапливает растущий бизнес и чем больше источников платежных каналов, тем более сложной и трудоемкой становится сверка.

Ключевые выводы

• Сверка платежей гарантирует, что внутренние записи компании о платежах, причитающихся и подлежащих оплате, совпадают с транзакциями, которые появляются в ее банковских выписках и других методах платежей.
• Этот процесс учета может выявить ошибки, искоренить мошенничество и выявить неоплаченные счета и счета.
• Автоматизация может справиться с львиной долей процесса сверки платежей.
• Всплеск услуг онлайн-платежей и потенциальный рост криптовалют усложнили сверку платежей.

Объяснение сверки платежей

Маловероятно, что финансово ответственное предприятие возьмет на себя новые расходы без предварительного подтверждения того, что у него есть или будут наличные деньги для покрытия этих расходов, когда наступит срок платежа. Это решение зависит от тщательного внутреннего учета расходов и причитающихся платежей и последующего сопоставления с банковскими выписками и другими финансовыми счетами, которые показывают равную сумму платежей. Этот процесс называется сверкой платежей, который помогает компании управлять своим денежным потоком и дает точную картину ее реального остатка денежных средств и общего финансового состояния.

Не менее важно, что процесс согласования платежей обнаруживает, когда записи не совпадают, что может заставить компанию думать, что у нее больше или меньше денег, чем на самом деле. Согласование также имеет решающее значение для соблюдения нормативных требований.

Почему важна сверка платежей?

Вы когда-нибудь пренебрегали регистрацией чека в своей банковской книге, так что вы думали, что на вашем счету больше денег, чем на самом деле, что приводило к перерасходу средств? С другой стороны, возможно, у вас на самом деле было больше денег, чем вы думали — лишние деньги вы бы вложили в другое место, а не оставили в банке. Это две основные причины, по которым сверка платежей имеет решающее значение — в том числе и для бизнеса. Примирение также созрело для автоматизации.

Существует множество причин, по которым внутренние и внешние записи компании могут не совпадать. Возможно, платеж поставщику не был зарегистрирован в главной бухгалтерской книге, или компания проглядела и не оплатила счет. Также возможно, что бухгалтер переставил два числа при ручном вводе информации о транзакциях в бухгалтерское программное обеспечение компании. Или, может быть, платежная система непреднамеренно отправила один и тот же платеж дважды или добавила плату за обслуживание, которую компания не учла в своих бухгалтерских книгах.

Более зловещая причина, по которой записи могут не совпадать, связана с мошенническими действиями. Мошенничество — это дорогостоящая проблема, а убытки составляют в среднем 5% от годового дохода компании, по данным Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию мошенничества. Мошенничество с кредиторской задолженностью проявляется во многих формах и совершается различными источниками, включая сотрудников компании, продавцов или поставщиков, а также киберпреступников, надеющихся прокрасться незамеченными.

Зачем предприятиям нужна сверка платежей?

Выверка платежей позволяет компаниям искоренить потенциальные платежные ошибки, входящие и исходящие из бизнеса, и позволяет компаниям определить, в чем заключаются расхождения. Чем чаще проводится сверка, тем быстрее компания может распознать и устранить основную проблему. Вообще говоря, эксперты советуют предприятиям сверять свои платежи не реже одного раза в месяц или, в идеале, каждый раз при получении выписки. В случае несоответствия, чем ближе сверка выполняется к тому моменту, когда была совершена первоначальная транзакция, тем легче будет вспомнить подробности о транзакции.

Небольшим организациям очень важно внедрить эффективный процесс согласования платежей на ранней стадии, который масштабируется по мере роста бизнеса и увеличения количества используемых цифровых способов оплаты. Эти способы оплаты могут включать услуги мобильных платежей, цифровые кошельки и криптовалюты, некоторые из которых требуют дополнительных комиссий за обработку.

Как работает сверка платежей?

Сверку платежей лучше всего проводить регулярно и часто, чтобы убедиться, что внутренние и внешние записи транзакций согласованы. Выверка платежей, как правило, состоит из четырех этапов, каждый из которых основывается на предыдущем, поэтому предприятия захотят выкроить время для тщательного завершения каждого шага. Еще лучше, пусть программное обеспечение справится с тяжелой работой с помощью автоматизации AR и AP.

1. Получение записи:

   Как следует из названия, этот шаг включает в себя сбор всех соответствующих записей, необходимых для сверки платежа, а именно внутренних записей о транзакциях и внешних выписок из банков, кредитных и дебетовых карт, услуг мобильных платежей и т. д., а также извлечение конкретной информации, необходимой для сравнения суммы в долларах против внутренних записей. Для компаний, которые еще не автоматизировались, этот шаг может быть достаточно трудоемким и предполагает приведение данных к единому формату.

2. Соответствие:

   На этапе сопоставления каждая записанная транзакция сравнивается с банковскими выписками. Те, которые совпадают, исключаются из дальнейшего рассмотрения. Те, которые не переходят к следующему этапу. Автоматизированная система может легко взять на себя этап согласования.

3. Согласование:

   Несоответствующие транзакции расследуются для определения причины или источника несоответствия и в конечном итоге исправляются. Исправления могут потребовать рассмотрения и утверждения. Этот этап может быть утомительным и трудоемким, поэтому имеет смысл использовать автоматизацию для выполнения предыдущего шага.

4. Завершение:

   После согласования каждой транзакции можно сделать записи в журнале для исправления ошибок и корректировки счетов главной книги. На этом согласование платежей завершено.

На этой диаграмме показано, как работает процесс от извлечения записи до сопоставления, а затем до согласования и завершения. Согласование платежей — это четырехэтапный процесс, большая часть которого может быть выполнена автоматически.

Оперативное согласование и финансовое согласование

Оперативное согласование направлено на сопоставление сумм запасов, зарегистрированных в бухгалтерских книгах компании, с уровнями ее физических запасов. Как и в случае с выверкой платежей, аномалии могут быть связаны с человеческими или банковскими ошибками, или они могут указывать на некоторые преднамеренные злоупотребления в организации, такие как воровство сотрудников. Финансовое примирение вступает в игру, когда две организации расходятся во мнениях относительно того, в чем заключается ошибка в несопоставимой финансовой операции. Внешний и беспристрастный арбитр проверяет рассматриваемые транзакции и выносит решение относительно источника ошибки.

Типы сверки платежей

Существует столько же типов сверки платежей, сколько способов совершения и получения платежей. Растущая популярность сервисов онлайн-платежей, таких как Venmo и PayPal, и потенциальный рост криптовалюты усложняют отслеживание выписок для сверки платежей. Zelle, еще один сервис онлайн-платежей, добавляет новый недостаток, потому что он не хранит деньги, а вместо этого переводит их прямо на банковский счет, создавая новые проблемы для сверки платежей.

Вот четыре распространенных типа сверки платежей.

• Банковская выверка.

  Большая часть сверок происходит с банковскими записями, хотя разнообразие способов поступления и снятия денег с банковских счетов — от чеков и PayPal до цифровых кошельков — усложнило этот процесс. Выплаты и депозиты должны сверяться с бухгалтерскими книгами компании и ее банковскими выписками. Незарегистрированные сборы за банковские услуги, комиссии за транзакции и штрафы за пропущенный платеж также могут сбить с учета. Возьмем, к примеру, холдинговую компанию, занимающуюся недвижимостью, которая получает 400 чеков об аренде в месяц, некоторые из которых, несомненно, будут отклонены и принесут банковскому сбору, который необходимо учитывать.

• Выверка кредитной карты.

  Клиенты и компании используют кредитные карты для оплаты своих покупок. Выверка кредитной карты сопоставляет транзакции, которые отображаются в ежемесячной выписке по кредитной карте, с соответствующими внутренними записями, а также с банковской выпиской, которая показывает, что деньги были депонированы или сняты для покрытия счетов по кредитной карте.

• Кассовая сверка.

  Это происходит на уровне физического местоположения, когда сумма денег, собранная в кассе, будь то наличные, чеки или кредитные карты, должна быть сопоставлена ​​с товарными чеками кассы в конце рабочего дня или перед сменой. Если итоговые значения не совпадают, это может свидетельствовать о воровстве сотрудников или неточности в учете.

• Сверка цифрового кошелька.

  По прогнозам Juniper Research, расходы через цифровые кошельки во всем мире превысят 10 миллиардов долларов. Но на данный момент, будь то наличные деньги или криптовалюта, поставщик цифрового кошелька редко отправляет фактический отчет, который можно использовать для сверки. Уровни безопасности различных цифровых кошельков усложняют получение финансовых данных. Компании должны будут разработать политику документирования транзакций цифровых кошельков.

Преимущества автоматизированной сверки платежей

На каждом этапе сверка платежей требует автоматизации, которая может повысить производительность компании по всем значимым показателям. Основные преимущества автоматизированной сверки платежей:

1. Меньше администрирования.

   Сегодня большинство финансовых платформ предлагают платежные данные в цифровом формате, который программное обеспечение может распознавать и использовать для сопоставления записей. Фактически, большинство транзакций совпадают, что устраняет большую часть работы, которую необходимо было бы выполнять вручную. После этого сотрудники могут сосредоточиться на меньшей доле проблемных транзакций, высвобождая драгоценные кадровые ресурсы для решения других задач.

2. Повышенная точность.

   

   Во время сверки платежей головокружительный набор цифр может легко привести к ошибкам при ручной сверке и интерпретации. В конце концов, люди часто устают и у них затуманиваются глаза. С другой стороны, автоматизация может тщательно обрабатывать все числа, сравнивать и принимать совпадения.

3. Более быстрое обнаружение ошибок и мошенничества.

   Записи, не совпадающие в процессе сверки платежей, часто помечаются быстрее при автоматическом управлении, чем при ручной обработке. Автоматизация сверки платежей также может отмечать подозрительную активность, которая происходит в течение определенного периода времени, например, повторный платеж поставщику на одну и ту же сумму из месяца в месяц.

4. Актуальная оплата/инкассация счета.

   Автоматическая выверка платежей позволяет быстро выделить неоплаченные счета, чтобы компания могла принять меры, будь то преследование клиента или оплата собственного счета, тем самым избегая штрафов за просрочку платежа.

5. Более быстрое финансовое закрытие.

   Чем раньше платежи будут согласованы, тем скорее компания сможет закрыть свои бухгалтерские книги за определенный период времени. Благодаря автоматизации сверку платежей не нужно относить, скажем, к концу месяца. Это может быть постоянным.

6. Масштабируемость.

   Компаниям, которые планируют расти, лучше всего подходит финансовая система, которая растет вместе с ними. Автоматизация упрощает согласование растущего объема платежей.

7. Соответствие.

   Автоматизация может помочь обеспечить точность транзакций и сверок, что помогает компании соблюдать отраслевые нормы. И это дает дополнительные преимущества: это избавляет компанию от необходимости платить штрафы за несоблюдение требований, а также обеспечивает контрольный журнал.

8. Чистота денежного потока:

   Автоматизируя сверку платежей и решая проблемы, препятствующие сопоставлению записей, компании будут иметь более точную и своевременную картину того, сколько денег у них есть в наличии в любой момент времени.

Станьте экспертом в области сверки платежей

Если вы задавались вопросом о рисках и преимуществах сверки платежей и о том, как автоматизация и технологии могут упростить вашу жизнь… загрузите руководство прямо сейчас.

Загрузить руководство сегодня

Риски сверки платежей

Ручная сверка платежей сопряжена со многими неотъемлемыми рисками, и все они могут быть преодолены с помощью автоматизации. Среди рисков, с которыми сталкиваются предприятия, когда сверка выполняется вручную:

1. Невозможность стандартизировать внутренние данные.

   Различные операционные системы, несовместимость программного обеспечения, хаос с контролем версий электронных таблиц и даже отсутствие стандартизации имен полей — все это реальные проблемы, с которыми сталкиваются компании при проведении сверки платежей вручную.

2. Нет единого источника правды.

   

   В распределенной организации часто распределяются и данные. Это делает извлечение записей трудоемкой задачей не только для сверки платежей, но и практически для каждой бухгалтерской функции.

3. Ошибки и просчеты.

   Человеку свойственно ошибаться, что усугубляется трудоемкой задачей точного определения того, что произошло, и последующего исправления. Кроме того, по мере роста количества транзакций растет и вероятность ошибок.

4. Задержка финансовой видимости.

   Чем больше времени требуется компании для согласования своих платежей, тем больше времени требуется компании, чтобы закрыть свои бухгалтерские книги и подготовить финансовую отчетность. До выверки точное представление о движении денежных средств также может быть затруднено.

Примеры сверки платежей

Cheese Please — гипотетическая компания по производству сыра кустарным способом, базирующаяся в северной части штата Нью-Йорк. Он производит собственные сыры, что означает ежедневный заказ свежих ингредиентов и постоянное техническое обслуживание оборудования, а также закупает сыры у других, чтобы дополнить свой ассортимент. Cheese Please управляет единственным магазином из кирпича и миномета, что требует множества операционных расходов, и полагается на сторонних партнеров по логистике для доставки своей продукции клиентам в штате, которые заказывают через ее веб-сайт. Достаточно сказать, что бухгалтер компании занят.

В начале месяца Cheese Please размещает заказ на пресс для сыра за 5000 долларов в кредит. Бухгалтер регистрирует транзакцию в бухгалтерском программном обеспечении компании. Счет-фактура поступает вскоре после этого и оплачивается электронным способом за две недели до срока. Когда приходит выписка по счету Cheese Please, программа автоматически проверяет, соответствует ли снятая сумма его внутренним записям. Если это так, процесс согласования платежей завершен. Но в данном случае это не так. Бухгалтер немного покопался, чтобы определить, что компания, производящая оборудование, не применила обещанную 15-процентную скидку за оплату счета раньше установленного срока. Поставщик возмещает задолженность, бухгалтер отмечает сумму со скидкой в ​​главной бухгалтерской книге, и сверка платежей завершена.

История сверки платежей

До прихода в офис цифровых технологий сверка платежей выполнялась вручную. Записи о транзакциях записывались от руки в виде записей о поездках в главную бухгалтерскую книгу компании, а затем сопоставлялись с выписками по банкам и кредитным картам, чтобы гарантировать, что правильные суммы были вычтены или депонированы — или «отмечены и проверены», как любят говорить бухгалтеры.

Со временем появились новые технологии и программное обеспечение, помогающие компаниям хранить свои данные и, среди прочего, лучше управлять процессом согласования. Локальное бухгалтерское программное обеспечение и системы планирования ресурсов предприятия (ERP) дебютировали в начале 19 века.80-х, чтобы помочь растущим предприятиям управлять своими финансами. Публичное появление Интернета в середине 1990-х подвергло эти платформы испытанию, позволив малым предприятиям привлечь больше клиентов.

По мере увеличения объема транзакций процесс сверки платежей становился все более сложным. Например, для компаний, покупающих и продающих на международном уровне, деньги могут храниться в зарубежных банках с использованием различных типов валюты, что требует дополнительных шагов в процессе сверки платежей. В последние годы на сцену вышли новые способы совершения и приема платежей, такие как Google Pay и Apple Pay, которые диверсифицировали количество учетных записей, с которыми необходимо сопоставлять записи внутренних транзакций в процессе сверки платежей.

Тенденция бухгалтерского учета для многих растущих предприятий заключается в осознании преимуществ автоматизации процесса сверки платежей. Благодаря автоматизации бухгалтерский персонал должен заниматься только аномалиями, что приводит к более быстрому решению проблем и выявлению мошеннических действий до того, как они зайдут слишком далеко. Это также ускоряет процесс финансового закрытия и помогает компаниям управлять своими денежными потоками.

Передовой опыт сверки платежей

Как и в любом процессе бухгалтерского учета, при сверке платежей применяются передовые методы. Среди них:

1. Установите политики и следуйте им.

   Стандартизируйте процесс сверки платежей. Формально и прозрачно определите, как это будет проводиться, а затем придерживайтесь этого. Это придает авторитет всему процессу.

2. Автоматизировать.

   Львиная доля сверки платежей приводит к подтверждению совпадения внутренних и внешних записей. Автоматизация может освободить сотрудников от этой трудоемкой обязанности, чтобы они могли сосредоточиться на том, что не соответствует требованиям, и на других задачах более высокого уровня.

3. Установите пороговые значения для несогласованных расхождений.

   Зачем тратить время на примирение до копейки, если можно поджарить рыбу покрупнее? Устанавливая порог, компания гарантирует, что драгоценное время будет потрачено на устранение более крупных расхождений в долларах.

4. Примиряйтесь регулярно и часто.

   Само собой разумеется, что сверка платежей на постоянной основе может помочь компании быстрее выявлять ошибки или возможную мошенническую деятельность, которая может усугубиться, если проблемы останутся нерешенными. Это также увеличивает вероятность того, что компания сможет вовремя закрыть свои финансовые книги.

5. Улучшить процессы.

   Тот факт, что компания устанавливает и следует политике, не означает, что она может почивать на лаврах. Ключ: анализировать финансовые показатели и показатели эффективности. Это предоставит достоверные данные, необходимые для определения необходимости внесения изменений, таких как автоматизация процесса.

Будущее выверки платежей: автоматизация и технологии

Автоматизация приносит компаниям победу, которую они не могут игнорировать. По данным Ventana Research, автоматизация коррелирует с более быстрым квартальным закрытием — в течение шести дней — для 85% предприятий, полностью автоматизировавших процесс закрытия, и для 43%, частично автоматизировавших его. Дополнительные технологии, которые могут укрепить процесс сверки платежей, включают:

Облачные вычисления:

Появление облачных вычислений создало платформу, которая делает сверку платежей более эффективной. Облако не только предоставляет инфраструктуру для работающих технологий, которые могут отделять совпадающие записи от несоответствующих, совместный характер платформы в любое время и в любом месте может распределить обязанности по сверке платежей по всей организации.

ERP:

ERP автоматизирует бизнес-процессы в различных отделах компании, поэтому идеально подходит для сверки платежей. Действительно, системы ERP могут отслеживать все транзакции (кредиторская и дебиторская задолженность) через финансовый модуль, который обрабатывает сверку платежей и создает финансовые отчеты.

Бухгалтерское программное обеспечение:

Бухгалтерское программное обеспечение также может автоматизировать процесс сверки платежей, взяв на себя трудоемкий этап сопоставления записей.

Повышение эффективности и потока денежных средств с помощью автоматизации

От создания записей в журнале до сверки выписок по счетам — автоматизация является одним из отличительных признаков программного обеспечения NetSuite Cloud Accounting. Программное обеспечение не только предоставляет компаниям полное, прозрачное и доступное представление о денежных потоках и финансовых показателях, но и помогает им быстрее закрывать свои бухгалтерские книги и в соответствии с нормативными финансовыми требованиями.

NetSuite Cash Management также автоматизирует процесс согласования платежей. Данные банка и кредитной карты могут быть автоматически импортированы в программное обеспечение, которое сравнивает информацию с внутренними записями транзакций, согласовывает совпадающие записи и выделяет те, которые не совпадают и требуют расследования. Автоматизация также предоставляет компаниям информацию о движении денежных средств в режиме реального времени и ускоряет процесс финансового закрытия.

Сверка платежей — это важный учетный процесс, который сравнивает внутренние финансовые записи с банковскими и другими платежными записями, чтобы убедиться, что суммы совпадают. Это помогает компании понять, сколько денег у нее есть в наличии, а также выявить ошибки и потенциальное мошенничество. Автоматизация процесса выверки платежей сокращает работу персонала, помечая только аномалии для расследования человеком. Это также приводит к более быстрому закрытию процесса.

Часто задаваемые вопросы о сверке платежей

Какие существуют 3 типа сверки?

Три традиционных типа сверки платежей — это банковская сверка, сверка кредитной карты и сверка наличных денег. Банковская выверка сравнивает внутреннюю финансовую отчетность компании с ее банковскими отчетами. Точно так же сверка кредитных карт сравнивает внутренние финансовые отчеты компании с ее выписками по кредитным картам, которые также могут быть сопоставлены с ее банковскими выписками. Кассовая сверка сопоставляет сумму денег, собранную в кассе, с товарными чеками кассы в конце рабочего дня или перед сменой. Кроме того, компаниям необходимо будет разработать политику документирования транзакций с цифровым кошельком как четвертого типа, поскольку популярность транзакций с цифровым кошельком растет.

Как вы выполняете сверку платежей?

Согласование платежей — это учетный процесс, который обеспечивает соответствие внутренних записей компании о причитающихся и подлежащих оплате операциях, которые появляются в ее банковских выписках и других методах оплаты. Сверка платежей включает четыре этапа:

1. Извлечение записей: Этот шаг включает в себя сбор внутренних записей о транзакциях и внешних выписок из банков, кредитных и дебетовых карт, мобильных платежных сервисов и т. д., а затем извлечение конкретной информации, необходимой для сравнения сумм в долларах с внутренними записями.

2. Сопоставление: Каждая зарегистрированная транзакция сравнивается с банковскими выписками. Те, которые совпадают, исключаются из дальнейшего рассмотрения.

3. Согласование: Несоответствующие транзакции расследуются и в конечном итоге исправляются. Исправления могут потребовать рассмотрения и утверждения.

4. Завершение: После согласования каждой транзакции можно внести записи в журнал для исправления ошибок и корректировки счетов главной книги. На этом согласование платежей завершено.

Отчет о сверке баланса клиента для России

В этом разделе содержится подробная информация о клиенте Отчет о сверке баланса для России.

Обзор

Этот отчет требуется и соответствует законодательства в России. Каждая организация должна периодически сверять расчеты с покупателями на основании Акта сверки баланса между Заказчиком и Поставщиком. В этом отчете перечислены все документы по дебиторской задолженности, то есть счета-фактуры и платежи за период.

Поставщик распечатывает отчет с информацией о балансе клиента на основании его книги и отправляет ее на клиент. Заказчик подтверждает или корректирует цифры на основании своих книгу и отправляет обратно. Эти исправления вносятся под сторонним заголовки столбцов. В случае каких-либо различий, процесс уточнения должны быть выполнены. Поставщик должен включать только сверенные или подтвержденные остатков в бухгалтерскую отчетность.

Этот рисунок является примером отчета.

Ключевые идеи

Для обеспечения дополнительной гибкости Баланс клиента В отчете о сверке используются данные вспомогательной бухгалтерии (SLA). подтверждающие ссылки на обновление Соглашения (описание, номер, дата), дата по организации и номер по организации.

Если вспомогательная ссылка SLA называется FIN_JE_RU_CONTRACT установлен, колонка Соглашение (описание, номер, дата) отчета обновляется данными из вспомогательной ссылки. В противном случае столбец остается пустым.

Если FIN_JE_RU_CBRR_DOC_NUM и FIN_JE_RU_CBRR_DOC_DATE устанавливаются вспомогательные ссылки, номер документа и дата документа обновляются из вспомогательной ссылки. В противном случае номер документа и дата документа печатаются из транзакции.

Параметры отчета

В этой таблице перечислены выбранные параметры для отчет о сверке баланса клиента для России:

Параметр	Описание
Юридическое лицо	Укажите юридическое лицо, для которого составляется отчет запущен.
Подразделение	Укажите бизнес-единицу, для которой транзакции подбираются.
В и из периода	Укажите период времени для транзакций.
Имя клиента	Укажите организацию, с которой проводится сверка акт должен быть согласован и подписан.
Валюта	Укажите валюту, используемую в отчете. Вы можете представить отчет в функциональной или иностранной валюте.
Тип тарифа	Выберите тип тарифа, используемый для расчета Нереализованная прибыль/убыток обменного курса, если использовался пользовательский тип курса в исходной транзакции.
Группа по контракту	Определите порядок сортировки, используемый в отчете. Выбирать Да для сортировки по контракту, дате документа и номеру документа. Выбирать Нет для сортировки по полям «Дата документа» и «Номер документа».

Часто задаваемые вопросы

В этой таблице перечислены часто задаваемые вопросы об отчете о сверке баланса клиентов для России.

Часто задаваемые вопросы	Ответить 903:50
Как найти этот отчет?	Запланируйте и запустите этот отчет из запланированных процессов. рабочей области в меню Навигатора.
Кто использует этот отчет?	Бухгалтер
Когда я могу использовать этот отчет?	Используйте этот отчет ежемесячно или ежеквартально для согласования расчеты с клиентами. Об авторе alexxlab administrator Оставить ответ Отменить ответ Рубрики Вложен Вложения Заработ Заработок Начать Новичк Новичкам Разное С чего начать Совет Советы Фриланс © 2019 ICQ Information Center