3 августа 2022
Многие подрядчики сталкивались с тем, что заказчик не подписывает и не возвращает акт выполненных работ. Из-за этого исполнитель не может получить оплату или зачесть уже полученный аванс. Расскажем, какие риски связаны с отсутствием актов и что делать, если столкнулись с недобросовестным заказчиком.
Акт выполненных работ — первичный документ, который подтверждает выполнение работ или оказание услуг. Он регистрирует факт совершения сделки и служит основанием для ее отражения в налоговом и бухгалтерском учете. Когда подрядчик закончит работу, заказчик обязан осмотреть результат и подписать оригинал акта выполненных работ. Если у заказчика есть претензии к срокам или качеству работ, он может дать письменный отказ от подписания акта, указав на выявленные недостатки (ст. 753 ГК РФ).
Требования к оформлению актов установлены ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Отсутствие оригинала акта не позволяет исполнителю требовать оплату, а заказчику — включить уплаченную сумму в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли.
Иногда не подписанный или подписанный в одностороннем порядке акт выполненных работ может привести к доначислениям и штрафам при налоговой проверке. В случаях, когда между заказчиком и исполнителем есть спор по объему или качеству работ, стороны не имеют права отражать их стоимость в учете до конца судебного разбирательства. Включить эти суммы в налогооблагаемые базы по НДС, прибыли или УСН можно только после разрешения судом всех спорных вопросов (письмо Минфина РФ от 31.12.2014 № 03-03-06/1/68990, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.07.2020 по делу № А09-6014/2019).
Чаще всего отказ от подписания акта выполненных работ вызван одной из трех причин:
Первый вариант подразумевает, что исполнитель получил оплату — вопрос в том, как отразить это в бухгалтерском учете при отсутствии первичных документов. Второй и третий варианты, напротив, говорят о наличии спора между исполнителем и заказчиком. Рассмотрим каждый из трех случаев.
Бывает, что заказчика все устраивает, но он просто перечисляет деньги, пренебрегая обязанностью по оформлению документов. Исполнители в этом случае обычно не переживают, ведь работы или услуги оплачены. На самом деле, пока не подписан акт, перечисленные средства принадлежат заказчику и считаются авансом, а значит, он может в любой момент потребовать их обратно. Нет акта — нет доказательств того, что аванс отработан.
Если заказчики не возвращают акты выполненных работ, повлиять на них достаточно сложно. Но в ваших силах выстроить у себя систему, которая позволит уменьшить связанные с этим риски:
Получайте подписанные акты в день отправки!
Иногда заказчики не подписывают акты выполненных работ, чтобы не платить. На такой случай в законе есть специальный механизм, который защищает подрядчиков от недобросовестных контрагентов и помогает получить оплату.
Долг можно взыскать в судебном порядке, если выполнить все шаги из приведенной инструкции:
Уведомление нужно передать лично под роспись работникам заказчика или направить почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении. Приложите два экземпляра акта выполненных работ с указанием полного перечня работ и услуг, их количества и стоимости.
Клиент не принимает работы, так как не доволен их качеством или объемом. Он готов заплатить и подписать акт выполненных работ, если недостатки будут устранены. В этом случае нужно постараться мирно решить возникшую проблему.
Когда сторонам не удалось договориться о сдаче-приемке выполненных работ, в том числе и после исправления недостатков, обратитесь в суд. Суд с помощью экспертизы определит реальный объем и стоимость работ. Исполнитель обязан доказать выполнение работ, а заказчик — наличие недостатков качества или объёма работ.
Способ признания доходов и расходов зависит от закрепленного в учетной политике метода учета. При методе начисления доходы и расходы признаются по факту отгрузки. При кассовом методе — на момент оплаты.
Таблица поможет правильно отразить выручку и учесть НДС при отсутствии актов выполненных работ.
Ситуация | Порядок учета (кассовый метод) | Порядок учета (метод начисления) |
---|---|---|
Заказчик оплатил работы и не оформил акт |
|
|
Заказчик не вернул акт, чтобы не платить |
|
|
Заказчик не согласен с объемом или качеством работ |
|
|
Вести учет и сдавать отчётность по НДС через интернет
Каждому, кто оказывает услуги или выполняет работы, нужно взять за правило любые договоренности с клиентами или заказчиками закреплять только на бумаге. Рекомендуем даже переговоры вести письменно. Например, вы пришли к соглашению по результатам встречи в офисе — напишите партнеру по электронной почте короткое письмо-резюме, где изложите условия сотрудничества и попросите подтвердить, правильно ли вы все поняли, а лучше составьте протокол проведения переговоров и попросите его подписать.
Всегда составляйте и подписывайте договор. В процессе работы объем и состав работ может меняться. Всегда составляйте дополнительное соглашение, в котором фиксируйте новые условия или объекты.
Если в итоге заказчик окажется недобросовестным, вы сможете доказать стоимость, объем и условия сотрудничества.
Диадок
Обменивайтесь документами без дублирования на бумаге: счетами-фактурами, актами, накладными и др. Получение документов бесплатно.
Узнать больше→
Диадок
Обменивайтесь документами без дублирования на бумаге: счетами-фактурами, актами, накладными и др. Получение документов бесплатно.
Узнать больше→
Они подтверждают понесенные вами расходы, и нужны для правильности определения налоговой базы.
Акт выполненных работ (АВР) составляют в момент осуществления хозяйственных операций, так как он свидетельствует об их совершении. Его подготовкой, как и составлением всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.
Каждый договор между покупателем и продавцом товаров/услуг предусматривает документ, который оформляется после выполнения работ или услуг.
Без оформления акта выполненных услуг затраты предприятия не будут учтены в расчете налога на прибыль. Именно акт приемки выполненных работ свидетельствует о том, что работы или их часть были выполнены, а указанные в нем даты и перечень работ подтверждают соблюдение сроков выполнения и объемов, предусмотренных договором.
Акт выполненных работ (оказанных услуг) и акт сдачи-приемки выполненных работ/услуг — это одно и то же. При этом в наименовании документа допускаются разные вариации. Наиболее распространенные: акт выполненных работ (оказанных услуг), акт приемки выполненных работ, акт сдачи-приемки выполненных работ.
Акт сдачи-приемки, как правило, составляется при оказании каких-либо работ, услуг и является подтверждением, что одна сторона выполнила, поставленную перед ней задачу (условия гражданско-правовой сделки), а другая — приняла и не имеет претензий по качеству выполненных работ (услуг).
Акт приемки-передачи составляется в том случае, когда речь идет о передаче по сделкам (любым) какого-либо имущества, независимо от того — движимое или недвижимое. Кроме того, если акт сдачи-приемки работ не всегда может быть обязательным условием (либо приложением) к договору на оказание работ (услуг), то право собственности на имущество, практически, всегда определяется моментом передачи вещи, что подтверждается, обычно, актом приема-передачи.
Отсутствие акта грозит предприятию штрафными санкциями и доначислением налогов. А если вы оформите его с нарушением требований действующего законодательства, на ваше предприятие могут наложить штрафные санкции (затраты, учтенные в таких актах, налоговые органы могут исключить из состава затрат при расчете налога на прибыль).
Таким образом, даже на основании этого понятно, насколько важно своевременное и правильное оформление актов. Дата, указанная на акте при его подписании, показывает, к какому отчетному периоду затраты следует отнести в бухгалтерском учете. Их несвоевременное отнесение в акте ведет к искажению состава затрат, и, как следствие, занижается или завышается налог на прибыль этого периода.
Например, в декабре 2020 подрядчики оказали услуги предприятию. Акт только в марте 2021. Значит, сумма налога на прибыль в 2020 году будет выше, а в 2021 году ниже, несмотря на то что фактически расход был в 2020 году. Нельзя забывать и о том, что расходы для уменьшения налога на прибыль должны быть экономически целесообразными, то есть связанными с деятельностью данного предприятия.
Электронные документы, подписанные с помощью ЭЦП, имеют одинаковую юридическую силу с бумажными вариантами. Но если покупатель потребует распечатать электронный документ, то поставщик должен будет это сделать.
И если на бумажных копиях документов не будет установлен соответствующий штрих-код, подтверждающий факт заверения документа ЭЦП, то документы необходимо подписать и заверить подписью и печатью.
При условии, что соответствующий штрих-код, подтверждающий заверение документа ЭЦП, имеется, заверять такие копии отдельно печатью и подписью не нужно. Налоговый кодекс данные нормы не регулирует.
Представим, что клиент остался недоволен услугой или товаром, попросил вернуть всю сумму и выписать АВР в минусовом виде. К сведению, по закону, акты выполненных работ с «минусом» не оформляются. В данном случае выписывается дополнительный счет-фактура. А также, по согласованию сторон, сумма в АВР может быть исправлена в выписанном ранее АВР. Поставщик выписывает дополнительный ЭСФ со знаком «минус» на сумму уменьшения стоимости сделки.
Наиболее правильно в данной ситуации: Исполнитель после окончания работ оформляет АВР, заказчик не подписывает АВР и указывает причины. Оформляется возврат денег, сделка аннулируется. Никакой АВР со знаком «минус» не оформляется.
Либо если заказчик не принимает работы до оформления АВР, пишет письмо-претензию, на основании которого сделка по согласованию сторон аннулируется и АВР не оформляется, т.к. сделка аннулирована до приемки работ.
Допустим, у вас ИП на упрощенке, вы неплательщик НДС, оказываете услуги по перевозке грузов. И перевезли груз из России. В какой валюте выставить акт выполненных работ и счет-фактуру российской фирме?
В данном случае заключается договор в письменной форме между ИП и нерезидентом из РФ. В договоре указывается вид услуг, место оказания услуг. Договор может заключаться в любой валюте по соглашению сторон.
С 2021 года обязаны выписывать ЭСФ налогоплательщики — по услугам международной перевозки грузов. При этом ЭСФ надо выписывать в иностранной валюте, АВР можно выписывать как в тенге, так и в иностранной валюте.
Акт выполненных работ нужно хранить три года. В течение этого времени налоговая может в любой момент запросить их для проверки вас или ваших контрагентов. Он также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.
Подписанный акт является документом, по которому заказчик обязан оплатить выполненные работы (оказанные услуги). Он также дает право отнести эти расходы на себестоимость продукции. Своевременное оформление акта позволяет получить точные данные о формировании себестоимости продукции, работ или услуг, оценить причины ее изменения в ту или иную сторону.
Представьте себе, договор на оказание услуг заключен, имеется акт выполненных работ, но оплата в сроки, указанные в договоре не поступила. Что можно сделать? Имея весь пакет документов (естественно, подписанных обеими сторонами, с печатями), предприятие может обратиться в Арбитражный суд. Наличие акта выполненных работ поможет легко выиграть любой суд.
На практике случаются ситуации, когда одна из сторон отказывается подписать акт выполненных работ. В случае отказа на акте делается отметка, и вторая сторона его подписывает. Если причины отказа были обоснованными, то суд может такой односторонний акт выполненных работ признать недействительным.
В целом, акт выполненных работ нужен, если обнаружены недоработки, недостатки или отступления от условий договора, которые ухудшают результат работы. Заказчик должен немедленно известить об этом подрядчика. И все замечания по работе подрядчика отражаются именно в акте.
Таким образом, акт – это документ, говорящий о завершении работ на объекте, о недостатках, выявленных при приемке и подлежащих к устранению. Скрытые дефекты, возникшие через некоторое время после окончания работ и подписания акта, подрядчик обязан устранить в разумные сроки.
Правильное и своевременное оформление актов выполненных работ – гарантия работы предприятия без проблем. Вы можете самостоятельно делать и учитывать акты выполненных работ в “Бухте”, в разделе “Документы”.
Читайте также
означает дату, установленную Отделом после консультации с Получателем, когда работы по строительству и монтажу Объекта в основном завершены.
означает предполагаемое соглашение о строительстве между Компанией и предполагаемым застройщиком в основном в форме проекта соглашения, копия которого была подписана от имени Органа и Компании в целях идентификации;
означает либо Соглашение об услугах по строительству присоединения, либо Соглашение об услугах по строительству модернизации.
означает соглашение, заключенное Потребителем присоединения, Владельцем взаимосвязанной передачи и Поставщиком передачи в соответствии с Тарифом, Часть VI, Подчасть B и в форме, указанной в Тарифе, Приложение P, в отношении строительства Объектов присоединения, Сети Модернизация и/или Локальная модернизация и координация строительства и подключения соответствующего Объекта Заказчика. Отдельное Соглашение об оказании услуг по строительству присоединения будет заключено с каждым Владельцем линии передачи, который несет ответственность за строительство любых объектов присоединения, модернизации сети или локальной модернизации, связанных с присоединением объекта заказчика. Межсетевой клиент:
означает соглашение, заключенное по настоящему Соглашению на основании
означает инструкции для Участника тендера, а также Общие и специальные условия контракта, относящиеся к работам, для которых были объявлены вышеуказанные тендеры.
означает первое или первоначальное строительство нового здания или объекта. Термин «первоначальная постройка» включает пристройку всей комнаты или этажа к любому существующему зданию или сооружению, завершение любой незавершенной части любого существующего здания или сооружения, а также восстановление, реконструкцию или замену здания, сооружения или вспомогательного сооружения. повреждены или разрушены пожаром, наводнением, торнадо, молнией, взрывом, ураганом, обледенением и сопутствующими ветрами, терроризмом или землетрясением, но этот термин, за исключением жилых помещений, не включает замену, реконструкцию, реставрацию, обновление или реконструкцию в соответствии с любые другие обстоятельства;
означает фонд, обозначенный таким образом и созданный в соответствии с разделом 502 настоящего документа.
имеет значение, указанное в пункте 2(b) настоящего документа.
означает соглашения, стороной которых является Арендатор, на строительные работы, восстановление, перестройку, ремонт, замену или снос, выполняемые в соответствии с настоящим Договором аренды.
означает отходы, состоящие из строительных материалов, мусора и щебня, образующиеся в результате строительства, реконструкции, ремонта и сноса любых гражданских сооружений;
означает Соглашение о реконструкции города Линкольн, датированное датой его подписания, между городскими властями и CA/Argent-Block 68, LLC, компанией с ограниченной ответственностью в штате Делавэр, в отношении Проекта.
означает рамочное соглашение между Органом и Поставщиком, упомянутое в Бланке заказа;
означает Соглашение о субсидиях и компенсационных мерах в Приложении 1А к Соглашению ВТО;
означает, что определенное Соглашение об эксплуатации и техническом обслуживании, заключенное между Заемщиком и Кредитором на дату настоящего Соглашения, может время от времени изменяться, переформулироваться, заменяться, дополняться или иным образом изменяться.
означает Соглашение о реализации от ………………….. между Правительством Республики Беларусь и Компанией в связи с Проектом, а также включает любые поправки к нему, вносимые время от времени.
означает Соглашение о Европейском экономическом пространстве, подписанное в Порту 2 мая 1992 г., скорректированное Протоколом, подписанным в Брюсселе 17 марта 1993 г.;
означает и включает:
означает завершение строительства со всеми вспомогательными средствами для бесперебойного функционирования Проекта и Объектов Проекта.
означает настоящие Общие положения и условия договора.
означает этап выполнения работ, определенный и подтвержденный Подрядчиком в письменной форме Подрядчику, на котором работа (или часть, определенная Правительством) является достаточно завершенной и удовлетворительной. Существенное завершение означает, что имущество может быть занято или использовано для целей, для которых оно предназначено, и только незначительные элементы, такие как подкрашивание, корректировка и незначительные замены или установки, должны быть завершены или исправлены, которые:
означает начало строительства компонентов или элементов фундамента (таких как фундаменты, плоты или сваи) для дома.
означает пять (5) лет с даты настоящего Соглашения, если иное не указано в письменной форме Менеджером городского развития;
означает Соглашение об управлении строительством от 1 марта 2000 года между BNPLC и NAI, поскольку такое Соглашение об управлении может время от времени продлеваться, дополняться, изменяться, переформулироваться или иным образом изменяться в соответствии с его условиями.
означает, как правило, начало физических строительных работ на объекте выбросов, которые носят постоянный характер. Такие работы включают, но не ограничиваются, установкой строительных опор и фундаментов, прокладкой подземных трубопроводов и строительством постоянных хранилищ. Что касается изменения метода работы, этот термин относится к тем действиям на площадке, кроме подготовительных действий, которые знаменуют начало изменения.
означает ту фазу проекта, которая должна начаться после того, как Управление направит торговому подрядчику письменное уведомление о начале фазы строительства.
В более ранней статье о процедуре и юрисдикции в соответствии с Законом о строительстве обсуждались различные строгие сроки, которые необходимо соблюдать при сохранении и совершенствовании залогового права на строительство. Дата, когда «часы начнут тикать» на этих временных шкалах, является ключевым вопросом, но ее не всегда легко определить.
Сертификат о существенном выполненииСтроительные контракты иногда включают положения о выдаче Сертификата (или Декларации) о существенном выполнении («CSP»). В таких случаях подрядчик может подать заявку на выдачу CSP, когда его работа в основном выполнена. В контракте может быть указан «удостоверяющий платеж» — часто архитектор — для ответа подрядчику и выдачи CSP. Однако если в договоре не указан удостоверяющий личность платеж, то подрядчик может обратиться непосредственно к заказчику, а заказчик и подрядчик могут совместно подписать CSP, если они согласны с тем, что работа в основном завершена.
После подписания CSP он не вступит в силу, пока не будет опубликован в «строительной газете». В 2019 году определение «строительная торговая газета» было расширено и теперь включает онлайн-публикации, поэтому теперь в Онтарио существуют различные варианты публикации CSP, как правило, за плату. Цель требования публикации CSP состоит в том, чтобы дать возможность любым субподрядчикам, участвующим в проекте, узнать, что часы начали тикать после разблокирования удерживаемой суммы, которую владелец или финансист удерживает (в интересах субподрядчиков). ).
Определение существенных результатовВопрос о том, признает ли орган по сертификации платежей (или владелец и подрядчик совместно) работу выполненной в основном, не является субъективным вопросом – Закон о строительстве содержит формулу для определения существенных результатов. Эта формула указывает, что проект в основном выполнен, когда проект или его существенная часть готов к использованию или используется, и , если проект может быть завершен при затратах, не превышающих:
Таким образом, на практике считается, что все проекты стоимостью 1 000 000 долларов США или менее выполнены в основном на 97%. Проекты стоимостью более 1 000 000 долларов США будут иметь более высокую планку, но точная сумма будет зависеть от стоимости контракта. Два примера иллюстрируют эту формулу на практике:
может быть завершен не более чем:
3% от 1 000 000,00 долл. США (= 30 000,00 долл. США), плюс
2% от 1 000 000,00 долл. США (= 20 000,00 долл. США), плюс
1% от 1 000 000 000,00 долл. США (= 10 000,00 долл. $60 000,00
можно было заполнить не более чем:
3% от 1 000 000 000,00 долл. США (= 30 000,00 долл. США), плюс
2% от 1 000 000,00 долл. США (= 20 000,00 долл. США), плюс
1% от 6 000 000 000 долл. США (= 60 000,00 долл.
Некоторые договоры на строительство, особенно на меньшую сумму, не содержат положений о выдаче CSP. В этих случаях часы начинают тикать, когда проект завершен, или когда он заброшен или прекращен. Проект считается завершенным, когда цена завершения или последней поставки меньше, чем 5000 долларов США или 1% от цены контракта, в зависимости от того, что меньше.
Последствия даты завершенияДата завершения или существенного выполнения имеет несколько последствий для участников данного проекта. Самое главное, он начинает отсчитывать часы по истечении срока залога строительства. Однако, поскольку удержание владельца или финансирующего лица должно быть освобождено после истечения срока любых потенциальных залогов, дата завершения также важна для определения того, когда эти удержанные средства будут освобождены.
Все участники должны внимательно следить за тем, чтобы правильно определить, когда начинается отсчет времени в результате завершения проекта или значительной производительности.
Об авторе