Акты сдачи приемки выполненных работ образец: Акт приемки выполненных работ: когда составлять, для чего нужен, образец документа

Акты сдачи приемки выполненных работ образец: Акт приемки выполненных работ: когда составлять, для чего нужен, образец документа

Акт сдачи-приемки выполненных работ по договору субподряда: образец, бланк 2023

Главная / Образцы документов / Акты

---

Здесь вы можете бесплатно скачать образец акта сдачи-приемки выполненных работ по договору субподряда, актуальный на 2023 год. Данный документ составлен квалифицированными юристами и полностью соответствует нормам и законам РФ.

Если вам требуется квалифицированная юридическая консультация или помощь в адаптации данного документа под ваши нужды, то свои вопросы и пожелания вы можете направить нашему дежурному юристу онлайн, который оперативно поможет вам решить возникшую проблему. Консультация бесплатна!

Защита от автоматических скачиваний

Сейчас вы сможете бесплатно скачать Акт сдачи-приемки выполненных работ по договору субподряда

Файл будет доступен для скачивания через:	20	секунд.
Приносим свои извинения за вынужденное ожидание.

Другие документы для скачивания

Образец акта об изменении назначения платежа на платеж по договору займа

Образец акта об оказании услуг поставщику дилером в рамках дилерского договора

Образец акта приема-передачи предъявленных к платежу и погашенных векселей

Образец акта возврата вещи, которая подлежала обработке

Образец акта приема-передачи сельскохозяйственной продукции по договору займа

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва: +7 499 350 97 04

Санкт-Петербург: +7 812 309 87 91

Федеральный: 8 800 555 77 94

Главное

• Кого не призовут при мобилизации 2022 в России

• Частичная мобилизация в России 2022. Какие выплаты положены призывникам?

• Тинькофф Банк до 14 сентября 2022 года раздает бесплатные кредитки!

• Признание семьи малоимущей для постановки в очередь на жилье

• Обзор налоговых льгот для российского бизнеса и населения в 2022 году

• Детские пособия в 2021 году: краткий обзор нововведений

• Что будет за подделку сертификата на вакцинацию от коронавируса

• Как можно официально отказаться от вакцинации коронавируса в России

• Как работодатель должен контролировать вакцинацию сотрудников

• Законно ли требование работодателя пройти вакцинацию от коронавируса

Наверх

Как правильно оформить акты сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ)?

Не забудьте договориться о составлении актов с контрагентом

Акт выполненных работ или оказанных услуг (далее – акт) – необходимый документ, если сотрудничество между двумя организациями или организацией и работником осуществляется на основании договора подряда или возмездного оказания услуг. Это двусторонний документ, подтверждающий факт выполнения определенных обязательств, которые оговорены в договоре между сторонами. Он является основанием для оплаты выполненной услуги. Название (это может быть акт приема-передачи услуг, акт приемки результата оказанных услуг и пр.) оговаривается еще на стадии подписания договора. Проследите, чтобы выбранная формулировка была одинаковой во всех документах.

Как правильно составить акт и что именно там должно быть прописано?

Унифицированной формы акта, составляемого в отношении выполненных работ (услуг), нет |*|. Исключение – строительно-монтажные работы, для которых разработаны формы первичных учетных документов (постановление Минстройархитектуры Республики Беларусь от 29.04.2011 № 13 «Об установлении форм первичных учетных документов в строительстве»).

* Информация о том, существуют ли в настоящее время обязательные формы первичных учетных документов

Форму акта можно разработать самостоятельно, соблюдая требование к наличию необходимого перечня реквизитов (п.  2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.04.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее – Закон).

Мнение эксперта

В учетной политике организации (в качестве приложений) следует отразить документы, разработанные собственной бухгалтерией, в т.ч. образец акта.

Самостоятельно разрабатываемый акт должен содержать:

– наименование;

– дату составления.

Дата, указанная на акте при его подписании, показывает, к какому отчетному периоду следует отнести в бухгалтерском учете выполненные работы или услуги. Несвоевременное отнесение затрат, указанных в акте, ведет к искажению состава затрат, и, как следствие, к занижению или завышению налога на прибыль этого периода. Нельзя забывать и о том, что расходы для уменьшения налога на прибыль должны быть экономически целесообразными, т.е. связанными с деятельностью данного предприятия;

– наименование организаций, от имени которых составлен документ. Эти данные должны соответствовать данным, указанным в договоре и учредительных документах;

– содержание факта хозяйственной операции.

Закон не конкретизирует, насколько детально должны быть описаны выполненные работы или оказанные услуги, но советуем в акте подробно их описывать, чтобы избежать возможных разногласий с заказчиками;

– величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной операции с указанием единиц измерения. Как правило, это денежная сумма, в которую оцениваются оказанные услуги или выполненные работы. Общая стоимость должна указываться с учетом НДС;

– наименование должности лица, совершившего сделку или операцию и ответственного за правильность ее оформления;

– подпись этого лица: подписать акт рекомендуем с расшифровкой подписи и указанием персональных данных, необходимых для идентификации. Если речь идет о работниках предприятия, то достаточно упоминания их должностей и наименования организации, которую они представляют; если говорить о физических лицах, то требуется указание их паспортных данных.

Акт составляется всегда в 2 экземплярах: один – для организации, которая выполнила и передает работу или услугу, а второй – для того, кто принимает результат. Не допускается копирование документа. Акт должен быть подлинным. На нем должны содержаться все необходимые реквизиты и данные. В противном случае документ может быть признан недействительным |*|.

* Информация о заполнении первичных учетных документов (детали и особенности)

Помимо основных реквизитов советуем внести в акт и дополнительные:

– основание для составления акта. В данном случае это реквизиты договора, на основании которого вами были выполнены работы или оказаны услуги. Указание в акте реквизитов договора подтвердит реальность выполненных действий, а в случае каких-либо претензий со стороны проверяющих органов – что сделка на самом деле имела место;

– сведения о сроках и объемах выполненных действий. Они пригодятся, если заказчик впоследствии захочет предъявить претензии о неполном или несвоевременном выполнении задания. Если выполнено несколько видов работ, предусмотренных договором, то объем указывается отдельно по каждому виду работ в одном акте или же составляется несколько актов, по одному на каждый вид работ;

– сроки оплаты выполненных работ. Это поможет сориентироваться, когда ждать списания (поступления) денежных средств, и соответственно вовремя отразить их в учете;

– дату фактического принятия работ. Дату необходимо указать для того, чтобы определиться с датой начала гарантийного срока на выполненные работы.

Если заказчик не согласен с выполненными работами или оказанными услугами, то он вправе отказаться от подписания акта приема-передачи. В таком случае исполнителю дается время на устранение недостатков, после чего составляется новый акт.

Принятие Владельцем актов выполненных работ Примеры статей

• После завершения Строительных работ и признания Независимым инженером испытаний успешными, он должен немедленно выдать Концессионеру и Органу сертификат по форме, указанной в Приложении-J. («Сертификат об окончании»).

• Все материалы и услуги подлежат окончательной проверке и приемке городскими властями. Материалы, не соответствующие требованиям настоящего Соглашения и/или Контракта Mesa, будут храниться на риск Подрядчика и могут быть возвращены Подрядчику. В случае возврата все расходы несет Подрядчик. При обнаружении несоответствующих Материалов или Услуг городские власти могут решить сделать любое или все из следующих действий, направив письменное уведомление Подрядчику: (i) отказаться от несоответствия; (ii) немедленно остановить работу; или (iii) привести Материалы или Услуги в соответствие с требованиями и удержать их стоимость из любых платежей, причитающихся Подрядчику.

• Если государство понесет ущерб в результате отказа покупателя принять до 10 грузовых автомобилей любого типа в день, покупатель будет нарушать договор и подлежит возмещению убытков в соответствии с пунктами D-026.2 и D-027.2. Автомобильная доставка — это вся доставленная древесина, включая сорта на супер-грузовиках, поездах мулов и щенков, доставленных к месту доставки одним грузовиком. Покупатель должен уведомить Администратора контракта не менее чем за 48 часов, если:

• Арендатор настоящим заявляет, гарантирует и удостоверяет (а) что Оборудование, описанное в настоящем документе, было доставлено и проверено Арендатором, находится в хорошем состоянии, отремонтировано и состоянии и имеет размер, конструкцию, мощность и производителя, приемлемые и удовлетворительные для Арендатора, и безоговорочно и безотзывно принимается Арендатором в аренду в соответствии с настоящим Графиком аренды и Генеральным договором аренды, включенным в настоящий документ посредством ссылки, по состоянию на установленную Дату начала промежуточного срока выше; и (b) заверения и гарантии Арендатора, изложенные в Генеральном договоре аренды, являются верными и правильными на дату настоящего Соглашения.

• Арендодатель должен приложить разумные усилия, чтобы предоставить Арендатору Помещения для Работы Арендатора в соответствии с Рабочим письмом в течение 5 дней с момента полного исполнения настоящего Договора аренды и предоставления Арендатором доказательств страхования, требуемых настоящим и Рабочим письмом («Доставка или «Доставить»). Если Арендодатель не сможет своевременно сдать Помещения, Арендодатель не несет ответственности перед Арендатором за любые убытки или ущерб, возникшие в результате этого, и настоящий Договор аренды не может быть признан недействительным или подлежащим аннулированию, за исключением случаев, предусмотренных в нем. Если Арендодатель не сдает Помещения в течение 60 дней с Назначенной даты начала действия по любой причине, кроме форс-мажорных задержек, настоящий Договор аренды может быть расторгнут Арендатором путем письменного уведомления Арендодателя, и в случае такого расторжения ни Арендодатель, ни Арендатор не должны иметь никаких дальнейших действий. права, обязанности или обязанности по настоящему Договору аренды. Используемый здесь термин «Форс-мажорные задержки» означает задержки, возникающие по причине любых Форс-мажорных обстоятельств. Если Арендатор не решит расторгнуть настоящий Договор аренды в течение 5 рабочих дней после истечения такого 60-дневного периода, такое право на расторжение настоящего Договора аренды будет отменено, и настоящий Договор аренды останется в полной силе и действии.

• Стороны договорились, что Датой завершения Проекта является <ДАТА ОКОНЧАНИЯ, ГОД>. Если Проект не будет завершен к этой дате, то, с учетом поправки, согласованной Сторонами, Alberta Innovates может принять решение о расторжении настоящего Инвестиционного соглашения. В таком случае Alberta Innovates уведомит Заявителя о своем решении прекратить действие, как только это будет практически целесообразно, и уведомит Заявителя о дате прекращения действия. Alberta Innovates не несет ответственности или обязательств по возмещению Заявителю любых Затрат по Проекту, понесенных после даты прекращения действия, и может потребовать от Заявителя возврата любых частей Инвестиций, которые были потрачены на Неприемлемые расходы. Кроме того, любая часть Инвестиций, не использованная и не учтенная в соответствии с настоящим Соглашением на Дату завершения проекта или досрочное прекращение, подлежит возврату Заявителем AI по запросу AI.

• В течение срока действия настоящего Контракта Владелец удостоверяет, что:

• Настоящим удостоверяется, что я не имею в своем распоряжении и не возвращаю никаких устройств, записей, данных, заметок, отчетов , предложения, списки, корреспонденция, спецификации, чертежи, чертежи, эскизы, материалы, оборудование, другие документы или собственность, или репродукции любых вышеупомянутых предметов, принадлежащих Citrix Systems, Inc., ее дочерним компаниям, филиалам, правопреемникам или правопреемникам (вместе «Компания»). Я также удостоверяю, что я соблюдал все условия подписанного мной Соглашения Компании о запрете вымогательства, конкуренции, конфиденциальности и неразглашении информации сотрудниками, включая сообщения о любых разработках и оригинальных авторских работах (как определено в нем), задуманных или сделанные мной (исключительно или совместно с другими) в соответствии с этим соглашением. Я также согласен с тем, что в соответствии с Соглашением о запрете вымогательства, конкуренции и конфиденциальности, а также о неразглашении информации сотрудниками и с учетом содержащихся в нем ограничений, я буду сохранять конфиденциальность всех коммерческих секретов, конфиденциальных знаний, данных или другой частной информации. относящиеся к продуктам, процессам, ноу-хау, конструкциям, формулам, опытно-конструкторским работам, компьютерным программам, базам данных, другим оригинальным авторским работам, спискам клиентов, бизнес-планам, финансовой информации или другим предметам, относящимся к любой деятельности Компании. или любой из его клиентов, консультантов или лицензий. Дата: ____________________________ _______________________________ Руководитель

• Значительное завершение Работ, как определено в Статье 6.1.2 Общих условий Постоянного контракта на управление строительством, должно быть достигнуто к 31 июля 2022 года. Владелец взаимосвязанной передачи в письменной форме после завершения строительства (i) Объекта Заказчика;

Все, что вам нужно знать о страховых сертификатах

Страховые сертификаты (COI) — это документы, содержащие все основные сведения о страховом полисе в легко усваиваемом стандартизированном формате.

COI предназначен для подтверждения статуса полиса, предоставления быстрого доступа к деталям его покрытия, снижения подверженности риску и защиты от ответственности третьих лиц.

 

Для больших и малых проектов необходимо снизить ответственность. В противном случае владельцы проектов, менеджеры и кредиторы остаются уязвимыми для неадекватного переноса убытков, терпя удары по своей репутации каждый раз, когда их признают виновными в несчастном случае или недосмотре. Проекты значительного размера, такие как строительство отеля, включают в себя бесчисленное количество третьих сторон, включая инвесторов, генеральных подрядчиков, субподрядчиков и даже случайных прохожих.

Все стороны, работающие над проектом, должны иметь какой-либо страховой полис, но просмотр каждой буквы каждого полиса сам по себе является работой на полный рабочий день. Кроме того, это оставляет широкие возможности для упущения важных деталей.

Ваш лучший шанс успешно снизить риск и снизить ответственность — это тщательно документировать, отслеживать и управлять действительными страховыми сертификатами от третьих лиц.

Что такое страховой сертификат?

Страховой сертификат (COI) — это документ, содержащий все основные сведения о страховом полисе. Точно так же, как автополис поставляется с сопутствующей страховой картой, COI подтверждают застрахованный статус вашего бизнеса при заключении новых контрактов.

Он включает в себя полный снимок политики в одной форме, включая наиболее важные аспекты, такие как:

• Имя страхователя
• Даты вступления в силу и истечения срока действия полиса
• Тип покрытия
• Ограничения политики
• Перевозчик полиса

Четыре причины, по которым страховые сертификаты необходимы

Проще говоря, если вы являетесь владельцем бизнеса, у вас должен быть ИСП.

В любой отрасли , в которой используется наемный труд, COI необходимы по ряду причин.

Среди других преимуществ CIO:

1. Подтверждает ваш страховой статус.

ИСП представляет собой краткое изложение страхового полиса. Он эффективно служит доказательством страховки, без основной части самого полиса.

2. Обеспечивает быстрый доступ к информации.

COI представляет собой экспресс-версию страхового полиса. Это удобство может сэкономить вам десятки часов работы каждый год.

3. Снижает ответственность.

Тщательно документируя страховые сертификаты от всех сторонних поставщиков, вы хорошо настраиваетесь на передачу убытков страховщику этой стороны в случае, если что-то пойдет не так.

4. Защитите себя при аутсорсинге.

Временная работа сопряжена с уникальным набором страховых рисков. Выполнение должной осмотрительности и проверка политики каждого поставщика на соответствие вашим требованиям может защитить вас от инцидентов, которые могут привести к дорогостоящим судебным разбирательствам и повлиять на прибыльность ваших предприятий.

Типы страховых свидетельств:

Существует множество типов COI, от ответственности до компенсации работникам, что делает крайне важным, чтобы предприятия поддерживали тщательный процесс отслеживания, который оценивает законность документов, адекватную защиту и истечение срока действия.

 

1. Свидетельство о страховании ответственности

Его следует пересмотреть не только для защиты владельца проекта, но и для расширения статуса дополнительного застрахованного лица на руководителя проекта и, возможно, на кредитора. Рассмотрение сертификатов страхования ответственности является важным компонентом передачи риска от владельца проекта стороннему поставщику. Один из способов убедиться в том, что страховое покрытие ваших третьих лиц адекватно, состоит в том, чтобы найти некоторые из следующих указаний в COI:

• Дополнительный застрахованный статус распространяется на право субъектов
• Описание операций, над которыми работает поставщик/субподрядчик
• Отказ от суброгации
• Покрытие является «первичным и нестраховым»

Для получения более точной информации об этих страховых покрытиях вам следует собрать и просмотреть подтверждения о страховании.

2. Свидетельство о страховании компенсации работникам

Это требуется и должно быть написано в соответствии с применимыми законами и законами штата.

 

3. Свидетельство о страховании автогражданской ответственности

Это следует контролировать для всех принадлежащих поставщику, арендованных, не принадлежащих ему и арендованных транспортных средств.

 

В связи с этим: ограничьте свою ответственность с помощью полнофункционального страхового сертификата отслеживания

Объяснение дополнительной страховки

Одним из документов COI, с которым BCS чаще всего обрабатывается, является форма ACORD 25, стандартизированный образец документа, который часто используется для представления любого из пяти основных типов страховых полисов. В нем будут перечислены названные застрахованные — физические или юридические лица, несущие наибольшую ответственность и платящие страховые взносы, — а также дополнительные застрахованные в полисе.

Дополнительным страхователям разрешено покрытие по договору с владельцем полиса, но они не несут ответственности за уплату премии и не имеют права изменять условия полиса.

Если мы вернемся к нашему примеру со строительством отеля, дополнительные страховые подтверждения могут быть каскадными, как показано ниже:

Владелец отеля заключает договор на строительство с генеральным подрядчиком. В одном из разделов этого контракта говорится, что генеральный подрядчик должен застраховать коммерческую ответственность на весь срок реализации проекта. Генеральный подрядчик внесет гостиничную сеть в список дополнительных страхователей, потому что, даже если гостиничная сеть не выполняет работы, к ним все равно могут быть предъявлены иски в случае причинения телесных повреждений из-за халатности третьих лиц.

Оттуда генеральный подрядчик будет запрашивать дополнительное застрахованное одобрение для себя и для гостиничной сети от каждого стороннего субподрядчика, выполняющего работу.

Если все сделано правильно, это фактически обеспечит передачу ответственности страховщикам субподрядчиков.

АКОРД 25 форма

Разница между ИСП и страховкой

Одно дело, если одна сторона желает подтвердить наличие у другой стороны страховки для покрытия любых убытков имущества или телесных повреждений. Он может попросить показать их страховой полис.

Другое дело, когда одна сторона (например, «Real Estate Corp.») нанимает другую сторону (например, «Paul the Plumber LLC») для проекта и требует, чтобы третья сторона выдала COI. Как указывалось выше, ИСП представляет собой краткий документ, содержащий все соответствующие детали страхового полиса в легко усваиваемой стандартизированной форме.

В частности, когда Real Estate Corp. просит сантехника Пола выдать COI, она просит «одобрить» полис (также известный как «изменить»), чтобы полис мог предоставить дополнительный застрахованный статус Real Estate Corp. Как правило, полученный COI будет включать формулировку о том, что «Real Estate Corp.

указана в качестве дополнительного застрахованного лица». Таким образом, если Real Estate Corp. подаст в суд из-за инцидента, связанного с работой Пола, они также должны быть покрыты его страховкой.

Сертификаты страхования не могут:

• Изменить покрытие
• Изменить условия договора страхования

Проверка соответствия ИСП

Существует несколько факторов, которые необходимо учитывать при проверке вашего бизнеса на соответствие требованиям страхования.

Крайне важно, чтобы тот, кто проверяет ваши страховые сертификаты на соответствие требованиям, был дисциплинированным, опытным, квалифицированным и обладал практическими знаниями:

• Требования контракта
• Формы и стандарты ACORD
• Страховые полисы
• Язык одобрения
• Положения о компенсации работникам

Невозможность «заявить» (иначе «протолкнуть») требования из-за несоблюдения ИСП может иметь разрушительные последствия, поскольку вердикты и расчеты нередко исчисляются семизначными числами.

Без сложных процедур отслеживания документов большая часть вашей должной осмотрительности может быть сведена к догадкам.

 

Связанный: Достижение соответствия с помощью программного обеспечения для отслеживания сертификатов страхования

Без сложных процедур отслеживания документов большая часть вашей комплексной проверки может быть сведена к догадкам.

Отслеживание ИСП и управление им

Многие предприятия полагаются на некачественные или несуществующие протоколы сбора документов. Если учесть, что от 36% до 53% малых предприятий участвуют хотя бы в одном судебном процессе в год, а почти в 90% корпораций в любой момент времени вовлечены в судебные процессы, сложно не закричать «ПОЧЕМУ?!?»

Как владелец бизнеса вы должны иметь контракты со всеми сотрудниками и сторонними поставщиками, участвующими в ваших проектах. Ваш бизнес уникален, поэтому вы захотите адаптировать свои контракты к своему бизнесу, а не дублировать их из Интернета. Вы также захотите, чтобы юрист наблюдал за структурированием этих контрактов.

У вас должны быть процессы отслеживания сертификатов страхования для измерения и отслеживания соответствия поставщиков. Для некоторых особенно крупных проектов, таких как строительство отеля, о котором мы упоминали ранее, может быть несколько сотен сертификатов страхования и других сертификатов поставщиков. Менеджеры проектов не имеют достаточной пропускной способности для обработки всех этих документов, соблюдения стандартов соответствия, отслеживания сроков действия COI и своевременного завершения своих проектов.

Вот где на помощь приходят технологии.

 

Связанные: Преимущества модернизации вашего процесса управления поставщиками

Зачем мне отслеживать COI?

Отслеживание COI является важным элементом стратегии управления рисками любой организации. В мире с постоянно растущим объемом данных и документации — как виртуальных, так и физических — легко потерять важную информацию, даты, условия контракта и многое другое. Например, если срок действия страховки поставщика истекает, это может привести к дорогостоящим и даже потенциально катастрофические последствия для вашего бизнеса.

Таким образом, отслеживание COI дает много преимуществ:

1. Устранение перерывов в покрытии путем установки автоматических уведомлений о приближении дат окончания.
2. Повышение производительности и своевременности выполнения работ за счет обеспечения того, чтобы работники могли оставаться на рабочем месте.
3. Получение более полных сведений и выявление потенциальных пробелов в покрытии за счет централизации ваших данных.
4. Защита вашей организации, поскольку объемы проекта, условия и активные поставщики и подрядчики со временем меняются.

1. Устранение перерывов в покрытии путем установки автоматических уведомлений о приближении даты окончания.

2. Повышение производительности и показателей своевременности выполнения работ за счет обеспечения того, чтобы работники могли оставаться на рабочем месте.

3. Получение лучшего понимания и выявление потенциальных пробелов в покрытии за счет централизации ваших данных.

4. Защита вашей организации, поскольку объемы проекта, условия и активные поставщики и подрядчики со временем меняются.

Таким образом, становится ясно, что отслеживание COI является одним из наиболее важных шагов по управлению рисками, которые вы можете внедрить для своего бизнеса, и это то, что можно сделать независимо от бюджета или масштаба вашей компании. Решения для отслеживания ИСП варьируются от относительно простых внутренних методов, таких как электронные таблицы, до более сложных внешних услуг, которые могут включать в себя углубленные обзоры покрытия от групп специалистов.

Когда запрашивать страховой сертификат

В целом, вы всегда должны запрашивать страховой сертификат, когда продавец или подрядчик будет выполнять работу, которая увеличивает вашу ответственность. Конкретные виды ответственности включают финансовые риски, связанные с травмой или смертью на рабочем месте — , даже если это не является вашей собственностью , — а также с повреждением оборудования и имущества, а также с задержкой, неполным выполнением или выполнением некачественной работы.

Кроме того, вы всегда должны запрашивать и проверять COI до , что позволяет поставщику или подрядчику начать работу. Даже если подрядчик дает устные заверения, нет никакой гарантии, что он полностью понимает условия своей страховки, связанные с вашим бизнесом.

На самом деле проверка COI подрядчика является важным шагом для оценки того, достаточно ли его страховки для удовлетворения ваших потребностей в снижении рисков. В тех случаях, когда это не так, может потребоваться зонтичный или дополнительный страховой полис для обеспечения дополнительной финансовой защиты и / или устранения пробелов в страховом покрытии.

Связанный: Как получить страховой сертификат

Кто получает страховой сертификат?

Страховые сертификаты выдаются страховой компанией от имени застрахованного лица (как правило, поставщика или подрядчика). Обычно страховая компания выдает копию COI — доказательство существования страховки — застрахованному лицу либо во время покупки полиса, либо по запросу.

В свою очередь, когда подрядная организация запрашивает подтверждение страховки, потенциальный поставщик или подрядчик должен предоставить ИСП непосредственно клиенту.

В тех случаях, когда поставщик или подрядчик должен изменить продолжительность страхования, уровни покрытия или и то, и другое, клиент должен запросить новую COI в качестве доказательства того, что изменения были внесены и действуют, прежде чем разрешить им начать работу.

Как долго я должен хранить COI?

После того, как подрядчик предоставил COI, у клиента мало причин отбрасывать или удалять его даже после истечения срока его действия.

Еще раз вспомним, что функция ИСП заключается в предоставлении доказательств того, что подрядчик имел определенный уровень страхования в течение определенного периода времени. Однако, несмотря на то, что период покрытия может закончиться в определенную дату, ответственность за ущерб или травмы, произошедшие в течение этого периода, может сохраняться даже после завершения проекта.

Например, в случае производственного травматизма, вызванного использованием на производстве вредных материалов, последствия могут не проявляться месяцами и даже годами. Если и когда они это сделают, наличие списка подрядчиков по проекту и доказательств их страхового покрытия может защитить вашу организацию, гарантируя, что жертвы получат надлежащее возмещение.

Кроме того, в случае трудового спора ИСП может помочь организации-заказчику доказать, что подрядчик не был нанят в качестве штатного сотрудника. Это может быть важно в контексте споров по трудовым вопросам, таким как условия медицинского страхования, оплачиваемый отпуск и многое другое.

Комплексный процесс отслеживания COI включает в себя мониторинг охвата текущей работы и архивирование прошлых доказательств охвата для защиты вашей организации в долгосрочной перспективе.

Хотя период покрытия может закончиться в определенную дату, ответственность за ущерб или травмы, произошедшие в течение этого периода, может сохраняться даже после завершения проекта.

Какие общие проблемы связаны с отслеживанием COI?

Если вы подумываете о внедрении собственного решения для отслеживания COI, при планировании необходимо учесть несколько ключевых соображений:

1. Отслеживание COI вручную может занять много времени.

Обойти это невозможно: отслеживание COI требует времени и усилий и может стать утомительным и повторяющимся. Если вы планируете взять на себя эту роль самостоятельно или поручить ее кому-то из вашей организации, имейте в виду, что это может включать: 

• Многочисленные запросы и последующие действия с подрядчиками для фактического получения документов
• Ручной ввод данных в вашу систему отслеживания
• Сопоставление и анализ данных для обеспечения надлежащей защиты
• Надежная система напоминаний, гарантирующая, что покрытие ваших подрядчиков никогда не прекратится и не станет неадекватным по мере увеличения объема проекта

2.

Анализ риска может быть сложным.

Сбор и отслеживание COI — это только полдела. Анализ данных и их использование для принятия взвешенных решений — вот в чем заключаются настоящие проблемы.

3. Ваши результаты будут настолько хороши, насколько хороши ваши усилия и опыт.

Поручение отслеживания ИСП тому, у кого нет достаточного времени и/или знаний, может иметь разрушительные последствия, а риски увеличиваются в геометрической прогрессии с размером и сложности вашего бизнеса. Таким образом, если вы планируете создать внутреннюю систему отслеживания COI, проведите обучение ответственных сотрудников и убедитесь, что у них достаточно времени для надлежащего выполнения работы. Нужна помощь, чтобы начать? Ознакомьтесь с этими советами по отслеживанию COI, инструментами и бесплатными ресурсами.

Связанный: « Лучшие способы сэкономить время с помощью управления соответствием требованиям»

Что делает процесс отслеживания ИСП эффективным?

Любой процесс отслеживания ИСП должен учитывать тот факт, что существует большое разнообразие типов страховых свидетельств и высокая степень различий в качестве информации, которую они предоставляют.

Хотя весь процесс зависит от потребностей вашей организации и количества сертификатов, которые она обрабатывает, в целом процесс сбора и отслеживания должен:

• Быть сформулированным на языке
• Заручиться поддержкой высшего руководства (например, финансового директора, менеджера по управлению рисками и т. д.)
• Наличие четких полномочий для сбора, проверки соответствия, принятия и мониторинга сертификатов, включая исключения
• Обеспечить четкую документацию для каждого сертификата, включая корректирующие действия
• Разрешить регулярный обзор, обновление и аудит процесса с помощью механизма постоянного улучшения
• Поддерживается программным обеспечением для отслеживания ИСП или другими инструментами 

Отслеживание COI внутри компании

Отслеживание страховых свидетельств внутри компании может быть проблемой, особенно если у вас нет лучших инструментов. Большинство компаний, которые отслеживают COI самостоятельно, получают следующие преимущества:

• Международный институт управления рисками (IRMI)
• Университет BCS
• Платформы электронной почты и диспетчера задач
• QuickBooks

Управление отслеживанием COI внутри компании по сравнению с работой с поставщиком

Для многих малых предприятий внутреннее отслеживание COI может быть единственным жизнеспособным вариантом с финансовой точки зрения, особенно если компания регулярно работает только с ограниченным числом подрядчиков или поставщиков.

Однако по мере роста организаций вопрос для большинства владельцев бизнеса и руководителей меняется с «Как я могу отслеживать COI внутри компании?» до «Что лучше: отдать услугу на аутсорсинг или сохранить внутреннюю команду для отслеживания COI?»

В конечном итоге это решение будет зависеть от небольшого набора факторов:

• Размер вашей компании 
• Наличие внутренних ресурсов
• Знания и/или обучение сотрудников
• Количество поставщиков и подрядчиков, с которыми вы работаете
• Финансовые риски, которые представляют ваши поставщики и подрядчики

Эмпирическое правило: если ваше решение избавляет вас от страха ответственности, значит, на данный момент оно правильное.