Архив на предприятии организация хранения документов: Архив на предприятии: организация хранения документов

Архив на предприятии организация хранения документов: Архив на предприятии: организация хранения документов

Содержание

Архив на предприятии: организация хранения документов

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами — начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив.

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.

ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА

Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?

Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Оснащение архивохранилища

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений

огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

Высота архивохранилища (пункт 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009))зависит от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не выше 4 м.

В архивохранилище запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.

Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях организации осуществляется размещение архива.

Данная экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем.

Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб.

По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

Документы не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего договора между сторонами.

Согласно п. 9.9 Основных правилдокументы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описям дел.

Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел.

В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).

В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия.

Архив организации также несет ответственность за розыск документов.

В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Непосредственно перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в государственный архив, совместно с представителем государственного архива

проводится проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п. 9.10 Основных правил).

С архивными документами организация передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Все вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

  • ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты(ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях (например, введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных архивных документов) — стажировку.

КСТАТИ. Инструктаж архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо лицом, исполняющим такие функции. Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг.

Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Архив предприятия может функционировать на правах:

1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;

2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Основными задачами архивариуса организации являются:

1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4) использование хранящихся в архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивариус осуществляет следующие функции:

1) ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;

2) прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;

5) организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;

6) организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;

7) участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

8) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;

9) работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

10) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;

11) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;

12) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

СОВЕТ. Рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и функциями.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации (п. 3.7.25 Основных правил).

Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника — представителя структурного подразделения.

Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.

Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.

Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки.

КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в ред. от 27.07.2010).

Таким образом, архив организации могут проверять:

1) Налоговая инспекция РФ;

2) Пенсионный фонд РФ.

В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

 

М. В. Гришина, специалист отдела кадров, менеджер по персоналу ООО «Стелмон»

Организация архивного хранения документов

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Разновидности архивного хранения документов

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

  • Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
  • Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
  • Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
  • Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Порядок архивирования

В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.

Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей. При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

Требования по организации архивного хранения документов

Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

  1. безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
  2. в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
  3. в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
  4. не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
  5. в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м. Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м. От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.

На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.

Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.

Как правильно хранить документы

Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.

Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

⏬ цена услуги оптимизации документооборота

Процесс организации архива на предприятии

Организация архива в организации начинается с определения срока хранения тех или иных документов. Этим могут заниматься не только руководители предприятий, но и специалисты, которые ведут делопроизводством компании. В сам процесс организации архива входят несколько этапов. Подробнее о них будет рассказано ниже.

Этапы создания архива

1. Издание приказа, в котором назначаются специалисты по управлению и содержанию архива. На небольших предприятиях таким человеком может являться и делопроизводитель. Но такая большая нагрузка может сказаться на качестве и эффективности рабочего процесса сотрудника, особенно если компания обладает слишком большим оборотом документов.

2. Разработка номенклатуры документации, которая подлежит архивации. Данный этап формирования архива должен производиться полностью по федеральному закону, последняя редакция которого выпущена в 2016 году. В России ФЗ «О перечне типовых управленческих архивных документов» обязателен к исполнению для любой компании.

3. Определение для каждого файла и папки срока хранения документов. Все дела, которые являются особо важными для предприятия, должны подлежать хранению на постоянной основе. Та документация, которая должна храниться более 10 лет, называется документами с временным хранением. В некоторых организациях в архивах отводят специальное место, где располагаются бумаги со сроком хранения менее 10 лет.

4. Распространение всем сотрудникам фирмы и отделам специальных выписок, в которых должны быть прописаны все заголовки дел, сдающихся в архив. Это структурирует работу архива и позволит держать всю документацию в полном порядке. Составлять подобные выписки необходимо строго с соблюдением имеющегося каталога по архивным делам. Если такого каталога организация не имеет, то стоит взять пример с предприятия, которое занимается схожей деятельностью.

5. Оценка архива и имеющихся документов. Специалист по архивным делам, прежде чем приступить к работе, обязан произвести опись уже имеющихся документов, а также составить список недостающих файлов и определить сроки, в которые их необходимо вернуть в архив.

6. Руководители делопроизводства или руководители предприятия обязаны провести инструктаж с новыми архивными работниками. Разговор должен затрагивать не только стандарты по архивизации, но и некоторые юридические тонкости ведения дел.

7. Важно произвести инвентаризацию архива. В нее входят:

  • создание картотеки, где должны быть в обязательном порядке прописаны атрибуты всех имеющихся в архиве дел;
  • сверка всех отчетов, которые были произведены за прошлые годы по документообороту;
  • устранение все имеющихся недочетов в описаниях документации;
  • удаление с описаний и с документов недостоверной или неактуальной информации.

8. Руководители фирмы обязаны составить приказ, в котором прописать, какие лица имеют право получать документацию из архива, а какие – нет. Если предприятие небольшое, то практически все сотрудники могут воспользоваться архивом и взять необходимые документы. Если же в организации существует много отделов, то сотрудники каждого из них могут получать бумаги определенной категории архивных дел.

9. Все дела и папки должны быть в определенном переплете. Если этого не было сделано ранее, то необходимо заняться этим вопросом до расположения документов на полках.

10. Специалист должен вести учет не только тех документов, которые были выданы сотрудникам, но и всей остальной актуальной документации. Он обязан создать картотеку на новые документы, а также следить за сроками хранения уже имеющихся файлов.

11. Необходимо уничтожить всю документацию, которая является неактуальной.

Архивное хранение документов с ЭДО и без, или при чем тут автоматизация

Упорядочивая хаос: подводные камни архивного хранения документов

Избежать хаоса в крупном архиве можно, но сложно. Для хранения архивных документов требуются люди и, что самое печальное, время. Много людей — больше хаоса, ибо человеческий фактор непредсказуем. Мало людей — больше времени уйдет на организацию архивного хранения документов. И даже если регламенты соблюдены и формирование дел выполнено по правилам, какой-нибудь вопрос застает службу или человека, отвечающего за архив, врасплох. Вот несколько таких вопросов:

  • А где лежат акты, закрытые в мае позапрошлого года? Срочно нужны все из них по контрагенту такому-то!
  • Кто последний брал вот этот документ? Кого бить за износ бумаги?
  • Сколько времени и сил нам нужно, чтобы предоставить налоговой все, что она просит? У нас вообще все это есть?

Бывают вопросы и позаковыристей, и почудесатей, что только не случается в мире бизнеса, Вам ли не знать. Система хранения архива, существующая исключительно на бумаге или, еще хуже, в головах избранных сотрудников, таких экзаменов может и не выдержать.

Практика показывает: какими бы ответственными ни были руководители и сотрудники, как бы бережно компания ни относилась к архиву, все равно хранение архивных документов без фиксированной системы управления ими рано или поздно привносит долю хаоса в производственный процесс.

Сложность вносит и непростая навигация. Ориентироваться в таком физическом архиве нужно мастерски. Получается, что для поиска нужен человек, знающий архив, как свои пять пальцев. А он не всегда доступен, у него может быть высокая загрузка, наконец, такого человека может не быть вообще. Поиск документов постепенно ассоциируется у сотрудников с нервами, паникой и стрессом.

А сколько денег потеряли компании даже за последние пару лет, положившись на канцелярские книги, записи и вечную память сотрудников! Не перечесть. А сколько еще могли бы сэкономить…

Наконец, бумажный архив крайне легко потерять. И даже если не вспоминать страшные истории про пожары в архивах, следует помнить о том, как недолговечна и тонка бумага, как непостоянны чернила и типографская краска. Бумага иногда может пропасть изумительно незаметно. Без системы управления узнать, кто ее видел последней, кто держал в руках, кто и для кого делал копии, бывает невозможно.

Нет, мы не говорим, что бумажный архив не нужен. Нужен! Часто — необходим и незаменим! Просто стоит подумать, как избежать или хотя бы минимизировать озвученные риски.

Требования к архивному хранению: долгожители среди документов

Пожалуй, все начинается с требований «свыше». Любое хранение документов в архиве организации подчиняется узаконенным и опубликованным перечням, регламентам и приказам. Вот основные из них:

  • Закон «об архивном деле», действительный с 2004 года.
  • Приказ №558 об архивных документах, одобренный в 2010 году.
  • Приказ №105, одобренный Министерством финансов.

Есть и другие. Некоторые мы упомянем ниже.

Для иллюстрации специфики законодательства в архивном деле возьмем сроки хранения архивных документов в организации. Самое простое — хранить все документы по 10 лет, не прогадаете, только замучаетесь обеспечивать такой архив необходимыми ресурсами.

Для определения сроков хранения созданы специальные типовые и ведомственные перечни архивных документов для разных типов организаций. Разработаны специальные сервисы, благодаря которым можно быстро посмотреть требования законодательства относительно того или иного документа. Использовать их хорошо, но еще лучше, когда такая информация вшита в систему хранения архива в электронном виде.

Кстати, есть документы — главным образом бухгалтерские — которые должны храниться и 10 лет, и 50, и 75, и больше, и даже которые вообще нельзя уничтожать. Так что будьте внимательны! Сроки хранения и прочие требования к разным видам документов указаны также в специфических отраслевых законах — например, в Законе «О ведении бухгалтерского учета», «Об акционерных обществах» и «Об ООО». В каком порядке и сколько хранить документы указано и в Постановлении №-03-33пс.

Особые требования есть и к помещению, где располагается архив. Они направлены на минимизирование рисков утери архива из-за пожара, разрушений, плесени и т. п. Если архив большой, придется позаботится о наличии помещений и для временных документов, и для тех, что постоянно используются, и для хранилища, и для работы сотрудников архива.

Описаны требования к световому, температурно-влажностному, санитарно-гигиеническому и охранному режиму. Например, показатели влажности нужно контролировать два раза в неделю, раз в год убирать пыль на всех полках, а документы желательно располагать в северной части здания и изолировать от дневного света.

В общем, хранение документов в собственном архиве организации — дело хлопотное, но необходимое. Как же автоматизация может сократить количество хлопот?

Хранение документов: возможности организации электронной системы управления архивом

И здесь мы плавно переходим к операциям, которые нам предстоит проделывать с документами в процессе архивного хранения. Да, с помощью системы автоматизации мы не улучшим условия хранения. Но зато можем существенно упростить организацию!

Вот — простая наглядная таблица, показывающая, как выглядит одна и та же операция с автоматизацией и без, независимо от того, электронный у вас архив или классический, бумажный.

Нет системы автоматизации документооборота Есть система автоматизации документооборота
Передача документов на архивное хранение Сотрудники архива разрабатывают график сдачи документов и согласовывают его с руководителем подразделений и компании. И даже если забыть о цепочке согласований, то создание графика без средств автоматизации само по себе требует большого времени. А теперь добавим к этому напоминания сотрудникам о необходимости сдать бумаги в архив и умножим на масштаб компании. Система сама напоминает сотрудникам о наступлении срока передачи документа в архив. В пару кликов можно посмотреть, какие документы сейчас в архиве, какие на руках у сотрудников или контрагентов, когда будут сданы, какие просрочены, сколько будет возвращено или прибудет в следующем месяце и т. п.

Однократная регистрация документа — один из принципов электронного документооборота — позволяет однозначно идентифицировать документ и исключает в дальнейшем ошибки и потери.

Оформление дел Сотрудники формируют дела, соблюдая требования закона. Например, в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих. Документы постоянного хранения и временных сроков группируются отдельно, документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики в дело не помещаются. В процессе люди ошибаются, работу требуется проверять и согласовывать.

Дело печатается, переплетается, создается обложка, внутренняя опись и лист-заверитель. Все это нужно вбивать вручную, и при большом объеме такая работа занимает значительное время. Ошибки, опять же, не исключены.

Уже при занесении документов в базу мы можем указать, в какое дело они будут помещены после исполнения. Можем поместить вручную. В два-три клика мы переносим документы из одного дела в другое. При попытке «подшить» в дело неподходящий документ система оповестит об этом. Программа самостоятельно предлагает подходящие для сохранения конкретного документа дела. А в «карточке» дела мы указываем, где физически в архиве оно находится: на каком стеллаже, в какой полке. Это чтобы потом за 2–3 секунды узнать, где искать нужную бумагу. Обложка и все листы дела, создающиеся в процессе формирования, в системе можно сделать и распечатать по шаблону за несколько секунд.
Подготовка к архивному хранению Структурное подразделение и сотрудники архива проверяют правильность формирования дела, его оформления и соответствие количества бумаг, включенных в опись, номенклатуре дел. Проверка занимает время. Многие данные подставляются автоматически и являются уже проверенной информацией. При нехватке документов и расхождении с номенклатурой система не даст провести дело и уведомит о нарушении.

При передаче дел в программе электронного документооборота — например, в «1С:Документооборот» — можно составить опись и печатную форму, посмотреть, какие дела в данный момент открыты, какие считаются исполненными или уже переданы в архив.

Выдача документа из архива За время курсирования документа по рукам отметки в журнале передачи часто пропускаются, бумаги теряются, при срочном требовании не всегда понятно, где они. Бывает трудно установить, отправлялась ли уже конкретная бумага в конкретную организацию, сколько копий бумаги было сделано и у кого они находятся. Журнал передачи оформляется в электронном виде и используется для контроля возврата выданных дел. Мы сразу видим, какой документ кому передан, когда срок возврата или когда документ возвращен, сколько копий сделано. Журнал передачи можно распечатать. По шаблону, в несколько кликов, можно создать карту-заместитель дела.
Уничтожение дел Экспертная комиссия вручную отбирает дела, которые по сроку подлежат уничтожению. На эти дела комиссия составляет акт, он отправляется на согласование к руководству. Процесс часто занимает много времени, а единичные ошибки даже при грамотном подходе все равно не исключены. Процедура проходит в системе электронного документооборота, которая не позволит поставить на уничтожение дела с не истекшим сроком хранения. Возможность ошибки ничтожна. Процедура согласования регламентирована и контролируется программой.
Поиск документа Обычно чтобы найти документ, нужно знать номер дела, его содержание, ответственных за него людей, либо просматривать все дела за нужный отрезок времени. Если дело потерялось, поиск его в большом архиве становится почти равнозначным поиску иголки в стоге сена. Поиск документа возможен даже при знании минимума информации о нем. Например, в строке поиска можно ввести слова, которые встречаются в содержании дела. Можно делать выборку за конкретный отрезок времени, с дополнительными фильтрами по ответственным, статусам дел, наличии документов и т. п. Если даже в итоге поиска выводится не один, а несколько документов, отобрать из списка не так сложно. В электронной карточке каждого дела указано его местоположение в физическом архиве.

«В карточке Вы можете указать временной отрезок документов и место хранения (стеллаж, полку)».

«Печатную форму внутренней описи документов дела можно распечатать и приложить к делу».

Становится ясно, что электронная система автоматизации полезна даже для архивного хранения документов в бумажном виде, поскольку помогает экономить трудозатраты. Как следствие — позволяет держать меньшее количество сотрудников, ответственных за архив, а также — минимизирует вероятность ошибок. Упомянем еще несколько преимуществ, которые Вы получите при наличии системы электронного документооборота:

  • В системе есть возможность выполнять различные операции параллельно. Так время движения документа сокращается.
  • Непрерывность движения документа позволяет видеть, кто в данный момент является ответственным за исполнение документа.
  • Единая база информации исключает появление дублей.
  • Оперативный доступ к документам упрощает ряд операций с ними и ускоряет многие рабочие процессы.
  • Согласование документов, а вслед за ним и принятие решений существенно ускоряется.
  • Наличие однозначного ответственного лица на каждом этапе движения документа способствует повышению исполнительской дисциплины.
  • Шифрование данных и настройка прав доступа помогает охранить документы от несанкционированного использования информации.
  • При электронной регистрации и оформлении документов формирование архива происходит автоматически, без необходимости предпринимать дополнительные шаги.

Следствие — и главное преимущество использования СЭД для ведения архива — это снижение финансовых затрат на документооборот и содержание архивных подразделений. По данным нашей собственной аналитики, расходы на архивное хранение документов сокращаются на 17–72% в зависимости от размера архива и масштаба организации.

Минусы электронной системы хранения: сколько стоят архивные документы

Отметим и минусы применения системы ЭДО для ведения архива. Основной — большие вложения, необходимые для покупки ПО и внедрения системы в производство. Плюс для функционирования должным образом часто приходится идти и на апгрейт «железа» — компьютеров на рабочих местах. Но такое масштабное вложение является единоразовым: регулярное сопровождение системы уже не будет столь дорогостоящим. А финансовая экономия благодаря системе окупит инвестиции. Стоимость сопровождения системы зависит от многих факторов: от состояния ИТ-структуры компании до добросовестности сотрудников, выполняющих работы по поддержке. Часто лучше отдать сопровождение системы на аутсорсинг. Чтобы сразу посмотреть, как это и сколько стоит, зайдите в наш раздел, посвященный сопровождению программ на платформе «1С» или, проще, позвоните и получите исчерпывающую консультацию.

Уже через 5–10 лет наличие электронного архива и, тем более, наличие электронной системы управления архивом станет мастхэв для крупных предприятий и государственных организаций. И вопрос для сомневающихся: как Вы думаете, сколько документов и людей скопится в архиве вашей компании к этому времени и насколько возрастут первоначальные вложения по сравнению с сегодняшней ситуацией?..

Решение затягивать с автоматизацией в сфере хранения документов, увы, неоднозначно. Гораздо эффективнее будет сосредоточиться на выборе хорошего интегратора и поставщика ПО — вот тут грамотный подход действительно позволит сэкономить и средства, и время.

Другой минус — это необходимость обучать сотрудников. Но если учитывать этот пункт с самого начала, риск саботажа сотрудниками новой схемы работы будет минимален. На помощь придут и современные методики геймификации обучения, и опытные преподаватели (тут вернемся к вопросу о выборе компании-интегратора), и включение специалистов в проектную команду, и другие инструменты.

Сложности внедрения кратковременны, а положительный эффект от ЭДО постоянный

Все инновации предполагают временное терпение неудобств. Но в итоге Вы получаете новый эффективный инструмент, улучшаете бизнес-процессы, связанные с архивоведением, и запускаете цепочку глобальных улучшений: компания становится более современной, ускоряется клиентский сервис, повышается лояльность сотрудников и контрагентов и т. д.

Ну а самый верный и надежный способ сократить бюджет и неудобства на этапе внедрения и начала эксплуатации системы — это прийти к ЭДО еще на стадии молодой компании, при минимальных затратах и сроках внедрения.

Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — мы дадим рекомендации для вашей организации и укажем примерный бюджет внедрения системы. Посчитать точный бюджет возможно будет после предпроектного обследования — специальной процедуры, позволяющей однозначно описать состояние компании и бизнес-процессов к моменту внедрения. И эту услугу Вы тоже можете заказать у нас, без обязательства вести дальнейший проект с нами.

Остались вопросы? Звоните!

пошаговая инструкция создания архива с нуля на предприятии. Офисная служба.

Форма хранения архивированной документации может устанавливаться директивно. Также есть возможность свободной формы ведения вышеописанной отчетности. Однако для единообразия и простоты оборота все связанные с архивным вопросом бумаги хранят в папках-регистраторах форм-фактора «корона». Ранее были распространены учетные картотеки, однако все чаще реестр ведется в онлайн-офисах и иными электронными средствами.

Также для архивирования данных важно иметь соответствующие ТСО (технические средства обучения). Это презентационная техника, зачастую раритетная. В качестве воспроизводимых форматов могут понадобиться:
 

  • дисководы на трехдюймовые, пятидюймовые, восьмидюймовые дискеты;
  • проекторы диафильмов и слайдов;
  • бобинные киноаппараты (обыкновенно — восьмимиллиметровые).

    Помещение для хранения документов оборудуют специально. Впрочем, в небольших организациях это обычные кабинеты. В идеальных условиях запрещено прокладывать по хранилищу трубы водоснабжения и канализации, технологический слив воды. Особая роль тут выделена отдельной системой пожаротушения и автономной сигнализацией. Запрещено ставить рядом с архивохранилищами различные комнаты с мощным электрооборудованием, холодильные установки, бойлеры — во избежание протечек и коротких замыканий. Вентиляция также обязана быть автономной.


Условия хранения документации приближены к музейным, хотя и немного проще. «Свежие» дела хранятся несколько дольше, однако российским законодательством регламентировано многолетнее содержание документации в кондиционных условиях. Температуру и влажность помещений обязательно контролируют термометрами и гигрометрами. В отдельных случаях устанавливают психрометры, одновременно меряющие и влажность, и температуру. Офсетная бумага очень тонкая, с плотностью около 70 грамм, ей чрезвычайно вредят скачки влаги и температуры. Воздух по хранилищу обязан ходить свободно, дабы исключить наличие плесени, пыли, насекомых мелких грызунов.

Техническое обеспечение архивного подразделения (оно же — матчасть) сильно разнится для организаций в зависимости от функций и размера штата, но есть общие рекомендации. Дела обыкновенно хранят на стеллажах или в шкафах, первое и второе должны обладать несгораемостью, а потому металлические. Стеллажи обязательно ставят торцом к окнам, чтобы свет не попадал на бумагу. К наружным стенам стеллажи не ставят, дабы исключить сырость и промерзание.

Далее следует рассчитать площадь. Обыкновенно принимаются такие параметры:
 

  • на метровый стеллаж становятся 30 папок типа «Корона» либо 50 обычных скоросшивателей;
     
  • в архивном стеллаже 230 см высоты и 12 полок.
Итого на один стеллаж можно поставить минимум 350 и максимум 600 дел. Расстояние между отдельными стеллажами — от 80 см, габаритные параметры с боковыми стойками — 100х65 см.

Самая ответственная часть организации архива — передача туда дел. Помимо собственно формирования кадров, занимающихся документооборотом, нужно формировать и оформлять сами дела, а также произвести экспертизу по их ценности. Для вынесения решения по ценности материалов производится подшивка, либо переплет с нумерацией листов, описью, правильным оформлением обложки и надписи на самом деле. Только такие документы вообще могут приниматься к рассмотрению на продление хранения.

Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения необходимо подшить в том. Ограничение на объем каждого тома — 250 страниц. В случае, если дело не подлежит слишком долгому хранению, практикуется процедура частичного оформления, не требующая всех реквизитов. В этом случае можно не нумеровать листы, не писать заверительные надписи и не заниматься дополнительной систематизацией внутри самого дела.

Таким образом, даже базовые этапы формирования архивного отдела организации являются очень трудоемкими и требуют значительного времени. Именно поэтому на данный участок работ назначают исключительно продуктивных и ответственных людей, могущих в дальнейшем бесперебойно заниматься как учётом уже существующих дел, так и документооборотом с участием «новоприбывших» материалов.

Вышеописанные советы актуальны в первую очередь для ИП и ООО. Однако общие принципы организации процесса «нулевого» архивирования не зависят от типа юридического лица.
Итоговые же тезисы относительно архивного дела с нуля таковы:
 

  • каждый новый архив требует тщательного логистического и финансового планирования;
  • электронные формы архивации – технология будущего, однако с недостаточной законодательной базе;
  • условия хранения бумажных носителей обязаны быть строжайшими;
  • при формировании архива обязательно делегируются полномочия по ответственности за все поступающие документы.
     

Вопрос — ответ | Официальный сайт администрации МО «Город Астрахань»

 

Управление муниципального заказа

ВОПРОС: Как привести в порядок документы за прошедшие годы? Номенклатуры не было. 

         ОТВЕТ: Упорядочение, или научно-техническую обработку, документов организации следует начинать с  экспертизы ценности документов, т.е. анализа документов с целью определения сроков их хранения. При отсутствии номенклатуры сроки хранения определяются на основании перечней документов.  На сегодняшний день действует «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2010). Однако, следует знать, что при обработке документов, созданных за 2000-2010 гг., нужно применять Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).    

         По итогам экспертизы ценности выявляются дела:

с истекшими сроками хранения, на которые составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (прил. 21 к «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526)» (далее — Правила);

— постоянного хранения;

— временного (до 10 лет) хранения;

— временного (свыше 10 лет) хранения;

— по личному составу.

       Дела, отобранные для постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу далее проходят научно-техническую обработку в соответствии с Правилами: проводится формирование дел (систематизация документов в деле), нумерация листов, составление листа-заверителя, подшивка, оформление обложек, составление внутренней описи дела (при необходимости), составление описей дел.

  При составлении архивных описей рекомендуем использовать помимо Правил… методические рекомендации «Составление архивных описей» (М., 2005).

       Во избежание нарушений законодательства об архивном деле рекомендуем своевременно осуществлять упорядочение документов вашего учреждения. При необходимости учреждение вправе привлекать на платной основе специалистов государственного или муниципального архива. 

 

ВОПРОС: Для дел временного хранения обязательно делать жесткую (картонную) обложку? 

         ОТВЕТ: На основании п. 4.19 Правил, дела временного хранения (до 10 лет) подлежат частичному оформлению, т.е. допускается не проводить систематизацию документов в деле и не нумеровать листы. Однако, заключение дела временного хранения в твердый переплет Правилами предусмотрен! При этом архивисты-практики дела временного срока хранения хранят в папках-скоросшивателях.  

       

ВОПРОС: В составе ЭК должны быть специалисты из разных отделов?

         ОТВЕТ: В соответствии с примерным Положением об экспертно-проверочной комиссии (утв. приказом  Росархива от 19 января 1995г. № 2) экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения. Ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения.  Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников, представителя делопроизводственной службы, а также представителя государственного или муниципального архива (в том случае, если ваше учреждение является источником его комплектования).      

 

Управление по строительству, архитектуре и градостроительству администрации города

ВОПРОС: Будут ли приниматься на хранение документы постоянного хранения по личному составу? 

     ОТВЕТ: При  завершении определенной процедуры формирования Списка № 1 источников комплектования МКУ г. Астрахани «АГА» наш архив начнет прием документов постоянного хранения.  Но обращаем ваше внимание, что прием документов будет осуществляться по истечении сроков временного хранения документов в учреждении, предусмотренных статьей 22 Федерального закона  №125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации».При этом учреждение-сдатчик обеспечивает передачу своих документов уже в упорядоченном состоянии, в соответствии с Правилами. 

 

Управление муниципального имущества администрации города 

ВОПРОС: Какая работа ведется по передаче в архив электронных документов, подписанных ЭЦП?

         ОТВЕТ: Основная цель архивных учреждений — это обеспечение сохранности архивных документов на различных носителях. Однако, ввиду недолголвечности электронных носителей (не более 7-10 лет), постоянного обновления программного обеспечения, в электронном формате могут храниться только документы временного (до 10 лет) срока хранения. Это проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутренняя переписка; документы по регистрации, учету и контролю и др.

Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения (приказы, распоряжения по основной деятельности, статистические отчеты, годовые планы и отчеты, штатные расписания, документы, подтверждающие трудовой стаж и т.д.) должны иметь обязательный экземпляр на бумажном носителе со всеми реквизитами, определяющими его юридическую силу. Этот экземпляр и передается на хранение в архивное учреждение.

В настоящее время Федеральное архивное агентство (Росархив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) ведут  большую научно-исследовательскую работу по проблеме хранения, комплектования и использования документов на электронных носителях.   Активно в практику работы внедряется безбумажный документооборот.  Однако  к задаче  создания архивов электронных документов, т.е. не имеющих бумажного оригинала, Росархив еще не приступил.

 

МУ автобусно-троллейбусное предприятие 

ВОПРОС: Кто куратор нашего предприятия?

         ОТВЕТ: К сожалению, в настоящее время ваше предприятие не является источником комплектования ни одного архивного учреждения области, поэтому вы не имеете куратора. Для того, чтобы ваше предприятие включили в Список № 1 источников комплектования МКУ г. Астрахани «АГА», нужно обратиться с письмом в адрес нашего учреждения.   Решение о включении в Список принимается Агентством по делам архивов Астраханской области на основании результатов обследования состава документов предприятия.

 

Жилищное управление администрации города Организационно-контрольный отдел администрации Ленинского района

ВОПРОС: Как и когда передать часть архива? Когда структурные подразделения (администрации) начнут передачу нормативно-правовых актов на хранение в муниципальный архив?

     ОТВЕТ: При  завершении определенной процедуры формирования Списка № 1 источников комплектования МКУ г. Астрахани «АГА» наш архив начнет прием документов постоянного хранения. При этом согласно федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» архивные документы должны передаваться в архив только в упорядоченном состоянии. Упорядочение документов должно производиться в соответствии с п. 4.19-4.32, 5.5.-5.6 Правилами. 

 

Зав. сектором делопроизводства управления контроля и документооборота администрации г.Астрахани

ВОПРОС: Прошивание копии документа при выдаче заявителю (ГОСТы, стандарты есть? Какие?)

         ОТВЕТ: Отметку о заверении копии документа принято располагать в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003, а именно- в нижней части листа копии. Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их копий. Обычно данную операцию осуществляют так, листы прошиваются в ручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют  оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии. (по материалам журнала «Делопроизводство и документооборот  на предприятии»)

 

Ответы на вопросы, обсуждаемые в работе Круглого стола в 2016 году

 

1. МУП г.Астрахани «Астрводоканал»

 

ВОПРОС:В организации несколько лет не составлялись описи дел (постоянного хранения и по личному составу). Как теперь это правильно сделать? Составлять описи на каждый год или сделать одну, включая дела за все годы?

         ОТВЕТ:По состоянию на 2016 год можно составить сводную опись дел по 2012 год включительно. Заголовки дел в сводной описи систематизируйте по хронологически-структурному или хронологически-функциональному признаку.

При этом описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

Согласно п.4.12. Правил, организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации (прим: документы Архивного фонда Российской Федерации создаются в организациях, являющихся источником комплектования государственного или муниципального архива) создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.

 

2. МКП г.Астрахани «Горсвет»

 

ВОПРОС:Способы уничтожения документов, с истекшим сроком хранения.

         ОТВЕТ: Документы, сроки хранения которых истекли, передаются на уничтожение (утилизацию) согласно акту установленной формы, согласованному экспертной комиссией организации и утвержденному руководителем организации.  Документы, выделенные к уничтожению, могут быть уничтожены организацией самостоятельно (шредирование, сжигание) либо сторонней организацией, оказывающей услуги по утилизации. При этом необходимо иметь документ, подтверждающий факт уничтожения (утилизации).

 

ВОПРОС:Срок хранения дел (после закрытия) в организации для последующей сдачи в архив.

         ОТВЕТ: срок временного хранения документов в муниципальных организациях установлен ч.3 ст.22 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов муниципальных организаций срок временного хранения в организациях составляет 5 лет.

         Пояснение: в 2016 году в Астраханский городской архив могут быть приняты архивные документы, имеющие срок хранения «постоянно», законченные делопроизводством в 2010 году и включенные в состав Архивного фонда РФ. Включение документов в состав Архивного фонда РФ на территории Астраханской области осуществляется Агентством по делам архивов Астраханской области на основании документов, представленных муниципальным архивом.

 

ВОПРОС:Сдача документов при реорганизации и ликвидации.

         ОТВЕТ:

передача документов организации при ее реорганизации регламентируется ч.6, ч.7 ст.23 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

«6. При реорганизации … муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования … муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующими … муниципальными архивами.

7. При реорганизации …муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с соответствующими специально… уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.»;

передача документов организации при ее ликвидации регламентируется ч.8 ст.23 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

«8. При ликвидации… муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий … муниципальный архив.».

При этом согласно ч.2 ст.23 выше указанного Федерального закона «Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств … организаций, передающих документы.».

 

3. МБУ г.Астрахани «Чистый город»

 

ВОПРОС: Хранение электронных документов

         ОТВЕТ: работа по организации хранения электронных документов регламентируется пп. 2.30–2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526) (далее-Правила).

         Однако, во избежание преждевременной утраты информации, рекомендуем документы с длительным сроком хранения создавать на бумажном носителе.

 

ВОПРОС:Трудовые книжки уволенных работников

         ОТВЕТ: Согласно ст.664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,трудовые книжки уволенных работников хранятся в организации:

— до востребования;

— не востребованные – 75 лет (созданные до 2003 года) либо 50 лет (созданные с 2003 года) (согласно с. 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Архивное хранение документов в Москве и области.

Архивное хранение документов Москва и область

Деятельность любой организации сопровождается ведением документооборота. Компании составляют разнообразные документы самостоятельно, получают их от своих контрагентов. В результате накапливается большое количество организационно-распорядительной, договорной, кадровой и другой документации. После исполнения оригиналы некоторое время находятся на текущем хранении в структурном подразделении организации, а затем необходимо сдать архив на хранение.

Порядок и сроки хранения документов закрепляются на законодательном уровне. В соответствии с государственными регламентами сохранению подлежит:

  • входящая, внутренняя и исходящая документация, которая прошла регистрацию;
  • документация хозяйственного, налогового, бухгалтерского и кадрового учета;
  • документы по основной деятельности организации;

Не подлежат хранению бумаги, которые утрачивают свою ценность после ознакомления: рекламные буклеты, приглашения, открытки, а так же материалы с истекшими сроками хранения.

Архивное хранение и текущие услуги по хранению документов

Обязанности по обеспечению целостности и сохранности документов до истечения сроков их хранения возлагаются на руководителя предприятия. Документация первичного учета должна быть надежно защищена от внесения изменений.

Прежде чем сдать архив на хранение  оперативные бумаги находятся в текущем пользовании соответствующих структурных подразделениях компании. По итогам каждого года проводится экспертиза ценности, и материалы, потерявшие актуальность,  утилизируются по акту.

Текущее архивное хранение документов осуществляется в подразделениях, кабинетах исполнителей или специализированном помещении. Дела размещаются на стеллажах и полках, призванных защитить бумажные носители от повреждения, пыли и воздействия света.

Ценные дела, содержащие конфиденциальные сведения, хранятся в специальных несгораемых шкафах на замке. Доступ к шкафам имеется только у сотрудников, назначенных приказом руководства.

Распространенные ошибки при архивном хранении документов

Ключевая ошибка, которую совершают предприятия, осуществляя архивное хранение документов – несоблюдение предусмотренных законодательством их сроков хранения. Предприятие не может самостоятельно их уменьшать, при этом, данные сроки могут быть и увеличены в случае необходимости.

Еще одним распространенным нарушением работников архива предприятий является изъятие и выдача материалов, которые были подшиты в дела постоянного хранения. Категорически запрещено совершать подобное действие. Если поступил запрос на выдачу — на руки выдается дело, а не отдельный лист.

Уставная и регистрационная документация хранится исключительно в оригиналах. В случае утраты или повреждения исходника он не подлежит замене копией. В подобной ситуации в обязательном порядке должен составляться соответствующий акт. По возможности следует выдавать исполнителям из архива скан-копии дел.

Избежать потери, повреждения подлинников позволит грамотная организация хранения документов и применение современных технологий. Большинство современных предприятий предпочитает передавать бумаги на хранение сторонней архивной компании.

Услуги по хранению документов в компании «Архив и Экспертиза»

Наша компания предоставляет клиентам надежное место для хранения документации предприятия или организации. Регламент оказания услуг сотрудниками компании «Архив и экспертиза» гарантирует безопасность и конфиденциальность предоставленной информации на каждом этапе работы с документальной базой.

Наличие квалифицированных специалистов, надежных архивных хранилищ и современного оснащения позволяет компании качественно предоставлять услуги:

  • оперативного, депозитарного, внеофисного и архивного хранения документов;
  • подготовки оригиналов к хранению;
  • обеспечения сохранности и конфиденциальности подлинников на протяжении всего срока размещения;
  • обработки документального фонда предприятия в соответствии с требованиями архивного законодательства;

Архивные хранилища компании оборудованы современными системами пожаротушения, безопасности.

Бумаги размещаются на стеллажах в обезличенных коробах со штрих-кодами. Конфиденциальность данных обеспечивается отсутствием возможности идентификации принадлежности короба или его содержимого определенному клиенту. Доступ предоставляется ограниченному перечню лиц, согласованному с клиентом.

Чтобы сдать архив на хранение и узнать условия и тарифы на хранение документов можно, связавшись с менеджерами компании «Архив и экспертиза».

Полезные материалы

Архивирование, управление документами и делопроизводством | Стэн Гарфилд

Первоначально опубликовано 15 июня 2017 г.

38-е место в серии из 50 компонентов управления знаниями (слайды 49, 102 и 103 в KM 102)

Архивирование : автономное хранилище файлов для юридических, аудиторских или исторические цели, с использованием магнитных лент, компакт-дисков или других долговременных носителей. Архивирование — это процесс перемещения файлов, которые больше не используются активно, на отдельное устройство хранения для долгосрочного хранения.Архивные файлы по-прежнему важны для организации и могут потребоваться для использования в будущем или должны быть сохранены для соответствия нормативным требованиям. Архивы должны быть проиндексированы и доступны для поиска, чтобы файлы можно было легко находить и извлекать.

Важным заключительным этапом жизненного цикла информации является архивирование. Хранение слишком большого количества старой информации доступной в сети потребляет ценное хранилище, которое можно было бы лучше использовать для новой информации, увеличивает количество возвращаемых нерелевантных результатов поиска и увеличивает усилия, необходимые для обслуживания, переноса и переклассификации контента.

Есть веские причины архивировать контент, а не просто удалять его. Законы могут требовать хранения контента в течение определенных периодов времени. Внутренний и внешний аудит могут потребовать сохранения документации. Еще одна достойная цель — сохранить информацию как часть истории. И бывают случаи, когда информация, которая считалась бесполезной, позже оказывается необходимой. Информация об архивировании отвечает каждому из этих требований.

Управление документами : отслеживание и хранение электронных документов и / или изображений бумажных документов, отслеживание различных версий, измененных разными пользователями, и архивирование по мере необходимости.Система управления документами (DMS) — это технология, которая предоставляет комплексное решение для управления созданием, вводом, индексированием, хранением, поиском и удалением записей и информационных активов организации.

Управление записями : ведение записей организации с момента их создания до их окончательного удаления; это может включать классификацию, хранение, защиту, архивирование и уничтожение записей. Управление записями — это знание того, что у вас есть, где это есть, как долго вы должны хранить это и насколько это безопасно.

Примеры процессов, политик и процедур

1. Процесс управления документами: идеальный процесс управления жизненным циклом информации обеспечивает простой метод проверки контента, при котором повторно используемый контент сохраняется, а другой контент архивируется на подходящих носителях. Например, в конце проекта перечислены все документы в пространстве группы проекта, пользователь устанавливает флажки для документов, которые можно использовать повторно, а затем нажимает кнопку архивации. В результате повторно используемые документы извлекаются из пространства группы и сохраняются в соответствующем репозитории с использованием связанных метаданных, а все другие документы архивируются на компакт-диск, который затем сохраняется в указанной архивной библиотеке.

2. Политика управления записями: определяет политику управления бизнес-записями организации

3. Процедура архивирования: подробно описывает шаги, которые необходимо выполнить для поддержки правил архивирования политики управления записями

a. Пример: HP

b. Пример: Deloitte

Insights

1. Рекомендации по разработке политики управления информацией и записями Патрика Ламбе и Мариты Кинан

Требования к системе обмена знаниями, включая требования к таксономии и метаданным, должны быть сбалансированы с необходимостью: управлять записями в соответствии с законодательными и нормативными требованиями.Знания, информация и записи образуют единое целое, которым необходимо управлять на целостной основе, и интегрированная политическая структура помогает поддерживать это.

2. Управление знаниями и управление документами / ECM, Ник Милтон

Управление документами — это подмножество управления информацией. Управление документами охватывает управление электронными документами, независимо от того, являются ли они знаниями или нет. Управление знаниями охватывает управление знаниями, некоторые из которых могут быть кодифицированы в документах.Между этими двумя аспектами есть совпадение, а также отдельные отдельные области.

4. Назовите меня циничным, но… Автор: Юан Семпл

Системы управления документами — где знания постепенно умирают.

5. Сложные адаптивные процессы в вики? Дэйв Сноуден

Проблема с вики всегда заключалась в отказе от двух существенно разных операций: сохранения и публикации. Вы редактируете и сохраняете страницу. Что просходит? Вы публикуете в мире. Нет одобрения. Нет возможности убедиться, что он сочетается с изменениями процесса, внесенными где-то еще, по сравнению с нормативными требованиями или правилами корпоративного управления, чтобы заручиться поддержкой заинтересованных сторон или получить юридическое одобрение.Как правило, вики-сайты не используют возможности управления контентом и рабочего процесса, и, поскольку они не имеют дело с утвержденными записями, им также не хватает средств управления записями и хранения записей.

6. Обеспечение будущего доступа к истории Дэвид Вайнбергер

Еще в 1940-х годах архивисты говорили о машиночитаемых записях. Споры и эксперименты продолжаются многие десятилетия. Один из первых подходов заключался в том, чтобы заявить, что электронные записи не являются архивами, потому что архивы не могут иметь с ними дела.(По его словам, архивисты и менеджеры архивов всегда были в разногласиях, потому что RM занимается графиками хранения, то есть удалением записей.) Со временем архивисты пришли в норму. К 2000 году некоторые из них работали с электронными записями. В 2010 году многие делают это, но многие — нет. Споры продолжаются.

Нам нужны три языка: юридический, делопроизводство и ИТ. Как заставить старые методы работать в новых? Нам нужны как новые методы фильтрации, так и традиционные понятия оценки.

7. Обсуждения в сообществе лидеров SIKM

a. Архивирование содержимого

Вопрос: коллега по ИТ предлагает заархивировать контент старше 6 месяцев (все еще доступный для поиска) и удалить контент старше 12 месяцев (владелец получит уведомление по электронной почте). Стоит ли нам это делать?

Ответы:

  1. От Хауи Коэна: Я предлагаю вам поработать со своей командой по комплаенсу. Существуют юридические аспекты управления и хранения записей, которые зависят от компании и отрасли.У ИТ-специалистов могут быть идеи, но чаще всего мы не знаем законов или правил. В своей практике я всегда работаю с юридическими, корпоративными, кадровыми службами и комплаенс.
  2. От Чака Георго: Желание архивирования обусловлено ограничениями дискового пространства или внутренними политиками хранения? Первое может быть решено путем поддержки покупки большего объема хранилища, второе будет сложным, поскольку они могут не захотеть сохранять определенный контент по истечении определенного периода времени. Вы также можете попробовать фильтровать контент, чтобы сохранить только то, что может быть наиболее полезным.
  3. От Пола Макдауэлла: Архивирование имеет большой смысл в области, которая меняется и растет, но произвольные правила архивирования хороши для менеджеров документации и ИТ-менеджеров и часто не так хороши для практиков. Правила должны иметь смысл в первую очередь для практиков, при условии, конечно, что нет явных юридических оснований для правил архивирования.
  4. От Тэмми Бирден: Это может зависеть от объема, стоимости и видимости контента. Можете ли вы количественно оценить его ценность и, следовательно, необходимость наглядности? Если вы не можете заставить ИТ сдвинуться с места, а ценность сохранения / повторного использования по-прежнему высока, вы можете рассмотреть возможность преобразования «истекающего» контента в записи вики или записи другого типа в банке знаний или в коллекции рабочих продуктов.

б. CoP — Политика архивирования и хранения

Вопрос: Мы рассматриваем возможность переноса содержимого в архив с возможностью поиска через 12 месяцев, а затем очистку содержимого через 6 лет. Это разумно? Как люди это делают?

Ответ Ли Ромеро: уход сообщества и закрепление его знаний

c. Должна ли группа управления знаниями нести ответственность за управление записями?

г. Ответ Мюррея Дженнекса: политика хранения электронной почты и передовые методы архивирования электронной почты

8.Не архивировать контент автоматически; вместо этого улучшите поиск

Репозитории знаний часто настроены на автоматическое архивирование документов по прошествии некоторого заранее определенного периода времени. Цель состоит в том, чтобы после того, как контент был доступен в течение 90 дней (или любой другой выбранной продолжительности), он больше не является актуальным и, следовательно, должен быть удален из репозитория. Предполагается, что это старое содержимое не должно появляться в результатах поиска или в списках доступных документов.

Причины включают:

  1. Старые документы больше не актуальны, точны или полезны.
  2. Поиск дает слишком много результатов, поэтому удаление старых документов повысит удовлетворенность пользователей поиском.
  3. Авторы контента должны периодически обновлять документы.

Добавляемый контент не устаревает автоматически по прошествии определенного периода времени. Он может оставаться ценным бесконечно.

Я предлагаю аналогию с тем, что только потому, что Питер Друкер умер в 2005 году, мы не убираем его книги из библиотеки. Его идеи будут полезны еще очень долго.

В одной фирме, где я работал, был автоматический процесс архивирования. В результате я часто получал сообщения от разочарованных пользователей, которые искали контент, который они ранее находили в репозитории, но больше не могли найти. Мне пришлось бы восстановить этот контент из архива в активный репозиторий. Это приводило к раздражению пользователей программой KM, приводило к потере большого количества времени и усилий, а иногда задерживало получение важной информации, необходимой для работы клиента.

В своей книге «Управление знаниями и инновации» Стив Деннинг писал: «Качество знаний зависит не от того, старые они или новые, а от того, актуальны ли они и работают ли они до сих пор. Неважно, старый он или новый. Вопрос в том, работает ли? Динамика академических кругов иная. Здесь празднуют новое, полезно оно или нет. На старое смотрят свысока не потому, что оно бесполезно, а потому, что смысл существования академического сообщества — создавать новое, а не полезное.Инновации в промышленности часто основываются на уроках прошлого, особенно на тех, которые были забыты, или на тех, которые можно объединить в новые комбинации для достижения новых результатов. Однако главное не в том, являются ли эти знания новыми, а в том, работают ли они на практике ».

Поскольку стоимость массового хранения постоянно снижается, есть несколько веских причин для удаления содержимого из репозиториев знаний, если только известно, что оно устарело, некорректно или бесполезно. Вместо этого разрешите поисковым системам ограничивать результаты на основе дат и других метаданных, чтобы пользователям было легче находить нужный контент.

Запрещается автоматически архивировать контент в хранилище знаний, в обсуждениях по цепочкам или в другом собрании знаний. Вместо этого убедитесь, что поисковая система может ограничивать результаты по дате объекта знаний. Можно установить значения по умолчанию, чтобы ограничить результаты последними 90 днями, одним годом или любой другой желаемой продолжительностью. Но пользователям должно быть легко изменить диапазон дат, чтобы включить более старый контент в результаты поиска.

Кроме того, разрешите помечать контент тегами «рекомендуется», «хороший пример» или «проверенная практика» авторитетным источником, а также пользователями с помощью «Я нашел это полезным» или кнопки «Мне нравится».Затем разрешите поиск по дате, атрибуту тега, наиболее понравившимся пользователям и т. Д. Подробнее о рекомендуемых тегах см. В разделе Рейтинг содержимого за брандмауэром.

Ресурсы

  1. Процесс управления контентом
  2. DMS и ECM: разница между контентом и управлением документами с помощью NE Docs
  3. Почему управление документами не является управлением записями с помощью NE Docs
  4. Content Life: The Art of Archiving by Пол Чин
  5. «Собака съела мою домашнюю работу» и другие жалкие оправдания того, что я не архивирую, Шон Раган
  6. Записи и архивирование Присоединяйтесь к таблице управления информацией Энди Мур
  7. Архивирование как краеугольный камень для электронных открытий: пять шагов вперед Шон Ragan
  8. Архивирование корпоративной социальной сети и хорошее управление информацией. Джордан Ричардсон.
  9. . Как внедрить программное обеспечение для управления документами, Джулия Скавичкио.
  10. . Как внедрить систему управления документами в SharePoint с использованием типов контента. Грегори Зелфонд.
  11. . Начало работы с управлением документами: сокращение затрат. и повысьте продуктивность с помощью интеллектуальной системы управления документами от Тодда Джонсона
  12. Список желаний программного обеспечения для управления записями: 10 обязательных функций Стива Вайсмана
  13. Управление записями — Преодоление препятствий для получения вознаграждения, Джудит Ламонт
  14. Растущие проблемы с данными бросают вызов подходам RM Джудит Ламонт
  15. Лаги электронного управления записями Повсюду, Патрик Ламбе.
  16. KM / Knowledge Services & Archives: Get Practical by Guy St.Clair

17. AIIM

18. CMSWire

19. KMWorld

20. TechTarget

Продукты

  1. Программное обеспечение для управления документами от CMSWire
  2. 8 компаний, ведущих ECM в 2015 году, Дэвид Роу
  3. Главный документ Программные продукты для управления от Capterra
  4. Лучшее программное обеспечение для управления документами 2017 года от Молли К. Маклафлин
  5. Системы управления документами: руководство для покупателя от Чада Брукса
  6. Программное обеспечение для управления документами от Крейга Боровски
  7. Программное обеспечение для записей от Крейга Боровски
  8. Сравнение RMS , Информационные порталы ECM и предприятия по TAB
  9. Сравнительная таблица программного обеспечения для управления документами по предприятиям.com
  10. Топ-5 лучших систем управления документами в 2017 году по Николасу Фирну
  11. ECM и общий доступ к облачным файлам по данным Real Story Group
  12. Forrester Wave ™: ECM Business Content Services, 2 квартал 2017 г. через M-Files
  13. Gartner Magic Quadrant для предприятий Управление контентом 2016 через Hyland
  14. Gartner ECM 2016 — «Магический квадрант» — Изменения, шумиха и фальсификация? by Technology Services Group
  15. Магический квадрант Gartner для ECM и обзор рынка Венус Тамтурк

Книги

  1. Архивирование данных на предприятии — стратегический подход Кристофера Морана
  2. Лучшие практики архивирования данных Джеймсом Сеймуром
  3. The Silence of the Archive (Principles and Practice in Records Management and Archives) Валери Джонсон, Саймон Фаулер и Дэвид Томас
  4. Сохранение цифровой информации Генри Глэдни
  5. Управление документами на предприятии: принципы, методы и приложения Майкла Дж.Д. Саттон
  6. Управление корпоративным контентом с помощью Microsoft SharePoint, Кристофер Райли и Шадрах Уайт
  7. Практическое управление корпоративным контентом в SharePoint 2013, Стив Гудиер
  8. Технология управления корпоративным контентом: что вам нужно знать Том Дженкинс, Дэвид Глейзер и Хартмут Шапер
  9. Решения для управления корпоративным контентом: что вам нужно знать Билла Форкуера, Питера Джелински и Тома Дженкинса
  10. Управление контентом в облаке — управление корпоративным контентом 2.0 by Tom Jenkins
  11. Управление записями Джудит Рид и Мэри Ли Гинн
  12. Управление записями для чайников Блейк Ричардсон
  13. Управление записями и информацией Патриция К. Фрэнкс
  14. Управление записями и информацией: основы профессиональной практики Уильям Саффади
  15. Управление записями и метаданными SharePoint: цифровое архивирование в Office 365, Альфред де Верд
  16. Управление записями, Дебби Вест
  17. Внедрение систем электронного документооборота и управления записями, Азад Адам
  18. Управление электронными записями: методы, передовой опыт и технологии Роберта Ф.Смоллвуд и Роберт Ф. Уильямс
  19. Управление документами: Руководство по принципам и практике Элизабет Шеперд
  20. Основы управления документами Кайли Уэлч

Как реализовать систему архивирования документов

Архивирование документов — это практика хранения статических документов безопасное физическое или цифровое пространство, и это важный аспект любой системы управления документами (DMS). Компании в различных отраслях и областях практикуют архивирование документов, особенно те, которые должны хранить записи и файлы, которые больше не используются.

Что такое архивирование документов?

Архивирование документов — это практика перемещения документов, которые больше не используются регулярно, но которые все еще необходимо хранить, в хранилище.

Документы могут храниться по разным причинам, в том числе:

  • Законодательные требования
  • Деловые записи
  • Налоговая отчетность
  • Освобождение места

Документы могут быть физическими или цифровыми, хотя многие предприятия переходят с бумажных документов на цифровые, а также управление и архивирование документов, чтобы уменьшить физическое пространство для хранения и упростить повседневные операции.Архивирование данных — важная часть любого бизнеса, позволяющая сохранять важные документы и классифицировать их таким образом, чтобы облегчить их поиск, если они понадобятся вам в будущем.

Важно отметить разницу между данными резервного копирования и архивными данными. Резервные копии данных — это временное средство восстановления активно используемых документов. И наоборот, архивные данные включают документы, которые вы или ваши сотрудники не используете активно (и не будете использовать в обозримом будущем), но вам все равно нужно держать их под рукой.

Способы архивирования документов

Существует несколько методов архивирования документов, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. Мы можем сравнить три наиболее распространенных метода, чтобы определить, что можно получить или потерять, выбрав любой из них. (Необязательно выбирать только один метод; часто используются несколько архивов и диверсификация.)

Хранение бумаги

Самый старый метод — это, конечно, традиционное хранение бумаги — картотечные шкафы, заполненные документами или копиями. Это один из самых безопасных методов архивирования в цифровом мире: бумажное хранилище невозможно взломать, и невероятно сложно редактировать физически заархивированную информацию, не оставляя следов.

Главный недостаток хранения бумаги в том, что он громоздкий и медленный в использовании. Компьютер может открывать цифровые документы, искать их содержимое, сортировать и каталогизировать информацию за секунды. Поиск той же информации с бумажными документами может занять часы, а в некоторых случаях даже дни. Бумага повышает безопасность, но жертвует эффективностью.

Цифровые архивы

Цифровое хранилище, вероятно, является наиболее распространенным методом архивирования сегодня. У вас есть цифровые копии всех ваших документов, и эти цифровые файлы могут храниться на жестких дисках, локальных серверах, облачных ресурсах или любой другой компьютерной системе.Цифровые архивы чрезвычайно доступны и эффективны. Это причины, по которым они были изобретены.

Обратной стороной цифровых архивов является то, что они могут быть взломаны или взломаны. Кроме того, если они недостаточно дублируются на нескольких устройствах, они могут быть потеряны в результате одного инцидента.

Сканирование по запросу

Другой распространенный метод хранения — это сканирование по запросу. Он служит гибридом цифрового и бумажного архивирования. Сканирование по запросу — это служба, которая хранит вашу информацию в виде бумажных документов, но также сканирует их и отправляет в виде цифровых документов.Вы получаете надежность и безопасность бумажных документов с удобством оцифровки. Конечно, наличие как бумажных, так и цифровых записей означает устранение недостатков обоих. Сканирование по запросу далеко не так быстро, как в цифровых архивах, и представляет собой угрозу цифровой безопасности для ваших бумажных архивов.

Что такое документооборот?

Архивирование документов — это часть управления документами, которая представляет собой организованный подход к регистрации и хранению документов. DMS — это программное обеспечение, которое собирает, хранит, хранит и распространяет документы среди членов вашей организации.

Примечание редактора: Ищете программное обеспечение для управления документами для вашего бизнеса? Заполните анкету ниже, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Преимущества архивирования документов для вашего бизнеса

Электронное архивирование важно по многим причинам. Прежде всего, он позволяет вам систематизировать важные файлы и обеспечивает простой способ их повторного поиска, если они когда-либо понадобятся.

Ваш бизнес будет производить много данных и отдельных документов, независимо от того, в какой отрасли вы работаете, и вы как владелец малого бизнеса обязаны убедиться, что данные хранятся таким образом, чтобы их можно было эффективно использовать.

Архивирование документов может принести пользу вашему бизнесу несколькими способами:

  • Освобождает офисные и складские помещения. Если ваш бизнес использует физическое управление документами, велики шансы, что большая часть вашего офиса будет занята рядами ящиков для хранения или картотечных шкафов, заполненных документами и бумагами, на просмотр которых уходит часы.Однако использование системы архивирования может освободить это пространство. Или, если вы уже используете цифровую систему, архивирование может освободить место для хранения активных документов.
  • Обеспечивает безопасность. Многие компании имеют дело с документами, которые необходимо хранить в безопасности, особенно в таких отраслях, как здравоохранение, юриспруденция или финансы. Решения для архивирования документов и DMS часто имеют встроенные меры безопасности, которые управляют доступом пользователей, отслеживают изменения и контролируют пароли.
  • Документы защищены от физических опасностей. Ящики с физическими документами особенно подвержены физическим бедствиям или опасностям, таким как пожар, наводнение или кража. Архивирование ваших документов в цифровом виде или в облаке дает уверенность в том, что ваши файлы и документы в безопасности, несмотря ни на что.
  • Повышает эффективность вашего бизнеса. Мир все больше переходит на цифровые технологии, и компаниям, которые все еще используют аналоговые системы, становится все труднее удовлетворять спрос. Использование системы цифрового архивирования может улучшить ваш рабочий процесс, позволяя вам и вашим сотрудникам вызывать любой документ всего несколькими щелчками мыши, избавляя от необходимости сортировать ящик за ящиком.
  • Это способствует соблюдению требований. Для предприятий юридической, медицинской или финансовой отраслей часто существуют строгие правила хранения данных и информации клиентов, соблюдение которых может быть затруднено, когда вы в основном обрабатываете и храните бумажные копии. Системы цифрового архивирования часто поставляются с автоматизированными мерами соответствия, чтобы помочь вашим бизнес-документам соответствовать требованиям.

Как реализовать архивирование документов в малом бизнесе

Архивирование документов и управление записями важны и, как таковые, не являются быстрым делом.Вы должны уделять время и ресурсы и делать все правильно, чтобы получить максимальную пользу.

Есть шаги, которым вы можете следовать, чтобы сделать процесс как можно более безболезненным с минимальным временем простоя.

1. Оцените свою текущую систему.

Во-первых, посмотрите на вашу текущую систему управления документами. Существует ли формальная система или документы обрабатываются на разовой основе? Посмотрите, как каждый документ создается, получается, обрабатывается, хранится и удаляется. Отметьте, что работает хорошо, а что нет.

Затем вам нужно будет провести инвентаризацию ваших существующих документов, чтобы определить, сколько места вам нужно (физически и в цифровом виде).Вам также необходимо распределить инвентарь по функциям, таким как финансы, персонал, бюджеты и т. Д.

2. Определите свои цели.

Ваш следующий шаг — решить, что ваша система должна делать за вас. Вы хотите снизить затраты? Повысить продуктивность? Внедрить систему, которую проще использовать? Автоматизировать меры соответствия?

Перечислите свои цели в порядке приоритета. Вы также должны определить, кто в вашей команде будет отвечать за надзор за этой новой системой и управлять ею, и включить их в свое планирование.

3. Составьте график хранения.

График хранения определяет, как долго вы должны хранить документ. У некоторых документов есть регламентированные извне графики хранения, другие соответствуют передовой практике, поэтому важно, чтобы вы сделали это ключевой частью своей системы архивирования. Например, вы должны вести постоянный учет финансовых отчетов или имущественных документов, в то время как все налоговые и налоговые документы должны храниться не менее семи лет.

Если вас беспокоит ответственность за уничтожение определенных документов, вы можете нанять поставщика Национальной ассоциации уничтожения информации для безопасной транспортировки и уничтожения конфиденциальных документов.

4. Оцифруйте все бумажные документы.

Это может занять много времени и утомительно, но преобразование ваших бумажных документов в цифровые файлы окупится в долгосрочной перспективе. Это может помочь вам сократить расходы и сэкономить место на физическом хранилище, одновременно улучшив доступ к важным документам. Вы можете по-прежнему хранить бумажные копии определенных документов, но также оцифровывать их в целях безопасности.

Для оцифровки бумажных документов можно использовать сканер, входящий в комплект поставки принтера, или мобильное приложение для сканирования.Самый простой способ обеспечить универсальный доступ к вашим заархивированным документам — отсканировать их как файлы PDF.

5. Выберите поставщика хранилища.

Хотя вы можете сами хранить файлы на компьютерах своей компании, если у вас очень маленький бизнес, часто в ваших интересах найти поставщика, который будет хранить их для вас. Использование службы управления документами, которая предлагает архивирование документов, предоставляет множество функций, включая дополнительную безопасность, и они могут помочь с настройкой и устранением неполадок, когда вам это нужно.

6. Оцените процессы и хранение.

Архивирование документов — это активный непрерывный процесс, который требует постоянного внимания, чтобы обеспечить его правильную работу. Сделайте частью политики вашей компании, чтобы все процедуры управления документами и архивирования ежегодно пересматривались и вносили необходимые корректировки.

Убедитесь, что ваши сотрудники знают весь процесс от начала до конца, сделав его частью вашего процесса адаптации, и предложите ежегодное повышение квалификации для сотрудников, которые этого хотят.

Вам также следует периодически просматривать архивные материалы, чтобы убедиться, что информация безопасна и доступна, и вы также хотите проверять, кто имеет — и не имеет — доступа к этим документам.

Лучшие практики архивирования документов

Архивирование документов и управление ими — это постоянно развивающийся процесс, который требует постоянного контроля и корректировок. Сделайте свой архив документов наилучшим с помощью этих методов.

1. Будьте осведомлены о требованиях к хранению записей.

Ознакомьтесь с правилами, определяющими, как долго следует хранить каждый тип документа. Общее эмпирическое правило, исключая документы, определенные финансовые отчеты и налоговые документы, составляет 10 лет, но многие отрасли и организации имеют особые правила и положения.

2. Определите, что составляет деловую запись.

Каждый бизнес индивидуален; документ, необходимый для архивации одной компании, может быть не так важен для вашей компании. С самого начала определите, что такое бизнес-запись (и как вы хотите, чтобы она велась), и убедитесь, что это различие ясно для ваших сотрудников.

3. Иметь четкую систему хранения.

После того, как вы определили, какие записи будут храниться, внимательно придумайте систему , как они будут храниться. Вы можете классифицировать документы по типу, функциям, группе или клиенту и соответственно называть файлы. Что бы вы ни решили, добавьте это в список политик вашей компании и убедитесь, что они внедрены в масштабах всей компании.

4. Определитесь с политикой хранения документов.

Ваши сотрудники будут иметь доступ к сотням, если не тысячам документов, пока они работают в вашей компании.Вам решать, кто какие документы видит или редактирует и как долго каждый сотрудник должен иметь доступ к этим файлам.

Политики должны определяться в зависимости от уникального использования и потребностей вашей компании, но это некоторые общие политики, связанные с управлением документами и архивированием:

  • Хранение электронной почты
  • Принесите собственное устройство
  • Управление мобильным устройством

5. Учитывайте свои потребности в безопасности.

Первым шагом в безопасном архивировании файлов является изучение соответствия.В каждой отрасли есть стандарты, которые часто устанавливаются правительственными постановлениями. Вы должны знать эти правила и соблюдать их, чтобы избежать серьезных проблем.

Когда вы знаете требования, вы захотите провести аудит безопасности файлов, чтобы найти недостатки и источники несоответствия. Вы можете поручить аудит безопасности архива профессиональным группам, что часто является хорошим способом определить слепые зоны, которые легко пропустить при внутреннем аудите.

Как решить, какие файлы архивировать

Хотя вы должны использовать свое собственное усмотрение, чтобы определить, какие файлы необходимо заархивировать, вы можете руководствоваться этими двумя практическими правилами, чтобы руководствоваться своими решениями:

  • Архивируйте все, что от вас требуется либо юридически, либо в соответствии с отраслевыми нормативными актами, и храните эти файлы в учете до тех пор, пока этого требуют правила.
  • Храните все, что жизненно важно для создания, продолжения и жизни вашего бизнеса, например, документы о собственности, копии лицензий, налоговые декларации и формы приема на работу сотрудников, а также отчеты о налогах на прибыль.

Варианты хранения архивов и средства защиты информации

Ищете варианты архивного хранения важных документов? Архивные документы являются важной частью информации компании и должны храниться безопасным, надежным и организованным образом. В этой статье мы увидим, что считается архивным документом, государственные законы, касающиеся записей, а также как и где хранить ваши архивы.Для получения дополнительной информации обо всех формах управления записями, свяжитесь с экспертами Blue-Pencil прямо сейчас, чтобы узнать больше!

«Blue-Pencil надежен и эффективен. Их служба поддержки клиентов

— лучшая в отрасли! »

— Кэрри Постма — Больше отзывов здесь!

Что такое архивные документы?

Архивные документы — это особый тип файла, созданный отдельным лицом, компанией или организацией. Архивы — это документы, которые накапливаются с течением времени и обычно хранятся по дате.Это документы, которые больше не используются, но могут понадобиться в будущем. Архивные записи можно определить как «записи, которые были созданы естественным образом и обязательно в результате обычной юридической, коммерческой, административной или общественной деятельности». (источник)

Архивы данной компании могут включать такие документы, как юридические документы, налоговые отчеты, титулы, документы, документы наследия, а также другие записи. Некоторые организации или компании могут также иметь фотографии, письма, полученные или полученные отчеты и т. Д.

Архивы также могут относиться к физическому месту, где хранятся и хранятся архивные документы. Скорее всего, вы встречали архив в местной библиотеке, мэрии, музее или другом общественном месте. Хотя в архивах часто упоминаются исторические документы, почти у каждого человека и компании есть архивные документы, и они должны знать, как безопасно хранить эти записи, документы и данные.

Процесс архивного хранения

Как упоминалось выше, архивы содержат старые или «неактивные» записи и документы, которые больше не нужны для повседневного использования.Первым шагом при архивировании документов является определение того, какие документы подходят под это описание. Начните с выбора самых старых документов и продвигайтесь оттуда.

После этого вы или специалист по управлению записями начнете архивировать и индексировать свои записи. Архивы организованы особым образом, что упрощает поиск и расширяет возможности поиска.

За исключением исторических архивов, большинство организаций и предприятий не хотят хранить большую часть архивных документов и записей бесконечно.Как и все вещи, у данных есть жизненный цикл. По прошествии определенного времени ваши самые старые документы могут быть очищены и уничтожены, чтобы не хранить слишком много устаревших и ненужных документов.

Прежде чем вы начнете этот процесс, важно решить, где и как вы будете хранить свои архивы. В следующем разделе будут описаны плюсы и минусы различных вариантов хранения архивов, чтобы помочь вам принять обоснованное решение.

Где хранить архивные документы

Многие архивные документы содержат конфиденциальную личную информацию или информацию компании, с которой следует обращаться безопасно и осторожно.Эти записи обычно также содержат важную историческую информацию о компании, на которую вы или будущие сотрудники можете захотеть или нуждаться в ссылках. Важно, где вы храните свои архивы. См. Ниже общие варианты хранения архивов.

Аренда помещений

Рейтинг безопасности записи: ★ — ★★
Удобство: ★★★★

Если вы высокоорганизованный человек и хотите полностью создать свой собственный архив, вам может подойти общественное хранилище.Вы можете выбрать размер арендуемой площади от небольших шкафчиков до помещений больше, чем некоторые офисы! У вас есть полный контроль над своими записями и вы можете архивировать свои документы и файлы любым способом, который наиболее удобен для вас и вашей компании.

Однако арендуемые помещения, даже места, рекламируемые как безопасные и надежные, не предназначены для хранения документов. Хранение очень конфиденциальной информации о компании в общественном хранилище может быть рискованным — а с архивным хранилищем вы будете хранить свои записи в одном и том же месте долгие годы.Вам также придется приобрести соответствующий блок для хранения документов, а также систематизировать и поддерживать файлы без какой-либо профессиональной помощи. Если вы потеряете или потеряете документ или обнаружите, что у вас слишком много неорганизованных записей, вам придется решить проблему самостоятельно.

Облачное хранилище

Рейтинг безопасности файла: ★★★
Удобство: ★★★★★

Облачное хранилище — хороший способ хранить резервные копии записей и безопасно в случае возникновения чрезвычайной ситуации. Многие считают облачное хранилище одним из идеальных решений для хранения документов для малого бизнеса благодаря его универсальности и простоте доступа.Если вы только начали собирать архивы компании, это может помочь сохранить ваши записи организованными и безопасными с самого начала. Облачное хранилище также позволяет пользователям беспрепятственно обмениваться необходимыми документами и при необходимости находить их важные документы.

Однако многие компании используют облачное хранилище в дополнение к другим методам хранения архивов, а не в качестве основного варианта хранилища. Облачное хранилище — это вариант резервного копирования, а не метод записи исходных файлов. Вы можете получить доступ к своим документам только при наличии подключения к Интернету, поэтому в случае проблем с сетью ваши файлы будут недоступны.Также ведутся споры о том, насколько действительно безопасно облачное хранилище, особенно с ростом киберпреступности за последние несколько лет. Согласно статье New York Times, облачное хранилище намного безопаснее, чем думает большинство людей. Однако, как и в случае с любой информацией, размещенной в Интернете, всегда есть потенциальные риски для безопасности.

Служба управления записями

Рейтинг безопасности файла: ★★★★★
Удобство: ★★★★
(в зависимости от вашего местоположения)

Хранение ваших архивных файлов в надежном хранилище документов и компании по управлению записями — отличный способ узнать, что ваши важные записи в безопасности и защищены.Безопасное хранилище — отличное долгосрочное решение, идеально подходящее для архивов. Большинство компаний по управлению записями предоставляют варианты как для малых, так и для больших объемов данных, что идеально подходит для предприятий любого размера или предприятий, которые ожидают роста. Многие компании по управлению документами разрабатывают программы специально для архивов и долгосрочного хранения документов, что означает, что ваша информация будет храниться наилучшим образом. Blue-Pencil также позволяет извлекать и доставить в экстренных случаях, так что вы можете получить доступ к своим записям в случае необходимости в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

В зависимости от вашего местоположения получение документов из защищенного хранилища может быть трудным. Поскольку программы безопасного хранения документов являются узкоспециализированными и являются одними из самых безопасных вариантов, эти услуги могут стоить дороже. Однако знание того, что ваши конфиденциальные документы защищены и контролируются круглосуточно, 7 дней в неделю, даст вам душевное спокойствие и даже может стоить меньше в долгосрочной перспективе, поскольку вам не придется постоянно искать и оплачивать новые решения безопасности.

Учет и закон

Знаете ли вы, что в Канаде существуют законы, касающиеся налоговой отчетности и деловых документов? Согласно руководящим принципам CRA (Канадского налогового агентства), компании должны хранить налоговую и коммерческую документацию в течение 6-7 лет, чтобы соответствовать требованиям законодательства.Важно хранить всю информацию, даже информацию, которую вы не обязаны по закону предоставлять вместе с налогами (например, журнал доходов и расходов) на случай, если в будущем вас попросят предоставить эту информацию. (источник)

Работа с профессиональной компанией по управлению документами может помочь вам избежать юридических проблем в будущем, поскольку ваши важные записи будут архивироваться, организовываться и легко извлекаться при необходимости. Вам не придется беспокоиться о том, что вы случайно выбросите или потеряете соответствующую налоговую информацию, а устаревшие записи и документы будут уничтожены в нужное время, чтобы избежать ненужной путаницы.

В Blue-Pencil мы полностью оцениваем ваши текущие политики и процедуры, чтобы убедиться, что они соответствуют стандартам безопасности, соответствия законодательству и экономической эффективности. После завершения оценки за ней последует отчет, содержащий рекомендуемые действия и наше индивидуальное предложение по программе. Вы можете не сомневаться, зная, что ваши архивные бизнес-записи будут сохранены и уничтожены, когда придет время, безопасным и надежным образом.

Заинтересованы в услугах по управлению записями?

Архивируйте свои записи с помощью синего карандаша!

С помощью Blue-Pencil вы можете без проблем архивировать важные файлы компании в нашем безопасном месте.Blue-Pencil помогает канадским организациям достигать новых высот с помощью удобных и эффективных служб управления документами. Обслуживание клиентов — это не только слоган, но и то, что мы практикуем, инвестируя в наших стратегических партнеров.

Расположенный в Оквилле, мы расширили наш бизнес по обеспечению безопасности документов за последние 10 лет, обслуживая более 6000 организаций, включая малые и средние компании, а также предприятия из списка Fortune 500.

Недавно мы открыли два новых подразделения; Подразделение по хранению документов и управлению записями и Подразделение решений для обработки и сканирования документов.Это позволяет нам предлагать полный цикл комплексных решений для управления информационной безопасностью. Мы обслуживаем GTA и близлежащие города — нажмите здесь, чтобы увидеть полный список наших зон обслуживания. Если вы хотите узнать больше о нас и о том, что мы можем для вас сделать, свяжитесь с нами сегодня!

Источники

searchdatabackup.techtarget.com / wikipedia.org / archives.gov

Что такое архивирование документов? | Bizfluent

Когда вы слышите слово «архивирование», вы можете подумать о библиотекаре, стирающем пыль с древних книг, или о архивисте, работающем с историческими документами в белых перчатках.Однако документация и архивирование являются важными (хотя иногда и упускаемыми из виду) аспектами любого бизнеса. Даже у малых предприятий и индивидуальных предпринимателей есть важные документы, которые необходимо организовать и надежно хранить.

В зависимости от отрасли также могут существовать юридические требования относительно того, какие документы, данные и информацию о клиентах необходимо хранить и когда их необходимо уничтожить. Система управления документами поможет обеспечить соблюдение требований и избежать штрафов.

TL; DR (слишком долго; не читал)

Система управления документами — это организованный подход к тому, как ваши документы хранятся, где они хранятся и как они защищены.

Что такое архивирование документов?

Архивирование документов относится к процессу помещения документов в хранилище , которые необходимо сохранить, но больше не используются. Есть несколько причин для архивирования документов, в том числе:

  • Вам необходимо сохранить документы по налоговым причинам, но вряд ли вам понадобится ссылаться на них в ближайшем будущем.
  • Вам нужна запись истории вашего бизнеса.
  • Вам необходимо сохранить документы в соответствии с требованиями законодательства.
  • Вы не работали с клиентом или компанией какое-то время, но хотите сохранить свои записи на случай, если в будущем вы будете работать вместе.

Архивирование часто относится к хранению физических документов, но его также можно использовать для обозначения хранения данных. Поскольку все больше предприятий используют безбумажную модель, архивирование данных становится важной частью стратегии документирования и архивирования.Вместо того, чтобы хранить бумажные документы, многие предприятия сканируют свои старые бумажные документы и затем архивируют их в цифровом виде.

Что такое система управления документами?

Система управления документами — это организованный подход к регистрации, хранению и архивированию ваших документов. Некоторые компании используют этот термин для обозначения цифровой организации и архивирования, в то время как другие используют его как стратегию как для бумажных, так и для цифровых документов. Система управления документами может ссылаться на:

  • Политики и руководства по организации, хранению и архивированию документов.
  • Конкретное приложение или программа, которую вы используете для упорядочивания и хранения документов.
  • Сторонние службы (известные как службы управления документами), которые занимаются хранением и архивированием документов от имени вашего бизнеса.

Многим малым предприятиям приходится иметь дело как с бумажными, так и с цифровыми документами, поэтому любая система, которую они внедряют, должна включать политики и инструкции для всех типов документов.

Почему архивирование документов важно?

Архивирование документов важно, поскольку позволяет хранить и систематизировать важные для бизнеса документы.Создание системы хранения документов позволяет вам и вашим сотрудникам быстро и легко находить документы. Что не менее важно, это позволяет легко выполнять рекомендации по хранению бизнес-документов.

Наиболее важные документы, такие как налоговые декларации о доходах вашей компании и подтверждающие их документы, бухгалтерские книги, аннулированные чеки, выписки с банковских счетов и файлы кадровых ресурсов должны храниться в течение минимум семь лет . Организованный подход к хранению ваших документов имеет решающее значение для обеспечения соответствия требованиям внутреннего или внешнего аудита.

Безопасность — еще одна причина, по которой архивирование документов имеет решающее значение для любого бизнеса. Бумажные документы, которые не систематизированы и не хранятся надежно, уязвимы для кражи и потери. Цифровые документы, которые не хранятся и не защищены надлежащим образом, уязвимы для кибер-краж, случайного удаления и сбоев в работе оборудования.

Вопросы безопасности при архивировании документов

Безопасность критически важных для бизнеса документов должна учитывать несколько факторов. К ним относятся:

  • Законы о конфиденциальности данных в вашем штате и любых штатах или округах, в которых вы ведете бизнес.
  • Законы о конфиденциальности данных для вашей отрасли.
  • Защита конфиденциальности для ваших клиентов.
  • Безопасность запатентованных продуктов и практик, связанных с вашим бизнесом.

Например, общие правила защиты данных в Европейском Союзе повлияли на безопасность данных для компаний, которые ведут бизнес в ЕС или имеют клиентов в ЕС. Компании, работающие в сфере здравоохранения или финансовых услуг, должны соблюдать отраслевые правила в отношении конфиденциальности данных клиентов для этих отраслей.

Для физических документов вы можете использовать закрывающиеся картотеки в комнате, которую можно защитить и контролировать. Что касается цифровых документов, вы можете захотеть архивировать документы локально на сервере, которым вы владеете, или вы можете предпочесть облачный архив. В любом случае доступ к файлам должен быть ограничен и отслеживаться , а архивы должны отслеживаться на предмет потенциальных угроз кибербезопасности. Для получения совета по защите цифровых файлов и данных вы можете проконсультироваться с опытной компанией, предоставляющей услуги по управлению документами, чтобы убедиться, что вы используете передовые методы.

Создание системы управления документами

Независимо от того, решите ли вы проконсультироваться со сторонним экспертом или внедрить свою собственную систему, система тщательного управления документами и архивирования требует тщательного планирования. Рассмотрите такие вопросы, как:

  • Когда документы нужно хранить или архивировать?
  • Как они будут организованы?
  • Кому нужен доступ к файлам?
  • Как файлы будут защищены?

Создайте четкие инструкции о том, как и где хранятся документы.Для текущих документов это может означать хранение их в центральном месте, где к ним можно будет получить доступ. Вы также должны включить инструкции о том, когда документы следует переместить в ваш архив и как долго документы будут храниться.

Вы также можете создать главный список расположений файлов. Это позволяет сотрудникам легко хранить документы в соответствующем месте, чтобы их можно было извлечь позже, если это необходимо. Однако помните о безопасности при разработке списка файлов. Вы можете указать безопасные, частные или проприетарные файлы в отдельном защищенном списке.

Рекомендации при реализации политик документов

Политики в отношении документации и архивирования полезны только в том случае, если они реализованы. Найдите время, чтобы ознакомиться с инструкциями со своими сотрудниками и обучить их вашим ожиданиям в отношении хранения, хранения и безопасности. Убедитесь, что ваша политика соблюдается, и при необходимости переобучите сотрудников.

Имейте в виду, что не каждому сотруднику нужен доступ ко всем документам. Документы с конфиденциальной или частной информацией должны храниться таким образом, чтобы ограничить доступ, например, в ограниченной области вашей сети.Для физических документов ключи следует доверять только сотрудникам, которым необходим доступ к конфиденциальной информации для выполнения своих служебных обязанностей.

На многих предприятиях кража сотрудников является проблемой. Даже благонамеренные сотрудники могут иногда становиться жертвами атак социальной инженерии, которые представляют собой кибер-попытки и личные попытки заставить сотрудников действовать таким образом, чтобы это было выгодно злоумышленнику. Например, сотрудник может думать, что помогает клиенту, создавая копию файла, но, возможно, случайно передал личную информацию злоумышленнику.

Архивирование электронных писем и архивирование документов

Возможно, вы также видели слово «архивирование», используемое в отношении ваших электронных писем. Архивирование электронной почты похоже на архивирование документов, поскольку оно перемещает электронные письма, которые больше не нужны, в отдельное безопасное место.

Куда уходят заархивированные электронные письма? Это зависит от вашей организации и ее политик. Как и в случае с документами, вы должны соблюдать правила вашей отрасли в отношении того, как долго хранятся электронные письма и как они хранятся.Некоторые компании используют выделенные серверы для архивирования электронных писем, в то время как другие используют облачные архивы.

Лучшее решение для вашего бизнеса зависит от вашей отрасли и вашего бюджета. Вы можете выбрать стороннее решение для архивирования электронной почты или проконсультироваться у ИТ-специалиста по поводу решений, наиболее подходящих для вашего бизнеса.

Решения для электронной почты и архивирования файлов для управления хранилищем


Управление хранилищем
Предприятия по всему миру используют корпоративный архив электронной почты и корпоративный файловый архив для оптимизации процессов управления данными.Что решения для архивирования MessageSolution могут сделать для вашего бизнеса? Найдите ниже свои проблемы с управлением хранилищем и узнайте, как наши программные решения для архивирования отвечают вашим потребностям.

Ограниченная функция сервера
Электронная почта и обмен электронными документами стали основным методом связи и управления документами для большинства организаций. Большие файлы / документы, видео, изображения с высоким разрешением, мультимедиа, программы и загрузки постоянно отправляются туда и обратно или хранятся на корпоративных файловых серверах.Однако через некоторое время эта агломерация больших файлов и электронных писем начинает создавать резервную копию серверной сети, которая никогда не предназначалась для хранения таких огромных объемов данных.

Решение: разгрузка хранилища с помощью Enterprise Email Archive
Хранение данных практически на любом аппаратном устройстве с помощью Enterprise Email Archive увеличивает производительность, масштабируемость и надежность почтового сервера. Создание заглушек позволяет пользователям хранить корешки сообщений в папке «Входящие» для просмотра, устраняя при этом нагрузку на хранилище, которая в противном случае была бы перенесена на почтовый сервер.Используя Enterprise Email Archive, организации могут хранить почту в течение неограниченного периода времени, сохраняя при этом немедленный доступ к данным.

Увеличение темпов роста хранилища
Многие компании использовали решение для архивирования для решения проблем с хранилищем, однако другие решения часто не решают одну из самых серьезных проблем для организаций, имеющих проблемы с управлением хранилищем: темпы роста. Не имея возможности снизить темпы роста хранилища, многие организации будут постоянно добавлять дорогостоящее оборудование для хранения своих архивных электронных писем и файлов. Решение
: фильтрация, сжатие и единовременное архивирование данных Корпоративный архив электронной почты и корпоративный файловый архив
предназначены для сокращения требований к хранению до четверти от исходного объема. Это достигается за счет автоматического сжатия файлов, фильтрации спама и единственного архивирования файлов, электронных писем и вложений. Enterprise Email Archive и Enterprise File Archive значительно замедляют рост объема хранилища за счет коэффициента сжатия внутри процесса, который является одним из самых высоких в отрасли и составляет 75%.Оба решения для архивирования позволяют добавлять несколько репозиториев для иерархического управления хранением и подготовить диск с прямым подключением или использовать NAS.

Потеря информации
Личная информация и конфиденциальные корпоративные данные, содержащиеся в обмене электронной почтой и на файловых серверах, могут стать уязвимыми, если данные не хранятся надежно. Системные уязвимости могут позволить «хакерам» получить доступ к личной или конфиденциальной корпоративной информации, раскрыть ее публично, использовать ее для совершения преступлений, в том числе кражи личных данных. Решение
: управление доступом к архивам и безопасность хранения.
Enterprise Email Archive и Enterprise File Archive обеспечивают наиболее безопасную систему хранения, готовую к резервному копированию и аварийному восстановлению. Информация, хранящаяся на сервере архивации, может быть восстановлена ​​и восстановлена. Архивирование электронных писем в режиме реального времени или журнальное архивирование гарантирует, что все электронные письма и вложения заархивированы, что исключает возможность случайного удаления данных. Сетевые и автономные меры безопасности не позволяют неавторизованным пользователям получать доступ к конфиденциальной информации, а также удалять или изменять архивные данные.Данные, хранящиеся в Enterprise Email Archive или Enterprise File Archive, копируются для аварийного восстановления; также сохраняется целостность исходных документов, что позволяет организациям при желании преобразовать весь свой архив обратно в исходные форматы.

Файлы архива рабочего стола
Сотрудники часто создают локальные архивные файлы PST, NSF и GroupWise, когда сталкиваются с квотами почтовых ящиков. Эти локальные архивные файлы имеют тенденцию становиться очень большими и легко повреждаются.Файлы архива рабочего стола децентрализует усилия по управлению хранилищем, их сложно резервировать и выполнять поиск. Это может привести к увеличению времени обнаружения и даже к потере данных в случае сбоя. Решение
: Инструмент миграции Enterprise Email Archive для файлов PST, NSF и GroupWise Инструмент миграции Enterprise Email Archive
помогает пользователям переносить существующие локальные архивные файлы в архив электронной почты, позволяя администратору архива управлять файлами из центрального репозитория.Благодаря тому, что квоты почтовых ящиков больше не требуются, и каждый пользователь может выполнять поиск в своем собственном архиве, Enterprise Email Archive также избавляет пользователей от необходимости создавать новые файлы архива рабочего стола.

Часы ручного управления данными
ИТ-администраторы могут каждую неделю часами управлять большими объемами хранения вручную. Между децентрализованными архивными файлами рабочего стола и чрезмерно разросшимся хранилищем на сетевом сервере управление и извлечение данных может занять много времени, которое можно было бы потратить более продуктивно. Решение
: автоматическое архивирование на основе политик
С помощью Enterprise Email Archive и Enterprise File Archive администратор устанавливает параметры захвата и хранения, указывая, где хранить архивные данные, периоды хранения данных, «заглушку» электронных писем или вложений и многое другое. Архив на основе политик автоматически и прозрачно управляет историческими и новыми данными. Устранена трудоемкая задача по управлению почтовыми ящиками, что позволяет персоналу сосредоточиться на текущем бизнесе.

вверх

Внедрение системы архивирования — первый шаг к цифровому бизнесу

Последние 20 лет мы слышим, как люди говорят, что у бумаги нет будущего, но офисное использование по-прежнему составляет четверть мирового потребления бумаги. Бумажные документы стали реальностью и еще какое-то время будут с нами.

Решение отказаться от использования бумаги и начать сбор входящих документов, когда они поступают в компанию, может показаться простым, но никоим образом не является быстрой победой.Также не решается вопрос о надлежащем хранении существующих документов, которое обеспечило бы эффективную работу и адекватное снижение бизнес-рисков. Горы бумажных документов будут продолжать заполнять ящики, временные хранилища, неподходящие подвалы и переполненные картотеки.

Таким образом, первым шагом к цифровому формату является создание всеобъемлющего физического архива, который станет краеугольным камнем для внедрения систематического документооборота. Таким образом, первым шагом к цифровому формату является создание всеобъемлющего физического архива, который станет краеугольным камнем для внедрения систематического документооборота. захват документа захват.

Принципы безопасного и совместимого хранилища
  • Доступность
  • Юзабилити
  • Целостность
  • Подлинность
  • Прочность


Miha Čebron менеджер по продукции физического хранения и Miha Škrabar , технологический координатор рассказывают о ключевых проблемах долгосрочного хранения документов.(Только словенский)

С чего и как начать систематизировать архив?

На практике мы сталкивались с множеством различных проблем при организации архивов. Они варьировались от неорганизованных документов, беспорядочных архивных комнат с важными деловыми документами, лежащими на полу, до влажных помещений и архивных комнат, в которых не было дверей, и тем более надлежащей защиты.

В любом случае, мы должны начать с основ и организовать архив по принципу доступности.Это означает, что мы знаем, где хранятся определенные документы, чтобы гарантировать доступ к ним только уполномоченным лицам. На практике это означает, что мы назначаем ответственных лиц, ограничиваем доступ для всех сотрудников и предоставляем доступ лицам, обученным архивированию.

Нам также необходимо обеспечить основные меры защиты, которые включают дверь, доступ к ключам и список прав доступа. В зависимости от деятельности компании мы также можем порекомендовать круглосуточную службу охраны с соответствующим временем отклика.

Организованный беспорядок?

Мы ограничили доступ к архиву и обучили авторизованный персонал, значит ли это, что мы организовали архив? Не совсем. Мы сделали большой шаг, но многое еще впереди.

Важно организовать архив таким образом, чтобы можно было быстро получить необходимую информацию. Мы также должны обеспечить читабельность содержания документов. В соответствии с принципом удобства использования необходимо обеспечить воспроизведение и дальнейшее использование материала.


Все, что организация должна знать об архивировании документов от экспертов Mikrocop Миха Чеброн , менеджер по продукту физического хранения и Миха Шкрабар , координатор технологий.(Только словенский)

Плохо организованное хранилище создает значительный бизнес-риск, которым часто пренебрегают, поскольку об информационной безопасности обычно говорят гораздо больше, а о рисках, связанных с ненадлежащим хранением бумажных документов, — меньше.

А как насчет долговечности документов?

Важно, чтобы документы на хранении оставались целыми и неизменными. Для этого документы должны храниться при соответствующей температуре и не подвергаться воздействию света, влажности или воды.

Хорошим примером является термобумага, которая темнеет под воздействием света, делая напечатанную информацию неразборчивой. Папки из ПВХ также проблематичны, поскольку отпечаток на бумаге переносится на пластик при воздействии высокой температуры, что быстро делает текст нечитаемым. Чтобы документ сохранил целостность, мы также должны учитывать тип используемой бумаги.

Этап в эффективном процессе управления документами — безопасное уничтожение деловой документации (примечание: к архивам, которые нельзя уничтожать, применяются другие правила).Мы должны понимать, что не всякое уничтожение деловых документов безопасно. Сжатие бумажных документов в кипы не считается безопасным уничтожением, поскольку документы все еще доступны для чтения. Вот почему измельчение всегда рекомендуется Mikrocop.

Имеет ли значение подлинность?

Определенно. Подлинность означает, что мы используем исходный документ и работаем с ним. Если документ не является подлинным, он теряет свою юридическую ценность и доказательную ценность.

Подлинность документа может быть сохранена только если:

  • архив правильно записан и организован,
  • при необходимости обеспечен быстрый доступ к документам,
  • доступ к архиву разрешен только уполномоченным лицам,
  • соблюдены подходящие условия физического хранения документов,
  • документов уничтожены и отобраны своевременно, а
  • обеспечивается надлежащая защита.

Плохие условия хранения угрожают долговечности документа

Если пренебречь основными условиями хранения, мы легко можем столкнуться с ситуацией, когда мы больше не сможем контролировать срок годности документов. Если документы не сохранились должным образом, их невозможно преобразовать в формат для длительного хранения, и их долговечность находится под угрозой. Поэтому никогда не следует недооценивать влияние влажности, плесени или грызунов на бумажные документы.

При организации хранения физических (бумажных) документов мы должны обратить внимание на пять принципов безопасного и совместимого хранения: доступность, удобство использования, целостность, подлинность и долговечность.Только при наличии этих принципов мы сможем заложить основу для дальнейшей оцифровки операций.

Хотите узнать больше? Свяжитесь с нами!



Миха Чеброн (Miha Čebron) — менеджер по продукту для физических хранилищ, у него более 15 лет опыта работы с физическими хранилищами и архивами. Его опыт — Total Archives Management, где он внимательно следит за принципом удобства использования хранилища. Его основное внимание уделяется повышению осведомленности пользователей о важности и удобстве использования организованного хранилища.

6 преимуществ архивного хранилища документов

Рассматривали ли вы возможность использования внешнего хранилища архивных документов для управления офисными документами, важными юридическими документами и личными делами? Использование этого типа услуг дает множество преимуществ. Вот 6 основных причин, по которым вам следует принять решение об архивировании файлов у надежного партнера, такого как DocuVault:

1.Хранение устаревших и неиспользованных документов вне офиса освобождает офисное пространство

Офисные или складские помещения используются для продуктивности; Ваш бизнес не раскрывает весь свой потенциал с рядами ящиков для хранения, стоящих на этих драгоценных квадратных футах. Использование хранилища архивных документов позволяет вашему бизнесу работать на полную мощность, поскольку все ваши записи надежно хранятся в нашем безопасном удаленном месте в районе Филадельфии .

2.Записи хранятся в надежном месте, исключающем возможность несанкционированного использования

Как в настоящее время вы храните важные записи? Если у вас есть какие-либо опасения, что ваша файловая комната может быть скомпрометирована в результате кражи или даже посторонних глаз, то ваши записи недостаточно безопасны. DocuVault предназначен для безопасного хранения документов с помощью строгих процедур безопасности, гарантируя, что только уполномоченный персонал может получить доступ к вашим записям.

3. Документы защищены от пожара

Документы — это кровь вашего бизнеса.Ущерб от пожара разрушит контракты, отказ от ответственности и страховые полисы. В DocuVault наше защищенное от пожара хранилище архивных документов имеет несколько протоколов, которые исключают возможность повреждения в результате пожара.

4. Легкое получение документов

Благодаря передовым технологиям наше внешнее хранилище может отслеживать ваши документы на каждом этапе процесса архивирования, гарантируя, что архивирование документов и поиск документов будут беспроблемными.

5. Хранение архивных документов экономит ваши деньги

Надлежащее управление документами требует времени — квалифицированные сотрудники вашей компании должны использовать свой опыт, а не тратить время на откладывание выполненных контрактов. Хранение документов с помощью DocuVault в нашем удаленном офисе устраняет эту проблему, а это означает, что средства вашей компании используются в полной мере.

6. Вы можете соблюдать правовые нормы, ведя все соответствующие записи

Выбрасывание старых документов с помощью случайных процедур управления записями может привести к краже личных данных, несоблюдению требований HIPAA и другим юридическим проблемам.Хранение документов в авторитетной и сертифицированной компании, такой как DocuVault, гарантирует, что ваш бизнес будет соответствовать требованиям сейчас и в будущем.

Храните свои бизнес-записи в безопасности, сохраняя при этом душевное спокойствие и улучшая свою прибыль. Обратитесь к специалисту по хранению документов DocuVault сегодня, чтобы узнать больше.

.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ