Архивация документов: Зачем архивировать документы и как сделать это правильно — Право на vc.ru

  • Главная   /  Разное   /  
  • Архивация документов: Зачем архивировать документы и как сделать это правильно — Право на vc.ru

Архивация документов: Зачем архивировать документы и как сделать это правильно — Право на vc.ru

Зачем архивировать документы и как сделать это правильно — Право на vc.ru

С течением времени количество документов растет у частных компаний и бюджетных учреждений — бухгалтерская, налоговая отчетность, договоры и расчеты с контрагентами, документация по персоналу и прочая. Чем организация старше и крупнее – тем больше документов у нее образуется с течением времени, и их нужно где-то хранить. Даже если речь идет о малом бизнесе, лет за 5-10 документация у самой небольшой фирмы будет занимать как минимум несколько шкафов. В небольшой серии материалов вместе с экспертами компании «Первая Архивная Компания» разберемся, как правильно, без нарушения требований законодательства, освободить офис от неактуальных документов.

2883 просмотров

Если какие-то документы накопились у вас дома – их можно просто выбросить на помойку. Но когда речь идет о юридическом лице, все не так просто, потому что законодательство обязывает его хранить документы в течение определенного срока, обычно довольно длительного.

Так, период хранения первичной бухгалтерской документации – минимум 5 лет. Для некоторых документов, особенно кадровых (трудовые договоры, ведомости о начислении заработной платы, личные дела сотрудников и прочие) сроки хранения сроки хранения доходят и вовсе до 50-75 лет.

Сколько именно нужно хранить те или иные документы четко прописано в приказе Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Причем срок хранения можно увеличить, а вот самовольно уменьшить нельзя – такие попытки грозят организации серьезными штрафами. И даже наличие электронного документооборота не отменяет необходимости хранения бумажных версий документов – они могут потребоваться в случае налоговых проверок.

Итак, как подойти к хранению документов правильно? Здесь у организации есть два варианта действий. Если есть достаточно места, можно сформировать собственный архив, либо сдать документы на временное хранение.

Шаг первый – экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности – обязательная процедура перед формированием архива. По сути, это подробный анализ всей документации. Он нужен для того, чтобы установить, какие документы относятся к документам временного хранения (до 10 лет включительно), по личному составу, а какие необходимо хранить постоянно, то есть бессрочно. Далее экспертиза устанавливает, по каким документам делопроизводство уже завершено, а по каким – нет. После этого появляется четкое понимание, какие документы должны быть помещены в архив и когда именно.

Например, делопроизводство по документу завершено в прошлом году (или ранее), но установленный законом срок хранения не истек – значит, документ может быть помещен в архив. Если же срок хранения истек, экспертиза должна решить дальнейшую судьбу документа – либо также помещать в архив (возможно, в будущем он для чего-либо потребуется), либо уничтожать. Уничтожение документов тоже происходит по определенным правилом, но подробнее об этом — в следующем материале.

Кто проводит экспертизу ценности? Для этой процедуры руководителю организации (либо одного из подразделений, если организация крупная и объем документооборота у нее очень большой) необходимо создать экспертную комиссию, а также разработать нормативный акт (Положение), устанавливающий ее состав, полномочия, порядок и методы проведения экспертизы ценности документов. Если на это нет времени, экспертизу ценности можно доверить специалистам архивной компании.

Шаг второй – формирование дел

После проведения экспертизы ценности, исполненные документы необходимо систематизировать и сгруппировать в дела. Именно дело, а не отдельный документ, будет единицей хранения в архиве. Формирование дела — тонкая и кропотливая работа, требующая соблюдения большого количества правил. Например:

  • Документы постоянного и временного хранения не могут быть помещены в одно дело

  • В деле должно содержаться по одному экземпляру каждого документа, без копий и черновиков

  • Документы, относящиеся к одной теме, нужно располагать рядом друг с другом. Также рядом должны быть документы и все приложения к ним
  • Документы в деле должны быть одного календарного года. Исключением является переходящее дело (такое дело содержит документы, вопросы по которым не завершены в течение года)

  • Нельзя помещать в дело документы, подлежащие возврату

  • Исходящие документы в деле группируются по дате отправления и наоборот.
    Для некоторых документов, например, личных карточек сотрудников, предусмотрен алфавитный порядок группировки

  • Для некоторых документов возможен смешанный порядок систематизации – сначала по алфавиту, затем хронологически и т.д.

Отдельные правила регламентируют максимальное количество листов в деле (не более 250) и его толщину (не более 4 см). Если дело получается слишком объемным, его можно разделить на равные части – тома. Так, дело в 300 листов можно представить в виде двух томов по 150 листов в каждом.

Шаг третий – нумерация листов в деле

Если речь идет о делах постоянного хранения и по личному составу, листы в нем потребуется пронумеровать (для дел временного хранения это необязательно). Здесь тоже существуют правила. К примеру, для каждого тома дела необходима своя нумерация листов, выполняется она обязательно арабскими цифрами, карандашом в верхнем правом углу листа.

Случается, что ранее, до помещения в дело, документ уже был пронумерован. В таком случае старый номер нужно аккуратно зачеркнуть и проставить новый. Если документ многостраничный и имеет внутреннюю нумерацию – каждый его лист тоже получает новый номер в общем порядке.

Шаг четвертый – архивная опись

После того, как дела сформированы их тоже нужно систематизировать. Для этого составляется опись – по сути, справочник, в котором все дела учтены и приводится их содержание, что облегчает поиск отдельных папок и документов при необходимости. Одну опись на все дела составить не получится. Правила организации хранения, утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года, предписывают отдельно описывать разные категории дел. Поэтому существует несколько основных видов архивной описи:

  • Для дел постоянного хранения

  • Для дел временного хранения

  • Для дел, характерных для конкретной организации, например, с документами по судебным решениям.

  • Для дел по личному составу (тут есть разновидности – нужно отдельно описывать дела с документами по лицевым счетам персонала, личным делам уволенных сотрудников, приказы по личному составу и др.).

  • Для дел, в которые объединены электронные документы

Сама по себе опись представляет собой табличку с указанием номера и индекса дела, его заголовка (чтобы было понятно содержание), периода действия содержащихся в нем документов и количества листов. Также при необходимости отмечается, к какому подразделению организации относится описываемое дело. В табличке должна быть и раздел «Примечания» для отметок, например, о приеме или передаче дел. В конце описи прописью и цифрами указывается количество дел, особенности их нумерации (наличие или отсутствие пропущенных номеров), а также номера первого и последнего дела. К уже готовой описи нужно приложить титульный лист с названием и номером фонда, названием архива, где будут хранится дела, номером и названием описи (там отмечается, документы какой категории содержатся в деле – постоянного, временного хранения и т.

п.), датами первого и последнего дела.

Шаг пятый – переплет и оформление дел

Документы сшиваются в твердую обложку, корешок обклеивается специальным материалом. На обложке и корешке дел проставляются штампы и шифры, рукописным способом на архивное дело наносится информация.

К завершающему этапу архивной обработки документов можно отнести работы по сверке дел с архивной описью и систематизации дел после всех проведенных работ – по хронологии, по структурным частям, по значимости и т.д.

После всех этих процедур документы будут готовы к хранению в организации или передаче в государственный либо любой другой архив.

Архивация документов — как правильно организовать

https://citysklad24.ru/blog/arhivaciya-dokumentov/ https://citysklad24.ru/wp-content/uploads/2022/09/64-e1562304604493.jpg Как архивировать документы правильно

Хранением бумаг занимается почти каждая организация, фирмам и их сотрудникам будет не лишним знать о том, как правильно архивировать документы….

MainAdminMainAdmin 30.09.2022 28.10.2022 MainAdminMainAdmin https://citysklad24.ru/wp-content/themes/citysklad/assets/images/logo.png https://citysklad24.ru/wp-content/uploads/2022/09/64-e1562304604493.jpg

30.09.2022

Содержание

Хранением бумаг занимается почти каждая организация, фирмам и их сотрудникам будет не лишним знать о том, как правильно архивировать документы. Эта процедура содержит подготовку бланков в соответствии с требованиями законодательства, формирование дел, систематизацию, проведение экспертизы и установление периода сбережения, отбор, отправку в специальное хранилище. Целью такой процедуры является регулирование документооборота, его защита от незаконного доступа и сохранение ценных бумаг.

Как архивировать документы правильно

Хранением бумаг занимается почти каждая организация, фирмам и их сотрудникам будет не лишним знать о том, как правильно архивировать документы. Эта процедура содержит подготовку бланков в соответствии с требованиями законодательства, формирование дел, систематизацию, проведение экспертизы и установление периода сбережения, отбор, отправку в специальное хранилище. Целью такой процедуры является регулирование документооборота, его защита от незаконного доступа и сохранение ценных бумаг.

Как организовать архив

Создание хранилища с нуля задача трудная. В любой организации скапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без порядка тяжело. Для архивирования документов организация привлекает одного из своих работников, который специализируется на архивации, либо обращается в специализированную организацию, предоставляющую услугу. Ответственный обязан знать нормативную базу, касающуюся сроков хранения. Эти сведения нужно обозначать на титульных листах дел.

Для учета нужно обзавестись журналом. Туда вносят всех людей, у которых есть доступ к хранилищу. Всегда записывается дата выдачи и возврата в хранилище. Документация находится на хранении в том виде, в котором она была оформлена с самого начала. Например, если накладная была создана в электронном виде, то для ее сбережения не нужно распечатывать и заверять ее еще раз.

Дальше расскажем, как грамотно создать архив документов в организации в бумажном или электронном виде.

Зачем нужно архивирование документов

Архивация документов — это способ хранения изданий для удобной работы и быстрого нахождения нужных бланков. Необходимость в этом обуславливается не только требованиями законодательства, но и практичностью. В организациях скапливается огромное количество изданий, в которых со временем можно запутаться.

Многие компании создают электронные дела, однако большинство документов действительны только в бумажном виде. Из-за этого электронная архивация документов считается лишь дополнением к бумажной.

Существует несколько видов хранения, но система функционирования документооборота в них похожая. Архивные экземпляры нужно держать в порядке, понимать все нюансы, соблюдать требования законодательства и советы по ведению архива. Налаженная система выстроит дела во всех отделах организации.

Какие документы нужно сдавать

Список изданий для архивации утвержден в приказе Росархива № 236 от 20. 12.2019 года. В распоряжении указан срок годности, по истечении которого бланки нужно уничтожить. Весь список можно разделить на 3 группы:

    1. Временные бумаги — регламенты, приказы, распоряжения, переписки с контрагентами и партнерами. Они находятся на хранении в архиве до 10 лет.
    2. Долговременные — технико-экономический паспорт, кадры, сертификация, сведения о начале и прекращении действия юридического лица, данные по созданию архива, защите информации и резервному копированию. Их держат больше 10 лет.
    3. Постоянные — учредительные бумаги, устав, регистрационные журналы, прайсы, каталоги товаров, акты об уничтожении, описи, номенклатуры, отчеты и им подобные. Они находятся на хранении в архиве в течение всего срока деятельности компании.

    Издания с названием «До минования давности» актуальны до той поры, пока они не утратят свое значение. Срок их годности не выше 1 года.

    Как подготовить документы

    По законодательству, перед тем, как подать содержание в хранилище, его необходимо подготовить. Под подготовкой имеется в виду обработка по всем канонам, иначе это чревато штрафами. В подготовке нуждаются экземпляры бумажного и электронного вида. Специфика процедуры зависит от типа дел.

    Внимательно подходят и к обработке наименований, которые будут находиться на хранении на длительной и постоянной основе. Здесь нужно следить за тем, чтобы экземпляры не потеряли целостность и первозданный вид, не успели испортиться или стать похищенными. Сначала нужно определиться, в каком хранилище будут содержаться документы организации:

      • в офисе компании;
      • в электронном хранилище;
      • у сторонней фирмы.

    В первом варианте, то есть в офисе, для дел нужно завести свое место, которое будет подходить по влажности и температуре. Экземпляры укладывают на стеллажи в коробы. При передаче подготовка минимальна, большинство работ берет на себя организация, предоставляющая услугу. Для подготовки в цифровой архив нужна оцифровка бланков и расположение их в системе по атрибутам, позволяющим быстро отыскать искомое.

    Сколько хранить документы

    По правилам архивации, до передачи на сбережение в хранилище бумаги хранят в отдельных кабинетах или закрытых шкафах. На должностное лицо возлагаются задачи по ведению документации. Сдача в хранилище производится по акту. В 2020 году были внесены изменения по сроку хранения. В зависимости от типа бумаг он может составлять:

      • 1 год — заявления сотрудников о предоставлении им копии или информации;
      • 3 года — согласие на обработку персональную данных, предупреждения и уведомления сотрудников, дисциплинарные наказания;
      • 5 лет — первичка по учетной политике, счета-фактуры, передача и прием недвижимости, отчетность, реестры, справки, в том числе о задолженностях, журналы по кадрам и учетные книги, меры повышения условий труда, ведение архива;
      • 10 лет — недостачи, кредитные договоры о займе, аренде, движимому имуществу, залогу;
      • 15 лет — паспорта сделок, договоры по недвижимости;
      • 45 лет — журналы регистрации и бумаги об авариях и несчастных случаях;
      • 50-75 лет — расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные), спецоценка, карточки по взносам и справки 2-НДФЛ при отсутствии лицевых счетов у сотрудников, гражданско-правовые и трудовые договора, прием на работу, перевод и увольнение.

    Время сбережения отсчитывается с момента утраты действия издания либо по окончании расследования и вынесения судебного решения по делу, до замены новыми. Время хранения исчисляется с 1 января года, следующего за тем, в котором использование окончено.

    Но есть и исключения из правил. Хранение в архиве некоторых бухгалтерских документов, например, по амортизации, проводится с даты выбытия объекта. Бланки, созданные с 1 января 2003 года, хранятся 75 лет. Бланки с более ранней датой — 50 лет. Категория с особым периодом ведения архива документов в организации обозначается соответствующими пометками: «до ликвидации фирмы», «постоянно», «ЭПК» и пр.

    Порядок передачи бумаг на хранение

    Перед сдачей в хранилище проверяется правильность оформления и создание папок, соответствие номенклатуре. Всеми недочетами занимаются сотрудники, несущие ответственность за документацию. Если выяснилась недостача, утерянные экземпляры или ищут, или восстанавливают.

    Передача в архив выполняется в присутствии человека, отвечающего за формирование и хранение дел либо лица, сдающего на сбережение. На каждом экземпляре в конце описи цифрами и прописью прописывают число переданных экземпляров и недостающие документы. При ликвидации фирмы процедура архивирования также обязательна. Передачу проводит председатель комиссии по ликвидации.

    Уничтожение дел

    Уничтожение дел из хранилища с истекшим сроком производится по своему методу. Каждое подразделение делает список наименований, подлежащих уничтожению на основании экспертизы ценности. Акт об изъятии и уничтожении включает дела, по которым сроки истекли до 1 января того года, когда он составлен.

    Например, документ со сроком сбережения до января 2022 года не может записываться в акт, написанный в 2022 году.

    Нельзя изымать дела из хранилища только на основании описи или номенклатурных записей. Чтобы убедиться, что все единицы с истекшими сроками будут уничтожены, проводят просмотр каждой страницы содержимого папок. Бывает, что в них случайно попадают экземпляры длительного или постоянного хранения в архиве. Главное помнить, что за их преждевременную ликвидацию фирма несет административную ответственность! Листы уничтожаются шредером с классом секретности 3 и выше. Бумажные опилки передаются на повторную переработку.

    Инструкция по архивированию документов 
      • разделить экземпляры по срокам;
      • составить опись на все экземпляры в наличии;
      • оформить обложки, распределить бланки по папкам;
      • истребить неактуальные страницы, которые не подлежат сохранению;
      • подшить дела в архив;
      • расставить дела в алфавитном порядке;
      • издать приказ о назначении сотрудников, у которых будет доступ в хранилище;
      • вести учет поступающих единиц.

    Допускаются ли сторонние компании к архивированию

    К архивированию допускаются сторонние компании, специализирующиеся на этом. Такой подход целесообразен в следующих ситуациях:

      • фирма большая, в течение года накапливается огромная кипа бумаг, которые систематизировать своими силами очень сложно;
      • предприятие решило сделать электронный архив с нуля и объем работы настолько велик, что штатным работникам это не по силам;
      • бумаги отправляют на хранение в государственный архив, для этого требуется высокий уровень компетентности сотрудников, участвующих в архивировании.

    У нас в Сити Складе документы хранятся в чистом, безопасном, специально оборудованном помещении с постоянной охраной и видеокамерами, чтобы ваши бумаги лежали в целости и сохранности. Поддержание дел в специальном архиве позволит быстро ориентироваться и находить нужные экземпляры в короткие сроки.

    Полное руководство по архивированию документов

    Люсион Технологии Опубликовано