Архивация документов: Зачем архивировать документы и как сделать это правильно — Право на vc.ru — ICQ Information Center. Продажа ICQ. Продажа уинов. Продажа асек. ICQ sale. Sale ICQ.

Архивация документов: Зачем архивировать документы и как сделать это правильно — Право на vc.ru

Содержание

Зачем архивировать документы и как сделать это правильно — Право на vc.ru

С течением времени количество документов растет у частных компаний и бюджетных учреждений — бухгалтерская, налоговая отчетность, договоры и расчеты с контрагентами, документация по персоналу и прочая. Чем организация старше и крупнее – тем больше документов у нее образуется с течением времени, и их нужно где-то хранить. Даже если речь идет о малом бизнесе, лет за 5-10 документация у самой небольшой фирмы будет занимать как минимум несколько шкафов. В небольшой серии материалов вместе с экспертами компании «Первая Архивная Компания» разберемся, как правильно, без нарушения требований законодательства, освободить офис от неактуальных документов.

2883 просмотров

Если какие-то документы накопились у вас дома – их можно просто выбросить на помойку. Но когда речь идет о юридическом лице, все не так просто, потому что законодательство обязывает его хранить документы в течение определенного срока, обычно довольно длительного.

Так, период хранения первичной бухгалтерской документации – минимум 5 лет. Для некоторых документов, особенно кадровых (трудовые договоры, ведомости о начислении заработной платы, личные дела сотрудников и прочие) сроки хранения сроки хранения доходят и вовсе до 50-75 лет.

Сколько именно нужно хранить те или иные документы четко прописано в приказе Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Причем срок хранения можно увеличить, а вот самовольно уменьшить нельзя – такие попытки грозят организации серьезными штрафами. И даже наличие электронного документооборота не отменяет необходимости хранения бумажных версий документов – они могут потребоваться в случае налоговых проверок.

Итак, как подойти к хранению документов правильно? Здесь у организации есть два варианта действий. Если есть достаточно места, можно сформировать собственный архив, либо сдать документы на временное хранение.

Шаг первый – экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности – обязательная процедура перед формированием архива. По сути, это подробный анализ всей документации. Он нужен для того, чтобы установить, какие документы относятся к документам временного хранения (до 10 лет включительно), по личному составу, а какие необходимо хранить постоянно, то есть бессрочно. Далее экспертиза устанавливает, по каким документам делопроизводство уже завершено, а по каким – нет. После этого появляется четкое понимание, какие документы должны быть помещены в архив и когда именно.

Например, делопроизводство по документу завершено в прошлом году (или ранее), но установленный законом срок хранения не истек – значит, документ может быть помещен в архив. Если же срок хранения истек, экспертиза должна решить дальнейшую судьбу документа – либо также помещать в архив (возможно, в будущем он для чего-либо потребуется), либо уничтожать. Уничтожение документов тоже происходит по определенным правилом, но подробнее об этом — в следующем материале.

Кто проводит экспертизу ценности? Для этой процедуры руководителю организации (либо одного из подразделений, если организация крупная и объем документооборота у нее очень большой) необходимо создать экспертную комиссию, а также разработать нормативный акт (Положение), устанавливающий ее состав, полномочия, порядок и методы проведения экспертизы ценности документов. Если на это нет времени, экспертизу ценности можно доверить специалистам архивной компании.

Шаг второй – формирование дел

После проведения экспертизы ценности, исполненные документы необходимо систематизировать и сгруппировать в дела. Именно дело, а не отдельный документ, будет единицей хранения в архиве. Формирование дела — тонкая и кропотливая работа, требующая соблюдения большого количества правил. Например:

Документы постоянного и временного хранения не могут быть помещены в одно дело
В деле должно содержаться по одному экземпляру каждого документа, без копий и черновиков
Документы, относящиеся к одной теме, нужно располагать рядом друг с другом. Также рядом должны быть документы и все приложения к ним
Документы в деле должны быть одного календарного года. Исключением является переходящее дело (такое дело содержит документы, вопросы по которым не завершены в течение года)
Нельзя помещать в дело документы, подлежащие возврату
Исходящие документы в деле группируются по дате отправления и наоборот. Для некоторых документов, например, личных карточек сотрудников, предусмотрен алфавитный порядок группировки
Для некоторых документов возможен смешанный порядок систематизации – сначала по алфавиту, затем хронологически и т.д.

Отдельные правила регламентируют максимальное количество листов в деле (не более 250) и его толщину (не более 4 см). Если дело получается слишком объемным, его можно разделить на равные части – тома. Так, дело в 300 листов можно представить в виде двух томов по 150 листов в каждом.

Шаг третий – нумерация листов в деле

Если речь идет о делах постоянного хранения и по личному составу, листы в нем потребуется пронумеровать (для дел временного хранения это необязательно). Здесь тоже существуют правила. К примеру, для каждого тома дела необходима своя нумерация листов, выполняется она обязательно арабскими цифрами, карандашом в верхнем правом углу листа.

Случается, что ранее, до помещения в дело, документ уже был пронумерован. В таком случае старый номер нужно аккуратно зачеркнуть и проставить новый. Если документ многостраничный и имеет внутреннюю нумерацию – каждый его лист тоже получает новый номер в общем порядке.

Шаг четвертый – архивная опись

После того, как дела сформированы их тоже нужно систематизировать. Для этого составляется опись – по сути, справочник, в котором все дела учтены и приводится их содержание, что облегчает поиск отдельных папок и документов при необходимости. Одну опись на все дела составить не получится. Правила организации хранения, утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года, предписывают отдельно описывать разные категории дел. Поэтому существует несколько основных видов архивной описи:

Для дел постоянного хранения
Для дел временного хранения
Для дел, характерных для конкретной организации, например, с документами по судебным решениям.
Для дел по личному составу (тут есть разновидности – нужно отдельно описывать дела с документами по лицевым счетам персонала, личным делам уволенных сотрудников, приказы по личному составу и др.).
Для дел, в которые объединены электронные документы

Сама по себе опись представляет собой табличку с указанием номера и индекса дела, его заголовка (чтобы было понятно содержание), периода действия содержащихся в нем документов и количества листов. Также при необходимости отмечается, к какому подразделению организации относится описываемое дело. В табличке должна быть и раздел «Примечания» для отметок, например, о приеме или передаче дел. В конце описи прописью и цифрами указывается количество дел, особенности их нумерации (наличие или отсутствие пропущенных номеров), а также номера первого и последнего дела. К уже готовой описи нужно приложить титульный лист с названием и номером фонда, названием архива, где будут хранится дела, номером и названием описи (там отмечается, документы какой категории содержатся в деле – постоянного, временного хранения и т.

п.), датами первого и последнего дела.

Шаг пятый – переплет и оформление дел

Документы сшиваются в твердую обложку, корешок обклеивается специальным материалом. На обложке и корешке дел проставляются штампы и шифры, рукописным способом на архивное дело наносится информация.

К завершающему этапу архивной обработки документов можно отнести работы по сверке дел с архивной описью и систематизации дел после всех проведенных работ – по хронологии, по структурным частям, по значимости и т.д.

После всех этих процедур документы будут готовы к хранению в организации или передаче в государственный либо любой другой архив.

Архивация документов — как правильно организовать

https://citysklad24.ru/blog/arhivaciya-dokumentov/ https://citysklad24.ru/wp-content/uploads/2022/09/64-e1562304604493.jpg Как архивировать документы правильно

Хранением бумаг занимается почти каждая организация, фирмам и их сотрудникам будет не лишним знать о том, как правильно архивировать документы….

MainAdminMainAdmin 30.09.2022 28.10.2022 MainAdminMainAdmin https://citysklad24.ru/wp-content/themes/citysklad/assets/images/logo.png https://citysklad24.ru/wp-content/uploads/2022/09/64-e1562304604493.jpg

30.09.2022

Содержание

Хранением бумаг занимается почти каждая организация, фирмам и их сотрудникам будет не лишним знать о том, как правильно архивировать документы. Эта процедура содержит подготовку бланков в соответствии с требованиями законодательства, формирование дел, систематизацию, проведение экспертизы и установление периода сбережения, отбор, отправку в специальное хранилище. Целью такой процедуры является регулирование документооборота, его защита от незаконного доступа и сохранение ценных бумаг.

Как архивировать документы правильно

Как организовать архив

Создание хранилища с нуля задача трудная. В любой организации скапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без порядка тяжело. Для архивирования документов организация привлекает одного из своих работников, который специализируется на архивации, либо обращается в специализированную организацию, предоставляющую услугу. Ответственный обязан знать нормативную базу, касающуюся сроков хранения. Эти сведения нужно обозначать на титульных листах дел.

Для учета нужно обзавестись журналом. Туда вносят всех людей, у которых есть доступ к хранилищу. Всегда записывается дата выдачи и возврата в хранилище. Документация находится на хранении в том виде, в котором она была оформлена с самого начала. Например, если накладная была создана в электронном виде, то для ее сбережения не нужно распечатывать и заверять ее еще раз.

Дальше расскажем, как грамотно создать архив документов в организации в бумажном или электронном виде.

Зачем нужно архивирование документов

Архивация документов — это способ хранения изданий для удобной работы и быстрого нахождения нужных бланков. Необходимость в этом обуславливается не только требованиями законодательства, но и практичностью. В организациях скапливается огромное количество изданий, в которых со временем можно запутаться.

Многие компании создают электронные дела, однако большинство документов действительны только в бумажном виде. Из-за этого электронная архивация документов считается лишь дополнением к бумажной.

Существует несколько видов хранения, но система функционирования документооборота в них похожая. Архивные экземпляры нужно держать в порядке, понимать все нюансы, соблюдать требования законодательства и советы по ведению архива. Налаженная система выстроит дела во всех отделах организации.

Какие документы нужно сдавать

Список изданий для архивации утвержден в приказе Росархива № 236 от 20. 12.2019 года. В распоряжении указан срок годности, по истечении которого бланки нужно уничтожить. Весь список можно разделить на 3 группы:

Временные бумаги — регламенты, приказы, распоряжения, переписки с контрагентами и партнерами. Они находятся на хранении в архиве до 10 лет.
Долговременные — технико-экономический паспорт, кадры, сертификация, сведения о начале и прекращении действия юридического лица, данные по созданию архива, защите информации и резервному копированию. Их держат больше 10 лет.
Постоянные — учредительные бумаги, устав, регистрационные журналы, прайсы, каталоги товаров, акты об уничтожении, описи, номенклатуры, отчеты и им подобные. Они находятся на хранении в архиве в течение всего срока деятельности компании.

Издания с названием «До минования давности» актуальны до той поры, пока они не утратят свое значение. Срок их годности не выше 1 года.

Как подготовить документы

По законодательству, перед тем, как подать содержание в хранилище, его необходимо подготовить. Под подготовкой имеется в виду обработка по всем канонам, иначе это чревато штрафами. В подготовке нуждаются экземпляры бумажного и электронного вида. Специфика процедуры зависит от типа дел.

Внимательно подходят и к обработке наименований, которые будут находиться на хранении на длительной и постоянной основе. Здесь нужно следить за тем, чтобы экземпляры не потеряли целостность и первозданный вид, не успели испортиться или стать похищенными. Сначала нужно определиться, в каком хранилище будут содержаться документы организации:

в офисе компании;
в электронном хранилище;
у сторонней фирмы.

В первом варианте, то есть в офисе, для дел нужно завести свое место, которое будет подходить по влажности и температуре. Экземпляры укладывают на стеллажи в коробы. При передаче подготовка минимальна, большинство работ берет на себя организация, предоставляющая услугу. Для подготовки в цифровой архив нужна оцифровка бланков и расположение их в системе по атрибутам, позволяющим быстро отыскать искомое.

Сколько хранить документы

По правилам архивации, до передачи на сбережение в хранилище бумаги хранят в отдельных кабинетах или закрытых шкафах. На должностное лицо возлагаются задачи по ведению документации. Сдача в хранилище производится по акту. В 2020 году были внесены изменения по сроку хранения. В зависимости от типа бумаг он может составлять:

1 год — заявления сотрудников о предоставлении им копии или информации;
3 года — согласие на обработку персональную данных, предупреждения и уведомления сотрудников, дисциплинарные наказания;
5 лет — первичка по учетной политике, счета-фактуры, передача и прием недвижимости, отчетность, реестры, справки, в том числе о задолженностях, журналы по кадрам и учетные книги, меры повышения условий труда, ведение архива;
10 лет — недостачи, кредитные договоры о займе, аренде, движимому имуществу, залогу;
15 лет — паспорта сделок, договоры по недвижимости;
45 лет — журналы регистрации и бумаги об авариях и несчастных случаях;
50-75 лет — расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные), спецоценка, карточки по взносам и справки 2-НДФЛ при отсутствии лицевых счетов у сотрудников, гражданско-правовые и трудовые договора, прием на работу, перевод и увольнение.

Время сбережения отсчитывается с момента утраты действия издания либо по окончании расследования и вынесения судебного решения по делу, до замены новыми. Время хранения исчисляется с 1 января года, следующего за тем, в котором использование окончено.

Но есть и исключения из правил. Хранение в архиве некоторых бухгалтерских документов, например, по амортизации, проводится с даты выбытия объекта. Бланки, созданные с 1 января 2003 года, хранятся 75 лет. Бланки с более ранней датой — 50 лет. Категория с особым периодом ведения архива документов в организации обозначается соответствующими пометками: «до ликвидации фирмы», «постоянно», «ЭПК» и пр.

Порядок передачи бумаг на хранение

Перед сдачей в хранилище проверяется правильность оформления и создание папок, соответствие номенклатуре. Всеми недочетами занимаются сотрудники, несущие ответственность за документацию. Если выяснилась недостача, утерянные экземпляры или ищут, или восстанавливают.

Передача в архив выполняется в присутствии человека, отвечающего за формирование и хранение дел либо лица, сдающего на сбережение. На каждом экземпляре в конце описи цифрами и прописью прописывают число переданных экземпляров и недостающие документы. При ликвидации фирмы процедура архивирования также обязательна. Передачу проводит председатель комиссии по ликвидации.

Уничтожение дел

Уничтожение дел из хранилища с истекшим сроком производится по своему методу. Каждое подразделение делает список наименований, подлежащих уничтожению на основании экспертизы ценности. Акт об изъятии и уничтожении включает дела, по которым сроки истекли до 1 января того года, когда он составлен.

Например, документ со сроком сбережения до января 2022 года не может записываться в акт, написанный в 2022 году.

Нельзя изымать дела из хранилища только на основании описи или номенклатурных записей. Чтобы убедиться, что все единицы с истекшими сроками будут уничтожены, проводят просмотр каждой страницы содержимого папок. Бывает, что в них случайно попадают экземпляры длительного или постоянного хранения в архиве. Главное помнить, что за их преждевременную ликвидацию фирма несет административную ответственность! Листы уничтожаются шредером с классом секретности 3 и выше. Бумажные опилки передаются на повторную переработку.

Инструкция по архивированию документов

разделить экземпляры по срокам;
составить опись на все экземпляры в наличии;
оформить обложки, распределить бланки по папкам;
истребить неактуальные страницы, которые не подлежат сохранению;
подшить дела в архив;
расставить дела в алфавитном порядке;
издать приказ о назначении сотрудников, у которых будет доступ в хранилище;
вести учет поступающих единиц.

Допускаются ли сторонние компании к архивированию

К архивированию допускаются сторонние компании, специализирующиеся на этом. Такой подход целесообразен в следующих ситуациях:

фирма большая, в течение года накапливается огромная кипа бумаг, которые систематизировать своими силами очень сложно;
предприятие решило сделать электронный архив с нуля и объем работы настолько велик, что штатным работникам это не по силам;
бумаги отправляют на хранение в государственный архив, для этого требуется высокий уровень компетентности сотрудников, участвующих в архивировании.

У нас в Сити Складе документы хранятся в чистом, безопасном, специально оборудованном помещении с постоянной охраной и видеокамерами, чтобы ваши бумаги лежали в целости и сохранности. Поддержание дел в специальном архиве позволит быстро ориентироваться и находить нужные экземпляры в короткие сроки.

Полное руководство по архивированию документов

Люсион Технологии Опубликовано

Архивирование документов необходимо для долгосрочного хранения важных документов. К счастью, вам не нужно хранить каждый документ годами, а значит, не нужно все архивировать. Учитывая, что средний офисный работник обрабатывает 10 000 листов бумаги каждый год, архивирование всех документов было бы непосильной задачей.

Однако некоторые документы следует хранить в течение более длительного времени. Вам может потребоваться заархивировать документы, чтобы соответствовать определенным юридическим, нормативным требованиям и требованиям безопасности.
Вам также может понадобиться вести определенные записи, которые могут понадобиться вам для возможных будущих аудитов. Дело не в желании сохранить эти документы, а в необходимости их сохранения.
Многое нужно знать об архивировании документов, в том числе о том, нужно ли это делать вашему бизнесу или организации. Читайте дальше, чтобы узнать больше в этом подробном руководстве.
Ключевые выводы :
Архивирование документов предполагает долгосрочное хранение неактивных документов.
Архив документов может быть физическим для бумажных документов или цифровым для электронных файлов.
Вам следует заархивировать документы, которые необходимо сохранить для юридических, нормативных или аудиторских целей.
Процесс архивирования документов включает планирование, очистку и сканирование бумажных документов.
Что такое архивирование документов?
Архивирование документов касается долгосрочного хранения неактивных документов. Это статические документы — документы, которые нельзя или не следует редактировать или изменять, — которые не используются или к которым не обращаются регулярно.
Архивирование неактивных документов часто необходимо по юридическим причинам или по причинам соответствия, или в случае, если они необходимы для аудита. Таким образом, архивные документы должны легко извлекаться, даже если они не используются регулярно.
Только неактивные документы являются кандидатами на архивирование. Динамические документы, используемые в повседневной работе бизнеса, не подходят для архивирования — они должны оставаться в активном использовании. (Что касается всех тех документов, которые вам не нужно архивировать? Выбросьте их, когда закончите с ними!)
Вы можете архивировать как физические, так и цифровые документы. На самом деле оцифровка физических документов в цифровом архиве является предпочтительным подходом для многих организаций, так как проще и экономичнее хранить цифровые документы в течение длительного времени. При этом в некоторых организациях есть гибридные архивы, включающие как физические, так и цифровые документы.
Какие типы компаний получают выгоду от архивирования документов?
Не каждому предприятию или организации необходимо создавать архив документов, но многим это необходимо. Вашему предприятию необходим архив документов, если:
Вы производите много документов
Вам необходимо иметь доступ к историческим данным
В соответствии с законодательством или отраслевыми нормами вы обязаны хранить определенные документы в течение определенного периода (или, в случае финансовых документов, на весь срок вашего бизнеса)
Вероятно, в какой-то момент времени ваш бизнес будет подвергаться аудиту.
Эти характеристики описывают множество предприятий и организаций. Если это похоже на вашу фирму, вам нужно использовать архивирование документов.
Чем архивирование документов отличается от резервного копирования файлов?
Архивирование документов — это не то же самое, что резервное копирование файлов. Архивация предназначена только для неактивных документов, тогда как резервные копии предназначены для активных файлов, используемых в повседневных операциях.
Архив предназначен для хранения исходных документов на случай, если они потребуются по разным причинам. Цель резервного копирования файлов — иметь копию активных файлов на случай потери или повреждения исходных файлов, чтобы обеспечить непрерывность работы. Вы можете хранить как архивы, так и резервные копии локально или в облаке.
Как работает архивация документов?
Архивирование документов — это многоэтапный процесс. Для поддержания архива в актуальном состоянии и безопасности требуется как тщательное планирование, так и постоянное внимание.
1. Оценка потребностей
Первым шагом в архивировании документов является определение того, почему вам необходимо архивирование и чего вы надеетесь достичь при этом. Этот шаг включает в себя:
Определение типов документов для архивирования
Определение причин необходимости архивирования этих документов
Определение того, как часто, по вашему мнению, может потребоваться доступ к архивным документам и кому
2.
Удаление ненужных файлов
Вам не нужно хранить все имеющиеся у вас документы в течение длительного времени. Вы не хотите тратить время, деньги и место для хранения на архивирование документов, которые вам никогда не понадобятся. Определите те документы, которые требуют архивирования по юридическим, нормативным или аудиторским причинам, и избавьтесь от остальных. Это включает в себя безопасное уничтожение неиспользованных бумажных документов.
3. Создайте график хранения
Вы должны знать, как долго вам нужно хранить различные типы архивных документов, чтобы хранить эти документы столько, сколько необходимо, и удалять их, когда они больше не нужны. Определите юридические и нормативные требования к хранению и настройте график хранения, когда (или если) вы можете удалять архивные документы.
4. Определите подходящее место для хранения
Где хранить архив документов? Когда дело доходит до физических архивов, вы можете хранить их на месте, в безопасном хранилище за пределами офиса или вне офиса с помощью профессионального средства управления записями. Цифровые архивы можно хранить на собственных серверах или удаленно в облаке. Облачное хранилище особенно популярно, поскольку оно обеспечивает доступ из любого удаленного места и не требует регулярного обслуживания и управления со стороны вашего ИТ-отдела.
(В следующем видео обсуждаются преимущества облачного хранилища.)

5. Импорт и обработка документов
Если вы создаете цифровой архив документов, вам потребуется импортировать и обрабатывать существующие физические документы в электронном формате. . Это означает сканирование этих документов, как правило, в файлы PDF, а затем использование технологии оптического распознавания символов (OCR) для преобразования отсканированных изображений в индексируемый текст.
6. Отправка документов в архив
После того, как вы отсканировали и обработали все физические документы, вы можете объединить их с существующими цифровыми документами и отправить в архив документов. Если вы ведете отдельный физический архив, отправьте туда свои физические документы.
Почему цифровое архивирование документов является лучшим подходом?
Поддержание физического архива документов требует времени и денег, а также занимает ценное физическое пространство либо в вашем офисе, либо в стороннем хранилище. (Создание одного бумажного документа стоит 20 долларов.) Архивирование документов в цифровом виде экономит время и деньги и практически не занимает физического места.
Преобразование физических документов для хранения в архиве цифровых документов дает множество преимуществ. К ним относятся:
Архив хранится в цифровом виде, поэтому он не занимает физического места (больше никаких картотечных шкафов и банковских ящиков!)
Обеспечивает быстрый поиск определенных документов по ключевым словам несанкционированный доступ
Обратитесь к FileCenter для архивации документов
Если вашей компании необходимо архивировать неактивные документы, обратитесь к специалистам FileCenter. Наша система управления документами — это универсальное решение для создания архивов цифровых документов. Мы можем помочь вам оцифровать, хранить и управлять всеми вашими важными файлами и документами — как текущими, так и историческими. Более того, FileCenter легко устанавливается и работает со всеми основными облачными службами для удаленного архивирования.
Свяжитесь с FileCenter сегодня по телефону , чтобы узнать больше об архивировании документов!
12 Что нужно знать об архивировании документов
Традиционно «архивирование» означает сохранение исторических записей. Поддерживаемые записи уникальны, в отличие от книг в библиотеке, которые обычно имеют много экземпляров в обращении. Архивы служили первоисточниками для исследований по конкретным темам. Например, у Coca Cola есть исторический архив, в котором записана история компании, и он может использовать детали, чтобы оживить старые воспоминания и повысить привлекательность своего бренда.
В современном программном обеспечении для электронного документооборота архивирование имеет особое значение. Это может означать выгрузку малоиспользуемых данных из дорогого первичного хранилища в менее дорогие вторичные устройства хранения. Выгруженные данные по-прежнему доступны, когда это необходимо.
Такая стратегия архивирования не только снижает расходы, но и повышает производительность системы, которая в противном случае может снизиться. Было подсчитано, что до 80 процентов производственных данных могут не иметь критического значения и, следовательно, не должны быть доступны немедленно.
При архивировании электронных данных часто используются автоматизированные программы, которые выявляют малоиспользуемые записи и перемещают их на вторичные устройства хранения, которые все еще могут быть доступны в режиме онлайн. Например, данные могут быть перемещены в сторонние веб-хранилища.
Электронное архивирование может включать объединение множества файлов, часто их сжатие и шифрование. Такая практика может уменьшить требования к пространству для хранения, а шифрование может сделать данные доступными только для тех, у кого есть ключ для доступа.
Обеспечение целостности заархивированных данных имеет важное значение, и алгоритмы обнаружения ошибок обычно используются для проверки того, что копия совпадает с оригиналом.
В то время как цели архивирования производственных данных заключаются в снижении затрат и повышении производительности, непроизводственные данные обычно архивируются в соответствии с нормативными требованиями (в дополнение к записи истории). Правительственные постановления требуют, чтобы определенные записи, такие как финансовые счета, хранились в течение определенного количества лет.
Сохранение электронных данных сталкивается с рядом уникальных проблем. Технический прогресс в индустрии информационных технологий идет чрезвычайно быстро, и это приводит к тому, что аппаратное и программное обеспечение, используемое для создания данных, быстро устаревает.
Носители данных становятся все более компактными, и новые носители, использующие другие форматы файлов, могут быть не в состоянии считывать данные, созданные старыми носителями. Новые версии программного обеспечения также регулярно выпускаются, чтобы использовать преимущества технологических усовершенствований, и текущие версии могут не иметь возможности считывать данные, созданные старыми версиями.
Было предложено несколько стратегий для решения проблем с удобочитаемостью, связанных с архивными данными. К ним относятся регулярное копирование старых данных на новые носители, регулярное преобразование старых данных в новые форматы и разработка программ эмуляции, которые могут позволить существующим системам моделировать более ранние среды и считывать данные, созданные в этих средах.
Архивирование электронных данных должно решать проблемы с удобочитаемостью, и это часто решается путем пометки каждого документа политикой хранения. Данные, срок полезного использования и установленный законом срок службы которых истек, могут быть удалены безвозвратно, что сэкономит затраты на поддержание старых данных в удобочитаемом формате.