Архивирование документации: Архивация документов постоянного срока хранения

Архивирование документации: Архивация документов постоянного срока хранения

Архивация документов постоянного срока хранения

В делопроизводстве многих компаний, фирм и организаций существует ряд документов постоянного срока хранения. К бумагам, срок хранения которых является неограниченным, относятся материалы относительно личного состава компании, а также другие документы государственной и муниципальной службы.

Как проводится отбор документов постоянного срока хранения?

Чтобы определить круг документов, предназначенных для постоянного хранения, используется номенклатура дел предприятия, причем необходимо просмотреть каждый лист дела. Если обнаруживаются дублирующие экземпляры – они подлежат изъятию, так же, как и всевозможные черновики, копии и бумаги, имеющие временный срок хранения.

Вместе с полистным просмотром дел проводится отбор документов, подлежащих временному хранению, до 10-и лет включительно, срок хранения которых уже истек.

В чем заключается архивация документов?

Архивация представляет собой комплекс переплетных и архивных работ, необходимых для систематизации и упорядочения документов. При проведении архивирования необходимо составление научно-справочного аппарата, то есть номенклатуры дел, описи дел, внутренней описи, акта о выделении к утилизации документов и т.д.

Архивация документов проводится в несколько этапов:

• Подготовительный этап. Специалисты нашей компании анализируют фонд документов организации для выявления его состава и особенностей, знание которых позволяет сделать работу по архивации максимально эффективной и оперативной.
• Сортировка документов. На данном этапе из документального фонда устраняются не имеющие ценности документы, хранение которых не является необходимым.
• Систематизация документов. Чтобы облегчить поиск бумаг, в архиве их распределяют по времени создания, типу, принадлежности к той или иной структуре компании или по другим критериям. Систематизированные документы подшиваются в дела, на которых проставляется печать организации.
• Опись документов. Перед тем, как архивироваться, дела снабжаются титульным листом. На нем указываются перечень скрепленных бумаг, их число, архивный код, срок хранения и другие данные.
• Каталогизация. Данный этап архивации документов предусматривает их помещение в место хранения. Обычно дела распределяются по стеллажам архива в соответствии с их типом – на одной полке находятся накладные, на другой – личные дела сотрудников и т. д.

Переплетные работы

Целесообразно переплетать как документы постоянного хранения, так и документы, подлежащие временному или оперативному (до 5 лет) хранению.

Что касается документов постоянного срока хранения, они могут переплетаться только после окончания обработки архива, экспертизы ценности документов и выделения бумаг для утилизации. В переплетенном виде бумаги хранятся долго, не подвергаясь опасности порчи. Обычно сформированное и переплетенное дело содержит в себе не более 250 листов. Средняя толщина такого дела не превышает 4 см.

Если документы направляются на архивацию, они могут быть подшиты в твердую картонную обложку таким образом, чтобы можно было легко прочесть любую бумагу из папки.

Для чего производятся переплетные работы?

Переплет дел, направленных на архивное хранение, выполняется для:

предупреждения преднамеренной выемки документов; предотвращения случайной потери документов в ходе работы с ними; уплотнения дел, в результате которого высвобождаются офисные площади; формирования дел, предназначенных для представления их на аудит; формирования дел для их передачи на архивное хранение.

Преимущества передачи дел в архив

Работа любой компании не в последнюю очередь зависит от порядка в документах, гарантировать который может архивирование. Среди его преимуществ:

• экономия офисного пространства;
• контроль местонахождения всех бумаг, удобный и быстрый поиск любого файла. Формирование архива сопровождается созданием базы данных, проведением классификации и систематизации;
• возможность замены или восстановления любого утерянного документа;
• уничтожение файла по указанию владельца или по истечении срока хранения. Автоматизированная система архива своевременно напоминает о необходимости утилизации;
• постоянная готовность к аудиторским и налоговым проверкам;
• передача документов в Архивный Фонд Российской Федерации в случае ликвидации компании-заказчика;
• полная конфиденциальность информации и защита от несанкционированного прочтения или изъятия документов.

Архивация документов в компании ОРБ

Архивирование – важная и необходимая процедура функционирования любой организации. Компания ОРБ предлагает комплексные услуги по архивации документов. Квалифицированные сотрудники с огромным опытом работы обеспечат своевременную систематизацию, учет и сохранность ваших бумаг.

Архивация документов: как правильно архивировать и вести документацию в бумажном виде: правила оформления и ведения архива, пошаговая инструкция организации работы с бумагами

Процедура хранения бумаг согласно их срокам давности проводится в почти каждой организации.

В статье с пошаговой инструкцией расскажем, как правильно архивировать документы. Процесс включает подготовку бланков в соответствии с требованием законодательства, систематизацию, формирование дел, выполнение экспертизы и установление времени сбережения, отбор, подлежащих уничтожению, отправка в специальное хранилище. Задачей такой процедуры является упорядочивание документооборота, защита от несанкционированного доступа и сбережения на этапе исполнения.

Содержание:

1. Как организовать архив на предприятии
2. Зачем требуется процедура
3. Какие документы сдаются на хранение
4. Как подготовить документы к сдаче
5. Граничные сроки
6. Общий порядок передачи бумаг на хранение

• Уничтожение дел
• Оформление обложки при смене названия
• Определение законченности сводной описи

Включение электронных баз данных

Организация архивного помещения на предприятии с нуля

Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде

Заключение

Как организовать архив на предприятии

Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.

Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.

Зачем требуется процедура

Архивирование – это метод обустройства хранения изданий с целью систематизации их для комфортной работы и быстрого нахождения искомых бланков. Такая необходимость возникла не только в качестве обязанности на законодательном уровне, но и с практической стороны. Во время деятельности компании накапливается огромное количество разнообразных изданий, в которых со временем сложно ориентироваться.

Существует несколько разновидностей хранилищ, но система функционирования документооборота в них подобная. Содержать в порядке архивные бумаги трудоемко, необходимо знать все нюансы процесса, соблюдать требования законодательства и рекомендации по ведению архива. Правильно реализованная система позволить наладить продуктивную работу во всех подразделениях компании и построить эффективную хозяйственную деятельность.

Какие документы сдаются на хранение

Перечень изданий, подлежащих архивации, утвержден в приказе Росархива № 236 от 20. 12.2019 года. В данном распоряжении прописан допустимый срок годности, по истечении которого эти экземпляры подлежат уничтожению. Весь список условно можно поделить на 3 основные группы:

• Временные – бумаги, связанные приказами и распоряжениями, регламентами и реорганизацией фирмы, переписки с партнерами и контрагентами. Они находятся на хранении до 10 лет.
• Долговременные – по кадрам, о сертификации, начале и прекращении деятельности юридического лица, по формированию архива документов, защите информации и резервному копированию, а также технико-экономический паспорт. Их сберегают свыше 10 лет.
• Постоянные – устав, учредительные бумаги, регистрационные журналы, каталоги товаров, прайсы, акты об уничтожении, номенклатуры, описи, отчеты и прочие подобные издания. Они хранятся в течение всего периода существования компании.

Издания с надписью «До минования давности» актуальна до тех пор, пока она не потеряет практическое значение. Их срок годности не превышает 1 год.

Как подготовить документы к сдаче

Согласно законодательству, содержание перед передачей в архив необходимо подготовить. Под подготовкой подразумевается обработку в соответствии с правилами. Неправильно выполненные подготовительные работы чреваты штрафными санкциями при проверке контролирующими органами. В подготовке нуждаются экземпляры в электронном и бумажном виде. Особенности процедуры зависят от типа дел.

Тщательно подходят к обработке наименований, которые будут храниться на постоянной и длительной основе. Здесь нужно принять меры, чтобы экземпляры сохранили целостность и первозданный вид, исключить вероятность случайной порчи или хищения. Изначально следует решить, в каком месте будет происходить архивация документов в организации:

• в офисе предприятия;
• в электронном хранилище;
• сторонней фирмой.

При офисном сбережении для дел необходимо отвести определенное место, которое будет отвечать параметрам по влажности и температуре. Их укладывают на стеллажах в специальных коробах. При передаче на сохранность вне офиса подготовка минимальна. Большинство работ по архивированию фирма, предоставляющая такую услугу, берет на себя. Для подготовки файлов в цифровой архив понадобится оцифровка бланков и расположение их в системе согласно структуре по определенным атрибутам, позволяющим быстро найти искомое.

Граничные сроки

Согласно правилам архивации документов в организации, до передачи на архивное сбережение их хранят в подразделении в закрытых шкафах либо отдельных кабинетах. На соответствующее должностное лицо возлагаются функции по ведению документации. Передача в хранилище выполняется по акту. В 2020 году были внесены изменения, касающиеся времени хранения. В зависимости от типа бумаг граничное время составляет:

• 1 год – заявления работников о предоставлении им какой-либо копии либо информации;
• 3 – согласие на персональную обработку данных, предупреждения и уведомления сотрудников, о дисциплинарных наказаниях;
• 5 – первичка, по учетной политике, счета-фактуры, о передаче и приеме недвижимости, реестра, справки, отчетность, в том числе о задолженностях, учетные книги и журналы по кадрам, о мерах повышения условий труда согласно инструкции по ведению архива;
• 10 – о недостачах, кредитные договоры и о займе, по движимому имуществу, аренды, залога;
• 15 – договоры по недвижимости, паспорта сделок;
• 45 – журналы регистрации и бумаги о несчастных случаях и авариях;
• 50-75 – годовые и квартальные расчеты по страховым взносам, карточки по взносам и справки 2-НДФЛ при отсутствии у работников лицевых счетов, трудовые и гражданско-правовые договора, по спецоценке, о приеме на работу, увольнении и переводе.

Согласно правилам архивации документов, срок сбережения отсчитывается с момента, когда издание утратило свое действие либо по окончании расследования и вынесения судебного решения по делу, до замены новыми. В общем случае время хранения исчисляется с 1 января года, следующего за тем, в котором использование окончено. Если по одному экземпляру установлено несколько разных терминов, необходимо выбирать самый максимальный.

Существуют исключения из правила. Некоторые бухгалтерские бланки, например, по амортизации, хранят с даты выбытия объекта. Следует помнить, что 75 лет хранятся версии, оформленные с 1 января 2003 года. Бумаги с более ранней датой сберегают 50 лет. Существует категория с особым периодом ведения архива документов в организации. На таких папках прописывают соответствующие пометки, например, «постоянно», «до ликвидации фирмы», «ЭПК» и другие. 

Общий порядок передачи бумаг на хранение

Перед сдачей архивариусу обязательно проверяют правильность оформления и формирования папок, соответствие номенклатуре. Все недостатки устраняют сотрудники, которые несут ответственность за данную документацию. Если обнаружена недостача каких-либо экземпляров, принимают меры по их розыску и восстановлению согласно требованиям законодательства по ведению архива документов.

Передача архивариусу осуществляется в присутствии лица, ответственного за формирование и хранение дел в подразделении либо лица, сдающего на сбережение. В конце описи на каждом экземпляре записывают цифрами и прописью количество переданных экземпляров и недостающие по номенклатуре единицы. При ликвидации компании процедура архивирования также является обязательной. Передачу выполняет председатель комиссии по ликвидации.

Уничтожение дел

Уничтожение изданий с истекшим периодом выполняется по определенной процедуре. Каждое подразделение составляет список наименований, подлежащих ликвидации, на основании экспертизы ценности. Акт об изъятии и уничтожении включает дела, по которым даты истекли до 1 января того года, когда он составлен. Например, бланк с периодом сбережения до января 2021 года не может записываться в акт, написанный в 2021 году. Отвечая на вопрос о том, как вести архив документов в организации, отметим, что при изъятии первичной бухгалтерии и отчетности следует к акту приложить справку о проведении проверки контролирующими инстанциями на предмет соблюдения налогового законодательства.

Запрещается изымать издания только на основании номенклатурных записей или описи. Чтобы удостовериться, что будут уничтожены все единицы с истекшими периодами, выполняют постраничный просмотр содержимого папок. Иногда в такие папки случайным способом попадают бумаги длительного или постоянного хранения. Следует помнить, что за преждевременную ликвидацию их предприятие несет административную ответственность. Листы истребляются с помощью шредера с классом секретности три и выше. Измельченное сырье передается на повторную переработку в соответствующие фирмы.

Оформление обложки при смене названия

Бланки в папках размещаются согласно номенклатуре. Последовательность раскладки документов для работы в архиве осуществляется по определенной системе: хронологической, по алфавиту, тематической, по субъектам или в другой последовательности, утвержденной в компании. После формирования папки приступают к ее оформлению. На обложке обязательно прописывают:

• наименование компании и структурного подраздела;
• индекс дела, номер части или тома, если их несколько;
• период хранения: допускается надпись «хранить постоянно» и специальные пометки в исключительных ситуациях;
• количество листов и крайние даты тома.

Если фирма изменила название, старая версия берется в скобки, а ниже записывают измененный вариант. Иногда внутрь вкладывают приложения, которые выходят за пределы крайних дат. В такой ситуации под этой строкой делается пометка вида: «В деле имеются документы за годы…».

В изданиях, состоящих из нескольких папок, общий заголовок на обложке прописывают на всех томах. Если после оформления архива организации содержимое будет передано на хранение за стены предприятия, на обложке предусматривают место для внесения соответствующей записи. Если возникла необходимость заменить обложку, новую следует подшить поверх старой.

Определение законченности сводной описи

Описания составляются для папок, которые подлежат сбережению после прохождения экспертизы ценности. Они представляют собой справочную информацию, содержащую перечень всех единиц, передающихся в архивный фонд свыше 10 лет. На каждый тип дела составляется отдельная опись с порядковой нумерацией с целью упорядочения организации работы с документами в архиве. Она составляется по утвержденной форме ежегодно подразделением, в котором велись бумаги.

После последней описательной статьи указывают количество наименований, их крайние номера, а также особенность нумерации. Дополнительно может прикладываться оглавление с перечнем сокращений и указателями. При малом объеме бланков опись признается законченной, если в ней находятся годовые разделы за 5 лет. Каждый оконченный экземпляр нумеруется, составляется итоговая запись и делается заверительная надпись. В больших хранилищах описание является оконченной, если нумерация разделе за год превысила четырехзначное число.

Включение электронных баз данных

Повышает эффективность работы компании. Автоматизация ее и содержание в цифровом формате облегчает движение, позволяет быстро найти искомое, а также снизить нагрузку по ведению документооборота. Такая база является вспомогательной, она содержит только ту часть информации, которая изначально была сформирована в цифровом формате. Ранее было рассмотрено, как архивировать документы в бумажном виде. Хранение оцифрованных версий выполняется по той же процедуре.

Электронные дела перекодируются в нужный формат и подлежат сбережению в защищенном ZIP-архиве со всеми необходимыми метаданными. В информационной системе компании допускается сохранение наименований, термин которых не превышает 10 лет. Данные с более длительным или постоянным сроком сбережения рекомендуется передавать на сбережение в частную фирму, предоставляющую такие услуги. При удалении сведений из компьютера составляется акт. Если термин бланков не истек, уничтожить экземпляр невозможно.

Организация архивного помещения на предприятии с нуля

Перед созданием хранилища с нуля необходимо тщательно изучить требования Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 года и решить, какой способ подойдет в этом случае: оцифрованный или бумажный формат. Для бумажной документации необходимо создать правильные условия по влажности и температурному режиму, защитить ее от пыли и других негативных факторов, способных привести к порче. Процедура создания включает такие этапы:

• создание соответствующего приказа по фирме;
• разработка номенклатур;
• определения терминов сбережения бумаг;
• составление выписок дел по каждому подразделению согласно архивному каталогу;
• ознакомление должностных лиц с правилами архивирования;
• прием на хранение;
• проведение инвентаризации и составление номенклатур;
• поиск выявленной недостачи;
• составление правил по использованию хранилища, разрешений и ограничений доступа;
• создание переплета папок и картотек, присвоение категорий важности.

Работник хранилища продолжает учет вновь поступающих дел и не принимает самостоятельного решения об изъятии экземпляров с истекшим временем годности на утилизацию. Решение о ликвидации принимает комиссия, назначенная руководителем, с оформлением акта об уничтожении. В его полномочия не входит передача документации на хранение за пределы предприятия.

Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде

1. Рассортировать бумаги по срокам.
2. Составить опись на все имеющиеся в наличии экземпляры.
3. Распределить бланки по папкам, оформить обложки.
4. Уничтожить неактуальные страницы, которые не имеют ценности и не подлежат сохранению.
5. Подшить издания в архив.
6. Расставить дела по выбранному принципу, например, в алфавитном порядке.
7. Издать приказ о назначении сотрудников, которым предоставляется доступ в хранилище.
8. Вести текущий учет вновь поступающих единиц.

Заключение

К хранению документации выдвигаются жесткие требования и правила, за нарушение которых предприятию грозят штрафные санкции. Начинать работу по ведению архива следует с выделения помещения и назначения ответственных сотрудников. Все единицы прошиваются и нумеруются, укладываются в папки и коробки согласно временным периодам. Поддержание дел в порядке позволит быстро ориентироваться и находить искомые экземпляры в короткие сроки. При отсутствии помещений с соответствующими условиями ведение и сбережение хранилища рекомендуется доверить фирме, предоставляющей такие услуги.

Что такое архивирование документов и как оно работает?

Архивирование документов означает помещение информации, которую вы больше не используете регулярно, в безопасное хранилище на продолжительный период времени.

Это сложный процесс, чтобы сделать все правильно, и если вы сделаете это неправильно, вы рискуете стать уязвимыми для нарушений безопасности. Компании, занимающиеся архивированием документов, могут управлять вашими документами вместо вас, снижая риск ошибок и помогая улучшить защиту ваших данных.

На этой странице мы объясним:

• Что такое архивирование документов и как это сделать
• Как работает архивирование документов
• Как получить заархивированные документы
• Как выбрать надежную службу архивирования документов
• Часто задаваемые вопросы об услугах архивирования

Что такое архивирование документов?

Архивирование документов — это безопасное хранение информации, которую вы больше не используете регулярно.

Существует два варианта архивации документов:

• Архивирование документов в собственном помещении — это займет ценное место для хранения и означает, что вам потребуется внедрить надлежащую систему архивирования, чтобы вы могли легко находить документы, когда они вам нужны
• Архивирование документов в архивной компании — специализированная компания соберет ваши документы и сохранит их в специально отведенных для этого помещениях. В зависимости от выбранной вами услуги они:
  • заархивируйте ваши документы, отсканируйте их и отправьте вам по запросу
  • архивировать ваши документы и доставлять вам отдельные печатные копии документов по запросу
  • сканировать бумажные документы перед их архивированием или уничтожением

Архивирование документов вне офиса может сэкономить ценное пространство в вашем помещении и значительно упростить поиск документов.

Что такое архивирование цифровых документов?

Решения для управления цифровыми документами относятся к сканированию документов, которые должны храниться в цифровом виде. Это означает, что пользователь имеет больший контроль над своими электронными записями. Вы можете самостоятельно управлять цифровыми документами через онлайн-портал для более легкого доступа, хотя это, вероятно, будет стоить дополнительно.

Какие компании выиграют от архивирования цифровых документов?

• Предприятия, которые производят много документов
• Предприятия, которым необходим частый доступ к прошлым данным
• Предприятия, которые с большей вероятностью будут подвергаться аудиту (финансовые фирмы и т. д.)

Плюсы	Минусы
— Легкий доступ — Экономия места (бумажные документы могут быть уничтожены/переработаны после сканирования) — Легко найти документы по ключевым словам или штрих-коду	— Большие первоначальные затраты — Потребуется время для оцифровки бэк-каталога документов — Специализированный характер услуги означает, что эксплуатационные расходы могут быть высокими

Как работает архивирование документов?

Прежде чем архивировать какие-либо деловые документы, вам нужно определить, как вы будете это делать, чтобы все в вашей компании обрабатывали документы одинаковым образом. Создав процедуру управления документами и архивирования, вы можете гарантировать, что ваши документы архивируются правильно, надежно и легко извлекаются, когда они вам нужны.

Несколько советов о том, как архивировать бумажные документы, можно прочитать здесь и как выбрать подходящие коробки или контейнеры здесь.

Какой бы тип решения для архивирования вы ни выбрали, компания по архивированию документов должна забрать ваши документы из вашего помещения в рамках услуги.

Существует три основных вида услуг по архивированию документов:

1. Стандартные услуги по архивированию документов

Архивная компания хранит ваши документы вне офиса, на специальном складе. Они дают каждой коробке или файлу свой собственный штрих-код, чтобы вы знали, какие документы в какой коробке.

Когда вам нужен документ, вы можете попросить компанию доставить вам оригинал через службу доставки с отслеживанием.

2. Услуга сканирования по запросу для архивации документов

Служба сканирования по запросу работает следующим образом:

• Компания архивирует ваши бумажные документы.
• Когда вы запрашиваете документ, компания сканирует его и отправляет вам по электронной почте.
• Получив цифровой документ, вы можете потребовать, чтобы бумажный документ был повторно заархивирован или уничтожен.

У вас по-прежнему будет доступ к онлайн-порталу, через который вы сможете просматривать, где хранятся ваши документы и даты их извлечения или уничтожения.

3. Услуга сканирования полного архива документов

Эта услуга включает в себя сканирование всего вашего архива (или любого количества документов по вашему желанию), а затем либо уничтожение и переработку бумажных документов, либо хранение их в хранилище.

Основным преимуществом службы полного сканирования архивов является то, что после сканирования документов вы можете получить к ним доступ и управлять ими самостоятельно, не обращаясь к архивной компании с просьбой отправить их вам. Однако большинство компаний, занимающихся архивированием, не предоставляют эту услугу в качестве стандартной, вместо этого они объединяются с компаниями-партнерами, чтобы предоставить полную услугу сканирования архивов. Из-за объема выполняемой работы эта услуга часто намного дороже, чем услуга сканирования по запросу.

Как получить доступ к своим документам с помощью программного обеспечения для архивации?

Программное обеспечение для сканирования и архивирования документов позволяет легко и безопасно находить, отслеживать и извлекать архивные документы, независимо от того, находятся ли они в бумажном или цифровом формате.

• Если ваши документы были отсканированы и сохранены в цифровом виде, у вас будет полный доступ ко всему вашему архиву.
• Если ваши документы были сохранены в бумажном формате, вы можете использовать программное обеспечение для просмотра места их хранения и базовой информации, такой как даты их хранения, последнего извлечения или уничтожения.

Программное обеспечение для архивирования документов обычно имеет следующие функции:

• Интернет-портал, где вы можете запросить отправку вам копий ваших документов или запросить уничтожение документов
• Контролируемый безопасный доступ, поэтому только авторизованный персонал может просматривать, изменять или извлекать документы
• Контрольный журнал, чтобы увидеть, кто получал доступ, исправлял, сохранял или уничтожал документы

Системы штрих-кодирования часто используются вместе с программным обеспечением для архивирования, чтобы упростить и ускорить отслеживание отдельных документов и ящиков для хранения.

В Russell Richardson мы используем высокозащищенное программное обеспечение для хранения и управления документами O’Neil, которое позволяет вам искать документы, создавать отчеты, запрашивать поиск и многое другое. Если вы хотите узнать больше, позвоните нам по телефону 0800 294 6552 или свяжитесь с нами через нашу контактную форму.

Как получить заархивированные документы?

Какова процедура получения цифровых документов?

Если вы использовали службу сканирования архива	Если вы использовали службу сканирования по запросу
Все ваши документы сканируются перед архивированием. У вас будет полный доступ ко всем вашим отсканированным документам, так что вы сможете самостоятельно искать и загружать документы. Некоторые архивные компании, такие как Russell Richardson, используют партнеров по сканированию для предоставления полного сервиса сканирования архивов.	Все ваши документы заархивированы без сканирования. Вы получите цифровые копии только тех документов, которые вы запросили. Перед отправкой по электронной почте они будут зашифрованы и защищены паролем.

Какова процедура получения бумажных документов?

Архивная компания присвоит каждой коробке уникальный штрих-код, прежде чем поместить ее на хранение. Вы можете использовать эту систему штрих-кода, чтобы запросить документ, и архивная компания найдет файл и доставит его вам лично.

Доставка будет полностью отслеживаться и в целях максимальной безопасности доставляться только указанному контактному лицу. Как только вы закончите работу с документом, архивная компания соберет его и повторно заархивирует или уничтожит, если вы решите, что бумажная копия вам больше не нужна.

Если вы хотите узнать больше, позвоните нам по телефону 0800 294 6552 или свяжитесь с нами через нашу контактную форму.

Каковы преимущества использования службы архивации документов?

Экономия места — архивирование документов освобождает ценное пространство в вашем офисе за счет перемещения громоздких архивных ящиков за пределы офиса

Повышенная безопасность – документы хранятся в охраняемых помещениях и доступ к ним имеют только уполномоченные лица

Больше контроля — документы постоянно отслеживаются, поэтому их невозможно потерять, найти или изменить без записи

Лучшая организация и производительность — сотрудники могут легко находить и получать доступ к нужным им документам

Знания — если вы не знаете, как архивировать бумажные документы, архивные компании могут сделать это за вас

Гибкость — вы можете архивировать все свои документы или только определенные файлы, например, счета-фактуры или записи отдела кадров.

Безопасность – архивирование документов обеспечивает их защиту от пожара и наводнения

Соблюдайте закон — убедитесь, что вы всегда соблюдаете отраслевые правила ведения учета

Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с часто задаваемыми вопросами о том, как подготовить бумажные документы к архивированию.

Как выбрать надежную службу архивирования документов

Есть ряд вопросов, которые вы можете задать при поиске надежной службы архивирования:

• Меры безопасности
• Ссылки
• Служба поддержки клиентов
• Сборы
• Членство и стандарты
• Добавлены дополнения

• Какие меры безопасности они принимают?

Спросите у архивной компании, какие меры безопасности они используют для защиты документов, находящихся на месте. Стандартные функции безопасности для складских помещений включают:

• Системы видеонаблюдения и сигнализации
• сотрудников, прошедших полную проверку безопасности
• гусеничные развозные фургоны
• безопасное удаление конфиденциальных отходов

Программное обеспечение для архивирования документов должно иметь многофакторный доступ и иметь возможность полностью отслеживать перемещение или изменение документов.

• Могут ли они предоставить рекомендации от предыдущих или существующих клиентов?

Попросите посмотреть рекомендации от компаний, которые в настоящее время пользуются их услугами архивирования. Вы можете прочитать отзывы некоторых наших клиентов здесь.

• Легко ли с ними связаться, и есть ли у них отзывчивая служба поддержки?

Если у вас возникли проблемы или вам нужна помощь, важно знать, что вы можете легко связаться с компанией, предоставляющей услуги по архивированию. У Рассела Ричардсона есть специальный менеджер по работе с клиентами для каждого клиента, поэтому наши клиенты знают, к кому обращаться, если им нужна помощь.

• Взимают ли они плату за выезд?

Стандартной практикой компаний, занимающихся архивированием документов, является просьба к новым клиентам подписать контракт. Многие архивные компании взимают плату за выезд с клиентов, чтобы получить свои документы из хранилища или передать их другому поставщику.

В Russell Richardson у нас нет платы за выезд, поскольку мы не согласны с взиманием платы с клиентов за возврат документов. Мы верим, что уровень нашего обслуживания удержит клиентов от переезда.

• Являются ли они членами признанных отраслевых групп и соответствуют ли они отраслевым стандартам сканирования и архивирования?

Хотя официальных стандартов, которым должны соответствовать компании, занимающиеся сканированием и архивированием, не существует, есть ряд вещей, на которые следует обращать внимание, чтобы убедиться, что выбранной вами компании можно доверять. Они демонстрируют, что архивная компания соответствует определенным стандартам.

Рассел Ричардсон является членом PRISM International (Professional Records and Information Services Management). Мы поддерживаем и сертифицированы в соответствии со следующими стандартами ISO: 

• ISO 9001:2008 — Системы управления качеством
• ISO 14001:2004 — Системы экологического менеджмента
• ISO 27001:2013 — Системы управления информационной безопасностью

Мы также придерживаемся британского стандарта BS OHSAS 18001 2007 — Система управления охраной труда и промышленной безопасностью.

• Какие дополнительные услуги они предоставляют?

Прежде чем согласиться на использование службы архивирования документов, узнайте, что именно включено. Некоторые компании просто предоставляют место для хранения архивных документов — аналогично хранилищам — без каких-либо функций безопасности.

Помимо хранения документов, хорошая архивная компания должна также предлагать услуги безопасного индексирования, поиска, сканирования, сбора и доставки, а также полезные дополнительные услуги, такие как ящики для хранения.

Часто задаваемые вопросы об услугах архивирования

Что предоставляют услуги удаленного архивирования и сканирования документов?

Процедура архивирования бумажных документов зависит от выбранной вами компании. Стандартная служба архивирования документов будет:

• забрать документы и доставить их в ваше помещение по запросу
• использовать программное обеспечение для управления информацией для записи всех документов в системе, что означает, что ничто не может быть утеряно
• правильно утилизируйте и перерабатывайте документы — некоторые компании предпочитают уничтожать или перерабатывать свои бумажные документы после их преобразования в цифровой формат
• хранить документы, как правило, в архивных ящиках в охраняемых помещениях
• позволяют получать цифровые копии ваших документов
• оказание услуг по поиску и доставке бумажных документов

Что может архивировать услуги архивирования документов?

Помимо бумажных документов, вы можете архивировать многие другие предметы, такие как:

• фотографии, негативы и слайды
• газеты и журналы
• карт
• книг

С помощью услуг архивирования Russell Richardson вы можете безопасно хранить любые из перечисленных выше элементов в одном месте.

Как архивные компании хранят фотографии?

Несмотря на широкое распространение цифровой фотографии, у многих людей все еще есть распечатанные фотографии, негативы и слайды, которые они хотят сохранить. Архивные компании могут сканировать фотографии в цифровой формат и/или хранить существующие фотографии, негативы и слайды, чтобы сохранить их для будущих поколений.

В хранилище можно хранить не только личные фотографии. Такие предприятия, как медийные компании и профессиональные фотографы, также могут извлечь выгоду из освобождения места за счет архивирования печатных копий своих изображений.

Чем может помочь архивирование документов, если моя компания проходит аудит?

Если ваша компания проходит аудит, вам может потребоваться предоставить такие документы, как платежная ведомость, информация об НДС, документы международной торговли и т. д. Во время этого аудита вам может потребоваться предоставить эту информацию за последние несколько лет. Правительство настаивает на том, чтобы все записи были разборчивыми и легкодоступными для проверки в случае необходимости.

Архивация документов сохранит ваши документы в надежном, безопасном и чистом месте. Ваши документы будут легко доступны благодаря отслеживанию штрих-кода, что даст вам полный контроль над вашими записями. Рассел Ричардсон может отправить или отсканировать отдельные документы по вашему запросу через онлайн-портал.

Как долго я должен хранить документы?

Некоторые деловые документы имеют срок хранения, то есть вы должны хранить их в течение определенного периода времени, прежде чем уничтожать.

• Рекомендуется хранить данные о платежах и заработной плате в течение трех лет с конца налогового года, к которому они относятся
• По закону вы должны вести учет НДС в течение шести лет
• Вы должны хранить торговые документы в течение четырех лет, хотя рекомендуется 10 лет, если они потребуются для уголовного расследования

В медицинской и юридической сфере документы должны храниться еще дольше – например, записи врача общей практики должны храниться в течение 10 лет после смерти пациента. Некоторые юридические документы необходимо хранить в течение 50 лет после закрытия дела.

Вы должны указать срок хранения вашей компании для документов, кроме тех, которые вы должны хранить по юридическим причинам и причинам аудита, в политике управления записями вашей компании

Подробнее о законодательных требованиях к архивированию документов можно прочитать здесь.

Как работает программное обеспечение для сканирования и архивирования?

Программное обеспечение для сканирования и архивирования превращает стандартные печатные документы в сканируемые файлы. Они используют часть программного обеспечения, известную как OCR (оптическое распознавание символов). Программное обеспечение OCR преобразует изображения печатного, рукописного или печатного текста в PDF или другие текстовые документы. Затем эти документы можно искать с помощью программного обеспечения для архивирования. Это означает, что пользователи могут искать ключевые слова или фразы.

Из-за специализированного характера программного обеспечения для сканирования и архивирования, скорее всего, вы будете платить за эту услугу. Сканирование бэк-каталога документов займет время, и если ваша компания производит много документов, это будет непрерывный процесс.

Какова процедура архивирования бумажных документов с Расселом Ричардсоном?

Компания Russell Richardson максимально упрощает процедуру архивирования бумажных документов. Ваши файлы будут защищены на нашем складе с 24-часовым видеонаблюдением, и доступ к ним будет осуществляться только через наш персонал, прошедший проверку безопасности.

Три шага, необходимые для архивации бумажных документов у нас:

• 1. Ваши документы собираются и затем помещаются на хранение на наш специальный склад
• 2. Каждой коробке или файлу будет присвоен уникальный штрих-код
.
• 3. Вы можете запросить документы через наш онлайн-портал
• 3а. Отдельные документы можно сканировать и отправлять по электронной почте
.
• 3б. Коробки можно отправить службой отслеживаемой доставки
.

Как долго я могу архивировать свои документы у Рассела Ричардсона?

Вы можете заархивировать свои документы с Расселом Ричардсоном на любой период времени, требуемый вашими сроками хранения или законами о защите данных.

Как указано выше, некоторые документы необходимо хранить в течение многих лет, но мы также храним записи, близкие к дате их бесплатного уничтожения.

Когда вам больше не нужны записи, команда Russell Richardson может безопасно уничтожить бумажные документы.

Что мне делать, чтобы соблюдать нормативные требования и защищать данные?

Защита данных должна быть приоритетом для любого бизнеса. Вы должны защищать данные своих сотрудников и клиентов по самым высоким стандартам. Режим защиты данных в Великобритании описан в DPA 2018, а также в GDPR.

Что такое защита данных?

Защита данных — это процесс защиты важной информации от потери, компрометации или повреждения. Если вы собираете информацию о людях по любой причине, кроме личных, семейных или домашних, вы должны соблюдать законы о защите данных.

Каждый человек имеет право на неприкосновенность частной жизни и контроль над своей личностью и взаимодействием с людьми и бизнесом. Защита данных гарантирует, что люди доверяют компаниям свои данные и, следовательно, поддерживают инновационное использование данных.

Что считается персональными данными?

Существует множество типов персональных данных. Некоторые ключевые примеры:

• имя
• адрес
• фото
• IP-адрес
• генетические данные
• биометрические данные

Каждый день разрабатываются новые типы данных и методы сбора данных. Это означает, что новые типы персональных данных могут подпадать под защиту данных. Реализация GDPR от 25 мая 2018 г. призвана предложить ключевые обязательства, принципы и права в области защиты данных.

Что такое GDPR?

GDPR расшифровывается как Общий регламент по защите данных. GDPR — это набор правил, которые дают гражданам ЕС (и Великобритании после Brexit) больший контроль над своими личными данными. Сейчас люди создают больше данных, чем когда-либо прежде, через социальные сети, интернет-магазины, правительства и банки. GDPR призван помочь защитить эти данные и обеспечить их безопасное и законное использование.

Если вы храните данные, вы должны документировать свои действия по обработке. Эти записи должны храниться в письменном виде, обновляться и быть легко доступными для ICO (Управление уполномоченного по информации) по запросу. Вы должны подумать о защите данных, чтобы свести к минимуму риск взлома.

GDPR не предназначен для наказания компаний за сбор данных. Вместо этого он нужен для того, чтобы компании делали все возможное для защиты личных данных.

Вы можете узнать больше о GDPR, посетив ico.org.uk

Дополнительные ресурсы

Если вы ищете компанию по сбору документов, которая специализируется на услугах по архивированию, позвоните Расселу Ричардсону сегодня по телефону 0800 294 6552 или отправьте онлайн-запрос здесь.

Вы можете узнать больше об управлении записями, прочитав наше практическое руководство по управлению записями здесь.

Наше руководство по услугам по уничтожению документов охватывает все, что вам нужно знать, если вы планируете надежно уничтожить какие-либо документы после их сканирования и архивирования.

Если вы не уверены, какой тип ящика вам нужен для хранения документов, прочитайте наше руководство о том, как выбрать качественный архивный ящик.

Полное руководство по архивированию документов

---

Ищете решение для архивирования ?

Попробуйте Нанонет. 30 000 профессионалов доверяют нам автоматизацию более 30 миллионов документов. Кредитная карта не требуется.

Попробуйте Nanonets сейчас

---

Архивирование документов — это хранение документов, которые больше не используются сейчас и могут понадобиться позже.

Компания среднего размера ежегодно обрабатывает 10 000 документов. Следить за ними вручную — большое испытание.

К счастью, архивирование документов помогает устранить беспорядок. Правильно классифицируя, оцифровывая и маркируя документы, архивирование документов помогает компаниям находить документы даже спустя годы, потому что вы никогда не знаете, когда они вам понадобятся. Подумайте, аудит, ссылки, или что-нибудь еще.

Давайте посмотрим на архивирование документов и на то, как оптимизировать процесс архивирования документов, чтобы вы никогда не потеряли документ.

Что такое архивирование документов?

Что такое архивирование документов?

Архивирование документов — это долгосрочное безопасное хранение документов, которые в данный момент не используются .

Это фиксированные документы – документы, которые нельзя или не следует изменять или редактировать, – к которым не обращаются или которые не используются регулярно. Архивирование неактивных документов часто необходимо по юридическим причинам или по причинам соответствия, или в случае, если они требуются для аудита. Таким образом, архивные документы должны легко извлекаться, даже если они не используются регулярно. Только неактивные документы могут быть отправлены в архив.

Документы, которые динамичны и используются в повседневных бизнес-системах, не подходят для архивирования — они должны оставаться в активном использовании. (Для всех тех документов, которые вам не нужно архивировать? Удалите их, когда закончите с ними)

Вы можете архивировать как цифровые, так и физические документы.

Оцифровка традиционных документов в электронный архив является предпочтительной стратегией для многих учреждений, поскольку хранить электронные документы в долгосрочной перспективе проще и дешевле.

Итак, в некоторых учреждениях есть гибридные архивы, содержащие как цифровые, так и физические документы.

---

Узнайте, как вы можете сэкономить 80 % своих расходов с помощью платформы архивации документов Nanonets. Получите бесплатный обзор продукта или попробуйте сами.

Попробуйте Nanonets Now

---

Какие существуют способы архивирования документов?

Когда дело доходит до архивирования документов, существует 3 основных решения для хранения: физическое архивирование, электронное архивирование и хранилище со сканированием по запросу. Давайте посмотрим краткое изложение каждого из них.

Физическое архивирование

Физическое архивирование по существу представляет собой хранение бумажных документов.

Это когда вы архивируете свои документы, документируя их или тратя средства безопасного хранения за пределами офиса, такие как хранилище, чтобы хранить их для вас. Это широко распространенная практика для крупных отраслей, где требуется сохранение бумажного следа некритичных документов.

Электронное архивирование

Вы также можете оцифровывать свои документы и хранить их в цифровом облачном хранилище или локальном хранилище. Вы можете использовать программное обеспечение для оцифровки документов, такое как Nanonets, для извлечения информации из документов и сохранения ее в базе данных.

Преимущество цифрового хранилища заключается в том, что оно экономит много места. Вам не требуется никакого физического места для хранения вашего документа — все сохраняется в виртуальном пространстве.

Тем не менее, это не для всех. Многим владельцам отрасли нравится сохранять физические копии и не нравится доверять всю свою сеть архивирования документов облачному хранилищу из соображений безопасности.

Сканирование по требованию Хранение

Сканирование по требованию — лучшее из обоих миров. Это решение, при котором корпорация будет хранить ваши бумажные документы за пределами офиса, но проверять их и отправлять вам цифровые копии по приглашению.

Это хороший выбор для отраслей, которые хотят хранить огромное количество документов вне офиса, но иногда могут требовать доступа к ним. Тем не менее, сканирование по запросу обходится дороже, чем обычное хранение бумаги, поскольку вы тратите деньги на дополнительную услугу.

---

Физическое и электронное архивирование

Хранение физического архива документов требует как денег, так и времени и занимает полезное физическое пространство либо на вашей работе, либо при помощи стороннего хранилища. (Стоимость подачи одного бумажного документа составляет 20 долларов США.)

В то время как архивирование документов в электронном виде является эффективным с точки зрения затрат и времени и почти не занимает физического места.

Восстановление физических документов для хранения в архиве электронных документов дает ряд преимуществ. К ним относятся:

• Архив хранится в электронном виде, поэтому он не занимает физического места (больше нет шкафов для документов и банковских ящиков!)
• Облегчает быстрый поиск по ключевым словам для конкретных документов
• Сокращает расходы на хранение и административные расходы
• Effortlessly secured against unauthorized entry

	Digital Storage	Physical Storage
Security	Extremely secure. Может быть обеспечен ролевым доступом и журналами входа в систему	Уязвим для взлома. Для защиты документов требуется оборудование безопасности.
Место для хранения	Требуется только облачное хранилище или локальное хранилище на жестком диске	Требуется больше места для хранения по сравнению с цифровым хранилищем.
Cost	Low	High
Searching Efforts	Keyword search makes it easy to search	Difficult to sort through documents

---

Начните архивирование документов за 15 минут с Nanonets. Нам доверяют более 30 000 профессионалов, которые ежегодно автоматизируют 30 миллионов документов!

Попробуйте Nanonets бесплатно или позвоните нашему специалисту по автоматизации!

Начать бесплатную пробную версию

---

Как работает архивирование электронных документов?

Архивирование документов не является разовым действием, но как только вы настроите правильный бизнес-процесс, вы сможете его автоматизировать. Давайте посмотрим, как документировать архивные работы.

Как работает архивирование электронных документов?

Шаг 1: Первоначальная оценка

Понимание ваших текущих процессов обработки документов. Как вы работаете с важными и второстепенными документами? У вас есть установленный процесс? Все документы обрабатываются за один раз или процесс носит специальный характер?

Взгляните на

• Как создаются, записываются, классифицируются и именуются документы?
• Как осуществляется оцифровка документов?
• Каковы требования для удаления или отклонения документа?
• Кто обрабатывает исключения для документов?
• Какие документы необходимы для аудита?

Вы также должны понимать количество документов, с которыми вам придется работать, чтобы получить представление.

На основе этой первоначальной оценки вы работаете над составлением потоков для процессов.

Шаг 2. Определите цели и роли

После того, как вы поймете процессы, попробуйте определить причины архивирования документов.

• Вы хотите сократить операционные расходы на работу с документами?
• Вы делаете это, чтобы соблюдать правила безопасности данных?
• Вы пытаетесь оптимизировать управление записями?
• Делает ли это руководство, чтобы лучше видеть ресурсы?

В зависимости от целей вы можете расставить приоритеты и изменить процессы архивирования документов. Понимание ролей заинтересованных сторон в процессе.

• Кто будет контролировать процесс архивирования документов?
• Какие уровни авторизации вы будете использовать для ограничения доступа к архивным данным?
• Как вы будете обеспечивать соблюдение требований сотрудниками?

Шаг 3. Внедрение графика хранения

Теперь пришло время установить график хранения. По сути, поймите, какие документы необходимо сохранить, а какие нет.

Вы должны хранить оригинальные годовые финансовые отчеты, поскольку они могут понадобиться в будущем. Изучите федеральные, местные, государственные и отраслевые правила, которым необходимо следовать.

Например, храните все документы IRS и налоговые документы не менее семи лет.

Затем удалите все документы, которые не требуют архивирования или никогда не будут храниться постоянно, такие как каталоги поставщиков, нежелательная почта и дубликаты. Вы можете оцифровать их, отсканировав и извлекая информацию с помощью программного обеспечения OCR.

Наймите поставщика NAID (Национальная ассоциация по уничтожению информации) для безопасной транспортировки, последующей утилизации и уничтожения материалов, чтобы избежать любой потенциальной ответственности.

Шаг 4. Оцифруйте бумажные файлы

Оцифруйте бумажные файлы, чтобы сократить расходы, сэкономить место и улучшить организацию документов.

Вы можете использовать программное обеспечение OCR вместе со сканером документов для сортировки, систематизации, маркировки и индексирования файлов для облегчения поиска.

Шаг 5. Выберите хранилище

Если вы собираетесь использовать цифровое хранилище, вам нужно выбрать: ленту, диск или облачное хранилище. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки, связанные с долгосрочной безопасностью, целостностью и простотой ввода с помощью программного обеспечения для управления документами.

Шаг 6. Автоматизируйте рабочие процессы с документами

После того, как все процессы и все переменные определены, пришло время развернуть процесс.

Одним из преимуществ использования программного обеспечения для управления документами, такого как Nanonets, является возможность автоматизировать все процессы и настроить уведомления для заинтересованных сторон, чтобы вы не пропустили файлы ошибок. См. шаги по созданию потока архивации документов.

Шаг 7. Мониторинг и оптимизация

Поначалу ни один процесс не может быть идеальным. После внедрения рабочих процессов документирования получите отзывы от заинтересованных сторон о том, как можно улучшить процесс.

---

Какие компании выиграют от архивирования документов?

Ваша компания должна сосредоточиться на архивировании документов, если:

• Ваша компания регулярно имеет дело с большим количеством документов
• Вам может потребоваться доступ к старым документам в будущем
• Аудиты являются обычным явлением для компаний, подобных вашей
• Вам нужно для хранения документов в соответствии с нормативными требованиями

Если эти факторы имеют отношение к вашей компании, вам может потребоваться заархивировать документы.

---

Запустить архивирование документов с помощью Nanonets. Нам доверяют более 30 000 пользователей из более чем 500 предприятий для автоматизации более 30 миллионов документов! Рейтинг 4,9 на G2. Попробуйте!

Начните бесплатную пробную версию или запланируйте звонок с нами.

---

Зачем выбирать архивирование электронных документов?

Сокращение затрат и экономия места

Независимо от того, управляете ли вы крупной международной корпорацией или молодым стартапом, очень важно экономить расходы там, где это возможно. Цифровое архивирование документов позволяет это сделать, освобождая пространство и снижая операционные расходы.

Чем меньше документов у вас есть на месте, тем меньше денег и времени нужно тратить на их управление.

Улучшение рабочего процесса и производительности

Адекватное архивирование цифровых документов может повысить эффективность вашего бизнеса и рабочий процесс. Согласно оценкам, до 80% производственных данных не обязательно должны быть легкодоступными.

Архивируя эти данные, вы можете облегчить доступ к остальным своим данным, а также потенциально повысить свою производительность.

---

Запустите архивирование документов с помощью Nanonets. Нам доверяют более 30 000 пользователей из более чем 500 предприятий для автоматизации более 30 миллионов документов! Рейтинг 4,9 на G2. Попробуйте! Начните бесплатную пробную версию или запланируйте звонок с нами.

Начните автоматизацию прямо сейчас

---

Примеры использования архивирования документов

Архивирование документов полезно практически для всех видов бизнеса. Давайте взглянем на некоторые реальные приложения архивирования документов в разных отраслях.

Деловые документы, такие как контракты, письма и проектная документация, могут накапливаться годами в огромных количествах, что увеличивает расходы на хранение. Когда работникам необходимо извлечь данные из этих ссылок, поиск вручную в огромных хранилищах документов может занять несколько часов в день.

• Финансовые услуги Компаниям необходимо убедиться, что все их документы готовы к аудиту. Именно здесь архивирование документов помогает им вести все журналы клиентов, квитанции об обмене денег и другие юридические документы, когда это необходимо. Узнайте больше об автоматизации финансов.
• Розничная торговля Фирмам может потребоваться сохранить всю информацию о своих клиентах, продавцах и поставщиках на случай каких-либо расхождений в будущем. Узнайте больше об автоматизации розничной торговли.
• Юридические фирмы и юридические отделы должны хранить все связанные с делом контракты, документы и факсы в формате PDF. Им необходимо быстро находить документы и цитаты с помощью интеллектуального поиска и тегов. Вот где архивирование документов пригодится.
• Государственные службы изо дня в день имеют дело с большим количеством информации. Не все актуально сейчас, но они должны хранить всю информацию, которая должна быть легкодоступна позже одним нажатием кнопки.
• Предприятия могут оптимизировать управление документами с помощью эффективного архивирования документов. Преобразовывая свои бумажные документы в библиотеку с возможностью поиска, сотрудники могут сократить время, затрачиваемое на поиск документов, а оцифровка также может улучшить видимость данных.

---

Автоматизируйте архивирование документов с помощью Nanonets. Извлекайте данные из счетов-фактур, удостоверений личности или любого документа на автопилоте! Начните бесплатную пробную версию прямо сейчас!

Начать бесплатную пробную версию

---

Архивирование документов с помощью Nanonets

Nanonets — это интеллектуальное программное обеспечение для управления документами со встроенным программным обеспечением распознавания текста, которое поможет вам преобразовать все ваши бумажные документы в цифровой формат с возможностью поиска. Nanonets прост в использовании благодаря построителю рабочего процесса без кода, который может автоматизировать любой ручной процесс обработки документов.

Вот как вы можете использовать Nanonets для архивирования своих документов:

Составьте карту всех ваших процессов и заинтересованных сторон в вашем процессе

Создайте учетную запись в Nanonets и выберите пользовательскую модель OCR, чтобы создать модель OCR для ваших нужд, или вы можете также выберите из предварительно обученных моделей OCR.

Загрузите документы и обучите модель извлечению данных в нужном формате.

После того, как модель вас устроит, вы можете настроить автопересылку всех документов на конкретный адрес электронной почты. Перейти к Рабочий процесс > Импорт > Получение файлов по электронной почте

После настройки приема документов ваша модель OCR будет автоматически получать отсканированные документы и извлекать текст из документов в выбранном вами формате.

Вы можете извлечь данные в базу данных по вашему выбору, выбрав параметр экспорта в рабочем процессе.

Вы можете добавить раздел утверждения, добавив этапы утверждения, типы проверки, правила для пометки файлов и многое другое.

Вы также можете добавлять правила для улучшения данных, переименования файлов, классификации и сортировки документов и т. д. Нужна помощь? Наша команда здесь, чтобы помочь вам настроить все это!

Отправляйся в Нанонет и попробуй сделать это сам. Или попросите нашу команду сделать это за вас!

Nanonets ежегодно используют более 30 000 счастливых профессионалов для автоматизации своих процессов обработки документов. Вот снимок производительности Nanonets

Производительность Nanonets для клиентов

Вот что наши клиенты говорят о нас.

Отзывы клиентов «Нанонет»

Если у вас сложный процесс архивирования документов, наша талантливая команда может помочь вам упростить и автоматизировать весь процесс, чтобы он был эффективным и работал в соответствии с вашими требованиями. Хотите поделиться своими требованиями с нами? Закажите звонок или отправьте нам электронное письмо.

---

Хотите автоматизировать извлечение данных из документов? Посмотрите Нанонет. Нет кода. Платформа без проблем. S запустите бесплатную пробную версию и извлекайте данные из документов на автопилоте.

Попробуйте Nanonets бесплатно

---

Архивирование документов и резервное копирование файлов

Архивирование документов, по сути, создает резервную копию файла, верно? Ну, это немного другое.

Процесс архивирования документов предназначен только для пассивных документов, тогда как резервные копии создаются для активных файлов, используемых в повседневных системах.

Целью архива документов является сохранение исходных документов на случай, если они потребуются по разным причинам в будущем, тогда как целью резервного копирования файлов является сохранение копии активных файлов на случай, если фактические файлы будут повреждены или утеряны, обеспечение непрерывности работы.

Давайте рассмотрим больше различий между архивированием документов и резервным копированием файлов.

	Архив документов	Document Backup
Goal	Long-term storage of documents that are not used right now	Saving a copy of recent data in case of data loss or corruption
Используется	По мере необходимости — напр. Аудит	Когда текущие данные повреждены или не загружаются
Данные	Сохранено как копия. Данные не перезаписываются	Данные перезаписываются
Тип сохраняемых данных	Исходные данные – напр. Financial reports	Duplicate of current data as a copy
Speed ​​	Speed ​​of restoration is not an issue	Should be real-time
Term	Долгосрочное хранение	Краткосрочное и среднесрочное хранение

Часто задаваемые вопросы

Зачем оцифровывать документы?

Эффективное управление документами: проиндексированные оцифрованные документы можно экспортировать в систему и автоматически хранить в цифровых библиотеках, где их использование можно документировать, отслеживать и управлять им.

Простое повторное использование текста: когда печатная тема восстанавливается в редактируемый текст, ее можно изменить и повторно использовать в Microsoft Excel или Word, экономя время, обычно затрачиваемое на повторное создание и повторный ввод документов.

Возможность поиска: Документы, включая ключевые слова в метаданных или тексте, могут быть обнаружены электронными поисковыми сетями и обозначены в течение нескольких секунд.

Простой доступ. Цифровые документы можно в любое время извлечь из основного репозитория и быстро распространить по электронной почте, что избавляет от необходимости делать печатные копии.

Что такое программное обеспечение для архивирования документов?

Программное обеспечение для архивации документов преобразует документы в цифровые записи, которые можно архивировать, легко получить к ним доступ и эффективно управлять, помогая вашему учреждению сэкономить на расходах на хранение, повысить производительность сотрудников и ускорить бизнес-процессы.

Подходящие для долгосрочного архивирования преобразованные списки имеют небольшой размер и повышенное визуальное качество. Их можно читать на различных устройствах, легко получить к ним доступ из изолированных мест и централизованно архивировать в электронных архивах, цифровых библиотеках или сетях управления документами.