Архивирование документов в организации: Архивирование документов, архивация документов постоянного срока хранения

Архивирование документов в организации: Архивирование документов, архивация документов постоянного срока хранения

Архивирование документов, архивация документов постоянного срока хранения

Обеспечение полной сохранности бумаг, безопасность их содержания и удобство доступа – одна из основных задач каждой серьезной организации. Компания ОРБ предлагает услуги по организации и хранению архива документов, благодаря чему вы без лишних хлопот и временных затрат сможете навести порядок в бумагах предприятия. Задача архивации – это помощь как руководителям, так и персоналу, ответственному за архивные работы.

Этапы архивирования документов

На сегодняшний день выполняется архивирование документов следующих типов: бумаг временного хранения с неистекшим сроком давности, дел по личному составу и документации, предназначенной для постоянного хранения. Если же бумаги не подлежат дальнейшему содержанию, выполняется их уничтожение.

Архивная обработка документов проводится в несколько этапов:

Подготовительные мероприятия. Проводится анализ имеющихся бумаг компании, выявляется их состав и особенности, благодаря чему удается значительно упростить последующий процесс архивации документов.

Сортировка. Из всего спектра бумаг организации устраняются те, которые не имеют ценности и не являются необходимыми для хранения.

Систематизация. Для дальнейшего упрощения поиска бумаги сортируют по времени создания, типу, принадлежности к определенному отделу компании. Затем документы одного типа подшиваются в дела и дополняются печатью организации.

Опись. Перед архивированием документов к делам прикрепляется титульный лист, на котором указывается число и перечень бумаг, период их хранения, архивный код.

Каталогизация. На данном этапе подготовленные документы помещают в место их будущего хранения. Как правило, дела сортируются по своему типу на отдельные полки.

Документы из Архивного фонда России, которые находятся у частных лиц, хранить самостоятельно у себя могут их владельцы или собственники, они же имеют право передать такие бумаги на содержание по предварительно составленному договору в муниципальный, государственный или частный архив.

В данном случае условия хранения такой документации определяются и устанавливаются самими владельцами, но всегда с соблюдением норм, указанных в Законе об Архивном деле. При архивной обработке документов также руководствуются Основными правилами хранения.

Особенности архивации документов

В ходе работы любой фирмы, предприятия, организации всегда создается огромное количество документов, отображающих суть их непосредственной деятельности. В силу постоянного развития подобных компаний объем и количество офисных документов неустанно растет. Поэтому законодательство РФ очень четко регулирует действующие правила, которых следует придерживаться при уничтожении и архивировании документов.

Компания

ОРБ предлагает полный спектр услуг по архивации документов. Цель нашей работы в отношении каждого клиента – это обработка 100% предоставленных бумаг и их последующее грамотное упорядочение согласно действующего законодательства. В ходе систематизации наши специалисты отбирают документы, у которых истек срок хранения, чтобы в дальнейшем их уничтожить. Также они проводят архивные работы, тщательно оформляют и подготавливают протоколы, акты, описи после их упорядочения для проверки экспертной комиссией самой организации.

Архивирование документов включает в себя следующие услуги:

• Исследование состояния всех предоставленных для архивного фонда документов в комплексе.
• Экспертиза практической и научной ценности бумаг с целью установить их подлинные сроки хранения.
• Проведение систематизации документов бухгалтерского, банковского, научно-технического направления, а также бумаг в отношении личного состава.
• Оформление описи дел.
• Выделение тех дел и документов, которые подлежат уничтожению, и составление на этот счет специального акта.
• Архивный переплет.

Выполнение переплета – неотъемлемый этап архивных работ. Данная услуга позволяет предупредить преждевременную выемку бумаг, предотвращает непреднамеренную потерю документов, позволяет увеличить свободное пространство на стеллажах за счет уплотнения дел (переплетенная папка объемом 250 листов имеет толщину не более 4 см), распределяет дела, которые предназначены для последующего аудита или архивного хранения. Переплет выполняется для документов как постоянного, так и временного либо оперативного (до 5 лет) хранения.

Архивация документов от нашей компании также подразумевает предоставление консультаций в отношении правильного хранения бумаг, периода их подлинности и уничтожения. Наши сотрудники всегда готовы прийти на помощь и ответить на любые вопросы в отношении хранения архивов документов и их оборота.

Архивирование документов от компании «Архивный Центр» Москва

Архивирование документов сводится для любого юридического лица к выполнению основных задач, стоящих перед любым архивом. Так же не стоит забывать, что данная процедура требует многих знаний, усилий и времени. Более подробно рассмотрим в данной статье.

Задачи архивирования документов

1. Обеспечение сохранности и режима хранения документов.
2. Комплектование архива документами.
3. Создание научно-справочного и учетного аппарата к документам архива.
4. Создание условий, обеспечивающих оперативное использование документов архива.

Архивирование документов в положении об архиве

Эти задачи подразделяются на ряд функций, которые должны найти отражение в любом Положении об архиве.

Раздел 1 «Общие положения» данного документа должен быть четко зафиксирован правовой статус архива, его место в структуре юридического лица, четкое наименование должности работника, ответственного за архивирование документов организации.

В небольших организациях с малым документооборотом и небольшим объемом документов, передаваемых на хранение в архив, возможно совмещение функций работника, ведущего другой участок работы, с исполнением обязанностей сотрудника, отвечающего за архивирование документов организации. Существуют расчеты, проведенные на основе анализа затрат времени на все виды архивирование документов и существующих норм. Они показывают, что имеется «критическая масса» документов, по достижении которой необходимо вводить штатную должность архивиста отвечающего за архивирование документов.

Она составляет пять тысяч дел.

Раздел 2 Положения об архиве – «Состав документов архива». Архив любого юридического лица обязан хранить только делопроизводственные документы, образовавшиеся в деятельности организации, а именно – документы постоянного хранения, документы по личному составу, документы временного срока хранения. В ряде случаев помещение архива используется для хранения справочных пособий, периодических изданий, бланков и других бумаг, что не имеет никакого отношения к архивированию документов. Подобное использование архива совершенно недопустимо.

Раздел 3 Положения – «Задачи и функции архива». Первостепенной задачей любого архива является обеспечение сохранности и режима хранения документов, находящихся в архиве. С правовой точки зрения это означает, что архив и его работники несут ответственность за документы, принятые в архив в установленном порядке. За документы, утраченные в структурных подразделениях, архив ответственности не несет.

Нормативы по архивированию документов в организации

Существуют совершенно четкие и нормативно-методические основы комплектования любого архива, и, следовательно, нормативы по архивированию документов организации.

1. Каждое дело должно поступать в архив только в соответствии с описью или другим учетным документом.
2. Каждое дело должно соответствовать требованиям основных нормативно-методических документов.
3. Каждое структурное подразделение обязано передавать в архив документы, определяемые номенклатурой дел на данный год.
4. В случае не передачи, архив обязан подать необходимые сведения руководству организации.

Архивирования документов, которые содержится на электронных носителях

Данный вид архивирования сведений предусматривает проведение процесса перевода информации с бумаги; книг, каких-либо старых документов, фотографий и прочих носителей сведений на электронные носители.

Иными словами происходит создание электронного вида хранения информации.

Какая цель всегда у архивирования документов?

Цель у архивирования всегда одна, оптимизировать организацию хранение документов. Самый лучший вариант это сделать обратиться к специалистам в этом деле.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на [email protected]

Архивирование бухгалтерских документов | Аудиторско-консалтинговая группа «Гориславцев и Ко»

Каждый день в любой организации или на предприятии оформляется значительное количество документации для нужд бухгалтерии. Учитывая особую важность и ценность бухгалтерских документов, всегда возникает вопрос: где и как хранить огромное количество бухгалтерской документации. У данной проблемы есть современное решение – своевременное архивирование бухгалтерских документов. Для этого все документы, предназначенные для временного или постоянного хранения помещаются в специальный архив, где обеспечиваются оптимальные условия для сохранности документации в течение длительного времени (до 75 лет). Самостоятельное ведение архивного дела предполагает организацию архивных работ: наличие положения об архиве и специального помещения, подбор квалифицированных сотрудников для работы в архиве, подготовка бухгалтерских и прочих документов для архивного хранения, учет и экспертиза документации, утилизация бухгалтерских документов с истёкшим сроком архивного хранения.

Однако создание собственного архива занимает много времени и требует немалых ресурсов, что делает самостоятельное архивирование бухгалтерских документов делом весьма затратным и очень трудоёмким. Для многих небольших предприятий и организаций наиболее оптимальный способ архивации бухгалтерской документации – воспользоваться услугами компаний, специализирующихся на архивировании документов.

Процесс архивирования бухгалтерских документов включает следующие операции:

• Экспертиза ценности бухгалтерских документов и установление предельных сроков хранения для каждого документа.
• Формирование дел для временного и постоянного архивного хранения.
• Составление номенклатуры дел по бухгалтерским документам.
• Выполнение переплётных и восстановительных работ.
• Хранение и учёт бухгалтерских документов в архивном помещении.
• Выделение из состава архива дел, с завершившимися сроками хранения.
• Утилизация документации с истёкшим сроком хранения.

Профессиональное архивирование бухгалтерских документов обладает важнейшими преимуществами:

• Снижение материальных и временных издержек по документообороту бухгалтерской документации.
• Гарантия конфиденциальности бухгалтерской информации.
• Полный порядок в бухгалтерских документах и быстрый поиск нужного документа.
• Надёжное хранение всей документации в специальном архиве.
• Своевременная утилизации документов, у которых завершился срок архивного хранения.
• Готовность организации к аудиторской или налоговой проверке.

Документооборот бухгалтерских документов является составной частью общего делопроизводства. Эти документы часто требуются для составления и проверки бухгалтерской отчётности, поэтому регулярное архивирование бухгалтерских документов является надёжным способом для хранения и систематизации значительного объёма бухгалтерской документации, а также для гарантированного уничтожения всех документов, у которых завершились предельные сроки архивного хранения.

Профессиональное архивирование бухгалтерских документов обеспечивает надёжное хранение и правильный учёт важнейших документов, связанных с ведением бухгалтерского дела.

Аудиторско-консалтинговая группа «Гориславцев и К» предлагает качественные услуги по архивированию бухгалтерской документации. Специалисты нашей компании выполнят экспертизу и архивирование бухгалтерских документов, обеспечат подходящие условия для длительного и безопасного хранения важнейшей бухгалтерской документации.

Правила архивирования бухгалтерских документов

После истечения отчётного периода документация направляется в архив. Нормативные акты предусматривают правила архивирования бухгалтерских документов, ответственность за выполнение которых возложена на руководство организации.

Сроки хранения архивных документов

01 Договора

5 (пять лет) с момента окончания действия, отдельные виды могут храниться постоянно.

02 Первичную документацию

не менее 5(пяти лет) в отдельных случаях срок может быть увеличен по решению учредителей .

03 Кадровую документацию

Согласно законадательству  в основном срок хранения таких документов 50-75 лет 

Порядок архивирования

Нельзя просто сдать документы, как они есть, в архив, для этого предусмотрена особая процедура, состоящая из нескольких этапов. Такой строгий порядок делает возможным спустя годы оперативно отыскать нужный документ по запросу налоговой инспекции, правоохранительных органов и при любой другой необходимости.

Экспертиза ценности

Прежде всего требуется произвести экспертизу ценности, то есть изучить содержание документов для отбора и передачи в архив и установления сроков хранения. Следующим этапом подготовки является хронологическая систематизация документов. Более старые документы располагают внизу, сверху – более свежие. Разложенные, отсортированные документы формируются в пачки – дела, которые затем нумеруются и прошиваются. Каждую пачку заверяют печатью организации.

Оформление дела

Далее к каждому делу составляется опись в виде титульного листа, где изложены следующие сведения: полное наименование организации и структурного подразделения, кол-во листов, дата составления, срок хранения, проставляется архивный шифр. Также сведения о количестве листов, номере дела, дате составления, составителе и сроках хранения указываются в заверительной надписи. Любые последующие изменения – замена копий, порча, изъятие или внесение и прочее – так же фиксируются в заверительной надписи.

Каталогизация дел

Как видим, архивирование бухгалтерских документов – процедура достаточно сложная, требующая знаний нормативных документов, опыта и квалификации, поскольку ошибки здесь недопустимы. Если в штате организации нет квалифицированных кадров, то целесообразнее привлечь сторонних специалистов по архивированию.

Краткое руководство по внедерению архивирования документов в облаке

Краткое руководство по внедерению архивирования документов в облаке

Перевод статьи Ричарда Медины, сооснователя и консультанта Doculabs Inc.

Если вы полагаете, что вашей компании стоит перейти на хранение документов в облаке, стоит предпринять два шага к принятию этого решения. Первый – понять каковы все-таки потребности вашей компании в вопросе архивирования документов — хранить их на собственных серверах или же выбрать облачное хранилище. После этого необходимо полностью прояснить для себя все аргументы за и против обоих вариантов.

Что такое архив?

 Архив – это система, которая, как минимум: 

— позволяет безопасно хранить документы (здесь слово “документы” употребим, обобщая всевозможные виды контента, включая электронные письма, документы, социальные медиа, и вэб-страницы. )

— позволяет хранить документы столько, сколько это необходимо.

 — удаляет документы, когда они больше не нужны для соблюдения требований регулирующих органов или юристов, а также более не используются для бизнес-процессов.

 — позволяет авторизованным пользователям (внутренним или внешним) получать доступ к документам для различных целей (бизнес-процессов, работы с клиентами или агентами, для изучения.)

 Помимо этих требований архивы также типично имеют функции дедупликации данных, индексации и некоторые возможности по предъявлению электронной информации в регулирующие органы.

 Если вы проанализируете, как ваша компания и компании, продобные вашей, архивировали данные ранее, вы увидите, как эти технологии развивались.

Для неструктурированных данных или контента, по большей части, архивирование было сфокусировано на неизменяемом контенте, генерируемом системой: различные отчеты, EOB (Explanation Of Benefits — отчет, высылаемый медицинскими страховыми компаниями клиентам, поясняющий, какое лечение и медицинские услуги покрывает их страховка), корреспонденция. Изображения тоже архивировались.

 Когда вопрос о безопасности информации из электронной почты стал беспокоить компании, учитывая объемы информации и риски, архивирование стало более контентоориентированным. Архивирование электронной почты появилось не случайно. И я расскажу эту историю ниже. Все более часто (опять-таки из-за большого объема информации и рисков) хаотичное скопление динамично заполняемых документов (например, документы Microsoft Office), веб-содержимое и совместно разрабатываемые документы начали архивироваться совместно с другими формами электронной коммуникации, например, мгновенными сообщениями. 

Все это ведет нас к дню сегодняшнему, когда крупные компании заинтересованы в архивировании всего вышеперечисленного, плюс информации о сделках, неструктурированных данных бизнес-систем, а также крупных файлов вроде аудио, видео и даже целых приложений.

 

Урок из истории архивирования электронной почты

 

Очень важно понимать, что конкретно вы хотите от архива, так как вариантов очень много, а вам нужно только то, что вам идеально подойдет. Позвольте мне рассказать вам историю об архивировании электронной почты, чтобы увидеть ситуацию в перспективе.

В ранних 2000-х достаточно большое количество поставщиков ЕСМ-продуктов пыталось создать решения для архивирования электронной почты. Они пытались использовать основные возможности ЕСМ-систем для архивирования, а также добавлять функции управления записями. И чем больше функций они добавляли, тем менее интересные интрументы архивирования они предлагали. Они не могли дать простое и вразумительное решения для базовых задач архивирования.

 Их постигло фиаско по 4 направлениям: 

— Они не смогли найти достойное решение, как управлять большими количеством учетных записей и почтовых ящиков,

— Они не смогли обеспечить надежный и быстрый доступ пользователям, которых хотели бы находить и восстанавливать прежние электронные письма и вложения.

— Некоторые вложения терялись

— у них не получилось сделать достаточное удобное место хранения – потому что пользователи переставали пользоваться системой и начинали копить электронную почту в других местах, не доверяя архиву компании делать то, для чего он предназначен.

Поэтому многие компании забросили свои основанные на ЕСМ-системах архивы, чтобы снова обратиться к специалистам по архивированию, которые были способны решать их задачи.

Архивирование на сегодняшний день предлагает гораздо больше возможностей, чем 12 лет назад. Теперь можно архивировать все: от переписки в социальных сетях до веб-страниц, фильмов, электронных писем, очередей печати.

Можно использовать архивирование для соблюдения требований регулирующих органов, для активного использования в бизнес-процессах, для доступа и совместной работы с клиентами и электронного хранения документов для предоставления защищенного доступа и т.д.

Это все совершенно разные сценарии с различными требованиями. И, обращаясь непосредственно к теме этой статьи, архивировать можно как на собственных серверах, так и в облаке. Так что вы должны быть уверены, что понимаете, зачем собираетесь архивировать.

 

Что должен делать ваш архив? 

Начнем с этих ключевых и основных требований для архивирования. Вы должны все как следует взвесить, исходя из текущей ситуации в компании.

 Возможно, стоит добавить какие-то дополнительные, более узкоспециализированные функции, такие как: возможность предоставления информации регулирующим органами (например, в финансовой сфере) или же расширенные возможности размещения информации в системы, предоставляющие возможность защищенного доступа. Также можно сфокусироваться на хранении определенных типов файлов: быстрые сообщения, групповые переписки, видео, веб-страницы и пр.) 

Наиболее важные повышенные корпоративные требования к хранению документов в архивах – это: 

— Возможности по разворачиванию и внедрению

— Доступность

— Защищенность

— Целостность и сохранность сведений

— Удобное расположение хранилища

— Интегрируемость

Давайте кратко обратимся к каждому из требований.

1. Возможности по разворачиванию и внедрению. Архив должен оперировать большими объемами информации и давать доступ пользователям к нужной информации в любой момент, когда сведения понадобятся. К всему прочему, поиск документа в архиве должен занимать приемлемое количество времени, и система должна выполнять операции по архивированию данных без заметного для пользователя негативного влияния на производительность системы.

2. Доступность. Архив должен предоставлять механизм для авторизованных пользователей для поиска и восстановления документов. Дополнительно архив должен обеспечивать возможность для определенных внешних пользователей получать доступ к таким документам, как электронные презентации для клиентов и агентов.

 Это требование очень важно – не только по очевидной причине (вы хотите, чтобы нужная информация была доступна нужным, то есть авторизованным пользователям в нужное время), но еще и потому, что без этого пойдут ко дну все ваши надежды об организации удобного и защищенного архива компании.

 Если вы не можете обеспечить быстрый (достаточно) и надежный доступ к документам, пользователи вскоре забросят систему и буду складировать свои электронные сообщения, объекты социальных медиа и прочее где-то у себя.

 И это помешает не только внедрить систему удаления ненужных документов, но и поставит вас перед сложным вызовом – “отвоевать” обратно пользователей, забросивших систему.

 3. Защищенность. Архив должен “уметь” ограничивать доступ к документам, которые являются личными, конфиденциальными, предназначенными только определенному кругу пользователей, секретными. То же относится к документам, необходимым для продолжения определенных бизнес-процессов.

 Это может включать требования по шифрованию данных. Некоторые поставщики ПО стараются предложить изящные решения с возможностью доступа по двойной аутентификации с паролем, предоставляемым клиенту для улучшенной защиты данных в облаке.

4. Целостность и сохранность сведений.

 Казалось бы, тут все очевидно. Но архив должен хранить документы в течение определенного периода времени, следуя требованиям бизнес-процессов и требованиям к хранению документов, выдвигаемым регулирующими органами.

 Кроме того, архив должен предоставлять достаточные гарантии подлинности. И, наконец, если это применимо к вашей компании, архив должен предоставлять возможность хранения информации в неизменяемом виде, когда это необходимо. 

5. Место расположения.

Добавление функции сохранения информации – это защищенное месторасположение: архив должен поддерживать удаление ненужных более документов, и это должно быть приуроченно как ко времени, так и к событиям.

 Привязанные в определенным событиям операции сохранения информации должны быть гораздо более сложными, чем сохранение с привязкой к определенному времени. Когда вы начинаете заниматься управлением электронными записями – даже в тщательно и изящно проработанной ЕСМ или RM системе, вы обнаружите, что обязаны будете совершенно критически упрощать расписание сохранения файлов, если хотите, чтобы это работало.

 Как правило, это 10-кратное сокращение – из сложнейших графиков в 2000 серий до графиков из 200 серий или даже менее.

 Одна из лучших практик — совместить ориентированные на время и ориентированные на событие операции и связать их между собой событием долгого действия. Конечно, получится, что вы храните некоторые записи чуть дольше, чем в идеале. Однако несмотря на это, работа будет сделана.

 Этот метод подойдет, если вы только начинаете архивировать. Начните с крупных категорий, потом постепенно расщепляйте их на более мелкие. Также архив должен иметь механизм, который будет запрашивать подтверждение перед тем, как что-то удалить. И он должен поддерживать корректирование удаления в случаях, если документ хранится уже дольше, чем того требуют законодательные нормативы.

 Наконец, архив должен позволять персоналу, авторизованному в системе, периодически просматривать и редактировать периоды хранения информации.

 6. Интеграция. Архив должен иметь основанную на определенных стандартах архитектуру и открытый интерфейс программирования приложений, который позволяет интеграцию с другими системами или компонентами, включая те решения, которые на сегодняшний день уже используются в вашей компании.

 Хранение в облаке может поставить вас перед двумя вызовами, с учетом интеграции.

 Во-первых, вы должны представлять, как вы собираетесь интегрироваться с облачным архивом. Если вы будете пользоваться услугами сервис-провайдера, технология архивирования может быть непрозрачной для вас. Вы сами должны будете проводить исследование, пытаясь изучить техническую сторону вопроса. Это в большинстве случаев очень существенный пункт требований. Такой же важный, как разворачиваемость.

 

Архивирование на собственных серверах против облачного решения

 Мы очертили основные требования для архивирования, теперь посмотрим на главные плюсы и минусы того и другого способа архивирования.

 

Решения для архивирования на сервере

 Многие серверные решения созданы специально для архивирования, большинство из них специализировано на хранении файлов и электронной почты из соображений информационной защиты. Но некоторые из этих соображений восходят к возможностям архивирования на мейнфрейме и воспроизводимом пространстве или на документах корпоративного приложения и пространстве хранения данных.

Плюсы:

 Многие из этих решений давно появились и хорошо проработаны. Иногда я думаю, что когда люди исчезнут с лица Земли, некоторые из этих систем по-прежнему будут работать, доказывая свою надежность. Некоторые из них легко разворачиваются и могут выполнять очень сложные сценарии со множеством интеграций с входящими и исходящими потоками данных, с участие более 100 000 полльзователей и более чем петабайтом объектов.

 Минусы:

 В понятие риска поставщика и продукта входит множетсво факторов: многие из поставщиков начали свою деятельность еще в старые времена. Они цепляются за то, что знают, не имея достаточно четкого представления, как развивать продукт дальше.

 Многие начали с одного вида архивирования и стали осваивать другие, более современные способы, но при этом не особенно преуспели в этом. Это перекликается с архивированием истории электронной почты, об этом я уже излагал выше.

 Серверные решения, как правило, требуют много ресурсов, чтобы начать полноценно работать. Вы должны будете инвестировать в целую инфраструктуру, иногда очень сложную. В некотором роде это хорошо, так как такая структура помогает решать комплексные сложные задачи. Однако некоторые неэффективные или устаревшие модули блудут вам совершенно ни к чему, если ваши потребности скромны или если у вас небольшая компания.

 Наконец, некоторые решения из этой категории не имеют определенных возможностей RM, которые могут быть вам интересны в будущем. Чтобы реализовать операцию сохранения информации, привязанную к определенному событию, вам, возможно, придется создать “систему Франкенштейна”, составленную из разрозненных элементов продуктов других поставщиков.

Облачные решения для архивации

Эти решения, фактически, позволяют вам отдать задачу хранения больших объемов данных на аутсорсинг в обмен на абонентскую плату. Тарификация может идти от объемов хранилища, от числа пользователей или от объема извлечения данных.

 Плюсы:

 Это хороший варинат, как с точки зрения предварительных расходов, так и с точки зрения экономии сбережений в течение ближайших нескольких лет.

 Это растущий рынок. В любом случае, тут появление нововведений будет по-прежнему опережать элементы и функции, которые устаревают или исчезают. Разворачивание и поддержка таких решений требует меньше ресурсов, поэтому риск неудачного внедрения меньше.

 Я считаю, что большинство организаций и поставщиков чрезвычайно недооценивают вероятность и негативное влияние неудачных внедрений, поэтому я считаю, это преимущество очень важно.

Облачные решения могут предоставить вам масштабируемость и гибкость – в них, в целом, есть все необходимое, хотя вы и не может отшлифовать и настроить ваш архив до состояния произведения искусства.

 Минусы:

Тем не менее, у облачных решений есть и ряд своих недостатков (хотя и неактуальных в настоящее время для лучших представителей на рынке). Например, безопасность данных сейчас стала обеспечиваться гораздо лучше. В настоящее время у облачных решений защищенность порой даже лучше, чем у многих серверных. Другие недостатки у облачных решений точно такие же, что и у серверных. Но в случае с облачной архивацией риски больше, так как это более новый способ, и не всегда понятно, с чем придется столкнуться. 

Например, некоторые решения не будут соответствовать вашим требованиям безопасности и доступности (несмотря на то, что я только что сказал), и попытки выяснить, сможет ли провайдер сделать доработки, эти недостатки устраняющие, могут потребовать от вас гораздо больших усилий, чем применение других решений.

 Многие решения могут не удовлетворить ваши функциональные требования: как и поставщики серверных решений, поставщики облачных систем пытаются выйти за пределы общего архивирования, расширяя возможности (например, управление электронной почтой, электронного обнаружения, социальные медиа). И тут вам, опять-таки придется проводить серьезные исследования, чтобы убедиться, что поставщики смогут обеспечить вам надежное решение со всеми необходимыми для полноценной работы на вашем предприятии функциями.

 Архивирование старейшая и наиболее зрелая ECM технология, предлагаемая на рынке (вне зависимости от того, серверные или облачные решения имеются в виду). Она восходит к 90-м годам, и у нас есть много клиентов, которые делали это успешно в течение более чем 10 лет. Это, безусловно, повод задуматься. Но прежде чем применять эту технологию будьте уверены, что верно оценили ваши конкретные требования к системе.

Процедура архивирования кадровых документов в организации

Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне, так и на уровне самих организаций (в локальных актах). Что это за правила и как они применяются на практике, расскажем далее в статье. 

Кто проводит подготовку кадровых документов в архив?

Подготовку дел к передаче в архив могут возложить и на одного сотрудника, и на нескольких сразу — всё зависит от объема документов, которые подлежат архивированию. Так, если в организации архивирование еще ни разу не проводилось, а срок ее деятельности составляет уже несколько лет, одного сотрудника может быть попросту недостаточно, чтобы обработать весь массив документов.

В организациях же, где кадровая работа давно налажена, деятельность по архивированию документов включена в должностные обязанности одного из сотрудников. Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы. Обычно в такой организации разработан и внедрен отдельный нормативный акт — «Положение о хранении документов», которым сотрудник и руководствуется в своей деятельности.

Если в структуре компании множество подразделений, каждое из которых имеет свой документооборот, первичная подготовка документов для архивирования осуществляется сотрудником из штата подразделения. Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров.

Какие документы подлежат архивированию?

В ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года закреплена обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов. В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом. Однако это определение слишком расплывчато, кадровым служащим трудно самостоятельно применять его на практике, поэтому они ориентируются на перечни документов, обязанность по хранению которых установлена на законодательном уровне.

Например, в приказе Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций». В тексте закона как разновидность архивных документов выделены документы по личному составу, за архивацию которых как раз и отвечает кадровая служба.

Вот сроки хранения некоторых кадровых документов:

• трудовые договоры — 75 лет,
• личные дела сотрудников — 75 лет,
• документы о премировании — 5 лет.

В чем смысл архивирования? Дело в том, что доступ к кадровым документам актуален лишь для работающих сотрудников. После увольнения же большинство документов на сотрудника уничтожать нельзя, хотя и продолжать хранить их вместе с остальными нет смысла. Вот тут и выручает процедура архивирования и передачи документов на хранение.

Куда передаются документы из отдела кадров?

Под архивом могут пониматься:

• специализированные учреждения, где собираются документы федерального, регионального или местного значения;
• отдельное структурное подразделение организации, которое специализируется на хранении документов.

Если в компании документооборот большой, то в ней учреждается архив, куда из всех подразделений сдаются на хранение документы. Если в организации отдельного архива нет, может быть принято решение подписать договор со специализированным учреждением, куда и будут в дальнейшем передаваться документы.

В то же время есть ряд документов, имеющих статус не просто архивных, а документов Архивного фонда РФ. Такой статус по закону получают документы, имеющие особую ценность для общества и государства (ст. 3 ФЗ «Об архивном деле»). Они могут находиться в частной собственности, но их уничтожение запрещено. Хранятся такие документы с соблюдением дополнительных требований, которые устанавливаются в договоре между организацией и специализированным архивным учреждением (ч. 7 ст. 6 ФЗ «Об архивном деле»).

При налаженной архивной работе документы из структурных подразделений передаются в архив организации, где происходит их систематизация, а также отбор документов, которые в силу своей значимости или длительного срока хранения должны быть переданы в специализированное архивное учреждение.

В случае прекращения деятельности организации вся документация, которая еще должна храниться, также передается в архивное учреждение. Этим может заниматься и ликвидатор (ликвидационная комиссия), но даже в таком случае документы должны быть подготовлены к передаче, т. к. иначе их не примут на хранение.

Что включает в себя подготовка дел к архивированию?

Как будут подготавливаться документы для передачи в архив организации, решается индивидуально. Так, в одних случаях в структурных подразделениях проводится минимальная работа по сбору и систематизации документации, после чего уже в архиве ответственные сотрудники проводят все необходимые работы по определению документов на хранение; в других же составление подробной описи передаваемых дел может требоваться уже от самих подразделений.

Подготовка дел к передаче в специализированное архивное учреждение требует проведения определенных действий. Так, согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 года:

• каждое дело формируется в соответствии с номенклатурой;
• дела, в которые входят документы со сроком хранения более 10 лет, подшиваются и нумеруются;
• при необходимости составляются внутренние описи;
• в конце каждого дела прикрепляется лист-заверитель;
• оформляются обложки дел;
• составляется опись всех передаваемых в архив дел.

Оформленные по всем правилам дела сдаются в архивное учреждение.

Таким образом, процедура архивирования подразумевает, что кадровые документы пройдут экспертизу, в рамках которой будет определена их ценность и необходимость дальнейшего хранения с указанием сроков, и все отобранные для хранения документы будут систематизированы и учтены. Уже на этапе архивации документов внутри компании необходимо так построить работу в этом направлении, чтобы сформированные дела отвечали требованиям законодательства в сфере архивного дела. Только тогда при дальнейшей передаче дел в архивные учреждения не нужно будет совершать дополнительных действий по их оформлению.

Создание электронного архива документов

Базовая

Классическая

Мультимедийная

Распределенная

Базовая

Преимуществом базовой схемы хранилищ является простота. Данная схема предполагает хранения всех документов в хранилище SQL-сервера и оправдывает себя до момента накопления критического объема документов.

Решение рекомендуется как начальный уровень и может быть расширено до описанных ниже систем хранилищ.

Классическая

Данная схема предусматривает наличие в системе двух хранилищ: оперативного на базе SQL-сервера и архивного файлового хранилища.

Такое решение позволяет работать со стандартными документами объемом до 100 Мб и обеспечивает высокую скорость работы с документами, находящимися в оперативном обороте, при низкой стоимости хранения и практически неограниченном объеме архива документов.

Мультимедийная

Необходимость работы с документами большого объема (видео, графикой, картами, чертежами и т.д.) диктует свои требования к хранилищу документов. В частности, необходима возможность потокового доступа к данным, т.е. возможность работы только с частью документа, не считывая его целиком.

Данная схема включает в себя 4 хранилища: оперативное на SQL-сервере и соответствующее ему архивное файловое хранилище для работы с документами небольшого объема и не требующими потокового доступа, и оперативное и архивное файловые хранилища для документов объемом более 100 Мб.

Такое решение позволяет оперативно работать с документами любого объема, долговременно хранить архивные документы и иметь возможность доступа к ним.

Распределенная

При большом объеме данных и количестве пользователей мощности одного сервера может быть недостаточно. В этом случае нагрузка может быть перераспределена между несколькими файл-серверами и сервером базы данных.

Распределение документов по нескольким хранилищам позволит сбалансировать нагрузку на сервера, сеть, увеличить максимальный объем хранимых данных, повысить отказоустойчивость системы в целом и снизить стоимость хранения.

Политики миграции документов в электронный архив документов

Применение тех или иных схем позволяет построить масштабируемое решение по управлению электронными документами организации, когда для документов нужного типа выделяется соответствующее им хранилище. Однако гибкость Directum File Storage Services проявляется не только в этом.

Для документов может быть настроена гибкая схема миграции между хранилищами.

При создании документа он размещается в хранилище по умолчанию этого вида документов (например, отчеты располагаются в файловом хранилище, видео-ролики — в хранилище медиаданных, а проекты договоров — в хранилище SQL-сервера). Для видов документов настраивается также и время нахождения документа в оперативном доступе; если документ не менялся (или не просматривался) в течение определенного периода, он переносится в архив.

Взаимное соответствие оперативных и архивных хранилищ задается при создании хранилища и может быть изменено.

За время своей жизни документ может быть вручную перемещен в другое хранилище — как в оперативное, так и в архивное. Использование workflow позволяет регламентировать этот процесс. Например, заявление сотрудника после согласования и подписания помещается в архив.

Преимущества электронного архива документов Directum

За счет использования Directum File Storage Services различным по требованиям хранения контентом можно управлять из единой системы. Благодаря этому отпадает необходимость использования дополнительных средств для архивного хранения документов, для хранения документов большого объема и т.д.

Уменьшение объема оперативных данных и времени восстановления системы после сбоя позволяет повысить масштабируемость системы, т.е. увеличение общего объема корпоративных данных со временем не приведет к снижению скорости работы системы.

Как следствие, снижается совокупная стоимость владения системой, что важно для организации любого масштаба.

Эффективные хранилища

Службы электронного архива документов управляют хранилищами электронных документов Directum, предоставляя возможности создания в организации гибкого и масштабируемого электронного архива для различных видов контента.

Эффект от использования хранилищ системы Directum почувствуют любые организации независимо от их размеров:

1. Малые организации:
   • снижение стоимости оборудования за счет замедления темпов роста базы данных и вынесения части электронных документов на менее мощные файловые сервера или даже рабочие станции.
2. Средние организации:
   • накопление и эффективное управление корпоративной информацией;
   • комфортная работа постоянно возрастающего числа пользователей.
3. Крупные организации:
   • практически неограниченный объем хранимых данных;
   • высокая отказоустойчивость системы;
   • автоматизация большого количества прикладных задач.

Каждый сотрудник организации получает преимущества от использования электронного архива документов в своей работе:

1. Все пользователи. Получают возможность работы с разными видами контента в единой среде:
   • получают оперативный доступ к регламентирующим и организационным документам;
   • могут хранить медиаданные (видео, фотоархивы, рекламные и картографические материалы и т.д.) и прочие документы объемом более 100 Мб при приемлемом уровне оперативности доступа к ним;
   • получают возможность перевода документов в архивное хранение и имеют доступ к документам электронного архива;
   • получают повышение быстродействия работы системы за счет снижения нагрузки на SQL-сервер.
2. Руководители. Ресурсы должны использоваться эффективно:
   • стоимость хранения данных должна быть минимальной, электронные архивы документов могут располагаться в более дешевых хранилищах;
   • распределенная система хранилищ более отказоустойчива и значительно лучше справляется с задачей обеспечения непрерывности бизнеса.
3. Администраторы. Администрирование нескольких отдельных хранилищ более эффективно, чем администрирование одного огромного хранилища:
   • вероятность одновременной потери всех документов (т.е. выхода из строя всех хранилищ) снижается;
   • восстановление вышедших из строя хранилищ занимает меньше времени, чем восстановление всей системы;
   • уменьшение объема базы данных SQL-сервера упрощает ее администрирование, — а это наиболее важная часть системы.
4. Специалисты по безопасности Можно более надежно защищать данные:
   • конфиденциальные данные можно перенести в особо защищенные хранилища и закрыть к ним доступ даже для администраторов;
   • конфиденциальные данные можно шифровать средствами операционной системы.
5. Разработчики. Широкие возможности для автоматизации задач бизнеса:
   • возможность автоматизации процессов, связанных с необходимостью хранения документов большого размера;
   • простота разработки, независимо от количества хранилищ.

Долговременный архив

С помощью файловых хранилищ и решения «Долговременный архив» можно организовать единый архив бумажных и электронных документов организации, работающий по правилам российского архивного делопроизводства. При этом на протяжении всего срока хранения электронных документов поддерживается их юридическая сила.

Решение позволяет снизить нагрузку на оперативные хранилища компании, упрощает и ускоряет работу архивистов и делопроизводителей за счет автоматизации рутинных операций. «Долговременный архив» взаимодействует с информационными системами любого класса (ECM, ERP и т.д.) — в результате все документы компании хранятся в единой системе по установленным правилам.

Ресурсы для управления архивами и записями

Оливер У. Холмс (1964)
[ Примечание к веб-версии ]

Архивы уже устроены — предположительно. То есть договоренность была предоставлена ​​им агентством происхождения, пока оно строило их день. день за днем, год за годом, как систематический отчет о своей деятельности и как часть ее операций. Ожидается, что это расположение архивариуса уважать и поддерживать. Аранжировка встроена в архивы; это одна из неотъемлемых характеристик «архивов», отличающая их от неархивный материал.

Теоретически в архивах правительственного агентства или любой организации — и, следовательно, в архивном хранилище, которое хранит такие архивы — каждый документ имеет свое место, естественное место, так что его связь и связь со всеми другими документами, созданными или полученными создающее агентство остается ясным. Архивариус сохраняет и использует порядок, предоставленный записями агентства происхождения, исходя из теории, что это договоренность имела логику и значение для агентства, и если бы сотрудники агентства могли находить и использовать записи, когда они были активны, в связь с многочисленными ежедневными операциями агентства, архивист наверняка может сделать то же самое, используя современные регистры, индексы, и другие вспомогательные средства, которые поставлялись с записями как их часть.Таким образом, искусственные средства поиска, которые должно создать архивное учреждение, являются сведено к минимуму. Система регистрации, используемая агентством, возможно, была не лучшей из тех, что могли быть разработаны для начала, или она могла не иметь были эффективно выполнены. Возможно, он даже сильно сломался из-за неэффективной регистрации, внезапного расширения или смещения программ без адекватная помощь в архиве или по другим причинам. Тем не менее, ни одному крупному архивному учреждению никогда не дадут денег на пересмотр файловых систем.Ему придется уживаться с тем, что он унаследовал, в лучшем случае внося незначительные изменения.

Однако, помимо таких практических соображений, как нехватка времени и денег для создания новых систем, более важна истина, если архивное Агентство могло реорганизовать записи, пытаться сделать это было бы неразумно и нежелательно. Возможно, никакие два архивариуса не смогли бы договориться о договоренности. концепция, которая будет встроена в любую новую систему. Более того, то, что агентство создало в прошлом, сегодня ни один мужчина не может полностью разорвать на части.Невозможно, например, разорвать тома на части. Этот автор видел, как такой процесс на самом деле пробовал с печатными буклетами, но с минутными книгами или счетами. книги становится невозможным. В той мере, в какой это можно было сделать с помощью разрозненных бумаг, исходные группировки, которые имеют смысл сами по себе, будут Потерянный; последовательность операций и событий было бы трудно или почти невозможно реконструировать; эффективность или неэффективность само агентство будет скрыто; и все регистры, индексы и другие вспомогательные средства, созданные на протяжении многих лет агентством, за большие деньги в людские ресурсы и деньги станут бесполезными.(Здесь мы рассматриваем физическую перестановку, а не перестановку на бумаге, которую архивариус волен делать все, что душе угодно, если найдет для этого время и деньги. Перестановка бумаги архивистом может быть полезным дополнением физического договоренность, установленная агентством происхождения; они не могут его вытеснить.)

Энергичному новициату, который обычно хочет начать систематизировать и каталогизировать все документы в некоторой собственной схематической структуре, эти наблюдения должны звучать странно — как выход ленивца.Но это знает каждый профессиональный архивист. Он узнал их от опыт или от архивистов, которые имели опыт. Эти уроки часто излагаются в архивной литературе. Классическое выражение они есть в руководстве 1898 г. голландских архивистов Сэмюэля Мюллера, Дж. А. Фейта и Р. Фруина, переведенном на английский язык Артуром Х. Ливиттом (Manual для организации и описания архивов ; 1940). Они воплощены также в известных трактатах на английском языке сэра Хилари Дженкинсона. (Руководство по администрированию архивов ; ред.изд., 1937) и Т. Р. Шелленберг (Современные архивы: принципы и методы ; 1956). Они были вписаны в учебные материалы Национального архива, в частности, Информационные документы для персонала №№. 15 и 18, озаглавленные соответственно Контроль записей на уровне группы записи и Принципы организации.

Общий принцип, рассмотренный выше, конечно же, то, что архивисты называют «принципом происхождения». На верхнем уровне это обозначено французское выражение респект де фон (сохранение естественных архивных органов создания агентств или офисов отдельно друг от друга) и на более низком уровне, то есть в пределах fonds , с помощью фразы уважать первооснову (уважение к первоначальному порядку).Таким образом, для записей любого агентства организация превращается в задачу определения и проверки первоначального заказа, заполнения и маркировки документов. архивы тары для ее отражения и стеллажи из тары в установленном порядке.

Но если это все, что нужно для организации, это может показаться относительно простым и даже несколько рутинным — возможно, в основном это физическая операция. Первым ответом на такое наблюдение было бы то, что, хотя теоретически устройство является простым, на практике оно всегда создает много проблем.Почти Все руководство Мюллера, Фейта и Фруина посвящено изложению этих проблем и предлагаемым решениям для них. Второй ответ что эти авторы занимаются только частью функции организации, систематизацией записей агентства — любого агентства — тогда как архивисты в в Национальном архиве и в большинстве государственных архивных учреждений хранятся записи сотен агентств, более или менее связанных с каждым из них. Другие. Должны существовать, во-первых, общие правила организации, включающие группирование этих ведомственных записей, и, во-вторых, средства контроля для реализации политики.Другими словами, в любом крупном депозитарии есть много решений, которые необходимо принимать выше уровня fonds .

Автор считает, что большой путаницы, возникающей при обсуждении функции упорядочивания, можно было бы избежать, если бы ее можно было распознать с самого начала. что термин «организация» охватывает несколько различных типов операций разной степени сложности, в значительной степени зависящих от уровня на которые они выполняются. Идентификация этих уровней и некоторый анализ операций на каждом уровне, начиная с верхнего уровня и движение вниз — порядок, в котором должен быть установлен контроль, — может привести к лучшему пониманию этой функции как архивариусами, так и неспециалистами.Пытаясь провести этот анализ, автор имел в виду, что аудитория в основном будет — архивариусами (и классификаторами позиций), но он надеется на то, что Написанное также будет иметь смысл и будет звучать правдоподобно для тех, кто часто пачкал руки, фактически выполняя аранжировку.

УРОВНИ РАСПОЛОЖЕНИЯ

Во всех крупных архивных хранилищах обычно можно выделить не менее пяти уровней организации:

1. Организация на уровне депозитария — разделение всех активов депозитария на несколько основных подразделений в самом широком возможный знаменатель и физическое размещение владений каждого такого крупного подразделения с максимальной выгодой в областях стека здания.Этот крупный разделение холдингов обычно отражается в параллельных административных единицах (отделах или филиалах в депозитарной организации, которым ответственность за эти основные группировки).
2. Организация на уровне рекордных групп и подгрупп — разбивка владений административного подразделения или филиала (поскольку они могут иметь были установлены на первом уровне) в группы записей и их физическое размещение в некоторой логической схеме в областях стека, назначенных для подразделение или филиал.Этот уровень должен включать идентификацию естественных подгрупп и их отнесение к установленным группам записей.
3. Расположение на уровне серий — разбивка группы рекордов на естественные серии и физическое размещение каждой серии по отношению к другие серии в некоторой логической схеме.
4. Организация на уровне единицы хранения — разбивка серии на составляющие единицы хранения и физическое размещение каждого компонента по отношению к другим компонентам в некоторой логической последовательности, последовательность, обычно уже установленная агентством, так что архивист просто проверяет и принимает это.
5. Организация на уровне документов — проверка и упорядочение в каждой единице хранения отдельных документов, приложений и приложений, и отдельные листы бумаги, которые вместе составляют единицу хранения и физическое размещение каждого документа по отношению к другим документам в некоторые приняты, последовательный порядок.

Вышеупомянутые пять шагов относятся к расположению самих записей, независимо от их контейнеров. Они устанавливают порядок или последовательность в которых записи должны быть помещены в контейнеры и в которых контейнеры должны быть маркированы и размещены на полках.

Когда все эти шаги будут выполнены, можно сказать, что архивные фонды хранилища находятся под контролем. Этот контроль никогда не может быть установлена ​​полностью (иногда договоренность на уровне единицы хранения или документа может никогда не быть полностью осуществлена), но она должна быть создана для приемлемая степень, прежде чем работа по описанию записей возможна, потому что средства поиска должны ссылаться на указанные единицы в установленном договоренность.

РАЗМЕЩЕНИЕ НА УРОВНЕ ДЕПОЗИТОРИЯ

Большое архивное хранилище, в котором хранятся записи сотен различных агентств, каждое из которых считается группой записей, требует первого подразделения его владения выше рекордного уровня группы, главным образом для административных целей.Таким образом, каждое такое подразделение содержит несколько групп записей. Этот деление может быть:

(1.) в хронологическом порядке перерывы часто случаются при серьезных изменениях в организации правительства (как в странах Латинской Америки, где обычно находит как минимум колониальную часть и часть национального периода, иногда между разделами периода независимости)
(2.) на иерархической основе, в соответствии с основными организационными подразделениями правительства (как в Национальном архиве, где административные подразделения сначала были организованы вокруг записей одного или двух основных департаментов наряду с записями связанных независимых агентств, хотя через лет эти границы продолжают меняться)
(3.) на основе уровней власти (как центрального, так и местного); или
(4.) некоторая комбинация вышеперечисленного.

В Национальных архивах также существует тенденция рассматривать широкие предметные области в качестве руководства на этом уровне организации, но это может быть больше кажущееся, чем реальное. Сама государственная организация обычно в значительной степени следует предметным областям. Тематические области вряд ли могут быть контролирующими руководство, но они могут быть вспомогательным соображением. Также важны такие вопросы, как размер и расположение складских помещений, физическое характер самих записей (часто требующие специальных областей в случае технических записей, таких как карты, изображения и пленки), ссылка активность записей, степень защиты, которую они должны обеспечить, а также количество и квалификацию персонала, необходимого для работы с ними.Из-за всего Учитывая эти соображения, это первое разделение записей обычно делается на высшем административном уровне и воплощается в выпусках, утвержденных руководитель агентства. Персонал более низкого ранга обычно не участвует в принятии решений и не несет за них ответственности. Малые архивные хранилища могут не испытывать потребности в разделе своих владений на этом уровне; но с годами, поскольку переводы продолжаются от все большего числа агентств и офисов, необходимость в рассмотрении такого разделения почти наверняка возникнет.

МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ НА УРОВНЕ РЕКОРДНОЙ ГРУППЫ

Базовый принцип уважения к фондам требует, чтобы учетные записи различных агентств и офисов-учредителей велись отдельно и никогда смешанный. Согласно этому принципу архивное учреждение должно:

(1) решает, какие создавающие агентства и офисы представлены записями и
(2) идентифицирует все записи как принадлежащие тому или иному агентству.

В первые годы существования архивов беспокойство по этим вопросам может показаться несколько академическим, поскольку представленные агентства широко известны. для персонала и идентификация записей с конкретными агентствами довольно очевидна.Однако рано или поздно возникнут споры и решения будут востребованы. Как долго архивное учреждение может «прожить» без тщательного разделения своих фондов на четко разграниченные «записи»? группы », если использовать термин, введенный в обращение в Национальном архиве в 1941 году — будет зависеть от того, как давно и через сколько реорганизаций агентств его владения расширяются, и сколько чердаков и подвалов заполнено скоплениями этих записей, запутанных многими перемещениями за эти годы, он вычистили.

До того, как Национальный архив начал использовать термин «группа записей», Государственный архив Великобритании использовал термин «архивная группа» для обозначения обозначать отчеты всего агентства, независимо от его размера, включая отчеты целых министерств. Мы считали, что британская практика, если применяемые в Национальном архиве, иногда могут приводить к слишком большим группировкам для удобства администрирования. Мы подумали, что лучше разделить записи таких крупных «агентств», как департаменты, в несколько отдельных групп записей, обычно отражающих бюро внутри департаментов и «удобный размер» для администрирования.

На континенте широко использовался французский термин « fonds d’archives », означающий совокупность или запас записей единицы, создающей записи. известен в архивной литературе и принят за основу аранжировки работ. (Голландский термин « archief » также широко использовался из-за влияние голландского руководства.) На практике записи любого подчиненного офиса, в котором велись записи, независимо от того, насколько маленький офис, были считается « fonds «.«Это было противоположной крайностью« удобного размера »и принципа« записывающая группа », как это определено в Национальном Архивы объединяли записи подчиненных офисов под их вышестоящими офисами, обычно до уровня бюро. Также записи небольших, хотя в основном независимые спутниковые агентства часто включались в записи основных агентств, с которыми они связаны. Много меньших fonds , такие как отчеты комиссий по рассмотрению претензий или арбитражных комиссий, были сгруппированы вместе в так называемые «коллективные записи». группы », ряд которых был создан.В противном случае было бы фондов тысяч. Таким образом, Национальный архив, частично для административное удобство, была нацелена на промежуточный уровень при создании своих учетных групп. В 1943 г. было установлено 206 таких рекордных групп. его тогдашние холдинги. С тех пор были созданы дополнительные рекордные группы, и их количество, учитывая все владения Национальной Служба архивов и документации, сейчас приближается к 350.

Хотя термин «группа звукозаписи» никогда не казался автору удачным для концепции, никто не предложил лучшего, и как термин, так и эта концепция, похоже, распространяется в других архивных хранилищах в Соединенных Штатах и ​​Канаде.Не факт, что этот термин всегда определяется точно так же, как в Национальном архиве, и, возможно, в этом нет необходимости — при условии, что определение применяется последовательно на протяжении всего учреждение. Такая концепция необходима во всех архивных хранилищах, где хранятся записи, созданные множеством различных агентств и организаций. организации. После создания группы записей обычно являются основными единицами административного контроля; то есть для расположения, описания, справочная служба, статистический учет и отчетность.

Поскольку записи каждой группы записей должны храниться отдельно от записей всех других групп записей, любая единица записей — независимо от того, связана ли она. том, серия отдельных листов, отдельный лист бумаги или карта или что-то еще — должны быть идентифицированы как составляющие часть одной группы записей и никакую другую. Перекрытия быть не может, поскольку записи нельзя физически размещать в двух разных местах. Каждое новое присоединение должно быть отнесено к его собственному группа записей; если таковой не существует, необходимо создать новую группу записей и найти для нее надлежащее место в хранилище.По возможности все содержимое группы записей должно храниться вместе в одном месте в стопках. Для технических записей часто приходится делать исключения. Поскольку решения на высшем уровне регулируются в большей степени административными, чем профессиональными соображениями, создание группы записи с определение границ — первая настоящая профессиональная операция по мере продвижения вниз в функции аранжировки. Невозможно обсудите здесь все многочисленные соображения, определяющие решения о распределении записей той или иной группе.Они изложены четко и подробно, что касается Национального архива, в его информационном бюллетене для персонала № No. 15,

Управление записями на уровне группы записей .

Рекомендации по созданию новых учетных групп и их разграничению обычно выносятся начальниками филиалов или подразделений старшего звена. уровня архивариуса и требуют утверждения руководителя архивного агентства или специально назначенного помощника. Высшие должностные лица также должны решить на какое подразделение или филиал следует возложить ответственность за группу записей.Начальник отдела или филиала, или в некоторых случаях вышестоящее должностное лицо, должен решить, где в областях ответвлений физически должна располагаться группа записей. Объем использования записей, количество дополнительные записи, которые следует ожидать в группе записей, и другие соображения могут повлиять на решение относительно области, в которой группа записей должна быть отложенным. Физические ограничения штабелей и оборудования могут не позволить полностью реализовать идеальную компоновку, и в этом случае необходимы компромиссы. быть сделано.

Все естественные подгруппы также должны быть признаны на этом уровне организации и учтены в заявлении о регистрации, подготовленном для записи. группы и хранятся отдельно физически как подразделения группы записей, когда она размещается в стопках. Подгруппы должны быть идентифицированы и их принадлежность определяется при установлении границ рекордной группы; в противном случае определение подгрупп может составить отдельную уровень в расположении.

Во многих более простых группах записей, некоторые из которых могут быть значительными, нет подгрупп.Определение подгруппы может быть выполнено быстро, за исключением случаи коллективных учетных групп или записей агентства, которое подвергалось частым реорганизациям и многочисленным изменениям полевых офисов, для записи каждого полевого офиса следует правильно рассматривать как подгруппу. Более того, если записи с годами стали сильно искажены, определение существующих подгрупп может оказаться наиболее трудным. Распутывание самих записей, возможно, придется отложить до следующего уровня расположение, идентификация и выделение серий.Выявление подгрупп и рекомендации по порядку их расположения в группе записи — это работа среднего профессионального уровня или выше, которая утверждается руководителем подразделения или филиала, в ведении которого находится запись группы.

Хотя в отношении групп записей приходится принимать решения по множеству сложных проблем, и решения имеют большое значение, время, потраченное на организация на уровне группы записи настолько мала, что составляет почти ничтожную часть всего времени, которое архивное агентство должно уделять функция аранжировки.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ СЕРИЙ В РЕКОРДНОЙ ГРУППЕ

Это расположение на трех уровнях внутри группы записей, что представляет собой трудоемкую работу. Рекордные группы в Национальном архиве в среднем почти 3000 кубических футов каждая (содержимое почти 500 картотек с 4 ящиками). В других архивных хранилищах средний показатель может быть меньше. Некоторые группы записей настолько велики и сложны, что содержат тысячи серий во многих подгруппах. Эти серии должны быть идентифицированы и упорядочены. в некотором логическом порядке по отношению друг к другу, так что всей группе записей дана упорядоченная последовательность на полках.

Хотя с помощью схем классификации и практики подачи документов агентство могло окончательно упорядочить документы и единицы подачи внутри каждой серии он почти никогда не устанавливал последовательную аранжировку для множества разных серий, которые он создавал. Никогда не требовалось серия должна была идти первой, определенная другая — последней, и каждая из остальных должна была занять свое место в какой-то определенной точке между ними. Этот более крупная последовательность классификации — это то, что архивист должен установить для каждой группы записей.Это операция, требующая полного знания принципы архивного устройства и знание административной истории агентства или агентств, чьи записи задействованы. Во многих отношениях это суть архивной работы, потому что инвентарь и все другие вспомогательные средства просто отражают этот уровень организации и привязаны к нему. Человек, которому поручена работа, должен быть хорошо обучен и иметь опыт и должен подготовиться к своему конкретному заданию, прочитав законы. и положения, регулирующие организацию и программы рассматриваемого агентства; его годовые отчеты, специальные отчеты и другие публикации; а также все серьезные исторические и аналитические исследования его работы и достижений.Он должен обращать особое внимание на изменения в его функции и организация: они обычно отражаются в записях и в течение длительного периода времени будут значительными. Он должен знать историю агентства-предшественники, записи которых могли быть унаследованы, а также агентства-преемники или ликвидирующие организации, которые вели учетные записи и которые могут избавились от одних, реорганизовали другие, поглотили некоторых в свои собственные архивы или иным образом усложнили картину. Он должен учиться особенно способ ведения записей агентством.Если он изучит также сами записи, он многому научится из них, что не печатается или не печатается. в противном случае доступно. Собрав воедино знания, полученные из всех источников, он сможет идентифицировать и интерпретировать множество серий. и дать им расположение, которое не только логично, но и раскрывает историю и достижения агентства. Его схема расположения должна иметь два измерения. Он должен представлять не только серию, поддерживаемую агентством в любой момент времени, но и во времени, независимо от того, существовала ли она 10 лет или 150. годы.

Этот процесс согласования намного проще осуществить, если архивист ознакомился с записями в агентстве до того, как они будут присоединены. Идеально, записи должны быть взяты архивистом непосредственно из файловой комнаты агентства, как только они станут достаточно неактивными для передачи в архив депозитарий. Возможно, у агентства было центральное досье, но были разрешены некоторые важные исключения из централизации. Возможно, у агентства есть имел ряд файловых комнат или станций хранения документов, отражающих основные функции или организационные подразделения.Возможно, всеобщая децентрализация была практика, если не правило. Всегда полезно знать, как агентство сгруппировало свои записи, потому что исходные группировки должны быть отражены в окончательная договоренность. В наши дни, когда существуют центры промежуточной документации, архивариусу менее вероятно увидеть эту картину. И никакие степень по отношению к более старым записям агентств, которые существовали за десятилетия до создания архивного хранилища. Эти агентства могут иметь бесчисленное количество раз перемещали свои неактивные записи из здания в здание, прежде чем передать их в хранилище архивов, каждый раз дальше сбивает с толку любое расположение записей, которое могло иметь место, когда они были активными и растущими файлами.Но даже в этом случае возможность архивариуса проверить старые записи на чердаках или в других местах хранения, особенно если они все еще находились в оригинальных контейнерах с оригинальными этикетками, могут иметь научил его многому о них. В этом смысле договоренность начинается до присоединения, и знания, полученные на этом этапе, должны отражаться постольку, поскольку возможно в описи, подготовленной при присоединении. Архивист, принимавший участие в процессе присоединения, всегда имеет фору. по договоренности, если он может выполнять свои функции консультанта или надзора до тех пор, пока записи не будут на полках.

Следующим шагом является идентификация различных серий, которым должен быть присвоен заказ. Это подводит нас к определению слова «серия», один из основных технических терминов в словаре архивариуса. Пока архивист не поймет этот термин и не сможет распознать серию, он должен не проводить работы по организации на этом уровне.

Настоящая серия состоит из одинаковых единиц хранения, расположенных в последовательном порядке, внутри которого каждая из единиц хранения занимает свое надлежащее место.В серия имеет начало и конец, и все между ними имеет определенную взаимосвязь. Шаблон может быть простым — алфавитным, числовые, или хронологические, или сложные, как, например, годовые отчеты, упорядоченные сначала по годам, затем по штатам, а затем по округам в пределах Состояния. Это может дополнительно осложняться практикой ведомства по подаче отчетов государственных должностных лиц в определенном порядке на государственном уровне и должностные лица округа в установленном порядке в каждом округе.Такой порядок регистрации может соблюдаться из года в год, пока записи не заполнят несколько тысячи футов стеллажей, но независимо от того, насколько сложен узор, пока он повторяется, у нас все равно остается одна серия. Другой серия может состоять всего из нескольких футов отчетов, относящихся к территориям в несколько ином порядке. Границы этих истинных рядов никогда не сложно определить; пробелы и разногласия легко распознать.

Иногда будет серия, состоящая только из одной файловой единицы.Возможно, это чаще касается книжных записей, когда какая-то особая запись хранится в единственном томе, не имеющем преемников. «Серия» может показаться неподходящим словом в таких случаях, если только кто-то не думает о предмете. как начало запланированной серии, которая не продвинулась дальше первого блока. В недолговечном агентстве таких сериалов может быть много. Это могло бы кажется, что некоторые из этих однотомных серий можно было бы объединить в конце группы пластинок, но это было бы равносильно отказу от в определении их правильного местоположения.Они не могли бы быть вместе, если бы у них не было общего происхождения. Вместо этого они могли бы принадлежать должным образом широко разделенные части группы записи, некоторые из них, возможно, между сериями несвязанных бумаг, которые они могли бы помочь прояснить.

Также будут случаи, когда для определенных групп документов не существует видимой закономерности, хотя предмет или транзакция отношения очевидны. Часто действительно есть просто скопление или агрегирование документов, относящихся к какому-либо вопросу, потому что, по-видимому, агентство не нашло времени, чтобы рационализировать их расположение.Эти скопления сложно назвать сериями в строгом смысле слова, но произвольно мы относимся к ним как к таковым — точно так же, как мы в некоторой степени произвольны в отношении того, что составляет группу записей. Они представляют собой блок материала, который должно быть отведено место в аранжировке. Нет последовательности файловых единиц и, следовательно, нет очевидного начала или конца, так что специальный Проблема для этого типа ряда состоит в том, чтобы определить его границы. Нужно искать общий знаменатель в предмете или происхождении, который разделяет это скопление из других истинных или искусственных серий.Возможно, эти бумаги или другие материалы были собраны каким-то исследователем, потому что они полезно в особом деле, которым он занимался. Возможно, они связаны с какой-то внезапно завершившейся спецоперацией. Какой бы ни была их история и цель, они должны быть идентифицированы своими границами и сохранены отдельно, если они когда-либо должны быть поняты и назначены их места по отношению к весь.

Различные серии, как только они идентифицированы, являются элементами группы записей, которым на этом уровне организации следует присвоить значимый физический порядок, который позже будет отражен в порядке инвентарных записей на бумаге.Действительно, записи инвентаризации (которые являются серии), вероятно, на этом этапе находятся на бумаге в виде карточек или бланков, которые можно перемешивать по мере проработки аранжировки.

Хотя записывающие группы и подгруппы должны были быть установлены, а их порядок определен на втором уровне организации, окончательная распределение серий по подгруппам (если не перераспределение по другим группам записей), возможно, придется дождаться подробной идентификации серий, которая поступает в третий уровень аранжировки.После того, как все серии назначены группам и подгруппам записей, чтобы окончательно установить их границы, архивариус просматривает группу или подгруппу и разрабатывает логическую последовательность расположения для назначенных таким образом серий. Надо признать, что там не является одной идеальной последовательностью аранжировки для серий. Значительные различия возможны в любой большой группе записей, и никакие два архивариуса, как бы то ни было. опытный, примет те же решения. Но есть и лучшие условия, и худшие, и с более бедным нужно бороться до тех пор, пока это приемлемо.

Организация серий — относительно простая задача, если записи создаются небольшим объединенным агентством. Такая группа или подгруппа записей, следовательно, может быть назначен на обучение к более молодому архивисту. Он будет опираться на несколько общепринятых принципов, таких как голландское правило, устанавливающее приоритет перед последовательностью корреспонденции, если только не существует «основной» серии, от которой зависит все остальное. Индексы и другие агентства, созданные поисковые средства обычно предшествуют серии, которую они индексируют.Учетные записи по содействию и ведению домашнего хозяйства, если они сохраняются, обычно идут в последнюю очередь. Между функциями и последовательность действий внутри функций может определять группировку серий. В больших группах записей серии могут быть сгруппированы по хронологические периоды, по крупным сбоям в системах хранения или на функциональной основе, и эти группы также становятся основными подразделениями или сбоями полученного инвентаря.

Однако в большинстве рекордных групп любого возраста и размера почти наверняка будет много осложняющих факторов.Это может быть вызвано:

(1) изменения в организации;
(2) изменения функций;
(3) изменения в схемах подачи документов;
(4) наличие записей от одного или нескольких предшествующих агентств, которые не были или были включены лишь частично в серию записей. создано более поздним агентством; а также
(5) записи, которые были реклассифицированы или реорганизованы иным образом по уважительным причинам, которые были реорганизованы не полностью (какая-то амбициозная схема не доведены до завершения), или которые были просто подделаны потенциальными «методистами» перед передачей в архив депозитарий.

В голландском руководстве приведены правила работы с этими и многими другими осложнениями, которые не могут быть здесь представлены. Хотя младшие архивисты с некоторый опыт может идентифицировать серии в сложных группах записей так же, как и в более простых, это обычно необходимо для более опытных архивариус возьмет на себя управление и разработает рациональную схему. От человека с опытом можно ожидать, что он не только сделает свою работу лучше, но и сделает ее быстрее. Наем работника слишком низкого ранга для работы по найму на этом уровне — пустая трата времени и денег.Окончательно принятая договоренность должна быть утвержденным руководителем подразделения или филиала, отвечающим за группу записи.

РАСПОЛОЖЕНИЕ УЧАСТНИКОВ СЕРИИ

Хотя единицы хранения в серии могут быть отдельными документами или отдельными документами с приложениями и приложениями, они, скорее всего, будут совокупность документов, относящихся к какой-либо транзакции, человеку, делу или предмету, в зависимости от политики или системы подачи документов, используемых агентством. В Политика подачи документов, в свою очередь, скорее всего, будет зависеть от характера операций агентства.В прошлом эти единицы хранения обычно контролировались в системе регистров и указателей, которые запутанным, но упорядоченным образом связывали все тело вместе; и оперативное обслуживание записей сейчас, как и тогда, обычно зависит от содержания тела в одном и том же порядке, чтобы все современные вспомогательные средства поиска оставались действительными в качестве указателей. Эти Системы реестров продолжают использоваться, особенно в судах и регулирующих органах, а также во многих других агентствах, которые в основном занимаются рассмотрением дела или система проектов.Однако в других агентствах они были заменены секретными файлами без контроля реестра или с частичным реестром. контролирует. В этих современных случаях регистрационные номера не влияют на порядок подачи заявок. Вместо этого единицы хранения — это папки, созданные для классы классификационной схемы. Встречаются всевозможные комбинации.

Аранжировка на этом уровне, очевидно, не является оригинальной аранжировкой; это довольно простая, но трудоемкая операция проверки для проверки первоначальный порядок и исправление очевидных перемещений, имевших место за эти годы.Это необходимо для оперативной и достоверной справочной службы. Ни один архивист не может контролировать свои записи без этого, и задержка может скоро стоить больше времени, если записи вообще активны, чем требуется для их хранения. сразу после присоединения. Причем лучше всего это делать в связи с упаковкой и маркировкой. Это не означает, что если группа записей без немедленной важности с точки зрения обслуживания, или если он никогда не будет очень активным, такая договоренность не может быть отложена или даже без: когда принимается подобное решение, записи помещаются в рамки и маркируются без тщательной проверки.Хотя нет ничего более потерянного, чем неверно размещенный файл, можно отложить проверку единицы файла до тех пор, пока не станет ясно, что записи достаточно активны, чтобы оправдать работу. Высокоактивный серии в группе записей должны пройти более тщательную проверку. Эти решения, включая определение приоритетов, должны приниматься руководителей филиалов на основании рекомендаций своих опытных профессиональных помощников. Если серия состоит из нумерованных или буквенных томов нет ничего проще, чем расположить их по порядку на полках.Это может сделать рабочий, как только будет определено место для него. Только в том случае, если полоса или другие опознавательные знаки отсутствуют, так что нужно определить последовательность по внутренним свидетельствам, нужен архивист или Вызов субпрофессионального сотрудника в зависимости от сложности проблемы. Алфавитные, числовые или иным образом обозначенные файлы (скрепляются между собой различными устройствами) или папки, содержащие отдельные бумаги, выстраиваются в ряд и проверяются на порядок и полноту по мере их размещения в ящиках архивов, и список ящиков готовится для целей маркировки.Это становится больше, чем рутинная работа, только если файловая система агентства сложным или если внешнее устройство было нарушено намеренно, в результате несчастного случая или небрежности. Случайные нарушения могут потребовать значительная детективная работа над самими записями и внешними источниками, чтобы прийти к объяснению. Только когда факты известны, архивисты решают, оставить ли место для того, что кажется пропавшим, или оставить то, что кажется инопланетным вторжением там, где он его обнаружит.Некоторые проверки на наличие нарушений могут быть выполнены более умными и внимательными работниками и, конечно, непрофессиональным персоналом. Это больше эффективно и надежно выполняется последним, если системы регистрации сложны, поскольку есть больше элементов, за которыми нужно следить. Возможно, три четверти аранжировку на этом уровне могут выполнять опытные субпрофессионалы; степень необходимого опыта зависит от сложности файловая система.

Часто этот уровень организации требует интеграции файлов, взятых из разных хронологических блоков.Центральные файлы агентства могли быть присоединены в трех хронологических блоках — например, 1905-10, 1911-15 и 1916-20 с таким большим перекрытием, что они не могут быть обслуживается качественно. Первоначально сохраняемые в агентстве как одна серия, они были произвольно разбиты на блоки периодов, так как более старые файлы стал менее активным, чтобы облегчить временное хранение в архивном центре. Теперь постоянное хранение и частое использование для исследований требуют восстановления записи в исходном порядке.По мере того как это делается, некоторые категории, от которых можно избавиться, выпадают; другими словами, три или четыре задачи могут выполняться одновременно. В идеале, чтобы записи можно было отложить на полку, все, что нужно сделать с серией, должно быть сделано за один раз. многоцелевая операция, прежде чем она будет помещена в рамку и помечена. Нет ничего более расточительного, чем повторять одни и те же записи, потому что все операции не планировались и не проводились сразу. Для таких многоцелевых проектов требуется как минимум субпрофессиональный персонал более высокие разряды или профессиональные работники в начальных классах.

Во многих группах записей есть крысиные гнезда из связок, бумаг нестандартного размера или других групп, которые, по-видимому, никогда не включались. в систематически организованные и контролируемые серии или которые были извлечены из таких серий для забытых целей и никогда не возвращаются, возможно потому что файловый клерк не знал, где они. Чем дольше записи хранились на чердаке или в подвале — так с годами они обслуживались многими разными людьми, большинство из которых не знакомы со старыми файловыми системами — более крупными крысиными гнездами.Тем не менее, они часто состоит из довольно важных записей. Их прохождение требует навыков архивариуса, хорошо знакомого не только с группой звукозаписи. в вопросе, но также и связанные группы записей. Действительно, если ответственное лицо не знает досконально группу записей, ему лучше держаться подальше от крысиное гнездо. Это трудоемкая организационная работа, которую необходимо выполнять, если только беспорядок не будет увековечен, но вряд ли когда-либо делается должным образом и эффективно кем угодно, кроме опытного архивиста не ниже среднего уровня.

Последний тип операции, с которой можно встретиться при расположении файловых единиц, — это преднамеренная реорганизация этих единиц в случаях, когда расположение, отличное от первоначального, может показаться более эффективным для удовлетворения долгосрочных требований. Например, агентство часто лениво позволяет накапливать отчеты год за годом, собирая отчеты за каждый год вместе в некоторой повторяющейся схеме, расположенной, возможно, в алфавитном порядке юрисдикция. В справочной службе, однако, отчеты почти всегда запрашиваются юрисдикцией, что означает, что архивист должен составить их из стольких мест, сколько могут потребоваться годы.Переупорядочить отчеты так, чтобы все для юрисдикции вместе по порядку. Это, конечно, физическая перестановка, но это простейший вид перестановки, который на самом деле не нарушает целостность файлов. Его можно поручить субпрофессиональному персоналу под надлежащим контролем.

Может быть принято решение о более сложной реорганизации, если записи были настолько разбиты, что исходная организация не может быть полностью восстанавливается с уверенностью, если не тратить слишком много времени на исследования.Совершенно нелегко решить полностью реорганизовать серию, потому что в конце концов работа может оказаться более сложной, чем ожидалось. Придумать новую схему непросто; записи не впишутся ни в какую схему реорганизация так же, как они вписались в первоначальную схему; и они не будут одним и тем же корпусом записей при таком изменении порядка, даже если все документы были переработаны в новый порядок. В случаях, когда агентство разрешило накопление записей без организации, архивист должен решить, оставить ли записи в этом неорганизованном состоянии (что он, вероятно, сделает, если они не пользуются большим спросом), или разработать организация для них.Обычно это короткие серии, и организация может быть относительно простой; например, в хронологическом порядке, по алфавиту или по личное имя. Некоторая организация является обязательным условием для микрофильмирования записей. Планирование такой организации или реорганизации должно осуществляться профессиональные архивисты высокого уровня и большого опыта. Его могут проводить архивисты среднего звена, работающие под надзором.

Очевидно, что организационная работа на уровне картотеки имеет разную степень сложности и требует времени персонала различные разряды от грамотных рабочих до субпрофессиональных классов и от младших профессиональных разрядов до средних.А профессиональный архивист должен контролировать организационные работы, выполняемые работниками любого уровня подготовки в смысле выборочной проверки, присутствуя для ответа вопросы, расследование пробелов и несоответствий, принятие решений о том, следует ли продолжать работу, несмотря на нарушения, вынося более важные вопросы на внимание начальства и тому подобное. Организация планирования и контроля на этом уровне — работа большой сложности и ответственности. и должны выполняться архивистами среднего уровня и выше. Наконец, такие проекты до их открытия должны быть одобрены старшими архивариусами и даже начальников подразделений, в зависимости от количества задействованного оборудования и рабочей силы или отсутствия руководящего прецедента.

РАЗМЕЩЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ФАЙЛОВЫХ ЕДИНИЦАХ

Том в переплете может содержать много отдельных документов, но их расположение было зафиксировано на момент записи; они не могут выйти из строя, ни можно ли изменить их порядок. Отдельные документы — другое дело. На протяжении многих лет было испробовано множество способов сохранить документы, относящиеся к единице файла. вместе и в каком-то порядке, но ни один из них не является полностью удовлетворительным. Во времена, когда еще не было плоских файлов, порядок поддерживался складыванием бумаг. вместе.Современные способы сохранения порядка включают использование канцелярских скрепок, проволочных скоб или заклепок — последние две связаны с крышкой и подкладочные листы — или папки и металлические застежки различного типа внутри папок. Во времена свернутых рекордов — примерно перед Первой мировой войной — вложения складывались внутри сопроводительных писем, а вложения часто складывались внутри них. Сопроводительное письмо может охватывать многие вольеры, некоторые из которых имели собственные вольеры. Это особенно верно в отношении юридических документов, ваучеров и отчетов.Когда такие записи сплющенный, значительная изобретательность, тщательная проверка и использование папок или конвертов — все это необходимо для обеспечения надлежащего хранения документов вместе и, таким образом, их отношения сохраняются. Архивист, вероятно, проникнется большим восхищением к старой системе свернутых документов и разоблачающие одобрения на среднем сгибе, и он вряд ли захочет разворачивать их навсегда, пока физическое состояние записей требует, чтобы он это сделал.Повышенное внимание к поиску и тщательному изучению сплющенных индоссаментов может привести к более быстрому ухудшению качества, чем если бы записи был оставлен нескладным.

Частично это связано с выравниванием записей, поэтому требуется обеспечить, чтобы надлежащие документы и отдельные листы бумаги хранятся вместе и в последовательном порядке.

Другой важный процесс, требующий упорядочивания внутри файлового блока и вплоть до отдельного документа, связан с микрофильмированием.Там в наши дни это количество увеличивается, так как:

(1) ученые беспечно заказывают фильм на сотни долларов с записями, которые они не видели,
(2) мы стараемся включать все больше и больше наших лучших и наиболее ценных записей в публикации на микрофильмах,
(3) мы снимаем огромное количество записей либо с целью уничтожить оригиналы, либо, наоборот, чтобы сохранить их, поощряя использование микрофильмов, а не оригиналов.

Тот, кто использует пленку вместо оригиналов, в лучшем случае страдает от многих недостатков, и если записи находятся не в идеальном порядке и сняты в постоянном таким образом, чтобы, например, на первом месте были одобрения, а вложения были в правильном порядке, а все листы многостраничного документа были в порядок — пленка приходит в негодность, а значит, и бесполезна.Есть много примеров, когда фильмы были сняты, но никогда не использовались в государственных учреждениях, потому что записи не были тщательно организованы заранее.

Обычно не идут в папки или коробки, чтобы расположить оригинальные документы, если они собираются сохранить и использовать в их первоначальной форме. Если есть беспорядок, обычно по размеру или цвету листов можно увидеть, какие из них принадлежат друг другу, и может, если он интересуется именно этими листами. записи, разгадывать их расположение быстрее и увереннее, чем он мог бы, если бы они были помещены на микрофильм в том же беспорядке.

Аранжировка на этом нижнем уровне, таким образом, выполняется в основном в связи с выравниванием и микрофильмированием (часто и тем и другим одновременно). Это может быть сделано опытные субпрофессиональные сотрудники или более низкого разряда, то есть менее опытные профессиональные работники. Обычно это хорошее задание для новичка. потому что он одновременно знакомит его с методами хранения и содержимым файлов. Всегда под рукой должен быть более опытный архивист, поскольку супервайзер, чтобы ответить на вопросы и решить проблемы.Часто размещение файловых единиц и отдельных документов выполняется одновременно, особенно, когда записи готовятся к микрофильмированию. Обычно это экономит время и труд, но, поскольку процесс усложняется, может потребоваться человек более высокого ранга. Если единицей хранения является документ, что происходит в некоторых файлах, размещение на уровне единицы файла и на уровень документа становится одной и той же задачей, обычно относительно простой.

КОРОБКИ, СТЕНКИ И МАРКИРОВКА

Пять уровней организации, описанные выше, связаны с анализом и идентификацией записей, а также с их проверкой для определения их правильное расположение.Предположительно решения были приняты и зафиксированы на бумаге или иным образом хорошо понятны. Теперь мы должны обсудить исполнение решений. Это может быть сделано в относительно короткие сроки разнорабочими, машинистками и субпрофессиональным персоналом более низкого уровня, работающим под субпрофессиональный или профессиональный надзор более высокого уровня, в зависимости от сложности работы. Обычно профессиональный персонал, отвечающий за решения о размещении должны контролировать их исполнение, чтобы время не тратилось на определение подгрупп и серий и определение их границ. все сначала.Проверка аранжировки на уровне файловых единиц и боксирование серии может продолжаться одной бригадой, в то время как супервайзер работает над общей аранжировка сериала. Укладка упакованных серий в определенном порядке является последней операцией, за исключением набора и прикрепления этикетки.

Бокс

Обычно только отдельные бумаги помещаются в «коробки», то есть помещаются в архивные контейнеры, которые затем помещаются на полки. При передаче файла в эти контейнеры, каждый пытается разделить его на естественные разрывы (между файловыми единицами, если это возможно), и все же не упаковывать коробку так плотно, чтобы записи не может быть извлечен или вставлен без повреждений или настолько неплотно, что бумага сползает и сгибается, а пространство теряется.Один проверяет расположение файла единиц, помещенных в коробку, и записывает необходимые данные, обычно начальный и конечный номера файлов, для метки. Прилагаются усилия, чтобы положить конец серии в одной коробке, не тратя лишнего места, и начать новую серию в новой коробке. Если порядок серий не был разработан заранее с окончательным оформлением и сериями в коробках по порядку, этим упакованным сериям, конечно же, будут предоставлены только временные позиции на полках. Только с меньшие и более простые группы записей или образцы — вполне вероятно, что все можно будет сразу положить на полку.Бокс может быть делом полноценного чернорабочие или непрофессиональные сотрудники. Профессиональный персонал требуется редко, если одновременно не проводятся сложные организационные работы и это действительно управляющая операция, в которой бокс — несущественная часть.

Стеллаж

Обе коробки, содержащие отдельные бумаги и переплетенные тома, должны быть поставлены на полки. Когда расстановка их содержимого будет завершена, ящики можно будет разложены рабочими на полках в местах и ​​в порядке, определенном профессиональными архивариусами.Это во многом физическая операция. Стеллажи для томов, особенно всех размеров, сложнее. Хотя это будет сделано с помощью разнорабочих, это должно будет находиться под пристальным наблюдением профессионалов или опытных субпрофессионалов, если нет больших тиражей томов, хорошо маркированных и одинакового размера для размещения на полках. Надзорный орган должен решить, слишком ли большие объемы или слишком плохо связаны, чтобы стоять на них вертикально. полки. Он должен очень внимательно следить за порядком, если есть много серий из нескольких томов или из одного тома каждая.Он должен одобрить любое снятие тома вышли из строя, решая, когда можно сэкономить достаточно места, чтобы гарантировать это, или когда состояние томов этого требует, или, возможно, когда нарушение последовательности указателей и регистров, чтобы их можно было разместить возле столов или сделать доступными для поисковиков в поисковой комнате. желательно, чтобы сэкономить время или позволить определенную степень самообслуживания. Эти нарушения в установленном порядке должны быть обозначены перекрестными ссылками в правильные места.

Маркировка

Маркировка бывает двух видов:

(1) контейнеров,
(2) ряда заканчиваются в области штабеля после того, как стеллажи были завершены.

Обычно на первом месте идет маркировка тары. Списки содержимого коробки должны были быть составлены во время бокса. Этикетка контейнера должна показывать имя и номер группы записей, имя любой подгруппы, имя серии и конкретное содержимое ящика. Он также должен иметь номер, чтобы показать место коробки в группе или подгруппе записей или, по крайней мере, в последовательности серий. Первые два или три элемента, если они распространяются на сотню и более емкостей, следует набирать их по трафаретам, чтобы этикетки можно было обрабатывать в листах; если это будет сделано, только содержимое отдельных ящиков необходимо будет напечатать на отдельных этикетках.Иногда подгруппы не будет. Если подгруппа хорошо известна, то там должен быть показан только номер группы записей, частью которой он является. Метки конца строк должны быть напечатаны полностью, так как каждая из них сильно различается в формулировка. Этикетки могут быть разработаны профессиональным персоналом более низкого уровня или субпрофессиональным персоналом более высокого уровня, но они должны быть проверены профессионалы более высокого уровня, прежде чем время будет потрачено впустую на обработку и набор текста. Наклейка этикеток может выполняться грамотными и внимательными работниками, если работа проверяется высококлассными субпрофессионалами или низкопрофессиональными специалистами.Назначение работника ниже или выше определяется сложность работы.

Разумеется, существуют работы по переупаковке, перестановке и перемаркировке, которые следуют после внутренней утилизации присоединенных материалов, чтобы консолидировать пространство, полученное при такой утилизации. Они могут обрабатываться теми же классами персонала, которые выполняли первоначальную работу такого рода. Иногда происходят серьезные преобразования холдингов в группу записей, или несколько из них назначаются разным областям.Такие смещения позволяют возможность улучшить расположение и исправить любые ошибки, которые могли быть сделаны изначально. Планирование такой смены с целью получения максимальной за пределами доступного пространства в новых областях обычно выполняется работа на профессиональном уровне, но выполнение может осуществляться разнорабочими и под надзором со стороны опытный субпрофессиональный персонал.

РЕЗУЛЬТАТЫ ОТЧЕТНОСТИ В НАПИСИ

Для каждого уровня организации, кроме самого низкого, вероятно, будет получен какой-то архивный инструмент:

1. Депозитарный уровень — административная выдача.
2. Уровень группы записей — заявление о регистрации группы записей или сводка для каждой установленной группы записей.
3. Уровень серии — перечень группы записей, в которой каждая серия представлена ​​как пронумерованная запись.
4. Контрольные списки единиц хранения для важных серий. Эти контрольные списки иногда для очень длинных и важных серий предлагаются как отдельные документы, но чаще они представлены в виде приложений к описи учетных групп.Очень короткие серии и серии меньших Важность считается достаточно учтенной в самой инвентаризации.

На уровне документа письменное заявление, отражающее договоренность, обычно не составляется.

Большинство этих архивных инструментов служат двойной цели, хотя на самом деле они производятся как контрольные документы для учета авуаров и показывают их расположение, они служат также и в качестве вспомогательных средств. В каком-то смысле можно сказать, что документ уровня депозитария указывает поисковику, какой путь повернуться, когда он войдет в хранилище, запись группы сообщает ему, какой порог перейти, инвентарь сообщает ему, в какой части комнаты чтобы посмотреть, и список единиц хранения сообщает ему, какую единицу следует снять с полки, поскольку она может содержать документ или документы, которые он хочет видеть.В искатель не предпримет эти шаги, кроме как в воображении, когда он сверяется с документами по поиску помощи, но какой-то сотрудник архива должен принять их физически, если документы должны быть доступны для поисковика в центральной поисковой комнате.

Будет видно, что в отношении документов по оказанию помощи, которые отражают договоренность, которые мы можем обозначить как основные средства поиска, настоящая работа вовлечено определение договоренности. Представление этой договоренности в письменной форме впоследствии является дополнительным видом деятельности.Есть, конечно, архивные поиск вспомогательных средств, которые не следуют шаблону расположения записей, но пересекают эти шаблоны в виде индекса. Их можно обозначить как вспомогательные средства поиска. Они должны появиться позже, потому что сначала должны существовать установленные единицы организации с фиксированными обозначениями, для которых единицы запись во вспомогательных вспомогательных средствах поиска может сослаться. Таким образом, размещение — это основная внутренняя деятельность архивного учреждения. Все остальные внутренние деятельность зависит от ее надлежащего выполнения.

Примечание: Эта веб-версия была подготовлена ​​в 1999 году на основе:
Оливер У. Холмс, Архивная структура — пять различных операций на пяти разных уровнях , опубликовано Обществом американских архивистов в Американский архивист , том 27, номер 1 (январь 1964): 21-41.
С разрешения Общества американских архивистов.
Эта версия может отличаться от печатной.

---

Смотрите также:

Понимание управления записями | Раздел управления архивами и записями

Вся информация и записи проходят жизненный цикл.Знание того, какие этапы проходят записи, помогает определить наиболее важные действия, которые должны произойти для защиты и правильной организации записей Организации.

Первая фаза — Создание / получение — начинается, когда записи либо получены из внешнего источника, либо созданы внутри. Цели этого начального этапа:

	Создавайте полные и точные записи, подтверждающие функции, деятельность, решения, транзакции, процедуры и т. Д. Организации.
	Определить и применить соответствующую классификацию безопасности
	Различать записи и незарегистрированные копии или рабочие документы, чтобы иметь возможность надлежащим образом разделить их в файловой системе
	Поместите запись в организационную схему классификации (или план файлов) на бумаге (например, в картотеке или скоросшивателе) или в электронной версии (например, в картотеке или скоросшивателе).грамм. на общем диске или в системе), чтобы гарантировать, что он сохраняется в своем контексте

После первой фазы записи сразу переходят в Активную фазу жизненного цикла. Это означает, что они часто используются, совместно используются коллегами, извлекаются для поддержки повседневного бизнеса и упоминаются. Целями этого этапа являются: Создание полных и точных записей, свидетельствующих о функциях, деятельности, решениях, транзакциях, процедурах и т. Д. Организации.

	Определить и применить соответствующую классификацию безопасности
	Различать записи и незарегистрированные копии или рабочие документы, чтобы иметь возможность надлежащим образом разделить их в файловой системе
	Поместите запись в организационную схему классификации (или план файлов) либо на бумаге (например, в картотеке или в папке), либо в электронной версии (например,грамм. на общем диске или в системе), чтобы гарантировать его сохранение в контексте
	Сохранять целостность записи, то есть гарантировать, что она не была изменена после завершения
	Поддерживать удобство использования, что означает сделать его доступным для всех коллег, которым необходим доступ к записи для выполнения своей работы
	Упрощение идентификации и сохранения записей с постоянным хранением

Активная фаза жизненного цикла может быть короткой для некоторых записей (например,грамм. Активная фаза учета заработной платы обычно составляет всего около двух месяцев) и длительная для других (например, Меморандум о взаимопонимании между полевой миссией и правительством принимающей страны может находиться в активной стадии на протяжении всего периода работы миссии). Однако все записи проходят жизненный цикл, и со временем скорость извлечения часто снижается. В какой-то момент они достигают стадии, когда они больше не нужны в основном офисном помещении, но их все равно нужно хранить для доказательственных, юридических, финансовых или исторических целей, как того требует график хранения.Это когда они входят в Неактивную фазу жизненного цикла. На этом этапе мы должны освободить место в наших офисах для новых записей, но нам необходимо обеспечить удобное хранение неактивных записей. Цели этого этапа:

	Укажите записи, которые не требуется хранить в основном офисе (на бумаге) или в системах / общих дисках (в электронном виде)
	Организуйте и перечислите их
	Передайте их в местный Центр документации (для полевых миссий — в местный Центр документации в районе миссии; для офисов штаб-квартиры — Центр документации ARMS).
	Получать только те записи, которые необходимы время от времени

Наконец, в конце жизненного цикла записи переходят на этап принятия решения (обычно на основе утвержденного графика хранения) о том, что происходит с записями, вступившими в заключительную стадию своего жизненного цикла.Это называется этапом удаления . В Организации Объединенных Наций доступно два действия по удалению: «Архивировать» или «Уничтожить». Это означает, что некоторая часть документов, обычно около 5% от общего объема документации офиса или миссии, которые из-за их исторической ценности имеют постоянное хранение, будут переданы в ARMS, а остальные будут уничтожены в какой-то момент. точка. Цели этого этапа:

	Определить записи, имеющие архивную ценность (постоянное хранение), составить их список, систематизировать и отправить в ARMS
	Определить записи, подлежащие утилизации / уничтожению, составить их список, собрать необходимые разрешения на уничтожение и приступить к экологически безопасному процессу уничтожения

Управление записями и архивами | Глоссарий

А | B | C | D | E | F | G | H | Я | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | Т | U | V | W | X | Y | Z

А

Активная запись: Запись, на которую часто ссылаются при ведении текущей деятельности отдела.

Административная запись: Записи, документирующие повседневную работу и администрирование офиса (например, юридические, финансовые, бюджетные, кадровые и другие общие операции).

Архивная запись: Постоянная запись, которая неактивна, и ее больше не нужно хранить в офисе, в котором она была создана. Эти записи имеют непреходящую ценность и документируют историю и развитие организации.

Архив: Место, используемое для постоянного хранения ценных записей и документов для ученых и будущих поколений.

В

Обратное преобразование файлов: Процесс сканирования, индексации и сохранения большого объема накопившихся документов в системе обработки изображений.

С

Дело: Группы записей, относящиеся к определенному действию, событию, человеку, месту, предмету, организации, месту, программе или проекту. Включите файлы персонала, проекта и транзакций

Хронологические файлы: Файлы, упорядоченные по дате

Хронологическая архивация: Подача в порядке дат.

Классификация: Процесс присвоения документу серии (или класса) файла.

Закрытый файл: Папка с файлами, в которую нельзя добавлять документы.

Создатель: Человек, административная единица или организация, которая создает, получает или собирает записи в ходе обычной деятельности.

Область текущих файлов: Область, в которой хранятся часто используемые записи.

Cut-Off: Время, когда весь новый (активный) материал помещается в новый набор папок, а предыдущие папки (неактивные) удаляются из области текущих файлов и переносятся в область хранения, центр записей или архивы .Дата окончания зависит от типа записи и процедур департамента. (например: __ 1 июля, конец квартала, конец семестра и т. д.).

D

Дата уничтожения: Дата, которая знаменует собой конец юридически необходимого периода хранения для непостоянных записей и время, когда записи должны быть уничтожены, если только записи не связаны с аудитом, судебным разбирательством или продолжающимися административными действиями или имеют отношение к ним.

Удаление: Окончательное удаление, будь то для уничтожения или передачи в другой центр хранения документов или в архивы, записей, срок хранения которых истек.

Распоряжение: Действия, предпринятые в отношении записей, которые больше не нужны для поддержки текущей административной деятельности, в соответствии с Графиком хранения и удаления документации Университета. Указания могут включать уничтожение, передачу в Центр документации университета, передачу в архив университета, перевод в неактивное хранилище документов или постоянное хранение в единице.

Дубликат файла: Фотокопия официального документа, созданная для удобства обращения и находящаяся не в Офисе записи.

E

Электронные записи, электронные данные, информация и / или запись: Любая форма записанного в цифровом виде материала, созданного, переданного, полученного и / или сохраненного, который обозначен как запись владельцем данных или законом, в зависимости от содержания и / или предмета. Это включает, помимо прочего, электронный цифровой обмен, электронную почту, цифровые / текстовые голосовые сообщения, мгновенные сообщения и текстовые сообщения.

Для чтения невооруженным глазом: Запись, которую можно прочитать невооруженным глазом без помощи аппаратного или программного обеспечения.(например: __ бумага или микрофильм / микрофиша считаются удобочитаемыми, хотя для чтения их необходимо увеличить.)

F

Серия файлов: Набор документов, имеющих одинаковую тематику. Например, счета-фактуры, заказы на закупку, резюме, описания должностей и протоколы собраний — это разные серии (классы) документов. (Также может называться Класс)

FERPA: Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни 1974 года, обычно называемый Поправкой Бакли, защищает права студентов путем контроля за созданием, хранением и доступом к учебным документам.Он гарантирует студентам доступ к своим академическим записям, запрещая при этом несанкционированный доступ со стороны других лиц.

Формат: Физическая форма, в которой появляется материал — книги, слайды, фотографии, пленка, записи и т. Д.

G

Закон штата Джорджия об открытых записях (O.C.G.A. 50-18-70) Это закон штата, требующий, чтобы публичные записи были открытыми и доступными для проверки любым представителем общественности. Любой представитель общественности может потребовать проверки любых публичных записей.Для получения доступа отправителю запроса необязательно проявлять особую потребность или интерес к вопросам, охватываемым записью. В большинстве учреждений правительства США есть назначенное лицо / офис, к которому направляется запрос. Учреждение правительства США должно предоставить доступ к существующим публичным записям, находящимся на его хранении или под его контролем, в течение трех рабочих дней, включая те, которые оно создало, и те, которые оно получило в ходе своей деятельности. Учреждения не обязаны создавать запись, которая не существует на момент запроса, и не обязаны компилировать запрошенную информацию в единый документ.[Исключения для открытых записей:

• медицинские и ветеринарные записи и другие материалы, касающиеся конфиденциальности личной информации;
• записей, относящихся к незавершенным расследованиям;
• записей, требуемых федеральным правительством, чтобы сохранять конфиденциальность, например, записи об образовании учащихся;
• коммерческой тайны и определенной информации служебного характера;
• определенные данные исследований, записи или информация, которые не были опубликованы, запатентованы или иным образом публично не распространены;
• персональная и финансовая информация доноров
• конфиденциальных оценок, представленных государственному агентству в связи с наймом государственного служащего.]

GLBA, Закон Грэмма-Лича-Блили: Закон Грэмма-Лича-Блили (GLBA), вступивший в силу 23 мая 2003 г., касается защиты и конфиденциальности информации о клиентах, хранящейся в финансовых учреждениях, таких как банки и инвестиционные компании. компании. GLBA не содержит исключений для колледжей или университетов. В результате образовательные учреждения, которые занимаются финансовой деятельностью, такой как оформление студенческих ссуд, обязаны соблюдать. GLBA и другие новые законодательные акты могут привести к появлению стандартов заботы об информационной безопасности во всех областях практики управления данными, как электронных, так и физических (сотрудник, студент, родители, клиенты, выпускники, доноры и т. Д.).). В рамках этого закона под личной информацией понимается любая закрытая финансовая информация о физическом лице, которая обрабатывается или хранится университетом или его филиалами или от их имени. Определение личной информации очень широкое и может включать: номера социального страхования, номера кредитных карт, номера банковских счетов, кредитную историю или рейтинг, информацию о налоговой декларации, оценки учащихся (FERPA), медицинские записи (HIPPA).

GPIPA (Закон Джорджии о защите личной неприкосновенности от 2007 г. (О.C.G.A. С 10-1-910 по 10-1-912): Закон об уведомлении о нарушениях безопасности; В 2007 году в закон Грузии об уведомлении о нарушениях были внесены поправки, в которые были включены государственные университеты и другие государственные и местные агентства. Личная информация, защищаемая GPIPA, включает сочетание полного имени или имени и фамилии человека с одним из следующих, если оно не зашифровано или отредактировано: Номер социального страхования; Номер водительского удостоверения или номер государственного удостоверения личности; Номер счета, кредитной или дебетовой карты; Пароли учетных записей, личные идентификационные номера или другие коды доступа.

H

HIPAA: Закон об ответственности за медицинское страхование 1996 года; Часть этого закона, имеющая особое значение для менеджеров документации, — это стандарты, касающиеся конфиденциальности медицинской информации, которые помогают предотвратить ненадлежащее использование медицинской карты. Защищенной медицинской информацией считаются любые данные, позволяющие идентифицировать пациента, включая, помимо прочего: номер социального страхования, имя, демографические данные (адрес, номер телефона, номер факса, пол, дату рождения и т. Д.).), диагноз, адрес электронной почты, номер медицинской карты, номер счета.

я

Неактивные записи: Записи больше не требуются их создающим или другим подразделениям для ведения текущей деятельности и, следовательно, готовы к окончательной утилизации в соответствии с Графиком хранения и утилизации документации Университета.

Ввод: В электронных записях — данные, вводимые в компьютер для обработки.

Входные записи: Неэлектронные документы используются для создания, обновления или изменения записей на электронном носителе; или электронные записи, содержащие данные, используемые для обновления отдельного компьютерного файла.Иногда их называют исходными записями или исходными документами.

Дж

Журнал: В бухгалтерском учете — (бухгалтерский) регистр ежедневных операций, проводимых в главную бухгалтерскую книгу (например: __ заработная плата, продажи)

л

Жизненный цикл записей: Три этапа управления записями: __ создание, поддержание и использование, а также удаление.

M

Машиносчитываемые: Записи, которые необходимо прочитать с помощью оборудования и / или программного обеспечения.

Носитель (СМИ): Физический состав записанной информации. (например: __ бумага, пленка, диски и т. д.)

Микроформа: Расположение изображений уменьшенного размера, как на микрофильме или микрофише.

N

Долгосрочная запись: Запись больше не требуется для повседневного ведения активного бизнеса.

Без записи: Материалы, исключенные из юридического определения (публичной) записи. (например: __ копии документов, хранящиеся только для удобства пользования, дополнительные копии печатных отчетов или публикаций и материалов, предназначенных исключительно для справки или демонстрации.

O

Внешнее хранилище: Объект, отличный от обычного места ведения бизнеса, где хранятся записи для защиты.

Офис регистрации: Офис, в котором хранится «официальная» копия документа в поддержку государственного бизнеса, а не дубликат.

Официальная копия: Документ, имеющий статус публичной записи, созданный или полученный государственным служащим или государственным служащим во время ведения государственных дел и обслуживания правительства штата в официальном качестве.Это копия, которую необходимо хранить в течение всего срока хранения.

Out Card: Карта вставлена ​​вместо файла, который был удален из места хранения / картотеки для доступа. На выходной карте должны быть указаны записи, дата съемки и лицо, которое их снимало.

Вывод: Информация, передаваемая от внутреннего к внешнему блоку компьютера или к внешнему носителю.

Выходные записи: Информация, созданная компьютером и размещенная на внешнем носителе, таком как бумага, микроформа или электронный носитель.

-п.

PCI DSS: Стандарт безопасности данных индустрии платежных карт; Хотя это и не закон, соответствие стандарту безопасности данных PCI требуется для приема основных кредитных карт для деловых операций в кампусе правительства США. PCI DSS определяет защищенную финансовую информацию клиентов и устанавливает передовые методы безопасности для защиты этой информации. Дорогие штрафы могут возникнуть в результате неправильного обращения с финансовыми данными, а также возможного отзыва услуг по обработке кредитных карт.

Файл на рассмотрении: Переписка, справочные и аналогичные материалы, хранящиеся в хронологическом порядке и обычно используемые для справки и удобства.

Постоянная запись: Запись, которая имеет постоянную или длительную административную, юридическую, финансовую, исследовательскую или историческую ценность и, следовательно, должна храниться и сохраняться бессрочно.

Личные документы (Личные файлы или личные записи): Материалы, принадлежащие физическому лицу, которые не используются для ведения агентской деятельности или используются исключительно для удобства этого лица.Должны быть четко обозначены как таковые и храниться отдельно от документации агентства.

Public Record: В соответствии с Законом об открытых записях (OCGA 50-18-70), (общедоступными) записями являются «все документы, бумаги, письма, карты, книги, ленты, фотографии, компьютерная или сгенерированная информация и т. материалы, подготовленные и сохраненные или полученные в ходе работы или в государственном учреждении или агентстве »

R

Копия записи: Единственная официальная копия документа, хранящаяся в архиве административного подразделения Университета.Копию записи иногда называют копией файла. Копия записи обычно, но не всегда, является оригиналом. Копия записи может храниться в учреждении, создающем или в другом офисе записи.

Записи: «записанная информация в любой форме, включая данные в компьютерных системах, созданная или полученная и поддерживаемая организацией или лицом в ходе деловых операций и хранимая как свидетельство такой деятельности». Статут Джорджии определяет записи как «все документы, бумаги, письма, карты, книги (кроме книг в официально организованных библиотеках), микрофильмы, магнитные ленты или другие материалы, независимо от физической формы или характеристик, сделанные или полученные в соответствии с законом или постановлением или при выполнении функций любым агентством »(Аннотированный Официальный кодекс Грузии, § 50-18-91 [5]).

Центр записей: Место для хранения или средство для хранения и обслуживания полуактивных или неактивных записей с высокой плотностью и низкой стоимостью до их окончательного закрытия по расписанию.

Инвентаризация записей: Обзор записей для определения размера, объема и сложности записей отдела / агентства. Он должен включать серию записей, включая даты, типы записей, количество, порядок и описание.

Управление записями: Область управления, отвечающая за систематический контроль за созданием, поддержанием, использованием, воспроизведением и удалением записей.

Менеджер записей: Лицо, на которое возложена основная ответственность за программу управления записями.

Серия записей: Группа идентичных или связанных записей, которые используются, хранятся и удаляются аналогичным образом. (Записи о кадрах и студентах являются примерами серии записей, в то время как файлы студентов факультета колледжа и записи ветеранов — это типы записей, которые подпадают под серию записей студентов. Для каждого типа записей будет отдельный график хранения.)

График хранения записей: Инструкции о том, что делать с общедоступными записями (исходя из административных потребностей и требований законодательства) от их создания, посредством активного и неактивного использования до их уничтожения или изъятия из обращения. В расписании указывается минимальный период времени, в течение которого необходимо сохранять записи определенного типа.

Срок хранения: Период времени, в течение которого записи должны храниться до их уничтожения или хранения в архивной зоне (т.е. записи на 30 июня 2007 г., имеющие трехлетний срок хранения, должны храниться до 30 июня 2010 г.).

Вывод на пенсию: Удаление записей из активного местоположения в хранилище или центр записей. Или из центра документации в архивную зону.

Получение: Деятельность по поиску и предоставлению доступа к записям или информации о записях.

S

Конфиденциальные данные: Любая информация, содержащаяся в ней, может нанести вред отдельному лицу или учреждению и включает академические (FERPA), медицинские (HIPAA) и идентификационные номера.

Сканер: Устройство, которое оптически сканирует читаемое человеком изображение и преобразует изображение в машиночитаемый код с помощью соответствующего программного обеспечения.

Запланированные записи: Записи, для которых существует официальный график хранения записей.

Тематические файлы: Записи, упорядоченные и систематизированные в соответствии с их общим информационным или тематическим содержанием. В основном письма и меморандумы, но также формы, отчеты и другие материалы, относящиеся к программным и административным функциям, а не к конкретным случаям.(Также известны как файлы общей корреспонденции)

т

Передача: Процесс перемещения записей из одного места в другое. Например: __ Из офиса в хранилище, Центр документации или Архив.

Переходные записи: Обычная корреспонденция со значением краткосрочных записей, которая должна быть уничтожена после завершения действия, охватываемого этой корреспонденцией.

Передаточный лист: Используется агентствами при передаче записей в Центр записей или архивы, где перечисляется содержимое коробки вместе с другими статистическими данными.

U

До устаревания: Срок хранения, назначаемый записям, которые теряют свою ценность на нестандартной основе.

До замены: Срок хранения, назначенный для записей, которые регулярно обновляются или пересматриваются и для которых предыдущая версия не имеет постоянного значения.

В

Жизненно важные (важные) записи: Записи, содержащие важную информацию, необходимую для возобновления деятельности после стихийного бедствия, восстановления правового и финансового статуса организации, а также для выполнения обязательств перед организацией, ее студентами и сотрудниками, а также сторонним лицам.

Вт

Рабочие копии / файлы (копии только для справки): Документы, предназначенные для краткосрочного или временного использования и используемые только для справки. Может включать грубые заметки, расчеты или черновики, используемые для подготовки или анализа других документов. Рабочие копии — это документы, не имеющие административной, операционной, финансовой, юридической или исторической ценности.

↑ Вверх

Подача документов вашей организации в хранилище

Эта красивая цветная брошюра, идеально подходящая для раздачи потенциальным донорам, доступна в распечатанном виде пачками по 25 штук.Приобрести в книжном магазине SAA.

Истории организаций сохранены для общественной памяти

Сердце памяти вашей организации — это ее записи. Если ваша организация ценит свою историю, вы должны действовать, чтобы сохранить оригинальные письма, протоколы, отчеты, фотографии, публикации и другие документы — как в физической, так и в цифровой форме — которые были подготовлены и скомпилированы должностными лицами, членами, директорами, сотрудниками или добровольцами. с годами. Эти документы являются уникальным свидетельством достижений вашей организации.Такие материалы также чрезвычайно важны для административных, юридических, финансовых и общественных целей. История вашей организации также важна для вашего сообщества. Отдавая записи своей организации в архивное хранилище, вы гарантируете, что ее история и наследие станут частью коллективной памяти вашего сообщества.

Что может вам предложить репозиторий?

Архивное хранилище — это место, где профессиональные архивисты и хранители хранят и хранят исторически значимые документы.Архивные хранилища часто находятся в исторических обществах, академических учреждениях или публичных библиотеках, чьей миссией является обеспечение защиты и доступности материалов, которые они хранят. Архивы могут обеспечить экологически безопасное хранилище для неактивных записей и, таким образом, освободить ценное пространство для текущего бизнеса. Что еще более важно, он может предоставить исследовательский доступ к информации в записях как для членов вашей организации, так и для общественности, а также защитить записи, отслеживая их обработку и использование.Помещая записи в архивное хранилище, вы делаете важный шаг к сохранению их и содержащихся в них воспоминаний.

Какие документы следует поместить в архивное хранилище?

Многие записи, производимые организацией, имеют долгосрочную ценность. Репозиторий интересуют записи, которые лучше всего иллюстрируют цель, действия и политику вашей организации. Такие документы обычно представляют собой «конечный продукт» — например, итоговый отчет, а не проект.Архивы больше интересуют связанные группы материалов, а не отдельные элементы. Записи должны быть неактивными, то есть больше не должны регулярно использоваться для повседневной работы. Записи о несуществующих организациях также часто представляют интерес для архивных хранилищ.

Что такое исторически ценный материал?

Многие типы материалов могут быть ценными для исследователя. Их список можно найти на внутренней панели этой брошюры.

Перед тем, как документы будут перенесены в архивное хранилище, архивариус должен изучить документы и цифровые файлы вашей организации, чтобы определить, какие материалы имеют непреходящую историческую ценность.Поскольку исследовательская ценность записей может уменьшиться, если элементы будут удалены или переставлены, записи не следует отсеивать, отбрасывать или переставлять до того, как они будут изучены архивистом.

Как работает архив?

Архивы

управляются профессионалами, первоочередными задачами которых являются отбор и сохранение исторических материалов и предоставление их для использования. Если ваша организация передает свои записи, сотрудники этого хранилища будут нести ответственность за их хранение и будут продолжать работать с вашей организацией, пока вы используете записи и периодически добавляете их в коллекцию.

Не стесняйтесь обращаться к архивисту ближайшей библиотеки, университета, исторического общества или государственных архивов для получения подробной информации об их архивных операциях. Общество американских архивистов также может предоставить вам информацию и предложения.

Записи вашей организации могут иметь историческую ценность

Ниже перечислены некоторые типы записей, которые архивные хранилища сохраняют для исторических и административных исследований:

• Архитектурные записи
• Учредительный договор, уставы
• Аудиозаписи
• Бюджеты
• Устав и изменения
• Обрезки
• Конституция и изменения
• Переписка / электронная почта сотрудников
• Наборы данных
• Справочники
• Финансовая отчетность
• Справочники
• Юридические документы
• Меморандум
• Протокол заседаний
• Списки участников
• Кинофильмы, видеокассеты, аудиозаписи, DVD и компакт-диски
• Информационные бюллетени и другие публикации (подготовленные организацией)
• Организационная структура
• Брошюры, брошюры, листовки и т. Д.
• Фотографии
• Плановые документы
• Пресс-релизы
• Отчеты (годовые, комитетские и др.)
• Составы
• Альбомы для вырезок
• Выступлений
• Тематические файлы
• Налоговые декларации
• Сайты / блоги / контент в социальных сетях

Обратите внимание, что приведенный выше список относится также к цифровым версиям таких предметов. Ваши цифровые файлы должны иметь описательные имена и согласованные соглашения об именах.Обязательно проверяйте свои цифровые файлы не реже одного раза в год, чтобы убедиться, что у вас все еще есть к ним доступ. Необходимо регулярно выполнять резервное копирование цифровых носителей.

Все материалы выгодно хранить в прохладной, сухой и устойчивой к температуре окружающей среде.

Репозиторий может не принимать все, что вы предлагаете, из-за нехватки персонала и места. Архивист может помочь вам определить, какие документы или материалы попадают в сферу сбора репозитория. Если записи вашей организации не подходят для одного репозитория, может быть другой, к которому они могут быть отнесены.

Пожертвования

Архивное хранилище работает во многом как бизнес; как правило, он не может инвестировать материалы и труд в сохранение предметов, которыми он не владеет. Отсутствие владения материалом серьезно ограничивает способность хранилища должным образом заботиться о записях. Представители вашей организации и хранилища подпишут акт дарения, в котором будут изложены условия пожертвования по взаимному согласию всех участников, а также будет документирована законная передача права собственности (см. Также брошюру Общества американских архивистов, «Руководство к актам о праве собственности»). Подарок»).Некоторые репозитории предлагают возможность размещения записей вашей организации на депозите в обмен на вознаграждение, покрывающее расходы на их хранение и обслуживание. Такая договоренность регулируется официальным депозитным соглашением.

Большинство репозиториев не могут обещать, что пожертвованные материалы будут использованы определенным образом в качестве условия принятия подарка. Репозиторий оставляет за собой право, но не может гарантировать конкретную выставку или исследовательское использование любой коллекции материалов.

Если ваша организация является действующим предприятием, лучше всего делать периодические пожертвования записей в выбранное вами хранилище через соответствующие промежутки времени, определяемые путем обсуждения с архивариусом или хранителем.Чтобы обеспечить регулярный контакт, ваша организация может добавить периодическую передачу неактивных записей к обязанностям одного из своих сотрудников.

Архивист или хранитель могут предпочесть захват цифровых материалов прямо с компьютеров или серверов вашей организации. Если какой-либо цифровой материал, который вы хотите пожертвовать, хранится в другом месте, например, на дисках резервного копирования или флэш-накопителях, других вычислительных устройствах, в сетевом или облачном хранилище, или в Интернете, архивисту или хранителю потребуется доступ к этим местам.

Доступ к коллекциям

Архивисты профессионально позаботятся о вашем исторически ценном материале. Предоставлено публичной библиотекой Колумбуса-Лаундса (Миссисипи).

Политика репозитория в отношении доступности, дублирования и публикации регулирует доступ к материалам в репозитории. Архивариус или куратор должны обсудить с представителем вашей организации политику доступа к хранилищу и любые особые потребности или проблемы вашей организации, прежде чем оформлять дарственный акт.

В записях организации могут быть конфиденциальные материалы. Для защиты частной жизни или коммерческой тайны может возникнуть необходимость обсудить ограничения доступа к частям коллекции. Хотя архивисты стремятся сделать все материалы действительно доступными для исследователей, они соглашаются на разумные ограничения на определенный период времени.

Имейте в виду, что любые передаваемые вами цифровые материалы, включая компьютеры, компьютерные диски и другие цифровые носители информации, могут содержать пароли, историю просмотра веб-страниц, файлы других пользователей и копии, казалось бы, удаленных файлов.Будет ли эти файлы очевидны для исследователей, будет зависеть от первоначального метода передачи, а также от политик доступа к хранилищу и процедур для работы с цифровыми материалами, которые могут меняться со временем по мере развития технологий. Обсудите любые опасения по поводу удаленного контента с архивариусом или куратором.

Авторские права

Передача авторских прав — сложный вопрос, и ваша организация должна обсудить вопросы владения авторскими правами с архивариусом и с собственным юрисконсультом организации, прежде чем оформлять дарственную.

В соответствии с Законом США об авторском праве репозитории могут предоставлять копии предметов из своих коллекций для использования в научных исследованиях. Согласно исключению «добросовестного использования», закон разрешает исследователям публиковать части объекта с соблюдением авторских прав. Разрешение на публикацию или обширное цитирование материала должно быть получено от правообладателя. Чтобы узнать больше об авторском праве, посетите сайт www.copyright.gov или обратитесь к юрисконсульту вашей организации.

Налоговые вычеты

Ваша организация должна обсудить со своим налоговым бухгалтером или юристом возможность налогового вычета за передачу материалов в архивное хранилище.Архивисты не могут давать налоговые консультации, а также им не разрешается оценивать денежную стоимость коллекции, рассматриваемой для их собственного хранилища. Они могут предоставить вашей организации список оценщиков, которые могут (за плату) провести денежную оценку материалов для организации. Организация-донор организует и оплачивает любую такую ​​оценку.

Денежные пожертвования

Большинство архивов являются некоммерческими организациями. Размещение и описание коллекции — самая дорогостоящая операция в репозитории.Организациям рекомендуется предоставлять средства для покрытия расходов на размещение, каталогизацию и хранение своих пожертвований.

Это произведение находится под международной лицензией Creative Commons Attribution 4.0.

Этот контент был подготовлен в 2013 году Секцией хранилищ рукописей Общества американских архивистов. Выражаем благодарность Государственному историческому обществу Небраски и Историческому обществу Миннесоты за разрешение на заимствование из соответствующих брошюр.Пересмотрено в 2013 г. разделами «Хранилища рукописей», «Приобретение и оценка» и «Электронные записи» SAA. Изображения любезно предоставлены публичной библиотекой Колумбуса-Лаундса (Миссисипи); Гуверовский институт Стэнфордского университета; Нью-Йоркский транзитный музей; Мемориальные библиотеки Рейнора, Университет Маркетта; Daily Herald, Леги, Юта; Архивы округа Вестчестер (Нью-Йорк); Библиотека редких книг и рукописей Бейнеке, Йельский университет; Национальное управление архивов и документации; iStockphoto; и Anaheim Ballet — You Tube.

Архивы, общественные записи и управление записями

Архивы существуют с древних времен. Согласно Джеймсу О’Тулу (1990), термин «архивы» первоначально использовался для «обозначения всех собраний письменных записей» (стр. 28). Однако в современном мире слово «архивы» обычно используется в трех разных смыслах. Во-первых, архивы — это документы, которые создаются или накапливаются отдельным лицом или организацией в ходе обычной деятельности. Во-вторых, архивы — это независимые агентства или программы в рамках учреждений, которые несут ответственность за выбор, сохранение и предоставление доступа к архивным документам.Наконец, архивы — это здания или хранилища, в которых хранятся коллекции архивных документов.

Чтобы понять природу архивных документов в первом смысле этого слова, полезно проводить различие между записями и архивами. Записи — это вся информация, независимо от формата, которая создается или накапливается в ходе обычной деятельности отдельным лицом или организацией и поддерживается для предоставления доказательств конкретных транзакций. Архивы — это те записи, которые считаются имеющими постоянную ценность и поэтому хранятся после периода, в котором они активно использовались.(Индивидуальные архивы иногда называют «личными бумагами» или «рукописями».) Таким образом, архивы составляют меньшую часть всей документальной вселенной, чем записи.

Подобно записям, архивы могут существовать в любом формате, в котором была записана информация. Архивные коллекции часто состоят из самых разных носителей. Помимо традиционных текстовых материалов, архивисты заботятся о таких материалах, как фотографии, фильмы, видеокассеты, звукозаписи, магнитные ленты и диски.Многие проблемы, связанные с архивными материалами, записанными в электронном формате, являются одними из самых серьезных проблем, с которыми сталкивается архивная профессия.

Архивные материалы, как и библиотечные материалы, являются важными культурными ресурсами. Однако по ряду характеристик материалы, обычно хранящиеся в библиотечных собраниях, отличаются от материалов, хранящихся в архивных собраниях. Альтернативные копии материалов, размещенных в данной библиотеке, часто можно найти в коллекциях других библиотек. Архивные материалы, напротив, часто уникальны и находятся только в одном хранилище.Сью МакКеммиш (1993) дает обзор основных различий между библиотечными и архивными материалами. Она описывает материалы, хранящиеся в библиотеках, как информационные продукты, которые были сознательно созданы для распространения или публикации «для информирования, закрепления знаний, передачи идей, чувств и мнений; для развлечения [и] предоставления информации о своей теме» (стр. . 7). С другой стороны, она характеризует материалы, находящиеся в архивах, как информационные побочные продукты деятельности, которые накапливаются или создаются в процессе ведения бизнеса для облегчения бизнес-процесса, частью которого они являются.МакКеммиш далее отмечает, что, хотя библиотечные материалы часто представляют собой отдельные элементы, архивные материалы обычно являются частью большей группы связанных записей.

Важность архивных материалов и архивных учреждений

Архивные учреждения отбирают, сохраняют и делают свои записи доступными по ряду причин, включая юридические, финансовые и административные целей. Государственные архивы (на федеральном уровне, уровне штата или на местном уровне), которые управляют общедоступными записями, например, хранят записи как свидетельства политики и операций правительства.Таким образом, государственные архивы помогают обеспечить подотчетность правительства перед обществом, сохраняя записи, которые позволяют гражданам контролировать поведение государственных органов и государственных служащих. Кроме того, записи, которые хранятся в государственных архивах, документируют права граждан, такие как право на получение пособий по социальному обеспечению или владение собственностью. Частные организации, такие как предприятия, церкви, университеты и музеи, также создают институциональные архивы для хранения своих записей.Архивные записи, которые хранятся в этих репозиториях, документируют происхождение, структуру, политику, программы, функции и важную информацию организаций с течением времени.

Помимо юридических, фискальных и административных целей, для которых записи изначально создаются и используются, архивные записи полезны для исторических или исследовательских целей. Архивы предоставляют ключ для изучения прошлых и настоящих событий. Помимо административных пользователей архивов, многие исследователи пользуются архивными источниками.В число этих исследователей могут входить ученые, специалисты по генеалогии, студенты всех уровней, краеведы, биографы, независимые писатели и создатели документальных фильмов. Поскольку архивные документы могут использоваться для многих целей различными аудиториями, записи организаций, не имеющих собственных институциональных архивов, а также личные документы отдельных лиц часто активно разыскиваются архивными программами, такими как сборщики репозиториев или историческими обществами. Эти типы учреждений, а не документирование деятельности головной организации, сосредоточены на сборе записей, которые документируют конкретную тему (например,g., человек, предмет или географический регион).

Управление записями и архивы

Управление документами и архивы тесно связаны. Действительно, наличие надежных архивов зависит от применения методов управления звукозаписью. В Соединенных Штатах большинство профессионалов в области документации приписывают Национальному архиву создание системы управления документами в 1940-х годах. Хотя Национальный архив действительно оказал влияние на эволюцию современного управления документами в Америке и был ответственен за большую часть развития современных методов управления документами в Соединенных Штатах, важно отметить, что с исторической точки зрения управление документами вряд ли является чем-то новым. разработка.Управление записями в различных формах было проблемой во многих культурах на протяжении веков.

В 1989 году Национальное управление архивов и документации подготовило Глоссарий федерального управления записями , в котором предлагалось следующее определение управления документами: «Планирование, контроль, руководство, организация, обучение, продвижение и другие управленческие мероприятия, связанные с создание, ведение, использование и удаление записей для обеспечения адекватного и надлежащего документирования… политик и транзакций, а также эффективного и экономичного управления операциями агентства »(стр.32). Основным принципом управления записями является жизненный цикл записей. Согласно этой концепции, все записи имеют общий жизненный цикл, который часто делится на три фазы: активный, полуактивный и неактивный.

Во время активной жизни записей сотрудники или менеджеры по документации в агентстве создают и используют записи. На полуактивной фазе, во время которой записи используются реже, но иногда необходимы для ведения бизнеса, записи могут быть переданы в центральный офис управления записями или на внешнее хранилище.Когда эти записи больше не нужны агентству, они переходят в неактивную фазу, когда к архивариусам обращаются для вынесения суждений о размещении записей. В зависимости от выбранной формы распоряжения записи могут храниться в течение определенного периода времени (в этом случае они обычно передаются в центр хранения документации), они могут храниться бессрочно (в этом случае они передаются в архивы). ), или они могут быть уничтожены.

По иронии судьбы, хотя современная профессия делопроизводителя в Соединенных Штатах возникла из профессии архиватора, вскоре между этими двумя областями возник раскол.Корни этого разрыва могут лежать в самой концепции жизненного цикла, которая, по сути, делает активную фазу жизни записи областью управления записями, а неактивную фазу — областью архивариуса. Возможно, вследствие этого различия менеджеры документации и архивисты часто занимали антагонистические отношения друг к другу, вместо того чтобы развивать отношения сотрудничества для обеспечения документации организаций и общества. Как отмечают Терри и Кэрол Лундгрен (1989), «[In] записи В управленческих кругах архивистов иногда недоброжелательно называют стайными крысами, поскольку их первоочередной задачей является постоянное сохранение всех записей, которые имеют или могут иметь историческую ценность »(стр.153). В архивных кругах, с другой стороны, менеджеров по документам можно было бы недоброжелательно рассматривать как обывателей, лишенных какого-либо чувства истории и чья главная задача — обеспечить экономию и эффективность своих родительских организаций за счет уничтожения как можно большего количества документов.

Быстрое распространение электронных средств массовой информации заставило архивистов и менеджеров по документации переосмыслить концепцию жизненного цикла и разделение между их тесно связанными профессиями. В частности, австралийское архивное сообщество особенно активно отстаивает замену концепции жизненного цикла концепцией континуума записей, которая признает взаимосвязанность управления записью на всех этапах ее жизни, от ее создания до утилизации.Действительно, концепция континуума признает, что для электронных документов необходимо планировать управление записями до их создания. Этого можно добиться за счет разработки адекватных систем ведения документации, которые обеспечат постоянное хранение электронных документов и доступ к ним. Таким образом, для эффективного управления документами в электронном формате архивариусам и администраторам документации необходимо работать вместе, и им необходимо тесно сотрудничать с другими специалистами в области информации, такими как компьютерные специалисты и системные аналитики.

В 1990-х годах появилась область управления знаниями, которая представляет собой еще одно информационное поле, связанное с управлением записями. Управление знаниями наиболее распространено в корпоративной среде, а не в правительстве или некоммерческих организациях. Брюс Дерстайн (1999) предлагает следующее рабочее определение этой развивающейся области: «Управление знаниями — это развивающийся набор стратегических подходов, управленческих навыков и технологий для расширения применения информационных ресурсов и знаний отдельных лиц в деловых целях организации и укрепить свой потенциал для улучшения своей деятельности и услуг »(стр.2).

Эта формулировка управления знаниями предполагает, что эта область отличается от управления записями, по крайней мере, в двух существенных отношениях. Во-первых, управление знаниями включает в себя неявные знания, такие как знания, опыт и понимание людей, а также явные знания в форме записанной информации, которая является областью управления записями. Во-вторых, основная цель управления знаниями — улучшить бизнес-операции и услуги, в то время как основные цели управления записями — предоставить адекватную документацию о политиках и транзакциях организации и продемонстрировать эффективное управление операциями организации.

Управление архивом

Управление архивными материалами можно условно разделить на следующие функции: оценка, присоединение, систематизация, описание, сохранение, доступ, распространение информации и защита. Хотя эти функции будут обсуждаться здесь отдельно, на практике они частично совпадают, поскольку решения, принимаемые на каждом этапе, обязательно влияют на управление материалами на других этапах.

Оценка

Первым шагом в управлении архивными материалами является оценка, в ходе которой архивист принимает решение о том, следует ли приобретать определенные записи в архивное хранилище.Оценка — это процесс определения стоимости и, следовательно, размещения записей. В ходе этого процесса принимаются решения о том, следует ли и в течение какого времени хранить записи, на основе таких критериев, как их текущее административное, юридическое и налоговое использование, их доказательная и информационная ценность, их расположение и состояние, их внутренняя ценность и их взаимосвязь. к другим записям. Архивисты часто используют термины «оценка» и «отбор» как синонимы для описания этого процесса.Важно отметить, что при использовании в архивном контексте оценка не имеет ничего общего с денежной стоимостью.

Целевая группа по целям и приоритетам Общества американских архивистов (1986) подчеркивает, что первая обязанность архивариуса — это отбор документов, имеющих непреходящую ценность. Остальные обязанности архивариуса зависят от мудрого выбора, сделанного на этом этапе. Несмотря на центральную роль этой функции в управлении архивом, архивисты продолжают спорить о роли архивиста в оценке и лучших критериях, на которых основываются решения об оценке.Архивисты приняли различные критерии оценки, основанные на ценности записей, использовании, для которого записи могут быть использованы в будущем, политике архивного хранилища и цели создания имиджа учреждения или общества, для которого записи относятся.

Работы Теодора Шелленберга (1949, 1956) об оценке представляют собой кодификацию оценочной практики в Национальном архиве, и они обозначают различные типы ценностей, которые содержатся в записях, в качестве основы для принятия решений об отборе.Шелленберг постулировал, что записи обладают первичной ценностью, связанной с целями, для которых они были изначально созданы (например, административными, юридическими, финансовыми, исследовательскими или историческими). Кроме того, записи имеют второстепенное значение, когда они используются для каких-либо целей, кроме тех, для которых они были созданы изначально. Это вторичное значение может быть информационным (т. Е. Связанным непосредственно с данными, содержащимися в записях) или доказательством (т. Е. Относящимся к степени, в которой записи отражают функции и политику организации с течением времени).

Потенциальное использование архивных материалов также было выдвинуто как критерий, на котором основываются и проверяются решения об оценке. Однако применение этого критерия особенно проблематично, поскольку требует, чтобы архивист стал предсказателем, предсказывая исследовательские потребности будущих пользователей архивов. Тем не менее, многие архивисты признали, что использование этого документа является сильным критерием для отбора и оценки документов.

В 1980-е годы начал появляться новый подход к оценке архивных материалов.Опираясь на библиотечную литературу об управлении коллекциями, архивисты начали утверждать, что решения об отборе должны приниматься в контексте четко определенной политики сбора. В то время как на практике многие архивные хранилища в течение некоторого времени руководствовались в своем выборе оценки институциональной политикой, статья Фэй Филлипс 1984 года «Разработка политики сбора для коллекций рукописей» предоставила подробную модельную политику, которую различные типы архивов могли адаптировать к своим потребностям.

Последующие обсуждения оценки в архивной литературе были сосредоточены на стратегиях документации, институциональном функциональном анализе и макрооценке.В совокупности эти подходы принимают ориентацию «сверху вниз», а не «снизу вверх». к оценке. Более традиционные подходы, основанные на ценности, использовании и политике, сосредоточены на самих записях. Сторонники новых методов оценки утверждают, что тщательное исследование и анализ создателей записей и процессов создания записей должны предшествовать изучению или оценке любых фактических записей. Подходя к оценке таким образом, архивисты могут определить наиболее важных создателей документации и функций, производящих записи в рамках организации, тем самым располагая себя в лучшем положении для создания более полного образа учреждения или общества, которое документируется.

Присоединение

После того, как архивы принимают решение о приобретении коллекции записей, следующим шагом в процессе управления для архивного учреждения является доступ к записям. Присоединение — это процедура, посредством которой архивное хранилище берет на себя административное, юридическое и физическое хранение группы записей. Способы, с помощью которых архивы получают административный и правовой контроль над записями, немного отличаются для институциональных архивных программ, чем для репозиториев коллекций.В институциональных архивах записи обычно передаются с помощью формы передачи, в которой офис, создавший записи, передает хранение архивной программе того же учреждения. Для репозиториев, в которых записи приобретаются не от головной организации, а от частных доноров или внешних организаций, дарственный акт является основным инструментом, с помощью которого архивы получают юридический и административный контроль над записями.

При присоединении архивист собирает основную информацию о записях на основе предварительной экспертизы.Обычно создается форма доступа, которая включает в себя такие данные, как создатель записей, количество, состояние и текущее местоположение записей, любые ограничения для записей, список содержимого и краткие описания записей. Информация, которая собирается в процессе присоединения, предоставляет важную информацию о вновь приобретенных записях, а затем служит основой для функций упорядочивания и описания.

Расположение и описание

Организация и описание архивов выполняют двойную функцию: сохранение записей и предоставление их для использования.В совокупности систематизация и описание часто называют «обработкой» архивных коллекций. Фредрик Миллер (1990) отмечает, что «[делая] возможным использование записей, обработка придает смысл их приобретению и сохранению. В то же время обработка является ключевым методом, с помощью которого архивисты контролируют и управляют записями, находящимися на их хранении» ( стр.3). При организации архивных записей архивисты организуют и упорядочивают свои коллекции, тем самым передавая архивы под физический контроль.При описании архивных коллекций архивисты объединяют информацию, которая обеспечивает контекст для записей, тем самым ставя их под интеллектуальный контроль.

Расположение архивных коллекций определяется двумя ключевыми понятиями: происхождением и первоначальным порядком. В соответствии с принципом происхождения, который возник из европейской архивной практики XIX века, записи ведутся в соответствии с их создателем или источником, а не по тематическим или классификационным системам.Записи, созданные разными авторами, не смешиваются, даже если у них может быть общая тема. Вторая важная концепция архивного устройства, первоначальный порядок, гласит, что, когда это возможно, записи должны вестись в соответствии с файловыми структурами, которые использовались их создателями. Однако в некоторых случаях записи поступают в архивы в таком неорганизованном состоянии, что сохранение их в исходном порядке может нанести ущерб их последующему использованию. В этих случаях архивист может выбрать логическую организацию записей (например,g. в алфавитном, хронологическом или тематическом порядке) для облегчения доступа. Организуя архивные коллекции в соответствии с принципами происхождения и первоначального порядка, архивисты хранят важную контекстную информацию о том, как материалы были изначально созданы и использованы.

Архивные материалы могут быть организованы (и впоследствии описаны) на разных уровнях. Эти уровни варьируются от самого широкого до самого конкретного и включают в себя следующее: репозиторий, группу записей или коллекцию, серию, файловую единицу и элемент.Профессиональная практика считает, что архивы должны получить физический и интеллектуальный контроль над всеми записями на широком уровне, прежде чем переходить к постепенно уточняемым, более конкретным уровням организации и описания.

В отличие от библиотечных материалов, которые обычно каталогизируются на уровне отдельных элементов, коллективное описание групп записей является нормой для архивных материалов. описание. Коллективное описание возникло при организации архивных материалов как по практическим, так и по интеллектуальным причинам.Многие архивные коллекции довольно большие, состоят из сотен, тысяч или даже миллионов единиц хранения. Создание индивидуальных записей для каждого элемента в этих коллекциях было бы непосильной, если не невозможной задачей. Более того, архивные документы, как правило, можно использовать более эффективно в совокупности, поскольку ценность архивной записи часто повышается за счет отношений, которые связывают ее с другими записями в коллекции. Конечно, бывают ситуации, когда отдельный предмет (е.g., Декларация независимости) обладает внутренней ценностью и, следовательно, заслуживает описания на уровне элемента, но эти случаи являются скорее исключением, чем правилом.

Архивы производят различные суррогаты информации для представления своих фондов. Эти суррогаты варьируются от справочников до коллекций нескольких учреждений в области, до справочников по фондам одного учреждения, до справочников по конкретной предметной области, до описей конкретных коллекций и кратких записей каталога.Основным описательным инструментом, который создается большинством архивов, является инвентаризация или вспомогательное средство поиска, которое предоставляет подробный, повествовательный отчет для коллекции записей, хранящихся в репозитории. Вспомогательные средства поиска обычно состоят из двух типов информации: пояснительных записок и описи. Описание записей может включать в себя создателя, даты, охватываемые записями, количество записей, название коллекции или серии, расположение записей, ограничения доступа к записям, информацию о расположении. записей, описание создателя записей, информация о содержании и информация о существовании связанных материалов.Инвентарная часть средства поиска включает в себя краткий список содержимого каждого контейнера, файла, тома или элемента в зависимости от уровня обработки коллекции.

Поскольку архивные материалы настолько разнообразны, архивные учреждения не смогли воспользоваться преимуществами стандартов для обмена информацией о своих фондах так же, как библиотеки. Тем не менее, архивисты начали изучать более стандартизированные методы, с помощью которых архивные программы могут обмениваться информацией с другими архивами и другими учреждениями культуры.В этой области было два многообещающих достижения. Первым явилось развитие в 1980-х годах архивного формата для машиночитаемой каталогизации (MARC), с помощью которого архивисты могут вводить краткие описания своих коллекций в национальные библиографические утилиты. Второе, закодированное архивное описание (EAD), было представлено в 1993 году и постепенно начало приниматься архивным сообществом. EAD определяет общие элементы, которые встречаются в средствах поиска, и предписывает порядок, в котором они должны появляться.Он обозначает несколько элементов, которые необходимы для обеспечения минимально приемлемого уровня информации о коллекции, но он достаточно гибкий, чтобы применяться в самых разных условиях архивирования. Поскольку EAD, условно говоря, все еще находится в зачаточном состоянии, его долгосрочное влияние на архивное описание еще предстоит увидеть.

Сохранение

Записи на всех формах носителей, находящихся в архивах, нуждаются в защите, чтобы свести к минимуму износ, связанный с их обращением, копированием, предоставлением во временное пользование и демонстрацией.Сохранение относится к управленческой деятельности, связанной с сохранением материалов в их первоначальной форме или другом формате. Сохранение архивных материалов включает в себя ряд технических и административных процессов, которые должны быть комплексными и интегрированными в общую архивную программу. Архивисты озабочены рядом вопросов сохранения, включая следующие:

• окружающая среда (т.е. температура, относительная влажность, свет, пыль, плесень, вредители и газы),
• место для хранения,
• готовность к стихийным бедствиям (т.e., подготовка планов действий в чрезвычайных ситуациях для использования в случае пожара, наводнения, шторма и других стихийных или антропогенных катастроф),
• оценка масштаба и характера ухудшения и повреждения записей (например, хрупкая бумага и / или технологическое устаревание ) и
• использования (т. е. установление политики в отношении использования владений покровителями и персоналом и публичной демонстрации владений).

Хорошо продуманная программа сохранения архивов будет состоять из установки оборудования для мониторинга и стабилизации условий окружающей среды, регулярного технического обслуживания физических объектов, обеспечения соблюдения процедур безопасности для персонала, посетителей и других лиц, а также внедрения регулярных хранилищ действия по техническому обслуживанию, включая удаление или замену поврежденных или изношенных предметов.

Доступ

Если люди должны использовать архивы, они должны иметь интеллектуальный, юридический и физический доступ к ним. Термин «доступ» охватывает все три концепции. Интеллектуальный доступ обеспечивается за счет упорядочивания и описания записей и справочной помощи архивиста. Архивисты создают и полагаются на вспомогательные средства поиска как справочные инструменты, помогающие пользователям. Средства поиска помогают пользователям находить необходимые записи и информацию.

Доступ также связан с тем, есть ли у пользователей разрешение или полномочия на использование архивов.Записи, создаваемые и поддерживаемые для личного или внутреннего использования, могут включать личную или конфиденциальную информацию. Архивисты юридически и этически обязаны обеспечивать равный доступ к документам, находящимся в их ведении. Однако обеспечение добросовестного использования является проблемой, потому что архивариусам приходится иметь дело с такими вопросами, как неприкосновенность частной жизни, конфиденциальность, авторское право, сохранение и свобода информации.

Репозитории обеспечивают физический доступ, поддерживая стандартные часы работы, что позволяет пользователям посещать архивы для изучения и копирования записей в личных или образовательных целях.Однако Всемирная паутина изменила определение физического доступа к записям. Репозитории предоставляют доступ ко многим своим записям в Интернете. Таким образом, пользователи могут получить доступ к средствам поиска и записям со своих персональных компьютеров. Пользователи имеют возможность изучать средства поиска и обмениваться сообщениями электронной почты со справочными архиваторами, прежде чем решить, необходимо ли посещение реальных архивов.

Информационно-пропагандистская деятельность

Информационно-пропагандистская деятельность представляет собой кульминацию архивной работы.Архивисты используют информационно-пропагандистскую деятельность, чтобы помочь широкой публике понять архивы и обеспечить поддержку архивных программ. Информационно-пропагандистская деятельность — это любые усилия по созданию или привлечению общественного интереса к архивам с помощью различных механизмов, таких как лекции и серии фильмов, сбор средств, брошюры, освещение в СМИ, выставки и публикации. Адвокация строится на разъяснительной работе. В нем участвуют архивисты, специалисты по документации и хранители рукописей, которые занимаются такими видами деятельности, как лоббирование от имени конкретного законодательства или влияние на государственную политику, которая влияет на некоторые аспекты архивов или записей.Информационно-пропагандистская деятельность — важнейшие функции, потому что архивариусам приходится конкурировать с другими поставщиками информации, а также потому, что технологические изменения изменили методы доставки архивов и исторических записей.

Заключение

Архивы жизненно важны для общества по многим причинам. Одной из наиболее важных функций, которые выполняют архивные записи, является то, что они служат инструментами подотчетности и строительными блоками коллективной памяти. Джон Макдональд (1998) лаконично выражает связь между записями и подотчетностью следующим образом: «Без записей не может быть демонстрации подотчетности.Без доказательств подотчетности общество не может доверять своим государственным учреждениям «. Помимо обеспечения подотчетности, архивные коллекции составляют важную часть культурного и интеллектуального наследия общества, тем самым способствуя формированию коллективной памяти нации. Обеспечить сохранение Это ценное наследие и для обеспечения демократической подотчетности архивисты и менеджеры архивов (включая государственных архивов) из различных организаций должны работать вместе, чтобы управлять документами, которые они хранят в доверительном управлении, для будущих поколений.

См. Также: Архивисты; Каталогизация и организация знаний; Консерваторы; Кураторы; Управление знаниями; Управление знаниями, карьера в; Библиотеки, функции и типы; Музеи, сохранение и сохранение информации; Справочные службы и доступ к информации; Стандарты и информация.

Библиография

Беллардо, Льюис и Беллардо, Линн Леди, сост. (1992). Глоссарий для архивистов, хранителей рукописей и менеджеров документации .Чикаго: Общество американских архивистов.

Бернер, Ричард К. (1983). Теория и практика архивов в США: исторический анализ . Сиэтл: Вашингтонский университет Press.

Кокс, Ричард Дж. (2000). Исторические перспективы современных архивов и делопроизводства . Вестпорт, Коннектикут: Greenwood Press.

Дирстайн, Брюс. (1999). «Управление знаниями: концепции, стратегии и перспективы». Отчет об управлении записями и информацией 15 (7): 1-14.

Фокс, Майкл Дж. И Уилкерсон, Питер. (1999). Введение в организацию и описание: доступ к культурному наследию . Лос-Анджелес: Институт Гетти.

Хэм, Ф. Джеральд. (1992). Выбор и оценка архивов и рукописей . Чикаго: Общество американских архивистов.

Лундгрен, Терри, и Лундгрен, Кэрол. (1989). Управление записями в компьютерный век . Бостон: PWS-Kent Publishing.

Макдональд, Джон. (1998).«Подотчетность правительства в эпоху электроники». .

МакКеммиш, Сью. (1993). «Знакомство с архивами и архивными программами». В архиве , 2-е изд., Изд. Джудит Эллис. Порт Мельбурн, Австралия: Д.В. Торп.

Миллер, Фредрик М. (1990). Организация и описание архивов и рукописей . Чикаго: Общество американских архивистов.

Национальное управление архивов и документации.(1989). Глоссарий Федерального управления записями . Вашингтон, округ Колумбия: Национальное управление архивов и документации.

О’Тул, Джеймс М. (1990). Понимание архивов и рукописей . Чикаго: Общество американских архивистов.

Пенсильвания, Ира. (1983). «Понимание концепции жизненного цикла управления записями». Records Management Quarterly 17 (3): 5-8, 41.

Филипс, Фэй. (1984). «Разработка политики сбора рукописных коллекций.» American Archivist 47 (1): 30-42.

Пью, Мэри Джо. (1992). Предоставление справочных услуг для архивов и рукописей . Чикаго: Общество американских архивистов.

Ритценхалер, Мэри Линн. ( 1993). Сохранение архивов и рукописей . Чикаго: Общество американских архивистов.

Шелленберг, Теодор Р. (1949). Распоряжение федеральными записями: как разработать эффективную программу сохранения и уничтожения федеральных записей .Вашингтон, округ Колумбия: Национальный архив.

Шелленберг, Теодор Р. (1956). Оценка современных государственных документов . Вашингтон, округ Колумбия: Национальный архив.

Целевая группа Общества американских архивистов по целям и приоритетам. (1986). Планирование архивной профессии: отчет специальной группы SAA по целям и приоритетам . Чикаго: Общество американских архивистов.

Уилстед, Томас, и Нолти, Уильям. (1991). Управление архивами и хранилищами рукописей .Чикаго: Общество американских архивистов.

Дженнифер А. Маршалл

Тайванна М. Уорли

Понимание управления записями | Sección de Gestión de Archivos y Expedientes

Вся информация и записи проходят жизненный цикл. Знание того, какие этапы проходят записи, помогает определить наиболее важные действия, которые должны произойти для защиты и правильной организации записей Организации.

Первая фаза — Создание / получение — начинается, когда записи либо получены из внешнего источника, либо созданы внутри.Цели этого начального этапа:

	Создавать полные и точные записи, подтверждающие функции, деятельность, решения, транзакции, процедуры и т. Д. Организации.
	Определить и применить соответствующую классификацию безопасности
	Различать записи и незарегистрированные копии или рабочие документы, чтобы иметь возможность надлежащим образом разделить их в файловой системе
	Поместите запись в схему организационной классификации (или план файла) либо на бумаге (например,грамм. в картотеке или скоросшивателе) или в электронной версии (например, на общем диске или в системе), чтобы гарантировать, что он сохраняется в своем контексте

После первой фазы записи сразу переходят в Активную фазу жизненного цикла. Это означает, что они часто используются, совместно используются коллегами, извлекаются для поддержки повседневного бизнеса и упоминаются. Целями этого этапа являются: Создание полных и точных записей, свидетельствующих о функциях, деятельности, решениях, транзакциях, процедурах и т. Д. Организации.

	Определить и применить соответствующую классификацию безопасности
	Различать записи и незарегистрированные копии или рабочие документы, чтобы иметь возможность надлежащим образом разделить их в файловой системе
	Поместите запись в организационную схему классификации (или план файлов) либо на бумаге (например, в картотеке или в папке), либо в электронной версии (например,грамм. на общем диске или в системе), чтобы гарантировать его сохранение в контексте
	Сохранять целостность записи, то есть гарантировать, что она не была изменена после завершения
	Поддерживать удобство использования, что означает сделать его доступным для всех коллег, которым необходим доступ к записи для выполнения своей работы
	Упрощение идентификации и сохранения записей с постоянным хранением

Активная фаза жизненного цикла может быть короткой для некоторых записей (например,грамм. Активная фаза учета заработной платы обычно составляет всего около двух месяцев) и длительная для других (например, Меморандум о взаимопонимании между полевой миссией и правительством принимающей страны может находиться в активной стадии на протяжении всего периода работы миссии). Однако все записи проходят жизненный цикл, и со временем скорость извлечения часто снижается. В какой-то момент они достигают стадии, когда они больше не нужны в основном офисном помещении, но их все равно нужно хранить для доказательственных, юридических, финансовых или исторических целей, как того требует график хранения.Это когда они входят в Неактивную фазу жизненного цикла. На этом этапе мы должны освободить место в наших офисах для новых записей, но нам необходимо обеспечить удобное хранение неактивных записей. Цели этого этапа:

	Укажите записи, которые не требуется хранить в основном офисе (на бумаге) или в системах / общих дисках (в электронном виде)
	Организуйте и перечислите их
	Передайте их в местный Центр документации (для полевых миссий — в местный Центр документации в районе миссии; для офисов штаб-квартиры — Центр документации ARMS).
	Получать только те записи, которые необходимы время от времени

Наконец, в конце жизненного цикла записи переходят на этап принятия решения (обычно на основе утвержденного графика хранения) о том, что происходит с записями, вступившими в заключительную стадию своего жизненного цикла.Это называется этапом удаления . В Организации Объединенных Наций доступно два действия по удалению: «Архивировать» или «Уничтожить». Это означает, что некоторая часть документов, обычно около 5% от общего объема документации офиса или миссии, которые из-за их исторической ценности имеют постоянное хранение, будут переданы в ARMS, а остальные будут уничтожены в какой-то момент. точка. Цели этого этапа:

	Определить записи, имеющие архивную ценность (постоянное хранение), составить их список, систематизировать и отправить в ARMS
	Определить записи, подлежащие утилизации / уничтожению, составить их список, собрать необходимые разрешения на уничтожение и приступить к экологически безопасному процессу уничтожения

Лучшее программное обеспечение для управления документами

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами (DM) включает в себя широкий спектр функций и возможностей, многие из которых имеют решающее значение для эффективного ведения бизнеса.Многие предприятия малого и среднего бизнеса, такие как юридические фирмы, творческие фирмы, СМИ и издательские организации, стремятся отказаться от бумажной документации и ищут для этого подходящий инструмент. В любом случае предприятия генерируют много данных, поэтому выбор надежной и масштабируемой системы DM является ключом к оптимизации и автоматизации рабочих процессов.

Для предприятий малого и среднего бизнеса эффективная система DM может улучшить общую производительность по нескольким причинам. Самая основная причина — наличие места для хранения и систематизации документов.Управление версиями, рабочие процессы, разрешения на доступ, резервное копирование и защита данных также могут осуществляться с помощью решения DM. Это отправная точка для хранения, защиты и совместного использования различных деловых документов. Возможность классифицировать данные — еще одна возможность DM, которая может полностью изменить способ, которым ваша организация отображает свои рабочие процессы. При всей этой мощи неудивительно, что проекты по мировому доходу для систем DM и управления корпоративным контентом (ECM) неуклонно отслеживаются, как показано на диаграмме ниже, предоставленной исследовательской фирмой Statista.

Мировая выручка ECM, 2017-2027 гг. (Млрд долл. США)

В дополнение к новой эффективности, DM-системы могут также выступать в качестве инструментов для совместной работы, которые сочетают в себе новые способы коммуникации с равным вниманием к законным нормативным потребностям. Во-первых, традиционное файловое хранилище затрудняет управление и поддержание безопасности. Хотя существуют определенные возможности для установки разрешений для файла или папки, эти разрешения могут быть быстро ухудшены или полностью отменены путем простого перемещения файлов из одной папки в другую.Отслеживание изменений документа, хранящегося в общей папке на корпоративном сервере, практически невозможно для пользователей, равно как и ведение и оценка контрольного журнала. Даже с точки зрения совместной работы можно добиться значительных улучшений, просто отказавшись от традиционного корпоративного файлового ресурса.

И давайте проясним: когда мы говорим о DM в этом обзоре, мы фокусируемся на DM-системах, которые могут предлагать управление файлами на уровне предприятия, включая маршрутизацию, хранение, а иногда даже поддержку обработки бумажных файлов, включая внешнее хранилище. и страхование.Если вы просто ищете онлайн-хранилище в духе Dropbox Business или Google Drive for Work, вы можете прочитать наши обзоры этих продуктов в нашем обзоре лучших облачных хранилищ и поставщиков файлов для обмена.

Хранение и совместная работа

Даже в самом простом виде система DM должна иметь возможность хранить документы в самых разных типах файлов, хотя вам следует тщательно проверить требования вашей организации в этом отношении и сопоставить их с любой потенциальной системой ранее. к покупке.Даже сегодня существуют некоторые проприетарные типы файлов, особенно в специализированных бизнес-приложениях (LOB), которые может поддерживать не каждая система DM.

Помимо этого, система DM должна также предоставлять инструменты для организации этих файлов и поиска тех, которые соответствуют определенным критериям, заданным пользователем, с минимальными усилиями или системными ресурсами. Чаще всего это происходит в форме функции «умного поиска»; это еще одна ключевая функция, которую вы должны протестировать на этапе оценки. Такие возможности, как теги и настраиваемые ключевые поля, важны для поиска файлов после того, как место их хранения выпало из корпоративной памяти.Некоторые решения, такие как Microsoft SharePoint Online, предоставляют функции, которые автоматически классифицируют или помечают документы на основе настроенных вами правил. Это не только повышает надежность данных, лежащих в основе ваших документов, но также повышает вероятность того, что пользователи смогут отследить нужные им документы.

Многие из рассмотренных нами систем DM включают некоторое количество облачных онлайн-хранилищ, например Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online. Однако вы не должны рассматривать это как ключевой критерий покупки, потому что хранение — самая простая часть.Для большинства организаций это не самый важный фактор при оценке системы DM. Совместные усилия, такие как совместное использование документов, просмотр изменений (например, в организованной истории изменений) или одновременная работа над документом с другим пользователем (доступная как в Ascensio System OnlyOffice, так и в Microsoft SharePoint Online), — это те возможности, которые улучшат вашу работу. эффективность команд.

Другой распространенный сценарий — интеграция вашей системы DM с другими бизнес-приложениями.Поскольку они обрабатывают документы, которые часто являются центральными для многих бизнес-процессов, системы DM могут выступать в качестве опоры для других бизнес-процессов, передавая свои данные и функции другим приложениям. Веб-контент можно создавать, редактировать и обрабатывать в некоторых из этих систем, а затем отслеживать или даже публиковать с помощью системы автоматизации маркетинга.

Другой распространенный сценарий — интеграция внешнего решения DM с другим или настроенным сервером, решением для совместного использования и хранения бизнес-файлов; примеры включают Egnyte или Microsoft OneDrive для бизнеса.Это может быть сделано просто потому, что в этом репозитории находятся другие данные компании, или потому, что выделенная служба предлагает лучшие функции безопасности, особенно в отношении контроля доступа и шифрования файлов.

Если это может быть важно для вас, то на этапе оценки необходимо будет сосредоточить внимание на любых готовых интеграциях, которые предлагает потенциальный поставщик, а также на полезности его интерфейса прикладного программирования (API) — или на том, есть ли он у него вообще. Как всегда, если вы можете попробовать перед покупкой, то это лучший способ.Большинство этих поставщиков предлагают как минимум 14-дневную бесплатную пробную версию, в то время как многие предлагают полные 30 дней. Некоторые поставщики даже предлагают уровень бесплатного пользования, хотя он обычно предоставляется с небольшим количеством пользователей и ограниченными функциями, что может помешать оценке системы.

Утверждения, совместное использование и подписи

Существуют сценарии, в которых компания создает документ только для того, чтобы иметь его. Но в большинстве случаев документы предназначены для совместного использования и обычно часто используются. Таким образом, в центре внимания любой системы DM должны быть инструменты, которые она предоставляет для работы с такими файлами.Как минимум, эти возможности существуют, чтобы упростить эту коммуникацию и повысить отдачу либо с точки зрения эффективности, либо с точки зрения клиента. В некоторых случаях эти средства связи также поддерживают отслеживание сообщений и составление отчетов о них с течением времени; это функция, которая может быть особенно критичной для документов, имеющих юридические последствия.

С точки зрения рабочего процесса, возможность направлять определенные типы документов персоналу, который должен их заполнить или утвердить, является базовым уровнем функциональности.Еще одна хорошая функция — визуализация документа в редактируемом формате, который становится окончательным в нередактируемом типе файла, таком как PDF. Наконец, электронные подписи стали более распространенным требованием во многих бизнес-сценариях, не только для завершения взаимодействия с партнерами или клиентами, но и для проверки рабочего процесса между внутренним персоналом. Некоторые системы DM, такие как Adobe Document Cloud Standard, имеют встроенную функцию электронной подписи, в то время как другим необходимо интегрировать эту функцию из внешнего источника.Каким бы ни был метод, оценка системы DM часто требует от вас определения как реализации, так и функциональности, поэтому обязательно спросите об этом торгового представителя во время демонстрации продукта.

Функции совместной работы тоже важны. Наличие опции регистрации и возврата, которая блокирует доступ, когда пользователь загрузил файл, предотвращает дублирование редактирования и может оказаться полезным средством защиты. История версий — отличный способ отследить, кто и когда редактировал файлы, и иметь возможность вернуться к более ранней версии, если файл будет поврежден или возникнут ошибки.Некоторым программам требуется интеграция с Microsoft Office 365 или Google Drive for Work для редактирования документов в Интернете, в то время как другие предоставляют свои собственные наборы инструментов для обработки текста и публикации документов для той же цели.

Соблюдение нормативных требований и безопасность

Безопасность — это причина для беспокойства в любом бизнесе, и она часто является приоритетом при поиске и оценке новых бизнес-решений. Малые и средние предприятия и стартапы могут не видеть немедленной потребности в соблюдении нормативных требований или юридических проблем, но стоит подумать заранее.Системы, которые могут расти вместе с потребностями компании, с базовыми разрешениями, а также функциями контроля версий, будут иметь преимущество. Рассмотрите решение, которое может удовлетворить требования соответствия в будущем. Инвестиции в расширенные и избыточные функции безопасности и резервного копирования могут только помочь защитить ваш бизнес в будущем.

Компании, у которых есть вопросы по соблюдению нормативных требований или правовые вопросы, включая финансовые фирмы, государственные учреждения, медицинские практики и школы, действительно захотят сосредоточиться на безопасности как на главном критерии.Более продвинутые функции безопасности, такие как контрольные журналы, расширенные возможности разрешений или инструменты корпоративной аутентификации, такие как многофакторная аутентификация (MFA) или интеграция с системой управления устройствами, являются менее полезной функцией и должны даже в некоторых случаях считается обязательным.

Сохранение файлов — еще одна связанная с безопасностью область, которую поддерживает большинство рассмотренных нами систем DM, хотя инструменты и функции, связанные с хранением файлов, различаются на разных платформах.Многие компании должны по закону вести записи в течение заранее определенного периода времени. Ваша система DM должна предоставлять инструменты для предотвращения безвозвратного удаления файлов. В идеале он предлагал бы вам решение для архивирования, чтобы облегчить правильную идентификацию устаревших файлов без ущерба для вас с юридической точки зрения.

Соображения о соответствии должны быть частью оценки каждого аспекта вашей системы DM. В случаях, когда обрабатываются документы, содержащие информацию о пациентах или других клиентах, или когда действуют другие факторы соответствия, следует очень осторожно управлять функциями совместной работы.Многие системы DM могут запретить пользователям обмениваться файлами с внешними пользователями (Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online) или сохранять их на мобильное устройство. Microsoft SharePoint Online выходит на шаг впереди конкурентов, предлагая наборы правил, адаптированные для соответствия конкретным законам и постановлениям, основанным на географическом положении.

Microsoft также имеет то преимущество, что может предложить функции защиты данных на уровне операционной системы (ОС), такие как средства управления доступом, установленные на индивидуальном и групповом уровнях, и особенно шифрование данных.Но, хотя Microsoft может предложить эти функции в основном благодаря своей ОС Windows, это не единственный способ, которым компания может предоставить эти преимущества; это не единственный способ предоставить их конкурентам.

Между тем, такие решения, как Adobe Document Cloud Standard, обеспечивают соблюдение таких нормативных требований, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA), который защищает записи об образовании учащихся.

Не забудьте спросить, как перспективная система DM может предоставлять расширенные функции безопасности, и вы обнаружите, что некоторые из них будут реализовывать их через любые поддерживаемые ими операционные системы, в то время как другие будут интегрироваться с другими серверными бизнес-платформами для тех же возможностей.После того, как вы определились с тем, как это сделать, обязательно оцените, насколько хорошо эти меры будут работать в вашей конкретной бизнес-среде.

Эффективность и интеграция

Никому не нравится инструмент, если его единственная цель — просто поддерживать соответствие и обеспечивать надзор за руководством. Следовательно, в идеале ваша система DM также сделает задачи, связанные с DM, проще и эффективнее. Инструменты автоматизации — это одна из областей, в которой система DM может облегчить вам жизнь. В некоторых случаях эти инструменты связаны с рабочим процессом, хотя каждая система реализует рабочий процесс по-своему.

Интеграция с другими бизнес-системами, будь то финансовая система, база данных или поставщик облачного хранилища, может повысить эффективность и точность несколькими способами. Одна система DM, которую мы рассмотрели, может даже принимать отсканированные документы, автоматически разделять их на отдельные записи, выполнять оптическое распознавание символов (OCR) в документах, а затем создавать выходные файлы на основе содержимого документа. Затем их можно импортировать в другие системы, чтобы исключить двойную запись.

У большинства этих служб также есть мобильные приложения, которые предлагают ограниченную или почти полную функциональность.В идеале должны быть приложения как для Android, так и для iOS, чтобы ваши сотрудники могли иметь мобильный доступ независимо от их устройства. Ищите в приложении такие функции, как редактирование и создание документов, а также совместное использование файлов. Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online предлагают не только приложения для iOS, но также версии для Android и Windows Mobile. Microsoft SharePoint Online также имеет мобильный пользовательский интерфейс (UI), который хорошо зарекомендовал себя в наших тестах, и даже включает возможность переключения между настольным и мобильным представлениями.Там вы можете открывать документы, загружать файлы и добавлять папки. В Adobe Document Cloud Standard есть мобильные приложения для планшетов и телефонов Android, iOS и Windows. Вы можете просматривать и подписывать документы и даже фотографировать формы, а затем заполнять их на своем устройстве. В Document Cloud Standard Adobe добавила возможность редактировать PDF-файлы с планшетов iOS и Android. Сенсорные функции упрощают эту функцию. В PDF-файлах пользователи могут изменять текст, форматировать и редактировать, а также вращать и изменять размер изображений.

Административный контроль также важен в системе DM. Хотя большинство служб обмена файлами позволяют вам устанавливать разрешения для определенных файлов или папок, администраторы могут также захотеть установить глобальные разрешения для пользователей. Например, администратор может захотеть запретить некоторым пользователям когда-либо удалять файлы. Другие административные элементы управления включают возможность запретить пользователю доступ к некоторым или всем файлам (например, когда сотрудник покидает компанию или перемещает отделы) и возможность менять владельца файла по той же причине.

Совместимость и обслуживание клиентов

Обслуживание клиентов и поддержка — очень важный элемент, даже если система DM проста в использовании. Лучшие системы предлагают помощь в режиме реального времени в виде телефонных звонков или веб-чата; электронная почта также является хорошим ресурсом для решения несрочных вопросов или вопросов. Вы даже можете запланировать телефонный звонок в службу поддержки, чтобы вам не приходилось ждать в режиме ожидания. Для небольших проблем или когда вы все еще учитесь использовать функции, необходим доступ к подробной онлайн-документации, а видео-демонстрации еще лучше.Другие важные функции включают расширенный поиск и систематизированные ответы на часто задаваемые вопросы.

Если вы инвестируете в систему DM для управления крупными частями своего бизнеса, тогда имеет смысл защитить эти вложения только путем оценки вариантов поддержки для этой системы. В большинстве случаев системы DM, которые в основном основаны на облаке, автоматически получают определенный уровень поддержки. Системы, предназначенные для внедрения в корпоративном центре обработки данных, обычно требуют соглашения о поддержке, обычно с дополнительными ежегодными затратами.В любом случае вам следует учитывать расходы на поддержку при оценке ваших вариантов.

Наконец, важна совместимость. Здесь мы имеем дело с веб-приложениями, поэтому, если вы не объединяете их с программным обеспечением для настольных компьютеров, вам не о чем беспокоиться по сравнению с тем, когда вы используете другие типы программного обеспечения. Однако совместимость браузера, поддержка API и форматы файлов по-прежнему важны даже сегодня. Убедитесь, что программное обеспечение хорошо работает в предпочитаемом вами веб-браузере, особенно если для работы вашего бизнеса используются несколько веб-приложений.Кроме того, поддержка только одного браузера может помочь вашим ИТ-специалистам оставаться в здравом уме. Кроме того, проведите аудит документов, чтобы выяснить, какие форматы файлов используют ваши сотрудники изо дня в день, и уделите особое внимание файлам, создаваемым любым специализированным программным обеспечением, которое может использовать ваша организация.

Если у вас есть список, посмотрите, можете ли вы отказаться от каких-либо эзотерических форматов и вместо этого объединить их в более стандартные форматы файлов, такие как Microsoft Office DOCX и Adobe PDF.