Бизнес процессы бухгалтерии: Регламентация работы бухгалтерии: как делать

Бизнес процессы бухгалтерии: Регламентация работы бухгалтерии: как делать

Регламентация работы бухгалтерии: как делать

Почему бухгалтерия?  Большинство консультантов по управлению думают, что им нечего делать с таким подразделением как бухгалтерия. Это, дескать, периферийная и сугубо пассивная служба. Но это не так. Многие клиенты судят об организации по взаимодействию с бухгалтерией.

Если в бухгалтерии документооборот не налажен, это обязательно негативно скажется на отношениях с клиентами. Если бухгалтерия дружно устраивает перерыв на один час, а клиент в это время ждёт, когда ему печать на документы поставят или реквизиты выдадут, это говорит о низкой клиентоориентированности организации. Регламентация работы бухгалтерии может решить часть проблем.

Я хочу рассказать о своём примере работы с бухгалтерией, когда результаты оказались ценными не только для неё самой, но и для руководителя фирмы. Моя статья не о том, как поставить бухгалтерский учёт, она  о том, как оптимизировать работу бухгалтерии, повысить эффективность работы сотрудников и настроить работу бухгалтерии на цели бизнеса.

Как возникает запрос на регламентацию работы бухгалтерии

В моей практике работы с постоянными клиентами я занималась этим тогда, когда «привести в порядок бухгалтерию» оказывалось жизненно необходимо. В запросах руководителей клиентских организаций обычно озвучивались следующие проблемы:

• Теряются первичные документы, допускаются ошибки в оформлении документов и в проводках, что приводит к напряжённости отношений с контрагентами и потерям клиентов.
• Бухгалтерия для директора компании «чёрный ящик», он не может понять, что там происходит, с кого что спрашивать.
• Большая текучка персонала бухгалтерии, каждый раз адаптация нового  сотрудника требует отвлечения главного бухгалтера и других бухгалтеров от прямых обязанностей. Руководитель видит возможное решение в том, что  если у каждого сотрудника будет должностная инструкция, детально описывающая все действия, это позволит быстро и без потерь ввести в бухгалтерию нового человека. Кроме того, можно снизить требования к компетенциям кандидатов, так как много  функций, которые не требуют высшего образования. К тому же, такой специалист стоит дешевле.
• Бухгалтерия не может представить руководству требуемые отчёты в назначенное время (а бывает, что не может представить вообще).
• Бухгалтерия справляется с вопросами бухгалтерского и налогового учёта и соответствующей отчётностью, а на задачи, связанные с управленческим учётом времени не хватает.
• Планируется большой прирост объёмов работ, как сделать, чтобы бухгалтерия справилась прежним составом.
• Сотрудники не могут добиться от бухгалтерии своевременного оформления первичных документов. Бухгалтеры ссылаются на большую загрузку, при этом часто пьют чай.

Цели и задачи бухгалтерии

Все организации, у которых появлялся подобный запрос, относились к малому и среднему бизнесу, их возраст от 7 до 15 лет, состав бухгалтерии от 4 до 25 человек. Бухгалтерия в этих компаниях выполняла функции финансового и экономического отделов.

Так получалось, что были попытки ввести финансово-экономическую службу, но они не заканчивались успехом. Происходило раздувание штата, информация терялась ещё больше, порождались конфликты между финансовым директором и главным бухгалтером. В конечном итоге, такие функции, как управленческий учёт, управление финансами, бюджетирование, финансовый анализ, анализ себестоимости, опять возвращались в бухгалтерию.

Я не хочу сказать, что так должно быть всегда. Но возникала необходимость решать задачи бизнеса в рамках структуры, деятельность которой регламентируется законодательством. Более того, все знают, что очень сложно работать с бухгалтерией накануне отчётов. В это время решается её приоритетная задача: посчитать налоги и сдать отчётность.

Один из способов настроить работу бухгалтерии на задачи бизнеса – это чётко обозначить её цели, задачи и функционал. У моих клиентов бухгалтерия в полном составе участвует в сессиях стратегического планирования и при аттестации отвечает на вопросы по знанию продукта, и это развивает внутренние клиентские отношения. У сотрудников бухгалтерии складывается понимание, что и от их работы зависят результаты бизнеса.

Цели и задачи бухгалтерии с точки зрения бухгалтерского учёта определяются законодательством, а вот остальные цели определяются исходя из целей бизнеса. Например, своевременное и точное предоставление управленческой информации, необходимой для принятия решений.

Отсюда возникает многоплановая задача. С одной стороны, нужно описать и оптимизировать действующие процессы бухгалтерского учёта, с другой стороны, спроектировать и внедрить процессы, несвойственные традиционной бухгалтерии.

Методы, которые использовались при регламентации

• Развивающее интервью, для того, чтобы понять какую проблему нужно решать и с какими проблемами сталкивается каждый из сотрудников.
• Структурированное интервью, которое позволяет увидеть последовательность операций и взаимодействие сотрудников и подразделений.
• Групповая работа, для того, что бы достичь единого понимания целей, задач, приоритетов, распределения функций. В обсуждении участвуют: директор, руководители подразделений, ведущие специалисты.
• Экспертная оценка. В каких-то вопросах я сама являюсь экспертом, а по каким-то вопросам обращалась за помощью к специалистам по бухгалтерскому и управленческому учёту, так как я бухгалтерский учёт не знаю.

Как описывать бизнес-процессы

Методика, которая используется для описания процессов, приведена во многих источниках, и здесь ничего нового я не предлагаю. Может быть, только акценты иначе расставляю, вопросов больше задаю. Все особенности возникают при использовании результатов описания.

Для описания всех бизнес-процессов бухгалтерского, налогового и управленческого учёта провожу интервью с сотрудниками бухгалтерии и сотрудниками, у которых есть взаимодействие с бухгалтерией. В ходе беседы задаю вопросы о том, чем занимается сотрудник, от кого и что получает и кому передаёт. Много дополнительных вопросов, связанных с проблемами взаимодействия, автоматизацией. Сразу же заполняю таблицу (таблица 1.),  информация в которой  является основой всех регламентов.

Конечно, можно попросить сотрудников заполнить таблицу самостоятельно, но в  результате всё равно придётся проводить интервью, потому что окажется, что вы получили только малую часть необходимой информации (из опыта). По некоторым действиям очень важно отмечать временные факторы, это может быть определённый час (до 9-30 утра) или дата месяца (до 15-го числа), или привязка к другому процессу (в течение 3-х часов с момента получения договора).

В результате мы получаем список всех бизнес-процессов бухгалтерии. Масштабы впечатляют. Вы можете  скачать пример дерева процессов бухгалтерского, налогового и управленческого учёта производственного предприятия. Это и вам позволит увидеть работу бухгалтерии в полном объёме.

На основе полученной информации по каждому процессу рисую блок-схемы. Самой удобной для меня программой оказалась  программа Microsoft Visio.

Бизнес-процесс «Расчёты с контрагентами»

Опыт показал, что удобнее работать, если одна блок-схема умещается на одну страницу, и в процессе участвует не более 5 сотрудников. По результатам интервью, получается от 40 до 60 блок-схем, их количество зависит от количества операций и уровня автоматизации. На такой блок-схеме есть возможность указывать и временные требования, если они есть.

Потом блок-схемы согласовываются с исполнителями и с главным бухгалтером, финансовым директором. При первом же обсуждении выявляется большое количество упущений, забытых операций, документов. В случае необходимости сразу же принимается решение о перераспределении функций, автоматизации отдельных  участков учёта. Много решений об оптимизации бизнес-процессов и повышении эффективности сотрудников рождается в процессе обсуждения.

Именно при прорисовывании процессов видно множество нестыковок, лишних или недостающих действий, которые в таблице не увидишь. Проходит 2-3 итерации обсуждений, прежде чем складывается полная картина деятельности. Эти блок-схемы становятся основным источником информации при составлении должностных инструкций, а кроме того, становятся её приложением.

Как использовать результаты описания бизнес-процессов

На основе блок-схем составляется дерево процессов и матрица ответственности (таблица 2.). По вертикали заносятся все бизнес-процессы, а по горизонтали все участники процессов. В пустые клетки ставятся  буквы, например: О — ответственный,  владелец процесса, У — участник, И – исполнитель – ответственный при отсутствии владельца процесса.

После согласования матрицы ответственности приступаю к написанию должностных инструкций. Такие инструкции очень сильно отличаются от стандартных, которые часто скачиваются из интернета.

Но я хочу отметить следующее, что не все должности требуют такого подхода и такого наполнения. В должностных инструкциях руководителей всех уровней, творческих специалистов, большой упор делается на требуемые результаты, а не на способ их получения. Ниже привожу все разделы должностной  инструкции с комментариями по содержанию каждого раздела.

Раздел должностной инструкции	Комментарии  к разделу
1.        Общие положения	Назначение, увольнение, замещение,   подчинённость
2.       Требования к знаниям	Детальные требования к знаниям, включая программные продукты, законодательство  по участкам  учёта, знание внутренних регламентов организации
3.       Подготовка к работе	Открытие кабинета, требования к рабочему месту, запуск программ, готовность к работе к началу рабочего дня.
4.       Задачи должности	Как правило, получается перечень процессов, в которых на данной  должности  лежит ответственность.
5.       Бизнес-процессы,  в которых участвует бухгалтер	Раньше указывала только те процессы, в которых участвует конкретный бухгалтер, теперь привожу всю матрицу ответственности: по ней видно объём работ всей бухгалтерии и процессы, которые данный бухгалтер должен тоже знать для замещения другого бухгалтера. Все  блок-схемы являются приложением к должностной инструкции.
6.        Выполнение должностных обязанностей и операций, возникающих по мере поступления	Все операции, сроки выполнения которых, привязаны к моменту поступления (в течение 3-х часов, в течение рабочего дня) или нет жёстких привязок по времени.
7.       Выполнение должностных обязанностей и операций, регламентированных в течение каждого рабочего дня	Сотрудник осуществляет в течение каждого рабочего дня операции, время выполнения которых строго определено. Например, для того, чтобы в 10 часов утра  у директора лежал на столе  управленческий отчёт, или была возможность его сформировать в программе, необходимо, чтобы один бухгалтер  провёл операции до 9-15, другой  до 9-30.
8.       Выполнение должностных обязанностей, регламентированных по конкретной дате месяца	Сотрудник осуществляет в течение каждого месяца операции, дата которых строго определена. Названного числа текущего месяца должны быть завершены следующие операции.
9.        Обязательные  условия	Конфиденциальность информации, с которой  работает бухгалтер, время обязательного присутствия на рабочем месте.
10.    Взаимодействие с другими сотрудниками	У  кого, какую информацию получает и кому, в каком виде передаёт.
11.    Представляемая отчетность	Есть внутренняя отчётность, прежде всего управленческая, которая не регламентируется бухгалтерским учётом. Кроме того, есть обязательная отчётность контролирующим органам.
12.    Оформление результатов работы	У бухгалтеров скапливается множество первичных документов, которые желательно разносить в программе ежедневно, и ежедневно подшивать в папки для хранения, составлять реестры.  Если не делать этого ежедневно, то потом работа накапливается как снежный ком, и её нереально сделать. А самое неприятное, если такая работа остаётся «в наследство» новичку после увольнения сотрудника.
13.    Критерии оценки деятельности бухгалтера	По каждой должности свои критерии, при этом часто встречаемые:· Соблюдение утвержденного графика по разделам должностной инструкции, где указаны сроки. Количество проверенных и обработанных документов.· Количество допущенных ошибок и выявленных главным бухгалтером. Объём хозяйственных операций, оформленных в программе  в течение 1 рабочего дня с момента поступления первичного документа.
14.    Общие  обязанности бухгалтера	Обязанности, которые выполняют все сотрудники бухгалтерии: в области охраны труда и пожарной безопасности, работа с материальными ценностями компании и т.д.
15.    Соблюдение норм поведения	Прописываются, например, правила ведения телефонных переговоров, как внутренних, так и внешних. Ведь бухгалтерия для контрагентов является лицом организации. Форма одежды, приём напитков и еды в рабочем помещении.
16.    Права	Что сотрудник имеет право делать по отношению к сотрудникам других подразделений, например: возвращать исполнителям на доработку неправильно оформленные первичные документы с указанием ошибок; запрашивать от подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
17.    Ответственность	В стандартных должностных инструкциях есть 3 основных пункта, которые формулируются так: «сотрудник несёт ответственность за несоблюдение…., невыполнение…,  правонарушения….», как будто если выполняет требования, но ниже заданного уровня, не должен нести ответственности. Я предлагаю другой подход: прописываем, за выполнение каких требований сотрудник несёт ответственность, со ссылкой на отдельные пункты должностной инструкции, в первую очередь на задачи и критерии.
18.    Заключительные положения	Сроки и правила пересмотра должностной инструкции, порядок ознакомления.

Как работать с должностной инструкцией

Обычно знакомство с должностной инструкцией происходит так: «Прочитай и распишись, что ознакомлен». На руки сотруднику второй экземпляр обычно не выдаётся. Я думаю, что при таком подходе видение предстоящей работы у руководителя и подчинённого сильно отличаются. Я предлагаю после ознакомления с инструкцией проводить аттестацию сотрудника на знание каждого раздела. Делает это главный бухгалтер, он заносит результаты аттестации на знание должностной инструкции в таблицу.

Раздел должностной инструкции	Дата	Результат
1.     Общие положения
2.     Задачи должности
3.     Подготовка к работе
4. Выполнение должностных обязанностей и операций, регламентированных в течение каждого рабочего дня
5.

Результаты такой аттестации могут повлиять на назначение оклада при приёме на работу или по окончании испытательного срока. Самое важное, у главного бухгалтера есть возможность конструктивно побеседовать с подчинённым, сформировать у сотрудника ответственное отношение к работе и к регламентам.

Где можно использовать такую должностную инструкцию

Я увидела, как минимум, 6 направлений использования должностной инструкции.

• При подборе персонала.
• При введении в должность.
• При оценке важности должности (определение должностных окладов)
• При оценке результатов работы.
• При внедрении изменённых процессов.
• При автоматизации.

Теперь опишу подробнее.

При подборе персонала

При собеседовании кандидату даётся возможность ознакомиться с должностной инструкцией. Бывает, что кандидат сразу после прочтения извиняется и уходит. Бывает, когда кандидат говорит: «Стандартная должностная инструкция». Но видел немного другую или это первая должностная инструкция, которую дают почитать.

Такая должностная инструкция даёт возможность реальнее оценить компетенции кандидата, если спрашивать об отдельных разделах: «Что из описанного умеете делать, как это делали, какие предложения и изменения вносили и т.д.». А главное, готов ли кандидат работать в режиме такой «прозрачности».

При введении в должность

Новичку можно составить план освоения должностной инструкции, что и к какому сроку он должен делать на заданном уровне. И у руководителя и у подчинённого появляется возможность оценить вероятность успешного прохождения испытательного срока, сделав срез по выполнению согласованного плана, а не гадать: «Возьмут или не возьмут»?

При оценке важности должности (определении должностных окладов)

При оценке важности должности для определения должностных окладов сотрудников  можно использовать должностные инструкции. Все факторы, предложенные Эдвардом Хеем: необходимые знания и опыт, решение задач (проблем), уровень ответственности, в должностных инструкциях прописываются подробно.

В результате появляется возможность и должностные оклады привязать к этим факторам, а затем ранжировать. Таким образом, должностные оклады оказываются дифференцированные. Бывает, что сотрудники сами предлагают перераспределить функции, для получения более высокого оклада, отказываются от простых операций и просят дать им более сложные.

При оценке результатов работы

В должностной инструкции прописываются критерии, по которым оценивается деятельность бухгалтера. У главного бухгалтера появляется возможность разговаривать с подчинёнными конструктивно, а не заявлять: «Меня не устраивает, как вы работаете».

Я ещё не встречала системы оплаты труда для сотрудников бухгалтерии, которая позволяла бы оценивать вклад каждого сотрудника в результаты работы бухгалтерии. Я попробовала это сделать.

Система оплаты труда может опираться на должностные инструкции. Например, в одной из компаний, совместно с главным бухгалтером, мы нашли решение, которое закрепили в «Положении о системе оплаты труда сотрудников финансово-бухгалтерского отдела». У отдела фиксированный фонд оплаты труда, который состоит из суммы окладных (постоянных) и переменных частей. Оклады определялись по методу Хея. Вычитаем из фонда оплаты труда сумму всех окладов, получаем переменный фонд. Соотношение постоянной и переменной частей, примерно 70% и 30%.

Как переменный фонд распределить между сотрудниками? Для этого вводятся дополнительные критерии оценки, всего 3, один из них – это «полнота выполнения должностной инструкции». И ещё 1 критерий, который работает на уменьшение премиальной части – это ошибки и нарушения.

Главный бухгалтер регулярно оценивает сотрудников и сообщает им о результатах. Если по трём критериям иметь максимальную оценку, то можно получить 20 баллов, а нарушения и ошибки оцениваются от 0,5 до 1,5 баллов, в зависимости от тяжести. Все эти нарушения прописаны и расценены в Положении.

Переменный фонд делится на сумму всех начисленных баллов, получается стоимость одного балла. А перемножение стоимости одного балла на количество баллов, полученных сотрудником – переменная часть зарплаты сотрудника. В целом, заработная плата сотрудников в отделе может отличаться на 30-40%. Кроме того, по решению директора сотрудникам может быть выплачена премия за выдающиеся результаты (сверх фиксированного фонда оплаты труда).

Естественно, что в рамках этой статьи я не рассказала обо всех тонкостях и нюансах системы оплаты труда.

При внедрении изменённых процессов

Так как в должностные инструкции мы закладываем изменённые процессы, необходимо менять саму деятельность. Для этого с каждым сотрудникам подробно прорабатывается вся должностная инструкция. Желательно провести аттестацию сотрудников на знание изменённых процессов.

При автоматизации

В процессе описания фиксируются повторяющиеся операции, которые занимают много времени – это первоочередные задачи для автоматизации таких бизнес-процессов. На этом этапе, приглашаю специалистов, которые знают бухгалтерский и управленческий учёт, способны увидеть проблемы и сформулировать техническое задание программистам. Я, к сожалению, этого делать не умею.

Несмотря на то, что описанная работа очень трудоёмкая: 15-30 интервью, 40-60 блок-схем, должностные инструкции на 15-20 страницах, положение о системе оплаты труда 10-12 страниц, результат того стоит.

Такая регламентация позволяет получать, например:

• консолидированный прогнозный баланс группы из 8 компаний в начале месяца, а не в конце, после сдаче всех отчётов;
• управленческие отчёты за прошлые сутки по движению денежных средств, доходам и расходам, остаткам продукции на разных этапах производственного процесса ежедневно в 10 утра;
• увеличение выручки компании в 2 раза при аналогичном увеличении документооборота без увеличения численности сотрудников бухгалтерии;
• расширение функционала бухгалтерии (бюджетирование, финансовый и экономический анализ) без увеличения численности сотрудников бухгалтерии;

Что получает организация в результате  регламентации работы бухгалтерии

• Нацеленность бухгалтерии на цели и задачи компании.
• Включённость персонала в сопряжённые бизнес-процессы.
• Целостное видение, возможность каждому сотруднику видеть и понимать не только свой ограниченный участок учёта.
• Упрощение взаимозаменяемости.
• Снижение персоналозависимости.
• Прозрачность работы каждого сотрудника.
• Инструменты для подбора, адаптации, обучения, мотивации персонала.
• Снижение ошибок в работе.
• Повышение эффективности работы бухгалтерии, увеличение скорости обработки первичной документации и получения  управленческой отчётности.

Хочу отметить ещё несколько важных моментов. Требования к компетенциям специалистов, прежде всего к главному бухгалтеру повышенные. Отсюда заработная плата сотрудников такой бухгалтерии выше среднерыночной.

Думаю, что статья вызовет дискуссию, связанную с возможностью совмещения в бухгалтерии функций нескольких служб. Несмотря на удачный опыт, для меня этот вопрос остаётся открытым. Возможно, что найденное решение окажется временным, и в будущем произойдёт разделение функций и выделение финансово-экономического отдела. Но описанный подход к регламентации работы бухгалтерии будет рабочим и в других условиях.

Не забудьте скачать пример дерева процессов бухгалтерского, налогового и управленческого учёта производственного предприятия.

Плюсы участия бухгалтера в создании бизнес-процессов

Руководители компаний все чаще задумываются об описании бизнес-процессов. Формализацию бизнес-процессов лучше всего проводить в ходе корпоративных сессий. Сессия – это совместная работа ключевых лиц предприятия. Работа по организации деятельности компании и отдельных подразделений. На сессии участники договариваются о лучшем взаимодействии разных сотрудников компании и фиксируют свои договоренности на бумаге в бизнес-процессах.

При подготовке к 2-3-дневной сессии мы вместе с первыми лицами компании определяем круг участников. Практически всегда бывает непросто убедить руководителя компании – пригласить на сессию представителей бухгалтерии. У руководителя возникает непонимание, чем будет заниматься бухгалтер на сессии, если он не участвует в производственных и коммерческих процессах компании. У вас так же может возникнуть закономерный вопрос: «а при чем тут бухгалтер?»

Проблемы, решаемые бизнес-процессами

Три аргумента в пользу участия бухгалтера в такой работе. Эти проблемы есть почти в каждой компании:

1. Трудности с делегированием работы с первичкой другим сотрудникам компании: оператору, кладовщику, экспедитору, менеджеру по продажам. Не правильно оформляют документы, забывают оформить, поставить нужные подписи и печати.
2. Сложно обеспечить своевременный возврат первички по сделкам компании от клиентов и поставщиков. Это нервы, постоянная дерготня, звонки клиентам и уговоры менеджеров и закупщиков подписать документы у клиентов и поставщиков.
3. Сложно решить проблемы с просроченной дебиторкой, уменьшить кассовые разрывы и свое участие в «выбивании долгов».

Без совместного обсуждения руководителей и сотрудников компании с участием представителей бухгалтерии подобные проблемы не решить. На корпоративной сессии мы создаем среду, в которой ключевые люди компании включены в обсуждение общих задач и проблем.  По факту, участники дискуссии быстро находят решения и договариваются о последовательности шагов и результатов в бизнес-процессе.

Без совместного обсуждения руководителей и сотрудников компании с участием представителей бухгалтерии подобные проблемы не решить

Благодаря коллективной работе вы сможете:

1. Задать правила документооборота, движения денег и ТМЦ.
2. Организовать электронный документооборот по установленным правилам, в том числе и в программе 1С.
3. Организовать фактическое движение денег и ТМЦ.

Правила документооборота

Во многих организациях наблюдаем похожую болячку – отсутствие понятных «правил игры». Нет правил в целом по деятельности сотрудников компании, и нет правил в узком вопросе документооборота.  Сотрудники компании элементарно не знают требований к правильному оформлению документов.

Ни руководители, ни представители бухгалтерии не записали и выдали эти требования работникам предприятия, не провели обучение для выработки нужных навыков.

Решение руководства компании о переходе на управление бизнес-процессами, подразумевает создание Правил и Требований. Для формализации процессов нужны правила. Но еще сильнее правила нужны для внедрения описанных процессов в повседневную жизнедеятельность компании.

Для сотрудников бухгалтерии – это отличная возможность навести порядок в бухгалтерском и рабочем документообороте, а также движения денег и ТМЦ. Получить реальную поддержку от первых лиц компании.

отличная возможность навести порядок в бухгалтерском и рабочем документообороте, а также движения денег и ТМЦ

Приведу таблицу с несколькими правилами, которые связаны с бизнес-процессами и решают проблемы, обозначенные ранее по тексту.

Проблема	Правило
1. Сотрудники не знают, не умеют правильно оформлять документы	1. Бухгалтер – внутренний консультант для сотрудников компании. 2. Каждый сотрудник проходит регулярное обучение и аттестацию по оформлению рабочих и отчетных документов в рамках бизнес-процессов
2. Сотрудники забывают оформить документы, поставить подписи и печати	3. Премия сотрудника зависит от точного выполнения бизнес-процессов
3. Документы не возвращаются в бухгалтерию	4. Любой бизнес-процесс считается завершенным после полного выполнения заявки клиента, полной оплаты и закрытия всех документов. 5. Премия сотруднику начисляется по итогам завершенных бизнес-процессов.
4. Просроченная и невозвратная дебиторка	6. Отгрузка клиентам производится в рамках утвержденных лимитов товарного кредита. 7. Только сотрудник бухгалтерии имеет право подтвердить фактическое поступление денег от клиента. Ставя свою подпись, он разрешает дальнейшее исполнение бизнес-процесса. 8. Премия сотруднику начисляется по итогам полностью завершенных сделок: клиент доволен, документы закрыты, деньги от клиента 100% поступили

Эти правила универсальны и действуют для всех бизнес-процессов и для всех категорий сотрудников и руководителей.  Некоторые правила можно объединить, например, 4-е, 5-е и 8-е.

Пример организации бизнес-процесса

Рассмотрим знакомую многим ситуацию. Продажа товара с доставкой клиенту (на склад, в офис или домой). Какие риски мы должны учесть при описании бизнес-процесса?

1. Товар не понравился (не подошел) клиенту. Как правильно оформить отказ, чтобы не возникло конфликта. След на бумаге необходим и для контроля водителя-экспедитора, что он товар довез до адресата.
2. Клиент товар принял, но документы не подписал, а экспедитор не смог (забыл) потребовать. Опять же след необходим во избежание возможных претензий со стороны клиента, а также для контроля сотрудников компании.
3. Экспедитор оформил все документы, но никому их не возвратил. В компании не потребовали с него документы сразу, а потом про них забыли. Вспомнили, когда они потребовались в отчетный период.
4. Экспедитор ответственный, все делает четко, документы всегда возвращает. Но однажды возникнет ситуация, когда документы будут потеряны (либо экспедитором, либо в бухгалтерии). Если в бизнес-процессе не фиксируется факт приема-передачи документов, начнутся взаимные обвинения.

Графически такой бизнес-процесс будет выглядеть так, см. рис.1.

Рис.1. Блок-схема бизнес-процесса «Продажа за наличный расчет с доставкой клиенту»

Когда процесс смоделирован, по необходимости можно сделать детализацию отдельных шагов процесса на подпроцессы. Далее, начинается самое интересное – обкатка бизнес-процесса и подтверждение того, что при разработке были учтены и устранены все риски. Устранение причин возможных рисков – главная выгода и мощный стимул потратить силы и время на формализацию технологии работы предприятия.

Главная проблема во времени. Его никогда не хватает. Времени нет, чтобы остановиться и подумать «как мы работаем». Но еще меньше времени остается на внедрение нововведений. К тому же ему мешает естественное сопротивление, вызванное недоверие людей к новому. Но всегда есть выбор: каждый раз инструктировать сотрудников и контролировать каждый шаг, либо вложиться и выстроить процесс, чтобы многократно им все пользовались и «не косячили».

Правильно выстроенные процессы обеспечивают предсказуемый результат!

15 октября 2015 года я провожу в Москве очередной однодневный практикум по мотивации сотрудников. На нем большое внимание будет уделено вопросам стимулирования подчиненных точному исполнению технологии работы. Приезжайте, участие в практикуме поможет ответить на ряд сложных вопросов, возникающих при внедрении новых инструментов работы.

Успехов вам!

Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (хотя это может занять некоторое время).

Подпишитесь на получение новых публикаций и видео-материалов!

С уважением, Виктор Лучков
Бизнес-консультант, член Гильдии маркетологов России
Эксперт по созданию систем управления на основе процессного подхода

Тел: +7 (903) 835-9990
E-Mail: [email protected]
Skype: victor.luchkov

Оптимизация бухгалтерии, как повысить эффективность работы бухгалтера

Бухгалтерия — важный инструмент для оценки бизнеса. Отчетность, которую готовит это подразделение, используют фискальные органы, менеджмент компании и ее собственники. В России зачастую бухгалтерская служба рассматривается как бюрократическая помеха бизнесу. Это неверный подход. Бухгалтерия должна быть вспомогательной службой, вносящей свой вклад в развитие и поддержание бизнеса. Но для этого все процессы в бухгалтерском подразделении должны быть грамотно настроены.

Повысить эффективность бухгалтерской службы можно: нормированием (расчет необходимого количества сотрудников компании для получения одной единицы результата работы), оптимизацией бизнес-окружения (перераспределение функций между подразделениями компании), IТ-оптимизацией и использованием аутсорсинга, в некотором смысле объединяющего все предыдущие подходы.

Нормирование труда

Нормирование труда – это установление норм затрат рабочего времени в определенных условиях. Процесс бухгалтерского обслуживания зависит от специфики бизнеса, его размера, отрасли и т. д. Он подразумевает наличие исполнителей, входящей информации (в случае с бухгалтерией – это первичная документация), правил и регламентов (установленных законодательством и политиками компании), сложившейся практики и подходов и, наконец, результата, то есть отчетности.

Это стандартный проект, который можно разбить на составляющие и систематизировать.

Бухгалтерские процессы можно и нужно нормировать. Численность любых подразделений требует постоянной корректировки, потому что на практике скорость ее роста соответствует росту бизнеса, а скорость падения может быть значительно ниже аналогичного показателя в бизнесе. Для определения нужного количества персонала и обоснования перед руководством компании подойдет метод нормирования трудозатрат.
Для его использования компании понадобится информация о трудозатратах в бухгалтерской службе по факту и нормативы, к которым нужно стремиться. Последние рассчитываются либо исходя из анализа производимых на данный момент в компании операций, либо в среднем по отрасли.

Само нормирование проводят несколькими способами

Среди наименее трудозатратных, но и наименее точных методов – бенчмаркинг – функциональное сравнение своего опыта с одной или более передовыми компаниями в одной отрасли.

Более трудоемкий, но при этом и более точный — метод факторного нормирования. Это доработанный и расширенный бенчмаркинг. Метод основан на расчете необходимой численности сотрудников на основе факторов трудозатрат, определяющих результаты конкретного процесса. Имея средние результаты по отрасли, мы можем сравнивать их с показателями нашей компании и, исходя из различий, делать выводы о перегруженности или недогруженности персонала.

Метод «фотографии рабочего дня» подразумевает четкое отслеживание количества выполненных операций, чтобы понять, сколько времени уходит у каждого сотрудника на каждую операцию, сколько на решение попутных вопросов, а сколько на личные дела, не относящиеся к работе. Так можно вычислить оптимальные нормы для каждого процесса и количество людей, способных при правильной организации своей деятельности выполнить всю необходимую работу, оценить работу каждого сотрудника на данный момент. Этот метод применительно к бухгалтерии требует больших затрат, чем предыдущий, и дает примерно такие же по точности результаты.

Когда приоритетна точность, выбирают метод микроэлементного нормирования. Операции разбиваются на элементы, трудозатраты на каждый из которых заранее известны. Этот метод гораздо эффективней при нормировании производства, чем при попытке нормировать интеллектуальный труд. В бухгалтерском учете тоже есть достаточно простые операции: подготовка платежных поручений, например. При проведении затрат такой метод не будет эффективен.

Факторное нормирование позволяет достаточно эффективно создавать модель, на основании которой вы сможете прогнозировать затраты труда на процесс в случае изменения его объемов.

Как это работает в бухгалтерских службах? Задачи подразделения разбиваются на процессы (участки). По каждому процессу оценивают затраты труда. Затем для всех участков выявляются факторы, которые в наибольшей степени влияют на трудозатратность. И далее мы рассматриваем соотношение трудозатрат и факторов, исходя из которого определяем нормативы для каждого процесса.

Пример

Бухгалтерский учет состоит из ряда процессов: учет расчетов по банковским операциям, учет расчетов с подотчетными лицами, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, расчет заработной платы и т. д. Мы можем определить фактические трудозатраты на каждый процесс: фиксируем, сколько человек у нас задействовано в каждом процессе. Затем выявляем факторы, влияющие на трудозатратность: например, для расчета заработной платы основной фактор – это количество сотрудников в расчете. Дополнительный фактор — межрасчеты в течение месяца. Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками таким фактором будет количество обрабатываемых в течение месяца накладных, умноженное на среднее количество номенклатурных позиций в накладной. Соотнеся трудозатраты и факторы, разрабатываем список нормативов для каждого процесса. Для расчета заработной платы в качестве норматива будет выступать количество сотрудников (расчетных листков в месяц) в расчете на одного бухгалтера, для учета расчетов по банковским операциям – количество платежных поручений в месяц (в час) на одного бухгалтера и т. д.

Кроме того, при отсутствии информации о среднестатистических нормативах по рынку, метод факторного нормирования может применяться для планирования корректировки численности штата при изменении объемов бизнеса. Например, компания может оценить, какое увеличение штата бухгалтерии может потребоваться при увеличении количества отгрузок в два раза. Принимая за норматив текущую загрузку бухгалтеров, можно вычислить необходимое количество сотрудников, которые понадобятся после изменений в компании. Такая модель, конечно, не учитывает эффект масштаба – возможность повышения производительности труда сотрудников при увеличении количества операций.

Бизнес-окружение

Еще один шаг к эффективной работе бухгалтерии – это оптимизация бизнес-окружения бухгалтерской службы. Зачастую мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеры в компании выполняют большое количество несвойственных им функций. На вопрос, почему сотрудники выполняют не свою работу дается общий ответ: «так уж повелось». Эффективная работа бухгалтерии очень сильно зависит от качества и своевременности получаемой информации, и иногда бухгалтерам проще заняться получением этой информации (документов) самим, чем добиться этого от смежных подразделений. Так, очень часто бухгалтеры сами взаимодействуют с представителями клиентов по вопросам получения подписанных накладных или актов. При этом логичней передать эту функцию в отдел продаж, поскольку, с точки зрения бизнес-процесса, это основная задача продавцов – убедиться в том, что клиент акцептовал услуги или предоставленные товары. Проведя аудит всех процессов в компании и перераспределив по его итогам функции по отделам, можно упростить работу всем подразделениям и повысить их эффективность.

IТ-оптимизация

Об IТ-оптимизации сейчас не говорит только ленивый. Любая автоматизация процессов приводит к более эффективной работе компании. Мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеру приходится каждый раз вручную вводить в систему накладные с очень длинной и детальной номенклатурой продукции. Оптимально организовать бизнес- процесс так, чтобы номенклатуру в систему вводили менеджеры по закупкам, которые очень хорошо в этом разбираются, или же автоматизировать этот проект с помощью сканирующих и распознающих устройств. Такие ситуации случаются в связи с тем, что менеджеры пользуются корпоративной системой заказа товара, которая никак не интегрирована с бухгалтерской системой, что и приводит к ручному труду и двойному вводу информации. Безусловно, таких ситуаций желательно избегать, нужно максимально интегрировать задействованные в работе информационные системы. На рынке появились уже достаточно эффективные OCR-cистемы, позволяющие распознавать необходимые поля на отсканированных документах и автоматически переносить их в регистры бухгалтерской программы по заданному алгоритму. Необходима проверка, но затраты труда значительно ниже, чем на ручной ввод информации.

И еще один способ оптимизации работы бухгалтерии или альтернатива этой оптимизации – передача бухгалтерских функций (всех или части) на аутсорсинг. Провайдерам аутсорсинга приходится устанавливать фиксированную, достаточно невысокую цену за обработку определенного количества документов. В связи с этим им приходится заниматься оптимизацией и автоматизацией процессов: с тем, чтобы в итоге снизить свои трудозатраты и увеличить маржу. Поэтому, если в компании нет времени или ресурсов на собственный проект по оптимизации бухгалтерских функций, одно из решений – передать функции на аутсорсинг. Но при этом необходимо быть готовыми совместно с провайдером заниматься проектом оптимизации. Опытный провайдер обычно готов предложить варианты возможных решений, однако они также будут требовать изменений в бизнес-процессах компании в целом. А для этого понадобятся определенные действия и управленческая воля со стороны менеджмента компании.

Автор: Людмила Шустерова, директор аутсорсингового подразделения BDO по развитию бизнеса

Полную версию статьи вы можете прочитать в бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент» (издательство «Деловой Петербург»)
 

Работа главного бухгалтера холдинга даёт опыт и понимание всех внутренних процессов

Марина Сафонова, главный бухгалтер холдинга «СИБУР-Русские шины»:
«Работа главного бухгалтера холдинга даёт очень хороший опыт, понимание всех внутренних процессов в компании…»

О компании
«СИБУР – Русские шины» — крупнейший производитель шин в Центральной и Восточной Европе. По итогам 2009 года Компания входит в 20-ку крупнейших шинных компаний мира, занимает 5 место в списке крупнейших шинных компаний Европы. ОАО «СИБУР – Русские шины» входит в состав крупнейшего нефтехимического холдинга «СИБУР Холдинг». В состав ОАО «СИБУР-Русские шины»  входят 4 шинных завода: «Ярославский шинный завод» в г. Ярославле,  в «Волтайр-Пром» в г. Волжский (Волгоградская обл.), «Омскшина» в г. Омске и «Уралшина» в г. Екатеринбурге; «Саранский завод «Резинотехника» в г. Саранске, а также завод, специализирующийся на производстве синтетического волокна «Сибур-Волжский» г. Волжский (Волгоградская обл.)  Кроме этого, Компания владеет 50% совместного предприятия «Матадор-Омскшина» г.Омске  ОАО «СИБУР — Русские шины» производит широкую гамму легковых, грузовых, индустриальных, сельскохозяйственных и авиационных шин для всех отраслей промышленности — всего свыше 400 моделей.

Марина Викторовна Сафонова работает в компании «СИБУР-Русские шины» в должности главного бухгалтера с момента основания компании в 2002 году, когда с целью организации централизованного сбыта продукции шинных предприятий ОАО «АК «СИБУР» было создано ООО «СИБУР-Русские шины». В течение трех лет, с 2002 по 2005 год компания стремительно развивала свою сбытовую и производственную деятельности и весной 2005 года вывела на рынок свои первые «именные» продукты – шины под торговыми марками «Cordiant» и  «TyRex». С 1 января  в результате консолидации шинных активов, был создан холдинг «СИБУР-Русские шины», в феврале 2007 года компания сменила организационную форму и приобрела свое нынешнее название ОАО «СИБУР-Русские шины».  На протяжении всего этого времени Марина Викторовна как главный бухгалтер принимала непосредственное участие в процессе реорганизации компании. Сегодня она координирует работу не только офисов Москве и Санкт-Петербурге, но и 7 филиалов холдинга в регионах России. О своем отношении к профессии главного бухгалтера крупного шинного холдинга, об интересных проектах, которые ей удалось реализовать,  а также о том, какими профессиональными и личными качествами должен обладать бухгалтер, Марина Викторовна рассказала в своем интервью.

— Работа главного бухгалтера холдинга даёт очень хороший опыт и  понимание всех внутренних процессов в компании, — говорит Марина Викторовна. Вне зависимости от того, что происходит в компании, я как главный бухгалтер участвую во  всех внутренних бизнес-процессах: меняется ли стратегия компании,  происходит ли реорганизация бизнеса, разрабатываются и запускаются новые продукты, — все это находит отражение в бухгалтерском учете компании.  Поэтому бухгалтер должен досконально разбираться во внутренних бизнес-процессах.  В этой должности я работаю с самого первого дня в компании. Хотя на самом деле, мой предыдущий опыт работы в большей степени связан с государственными структурами. В конце 80-х годов я работала в финансовом отделе казначейства 4,5 года, в бухгалтерии  начинала, если можно так выразиться, с самых азов,  проходила все с каждого участка, когда операции осуществлялись вручную, существовала журнально-ордерная система, а Главная Книга велась «от руки».  Я быстро освоила профессию по всем участкам. Я работала всегда в государственных структурах, где вырасти до  главного бухгалтера было очень тяжело. Потом начались 90-е годы, когда каждый экономист стал главным бухгалтером, но я  оставалась работать в государственной структуре.   Бухгалтерия в этот период сама по себе претерпевала изменения, открывались налоговые инспекции, внебюджетные фонды, со старого плана счетов организации переходили на новый, система бухгалтерского и налогового учета в России менялась буквально на глазах, и я этот процесс очень хорошо помню. Это был бесценный опыт, который помог мне в дальнейшей моей работе в «СИБУР-Русские шины».
 

— Сложно быть бухгалтером?

—  Естественно  трудно, очень трудно, но и очень интересно одновременно. Тем более, мне особенно интересно, поскольку я видела развитие нашей компании «с нуля», с первого взноса в основной капитал. Плюс дополнительное развитие: сначала мы  сделали первую выручку, вторую, третью, увеличивалась численность бухгалтерии, не хватало «рабочих рук», набирали  новых сотрудников, расширялся функционал бухгалтеров. В 2002 году у меня в подчинении было 2 сотрудника, а сейчас 17, и это без учета сотрудников, работающих в филиалах. Моя бухгалтерия делает всё:  от подготовки первичной документации до ввода операций, от ввода операций до подготовки выписки. Так сложилось исторически, но сейчас мы будем от этого постепенно отходить. Изначально мы росли как общество с ограниченной ответственностью, с развитием компании начали курировать бухгалтерию наших заводов. Мы не занимаемся подготовкой консолидированной бухгалтерской отчетности, тем не менее, мы принимаем их отчётность, у нас единая политика, единый план счетов, всё это мы унифицируем в рамках единого холдинга. В целом, численность бухгалтерии вместе с заводами сегодня составляет 174 человека.
 

— Это очень большая ответственность, как вам удается справляться со своими обязанностями?

—  Моя ответственность действительно серьезная, поскольку я отвечаю за всю компанию «СИБУР-Русские шины» вместе с филиалами. Несмотря на то, что в филиалах есть своя служба бухгалтерии, проверяют, в любом случае, головную компанию. За контроль и за постановку бухгалтерского учёта холдинга «СИБУР-Русские шины» отвечаю я.  Главные бухгалтера заводов несут ответственность в рамках отдельных юридических лиц, и мы координируем эту работу.
За годы работы в «СИБУР-Русские шины» мы пришли к выводу, что нам необходима собственная распределённая программа, мы работаем в одном программном продукте, это очень удобно. Я открываю программу и имею возможность увидеть работу бухгалтерии любого филиала нашей компании, а также консолидированную, общую бухгалтерию,  вижу, кто из сотрудников чем в настоящий момент занимается, могу просчитать, сколько проводок сделал мой бухгалтер, тот же отчёт сформировать.  С точки зрения контроля, это очень удобно.
 

— О каких реализованных проектах вы могли бы рассказать?

— Я могу с определенной уверенность сказать, что у бухгалтера нет спокойной жизни.  Все бизнес-процессы, как я уже и говорила, находят отражения в бухгалтерском учете. Главный бухгалтер, который хорошо понимает процесс изнутри, может отлично оптимизировать внутренние трудовые ресурсы, кроме того, его опыт и знания возможно применить практически в любой сфере, в любом рыночном сегменте.  В компании «СИБУР-Русские шины» мне приходилось принимать участие во многих интересных проектах. Интересно организовывать бизнес-процесс с нуля, прописывать его, самостоятельно составлять  бизнес-планы,  строить графики, отслеживать ход выполнения проекта. В «СИБУР-Русские шины» эти проекты, в основном, связаны со смежными подразделениями. Это касается каких-то  сложных отгрузок или, например, когда мы переводим отгрузки с одного завода на другой, на филиалы и так далее. Я непосредственно занималась реорганизацией компании, процессом, когда общество с ограниченной ответственностью было преобразовано в открытое акционерное общество, реализовывался проект подготовки ускоренной отчетности. Но потом эти проекты превращаются в повседневную работу. Перевод юридического адреса, новая регистрация юридического лица в Санкт-Петербурге. Все эти проекты довольно сложные,  приходится тесно взаимодействовать с государственными органами. Безусловно, помогает опыт работы в государственной структуре. Делаем мы это, в основном самостоятельно, практически не привлекая руководство к решению сложных вопросов, мы стараемся решать любые сложные вопросы на своем уровне.

— Возникали ли в вашей работе ситуации, когда срочно требовалась помощь внешней компании в организации внутреннего процесса?  Если да,  то по какому принципу вы выбирали компанию?

— Да, были и такие случаи, когда требовалось экстренное принятие решения. Причем это решение должно было быть единственно верным, поскольку я – главный бухгалтер и ответственность лежит на мне. Приведу один такой пример. Весной 2008 года мы решились на эксперимент передать на аутсорсинг расчет заработной платы для 250 сотрудников внешней компании. У нас произошла непредвиденная ситуация. Сотрудник, осуществлявший расчет заработной платы сотрудников корпоративного центра «СИБУР-Русские шины» продолжительное время болел, а потом уволился по состоянию здоровья. Таким образом, взвесив все за и против, мы решили снизить риски, связанные с человеческим фактором. Насколько мне известно, в России аутсорсинг начал развиваться сравнительно недавно, хотя принцип централизации бухгалтерии существовало испокон веков, особенно в бюджетных организациях. Основное преимущество аутсорсинга для меня – это  возможность эффективной работы на удаленном доступе к базе данных и возможность избавиться от рутинных функций  по сдаче отчетности в фонды, не только в московские, но и региональные, где расположены наши филиалы. Тем не менее, когда я  принимала для себя решение о выборе аутсорсингового подразделения BDO в качестве провайдера, традиционные факторы, такие как соотношение цены, качества и опыта, а также избавление от части рутинных функций, не стали для меня определяющими. Поскольку ситуация в 2008 году сложилась критическая,  нам срочно нужна была компания, которая была бы готова работать с нашей информационной платформой. Ведь что такое перевод функции по расчету заработной платы на аутсорсинг? Это передача алгоритмов расчета специфичных для компании и  всей истории расчетов с персоналом по заработной плате на исполнение внешней компании. У большинства провайдеров на этот процесс уходит порядка 2 месяцев, ведь необходимо, чтобы выгрузка была произведена максимально корректно. При этом в переходный период кто-то должен рассчитывать заработную плату, а в нашем случае  объем информации для расчета заработной платы весьма значительный – командировочные, расчет больничных листов,  прием на работу, увольнение сотрудников и прочее. В BDO этот срок был существенно сокращен. В течение трех дней мы установили программный продукт и перенесли всю  историю расчета заработной платы. 

Политика холдинга в области оплаты труда, материального стимулирования работников основана на строгом соблюдении российского законодательства в сфере оплаты труда, выполнении всех государственных стандартов и учете пожеланий профсоюзной организации.  Ежегодно происходит пересмотр заработной платы, исходя из профессиональных достижений работников. Для сотрудников действуют программы добровольного медицинского страхования и льготные условия приобретения абонементов в спортивные клубы.
 

— В результате, вы остались довольны?

— На первом этапе я очень много времени уделяла выверке расчетов, определенная степень недоверия к провайдеру у меня сохранялась, необходимо было присмотреться друг к другу, оценить возможности друг друга, проверить степень ответственности по соблюдению сроков. Раньше ведь мы не передавали на аутсорсинг функцию расчета заработной платы, необходимо было определиться, насколько нам это выгодно, сможем ли мы удаленно работать, и человеческий фактор тоже играет определенную роль. Собственный бухгалтер помимо основной работы выполняет много непрофильных функций, ему всегда можно дать дополнительную работу. В этом смысле нам требовался универсальный специалист, кроме того, была важна и стоимость внутренней функции. Центр финансовой отчетности «СИБУР-Русские шины» подсчитывает, сколько стоит каждое подразделение, сколько стоит внутренняя функция, определяется ее эффективность. Но я считаю, что на  дешевый аутсорсинг тоже рассчитывать неправильно, так как функция должна осуществляться, прежде всего, качественно. В этом смысле аутсорсинг – это работа и ответственность с двух сторон. Неправильно думать, что передав расчет заработной платы на аутсорсинг, вы абсолютно не будете касаться этого участка работ.  Сегодня я  могу сказать, что мы нашли общий язык и работаем эффективно.

— Судя по всему, вы довольно высокие требования предъявляете к компаниям, с которыми вы работаете. А что касается сотрудников? По какому принципу вы их выбираете?

— Для меня очень важно, чтобы человек был не просто ответственным, ответственность и внимательность для бухгалтера, как вы знаете, это – ключевые качества. Мне важно, чтобы сотрудник  не просто соблюдал корпоративные стандарты и требования холдинга, мне важно, чтобы этот человек был неравнодушен к  работе. Если сотрудник неравнодушен, он болеет за общее дело, он живёт этой работой, он с радостью приходит в офис. При таком отношении к работе сотрудник проявляет свои лучшие качества,  ответственность, исполнительность, причем делает это от души, а не по принуждению.  Я стараюсь стимулировать развитие своих сотрудников. Мы постоянно учимся чему-то новому, повышаем свою профессиональную квалификацию, проходим обучение, в том числе по смежным дисциплинам.  Обучение и развитие – это залог успешной карьеры, удовольствия от работы. Я предварительно собираю пожелания сотрудников, поскольку выбор тренинга – это, по сути, выбор пути, по которому вы хотели бы развиваться. Мы  развиваем наш внутренний резерв, делая акцент на взаимозаменяемость.  Я хочу быть уверена в том, что  сбоев в работе не будет, что у меня будет время на поиск нового сотрудника,  квалифицированного и заинтересованного в работе человека.

 

— Сейчас вы внедряете в компании систему электронного документооборота, чем вызвана такая необходимость?

—  Создание электронного архива в компании – это наш внутренний проект, которым мы занимаемся без привлечения внешних специалистов. Сегодня мы стараемся существенно сократить объем ручного труда, и в этом смысле наиболее правильным решением является создание электронного документооборота через электронные архивы, где бы хранилась вся необходимая нам информация для расчета зарплаты. Поскольку мы работаем в разных программных продуктах, кадровый модуль — в одной программе, расчет заработной платы в другой, то один из путей развития, который мне видится, это — создание единой платформы, либо тесная интеграция двух систем. Поэтому, на сегодняшний день нам необходимо унифицировать базы. Я думаю, что унифицировав базы, степень ошибки, степень влияния человеческого фактора будет значительно ниже, а степень автоматизации процессов выше. Со временем мы будем рассчитывать заработную плату по всем филиалам также на удаленном доступе, но это произойдет не в этом году, а на будущее. Возможно, мы передадим и другие филиалы на аутсорсинг, возможно, примем решение об инсорсинге,  но прежде чем принять для себя такое решение, надо унифицировать процессы.
 

— Марина Викторовна, что бы вы могли пожелать выпускнику вуза, который только начинает свою карьеру в области бухгалтерского учета? Есть ли какая-то формула успеха?

— Вы знаете, я сама когда-то получила образование в области бухгалтерского учета и аудита, прекрасно помню свои первые шаги в профессии. Я очень люблю свою работу, в ряде случаев занимаюсь проектами с упоением. Когда ваша работа вам нравится, когда вы находите смысл в том, что вы делаете каждый день, то даже рутинные функции не кажутся вам рутинными. Поэтому, я могу пожелать всем выпускникам вузов, начинающим, молодым сотрудникам идти в профессию, если можно так выразиться, по собственному призванию, тогда, я не сомневаюсь, что в профессии реализуетесь.

 

Полную версию статьи вы можете прочитать на сайте http://www.brainity.ru.

 

Оптимизация процессов ведения бухгалтерского учета

Автор: Ольга Мазина, Заместитель директора отдела бухгалтерских услуг

Наша компания специализируется на оказании бухгалтерских услуг, и за годы работы мы накопили огромный опыт оптимизации бухгалтерских процессов, позволяющий нам консультировать различные компании по вопросам повышения качества работы их финансовых и бухгалтерских отделов.

Ведение бухгалтерского учета как один из инструментов управления компанией

Ключевыми процессами любой компании являются процессы, связанные с ее основной деятельностью, т.е. производство, торговля, маркетинг и т.п. Ведение бухгалтерского учета относится к вспомогательным функциям, а также имеет значение для организационного управления, поскольку правильная регистрация осуществляемых коммерческих операций позволяет руководству отслеживать и контролировать ход выполнения работ. Соответственно, достоверные и своевременно предоставляемые бухгалтерские данные помогают руководителям принимать верные бизнес-решения и снижать затраты компании.  

В работе бухгалтеров можно выделить три основных направления:

• Ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
• Ведение бухгалтерского учета для целей налогообложения;
• Ведение бухгалтерского учета для целей предоставления управленческой отчетности (IFRS и т.п.).

Каждое из этих направлений, в свою очередь, включает в себя несколько видов работ: расчет заработной платы, перечисление платежей, учет материальных запасов, учет основных активов и инвестиций, продаж, затрат, расчет налогов, подача налоговых деклараций, составление финансовых отчетов и их подача в соответствующие органы и т.п. Выполнение всех этих работ подразумевает ведение ежедневной текущей деятельности по подготовке первичных документов, вводу данных в бухгалтерские компьютерные программы, анализу этих данных и их обработке для составления отчетов и т.п.

Несмотря на то, что благодаря современному программному обеспечению работа бухгалтеров сегодня во многом автоматизирована, руководители многих предприятий по-прежнему остаются не вполне довольны тем, как работают их бухгалтерские и финансовые отделы.

Среди наиболее часто звучащих жалоб, связанных с недостаточной эффективностью работы бухгалтерии, можно назвать следующие:

• Несвоевременная подготовка отчетов для руководства;
• Невыполнение компаниями обязательств по договорам;
• Несвоевременный расчет и выплата заработной платы сотрудникам;
• Задержки в перечислении налогов;
• Недостаточная прозрачность информационных потоков в рамках организации;
• Низкий уровень эффективности взаимодействия отделов внутри компании;
• Чрезмерная загруженность бухгалтеров работой;
• Слишком высокие затраты на ведение бухгалтерского учета.

Неэффективность бухгалтерских процессов приводит к тому, что компаниям приходится нести дополнительные траты, связанные с необходимостью платить штрафы и неустойки за сорванные сроки, выплачивать сверхурочные бухгалтерам и исправлять последствия неверно проведенных расчетов.

В самых тяжелых случаях результатом низкого качества ведения бухгалтерского учета могут стать управленческие ошибки, допущенные руководителями по причине получения ими несвоевременных и/или неверных данных, а также искаженной финансовой информации. 

Анализ бухгалтерской работы

Для повышения качества бухгалтерского учета компании прежде всего нужно проанализировать протекающие в ней бухгалтерские процессы. В ходе выполнения такого анализа мы в первую очередь изучаем деятельность компаний наших клиентов и их ключевые процессы, организационную структуру, распределение информационных потоков и систему документооборота. Полученная на этом этапе информация позволяет нам определить основные задачи компании в сфере бухгалтерского учета. Следующим шагом становится анализ существующих бухгалтерских процессов и выявление проблемных, требующих исправления участков.

Для получения точных данных мы опрашиваем руководящих сотрудников, проверяем внутреннюю документацию, регламентирующую работу бухгалтеров, изучаем содержание и структуру бухгалтерских баз данных, оцениваем уровень автоматизации работы, проводим беседы с сотрудниками бухгалтерских отделов и применяем другие методы, точное содержание которых зависит от конкретной ситуации.

Среди показателей качественной работы бухгалтерии можно назвать следующие (данный список, разумеется, не является исчерпывающим):

• Своевременное и верное выполнение бухгалтерских работ;
• Должный уровень структурной сложности процессов;
• Низкий (оптимальный) уровень затрат на обеспечение деятельности бухгалтерии;
• Оптимальный уровень загруженности бухгалтеров;
• Минимальные временные затраты на решение бухгалтерских задач;
• Способность бухгалтерского отдела решать срочные экстренные задачи;
• Достаточное количество сотрудников, обладающих должным уровнем профессиональной квалификации;
• Высокий уровень взаимодействия внутри организации;
• Отсутствие ошибок, снижающих эффективность управления компанией или приводящих к нанесению ей ущерба;
• Оптимальная организация документооборота.

Признаками низкой эффективности бухгалтерской работы, в свою очередь, являются: задержки в выполнении работ, паузы в работе, нерациональное использование ресурсов, дублирование функций, ошибки, утрата информации и т.п.

Для проведения анализа любых бизнес-процессов удобно пользоваться чрезвычайно эффективным методом пяти вопросов. Этот метод заключается в том, чтобы по каждому направлению выполняемых в компании работ получить ответы вопросы, разделенные на 5 групп:

Оптимизация бизнес-процессов систем бухгалтерского учета



The article discusses business processes’ optimization questions in accounting systems.

Keywords: process, business process, classification matrix of business processes in accounting systems, business processes’ decomposition, key performance indicators in accounting systems, business processes’ optimization procedure in accounting systems.

Все более активное применение процессного подхода в управлении как центральной концепции систем менеджмента качества объясняет востребованность инструментария моделирования бизнес-процессов и управления ими в том числе и в системах бухгалтерского учета, которые на современном этапе своего развития характеризуются:

 высоким уровнем автоматизации;

 высокой степенью интеграции в систему управления организацией;

 повышенными требованиями к оперативности решения учетных задач.

Универсальность большинства из существующих средств моделирования бизнес-процессов одновременно является как их достоинством, так и недостатком. Применение тех же самых средств моделирования в различных сферах деятельности является, безусловно, положительным моментом. С другой стороны, значимые особенности некоторых систем могут оказаться не учтены, что сужает возможности практического использования средств моделирования. В связи с этим, актуальной становится адаптация инструментария моделирования бизнес-процессов для совершенствования систем бухгалтерского учета.

При разработке (адаптации) инструментария моделирования и оптимизации бизнес-процессов систем бухгалтерского учета потребуется:

 определить суть понятия “бизнес-процесс” и его значимые характеристики с точки зрения бухгалтерского учета;

 определить значимые особенности и проблемы управления бизнес-процессами в системах бухгалтерского учета;

 адаптировать существующий инструментарий моделирования бизнес-процессов для систем бухгалтерского учета.

Согласно ГОСТ 9000–2011 “Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь” под процессом в общем понимается любая деятельность, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы. [1]

Для раскрытия понятия “бизнес-процесс” удобнее всего воспользоваться трактовкой основоположников теории реинжиниринга М. Хаммера и Дж. Чампи: “Бизнес-процесс — это совокупность различных видов деятельности, в рамках которой “на входе” используются один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности на “выходе” создается продукт, представляющий ценность для потребителя”. [2]

Близкие по своей сути определения приводятся в публикациях отечественных специалистов, например, Репиным В. В. и Елиферовым В. Г. бизнес-процесс определяется как устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. [3]

Рассмотренные подходы к определению понятия “бизнес-процесс” позволили выявить такие его важные характеристики, как “входы” и “выходы”, при идентификации которых в системах бухгалтерского учета необходимо понимание следующих деталей:

1. Наиболее значимыми характеристиками бизнес-процесса на входе являются используемые ресурсы: материальные, трудовые, информационные и т. д. С точки зрения бухгалтерского учета помимо ресурсов на входе также желательно уточнить источники капитала, требующегося для осуществления процесса.
2. В результате выполнения бизнес-процесса на выходе создается продукт, имеющий ценность для потребителя. Это могут быть как результаты производственно-хозяйственной деятельности (выпущенная готовая продукция, выполненные работы, оказанные услуги), так и результаты, связанные с выполнением заданных хозяйственных операций или достижением финансовых целей. Кроме того, ценность для пользователей данных бухгалтерского учета будет представлять информация, генерируемая в рамках системы бухгалтерского учета. Такую информацию (зафиксированную в первичных документах, обобщенную в управленческой и бухгалтерской финансовой отчетности) следует также рассматривать в качестве результата, представляющего ценность для потребителей.
3. Обеспечение хода выполнения бизнес-процесса потребует определить круг ответственных лиц.

Упрощенное представление бизнес-процесса через призму значимых с точки зрения бухгалтерского учета характеристик в виде схемы представлено на рисунке 1.

Рис. 1. Схематическое представление бизнес-процесса через призму значимых с точки зрения бухгалтерского учета характеристик

Исходя из сути бухгалтерского учета, отношение к нему имеют две группы процессов: операционные и поддерживающие.

Операционные бизнес-процессы являются объектами бухгалтерского наблюдения. На верхнем наиболее обобщенном уровне к ним относятся процессы снабжения, производства, реализации и т. д.; на нижнем уровне операционные процессы представлены фактами хозяйственной жизни.

Бизнес-процессы, не изменяющие состояния хозяйственных средств организации и источников их формирования, но непосредственно относящиеся к хозяйственной деятельности, также следует считать операционными.

Сам учетный процесс и его подпроцессы, как вид профессиональной деятельности, относятся к поддерживающим бизнес-процессам. К поддерживающим подпроцессам бухгалтерского учета на верхнем обобщенном уровне можно, например, отнести первичную постановку бухгалтерского учета, его организацию и дальнейшее ведение, выполнение контрольных мероприятий и т. д. В каждой из групп подпроцессов могут быть выделены те из них, которые обладают повышенной значимостью. Например, при постановке бухгалтерского учета такими подпроцессами являются разработка учетной политики, автоматизация учета, постановка документооборота.

Влияние на учет двух упомянутых типов процессов, одни из которых являются объектами учета, а другие их фиксацией, позволило предложить использовать при формализации бизнес-процессов бухгалтерского учета двухуровневый подход к моделированию.

В обобщающей матрице, представленной в таблице 1 и описывающей бизнес-процессы систем бухгалтерского учета, в качестве измерений выступают соответственно виды операционных и поддерживающих процессов, на пересечении которых фиксируются ссылки на регламенты бизнес-процессов и их характеристики. Регламент может быть представлен в виде блок-схемы, выполненной в терминах одной из нотаций моделирования бизнес-процессов (либо общепринятой, либо специально разработанной для нужд рассматриваемой организации), а из значимых с точки зрения бухгалтерского учета характеристик следует определить те из них, которые ранее были упомянуты на схеме на рисунке 1: это ресурсы, ответственные лица, капитал, информация, сопровождающие бизнес-процесс документы и результаты его выполнения.

Таблица 1

Классификационная матрица бизнес-процессов бухгалтерского учета

Операционные бизнес-процессы	Поддерживающие бизнес-процессы
	Постановка бухгалтерского учета	Ведение бухгалтерского учета	Осуществление контрольных мероприятий	…
Снабжение	Характеристики и регламенты бизнес-процессов	-//-	-//-	-//-
Производство	-//-	-//-	-//-	-//-
Реализация	-//-	-//-	-//-	-//-
Расчеты	-//-	-//-	-//-	-//-
…	-//-	-//-	-//-	-//-

Изучение особенностей применения средств моделирования бизнес-процессов при совершенствовании систем бухгалтерского учета позволило выявить ряд проблем, к наиболее значимым из которых относятся:

 наличие множества альтернативных средств моделирования (нотаций) бизнес-процессов и программных продуктов ведения учета;

 необходимость привлечения экспертов в различных областях знаний/деятельности для моделирования бизнес-процессов бухгалтерского учета;

 значительные потенциальные затраты, связанные с реализацией мероприятий, направленных на реализацию бизнес-процессов;

 инертность мышления сотрудников, ответственных за реализацию тех или иных бизнес-функций;

 сложность оценки эффективности бизнес-процессов бухгалтерского учета.

Практические шаги по оптимизации бизнес-процессов бухгалтерского учета потребуют провести их (т. е. процессов) декомпозицию, осуществляемую по методике иерархического моделирования [4] с построением карт видов деятельности, описанием сети процессов системы бухгалтерского учета и т. д. Иерархия шагов по декомпозиции бизнес-процессов системы бухгалтерского учета представлена на рисунке 2.

Рис. 2. Декомпозиция бизнес-процессов системы бухгалтерского учета

Важным нюансом практического применения данной методики должна стать привязка к ней ранее предложенного двухуровневого подхода к моделированию бизнес-процессов бухгалтерского учета.

Одна из ранее отмеченных проблем, связанная со сложностью оценки эффективности поддерживающих бизнес-процессов бухгалтерского учета, потребовала разработать для этих целей систему ключевых показателей эффективности (или KPI — от англ. keyperformanceindicators).

В качестве KPI системы бухгалтерского учета могут выступать такие показатели, как расходы на ведение бухгалтерского учета, сумма штрафных санкций к организации по вине бухгалтерской службы, количество оформленных документов, количество оформленных бухгалтерских проводок, доля оформленных документов с ошибками, доля бухгалтерских проводок, оформленных с ошибками, доля безбумажного документооборота, количество задержек (нарушений сроков) выполнения регламентных работ, степень обеспеченности бухгалтерской службы внутренними инструкциями (регламентами).

Результаты мониторинга эффективности работы бухгалтерской службы могут быть, например, представлены на лепестковой диаграмме так, как это показано на рисунке 3.

Рис. 3. Ключевые показатели эффективности системы бухгалтерского учета

Сформулированные предложения по оптимизации бизнес-процессов в системах бухгалтерского учета целесообразно обобщить в виде методики, порядок реализации основных действий в рамках которой представлен на рисунке 4.

Рис 4. Методика оптимизации бизнес-процессов систем бухгалтерского учета

При реализации методики оптимизации бизнес-процессов в системе бухгалтерского учета на практике важно обратить внимание на непрерывность хода оптимизации. Выявленные по результатам мониторинга эффективности работы бухгалтерской службы узкие места должны быть устранены при дальнейшей оптимизации системы и протекающих в ней процессов. На данном шаге возможен возврат к этапу декомпозиции, повторное проведение которой может оказаться необходимым для устранения узких мест и повышения эффективности работы системы.

В качестве наиболее значимых сфер применения результатов исследования и предложенных подходов к оптимизации бизнес-процессов систем бухгалтерского учета выступают: первичная постановка бухгалтерского учета, его автоматизация, разработка регламентов и должностных инструкций, а также реинжиниринг существующих учетных процессов.

Литература:

1. ГОСТ 9000–2011 “Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь”. М.: Стандартинформ, 2012.
2. Хаммер М., Чампи Дж. Реинжениринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. Пер. с англ. — СПб.: Издательство С.-Петербургского университета, 1997.
3. Репин В. В., Елиферов В. Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. — М.: РИА “Стандарты и качество”, 2004.
4. Рудь В. Иерархическое моделирование процессов. [Электронный ресурс] http://bpms.ru/fileadmin/pdf/Rud_Victor.pdf

Основные термины (генерируются автоматически): бухгалтерский учет, бухгалтерский учет характеристик, система, KPI, бухгалтерская служба, декомпозиция бизнес-процессов системы, моделирование бизнес-процессов, оптимизация бизнес-процессов, оптимизация бизнес-процессов систем, первичная постановка.

Цель бухгалтерского учета — БухгалтерияVerse

Из этой статьи вы узнаете о целях бухгалтерского учета и различных типах финансовой информации.

Мы узнали, что бухгалтерский учет — это язык бизнеса; средство передачи информации об экономическом субъекте различным пользователям для принятия решений.

Экономический субъект — это отдельно идентифицируемая организация, которая использует ресурсы для достижения своих целей и задач.

Хозяйствующим субъектом может быть бизнес-субъект , действующий в основном для получения прибыли, или некоммерческий субъект , осуществляющий благотворительные и некоммерческие операции.

Это означает, что «субъект хозяйствования или коммерческая организация» относится к коммерческому типу хозяйствующего субъекта. Некоторые авторы используют термин «коммерческое предприятие» для обозначения как коммерческих, так и некоммерческих организаций. Тем не менее, все хозяйствующие субъекты — коммерческие или некоммерческие — полагаются на бухгалтерский учет при обработке и предоставлении финансовой информации.

Цель бухгалтерского учета

Из представленной иллюстрации и для прямого ответа ясно, что конечной целью бухгалтерского учета является предоставление информации различным пользователям.Пользователи используют информацию при принятии экономических решений.

Это действительно можно отобразить на основе некоторых определений, сделанных органами бухгалтерского учета. По данным Американского института сертифицированных бухгалтеров (AICPA):

Бухгалтерский учет — это сервисная деятельность. Его функция заключается в предоставлении количественной информации, в первую очередь финансового характера, об экономических субъектах, которая предназначена для использования при принятии экономических решений, при обоснованном выборе альтернативных вариантов действий.

И, наконец, у нас есть другое определение, которое уже давно используется Американской бухгалтерской ассоциацией (AAA).

Бухгалтерский учет — это процесс выявления, измерения и передачи экономической информации, позволяющий пользователям информации делать обоснованные суждения и решения.

Оба приведенных выше определения и сам характер бухгалтерского учета предполагают его основную цель — предоставлять информацию, необходимую пользователям для принятия экономических решений.

Бухгалтерская информация

Вот список различных типов информации, предоставляемой бухгалтерскими отчетами. Эти вещи станут яснее, когда вы перейдете к руководствам по финансовой отчетности. На данный момент достаточно (и хорошо) знать, о какой информации мы говорим.

1. Результаты деятельности. Это относится к прибыли, полученной компанией за определенный период времени (за год, за квартал, за месяц и т. Д.). Это измеряется путем вычета всех расходов из всех доходов.Полученная сумма называется чистая прибыль .
2. Финансовое положение. Сколько ресурсов у организации в настоящее время? Сколько предприятие должно третьим лицам? Сколько остается владельцам после того, как мы оплатим все обязательства своими ресурсами? Первый вопрос относится к общей сумме активов предприятия; второй — обязательств, и третий — капитала .
3. Платежеспособность и ликвидность. Платежеспособность относится к способности предприятия погасить обязательства при наступлении срока их погашения. Ликвидность относится к его способности выполнять краткосрочных обязательств .
4. Денежные потоки. Финансовая отчетность также показывает приток и отток денежных средств по различным видам деятельности (операционная, инвестиционная и финансовая).
5. Прочая информация. Финансовая отчетность содержит качественную , количественную и финансовую информацию. Одна из характеристик финансовой отчетности релевантность .Любая информация, которая может повлиять на решения пользователей, должна быть включена в финансовые отчеты.

Бухгалтерский цикл — объяснение 10 шагов бухгалтерского процесса

Бухгалтерский цикл — это процесс полной последовательности бухгалтерских процедур в соответствующем порядке в течение каждого отчетного периода. Учетный процесс — это комбинация ряда действий, которые начинаются в момент совершения операции и заканчиваются ее включением в финансовую отчетность в конце отчетного периода.

Последовательность бухгалтерских процедур, используемых для записи, классификации и обобщения бухгалтерской информации, часто называют бухгалтерским циклом.

Термин означает, что эти процедуры должны повторяться постоянно, чтобы бизнес мог готовить новую актуальную финансовую отчетность через разумные промежутки времени.

10 этапов цикла учета;

1. Анализ и классификация данных об экономическом событии.
2. Журналирование транзакции.
3. Проводка из журналов в главную книгу.
4. Подготовка нескорректированного пробного баланса.
5. Запись регулирующих записей.
6. Подготовка скорректированного пробного баланса.
7. Подготовка финансовой отчетности.
8. Запись закрывающих записей.
9. Подготовка заключительного пробного баланса.
10. Запись реверсивных записей.

1. Анализ и классификация данных об экономическом событии

   Идентификация операций по событиям — первый шаг в бухгалтерском процессе.

   События анализируются, чтобы найти влияние на финансовое положение или, более конкретно, влияние на уравнение учета.

   Такие документы, как; квитанция, счет-фактура, график амортизации, выписка из банка и т. д. служат доказательством того, что экономическое событие действительно произошло.

2. Ведение транзакции в журнале

   Операции, оказывающие влияние на финансовое положение бизнеса, регистрируются в общем журнале.

   В общем журнале операции записываются как дебет и кредит в денежном выражении с датой и кратким описанием причины конкретного экономического события.

3. Проводка из журналов в главную книгу

   Операции, зарегистрированные в общем журнале, затем проводятся по счетам главной книги.

   Счета классифицируют данные бухгалтерского учета по определенным категориям, и в соответствии с этой классификацией они регистрируются в записях общего журнала.

   В зависимости от частоты проводок проводки по счетам главной книги могут быть менее частыми.

4. Подготовка нескорректированного пробного баланса

   Чтобы определить равенство дебетов и кредитов, записанных в главной книге, готовится нескорректированный.Это способ исследовать и найти неисправность или доказать правильность предыдущих шагов, прежде чем переходить к следующему шагу.

   Нескорректированный пробный баланс упрощает следующие шаги бухгалтерского процесса и предоставляет сальдо всех счетов, которые могут потребовать корректировки на следующем этапе.

   Нескорректированный баланс предназначен только для внутреннего использования.

5. Учет корректировок записей

   Корректирующие записи обеспечивают соблюдение принципов признания выручки и сопоставления.Для определения доходов и расходов отчетного периода необходимы корректировки.

   Корректирующие записи необходимы, потому что операция может повлиять на выручку или расходы за пределами текущего отчетного периода и вести журнал событий, которые еще не зарегистрированы.

6. Подготовка скорректированного пробного сальдо

   Скорректированный пробный сальдо содержит все названия счетов и сальдо главной книги, которая создается после проводки корректировочных записей за отчетный период по счетам.

   Это внутренний документ, а не финансовый отчет.

   Помогает создать отчет о прибылях и убытках и баланс, а также предоставляет достаточно информации для подготовки отчета о движении денежных средств.

7. Подготовка финансовой отчетности

   Финансовая отчетность составляется на основе сальдо скорректированного пробного баланса. Финансовая отчетность составляется в самый последний отчетный период.

   Отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках, баланс и отчет о нераспределенной прибыли; финансовая отчетность, которая составляется на конец отчетного периода.

   Это результат бухгалтерского процесса, который используется заинтересованными сторонами как внутри, так и за пределами организации.

8. Запись закрывающих проводок

   В конце отчетного периода выполняются закрывающие проводки для переноса данных с временных счетов на счета постоянного баланса или отчета о прибылях и убытках.

   Перенос остатков на временных счетах или номинальных счетах (например, счета доходов, расходов и рисования) на счет собственного капитала или нераспределенной прибыли используется, поскольку эти типы счетов влияют только на один отчетный период.

9. Подготовка заключительного пробного баланса

   Чтобы убедиться, что дебетовые равные кредиты, подготовлен окончательный пробный баланс. Поскольку временные были закрыты, в итоговом пробном балансе появляются только постоянные счета, чтобы обеспечить списание равных кредитов.

10. Запись реверсивных записей

    Закрытие позиций — необязательный этап цикла учета. Реверсирующая запись в журнале записывается в первый день нового периода, чтобы избежать двойного подсчета суммы, когда транзакция происходит в следующем периоде.

Основная цель бухгалтерского цикла в организации — обработка финансовой информации и подготовка финансовой отчетности в конце отчетного периода.

Бухгалтерский цикл — это непрерывный и фиксированный процесс, которому необходимо следовать соответственно. Важно поддерживать непрерывность бухгалтерского цикла.

The Founder’s Guide to Startup Accounting

Вы создали минимально жизнеспособный продукт, которым гордитесь. Вы проводите поздние ночи с презентацией.Вы , наверное, не лежите без сна по ночам, задаваясь вопросом: «Сбалансированы ли мои книги?»

Бухгалтерский учет и бухгалтерия не так важны, как, скажем, поиск технического соучредителя или выяснение своего денежного пути. Но это не значит, что это не является основополагающим для здоровья вашего бизнеса. К тому же, без учета, как бы вы вычислили кассовый сбор или бюджет для другой зарплаты?

Если вы являетесь основателем начинающего стартапа, эта статья расскажет вам обо всем, что вам нужно знать о бухгалтерском учете и бухгалтерском учете, а также о некоторых неожиданно прибыльных преимуществах тщательного знания своих цифр.

Бухгалтерский учет и бухгалтерский учет

Оба связаны с числами, но бухгалтерский учет и бухгалтерский учет — это не совсем одно и то же. Бухгалтерский учет — это процесс отслеживания всей финансовой документации, в основном доходов и расходов. Этот термин восходит к давним временам, когда владельцы бизнеса отслеживали финансы в бумажных книгах.

Бухгалтерский учет — это процесс интерпретации ваших финансовых отчетов для всего, от проверки правильности уплаты налогов до принятия стратегических бизнес-решений на основе показателей вашего бизнеса.

Как бухгалтерский учет, так и бухгалтерский учет жизненно важны для успеха любого бизнеса, но как стартап у вас может возникнуть дополнительная потребность в ведении хорошей документации. Если у вас есть инвесторы, они потребуют от вас финансовых отчетов. А если вы пытаетесь получить бизнес-ссуду, вам понадобятся четкие и легко читаемые финансовые отчеты, чтобы потенциальные инвесторы могли принять осознанное решение об инвестировании в ваше видение.

Если вы новый стартап, прочтите это

Прежде чем вы сможете начать бухгалтерский учет, вам нужно принять несколько решений о структуре вашего бизнеса.

Выберите хозяйственную организацию

Ваше юридическое лицо определяет, как вы облагаетесь налогом, как вы можете платить себе, ваши потенциальные деловые обязательства и многое другое.

Пять основных типов хозяйствующих субъектов: :

Если вы еще не выбрали тип объекта, вы можете узнать больше о выборе подходящего предприятия для своего стартапа здесь.

Выберите метод учета

Перед подачей первой налоговой декларации компании вам необходимо выбрать один из двух возможных методов учета.

1. Кассовый учет

Самая простая форма учета, кассовый учет, отслеживает доходы, когда они фактически получены, и расходы, когда они фактически оплачены.

2. Учет по методу начисления

При учете по методу начисления деньги учитываются тогда, когда они «заработаны», а не получены (и то же самое с расходами). Например, если ваш клиент подписывает крупный контракт, вы учитываете заработанные деньги, даже если он еще не заплатил вам. Этот метод более сложен, но он позволяет более точно отслеживать долгосрочную картину бизнеса — что особенно полезно при составлении отчетов для инвесторов или принятии быстрых решений о масштабировании.

Узнайте больше о том, какой метод учета подходит для вашего стартапа.

Типы объектов и методы учета могут быть довольно сложными. Мы рекомендуем поговорить с CPA, прежде чем принимать какие-либо твердые решения.

Какие финансовые записи должны вести стартапы?

Итак, вы выбрали организацию и метод бухгалтерского учета, и ваш бизнес развивается. Какие типы финансовых отчетов вам действительно нужно отслеживать?

Краткий ответ: все.

Более длинный ответ: следите за документацией, в которой указаны доходы, расходы, вычеты и кредиты, указанные в ваших налоговых декларациях.Сюда могут входить:

• Поступления
• Выписки по банковскому счету и кредитной карте
• Купюры
• Аннулированные чеки
• Счета
• Подтверждение оплаты
• Финансовые отчеты Bench или вашего бухгалтера
• Предыдущие налоговые декларации
• W2 и 1099 формы
• Любое другое документальное подтверждение, подтверждающее статью дохода, вычета или кредита, указанную в вашей налоговой декларации.

И не оставляйте эти предметы просто так, пока не передадите свои формы сборщику налогов.Вы захотите хранить большую часть записей в течение как минимум трех лет, хотя есть исключения, когда вы можете захотеть хранить финансовую отчетность своего бизнеса дольше.

Дополнительная литература: Затраты на открытие бизнеса (примеры и правила)

Контрольный список бухгалтерии для стартапов

Одна вещь, которую вы хотите избежать, — это взламывать бухгалтерские книги своего бизнеса только тогда, когда вы вынуждены — например, при уплате налогов или при поиске нового инвестора. Вот рекомендуемый бухгалтером контрольный список для точного ведения бухгалтерских книг:

Еженедельные бухгалтерские задания

Ввод всех операций в бухгалтерскую программу или электронную таблицу Excel

Даже если вы интегрируете свои финансовые счета с программным обеспечением, не забудьте ввести все остальное, например операции с наличными.

Разделите свои транзакции на категории

Это была поездка в Staples за канцелярскими товарами или за новым баннером для вашего выставочного стенда? Эти два элемента по-разному классифицируются в вашей налоговой декларации, поэтому запишите категорию, пока транзакции еще свежи в памяти.

Сохраните или оцифруйте чеки

Мы рекомендуем еженедельно регистрировать (или оцифровывать) квитанции и старые счета. В противном случае вы потеряете их и, возможно, не сможете доказать определенные вычеты расходов, если вас проверит.

Ежемесячные бухгалтерские задания

Сверьте свои банковские счета

Этот шаг жизненно важен и защищает вас от любых доходов или расходов, которые могут ускользнуть из ваших пальцев. Сверка банковских счетов может быть сложной задачей, пока вы не войдете в привычку. Чтобы помочь вам, мы написали удобное руководство по выверке банковских счетов.

Подготовить и отправить счета (если применимо)

Будьте религиозны с отправкой счетов как можно скорее.

Платежи продавцам и другие счета

Просто покончим с этим.В противном случае вы рискуете дать своим поставщикам бесплатные деньги в счет пени за просрочку платежа. Просроченные платежи также могут повлиять на кредитный рейтинг вашего бизнеса.

Просмотр неоплаченных счетов

Узнайте, кто вам еще не заплатил, и свяжитесь с нами. Бесперебойная работа с дебиторской задолженностью — это жизненная сила вашего денежного потока.

Проверьте свое финансовое положение

Главный вопрос любого бизнеса: «Достаточно ли у меня денег, чтобы продолжать работать?» Проверка того, сколько денег у вас есть в банке и сколько денег вы ожидаете получить, скажет вам либо «Да», либо «пора внести некоторые изменения.”

Мы рекомендуем выделить время для работы с финансами вашего бизнеса. Хороший учет также означает, что ваша жизнь станет проще, когда дело доходит до квартального и годового подоходного налога для вашего бизнеса. И последнее, но не менее важное: уверенное знание своих книг вы будете вооружены, чтобы принимать правильные финансовые решения от имени своего стартапа.

Финансовая отчетность: секретное оружие стартапа

Это та часть, где бухгалтерский учет становится вашим лучшим другом.Вы можете не только использовать хорошо хранимые книги, чтобы получать больше денег, чем уходить, но и можете использовать свои финансовые данные для принятия других решений.

ВПП

Эта ключевая метрика стартапа, в простейшем виде, — это сколько денег у вас под рукой по сравнению с тем, сколько вы тратите каждый месяц. Например, если у вас есть 50 000 долларов в банке и вы планируете тратить 5000 долларов в месяц, у вас будет 10 месяцев взлетно-посадочной полосы, даже если вы не получите ни копейки дохода.

Коэффициент рентабельности чистой прибыли

Иногда также называют «прибылью.«Проще говоря, это число показывает, сколько прибыли вы получаете на каждый доллар дохода. Другими словами, вы тратите слишком много средств? Вам нужно поднять цены или сократить расходы? Вы можете вкладывать пачки денег в банк, но это число показывает, действительно ли вы получаете прибыль или просто топчетесь на месте.

Хороший бухгалтер или бухгалтер может помочь составить эти отчеты и получить информацию о финансовом состоянии вашего бизнеса.

Вы не найдете эту информацию в традиционном финансовом отчете, но если вы будете вести систематизированный учет, вы можете найти такие драгоценные камни, как:

Где ваши клиенты?

Находится ли большинство ваших клиентов в определенной географической области, например, на северо-западе Тихого океана? Вы захотите выяснить, почему, и принимать бизнес-решения на основе своих выводов.Вы можете решить разместить рекламу с географическим таргетингом на этот регион или открыть там офис, чтобы упростить доступ к вашей основной аудитории.

Кто ваши крупнейшие клиенты?

Принцип Парето утверждает, что 80% следствия происходит от 20% причин. Один или два крупных лояльных клиента держат свет включенным? Узнайте, что их заставляет, чтобы вы могли удерживать их подольше, и найдите больше похожих на них.

Кто ваши основные поставщики?

Вы чей-то лучший клиент? Используйте эти данные для обсуждения оптовых скидок или для поиска более выгодной цены на эту услугу.Снижение затрат позволит вам еще больше увеличить прибыль вашего бизнеса.

Бухгалтерия и бухгалтерия: делать своими руками или отдавать на аутсорсинг?

Как основатель стартапа вам нужно будет заранее выбрать, тратить ли свое драгоценное время на бухгалтерские и бухгалтерские задачи, или отдать на аутсорсинг экспертам. Давайте рассмотрим ваши варианты.

Обратитесь к бухгалтеру. Рано и часто.

Учредителю никогда не рано говорить с бухгалтером. Даже если вы решите выполнять свои собственные еженедельные или ежемесячные бухгалтерские задачи, бухгалтер может дать рекомендации по начальным вопросам, таким как «Какие расходы я могу списать?» и «Какой метод учета выбрать?»

Вам также, вероятно, понадобится бухгалтер на вашей стороне во время уплаты налогов.Налоги на бизнес намного сложнее, чем налоги на доходы физических лиц. Бухгалтер, знакомый с вашей отраслью, поможет вам заплатить как можно меньше налогов и защитит вас от внимания IRS.

У вас еще нет бухгалтера? Прочтите наше руководство по поиску и найму подходящего бухгалтера.

Вы можете сами заниматься своими книгами (если есть время)

Когда ваш стартап находится на начальной стадии, скорее всего, ваш бюджет будет ограничен. В этом случае вы можете подумать об управлении бухгалтерскими книгами вашего бизнеса самостоятельно.

В качестве дополнительного преимущества ведение собственных финансов позволит вам по-настоящему понять, как деньги поступают в ваш бизнес и уходят из него. Вы почувствуете себя более уверенно в своем финансовом положении и в принятии многих быстрых финансовых решений, которые должен принять основатель стартапа.

Если вы выберете метод бухгалтерского учета «сделай сам», то для начала воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном отчета о прибылях и убытках в Excel.

Вы можете передать бухгалтерию на аутсорсинг

Если требования стартапов означают, что у вас нет времени на изучение QuickBooks, или если вы предпочитаете доверить ведение бухгалтерского учета профессионалу, попробуйте Bench (это мы).

Мы даем вам команду бухгалтеров, которая будет вести бухгалтерский учет, и простое программное обеспечение для отслеживания ваших финансов. Вы в любое время получаете доступ к нашему собственному бухгалтеру, ежемесячным финансовым отчетам и финансовому пакету на конец года, который позволит нашему бухгалтеру подавать ваши налоги без миллиона писем туда и обратно.

Дополнительная литература: Как сбросить электронные таблицы и передать бухгалтерию на аутсорсинг

–

Хотите более подробно узнать, как настроить бухгалтерский учет и финансы для вашего стартапа? Ознакомьтесь с нашим подробным руководством Small Business Accounting 101.

Учет по кассовому методу и учет по методу начисления

Учет по кассовому методу

При кассовом методе бухгалтерского учета выручка признается при получении денежных средств, а расходы — при их оплате. Этот метод не признает дебиторскую или кредиторскую задолженность.

Многие малые предприятия предпочитают использовать кассовый метод бухгалтерского учета, потому что его легко поддерживать. Легко определить, когда произошла транзакция (деньги находятся в банке или вне банка), и нет необходимости отслеживать дебиторскую или кредиторскую задолженность.

Кассовый метод также полезен с точки зрения отслеживания, сколько наличных денег у бизнеса фактически есть в любой момент времени; вы можете посмотреть свой банковский баланс и понять, какие именно ресурсы находятся в вашем распоряжении.

Кроме того, поскольку транзакции не регистрируются до получения или выплаты наличных денег, доход бизнеса не облагается налогом, пока он не поступит в банк.

Учет по методу начисления

Учет по методу начисления — это метод учета, при котором доходы и расходы регистрируются по мере их возникновения, независимо от того, когда деньги фактически получены или выплачены.Например, вы регистрируете доход, когда проект завершен, а не когда вам платят. Этот метод используется чаще, чем кассовый.

Положительным моментом является то, что метод начисления дает более реалистичное представление о доходах и расходах в течение определенного периода времени, таким образом обеспечивая долгосрочную картину бизнеса, которую не может дать кассовый учет.

Обратной стороной является то, что учет по методу начисления не дает информации о движении денежных средств; бизнес может показаться очень прибыльным, хотя на самом деле у него пустые банковские счета.Учет по методу начисления без тщательного мониторинга движения денежных средств может иметь потенциально разрушительные последствия.

Что означает «записывать транзакции»

До сих пор мы много говорили о регистрации транзакций в ваших книгах и о том, как наличные и начисления определяют, «когда» вы это делаете.

Но что значит записывать транзакцию?

Каждая компания должна регистрировать все свои финансовые операции в бухгалтерской книге, также известной как бухгалтерский учет. Вам нужно будет сделать это, если вы хотите потребовать налоговые вычеты в конце года.И вам понадобится единое централизованное место для суммирования всех ваших доходов и расходов (эта информация понадобится вам для подачи налоговой декларации).

Есть несколько хороших вариантов ведения бухгалтерии своими руками. Или, если вы предпочитаете, чтобы бухгалтерия за вас выполнял кто-то другой, попробуйте Bench.

Диаграмма сравнения начисления и кассового учета

Кассовый учет	Учет по методу начисления
Признает выручку при получении денежных средств	Признает выручку, когда она заработана (например,когда проект будет завершен)
Расходы признаются после израсходования денежных средств	Признает расходы, когда они выставлены (например, когда вы получили счет)
Налоги не уплачиваются с еще не полученных денег	Налоги, уплаченные с денег, которые вам все еще должны
В основном используется малым бизнесом и индивидуальными предпринимателями без запасов	Требуется для предприятий с доходом более 5 миллионов долларов США

Влияние учета по кассовому методу и начислению

Понимание разницы между учетом по кассовому методу и методом начисления важно, но также необходимо рассматривать это в контексте, рассматривая прямое влияние каждого метода.

Давайте рассмотрим пример того, как кассовый учет и учет по методу начисления по-разному влияют на чистую прибыль.

Представьте, что вы выполняете следующие операции за месяц работы:

1. Отправлен счет на 5000 долларов за проект веб-дизайна, завершенный в этом месяце
2. Получен счет на оплату труда разработчика в размере 1000 долларов США за этот месяц
3. Выплачено 75 долларов США за счет, полученный вами в прошлом месяце
4. Получено 1000 долларов США от клиента по проекту, счет по которому был выставлен счет в прошлом месяце

Влияние на денежный поток

При использовании кассового метода прибыль за этот месяц составила бы 925 долларов (1000 долларов дохода минус 75 долларов комиссионных).

При использовании метода начисления прибыль за этот месяц составит 4000 долларов (5000 долларов дохода минус 1000 долларов гонораров разработчикам).

В этом примере показано, как используемый процесс бухгалтерского учета может повлиять на появление потока доходов и денежных потоков.

Влияние на налоги

Теперь представьте, что приведенный выше пример имел место в период с ноября по декабрь 2017 года. Одно из различий между кассовым учетом и методом начисления заключается в том, что они влияют на то, в каком налоговом году учитываются доходы и расходы.

При использовании метода кассового метода доход учитывается в момент его получения, тогда как при использовании метода начисления доход учитывается при его получении.

Следуя приведенному выше примеру, используя метод начисления , если вы выставляете клиенту счет на 5000 долларов в декабре 2017 года, вы регистрируете эту транзакцию как часть своего дохода за 2017 год (и, таким образом, платите с нее налоги), даже если получение платежа в январе 2018 года.

Дополнительная литература: Контрольный список налогов для малого бизнеса

Следует ли малому предприятию использовать кассовый или метод начисления?

Если ваша компания является корпорацией (кроме S corp), валовая выручка которой ежегодно превышает 25 миллионов долларов США, IRS требует, чтобы вы использовали метод начисления.

Если ваша компания не соответствует этим критериям, вы можете использовать кассовый метод.

При этом кассовый метод обычно лучше работает для малых предприятий, которые не хранят товарно-материальные запасы. Если у вас большой объем запасов, ваш бухгалтер, вероятно, порекомендует вам использовать метод начисления.

Чтобы изменить методы бухгалтерского учета, вам необходимо заполнить форму 3115 и получить одобрение от IRS.

(Если вы находитесь в Канаде, CRA предлагает руководство по изменению методов здесь.)

Дополнительная литература: Бухгалтерский учет для малого бизнеса 101: Руководство для начинающих предпринимателей

Разъяснение процессов дебиторской задолженности

Счета к получению (AR) — это неоплаченные счета-фактуры, которые есть у компании, или деньги, которые ей причитаются от клиентов. В вашей личной жизни примером дебиторской задолженности может быть покупка билета на концерт или спортивное мероприятие для друга с пониманием, что они вернут вам деньги позже. По сути, это долговая расписка.В бизнесе AR представляет собой кредитную линию, предоставленную компанией, со сроком погашения в относительно короткие сроки, которые могут варьироваться от нескольких дней до года.

Что такое дебиторская задолженность?

Если у компании есть дебиторская задолженность, значит, она совершила продажу, но еще не получила деньги от покупателя. Большинство компаний работают, разрешая часть своих продаж в кредит, предлагая своим клиентам возможность заплатить после получения услуги.

Например, коммунальные компании обычно выставляют счета своим клиентам после того, как они получили электроэнергию.Пока коммунальная или энергетическая компания ожидает, пока ее потребители оплатят свои счета, неоплаченные счета считаются дебиторской задолженностью.

Большинство предприятий работают, позволяя своим клиентам покупать товары в кредит. Стоимость продаж в кредит — это то, что называется дебиторской задолженностью. Как правило, дебиторская задолженность (AR) — это сумма денег, которую покупатели должны компании за предоставленные товары и услуги. Не следует путать дебиторскую задолженность с кредиторской задолженностью (AP).

В то время как AP — это задолженность компании перед поставщиками или продавцами, дебиторская задолженность — это задолженность покупателей перед компанией.Дебиторская задолженность является важным активом для фирмы, в то время как кредиторская задолженность — это обязательства, которые компания должна выплатить в будущем. По сути, фирмы предпочитают предлагать дебиторскую задолженность, чтобы побудить клиентов выбирать их продукты, а не продукты конкурентов.

Компаниям рекомендуется настроить процесс AR для определения клиентов, которые уже заплатили, и выявления любых просроченных платежей. Этот процесс представляет собой простой поворот событий, который позволяет отслеживать и контролировать дебиторскую задолженность.

Четыре основных шага для типичного процесса AR:

1. Создание кредитной практики
2. Выставление счетов клиентам
3. Отслеживание полученных и причитающихся платежей
4. Учет дебиторской задолженности

Однако с учетом экономии на масштабе процесс может отличаться для больших и малых фирм. Крупные фирмы имеют больший приток денежных средств, поэтому они обычно инвестируют в высококвалифицированные группы кредитного менеджмента и ИТ-системы, чтобы помочь улучшить и эффективно управлять процессом.

Шаг 1: Установление кредитной практики

Первым шагом компании является разработка процесса подачи заявки на получение кредита.
Затем компания решает, исходя из кредитоспособности заявителя, будет ли он предлагать товары в кредит. Компания может предложить кредит отдельным клиентам или другим предприятиям.

Также компания установит условия продажи в кредит. В документе изложены обязанности и требования клиента.Фирма должна обеспечить соблюдение федеральных законов о кредитовании, таких как полное раскрытие кредитной практики. Например, компания должна четко указать процентные ставки по кредиту.

Условия различаются для больших и малых фирм.

Крупные компании могут предоставить клиенту более длительный период времени.
С другой стороны, небольшие фирмы не могут позволить себе предлагать товары в кредит на более длительные периоды из-за их меньшего денежного потока и небольшого капитала. То, как скоро будут получены деньги по этому долгу от клиента, будет фактором, способствующим установлению капитала компании, необходимого для ведения бизнеса и денежного потока.

Шаг 2. Выставление счетов клиентам

Счет-фактура — это документ, предоставляемый покупателю с подробным описанием товаров и услуг, которые были предоставлены, стоимости этих продуктов и услуг, а также даты ожидаемой оплаты.

Каждый счет-фактура должен иметь уникальный номер для упрощения поиска.
Затем клиенту предоставляется возможность выбрать, хотят ли он получать электронные или физические счета. Крупные фирмы предпочитают отправлять как электронные, так и бумажные счета.

В отличие от бумажных счетов, электронные счета дешевле и удобнее. Таким образом, небольшие фирмы в основном предпочитают использовать почту для доставки счетов.

Чем дольше компания отправляет счет, тем больше времени требуется клиенту для осуществления платежей. Счет должен быть отправлен незамедлительно.

Шаг 3: Отслеживание дебиторской задолженности

Этот шаг выполняется специалистом по работе с дебиторской задолженностью (AR). Офицер блокирует платеж, внесенный на банковский счет поставщика, вводит его в систему AR, а затем относит его к счету.

Сотрудник также сверяет бухгалтерскую книгу AR, чтобы убедиться, что все платежи учтены и должным образом учтены, а затем выдает ежемесячные отчеты клиентам. В выписке для клиентов представлена ​​подробная информация о суммах задолженности в соответствии с ранее отправленными счетами.

Процесс отслеживания отличается в больших и малых компаниях. Небольшие компании могут не иметь развитой системы для отслеживания платежей и могут использовать ручное отслеживание AR с помощью таких инструментов, как Excel. В ручном режиме компании используют электронные таблицы для записи, когда они отправляют счета-фактуры и когда они получают платежи.Небольшие компании также могут не иметь достаточно персонала, чтобы назначить сотрудника AR, в котором компания может нанять профессионального бухгалтера для выполнения этой функции.

Более крупные компании обычно инвестируют в команду сотрудников AR для проведения процесса отслеживания, и они используют некоторую форму программной системы отслеживания учетных записей, чтобы обеспечить точность. Система помогает сотруднику AR работать более эффективно, потому что она автоматически предупреждает сотрудника AR о непогашенной задолженности.

Шаг 4: Учет дебиторской задолженности

Сотрудник по сбору платежей устанавливает дату платежа.После выявления невыплаченных долгов бухгалтерия делает записи в журнале для учета продаж. Этот процесс включает в себя как учет безнадежной или невыплаченной задолженности, так и определение скидок за досрочное погашение.

« дней в жизни » профессионала AR

Руководители AR — самый важный персонал, вовлеченный в разработку и внедрение процесса дебиторской задолженности. Их повседневная деятельность обычно включает в себя наблюдение за деньгами, которые клиенты должны компании.

Обычный день для сотрудника AR включает в себя такие действия, как проверка данных о кредитах, классификация долгов и внесение записей в журнал для транзакций. Сотрудник AR также курирует команду клерков, аналитиков и бухгалтеров в дополнение к сборщикам долгов.

Каждый день сотрудник следит за тем, чтобы команда работала сообща, чтобы обеспечить успех установленного процесса AR.

Например, покупатель может запросить покупку товаров в кредит. Менеджер AR может потребовать от кредитных аналитиков определить кредитоспособность клиента.

Менеджер должен гарантировать, что как только клиент будет идентифицирован как кредитоспособный, счета будут подготовлены клерками AR и выставлены вовремя.

Затем бухгалтеры определяют общий объем продаж в кредит за день. Затем информация передается сборщикам долгов, включая дату возврата денег.

Влияние автоматизации на процесс дебиторской задолженности

Закупка:
Отдел закупок размещает заказ и передает копию заказа на поставку (ЗП) в отдел ПП.Организация получает товары или услуги — либо через отдел получения, либо через сотрудника, который их заказал, — и поставщик отправляет счет в AP. Вы можете узнать больше обо всем процессе закупки до оплаты здесь.

Обработка счетов-фактур:
Клерк AP вручную вводит данные счета-фактуры в систему бухгалтерского учета перед физическим хранением бумажного документа в картотеке. Информация о новых поставщиках вводится с использованием соглашений об именах, принятых в организации, чтобы избежать дублирования.Информация о новых и существующих поставщиках проверяется на точность по внутренним источникам, таким как основной файл поставщика, и внешним источникам, таким как служба сопоставления ИНН IRS и список запрещенных организаций Министерства финансов США по иностранному контролю (OFAC). от бизнеса в США. Вы можете узнать больше об электронном выставлении счетов здесь.

Утверждение счета:
Клерк AP проводит трехсторонний матч. Трехстороннее сопоставление сравнивает заказ на покупку, квитанцию ​​и счет-фактуру для выявления любых неточностей или несовпадающих данных.Менеджер AP готовит и утверждает документы для любых исключений, связанных с недопоставкой, повреждением товаров, отправкой неправильных товаров или другими проблемами.

Платеж:
Группа AP готовит платеж, выписывая чек или настраивая транзакцию через автоматизированную клиринговую палату (ACH) или электронный перевод средств (EFT). Менеджер AP, контролер или финансовый директор (в зависимости от процесса утверждения компании) утверждает платеж, разрешая отделу предоставить поставщику скидку за досрочную оплату, если оплата производится в пределах диапазона дат, указанного в условиях.Платеж отправляется через почту США, банковский перевод, ACH / EFT, транспортную компанию или курьерскую службу.

Управление поставщиками:
Поставщик звонит в отдел AP, чтобы узнать, где находится платеж. Клерк AP изучает вопрос и определяет, находится ли счет-фактура в процессе утверждения или оплата отправлена ​​по почте.

Обновления системы:
Отдел информационных технологий (ИТ) контролирует систему планирования ресурсов предприятия (ERP) компании и любое оборудование и программное обеспечение, которое использует отдел AP.ИТ-команда утверждает и устанавливает новые версии программного обеспечения по мере необходимости. Команда технического директора рассматривает любые предложения AP по новым технологиям и определяет, как их интегрировать с унаследованными системами компании.

Отчетность и анализ:
Отдел AP готовит и изучает электронные таблицы, созданные в Excel или аналогичном инструменте, анализируя все транзакции, отслеживая производительность и показатели отдела, включая просроченные дни к оплате (DPO). Финансовый директор контролирует движение денежных средств организации посредством бесед с директором AP.Генеральный директор получает письменные и устные отчеты от финансового директора о деятельности организации.

Непрерывное развитие процессов дебиторской задолженности

Как и в случае с кредиторской задолженностью, ручные процессы в отделах дебиторской задолженности создают значительную неэффективность и чрезмерные накладные расходы, нанося ущерб денежному потоку компании.

Устаревшие бумажные процессы увеличивают списание безнадежных долгов и лишают компании доступа к наличным деньгам, необходимым для достижения целей роста.Средняя компания спишет 4% дебиторской задолженности как безнадежную. Для компании стоимостью 10 миллионов долларов это 400 000 долларов каждый год, которые они теряют.

Внедряя решение автоматизации, компании могут добиться сокращения безнадежных долгов на 10-20%, возвращая сбережения в свой бизнес.

20 лучших бухгалтерских программ для малого бизнеса в 2020

FreshBooks: No.1 в бухгалтерском программном обеспечении

Наша оценка: 9,8 Удовлетворенность пользователей: 99%

ПОСЕТИТЬ ВЕБ-САЙТ БЕСПЛАТНЫЙ ПРОБНЫЙ ПЕРИОД

Какое программное обеспечение для бухгалтерского учета лучше всего подходит для малого бизнеса?

Лучшее бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса — FreshBooks.Это простое, интуитивно понятное и мощное бухгалтерское решение, которое справится с любыми цифрами, которые вы ему бросите, и по привлекательной цене, подходящей для вашего малого бизнеса. FreshBooks отличается более современным, чистым и удобным интерфейсом. Благодаря этому вы сможете развивать свой бизнес и получать прибыль.

Прочная бухгалтерская база — ключ к развитию компании. Это означает, что нужно практиковаться в хорошем финансовом хозяйстве и использовать правильный инструмент сейчас, а — не завтра. В будущем появятся более сложные сценарии — больше клиентов, возможно, огромный персонал и больший операционный бюджет, а также большие проблемы с балансированием.Когда вы возитесь с мыслями о развитии бизнеса, одной из них должно стать получение правильного программного обеспечения для бухгалтерского учета, которое вы можете начать с дешевой, но развиваться с помощью передовых инструментов.

В этой статье мы представим 20 лучших бухгалтерских программ для малого бизнеса, по мнению наших экспертов. Обсудим их особенности, преимущества и цены. Многие из этих решений больше похожи, чем отличаются, и содержат стандартные функции, такие как управление главной бухгалтерской книгой, выставление счетов и обработка платежей.Но именно мелочи могут стать решающим фактором (например, масштабируемость, поддержка, надежность), поэтому будьте внимательны.

В последние годы наблюдается рост внедрения бухгалтерских приложений, но только 37% бухгалтеров используют облачные бухгалтерские решения. Это огромное несоответствие с растущими потребностями предприятий, которые ожидают, что их поставщики бухгалтерских услуг будут использовать программное обеспечение для облачного учета. У этих МСП есть веская причина; они считают, что это поможет им улучшить отношения со своими бухгалтерами.Кроме того, они считают, что инструменты облачного учета дают бухгалтерам технологическое преимущество.

Источник: Intuit

Разработано

К счастью, бухгалтеры смотрят в будущее. С этой целью 49% бухгалтеров проанализировали свою деятельность за последний год и еще 46% сделали это за последние пять лет. Действительно, 58% бухгалтеров даже ожидают принятия решений на основе искусственного интеллекта, что означает, что они думают, выходя за рамки бухгалтерского программного обеспечения, в обеспечении качества своих услуг.

Бухгалтеры также готовы и уверены в том, что предлагают общие бизнес-советы своим клиентам или работодателям. Но сначала этим бухгалтерам нужна надежная бухгалтерская программа. Существует множество вариантов, поэтому мы подготовили этот список из 20 лучших бухгалтерских программ для бизнеса, чтобы помочь вам вовремя найти подходящую.

1. FreshBooks

Первым в нашем списке 20 лучших бухгалтерских программ для малого бизнеса является бухгалтерское решение, известное тем, что упростило управление финансами.FreshBooks помогает пользователям легко обрабатывать повторяющиеся счета и подписки. Он поддерживает сбор онлайн-платежей с помощью кредитных карт, PayPal и Google Checkout. Это программное обеспечение легко интегрируется с известными бизнес-приложениями, что позволяет оптимизировать процессы. Поскольку это полный пакет, отпадает необходимость в дополнительном программном обеспечении, предоставляя пользователям полный контроль над своими финансовыми операциями с единой панели управления.

FreshBooks

Попробуйте FreshBooks с их бесплатной пробной версией

ПОСЕТИТЬ ВЕБ-САЙТ БЕСПЛАТНЫЙ ПРОБНЫЙ ПЕРИОД

Чтобы сделать приложение еще лучше, поставщик позаботился о том, чтобы его последняя версия имела расширенные функции для дальнейшего улучшения возможностей пользователей по управлению финансами.Его информационная панель упрощает настройку, а безопасность данных не является проблемой, поскольку регулярно выполняются безопасные резервные копии для обеспечения безопасности информации пользователя в любое время. Плата должна быть точной при использовании системы, которая также позволяет использовать приложения для Android и iOS для отслеживания рабочего времени вне рабочего времени.

FreshBooks можно приобрести по разным ценам, начиная с 15 долларов в месяц.

В чем особенность FreshBooks?

1. Более простое, но мощное решение. Последняя версия FreshBooks разработана как более простая, но в платформу были включены расширенные функции. Элегантный интерфейс теперь поставляется с программным обеспечением, а сотрудничество между членами команды теперь поддерживается, что приводит к более высокому качеству работы.
2. Оптимизировано для мобильных устройств. FreshBooks поставляется с мобильными надстройками для устройств под управлением Android и iOS, которые позволяют пользователям получать доступ к информации в любое время и в любом месте.
3. Онлайн-оплата. Возможность отслеживания времени в этом инструменте предназначена для использования при выставлении счетов, позволяя предприятиям получать оплату онлайн через различные платежные шлюзы.
4. Безупречный счет к оплате. Для малого бизнеса FreshBooks предлагает функции выставления счетов для оплаты. Пользователи могут указать точное место, где клиент открыл электронное письмо со счетом, что очень полезно для выявления клиентов, которые говорят, что счет так и не дошел до них.
5. Управление историей счетов. Платформа содержит функции, позволяющие отслеживать как прошлые, так и текущие счета. Неоплаченные счета можно получить мгновенно с помощью этой функции.

Подробный обзор FreshBooks

2. NetSuite ERP

NetSuite ERP объединяет главную бухгалтерскую книгу и другие финансовые инструменты с электронной коммерцией, продажами и маркетингом для развития вашего бизнеса. Инструмент продаж включает в себя менеджера контактов, который позволяет вам управлять потенциальными клиентами, автоматизировать общение, отслеживать воронку продаж, генерировать расценки и синхронизировать календари с вашими командами для улучшения совместной работы.Компонент электронной коммерции объединяет управление заказами с обработкой и выполнением заказов. Инструмент управления запасами позаботится о ваших запасах, а модуль отгрузки дает вам гибкость функций, которые вы можете добавлять по мере необходимости.

Мощная и элегантная панель управления дает вам доступ к ключевым показателям эффективности. Все это доступно с любого мобильного устройства. Есть файловый менеджер, который упрощает совместное использование и работу над любой задачей, мощный инструмент отчетности и инструмент, позволяющий экспортировать или импортировать записи в зависимости от обстоятельств.Интуитивно понятная панель инструментов позволяет вам увидеть все сразу. Им легко пользоваться даже неспециалистам, поэтому вы и ваши сотрудники можете беспокоиться о своем бизнесе, а не о программном обеспечении.

NetSuite ERP

Попробуйте NetSuite ERP с бесплатной пробной версией

ПОСЕТИТЬ БЕСПЛАТНЫЙ ДЕМО

В чем уникальность NetSuite ERP?

1. Сделано для вашего бизнеса .NetSuite ERP для малого бизнеса — это доступный пакет мощных решений, которые можно легко масштабировать в соответствии с вашими потребностями и быстро внедрять. Его легко настроить, и он обладает интерфейсом, который избавляет от сложной настройки.
2. Единый инструмент для всего . Благодаря сильному финансовому ядру, модулям для продаж, маркетинга и коммерции с управлением заказами, а также множеству других важных возможностей, ваша первая задача — не искать стороннее приложение для интеграции, а все, что связано с реальными потребностями вашими клиентами.
3. Мгновенно узнайте, если вашему бизнесу чего-то не хватает . Приложение генерирует все важные бизнес-показатели у вас под рукой, поэтому вам не придется гадать, что делать дальше.
4. Современный и полностью мобильный . Если у вас есть подключение к Интернету и полноценный смартфон или планшет, NetSuite будет сопровождать вас, где бы вы ни находились.
5. Сконфигурируйте один раз и запустите . После того, как вы настроили NetSuite ERP, все, что вам нужно сделать, это позволить ей выполнять ваши операции, а не пытаться решать проблемы с программным обеспечением.Доступ к облаку исключает существенную стоимость владения.

Подробный обзор NetSuite ERP

3. Tipalti

Tipalti — это облачное программное обеспечение для автоматизации и управления платежами, которое известно тем, что помогает предприятиям точно уложиться в сроки. Решение помогает решать проблемы, которые включают несоблюдение требований, просрочку платежей, административную перегрузку и осложнения, возникающие из-за человеческой ошибки.Время, затрачиваемое на управление финансами, значительно сокращается, что позволяет решить одну из самых больших проблем, стоящих перед бухгалтерией.

Помимо упомянутого, программное обеспечение может автоматизировать платежные операции любого бизнеса по всему миру, которые могут варьироваться от таких задач, как регистрация клиентов, до соблюдения налогового законодательства. Он способен упростить обработку платежей примерно в 190 странах. Используя продукт, предприятия могут быть уверены, что они соблюдают все существующие налоговые и нормативные требования, за исключением чрезмерного человеческого вмешательства.Аналогичным образом улучшается платежный опыт клиентов и поставщиков, а также повышается качество обслуживания.

Tipalti доступен по предварительным ценам. Заинтересованные стороны могут связаться с поставщиком, чтобы получить индивидуальное предложение.

Типалти

Попробуйте Tipalti с их бесплатной пробной версией

ПОСЕТИТЬ ВЕБ-САЙТ БЕСПЛАТНЫЙ ПРОБНЫЙ ПЕРИОД

Что особенного в Типалти?

1. Автоматическая оплата. Система автоматизирует около 50% всех платежных процессов в 190 странах мира. Это ведущее решение для сверки платежей, финансовой отчетности и AP. Он нормализует данные по широкому спектру платежных шлюзов.
2. Упрощение платежей. Программа делает оплату проще, чем можно себе представить. Пользователи могут платить в 190 странах, 120 валютах и ​​6 способах оплаты. Он имеет расширенную конфигурацию оплаты, обеспечивающую множество финансовых средств контроля.
3. Соблюдение налогового законодательства. Приложение собирает налоговые формы W-9 и W-8, чтобы иметь возможность удерживать платежи для несоблюдавших требований получателей. Это позволяет предотвратить выплаты незаконным сторонам. Кроме того, программа с легкостью создает формы, рассчитывая при этом правильный налог.
4. Расширенная отчетность. Продукт имеет отличную систему отчетности по платежам, генерирующую точные отчеты о сверке платежей. Это делается с минимальным вмешательством менеджеров.

4. Облачная бухгалтерия Sage Business

Облачная платформа бухгалтерского учета и управления счетами Sage Business Cloud Accounting предназначена для малых предприятий.Его основные функции включают бухгалтерский учет, соблюдение нормативных требований и управление расходами. Что отличает Sage Business Cloud Accounting от родственного приложения Sage 50c, так это то, что первое является дополнительной службой, которая позволяет интегрировать второе в облако, что приводит к облачному хранилищу и доступности для всех ваших учетных данных. Эта комбинация делает Sage Business Cloud Accounting лучше, чем когда-либо.

Графики, информационные панели и обзоры транзакций системы дают пользователям наглядное представление о том, как идет их бизнес, в любое время и в любом месте.Он может создавать истории покупок и продаж, а также импорт банковских выписок, что очень полезно для управления денежным потоком. Доступ к приложению можно получить через смартфоны, что дает пользователям возможность просматривать данные о клиентах в режиме реального времени и позволяет им делать заметки в любой момент времени.

Sage Business Cloud Accounting предлагается с двумя моделями ценообразования, начиная с 30 долларов в месяц.

Sage Business Cloud Accounting

Попробуйте Sage Business Cloud Accounting с бесплатной пробной версией

ПОСЕТИТЬ ВЕБ-САЙТ БЕСПЛАТНЫЙ ПРОБНЫЙ ПЕРИОД

В чем уникальность облачного учета Sage Business?

1. Бухгалтерский инструмент для малого бизнеса. Sage Business Cloud Accounting ориентирован на малые предприятия, позволяя им управлять всеми задачами, связанными с бухгалтерским учетом. Это помогает пользователям управлять процессами оплаты, такими как оценки, выставление счетов и ценовые предложения. Он также поставляется с гибкими ценовыми условиями, что делает его идеальным для предприятий с ограниченным бюджетом.
2. Облачное хранилище и доступность. Интеграция приложения с Sage 50c обеспечивает возможность облачного хранилища и предоставляет пользователям доступ ко всем данным бухгалтерского учета.
3. Надежные функции на единой приборной панели. Платформа предоставляет доступ к бухгалтерской информации пользователей на своей панели инструментов, информируя их о дебиторской задолженности и денежных потоках.
4. Налоговый менеджмент. Sage Business Cloud Accounting также служит инструментом налогового управления, способным точно рассчитывать налоги на основе информации о транзакциях. Он может прогнозировать денежный поток, позволяя пользователям оценивать потребности в денежных средствах.
5. Мобильная оптимизация. Платформа поставляется с приложениями для Android и iOS, которые можно использовать для создания счетов-фактур, регистрации расходов и просмотра графиков, отражающих эффективность бизнеса.Также возможна интеграция со сторонними приложениями.

Подробный обзор бухгалтерского учета Sage Business Cloud

5. Plooto

Plooto — это мощная система обработки платежей, которая обеспечивает сквозную автоматизацию AP / AR для бухгалтеров и бухгалтеров. Эта платформа справляется со всеми аспектами вашего денежного потока лучше всего. Это гарантирует, что каждый счет будет оплачиваться без задержек благодаря продуманным согласованиям.

Кроме того, он позволяет вам определять уровни утверждения на основе суммы счета и назначать роли утверждения вашим доверенным помощникам. Все это делается без потери контроля над денежным потоком благодаря контрольному журналу и инструментам ведения учета. Не говоря уже о том, что Plooto позволяет совершать электронные платежи в более чем 30 странах по всему миру. Поставщик предлагает полную бесплатную пробную версию, чтобы вы могли быстрее освоить эти функции.

Plooto

Попробуйте Plooto с их бесплатной пробной версией

ПОСЕТИТЬ ВЕБ-САЙТ БЕСПЛАТНЫЙ ПРОБНЫЙ ПЕРИОД

С другой стороны, Plooto разработан для облегчения быстрых и простых платежей.Такие функции, как соглашение о предварительной авторизации дебета (PAD), предлагают простой способ получения платежей с меньшими усилиями. Это еще не все, платформа автоматически импортирует счета из вашей бухгалтерской программы и отправляет вашим клиентам запрос на оплату. Это позволяет клиенту легко совершать платежи, не сообщая свои банковские реквизиты.

Что особенного в Плоото?

1. Мощные рабочие процессы утверждения . Независимо от того, есть ли у вас внешние бухгалтерские группы или удаленные утверждающие платежи, вам не о чем беспокоиться.Инструменты рабочего процесса утверждения Plooto и настраиваемые уровни утверждения работают в тандеме, позволяя вам определить четкие роли для всех, чтобы упростить процесс утверждения и устранить все узкие места.
2. Контрольный журнал и учет . С помощью журнала аудита вы можете назначать роли утверждения разным людям и отслеживать весь процесс. Платформа хранит подробную информацию о каждом платеже, поэтому вы можете знать, кто что и когда одобрил.
3. Автоматическая выверка счетов .Кроме того, Plooto гармонично работает с существующим бухгалтерским программным обеспечением. Таким образом, при совершении платежа или переводе денег на ваш счет данные автоматически синхронизируются с бухгалтерским программным обеспечением. В результате он мгновенно согласовывает ваши книги и не требует для этого человеческих усилий.
4. Соглашение о предварительном разрешении дебета (PAD) . Интересная функция Plooto, предназначенная для упрощения оплаты повторяющихся счетов. Например, с PAD и функциями периодической оплаты управляющие недвижимостью могут согласиться на автоматическое списание средств со счета арендатора при наступлении срока аренды.Каждый арендатор получает квитанции автоматически, и в случае, если какая-либо из платежей не удалась, менеджер уведомляется о необходимости принять соответствующие меры.
5. Управление контактами . Кроме того, Plooto упрощает управление контактной информацией клиента в централизованной системе.

6. Tradogram

Tradogram — это простая в использовании платформа, которая позволяет предприятиям принимать оптимальные решения о закупках. Несмотря на интуитивность, это приложение обладает мощными функциями, которые позволяют сократить расходы, увеличить доход и обеспечить высокое качество расходных материалов.

Поскольку закупки — это бизнес-процесс, присутствующий в любой отрасли, Tradogram может использоваться любой компанией.