Бухгалтер по зарплате что должен знать: Что должен знать бухгалтер по заработной плате

Содержание

Что должен знать бухгалтер по заработной плате

Расчет заработной платы и налогов с нее — один из самых сложных разделов бухгалтерии. Любые нарушения в учете влекут за собой серьезные последствия. Если же речь идет о зарплате — цена ошибки существенно возрастает. Поэтому очень важно, чтобы на этом участке работал квалифицированный специалист. Рассмотрим, какими компетенциями должен обладать бухгалтер-расчетчик.

Если не вникать глубоко в организацию бухгалтерской службы, то ее структура представляется следующим образом: есть главбух, который контролирует всё, и есть рядовые специалисты, каждый из которых отвечает за свой участок работы.

Однако упомянутые участки могут весьма отличаться как по трудоемкости, так и по возможным последствиям при нарушениях.

Одной из самых сложных областей учета, несомненно, является расчет зарплаты. За ошибки в этой области может последовать наказание как по налоговому, так и по трудовому законодательству. А при серьезных нарушениях к виновным могут быть применены и уголовные санкции.

От профессионализма расчетчика зависит очень много: от лояльности сотрудников до налоговой безопасности фирмы в целом. Цена ошибок может оказаться существенно выше, чем на других участках учета. Однако не все руководители это своевременно понимают. Нередко осознание важности данного участка работы приходит только после применения к организации штрафных санкций.

Примером легкомысленного отношения руководства компаний к начислению зарплаты является то, что на бухгалтера-расчетчика нередко «вешают» еще и кадровое делопроизводство.

А ведь кадровый учет — это не какой-то довесок, а самостоятельный и очень серьезный раздел. Конечно, для начисления зарплаты необходимо знать соответствующие разделы ТК РФ. Но для того, чтобы полноценно вести кадровую документацию, этого недостаточно.

Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство

Поэтому попытка усидеть на двух стульях часто приводит к тому, что обоим участкам не уделяется должного внимания, и к организации применяются санкции за нарушения как налогового, так и трудового законодательства.

А в малых предприятиях нередко за весь бухучет и кадры вообще отвечает один специалист. В этом случае риск ошибок возрастает многократно.

Поэтому, если у компании нет возможности нанять профессионального кадровика, то лучше передать этот участок на аутсорсинг

Если для ведения всех остальных разделов учета обычно достаточно собственно бухгалтерских знаний, то бухгалтер-зарплатник должен быть еще специалистом по налогам и отчасти даже юристом.

С налогами все понятно: те, кто считают зарплату, обычно начисляют и сопутствующие обязательные платежи, а также заполняют отчетность по ним.

Расчет заработной платы с отчислениями в фонды

Если же говорить о юридических знаниях, то речь здесь идет не только о Трудовом Кодексе. Ведь кроме собственно начисления зарплаты и налогов расчетчикам часто приходится иметь дело с различными видами удержаний: алименты, штрафные санкции и т.п. Чтобы верно отразить эти суммы в учете, нужно хорошо разбираться в нормативных актах, которые регулируют их взыскание.

Таким образом, специалист по зарплате должен уметь эффективно работать на пересечении бухгалтерского, налогового и трудового законодательства.

Говоря об ответственности сотрудника, ведущего зарплатный участок, нужно отметить, что она делится на две части: внешнюю и внутреннюю.

По УК РФ и КоАП РФ за все нарушения в деятельности предприятия обычно отвечает директор. Хотя в большинстве статей, предусматривающих применение санкций, и говорится об абстрактных должностных лицах, но на практике рядовых сотрудников очень редко привлекают к административной или уголовной ответственности.

Обычно проверяющие используют специалистов компании в качестве свидетелей, чтобы доказать вину директора или главбуха.

Внутренние санкции, предусмотренные ТК РФ, также бывают двух видов:

Дисциплинарная ответственность.
В зависимости от тяжести нарушения она делится на три «уровня»: замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК РФ). Причем, если выбор между первыми двумя видами наказания остается за руководством компании, то произвольно уволить сотрудника за любой проступок закон не позволяет.
Статья 81 ТК РФ определяет общие основания для увольнения по инициативе работодателя. Одним из них является несоответствие занимаемой должности. Но для принятия решения здесь недостаточно одной (или нескольких) допущенных ошибок. Низкая квалификация работника должна быть подтверждена результатами аттестации.
Материальная ответственность.
Чаще всего ошибки при расчете зарплаты влекут за собой финансовые потери для организации: административные и налоговые штрафы, пени за просрочку обязательных платежей и т.п.

При этом остаётся спорным вопрос, причиняет ли работник ущерб работодателю, если по его вине организация была привлечена к административной ответственности.

Согласно судебной практике, наложенный на организацию штраф по вине работника не является основанием для возникновения материальной ответственности. Следовательно, привлечение работника к материальной ответственности за штраф, наложенный на организацию, в судебной практике может быть расценен как неправомерный. Сотрудник, которого принуждают к уплате штрафа, может обратиться в суд (который, скорее всего, встанет на его сторону).

Ответственность бухгалтера по заработной плате

Все кадровые решения в компании принимает директор, но, конечно, он при этом учитывает мнение руководителей подразделений. Поэтому, прибыв на собеседование, бухгалтер по заработной плате будет общаться в первую очередь с главбухом.

Руководитель финансовой службы должен проверить знания соискателя в следующих областях:

Общие принципы бухучета: счета, двойная запись, проводки.
Трудовое и налоговое законодательство.
Порядок начисления зарплаты, включая особые ситуации: больничные, отпуска, увольнение и т.п.
Расчет и уплата налогов, страховых взносов с ФОТ, а также составление отчетности по ним.
Использование программного обеспечения для расчета зарплаты.

Необходимо обратить внимание на знания соискателя в тех областях, которые важны для конкретной организации.

Например, если коллектив преимущественно женский, то, скорее всего, будет немало декретных выплат, поэтому бухгалтер должен досконально знать этот участок. Если специфика работы связана с нестандартными способами организации труда (например, вахтовый метод или работа в вечернее время и в выходные), то специалисту по зарплате необходимо хорошо разбираться в методике начисления соответствующих выплат.

Также существует множество видов программного обеспечения для расчета зарплаты. Поэтому на собеседовании бухгалтера по зарплате следует проверить на знание именно той программы, которая используется на данном предприятии.

Если у сотрудника есть положительные рекомендации с предыдущих мест работы — это, конечно, плюс.

Для специалистов без опыта квалификацию в некоторой степени можно оценить на основе отметок по профильным предметам и среднего балла по диплому. Хотя объективность этого метода достаточно условна и сильно зависит от уровня учебного заведения.

Не так уж редко и сам главбух может не владеть какими-либо нюансами в области расчета зарплаты.

В этом случае при оценке квалификации соискателя поможет тестирование или привлечение внешних консультантов

Трудовое и налоговое законодательство постоянно меняется, поэтому и после приема на работу полезно периодически проводить аттестацию специалистов, для чего тоже удобно использовать тесты.

Если руководство компании хочет иметь беспроблемный учет, не сталкиваясь при этом с проверкой сотрудников, то бухгалтерию можно передать на аутсорсинг. Преимущества этого варианта проявятся не только на этапе отбора (ведь тогда им заниматься вообще не придется), но и в дальнейшем:

Сотрудники 1C-WiseAdvice не распыляются на несколько участков, а специализируются на определенных функциях. Так, если речь идет о расчете зарплаты, то вы можете быть уверены, что имеете дело с профессионалом, владеющим всеми тонкостями этой процедуры.
Если все-таки были допущены ошибки, то мы полностью компенсируем финансовые потери заказчика (штрафы, пени), возникшие по нашей вине.

Указанная компенсация выплачивается даже тем клиентам, которые уже прекратили с нами сотрудничество. Срок давности для этой выплаты — три года после сдачи последнего отчета.

Подводя итог, заметим, что бухгалтер по расчету заработной платы отвечает за один из самых сложных и опасных с точки зрения санкций участков учета.

Заказать услугу

Бухгалтер по расчету заработной платы обязанности

Участок по расчету заработной платы — сфера деятельности бухгалтера-расчетчика. Он осуществляет операции по учету заработной платы, расчету НДФЛ, начислению страховых взносов, формированию отчетности в государственные органы и другие операции, непосредственно относящиеся к оплате труда.

Должностные обязанности

Обязанности бухгалтера по заработной плате относятся к сфере деятельности, связанной с оплатой труда работников при выполнении ими своих трудовых функций. Перечень трудовых обязанностей бухгалтера сводится к выполнению следующих операций:

прием первичной документации, на основании которой будут производиться начисления или удержания по сотрудникам. К таким документам относятся табеля учета рабочего времени, листки временной нетрудоспособности, приказы по кадровому составу, исполнительные листы, заявления сотрудников и др.;
обработка первичной документации с их проведением и начисление зарплаты в программе, а также проверка правильности расчета тех или иных составляющих зарплаты и удержаний в соответствии с законодательством РФ;
составление соответствующей корреспонденции по счетам аналитического учета заработной платы, а также формирование регистров синтетического учета с целью обобщения и анализа полученной информации;
расчет НДФЛ, который необходимо удержать из заработной платы сотрудников и перечислить в налоговые органы;
расчет страховых взносов в ПФР, ОМС, ФСС в соответствии с нормами законодательства РФ;

формирование отчетности по зарплате в государственные органы, в том числе передача статистической информации, расчетов по форме 6-НДФЛ, справок по форме 2-НДФЛ, сведений о среднесписочной численности, формы СЗВ-М, расчета по страховым взносам и др.;
правильное хранение документации, касающейся начисления заработной платы сотрудников и предоставления каких-либо льгот или пособий;
предоставление государственным органам запрашиваемой ими информации в части начислений и удержаний по заработной плате работников, в том числе и при осуществлении камеральной или выездной проверке.

Грамотное выполнение бухгалтером по заработной плате должностных обязанностей возможно только в том случае, если он обладает всеми необходимыми теоретическими знаниями и практическими навыками в данной области деятельности.

Правила расчета аванса по заработной плате 2018

Что должен знать бухгалтер-расчетчик

Бухгалтер по расчету заработной платы обязанности выполняет грамотно, если имеет глубокие знания по следующим вопросам:

нормативно-правовое законодательство РФ в части начисления зарплаты сотрудникам, в том числе работающим в разных режимах;
перечень первичной документации, на основании которой производится расчет заработной платы и различных пособий;
правила отражения всех проводимых операций на счетах синтетического и аналитического учета;
нормативно-правовое регулирование и правила формирования отчетности, относящейся к заработной плате, а также сроки ее предоставления в соответствующие государственные органы;
особенности функционирования предприятия, которые отражаются на трудовой деятельности сотрудников и правилах начисления зарплаты по ним;
различные механизмы и формулы проверки правильности начисления оплаты труда;
нормативно-правовое регулирование деятельности компании в целом, систему ее налогообложения;
правила техники безопасности и охраны труда на предприятии;
механизм документооборота и нюансы хранения документов, в том числе и по заработной плате сотрудников.

Объем имеющихся знаний расчетчика напрямую влияет на то, как бухгалтер по зарплате справляется со своими обязанностями. Кроме того, к данной должности предъявляются и определенные требования, согласно которым человек принимается на эту работу.

Требования к должности расчетчика

Как и к любой должности, к профессии расчетчика предъявляются требования, несоответствие которым может негативно отразиться на трудоустройстве человека.

Требования к должности расчетчика заключаются в таких моментах:

кандидат должен иметь в обязательном порядке соответствующее образование — высшее или средне-специальное;
желательно, чтобы у сотрудника имелся квалификационный разряд, устанавливаемый с использованием Профессионального стандарта «Бухгалтер»;
сотрудник должен владеть знаниями не только в области начисления заработной платы, но и по другим участкам бухгалтерского учета;
принимаемый на работу бухгалтер должен уметь работать с оргтехникой, и в особенности с персональным компьютером, а также хорошо разбираться в различных бухгалтерских программах и правовых системах.

К кандидату могут предъявляться дополнительные требования в зависимости от специфики деятельности предприятия. Отметим, что бухгалтер-расчетчик обязанности свои должен выполнять в соответствии с должностной инструкцией как основным документом-руководством по исполнению трудовых функций.

Основные положения должности расчетчика

Для бухгалтера по расчету заработной платы функциональные обязанности должны фиксироваться в должностной инструкции, которая представляет собой один из основных документов при устройстве на работу. Она разрабатывается сотрудниками кадровой службы или главным бухгалтером, а утверждается руководством предприятия.

Должностная инструкция содержит определенный перечень моментов, в том числе:

общие положения по должности расчетчика;
знания, которыми должен обладать сотрудник;
функциональные обязанности, которые он будет выполнять;
права работника при осуществлении работы;
ответственность за все осуществляемые действия.

Бухгалтер-расчетчик обязательно должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под личную подпись до приема на работу. Документ составляется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров предприятия, второй передается сотруднику.

Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы: обязанности, функции, требования

Расчет заработной платы – ответственный участок бухгалтерского учета. Ошибки в начислениях всегда приводят к конфликтным ситуациям и финансовым потерям для компании. Эксперты 1С-WiseAdvice делятся профессиональными секретами, как провести отбор кандидатов и с помощью должностной инструкции выстроить эффективную систему расчета заработной платы в компании.

За ошибки бухгалтера расчетной группы расплачиваются его руководители. Поэтому от профессионализма расчетчика зависит спокойствие главного бухгалтера и директора организации.

Специалисты 1С-WiseAdvice на опыте многих компаний убедились, что правильное и своевременное начисление заработной платы повышает лояльность сотрудников. Частые промахи в расчетах, наоборот, могут значительно снизить мотивацию персонала.

Компетенции и навыки бухгалтера по расчету заработной платы должны соответствовать профилю деятельности компании. Например, принципы начисления зарплаты вахтовиков и работников медицинских компаний различны. А это значит, что бухгалтер по заработной плате обязан не только обладать общими знаниями, но и разбираться в отраслевых тонкостях и нюансах.

Качество знаний бухгалтера на участке зарплаты прямо влияет на то, как сотрудник справляется с должностными обязанностями. Решения, которые принимает специалист в своей текущей деятельности, должны базироваться на правовых и отраслевых нормативных актах.

Основной перечень профессиональных знаний бухгалтера-расчетчика:

Понимание законодательных требований в области начисления заработной платы. Необходимо разбираться в особенностях расчета зарплаты сотрудников, работающих в различных режимах, уметь работать с больничными листами, учитывать отраслевую законодательную специфику и все тонкости расчетов с персоналом.
Знание механизмов подготовки налоговой отчетности, связанной с заработной платой, соблюдение сроков ее предоставления.
Применение формул, способов и методов проверки правильности исчисления заработной платы.
Понимание механизмов документооборота, правил архивации и хранения документов на этом участке бухгалтерии.
Обладание сведениями о том, как операции, связанные с начислением зарплаты, отражаются на счетах аналитического и синтетического учета.

Это минимальный объем знаний. Бухгалтер-расчетчик должен не только обладать ими, но и уметь применять на практике. Штатный бухгалтер зачастую совмещает несколько участков работы, поэтому ему просто некогда постигать какие-либо нюансы отдельной специализации. А значит, расчеты ведутся примитивным способом.

В 1С-WiseAdvice каждый сотрудник имеет свой профиль деятельности. Наши клиенты знают, что их зарплату рассчитывает профессионал, который учитывает все отраслевые тонкости этого процесса.

Функциональные обязанности бухгалтера по расчету заработной платы зависят от того, каким образом поставлен бухгалтерский учет в организации. Иногда такому специалисту приходится совмещать несколько участков или кадровый учет. Эксперты 1С-WiseAdvice, проводя аудит компаний, заметили простую закономерность. Узкоспециализированные работники имеют значительное преимущество. Чем шире функционал бухгалтера – тем больше вероятность ошибки.

Необходимый минимум навыков, которыми должен обладать бухгалтер-расчетчик:

Работа с первичной учетной документацией (приказы, табели рабочего времени и другое).
Отражение на счетах бухгалтерского учета операций по учету заработной платы.
Расчет выплат и удержаний, расчет налогов и взносов, возникающих на участке, связанном с расчетом заработной платы.
Контроль по взаиморасчетам с персоналом.
Подготовка налоговой отчетности, контроль соблюдения сроков сдачи и правильности оформления.
Сбор и анализ информационных данных по запросу руководства компании.
Содействие другим сотрудникам в получении информационной или справочной информации об их заработной плате и других начислениях и вычетах.

Навыки и компетенции специалиста лучше всего закрепить в должностной инструкции в виде обязанностей. Это поможет сотруднику понимать, что ждет от него работодатель. А у руководства компании всегда будет возможность оценить профессиональную квалификацию бухгалтера.

Должностная инструкция (ДИ) бухгалтера по зарплате должна подробно описывать все обязанности работника. Такой документ позволяет избежать спорных моментов и регламентирует взаимоотношения между специалистом и работодателем.

В обязанности бухгалтера необходимо включить контроль первичной документации, используемой при расчете зарплаты, отражение этих операций на счетах бухучета. Сотрудник должен готовить справки по форме 2-НДФЛ, рассчитывать социальные взносы, формировать отчетность. Будет нелишним обязать сотрудника повышать свои знания трудового законодательства в области начисления и выплаты пособий, предоставлении льгот отдельным категориям работников.

Специфика этого участка работы состоит в том, что бухгалтер имеет доступ к большому количеству персональных данных сотрудников. Поэтому в его должностные обязанности необходимо включить пункт о соблюдении законодательства о защите персональных данных и конфиденциальной информации.

В должностной инструкции всегда есть раздел, который посвящен правам специалиста, ведущего расчет заработной платы. В основном они связаны с получением информации и улучшением существующих бизнес-процессов на участке.

Например, сотрудник вправе получать внутреннюю информацию, в том числе имеющую статус «коммерческая тайна», если это связано с решением текущих задач.

Бухгалтер может принимать решения в пределах должностных полномочий, предлагать способы оптимизации работы или повышения информатизации внутренней отчетности по зарплате.

Эксперты 1С-WiseAdvice рекомендуют ежегодно пересматривать положения должностных инструкций. Бухгалтерское и трудовое законодательство очень изменчиво. Функционал, который был действенным в прошлом году, может существенно измениться в следующем году.

Образец должностной инструкции бухгалтера по расчету заработной платы, актуальный в 2019 году

Важно не только грамотное содержание должностной инструкции, но и ее правильное оформление. В организации необходимо издать приказ, который вводит инструкцию в действие. Один экземпляр инструкции выдают сотруднику под роспись, второй остается в личном деле сотрудника.

Требования законодательства регулярно вносят корректировки в должностные обязанности и объем ответственности специалистов. Появление новых спецрежимов, изменение условий оплаты труда – все это нередко ведет к ошибкам или некорректному исполнению обязанностей работником. В итоге – штрафные санкции, пени, проверки контролирующих органов.

Как правило, в организации ответственность штатного специалиста ограничена трудовым законодательством и основные денежные и репутационные убытки вынужден нести собственник бизнеса или главный бухгалтер. В компании 1С-WiseAdvice эта проблема решена по-другому.

Мы полностью компенсируем финансовые потери клиентам на аутсорсинге, если они вызваны ошибками по нашей вине. Получить выплату возможно даже тем, кто уже прекратил с нами сотрудничество. Установлен срок давности для возмещения – 3 года с даты сдачи последнего отчета.

Условия обслуживания в 1С-WiseAdvice

Заказать услугу

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

что должен знать расчетчик, что делает, функции

Деятельность каждой организации связана с начислением заработной платы наемному персоналу. Обязанности по ее начислению, удержанию НДФЛ, взносов страхового характера из заработка, оформлению отчетности в госструктуры выполняет расчетный бухгалтер. В штатном расписании компании может иметься отдельная единица для специалиста либо обязательства по начислению заработка исполняет единственный бухгалтер.

Специальность бухгалтера по начислению заработной платы

Заработная плата у хозяйствующего субъекта любой формы собственности и вида деятельности начисляется и выдается согласно нормативам, закрепленным в трудовом законодательстве. Поэтому в штате хозяйствующего субъекта имеется бухгалтер по начислению, выдаче заработка и прочих выплат:

отпускные;
командировочные расходы;
выплаты по листку нетрудоспособности и другое.

Субъекты хозяйственной деятельности с небольшим оборотом в должностные обязанности бухгалтера-расчетчика добавляют прием и увольнение персонала, ведение кадрового делопроизводства.

Обязанности бухгалтера по заработной плате

В круг должностных полномочий бухгалтера расчетного стола входит следующий функционал:

Прием и контроль первичной документации для начисления заработка либо удержания из него. Это табель учета рабочего времени, больничные листы, распоряжения руководства, касающиеся вопросов заработной платы. Бухгалтер принимает документацию, проверяет ее и готовит к обработке для расчета заработка.
Создание в системе бухучета записей, фиксирующих выдачу заработной платы наемному персоналу.
Расчет и перечисление налогов, сборов и других платежей (алиментов), обязательных к перечислению в бюджет страны либо иному получателю.
Формирование статистических, налоговых, бухгалтерских отчетов, касающихся начисления заработка.
Хранение документации, касающейся начисления и выплаты заработка наемному персоналу.
Содействие в создании ЛНА компании. К примеру, положение об оплате труда, командировках, выплате премий и прочее.
Денежные операции с подотчетными сотрудниками.
Бухгалтеру нельзя разглашать коммерческую тайну компании.
Учет командировочных расходов и прочее.

Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы, пример

Ниже представлен пример должностного регламента бухгалтера по начислению заработка в небольшой фирме. В официальной бумаге потребуется обозначить функции, полномочия и меры ответственности работника.

Представленный образец типовой должностной инструкции потребуется усовершенствовать с учетом особенностей хозяйствующего субъекта. Гражданин, претендующий на должность бухгалтера-расчетчика, должен ознакомиться с документацией до начала работы.

: Образец типовой должностной инструкции

: Образец должностной инструкции (Стр. 2)

: Образец должностной инструкции (Стр. 3)

Требования к должности расчетчика

Объявления о наличии свободных должностей бухгалтера по начислению заработной платы часто встречаются на веб-ресурсах, где размещаются данные о трудоустройстве. Работодатели обозначают следующие требования в объявлениях:

наличие высшего либо средне-специального бухгалтерского (экономического) образования;
помимо расчета зарплаты претендент должен знать другие области бухучета;
требуется подтвердить наличие разряда в соответствии с профессиональными стандартами;
необходимо разбираться в бухгалтерских компьютерных программах (к примеру, 1С) и уметь использовать оргтехнику.

При написании резюме соискателю должности расчетчика следует детально описать свои навыки и трудовой опыт.

Возможность занять вакантное место увеличивается, если в резюме подробно отразить информацию об образовании и трудовом стаже.

: Пример резюме

: Пример резюме (Стр.2)

Мнение эксперта

Екатерина Колоколова

Профориентатор. Дипломированный специалист по проблемам вовлеченности детей в учебу. Имеет более 10-и лет опыта ведения семинаров, тренингов и лекций с аудиторией самого разного возраста.

Величина заработка бухгалтера-расчетчика находится в зависимости от трудового опыта и профессиональных навыков. Изначально сотрудник оформляется на испытательный срок, по истечению которого работодатель принимает решение о размере заработка.

Что должен знать бухгалтер расчетного стола

Профессионал по бухгалтерскому учету должен иметь диплом о высшем образовании. Для плодотворной трудовой деятельности бухгалтеру надо знать систему бухучета.

Бухгалтер по заплате обязан быть компетентным в определенных вопросах:

нормативы Трудового и Налогового кодексов, касающиеся выплаты заработка наемному персоналу;
себестоимость продукции, затраты на ее производство;
методика формирования, использования и хранения первичной документации;
систематизация материала о выплате заработка и удержании из него по наемному персоналу;
использование в трудовой деятельности бухгалтерских программ;
специфика деятельности хозяйствующего субъекта, схема налогообложения и прочие тонкости, влияющие на процедуру начисления зарплаты;
правила документооборота в компании;
учет имущества фирмы, инвентаризация;
правила начисления заработка сотрудникам и контроль правильности;
взаиморасчеты с деловыми партнерами компании;
нормы охраны труда, правила безопасности на производстве.

Расчет заработной платы – ответственный участок бухгалтерского учета. Ошибки в начислениях всегда приводят к конфликтным ситуациям и финансовым потерям для компании.

Ответственность

На бухгалтере-расчетчике лежит большая ответственность. Ему доступны финансы компании и важнейшие документы. При безответственном отношении к работе к расчетчику применяются следующие меры:

Ответственность дисциплинарного характера заключается в официальном выговоре, замечании. За серьезный проступок могут уволить с работы.
Расчетчик несет материальную ответственность в случае, если является виновником финансовых потерь компании. Сотрудник полностью либо частично возмещает урон, понесенный юрлицом.
Если бухгалтер нарушил КоАП РФ, то к нему применяются меры административного характера.
Сотрудник становится фигурантом уголовного дела в случае кражи денег либо имущества компании. Также крайняя мера ответственности применяется за предоставление недостоверных материалов о юрлице в контролирующие органы, за занижение доходов и прочее.

Известные представители профессии

Фёдор Венедиктович Езерский

Бухгалтер-националист

Русский экономист, теоретик и практик бухгалтерского дела

Подробнее

Карл Маркс

Немецкий экономист

Немецкий философ, социолог, экономист, писатель, поэт, политический журналист, лингвист, общественный деятель

Подробнее

Правила работы бухгалтера-расчетчика

Перед началом работы расчетчик должен ознакомиться и подписать должностной регламент. Он оформляется кадровым подразделением либо главным бухгалтером. При осуществлении трудовой деятельности профессионал руководствуется этой документацией. Она содержит следующие нормы:

перечень трудовых обязанностей;
режим труда и отдыха;
умения и знания профессионала;
разновидности ответственности при совершении проступков;
полномочия работника по начислению заработка;
санкции за несоблюдение трудовой дисциплины.

Будущий бухгалтер по заработной плате подписывает 2 экземпляра инструкции и один из них оставляет себе. Для плодотворной трудовой деятельности руководство должно оповещать расчетчика о корректировках, вносимых в условия его должностного регламента. Также у бухгалтера должны быть сведения о происходящих кадровых изменениях в организации и ее финансовом состоянии.

Работодатель должен обеспечить работнику условия для трудовой деятельности. Место работы оснащается необходимой мебелью и оргтехникой. Режим трудового дня и обеденное время прописываются в трудовом договоре.

Расчетчик должен иметь доступ ко всей необходимой для работы документации. Для взаимодействия с государственными ведомствами на имя бухгалтера расчетного стола руководителем оформляется доверенность.

Для повышения уровня профессиональных знаний бухгалтер может проходить курсы повышения квалификации. Это условие присутствует в должностном регламенте. Сотрудник по расчету зарплаты для получения навыков имеет право участвовать в семинарах и прочих собраниях.

Заключение

Специальность бухгалтера-расчетчика пользуется спросом во всех отраслях деятельности. Основной обязанностью профессионала является начисление заработной платы. Полный перечень функциональных задач, которые должен выполнять расчетчик, содержится в должностном регламенте. За недобросовестное выполнение возложенных обязательств сотруднику придется нести ответственность, предусмотренную законами и регламентом.

Зарплата на 31.08.2020

Россия
25000—63000 ₽

Москва
40000—92000 ₽

обязанности на работе и должностная инструкция бухгалтера по зарплате. Что он должен знать? Профстандарт

Сотрудник бухгалтерии, работающий на участке расчета заработной платы, является самой распространенной и необходимой единицей, востребованной в каждой организации. Основная задача такого специалиста заключается в расчете и оформлении выплат зарплаты работникам организации.

В должностные обязанности бухгалтера по расчету заработной платы входят еще формирование отчетности, а также передача в органы госнадзора и фонды сведений по каждому сотруднику.

Должность подразумевает определенную ответственность, регламентируемую действующим законом и внутренними актами организации.

Кто это такой?

Бухгалтер по расчету заработной платы выполняет не только расчетные операции, но и предоставляет сведения главному бухгалтеру по учету движения средств фонда заработной платы. Характеристика должности подразумевает также расчет налогов и сборов, которыми облагается заработная плата. Именно бухгалтер, ведущий расчеты по зарплате, несет ответственность за их начисление и уплату. Специалист данной категории при необходимости имеет возможность консультировать сотрудников организации по всем вопросам, касающимся расчета зарплаты.

Нередко в обязанности бухгалтера-расчетчика входит ведение кадрового делопроизводства. Помимо бухгалтерских обязанностей, специалист оформляет документы по приему и увольнению работника, заполняет форму личного дела, оформляет приказы на отпуск, хранит и оформляет трудовые книжки и так далее.

Должностные обязанности

Для любой коммерческой или бюджетной организации должность бухгалтера по расчету заработной платы подразумевает определенный круг функциональных обязанностей, которые сформированы в специальном документе, называемом должностной инструкцией. Документ, регламентирующий функции работника бухгалтерии, определяющий его функции, согласовывает главный бухгалтер и окончательно утверждает своей подписью руководитель организации.

Должностные обязанности определяют регламент отношений между организацией и наемным сотрудником – бухгалтером по зарплате. Инструкция содержит перечень обязанностей, которые выполняет сотрудник, например, сдает отчеты, распечатывает документы кадрового делопроизводства и многое другое. Кроме того, в должностной инструкции содержится требования к специалисту – уровень образования, его знания и умения, требуемый стаж работы. Здесь же указывается, кому он подчиняется, чьи распоряжения выполняет, кто имеет право назначить его на должность и отстранить от нее. Деятельность бухгалтера-расчетчика подразумевает выполнение ряда обязанностей. Рассмотрим их более подробно.

Работа с первичной документацией

Все начисления бухгалтер-расчетчик производит на основе изучения первичных документов. Во внимание принимается табель рабочего времени, отражающий количество отработанных сотрудником дней в месяце, за который ему начисляется заработная плата. Изучаются приказы по организации, содержащие сведения, влияющие на объем денежного вознаграждения. Еще одним важным документом являются листки нетрудоспособности, оплата по которым зависит от трудового стажа работника.

Подобная документация является основанием как для начисления денежных выплат, так и для удержания определенных сумм.

Контроль документооборота

Работник бухгалтерии подчиняется правилам внутреннего документооборота, установленного в организации. Порядок утвержден руководством и обеспечивает бесперебойное делопроизводство, благодаря которому все первичные документы вовремя и в полном объеме поступают ответственным лицам для учета. Бухгалтер по зарплате несет ответственность и контролирует своевременную передачу ему первичной документации. Если эти документы вовремя не попадут к нему до момента начисления зарплаты, выплаты будут произведены неправильно, и впоследствии потребуется корректировка.

Начисление заработка и иных вознаграждений

Начисление всех выплат, причитающихся сотруднику, в соответствии с нормами законодательства является прямой обязанностью бухгалтера-расчетчика. Кроме того, бухгалтер принимает во внимание и начисления, предусмотренные внутри компании, согласно введенным в действие локальным актам и нормам. Например, в организациях существует «Коллективный договор» или «Положение о премировании». На основании этих документов по результатам работы сотрудники получают денежную надбавку к основному окладу. Иногда в случае дисциплинарного взыскания на основании Приказа руководства работник может быть депремирован.

Все эти нюансы бухгалтер-расчетчик принимает во внимание ежемесячно при исчислении заработка для каждого сотрудника.

Начисление выплат при отклонениях

Под отклонениями понимают обстоятельства, в которых работник выполняет свою работу в отличных от нормальных условиях труда или иных непредвиденных ситуациях. Например, к отклонениям относят все виды отпуска – ежегодный, декретный, по уходу за больным ребенком, учебный, если сотрудник учится в государственном учебном учреждении. Непредвиденными обстоятельствами могут быть целосменный простой, который возник не по вине работника, работа сверхурочно, в выходные и праздничные дни. Особыми условиями труда с надбавкой к зарплате являются суровые климатические условия, работа с опасными веществами и другое. Расчет заработной платы при любых отклонениях регламентируется нормами закона и внутренними локальными актами организации.

Удержание из заработной платы

Бухгалтер по зарплате производит удержания из заработка сотрудника. Например, это может быть перечисление алиментов, долгов или иных выплат, которые производятся на основании судебного исполнительного листа. Кроме того, бывают удержания из заработка и по личной инициативе работника. Например, он может написать заявление о добровольном перечислении определенной суммы на свой лицевой счет в ПФ РФ.

Выплата доходов работникам

Для выплаты заработной платы бухгалтер-расчетчик формирует платежное поручение для банка, где у организации открыт расчетный счет. По такому поручению банк перечисляет выплату каждому сотруднику согласно реестру по начислению заработной платы.

Начисление страхового обеспечения

Согласно законодательству РФ все трудовые доходы граждан облагаются определенными видами налогов. Кроме того, с зарплаты осуществляются отчисления в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования РФ.

Отчисления и налоги расчетчик производит с учетом полагающихся работнику льгот или освобождений.

Отражение операций в бухучете

Любые начисления и удержания по каждому сотруднику отражаются в бухгалтерском учете организации. Сотруднику присваивается номер лицевого счета, на который бухгалтер-расчетчик заносит все произведенные операции. За своевременность и правильность отражения таких операций в бухучете расчетчик несет ответственность.

Составление отчетности

В обязанности бухгалтера по расчету заработной платы входят не только обработка первичной документации и операции по начислению и удержанию зарплаты. Еще одной его задачей является составление определенных форм отчетности:

отчет формы СЗВ-М, который сдают не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, в ПФ РФ;
отчет по форме 6-НДФЛ – его сдают поквартально в ИФНС по налогам на доходы физических лиц;
отчет формы РСВ-1 сдают в виде расчета по страховым взносам в ИФС все работодатели;
отчет 4-ФСС – он отражает страховые выплаты в ФСС на оплату случаев нетрудоспособности сотрудников;
форма 2-НДФЛ содержит в себе информацию о суммах уплаченных налогов и взносов, делается по каждому сотруднику индивидуально;
форма СЗВ-СТАЖ – содержит в себе сведения о трудовом стаже работника;
форма П-4 и П-4 (НЗ) – отчеты в Росстат о численности работников и их заработной плате.

Помимо перечисленных форм, могут быть и другие, которые в виде статистических данных формируются по запросу государственных органов или работника.

Иные

В обязанности бухгалтера-расчетчика входит формирование расчетных листков, которые выдают на руки сотрудникам в день получения зарплаты. Если у работника возникают вопросы, то он может обратиться к бухгалтеру за разъяснениями. В некоторых организациях бухгалтер по расчету заработной платы может выполнять и круг иных обязанностей. Например, предоставлять сведения по фонду оплаты труда экономисту организации.

Требования

Как и любая другая профессия, должность бухгалтера по расчету заработной платы имеет свой профстандарт, согласно которому специалист должен иметь определенный перечень знаний и документов об образовании:

иметь диплом о высшем или профильном среднеспециальном образовании;
должен быть присвоен определенный профессиональный разряд, подтверждающий уровень квалификации по профстандарту;
работник должен знать, что такое бухучет, и уметь не только начислять заработную плату;
владеть офисной техникой, иметь навыки работы на компьютере, а также владеть программами бухгалтерского учета.

При поступлении на работу бухгалтер-расчетчик указывает свои профессиональные навыки и знания. Заработная плата напрямую зависит от уровня образования и практических умений специалиста. На время испытательного срока бухгалтера принимают в качестве стажера.

Зарплата бухгалтера зависит от его категории, которая подразумевает определенные требования:

бухгалтер 1 категории – работник с высшим образованием и стажем работы 3 года в должности бухгалтера не ниже 2 категории;
бухгалтер 2 категории – работник с высшим образованием без опыта работы или работник с профильным среднеспециальным образованием и опытом работы 3 года в должности бухгалтера;
бухгалтер – работник с профильным среднеспециальным образованием без опыта работы или окончивший профильные курсы, проработавший не менее 3-х лет в сфере учета и контроля.

Соискатели на должность бухгалтера по расчету заработной платы имеют больший шанс трудоустройства, если у них есть профильное образование и опыт практической работы.

Права и ответственность

Работник, выполняющий обязанности бухгалтера по расчету заработной платы, обладает определенными правами и перечнем ответственности.

Перечень прав, которыми наделен бухгалтер-расчетчик:

обращаться к руководству за разъяснением по вопросам, касающимся трудовой деятельности;
в пределах своих полномочий принимать решения, касающиеся их сферы деятельности;
быть ознакомленным с распоряжениями руководства, касающимися работы бухгалтерии и организации;
контролировать своевременную передачу первичной документации;
сообщать руководству о фактах нарушениях срока и порядка документооборота;
вносить свои предложения по улучшению рабочего процесса.

Подробный перечень отражается в документе «Должностная инструкция». В нем же прописываются детально не только права и обязанности работника, но и мера его ответственности за их выполнение.

Перечень положений ответственности работника, предусматривает те или иные меры взыскания:

при неисполнении или некачественном исполнении своих обязанностей;
за причинение материального ущерба работодателю;
при совершении правонарушений, предусмотренных нормами закона Трудового кодекса, Гражданского кодекса, Уголовного кодекса, Кодекса об административных правонарушениях РФ;
при нарушении правил трудового распорядка и норм безопасности труда;
за нарушение норм и конфиденциальности при работе с персональными данными сотрудников.

Степень ответственности и взыскания не зависят от воли работодателя, а регламентируются нормами закона.

Обучение и повышение квалификации

Для выполнения своих трудовых функций бухгалтер по расчету заработной платы должен обладать определенными знаниями, а именно:

нормы закона, регламентирующие работу по ведению бухгалтерского учета;
бухучет, экономика, налоговое и хозяйственное право, финансы и кредит;
кадровое делопроизводство, структура штатного расписания и его формирование;
бухгалтерские операции, документооборот, отчетность и инвентаризация;
порядок работы с денежными средствами, ведение расчета с работниками.

Бухгалтер по расчету заработной платы может повышать свой уровень профессиональной квалификации на специальных профильных курсах.

Это позволит работнику быть в курсе изменения законодательных актов, а также поможет научиться разбираться в программных новинках бухгалтерского учета.

Бухгалтер по расчету заработной платы: инструкция, обязанности

Бухгалтер по расчету заработной платы – одна из самых востребованных профессий в экономической сфере. Каждая организация нуждается в таком специалисте, который будет рассчитывать и выдавать заработную плату работникам. Стоит отметить, что бухгалтер – это ответственное лицо, и в его должностные обязанности входит составление и передача отчетности государственным надзорным органам. Рассмотрим, какие требования предъявляются к кандидату на эту должность, и что должен уметь профессионал.

Все о должности бухгалтера–расчетчика

Сотрудник бухгалтерии обязан выполнять функции, относящиеся к оплате труда работников предприятия. Ими являются:

Прием и обработка документов, на основании которых осуществляются начисления и удержания по заработной плате. Больничные, приказы руководителя о премировании сотрудников, заявления на отпуск, исполнительные листы — это та документация, с которой работает бухгалтер;
Расчет заработной платы сотрудников предприятия. На основании табеля учета рабочего времени специалист считает заработок, начисляет денежные средства. Кроме этого, бухгалтером производится удержание налогов и сборов по действующему законодательству;
Составление отчетов. Сотрудник подготавливает отчет о деятельности предприятия и отправляет его налоговым органам, Пенсионному фонду России, ФСС;
Учет и хранение бумаг, справок, учредительных документов;
Общение с контролирующими органами при проверках, предоставление сведений о заработной плате сотрудников государственным органам.

Этим перечнем должностные инструкции бухгалтера–расчетчика не ограничиваются. Специалист обязан внимательно следить за изменениями трудового законодательства Российской Федерации, быть в курсе нововведений в Налоговом кодексе. Дополнительно бухгалтер предоставляет работникам необходимые справки для обращения в банк, медицинские учреждения, страховые компании.

Во многих организациях бухгалтер–расчетчик совмещает свою должность с кадровой работой. В этом случае к списку обязанностей прибавляется ведение личных дел сотрудников, хранение и заполнение трудовых книжек, формирование стажа, оформление на работу, увольнение.

Профессиональный бухгалтер должен обладать определенными навыками, знаниями и опытом для правильного осуществления деятельности.

Какие знания нужны для работы?

Специалист в области бухгалтерского учета обязан иметь высшее образование. Только глубокие теоретические знания позволяют осуществлять грамотную работу. Расчетчик должен разбираться в следующих вопросах:

Трудовое и налоговое законодательство страны, нормативные акты об оплате труда работников;
Порядок составления, обработки и хранения первичной документации;
Систематизирование информации о начислениях и удержаниях по сотрудникам;
Работа с программным обеспечением для бухгалтерского учета;
Особенности специализации предприятия, системы налогообложения юридических лиц и иные нюансы, которые отражаются на выплате зарплаты;
Документооборот на предприятии, правила хранения отчетности и важной документации;
Инвентаризация, учет ценностей, принадлежащих организации;
Формулы расчета заработной платы и способы проверки правильности начислений;
Переводы и получение денежных средств на расчетный счет от контрагентов, поставщиков, партнеров фирмы;
Охрана труда, безопасность на производстве.

Профессиональный бухгалтер должен уметь применять теоретические знания в работе. От этого навыка зависит, насколько хорошо он справляется со своей должностью.

Квалификация специалиста по расчету заработной платы может повышаться на курсах. Полученные знания позволяют сотруднику совершенствовать и упрощать отчетность, использовать современные технологии. Нередко руководители привлекают бухгалтеров проводить планирование экономической деятельности организации, составлять бюджет.

Требования к кандидату на должность

Объявления о поиске сотрудника, рассчитывающего заработную плату, часто можно увидеть на различных сайтах по трудоустройству. Размещая вакансию, предприятия выдвигают определенные требования к бухгалтеру. Они заключаются в следующем:

Претендент на должность обязан иметь диплом о высшем или средне-специальном образовании по профилю;
Квалификация соискателя должна быть подтверждена определенным разрядом по профессиональному стандарту;
Кандидат обязан не только уметь считать заработную плату, но и разбираться в других вопросах бухучета;
Профессионал должен быть знаком с основными компьютерными программами для бухгалтеров, уметь работать с ними, уверенно пользоваться оргтехникой.

Соискателю в резюме нужно перечислить все профессиональные навыки, которыми он обладает. Чем подробнее бухгалтер расскажет о своей карьере, образовании, тем больше у него шансов на трудоустройство.

Заработная плата бухгалтера–расчетчика зависит от его знаний и опыта работы. Как правило, сотрудник оформляется как стажер или помощник главного специалиста. После прохождения испытательного срока ему назначается зарплата, исходя из его квалификации.

Правила работы бухгалтера–расчетчика

Должностная инструкция – это документ, которым руководствуется расчетчик в своей работе. В нем перечислены основные положения должности. Инструкцию разрабатывает старший бухгалтер или кадровик, после чего кандидат подписывает ее при приеме на работу.

Инструкция бухгалтера содержит:

Список выполняемых задач;
Распорядок трудового дня;
Перечень навыков и знаний, которыми должен обладать специалист;
Виды наказания за нарушение трудовой дисциплины;
Права сотрудника предприятия;
Информацию об ответственности за правонарушения.

Документ создается в двух экземплярах. Претендент на работу знакомится с инструкцией, после чего подписывает и забирает одну копию себе.

О правах бухгалтера-расчетчика следует поговорить более подробно. Сотрудник вправе получать от руководства информацию об изменении условий труда, которые непосредственно касаются его должности. Кроме этого, расчетчик должен быть в курсе финансовой деятельности предприятия, кадровых перестановок.

Специалист имеет право на достойные условия труда для качественного выполнения своей деятельности. Рабочее место бухгалтера должно быть оборудовано всем необходимым. Время на обед и график работы указываются в трудовом договоре.

Руководитель организации должен предоставить сотруднику доступ к документам, а также выдать доверенность на имя бухгалтера, которая позволяла бы ему делать запросы в государственные органы. В стандартной должностной инструкции есть раздел о повышении квалификации. Работник имеет право улучшать свои знания, получать дополнительное образование по специальности, участвовать в различных мероприятиях, посвященных работе бухгалтера.

Ответственность

Как уже было сказано, бухгалтер – это ответственное лицо. Он работает с большим количеством важных документов, следит за обновлением законодательства, имеет доступ к денежным средствам.

Соответственно, он несет ответственность за свою работу и ценности предприятия.

В случае ненадлежащего выполнения обязанностей к специалисту применяются следующие виды ответственности:

Дисциплинарная – при нарушении условий контракта, распорядка дня. Применяется наказание в виде выговора, замечания или увольнения с работы;
Материальная – за действия сотрудника, из-за которых предприятие понесло убытки. В этом случае человек должен возместить ущерб в полном или частичном объеме;
Административная – за правонарушения, предусмотренные КоАП РФ;
Уголовная – преступления, связанные с предоставлением ложных сведений контролирующим органам, невыплатой налоговых сборов, сокрытием прибыли предприятия, хищением денежных средств. За такие действия человек может быть осужден.

Кроме этого, расчетчик обязан хранить коммерческую тайну организации, поддерживать порядок на рабочем месте.

Заключение

Работа бухгалтера по расчету заработной платы – необходимая и высокооплачиваемая должность. Деятельность расчетчика заключается в выполнении задач, указанных в трудовом контракте или инструкции. Профессиональный бухгалтер должен разбираться в законодательстве и работать с различными программами для учета. За ненадлежащее исполнение обязанностей, расчетчик наказывается так же, как и любой другой сотрудник предприятия.

Образец должностной инструкции бухгалтера по расчету заработной платы в 2020 году

Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы нужна для документирования его отношений с менеджментом организации-работодателя. В ней прописывают основные трудовые характеристики: порядок подчинения, выполняемые сотрудником задачи, его полномочия и прочие аспекты. Дополнительным преимуществом инструкции является возможность её применения в административных и юридических разбирательствах по трудовым вопросам.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции бухгалтера по расчету заработной платы .doc

Образец должностной инструкции бухгалтера по расчету заработной платы

1. Общие параметры

Бухгалтера по расчету заработной платы нанимает и увольняет руководитель компании по рекомендации главного бухгалтера.
Бухгалтер по расчету заработной платы подчиняется главному бухгалтеру компании.
Бухгалтер по расчету заработной платы обязан подходить под следующие квалификационные требования:
высшее (средне-специальное) образование бухгалтерского профиля;
трудовой опыт в сфере бухгалтерии от трех лет.
На время отсутствия специалиста (повышение квалификации, лечение болезни и пр.) его замещает другой сотрудник бухгалтерии компании, назначенный главным бухгалтером.
Бухгалтер по расчету заработной платы обязан разбираться в:

законодательстве и нормативах, регулирующих бухгалтерскую деятельность в коммерческих организациях;
актуальных нормативах и правилах контролирующих инстанций (ФНС, ФСС, ПФР и пр.), регулирующих процесс ведения бухотчетности в сфере зарплаты;
учетной политике, использующейся в компании;
правилах проверок первичной бухгалтерской документации;
правилах работы с документами о временной нетрудоспособности сотрудников;
принципах начисления базовой и переменной частей зарплат;
правилах расчета и начисления налогов и сборов с зарплат сотрудников компании;
принципах взаимодействия с представителями ФНС, ПФР и других структур, при проведении ими проверок бухотчетности;
нормах корректного отражения в статьях отчетности операций по выплатам сотрудникам компании;
структуре компании и сферах её деловой активности;
кадровом составе компании;
принципах делопроизводства, обязательных к использованию в компании;
принципах учета рабочего времени и показателях KPI, используемых при расчете величины зарплат сотрудников;
нормах трудовой дисциплины, пожарной безопасности и т.д., которые обязательны для соблюдения работниками компании;
правилах применения в работе оргтехники, компьютера и профильных программных продуктов (Microsoft Office, 1С: Бухгалтерия).

Бухгалтер по расчету заработной платы руководствуется:
законами и нормами, регулирующими сферу бухгалтерии;
профильными документами компании;
данной инструкцией.

2. Функции

Бухгалтер по расчету заработной платы отвечает за:

Обеспечение расчетов с персоналом по оплате труда (зарплата, налоги с неё, доплаты и т.д.).
Корректное отражение на счетах отчетности операций по расчету с персоналом.
Обеспечение менеджеров, главного бухгалтера и других лиц с соответствующими полномочиями информацией по операциям в своей сфере деятельности.
Отслеживание своевременности и полноты расчетов с персоналом.
Мониторинг изменений нормативно-правовой базы в сфере своей ответственности.
Подготовку справок, записок и прочих документов в области расчетов с персоналом для сдачи в ФНС и прочие контролирующие органы.
Проверку документов, сдаваемых сотрудниками для расчета зарплаты, получения льгот и дополнительных выплат.
Участие в подготовке годовой и квартальной финансовой отчетности компании.
Оформление необходимых по работе документов в соответствии с правилами компании.
Участие в разработке учетной политики компании и нестандартных форм документов в своей области ответственности.
Обеспечение хранения и архивирования бухгалтерской документации в своей области деятельности.
Помощь главному бухгалтеру и другим сотрудникам бухгалтерии в их деятельности.
Соблюдение в работе норм конфиденциальности, правил пожарной безопасности и других параметров, заданных в соответствующей внутренней документации.
Информирование главного бухгалтера по замеченным проблемным моментам.
Внесение необходимых записей в электронную базу данных компании.

3. Ответственность

Бухгалтер по расчету заработной платы несет ответственность за:

Материальный ущерб, понесенный компанией из-за его действий, — в размерах, определенных на основе положений действующего законодательства.
Невыполнение своих трудовых функций — в соответствии с параметрами, определенными в правилах компании и трудовом законодательстве.
Нарушение норм конфиденциальности — в соответствии с правилами компании и действующими законами.
Совершенные при выполнении работ нарушения норм и законов — в границах, определенных в трудовом, административном либо уголовном праве.

4. Права

Бухгалтер по расчету заработной платы обладает полномочиями:

Получать от других сотрудников информацию, необходимую в своей деятельности.
Предлагать главному бухгалтеру меры по улучшению трудовых процедур.
Визировать документы в пределах своей ответственности.
Участвовать во встречах персонала компании, где затрагиваются вопросы ведения бухгалтерии.
Повышать свою квалификацию за счет компании в соответствии с параметрами, изложенными во внутренней документации.
Требовать и получать от руководства компании доступ к СПС, отраслевой прессе и профильным онлайн-ресурсам.

Параметры создания должностной инструкции

В деловой практике наиболее распространен следующий формат инструкции:

Общие параметры.
Трудовые функции.
Должностные права.
Возможная ответственность.

Иногда к этим обязательным разделам добавляются дополнительные. Особенно часто это происходит при составлении инструкций для позиций топ-менеджеров в крупных компаниях, когда работодатель хочет конкретизировать какие-то должностные параметры. Наиболее популярные дополнительные части:

Условия работы.
Должностные взаимосвязи.
Параметры оценки результативности (KPI).

Внимание! При составлении инструкции может применяться профессиональный стандарт 08.002 «Бухгалтер», утвержденный Минтрудом в конце 2019 года. В него включены общие характеристики профессии бухгалтера.

Общие параметры

Вводный раздел инструкции нужен для документирования общих аспектов. В нем описаны принципы временной замены сотрудника, его найма и увольнения, порядок подчинения и т.д. Особую роль играют перечисленные в разделе квалификационные параметры: уровень образования, опыт работы, профильные умения. Они помогают обеспечить прием на работу специалиста, готового на хорошем уровне выполнять требуемые должностные задачи.

Внимание! В профессии бухгалтера важно уметь обращаться со специализированными профильными программами, а также со справочно-правовыми системами. Об этих требуемых навыках следует упомянуть в отдельном пункте.

Должностные функции

Эта часть документирует, какие задачи должен решать сотрудник. Зачастую сюда включают не только профильные обязанности, но и те, которые имеют общий характер: работать с документами, консультировать других сотрудников, замещать коллег. Также отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать стандарты, установленные работодателем: поддерживать порядок, придерживаться норм конфиденциальности, безопасности и т.д.

Ответственность

Вопросы привлечения сотрудника к ответственности за его нарушения выходят за пределы инструкции. Это связано с тем, что нормативная база, на основе которой принимается решение о вине сотрудника и его наказании, сложна и объемна. К этому прибавляются и нюансы, связанные с доказательствами, показаниям, действиями адвокатов, если дело будет рассматриваться в суде. Поэтому в разделе ограничиваются общим перечислением параметров ответственности сотрудника.

Права

В разделе перечисляются должностные права, объем и значение которых зависит от ряда факторов: кадровой политики компании, объема решаемых вопросов, отраслевой специфики.

Также сюда включают и специфичные права, характерные для конкретной позиции. Так, для бухгалтеров важно иметь доступ к профильным справочно-правовым системам и актуальным версиям бухгалтерских программ, что и обязан предоставить им наниматель.

После составления первоначального варианта инструкции начинается процедура её согласования. Обычно в ней участвуют:

юрист — проверяет черновик на соответствие актуальному законодательству;
делопроизводитель — следит за соблюдением в инструкции норм оформления деловой документации;
HR-менеджер — проверяет соблюдение в инструкции параметров трудовой документации.

Payroll Guide — The Ultimate Guide to Understanding Payroll by Due

Ultimate Guide to

Payroll

Когда вы думаете о зарплате, вы, вероятно, связываете ее с выдачей зарплатных чеков. Хотя это важная часть платежной ведомости, платежная ведомость также отвечает за регистрацию и удержание налогов, а также обработку удержаний из зарплаты, таких как льготы и дополнительные выплаты.

Короче говоря, расчет заработной платы является важной частью бизнеса по юридическим и финансовым причинам. Возможно, именно поэтому в Обследовании налогообложения малого бизнеса Национальной ассоциации малого бизнеса (NSBA) за 2014 год «Налоги на заработную плату были признаны самым финансово обременительным налогом и вторым наиболее обременительным с административной точки зрения налогом среди малых предприятий.”

Если вы представляете малый бизнес или хотите стать специалистом по расчету заработной платы, в этом руководстве вы узнаете, что такое расчет заработной платы, почему это важно, где вы можете узнать о расчете заработной платы и как настроить свою собственную систему расчета заработной платы.

Что такое расчет заработной платы?

Согласно Investopedia, платежная ведомость — это «общая сумма всех компенсаций, которые предприятие должно выплатить своим сотрудникам за определенный период времени или в заданную дату», которая включает оклады, заработную плату, удержания, премии и чистую заработную плату.Во многих случаях расчет заработной платы ведется бухгалтерией предприятия. Владельцы малого бизнеса также могут выбрать управление заработной платой непосредственно внутри компании или через партнера.

Заработная плата обычно составляет самый крупный вычет для бизнеса из-за расходов, которые требуются для компенсации заработной платы каждого сотрудника. Сроки оплаты также могут варьироваться в зависимости от таких ситуаций, как сверхурочные или больничные.

Помимо выплаты компенсаций сотрудникам, в фонд заработной платы также включаются налоги, которые сотрудники должны платить, например, подоходный налог.Также известные как налоги с оплатой по мере поступления (PAYE), это налоги, которые работодатели должны удерживать из заработной платы каждого сотрудника. Удержание подоходного налога назначается федеральным правительством, правительством штата и местным правительством.

Сотрудники и работодатели также обязаны платить налоги на заработную плату, такие как социальное обеспечение и медицинское обслуживание. IRS заявляет, что «Текущая ставка налога на социальное обеспечение составляет 6,2% для работодателя и 6,2% для работника, или всего 12,4%. Текущая ставка Medicare составляет 1,45% для работодателя и 1.45% на сотрудника, или 2,9% всего ». Еще один обязательный налог на заработную плату — это налог на безработицу для выплаты компенсации работникам, потерявшим работу.

Существуют системы на федеральном уровне и уровне штата для оценки и сбора налогов на заработную плату в большинстве развитых стран.

Почему важна заработная плата

Заработная плата — один из наиболее важных финансовых компонентов бизнеса, поскольку он может оказать серьезное влияние на чистую прибыль организации.Кроме того, расчет заработной платы регулируется несколькими законами и постановлениями. Из-за юридических и даже этических факторов, связанных с заработной платой, важно, чтобы компания вел точный учет своей заработной платы.

Работники, выплачивающие заработную плату

Организации должны своевременно и точно платить работникам — что будет обеспечивать система расчета заработной платы. Если вы не компенсируете сотрудникам полную зарплату или почасовую оплату, вы, по сути, воруете у них. Вы также нарушаете закон.

У.S. Департамент труда, заработной платы и рабочего времени разработал многочисленные руководящие принципы, которые определяют все, начиная от минимальной заработной платы, минимальных дней выплаты заработной платы, требований к оплате сверхурочных, какие вычеты разрешены и какие сотрудники освобождены от уплаты или не освобождаются от уплаты налогов. Если предприятие не соблюдает эти законы, работодатель будет вынужден выплатить сотруднику невыплаченную заработную плату, штраф за время ожидания, гонорары адвокатов, заранее оцененные убытки и даже может столкнуться с уголовным или гражданским наказанием.

Удержание и подача налогов

Федеральное правительство требует, чтобы компании удерживали процент от зарплаты как для работодателя, так и для работника.Эти налоги включают социальное обеспечение и медицинское обслуживание, безработицу и федеральный подоходный налог. Работодатели также должны платить подоходный налог штата, а также налоги штата по безработице и инвалидности. В некоторых штатах могут даже потребоваться дополнительные налоги, например налог на профессиональное обучение. Неуплата этих налогов может повлечь за собой штрафы, удержание или сбор налогов на имущество налогоплательщика, а также налоговые проверки.

Чтобы избежать судебного преследования за проблемы с IRS, компании должны собирать форму W-2 от каждого сотрудника и подавать ее в Администрацию социального обеспечения к середине апреля каждого года.

Обратная связь

Расчет заработной платы также можно использовать для предоставления ценных отзывов для вашего бизнеса. Наиболее очевидная обратная связь, которую платежная ведомость может показать бизнесу, заключается в том, приносит ли бизнес прибыль. Точный расчет заработной платы может определить, что бизнес теряет больше денег, чем приносит, потому что он слишком много тратит на оплату труда сотрудников. Если это так, бизнесу, возможно, придется подумать об увольнении некоторых сотрудников, чтобы стать более прибыльным.

Каждый владелец бизнеса должен иметь точную и последовательную ведомость заработной платы, чтобы он мог правильно платить сотрудникам, удерживать правильную сумму налогов и лучше понимать свой денежный поток.

Роли и обязанности

В большинстве случаев самым важным лицом, вовлеченным в расчет заработной платы, будет координатор по расчету заработной платы. У этого человека есть многочисленные роли и обязанности в соответствующем бухгалтерском отделе, которые могут включать в себя связь между сотрудниками, платежами и отделом расчета заработной платы и обработку записей OPUS (прием на работу, изменение номера бюджета, изменение отпусков).

Координаторы расчета заработной платы также отвечают за ввод часов сотрудников в систему учета рабочего времени для обработки расчета заработной платы.После обработки расчета заработной платы необходимо проверить расчетную ведомость каждого сотрудника. Если координатор обнаруживает ошибки, такие как недоплата или переплата, он обязан работать с отделом расчета заработной платы, чтобы исправить эти ошибки.

В зависимости от размера вашего бизнеса, отдел расчета заработной платы может также включать в себя руководство (начальник расчета заработной платы, начальник / менеджер по расчету заработной платы), персонал (техник / помощник по расчету заработной платы, специалист по расчету заработной платы, администратор расчета заработной платы) и технический менеджер (ввод данных, система аналитик, координатор системы заработной платы).

Всегда помните, независимо от должности или должности, отдел расчета заработной платы отвечает за:

День заработной платы . Выбор расписания, каждую неделю или раз в месяц, чтобы платить сотрудникам. Отдел расчета заработной платы рассчитывает заработную плату сотрудников, удерживает надлежащую сумму налога и выдает чеки.
Налоги на заработную плату . Оплата федеральных налогов и налогов штата, удерживаемых с сотрудников, а также любых налогов на бизнес.
Подача налоговых форм .Большинство предприятий должны заполнять налоговые формы каждый квартал, чтобы правительство знало, кто был уплачен и какие налоги были списаны.

Департамент заработной платы также должен знать о крайних сроках на федеральном уровне и уровне штата, а также о подсчете и корректировке часов, заработной платы, налоговых резервов и льгот.

Где узнать Заработная плата

Если вы занимаетесь расчетом заработной платы, вам обязательно нужно знать следующее:

Номера ваших налоговых счетов.Это включает ваш федеральный EIN, налоговые ведомости штата и счета по безработице, а также местные подоходные налоги и налоги школьного округа.
Действующие налоговые ставки для вашего бизнеса. Это может быть что-то вроде начального уровня безработицы для вашей организации.
Расчет зарплаты и вычитание налоговых удержаний.
Расчет депозитов федерального налога на заработную плату, таких как федеральный подоходный налог и FICA.
Знать федеральные налоговые депозиты. Ваш бизнес может начаться как ежемесячный вкладчик, но IRS может пересмотреть этот график.
Знайте, как делать депозиты федерального налога через такие системы, как EFTPS.
Знайте, как заполнять все федеральные налоговые декларации и налоговые декларации штата.

Было бы также полезно узнать:

Законы о минимальной заработной плате и сверхурочной работе в вашем штате.
Любые требования IRS к ведению документации.
Как обрабатывать отчисления, такие как страхование здоровья.
Как обращаться с дополнительными выплатами к заработной плате, такими как алименты.

Где можно изучить эти навыки и правила? Вот несколько лучших способов узнать о заработной плате, независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса, бухгалтером или кем-то, кто хочет работать в этой области.

Курсы для кредита

Если вы хотите изучить основы расчета заработной платы, вам не обязательно иметь высшее образование. Фактически, вам может потребоваться только аттестат о среднем образовании, и вас могут нанять, чтобы выучить большинство навыков расчета заработной платы на работе. Тем не менее, полезно иметь под рукой дополнительные курсы по расчету заработной платы. Многие общественные колледжи и профессионально-технические училища предлагают программы выдачи сертификатов бухгалтеров.

Вы также можете получить сертификат по начислению заработной платы, например, Фундаментальный сертификат расчета заработной платы (FPC) и Сертифицированный специалист по расчету заработной платы (CPP) в Интернете от Американской ассоциации по расчету заработной платы или Национальной ассоциации сертифицированных бухгалтеров.

Если вы хотите стать менеджером по заработной плате или руководителем, вам, скорее всего, понадобится степень бакалавра бухгалтерского учета. Если вы хотите поступить в учебное заведение, чтобы получить степень в области бухгалтерского учета, вот восемнадцать ведущих колледжей и университетов:

Некредитованные курсы

Существует также множество доступных онлайн-курсов, которые обычно бесплатны. . Хотя они помогут вам понять основы расчета заработной платы, вы не получите никаких баллов за прохождение этих курсов, что может быть не лучшим вариантом для тех, кто ищет карьеру в сфере расчета заработной платы.Эти курсы могут быть более полезными для владельцев бизнеса, которые хотят самостоятельно рассчитывать заработную плату.

Дополнительные способы изучения заработной платы

Если у вас нет времени для посещения курса бухгалтерского учета или изучения основ расчета заработной платы в Интернете, вы также можете рассмотреть возможность использования следующих ресурсов для изучения заработной платы

Поговорите с CPA . Если у вас есть бухгалтер или бухгалтер в вашей сети, который будет готов помочь вам изучить основы навыка расчета заработной платы, вы можете обсудить с ними эти основы расчета заработной платы.
Найти наставника . Задайте вопросы владельцам бизнеса, имеющим опыт работы с платежной ведомостью. Они могут подсказать вам, с чего начать или продолжить свое образование в области расчета заработной платы.
Ресурсы от поставщика бухгалтерского программного обеспечения . У бухгалтерского программного обеспечения, которое вы используете для своего бизнеса, должен быть блог или руководства, которые могут помочь вам с расчетом заработной платы.
Ресурсы из вашего штата и IRS . Как государственные, так и федеральные агентства предоставляют владельцам бизнеса ресурсы в отношении заработной платы.Вы можете найти эту информацию, посетив RS.gov и USA.gov.

Настройка расчета заработной платы для вашего бизнеса

На этом этапе вы должны быть хорошо осведомлены об обязанностях, связанных с расчетом заработной платы; платить своим сотрудникам, платить налоги и заполнять правильные формы. Имея эту информацию, пора решить, какую систему расчета заработной платы вы хотите настроить. Как правило, у вас есть четыре варианта:

Сделайте это своими руками — это держит расчет заработной платы в ваших руках, но требует очень много времени.
Программа для расчета заработной платы «Сделай сам» — это дает вам возможность быстро платить сотрудникам и управлять налогами, но вам нужно будет правильно использовать программное обеспечение.
Нанять бухгалтера — главное преимущество состоит в том, что бухгалтер знаком с обязанностями по начислению заработной платы, но это лишает контроля и может быть дорогостоящим.
Аутсорсинг расчета заработной платы — это может облегчить часть рабочей нагрузки, например, налоговые депозиты и регистрацию, но это может быть дорогостоящим, и вы отдаете свою заработную плату в чужие руки.

Независимо от того, какую систему вы выберете, у вас также должно быть следующее:

Заполните форму I-9. Это позволит проверить правовой статус ваших сотрудников. Ваши сотрудники также должны заполнить форму W-4 для удержания налогов.
Предоставляя вашим сотрудникам возможность получать оплату чеком или прямым депозитом.
Своевременное представление отчетов о доходах и удержаниях каждого сотрудника, а также об общей сумме удержаний в соответствующие налоговые органы.

Если вы решите создать собственную систему расчета заработной платы для своего бизнеса, вот что вам понадобится для начала:

Имейте идентификационный номер работодателя

Подайте заявление на получение идентификационного номера занятости, связавшись с IRS или онлайн.Ваш EIN, также известный как идентификационный номер налогоплательщика работодателя или форма SS-4, важен, поскольку он требуется при отчетности налогов в IRS.

Узнайте, нужны ли вам региональные / местные идентификаторы

В некоторых штатах вам может потребоваться бизнес-идентификатор для уплаты налогов на процесс. Чтобы узнать, требуется ли в вашем штате удостоверение личности, посетите Руководство по налогам штата SBA. Это руководство также полезно, поскольку оно также предоставляет информацию штата о налогах, таких как компенсация работникам, безработица или налоговая регистрация предприятий.

Знайте разницу между сотрудником и независимым подрядчиком

Между тем, как вы платите сотрудникам и независимым подрядчикам, могут быть серьезные различия.Важно понимать, как эти два типа сотрудников могут повлиять на вашу заработную плату. У IRS есть информативная страница, которая поможет вам понять, чем отличаются сотрудники и независимые подрядчики.

Расчет периода выплаты заработной платы

В США наиболее распространены периоды выплаты заработной платы в конце месяца, полумесяцы (дважды в месяц — 1 и 15 числа или 15 и 30 числа), раз в две недели (каждые две недели) и еженедельно. Поскольку бухгалтеры составляют ежемесячные отчеты, они предпочитают полумесячный период, который составляет 24 в течение года.Пособия также являются ежемесячными, поэтому, если период выплаты заработной платы будет производиться раз в два месяца, вы сможете легко управлять этими вычетами.

Двухнедельные периоды оплаты предпочтительны для почасовых сотрудников, и сверхурочные часы можно легко подсчитать. Поскольку сотрудники с почасовой оплатой каждые полмесяцы составляют 86,67 часов за период, подсчет сверхурочных может стать немного сложнее.

Еженедельные периоды оплаты труда наиболее популярны в торговой отрасли, например в строительстве. Большинство других предприятий стараются избегать еженедельных периодов оплаты, поскольку они дороги, поставщики взимают плату за каждый процесс расчета заработной платы и отнимают много времени.

Помимо определения периода оплаты, который лучше всего подходит для вашего бизнеса, также обратите внимание на закон вашего штата в отношении периодов оплаты.

Документ о компенсации сотрудникам

Как упоминалось ранее, наличие точных записей о заработной плате является необходимостью. Убедитесь, что у вас есть система для точного отслеживания рабочего времени сотрудников, того, как вы используете оплачиваемый отпуск, компенсацию сотрудникам и деловые отчисления. Это руководство по трудовому праву может помочь вам в этом вопросе.

Управление и систематизация записей

Существуют федеральные законы и законы штата, согласно которым вы должны хранить определенные записи в течение определенного времени.Например, формы W-4 должны храниться для всех активных сотрудников и в течение четырех лет после того, как они уволятся из вашей организации. Вы также должны сохранить W-2 и копии налоговых форм и дат. Эта статья «Храните хорошие записи»; Но как долго я должен их хранить? — отличный ресурс для определения длины определенных записей.

Наемные работники

Существуют как федеральные законы, так и законы штата, например (Закон о справедливых трудовых стандартах или FLSA), которые требуют от работодателей платить своим работникам.Эти законы также устанавливают минимальную ставку заработной платы, объясняют, когда необходимо платить сотрудникам, и детализируют такие ситуации, как сверхурочные. Как владелец бизнеса, в ваших интересах связаться с соответствующими агентствами, прежде чем выплачивать какие-либо чеки. Если вы нарушите закон о зарплате, вы можете столкнуться с судебными исками и серьезными штрафами.

Перед тем, как начать платить сотрудникам, убедитесь, что у вас есть следующие позиции в порядке. В противном случае вы не сможете удерживать правильную сумму налогов и платить сотрудникам надлежащую сумму.

Выдача налоговых форм

Федеральное правительство требует от вас удерживать федеральный подоходный налог, налог на медицинское обслуживание и налог на социальное обеспечение из дохода сотрудника, если только ваш сотрудник не освобожден от налогов. Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, убедитесь, что вы выдаете ему W-4. Новый сотрудник должен заполнить форму, указав, какие условия удержания к нему применяются. Это дает вам возможность узнать, сколько федерального налогового дохода вы должны удерживать. Не забудьте также ознакомиться с правилами вашего штата в отношении местного подоходного налога.

Вам не нужно оформлять формы для удержания налогов в рамках программ Medicare и Social Security. Вы можете использовать циркуляр RS E, Руководство работодателя по налогам, чтобы найти эти ставки.

Классификация сотрудников

Независимо от того, платите ли вы физическому лицу зарплату или почасово, вам все равно нужно классифицировать их как сотрудников или независимых подрядчиков. Классифицируя сотрудников, вы можете определить, кто имеет право на налоговые льготы, а кто нет. Обычно работник, не освобожденный от уплаты налогов, может претендовать на сверхурочную работу, в то время как вы не обязаны оплачивать сверхурочную работу освобожденному сотруднику.

Поскольку эти правила могут быть сложными, Министерство труда выпустило 15-страничную памятку, которую следует использовать, чтобы помочь вам определить классификацию ваших сотрудников. Это упрощенный список из 15-страничной памятки Министерства труда, который вы можете использовать, чтобы рассмотреть шесть основных факторов:

Является ли работа неотъемлемой частью бизнеса работодателя?
Влияет ли управленческий навык работника на возможность получения прибыли или убытков?
Как соотносятся относительные инвестиции работника с инвестициями работодателя?
Требует ли выполняемая работа особых навыков и инициативы?
Являются ли отношения между работником и работодателем постоянными или бессрочными?
Каков характер и степень контроля со стороны работодателя?

Классификация ваших сотрудников позволяет вам выдавать им надлежащие формы, например, форму SS — 8, и помогает вам знать, какие налоги необходимо удерживать.

Сообщение о новом найме

В соответствии с Законом о согласовании личной ответственности и возможностей работы от 1996 года вы должны сообщать о новых нанятых сотрудниках в справочник штата в течение 20 дней после приема на работу. Вы должны предоставить следующую информацию: имя работодателя, адрес и федеральный идентификационный номер работодателя, а также имя, адрес, номер социального страхования и дату приема на работу сотрудника.

Каждый штат штата отличается, поэтому, пожалуйста, ознакомьтесь с конкретными требованиями вашего штата, посетив этот каталог на SBA.губ.

Решайте, когда и как платить сотрудникам

Хотя Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует, чтобы работодатели платили сотрудникам за оплачиваемое время, отработанное по мере выплаты, он не требует частоты выплат. Однако в большинстве штатов устанавливается график выплаты зарплаты еженедельно, раз в две недели или раз в полмесяца. Например, в таких штатах, как Небраска и Пенсильвания, работодатель может назначать дни зарплаты. Такие штаты, как Аризона, усложняют ситуацию, требуя от работодателей платить сотрудникам дважды в месяц, но с интервалом в 16 дней.

Ознакомьтесь с законами, касающимися установленных государством минимальных дней выплаты заработной платы, посетив эту страницу в FindLaw.

Изучив правила своего штата, вы можете настроить периодичность начисления заработной платы, которая лучше всего подходит для вашего бизнеса. Еженедельные чеки обычно выдаются каждую пятницу, а ежемесячные чеки могут выдаваться первого числа каждого месяца. Двухнедельные и полумесячные платежные чеки могут быть немного более запутанными, поэтому вот основные отличия:

Двухнедельная зарплата — это платежные дни, которые выпадают каждые 26 раз в год, то есть каждую вторую пятницу.
Заработная плата полумесяца — это дни выплаты зарплаты, которые происходят 24 раза в год, это может быть 15-й и последний день каждого месяца.

FLSA также позволяет вам определять, как вы хотите платить своим сотрудникам. Наличные, чеки, денежные переводы и прямые депозиты являются приемлемыми формами оплаты. Вам даже разрешается соблюдать требования к минимальной заработной плате, компенсируя служащим едой, жильем и коммунальными услугами.

Работодателям не разрешается платить сотрудникам ваучерами, купонами, скидками или жетонами.

Объяснение удержаний

В этом руководстве вы встретите множество упоминаний о различных удержаниях, которые производятся из вашей зарплаты. Вот более подробный анализ этих удержаний, чтобы сотрудники могли понять, что изымается из их зарплат и какие работодатели несут ответственность за удержания.

Федеральная налоговая . Это федеральный налог, взимаемый с каждой зарплаты. Процент зависит от того, сколько вы зарабатываете ежегодно, и от вашего семейного положения.Так что, если вы не замужем и зарабатываете от 36 901 до 89 350 долларов, то 25% вашего чека идет на федеральный налог.
Государственная пошлина. Это сумма, взимаемая государством, в котором вы проживаете. Налоговый фонд — полезный ресурс, чтобы узнать о налоговых ставках в вашем штате или местности .
FICA . Закон о федеральных страховых взносах требует, чтобы все работодатели удерживали налоги из фонда заработной платы сотрудников программ социального обеспечения и медицинской помощи. Работодатели также выплачивают такую же сумму удержания.Если вы работаете на себя, вы несете ответственность за уплату налогов согласно Закону о взносах самозанятых лиц (SECA). Имейте в виду, что налоги на социальное обеспечение меняются ежегодно и в настоящее время составляют 6,2%. Medicare составляет 1,45%.
Безработица . Федеральный закон о безработице (FUTA) был принят для выплаты компенсации работникам, потерявшим работу. Ставка FUTA составляет 6,0%. Существует также Закон о государственном налоге на безработицу (SUTA). Вы можете просмотреть этот каталог, чтобы узнать ставку SUTA в вашем штате.
Здравоохранение .У многих сотрудников страхование здоровья будет вычтено из общей суммы либо до, либо после налогообложения. Большинство работодателей предлагают своим сотрудникам медицинское страхование.
Жизнь . Работодатели могут предлагать своим сотрудникам страхование жизни. Обычно это небольшая сумма, которую вывозят примерно два раза в год.
Выход на пенсию . Вы также можете получить процент от вашей зарплаты при выходе на пенсию. Вы можете выбрать эту сумму и место для взноса, например 401 (k), или ваш работодатель может автоматически вычесть определенную сумму.
FSA . Счет с гибкими расходами — это специальный счет, на который вы вносите деньги для оплаты медицинских расходов из собственного кармана. С этих денег не нужно платить налоги.
ESOP . Опционная программа для сотрудников — это преимущество, которое предоставляют некоторые организации. Здесь вычитается процент от зарплаты и используется для покупки акций компании.
Разное . Некоторые организации могут вычитать из зарплаты униформу, питание, оборудование, обучение или членские взносы.

Могут быть другие вычеты в зависимости от того, какие другие льготы предлагаются. Однако имейте в виду, что независимо от того, сколько удерживается из зарплаты, вам необходимо знать разницу между заработной платой брутто и оплатой нетто.

Заработная плата брутто — это сумма зарплаты до вычета налогов. Если вы работаете с почасовой оплатой, то ваша валовая заработная плата будет равна количеству отработанных часов, умноженному на сумму денег, которую вы заработали за час. Если вы зарабатываете 10 долларов в час и проработаете двадцать часов, ваша зарплата брутто составит 200 долларов.Если вам выплачивают зарплату, ваша валовая заработная плата будет равна вашей годовой зарплате, разделенной на количество зарплат, которые вы получаете за год. Например, если ваша зарплата составляет 65 000 долларов и вы получаете 26 зарплат в год, ваша валовая заработная плата будет примерно 2500 долларов в месяц.

Чистая зарплата — это сумма денег, оставшаяся после вычета всех упомянутых выше удержаний.

Расчет заработной платы, когда вы не можете платить сотрудникам

Что произойдет, если вы — владелец бизнеса, который не может платить своим сотрудникам, когда наступает день выплаты зарплаты? Вот несколько вариантов, которые вы, возможно, захотите рассмотреть, если это когда-нибудь случится с вами, чтобы вы все еще могли компенсировать трудолюбивым членам вашей команды.

Будьте авансом. Неспособность производить платежную ведомость может быть очень неприятной. Но будет справедливо, если вы заранее проинформируете своих сотрудников. Лучше дать им пару недель на то, чтобы выяснить свое финансовое положение или найти другую работу, чем сообщить им об этом в день зарплаты.
Найди деньги. Если вы не можете произвести расчет заработной платы, вам нужно найти способы немедленно получить средства. Вы можете занять деньги у друзей, семьи или взять ссуду. Возможно, вам придется исчерпать свои кредитные карты или приостановить выплату собственной зарплаты.Вы можете обратиться к займам SBA, продаже / обратной аренде или даже к краудсорсингу для финансирования денег, необходимых для оплаты труда сотрудников.
Используйте свои ресурсы. Что, если клиент должен вам 30 000 долларов? Свяжитесь с клиентом и скажите, что вы погасите долг, если он заплатит вам половину этой суммы сегодня. Хотя это повредит вашим накладным расходам, вы, по крайней мере, сможете покрыть зарплату. У вас могут быть незавершенные счета-фактуры, оборудование для продажи, место для аренды или даже предложение скидок на свой инвентарь, чтобы быстро собрать дополнительные средства для расчета заработной платы.
Не шататься. Это противозаконно — платить сотрудникам только часть их зарплаты. Вместо этого откажитесь от своей зарплаты или попросите более высокооплачиваемых сотрудников пропустить день выплаты жалованья, чтобы платить менее оплачиваемым сотрудникам.
Отсрочка платежной ведомости. Подождите пять-семь дней после периода выплаты заработной платы, чтобы у вас было больше времени для сбора средств на заработную плату.
Вам все равно придется платить сотрудникам, которые делают чаевые. Если вы работаете в отрасли, где чаевые являются нормой, например в ресторане или баре, вы можете попросить сотрудников подождать пару дней, прежде чем обналичивать свою зарплату, или посмотреть, могут ли они подождать еще неделю для получения чека.Большинство сотрудников живут от зарплаты до зарплаты, но, поскольку они дают чаевые, они могут быть готовы вам помочь. Это не дает вам разрешения не платить им. Вы по-прежнему обязаны платить сотрудникам, получающим чаевые.
Реструктуризация бизнеса. После того, как вы научились рассчитывать платежную ведомость, вам нужно внимательно изучить свою бизнес-модель и определить, как можно сократить накладные расходы, чтобы этого больше не повторилось.
Сбор неоплаченных счетов. Выставление счетов должно быть приоритетом для вашего бизнеса, и вы никогда не должны допустить, чтобы счет был просроченным.Если счет просрочен, свяжитесь с клиентом и напомните ему, что счет просрочен. Вы даже можете предложить скидку при оплате в течение недели. Если ничего не помогает, вам, возможно, придется подать на клиента в суд, чтобы передать его коллекторскому агентству.

В конечном итоге вам нужно увеличить денежный поток вашего бизнеса, если вы не закрываете его полностью. Вот несколько рекомендуемых способов вернуть этот денежный поток, чтобы вы снова могли справиться с расчетом заработной платы.

Расчет заработной платы .Факторинг заработной платы — это когда вы продаете свою дебиторскую задолженность банку или кредитному агенту в обмен на денежный аванс, который затем будет использован для оплаты ваших сотрудников. Преимущество заключается в том, что вы можете быстро получить деньги для выплаты заработной платы, но кредитная компания предоставит вам только процент от суммы, которая вам должна была быть указана в ваших счетах.
Вести переговоры с поставщиками . Спросите, предоставят ли ваши поставщики скидку, если вы оплатите счет раньше. Даже скидка в 1% может быстро накапливаться.
Сокращение запасов . Сосредоточьтесь только на инвентаре, который будет продаваться быстро. Непроданные запасы истощают ваш бизнес.
Расширьте свой рынок . Есть ли новые рынки, географически или демографически, на которые может выйти ваш бизнес? Есть ли новые продукты или услуги, которые вы можете предложить? Ищите новые рыночные возможности, которые помогут вашему бизнесу расти.

Даже если вы честно рассказываете о своих финансовых проблемах, а ваши сотрудники понимают и готовы работать с вами, вы все равно обязаны по закону платить им.В каком бы направлении вы ни пошли, чтобы платить своим сотрудникам, убедитесь, что это не запрещено в вашем штате. Но, если вы столкнетесь с этой проблемой, быстро исправьте ее. Она не исчезнет, если вы захотите, дождитесь или проигнорируете проблему. Быстрые, решительные действия и удача — это самый быстрый способ решить такую проблему.

Основы выставления счетов

Фактурирование и расчет заработной платы взаимосвязаны. Счета-фактуры не только являются основной частью бухгалтерского отдела компании, но и необходимы для поддержания положительного денежного потока, который можно использовать для выплаты заработной платы.

Если вы никогда не составляли счет-фактуру, есть важные компоненты, необходимые для своевременной оплаты вашего бизнеса.

Поскольку ваш счет является официальным документом вашей компании, он должен отражать ваш бренд. Ваш счет может содержать те же цвета и формулировки, которые уже используются в вашей организации. Полезно добавить свой логотип, чтобы клиенты могли сразу узнать, кто отправил счет. Если ваша компания называется Legal Eagles, возможно, вы захотите, чтобы счет-фактура отражал ваш профессионализм, написав условия на английском языке юриста.Если ваша компания более необычная, то было бы неплохо, если в счете будет использоваться более простой язык.

Юридическая структура и налоговые аспекты

В счете-фактуре может быть указан ваш корпоративный юридический статус — в Европе счета-фактуры будут включать НДС, если они зарегистрированы. В США наиболее распространены следующие формы бизнеса:

Sole Proprietorships . Это тот, кто сам владеет бизнесом.
Партнерство . Два или более человека, владеющих или управляющих бизнесом.
Корпорации . Это когда акционеры обменивают деньги, собственность или и то, и другое на акционерный капитал корпорации.
Корпорации . Это корпорации, которые передают корпоративные доходы, убытки, вычеты и кредиты через своих акционеров.
Общество с Ограниченной Ответственностью (ООО) . Структура бизнеса разрешена государственным законом. (Эти правила различаются в зависимости от штата.)

Причина, по которой вы должны знать о своей бизнес-структуре и включать ее в свой счет, заключается в том, что каждая компания должна заполнить правильные формы и подать их в IRS, чтобы они могли соответствовать правильным налоговые обязательства.

Говоря о налогах, вы также должны определить, обязаны ли вы включать налог с продаж. Это зависит от отрасли, в которой вы работаете, и от штата, в котором расположен бизнес. Если вы работаете в сфере услуг, в большинстве штатов допускается освобождение от налога с продаж.

Установление условий

Перед тем, как начать проект, вы и клиент должны согласовать объем работ, сроки, размер и размер оплаты. Вы также должны обсудить, что произойдет, если вам начисляются дополнительные расходы, и будет ли работа храниться до тех пор, пока оплата не будет произведена.Другие детали, такие как депозиты, штрафы за просрочку платежа и налоги, также необходимо учитывать.

Хотя контракт не обязательно должен быть письменным, вы должны записать его условия — даже электронная почта будет работать, чтобы у вас были доказательства для защиты как работника, так и работодателя.

Что должен включать счет-фактура?

Компании и фрилансеры должны включать следующие элементы для более эффективного и профессионального счета:

Слово «счет-фактура» должно быть вверху документа.
Основная информация о компании: название, адрес, контактный номер и номер компании. Вам также необходимо указать имя и адрес клиента.
Идентификационный номер счета для ваших записей; это упрощает отслеживание счетов. Используйте другой номер счета, начиная с 001 и постепенно увеличивая его.
Подробная информация о предоставляемых продуктах и услугах.
Дата доставки и дата отправки счета.
Подробная разбивка задач, из которых состоит проект, чтобы клиент мог точно видеть, за что он вам платит.Если вы заряжаете по часам, вам следует указать, сколько времени вам потребовалось для выполнения определенных задач.
Окончательная сумма к оплате.
Реквизиты платежа, такие как PayPal, чек, прямой депозит и т. Д.
Срок оплаты; используйте простой английский язык, например «Обратите внимание, что платеж должен быть произведен до 21.10.2015 или ранее», а не «нетто 30» или «К оплате при получении».

Своевременная оплата

Своевременная оплата начинается с вашей системы выставления счетов. Если вы используете эффективное программное обеспечение для выставления счетов, такое как Due.com, тем быстрее вы получите деньги, что обеспечит положительный денежный поток. С помощью системы выставления счетов вы можете быстро создавать и отправлять счета. Если у вас есть постоянные клиенты, вы можете сохранить их контактную и платежную информацию, чтобы вам просто нужно было заполнить данные нового счета. Кроме того, вы можете настроить автоматизированную систему выставления счетов, чтобы каждый месяц с кредитной карты или банковского счета клиента автоматически списывалась сумма, которую они вам должны.

Вот еще несколько способов гарантировать своевременную оплату вашего счета.

Рассылайте счета часто или сразу после завершения проекта.
Знайте график платежей своего клиента. Если он приходится на 15-е число месяца, отправьте счет в этот день.
Предложите несколько форм оплаты, например чеки, кредитную карту или PayPal.
Отправить клиенту напоминание до наступления срока платежа.
Предложите клиенту скидку на платежи, которые производятся в срок оплаты счета или раньше, например 10% от общей суммы, подлежащей оплате.
Включите штрафы за просрочку платежа или проценты, если платеж не будет произведен в установленный срок.
Разбейте проект на этапы и выставьте счет по достижении каждого этапа, например, 50% вниз, 25% на полпути и 25% после завершения. Это может упростить оплату для клиента, поскольку ему не нужно совершать более крупные платежи, и позволит поддерживать поток денежных средств в вашем бизнесе, пока вы работаете.

Каждый владелец бизнеса и работодатель должны быть знакомы с основами выставления счетов, даже если они сами не обрабатывают счета.Если вы являетесь независимым подрядчиком, например, писателем-фрилансером или консультантом, вам следует особенно хорошо разбираться в выставлении счетов, поскольку это будет задача, которую вам придется выполнять самостоятельно, если вы хотите получать деньги за свои услуги.

Ведите расчет заработной платы внутри компании или через аутсорсинг?

Компании нередко передают функции по расчету заработной платы на аутсорсинг. Благодаря техническому прогрессу, расчет заработной платы становится все проще проводить внутри компании. Чтобы помочь вам принять это решение, вот преимущества ведения расчета заработной платы внутри компании вместо передачи этой функции на аутсорсинг.

Преимущества внутреннего расчета заработной платы

Независимо от того, нанимаете ли вы кого-то из своих сотрудников для обработки и управления расчетом заработной платы или используете программное обеспечение для самостоятельного расчета заработной платы, внутреннее ведение расчета заработной платы имеет следующие преимущества:

Доступ к данным. У вас есть немедленный доступ к своей финансовой информации, когда она вам понадобится, вместо того, чтобы просить кого-то получить эти данные.
Может быть дешевле . Владельцам малого бизнеса может быть дешевле провести расчет заработной платы самостоятельно или нанять кого-то на неполный рабочий день, вместо того, чтобы отдавать ее на аутсорсинг.
Возможно, вы уже делаете работу . Возможно, вы уже являетесь лицом, выписывающим чеки, и, возможно, кто-то уже отслеживал часы работы сотрудников или заполнял соответствующие налоговые формы. Зачем вам платить кому-то за работу, которую вы уже делаете сами?

Преимущества аутсорсинга расчета заработной платы

Для крупных предприятий они могут легко поддержать подразделение расчета заработной платы. Это также может относиться к владельцам малого бизнеса, которые предпочитают передавать расчет заработной платы на аутсорсинг по следующим причинам:

Точно.Ошибки при расчете заработной платы случаются часто, и бизнес может не знать налоговых кодексов. Эксперты по начислению заработной платы осведомлены обо всех налоговых кодексах и в курсе любых изменений, а также могут легко исправить любые ошибки.
Экономит время . Владельцы бизнеса, большие или малые, могут не иметь времени для самостоятельного расчета заработной платы. Аутсорсинг заработной платы позволяет им сосредоточиться на ведении бизнеса.
Может иметь долгосрочную экономию . 46% владельцев малого бизнеса сообщили, что они тратят от 100 до 500 долларов в месяц на аутсорсинговую компанию по расчету заработной платы.В долгосрочной перспективе это может быть более доступным, чем платить ежемесячную плату за программное обеспечение для расчета заработной платы, нанимать кого-то для координации расчета заработной платы или дополнительно беспокоиться о изучении всех различных налогов и правил, связанных с расчетом заработной платы.

Есть плюсы и минусы как для ведения платежной ведомости внутри компании, так и для передачи ее другой компании. Решая выяснить, какой вариант вам следует выбрать, убедитесь, что вы выбрали тот, который лучше всего подходит для вашего бизнеса. Сколько у вас сотрудников? У вас несколько мест? Какая у вас бизнес-структура? Вы предлагаете льготы? Владелец малого бизнеса с пятью сотрудниками, вероятно, не нуждается во всех надежных функциях ADP.

Также нужно подумать о расходах. Тратить 1500 долларов на программное обеспечение для расчета заработной платы чрезвычайно дорого для владельца малого бизнеса, который, возможно, сможет передать расчет заработной платы сторонним организациям по более выгодной цене. Есть ли дополнительные сборы, о которых вы не знаете?

Если вы все еще не уверены, выберите поставщика программного обеспечения для расчета заработной платы и опробуйте его. Если услуга удовлетворяет ваши потребности, продолжайте использовать ее для расчета заработной платы. Если это не сработает, вы можете передать расчет заработной платы на аутсорсинг.

.
Заработная плата меняется — Модернизация PAYE
Заработная плата меняется — Модернизация PAYE — Бухгалтер онлайн
Главная / Блог / Расчет заработной платы / Введение в модернизацию PAYE — Все, что вам нужно знать
Модернизация PAYE, или планирование в реальном времени, была представлена как новая система заработной платы в Ирландии в январе 2019 года.
Но как эти изменения повлияют на вас?
Если вы являетесь работодателем, вам необходимо знать и применять изменения. Если вы являетесь сотрудником, вы больше не будете получать такие формы, как P60 или P45.
Изменения означают, что фонд заработной платы перемещается в 21 ^г. век. Расчет заработной платы будет производиться в режиме онлайн, что позволит вашим сотрудникам видеть ваши зарплаты и налоги в режиме реального времени на веб-сайте Revenue.
Вам необходимо сообщить о налогах и выплатах вашим сотрудникам в налоговую службу не позднее дня их выплаты.
Новое уведомление о заработной плате с доходов (RPN) дает работодателям информацию, необходимую им для удержания налогов со своих сотрудников. Это заменяет текущий сертификат налогового кредита P2C.
У каждого сотрудника в компании теперь будет уникальный номер. Он называется идентификатором занятости и включается в платежную ведомость и RPN. Этот номер поможет идентифицировать любого, кто закончил и начал работать в том же году в той же компании. Это также поможет отличить любого, кто имеет несколько рабочих мест в бизнесе.
Будет введен сертификат о заработках и отчислениях. Это заменяет существующие формы подачи документов, такие как P60s, P45s и P30s. Вы также можете найти этот сертификат в My Account на веб-сайте Revenue.
Как сотрудник, вы должны настроить «Мой аккаунт» на веб-сайте Revenue. Моя учетная запись показывает вам доступные вам налоговые льготы, свидетельство о доходах и удержаниях и информацию о ваших налогах. Создавать учетную запись не обязательно, но она будет вам полезна.
MyAccount
Каждый работодатель должен зарегистрироваться на MyAccount на Revenue.ie. Вы должны сообщать о доходах своего сотрудника на MyAccount . Вы также можете просмотреть свое обязательство «Плати как заработок» на странице MyAccount .
Отчетность по выручке
В день выплаты заработной платы или до нее вам необходимо отчитаться;
— сумма, которую они выплачивают,
— дата выплаты и
— сумма удержанного налога.
Программное обеспечение для расчета заработной платы
Если вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы, есть два способа сообщить в отдел доходов;
Прямая отчетность по заработной плате : это означает, что ваше программное обеспечение для расчета заработной платы будет автоматически передавать информацию о сотрудниках в Revenue.
ROS Payroll Reporting : вы можете загружать файлы, созданные в вашем программном обеспечении для расчета заработной платы, в ROS.
Вы можете поговорить со своим поставщиком программного обеспечения и бухгалтером о новых способах отчетности с помощью программного обеспечения.
Если вы не используете программное обеспечение, вы сможете заполнить форму в ROS с помощью уведомлений о доходах и заработной плате (RPN).
Вам нужно будет внести изменения в модернизацию PAYE, только если вы;
Имейте сотрудников на гибкой заработной плате
Теперь вам нужно знать, сколько будут платить вашим сотрудникам до того, как им заплатят .Итак, если ваши сотрудники получают почасовую оплату, вам нужно будет определить, сколько часов они будут работать в течение периода оплаты, и сообщить об этом в налоговую службу.
Отчет о заработной плате вручную
Если вы составляли отчет вручную, вам необходимо перейти в онлайн. Если это не вариант для вас, вы можете поручить расчет заработной платы компании с хорошей репутацией.
1. Поддерживайте актуальность файлов заработной платы
Отдел налоговых инспекций проведет проверки на месте, чтобы убедиться, что ваша платежная ведомость актуальна и внесена в отчет.
2. Вы можете настроить прямой дебет с выручкой
Это позволяет Revenue автоматически удалять налоговые платежи с вашего счета, сокращая часть вашей работы. Вы можете поговорить об этой опции со своим бухгалтером или поставщиком заработной платы.
3. Настройте MyAccount
Чтобы вы могли сообщать о доходах своих сотрудников, а они могли просматривать свои доходы и налоги.
4. Программное обеспечение для бухгалтерского учета
Убедитесь, что все сотрудники правильно настроены в вашем программном обеспечении для бухгалтерского учета, прежде чем они должны будут получать оплату.
Наши специалисты по заработной плате в курсе последних событий по модернизации PAYE и могут позаботиться о заработной плате вашего бизнеса за вас от 41 евро + НДС в месяц.
Пожалуйста, заполните форму ниже, чтобы получить предложение по нашим услугам по расчету заработной платы.
Авторские права
© Copyright 2020 Accountant Online
Закрыть
Принятие файлов cookie
Этот сайт использует файлы cookie для лучшего просмотра. Узнайте больше о том, как мы используем файлы cookie и как их отключить, посетив наша политика в отношении файлов cookie.Если ты доволен — есть ли у нас ваше согласие?
Согласен.
Аутсорсинг расчета заработной платы: что нужно знать
Что такое аутсорсинг расчета заработной платы?
Как и большинство работ, которые вы не хотите или не можете делать, есть специалисты, которые снимут с ваших рук платежную ведомость. Поставщики заработной платы могут делать все: от расчета заработной платы и удержаний до перевода денег на счет вашего сотрудника и подачи соответствующих налогов. Или они могут просто выполнять часть работы, в зависимости от того, что вам нужно и что вы можете себе позволить.
Почему аутсорсинг расчета заработной платы
Расчет заработной платы может быть сложным и трудоемким.Кроме того, существует множество юридических требований, а это означает, что есть серьезные риски сделать что-то не так. По этим причинам многие владельцы бизнеса предпочитают доверить это экспертам. Это дает им больше времени и дополнительное спокойствие.
Кроме того, провайдеры заработной платы часто могут рассчитывать вашу зарплату по относительно низкой цене, поскольку они используют программное обеспечение для автоматизации многих связанных с этим задач.
Чем занимаются провайдеры заработной платы?
Поставщики заработной платы могут предлагать различные уровни обслуживания, которые вы можете выбрать в зависимости от того, что вам нужно.Но обычно все они способны:
отработка заработной платы (включая льготы и компенсации)
за вычетом подоходного налога с сотрудников и, если применимо, налога на заработную плату
любые другие вычеты, такие как пенсионные взносы
подача (и даже уплата) налогов в АТО
выплаты работникам
ведение учета заработной платы
Виды платежной ведомости
Поставщики услуг по расчету заработной платы бывают разных форм и размеров.Это могут быть бухгалтеры или бухгалтеры или специализированные компании по расчету заработной платы. Некоторые провайдеры могут лучше справляться с небольшими заработными платами, в то время как другие нацелены на крупный бизнес.
Они также различаются уровнем предоставляемых услуг и способами их предоставления. Есть две большие категории.
1. Поставщик полного цикла заработной платы
Поставщик услуг по расчету заработной платы с полным спектром услуг управляет вашей платежной ведомостью от начала до конца — все, что вам нужно сделать, это предоставить им данные о своем бизнесе и сотрудниках.Они заботятся обо всем остальном.
Заработная плата с полным комплексом услуг обычно проще, но, как и следовало ожидать, это стоит дороже. Вам также нужны хорошие системы для обмена информацией. Им необходим своевременный доступ к табелям учета рабочего времени (для почасовых работников) и уведомление об изменениях условий найма или налогового статуса работника.
2. Провайдеры заработной платы своими руками
Многие провайдеры берут на себя самые трудные части расчета заработной платы, оставляя вам базовое администрирование. Например, вы можете записывать время и посещаемость, а также вести учет сотрудников.Но они рассчитают все выплаты, налоги и прочие отчисления. И они установят для вас программное обеспечение, которое упростит ваши задачи.
Как выбрать хорошего поставщика услуг по расчету заработной платы
Расчет заработной платы — важная часть вашего бизнеса. Вы захотите сделать это правильно и выбрать поставщика, который соответствует вашим потребностям. Вот что следует учитывать при выборе поставщика зарплаты:
Получите необходимый уровень обслуживания
Убедитесь, что ваш провайдер предоставляет правильный уровень обслуживания — вы не хотите платить за то, что вам не нужно.Поймите, за что вы платите, что вам нужно будет решить внутри компании и сколько вы заплатите за дополнительные услуги.
Регулярно проверяйте сведения о сотрудниках
Спросите, какие у них процессы проверки и обновления информации о сотрудниках. Изменение данных сотрудника может повлиять на отчисления и юридические требования, поэтому провайдеры должны проявлять бдительность при их обновлении.
Работайте с тем, что у вас есть
Узнайте, на что способно ваше бухгалтерское программное обеспечение.Возможно, у вас уже есть средства для автоматизации расчета заработной платы — возможно, вам просто нужна помощь бухгалтера, который знаком с вашим программным обеспечением.
Правильный аутсорсинг расчета заработной платы
При аутсорсинге расчета заработной платы часто сводится к тому, что является наиболее эффективным и рентабельным для вашего бизнеса. Перед принятием решения полезно выполнить домашнюю работу и оценить потребности своего бизнеса. Если вы выберете подходящего поставщика, вы будете тратить меньше времени на размышления о заработной плате и больше времени на то, что у вас получается лучше всего — на управление и развитие своего бизнеса.
.
Как настроить расчет заработной платы в качестве нового работодателя

Когда вы владеете бизнесом, вы отвечаете за найм сотрудников. Высококлассные сотрудники могут помочь вам оптимизировать бизнес-процессы, добавить инновационные идеи и развить ваш бизнес. Прежде чем вы начнете беспокоиться о стратегии поиска кандидатов или найме своего первого сотрудника, вам нужно немного разобраться в системе заработной платы.
Большинство владельцев бизнеса являются экспертами в своей отрасли, а не в сфере заработной платы.Настройка и ведение расчета заработной платы может показаться утомительным, но если у вас появятся дополнительные руки, помогающие вести бизнес, все это того стоит.
Прочтите, чтобы узнать об обязанностях вашего работодателя, например о том, как настроить расчет заработной платы и удерживать налоги из заработной платы сотрудников. В Patriot Software мы являемся экспертами по начислению заработной платы, поэтому просмотрите ссылки в этой статье, чтобы получить от нас более подробную информацию о различных аспектах настройки платежной ведомости.
Как настроить расчет заработной платы
Если вы хотите нанять сотрудников на своем предприятии, вам необходимо сначала настроить расчет заработной платы.Чтобы вести расчет заработной платы, вам необходимо создать систему; вы хотите рассчитывать заработную плату вручную, использовать программное обеспечение или нанять бухгалтера?
Упорядочивание деловых документов упростит процесс расчета заработной платы. Чтобы настроить расчет заработной платы для вашего бизнеса, вам потребуется немного информации о вашей компании и новых сотрудниках.
Деловая информация
Чтобы настроить расчет заработной платы, вам необходимо иметь идентификационные номера. Вам необходимо подать заявление на получение EIN (сокращенно от идентификационного номера работодателя), который вы можете получить в IRS.EIN — это девятизначный номер, который идентифицирует вашу компанию. Он понадобится вам, когда вы будете сообщать о налогах или отправлять в правительство любую налоговую информацию.
Для уплаты федеральных налогов вы можете создать учетную запись электронной системы федеральных налоговых платежей (EFTPS). Таким образом, вы сможете совершать безопасные платежи в Интернете или по телефону.
Вам также необходимо зарегистрироваться в департаменте труда вашего штата. Вам понадобится новая учетная запись для отчетов о найме, чтобы сообщать штату о новых сотрудниках. В зависимости от местоположения вашего предприятия вам также могут потребоваться государственные и / или местные идентификационные номера.И не забудьте получить страховку компенсации работникам.
Информация о сотруднике
Чтобы настроить платежную ведомость, вам необходимо иметь информацию о каждом новом сотруднике, включая имя, адрес и номер социального страхования. Вам также понадобится налоговая информация, такая как статус их подачи и сведения о текущих отчислениях и взносах.
Новые сотрудники должны заполнить форму W-4 (также известную как Лист личных надбавок), чтобы ее можно было настроить в вашей системе расчета заработной платы. Форма W-4 поможет вам определить размер федерального подоходного налога, удерживаемого из заработной платы каждого сотрудника.
Сотрудникам также необходимо будет заполнить форму I-9 при приеме на работу, но эта форма не влияет на расчет заработной платы. Однако он подтверждает право сотрудника на работу в США, поэтому он важен для приема на работу. В некоторых штатах также требуется E-Verify, система, которую вы можете использовать, чтобы убедиться, что сотрудники имеют право работать в США.
Платежная информация
Не забывайте одну из самых важных частей настройки заработной платы — размер и частоту оплаты. Будет ли работник получать почасовую оплату или зарплату? И как часто вы будете им платить (еженедельно, раз в две недели, ежемесячно)?
Вам понадобится система управления посещаемостью для отслеживания рабочего времени сотрудников, сверхурочной работы и оплачиваемого свободного времени.И вам необходимо знать, освобождены ли ваши сотрудники от уплаты налогов или нет. Если сотрудник имеет право на получение статуса освобождения, вы не платите ему сверхурочные. Чтобы узнать больше, проконсультируйтесь с Министерством труда США. Организуйте свою платежную ведомость, чтобы она оставалась эффективной и соответствовала требованиям законодательства.
Чтобы вести расчет заработной платы, вам необходимо знать, как вы планируете платить сотрудникам. Вы можете выбрать один из нескольких различных типов оплаты, включая чеки, прямой депозит, зарплатные карты и даже наличные. Если вы платите прямым переводом, собирайте банковскую информацию от новых сотрудников.
Как обращаться с налогами
Чтобы соответствовать требованиям IRS при расчете заработной платы, вам необходимо ознакомиться с удержанием налогов на заработную плату. Каждый платежный период вам нужно будет удерживать налоги из валовой заработной платы каждого сотрудника.
Хотя это может показаться устрашающим, работать с налогами проще, если вы знаете, какие виды налогов вам необходимо удерживать. И вам также необходимо знать, что делать с деньгами после того, как вы их удержите.
Какие налоги нужно удерживать?
Как владелец бизнеса, вы обязаны удерживать налоги из заработной платы сотрудников.Удерживайте федеральный подоходный налог, подоходный налог штата и местный налог (если применимо) и налог FICA.
Федеральный подоходный налог
Вы должны удержать федеральный подоходный налог в зависимости от количества пособий, заявленных сотрудником в форме W-4.
Публикация 15 IRS — отличный ресурс, если вы решите научиться рассчитывать заработную плату вручную. Вы можете выбрать одну из двух таблиц удержания подоходного налога, чтобы помочь вам определить сумму удержания: метод диапазона заработной платы или метод процентного соотношения. Программное обеспечение для расчета заработной платы автоматически рассчитает для вас налоги.
Что означает освобождение от уплаты налогов в форме W-4 сотрудника? При определенных обстоятельствах некоторые из ваших сотрудников могут освобождаться от уплаты налогов, что означает, что вы не удерживаете федеральный подоходный налог из их заработной платы. Форма W-4 сотрудника сообщает вам, освобожден ли сотрудник от налогов. Они должны ежегодно предоставлять вам новую форму W-4 к установленному сроку, чтобы сохранить статус освобождения.
Государственный и местный подоходный налог
В зависимости от штата, в котором вы ведете бизнес, вам может потребоваться удержать государственные налоги из заработной платы ваших сотрудников.Кроме того, в некоторых населенных пунктах требуется дополнительный налог на прибыль.
Чтобы узнать, нужно ли вам удерживать подоходный налог штата или местный налог из заработной платы сотрудников, вам нужно будет уточнить в своем штате.
Налог FICA
Налог
FICA (Федеральный закон о страховых взносах) включает в себя два типа налогов: налоги на социальное обеспечение и медицинские услуги. И работодатель, и работник вносят равный вклад в налог FICA. Это означает, что вы будете удерживать определенный процент из заработной платы вашего сотрудника и вносить соответствующий процент.
Каждый год ставка налога FICA может изменяться. В настоящее время ставка налога на социальное обеспечение составляет 6,2 процента от валовой заработной платы каждого сотрудника. Налогом облагается только заработная плата до 127 200 долларов. Ставка Medicare в настоящее время составляет 1,45% (от всей заработной платы) от валовой заработной платы каждого сотрудника. Не забывайте, что вы также должны платить 6,2 процента и 1,45 процента от валовой заработной платы сотрудника в счет доли работодателя! Кроме того, вы должны удержать дополнительный налог на Medicare в размере 0,9 процента для заработной платы сотрудников, превышающей 200 000 долларов (125 000 долларов при раздельном браке или 250 000 долларов при совместной регистрации).Дополнительный налог на Medicare не оплачивается работодателем.
Налоги только для работодателей
Если у вас есть сотрудники, вам также необходимо платить федеральный налог по безработице (FUTA) и налог штата по безработице (SUTA). Но вы не будете удерживать эти налоги из заработной платы сотрудников.
Ваш штат сообщит вам вашу налоговую ставку SUTA. Налоговая ставка FUTA — это процент от заработной платы вашего сотрудника до определенной суммы. Большинство работодателей платят 0,6 процента от первых 7000 долларов, выплачиваемых каждому сотруднику в год, если только они не проживают в штате с сокращенным кредитом.
Что вы с ними делаете после удержания налогов?
Если к этому моменту у вас уже болит голова, значит, вы не одиноки. Работа с налогами на трудоустройство может быть сложной. Но не бойтесь — вы почти закончили понимать основы того, как обращаться с налогами на трудоустройство!
График внесения
После удержания налогов вам необходимо подать их и отправить в государственные налоговые органы. Чтобы узнать, как часто вы платите налоги, вы должны следовать графику депонирования, установленному IRS.
В отношении федерального подоходного налога и налогов FICA соблюдайте график депозита каждые две недели или месяц. Ваш график зависит от ваших общих налоговых обязательств, указанных в форме 941 в течение четырехквартального периода ретроспективного анализа. Вы должны вносить депозит ежемесячно, если в течение периода ретроспективного анализа вы сообщили о налогах в размере 50 000 долларов или меньше. Если вы сообщили о налогах на сумму более 50 000 долларов США, вы должны вносить депозит каждые пол недели. См. Инструкции к форме 941 для получения более подробной информации.
Депозит налоги FUTA ежеквартально. Даты квартального погашения: 30 апреля, 31 июля, 31 октября и 31 января.
Отчетность по налогам
Вам также необходимо указать налоги в государственных бланках. Сообщайте о федеральном подоходном налоге и налоге FICA (налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание) каждый квартал в форме 941. Вы также должны сообщать о налоге FUTA в форме 940, который подлежит оплате до 1 января каждого года.
Что касается подоходного налога штата и местного налога, а также налога SUTA, вам нужно будет получить совок в вашем штате. Ознакомьтесь с публикацией 15 IRS для получения дополнительной информации о внесении налогов и отчетности.
Вопросы, комментарии, проблемы?
Прежде чем вы сможете нанять сотрудников, вам нужно поработать с процессом настройки заработной платы.А когда у вас есть сотрудники, не забывайте удерживать, отчитываться и перечислять налоги. Чтобы оптимизировать расчет заработной платы, вы всегда можете рассмотреть возможность инвестирования в программное обеспечение для расчета заработной платы, которое соответствует потребностям вашего бизнеса. Некоторые системы программного обеспечения для расчета заработной платы удерживают, депонируют и регистрируют налоги. Все, что вам нужно сделать, это ввести информацию об удержании для ваших сотрудников.
Если у вас есть вопросы, вы всегда можете обратиться в местное налоговое управление. IRS также предоставляет ресурсы о налогах на занятость:
Вы могли подумать, что будет сложно понять юридические требования к найму новых сотрудников и ведению расчета заработной платы.Но вы же владелец бизнеса! Вы прошли через все трудности и решили заняться своей страстью. Настройка заработной платы будет управляемой, если у вас будет четкое представление о том, что делать.

Рэйчел Блейкли — автор контента в компании Patriot Software, LLC.В своих трудах она дает советы по бухгалтерскому учету, расчету заработной платы и малому бизнесу. Patriot Software предлагает доступное программное обеспечение для расчета заработной платы и бухгалтерского учета для малого бизнеса.
.