Что должен передать главный бухгалтер при увольнении: Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера

Что должен передать главный бухгалтер при увольнении: Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера

Передача дел при увольнении главного бухгалтера в 2020 году

Порядок расторжения договора с главбухом

Увольнение главбуха может произойти как по инициативе работодателя, так и по желанию специалиста. Если главбух сам принял решение об уходе из компании, он должен за 14 дней в письменном виде предупредить об этом работодателя. По договоренности сторон допускается прекращение контракта до завершения срока предупреждения об увольнении.

Расторжение договора с главбухом осуществляется в следующем порядке:

• заявление об уходе подписывается директором;
• наниматель издает распоряжение о приеме-передаче дел от главбуха;
• проводится проверка фин. отчетности и иной бухгалтерской документации;
• проведение процедуры приема-передачи текущих дел;
• директором издается приказ о прекращении договора с сотрудником;
• работника знакомят с приказом, документ подшивается к личному делу и регистрируется;
• на основании приказа составляется записка-расчет;
• в последний рабочий день производятся выплаты и выдается трудовая книжка.

Передача дел при уходе главбуха

ТК РФ не определен порядок передачи дел, так что делать это главный бухгалтер не обязан. Скорее, передача дел при увольнении главного бухгалтера проводится из-за профессиональной этики.

Согласно ФЗ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ответственность за организацию бухучета на предприятии лежит на его руководителе. Перед процедурой им издается приказ, который является основанием для ее проведения.

В нем указываются следующие сведения:

• по какой причине передаются дела;
• дата начала и окончания процедуры;
• Ф.И.О. увольняющегося бухгалтера и работника, ответственного за прием дел;
• указывается состав комиссии;
• сроки составления акта приема-передачи дел.

После этого проводится процедура приемки-передачи дел. Принимать дела может сам директор фирмы или комиссия.

Процедура состоит из следующих этапов:

• издание приказа о приеме-передаче дел;
• инвентаризация имущества и обязательств;
• проверка состояния учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов;
• приемка-передача дел с составлением описи;
• составление описи принимаемых дел и акта приемки-передачи.

Если увольняется главный бухгалтер, передача дел должна быть осуществлена до его последнего рабочего дня на предприятии. Если им было подано заявление об уходе, процедура передачи дел может составить две недели. Но если главбух не провел ее, работодатель не может отказать ему в увольнении.

Увольняющемуся сотруднику необходимо заранее привести в порядок все документы. Пристальное внимание нужно уделить тем бумагам, которые нужно передать в организации. Например, если одновременно с работником бухгалтерии увольняется алиментщик, что делать бухгалтеру? Во избежание неприятностей для компании исполнительный лист, который является бланком строгой отчетности, следует передать судебному исполнителю в трехдневный срок.

Ответственность за нарушения

Интересный вопрос: несет ли ответственность главный бухгалтер после увольнения? Если он допускал нарушения при исполнении своих рабочих обязанностей, за это законом предусмотрена административная и уголовная ответственность бухгалтера после увольнения.

Если говорить про материальную ответственность главного бухгалтера после увольнения, то он обязан возместить причиненный предприятию ущерб. Например, за несвоевременную уплату налогов на предприятие может быть наложен штраф. В случае этого уволенный специалист должен выплатить штраф и начисленные пени (ст. 15.5 КоАП РФ).

Как передать дела при смене главбуха

На предприятии меняется главный бухгалтер: прежний главбух должен сдать дела, а новый – их принять. Как правильно организовать прием-передачу бухгалтерской документации в той или иной ситуации? Buxgalter.uz разъясняет:

– Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего в действующем законодательстве четко не отражена. Тем не менее, чтобы уменьшить возможные негативные последствия, организация должна организовать такую процедуру.

Начнем с вопроса увольнения…

Когда можно уволить главбуха

Трудовой договор с главным бухгалтером может прекращаться по различным основаниям общего характера, они перечислены в ст. 97 ТК. Но есть и особое основание, применимое только к отдельным категориям работников, включая главбуха или работника, осуществляющего его функции:  смена собственника .

В соответствии с данной нормой прекратить трудовой договор со «старым» главбухом без его согласия может новый собственник предприятия. Увольнение по данному основанию допускается в течение 3-х месяцев со дня приобретения предприятия в собственность. Причем в этот срок не включаются «больничные», отпуска и другие периоды отсутствия главбуха на работе по уважительным причинам.

Новый собственник должен письменно (под роспись) предупредить сотрудника о предстоящем прекращении трудовых отношений минимум за 2 месяца или выплатить соразмерную компенсацию . Таким образом, с вопросом увольнения главбуха желательно определиться уже в течение первого месяца после смены собственника, чтобы еще осталось 2 месяца на срок предупреждения.

См. образец приказа.

Внимание

С некоторыми категориями сотрудников работодатель не вправе прекратить трудовой договор по своей инициативе (кроме случаев полной ликвидации предприятия), в том числе – и в связи со сменой собственника. Если главный бухгалтер – беременная женщина или у нее есть ребенок в возрасте до 3-х лет, уволить ее по данному основанию нельзя .

Для увольнения главбуха в связи со сменой собственника согласие представительного органа работников не требуется. Вместе с тем увольняемому нужно предложить другую работу, имеющуюся на предприятии, по правилам ч. 2 ст. 92 ТК.

Разумеется, главбух, как и любой другой работник организации, вправе уволиться по собственному желанию, ограничений на этот счет нет. В этом случае он должен письменно предупредить работодателя о своем намерении не позднее, чем за 2 недели до желаемой даты увольнения. 

Нужно ли создавать комиссию при приеме-передаче дел

Комиссия при назначении и освобождении от должности главбуха создается в бюджетных организациях.

В день приема-передачи комиссия составляет акт приема-передачи бухгалтерских дел, отражая в нем состояние учета, отчетности и архивных документов. При необходимости в состав комиссии могут включить представителей вышестоящих организаций и соответствующих финансовых органов .

В частных небольших организациях можно обойтись без создания спецкомиссии: дела передаются по акту приема-передачи дел в присутствии 2–3 работников. Акт и опись подписываются передающим и принимающим лицами, утверждаются руководителем и заверяются печатью организации.

Если передавать дела некому

Рассмотрим разные ситуации, которые могут сложиться на практике при передаче дел в связи с увольнением главного бухгалтера.

1. На освобождающуюся должность еще не нашли нового работника

Возможны два варианта:

1) можно передать документацию другому работнику бухгалтерии (например, заместителю главбуха). Впоследствии он передаст дела новому главному бухгалтеру;

2) если фирма – небольшая и уволенный главбух был там единственным бухгалтером, принять документацию может сам директор . Когда примут нового главбуха, директор передаст дела ему.

2. Потенциальный новый главбух найден

Здесь сложность для кадровика представляет процедура оформления трудовых отношений: два человека не могут одновременно работать на одной и той же должности. Как же тогда передать дела от «старого» главбуха к «новому»? В этом случае, пока «старый» главбух еще не уволен, его преемника можно принять на работу заместителем. После передачи дел прежнего сотрудника увольняют, а преемника переводят на его должность. Данная схема сопряжена с введением в штатное расписание должности заместителя главного бухгалтера, если ее раньше не было.

3. На освобождающуюся должность переводят другого сотрудника, например, экономиста

Здесь проблем быть не должно: до своего увольнения прежний главбух передает дела будущему преемнику, который пока занимает другую должность.

4. Провести прием-передачу бухгалтерской документации с участием прежнего главбуха до его увольнения не удалось в силу тех или иных причин

В этом случае новому главбуху желательно зафиксировать состояние дел и бухгалтерского учета в организации на момент заключения с ним трудового договора (например, в служебной записке на имя руководителя).

Также можно заключить договор на ведение бухгалтерского учета со специализированной организацией – аудиторской, организацией налоговых консультантов и т.п., оказывающей услугу по ведению бухгалтерского учета .

Как оформить прием-передачу

Для этого издается приказ с указанием конкретных лиц, участвующих в процессе приема-передачи дел.

Акт приема-передачи составляется в произвольной форме. К нему могут прилагаться описи (реестры):

• документов, которые находятся в бухгалтерии;
• документов с ошибками или неточностями, а также без подписей;
• перечень недостающих документов;
• замечания к бухгалтерской документации.

Акт и опись подписываются передающим и принимающим лицами, утверждаются руководителем и заверяются печатью организации.

 

Ленара ХИКМАТОВА,

эксперт «Нормы» по трудовому праву

Разъяснения экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений.

Увольнение главного бухгалтера по собственному желанию в 2020 и 2021 году

Трудовой кодекс РФ не предусматривает особой процедуры увольнения работника в зависимости от его должности. При увольнении главного бухгалтера по собственному желанию отработка времени до расторжения трудового договора производится на общих основаниях. Но в статье рассмотрим важные нюансы расторжения договора с этим ключевым для любого предприятия работником.

Главный бухгалтер, как и все, должен подать заявление не позднее чем за 2 недели до своего увольнения. При этом по договоренности с работодателем дата расторжения трудового договора может состояться как раньше, так и позже.

Уволить его в день, указанный в заявлении, обязаны при наличии следующих обстоятельств:

• зачисление в образовательное заведение;
• выход на пенсию;
• нарушение работодателем норм трудового права.

Порядок увольнения главного бухгалтера по собственному желанию

Событие вызывает немало вопросов в связи с высокой степенью профессиональной ответственности главбуха.

Поскольку Трудовой кодекс не прописывает процедуру передачи дел при увольнении, то в организации должен быть разработан свой порядок такой процедуры при смене ключевых сотрудников. Оптимальным решением станет передача дел новому главбуху по следующей процедуре:

• приказ руководителя о передаче дел с указанием участников процесса;
• фактическая передача дел;
• акт сдачи-приемки;
• инвентаризация, если работник, занимающий эту должность, был материально ответственным лицом.

Если на момент сдачи-приемки дел новый сотрудник на место увольняющегося не найден, то акт сдачи-приемки может подписать заместитель главного бухгалтера или непосредственно руководитель, который отвечает за организацию и ведение бухгалтерского учета.

Что конкретно должен передать главный бухгалтер при уходе

Несмотря на специфику, присущую различным организациям в вопросе должностных обязанностей, есть обязательные требования.

Вступая в должность, новому сотруднику следует получить от предшественника следующие документы:

1. Отчетность за последние 5 лет с отметкой о сдаче.
2. Бухгалтерские и налоговые регистры, подтверждающие отчетность.
3. Акт состояния расчетов с бюджетом.
4. Учетные политики за последние 5 лет.
5. Оборотный баланс за каждый месяц текущего налогового периода.
6. Инвентаризационные описи за последние 5 лет.
7. Перечень имущества, находящегося на ответственном хранении у главбуха (печати, ключи от сейфа, ЭЦП, БСО, оригиналы учредительных документов и т. д.).

---

Приказ о передаче дел

Увольнение главного бухгалтера | Как уволить главного бухгалтера? — Контур.Бухгалтерия

Главный бухгалтер — ведущий сотрудник организации. Главбух может покинуть рабочее место по своему желанию или по инициативе работодателя, которого не устраивает работник. Для увольнения главбуха нет особых указаний — он обычный сотрудник. Опирайтесь, как обычно на статьи 75, 76, 77, 79 и 81 ст. ТК РФ. Освободить главбуха от должности можно при следующих условиях:

• ликвидация фирмы;
• по собственному желанию;
• при нарушении трудового договора;
• при окончании срока действия срочного трудового договора;
• при несоответствии занимаемой должности.

Увольнение по собственному желанию

Если главный бухгалтер сам решил уйти из компании, он пишет заявление об увольнении на имя директора за 2 недели до ухода. Закон не разрешает директору удерживать бухгалтера на его должности, хотя часто руководители противодействуют уходу такого важного специалиста, по крайней мере, пока не найдут ему достойную замену. Но работнику достаточно зарегистрировать свое заявление в канцелярии — и через две недели он имеет полное право уйти с работы.

Лучше договориться с главбухом полюбовно и скорее искать нового сотрудника: тогда бухгалтер сможет передать ему дела и сообщить все бухгалтерские хитрости компании своему преемнику. Если преемника нет, уходящий главбух составляет письменные инструкции и пытается донести всю важную информацию до директора.

Увольнение по инициативе работодателя

Для увольнения главного бухгалтера по инициативе работодателя нужны основания из Трудового кодекса. Уволить бухгалтера из-за личной неприязни или несходства характеров не получится.

ТК предлагает большой список оснований для увольнения:

• невыполнение своих обязанностей;
• прогулы;
• появление на рабочем месте в алкогольном или наркотическом опьянении;
• нарушение пунктов трудового договора;
• сокращение должности или штата;
• несоответствие должности и др.

Если вы уволили главбуха с нарушением норм закона или внутренних актов компании, он может пойти в суд. Суд может принять сторону истца, и тогда вам придется восстановить бывшего сотрудника в должности, которую он занимал.

Увольнение по соглашению сторон

Увольнение по соглашению сторон инициирует работодатель или сам бухгалтер. Стороны обсуждают нюансы процесса, договариваются об условиях, компенсациях, сроках, оплате и что будет при нарушении соглашения. Например, что главбух работает, пока не будет найдет сотрудник на замену, а потом в течение двух дней передает ему дела. Соглашение оформляется в свободной форме — оно пригодится, если одна из сторон нарушит условия.

Порядок увольнения

Если это увольнение по собственному желанию или соглашению сторон, порядок такой:

1. Сотрудник подает заявление на имя директора. Пишет текст в свободной форме, кратко указывает причины увольнения, в конце ставит подпись и дату.
2. Руководитель соблюдает сроки увольнения: в общем порядке — две недели, на испытательном сроке — три дня, при соглашении сторон это договорной срок. Если работник уходит на учебу или пенсию — это срок начала учебы или пенсии. Если руководитель нарушил трудовое законодательство или локальные акты — работник указывает в заявлении срок на свое усмотрение, и его нужно соблюсти.
3. В последний день работы руководитель подписывает приказ об увольнении. Работника знакомят с ним под роспись.
4. В тот же день бухгалтерия оформляет справку о суммах заработка за последние два года работы. Она понадобится на новом рабочем месте.
5. Еще бухгалтерия оформляет документ с персонифицированными сведениями, которые отправлялись в ПФР за время его работы.
6. Запись об увольнении вносят в личную карточку по форме №Т-2.
7. Оформляют записку-расчет о прекращении трудовых отношений по форме №Т-61. С этим документом знакомить работника не надо.
8. Выдают зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие компенсации, если они положены.
9. Делают запись в трудовую книжку: номер записи, дата увольнения, причина увольнения со ссылкой на статью закона (“Трудовой договор расторгнут по желанию работника, п. 3 ст 77 ТК РФ”). Книжку, справку о доходах, перссведения и заверенные копии документов, которые мог попросить работник, выдают в последний рабочий день.

Если вы увольняете бухгалтера по сокращению должности, за прогулы или другие нарушения трудового распорядка, то вместо первых двух пунктов инструкции придется провести другие мероприятия — в каждом случае свои. После этого, начиная с пункта 3, действия те же самые.

Передача дел

При увольнении главбуха внесите в приказ пункт о передаче всех дел от старого бухгалтера к новому (или руководителю, если новый сотрудник пока не найден). Укажите в приказе срок окончания передачи дел.

Дополнительно придется провести инвентаризацию: издать еще один приказ, собрать комиссию и записать результаты в опись имущества компании.

Как избежать проблем при увольнении главного бухгалтера

Главбух имеет доступ к важным сведениям организации. Чтобы обезопасить себя, соблюдайте несколько условий.

• Увольняйте на законных основаниях по установленному порядку. Это поможет избежать судебных исков, если сотрудник посчитает себя уволенным не по праву.
• Составляйте грамотные договоры, в которых прописана ответственность бухгалтера за разглашение тайны. Это защитит от утечки информации.
• Дублируйте данные. Это обезопасит от потери информации. Есть риск, что бухгалтер может изменить или уничтожить данные, к которым у него есть доступ.
• Дублируйте должность главбуха его заместителем. Он подстрахует компанию при увольнении на период поиска нового главбуха.

Увольнение главного бухгалтера: избегаем популярных ошибок

О том, как сотруднику покинуть занимаемую должность, написано немало статей, а то и даже книг. Увольнения происходят повсеместно, невзирая на то, какая в организации возымела место «текучка» кадров. В отличие от штатного сотрудника компании, должность главного бухгалтера предполагает некоторую материальную ответственность. В связи с этим вопросов касаемо его увольнения возникает еще больше. Статистика Яндекса показывает, что людей действительно интересует эта тема, среди них не мало и наших клиентов по услуге «1С Предприятие 8 через интернет». К примеру, комбинация из слов «главный бухгалтер» + «увольнение», а также «передача дел» в общей сложности была запрошена пользователями около 30 тысяч раз в течение июня 2017 года (и это не сезон увольнений, хотим заметить). Совершенно неудивительно: важно понимать, на каком основании главный бухгалтер увольняется, было ли это инициативой работодателя или же он сам принял такое решение. Мы полистали ТК РФ, обратились за помощью на бухгалтерские форумы и собрали немного полезных сведений, которые должны знать ответственные за увольнение и прием на работу сотрудники.

Главбух сказал «Прощайте»!

В отличие от обычного бухгалтера в должностные обязанности главбуха входит подготовка отчетности, а иногда и ее подписание. Несмотря на это, он наравне с обычными работниками может и должен увольняться на общих основаниях, если речь идет о его лично инициативе. Согласно предписаниям ТК РФ, увольнение допустимо в том случае, если работник обратился с заявлением на имя генерального директора за 2 недели до предполагаемого ухода. После составления необходимой бумаги некоторые наши коллеги принимают активное участие в поиске своего «преемника» — ТК РФ это не воспрещает. При этом обязанность «передать дела» за главбухом закреплена на законодательном уровне. В частности, за эти две недели необходимо провести инвентаризацию, ознакомить нового сотрудника с имеющейся документацией, ввести в курс происходящих в компании событий, дать соответствующие рекомендации по работе с клиентами компании (часто на главбухов возложена обязанность вести диалог с контрагентами). Только после выполнения всех перечисленных действий он может покинуть свою должность по собственному желанию. В том случае, если в данный период главный бухгалтер станет халатно относиться к своим должностным обязанностям, генеральный директор имеет право его уволить уже «по статье», а таких оснований, как выяснилось, в трудовом законодательстве более, чем предостаточно.

«Прощай» сказали Главбуху

Увольнение главного бухгалтера может принять менее «добровольный» характер, когда дело заходит о систематических нарушениях дисциплины, а также целого перечня прочих деяний, направленных на причинение вреда компании. В качестве примера приведем некоторые из них:

1. Регулярные опоздания на работу могут быть расценены в качестве нарушения дисциплины, а значит и внутреннего распорядка, установленного в компании;

2. Ошибки в отчетности, допущенные главным бухгалтером лично или же его подчиненными, что в дальнейшем повлекло наложение существенных штрафов на организацию;

3. Утеря первичных документов и безответственное отношение к их восстановлению. В его ведении находится хранение этих и многих других бумаг;

4. Осуществление мошеннических схем, связанных с перечислением денежных средств компании фирмам «однодневкам», ненадежным контрагентам без ведома директора;

5. Визирование счетов без ведома руководителя при отсутствии права подписи.

Этот список можно продолжать еще долго. Важно понимать, что главный бухгалтер ведает обо всех делах организации. Плюс он имеет полное представление о ее хозяйственной деятельности. Любой поступок, ставший причиной материального ущерба, в конечном итоге может обернуться для главного бухгалтера печально. К сожалению, при приеме на работу любого работника невозможно на все 100% знать наверняка, чем сотрудничество с ним может обернуться. Здесь только по Станиславскому: «верю» или «не верю».

Упущенный момент

Разница между двумя видами увольнений сводится не только к тому, от кого исходит данная инициатива. Если работодатель увольняет главного бухгалтера самостоятельно, то он имеет право обязать главбуха сдать всю необходимую отчетность до своего увольнения или же скорректировать дату последнего рабочего дня – это еще одно принципиальное отличие увольнения главного бухгалтера от рядового сотрудника компании. По нашему субъективному мнению, данная мера является справедливой. В том случае, если директор упустит возможность сдать отчетность точно в срок, а доверится сознательности своего работника, то будет высока вероятность того, что главбух будет слабо замотивирован выполнить свои должностные обязанности добросовестно. Посудите сами – он уже наверняка знает, что ему осталось работать не долго, зарплату он свою в любом случае получит – зачем переживать? Это уже дело каждого конкретного сотрудника и его порядочности. Директору же не стоит ориентироваться на личные качества своего работника, а лучше проконтролировать его работу, дабы не создать себе и «новичку» дополнительный проблем. Как мы уже сказали, не лишним будет провести инвентаризацию, проверить наличие всей необходимой документации, в особенности, подлинников первичных документов. Кстати, мы уже писали об ответственности за утерю «первички». Рекомендуем вам с ней ознакомиться:

Помимо всего прочего обращаем внимание на то, что если главный бухгалтер допустил существенные ошибки при сдаче отчетности, умышленно уменьшил налоговую базу или организовывал мошеннические схемы, связанные с хищение денег и активов компании, то даже после увольнения ответственность с него не может быть снята. Это еще одно «очко» в пользу полной проверки деятельности главбуха в тот момент, пока он еще находится на работе. В противном случае, его придется искать и, порой, очень долго, т.к. тот с легкостью может покинуть пределы страны. Нужны ли такие хлопоты директору в дальнейшем? Полагаем, что нет.

«Бумажные» процедуры

Характерной особенностью главного бухгалтера является и то, что на него может быть возложена необходимость вести кадровый учет. Если оно так, то готовить документы по увольнению будет он сам. Разумеется, увольняющийся Главбух не в меньшей, а то и в большей степени заинтересован в том, чтобы оформить все бумаги при увольнении корректно, дабы не навредить, в первую очередь, самому себе. Сюда относится приказ об увольнении, соответствующая запись в трудовой книжке, выплата зарплаты и неиспользованного отпуска за период и т.д. Если сотрудник окажется добросовестным, то он организует все процедуры полностью в соответствие с ТК РФ, но, как это было сказано выше, директору есть смысл взять под свой личный контроль данный процесс. Проверить, насколько корректно оформлен приказ, сколько он сам себе начислил заработной платы, как посчитал отпускные и больничные, сколько из них он учел отпусков «за свой счет», имеются ли у него на хранении все ранее составленные заявления – на это, как минимум, есть смысл обратить пристальное внимание.

Новый сотрудник

К тому моменту, когда главный бухгалтер готовится уйти с занимаемой должности, директору важно найти человека, способного эту должность занимать. Делать это тогда, когда главбух уже ушел – крайне не рекомендуется, если есть объективная возможность найти специалиста заранее. Не имея в штате нового работника, старый главный бухгалтер не сможет передать ему дела, а тому, в свою очередь, придется самостоятельно разбираться с текущей документацией. Такое положение дел чревато совершением досадный ошибок в работе, в которых новый главный бухгалтер, скорее всего, не будет виноват, т.к. его никто не готовил. Сколько мы слышали от наших коллег историй, когда новому главбуху приходилось работать по 11-12 часов в сутки в течение нескольких месяцев только для того, чтобы разобраться со всеми бумагами. Рекомендуем директорам быть гуманнее в этом вопросе и не создавать дополнительных проблем.

Более того, здесь важно отметить, что вступающий в должность сотрудник имеет полное право требовать от старого главного бухгалтера предоставление документов из предыдущих отчетных периодов, с целью проверить их на ошибки. За ним также закреплено право сообщить о допущенных недочетах своему непосредственному руководителю – генеральному директору.

В итоге

Резюмируя вышесказанное, хочется отметить, что увольнение главного бухгалтера должно стать для директора своеобразным двухнедельным марафоном, при котором каждая деталь должна быть важна. В течение этого периода необходимо максимально пристально следить за работой своего главного бухгалтера, что в дальнейшем позволит обеспечить хорошую базу для «новичка», а также выявить проблемы, которые мог ли бы причинить ущерб компании в дальнейшем. То, на что раньше директор мог «закрыть глаза», должно теперь стать объектом пристального внимания. Главное, не переборщить: если главного бухгалтера директор увольняет сам, то, пожалуй, не стоит доводить контроль до состояния тотального надзора. Тогда главбух уж точно не пожалеет, что покидает данную организацию.

Удачи, дорогие коллеги! Желаем вам увольняться только собственному желанию и только тогда, когда в этом есть существенная потребность.

О приеме-передаче документов в случае увольнения главного бухгалтера. Бухгалтерская неделя, № 50, Декабрь, 2012

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ
 НОВОМУ БУХГАЛТЕРУ:

порядок проверки документации
предприятие определяет самостоятельно

Письмо Министерства финансов Украины от 24.09.12 г. № 31-08410-07-10/23279

«О приеме-передаче документов в случае увольнения главного бухгалтера»

 

В комментируемом письме Минфин ответил на ряд вопросов, связанных с процедурой проверки документов при передаче дел от увольняющегося бухгалтера к принимаемому на его место. В частности, Минфину были заданы следующие вопросы:

1. Предусмотрено ли действующим законодательством об организации бухгалтерского учета требование относительно бухгалтера предприятия о его обязанности при приеме-передаче документации от уволившегося бухгалтера провести проверку бухгалтерской документации?

2. Должен ли работодатель (руководитель предприятия) выделить новому бухгалтеру время на осуществление такой проверки?

Отвечая на них, Минфин справедливо заметил, что для хозяйственных (небюджетных) организаций отдельный порядок приема-передачи первичных документов, регистров бухгалтерского учета и других документов в случае увольнения главного бухгалтера законодательством Украины не определен*.

* Обязанность по проверке состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных при передаче дел была предусмотрена Положением об организации бухгалтерского учета и отчетности в Украине, утвержденным постановлением КМУ от 03.04.93 г. № 250, утратившим силу 28.02.2000 г.

Ранее Минфин уже отмечал, что порядок передачи дел при смене главных бухгалтеров или лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия, определяется предприятием самостоятельно, если иное не предусмотрено законодательством (см. письмо МФУ от 17.07.07 г. № 31-34000-30-27/14518).

Отдельный порядок передачи дел предусмотрен для бюджетников**, но он обязателен к применению только этими лицами (см. письмо Минюста Украины от 25.06.11 г. № 419-0-2-11-8.2).

** См. п. 12 Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденного постановлением КМУ от 26.01.11 г. № 59.

Более определенно по этому вопросу высказались налоговики. Так, в письме ГНАУ от 18.09.09 г. № 11305/5/23-4018/462*** указано, что Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон о бухучете) не предусмотрена норма относительно приема-передачи дел в случае назначения и увольнения главного бухгалтера. То есть предприятие самостоятельно принимает решение, нужны ли ему такие процедуры, как передача дел в случае увольнения главного бухгалтера и назначения другого и проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности и кто ее должен проводить (собственными силами, аудитор и т. п.).

*** См. ком. «Смена главного бухгалтера на предприятии — разъясняют Минтруда и ГНАУ» // «БН», 2009, № 47, с. 11.

Однако во избежание случаев возложения вины на работающего главного бухгалтера при увольнении предыдущего главного бухгалтера налоговики рекомендуют проверить бухгалтерскую документацию, которая осталась после уволенного предшественника и будет основанием для составления налоговой отчетности в период исполнения им должностных обязанностей.

Таким образом, налоговики предлагают проверить новому главбуху период работы своего предшественника, который попадет в составляемые нарастающим итогом отчеты, поскольку подпись под отчетом за нарастающий период ставит уже новый главный бухгалтер (например, в Налоговой декларации по налогу на прибыль предприятия). То есть, по мнению налоговиков, новый бухгалтер будет отвечать за правдивость внесенных данных в декларацию, даже если бухучет в этот период вел его предшественник. Причем из письма ГНАУ от 17.04.02 г. № 3125/5/26-2119 можно заключить, что за отсутствие проверки документов предшественника нового бухгалтера могут привлечь к уголовной ответственности за служебную халатность (ст. 367 Уголовного кодекса Украины, далее — УКУ). А вот ответственность за умышленное уклонение от уплаты налогов, сборов (ст. 212 УКУ) в этом случае неприменима.

Мы с таким подходом не соглашались. Как справедливо заметили официальные органы, в обязанности нового главбуха не включается проверка документации предшественника (это не предусмотрено ч. 7 ст. 8 Закона о бухучете, как правило, в должностной инструкции это тоже не прописано). Кроме того, физически осуществить такие действия не всегда возможно (особенно при значительных объемах учетных работ).

Вместе с тем следует учесть, что ответственность за содержащиеся сведения в документах (первичных документах, регистрах бухгалтерского учета, отчетности) несут лица, подписавшие их (ч. 8 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.14 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом МФУ от 24.05.95 г. № 88). Поэтому новому бухгалтеру для разграничения ответственности на этапе приема дел важно проверить наличие всех подписей на ранее составленных документах.

Актуальными остаются и наши рекомендации касательно того, что при наличии финансовых возможностей при смене главбуха на предприятии желательно провести независимый аудит, что даст новому бухгалтеру уверенность в достоверности данных бухгалтерского и налогового учета, которые ему достались от старого бухгалтера и которые он будет использовать при составлении отчетности. Собственнику же это даст уверенность в том, что бухгалтерский и налоговый учет на предприятии организован и ведется должным образом.

Заслуживает внимания и такой момент. В комментируемом письме говорится о проведении инвентаризации при смене материально ответственного лица (п. п. «в» п. 3 Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом МФУ от 11.08.94 г. № 69). Однако следует учесть, что главный бухгалтер далеко не всегда является таким лицом*, поэтому если он не имеет статуса материально ответственного лица, обязанность по проведению инвентаризации отсутствует**.

* Главный бухгалтер может являться материально ответственным лицом, если, в частности, выполняет обязанности кассира.

** Процедура порядка приема-передачи дел рассматривалась также в статье «Смена главного бухгалтера на предприятии: провожаем старого и принимаем нового без проблем» // «БН», 2008, № 18, с. 22.

образец заполнения, типовой бланк, форма

Уход бухгалтера – не катастрофа для компании, но если его не оформить правильно, то это может принести некоторые проблемы. Поэтому бухгалтеру при увольнении необходимо передать свои дела специально оформленным актом.

Что такое акт передачи дел бухгалтера

Должность главного бухгалтера является ключевой в финансовом управленческом блоке компании, и его увольнение не должно сказаться на бухгалтерской отчетности фирмы. Поэтому при смене бухгалтера требуется передача дел, оформленная актом.

Нормативное регулирование

Требования к содержанию и форме акта на законодательном уровне отсутствуют, поэтому при его составлении надо придерживаться норм:

• Закона о бухучете (402-й ФЗ).
• Устава фирмы.
• Внутренних нормативных документов (приказов, распоряжений, правил ведения документооборота).

Кем и для чего составляется

Акт составляется бухгалтером, сдающим свои дела, и подписывается принимающим. Он должен подтвердить, что находящиеся на балансе документы, бухгалтерская отчетность и денежные средства предприятия на момент передачи новому сотруднику находятся в полном порядке. При его составлении следует учесть что:

Виды и особенности

При передаче дел главного бухгалтера может возникнуть две ситуации, каждая из которых имеет свои особенности и требует отдельный вид акта:

1. Если сменщик уже найден, то акт оформляется с его подписью, и заверяется директором компании.
2. Если после увольнения вакансия главбуха остается свободной, то дела передаются одному из сотрудников бухгалтерии, означенным в приказе, либо самому директору фирмы. Они и подписывают акт со стороны компании.

Как правильно составить

Необходимые сведения

Сведения, необходимые для составления акта передачи это:

• Устав, учредительный договор, регистрационные документы.
• Сведения и документы по организации бухучета.
• Регистры по налоговому и бухгалтерскому учетам.
• Отчетность по бухгалтерским, налоговым и финансовым документам.
• Приказ по инвентаризации, плюс акты или описи.
• Отчеты по налоговым сверкам и проверкам.
• Сведения, касающиеся учета основных средств.
• Сведения, касающиеся учета ТМЦ.
• Сведения по учету и движению денежных средств.
• Сведения по учету трудовых отношений с сотрудниками, их рабочего времени и оплаты труда.
• Отчеты по авансовым суммам.
• Договора и акты сверок с партнерами. Накладные, акты работ или услуг.
• Доверенности, справки, путевые листы.
• Доверенности с бланками строгой отчетности.
• Сведения по учету займов и нематериальных вложений.

Структура

Акт должен состоять из нескольких смысловых блоков:

• Начинается с информационного блока: место подписи директора, дата передачи, обоснование (номер приказа) полные инициалы участников процедуры.
• Затем идет перечень передаваемого имущества, включающий: документы, папки, чековую книжку, печать, ключи от сейфа.
• И подписи уходящего бухгалтера и его сменщика, подтверждающие состоявшуюся передачу дел.
• Акт должны дополнять приложения с описью документов в папках и актом инвентаризации денежных средств и задолженностей компании.

Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации

Составляется акт передачи следующим образом:

• Дата подписания акта определяется приказом директора.
• Предварительно проводится инвентаризация финансов компании (касса, остатки на р/с).
• Затем последовательно проверяется состояние дел по бухучету.
• Организация бухучета и учета денежного оборота фирмы.
• Учет ОС, НМА и производственных запасов.
• Учет расчетов фирмы с контрагентами.
• Состояние бухгалтерско-финансовой отчетности.
• Перечень имеющейся документации и ее сохранность.
• После проведения сверки составляется акт передачи с фактически установленными данными. Если уходящий бухгалтер отказывается подписать данный акт, это фиксируется соответствующим актом, и назначается комиссия по проверке состояния бухучета.
• После подписания акта обоими сотрудниками оба экземпляра утверждаются директором.
• Один передается уволенному бухгалтеру, а второй регистрируется по внутреннему документообороту и направляется в архив.

Как оформить передачу дел главным бухгалтером, расскажет видео ниже: