Что нужно для получения электронной подписи: Какие документы нужны для получения электронной подписи? | Общие вопросы | Часто задаваемые вопросы

Электронная подпись Законы и правила

Обзор

Электронные подписи обеспечивают более быстрое и безопасное подписание документов с возможностью выбора наиболее эффективного варианта для каждой организации, отдела или проекта. Закон США об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN) 2000 г. установил, что электронные подписи являются законными в каждом штате и на территории США, где применяется федеральный закон. Там, где федеральный закон не применяется, большинство штатов США приняли Единый закон об электронных транзакциях (UETA), который Конгресс принял в 1999. ESIGN является федеральным законом по умолчанию, который применяется в штатах, не принявших UETA или другой закон, предусматривающий альтернативные процедуры использования электронных подписей в соответствии с ESIGN. ESIGN был принят для разрешения споров между законами разных штатов и гласит, что каждый штат может принимать или отклонять руководящие принципы UETA, но каждый штат должен иметь некоторые законы, подтверждающие электронные подписи и записи. Другими словами, ни одно государство не может прямо отрицать подлинность электронных подписей, но они не обязательно должны использовать UETA в полном объеме. Чистый эффект этих законов заключается в том, что во всех юрисдикциях США действуют практически одинаковые правила использования электронных подписей.

В США существует два основных типа электронных подписей:

• Электронная подпись (электронная подпись) относится к любому электронному процессу, который указывает на принятие соглашения или записи. Большинство решений для электронной подписи в США попадают в эту широкую категорию. Электронные подписи используют широкий спектр распространенных методов электронной аутентификации для проверки личности подписывающего лица, таких как электронная почта, корпоративный идентификатор, защита паролем или PIN-код, отправленный на мобильный телефон. Доказательство подписи демонстрируется с помощью защищенного процесса, который часто включает контрольный журнал и окончательный защищенный от подделки цифровой сертификат, встроенный в завершенный подписанный документ.
• Цифровая подпись использует цифровой сертификат от поставщика услуг доверия (TSP), такого как центр сертификации (CA), для проверки подлинности подписывающего лица. Цифровые сертификаты демонстрируют доказательство подписи путем привязки цифрового сертификата, связанного с каждой подписью, к документу с использованием шифрования.

Информация, представленная в этом руководстве, предназначена для понимания правовой базы электронных подписей в штатах и ​​территориях США. Законы, касающиеся электронных подписей, постоянно развиваются, поэтому данное руководство не должно служить заменой профессиональной юридической консультации.

Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN).

Закон ESIGN предоставил электронным подписям тот же правовой статус, что и собственноручным подписям, на всей территории Соединенных Штатов, что значительно упростило и ускорило сбор, отслеживание и управление подписями и утверждениями соглашений и документов всех видов, а также управление ими. В Законе о ESIGN электронная подпись определяется как «электронный звук, символ или процесс, прикрепленный или логически связанный с контрактом или другой записью и выполненный или принятый лицом с намерением подписать запись». Проще говоря, электронные подписи юридически признаны жизнеспособным методом подтверждения согласия с договором.

Закон об ESIGN:

• Предусматривает, что любой закон с требованием о подписи может быть удовлетворен электронной подписью
• Позволяет представлять подписанные в электронном виде соглашения в качестве доказательств в суде
• Предотвращает отказ в юридической силе, действительности или исковой силе документа с электронной подписью только потому, что он находится в электронной форме
  

Чтобы электронная подпись была юридически обязательной в соответствии с Законом о ESIGN, рекомендуется, чтобы все рабочие процессы электронной подписи включали следующие элементы.

Намерение подписать.

Как и в случае собственноручной подписи, подписывающая сторона должна продемонстрировать явное намерение подписать соглашение в электронном виде. Например, подписавшие могут продемонстрировать свое намерение, нарисовав свою подпись с помощью мыши, набрав свое имя или нажав кнопку «Принять», которая четко обозначена.

Согласие на ведение бизнеса в электронном виде.

Большинство законов об электронной подписи также требуют той или иной формы согласия на ведение бизнеса в электронной форме. Многие корпоративные решения для электронной подписи просят подписывающих лиц «щелкнуть, чтобы принять» стандартное положение о согласии или предоставить возможность настроить положение о согласии, например:

Стороны соглашаются, что настоящее соглашение может быть подписано в электронной форме. Стороны соглашаются с тем, что электронные подписи, фигурирующие в настоящем соглашении, аналогичны собственноручным подписям с точки зрения действительности, возможности принудительного исполнения и допустимости.

Отказ от участия.

Если подписывающая сторона решает отказаться от подписания соглашения в электронном виде, четкие инструкции о том, как подписать соглашение вручную, должны быть легко доступны в рамках рабочего процесса подписания.

Подписанные копии.

Все подписавшие должны получить полностью оформленную копию соглашения. Многие решения для электронной подписи автоматически предоставляют исполняемые копии соглашений подписывающим сторонам в рамках рабочего процесса утверждения.

Хранение записей.

Требования к хранению записей регулируются Законом о ESIGN, который узаконивает действительность электронных записей, если они точно отражают соглашение и могут быть воспроизведены по мере необходимости. Часто это требование выполняется путем предоставления подписывающей стороне полностью оформленной копии или предоставления подписывающей стороне возможности загрузить копию соглашения.

Единый закон об электронных транзакциях (UETA).

В 1999 году Комиссия по единообразному законодательству разработала модель UETA, чтобы обеспечить правовую основу для использования электронных подписей в каждом штате. С тех пор UETA была принята 49 штатами, округом Колумбия, Пуэрто-Рико и Виргинскими островами США. Однако один штат — Нью-Йорк — не принял UETA, а вместо этого ввел в действие собственный закон, касающийся электронных подписей. Дополнительную информацию о Законе штата Нью-Йорк об электронной подписи и записях (ESRA) см. ниже.

В UETA изложены следующие основные принципы:

• Записи или подписи нельзя отказать в юридической силе или исковой силе только потому, что они находятся в электронной форме.
• Контракту нельзя отказать в юридической силе или исковой силе только потому, что при его формировании использовалась электронная запись.
• Если закон требует, чтобы запись была в письменной форме, электронная запись удовлетворяет требованиям закона.
• Если закон требует подписи, электронная подпись удовлетворяет требованиям закона.

Во всех штатах, принявших UETA, закон, как правило, не распространяется на свидетельства о рождении, браке или смерти, а завещания, кодицилы и завещательные трасты также часто не применяются.

Нью-Йорк.

Как отмечалось выше, штат Нью-Йорк не принял UETA. Однако с 2000 года электронные подписи имеют юридическую силу в Нью-Йорке в соответствии с Законом об электронных подписях и записях (ESRA). Этот закон широко установил юридическую эквивалентность электронной и собственноручной подписи. ESRA также создала роль «электронного посредника» в Нью-Йоркском офисе служб информационных технологий. Этот отдел контролирует все технологии, используемые для повышения эффективности и действенности правительства, включая электронные подписи, и публикует исчерпывающее руководство по передовым методам для тех, кто хочет внедрить электронные подписи в рамках ESRA.

В Нью-Йорке электронные подписи имеют такую ​​же юридическую силу, как и собственноручные подписи. Они допустимы в суде, если они соответствуют правилам доказывания. Однако, как и во всех других законах об электронной подписи, ни одна государственная организация или гражданин не обязаны использовать электронные записи или подписи. Кроме того, ESRA не применяется к любому документу, который предусматривает распоряжение личностью или имуществом физического лица в случае смерти или недееспособности, или к любому документу, который назначает доверенное лицо или имущество физического лица. Это включает в себя завещания, трасты и приказы «не реанимировать», а также доверенности и медицинские доверенности.

Связанные разработки.

Спустя почти два десятилетия после принятия UETA несколько штатов, включая Аризону, Неваду и Теннесси, внесли поправки в свои соответствующие UETA, чтобы решить проблему появления и внедрения новых технологий, в частности блокчейна. Например, Аризона внесла поправки в свой Закон об электронных транзакциях Аризоны (AETA), включив в него пересмотренный статут штата Аризона § 44-7061, который гарантирует, что электронные подписи и условия смарт-контрактов, защищенные с помощью технологии блокчейн, подпадают под действие AETA. Технология распределенного реестра Blockchain была определена государством как технология децентрализованного реестра, защищенная криптографией. В частности, поправка Аризоны считает:

• «Подпись, защищенная с помощью технологии блокчейн», которая является электронной подписью;
• «Запись или договор, защищенный с помощью технологии блокчейна» в электронной форме или записи; и
• «Умный контракт» должен иметь юридическую силу и исполняться.

Ресурсы.

Для получения дополнительной информации см. следующие ресурсы:

• Стивен Мейсон, Электронные подписи в праве (4-е издание, издательство Кембриджского университета, 2016 г.)
• Stephen Errol Blythe, Ph.D., J.D., Ph.D., Закон об электронной торговле во всем мире: Краткий справочник (Xlibris, Corp., 24 февраля 2011 г.), доступно на Amazon и Google Books
• Единый закон об электронных транзакциях, Единая правовая комиссия
• Ассоциация электронной подписи и записей
• Обзор закона о цифровых доказательствах и электронной подписи
• В чем разница между Законом об электронной подписи и UETA?

Для получения дополнительной информации.

https://acrobat.adobe.com/us/en/sign/business.html

Примечание:

Adobe рада предоставить информацию, которая может помочь компаниям понять правовую основу электронных подписей. Однако Adobe не может предоставлять юридические консультации. Любая информация в этом документе не предназначена в качестве юридической консультации и не должна служить заменой профессиональной консультации. Вы должны проконсультироваться с адвокатом по вашим конкретным юридическим вопросам.

Как соблюдать юридические требования к электронной подписи

Электронные подписи имеют такой же статус, как и «мокрые» подписи, с тех пор как они были юридически признаны в 2000 году как в Законе об ESIGN, так и в аналогичных международных законах.

Тем не менее, есть небольшая, но важная доля транзакций, для которых по-прежнему требуется собственноручная подпись.

Электронная подпись — это электронный символ, обычно имя человека, который прикрепляется к форме или контракту и демонстрирует согласие. Они имеют обязательную юридическую силу для всех транзакций, в которых они используются.

Многие электронные подписи позволяют компаниям получать юридически обязывающее согласие через компьютер или смартфон, пока агент разговаривает с ними. У них есть преимущество перед подписями на бумаге благодаря их эффективности и преимуществам CX. Цифровые подписи — это подтип электронных подписей, которые особенно безопасны и основаны на технологии шифрования.

Кроме того, особенности юридических требований к электронной подписи зависят от страны и юрисдикции. Здесь мы рассмотрим законность электронных подписей по всему миру.

Юридические требования к электронной подписи

В Законе США об ассоциации электронных подписей и записей говорится, что электронная подпись является законной только в том случае, если все стороны согласны использовать ее вместо более традиционных методов предоставления согласия.

В Едином законе об электронных транзакциях также говорится, что в каждом штате должно быть описание того, как должны использоваться электронные подписи. также принял для своих государств-членов.

Как правило, юридически обязывающие электронные подписи должны:

• Показать, что подписывающий действительно тот, за кого себя выдает
• Покажите, что подписывающая сторона намеревалась поставить электронную подпись. Лучший способ доказать это — предоставить подписавшемуся возможность подписать на бумаге и позволить ему выбирать.
• Демонстрируется готовность подписывающей стороны подписать (например, также присутствует возможность не соглашаться, например, кнопка «Отмена»).
• Подлинность подписавшего можно проверить независимо. Это часто означает наличие электронной почты, метки времени, номера мобильного телефона и IP-адреса. Двухэтапная идентификация также может быть полезна здесь для целей атрибуции.

При соблюдении вышеуказанных критериев электронные подписи признаются юридически обязательными. Но бывают ситуации, когда электронные подписи не могут быть приняты на законных основаниях.

Во многих странах и юрисдикциях электронные подписи не используются в важных церемониях и документах, таких как свидетельства о рождении или смерти, свидетельства о разводе и документы об усыновлении. В этих случаях обычно требуются мокрые подписи и нотариус или свидетели. Электронные подписи также отклоняются, если оказывается, что подписывающее лицо не владеет компьютером.

Технология шифрования, лежащая в основе законных электронных подписей

Юридически обязательные электронные подписи основаны на технологии, называемой инфраструктурой открытых ключей (PKI). PKI — это система, которая обеспечивает безопасное управление электронными цифровыми подписями путем создания двух битов кода, известных как ключи: закрытый ключ и открытый ключ.

Закрытый ключ используется только лицом, подписавшим документ, и скрыт от всех остальных. Открытый ключ передается тем, кому необходимо проверить подлинность электронной подписи. Система PKI также гарантирует соблюдение требований центра сертификации (CA), которые являются организациями, уполномоченными обеспечивать целостность безопасности ключей.

После добавления подписывающей стороной электронной подписи создается криптографический хэш, связанный с документом и функционирующий как уникальный цифровой отпечаток пальца. Затем закрытый ключ шифрует криптографический хэш и сохраняет его в защищенном блоке HSM. Он добавляется в документ и отправляется получателю с открытым ключом подписавшего.

Используя сертификат открытого ключа, получатель может расшифровать зашифрованный хэш. На стороне получателя генерируется новый криптографический хеш, и два хэша сравниваются, чтобы проверить подлинность электронной подписи и доказать отсутствие фальсификации.

Общие сведения о юридических требованиях к электронной подписи

Поскольку юридические требования к электронной подписи в разных штатах и ​​странах различаются, компаниям следует стремиться понимать законы в своей области. Предприятия могут даже обратиться за юридической консультацией по поводу региональных изменений в законах об электронной подписи.

В 2000 году в Соединенных Штатах Америки федеральный закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN) и Единый закон штата об электронных транзакциях (UETA) подтвердили законность электронной подписи и определили критерии для обеспечения соблюдения законодательства в отношении электронной подписи.

В Великобритании электронные подписи получили юридический статус в Регламенте об электронных подписях (2002 г.). Согласно этому закону, контракт не обязательно должен состоять из мокрой подписи. Чтобы контракт был действительным, все стороны должны просто продемонстрировать понимание контракта, а электронная подпись служит доказательством того, что все вовлеченные стороны согласились с условиями контракта.

В ЕС электронные подписи стали юридически обязательными благодаря рамочной директиве сообщества. Согласно этой директиве, электронная подпись не может быть отклонена только потому, что она была создана в электронном виде.

Ниже перечислены основные характеристики юридически обязательной электронной подписи. Хотя этот обзор основан на принципах законодательства США, большинство принципов можно применять к электронным подписям в других частях мира, которые мы подробно рассмотрим в следующем разделе.

• Срок действия: Электронные записи и подписи имеют такую ​​же юридическую силу, как и обычные подписи на бумажных документах. Документам, контрактам и подписям нельзя отказать в юридической силе только потому, что они электронные.
• Intent: Электронные подписи действительны только в том случае, если подписывающее лицо выразило намерение подписать. Это ничем не отличается от мокрых подписей.
• Запись: Электронные подписи должны сопровождаться графическими или текстовыми элементами, показывающими электронный процесс создания подписи.
• Согласие: Согласие на подписание должно быть продемонстрировано явно или неявно (в результате предпринятых действий). Если сторона является потребителем, он или она должны получать раскрытие информации UETA, активно давать согласие на электронные взаимодействия и не отзывать свое согласие.
• Хранение: Чтобы электронные документы и подписи были действительными и юридически обязательными, они должны быть сохранены и воспроизведены всеми сторонами, имеющими право на документ.

Юридические требования к электронной подписи – нюансы во всем мире

Юридические требования к электронной подписи, как правило, одинаковы во всем мире. Например, в подавляющем большинстве юрисдикций указано, что документ или контракт не может быть отклонен только потому, что он был подписан электронной подписью. Тем не менее, существуют некоторые важные различия между юрисдикциями, особенно когда речь идет о типах электронных подписей и нескольких ситуациях, когда электронные подписи не принимаются.

Требования к электронной подписи в США

В США правовые требования к электронной подписи основаны на двух основных законах: на уровне штатов действует Единый закон об электронных транзакциях (UETA), а на федеральном уровне действует Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN). ).

И ESIGN, и UETA были приняты в 2000 году и описывают пять основных элементов, которые делают электронную подпись юридически обязательной:

• Срок действия: Подписи и записи, созданные в электронном виде, имеют такую ​​же юридическую силу, как и традиционные бумажные и рукописные версии. Тот факт, что подпись была записана в электронном виде, не может служить основанием для признания ее недействительной.
• Согласие: Подписывающее лицо должно дать согласие на использование электронной подписи. Это означает, что бизнес должен предоставить им определенную информацию, прежде чем они подпишут.
• Intent: Электронная подпись требует, чтобы подписывающее лицо имело намерение подписать документ. Они должны соглашаться с тем, что написано в документе, который они подписывают, и полностью понимать последствия своей подписи.
• Запись: Электронная подпись должна сопровождаться подтверждением того, что это электронная подпись, а не мокрая подпись.
• Целостность данных: Документы, подписанные электронной подписью, должны быть защищены от подделки или непреднамеренной потери данных.

В США в большинстве случаев принимаются документы с электронной подписью. Сюда входят транзакции B2B, B2C и C2C, а также транзакции между правительством и предприятиями или отдельными лицами. Многочисленные судебные дела подтвердили надежность электронных подписей, закрепив их в прецедентном праве.

В некоторых случаях электронные подписи не принимаются в США. В этих случаях подписи должны состоять из «влажных чернил» или официально заверенных подписей.

Следующие ситуации исключают использование электронной подписи:

• Судебные приказы и уведомления
• Соглашение об усыновлении и разводе
• Пособия по прекращению страхования жизни или здоровья
• Завещания, завещательные трасты и кодицилы

Юридические требования к электронной подписи в Великобритании

Аналогично ESIGN и UETA, Закон Великобритании об электронных коммуникациях 2000 г. подтвердил, что соглашение не может быть признано недействительным только потому, что подпись была доставлена ​​в электронном виде. Электронные подписи были полностью кодифицированы в Великобритании в соответствии с Законом о регулировании электронных подписей в 2002 г.

Согласно законодательству Великобритании, действующий контракт не требует письменной подписи, если обе стороны понимают суть контракта и достигают взаимного согласия. В этом случае электронная запись служит приемлемым доказательством того, что обе стороны согласны с документом.

Существуют разные степени легальности электронных подписей. Самый простой тип, стандартные электронные подписи (SES), не имеет такого же веса, как собственноручная подпись. Но британское законодательство приравнивает один тип электронной подписи к рукописной. Эти электронные подписи известны как квалифицированные электронные подписи (QES) или расширенные электронные подписи (AES).

AES:

• Уникально связано с лицом, подписавшим его
• Идентифицирует лицо, подписавшее его
• Создано с использованием процесса, доступ к которому может получить только подписывающая сторона
• Связан с другими данными, поэтому любые изменения или фальсификация будут обнаружены

QES:

• Тип цифровой подписи, одобренный государственными органами
• Создано с помощью высокозащищенного устройства для создания подписи
• Эквивалент собственноручной подписи при соблюдении всех правовых условий

В Великобритании стандартные электронные подписи принимаются для большинства документов, включая трудовые договоры, кадровые документы, коммерческие соглашения, договоры купли-продажи, краткосрочную аренду, гарантии и кредитные соглашения. Другие документы требуют AES или QES.

Некоторые соглашения необходимо подписывать вручную, например:

• Документы по семейному праву, включая брачные контракты и соглашения о раздельном проживании
• Сделки с недвижимостью, такие как передача права собственности, ипотека и освобождение от ипотеки
• Большая часть договоров аренды
• Таможенные и налоговые документы

Юридические требования к электронной подписи в ЕС

В 2000 году ЕС признал электронные подписи юридически обязательными в соответствии с Директивой о структуре Сообщества. Это подтвердило, что электронная подпись не может быть отклонена только потому, что она была создана в электронном виде.

Многие европейские страны разделяют британский подход к признанию контрактов юридически обязывающими без собственноручной подписи. В 2015 году законодательство ЕС заменило Директиву об электронной подписи 2000 года Регламентом (ЕС) № 9. 10/2014, обычно именуемый eIDAS. eIDAS заявила, что существует три типа электронных подписей: SES, AES и QES, как и в Великобритании.

Стандартные электронные подписи

Согласно eIDAS, простая электронная подпись охватывает все типы подписей, в которых электронные данные присоединяются к подписи и используются для аутентификации. Он не зависит от технологии, поэтому любой электронный документ, такой как Adobe PDF или Microsoft Word, может включать такую ​​подпись.

Независимо от типа лежащей в ее основе технологии, простая электронная подпись должна отражать намерения подписывающего лица, быть создана лицом, дающим согласие, и быть неотъемлемой частью документа, к которому она подключена.

Стандартная электронная подпись принимается для большинства контрактов и документов, включая трудовые договоры, заказы на покупку, счета-фактуры, договоры купли-продажи, лицензии на программное обеспечение и документы о недвижимости. SES принимается в ситуациях B2B, B2C и C2C. AES или QES принимаются для большинства судебных сводок, договоров потребительского кредита, а также аренды жилых и коммерческих помещений.

Расширенные электронные подписи

Расширенная электронная подпись должна включать дополнительные элементы, гарантирующие личность подписывающего лица и безопасность документа. Он должен быть однозначно связан с подписывающей стороной и связан с данными таким образом, чтобы можно было обнаружить любые последующие изменения в документе, например фальсификацию.

Квалифицированные электронные подписи

Наконец, последний тип подписи, определенный eIDAS, — это квалифицированная электронная подпись. Несмотря на то, что как расширенные, так и квалифицированные подписи однозначно связаны с личностью подписывающего, квалифицированные электронные подписи основаны на квалифицированных сертификатах. Таким образом, они могут быть выданы только центром сертификации (CA), который является одобренной отраслевой организацией, регулирующей целостность таких электронных подписей.

Центр сертификации должен быть аккредитован и контролироваться органами, назначенными государствами-членами ЕС, и соответствовать строгим требованиям eIDAS. Квалифицированные сертификаты должны храниться на квалифицированном устройстве для создания подписи, таком как USB-токен, смарт-карта или облачная служба доверия. Как и в США и Великобритании, в ЕС существует всего несколько ситуаций, в которых подойдет только собственноручная подпись.

К ним относятся:

• Контракты на передачу или покупку недвижимого имущества
• Брачные контракты
• Уведомления об увольнении отдела кадров
• Учреждение общества с ограниченной ответственностью

Важно помнить, что у каждого члена ЕС есть свои требования к электронным подписям.

Рекомендации по обеспечению юридической защиты электронной подписи

Вы не хотите, чтобы электронные подписи ваших клиентов не были приняты. Чтобы избежать этого, следуйте этим рекомендациям:

• Убедитесь, что существует четкий контрольный журнал, подтверждающий действительность электронной подписи. Сюда входят действия, предпринятые подписывающей стороной перед подписанием документа, например, установка флажка, подтверждающего согласие с условиями, или нажатие кнопки «Следующая страница» для подписания.
• Настройте безопасный сайт для подписи, который использует аутентификацию пользователя, чтобы гарантировать, что только клиент может подписать.
• Используйте стороннее программное обеспечение, чтобы убедиться, что вы соблюдаете правила раскрытия информации.
• Использовать третье лицо для обеспечения безопасного хранилища, которое гарантирует, что документ не может быть подделан после подписания.
• Включите простой способ для подписывающей стороны загрузить и сохранить копию документа для своих собственных записей.

Электронные подписи нового поколения, являющиеся частью более широкой клиентоориентированной системы, позволяют предприятиям мгновенно собирать документы, электронные подписи и платежи, пока клиенты разговаривают по телефону.