Что относится к первичным учетным документам: Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия — ICQ Information Center. Продажа ICQ. Продажа уинов. Продажа асек. ICQ sale. Sale ICQ.

Что относится к первичным учетным документам: Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия

Содержание

Первичные учетные документы организаций и ИП

Первичные документы или правильнее документы первичного учета или, как еще их называют, «первичка» – это такие документы, которые являются обязательной составляющей бухгалтерского учета, который должны вести как юридические лица, так и ИП. Согласно ФЗ № 402 о бухгалтерском учете первичные документы должны использоваться при совершении каждого факта хозяйственной жизни: при сделках и иных хозоперациях. Это касается, безусловно, реальных фактов из хозжизни предприятий, а не мнимых и притворных сделок (ст. 9 ФЗ о бухучете).

В настоящий момент компании для учета могут пользоваться как унифицированными формами первичного учета, так и утвержденными самостоятельно, если они закреплены в учетной политике компании. Так к «первичке» относятся следующие документы: договоры, платежные документы, накладные, счета-фактуры, акты и т. п.

Что должны содержать первичные документы

Согласно ФЗ о бухучете формы первичных документов должны содержать следующие реквизиты (ст.

9 ФЗ о бухучете):

наименование данного документа;
дата его составления;
наименование экономического субъекта, который его составил;
содержание факта хозжизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозжизни с указанием единиц измерения;
должность лица (или нескольких лиц), который совершил данную сделку (операцию), и ответственного (или сразу нескольких ответственных) за ее оформление или должность лица, который является ответственным за оформление данной операции;
подписи лиц, которые предусмотрены предыдущим пунктом (с указанием ФИО или иных реквизитов, необходимых для их идентификации).

Важно помнить, что, согласно действующему порядку, первичные документы должны быть оформлены либо по совершении сделки, либо сразу после этого. В свою очередь лицо, которое ответственно за оформление «первички» должно своевременно передать эти документы для их учета.

При этом лицо, которое занимается ведением бухучета, не является ответственным за составленные другими лицами данные документы.

Утверждает формы первичных учетных документов руководитель субъекта экономической жизни, но на утверждение формы предоставляет лицо, в обязанности которого входит ведение бухучета.

Составляться «первичка» может как в бумажном виде, так и в электронном при наличии соответствующей электронной подписи.

Какими бывают документы первичного учета

Давайте более подробно разберем, в чем особенности каждого первичного документа, которые использует компания при оформлении сделок и далее в бухгалтерском учете.

Договор – регламентирует права и обязанности непосредственных субъектов сделки. Желательно, чтобы каждая сделка оформлялась договором. Это важно не только для ведения бухучета, но и для легитимности самой сделки, если будет необходимо отстаивать свои права, в т. ч. и в суде. Однако есть такие операции, при которых договор не нужен, например, купля-продажа, ведь документ об оплате в момент совершения данной сделки соответствует заключенному договору.

Счет – документ, который содержит информацию о стоимости, и если клиент ее оплачивает, то, следовательно, он принимает условия договора. Кроме суммы счет также может содержать и другие условия сделки (сроки оплаты, поставки и т. д.). Данный документ не имеет унифицированной формы, а также печать и подпись главбуха на нем не обязательны.

Платежные документы – это такие документы, которые подтверждают факт оплаты. Такими документами могут быть: платежное требование, бланк строгой отчетности (БСО), платежное поручение, товарный и кассовый чек. Так чек выдают при оплате наличными, а платежное поручение в банке при безналичной оплате. Что касается БСО, то их можно применять не в каждой ситуации.

Товарная накладная – это такой документ первичной отчетности, который формируется при продаже товарно-материальных ценностей другой фирме. Готовится она в 2-х экземплярах (один для продавца, другой для покупателя). Данные в накладной и в счете-фактуре должны совпадать. При этом подписи ответственных лиц и печати должны быть на данном документе.

Акт о сдаче-приемке выполненных работ – это документ, который необходим для отчетности при оказании услуг. Он подтверждает стоимость, факт и сроки выполнения данных услуг (работ). То есть акт подтверждает факт выполнения работ, который прописан в договоре.

Счет-фактура – это такой документ, который содержит информацию о сумме денежных средств, а также фактурную часть, то есть сведения из бухучета. Такой документ важен для принятия предъявленных сумм НДС к вычету, он является основанием этого. Поэтому все компании, которые платят НДС должны готовить счета-фактуры (если организация или ИП применяют УСН, ЕНВД или патент, оформлять счета-фактуры они не обязаны). Оформляется он в 2-х экземплярах (один для продавца, другой для покупателя). Подписывается он продавцом товара (или же услуг). Такой документ должен быть оформлен не позднее чем через 5 дней после того, как товар, услуга и т. д. были получены.

Какие первичные документы необходимы при сделке

В первую очередь необходимо сказать, что для каждой сделки может понадобиться свой перечень документов. Однако есть определенный общий порядок. Сначала необходимо заключить договор с покупателем, в котором прописываются все важные детали сделки. Далее продавец выставляет счет, который необходимо оплатить. При наличном расчете выдается кассовый чек (товарный чек или бланк строгой отчетности). А при безналичном расчете у покупателя остается платежный документ, заверенный банком. Кроме того могут быть выставлены клиенту: счет-фактура и товарная накладная. В случае же оказания услуги выдается акт оказания услуг (акт выполненных работ и счет-фактура (при необходимости).

См. также:

Понравилась статья? Расскажите о ней своим друзьям

Требования к оформлению первичных документов изменятся с 2022 года

Новый стандарт бухучета вводит понятие «оправдательные документы» и разрешает в определенных случаях использовать их в качестве первичных учетных документов. Об этом предупреждает Минфин в информационном сообщении от 10.062021 № ИС-учет-33.

Напомним, приказом от 16.04.2021 № 62н утвержден новый Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он определяет требования к документам бухучета и документообороту в бухучете. ФСБУ 27/2021 вступает в силу с 1 января 2022 года.

Как поясняет Минфин, в новом стандарте оправдательный документ определен как содержащий информацию о факте хозяйственной жизни документ, на основании которого в первичный учетный документ включаются обязательные реквизиты.

В частности, оправдательными являются документы, оформляющие гражданско-правовые отношения с контрагентами, работниками, государственными органами, либо используемые для управления организацией. Например, к ним относятся договор, кассовый чек, квитанция об оплате, судебный акт, торговый товарный счет.

В отличие от первичного учетного документа оправдательный документ не предназначен для оформления факта хозяйственной жизни и не содержит все обязательные реквизиты;

При этом первичный учетный документ, обязательные реквизиты которого указаны на основании оправдательного документа, включается информация, позволяющая идентифицировать оправдательный документ.

Стандарт допускает, что составленный или полученный в процессе деятельности оправдательный документ может использоваться в качестве первичного учетного документа при условии, что он содержит все обязательные реквизиты первичного учетного документа.

Это значит, что документ, не являющийся изначально первичным учетным документом, но содержащий все обязательные реквизиты первички, может использоваться в качестве первичного учетного документа для целей бухучета. Оформлять на его основе специальный первичный учетный документ не нужно.

Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета

Все хозяйственные операции, совершаемые на предприятии, должны быть в обязательном порядке задокументированы. Для каждой операции должны быть оформлены соответствующие оправдательные первичные документы бухгалтерского учета.

Первичные бухгалтерские документы – что к ним относится?

Первичные бухгалтерские учетные документы подразделяются на распорядительные и оправдательные.

К первым относятся, прежде всего, различного рода распоряжения, приказы на выполнения всевозможных операций. Как правило, данные формы утверждаются руководящим составом предприятия.

К оправдательным относятся документы, подтверждающие факт совершения операции.

Также распорядительные и оправдательные бланки могут быть скомбинированы в один учетный документ, который будет содержать как приказ на выполнение какого-либо действия, так и подтверждение выполнения этого действия.

Оправдательные бухгалтерские документы иначе можно именовать первичными учетными бухгалтерскими. Первичные учетные формы — это первое свидетельство совершения операции, и они являются обязательными для отражения операции в бухгалтерском учете. Все проводки в бухгалтерии должны отражаться только после того, как получен правильно оформленный оправдательный документ. Следует запомнить важное правило: «Нет документа — нет проводки!»

Важно не только наличие оправдательной формы, но и правильное ее оформление. Наличие ошибок может сделать его не действительным, поэтому при получении любого бланка обязательно нужно проверить все строки на правильность заполнения. Обязательно нужно проверить наличие подписей ответственных лиц, наличие печати, причем она должна быть четкой и читаемой. Только при правильном оформлении можно быть уверенным в том, что в будущем у вас не возникнут проблемы с проверяющими органами. Правильно оформленные первичные документы в бухгалтерии обязательно должны содержать определенный набор реквизитов.

Обязательные реквизиты первичных документов:

наименование и код формы;
дата составления;
наименование организации;
вид хозяйственной операции и ее содержание;
натуральные и денежные измерители операции;
подписи ответственных лиц.

Госкомстатом России установлены унифицированные формы первичных документов, которые необходимо использовать при оформлении хозяйственных операций.

Типовые формы первичных учетных документов применяются для учета кассовых операций, для учета материалов, основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, торговых операций, а также операций, связанных с оплатой труда.

Если в существующие унифицированные формы необходимо внести какие-либо изменения, дополнить их реквизитами и необходимыми строками, то на предприятии нужно оформить распоряжение или приказ о внесении дополнительных реквизитов. Изменяя типовую форму первичного учетного документа, стоит помнить, что удалять уже имеющиеся реквизиты нельзя, можно лишь их дополнить.

Если для какого-либо первичного бухгалтерского документа унифицированная форма не утверждена, то организация самостоятельно разрабатывает удобный для себя бланк, в этом случае основные требования к измененным формам – это наличие в них всех обязательных реквизитов, указанных выше.

Право подписи первичных документов может быть присвоено только определенному кругу лиц, перечень фамилий и должностей которых должен быть отражен в соответствующем документе на право подписи того или иного документа (например, доверенность на право подписи, по ссылке вы можете скачать образец доверенности).

Если в уже оформленном первичном бухгалтерском документе допущена ошибка, то допускается его редактирование в том случае, если это не кассовый и не банковский бланк. Для последних никакие исправления не допускаются. Если в денежных формах допущены ошибки, то такой бланк перечеркивается и выбрасывается, после чего заполняется новая форма. Примерами форм, не допускающих исправлений можно назвать приходный и расходный кассовый ордер, денежный чек, объявление на взнос наличными.

Исправления в первичных документах бухгалтерского учета выполняются следующим образом: необходимо зачеркнуть неверно указанные данные и сверху написать правильную информацию, рядом обязательно нужно указать дату изменения, подпись. Внесение исправлений в нужно согласовать с лицами, составившими данную форму и подписавшими его. По факту согласования рядом с исправлением необходимо указать фразу: «исправлено и согласовано».

Первичные бухгалтерские документы. Обработка

Поступая на предприятие, первичные документы бухгалтерского учета проходят проверку на правильность заполнения: все ли строки заполнены, правильно ли подсчитаны суммы, имеются ли подписи и печати, все ли реквизиты проставлены правильно. После этого бланк необходимо зарегистрировать в специальных журналах. Например, платежная ведомость форма Т-53 регистрируется в журнале регистрации платежных ведомостей форма Т-53а, а приходные и расходные кассовые ордеры регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов форма КО-3. После регистрации документы передаются на хранение в бухгалтерию, где они подшиваются в соответствующие папки и хранятся там определенный период времени. По прошествию определенного срока документ передается в архив. Срок хранения первичных документов определяется и регулируется архивным законодательством. Хранение и систематизация бухгалтерских документов на предприятии именуется документооборотом. Подробнее о хранении и уничтожении документов читайте в этой статье.

Закон, который определяет сроки хранение первичных бухгалтерских документов, именуется Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Ответственным за правильную организацию хранения и уничтожения является руководитель организации. За сохранность и правильное оформление документов ответственность несет главный бухгалтер.

На нашем сайте вы можете скачать многие формы и бланки первичных документов бухгалтерского учета в разделе «Образцы документов», там вы найдете как чистые бланки, так и образцы их заполнения с краткими рекомендациями по оформлению. Для удобства поиска нужного бланка они разделены на разделы, в которых вы без труда сможете разобраться и найти нужную форму.

Видео-урок. Удаление документов в 1С Бухгалтерия: пошаговая инструкция

Практический видео урок по удалению документов в 1С Бухгалтерия 8.3. Ведет Ликина Ольга: эксперт сайта “Бухгалтерия для чайников”, бухгалтер по заработной плате ООО “М.видео менеджмент. В уроке рассматривается пошаговая инструкция по удалению документов.

Видео-урок “Как составить первичную документация предприятии”

Смотрите видео-урок преподавателя сайта “Бухгалтерия для чайников” Гандевой Н. В. по теме: “Как составить первичную документацию на предприятии”, где подробно описаны основные порядок учета и ведения документов в компании ⇓

Первичные учетные документы в системе бухгалтерского учета Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ В СИСТЕМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

С. И. ПОЛЕНОВА,

кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета Финансовой академии при Правительстве РФ

Совокупность первичных учетных документов в бухгалтерском учете представляет основной способ наблюдения, измерения и регистрации хозяйственной деятельности организации. Каждая хозяйственная операция, возникающая в процессе работы и представляемая в денежной форме независимо от ее содержания и объема, оформляется соответствующим первичным учетным документом. На основании данных, содержащихся в таких документах, появляется возможность реализовать требования к бухгалтерскому учету, выраженные в полноте формирования учетных сведений, их достоверности, своевременности и др. Формирование учетных данных в первичной документации определяет возможность использования других элементов метода бухгалтерского учета.

Первичный учетный документ представляет письменное разрешение на совершение хозяйственной операции и письменное доказательство факта осуществления хозяйственной операции. Он характеризуется тем, что является основанием для последующих записей данных о возникших хозяйственных операциях в системе бухгалтерского учета. Значение первичного учетного документа в бухгалтерском учете представлено нарис. 1.

первичныи учетный документ

■А!

ПРЕДСТАВЛЯЕТ ПИСЬМЕННОЕ РАЗРЕШЕНИЕ НА СОВЕРШЕНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОПЕРАЦИИ

ПРЕДСТАВЛЯЕТ ПИСЬМЕННОЕ ДОКАЗАТЕЛЬСТВО ФАКТА ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОПЕРАЦИИ

ЯВЛЯЕТСЯ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩИХ ЗАПИСЕЙ О ВОЗНИКШИХ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЯХ

Рис. 1. Значение первичного учетного документа в бухгалтерском учете

Значимость первичных учетных документов в бухгалтерском учете трудно переоценить. Первичные документы используются для формирования регистров аналитического и синтетического учетов, отчетных форм. Правильность и своевременность их составления в значительной степени определяет качественное состояние бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности в организации. Последующее формирование точных учетных показателей, их представление в установленные сроки могут быть осуществлены при условии своевременного составления, оформления и контроля за записями в первичной документации. Документы не только подтверждают объективность последующих бухгалтерских данных, но и помогают выявить ошибочные записи в системе учета.

Первичные учетные документы являются средством, при помощи которого осуществляется хозяйственная деятельность организации, поскольку данные первичного учета широко используются для оперативного управления деятельностью организации. В системе учета формируются информационные сводки за короткие временные периоды (день, сутки, смену, пятидневку и др.), содержание которых позволяет принимать оперативные и своевременные управленческие решения, способствующие повышению эффективности работы как подразделений организации, так и предприятия в целом.

На основании первичных учетных документов ведется повседневное наблюдение и контроль за движением активов, принадлежащих организации, в процессе кругооборота капитала и превращения его из одной формы в другую. Они используются для установления законности и целесообразности хозяйственных операций. Документирование хозяйственных операций позволяет предотвратить нецелесообразное и неэффективное использование ресурсов, соблюдать режим экономии и нормы расходования средств.

В первичных учетных документах проставляются подписи должностных лиц, распорядив-

шихся произвести хозяйственную операцию, а также подписи лиц, ее выполнивших. Подобный порядок оформления документации позволяет установить персональную ответственность должных лиц по всем хозяйственным операциям, использовать эти сведения для оценки эффективности их работы, а также в правоприменительной деятельности.

Первичные учетные документы, составленные с соблюдением установленных требований, используются как доказательная база в разрешении споров, возникающих между организациями, между организациями и физическими лицами. Они признаются документами, имеющими юридическую силу, в арбитражных и гражданских спорах, уголовных делах, используются при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, назначаемой судом при рассмотрении дел.

Данные первичных учетных документов необходимы в процессе контрольно-ревизионной работы, проведения внутреннего и внешнего аудита, в процессе экономического анализа работы организации. По ихданным организуется внешний контроль за деятельностью, подтверждается достоверность учетных и отчетных данных, выявляются резервы улучшения имущественного и финансового состояния организации, разрабатываются мероприятия по оптимизации ее функционирования.

Требования о порядке оформления первичными учетными документами совершаемых хозяйственных операций установлены Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (рис. 2).

Требования, установленные к первичным учетным документам, должны раскрывать содержание и особенности совершенной и оформленной хозяйственной операции, представлять информацию для организации достоверного бухгалтерского учета, экономического анализаде-ятельности, оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами.

требования к первичным учетным документам

составление по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм

наличие обязательных реквизитов

составление в момент совершения операции, в отдельных случаях — после ее совершения

исправления в документах подтвержаются подписями лиц — участников хозяйственных операций

сохранность в течение сроков по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет

Рис. 2. Требования к первичным учетным документам

Первичные учетные документы для регистрации хозяйственных операций должны составлять по формам, которые являются межотраслевыми унифицированными формами, разрабатываемыми централизованно Росстатом (ранее — Госкомстатом России).

Межотраслевыми унифицированными (типовыми) формами называют первичные учетные документы, используемые для оформления определенных, установленных в инструкциях к этим документам, хозяйственных операций, независимо от организационно-правовых форм и отраслевой принадлежности организаций.

Они содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлениями соответствующего органа государственной статистики:

— Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18. 08.1998 № 88;

— Унифицированные формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденные постановлением Госкомстата России от01.08.2001 № 55;

— Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7;

— Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и др.

Первичные учетные документы, по которым не предусмотрены унифицированные формы, должны быть разработаны самими организациями, предусмотрены в приказе руководителя об учетной политике и утверждены им. Они должны содержать обязательные сведения — реквизиты, под которыми понимаются показатели, характеризующие хозяйственную операцию, представленную в первичном учетном документе, придающие ему юридическую силу.

Количество реквизитов и их содержание являются следствием целей составления первичного документа и характера отраженной хозяйственной операции. Несмотря на то, что совокупность хозяйственных операций, различающихся между собой целями, характером, условиями осуществления, довольно многочисленна и разнообразна, отдельные реквизиты

обязательные реквизиты первичных учетных документов

НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

ДАТА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ, ОТ ИМЕНИ КОТОРОЙ СОСТАВЛЕН ДОКУМЕНТ

СОДЕРЖАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОПЕРАЦИИ

ИЗМЕРИТЕЛИ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОПЕРАЦИИ В НАТУРАЛЬНОМ И ДЕНЕЖНОМ ВЫРАЖЕНИИ

НАИМЕНОВАНИЕ ДОЛЖНОСТЕЙ ЛИЦ, ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА СОВЕРШЕНИЕ И ПРАВИЛЬНОСТЬ ОФОРМЛЕНИЯ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОПЕРАЦИИ

ЛИЧНЫЕ ПОДПИСИ ДОЛЖНОСТНЫХ лиц

Рис. 3. Обязательные реквизиты первичных учетных документов

документов являются общими. Нормативными документами по бухгалтерскому учету такие реквизиты называются обязательными (рис. 3).

В необходимых случаях в первичных учетных документах должны содержаться номер документа, название и юридических адрес организации, от имени которой составлен документ, указаны стороны, участвующие в совершении операции, печать организации и некоторые другие данные. Если документ не имеет каких-либо обязательных реквизитов, он теряет свою силу, не принимается к исполнению, не может служить основанием для дальнейших записей в регистрах бухгалтерского учета. Остальные реквизиты, присущие для конкретных видов первичных документов, определяются характером операции, регистрируемой в них.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Первичные учетные документы должны составляться своевременно, т.е. в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее совершения. Документы должны быть составлены качественно и содержать достоверные сведения. Ответственность за это несут должностные лица, подписавшие документы.

Первичные учетные документы должны быть заполнены четко и без помарок. Если в текстовой части или в цифровых данных была допущена ошибка, ее следует исправить, зачеркнув неправильное одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и сделать сверху над зачеркнутым правильную запись с указанием даты внесения исправления. Такое исправление должно быть оговорено и подтверждено подписями лиц, составивших документ. Однако в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Первичные учетные документы могут быть изъяты у организации на основании соответствующих постановлений:

— органами дознания;

— органами предварительного следствия;

— органами прокуратуры;

— органами внутреннихдел. В этом случае главный бухгалтер

или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию их хранения несетруководитель организации.

Группировка первичных учетных документов ведется по назначению, способам их составления и месту составления (рис. 4). Она позволяет дать полную и всестороннюю характеристику первичных учетных документов, понять их взаимосвязь с последующими этапами учетного процесса.

По назначению выделяются следующие виды документов:

— распорядительные первичные учетные документы;

— оправдательные (исполнительные) первичные учетные документы;

— документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные первичные учетные документы представляют распоряжение, задание, приказ руководителя организации или других уполномоченных лиц о совершении определенной хозяйственной операции. Такими документами могут быть доверенность на получение материальных ценностей, приказ (распоряжение) руководителя организации о направлении работника в командировку и др. Характерной особенностью распорядительных документов является то, что они не служат документами, в которых описана выполненная хозяйственная операция, и не являются основанием для записи в бухгалтерском учете.

Оправдательные (исполнительные) первичные учетные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат для ее исполнителей оправданием в расходовании средств, получении ценностей и др. Исполнителями зачастую выступают материально ответственные лица.

КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ПО НАЗНАЧЕНИЮ

Т I

* Г

ПО СПОСОБАМ СОСТАВЛЕНИЯ

ПО МЕСТУ СОСТАВЛЕНИЯ

Рис. 4. Признаки классификации иервичныхучетныхдокументов

К оправдательным (исполнительным) первичным учетным документам относят приходные ордера, на основании которых приходуют материальные ресурсы, расходные кассовые ордера, используемые для оформления выдачи денежных средств из кассы, и др.

Документами бухгалтерского оформления являются документы, оформляемые работниками бухгалтерской службы для подготовки к выполнению счетных записей. Они составляются на основании распорядительных и оправдательных (исполнительных) первичных учетных документов. Их содержание составляет указание на то, какие должны быть выполнены записи и на какие суммы. Так, по окончании расчета амортизации по объектам основных средств за отчетный месяц составляется бухгалтерская справка для указания сумм амортизации, которые необходимо отнести на соответствующие счета производственных затрат.

Документы бухгалтерского оформления формируются для отражения сумм резервов на отпуска работающих, резервов по сомнительным долгам, отчислений на социальное страхование и обеспечение (ЕСН и отчислений на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний), налога на имущество организации и др. Они оформляются в виде расчетов, разработочных таблиц, группировочных ведомостей, листков-расшифровок и др.

Для рационализации учетного труда часто применяются первичные учетные документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, оправдательных (исполнительных) документов и документов бухгалтерского оформления. Такие документы квалифицируются как комбинированные первичные учетные документы. Они служат для оформления хозяйственных операций в целях дальнейшего использования в учетном процессе. К комбинированному документу относят расходный кассовый ордер, который содержит распоряжение на выдачу денежных средств (признак распорядительного первичного учетного документа) и в котором удостоверяется факт совершения хозяйственной операции (признак оправдательного (исполнительного) документа).

В зависимости от способа составления первичные учетные документы делятся на две группы:

— разовые первичные учетные документы;

— накопительные первичные учетные документы.

Разовыми считают документы, составляемые единовременно, в один прием для отражения одной или несколькиххозяйс-твенных операций. После составления документов они становятся основанием для записей в регистры бухгалтерского учета. Разовыми являются большая часть первичных учетных документов: платежные поручения, применяемые для перечисления денежных средств с расчетного счета организации на расчетный счет получателя, приходные кассовые ордера, которыми оформляются операции по оприходованию денежных средств в кассу, и др.

Накопительные документы включают бумаги, составляемые постепенно в течение установленного временного периода (сутки, декада, месяц, квартал), для накапливания данных по однородным систематически повторяющимся операциям. К таким документам относятся лимитно-заборные карты, применяемые для оформления отпуска материальных ценностей на производственные нужды в течение декады, месяца, квартала; наряды на сдельную работу, в которых фиксируются данные о выработке рабочих, закрываемые за первую и вторую половины месяца, и др. Они оформляются в течение установленного периода, закрываются по его окончании. После сдачи в бухгалтерию такие документы используются для последующих бухгалтерских записей.

По месту составления первичные учетные документы делятся на внутренние и внешние. Если внешние первичные учетные документы составляются в других организациях и поступают на предприятие для необходимой обработки и использования, то внутренние документы составляются в самой организации.

За правильность оформления внутренних первичных документов несет ответственность организация, составившая его. О фактах неверно оформленных внешних документов организация должна сообщить контрагенту.

В процессе совершения хозяйственных операций, оформляемых первичными учетными документами, бухгалтерия ведет контроль за правильностью, достоверностью и точностью их отражения. Формы контрольных мероприятий, используемых в бухгалтерском учете, представлены нарис. 5.

Рис. 5. Формы контроля за первичными учетными документами

Предварительный контроль осуществляется в процессе совершения хозяйственных операций на стадии оформления как распорядительных, так и оправдательных (исполнительных) первичных учетных документов. Особая значимость предварительного контроля за заполнением первичных учетных документов определяется тем, что большинство документов, не относящихся к документам бухгалтерского оформления, формируется оперативными работниками, материально ответственными лицами. Целью предварительного контроля является обеспечение законности хозяйственных операций, правильности их оформления, недопущения хищений, недостач, приписок и других злоупотреблений со стороны должностных лиц.

Ответственность за организацию предварительного контроля за первичными учетными документами несет главный бухгалтер. В соответствии с нормами ст 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществленных хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имуществаи выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для

его подписи они считаются недействительными. Подпись главного бухгалтера является обязательной также на документах, в соответствии с которыми возникают и погашаются финансовые и кредитные обязательства организации.

После составления все первичные учетные документы представляются в бухгалтерию и служат основанием для записей в регистрах аналитического и синтетического учетов.

Последующий контроль за первичными учетными документами проводится в процессе бухгалтерской обработки и подготовки документации к последующей группировке и обобщению учетной информации.

Бухгалтерская обработка и подготовка первичной учетной документации включает четыре этапа (рис. 6).

Последующий контроль организуется для оправдательных документов как внутреннего, так и внешнего характера. Обычно такой контроль ведется работниками бухгалтерской службы, функциональные обязанности которых состоят в ведении бухгалтерского учета по отдельным участкам. Последующий контроль включает проверку первичных учетных документов по существу, формальную проверку и арифметическую проверку (рис. 7).

Проверка по сществу предполагает установление законности и экономической целесообразности хозяйственной операции и является логическим завершением предварительного контроля за документацией. На стадии проверки по существу организуется контроль за сохранностью активов, устанавливается персональная ответственность лиц, подписавших первичные документы.

всех работников.

Предварительный контроль за документальным оформлением хозяйственных операций проводится путем просмотра и визирования главным бухгалтером всех распорядительных документов (договоров, приказов, распоряжений и др.). Документы, являющиеся основанием для приема и выдачи денежных средств в наличной и безналичной формах, подписываются главным бухгалтером. Без

1 ЭТАП

2 ЭТАП

3 ЭТАП

4 ЭТАП

Рис. 6. Этапы бухгалтерской обработки и подготовки первичной учетной документации

ВИДЫ ПОСЛЕДУЮЩЕГО КОНТРОЛЯ ЗА ПЕРВИЧНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

ПРОВЕРКА ПО

СУЩЕСТВУ

ФОРМАЛЬНАЯ ПРОВЕРКА

АРИФМЕТИЧЕСКАЯ ПРОВЕРКА

Рис. 7. Виды последующего контроля за первичными учетными документами

Формальная проверка первичных учетных документов исходит из необходимости соблюдения формальных требований к оформлению хозяйственной операции и заполнению соответствующего документа. Она состоит в следующем:

— в установлении того, использована унифицированная форма первичного документа или форма документа разработана в организации и утверждена в приказе руководителя об учетной политике;

— в определении полноты и правильности заполнения всех реквизитов первичного документа;

— в выявлении соответствия данных, приведенных в распорядительных документах, данным оправдательных (исполнительных) документов;

— в установлении наличия и подлинности подписей лиц, составивших первичный документ;

— в определении правильности записей в документах;

— в выявлении своевременности оформления первичным документом хозяйственной операции;

— в установлении своевременности представления первичных документов в бухгалтерскую службу в соответствии с графиком документооборота.

Формальная проверка имеет достаточно большое значение для выявления фактов неправомерных действий (хищений, сокрытия недостач и сверхнормативных потерь ценностей) со стороны материально ответственных лиц и других работников организации. Об этом могут свидетельствовать факты неправильного оформления документов, использования первичных документов, составленных с ошибками, не соответствующих междуведомственным унифицированным формам; несвоевременного составления и представления документов в бухгалтерию; подписания документов лицами, не утвержденными в приказе руководителя организации, и другие факты. Такие случаи должны сопровождаться установлением их причин и виновных лиц, принятием мер по повышению ответственности лиц, составляющих документы, и ответственных за хозяйственные операции.

Арифметическая проверка включает проверку правильности приведенных цифровых значений показателей и арифметических расчетов, выпол-

ненных в первичных учетных документах. На основании арифметической проверки устанавливают правильность количественной характеристики отраженных в них хозяйственных операций. Проверке подвергаются не только документы, составленные в самой организации (внутренние документы), но и поступившие от других организаций и физических лиц (внешние документы).

Первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, передаются главному бухгалтеру организации для принятия решений.

Таким образом, проведение разнообразных видов проверок первичных учетных документов позволяет реализовать задачи бухгалтерского учета по обеспечению пользователей достоверной учетной информацией.

Расценка (таксировка) первичных учетных документов, представляющая второй этап бухгалтерской обработки и подготовки документов, выполняется в связи с тем, что в бухгалтерском учете, наравне с обязательным денежным измерителем хозяйственных операций, используются натуральные показатели. Они содержатся в первичных учетных документах, дают возможность всесторонне охарактеризовать хозяйственную операцию, необходимы для ведения аналитического учета. Для получения денежного измерителя хозяйственной операции в первичном документе проставляется цена и рассчитывается сумма, т. е. происходит денежная оценка хозяйственной операции, называемая расценкой или таксировкой первичного документа.

Третьим этапом бухгалтерской обработки и подготовки первичных документов является их группировка и подсчет данных. Данный этап необходим для формирования сводной информации за определенный временной период внутри отчетного месяца по данным первичных документов: смену, день, пятидневку, декаду. Документы группируются по определенным признакам (по содержанию хозяйственной операции, по датам, по материально ответственным лицам и др.). По каждой группе первичных документов подсчитывают итоговые данные.

Подсчитанные данные используют для составления сводных документов: группировочных и накопительных ведомостей, а также ведомостей, содержащих установленную совокупность учетных

Рис. 8. Составление бухгалтерских проводок

показателей, для оперативного контроля и принятия управленческих решений.

По исчисленным данным в сводных и накопительных документах, а также непосредственно в самих первичных документах составляют бухгалтерские проводки (рис. 8).

Для удобства составления бухгалтерских проводок в первичных, сводных и накопительных документах предусматриваются специальные графы для указания дебетуемого и кредитуемого счетов, а также суммы по отдельной хозяйственной операции или их совокупности. Возможно составление бухгалтерских проводок на основании записей в учетные регистры аналитического и синтетического учетов либо в регистры, совмещающие записи в аналитическом и синтетическом разрезах.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, при использовании электронных вычислительных машин — оттиск соответствующего штампа. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, документы для начисления заработной платы подлежат обязательному гашению штампом «Получено», «Оплачено» с указанием даты.

Движение первичных учетных документов, регистрирующих хозяйственные операции, должно быть упорядочено и организовано по определенным правилам. Порядок передачи первичных документов для текущего ведения учета, контроля

СТАДИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

СОЗДАНИЕ ИЛИ ПОЛУЧЕНИЕ ПЕРВИЧНОГО ДОКУМЕНТА ОТ ДРУГОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРОВЕРКА, ИСПОЛНЕНИЕ И ПРИНЯТИЕ К УЧЕТУ ПЕРВИЧНОГО ДОКУМЕНТА

БУХГАЛТЕРСКАЯ ОБРАБОТКА И ПОДГОТОВКА ПЕРВИЧНОГО ДОКУМЕНТА

ПЕРЕДАЧА ПЕРВИЧНОГО ДОКУМЕНТА В АРХИВ

Рис. 9. Стадии документооборота

за хозяйственной деятельностью, составления бухгалтерской отчетности регламентируется в самой организации.

Движение первичных документов в процессе их формирования, оперативного использования, бухгалтерской подготовки и обработки от составления (внутренние документы) или получения от других организаций (внешние документы) до передачи в архив после использования для формирования учетных регистров называется документооборотом. Стадии документооборота в организации представлены нарис. 9.

Порядок документооборота на предприятии определяется главным бухгалтером. Распоряжения главного бухгалтера по своевременному оформлению хозяйственных операций, представлению необходимых документов и сведений обязательны для всех работников. Строгая дисциплина в оформлении хозяйственных операций, порядок документооборота, персональная ответственность каждого работника за составление и использование первичных документов, соблюдение графика прохождения документов являются важной предпосылкой достоверности бухгалтерских данных, полноты информационной учетной совокупности, сохранности имущества организации, эффективности управленческой деятельности.

Рациональная организация бухгалтерского учета включает планирование выполнения учетных работ. План организации учетных работ, составляемый главным бухгалтером, обеспечивает своевременное получение учетных данных, характеризующих результаты работы и позволяющих своевременно составлять и представлять бухгалтерскую и налоговую отчетность внутренним и внешним пользователям, а также внутреннюю отчетность для управленческих нужд.

В составе плана организации учетных работ формируется график документооборота, в котором определяется последовательность движения первичных документов:

— кто и в каком порядке составляетдокументы;

— куда и в какие сроки они передаются;

— какие учетные записи выполняются по данным этихдокументов;

— где и в течение какого срока они должны храниться после использования в соответствии с назначением. 8

о л

щ а а.

|Э

Чо Ь л с В

* 5 о в а щ

и =

и К

I :В

£ I

в в

£ а

о е

и № Я

К в

о -&

Б ^

а с а

л £

2 СЕ

^ л * &

ч 5

полнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (см. таблицу).

Работники организации составляют и представляют в бухгалтерию документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

Первичные учетные документы вместе с регистрами бухгалтерского учета и формами отчетности подлежат обязательной сдаче в архив. До этого они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Лица, ответственные за их хранение, назначаются главным бухгалтером.

Обработанные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке в пачки и оформляются справкой для архива. Приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним первичными документами (платежными поручениями, платежными требованиями и др.) подбираются в хронологическом порядке, переплетаются во избежание их утраты или злоупотреблений. Отдельные виды документов (по начислению заработной платы — наряды на сдельную работу, сменные рапорты, рапорты о выработке и др.) могут храниться непереплетенными. Они подшиваются в папках.

Выдача первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, форм отчетности из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается. В отдельных случаях выдача может производиться по распоряжению главного бухгалтера.

Сроки хранения первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с правилами ведения архивныхдел, но не менее пяти лет.

Литература

1. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 03.11.2006 № 183-ФЭ).

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н (в ред. от 26.03.2007 № 26н).

3. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

Обработка первичных бухгалтерских документов

Закон «О бухгалтерском учете и отчетности», принятый в РБ, говорит об обработке первичных бухгалтерских документов следующим образом: факт совершения любой хозяйственной операции должен быть подтвержден первичным учетным документом, который имеет юридическую силу и оформляется ответственным исполнителем вместе с иными участниками операции.

Первичный бухгалтерский документ создается в момент совершения операции или сразу же после неё — далее он поступает в бухгалтерию, где его тщательно проверяют, вносят в базу данных или отражают на счетах учета. На сегодняшний день первичные документы, в основном, формируются в базе учета, откуда они берутся для распечатки в случае необходимости. При этом обработка первичных бухгалтерских документов на крупных предприятиях осуществляется по определенному графику, в котором расписано, когда и какие бумаги сдаются в бухгалтерию.

Распечатанные первичные документы сверяются в базе данных, а после их подшивают в папки для хранения – в хронологическом порядке. В таком виде они помещаются в архив, где и хранятся определенное время — согласно инструкциям по делопроизводству и архивированию, в которых указаны сроки хранения разных типов документов. По истечении прописанных сроков документы подлежат уничтожению или утилизации.

Таким образом, бухгалтер, который занимается обработкой первичной бухгалтерской документации в компании, должен:

Принять все первичные документы в полном объеме и сгруппировать их в соответствии с видами хозяйственной деятельности;
Внести все необходимые данные в регистры бухгалтерского учета, а после на их основании сформировать бухгалтерский и налоговый отчет.

Обработка бухгалтерских документов подразумевает их составление по типовым формам, которые утверждены в Министерстве финансов Республики Беларусь (Национальным банком РБ – для банков) или в республиканских органах госуправления, которые подчинены Совету Министров РБ.

На сегодняшний день существует ряд обязательных форм, утвержденных госорганами, уполномоченными Советом Министров Республики Беларусь, согласно постановлению № 360 от 24.03.2011.

Перечень первичных учетных документов

Утвержденные Министерством финансов РБ:

1. Товарно-транспортная накладная

2. Товарная накладная

3. Приходный кассовый ордер

4. Расходный кассовый ордер

5. Акт о приеме-передаче основных средств

6. Акт о приеме-передаче нематериальных активов

Утвержденные Министерством архитектуры и строительства:

7. Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ

8. Акт о передаче не завершенного строительством объекта

9. Акт о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры

Остальные формы предприятия разрабатывают самостоятельно или берут за основу рекомендуемые образцы. При этом такие документы должны в обязательном порядке содержать следующие реквизиты:

Порядковый номер документа, место и дата его составления, а также его наименование;
Название организации, инициалы и фамилия руководителя или индивидуального предпринимателя;
Содержание хозяйственной операции, основания для ее совершения, оценка операции в денежных, количественных и натуральных показателях;
Должность всех лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции, а также за правильность её оформление (ФИО и личные подписи).

При обработке первичных бухгалтерских документов могут понадобиться и другие реквизиты – это зависит от системы обработки данных, а также от специфики хозяйственных операций. Перечень лиц, обладающих правом подписывать первичные бухгалтерские документы, должен быть в обязательном порядке согласован с главным бухгалтером, а после утвержден руководящим составом организации.

Обработка бухгалтерских документов подразумевает, что все операции, которые связаны с поступлением или же выплатой денежных средств, должны быть заверены подписью руководителя организации, бухгалтером и прочими уполномоченными лицами. Первичный учетный документ, как правило, составляется в момент, когда совершается операция. Если же это невозможно – то сразу же после её завершения. Лица, которые составляют и подписывают документ, должны обеспечить качественное его оформление, а также его передачу в оговоренные сроки для полноценного отражения в бухгалтерском учете. Также они несут ответственность за достоверность предоставленных данных.

К основным используемым первичным учетным документам относятся:

Акты выполненных работ;
Товарные и товарно-транспортные накладные,
Расчетно-платежные ведомости;
Расходные и приходные кассовые ордеры;
Счет-фактуры;
Накладные на внутренние перемещения;
Платежные поручения;
Дефектные ведомости;
Выписки из банковских счетов;
Товарные чеки;
Приходные и расходные ордеры;
Командировочные удостоверения, путевые листы;
Карточки, предназначенные для учета основных средств.
Прочие документы.

Если вы не уверены, что сможете самостоятельно обеспечить для своего бизнеса правильную обработку первичных бухгалтерских документов, вы можете обратиться за помощью в нашу компанию и заказать ведение бухгалтерского учета на выгодных условиях. Мы позаботимся о том, чтобы вся документация, касающаяся вашей финансово-хозяйственной деятельности, была оформлена правильно и в соответствии с законодательством.

22. Первичные и сводные документы. Бухгалтерский учет: Шпаргалка

Первичные документы бухгалтерского учета — Документооборот бухгалтерии: Документор

Основные формы документов, относящихся к категории первичные документы бухгалтерского учета, определены Госкомстатом РФ в специальных унифицированных альбомах. В нашем небольшом сегодняшнем обзоре расскажем о том, какие документы относятся к первичным документам, по каким правилам они составляются и что обязательно содержат в себе.

Первичные документы необходимо регистрирова, хранить, и предоставлять по требованию внутренним и внешним пользователям документации. Сервис Документор позволяет значительно упростить работу с первичными документами в бухгалтерии.

В любой компании, даже небольшого размера, ежедневно проводятся десятки, а то и сотни бухгалтерских операций. Бухгалтерия выплачивает заработную плату, рассчитывается с контрагентами, проводит различные материальные активы, ставя их на баланс организации — это далеко не полный перечень того, что делается вашими специалистами на ежедневной основе. Каждая такая проводка нуждается в составлении первичного бухгалтерского документа согласно требованиям 402 ФЗ.

Первичные бухгалтерские документы создаются непосредственно при проводке операции либо в момент окончания, подтверждая тем самым факт случившейся операции. Первичных документов бухгалтерского учета очень много — их вид и тип непосредственно зависят от специфики работы компании и вида её деятельности. Все первичные бухгалтерские документы в вашей компании должна храниться в течение 5 календарных лет, следующих за годом её создания. Для того, чтобы хранить документы, у которых истёк официальный срок хранения, в компании может быть создан собственный архив бухгалтерской документации.

Виды первичных документов

Естественно, что сгруппировать все поступающие в организацию или готовящиеся в ней первичные учетные документы не получится только по признакам отношения к первичной или сводной. Расскажем вкратце об иных форматах разделения по различным признакам.

Виды первичных документов по назначению:

Распорядительные. Определяют решения или отдельные распоряжения руководства. Яркий пример — приказы.
Оправдательные. Подтверждают наличие определённых случившихся в процессе хозяйственной деятельности фактов и становятся основанием для проведения операций в бухгалтерии. Пример — товарная или транспортная накладная.
Для оформления отчётности. Предназначены для обеспечения удобства и простоты при отражении бухгалтерских операций в различных формах отчётности.
Документы сводного характера. Могут сочетать в себе признаки и формы всех трёх предыдущих пунктов.

По порядку и периодичности заполнения:

Единоразовые. В них отражаются проведённые однократно или в течение небольшого промежутка времени процессы. Выдача денежных средств, отгрузка ТМЦ.
Накопительного характера. Заполнение такой документации происходит поэтапно, с различной периодичностью. Первичные учетные документы такого рода наполняются данными на основе периодического поступления одинаковых бланков или заполненных форм.

По операциям документы отражают следующие моменты:

фактический оборот всех видов ТМЦ;
расчёты в отношении работников, по статьям бюджета, перед контрагентами;
всё движение денег в рамках компании.

По месту, где документы заполняются:

Внешняя документация. Поступает к вам от контрагентов или, наоборот, отправляется вашей организацией в их адрес. К таким бумагам относятся акты и счета-фактуры, накладные по отгрузке и т.п.
Внутренние документы. Они находятся в обороте только в пределах вашей компании. Расчётные документы по выплате заработной платы или премий, накладные на перемещение товаров внутри организации.

Ранее, когда IT в бухгалтерской сфере только начинало своё восхождение, документация могла быть разделена на вручную заполненную или заполняемую на автоматической основе, т.е. с помощью профильного программного обеспечения. Сейчас, впрочем, можно условно сделать такое разделение

Бумажные. При такой форме подачи документы формируются и распечатываются из специализированной бухгалтерской программы, затем заверяются официальной подписью уполномоченного должностного лица, а в случае потребности и гербовой печатью организации.
Электронные. Документы не распечатываются, а передаются между отделами и контрагентами по внутренней или глобальной сети. Заверяются документы специальной электронно-цифровой подписью. Часто для взаимодействия в плане обработки первичной документации и проведения процесса документооборота используются специальные СЭД — системы электронного документооборота.

Обязательные реквизиты первичных документов

Полноценным документом, обладающим силой в юридическом плане, может считаться только первичка, в которой есть ряд указываемых реквизитов, считающихся обязательными по требованиям закона — п.4 ст.9 ФЗ-402. Корректно оформленная документация позволит в случае такой необходимости приложить бумаги к официальному судебному делопроизводству — естественно, что неправильно оформленные или неподписанные документы приниматься во внимание не будут.

У документа обязательно должно быть корректное название, отражающее его суть. К примеру: «Акт об оказании услуг», «Платёжное поручение», «Товарно-транспортная накладная», «Акт об перемещении материальных активов».
Дата, когда документ был составлен.
Официальное наименование организации или ИП, которые составили первичный бухгалтерский документ. К примеру: ООО «Яндекс.Маркет», ИП Васнецов И.И.
Содержание этого документа или проводимой операции (к примеру: «Услуги по доступу в глобальную сеть Интернет», «Услуги проводной телефонии», «Оплата по выставленному счёту за поставку канцелярских товаров», «Проценты, начисленные по кредитному договору»).
Стоимость в установленной валюте или иных показателях.
Должности лиц, ответственных за проведение операции и корректность данных.
Подписи сторон сделки.

Основные актуальные виды первичных бухгалтерских документов

Вся информация подобного рода содержится в унифицированных альбомах, составляемых и актуализируемых Госкомстатом РФ. Расскажем об наиболее часто применяемых видах:

Учёт проводимых операций в торговле — форма ТОРГ-12, универсальные передаточные документы, товарные ярлыки и другие.
Учёт основных средств. Различные документы об перемещении товаров и иных видах их движения внутри компании и за её пределами.
Кассовая документация первичного характера. ПКО, РКО, журналы их регистрации, книги учёта движения ДС.

Итог: первичная бухгалтерская документация обязательно присутствует в жизни любой компании и является важнейшей частью её повседневной работы. Ни одна из проводимых операций не должна быть реализована без подтверждающих документов. Только корректно оформленная первичная бухгалтерская документация является гарантом безопасности сделки и учёта основных средств.

Первичные бухгалтерские документы

Первичные бухгалтерские документы составляются по каждой хозяйственной операции. Без них невозможно отразить в бухгалтерском учете деятельность организации, поскольку эти документы служат основанием для последующих бухгалтерских процедур, и выступают в качестве подтверждения операции.

Первичный бухгалтерский документ в бухгалтерском учете — это официальный документ, который составляется при сделках и других видах экономической деятельности. Однако набор и правила подготовки первичной документации различаются в зависимости от специфики процедуры.В большинстве случаев продавец несет ответственность за подготовку первичной документации перед сделкой. Однако часто возникают трудности с оформлением документов, поскольку нет единого перечня форм «первичный». Соответственно, каждая компания самостоятельно определяет формы этих документов с учетом цели их применения.

Хотя стандартного перечня форм для данной категории документов не существует, законы устанавливают перечень обязательных реквизитов. Кроме того, компании необходимо закрепить в учетной политике те формы, которые она будет использовать в будущем.

Примеры первичных учетных документов:

Товарные накладные, отражающие, какие товары, материальные ценности одна организация передает другой. Они должны быть составлены в двух экземплярах, и эти документы подписываются обеими сторонами сделки. Если компания использует штампы, они должны быть проставлены на этих документах.
Акты приема-передачи. Эти документы составляются после выполнения работ или услуг, они предназначены для подтверждения того, что сторона сделки получила услуги и их результат соответствует договору.До подписания акта работы официально не считаются завершенными.
Заработная плата и другие виды бумаг, подтверждающих факт выплаты работникам заработной платы, премий, больничных листов.
Кассовые документы. Это отдельная категория первичной документации, которая охватывает квитанции и дебетовые поручения, платежные поручения, авансовые отчеты и т. Д.

Мы привели неполный перечень того, что является первичным документом в бухгалтерском учете. В зависимости от специфики деятельности и бухгалтерского учета этот перечень может меняться, дополняться различными документами, подтверждающими хозяйственную деятельность предприятия.

Какие документы имеют обязательную юридическую силу

Для того, чтобы документы считались первичными и имели юридическую силу, необходимо использовать реквизиты, предусмотренные законом. Во-первых, это название самого документа, например, «Бухгалтерская справка». Без этого документы не могут быть приняты во внимание. В правилах оформления первичной документации, помимо наименования, требуются следующие данные:

Имя составителя документа;
краткое содержание и название операции, о которой идет речь в документе;
денежные или физические показатели;
должностей лиц;
подписей и даты.

Правильно оформленные документы имеют юридическую силу, соответственно, могут служить доказательством в ходе судебного разбирательства. Полные доказательства необходимы для разрешения конфликтов с клиентами, подрядчиками, партнерами. Например, покупатель может отказаться платить за товар или попытаться признать сделку недействительной. И тогда, если вы несерьезно относились к заполнению документов, и у них есть фальшивые подписи или «первичный» оформлен с ошибками, вы не сможете использовать его в качестве доказательства.

Следовательно, не стоит расписываться за поставщика, если он не успел это сделать сам.Никогда не фальсифицируйте первичную документацию, даже если это кажется вам простой формальностью. Внимательно сохраните и систематизируйте все «первичное», внимательно проверьте наличие всех деталей.

Юристам часто задают вопросы, требуется ли наличие печати на первичных документах. Однако с 2015 года большинство компаний не обязаны получать и ставить печать. Предприятия вправе запустить его, если сочтут это необходимым, но с точки зрения юридической силы это вовсе не обязательный атрибут.Но если организация все же использует печать, это должно быть указано в ее уставе.

Иногда другая сторона настаивает на том, чтобы поставить печать. Вы должны отказаться, если у компании нет печати. Вы даже можете письменно уведомить об этом контрагента и предоставить выписку из устава, если он настаивает.

Внутренние и внешние бухгалтерские документы

«Первичные», которые выдает сама компания, относятся к одной из двух групп: внутренняя или внешняя. Внутренней документацией называется та, которая распространяется только на организацию, которая ее выпустила.Кроме того, внешние документы могут быть получены предприятием извне: от поставщиков, партнеров, покупателей.

В свою очередь внутренние документы делятся на 3 категории:

Административный. Как понятно из названия категории, речь идет о документации, в которой фиксируются заказы. Менеджер может передать их конкретному сотруднику или всей структуре.
Исполнительный. Все документы, подтверждающие, что определенная бизнес-операция имела место, попадают в эту категорию.
Бухгалтерский учет. В эту категорию входит документация, в которой компания собирает и систематизирует информацию из других документов.

Как работать с регистрами бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета — это носители упорядоченной информации, которые собирают и систематизируют документацию, в том числе книги, карточки, листы. После регистрации хозяйственных операций в первичной документации эта же информация должна быть отражена в реестрах.

Регистры можно поддерживать по-разному.Например, хронологический метод, при котором события записываются последовательно, в зависимости от того, как бизнес-операции выполнялись во времени. Другой подход — систематический; используется, например, при учете кассовых книг. В этом случае транзакции учитываются по экономическим показателям. Но многие компании используют комбинированный подход, сочетающий в себе хронологический и систематический подходы. Регистры также различаются по содержанию: синтетические, аналитические или комбинированные.

Как исправить первичную документацию

Первое, что нужно помнить, это то, что есть группа документов, которые вообще нельзя исправить.Это банковские и кассовые документы, в том числе платежные поручения, а также формы строгой отчетности, которые выдаются вместо чеков ККТ. Что делать, если в таких документах допущены ошибки? Документы с ошибками не принимаются к исполнению, вместо них нужно составлять новые, уже правильно заполненные формы.

Обращаем ваше внимание, что неправильно оформленный документ нельзя просто выбросить или порвать, это нарушение. Бухгалтер должен вычеркнуть неправильно составленный документ и внести его в бухгалтерскую книгу вместе с «правильным» документом.Однако кассовая книга и авансовый отчет не относятся к категории кассовых документов. Соответственно, их можно исправить. Но делать это нужно правильно.

Ошибки в этих документах необходимо исправить, чтобы детали и основной текст остались в силе. Когда дело касается первичной документации, полностью заменить неверную форму невозможно. Вместо этого вам следует прибегнуть к одной из двух корректировок.

Первый способ внести коррективы в «первичный» установленный законом: в самом тексте документа неверная информация зачеркнута одной строкой, введены правильные данные, затем должна быть введена дата и написано «Исправлено» .Завершающий этап — подписи составителей документа с указанием фамилии и инициалов.

Часто первичные документы составляются в двух экземплярах, поэтому ошибки дублируются. В таких случаях необходимо исправить обе копии, иначе изменения не будут действительны. В худшем случае, если второй экземпляр не исправлен, суд сочтет достоверными сведения, которые были указаны в тексте до внесения изменений.

Второй способ исправить данные — это составить исправленную копию.ФНС предлагает: вместо исправления оригинала документа оформлять новую копию с той же датой и номером. В этом экземпляре мы указываем, что документ доработан, фиксируем его порядковый номер и дату. В таком документе должна быть указана информация «№ поправки». плюс указание даты. Эта линия будет отличать его от документа, в котором была допущена ошибка.

Напоследок стоит отметить, что правила подготовки первичной документации позволяют вообще не исправлять мелкие ошибки.Если ошибка не мешает идентифицировать стороны сделки, не искажает ее условия, наименования работ, товаров, не влияет на стоимость и количество товара, это несущественно.

Определение исходных документов — AccountingTools

Что такое исходные документы?

Исходные документы — это физическая основа, на которой регистрируются бизнес-операции. Исходные документы обычно сохраняются для использования в качестве доказательства, когда аудиторы позже проверят финансовую отчетность компании и должны подтвердить, что транзакции действительно имели место.Обычно они содержат следующую информацию:

Описание бизнес-операции
Дата операции
Определенная сумма денег
Разрешающая подпись

Многие исходные документы также проштампован для обозначения утверждения или для записи текущей даты или счетов, которые будут использоваться для записи базовой транзакции.

Исходный документ не обязательно должен быть бумажным.Он также может быть электронным, например, электронная запись часов, отработанных сотрудником, которая вводится в систему хронометража компании через смартфон.

Примеры исходных документов

Примерами исходных документов и связанных с ними бизнес-операций, которые появляются в финансовых записях, являются:

Выписка по счету . Он содержит ряд корректировок балансового остатка денежных средств компании, на которые компания должна ссылаться, чтобы привести свои записи в соответствие с данными банка.
Кассовая лента . Это может быть использовано как свидетельство продаж за наличные, которое поддерживает запись сделки продажи.
Квитанция по кредитной карте . Это может быть использовано в качестве доказательства выплаты денежных средств из мелкой наличности.
Сейф чековые изображения . Эти изображения поддерживают регистрацию денежных поступлений от клиентов.
Отборочный лист . Он описывает товары, отправленные покупателю, и, таким образом, поддерживает запись транзакции продажи.
Заказ на продажу . Этот документ, вместе с транспортной накладной и / или упаковочным листом, может использоваться для выставления счета покупателю, который, в свою очередь, генерирует транзакцию продажи.
Счет-фактура поставщика . Это исходный документ, подтверждающий выдачу поставщику наличных, чеков или электронных платежей. Счет-фактура поставщика также поддерживает запись расхода, товарно-материальных ценностей или основных средств.
Временная карта .Это поддерживает выдачу сотруднику зарплаты или электронного платежа. Если клиенту выставляются счета за часы работы, он также поддерживает создание счетов-фактур клиентов.

Например, компания занимается консалтинговым бизнесом. он накапливает информацию об отработанном времени из расписаний сотрудников, которая затем включается в счета-фактуры клиентов, что, в свою очередь, приводит к созданию транзакции продажи и дебиторской задолженности. Таким образом, в этой ситуации расписание является исходным документом для транзакции продажи.

Контроль над исходными документами

Существует ряд возможных средств контроля, которые можно использовать для снижения риска того, что исходные документы не будут должным образом зарегистрированы в системе бухгалтерского учета. Одним из наиболее распространенных элементов управления является предварительная нумерация документов, чтобы упростить отслеживание отсутствующих документов. Другой элемент контроля заключается в согласовании остатков на счетах с подтверждающими первичными документами, чтобы увидеть, не были ли какие-то документы зарегистрированы, или если некоторые транзакции, зарегистрированные в счетах, не имеют никаких подтверждающих первичных документов.

Как долго хранить исходные документы

Согласно различным нормативным актам, некоторые исходные документы должны храниться в течение нескольких лет. Также может быть разумным сохранить эти документы независимо от правил, хотя бы для предоставления доказательств в случае судебного процесса или для улучшения обслуживания клиентов. По этим причинам компания должна принять политику уничтожения документов, которая строго контролирует уничтожение или другие формы уничтожения исходных документов до тех пор, пока не пройдет определенное количество лет.

Сопутствующие курсы

Справочник бухгалтеров
Комплект для обучения бухгалтеров
Справочник по бухгалтерскому учету
Как проводить аудит
Управление записями

Определение бухгалтерских записей

Что такое бухгалтерские записи?

Бухгалтерские записи — это вся документация и книги, используемые для подготовки финансовой отчетности или записей, относящихся к аудитам и финансовым обзорам. Бухгалтерские записи включают записи об активах и обязательствах, денежных операциях, бухгалтерских книгах, журналах и любых подтверждающих документах, таких как чеки и счета-фактуры.

Ключевые выводы

Бухгалтерские записи — это все документы, необходимые для подготовки финансовой отчетности компании.
Некоторые регулирующие органы требуют, чтобы компании вели свои бухгалтерские записи в течение нескольких лет на случай, если они потребуют проверки.
Бухгалтерские записи часто проверяются на предмет аудита, проверки соответствия или других потребностей, связанных с бизнесом.
Типы бухгалтерских записей включают транзакции, главные книги, пробные балансы, журналы и финансовые отчеты.

Понимание бухгалтерских записей

Обычно существуют правила и законы, заставляющие бухгалтерские организации и бухгалтерские фирмы хранить бухгалтерские записи в течение определенного периода времени. В США Комиссия по ценным бумагам и биржам (SEC) требует, чтобы бухгалтерские фирмы хранили записи аудитов и проверок в течение как минимум семи лет и чтобы они хранили все записи, которые подтверждают или ставят под сомнение выводы аудита.

Не существует универсального соглашения о том, какой набор деловых документов должен включать полный набор бухгалтерских записей.Бухгалтерские записи можно рассматривать как всеобъемлющий термин. Различные стороны, такие как кредиторы, инвесторы в акционерный капитал или группы, заинтересованные в корпоративном управлении, будут иметь разные и часто конкурирующие приоритеты; их требования или предпочтения в отношении документации будут постоянно меняться.

На разных этапах экономического или делового цикла стороны, требующие бухгалтерских записей, изменят свой запрос информации в зависимости от позиции в цикле. Например, в начале подъема делового цикла запросы на финансовую отчетность могут быть сильными, поскольку инвесторы в акции настроены оптимистично.Напротив, во время спада делового цикла кредиторы могут потребовать более подробную информацию, касающуюся статей баланса, поскольку они становятся более нерешительными при предоставлении кредита.

Короче говоря, бухгалтерские записи и даже методы бухгалтерского учета постоянно развиваются, чтобы идти в ногу с изменяющимся характером бизнеса и информационными запросами заинтересованных участников рынка.

Виды бухгалтерских записей

Бухгалтерские записи обычно бывают двух видов: однократная и двукратная.По своему названию однократная запись — это гораздо более простой метод, который лучше подходит для небольших операций. Метод двойной записи более сложен и требует двух записей, одной кредитной и одной дебетовой, для каждой транзакции, совершаемой бизнесом. Цель состоит в том, чтобы сбалансировать бухгалтерские книги и учесть движение денежных средств через организацию. В первую очередь это делается в крупных корпорациях, что помогает выявлять ошибки и потенциальное мошенничество.

Конкретные типы бухгалтерских записей, которые проверяются, включают транзакции, журналы, главные книги, пробные балансы и финансовые отчеты компании.

транзакции

Транзакция является отправной точкой для любой бухгалтерской записи. Это катализатор всего процесса, который показывает любой купленный или проданный, обесцененный и т. Д. Предмет, с которым совершается бизнес.

Журналы

Журналы фиксируют все транзакции, совершаемые компанией. Журналы могут охватывать все операции компании целиком или могут быть разные журналы для разных сфер деятельности компании. Единственная необходимость состоит в том, чтобы журналы поддерживались в актуальном состоянии и чтобы все транзакции каким-либо образом регистрировались.

Главная книга

Главная книга — это перемещение транзакций в журнале в определенные места в главной книге, которые определяются типом транзакции. Это упрощает анализ транзакций и правильную их категоризацию при подготовке пробного баланса и, в конечном итоге, финансовой отчетности.

Пробные остатки

Пробный баланс — это сумма всех кредитов и дебетов в рамках бизнес-цикла.После завершения этого шага все записи должны быть сбалансированы. В противном случае это может выявить ошибку, которую необходимо исправить, или возможное мошенничество. Очень важно определить отключение.

Финансовая отчетность

Финансовый отчет — это последний документ, который включает компоненты всех других бухгалтерских документов. Финансовая отчетность — это то, что будет предоставлено общественности и регулирующим органам для ознакомления. Инвестиционные аналитики могут просмотреть финансовую отчетность, чтобы составить свое мнение о компании.Регулирующие органы могут запросить бухгалтерские документы, на основе которых была составлена финансовая отчетность, для более глубокого понимания компании.

Что такое базовый учет? | Indeed.com

Базовый бухгалтерский учет — это одна из бизнес-функций, которую компании должны выполнять эффективно, поэтому независимо от того, собираетесь ли вы вести собственный бухгалтерский учет / вести бухгалтерский учет или нанимать профессионалов, вам необходимо ознакомиться с базовым бухгалтерским учетом.

В этой статье мы обсудим, что такое базовый учет, что в него входит, а также примеры основных процедур бухгалтерского учета.

Хотите нанять? Разместите вакансию на Indeed.com.

Что такое базовый учет?

Базовый бухгалтерский учет относится к процессу регистрации финансовых операций компании. Он включает в себя анализ, обобщение и представление отчетов об этих операциях регулирующим, надзорным органам и органам по сбору налогов. Финансовая отчетность, используемая в базовом бухгалтерском учете, представляет собой краткое изложение финансовых операций за отчетный период, в котором резюмируются денежные потоки, операции и финансовое положение компании.

Базовый учет — одна из ключевых функций практически во всех видах бизнеса. Обычно его выполняет бухгалтер или бухгалтер в небольшой компании или в крупных финансовых отделах с десятками сотрудников в более крупных компаниях. Отчеты, создаваемые различными потоками бухгалтерского учета, такими как управленческий учет и учет затрат, имеют решающее значение для помощи руководству компании в принятии обоснованных бизнес-решений.

Без учета было бы невозможно определить, какие продукты были успешными, какие бизнес-решения были эффективными и приносит ли компания доход или прибыль.Также было бы невозможно определить, сколько налогов нужно платить, покупать или сдавать в аренду недвижимость или объединяться с другой компанией. Другими словами, бухгалтерский учет — это не просто запись финансовых операций, он измеряет успех компании в достижении своих целей и помогает акционерам понять, насколько эффективно используются их деньги. Вот почему компании должны хорошо разбираться в бухгалтерском учете, чтобы принимать правильные решения.

Связано: Узнайте о том, как стать бухгалтером

Что входит в базовый бухгалтерский учет?

Компоненты базового бухгалтерского учета включают:

Система бухгалтерского учета

Компании должны иметь рациональный подход к ведению бухгалтерского учета, прежде чем они начнут бухгалтерский процесс.Они должны создать учетные записи для хранения информации. Счета подразделяются на следующие классификации:

Активы: Они относятся к ресурсам или объектам, которыми владеет компания. Активы имеют будущую экономическую стоимость, которую можно измерить и выразить в денежном выражении. Примеры активов компании включают в себя инвестиции, денежные средства, товарно-материальные запасы, дебиторскую задолженность, землю, материалы, оборудование, здания и транспортные средства.
Обязательства: Это относится к юридическим финансовым обязательствам или долгам, возникающим у компаний в ходе хозяйственной деятельности.Обязательства могут быть ограниченными или неограниченными. Они рассчитываются с течением времени путем передачи экономических выгод, таких как деньги, услуги или товары. Обязательства, отражаемые в правой части баланса компании, включают кредиторскую задолженность, ссуды, ипотечные кредиты, заработанные премии, отложенные доходы и начисленные расходы.
Собственный капитал: Собственный капитал, также известный как собственный капитал, относится к сумме денег, которую компания должна вернуть своим акционерам после того, как все ее активы будут ликвидированы и весь ее долг будет погашен.Собственный капитал рассчитывается путем вычитания общих активов компании из ее общих обязательств.
Расходы: Расходы относятся к операционным затратам, которые предприятия несут для получения дохода. Общие расходы включают заработную плату сотрудников, выплаты поставщикам, амортизацию оборудования и аренду заводов.
Выручка: Выручка — это доход, который компания получает от своей обычной коммерческой деятельности. Он включает вычеты и скидки на возвращенные товары.Выручка — это величина валового дохода, из которой вычитаются затраты для определения чистой прибыли.

Транзакции

Бухгалтер отвечает за создание определенного количества бизнес-транзакций, а другие передаются бухгалтеру из других отделов компании. В рамках этих транзакций они регистрируются на счетах, упомянутых в первом пункте. Некоторые важные бизнес-операции включают:

Продажи: Это операции, в которых продукты / услуги передаются от покупателей продавцам за наличные или в кредит.Операции продажи регистрируются в бухгалтерском журнале продавца (документ, содержащий сводку операции) как кредит на счет продаж и дебет денежных средств или дебиторской задолженности. Продажи обычно включают создание счета-фактуры, который будет отправлен клиентам, с подробным описанием суммы, которую покупатель должен.
Покупки: Это операции, которые требуются предприятиям для получения материалов и услуг, необходимых для достижения своих целей. Покупки, сделанные за наличные, отражаются как дебет инвентарного счета и кредит наличными.Если покупка осуществляется с помощью кредитного счета, кредитовая запись будет записана на счете кредиторской задолженности, а дебетовая запись будет записана на счету товарно-материальных запасов. Закупки часто связаны с оформлением заказов на поставку и оплатой счетов-фактур поставщика.
Квитанции: Это операции, которые относятся к компании, получающей оплату за предоставление услуг или товаров клиентам. Проводка поступления регистрируется в журнале для продавца как кредит дебиторской задолженности и дебет денежных средств.
Компенсация сотрудника: Требуется информация о количестве часов, затраченных сотрудниками на оплачиваемый труд, которая затем используется для создания налоговых вычетов, информации о валовой заработной плате и других вычетов, которые приводят к чистой оплате труда сотрудников.

Отчетность

После завершения всех операций компании, относящихся к отчетному периоду, бухгалтер объединяет информацию, хранящуюся в счетах, и сортирует ее в три документа, которые вместе называются финансовой отчетностью.Эти отчеты включают:

Отчет о прибылях и убытках: Этот документ содержит информацию о доходах компании и вычитает все понесенные расходы для определения чистой прибыли или убытка за отчетный период. Он измеряет способность компании расширять свою клиентскую базу и работать эффективно.
Бухгалтерский баланс: Этот документ содержит информацию об активах, обязательствах и капитале компании на конец отчетного периода.Он показывает финансовое положение организации на определенный момент времени и тщательно анализируется, чтобы определить способность организации оплачивать свои счета.
Отчет о движении денежных средств: Этот документ содержит информацию об использовании и источниках денежных средств в течение отчетного периода. Это особенно полезно, когда сумма чистой прибыли, которая отображается в отчете о прибылях и убытках, отличается от чистого изменения денежных средств за отчетный период.

Связано: Узнайте, как стать бухгалтером

Общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP)

Общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP) — это набор руководящих принципов, которые все бухгалтеры должны применять в своей практике бухгалтерского учета.Подобно тому, как газета использует руководство по стилю, в котором изложен набор стандартов для ее авторов и редакторов, GAAP устанавливает стандарт, которым руководствуются бухгалтеры при записи и представлении финансовой информации. Кроме того, когда все бухгалтеры работают в соответствии с GAAP, инвесторы и аналитики могут легко понять свою документацию и финансовую отчетность.

Связано: Узнайте о том, как стать финансовым аналитиком

Пример базового учета

Чтобы проиллюстрировать двойной учет, представьте, что ваша компания собирается зарегистрировать выручку от продаж в размере 10000 долларов, вам нужно будет сделать две записи .К ним относятся дебетовая запись в размере 10 000 долларов для увеличения балансового счета под названием «Денежные средства» и кредитовая запись в размере 10 000 долларов для увеличения счета в отчете о прибылях и убытках под названием «Доходы».

Другим примером может быть покупка нового офисного стола за 250 долларов. В этом примере вам нужно будет ввести дебет в 250 долларов, чтобы увеличить расходный счет «Офисная мебель» в отчете о прибылях и убытках вашей компании, и кредит в 250 долларов, чтобы уменьшить балансовый счет «Наличные».

Верно и обратное: если вы занимаете деньги в банке, активы вашей компании увеличиваются, но ваши обязательства также увеличиваются на ту же сумму.Учет с двойной записью тщательно проверяет точность, потому что после того, как вы завершите свои записи, сумма счетов с дебетовым балансом должна совпадать с суммой счетов кредитового баланса, убедившись, что вы захватили обе части транзакции.

Учетный цикл

Учетный цикл — это коллективный процесс записи и сортировки финансовых операций компании. Это гарантирует, что финансовая отчетность компании составлена точно и достоверно отражает ее финансовое положение.Это считается циклом, потому что рабочий процесс является циклическим — переход от одного отчетного периода к другому. Полный бухгалтерский цикл состоит из девяти этапов, которые раньше выполнялись вручную и фиксировались в журналах. Сегодня большинство бухгалтеров используют бухгалтерское программное обеспечение для одновременной обработки многих из этих шагов. Вот шаги в бухгалтерском цикле:

Транзакции
Записи журнала
Проводка из журнала в главную книгу
Пробный баланс
Корректирующие записи
Скорректированный пробный баланс
Финансовая отчетность
Заключительные записи
Пробный баланс после закрытия

1.Транзакции

Учетный цикл начинается с транзакций. Это означает, что каждый раз, когда совершается продажа, приобретается актив, возвращается продукт или выплачивается долг, начинается цикл бухгалтерского учета. Все финансовые операции, связанные с обменом активов компании, считаются сделкой.

2. Записи в журнале

Журнал — это физическая запись или цифровой документ, хранящийся в виде данных, электронной таблицы или книги в бухгалтерском программном обеспечении компании.Когда совершается финансовая операция, бухгалтер делает запись в журнале. Если доход или расход влияют на один или несколько бизнес-счетов, запись в журнале также будет отражать это. Ведение журнала является важной частью ведения учета и позволяет провести краткий обзор и передать записи позже в процессе бухгалтерского учета. Наряду с главной бухгалтерской книгой в рамках процесса аудита тщательно проверяются журналы.

3. Проводка из журнала в главную книгу

Вся информация, записанная в журнале, проводится в главную книгу.Главная книга содержит информацию о счете, необходимую для создания финансовой отчетности компании. Данные о транзакциях, записанные в главной книге, разделены по типу на счета расходов, доходов, собственного капитала, обязательств и активов.

4. Пробный баланс

Когда бизнес-операции суммируются или закрываются в главной книге, бухгалтер создает пробный баланс, который служит отчетом об остатке каждого счета главной книги.Компания периодически формирует пробный баланс, обычно в конце каждого отчетного периода. Пробный баланс помогает компании гарантировать, что записи в ее системе бухгалтерского учета являются математически правильными. Пробный баланс тщательно проверяется на отсутствие ошибок и корректируется путем добавления необходимых записей.

5. Корректировка проводок

Когда бухгалтеры корректируют проводки, они принимают во внимание отсрочки и начисления, которые повлияли на окончательные сальдо счетов в главной книге.Эти корректировки вносятся, чтобы убедиться, что представленные результаты соответствуют финансовому положению компании до составления финансовой отчетности.

6. Скорректированный пробный баланс

После внесения и окончательной корректировки записей бухгалтер готовит скорректированный пробный баланс. Как и пробный баланс, скорректированный пробный баланс обеспечивает совпадение дебетов и кредитов после внесения корректировок в записи. Скорректированный пробный баланс является наиболее точной записью финансовых операций компании.

7. Финансовая отчетность

Используя скорректированный пробный баланс, бухгалтер готовит кассовый отчет, отчет о прибылях и убытках и баланс. Они будут использоваться для отображения финансового состояния, результатов и движения денежных средств компании.

8. Закрытие проводок

На этом этапе бухгалтер перемещает данные с временных счетов на постоянные счета в балансе. Временные счета включают расходы, доходы и дивиденды. Эти счета должны быть закрыты (уменьшены до нуля) в конце отчетного периода, чтобы подготовить их к следующему периоду операций.Например, 500 долларов дохода в этом году не считаются 500 долларами дохода в следующем году, даже если ваша компания сохранила средства для использования в следующем году.

9. Пробное сальдо после закрытия

Пробное сальдо после закрытия является заключительным этапом бухгалтерского цикла. На этом этапе бухгалтер проверяет соответствие дебета и кредита после внесения заключительных записей. Они также следят за тем, чтобы пробный баланс содержал только постоянные учетные записи, поскольку временные учетные записи уже уменьшены до нуля.

Основные термины бухгалтерского учета, которые необходимо знать

Бухгалтерский учет — процесс записи, оценки и передачи финансовых транзакций — помогает отдельным лицам и организациям понять свое финансовое состояние. Бухгалтеры выполняют эту работу, отслеживая расходы, прибыль и убытки, используя следующую формулу бухгалтерского учета:

Активы = Ответственность + Собственный капитал

Эффективные бухгалтеры гарантируют, что их организации понимают свои юридические обязательства и финансовые показатели, и что они могут разрабатывать бюджеты и планировать будущее.Менеджеры используют бухгалтерскую информацию для принятия решений, связанных с покупкой или продажей, инвестированием и ценообразованием.

Следующее руководство включает основные термины бухгалтерского учета, определения и отраслевые сокращения. Владельцы бизнеса могут использовать этот бухгалтерский словарь, чтобы лучше понимать свои финансовые записи и при работе с бухгалтерами или бухгалтерским программным обеспечением. Будущие студенты могут использовать каталог терминов, чтобы ознакомиться с основными понятиями. Специалисты по бухгалтерскому учету могут даже использовать эту страницу в качестве учебного пособия.

Как владельцы бизнеса могут использовать это руководство по бухгалтерским условиям

Владельцы бизнеса могут найти этот бухгалтерский словарь полезным для понимания основных бухгалтерских терминов, концепций и сокращений. Широкое понимание основных принципов бухгалтерского учета может помочь владельцам бизнеса отслеживать и анализировать финансовую информацию своего бизнеса.

Это руководство может помочь бизнес-профессионалам определить, какой метод бухгалтерского учета использовать для своих компаний, и понять, какие типы финансовых записей они должны вести для выполнения своих финансовых и юридических обязательств.

Владельцы бизнеса также могут понять преимущества создания функциональных систем бухгалтерского учета, включая способы использования этой информации для принятия более эффективных и прибыльных бизнес-решений. Предварительное понимание бухгалтерского учета может помочь некоторым владельцам бизнеса осознать необходимость или преимущества найма профессиональных бухгалтеров, которые помогут им с финансами их бизнеса.

Этим специалистам следует изучить следующие термины:

Учет по методу начисления
Учет по кассовому методу
Кредиторская задолженность
Дебиторская задолженность
Сертифицированный бухгалтер

Дополнительный бухгалтерский учет Ресурсы для владельцев малого бизнеса

Как студенты могут использовать это руководство по бухгалтерской терминологии

Студенты могут использовать этот бухгалтерский словарь для поиска бухгалтерских терминов, определений и сокращений.Специалисты по бухгалтерскому учету и изучающие другие дисциплины могут найти этот ресурс полезным для понимания того, как компании могут принимать разумные финансовые решения. Студенты также могут использовать это руководство, чтобы отслеживать и анализировать свои личные финансы, чтобы принимать более информированные решения о личных финансах.

Это руководство по бухгалтерской терминологии может помочь будущим студентам решить, следует ли им получить степень в области бухгалтерского учета или даже просто пройти курс обучения бухгалтерскому учету. Специалисты по бухгалтерскому учету могут использовать этот словарь в качестве дополнительного ресурса и учебного пособия при прохождении курса бухгалтерского учета.Например, студент, который проходит курс бухгалтерского учета и сталкивается с незнакомой аббревиатурой, может ознакомиться с этим списком. Учащиеся также могут воспользоваться ссылками в этом руководстве, чтобы найти подробную информацию о концепциях и принципах бухгалтерского учета.

Следующий список включает некоторые ключевые вводные термины бухгалтерского учета и основные концепции, которые должны усвоить студенты:

Активы
Денежный поток
Дебет
Расходы

Дополнительные ресурсы для учащихся в области бухгалтерского учета

Основные термины бухгалтерского учета

Этот словарь бухгалтерского учета включает десятки важных основных терминов бухгалтерского учета.Владельцы бизнеса и студенты, изучающие бухгалтерский учет, могут найти подробные объяснения терминологии бухгалтерского учета, сокращений бухгалтерского учета и словарного запаса бухгалтерского учета. Это руководство включает определения, альтернативные варианты использования слов, объяснения связанных терминов, а также важность определенных слов или понятий для бухгалтерской профессии в целом.

Мы также объясняем релевантную этимологию или историю некоторых слов и включаем ресурсы для дальнейшего изучения терминологии бухгалтерского учета.

Счета к оплате
Кредиторская задолженность — это деньги, которые предприятие должно своим поставщикам, продавцам или кредиторам за товары или услуги, купленные в кредит.Краткосрочная задолженность, которую необходимо быстро погасить, чтобы избежать дефолта, кредиторская задолженность отображается как пассив на балансе организации. Примером кредиторской задолженности является ситуация, когда ресторан получает в кредит заказ напитка от внешнего поставщика. Кредиторская задолженность действует как долговая расписка другой компании
Дебиторская задолженность
По сути, в противоположность кредиторской задолженности, дебиторская задолженность относится к деньгам, причитающимся компании, как правило, ее клиентами, за поставленные товары или услуги.Примером дебиторской задолженности является ситуация, когда поставщик напитков доставляет в ресторан заказ напитка в кредит. В то время как ресторан записывает эту транзакцию в кредиторскую задолженность, поставщик напитков записывает ее в дебиторскую задолженность и текущие активы в своем балансе.
Отчетный период
Под отчетным периодом понимается промежуток времени, в течение которого выпускается набор финансовых отчетов.Компании и инвесторы анализируют финансовые результаты с течением времени, сравнивая разные отчетные периоды. Циклы бухгалтерского учета отслеживают события бухгалтерского учета с момента первого совершения транзакции до момента их завершения, и все это в рамках заданных учетных периодов.
Публичные компании должны отчитываться перед Комиссией по ценным бумагам и биржам каждые три месяца, поэтому они проходят четыре отчетных периода в год. В других организациях используются другие отчетные периоды, но независимо от продолжительности отчетные периоды должны оставаться неизменными во времени.
Начисления
Тип корректировки бухгалтерского учета, начисления признают расходы и доходы предприятий до обмена денег. Начисления включают расходы и доходы, еще не зарегистрированные на счетах компаний. Начисления влияют на чистую прибыль предприятий и должны быть задокументированы до выпуска финансовой отчетности.
Типы счетов начисления включают начисленные проценты, дебиторскую и кредиторскую задолженность.Компании фиксируют начисленные расходы до получения счетов на товары или услуги. Компании указывают начисленную выручку за товары или услуги, за которые они ожидают получить оплату позже.
Учет по методу начисления
Учет по методу начисления учитывает ожидаемые расходы и доходы путем включения дебиторской и кредиторской задолженности. В отличие от этого, кассовый учет больше фокусируется на непосредственных расходах и доходах и не документирует операции до тех пор, пока компания не заплатит или не получит наличные.
Большинство людей считают, что учет по кассовому методу проще, но он не дает такого точного изображения финансового состояния организации, как учет по методу начисления.
Активы
Активы — это ресурсы с экономической стоимостью, которые компании ожидают получить в будущем. Это может снизить расходы, генерировать денежный поток или улучшить продажи для бизнеса. Компании отражают активы в своих балансах.
Типы активов включают фиксированные, текущие, ликвидные и предоплаченные расходы. Активы могут включать в себя долгосрочные ресурсы, такие как здания и оборудование. Оборотные активы включают все активы, которые компания планирует использовать или продать в течение одного года. Ликвидные активы легко конвертируются в наличные в короткие сроки. Предоплаченные расходы включают авансовые платежи за товары или услуги, которые компания будет использовать в будущем.
Бухгалтерский баланс
Балансы — это финансовые отчеты, содержащие моментальные снимки обязательств, активов и акционерного капитала организации в определенные моменты времени.Балансовые отчеты представляют собой один из видов финансовых отчетов, используемых для оценки финансового состояния и стоимости компаний. Бухгалтеры используют уравнение бухгалтерского учета, также известное как уравнение баланса, для создания балансовых отчетов: «Активы = Обязательства + Собственный капитал».
Капитал
Капитал — это финансовые активы человека или организации. Капитал может включать средства на депозитных счетах или деньги из источников финансирования.Оборотный капитал относится к ликвидному капиталу бизнеса, который владелец может использовать для оплаты повседневных или текущих расходов. Оборотный капитал компании показывает ее общее состояние и способность выполнять финансовые обязательства в течение года.
Учет по кассовому методу
Кассовый учет — это метод учета, который не включает операции до тех пор, пока предприятие не получит или не выплатит наличные деньги за товары и услуги.Этот метод ориентирован на немедленные доходы и расходы. В качестве альтернативы учет по методу начисления включает будущие доходы и расходы, документирование кредиторской и дебиторской задолженности.
Денежный поток
Денежный поток — это общая сумма денег, которые приходят и уходят из бизнеса. Чистый денежный поток — это сумма всех денег, которые зарабатывает бизнес. Отчеты о движении денежных средств представляют собой финансовые отчеты, и они включают все денежные средства, которые предприятие получает от своей деятельности, инвестиций и финансирования.
Сертифицированный бухгалтер
Сертифицированные бухгалтеры (CPA) — это профессионалы бухгалтерского учета, сертифицированные для ведения бухгалтерского учета Американским институтом сертифицированных бухгалтеров. Эти специалисты должны соответствовать требованиям к образованию и опыту и сдать единый экзамен CPA. Государственные требования к экзамену CPA различаются, но соискателям обычно требуется степень бакалавра бухгалтерского учета с как минимум 150 кредитными часами курсовой работы.
Руководство по экзамену CPA
Стать CPA
План счетов
Индекс финансовых счетов в главной книге компании, план счетов (COA) обеспечивает моментальный снимок всех финансовых операций, которые компания проводила за определенный отчетный период. Сертификаты подлинности помогают компаниям организовать свои финансы и дают представление о финансовом состоянии организации для инвесторов и заинтересованных сторон.Сертификаты подлинности могут включать активы, обязательства и акционерный капитал.
Закрытие книг
Когда бухгалтеры использовали физические бухгалтерские книги для отслеживания транзакций, закрытие книг означает учет всех финансовых транзакций в течение определенного периода. Это помогает обеспечить точность отчетов компаний за определенные периоды времени, включая их отчеты о прибылях и убытках и балансовые отчеты.
Закрыть бухгалтерские книги просто для организаций, использующих кассовый метод учета, но сложнее для организаций, использующих учет по методу начисления.Бухгалтеры называют закрытие бухгалтерских книг в конце года закрытием года.
Себестоимость проданной продукции
Общая стоимость производства товаров, проданных бизнесом, называется себестоимостью проданных товаров (COGS). COGS включает прямые затраты на создание товаров, включая материалы и рабочую силу, и исключает косвенные затраты, такие как расходы на распространение.
Кредит
Бухгалтеры, использующие системы двойной записи, записывают номера для каждой бизнес-операции на двух счетах: кредитовом и дебетовом.Кредиты — это бухгалтерские записи, которые либо увеличивают счет капитала или обязательств, либо уменьшают счет расходов или активов. Кредиты делаются в правой части счета. Чтобы баланс счета оставался на балансе, дебеты должны равняться кредитам.
Дебет
В отличие от кредита, дебет — это бухгалтерская запись, сделанная в левой части счета. Используется в системах бухгалтерского учета с двойной записью, дебетование либо увеличивает счета расходов или активов, либо уменьшает счета капитала или обязательств.
Амортизация
Метод учета амортизации определяет уменьшение стоимости материального актива в течение срока его службы. Бизнес может зарабатывать деньги на обесценивающемся активе, списывая или вычитая часть актива каждый год, когда он используется, для целей бухгалтерского учета и налогообложения. Налоговая служба (IRS) требует, чтобы компании распределяли стоимость амортизируемых активов по времени.
Диверсификация
Стратегия управления рисками, диверсификация объединяет множество различных инвестиций и активов в один портфель, позволяя частным лицам или компаниям распределить риски и защитить себя от финансового краха, если какие-либо инвестиции или активы потерпят неудачу.Многие финансовые эксперты считают, что диверсифицированные портфели могут похвастаться лучшими показателями в долгосрочной перспективе, но краткосрочный рост может оказаться более медленным.
Дивиденды
Дивиденды состоят из доходов компании или прибыли, которую компания выплачивает своим акционерам в качестве вознаграждения за их инвестиции в свой капитал. Компании могут распределять дивиденды в виде денежных средств или дополнительных акций. Акционеры могут получать регулярные плановые или специальные единовременные дивиденды.Биржевые фонды и паевые инвестиционные фонды также выплачивают дивиденды.
Двойная бухгалтерия
Тип системы бухгалтерского учета, который поддерживает уравнение бухгалтерского учета («Активы = Обязательства + Собственный капитал») в балансе, двойная бухгалтерия требует, чтобы каждая запись в счет имела противоположную, соответствующую запись в другом счете. Каждая транзакция влияет как минимум на два счета в двойной бухгалтерской отчетности, включая счета пассивов, активов, доходов, капитала или расходов.
Кредиты и дебеты составляют два типа записей: кредиты вводятся слева, а дебеты — справа. Гораздо более упрощенная система, когда бухгалтерия с однократной записью учитывает только одну запись для каждой транзакции.
Зарегистрированный агент
Зарегистрированные агенты — это налоговые специалисты с федеральной лицензией, которые могут представлять налогоплательщиков США. Они должны сдать специальный вступительный экзамен, состоящий из трех частей, от IRS.Бывшие сотрудники IRS могут действовать как зарегистрированные агенты, не проходя тест. Зарегистрированные агенты должны проходить 72-часовой курс повышения квалификации каждые три года, чтобы сохранить свои полномочия. Зарегистрированные агенты обычно могут представлять налогоплательщиков любого типа.
Стать зарегистрированным агентом
Расходы
Расходы относятся к расходам на ведение бизнеса. Компании могут вычесть некоторые допустимые расходы из своих налогов.Типы расходов включают постоянные, переменные, начисленные и операционные расходы. Постоянные расходы не меняются от месяца к месяцу, включая аренду, зарплату и страховые выплаты. Переменные расходы меняются ежемесячно и могут включать произвольные или непредсказуемые, но необходимые затраты.
Бухгалтеры признают начисленные расходы тогда, когда они несут компании, а не когда они платят за них. В первую очередь необходимые и неизбежные, предприятия несут операционные расходы (часто сокращенно OPEX), такие как аренда, маркетинг и начисление заработной платы, в ходе своей обычной деятельности.IRS позволяет компаниям вычитать операционные расходы.
Собственный капитал
Акционерный капитал, часто называемый акционерным капиталом или собственным капиталом, представляет собой сумму денег, которая остается и возвращается акционерам после того, как компания продает все активы и выплачивает все долги, представленная уравнением «Капитал = Активы — Обязательства».
Показатель финансового состояния компании. Собственный капитал может состоять как из материальных (здания, денежные средства, земля), так и нематериальных (авторские права, патенты, узнаваемость бренда) активов.Он существует как запись на балансе компании. В индивидуальном предпринимательстве используется только термин «собственный капитал», поскольку акционеров нет.
Фиксированная стоимость
Вид расходов, постоянные расходы не меняются от месяца к месяцу. Постоянные расходы включают такие вещи, как заработная плата, аренда и страховые выплаты. С другой стороны, переменные расходы меняются каждый месяц и могут включать произвольные или непредсказуемые расходы.
Главная книга
Бухгалтеры используют главную книгу для записи финансовых операций и данных для компаний. Главные бухгалтерские книги, используемые компаниями, использующими двойную бухгалтерию, включают записи по дебетовым и кредитным счетам. Компании используют информацию в своих главных бухгалтерских книгах для подготовки финансовых отчетов и анализа своих финансовых показателей и состояния здоровья с течением времени.
Общепринятые принципы бухгалтерского учета
Общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP) относятся к группе основных правил, стандартов и способов представления финансовой информации.Совет по стандартам финансового учета устанавливает GAAP. Использование GAAP может улучшить последовательность и прозрачность финансовой отчетности в организациях. Комиссия по ценным бумагам и биржам США требует от публично торгуемых компаний использовать GAAP. На международном уровне большинство стран используют Международные стандарты финансовой отчетности.
Руководство по GAAP
Валовая прибыль
Валовая прибыль, также называемая валовым доходом или прибылью от продаж, — это прибыль, которую получают предприятия после вычета затрат, связанных с предоставлением их услуг или производством и продажей своей продукции.Бухгалтеры рассчитывают валовую прибыль, вычитая стоимость проданных товаров из выручки. В валовой прибыли учитываются переменные, а не постоянные затраты. Аналитики могут рассматривать валовую прибыль как показатель эффективности компании в предоставлении услуг или производстве товаров.
Валовая прибыль
Валовая прибыль относится к чистой выручке от продаж предприятия после вычета стоимости проданных товаров. Он представляет собой выручку компании в виде валовой прибыли.Показатель финансового благополучия, более высокая валовая прибыль обычно означает, что компания может получать больше прибыли от своих продаж. Более низкая валовая прибыль может означать, что бизнесу необходимо снизить производственные затраты. Формула валовой прибыли: «Валовая прибыль = Чистые продажи — Себестоимость проданных товаров».
Отчет о прибылях и убытках
Также известные как отчеты о доходах и расходах или отчеты о прибылях и убытках, отчеты о прибылях и убытках содержат информацию о расходах и доходах предприятий за определенные периоды времени.Наряду с балансовыми отчетами и отчетами о движении денежных средств отчеты о прибылях и убытках дают представление о финансовом состоянии компании.
Опись
Запасы относятся к товарам и сырью компании, используемым для производства товаров, которые она продает. Он отображается в балансе как актив. Запасы включают готовую продукцию, сырье и незавершенное производство. Как правило, компаниям следует избегать хранения большого количества товарно-материальных запасов в течение длительного периода времени из-за риска устаревания и затрат на хранение.
Запись в журнале
Запись в журнале относится к бизнес-операции, зарегистрированной в главной бухгалтерской книге. Запись в журнале может включать дату и номер записи в журнале, имя и номер счета, дебет и кредит. Регистратор может также включать в себя описание или другую информацию о записи.
Обязательства
Обязательство — это когда кто-то должен кому-то деньги.Кто-то может выполнить обязательство по погашению обязательства путем перевода денег, услуг или товаров. Типы обязательств могут включать ссуды, ипотечные кредиты, кредиторскую задолженность и начисленные расходы. Краткосрочные обязательства погашаются менее чем за год, в то время как предприятия могут ожидать, что для урегулирования долгосрочных обязательств потребуется больше года.
Ликвидность
Ликвидность относится к тому, насколько легко физическое или юридическое лицо может конвертировать актив в наличные по его полной рыночной стоимости.Самый ликвидный актив — денежные средства — можно легко и быстро конвертировать в другие активы. Бухгалтерская ликвидность измеряет, насколько легко кто-то может заплатить за вещи, используя ликвидные активы. Ликвидность рынка означает, насколько легко рынок (например, рынок жилья или фондовый рынок) способствует прозрачной покупке и продаже активов по стабильным ценам.
Чистая прибыль
Чистая прибыль, также называемая чистой прибылью или чистой прибылью, — это сумма, которую физическое или юридическое лицо получает после вычета вычетов и налогов из валовой прибыли.Чтобы рассчитать чистую прибыль бизнеса, вычтите все расходы и издержки из выручки. Чистая прибыль, которую иногда называют чистой прибылью в бизнесе, отображается последней статьей в отчете о прибылях и убытках. Инвесторы и акционеры смотрят на чистую прибыль, чтобы оценить финансовое состояние компаний и определить право бизнеса на получение ссуды.
В кредит
В кредит, также называемый по счету, представляет собой соглашение между физическим лицом или компанией об оплате товара или услуги в более поздний срок.Использование кредитных карт — это один из способов покупки в кредит.
Накладные расходы
Накладные расходы относятся к текущим расходам на ведение бизнеса, кроме тех, которые связаны непосредственно с созданием товара или услуги. Компании должны понимать стоимость накладных расходов, чтобы выяснить, сколько им нужно взимать за свои товары или услуги и получать прибыль. В отчетах о прибылях и убытках содержится информация о накладных расходах.
Заработная плата
Отделы кадров и бухгалтерия обычно обрабатывают заработную плату — общую компенсацию, которую компания выплачивает своим сотрудникам за определенный период времени.Определение заработной платы включает в себя учет отработанных часов, распределение платежей и выделение денег для налогов на социальное обеспечение и медицинское обслуживание.
Текущая стоимость
Считается, что сегодня деньги стоят больше, чем та же сумма денег, полученная в будущем. Это связано с предполагаемой доходностью и инфляцией. Приведенная стоимость — это текущая стоимость денег в будущем с определенной предполагаемой процентной ставкой, которая может начисляться в течение этого периода времени.
Отчет о прибылях и убытках
Отчет о прибылях и убытках, также называемый отчетом о прибылях и убытках, показывает расходы, затраты и доходы компании за определенный период времени. Этот финансовый отчет, наряду с отчетом о движении денежных средств и балансом, предоставляет информацию о финансовом состоянии предприятия и его способности получать прибыль.
Квитанции
Квитанции — это письменные уведомления, подтверждающие, что одна сторона получила что-то ценное от другой.Подтверждение права собственности, квитанции являются доказательством финансовой операции. IRS требует, чтобы малые предприятия держали некоторые квитанции для документирования расходов, не подлежащих налогообложению.
Нераспределенная прибыль
Нераспределенная прибыль, также называемая профицитом прибыли, относится к сумме чистой прибыли, которую компания может использовать после выплаты дивидендов своим акционерам. Руководство компании обычно решает, сохранить прибыль или передать ее акционерам.
Возврат инвестиций
Рентабельность инвестиций (ROI) измеряет эффективность инвестиций, включая сумму возврата инвестиций по отношению к их стоимости. Бухгалтеры также могут использовать рентабельность инвестиций для сравнения эффективности более чем одной инвестиции. Чтобы рассчитать рентабельность инвестиций, вычтите стоимость инвестиций из текущей стоимости инвестиций и разделите ее на стоимость инвестиций. Популярный показатель ROI помогает инвесторам выбрать лучшие инвестиционные возможности.
Выручка
Выручка, также называемая продажами, — это валовой доход, получаемый бизнесом от обычных деловых операций. Чтобы рассчитать выручку от продаж, умножьте продажную цену на количество проданных единиц. Методы учета по методу начисления и кассового учета рассчитываются по-разному. При использовании метода начисления для расчета выручки бухгалтеры включают продажи в кредит. Те, кто использует метод кассового учета, учитывают продажи как выручку только после того, как предприятие получает платеж.
Единая бухгалтерия
Бухгалтерский учет с однократной записью — это тип бухгалтерской системы, в которой регистрируются финансовые операции предприятия. Система использует одну запись для каждой транзакции для регистрации денежных средств, налогооблагаемого дохода и не облагаемых налогом расходов, связанных с коммерческой деятельностью или без нее. Компании могут использовать бухгалтерское программное обеспечение или даже простые таблицы для ведения бухгалтерии с единственной записью. Бухгалтерия с однократной записью намного проще, чем с двойной записью, которая требует двух записей для каждой транзакции.
Пробный баланс
Рабочий лист периодической бухгалтерской отчетности, пробный баланс объединяет баланс бухгалтерских книг в столбцы кредита и дебета, которые равны друг другу. Компании создают пробные балансы, чтобы обеспечить математическую точность проводок в своих системах бухгалтерского учета.
Переменная стоимость
Переменная стоимость относится к расходам, которые меняются в зависимости от уровня производства компании.Переменные затраты увеличиваются, когда производство увеличивается, и падают, когда производство уменьшается. В отличие от переменных затрат, постоянные затраты относятся к расходам компании, которые остаются неизменными независимо от производства. Постоянные расходы могут включать страхование, аренду и выплату процентов.

Как платить налоги: пошаговое руководство

Типы бухгалтеров и специалистов по бухгалтерскому учету

Изучив термины в приведенном выше словаре бухгалтерского учета, вы можете узнать больше о возможностях карьерного роста, доступных для специалистов по бухгалтерскому учету, или о том, какие типы бухгалтеров следует проконсультировать для получения помощи с финансами компании.

Сфера бухгалтерского учета охватывает многие специализированные профессии. Возможные должности для специалистов по бухгалтерскому учету: аудитор, бухгалтер, сертифицированный бухгалтер и бухгалтер по расчету заработной платы. Специальности включают в себя учет затрат, финансовый учет, управленческий и налоговый учет. Студенты, работающие в сфере бухгалтерского учета, и владельцы бизнеса, рассматривающие возможность найма бухгалтеров, могут найти информацию в следующем разделе полезной.

Пополните свой бухгалтерский словарный запас с помощью дополнительного образования

Для тех, кто хочет продолжить обучение в этой области, доступны различные возможности обучения бухгалтерскому учету.Если эти условия бухгалтерского учета стимулировали ваш интерес к данной области, выявили области, требующие дополнительного финансового образования, или подтвердили ваше желание продолжить карьеру в области бухгалтерского учета, вы можете выбрать один из множества вариантов.

Студенты могут получить сертификаты, ассоциированные степени, степени бакалавра, магистра или доктора философии. дипломы по бухгалтерскому учету. Другие образовательные маршруты включают автономные занятия, вебинары и семинары по бухгалтерским темам.

Узнайте больше о вариантах образования в области бухгалтерского учета

Изучите лучшие программы для каждого уровня образования

Дополнительная литература

Исходные документы — Обзор и типы бухгалтерских документов

Что такое исходные документы?

Каждый раз, когда компания участвует в финансовой операции, создается документальный след.Этот документальный след в бухгалтерском учете называется первичными документами. Независимо от того, выписываются ли чеки для выплаты, производятся ли продажи для генерации квитанций, выставляемых счетов-фактур Шаблон счета-фактуры (Word) Этот шаблон счета-фактуры (word) будет служить для вас ориентиром при создании счетов-фактур для ведения учета транзакций. Отправляются поставщиками , или рабочее время записывается в табель рабочего времени сотрудника — все соответствующие документы являются исходными.

Важность исходных документов

Исходные документы, в первую очередь, важны для бухгалтерского учета Что такое бухгалтерский учет? Бухгалтерский учет включает в себя регулярный учет финансовых операций компании.При надлежащем ведении бухгалтерского учета компании могут вести бухгалтерский учет, поскольку они служат вещественным доказательством того, что финансовая операция действительно произошла. В настоящее время эти документы не обязательно должны быть бумажными — они могут быть в отслеживаемой электронной форме.

Кроме того, исходные документы также важны в процессе аудита. Когда компании проходят аудит, доступ аудитора к четкому и доступному бумажному документу обо всех транзакциях повышает общую законность и независимость аудита.Чтобы подтвердить точность балансов компании в индивидуальных счетах, аудиторам необходим полный доступ ко всем документам. В целом, чтобы вести бизнес более гладко и повышать прозрачность, все его исходные документы должны храниться и храниться для использования в будущем.

Общие типы исходных документов

В своей простейшей форме исходный документ обычно содержит следующую информацию:

Дата транзакции
Общая сумма транзакции
Описание транзакции
Одна или несколько разрешающих подписей

Наиболее распространенные документы:

Чеки
Счета-фактуры
Квитанции
Кредитовые авизо
Временные карты сотрудников
Депозитные квитанции
Заказы на покупку Заказ на покупку Заказ на покупку является коммерческим исходным документом, который выдается отделом закупок предприятия при размещении заказа у поставщиков предприятия или

Хранилище документов

Любая информация, полученная из исходных документов, должна надлежащим образом регистрироваться в журнале компании, бухгалтерском программном обеспечении или финансовых книгах.После первоначальной записи все документы должны быть сохранены, организованы в файл и помещены в систему, чтобы их можно было восстановить в любое время. Также важно записывать общие процедуры внутреннего контроля с указанием того, кто в фирме может получать доступ и разрешать платежи, заказы и другие транзакции.

Оригинальность исходных документов

В большинстве случаев ксерокопии исходных документов разрешены законом. Согласно Службе внутреннего контроля США (IRS), если эти фотокопии являются полными, разборчивыми и точными копиями оригинала документа, они являются юридически приемлемыми.

Точно так же Канадское налоговое управление (CRA) принимает отсканированные документы, пока они производятся и хранятся в бумажном формате или хранятся в электронно доступном и читаемом формате. Хотя систематизация и хранение этих документов может быть утомительной задачей, выделение дополнительного времени для надлежащего ведения бумажного следа и создания простого способа доступа к этим документам может привести к огромной экономии времени в будущем, а также обеспечить большую прозрачность.

Дополнительные ресурсы

CFI является официальным поставщиком услуг аналитика финансового моделирования и оценки (FMVA) ™. Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификация CFI по анализу финансового моделирования и оценки (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере.Запишитесь сегодня! программа сертификации, призванная превратить любого в финансового аналитика мирового уровня.

Чтобы продолжать изучать и развивать свои знания в области финансового анализа, мы настоятельно рекомендуем дополнительные ресурсы CFI, указанные ниже:

Учет подоходного налогаУчет подоходного налога Подоходный налог и его учет являются ключевой областью корпоративных финансов. Наличие концептуального понимания бухгалтерского учета налога на прибыль позволяет
Анализ финансовой отчетностиАнализ финансовой отчетностиКак проводить анализ финансовой отчетности.Это руководство научит вас выполнять анализ финансового отчета отчета о прибылях и убытках.
Теория финансового учета Теория финансового учета Теория финансового учета объясняет, почему стоит учет — причины, по которым операции сообщаются определенным образом. Это руководство будет
Стоимость проданных товаров Бухгалтерский учет Наши руководства и ресурсы по бухгалтерскому учету представляют собой руководства для самостоятельного изучения бухгалтерского учета и финансов в удобном для вас темпе. Просмотрите сотни руководств и ресурсов.

Контрольный список важнейших бухгалтерских документов

Если вы занимаетесь бухгалтерским учетом, вы, должно быть, заметили, что некоторые документы всегда появляются в ваших отчетах.В бухгалтерском учете мы фиксируем финансовых операций , анализируем их, составляем отчеты.

Важность бухгалтерского учета для бизнеса невозможно переоценить, особенно с учетом того, что надзорные органы и налоговые органы нуждаются в этой финансовой отчетности по разным причинам.

Знание того, какие документы использовать, — это лишь часть общей картины. Здесь мы составляем список наиболее часто используемых бухгалтерских документов.

1. Денежный авизо

Предприятия используют денежные авизо в качестве исходных документов.Именно здесь мы фиксируем все сделки купли-продажи. Это — один из наиболее часто повторяющихся бухгалтерских документов , который компания предоставляет при продаже за наличные или получает при покупке за наличные.

Денежное авизо содержит такие сведения, как количество продаж, цена товаров, применимая скидка и налог с продаж. Операции в кассовом чеке попадают в книгу счетов, и аудитор всегда будет искать перекрестные ссылки в кассовой книге и кассовых чеках.

2.Счет-фактура

Счет-фактура также называется счетом. Компания должна регистрировать все свои продажи в кредит или покупки в кредит в этом документе. Например, когда фирма осуществляет продажи в кредит, она готовит счет-фактуру на продажу . Он детализирует транзакцию с точки зрения количества проданных товаров, цены за единицу и общей проданной суммы. То же самое и с покупками.

Счета-фактуры обычно составляются в двух экземплярах, причем основная ( оригинала) копия передается покупателю, а продавец сохраняет дубликат.

Счет-фактура становится счетом, когда покупатель или закупающая организация получает оригинал счета-фактуры.

3. Квитанция

Компании используют квитанцию в качестве подтверждения оплаты товаров и услуг. Это исходный документ, который продавец готовит в связи с получением наличных от второй стороны.

Также подготовленный в двух экземплярах, оригинал отправляется лицу, выдающему наличные или платящему. Продавец хранит дубликат в качестве записи о транзакции и покажет детали платежа, включая имя, дату, общую уплаченную сумму и тип платежа (наличные / чек).

4. Pay-in-Slip

Платежная квитанция — это документ, подтверждающий транзакцию, полученную от банка для внесения денег на банковский счет.

Процесс включает заполнение формы в банке с указанием реквизитов вкладчика, даты транзакции и внесенной суммы.

Платежная квитанция должна быть подписана служащим банка с официальным штампом банка на корешке. Бухгалтеры используют корешок платежной ведомости в качестве исходного документа для записи транзакции.

5. Чек

Чек — один из наиболее часто используемых документов финансовой отчетности. Этот документ используется для финансовых операций и подлежит оплате после предъявления указанному банкиру. Чек — это безусловный заказ, в котором субъект подписывает знаки, предписывающие банкиру выплатить определенную сумму денег. Получатель платежа — это лицо, данные которого указаны в инструменте.

Чеки могут быть «перечеркнуты», что означает, что чек подлежит оплате только на счет получателя.

6.Дебетовая нота

Мы используем дебетовое авизо в качестве подтверждающего документа. Уведомление отправляется физическому или юридическому лицу, против которого у нас есть дебет. Предприятия выставляют дебетовые векселя организациям, от которых они ожидают взыскания определенных сумм денег. Например, если вы выписываете поставщику дебетовое авизо, вы ожидаете, что он вернет дефектные или поврежденные товары.

Предприятия также используют дебетовое авизо в случаях переплаты. Вы должны указать все необходимые данные в дебетовом авизо, включая дату и сумму списания.

7. Кредит-нота

Компании используют кредит-ноту, чтобы показать, что они кредитовали данную партию, как указано в документе. Документ написан, например, покупателю, чтобы показать, что компания внесла эту транзакцию в свои бухгалтерские книги.

Вы можете подготовить кредит-ноту на случай, если ваш платеж окажется меньше, чем должен был быть.

Детали как в дебетовом авизо. Тем не менее, их легко отличить по красным чернилам, используемым для написания кредитного авизо.

8. Ваучер

Ваучер — это бизнес-документ, в котором указывается, какой тип транзакции должен регистрироваться в финансовых книгах. Ваучеры готовятся с использованием исходных документов и идентифицируют операции как дебетовые и кредитные.

Есть два типа ваучеров:

Денежный ваучер
Безналичный ваучер

Денежные чеки включают чеки и платежи, в то время как безналичные чеки включают дебетовую и кредитовую ноту.

9.Уведомление о переводе

Мы используем Консультации по денежным переводам, чтобы подробно описать платежи, отправленные поставщику, в том числе будь то счет-фактура или кредит-нота зачета. А если клиент платит чеком, уведомление о переводе будет отправлено вместе с чеком. В этом отношении извещение о переводе отличается от квитанции об оплате, поскольку оно исходит от клиента.

10. Выписка со счета

Это документ, отправляемый поставщиком клиенту, в котором перечислены операции по счету клиента, включая все выставленные счета и кредитовые авизо, а также все платежи, полученные от клиента.

11. Цитаты

При поиске товаров или услуг компания часто запрашивает расценки у разных поставщиков. Поставщики отправят свои расценки, в которых они описывают свои продукты или услуги, цены и условия доставки.

После того, как компания проверит предложения и выберет лучшее предложение, поставщики получат заказ на поставку на основе своего предложения. В свою очередь, они поставят товар или услугу, а затем отправят заказ на покупку.

Во время проверки счетов аудиторы и налоговые агенты часто запрашивают котировки поставщиков, чтобы найти признаки мошенничества. Поэтому котировки как исходные документы важны для бухгалтерии.

12. Заказы

Документы с заказами отправляются предприятием поставщику. Они содержат описание продуктов или услуг, но могут не включать цены. Это потому, что компания может захотеть заказать расходные материалы, но может не иметь обновленного прайс-листа.

Однако они важны, потому что поставляемые товары или оказываемые услуги должны соответствовать требованиям, указанным в документах заказа.Документ заказа может быть таким же простым, как страница Excel со списком товаров и кратким описанием.

13. Товар получен. Примечание

Как предприятие, когда вы получаете заказанные товары, вы должны документально оформить заказ, когда он прибудет. Вы делаете это по полученной записке, обычно на складе.

В квитанции о получении товаров указывается, кто доставил товары, кто их получил, внешнее состояние товаров и их количество. Полученные товары можно использовать для учета запасов и, следовательно, для оптимизации бухгалтерской работы.

14. Полученные материалы Примечание

Для производственных предприятий, которые получают материалы от поставщиков, они используют расписку о получении материалов, чтобы отслеживать полученные им материальные запасы. В этой записке указываются имя поставщика, имя доставщика, то, что было получено, его количество, дата и местонахождение запасов.

Он также включает имя лица, получившего товар на склад, его подпись и дату. Также это может указывать на состояние полученных материалов.

15. Отгрузочная накладная

Когда поставщик осуществляет поставку, к товарам прилагается товарно-транспортная накладная. В этом документе подробно описывается, что доставляется, кто его доставил и кто получил. Часто получатель должен подписать его, указывая, что он принял товар.

Отгрузочная накладная может использоваться для подтверждения счетов-фактур или претензий по недоставленным товарам. В этом отношении это помогает бухгалтерии отслеживать счета и долги.

16.Заказ на продажу

Когда поставщик получает заказ на поставку от клиента, он создает внутренний заказ на продажу. Затем заказ на продажу отправляется отделу продаж, чтобы отдел продаж организовал доставку товара.

Копия заказа на продажу также отправляется на склад, чтобы помочь с управлением запасами. В этом отношении заказы на продажу помогают бухгалтерии координировать свои действия с отделом продаж.

17. Заказ на поставку

Заказ на поставку — это документ, который покупатель готовит и отправляет продавцу или поставщику, когда они хотят приобрести товары или услуги.Этот документ обычно содержит подробный запрос на заказ, который поставщик должен выполнить, чтобы убедиться, что он может поставить запрошенные товары. Компания, которая использует заказ на поставку, обеспечивает значительный контроль над тем, как они тратят свои деньги, создавая простой и прозрачный метод подачи заявок.

Как только заказ на поставку получен поставщиком, он дает ему необходимую информацию, чтобы решить, смогут ли они выполнить то, что требует покупатель. В результате этот документ значительно снижает вероятность неправильного или неполного выполнения заказов.

18. Табель рабочего времени сотрудника

Табель учета рабочего времени — важный бухгалтерский документ, который должен использоваться любым серьезным бизнесом, в котором есть персонал. Этот документ позволяет компании отслеживать количество времени, затрачиваемого сотрудниками на ежедневную работу. Табель рабочего времени обычно представляет собой документ, который представляет журналы учета рабочего времени в табличном формате, физически или в цифровом виде. Этот документ имеет решающее значение для обеспечения точного вознаграждения сотрудников за работу, которую они выполняют, без сокращения бизнеса.Таким образом, хорошо управляемое расписание сотрудников обеспечивает продуктивность и позволяет бизнесу эффективно и действенно управлять своими финансами.

19. Отборочный лист

Типичный упаковочный лист может включать в себя такие сведения об отправке, как складской складской номер, размеры упаковки, вес упаковки и номер единицы. Информация, содержащаяся в отборочном листе, помогает бухгалтерии получить фактическое количество отгруженных товаров. Точно так же это гарантирует, что была произведена правильная доставка.После того, как отправление достигло места назначения, получатель может легко сравнить упаковочный лист с полученными товарами, чтобы убедиться, что были получены нужные товары.

20. Депозитный лист

Депозитная квитанция — это документ, который неоценим для управления и контроля транзакций в банке, поскольку он упрощает ведение бухгалтерского учета. Когда человек идет внести деньги наличными или в виде чека в банк, кассир обычно вручает ему депозитный бланк для заполнения. При заполнении бланка необходимо указать такую информацию, как имя счета, номер счета, сумма денег наличными или в виде чека и т. Д.После того, как квитанция заполнена и отправлена, вкладчику предъявляется квитанция, а квитанция депозита откладывается для облегчения ведения учета.

Важные советы по работе с бухгалтерскими документами

Зная самые важные бухгалтерские документы, продавец должен понять, как их использовать для достижения наилучших результатов. Некоторые из этих документов служат доказательством продаж, и поэтому они должны быть безупречными, когда контролирующие органы приходят с просьбой о них. Кроме того, бухгалтерские документы могут быть изменены в любое время, поэтому продавец должен знать, как внести в них необходимые данные.Однако до тех пор, пока человек понимает процесс бухгалтерского учета и знает, как соответствовать требованиям местного законодательства, все будет в порядке. Следующие советы помогут упростить работу с этими документами.

Всегда имейте электронную копию бухгалтерских документов

После оформления кассовых авизо, квитанций и других документов бухгалтерского учета продавец должен также создать электронную копию. В настоящее время электронными копиями легко управлять, поскольку они устраняют неуклюжесть, связанную с бумажными копиями.Например, их можно легко извлечь и хранить в большей безопасности.

Они помогут очистить офис от слишком большого количества документов, которые могут оказаться бесполезными. Однако наиболее важным преимуществом электронных копий является то, что они служат резервной копией для остальных записей. Если бумажная копия утеряна, ее можно будет восстановить и распечатать. Следовательно, эти копии помогут решить споры и при отсутствии бумажных копий.

Будьте внимательны с бухгалтерскими документами

Для документов, используемых в бухгалтерском учете, требуются данные из различных источников, и они используются для определенных целей.Например, в кассовые чеки вносятся данные о проданных товарах. Из-за этого продавец должен убедиться, что все детали указаны в документах. Это становится еще более важным, когда эти документы используются в качестве доказательства продаж.

В таком случае продавец окажется в затруднительном положении, если не проверит досконально детали. Взгляд на список бухгалтерских документов показывает, что каждый из них должен собирать данные для определенных целей, и их полезно иметь в виду при их использовании.

Использование различных деловых документов в бухгалтерском учете

Разнообразие бухгалтерских документов свидетельствует о том, что продавцу не следует полагаться на один вариант. Если кто-то знает важность исходных документов в бухгалтерском учете, он будет знать, что их использование в различных формах может принести много преимуществ.

Например, при работе с различными типами денежных авизо будет легко определить тот, который лучше всего фиксирует данные о продажах, когда существует разнообразие. При использовании квитанции в качестве исходного документа вы можете узнать, существует ли тип, который фиксирует больше деталей, чем другие.

Также рассмотрите возможность консультации профессионального бухгалтера при работе с бухгалтерскими документами.

Эксперт знает, как выявлять ошибки и несоответствия, и они помогут исправить их, чтобы финансовая отчетность была точной. Это более важно, если вы делаете это в целях соблюдения налогового законодательства.

Кроме того, бухгалтеры знают, что власти ищут, когда запрашивают финансовую информацию, и поэтому они помогут владельцам бизнеса избежать штрафов и других санкций.

Заключение

Бухгалтерские документы играют решающую роль в ведении деловых операций и подготовке финансовых отчетов, таких как отчет о прибылях и убытках , и баланс.

Что относится к первичным учетным документам: Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия