Что такое докладная записка: Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная
Инструкция по оформлению докладной и служебной записки
Главная страницa / Электронный документооборот /
Данный модуль позволяет формировать докладные и служебные записки в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».
Сформированные докладные и служебные записки можно вывести на печать. В дальнейшем будет разработан механизм согласования записок в электронном виде.
- Войдите в модуль «Ввод документов» (Общая папка/ Ввод документов).
- Выберите тип нужной Вам записки (например, докладная):
При нажатии ссылки «Оформить докладную записку» открывается диалоговое окно:
3. Заполните следующие поля:
- «Адресат»: Наберите первые буквы фамилии адресата и нажмите Enter.
- Откроется справочник «Работники». Из списка выберите нужную фамилию (двойным нажатием мыши).
- «От кого»: Система проставляет автоматически имя пользователя, под которым произведен вход в Directum.
- «Текст»: В данном поле заполните текст Вашей докладной записки.
- В случае, если у Вас имеется электронный документ, содержащий текст докладной записки, Вы можете выбрать его, нажав кнопку в пункте «Докладная записка».
Если при добавлении документа возникает ошибка блокировки документа, проверьте не открыт ли данный документ в других приложениях (Word, Excel, PDF и др.).
Закройте эти приложения и повторите добавление еще раз.
6. Если вы хотите отправить записку на согласование, отметьте пункт «Отправить записку на согласование».
В этом случае обязательно укажите номер контактного телефона, выберите согласующих (если это необходимо), а также необходимого Ректора/Проректора.
7. Если Вы не хотите согласовывать записку, обязательно выберите Нет в пункте «Отправить записку на согласование».
Нажмите кнопку «Далее».
- При необходимости, Вы можете открыть документ по появившейся ссылке внести необходимые изменения.
В поле «Сохранить в» выберите папку Вашего подразделения. Нажмите кнопку, отмеченную на скриншоте:
Откроется окно поиска, в котором Вам необходимо заполнить критерии поиска, чтобы найти нужную папку.
Нажмите кнопку «Поиск».
В открывшемся окне отобразится список папок отвечающих критериям поиска.
Из данного списка выберите (двойным нажатием мыши) нужную папку. В поле «Сохранить в» вставится имя выбранной вами папка. И нажмите кнопку «Далее».
Нажмите кнопку «Готово».
- Нажмите кнопку «ОК»
- Ваш документ сохранен в папку Directum, которую Вы выбрали на шаге 9. Документ вы можете отредактировать, распечатать или отправить вложением в задачу.
Оформление служебной записки проходит аналогичным образом.
|
Наталия Кондакова В системе организационно-распорядительной документации выделяются следующие группы документов: · организационные — положения, уставы, инструкции, правила и др.; · распорядительные — приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.; · справочно-информационные — акты, докладные и объяснительные записки, письма, и др. Как и остальные информационно-справочные документы, докладные и объяснительные записки не содержат распоряжений, но могут стать основанием для принятия управленческого решения. Докладная записка — информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладные записки могут составляться по самым разным вопросам: по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают: · инициативные, которые составляются с целью побудить адресата принять определенное решение; в тексте такой записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации и выводы; · отчетные, которые информируют о ходе (состоянии, завершении) каких-либо работ, выполнении поручений, планов и т. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, направляясь от нижестоящего должностного лица вышестоящему. В зависимости от адресата докладные записки могут быть: · внутренними, то есть направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения; · внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции. Внутренняя докладная записка адресуется руководителю в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения, в том числе и начальник отдела кадров. Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5. Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящей организации и подписывается руководителем организации — автора документа. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке. В практике работы организаций внешние докладные записки встречаются относительно редко, как правило, их заменяют письмами, которые (как и докладные записки) могут быть инициативными и ответными. Унифицированные формы различных по содержанию докладных записок включены в состав форм Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 и могут использоваться организацией в качестве образцов при оформлении соответствующих документов. Подготовленная докладная записка передается в делопроизводственную службу на регистрацию. Регистрация докладных записок осуществляется в журнале регистрации внутренних документов или на карточке (в зависимости от применяемой в организации системы регистрации документов). При отсутствии специального журнала регистрации внутренних документов докладная записка может быть зарегистрирована в журнале регистрации исходящих документов. Материал опубликован частично. Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал. оформить подписку на журнал |
Данный документ составляется для информирования руководства о различных фактах и событиях. Текст состоит из двух частей: в первой (вводной) излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ; во второй излагаются выводы, предложения, просьбы автора по излагаемому вопросу.
д.;
Отчет | Значение и определение
Введение
Изображение: Отчет – значение, определение, характеристики
Отчет представляет собой сообщение, представляемое руководству после проведения подробного расследования или расследования с мнениями или рекомендациями или без них.
Другими словами, отчет передает информацию, которая используется для установления факта или для помощи в принятии решений или решении каких-либо бизнес-задач.
Как правило, отчет подготавливается и представляется в соответствии с потребностями высшего руководства.
Слово « Report » происходит от латинского слова « reportare », что означает перенос. Re означает спину и portare означает переноску. Таким образом, отчет представляет собой описание события, переданное тому, кто не присутствовал на месте происшествия.
Значение отчета
Отчет представляет собой систематизированное изложение фактов, относящееся к конкретной теме, подготовленное репортером(ами) после проведения независимого расследования или расследования с мнениями или рекомендациями или без них.
Определение отчета
Шукла М.С. и Гульшан С.С.,
«Отчет — это любое письменное или устное сообщение, в котором, в соответствии с характером и целью отчета, докладчик представляет набор фактов или ряд альтернативных предложений, излагает свои выводы и (если потребуется) представляет свои рекомендации».
Рохини Аггаравал,
«Отчет — это упорядоченное и объективное представление информации, которая помогает в принятии решений и решении проблем».
C.A.Brown,
«Отчет — это сообщение от кого-то, у кого есть какая-то информация, к тому, кто хочет использовать эту информацию».
Характеристики или особенности отчета
Ниже приведены характеристики отчета.
1. Точный : Репортер должен быть очень четким в составлении отчета. Если да, то он/она может очень точно и связно представить отчет и сделать его ценным документом.
2. Точность : Построение предложений обеспечивает точность раскрываемой информации. Кроме того, нет двусмысленности в понимании. Орфографическая ошибка раздражает читателя. Неправильная пунктуация может исказить смысл.
3. Только факты : Руководство собирается принять решение на основе фактической информации, имеющейся в отчете.
Неточные факты могут привести к ошибочным решениям.
4. Нет грамматической ошибки : При составлении отчета следует соблюдать все правила грамматики. На качество и достоверность отчета влияет грамматическая ошибка.
5. Релевантность : В отчет должна быть включена только релевантная информация. Нерелевантная информация не должна быть включена в отчет. Если соответствующая информация не включена, отчет является неполным. Если нерелевантная информация включена, читатели сбиты с толку.
6. Простой язык : Для составления отчета можно использовать простые предложения. Следует избегать длинных предложений. Доклад должен быть понятен обычному обывателю.
7. Однозначный язык : Отчет не должен содержать декоративных выражений. Неизвестные слова, незнакомые слова и слова с двойным значением не должны использоваться при составлении отчета. Идиомы и фразы могут быть использованы, если это необходимо для правильного понимания предмета.
8. Ориентация на читателя : Необходимо помнить о лицах, которые будут читать отчет. В отчете должна быть привлекательность при чтении того же самого.
9. Расположение материалов : Содержание отчета должно быть расположено симметрично. Если да, то читатели смогут понять отчет в правильном направлении.
10. Ясность : Ясность зависит от правильного расположения фактов. Отчет может быть представлен в порядке введения о подготовке отчета, целях отчета, источниках данных, методологии, использованной для сбора данных, выводах и, наконец, рекомендациях. Они представлены в виде коротких абзацев с соответствующими основными заголовками и подзаголовками для большей ясности.
Написание отчетов — ANU
Вы здесь
» Текущие студенты » Академические навыки » Написание и оценивание » Написание отчетов
Написание отчетов распространено в ряде дисциплин. Отчет — это особая форма письменного изложения, написанная кратко и четко и обычно организованная вокруг выявления и изучения проблем, событий или результатов научного исследования.
Отчеты часто включают исследование и анализ проблемы и поиск решения. Это означает, что вам нужно занять позицию или предложить решение, и вам нужны четкие причины для вашего решения.
Ключевое, центральное сообщение является жизненно важной частью отчета и поможет сделать его ясным и убедительным.
Отчет может включать
- анализ существующих данных и литературы
- проведение анализа и решение проблем
- результаты расследования
Независимо от типа отчета ожидается, что он будет хорошо написан, четко структурирован и изложен в форме, подходящей для конкретной аудитории. Результаты и анализ должны быть точными, четкими и объективными. Структуры отчетов могут различаться в зависимости от дисциплины и аудитории, но структура должна поддерживать основное сообщение.
Отчеты отличаются от эссе по ряду признаков. Обратите внимание на следующее:
| Отчеты | Эссе |
|---|---|
Для передачи конкретной информации о проблеме, событии или проекте. | Покажите, как вы поняли вопрос или тему и смогли опираться на исследования, подтверждающие ваше понимание. |
| Содержит ключевое сообщение, краткое описание и анализ исследований и результатов. | Разработайте аргумент в поддержку определенного тезиса. |
| Содержит выводы и рекомендации, основанные на результатах. | Делайте выводы, но рекомендации редкость. |
Процесс написания отчета
Может быть полезно представить отчет как процесс и разбить его на различные задачи, которые необходимо выполнить.
Что происходит, когда вы пишете отчет? Какие различные задачи вам нужно выполнить, чтобы завершить его?
Существует три основных этапа:
Фаза подготовки , на которой вы точно анализируете, что вас просят сделать, и, если вы работаете в группе, согласовываете план группового общения.
Фаза анализа , на которой вы собираете все доказательства, проводите исследования, проводите исследования, завершаете кодирование, расчеты и т.
Об авторе