Что такое документооборот в организации: Что такое документооборот: принципы+основные этапы

Что такое документооборот в организации: Что такое документооборот: принципы+основные этапы

Содержание

его основные правила и этапы, цели и порядок действий

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот – это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

  • Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
  • Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
  • Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
  • Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.

Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

  • Срок исполнения – он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
  • Контролирующее лицо – его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

  • список исполнителей, то есть составителей;
  • срок исполнения;
  • перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

  • список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
  • срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
  • основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

  • Первичная обработка. На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
    • обратный адрес есть только на нём;
    • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
    • дата написания и время отправления бумаг отличаются;
    • на конверте имеются пометки отправителя.

    Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

  • Предварительное рассмотрение. На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
  • Регистрация. На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
    • внутренняя;
    • входящая;
    • исходящая;
    • конфиденциальная;
    • коммерческая.

    Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

    • для внутренних и коммерческих — порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
    • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
  • Рассмотрение руководителем. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
    • фамилия и должность исполнителя;
    • сроки выполнения.

    Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

  • Направление на исполнение. На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
  • Контроль выполнения
    . На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
    • текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
    • предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
    • итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

    Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

  • Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
    В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, приказы о предоставлении отпуска хранятся отдельно от распоряжений о приёме на работу. Внутри папки бумаги должны быть расположены в хронологическом порядке. Это значительно облегчает их поиск.

Электронный документооборот

Технологии позволяют значительно сократить процесс приёма, обработки и хранения бумаг. Чтобы облегчить работу, организации вводят электронный документооборот.

Чтобы воспользоваться этой возможностью, предприятие должно приобрести специальное программное обеспечение, а также ЭЦП.

Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной ЭЦП.

Он должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
  • может быть представлен в бумажной форме;
  • содержит все обязательные атрибуты;
  • имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:

Документооборот в организации. Основные системы. Плюсы и минусы

Содержание страницы

В первую очередь документооборот любой организации можно разделить на внутренний и внешний в зависимости от его направленности.

Пользователями внутренних документов являются:

  • Сотрудники.
  • Руководитель.
  • Другие пользователи извне по необходимости или требованию закона, при этом, как правило, им либо передаются копии, а не оригиналы, либо предоставляются оригиналы с возвратом.

Во внутренних документах присутствуют только подписи ответственных лиц, многие даже не требуют печати. Внутренняя переписка может вестись и вовсе в безбумажном формате. Сотрудник идентифицируется по логину или адресу почты (выдаются при трудоустройстве).

Кстати! Для организаций наличие печати не обязательное условие, но если она есть, то ее необходимо использовать. ИП также может работать без печати.

Формы регламентируются учетной политикой, особенностями делового оборота и внутренними установка компании, если только речь не о строго утвержденных формах, хотя таких осталось немного.

К пользователям внешних документов относятся:

  • Покупатели (клиенты).
  • Государственные органы (ФНС, ФСС, ПФР, Трудовая инспекция, Ростехнадзор и т.д.).
  • Поставщики.
  • Учредители (участники, акционеры и т.п.).
  • Банки.
  • Инвесторы.
  • Заинтересованные физические и юридические лица (например, потенциальные клиенты или кредиторы).

Внешние документы часто имеют строго утвержденную форму (декларации, справки, заявления). Иногда их передача должна сопровождаться предъявлением доверенности и подтверждением личности представителя компании.

Способы организации

В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:

  1. Традиционная (бумажная). Все документы оформляются на бумаге, подписи только «живые», нельзя применять факсимиле. Можно использовать распечатанные факсы, сканы и копии, в случае если это допускается внутренними положениями, обычаями делового оборота и договоренностями с контрагентами. Чаще всего применяется ИП, поскольку для них нет необходимости вести бухгалтерский учет, а налоговый иногда ограничивается записями в книге учета.
  2. ЭДО. Обычно организуется в крупных компаниях, с большим количеством филиалов, торговых точек и обширной сетью персонала. Для этого подключаются специальные системы учета или работа идет в специализированных программах. Сотрудники имеют логины и пароли и/или ЭЦП для идентификации и подписи. Внешний ЭДО действует аналогично: поступает внешняя документация, фиксируется, подписывается также электронно и направляется обратно контрагенту.
  3. Важно! Действующее законодательство не предусматривает полного перехода на ЭДО, потому что некоторые документы, в частности связанные с кадрами, необходимо подписывать работникам лично (собственноручно) без ЭЦП.

  4. Смешанный тип. Применяется как ЭДО, так и обычные бумажные документы, пока это наиболее часто встречающийся вариант.

Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами.

Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре. Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается с ними, а также запросить необходимую информацию. Например, для отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер или электронная почта.

Системы ведения ЭДО

Огромное количество операторов и производителей программного обеспечения предлагают сейчас услугу электронного документооборота. Причем организовать учет можно совершенно по-разному и с помощью операторов и без них:

  1. Облачный сервис.
    • Плюсы: не требуется установка на ваших компьютерах, не нужно беспокоиться о сохранности данных, можно пользоваться с любого настроенного рабочего места или из дома. Очень удобно, когда компания привлекает дистанционных работников, операторов для звонков (распределенные call-центры), менеджеров по продажам и т.п. сотрудников.
    • Минусы: есть опасения в плане закрытости информации от конкурентов или других заинтересованных лиц. Даже банки порой теряют данные клиентов. В некоторых случаях, когда кончается срок пароля/сертификата, период действия ЭЦП или по каким-то причинам блокируется пользователь, невозможно получить доступ к информации. Для возобновления обслуживания нужно оплатить услугу. Мало того, архив базы также без отдельной оплаты могут не передать, если решите прекратить работу с данным оператором. Возможно, не получится выгрузить документы в нужном формате или сервис не работает с той программой учета (или ее версией), которую вы используете.
    • Обратить внимание: соотношение цены и набора услуг, ограничения (количество пользователей, срок доступа, форматы выгрузки, архивация и т.д.), гарантии. Обращаться лучше к давно действующему, зарекомендовавшему себя на рынке поставщику, предварительно изучив отзывы о нем.
  2. Специальная программа. На компьютеры устанавливают программу, которая работает в сетевом режиме между ними. Можно настроить различные права: руководитель выполняет любое действия в сетке, а работник только вносит, например, первичные документы. Система распространяется не только на помещении, офис, но и город, страну, мир. Достаточно только поставить на рабочем месте софт, настроить его и подключить в сеть. Иногда даже не нужно ставить отдельное обеспечение, функционал просто дополнительно встраивается или активируется.
    • Плюсы: плата изначально выше, но в дальнейшем систему обслуживания можно выбрать, исходя из потребностей, не включая излишние компоненты, а может, и вовсе отказаться от нее. Больше контроля над данными и доступом к ним, в большинстве случаев пользоваться хотя бы основным функционалом можно и при прекращении оплаты по обслуживанию. Более индивидуализированные настройки. Самостоятельное архивирование сведений.
    • Минусы: возможно, придется проводить обновления, которые придется оплачивать отдельно, если они не входят в регулярную плату по обслуживанию. Быстродействие и скорость передачи данных зависят от «железа», т.е. характеристик ваших компьютеров. Программа занимает большое место на жестком диске. Архивацию, скорее всего, придется делать на внешний носитель. Обеспечивать безопасность тоже придется самостоятельно.
    • Обратить внимание: что входит в базу при покупке и последующем обслуживании, ограничения (аналогично облачному сервису), системные требования.
  3. Дополнение к сдаче отчетности. Некоторые операторы предлагают возможность пользоваться ЭДО в рамках системы, применяемой для отправки отчетов. Иногда это бесплатная услуга, с определенными ограничениями (например, входящие документы до N-го количества), иногда отдельная за дополнительную плату. Часто отправка происходит при помощи браузера: пользователь заходит на сайт в свой аккаунт, раскрывает нужный раздел, подгружает или заполняет прямо там форму и отправляет ее, подписав своей ЭЦП (применяется та же подпись, что для отчетов). Получатель ставит свою подпись, и пользователь получает соответствующее подтверждение.
    • Плюсы: опять же не нужна покупка отдельных программ, просто появляются дополнительные возможности. Используется одна и та же ЭЦП.
    • Минусы: рассчитано скорее на внешний обмен, контрагент также должен быть клиентом сервиса, иначе он просто не получит документы. Вероятно, придется подгружать готовую форму, к тому же не все они могут распознаваться и проходить контроль.
    • Обратить внимание: согласовать вариант обмена с получателем, закрепив его в договоре или дополнительном соглашении, уточнить какие именно формы могут и будут передаваться.
  4. Корпоративная система. Это может быть внутренняя почтовая служба, закрытый чат, канал связи, группа в мессенджере и даже социальной сети. Некоторые компании создают и собственную организованную сетку для отправки и приема сообщений, служебных записок и рабочих инструкций и распоряжений. Она может носить обязательный и неформальный характер. Например, можно с помощью оповещения через чат пригласить сотрудников на совещание, а можно отсканировать и направить для согласования проект контракта.
    • Плюсы: все в руках самой организации: как организовать документооборот, общение, совещания, переписку, чтобы более оперативно работать с данными и проводить согласования.
    • Минусы: если разрабатывается собственная система, то, вероятно, придется вложить немало средств в ее создание и обслуживание. Использование мессенджеров и соцсетей не исключает утечку информации. Юридически не каждое действие признается законным. Придется описать и этикет и правила общения в собственной сетке, чтобы избежать злоупотреблений. Придется устанавливать собственный сервер, если необходим доступ к каким-то сведениям круглосуточно.
    • Обратить внимание: существует ли реальная потребность в такой сети, насколько реально ее контролировать. Есть ли финансовые возможности на последующее поддержание (заработная плата программистов, сетевых администраторов). Соответствует ли оборудование требованиям нагрузки.

CRM-системы

Прогресс заставляет бизнесменов учиться и использовать для привлечения покупателей и заказчиков особые системы CRM (расшифровывается как Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами). Родоначальником современного подхода к продажам был американец Джон Генри Паттерсон (1844 г. — 1922 г.), он считал, что во главе угла стоит клиент. Именно для сбора и обработки сведений о покупателях, их потребностях, интересах и созданы CRM-системы.

Используют CRM обычно сотрудники call-центров, менеджеры по продажам, маркетологи, руководители отделов, филиалов и компании в целом.

Основные этапы работы:

  • Обращение и заинтересованность в товаре или услуге (как вариант, не клиент обращается в организацию, а менеджер связывается с покупателем по телефону, в соцсети, электронной почте и другими способами, предлагая покупку).
  • Отметка об уровне интереса (не интересно, купил бы, но не сейчас, может порекомендовать того, кто зачет совершить покупку, просит связаться позже и т.д.) или оформление заявки
  • Обработка заявки (передача данных администратору, замерщикам, бухгалтеру для расчета. стоимости, выезду на место, составления счета или запись на встречу).
  • Передача заказчику данных (информация о дате и времени записи, сроках выезда специалиста).
  • Получение оплаты.
  • Общение с клиентом в процессе работы (согласование новых сроков, подключение дополнительных опций, перенос встреч, решение проблем с заказом).
  • Завершающий этап (передача результатов или товара, получение отзыва, определение будущей заинтересованности и потенциальных интересов покупателя), отправка (подписание) документов.

Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие.

При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.

График документооборота

Если просто дать сотрудникам задачи и ждать их выполнения без указания конкретных сроков, то нужные документы бухгалтерия получит не скоро. Чтобы обеспечить своевременное поступление первички, понадобится график.

Для начала стоит составить список всех документов, которые будут использованы конкретно в вашей компании, и обозначить сроки их составления и передачи в следующий отдел или бухгалтерию. Можно также, если требуется согласование каких-то процедур, установить отведенный для этого период.

Кстати! Нарушение графика как самостоятельно, так и в составе других нарушений может стать причиной дисциплинарного взыскания и даже увольнения (п. 5 ст. 81 ТК РФ).

Затем определить, кто именно (не ФИО, а должность) отвечает за подготовку, подписание т.д. Соединить сведения в единую таблицу. Можно воспользоваться готовыми вариантами из сети. Потребуется ознакомить сотрудником под подпись с приказом (сам график — это неотъемлемое приложение к нему).

Требовать можно только те документы, которые предусмотрены должностной инструкцией, законодательством и правилами, относящимися к выполняемой сотрудником работе. Стоит обеспечить доступ к графику и его наличие на рабочих местах, чтобы сотрудники наглядно видели свои обязанности. В электронных системах и при наличии ЭДО можно настроить программы и сервисы таким образом, чтобы они указывали срок исполнения и предупреждали о приближении времени сдачи.

В описанных выше CRM-системах часто устанавливаются настройки времени на каждое действие. Например, для связи с клиентом после оформления им заявки на сайте дается 15 минут, на выставление счета после согласования условий – 10 минут, на выполнение работы или поставку –2 дня, на выставление закрывающих документов – 1 день. Это тоже своеобразный график, причем строго контролируемый. Не успел сделать что-то вовремя, информация тут же попадет к старшему менеджеру или руководителю отдела – придется объясняться.

В чем поможет график:

  • Проконтролировать исполнителей в части составления и передачи документов.
  • Выявить ответственного (возможно материально) в случае нарушения сроков.
  • При необходимости в соответствии с положением о премировании начислить (или нет) премию.
  • Заставить сотрудников более организованно подходить к работе, ставить себе определенные цели.
  • Найти систематические нарушения и выявить их причину (например, некомпетентного сотрудника).
  • Определить нагрузку по обработке документов на определенных участках учета

Современные достижения в области программирования дают широкие возможности для внедрения как целого комплекса, так и скромных локальных систем для организации документооборота организации. Даже если компания небольшая, наличие четкого графика и строгих сроков позволяет улучшить не только внутреннюю работу, но и качество обслуживания клиентов.

виды, для чего нужен, как работает

Что такое электронный документооборот?

Как видно из названия, ЭДО (электронный документооборот) подразумевает обмен электронными документами и любые другие операции с ними без применения бумажных носителей. Обычно для этого используется специальное ПО, обеспечивающее высокую скорость работы, конфиденциальность и соответствие документов необходимому стандарту. Таких сервисов довольно много, а для клиентов Яндекс.Кассы есть выгодное партнёрское решение.

И если в 1990-х ЭДО был уделом крупных компаний, которые разрабатывали его под себя, то сегодня его пользу оценили бизнесы самого разного размера и направленности. Если ваши контрагенты один за другим переходят на ЭДО, рано или поздно это придётся сделать и вам. Вы сразу заметите разницу: обмен документами онлайн позволяет гораздо быстрее заключать договоры, а значит, быстрее получать поставки, отправлять товары и производить другие важные для бизнеса операции.

Как это работает?

ЭДО выполняет те же функции, что и бумажный документооборот. С его помощью вы можете создавать и редактировать документы, регистрировать корреспонденцию, обмениваться документами с партнёрами и клиентами, сдавать отчётность в ФНС и другие органы. Рассмотрим, как будет происходить обмен документами между двумя компаниями с помощью ЭДО:

  1. Вы создаёте документ (официальное письмо, заявление, счёт-фактуру и так далее).
  2. Подписываете его электронной подписью и отправляете его контрагенту прямо в системе ЭДО.
  3. Получатель знакомится с документом и подписывает своей электронной подписью. Как только документ подписан второй стороной, вы получите уведомление и сможете действовать в соответствии с документом — перевести оплату, отгрузить товар и так далее.

Документы, оформленные и подписанные через ЭДО, обладают такой же юридической силой, как и бумажные. Если получатель окажется недобросовестным и внесёт какие-то исправления в документ, ваша электронная подпись станет недействительной, а вместе с ней и сам документ.

Зачем подключать ЭДО?

Это дешевле

Материалы для печати, обслуживание офисной техники, почта и курьеры — всё это складывается в круглую сумму, если счёт документов идёт на сотни ежемесячно. С переходом на электронный документооборот крупные компании сокращают расходы на документооборот на 80%, а то и больше.

Это быстрее

Сделки по ЭДО занимают меньше времени, а значит, вы быстрее отгружаете или получаете товары, клиенты быстрее получают желаемое и предпочитают вас конкурентам. Вместе с этим высвобождается время сотрудников, которым больше не нужно распечатывать, подшивать и хранить тысячи бумажек.

Всё под рукой

Все документы будут храниться в облаке — вы круглосуточно имеете к ним доступ с любого компьютера, на котором установлена ваша электронная подпись. Кроме того, электронные документы не занимают места — это особенно актуально для компаний с маленьким помещением или виртуальным офисом.

Меньше проблем с отчётностью

Контролирующие органы всячески приветствуют электронный документооборот. Вам будет проще взаимодействовать с ФНС и другими инстанциями в онлайн-формате, вероятность ошибок в документах, а, как следствие, и штрафов, при использовании ЭДО минимальна.

Безопасность гарантирована

В отличие от пересылок документов почтой, в случае с ЭДО вы можете быть уверены, что информация не попадёт к конкурентам, важные письма не потеряются. Сервисы электронного документооборота гарантируют конфиденциальность информации, а также позволяют хранить документы на случай утери бумажной копии.

Сколько это стоит?

Размер оплаты в большинстве сервисов зависит от количества исходящих документов: чем больше пакет, тем дешевле будет обходится один документ. Входящие документы, как правило, бесплатны. Сравним цены крупных игроков на июль 2020 года.

Какие есть подводные камни?

Работа с контрагентами

Если они не пользуются ЭДО, вам придётся совмещать работу с бумажными и электронными документами. Опять же, если контрагенты используют оператор ЭДО, отличный от вашего, возможен своего рода «роуминг» при документообороте между компаниями. На качестве документооборота использование разных сервисов обычно не отражается.

Необходимость получать ЭП

У многих компаний уже есть электронная подпись, но если её нет, нужно будет её получить. Чаще всего это квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая выдаётся в одном из аккредитованных центров Минсвязи РФ. В УЦ нашего партнёра СКБ Контур подпись будет готова уже через 1–2 дня.

Виды электронного документооборота

Обычно выделяют два основных типа ЭДО: внутренний (в пределах компании) и внешний (с другими компаниями и организациями, госучреждениями и ведомствами). Но есть и более детальная классификация ЭДО по видам документов:

  • управленческие,
  • производственный,
  • кадровый,
  • бухгалтерский,
  • складской,
  • технологический,
  • конфиденциальный,
  • архивный

Большинство крупных сервисов на рынке поддерживает работу со всеми основными типами документов. Чаще всего ЭДО используют для первичной бухгалтерской документации и счетов-фактур.

Как перейти на ЭДО?

  1. Подключитесь к оператору ЭДО. Компаний, которые предоставляют такие услуги, довольно много. В частности, вы можете воспользоваться партнёрским решением от Яндекс.Кассы .
  2. Приобретите сертификат электронной подписи. Для этого подайте заявку в центр, аккредитованный Министерством связи РФ, оплатить услугу и приехать за ключом (обычно КЭП помещают на флэшку). Если подпись у вас уже есть, зарегистрируйте её в системе.
  3. Проинформируйте своих контрагентов о подключении к ЭДО. Нередко это можно сделать через приглашения в самой системе.
  1. Электронный документооборот выполняет все те же функции, что и бумажный, но онлайн.
  2. ЭДО позволяет экономить время и деньги, легко сдавать отчётность и иметь нужные документы под рукой.
  3. Существует много сервисов ЭДО: обращайте внимание на то, чем пользуются ваши контрагенты.
  4. Если некоторые из ваших партнёров и клиентов не используют ЭДО, вы можете пригласить их подключиться или же совмещать электронный и бумажный документооборот.
  5. Для подключения к ЭДО нужно выбрать подходящий сервис и получить электронную подпись.

Электронный документооборот на предприятии: виды, системы, организация


Внедрение ЭДО дает возможность:
  • контролировать сроки действия договоров;
  • ускорить согласование документов;
  • создать единую базу данных;
  • отказаться от бумажных носителей.
Выбрать систему автоматизации...

Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

Подробнее...


Услуги консалтинговой компании могут помочь:

  • повысить производительность бизнес-процессов;
  • оптимизировать расходы;
  • повысить прибыль.
Подробнее об услугах...



Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.

Узнать больше...

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Это интересно
Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

  • однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
  • параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
  • непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
  • единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
  • результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
  • эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

  • производственный ЭДО;
  • управленческий ЭДО;
  • архивное дело;
  • кадровый ЭДО;
  • бухгалтерский ЭДО;
  • складской ЭДО;
  • технологический ЭДО;
  • секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

  • создание электронной версии документа;
  • создание атрибутной карточки документа;
  • формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
  • поиск карточек документов;
  • формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
  • сохранение документов в различных форматах;
  • создание маршрутов документа и управление его движением;
  • ведение журналов, классификаторов и справочников;
  • регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
  • рассылка напоминаний и уведомлений;
  • согласование документов;
  • формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

  • сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
  • ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
  • экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

  • рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
  • снижение рисков потери документов;
  • увеличение скорости согласования и утверждения документов;
  • повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

  1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
  2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
  3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
  4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
  5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

  1. Хранение и поиск документов.
  2. Поддержка делопроизводства.
  3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
  4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
  5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

  1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
  2. Соответствие стандарту отрасли организации.
  3. Соответствие целям и задачам компании.
  4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
  5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
  6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
  7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
  8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
  9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

  • провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
  • оценить стоимость владения той или иной программой;
  • изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
  • ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
  • изучить демонстрационные видеоматериалы;
  • установить демо-версию программы;
  • изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

  • Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
  • Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
  • Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
  • Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Важно
Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

  1. Разработка технического задания.
  2. Выбор IT-решения.
  3. Описание бизнес-процессов.
  4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
  5. Внедрение электронного документооборота.
  6. Тестирование программы.
  7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
  8. Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

  • консервативность сотрудников;
  • недостаточная компьютерная грамотность работников;
  • отсутствие регламентов на основные процессы;
  • слабое техническое оснащение;
  • отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

Документооборот - это... Что такое Документооборот?

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Этапы

В бухгалтерском учете существует пять основных этапов документооборота:

  1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции.
  2. Передача документа в бухгалтерию.
  3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка.
  4. Обработка документа в бухгалтерии, которая включает:
    1. таксировку (расценку)
    2. группировку
    3. контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов)
  5. Сдача документов на хранение в архив

Электронный документооборот

Основная статья: EDI

Как правило, на сервере создается база данных, где и хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии иерархической структурой подразделения организации. Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право только владелец документов.

График документооборота

График документооборота — это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

В учетной политике не нужно подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить лишь его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации.

См. также

Ссылки

Автоматизируем документооборот с помощью новой платформы. Часть 1. Канцелярия. Работа с «Входящими Документами»

"Проектируя Flexbby Parametric, мы реализовали возможность настраивать большинство процессов в организации с использованием уже существующих Обработчиков событий и Действий платформы.

Мы также добавили возможность разрабатывать дополнительную бизнес логику в виде add-on скриптов, написанных на Python (их использование в нашей системе скорее исключение, чем правило)".

"Наша система обрабатывает несколько десятков типов Событий, и мы это постоянно расширяем, если встречаем какие-то уникальные случаи у наших заказчиков. Большинство других систем обрабатывает только два события – Создание (Create) и Изменение (Change)".

"Новая платформа предоставляет возможность сформировать неограниченное количество различных Действий, если что-то встречается нестандартное, то можно написать скрипт на Python и выполнить его, если произошло определенное Событие".

"Наша новая разработка в корне изменила нашу работу по автоматизации бизнеса. Нам не приходится теперь заниматься программированием под каждого клиента. Утром мы встречаемся с клиентом, вечером уже тестируем готовое приложение".

Но лучше один раз показать, чем 10 раз рассказать.


Простой электронный документооборот не в состоянии удовлетворить потребности организаций. Заказчиков больше не устраивает классический функционал бизнес приложений, они хотят получить инструменты, с помощью которых они будут решать свои задачи, связанные с управлением бизнесом. А управление — это в большей степени процессный подход, чем учетный.

В настоящее время в функциональном развитии ИТ-продуктов по автоматизации прослеживаются тренды:

• все больше набирают популярность универсальные BPM системы, которые позволяют автоматизировать совершенно разные сквозные процессы предприятия;
• классические системы СЭД, CRM, ERP начинают обзаводиться функционалом по управлению процессами и перестают быть только учетными системами;
• функционал одних систем начинает проникать в другие системы, и мы можем видеть CRM системы с подсистемой документооборота или ERP систему с подсистемой управления процессами.

Вот некоторые востребованные функции, дополняющие СЭД:

• автоматическое выставление счетов и создание актов;
• автоматизация процессов сбора документов первичной бухгалтерской отчетности;
• автоматизация процесса утверждения контрагента;
• автоматизация контроля исполнения договорных обязательств;
• автоматизация контроля графика платежей по договорам.

В наших обзорах мы будем рассматривать следующие возможные области автоматизации на основе нашей новой платформы Flexbby Parametric:


Область Процессы/Документы
Канцелярия/ Делопроиз- водство Входящие, Исходящие, Доверенности, Протоколы, Приказы, Внутренняя нормативная документация, Распоряжения, Служебные записки, Пояснительные записки, Поручения и др.
Договорная работа Согласование шаблонов договоров, Согласование договоров, Согласование контрагентов, Контроль исполнения договоров, Пролонгация и автопролонгация договоров
Электрон- ный архив Хранение бумажных копий документов, Потоковый ввод документов (оцифровка бумажных документов), Заявки на получение оригиналов
Финансо- вые документы Создание актов, выставление счета, контроль получения оригиналов бухгалтерских документов, автоматизация контроля платежей. Контроль бюджетов
Продажи, CRM Работа с клиентской базой, работа с лидами (Lead), работа со сделками (возможностями продаж), работа с заказами и продажами, работа с активностями

Наша новая разработка в корне изменила нашу работу по автоматизации бизнеса. Нам не приходится теперь заниматься программированием под каждого клиента. Утром мы встречаемся с клиентом, вечером уже тестируем готовое приложение.

Начнем по порядку с Канцелярии, так как это типичный функционал СЭД.

Разберем простой пример — «Входящие документы».

Для того, чтобы правильно настроить Flexbby Parametric, необходимо провести простой анализ процесса работы с входящими документами у заказчика. Большинство поставщиков систем предлагает решения, которые якобы легко настраиваемы и позволяют учесть все возможные особенности процессов в компании. На нашей платформе бизнес процессы прописываются не в виде «дерева», а выстраиваются как сеть, и в любой момент могут создаваться новые связи, меняться конфигурация бизнес логики. И это не требует доработки программного кода, поэтому все изменения действительно быстро и незатратно вносятся на протяжении всего срока использования приложений.

Типичный проект складывается следующим образом:

• Сначала консультанты описывают процессы.
• Выбирается система, якобы удовлетворяющая требованиям по настройке процессов.
• Начинается долгий и мучительный процесс настройки.
• Переделываются и перестраиваются процессы с учетом возможности системы.

Проектируя механизмы настроек и модификации наших продуктов (Flexbby Договоры, Flexbby Продажи, Flexbby Сервис, Flexbby One), мы сразу вкладывали в них Agile подход, что позволяет нам:

• Существенно сокращать время обследования и внедрения системы.
• После первых интервью с владельцами процессов настраивать их в системе.
• На начальном этапе предвидеть риски несоответствия процессов компании возможностям системы. Взвешенно принимать решение об изменении процесса или о создании новых модулей в рамках нашей платформы.

Проектируя Flexbby Parametric, мы реализовали возможность настраивать большинство процессов в организации с использованием уже существующих Обработчиков событий и Действий платформы.
Мы также добавили возможность разрабатывать дополнительную бизнес логику в виде add-on скриптов, написанных на Python (их использование в нашей системе скорее исключение, чем правило).

Но лучше один раз показать, чем 10 раз рассказать.

Для начала опишем, что выяснилось при обследовании процесса «Входящие документы» при работе с несколькими заказчиками.

Документ движется по следующему процессу:


Роли в этом процессе*:

Секретарь – это группа сотрудников, которые регистрируют входящие документы;
Руководитель – это сотрудник, который выносит резолюцию по документу и назначает Исполнителей и Ознакомителей;
Ознакомитель – это сотрудник, который должен ознакомиться с входящим документом;
Исполнитель – это сотрудник, который исполняет работу с входящим письмом, готовя соответствующее исходящее письмо.


  • Роль может быть присвоена как конкретному сотруднику (ФИО), так и закреплена за штатной единицей (должностью) без привязки к конкретному лицу, занимающему эту должность (люди в компании меняются), и, соответственно, группе сотрудников с привязкой к ФИО или штатным единицам.

На этапе тестирования пилотного решения по работе с Входящими документами мы выявили ряд важных моментов:


  1. Каждый входящий документ имеет определенную категорию, и на ее основе можно настроить правила автоматического добавления Исполнителя и Ознакомителя, тем самым разгрузив существенно Руководителя, который назначал Исполнителей.
  2. Иногда входящие документы необходимо регистрировать задним числом, но не все сотрудники могут это делать.
  3. Иногда входящий документ относился к категории Договоры. Поэтому его нужно было связать с объектом Договор;
  4. Необходимо было настроить множество проверок, чтобы минимизировать ошибки пользователя при вводе документа.

Перед настройкой Процесса типа Документа в системе настраиваем два Справочника: Состояния и Роли.
Состояния — это простой справочник в системе, который един для всех процессов:


Настраиваем Роли:


Одним из преимуществ Flexbby Parametric является то, что процесс настраивается отдельно и потом связывается с типом документа. Настроенный процесс можно использовать для неограниченного количества настраиваемых типов документов, что существенно упрощает и удешевляет настройку. Обычно в компании выделяется 3-4 шаблонных Процесса, по которым двигаются документы. В основном большая часть документов незначительно отличается параметрами и шаблонами друг от друга. Поэтому Процессы можно настроить один раз, а затем без ограничений использовать и доопределять в документах.

Теперь настраиваем процесс Входящего документа:


Так выглядит настроенная схема процесса в системе. Цифры в скобках показывают сколько документов находится в данном Состоянии.
Мы преднамеренно делам скриншоты из рабочего варианта внедряемой системы.
Красные квадратики показывают, что есть документы в Состояниях, из которых никуда нет перехода.

Система гибкая, и позволяет перенастраивать процессы, даже если по ним двигаются документы: бизнес администратор должен иметь возможность отследить документы, которые застряли, дальше он может сделать временные настройки, чтобы их запустить в исполняемый процесс, или, как вариант, вообще удалить из системы или заархивировать.

Основное в настройках — это настройка Ролей в Процессе и настройка Переходов.

Начнем с настройки Ролей.
Мы уже определили Роли в глобальном справочнике в системе.
Затем для конкретного Процесса мы определяем, кто эту Роль может исполнять.


Это может быть пользователь в системе, это может быть сотрудник организации, это может быть штатная единица без привязки к конкретному сотруднику (ФИО).

Если настроить конкретного сотрудника, то в случае его увольнения документы, которые попали к нему, будут ожидать решения данного сотрудника, но для таких ситуаций в системе предусмотрена возможность условного или безусловного делегирования решений или замещение.

Далее для Процесса настраиваются Переходы и определяется Роль/Роли, которые могут осуществлять Переходы.


Для Перехода определяется начальное Состояние и конечные Состояния, в которые будет осуществлен Переход.

Для Перехода определяется название кнопки Перехода


и результат Перехода, который будет записываться в историю Документа:


Следующей важной настройкой является условие Перехода:

Допустимый участник
Эта опция позволяет настроить количество людей из Участников, которые должны осуществить этот Переход.

Самый простой случай, когда у нас один участник, и он один принимает решение.
Но во многих организациях, особенно, где много полномочий делегировано среднему звену управления, необходимо, чтобы, например, два человека из трех приняли это решение. В этом случае заявки на затраты подтверждаются минимум двумя менеджерами твоего уровня. Можно настроить, что сотрудник добавляет трех Согласователей, если двое из них подтвердило Документ, он действует дальше, не дожидаясь решения третьего.

Достигнутый процент
С помощью этой настройки можно установить процент принявших решение, необходимый для осуществления Перехода. Если установить 100%, то все участники Процесса должны проголосовать за данное решение.

Максимальный процент
Решение, которое принимается большинством голосов.

Участник с наивысшим приоритетом
Данная настройка позволяет настроить Переход таким образом, что решение по Переходу будет принято на основании приоритета участника. Иногда в процессах согласования документов у руководителя есть право согласовать документ, даже если другие участники приняли другое решение.

Автопереход в случае отсутствия участников
Позволяет настроить процесс таким образом, чтобы определенные Состояния согласования пропускались.
Например, шаблонный договор согласуется юристами и бухгалтером, только в том случае, если к нему есть протокол разногласия. Следовательно, с помощью обработчика Flexbby Parametric можно настроить добавление Cогласователей в случае, если инициатор договора подгрузил протокол.
Если протокол не подгружен, то система автоматически согласует шаблонный договор и отправит его на подписание.

Закрыть диалог при принятии данного решения
Настраивает автоматическое закрытие диалога (окна) документа, когда принято решение.

Запомнить решение участника в случае повторного решения
Позволяет запоминать решения. Это необходимо, когда документ может ходить по кругу и мнения проголосовавших людей уже учитывать больше не надо.

Дождаться решений всех участников
Позволяет настроить возможность ожидания всех решений участников, даже если по другим условиям достигнут критерий Перехода (требуемый Процент проголосовавших, например).

Завершим рассматривать Процесс. Есть еще некоторые интересные настройки и “use cases”, но об этом мы напишем в отдельном посте. Можно, например, разобрать настройку Процесса договора, когда есть выделенная Роль «Администратор договоров», который имеет право двигать договор в любые Состояния, но обычные пользователи видят этого участника процесса. Практика внедрения показывает, такой участник процесса нужен, так как пользователи делают много ошибок, из-за которых останавливаются или идут не в том направлении Процессы.

Следующая настройка, которую необходимо сделать, это собственно настроить тип Документа.
В настройке типа Документа определяются следующие параметры:


  • Процесс, по которому ходит Документ (настроили выше):

  • Тип связи, который рассмотрим отдельно ниже, — очень важный элемент платформы Flexbby Parametric. Он позволяет гибко настраивать связи между объектами в системе и Роль объектов в Документах. Область применения – многосторонние договоры или сложные b2b продажи, где кроме покупателя, еще есть 3-4 юридических лица, вовлеченных в сделку, и продавцу необходимо учитывать влияние всех сторон.


  • Далее настраиваются Бизнес Правила, Интерфейс, Типы файлов, Шаблоны печатных форм, Параметры, переопределяются Участники Ролей процесса.

По каждому этому пункту можно написать многостраничный текст, мы ограничимся несколькими кейсами настроек.

И начнем с настроек Связи.

Как мы говорили, что Входящий документ у нас будет связан или с физическим лицом, или с юридическим лицом, и еще может быть связан с любым договором (это для примера).

Сначала настраивается Роль Связи. В нашем случае надо настроить две Роли: «От кого» и «Договор».

Роль «От кого» — может включать для рассматриваемого кейса 3-х участников (в нашем случае это классы обьектов, и я планирую подробности по работе Flexbby Parametric выделить в отдельный пост).


Внутри Роли много настроек, в деталях описывать не будем.


Основная настройка Роли Связи – это выбор обьекта (в системе написаны на Python). Если кратко, то Связи позволяют связывать любые объекты в Процессах без дополнительной разработки кода и обеспечивать обработку бизнес логики.

Пример таблицы доступных классов обьектов:


Пример отображения реализованного класса на Python в Интерфейсе системы:


Далее настраиваем саму Связь, которая и будет уже указываться в настройках объекта (в типе Документа):


Связь состоит из Ролей, которые определяются классами обьектов. Указывается приоритет отображения в интерфейсе Связи, минимальное и максимальное допустимое количество объектов в Связи, возможность скрывать Связь в отображении таблицы объектов и преобразования Связи. Очень важный функционал: необходим, когда Процесс одного документа порождает другой, например, когда из договора автоматические создаются счета, настраивается преобразование, таким образом, что Связь одного объекта автоматически трансформируется в Связи другого.
Настройки и возможности, которые предоставляет Связь, мы рассмотрим в отдельном посте.

Результат, как это выглядит в карточке объекта, если настройка Связи — «От кого» + «Договор»:


Если просто «От кого» без Договора:


Связи обеспечивают большую гибкость в конфигурации системы, позволяют настраивать бизнес логику заказчиков, которую при проектировании системы даже сложно предположить.

Например, одному заказчику потребовалось связывать договора на обслуживание офисов с договорами аренды офиса и обеспечить проверку того, что договор на обслуживание офиса не может быть заключен, если нет действующего договора на аренду офиса.

Или была компания-заказчик, которая осуществляет продажу через юридические лица, находящиеся в разных странах и которые связаны больше управленчески, и в сделках нужно было указывать, через какое юридическое лицо будет оплата. На основании выбора определенной компании создавался инвойс и отправлялся по нужному маршруту.

И еще один кейс. Не все продавцы могли продавать через все юридические лица, а если продавец указывал неутвержденное для него юридическое лицо, то такая сделка требовала дополнительное утверждение.

Настраиваемые параметры
Позволяют настроить набор полей различного типа, которые отображаются в Карточке документа.

Пример того, что мы видим в Карточке документа:


Как это выглядит в настройках.
Список всех параметров.


Пример настройки одного параметра. Чуть ниже мы расскажем, как обрабатывать значения параметров при настройке бизнес логики процесса:


Обработчики (Event handlers) и Действия (Actions) – это, можно сказать, основа Flexbby Parametric.


Обработчики мониторят события, которые происходят в системе, и в зависимости от Условий производят определенные Действия.
Создавать и расширять бизнес систему, используя концепцию Обработчиков (Event Handlers), как показывает наш опыт, гораздо проще. Если мы какие-то кейсы не учли или даже о них не подозревали, то их впоследствии можно добавить еще одним Обработчиком. Например, необходимо уведомить главного инженера предприятия, если в определенном типе договора создана новая версия спецификации.

Разберем простой Обработчик, который обрабатывает необходимость внесения даты ответа на входящее, если выбрано «Требует ответа» (чуть выше мы завели эти параметры).
Он срабатывает на событие, когда Процесс меняет Состояние – Событие «Move».
Наша система обрабатывает несколько десятков типов Событий, и мы это постоянно расширяем, если встречаем какие-то уникальные случаи у наших заказчиков. Большинство других систем обрабатывает только два события — Создание (Create) и Изменение (Change).


Дальше мы накладываем Условия, и проверяем значения полей связанных объектов.

И прописываем Условия срабатывания Обработчика и Действия, которые должны выполниться.


Flexbby Parametric предоставляет возможность сформировать неограниченное количество различных Действий, если что-то встречается нестандартное, то можно написать скрипт на Python и выполнить его, если произошло определенное Событие.
О Событиях, которые обрабатывает Flexbby Parametric, и Действиях мы также напишем в отдельном посте.

Самое главное — как это выглядит в Карточке объекта.
При нажатии кнопки «Зарегистрировать» отображается Уведомление, и Процесс не переходит в следующее Состояние до тех пор, пока не будут внесены все данные.


Немного о настройках интерфейса

Flexbby Parametric позволяет скрывать объекты Карточки Документа в зависимости от Условий, состояния Процесса, Роли пользователя и т.п. Можно гибко настраивать различные бизнес правила.

Данная настройка скрывает таблицу Исходящие документы, если значение параметра требует ответа «Установлено «Нет»».


Как выглядит Карточка Документа.

Параметр требует ответа «Установлено «Да».


Параметр требует ответа «Установлено «Нет»».


Спасибо всем, кто дочитал до конца.

BE FLEXBBY!

Учебное пособие по потоку торговых документов SAP

SAP Sales Document Flow Добро пожаловать в учебник по SAP Sales Document Flow . Это руководство является частью учебного курса SAP SD. Вы узнаете, что такое поток документов в SAP SD, как его просматривать и использовать для быстрой навигации в SAP, а также разницу между уровнями заголовка и позиции потока документов.

В SAP Sales and Distribution торговые документы создаются индивидуально. Однако, когда следующий документ создается со ссылкой на предыдущий документ, система создает поток документов, который доступен для просмотра на любом этапе.

Если у вас есть какое-либо количество любых документов в любой момент времени, вы можете проверить поток документов и весь список документов, которые были частью текущего документа. Он покажет полный и сквозной след предыдущего и последующего документа (ов).

Документооборот не только отображает весь журнал документов, но также показывает статус документов, завершены ли они, открыты, обрабатываются и т. Д.

Поток торговых документов SAP

Предположим, вам позвонил покупатель и спросил об определенном продукте.Вы вводите то же самое в запрос на продажу и сохраняете его, система генерирует уникальный номер запроса на продажу.

Теперь тот же клиент возвращается, показывая свое намерение и интерес продолжить покупку товаров или услуг, которые вы ранее предлагали ему по определенной цене, и отправляет запрос коммерческого предложения (RFQ). Теперь предложение создается в системе со ссылкой на ранее созданный запрос. Таким образом, вся необходимая информация будет скопирована из запроса в предложение.

Затем клиент принимает предложение, которое вы предоставили на этапе предложения, и отправляет вам Заказ на поставку (ЗП). На основе заказа на поставку вы создаете в системе заказ на продажу со ссылкой на ранее созданное предложение. Когда вы ссылаетесь на предложение в заказе на продажу, система копирует все необходимые данные в заказ на продажу из предложения.

Таким же образом вы затем создаете документ поставки, ссылаясь на заказ клиента, а затем создаете счет-фактуру, ссылаясь на документ поставки (если это сценарий фактурирования, связанный с доставкой).В противном случае вы ссылаетесь на Заказ на продажу (если это сценарий фактурирования, связанный с заказом).

Подводя итоги, предположим, что покупатель звонит вам и просит вас отправить ему документ о доставке, так как он потерян на его стороне. Он сообщает либо номер заказа на продажу, который он получил от вас в качестве подтверждения заказа на продажу во время создания заказа на продажу, либо он разделяет номер документа фактуры, который вы отправили ему в качестве счета-фактуры. По любому из этих двух номеров документов можно отследить номер документа доставки.Если он разделяет номер заказа на продажу, последующим документом будет документ поставки. Аналогичным образом, если клиент использует документ фактуры или номер счета-фактуры, то номер документа поставки должен быть предшествующим документом.

Другой пример: покупатель звонит вам и спрашивает статус своего заказа. Он сообщает вам номер заказа на продажу, который был предоставлен во время создания заказа на продажу, отправленного ему через Подтверждение заказа. С помощью номера заказа на продажу вы можете отслеживать статус заказа и то, достигнута ли требуемая дата доставки.Если да, то независимо от того, готовится ли диспетчерский отдел на складе к доставке, или доставка была создана и находится в процессе комплектации и завершения, или доставка была отправлена ​​и находится на пути к адресу доставки клиента.

С помощью функции потока торговых документов SAP можно мгновенно отслеживать статус заказа.

Поток торговых документов SAP - Запрос

Чтобы увидеть функциональность потока торговых документов SAP, мы создадим цепочку торговых и распределительных документов, чтобы мы могли видеть в действии.Начнем с создания запроса. Поток торговых документов - Создание запроса на продажу - VA11 Sales Document Flow – Creating Sales Inquiry – VA11 > Conditions (Pricing) Поток торговых документов - Создание запроса на продажу - VA11> Условия (ценообразование)

После того, как вы создали запрос и удовлетворены введенной информацией, нажмите или CTRL + S, чтобы сохранить запрос . Поток торговых документов - Создание запроса на продажу - VA11> Запрос сохранен

Для просмотра потока торговых документов SAP перейдите к транзакциям VA12 или VA13 .Sales Document Flow – Sales Inquiry > Viewing SAP Document Flow Поток торговых документов - Запрос на продажу> Просмотр потока документов SAP

Нажмите кнопку Sales Document Flow – Sales Inquiry > Viewing SAP Document Flow или Shift + F5 на клавиатуре. Поскольку с этим запросом еще не создан ни один документ, он не показывает никаких последующих документов и имеет статус «Открытый». Sales Document Flow – Sales Inquiry > Viewing SAP Sales Document Flow Поток торговых документов - Запрос продаж> Просмотр потока торговых документов SAP

Поток торговых документов SAP SD - Запрос со ссылкой на запрос

Теперь мы создадим предложение со ссылкой на запрос, который мы только что создали на предыдущем шаге.Поток торговых документов - Создание коммерческого предложения со ссылкой на запрос - VA21 Торговый поток документов - Создание коммерческого предложения со ссылкой на запрос - VA21

Поскольку мы создали коммерческое предложение со ссылкой на запрос, все обязательные поля заполнены, и если необходимы любые необходимые изменения, их можно внести, или вы можете продолжить работу с этим предложением, указав даты действия. Creating Sales Quotation with a Reference to Inquiry - VA21 - Validity Dates Создание коммерческого предложения со ссылкой на запрос - VA21 - Сроки действия Creating Sales Quotation with a Reference to Inquiry – VA21 > Conditions (Pricing) Создание коммерческого предложения со ссылкой на запрос - VA21> Условия (ценообразование)

После того, как вы создали коммерческое предложение и удовлетворены введенной информацией, нажмите или CTRL + S, чтобы сохранить предложение.Создание коммерческого предложения со ссылкой на запрос - VA21> Номер предложения, созданный при сохранении

Для просмотра потока торговых документов SAP перейдите к транзакциям VA22 или VA23 . Поток торговых документов - Коммерческое предложение> Просмотр потока торговых документов SAP

Чтобы просмотреть поток документов, нажмите либо кнопку, либо Shift + F5 на клавиатуре. Поток торговых документов - Коммерческое предложение> Просмотр потока торговых документов SAP

Поскольку мы указали запрос, он теперь имеет статус Завершено, и предложение остается открытым, пока оно не упоминается полностью в заказе на продажу или если срок действия Даты истекли.

Поток торговых документов SAP SD - Заказ клиента со ссылкой на предложение

Теперь мы создадим заказ на продажу со ссылкой на предложение, которое мы создали на предыдущем шаге. Creating Sales Order with a Reference to Quotation – VA01 Создание заказа на продажу со ссылкой на коммерческое предложение - VA01

Здесь мы нажали кнопку «Выбор позиции» и можем редактировать количество материала, которое будет скопировано из коммерческого предложения в заказ на продажу. Создание заказа на продажу со ссылкой на предложение - VA01 - Количество 10 скопировано из предложения Creating Sales Order with a Reference to Quotation - VA01 - Change Quantity to 5 Создание заказа на продажу со ссылкой на предложение - VA01 - Изменить количество на 5

Чтобы продолжить, нажмите кнопку Creating Sales Order with a Reference to Quotation - VA01 - Change Quantity to 5 или F5 на клавиатуре.Создание заказа на продажу со ссылкой на предложение - VA01

Поскольку мы создали заказ на продажу со ссылкой на предложение, все обязательные поля заполняются, и если требуются какие-либо необходимые изменения, такие как обновление количества заказа на продажу с 10 до 5 , это можно сделать или продолжить сохранение этого заказа на продажу. Creating Sales Order with a Reference to Quotation – VA01 > Conditions (Pricing) Создание заказа на продажу со ссылкой на предложение - VA01> Условия (ценообразование)

После того, как вы создали заказ на продажу и удовлетворены введенной информацией, нажмите или CTRL + S , чтобы сохранить заказ на продажу.Creating Sales Order with a Reference to Quotation – VA01 > Sales Order Number Generated upon Saving Создание заказа на продажу со ссылкой на предложение - VA01> Номер заказа на продажу, созданный при сохранении

Теперь для просмотра потока документов перейдите к транзакциям VA02 или VA03 . Заказ на продажу> Просмотр потока документов SAP

Нажмите кнопку Sales Order > Viewing SAP Document Flow или Shift + F5 на клавиатуре. Заказ на продажу> Просмотр потока документов SAP

Статус предложения будет оставаться «обрабатывается» до тех пор, пока не будет создан другой заказ на продажу со ссылкой на это предложение для оставшегося открытого количества или он не будет закрыт с использованием «Причины отклонения» или если срок действия предложения истек.

Статус заказа на продажу будет оставаться открытым до тех пор, пока документ поставки не будет создан с полным количеством или заказ на продажу не будет принудительно закрыт с использованием «Причины отклонения».

Если вы хотите просмотреть предыдущие документы, щелкните один раз на документе и нажмите кнопку Sales Order > Viewing SAP Document Flow на панели инструментов или кнопку F8 на клавиатуре.

Поток торговых документов SAP> Показать документ SAP Sales Document Flow > Display Document Поток торговых документов SAP> Показать документ

Если вы хотите увидеть обзор статуса торгового документа на экране потока документов, щелкните один раз на желаемом документе и нажмите кнопку SAP Sales Document Flow > Display Document или Shift + F6 на клавиатура.Поток торговых документов SAP> Обзор статуса запроса Поток торговых документов SAP> Обзор статуса предложения Quotation > Assign to Open Items a Reason for Rejection Предложение> Присвоить открытым позициям причину отклонения SAP Sales Document Flow > Quotation Поток торговых документов SAP> Предложение Поток торговых документов SAP> Обзор статуса предложения SAP Sales Document Flow > Sales Order Status Overview Поток торговых документов SAP> Обзор статуса заказа клиента

Поток торговых документов SAP - заголовок и позиции

Поток торговых документов SAP можно увидеть на уровне заголовка и позиции. Если вы просматриваете торговый документ (например, заказ на продажу в транзакциях VA02 или VA03 ) и после наведения курсора на поля заголовка нажмите любую кнопку или F5 на клавиатуре, система покажет поток торговых документов SAP на уровне заголовка.SAP Sales Order Header Заголовок заказа на продажу SAP Поток торговых документов SAP> Уровень заголовка заказа на продажу

Если вы поместите курсор на отдельную позицию и нажмете кнопку SAP Sales Document Flow > Sales Order Header Level или F5 на клавиатуре, система покажет поток документов на уровне позиции с количеством и подробности о ценах. Позиция торгового заказа SAP SAP Sales Document Flow > Sales Order Item Level Поток торговых документов SAP> Уровень позиции заказа клиента

Поток торговых документов SAP - Сквозной поток документов Просмотр

Наконец, давайте посмотрим, как поток торговых документов SAP будет выглядеть в более длинной цепочке документов, содержащих поставку и счет-фактуру.Пример такого документооборота вы можете увидеть на картинке ниже. SAP Sales Document Flow - A Longer Chain of Documents Поток торговых документов SAP - более длинная цепочка документов

-

Понравился ли вам этот урок? Есть вопросы или комментарии? Мы хотели бы услышать ваши отзывы в разделе комментариев ниже. Это будет для нас большим подспорьем, и, надеюсь, мы сможем помочь вам в улучшении наших бесплатных руководств по SAP SD.

Страница последний раз обновлена ​​Клео Иско

.

Документооборот | Статья о документообороте от The Free Dictionary

«Мы можем анализировать поток документов и данные о транзакциях, чтобы принимать дальнейшие решения об изменении [бизнес-процесса] по мере необходимости», - говорит Уэзерби. Пока он рекламировал свою позицию в APS, группа контролеров (CPTS) сосредоточилась на его обучении и по организации процесса документооборота, который был бы беспрепятственным как для ATF, так и для CPTS. HP Flow MFP объединяет превосходное внешнее сканирование и передовое программное обеспечение для решений потока документов в усовершенствованном многофункциональном устройстве печати (MFP).Агенты должны быть максимально эффективными при работе с клиентами и связанными с ними документами, а СЭД может помочь компании упростить документооборот по всему офису. ДАННАЯ СХЕМА ЭТО ВИЗУАЛЬНОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ документооборота, процесса или логического образа мышления. Например, для управления документооборотом и инструментами совместной работы программного обеспечения требуется знание групповой конфигурации (Паломино-Рамирес, Мартинес-Монс, Ботэ-Лоренцо, Асенсио-Перес и Димитриадис, 2007). Делос и Карвилл приняли «ассоциативную регистрацию». технология для управления их документооборотом, в отличие от более распространенного «иерархического» подхода к хранению, когда файлы, как бумажные, так и электронные, помещаются в папки и либо хранятся, либо перетасовываются между сотрудниками, что делает их чрезвычайно трудными для отслеживания, когда время принятия решений приближается.Управление знаниями - это целенаправленное управление потоком информации в определенные информационные сообщества в вашей организации (например, ваших госпитализированных специалистов, приемную группу или группу безопасности) с использованием таких инструментов, как онлайн-форумы, личные встречи и т. поток документов, ярмарки идей и рабочие группы. Новая редакция NextPage также включает карту версий, графическое представление потока документов и того, как версии соотносятся друг с другом; и Уведомления, сообщения, предупреждающие о работе со старыми версиями и помогающие пользователям определить, какие шаги им нужно предпринять дальше.Система WAWF также автоматически отправляет сообщения электронной почты в общую папку электронной почты всех затронутых действий для обеспечения потока документов. Электронное письмо WAWF для получения финансовых документов - это единственное уведомление ACO / CA о том, что у него есть документы, в отношении которых необходимо принять меры - в ACO / CA не отправляются электронные письма с документами постоплаты. Когда мир был бумажным , документооборот и деловое общение стало намного проще контролировать. Этот поток документов можно легко изобразить на большом листе плаката. .

Научитесь документировать процессы

По мере роста вашего бизнеса растет и его сложность. Есть больше шагов, больше людей и больше вещей, которые не всегда могут быть организованы наиболее эффективным образом.

Переосмысление того, как работает ваш бизнес, может показаться сложной задачей, но это обязательно приведет к значительному повышению эффективности. Документация процесса - первый шаг к этому!

Это простое руководство по документации процесса поможет вам сделать это правильно.

Читайте дальше, чтобы найти;

Что такое технологическая документация?

Документация

Process предоставляет подробное описание того, как выполнять бизнес-процесс.

Он включает все типы документов, поддерживающих процесс, например

  • полисы
  • контрольные списки
  • учебные пособия
  • формы
  • скриншоты
  • ссылки на другие приложения
  • карты процессов

Он используется в качестве руководства, чтобы помочь сотрудникам на всех уровнях, включая лиц, принимающих решения, и заинтересованных лиц быстро понять процессы компании.

Зачем это нужно? : Важность технологической документации

Документирование процесса поможет вам достичь 5 ключевых вещей:

1) Помогает улучшить процессы. Выявите узкие места и недостатки, документируя точные процессы. Вы быстро увидите, какие процессы нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

2) Помогает обучать сотрудников. Вы можете использовать документы процесса, чтобы помочь новым сотрудникам понять свои должностные роли и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.Даже опытные сотрудники могут обращаться к этим документам всякий раз, когда они хотят убедиться, что они правильно выполняют процесс.

3) Помогает сохранить знания компании. Вести записи о процессах, известных лишь немногим специалистам в их выполнении. Таким образом, даже когда они уходят, новички могут легко возобновить работу.

4) Помогает снизить риски и поддерживать последовательность операций .

5) Подробная технологическая документация также является важной частью патентов и коммерческих секретов .

Кто участвует в технологической документации

В документации процесса есть 3 ключевые роли владельцев. В некоторых случаях один и тот же человек может играть все три роли.

Как документировать процессы

Использование пошагового метода документирования процесса поможет вам выполнить его быстро.

Шаг 1. Определите процесс и назовите его

Выясните, какой процесс вы собираетесь задокументировать в первую очередь. Определите его цель (почему и как процесс принесет пользу организации) и дайте краткое описание процесса.

Шаг 2: Определите объем процесса

Предоставьте краткое описание того, что входит в процесс, а что выходит за рамки процесса или что не входит в него.

Шаг 3. Объясните границы процесса

Где начинается и заканчивается процесс? Что заставляет его запускаться? И как узнать, когда это будет сделано? Четко определите эти границы.

Шаг 4: Определите выходы процесса

Определите, что будет произведено в процессе или какой результат будет достигнут после его завершения.

Шаг 5: Определите входы процесса

Перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из этапов процесса.

Шаг 6: мозговой штурм шагов процесса

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца. Либо начните с того, что запускает процесс, либо начните в конце процесса и проследите шаги до начальной точки.

В сеансе мозгового штурма должны участвовать те, кто непосредственно отвечает за задачи процесса, или кто-то с обширными знаниями о них, поскольку они могут предоставить точные данные.

Шаг 7. Последовательная организация шагов

Возьмите список шагов, которые вы придумали, и расположите их в последовательном порядке, чтобы создать последовательность операций.

Сведите количество шагов к минимуму, и если шаг включает более одной задачи, перечислите их под основным шагом.

Шаг 8: Опишите участников

Определите каждого человека, который будет отвечать за задачи процесса . Определите их роли. Не забывайте упоминать название должности, а не имя.

Также будьте внимательны к тем, кто ссылается на документ . Напишите его так, чтобы любой сотрудник с достаточными знаниями мог его прочитать и понять.

Шаг 9: Визуализируйте процесс

Это сделано для повышения ясности и удобочитаемости вашей документации. Используя блок-схему процесса, аккуратно визуализируйте этапы процесса, которые вы определили ранее.

Шаг 10: Запишите исключения из нормального технологического процесса

Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам.Укажите эти исключения и шаги, которые будут предприняты для их устранения.

Шаг 11: Добавьте контрольные точки и измерения

Определите, где могут возникнуть риски в процессе, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь владельцу процесса при мониторинге процесса.

Установите измерения, чтобы определить эффективность процесса и помочь улучшить его.

Шаг 12: Обзор и тестирование процесса

Соберите всех участников и просмотрите созданную вами блок-схему процесса.Есть ли пропущенные шаги? Все в порядке? После этого протестируйте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Советы и приемы: передовые методы документирования процессов

  • Держите документ простым и кратким . Хотя это должно быть технически точным , должно быть легко отслеживаемым .
  • Имейте надлежащий план для обновления документов , когда / если процесс изменится. Обязательно просматривайте не реже одного раза в год .
  • Или назначьте владельца процесса , который может проводить регулярные проверки и уведомлять других об изменениях.
  • Храните отдельную документацию для каждого процесса, чтобы избежать путаницы.
  • При первом документировании процессов избегайте одновременного охвата всей организации. Начните с одного процесса в отделе или с основного процесса, общего для всей организации.
  • Храните документы в месте, которое легко доступно любому, кто его ищет.
  • Убедитесь, что легко можно отредактировать при необходимости, а новую версию можно легко распространить среди всех участников.
  • Храните документы онлайн в центральном месте с помощью инструмента документирования процесса. Это автоматически поможет с двумя вышеупомянутыми передовыми практиками.
  • Используйте соответствующие примеры , графику, цветовую кодировку, снимки экрана, несколько платформ и т. Д.как нужно.
  • Убедитесь, что технологическая документация соответствует существующим стандартам вашей организации.
  • Если вы выделяете поток процесса в устном формате, всегда уравновешивает его графикой - блок-схема процесса.
  • Добавьте дорожки к блок-схемам бизнес-процессов , чтобы различать различные роли процессов, сроки и т. Д.
  • Создайте руководство по документации процесса , которое любой может использовать как стандартный шаблон для документирования процесса.
  • Используйте существующие документальные материалы , записи, интервью, тематические исследования, полевые дневники сотрудников проекта и знания сотрудников для сбора информации для документации процесса.

Что вам нужно: преимущества технологической документации

  • Помогите собрать всех на одной странице, предоставив общий вид этапов процесса . Общий вид необходим для согласованности .
  • Помогает определить идеальные условия для эффективного сотрудничества и производительности .
  • Помогает определять узкие места и неэффективность в процессах (даже в тех «хорошо отлаженных» процедурах), которые в противном случае могут остаться незамеченными.
  • Четко задокументированный процесс экономит время и предотвращает ошибки , устраняя путаницу и предоставляя четкие инструкции.
  • Снижает затраты и ненужное расходование ресурсов .
  • Помогает улучшить общее качество процессов и качество результатов.
  • Помогает повысить продуктивность и удовлетворенность сотрудников .
  • Поскольку четко прописано, как должны выполняться процессы, упрощает передачу работы на аутсорсинг.
  • Документация по процессу также помогает легко автоматизировать процессы при необходимости.

Шаблоны документации для Easy Starter

В основном , отображение процесса помогает представить документированную информацию, такую ​​как шаги процесса, роли процесса, входы и выходы, в в виде упрощенного изображения .

Ниже приведены шаблоны блок-схем процессов / шаблоны отображения процессов, которые вы можете быстро редактировать в режиме онлайн, добавляя информацию о ваших организационных процессах. Щелкните шаблон, чтобы открыть его в редакторе Creately.

Шаблон 1

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 2

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 3

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 4

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Отзыв о Easy Guide to Process Documentation

Это руководство по документации процесса охватывает все, что вам нужно знать для правильного документирования процесса.Следуйте этапам документирования процесса, которые мы обсудили выше, и используйте шаблоны блок-схем, чтобы обеспечить качественный процесс документации.

В нашем Сообществе вы можете найти больше шаблонов блок-схем процессов.

В нашем следующем руководстве мы обсудим методы улучшения процессов, которые помогут вам легко упростить бизнес-процессы.

.

Электронный документооборот в России 2013

ЭЛЕКТРОННЫЙ УЧЕТ В РОССИИ
РОССИЙСКОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО ТЕПЕРЬ РАЗРЕШАЕТ ЭЛЕКТРОННЫЕ (ЦИФРОВЫЕ) ПОДПИСИ, ЭЛЕКТРОННЫЕ СЧЕТЫ И ПОЛНЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ПОТОК ДОКУМЕНТОВ

Теперь в России появилась реальная возможность полностью автоматизированного электронного документооборота. система потоков как между контрагентами, так и по отношению к государственным органам. Закон разрешает электронное исполнение контрактов, цифровую подпись, электронные счета-фактуры и все функции электронного учета, включая электронные счета-фактуры по НДС и другие электронные исходные документы для целей соблюдения налогового законодательства.

Это информационное письмо даст обзор соответствующих законов и их применения на практике.

Специализированный поставщик услуг

Обмен электронными документами, как правило, осуществляется через посредника специализированного поставщика услуг, который действует как электронный курьер, чтобы обеспечить обмен электронными документами. Поставщики специальных услуг называются операторами электронного обмена документами («Операторы»), и они обычно также функционируют как Центры сертификации.Операторы не только предоставляют техническую возможность для обмена электронными документами, но и обеспечивают соблюдение правовых норм. Провайдер фиксирует даты выдачи или получения электронных документов, обеспечивает безопасность передачи документов, а также выступает в качестве независимой третьей стороны в случае споров и судебных разбирательств. К таким Операторам относятся следующие компании: Такском, Диадок (Контур), Сбис ++, Корус, Калуга-Астрал.

Для участия в обмене электронными документами необходимо получение персонализированной электронной подписи в Центре сертификации в зависимости от уровня необходимой правовой гарантии.Уполномоченные операторы включены в так называемую Сеть надежных поставщиков электронного документооборота. Центры сертификации могут быть как аккредитованными, так и неаккредитованными в уполномоченном федеральном органе.

Для осуществления деятельности в качестве Операторского и Сертификационного центра необходимы лицензии Министерства связи и Федеральной службы безопасности.

Для электронного обмена счетов-фактур Федеральная налоговая служба применяет систему авторизации Операторов, которые могут участвовать в этом.

В настоящее время обмениваться документами могут только пользователи, обслуживаемые одним провайдером, из-за технической совместимости систем. Вопрос организации роуминга между разными провайдерами сейчас находится на стадии технической проработки и является лишь вопросом времени. Поэтому желательно сообщить подрядчикам, какого провайдера вы собираетесь использовать.

Электронные подписи

Использование электронных подписей регулируется Законом об электронной подписи от 1 июля 2012 года. 1 .
Существует два типа официально санкционированных электронных подписей, так называемая простая подпись и усиленная подпись . Последние делятся на два типа: неквалифицированная и квалифицированная подпись . По существу из этих двух фактически используется только последняя, ​​то есть усиленная квалифицированная подпись.

Простая подпись не очень актуальна для реального обмена электронными документами, скорее, она обычно используется только как средство идентификации пользователей для общения с государственными и муниципальными органами через официальные веб-порталы.Простая подпись получается в связи с регистрацией на соответствующем портале. Он не предназначен для заключения юридических соглашений или подписания документов, имеющих юридическую силу, поскольку такая подпись не является частью системы, гарантирующей невозможность внесения изменений в документ после подписания. Этот тип подписи используется в службах подключения, состоящих из выдачи справочной информации.
Усиленная квалифицированная подпись используется вместе с квалификационным сертификатом (сертификатом проверки электронной подписи), созданным аккредитованным Центром сертификации.Вместе со средством криптографической защиты, сертифицированным ФСБ, это квалифицирует этот вид подписи как наиболее защищенный.

Использование усиленной квалифицированной подписи в настоящее время предусмотрено в следующих случаях:

- Электронные счета-фактуры
- Подача налоговых деклараций, финансовых отчетов и требований о возврате денежных средств
- Сдача отчетов в пенсионный и социальный фонды
- Подача отчетов в орган статистики
- Подача различных видов уведомлений и официальных отчетов в другие органы
- Проведение операций с таможенными органами;
- Использование в системах онлайн-банкинга.Банкам предоставляется право по своему усмотрению определять тип электронной подписи, которая будет использоваться в контракте с клиентом. На практике большинство банков требует использования усиленной квалифицированной электронной подписи;
- Обмен электронными документами между работодателем и удаленным работником (Трудовой кодекс, ст. 312.1).

Электронный документ с усиленной квалифицированной электронной подписью считается эквивалентным бумажному документу с собственноручной подписью (за исключением случаев, когда закон требует предъявления документа на бумажном носителе, например, при выдаче простого векселя).Но обратное верно для электронных документов с простыми и усиленными неквалифицированными подписями: документ с такими подписями может считаться эквивалентным бумажному документу с собственноручной подписью только в тех случаях, когда это прямо предусмотрено законом или правовыми нормами или когда это предусмотрено. устанавливается соглашением сторон (статьи 10 и 11 Закона об электронной подписи). Следовательно, только квалифицированная электронная подпись признается эквивалентной бумажному документу во всех случаях, когда разрешено создание электронного документа.

Электронные первичные исходные документы

Каждая операция должна сопровождаться соответствующим исходным документом или набором документов. Налоговый кодекс России требует, чтобы в целях соблюдения налогового законодательства операции подтверждались первичными документами, составленными в соответствии с Законом о бухгалтерском учете.

В соответствии с законодательством о налоге на прибыль вычет расходов подлежит доказательству того, что они экономически оправданы и надлежащим образом задокументированы.

После внесения изменений в Закон о бухгалтерском учете 2 (вступает в силу с 2013 года) была введена значительная гибкость в отношении требований к форме первичного бухгалтерского учета. Теперь компания должна создать собственные шаблоны для первичных документов по решению главного исполнительного директора (генерального директора). Также появилась возможность формировать первичные бухгалтерские документы в электронном виде (Закон о бухгалтерском учете, ст. 9.5).

Согласно новому закону о бухгалтерском учете, исходные документы должны содержать как минимум следующие обязательные требования:

a) Название документа:
b) Дата составления документа;
в) Название юридического лица;
г) Характер хозяйственной деятельности;
д) Объем и денежные показатели хозяйственных операций;
f) Имя и титул подписантов

Что касается расходов, понесенных в другой стране, исходные документы должны быть составлены в соответствии с обычной деловой практикой, применяемой в соответствующей иностранной юрисдикции.

Несмотря на то, что новый закон больше не требует использования официальных шаблонов документов, спонсируемых государством, налогоплательщикам рекомендуется проявлять осмотрительность при рассмотрении вопроса о том, в какой степени они могут пропустить свое заявление. Некоторые из старых шаблонов документов останутся в силе в силу других правил (например, документы для кассового учета). Налоговый орган также может настаивать на использовании некоторых старых форм: это имеет место, например, когда Министерство финансов заявляет, что старый образец накладной, подтверждающий вычет транспортных расходов, все еще должен использоваться.Министерство труда, в свою очередь, явно без юридической поддержки настаивает на том, что старый шаблон для подтверждения командировок все еще должен использоваться. Таким образом, ясно, что в течение переходного периода бизнес будет по-прежнему преследоваться официальными требованиями, исходящими от бюрократов, которые не хотят соблюдать новый закон. Согласно заявлениям высокопоставленных чиновников, в 2014 году ожидается принятие решений по устранению оставшихся остатков этой бюрократии.

Недавняя судебная практика (относящаяся к временам старого закона о бухгалтерском учете) подтвердила тенденцию оценивать точность исходных документов не строго в соответствии с официальными шаблонами исходных документов, а вместо этого рассматривать объем документальной поддержки по более существенным критериям.Высший хозяйственный суд постановил, что налогоплательщик может ссылаться на любые документальные доказательства в подтверждение условий вычета, и что все доказательства должны рассматриваться как единое целое (Определение Высшего хозяйственного суда № VAS-5445/09 от 17.06. .2009; см. Также, например, Постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 18 февраля 2010 г. по делу № А35-5033 / 08-С21). Согласно закону о налоге на прибыль, вычет расходов подлежит доказыванию того, что они экономически оправданы и должным образом задокументированы.

Хотя в новом законе о бухгалтерском учете содержится приветствуемая реформа по отмене обязательных шаблонов для исходных документов, в настоящее время существует риск того, что налоговый орган попытается заполнить вакуум, навязывая налогоплательщикам формы, разработанные им самим. Однако такая практика понятна в отношении общих исходных документов, требующих цифрового обмена и цифровой обработки, что было бы невозможно без стандартизации. Федеральная налоговая служба уже издала два приказа, устанавливающих электронные форматы общих и необходимых первичных документов 3 , а именно: электронную форму накладной (ТОРГ-12) и акта сдачи-приемки (на работы и услуги; на русском языке см. как «акт»).

Федеральная налоговая служба издала распоряжения, позволяющие выставлять и обмениваться электронными счетами-фактурами с мая 2012 г. 4 . Эти директивы были дополнены инструкциями Минфина 5 .

Федеральная налоговая служба объявила о выдаче образца комбинированного счета-фактуры, акта приема-передачи и накладной 6 . Ожидается, что комбинированный электронный формат будет доступен в 2014 году.

В своих письмах Минфин подтвердил, что для подачи по запросу налоговых органов документов, не составленных по установленным форматам, необходимо подавать их в распечатанный бланк, на котором сделана отметка о том, что документ подписан электронной подписью 7 .

Налоговые декларации и отчеты в фонды социального страхования

В настоящее время налогоплательщики имеют право выбирать, подавать ли налоговые декларации в электронном или бумажном виде. Однако организации, среднесписочная численность сотрудников которых за предыдущий календарный год превышает 100 человек, и крупнейшие налогоплательщики, независимо от количества сотрудников, должны подавать налоговые декларации только в электронном виде (статья 80 (3) Налогового кодекса).

Что касается отчетности в фонды соцзащиты, то данная обязанность установлена ​​для организаций, среднесписочная численность которых превышает 50 человек.С 2014 года все налогоплательщики будут обязаны подавать декларации по налогу на добавленную стоимость (НДС) исключительно в электронной форме.

Хранение бухгалтерского и налогового учета

Сроки хранения электронных документов отдельно не установлены, поэтому электронные документы должны храниться так же долго, как и бумажные. Согласно Налоговому кодексу бухгалтерские записи, а также налоговые документы, включая налоговые квитанции, должны храниться в течение 4 лет (ст. 23 (1) 8). Однако срок хранения, указанный в Законе о бухгалтерском учете (ст.29) составляет 5 лет, если законодательством о национальном архиве не установлен более длительный срок. При требовании вычета убытков, относящихся к предыдущим периодам, соответствующие бухгалтерские записи должны быть доступны для всех тех периодов, к которым относится убыток, перенесенный на будущие периоды.

Несмотря на период хранения, предусмотренный законом, во избежание любых потенциальных рисков налогоплательщикам рекомендуется хранить документы до тех пор, пока все вопросы и процессы, связанные с этими документами, не будут решены и завершены, даже если этот срок превышает установленный законом. (Постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу №А33-5433 / 2011).

Подача электронных документов в суд

Документы с электронной подписью могут быть представлены в суд в качестве письменных доказательств. В соответствии с Арбитражным процессуальным кодексом 8 документы, полученные электронным или иным способом, в том числе через Интернет, а также документы с электронной подписью или любым другим аналогом собственноручной подписи (например, факсимиле), как правило, могут использоваться в качестве письменных доказательств (см., например, Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского района по делу №А43-5226 / 2010 от 11 августа 2010 г.).


1 Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ Об электронной подписи
2 Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
3 Приказ Федеральной налоговой службы № ММВ-7-6 / 172 @ от 21 марта 2012 г.
4 Приказ Федеральной налоговой службы № ММВ-7-6 / 138 @ от 5 марта 2012 г.
5 Приказ Минфина № 50н от 25 апреля 2011
6 Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3 / 96 @ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, оформленного на основании налоговой накладной»
7 Письмо Минфина от 26 августа 2011 г. № 03- Письмо Минфина от 15 сентября 2011 г. №03-02-09 / 96 03-06 / 521, Письмо Минфина РФ от 11 января 2012 г. № 03-02-07 / 1- 1
8 Арт. 75.3 Арбитражного процессуального кодекса России от 24.07.2002 № 95-ФЗ

Бухгалтерский аутсорсинг в России

.

Об авторе

admin administrator

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о