Что такое график работы: График работы

Содержание

Что такое график работы сотрудников?

График работы сотрудника включает в себя дни и часы, когда сотрудник должен находиться на работе. В зависимости от организации и должности рабочий график сотрудника может быть традиционным, 40 часов в неделю, с понедельника по пятницу, или он может меняться ежедневно, еженедельно или сезонно.

Что такое график работы сотрудников?

График работы – это время, в течение которого сотрудник должен находиться на рабочем месте и работать. Во многих случаях это будет определяться работодателем и будет представлять собой установленное количество дней и часов в неделю. График работы не регулируется Министерством труда.

Как работают графики сотрудников

Когда работодатель нанимает на вакансию, организация определяет график работы для этой работы.

Многие организации назначают график своим сотрудникам.

График может быть установленным графиком с заранее определенными часами, и в этом случае сотрудник точно знает, когда он будет работать каждую неделю.

Другие организации могут иметь гибкую политику планирования. У этих работодателей то, как сотрудники планируются, определяется политикой компании. Гибкий график позволяет сотрудникам менять время прибытия и ухода, а иногда даже выбирать дни работы.

Организация может назначить запланированные часы, сотрудник может записаться на открытые смены или сотрудник может установить свой собственный график.

Процесс планирования может осуществляться старомодным способом, когда компания вручную определяет график работы своих сотрудников либо на бумаге, либо с помощью компьютерной электронной таблицы или календаря. Крупные работодатели используют программное обеспечение и приложения для составления расписаний сотрудников.

Типы графиков работы сотрудников

Ниже приведены примеры некоторых различных типов графиков работы, которые используют работодатели.

График работы «с 9 до 5»

График «с 9 до 17» является наиболее распространенным графиком работы, требующим от сотрудников работы в стандартные рабочие часы: с понедельника по пятницу, с 9:00 до 17:00. Однако некоторые рабочие места могут немного отличаться от этих часов. Например, некоторые задания «с 9 до 5» на самом деле являются заданиями «с 8 до 4». Или со вторника по субботу вместо понедельника по пятницу. Но в целом типичная работа с 9 до 5 включает восемь часов работы в день пять дней в неделю.

Изменения в графике работы зависят от типа работы и компании. Хозяйке ресторана, возможно, придется работать с 16:00 до полуночи, например, или охраннику, возможно, придется работать всю ночь.

Сменный график работы

Сменный график работы возникает, когда компания делит день на смены и назначает сотрудников на работу в установленные периоды времени. Иногда эти смены меняются изо дня в день или от недели к неделе (это называется сменным графиком), в то время как в других случаях работника нанимают для работы в определенную смену (это называется фиксированным графиком).

Существуют также измененные графики смен, при которых компании не работают круглосуточно и без выходных, а вместо этого открываются рано и закрываются поздно. Сотрудники работают по сменам в течение дня, чтобы отработать эти часы. Например, у кого-то может быть смена с 7:00 до 16:00, а у другого — с 13:00 до 22:00.

Сменная работа особенно распространена в медицине, где многие врачи и медсестры работают посменно. Другие карьеры, которые обычно имеют сменный график, включают правоохранительные органы, безопасность, военные, транспорт и розничную торговлю. Сменный график может включать чередование дневных и ночных смен, работу четыре дня в одну смену, а затем три выходных дня перед переходом на другую смену; работа четыре смены по двенадцать часов в неделю; или какая-то другая комбинация.

Гибкий график работы

Остальные графики работы гибкие. Например, компания может разрешить сотрудникам приходить в любое время, когда они хотят, при условии, что они работают восемь часов каждый день.

Гибкий график позволяет сотрудникам менять время прибытия и ухода, а иногда даже выбирать дни работы.

У других компаний более строгие, но все же гибкие графики. Например, организация может разрешить сотрудникам приходить в любое время с 9:00 до 11:00 и уходить в любое время с 17:00 до 19:00. Им также может быть разрешено брать выходной в течение рабочей недели, если они приходят на работу в выходной день.

Графики неполного и полного рабочего дня

Стандартное определение штатного сотрудника — это тот, кто работает 40 часов в неделю, но официальной правовой нормы нет. Точно так же не существует законодательного руководства в отношении количества часов, отработанных работниками, занятыми неполный рабочий день, в неделю. Это просто определяется как человек, который работает меньше часов в неделю, чем штатный сотрудник той же компании.

Общее различие между сотрудниками, занятыми полный и неполный рабочий день, заключается в их графиках: у сотрудников, работающих полный рабочий день, часто есть установленный график, который не меняется от недели к неделе.

Часто сотрудникам, работающим полный рабочий день, не нужно приходить на работу или уходить. Хотя это также может иметь место для сотрудников, занятых неполный рабочий день, график сотрудников, работающих неполный рабочий день, часто сильно различается в зависимости от сезонности, бизнеса компании и других факторов.

Другое распространенное отличие заключается в том, что сотрудники, работающие полный рабочий день, чаще получают льготы, такие как медицинская страховка, оплачиваемый отпуск и время болезни. Их часто не дают работникам, работающим неполный рабочий день.

Наконец, большинство штатных сотрудников считаются освобожденными, что означает, что им не нужно платить за сверхурочную работу. Большинство сотрудников, занятых неполный рабочий день, не считаются освобожденными, что означает, что они получают оплату за сверхурочную работу за любую дополнительную работу после 40 часов работы в неделю.

Ключевые выводы

График работы сотрудников — это заранее установленные дни и часы, в которые они должны находиться на работе.
Ваш рабочий график будет варьироваться в зависимости от типа работы, организации и отрасли, в которой вы работаете.
Если вы ищете работу, узнайте как можно больше о графике работы в процессе найма, чтобы вы знали, чего ожидать, если получите предложение о работе.
В вашем регионе могут действовать правовые нормы, определяющие, как и когда организации могут планировать сотрудников.

График работы два через два: как рассчитать и оформить

Что из себя представляет график работы «два через два»

Привычная пятидневка с двумя выходными в субботу и воскресенье не всегда удобна. Поэтому многие предприятия — заводы, охранные компании, торговые фирмы, склады и не только — работают в более удобном для себя режиме. Некоторые из них вводят скользящий или сменный график, исходя из реальных производственных условий и требований. К числу таких альтернативных режимов работы относится и график работы 2 через два.

Схема работы «2 через 2» — график, применяемый в основном на предприятиях, которые работают без выходных. По сути, каждому сотруднику устанавливается индивидуальное расписание, в котором два рабочих дня, идущих подряд, сменяются двумя выходными, затем — снова два рабочих дня и так далее. Таким образом, дни отдыха работников могут выпадать как на стандартные субботу и воскресенье, так и на другие дни недели.

Предприятие получает возможность не приостанавливать свою деятельность в связи с выходными, поскольку сотрудники постоянно сменяют друг друга: в дни, когда один работник отдыхает, его сменщик выходит на работу. Работа в течение дня выполняется в одну смену, продолжительность которой устанавливается работодателем с учётом требований российского трудового законодательства.

Например, в сфере железнодорожного транспорта нередко применяется график работы сотрудников «2/2» с 11-часовой продолжительностью каждой смены (без работы в ночное время). Это позволяет грамотно организовать труд диспетчеров по учёту вагонов, требующих отцепочного ремонта, и других специалистов, специфика деятельности которых не требует круглосуточного присутствия на рабочем месте, но не допускает перерывов в течение дневной смены.

Аналогичная схема часто применяется в торговых точках, парикмахерских и ателье, обслуживающих покупателей семь дней в неделю.

Задача работодателя, устанавливающего график «2 через 2», — рассчитать его таким образом, чтобы он устраивал работников, не создавал сложностей в процессе начисления заработной платы и позволял решать текущие производственные задачи с максимальной эффективностью.

Как составить график смен 2 через 2

Чтобы правильно составить и рассчитать график работы «2 через 2», обращайте внимание на следующие моменты.

Увеличенное количество рабочих часов в смене не считается переработкой

По сравнению с обычной пятидневкой, при которой продолжительность ежедневной работы обычно не превышает восьми часов, календарь сменного графика 2 через 2 зачастую подразумевает удлинённые смены — по 11-12 часов.

Такой подход не считается нарушением и не требует повышенной оплаты часов, отработанных свыше восьмичасовой продолжительности рабочего времени.

При подобном режиме устанавливается суммированный учет рабочего времени.

Общее количество рабочих часов при 12-часовых сменах ограничивается

Необходимо таким образом рассчитать график работы 2 через 2 (онлайн, с помощью бухгалтерских программ или вручную), чтобы сотрудник отрабатывал в общей сложности то количество часов, которое установлено производственным календарем для соответствующего учетного периода.

График рабочего времени составляется на определённый период: декаду, месяц, квартал. Какой именно учётный период выбрать, работодатель решает самостоятельно или совместно с профсоюзом. Утверждает документ руководитель организации.

Внедряя график работы 2 через 2, расчёт рабочих и выходных дней делайте заранее. Несмотря на то, что в данной ситуации не имеет место график сменности, ознакомить сотрудника с конкретным режимом работы надо заблаговременно.

Причем крайне целесообразно установить порядок ознакомления сотрудников с графиком работы в локальном акте организации. Если работник не хочет ставить подпись на графике или ознакомительном листе, составьте об этом акт.

Удобнее всего оформлять график работы 2 через 2 в виде таблицы. «Шапку» оформите как обычно, указав реквизиты работодателя и период действия документа. Ниже, в табличной части, перечислите в столбик фамилии и табельные номера работников. Напротив каждой фамилии укажите общее количество рабочих дней и часов в учётном периоде, а также распишите, какие конкретно даты будут для каждого сотрудника рабочими или выходными.

Как рассчитать график 2 через 2

Сотрудники, для которых разработан календарь смен 2 через 2, выходят на работу даже в официальные выходные дни, если на эти даты выпадают рабочие смены.

При этом работа в выходной (субботу или воскресенье) оплачивается в обычном, а не в повышенном размере. Работу в праздник надо оплатить по повышенной ставке, правила оплаты работы в праздничные дни установлены ст. 153 ТК.

А сумма рабочих часов должна соответствовать норме рабочего времени за этот период (определяется с помощью производственного календаря).

Не забывайте, что для отдельных категорий персонала, например, для подростков, инвалидов или сотрудников, занятых на вредных и опасных для здоровья работах, установлены особые нормы рабочего времени.

Рассчитать график 2 через 2 онлайн или вручную следует так, чтобы избежать заведомой недоработки или переработки. На практике норма рабочего времени нередко соблюдается за счёт компенсации недоработок в одном периоде переработками в другом.

Чтобы применять этот метод, установите суммированный учёт рабочего времени. А по завершении учётного периода обязательно проводите сверку нормы рабочего времени с количеством фактически отработанных сотрудником часов, чтобы избежать ошибок при начислении зарплаты.

Какие документы оформить для графика работы два через два

Научитесь составлять кадровые документы в онлайн-курсе «Всё о кадровом учёте: учимся составлять кадровые документы без ошибок».

Надежда Флакс, начальник отдела обучения ООО «Налоговая консультация», аттестованный налоговый консультант, поделится знаниями о том, как разбираться в трудовом законодательстве и улаживать споры между сотрудниками и работодателем.

Не теряйте время и запишитесь на курс здесь прямо сейчас.

Планируя перевод сотрудников на такой режим работы, необходимо не только произвести предварительный расчёт сменного графика работы 2 через 2, но и отразить новые условия труда в локальных документах работодателя. А это не только график, который разрабатывается и утверждается каждый раз перед началом очередного периода, но и правила внутреннего трудового распорядка или отдельное положение, описывающее режим работы персонала. Кроме того, в трудовой договор с каждым сотрудником, к которому применяется график сменности 2/2, следует включить условие о режиме работы.

Не забудьте указать, что учёт отработанного сотрудником времени ведётся суммированным методом, и обязательно напишите, сколько часов длится ежедневная работа.

Преимущества организации рабочего процесса по схеме «два дня через два»

Преимущества с плавающими выходными очевидны: предприятие не останавливает работу по субботам и воскресеньям, а работники даже при 12-часовых сменах не перерабатывают, поскольку трудятся 15 дней в месяц.

Если персонал организации полностью или частично переводят на рабочий график 2 через 2, рассчитать его и довести до ведома сотрудников нужно заранее. Наряду с таким режимом работы вводится суммированный учёт рабочего времени, позволяющий точно зафиксировать количество отработанных дней и часов.

График работы | Определение и примеры

С работой приходит рабочий график, который часто определяет, как вы проводите свое время каждый день. Понимание ваших вариантов относительно различных графиков работы может помочь вам решить, какая профессия лучше всего соответствует вашему образу жизни. В этой статье рассказывается о различных типах графиков работы и о том, как выбрать тот, который соответствует вашим потребностям.

Рабочий график относится к конкретным дням и часам, отведенным сотруднику для оплачиваемой работы. Он включает в себя сведения о вашей конкретной смене, в том числе о том, в какие дни недели и часы дня вы должны работать в компании. В зависимости от вашей работы и бизнеса вы можете работать в одни и те же часы и дни на протяжении всей своей карьеры, или ваш график может варьироваться в зависимости от потребностей работодателя.

Ваш индивидуальный рабочий график может отличаться от графика ваших коллег, особенно если вы работаете в компании, которая работает много часов или постоянно. Сезонные рабочие места также имеют различные графики работы, хотя это временные рабочие места, которые длятся только в течение определенного периода времени в течение года.

График работы важен, если вы хотите достичь гармоничного баланса между работой и личной жизнью. Когда вы ищете работу, важно обсудить график работы, чтобы выяснить, соответствует ли он вашим потребностям. Вы должны убедиться, что график соответствует вашим прежним обязанностям, или что вы можете приспособиться к новому графику работы. Если в описании вакансии нет расписания, вы можете узнать подробности у менеджера по найму.

Полная занятость – это традиционное рабочее время, которое большинство людей представляет себе, устраиваясь на работу. Сотрудники, работающие полный рабочий день, часто работают от 30 до 40 часов в неделю, хотя стандарт обычно составляет 40 часов. Это зависит от политики и ожиданий компании, поскольку Федеральный закон о трудовых стандартах (FLSA) не дает определения полной или неполной занятости. Сотрудники, работающие полный рабочий день, часто имеют право на льготы компании, такие как медицинское обслуживание и оплачиваемый отпуск.

Люди, работающие неполный рабочий день, обычно работают менее 30 часов в неделю. Графики неполного рабочего дня обеспечивают большую гибкость для родителей, учащихся и других лиц, которым это необходимо. График работы часто включает четырехчасовую смену каждый день или восьмичасовую смену в определенные дни недели, в зависимости от вашего индивидуального графика. Недостатком работы на условиях неполного рабочего дня является то, что она не включает льготы и часто имеет непостоянный рабочий день.

Фиксированные графики следуют определенному графику в отношении рабочих часов и дней каждую неделю. Детали фиксированного рабочего времени согласовываются работодателем и работником до начала смены. Фиксированные смены могут быть на неполный или полный рабочий день. Если ваш рабочий график следует фиксированному формату, у вас есть преимущество в виде последовательных и предсказуемых смен.

Хотя предполагается, что вы будете работать определенное количество часов по гибкому графику, детали вашего рабочего графика могут меняться от недели к неделе. В этой ситуации менеджер обычно составляет расписание всего за одну-две недели в зависимости от потребностей, а это означает, что ваши смены могут меняться от недели к неделе. Гибкие графики распространены в розничной торговле, ресторанном и гостиничном бизнесе. Гибкая смена может быть полезна, если вы студент с разнообразным графиком.

Чередование означает, что ваш рабочий график меняется еженедельно или ежеквартально в зависимости от вашего работодателя. Эти смены очень распространены в сфере здравоохранения, вооруженных сил и строительства и требуют, чтобы вы работали в разные часы, которые чередуются в течение определенного периода времени.

Разделенные смены делят часы, которые вы работаете в день, на две отдельные смены. Вместо одного обеденного перерыва в середине дня у вас есть перерыв не менее двух часов, который разделяет ваши смены. Эти сдвиги могут быть полезными или сложными, в зависимости от ваших индивидуальных обстоятельств.

Обычные профессии с разделенными сменами включают официантов в ресторанах, которые должны работать во время обеденных перерывов, и водителей школьных автобусов, которые возят детей в школу и из школы. Независимо от карьеры, работодатели должны свериться с федеральными законами, законами штата и местными законами, прежде чем внедрять разделенные смены.

Что касается баланса между работой и личной жизнью, вы могли заметить модель продуктивности по годам. Изучение того, когда вы наиболее сосредоточены и полны энергии, может помочь вам найти график работы, в котором вы сможете добиться наибольшего успеха.

Если вы более внимательны, когда впервые встаете с постели и любите начинать день рано, вам следует искать работу, которая позволяет вам начинать работу утром. Если ваш мозг лучше работает после обеда, то после полноценного утреннего сна вам могут понравиться дневные смены. Некоторые люди выбирают кладбищенские или вечерние смены, потому что они иногда тише, медленнее и меньше взаимодействуют с людьми.

Хотя работа может приносить удовлетворение, она, вероятно, не единственная часть вашей жизни. Вы должны подумать о других обязанностях в своей жизни, на которые вам нужно уделить время. Многие работодатели будут стараться максимально удовлетворить запросы о расписании, чтобы сотрудники были довольны и счастливы.

Если вы учитесь, школа должна быть для вас главным приоритетом, будь то старшая школа или колледж. Когда вы ищете работу, убедитесь, что вы нашли ту, которая может совпадать с вашими занятиями. Вам также нужно время для домашних заданий и учебы.

Если вы воспитываете семью, вам приходится принимать множество решений при выборе графика работы. Вы должны учитывать стоимость ухода за детьми, индивидуальный семейный график, который включает в себя школу и работу, и при этом находить время для внеклассных мероприятий.

Независимо от того, получаете ли вы график, который вы хотели, или график, составленный для вас вашим руководителем, важно осознавать свои эмоциональные и физические потребности. Когда вы усердно работаете и выполняете другие обязанности в своей жизни, может быть трудно найти время, чтобы расслабиться или повеселиться. Когда вы выделяете время для себя, вы можете отдохнуть и вернуться к работе, чувствуя себя энергичным и сосредоточенным. Если вам нужно, добавьте в свое расписание специальное время для ухода за собой, пока это не войдет в привычку.

Что такое график работы сотрудников?
Планирование работы является основой беспроблемных деловых операций. Оптимальный график работы объединяет разрозненные движущиеся части вашей компании, организуя ваших сотрудников и ваш бизнес. В таких секторах, как гостиничный бизнес, розничная торговля, здравоохранение и ИТ, планирование сотрудников обеспечивает плавный переход от одной смены к другой.
Получите шаблон требований к программному обеспечению для планирования сотрудников
Планирование устанавливает рамки для оплачиваемой работы, устанавливая часы работы вашей компании. Вы можете использовать ряд методов, таких как ручка и бумага, электронные таблицы или автоматизированные методы, такие как программное обеспечение для планирования сотрудников, для создания эффективных графиков работы.
Статистические данные свидетельствуют о том, что продуманный график работы значительно повышает удовлетворенность сотрудников, снижает количество прогулов и повышает общую производительность. Тем не менее, планирование работы сотрудников — сложный процесс, поскольку вы должны учитывать множество переменных, таких как доступность сотрудников, объем бизнеса, запросы персонала, сезонные потребности и многое другое.
Кроме того, вы должны убедиться, что у ваших сотрудников достаточно проблем и изменений в их рабочем дне, чтобы поддерживать их вовлеченность. Согласно недавнему опросу, каждый четвертый работник планирует искать новые возможности для работы после того, как угроза пандемии утихнет. Поддержание их вовлеченности — один из способов поощрения удержания. Кроме того, согласно исследованию Smarp, вовлеченные сотрудники могут повысить прибыльность организации на целых 21%.
Что такое график работы?
Рабочий график относится к часам в день и дням в неделю, которые вы ожидаете от работы ваших сотрудников в соответствии с их трудовым договором. График работы сотрудника влияет на его выплаты, обязанности, льготы и требования трудового законодательства. Вы можете создать универсальный график для своих сотрудников или запланировать их посменно, чтобы удовлетворить требования вашего дополнительного рабочего времени.
Выгоды
Существует множество преимуществ, обеспечиваемых эффективным графиком работы сотрудников, в том числе:
Обеспечивает последовательность
Стратегии составления рабочего графика стандартизируют повседневные процессы, предоставив вам точную картину персонала, с которым вы будете работать, что позволит вам эффективно управлять своими сотрудниками. Как только ваши процессы станут согласованными, вы захотите делегировать задачи планирования работы другим старшим сотрудникам в вашей команде.
Экономит время
Оптимальные процедуры планирования могут значительно сократить время, которое вы тратите на настройку и определение логистических деталей. Освободившись от утомительной рутинной работы, вы можете больше сосредоточиться на развитии своего бизнеса.
Обеспечивает соблюдение
Хорошо структурированный график работы сотрудников помогает вам соблюдать законы штата и федеральное трудовое законодательство. Вы должны знать о различных трудовых правилах, которые применяются к работникам, работающим полный, неполный рабочий день и с почасовой оплатой, при распределении часов в неделю для каждого сотрудника.
Повышает удовлетворенность клиентов
Разработка графиков работы сотрудников, повышающих производительность вашей организации, — непростая задача. Вы захотите составить график сотрудников на основе их навыков и работы, которую они выполняют лучше всего. Обслуживание клиентов вашей организации становится свидетелем скачка, когда вы распределяете смены на основе навыков сотрудников.
Повышает удержание сотрудников
Тщательно составленный график работы повышает моральный дух сотрудников и улучшает их удержание. Сотрудники чувствуют разочарование и неуважение, когда рабочие графики постоянно претерпевают изменения в последнюю минуту и не учитывают свои предыдущие обязательства. Рациональные графики работы сотрудников, требующие минимальных изменений, способствуют формированию культуры уважения и позитивного настроя.
Сравните лучших лидеров программного обеспечения для планирования сотрудников
Типы рабочих графиков
Давайте рассмотрим несколько различных типов рабочих графиков:
Полный рабочий день
График работы полный рабочий день требует от сотрудника уделять не менее 40 часов в неделю. В Законе о справедливых трудовых стандартах (FLSA) не описывается полный рабочий день; большинство компаний реализуют их как неизменяемые смены. Наиболее распространенное время смены — с 9 до 17 часов. С понедельника по пятницу.
В некоторых отраслях, таких как розничная торговля и гостиничный бизнес, время смены сотрудников может измениться, но общее количество часов в неделю по-прежнему будет составлять 40 часов. Из-за продолжительного рабочего дня сотрудники, работающие полный рабочий день, имеют право на различные льготы, такие как отгулы, отпуск по болезни и медицинское страхование. .
Неполный рабочий день
Любой график работы меньше, чем полный рабочий день, является графиком работы неполный рабочий день. Такая схема предлагает сотрудникам большую гибкость для выполнения своих обязанностей вне работы. Сотрудники, работающие неполный рабочий день, не получают тех же преимуществ, что и их коллеги, работающие полный рабочий день, и их графики работы могут меняться каждую неделю.
Фиксированный
Фиксированный график состоит из одинакового количества часов и дней в неделю в течение всего периода занятости. Ваши сотрудники соглашаются работать в течение определенных часов, дней и графиков работы, прежде чем приступить к работе. Типичный пример такой схемы — с понедельника по пятницу с 8:30 до 17:00.
Гибкий график работы
Как следует из названия, это соглашение о гибком графике работы. Работодатели и работники вместе определяют ежедневное или еженедельное рабочее время. Основываясь на своей рабочей политике, вы можете установить минимальные ежедневные рабочие часы или попросить своих сотрудников присутствовать в определенные промежутки времени, например, во время вечерних собраний.
Вахтовый график
Вахтовый график необходим для предприятий, которые работают сверхурочно и семь дней в неделю. Здесь вы чередуете своих сотрудников между циклами утренней, дневной и ночной смены. Вы можете следовать ежедневным, еженедельным или ежемесячным схемам ротации и соответствующим образом планировать своих сотрудников.
Циклы ротации обеспечивают достаточное количество смен для всех смен, нарушая при этом монотонность рабочего графика постоянных сотрудников. Ротации справедливо распределяют работу между вашими сотрудниками, чтобы никто не чувствовал себя застрявшим в менее привлекательных часах, таких как ночные смены. Вахтовый подход типичен для таких отраслей, как здравоохранение, вооруженные силы, строительство, производство и т. д.
Раздельно
При разделенных сменах сотрудники работают в две смены. Шаблон позволяет сотрудникам работать часть своей смены, заканчивать работу и возвращаться позже, чтобы закончить оставшиеся части. Такие графики являются нормой в таких отраслях, как гостиничный бизнес, еда и напитки и транспорт.
Дежурный
Графики дежурства предназначены для сотрудников, которые могут работать в определенные часы. Обязанности по вызову распространены в таких отраслях, как здравоохранение, где сотрудники выполняют свои обычные смены, а в чрезвычайных ситуациях дежурят по вызову.
Внештатный и сезонный
Графики внештатной работы предназначены для сотрудников, связанных с бизнесом, для выполнения определенного проекта, но не являются частью штатной рабочей силы. Фрилансеры получают оплату за конкретные задания, а не за количество отработанных часов.
Сезонная работа — это временная работа в определенное время года. Договоренность может быть полной или частичной, в зависимости от погодных условий в таких условиях, как горнолыжные курорты или бассейны.
Получите шаблон требований к программному обеспечению для составления расписания сотрудников
Как составить рабочий график
Создание эффективного рабочего графика — не детская игра, поскольку вам нужно жонглировать несколькими переменными одновременно. Ниже приведено пошаговое руководство, которое поможет вам оптимизировать процесс и свести к минимуму время, затрачиваемое на планирование:
Шаг 1: Определите ресурсы
Определение ваших кадровых и финансовых ресурсов — это первый шаг в создании оптимального графика работы. Вы захотите наметить свой бюджет заработной платы, определив, сколько часов вы можете позволить себе платить своим сотрудникам каждую неделю. Таким образом, вы можете избежать ловушек, таких как оплата сверхурочных, которые не учитывались в вашем первоначальном бюджете. Вам также придется учитывать дополнительные расходы, такие как наем подрядчиков для поддержки персонала.
Шаг 2. Список требований смены
Необходимо учитывать потребность в рабочей силе для категорий смен графика. Вам нужно будет решить, требуется ли вашим сотрудникам начальник смены или они могут управлять самостоятельно. На этом этапе крайне важно учитывать такие факторы, как смена сотрудников, управление запросами на отгулы и графики работы, которые вам больше всего подходят.
Шаг 3: прогнозирование спроса
Здесь вы можете определить пиковые часы своей организации, проанализировав историю продаж. Если ваш объем увеличивается вечером, запланируйте больше сотрудников для беспрепятственного обслуживания клиентов. Если спрос на ваш бизнес обычно возрастает во время курортного сезона, вам следует соответствующим образом распланировать свой персонал. Вы можете прогнозировать свои потребности в персонале, используя прошлый опыт, отмечая колебания спроса в календаре.
Сравните лучших лидеров программного обеспечения для планирования работы сотрудников
Шаг 4. Соберите информацию о предпочтениях сотрудников
В качестве полезной практики вы можете заранее собирать информацию о предпочтениях сотрудников по сменам, сохраняя при этом прозрачный учет их доступности. Этот метод даст вам четкое представление о сотрудниках, которые гибки в своих предпочтениях смены, и о тех, кто этого не делает.
Вы можете вести главный календарь, чтобы записывать доступность сотрудников, проверяя при этом значительные пробелы. Например, если в пятницу у вас работает больше людей, а в субботу их почти нет, вам потребуется внести некоторые изменения.
Шаг 5. Просмотрите прошлые графики
Ваши прошлые графики работы сотрудников дают вам четкое представление о том, что работает, а что нет. Обратите внимание на такие закономерности, как сотрудники, которые часто меняют смены, и те, кто в конечном итоге работает допоздна. Сравните свои первоначальные графики работы с измененными и выясните причины, вызвавшие эти изменения. Просмотр прошлых расписаний может помочь вам составить точное и работоспособное расписание с первого раза.
Шаг 6. Освободите место для замены
Ваша бизнес-политика должна давать сотрудникам возможность найти замену, если они недоступны или больны. Однако для поддержания порядка вам нужно будет определить, требуется ли сотрудникам предварительное одобрение руководства или они могут менять смены самостоятельно.
Шаг 7: Соответствие
При составлении графиков работы сотрудников необходимо следить за соблюдением правил и норм. Несоблюдение законов штата и федеральных законов о труде может повлечь за собой серьезные штрафы.
Шаг 8. Разноска расписания
Публикуйте новый график работы в определенный день каждую неделю, чтобы ваши сотрудники знали, когда начинать планировать свою неделю. Предоставление сотрудникам достаточного количества времени, чтобы ознакомиться с графиком и сообщить о проблемах, помогает прозрачному общению.
Шаг 9. Используйте средство составления расписания
Поскольку создание расписания вручную является громоздким процессом, вы можете автоматизировать эту работу с помощью инструментов планирования работы сотрудников. Эти решения оптимизируют процессы создания рабочего графика, упрощая управление сменами в периоды непредвиденных изменений.
Вы можете начать с загрузки бесплатного программного обеспечения для планирования сотрудников, чтобы опробовать его функции и предложения.
Сравните лучших лидеров программного обеспечения для планирования сотрудников
Лучшие практики
Следование лучшим практикам планирования помогает уменьшить количество ошибок, гарантируя незначительные изменения или их полное отсутствие. Следующие советы помогут вам разработать графики работы для повышения эффективности работы и создания здоровой рабочей культуры:
Определение правил планирования
Политика и правила вашей компании должны быть определяющими факторами при составлении графиков работы. Убедитесь, что ваши справочники для сотрудников и договоры о найме включают эти правила и положения, чтобы сотрудники могли обращаться к ним в случае возникновения вопросов.
Принять отзыв
Создание графиков работы сотрудников в вакууме без участия сотрудников может принести больше вреда, чем пользы. Регулярная обратная связь с сотрудниками повышает их продуктивность и вовлеченность.
Вклад персонала также имеет решающее значение для отделения рутинных задач от важных. Согласно исследованию Citrix, 87% сотрудников считают, что компании скоро автоматизируют рутинные задачи с помощью технологий, чтобы сосредоточиться на значимой работе.
Установите ясные ожидания
Установление четких ожиданий от должности в долгосрочной перспективе облегчит вашу жизнь.