Что такое первичная документация: что такое, правила заполнения, виды первичной документации

Что такое первичная документация: что такое, правила заполнения, виды первичной документации

Что такое первичная документация в бухгалтерии? Определение, виды, особенности и требования к заполнению

Бухгалтерия любого предприятия имеет дело с первичной отчетностью. Перечень первичной документации в бухгалтерии включает в себя несколько обязательных бумаг. Каждая из них имеет отношение к стадиям бизнес-процесса. В случае, если сотрудники организации не занимаются ведением первичной документации в «1С: Бухгалтерии», компанию ждут ощутимые санкции.

Что это такое?

Учет первичной документации в бухгалтерии является первоочередной задачей. Вся деятельность, осуществляемая в данном направлении, регламентируется ФЗ «О бухгалтерском учете». Так, в первом пункте девятой главы сказано, что к первичной документации можно относить любую верно оформленную и заверенную руководством бумагу, отражающую различные эпизоды хозяйственной деятельности компании. К слову, этими эпизодами называются:

• получение денег за товары или услуги, предоставленные предприятием;
• перечисление средств за полученные ТМЦ.

Таким образом, помимо обязательного списка первичной документации в бухгалтерии, имеется и дополнительный. Его, как правило, составляют по желанию руководства фирмы. И вносят в него бланки, имеющие сведения о взаимозачетах, не имеющих финансового основания.

Особенности работы с первичной документацией в бухгалтерии

Первое, на что следует обратить внимание, это то, что все бланки «первички» должны быть связаны с переходом денежных средств. Поэтому не стоит включать в этот список доверенность на получение документов.

Хранение данного вида бумаг осуществляется в течение минимум пяти лет с даты подписания. При налоговых проверках инспектор требует первичную документацию за период от одного до трех лет. Таким образом, бумаги с более долгим сроком можно отправлять на хранение в архив. Через пять лет их можно полностью утилизировать. Осуществляется уничтожение «первички» согласно внутреннему уставу компании и законодательству страны. Эта процедура является достаточно сложной и трудоемкой. Поэтому многие предприятия хранят «первичку» до тех пор, пока в бухгалтерии есть место. Срок хранения бумаг в архиве в России никак не ограничивается.

Список

Чтобы понять, что такое первичная документация в бухгалтерии, необходимо знать, какие виды документов в нее входят. Следует напомнить, что речь идет о бумагах, имеющих отношение к перемещению денежных средств. Вот список того, что входит в первичную документацию в бухгалтерии:

1. Договор.
2. Счет на оплату.
3. Кассовые и товарные чеки.
4. Бланки строгой отчетности.
5. Акты.
6. Накладные.

Более подробная информация о каждом из этих первичных документов представлена в следующих параграфах.

Договор

Данный пункт вызывает массу споров среди сотрудников бухгалтерского отдела. Дело в том, что первичная документация в бухгалтерии должна храниться в любом случае, а вот договоры иногда оседают у юристов или даже в отделе кадров. Но есть и другая сторона медали. Ведь именно договор является основанием для совершения сделки, связанной с движениями денежных потоков.

Счет

Данный бланк относится к первичной документации в бухгалтерии. Что такое счет, знает каждый участник бизнес-процесса. Фактически этот документ является основанием для перевода денежных средств за полученные товары или услуги. Если одна из сторон принимает счет, это означает что она негласно соглашается на проведение сделки. Также в нем может содержаться информация относительно достигнутого ранее соглашения. В счете прописываются не только эти данные, но и порядок возврата денежных средств в случае возникновения данной потребности.

Товарная накладная

Данная бумага является одним из самых ярких представителей первичной документации в бухгалтерии. Дело в том, что именно в ней указывается полный перечень товаров, отгруженных покупателю. В данном случае речь идет как о готовой продукции, так и о сырье. Составляется товарная накладная в неограниченном количестве экземпляров. Этот момент не имеет четкого регламентирования и на деле основывается лишь на том, сколько сторон нуждаются в данного рода документе. То есть сколько участников сделки, столько и должно быть предоставлено экземпляров. Стоит помнить, что действительными являются только те бланки, на которых стоит подпись ответственного лица. Печать или штамп в данной ситуации не обязательны.

Акт приема-передачи

Обработкой первичной документации в бухгалтерии занимаются рядовые сотрудники данного отдела. Чаще всего им в качестве подтверждающего документа приходят акты выполненных работ (услуг). Данная бумага, как понятно из ее названия, составляется после оказания услуг или же выполнения работ. Действительным считается акт приема-передачи, подписанный в двустороннем порядке. Бывают случаи, когда один из контрагентов отказывается визировать документ. В этой ситуации бланк может быть заверен только одной стороной, но при условии, что при его подписании присутствуют наблюдатели. Помимо основной информации, акт приема-передачи может включать в себя данные уточняющего или разъясняющего характера. Как правило, они вносятся в специально сформированную таблицу. Что касается визирования печатью, то оно всегда приветствуется, но если оттиска нет, это не делает бумагу недействительной. Стоит отметить, что при ведении первичной документации в бухгалтерии акт, отражающий движение ОС предприятия, также следует относить к перечню первичных документов.

Расчетная ведомость

Данная разновидность первичной документации отражает движение денежных средств между предприятием и его наемными рабочими. Помимо основной суммы оплаты труда, в нее включаются все бонусы и компенсации. Заверителем ведомости в данной ситуации выступает главный бухгалтер вместе с руководителем предприятия. Чтобы документ был действительным и мог вступить в силу, необходимо его визировать печатью. В случае, если это не сделано, бланк можно считать недействительным. Стоит отметить, что в двух представленных выше документах эта печать не является обязательной.

Кассовые документы

В этот список входят следующие бланки:

• приходный ордер,
• расходный ордер,
• кассовая книга.

Данная первичная документация содержит максимально полную информацию относительно движения денежных средств. Кассовые ордера подразделяются на несколько типов. Так, чаще всего в работе бухгалтерии используются КО-1, КО-2 и КО-4. В них отражаются все факты хозяйственной жизни организации. Таким образом, при налоговой проверке к ним инспекторы придирчивы более всего. Помимо этих типов, существуют бланки КО-3 и КО-5. Третий является журналом регистрации кассовых ордеров, а пятый учитывает перемещения наличности на предприятии. Как правило, инспекторы данным видам первичной документации уделяют гораздо меньше внимания. Что касается их хранения и оформления, то данные процессы осуществляются в соответствии с общим порядком.

Разделение в зависимости от этапа заключения сделки

Любая сделка подразделяется на три этапа. И каждому из них соответствует конкретная документация.

Сначала стороны всегда договариваются об условиях проведения сделки. В этот момент они заключают договор и выставляют счета на оплату. После этого одна из сторон осуществляет взнос по требованию. И в подтверждение этого плательщик обязан предоставить подтверждающие бумаги. Если средства были отправлены с расчетного счета, то должна быть предъявлена выписка. В случае, если платеж совершается с использованием наличных денежных средств, подтверждение осуществляется путем предоставления кассовых чеков, бланков строгой отчетности или же квитанций. Заключительным этапом любой сделки является предоставление оплаченных товаров или же услуг. Этот момент должен быть подтвержден актом выполненных работ (услуг) или же товарной накладной, если речь идет о разного рода изделиях.

Требования к заполнению

Для правильного ведения документооборота недостаточно просто знать, что такое первичная документация в бухгалтерии. Важно учитывать основные требования к ее заполнению. Прежде всего, у каждого бланка должно быть свое название. Также составитель документа обязан указать дату формирования данной отчетности и наименование предприятия. Под предприятием имеется в виду поставщик, подрядчик или покупатель. Банковские реквизиты, инициалы должностных лиц и наименование операции также выводятся в отдельные графы первичной документации в бухгалтерии. Что такое наименование операции, знают все, вот только стоит помнить, что это значение обязательно должно выражаться в количественной форме. Завершающим моментом составления данного рода бумаг является постановка подписи и печати ответственных лиц.

Внесение правок

В работе с большим количеством документов сотрудники зачастую совершают ошибки. Исправлять их необходимо согласно правилам, установленным законодательством. Существует два типа правок:

1. Для строгой отчетности. В случае если в бланк нужно внести небольшую правку, то ответственное лицо обязано тонкой линией перечеркнуть некорректную строчку и правильную запись указать сверху нее. Для подтверждения достоверности внесенной правки на бумаге необходимо написать «Исправленному верить» и заверить бланк подписью и печатью должностного лица. Если же документ нельзя исправить точечно, то ответственное лицо обязано перечеркнуть из угла в угол неправильно составленный бланк тонкой линией красного цвета. Также должна быть прописана отметка «Аннулировано». После создания верного экземпляра ошибочный запрещается уничтожать.
2. Для нестрогой документации. В данном случае испорченный бланк подвергается уничтожению и создается бумага с корректно указанной информацией.

Стоит знать, что перечеркивания необходимо делать только очень тонкой линией. Если сотрудник перечеркивает текст таким образом, что тот становится нечитабельным, это является очень грубой ошибкой.

Что важно знать о первичной документации

Первичная документация, или «первичка» — документы, которые должны быть оформлены при совершении любой хозяйственной операции в компании и подтверждают сам факт совершения такой операции. Такие документы должны храниться 5 лет с момента создания. К первичной документации нужно относиться очень серьезно, иначе могут возникнуть проблемы с налоговой.

К первичной документации относятся:

Поставщику или исполнителю эти документы нужны для подтверждения, что покупатель получил необходимые товары или услуги, а покупатель может использовать эти документы для снижения налоговой базы.

Как оформлять

К первичной документации относится большой перечень документов. Некоторые формы регламентированы законом. Другие могут быть оформлены по собственным шаблонам. Однако в любом случае документ должен содержать следующие сведения:

• Наименование  и дата документа

• Наименования контрагентов

• Условия сделки: описание товаров и услуг, единицы измерения, стоимость и т. д.

• Должности и подписи ответственных лиц

В первичной документации не допускается использование факсимиле, только живые печать и подпись.

При электронном документообороте можно обойтись без бумажных копий. При этом электронные версии документов должны быть подписаны электронно-цифровой подписью. Обратите внимание, что электронный документооборот возможен только с тем контрагентами, которые подключены к ЭДО. Подробности — в статье про электронный документооборот.

Автоматический ввод первичной документации в 1С

Если документов много, ввод первичной документации в 1С превращается в долгое и утомительное занятие. Чтобы ускорить этот процесс, можно использовать специальные сервисы для автоматизации ввода первичной документации. Они распознают сканированные документы, проверяют их и загружают в систему учета. Такие сервисы платные. Рассмотрим, как они работают на примере Jetlex.

Интеграция с 1С происходит при помощи обработки. Для начала работы нужно выбрать конфигурацию и скачать файл обработки:

После этого нужно в программе 1С открыть обработку и ввести данные, полученные на шаге 3:

На этом интеграция завершена, можно переходить к загрузке документов. Выберите нужные файлы с компьютера и загрузите их в программу:

После распознавания можно открыть документ для проверки и дальнейшей загрузки в 1С:

Далее нужно выбрать базу и организацию, куда будет загружен документ:

Экспорт в 1С Предприятие происходит каждые 90 секунд. Проверить статус экспорта можно на вкладке «Электронный архив»:

Документы со статусом «экспортировано» должны появится в системе учета. Заходим в 1С и открываем журнал операций:

Если нужные документы отсутствуют, нужно обновить список.

Самое важное

Чтобы избежать проблем, нужно вести строгий учет первичной документации. Документы должны соответствовать реально заключенным сделкам, если происходят корректировки, они обязательно должны быть отражены в первичке. Для того, чтобы убедиться, что с документами порядок, проводят инвентаризацию первичной документации. Чтобы упростить работу бухгалтера, можно использовать сервисы для автоматического ввода первичной документации. При выборе сервиса ориентируйтесь на стоимость и возможность интеграции с вашей учетной системой.

Поделитесь с друзьями!

что входит в закрывающую, что к ней относится, перечень

«Первичная документация в бухгалтерии – что это такое?» — вряд ли такой вопрос может возникнуть у бухгалтера, а вот обычным людям придется поломать голову.

В отличие от вторичных, первичка – это документ, который был создан в момент проведения операции и является подтверждением того, что операция произошла.

Когда составляется первичный документ

Бумага составляется за некоторое время до окончания операции, а подписывается уже в момент ее окончания.

Например, если речь о продаже товара, счета, акты и накладные составляются заранее, до передачи товара покупателю — как только он получил и проверил груз, он должен подписать бумаги.

Это же относится и к другим бумагам: договорам, текст которых может захотеть проверить вторая сторона, расчетным листкам по выдаче зарплат и другим.

Первичные документы хранятся 5 лет. За это время их может запросить налоговая для проведения проверки обеих стороны. Документы, связанные с сотрудниками, их зарплатами и перечислениями в Пенсионный фонд, должны храниться не менее 75 лет.

Освоение полного цикла бухучета «с нуля» до отчетности под руководством опытного преподавателя-практика — бухгалтерские курсы

Важно знать: уничтожение первичных документов происходит специально созданной комиссией с составлением акта и описи.

Виды первичных документов

В зависимости от варианта деления бумаги могут быть нескольких видов.

По назначению они делятся на:

1. Бухгалтерские: расчеты, счета, ведомости, кассовые ордена, то есть все учетные документы, связанные с финансами фирмы.
2. Оправдательные: акты приема, накладные, требования и т.
   д. Эти бумаги необходимы для подтверждения самого факта проведения и окончания процедуры.
3. Распорядительные или организационные: платежные поручения, доверенности, приказы. Это внутренние документы, регулирующие отношения внутри фирмы.

Виды первичной документации в бухгалтерии

По объему:

• первичные;
• сводные: это сводка первичных документов.

По количеству операций:

• разовые;
• накопительные.

По месту применения:

1. Внутренняя: отчетные акты, накладные, авансы, которые «ходят» между отделами.
2. Внешняя: счета и договора для поставщиков или покупателей.

По оформлению:

• типовые или унифицированные формы;
• специализированные бланки.

Бухгалтерский учет и аудит в Санкт-Петербурге — www.buhychet.ru

Стоит отметить: типовые бланки применяются для большинства операций, специализированные – для ведения операций узкой специализации.

Перечень первичных документов бухгалтерского учета

Перечень таких бумаг состоит из:

1. 1. Договора: составляется при заключении сделки. В нем прописывают все условия сделки: цены, порядок расчета, даты выгрузки и прочее.
   2. Счета: не является обязательным документом, но применяется для удобства. В нем отражен список товаров, их количество, стоимость и реквизиты для оплаты.
   3. Чека (кассового или товарного) или квитанции: выдается при покупке товара за наличные деньги.
   4. Платежного поручения: оформляется при безналичной оплате.
   5. Банковской выписки: выдается при оплате переводом через банк.
   6. Кассового ордера: является доказательством движения денег в кассе организации, например, между отделами.
   7. Авансового отчета: выдается вместе с деньгами из кассы на какие-либо нужды, например на оплату билетов или гостиниц, канцтоваров. К нему должны прилагаться документы, подтверждающие факт траты.
   8. Накладной (или акта оказания услуг): выдается получателю при отгрузке товара или по окончанию работы.
   9. Товарно-транспортной накладной (ТТН): необходима при перевозке товара. В ней указывают наименование груза, его вес и стоимость, данные автомобиля и водителя, маршрут.

Примите к сведению: счет-фактура является только дополнением к основному первичному документу: даже в Налоговом Кодексе это понятие вынесено за пределы первичных документов.

1. Табеля учета рабочего времени: в нем отмечают отработанные часы каждого рабочего за месяц.
2. Расчетной и платежной ведомостей: в первой бумаге отмечают начисление зарплаты, во второй – выдачу. Иногда вместо зарплатных ведомостей выдают одну общую расчетно-платежную ведомость.

Что входит в закрывающие документы для бухгалтера

Речь идет о бумагах, в которых указано, что сделка полностью завершена, а стороны полностью выполнили свои обязанности.

По этим документам бухгалтер после будет начислять налоги.

К ним относятся:

• счета-фактуры;
• товарная накладная;
• акт о выполнении работ или услуг.

Следует учесть: иногда также может потребоваться ТТН, если услуги фирмы связаны с перевозками.

Закрывающие документы должны быть распечатаны в двух (изредка трех) экземплярах – по одному каждой стороне. Если речь идет о перевозке (передаче) товара, водитель (курьер) может потребовать один экземпляр для себя, как доказательство передачи. Принимающая сторона должна поставить на всех экземплярах подпись и печать.

Если при передаче закрывающих документов не было, у фирмы не будет подтверждения легальности получения суммы денег. При проверке налоговой это может обернуться штрафами и потерей репутации компании.

Первичная документация является важной частью бухгалтерии, основой бухучета. Это бумаги, которые подтверждают совершение продажи или оказание услуги, а также перечисление зарплат. Эти документы необходимы для правильного начисления налогов.

Смотрите видео, в котором специалист в доступной форме разъясняет, что такое первичная документация в бухгалтерии:

Заключение

Как видно из приведенного выше обсуждения, первичные данные — это оригинальные и уникальные данные, которые непосредственно собираются исследователем из источника в соответствии с его требованиями.В отличие от вторичных данных, которые легко доступны, но не являются чистыми, поскольку они прошли через множество статистических обработок.

.