Что такое резерв по сомнительным долгам: Резерв по сомнительным долгам в налоговом учете — Контур.Экстерн — СКБ Контур

Как рассчитать процент безнадежной задолженности в 2021 году

Большинство компаний продают свою продукцию в кредит, для удобства покупателей и для увеличения собственного объема продаж. Термин «безнадежная задолженность» относится к непогашенной задолженности, которую компания считает невозвращаемой после разумного количества попыток взыскания. Эти долги обесцениваются для компании и списываются на расходы.

Если процент безнадежных долгов компании от ее продаж увеличивается, это может быть признаком проблемы.Следовательно, может быть полезно рассчитывать и отслеживать процент безнадежных долгов с течением времени. Вот как это сделать.

Расчет процента безнадежной задолженности

Базовый метод расчета процента безнадежной задолженности довольно прост. Разделите сумму безнадежной задолженности на общую сумму дебиторской задолженности за период и умножьте на 100.

Есть два основных метода, которые компании могут использовать для расчета своей безнадежной задолженности. Первый метод известен как метод прямого списания, при котором используется фактическая безнадежная сумма долга.Используя это число, разделение на дебиторскую задолженность за период может показать точный процент безнадежной задолженности.

Формула расходов на безнадежные долги

Например, если компания продает в кредит продукции на общую сумму 100 миллионов долларов в течение определенного года, и 3 миллиона долларов из этой суммы оказываются безнадежными, мы можем рассчитать процент безнадежных долгов. долг как:

Процент безнадежной задолженности = (3 миллиона долларов / 100 миллионов долларов) X 100 = 3%

Однако у этого метода есть обратная сторона.В частности, компании, как правило, не могут с уверенностью сказать, является ли долг безнадежным в течение некоторого времени после продажи, что может привести к неточному отражению дебиторской задолженности в балансе.

Альтернативой является метод резерва, который широко используется, особенно в финансовой отрасли. По сути, этот метод предполагает, что некоторая часть долга будет безнадежной, и пытается учесть это сразу.

Согласно этому методу компания создает «резерв по сомнительным долгам», также известный как «резерв по сомнительным долгам», «резерв по сомнительным долгам» или какой-либо другой вариант.У компаний есть разные методы определения этого числа, включая предыдущие проценты безнадежных долгов и текущие экономические условия.

Например, если безнадежный долг кредитора составлял 2% от его общих ссуд в прошлом году, и с тех пор экономика значительно улучшилась, он может решить отложить резерв по безнадежным долгам только в размере 1,5% от его общих ссуд в этом году.

GAP 200.035, Процедуры контроля дебиторской задолженности | Бухгалтерия

I. Общий

II. Процедуры внутреннего контроля

III.Списание безнадежных долгов

I. Общие

Каждое подразделение Университета Дьюка, имеющее дебиторскую задолженность, должно установить процедуры, гарантирующие, что счета основной дебиторской задолженности отражают чистую реализуемую дебиторскую задолженность, и обеспечить адекватный внутренний контроль. Список основных счетов текущей дебиторской задолженности см. В Главных счетах 14xxxx.

II. Процедуры внутреннего контроля

1. Ведение счетов дебиторской задолженности и связанных с ними вспомогательных бухгалтерских книг должно быть отделено, где это практически возможно, от функций (1) установления расходов на счета дебиторской задолженности, (2) регистрации денежных поступлений и подготовки депозитов и (3) утверждения любых корректировок или списания любых счетов дебиторской задолженности.
2. При необходимости следует вести вспомогательные бухгалтерские книги. Пробный баланс вспомогательных регистров следует снимать в конце каждого финансового периода и сверять с соответствующим контрольным счетом. Различия следует исследовать и незамедлительно устранять.
3. Все сборы, сборы и корректировки счетов, относящиеся к финансовому месяцу, должны регистрироваться для соответствующего отсечения в конце финансового периода.
4. Биллинги студентам, пациентам и другим лицам должны выплачиваться своевременно.
5. Операции по выставлению счетов и инкассо должны периодически проверяться для обеспечения соблюдения установленных процедур.
6. Просроченные счета должны проверяться ежемесячно и предприниматься последующие меры по взысканию.
7. При необходимости следует создать резерв для сомнительных счетов, чтобы отразить чистую собираемую стоимость соответствующего счета дебиторской задолженности. Следует установить процедуры обзора, чтобы обеспечить реалистичный резерв на основе прошлого опыта взыскания и ожидаемых убытков по дебиторской задолженности.
8. Должны быть установлены требования для утверждения списания счетов, признанных безнадежными, и корректировок на оспариваемые суммы или другие статьи.

III. Списание безнадежной задолженности

Если дебиторская задолженность должна быть списана как безнадежная, следуйте применимой процедуре, описанной ниже:

• Если существует резервный счет для основного счета дебиторской задолженности, кредитуйте основной счет дебиторской задолженности и дебетуйте резервный счет основной книги; последующие сборы таких предметов должны быть зачислены на основной счет 6

  , Расходы по безнадежным долгам — Contra.

• Если резервный счет не был создан, кредитуйте основной счет дебиторской задолженности и дебетуйте основной счет 695600 «Убытки, убытки и другие списания»; последующий сбор таких предметов должен быть зачислен на основной счет 695600.

Руководство по бизнес-процедурам | Университетская система Джорджии

(последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

Университетская система Джорджии (USG) работает в сложной деловой среде, в которой доходы генерируются от обменных и необменных операций.Эффективное управление любой дебиторской задолженностью, возникающей в результате такой деятельности, приносящей доход, важно для финансового здоровья правительства США.

Статья VII, Раздел IV, Параграф VIII Конституции штата Джорджия предусматривает следующее:

1. «Кредит государства не может быть отдан в залог или ссуду какому-либо физическому лицу, компании, корпорации или ассоциации».

В силу этого конституционного положения и связанных с ним заключений Генерального прокурора, департаменты и агентства правительства штата, включая правительство США, ограничены в отношении продления сроков кредитования и должны проявлять осторожность при продлении сроков выставления счетов и управлении дебиторской задолженностью .

Для обеспечения своевременного взыскания остатков непогашенной дебиторской задолженности и минимизации кредитных потерь каждое учреждение должно поддерживать тщательную программу управления дебиторской задолженностью. Управленческая функция состоит из предоставления кредита только тогда, когда это допустимо, своевременное выставление счетов по счетам, анализ непогашенных счетов (старение), внедрение и поддержание процедур взыскания и обеспечение безнадежных остатков.

В этом разделе содержатся инструкции по созданию, управлению и взысканию дебиторской задолженности.Каждое учреждение должно соблюдать правила, касающиеся выставления счетов, взыскания и списания безнадежных счетов.

(последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

Обычно счета считаются просроченными, если просроченная задолженность превышает 30 дней. Для активных студентов, если есть ожидающая помощь или другие финансовые договоренности, просроченный срок должен быть изменен в зависимости от условий договоренности, однако срок не должен выходить за пределы середины семестра.

(последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

Дебиторская задолженность студентов составляет значительную часть непогашенной дебиторской задолженности, однако процедуры, описанные в этом разделе BPM, также будут применяться к суммам, причитающимся от федеральных, государственных или местных государственных органов, поставщиков и других счетов, не относящихся к студентам, в результате обычных деловых операций.

10.1.1 Дебиторская задолженность учащихся

(Последнее изменение: 19 апреля 2019 г.)

Дебиторская задолженность студентов обычно состоит из платы за обучение, обязательных сборов, платы за жилье, платы за питание, других сборов по выбору и специальных сборов.

Согласно Разделу 7.3.3 Руководства по политике BOR, « все обучение и сборы подлежат оплате в последний день периода исключения / добавления для определенного академического семестра или до него. ” Однако взимание платы за обучение может быть отложено на определенный академический семестр в следующих случаях на суммы:

1. Гарантировано сторонним агентством / третьей стороной,
2. Покрывается займами или стипендиями,
3. Указывается в сертификате или документах, гарантирующих оплату иностранных студентов.

Студенты, которые не заплатили или чьи одобрили / предоставили финансовую помощь, стипендии и / или ссуды недостаточны для покрытия причитающихся остатков, должны быть исключены из списков классов, если не имеется «дефицитного» финансирования. «Промежуточное» финансирование — это финансирование, предоставляемое из выделенных ресурсов, таких как ссуды на случай чрезвычайной ситуации или фонды фонда для устранения разницы (разрыва) между тем, что было зачислено на счет студента (наличные деньги, помощь, стипендии) для покрытия семестровых расходов, и оставшейся суммы. от студента.В зависимости от источника, это может быть временное или постоянное финансирование. Институциональные операционные фонды не могут использоваться в качестве источника «дефицитного» финансирования.

Дата очистки обычно должна быть последней датой добавления / удаления, и процесс очистки должен начинаться с этой даты. Однако, чтобы обеспечить обработку финансовой помощи в учреждениях с большим количеством поздних / несвоевременных регистраций, дата очистки для поздних / выходящих регистраций может быть продлена с разрешения главного финансового директора правительства США.Ни в коем случае дату очистки не следует продлевать более четырнадцати (14) рабочих дней с даты добавления / удаления. Это должно дать учреждениям достаточно времени для обработки и завершения присуждения финансовой помощи.

Стипендиальные фонды или письмо о финансовых обязательствах должны быть под рукой в ​​офисе финансовой помощи до даты «добавления / удаления», чтобы они считались утвержденными ресурсами.

Остатки, причитающиеся спонсируемым студентам, должны быть выставлены на счет соответствующему спонсирующему агентству не позднее середины семестра, за который причитаются остатки.

Если финансовая помощь прекращается в конце семестра или ближе к нему, и студент уже зарегистрировался на следующий семестр, студент должен быть отозван со следующего семестра, если остаток предыдущего семестра не оплачен до даты «добавления / исключения». .

1. Примечание: начиная с осеннего семестра 2019 года учебные заведения должны отправлять предварительные уведомления о выставлении счетов студентам через 45–60 дней после того, как плата за обучение будет утверждена Попечительским советом (BOR) на предстоящий семестр.

При определенных обстоятельствах учебным заведениям может быть разрешено взимать плату за обучение и плату в рассрочку. Сборы всегда должны производиться до оказания услуг, чтобы соответствовать «положению о чаевых» государства.

1. Для учебных заведений, которые хотят управлять сбором за обучение и плату в рассрочку, предлагаемый план рассрочки платежей должен быть представлен на утверждение главному финансовому директору правительства США. Требуются следующие предметы:
   1. Запрос должен быть оформлен в письменной форме и должен быть подписан Президентом и Главным коммерческим директором.
   2. Организация должна показать, что у нее достаточно персонала для выполнения плана выплат.
   3. Организация должна продемонстрировать наличие достаточных операционных резервов денежных средств для управления потребностями в денежных потоках в течение каждого семестра, в течение которого действует план выплат.

      «Доступные операционные денежные средства» определяются как денежные средства, доступные для покрытия обычных операционных расходов, поэтому при расчете «доступных операционных денежных средств» необходимо исключить следующие элементы:

      • Долгосрочные ограниченные денежные средства
      • Денежные средства, зарезервированные для обновления и замены капитала (включая резервы R&R)
      • Денежные средства целевого фонда
      
      
   4. План рассрочки должен быть построен таким образом, чтобы плата за обучение и сборы взимались до предоставления услуг.
2. После утверждения программы рассрочки платежа учреждение должно:
   1. Будьте в курсе всех усилий по взысканию,
   2. Предоставлять список просроченной дебиторской задолженности главному финансовому директору правительства США ежеквартально,
   3. Ведение данных об участниках рассрочки:
      • Количество участников и суммы в долларах,
      • Участников, оплативших с опозданием, в том числе сумм,
      • Неплательщиков и причитающихся сумм,
      Эти данные должны быть доступны главному финансовому директору правительства США по запросу.Правильное управление программой будет иметь большое значение для способности учреждения продолжить программу взносов.
   
   Полномочия учебного заведения предлагать план оплаты обучения и рассрочки платежей могут быть лишены в любое время, если главный финансовый директор правительства США сочтет, что план не управляется эффективно или финансовое положение учебного заведения находится под неблагоприятным воздействием.

Учреждения регулируют оплату жилья в соответствии с условиями жилищного договора со студентами.По некоторым контрактам плата за жилье взимается в рассрочку, причем плата взимается до оказания услуг.

Учреждения также могут взимать плату за питание / план питания до оказания услуг. Однако, если учреждение было одобрено главным финансовым директором правительства США для использования варианта оплаты обучения и оплаты в рассрочку, плата за жилье и услуги питания должны взиматься с использованием тех же условий рассрочки, что и для оплаты обучения и сборов.

Если какие-либо учебные заведения собирают плату за жилье или план питания в рассрочку, они должны структурировать платежи, чтобы ограничить возможность создания дебиторской задолженности в результате отчисления студента и возврата средств по Разделу IV.

10.1.1.1 Соглашение о финансовой ответственности

Начиная с весеннего семестра 2020 учебные заведения должны вести подписанное соглашение о финансовой ответственности на каждого студента. Приветствуется раннее внедрение. Эти соглашения должны подписываться как минимум ежегодно. См. Образец формы в разделе 10.6.3 BPM. В этом соглашении признается ответственность и согласие студента оплачивать все обучение, сборы и все связанные с этим расходы за полученные услуги.

В ситуациях, когда у студента возникли долги, в этом соглашении признается финансовое обязательство студента по выплате кредита учебному заведению и предоставляется механизм взимания с него сборов за взыскание (15%) в соответствии с рекомендациями Генеральной прокуратуры в соответствии с OCGA 13. -1-1.

10.1.1.2 Ограничение услуг для студентов

Всем студентам с непогашенным остатком на счетах старше тридцати (30) дней должно быть отказано в услугах до тех пор, пока остаток не будет выплачен.Ограничение услуг не позволит студенту получить доступ к транскриптам, зарегистрироваться на дополнительные занятия / последующий семестр или получить высшее образование до тех пор, пока не будет выплачена дебиторская задолженность. Во многих учебных заведениях это ограничение услуг может именоваться «задержкой» в записях студента. После приостановки действия учетной записи учащегося он не должен получать какие-либо услуги, которые повлекли бы за собой дополнительные расходы.

При определенных обстоятельствах ограниченная сумма финансовой помощи может быть применена задним числом к ​​предыдущему семестру.В этом сценарии удержание может быть снято только в контролируемой среде и только Регистратором или уполномоченным лицом. За исключением случаев подачи заявки на получение финансовой помощи задним числом, удержания не могут быть сняты ни при каких других обстоятельствах, пока студент полностью не оплатит счет.

10.1.2 Дебиторская задолженность сотрудников

(последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

Подразделения университетской системы обычно не должны иметь дебиторской задолженности сотрудников, однако могут быть случаи, когда возникают ошибки в начислении заработной платы и / или возмещении командировочных расходов, что может привести к возникновению остатков, причитающихся с сотрудников.Дебиторская задолженность может быть получена двумя способами: либо путем удержания из заработной платы, либо путем прямого погашения от работника. Если используется удержание из заработной платы, университет должен получить разрешение от сотрудника. Подписанное разрешение было бы наилучшей практикой, но авторизация по электронной почте будет приемлемой, если сотрудник прямо укажет в электронном письме характер удержания и утверждаемую сумму.

Если сотрудник прекращает производить платежи, главный коммерческий директор учреждения по согласованию с директором отдела кадров должен определить надлежащий курс действий.Сотрудники, которые не демонстрируют добросовестных усилий по выплате долга, могут быть помещены в коллекцию.

Авансы на командировки, которые время от времени выдаются сотрудникам по статусу командировок, рассматриваются как предоплата, а не как дебиторская задолженность сотрудников. Однако с выплатой командировочных авансов следует обращаться так же, как и с дебиторской задолженностью сотрудников. Каждый дорожный аванс должен быть возвращен до того, как будут разрешены любые будущие командировочные авансы (обычно в течение 10 дней после завершения поездки). Если поездка отменяется, денежные средства должны быть переведены в учреждение сразу после отмены поездки.

Согласно Управлению по планированию и бюджетной политике (OPB) (редакция 7), авансы на командировки доступны только сотруднику, текущая зарплата которого составляет 50 000 долларов США или меньше, при поездке в пределах Соединенных Штатов. См. Раздел 4.8 настоящего руководства, чтобы узнать о дополнительных требованиях, касающихся авансовых выплат на поездку.

1. Примечание. Согласно правилам SAO, сотрудник должен иметь только один аванс на командировку за раз. Каждый аванс должен быть погашен до предоставления следующего аванса. См. OPB (редакция No.7) Раздел 12 для получения дополнительной информации.

Если непогашенный аванс не был взыскан к тому времени, когда наступает срок бухгалтерского учета командировки, учреждения должны, при отсутствии смягчающих обстоятельств, инициировать меры по взысканию.

10.1.3 Государственная, федеральная и аналогичная дебиторская задолженность

(последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

Дебиторская задолженность, обсуждаемая в этом разделе, в основном относится к грантам и контрактам, спонсируемым извне.Своевременное представление счетов-фактур важно для получения всех доступных контрактных / грантовых средств по проектам. Счета, связанные с федеральным контрактом и грантовой деятельностью или государственными или частными исследовательскими соглашениями, должны быть представлены быстро и точно в соответствии с положениями о присуждении контракта.

Как правило, возмещаемые расходы за вычетом сумм, которые должны быть удержаны до окончательного требования, должны быть выставлены на счет соответствующему агентству в течение тридцати (30) дней после закрытия периода (ежемесячно, раз в два месяца, ежеквартально и т. Д.)), по которым можно требовать возмещения.

Окончательные претензии в отношении возмещаемых расходов обычно требуется подавать в соответствующее агентство в течение девяноста (90) дней после завершения срока контракта, гранта или другого соглашения, в соответствии с которым были понесены расходы.

Контракты с фиксированной ценой часто используются правительствами из-за преимуществ для более точного составления бюджета, когда покупатель и продавец знают, что ожидать платить или получать в зависимости от предоставленного продукта или услуги.Если у организации есть суммы, причитающиеся по контрактам с фиксированной ценой, эти суммы должны быть выставлены в счет в течение 30 дней после завершения условий соглашения. Если соглашение составлено таким образом, что платежи должны быть получены по завершении определенных параметров контракта, выставление счетов должно производиться в течение 30 дней после выполнения предписанных условий контракта.

Возмещения Государственной комиссии по финансам и инвестициям Грузии (GSFIC) должны подаваться как минимум на ежеквартальной основе; однако рекомендуется подавать запросы на возмещение расходов ежемесячно.Политика компенсации GSFIC гласит:

1. «Запросы на возмещение, которые не получены своевременно или содержат счета, срок давности которых превышает сто двадцать (120) дней, могут быть отклонены GSFIC».

Дебиторская задолженность может также возникать в результате деловых соглашений с другими правительственными учреждениями и фондами, в результате которых возникают требования о выплате. Необходимо проявлять осмотрительность для обеспечения своевременного выставления счетов и сбора, чтобы минимизировать дебиторскую задолженность, возникающую в результате этих требований.

10.1.4 Вспомогательные и обслуживающие предприятия

(последнее изменение 1 декабря 2020 г.)

Общежития

Как указано в разделе 10.1.1, политика Совета позволяет взимать арендную плату за жилье в рассрочку. Арендная плата за жилье должна взиматься в соответствии с условиями договоров на общежитие.

Арендная плата, взимаемая от имени поставщиков, участвующих в инициативе государственно-частного партнерства (ГЧП), не является доходом учреждения и будет рассматриваться как доверительные отношения.Следовательно, любая дебиторская задолженность, возникшая в результате этого процесса сбора доходов, не считается дебиторской задолженностью учреждения. Любые усилия по взысканию, связанные с этой дебиторской задолженностью, будут нести ответственность участвующего поставщика.

Книжные магазины

Книжным магазинам следует ограничить предоставление кредита преподавателям и сотрудникам, а также сторонним организациям, которые регулярно имеют дело с книжными магазинами.

Некоторые учебные заведения с книжными магазинами, управляемыми учебными заведениями, могут разрешать студентам взимать плату за книги и другие учебные материалы из книжного магазина в соответствии с любыми институциональными ограничениями и помощью, доступными на счету учащегося.Любые суммы, превышающие доступную помощь, должны быть оплачены в течение 15 дней после даты добавления / удаления.

Здравоохранение

Медицинские услуги обычно финансируются за счет студенческих сборов, однако есть некоторые медицинские услуги, которые не покрываются взносами и являются обязанностью студента или его медицинской страховой компании. Любые суммы, не покрываемые поставщиком медицинского страхования, должны быть добавлены на счет студента. Федеральная финансовая помощь не может быть использована в отношении платы за медицинское страхование, причитающейся со студента, поэтому учебные заведения должны изменить кодирование, чтобы учесть это ограничение.При выставлении счетов студентам за эти непогашенные остатки студенту должно быть предоставлено письменное уведомление о характере и сумме причитающихся обязательств. Нормы Закона о переносимости и подотчетности медицинской информации (HIPAA) должны соблюдаться, и в случае передачи для инкассации учреждения могут предоставить только минимальную информацию, необходимую коллекторскому агентству для выполнения работы по сбору.

В целях обеспечения конфиденциальности учащихся некоторые учреждения хранят плату за медицинские услуги в отдельной подсистеме.Это приемлемо до тех пор, пока учащийся ведет подробную информацию в вспомогательной бухгалтерской книге, а расходы и любая полученная в результате дебиторская задолженность регистрируются в главной бухгалтерской книге.

10.1.5 Штрафы и сборы

(последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

Штрафы и сборы в первую очередь являются результатом штрафных санкций за несоблюдение постановлений учреждения или ведомства. Как правило, они состоят из штрафов за парковку, штрафов за библиотеку, различных сборов и т. Д.

Иногда эти сборы могут иметь такие минимальные значения, что было бы непрактично или рентабельно постоянно создавать или изменять остатки дебиторской задолженности путем передачи этих сборов из подсистемы (обычно Banner) в главную бухгалтерскую книгу по мере совершения транзакций.

В таких ситуациях учреждения могут решить, что было бы более эффективно управлять деятельностью на кассовой основе в течение года, при этом расходы переводятся в главную бухгалтерскую книгу по мере получения платежей.Учреждения, использующие этот подход, по-прежнему будут нести ответственность за поддержание платежей студентом / поставщиком и сбор платежей. Должны быть установлены процедуры, гарантирующие, что:

• Приложены разумные усилия по взысканию долгов. Уведомления о инкассо должны быть отправлены, даже если управление этими суммами осуществляется на кассовой основе.
• Надлежащий / независимый надзорный персонал должен одобрять любое несоблюдение сбора.
• Разрешение на отказ от сбора должно быть задокументировано.

1. Примечание. Номинальная сумма в размере 25 долларов США или меньше на человека может быть скорректирована.

В конце года любые расходы, оставшиеся в этих подсистемах, должны быть отражены как дебиторская задолженность в главной бухгалтерской книге посредством записи в бухгалтерской книге GAAP на конец года. Будут предоставлены образцы записей.

10.1.6 Прочая / разная дебиторская задолженность

(последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

У каждого учреждения есть множество других видов дебиторской задолженности, не описанных выше. В каждом случае эти счета должны анализироваться и управляться в соответствии с процедурами контроля, которые наиболее применимы к конкретной дебиторской задолженности.

Дебиторская задолженность в этой категории требует особого внимания на всех этапах управленческой функции, поскольку обычно представляет собой большое количество операций, возникающих в результате всех видов деятельности в рамках ЗГС. Кроме того, большая часть транзакций связана с относительно небольшими суммами, многие из которых связаны с должниками, которые не могут регулярно вести дела с правительством США, поэтому вероятность возникновения безнадежной задолженности повышается.

Ниже приведены типы операций, которые могут привести к возникновению сальдо прочей / прочей дебиторской задолженности.

1. Департаментские услуги: Во многих учреждениях такие виды деятельности, как продажи и услуги департаментов, службы распространения знаний и т. Д., Имеют право предоставлять услуги или продукты студентам и широкой общественности, даже если привлечение клиентов и получение дохода не основные цели деятельности. Большинство этих транзакций совершаются на небольшие суммы, и платеж должен быть получен при предоставлении товаров или услуг, однако, когда риск потери считается относительно низким, создание дебиторской задолженности, создающей временный срок платежа, приемлемо из-за необходимости. для службы.
2. Кредитовые авизо: Обычно возникают во вспомогательных операциях, управляемых учреждением, когда поставщики должны вернуть им товары, внести корректировки в цены или предоставить маркетинговые надбавки. Кредитовые авизо обычно выравниваются путем применения сокращений к будущим счетам-фактурам от поставщика. Как минимум, учреждения должны открывать кредитные авизо на ежемесячной основе. Кредитовые авизо должны быть зачислены или обналичены в течение 30–90 дней. Если у учреждения есть непогашенная кредитная нота с поставщиком, с которым оно больше не ведет дела, учреждение должно запросить немедленную оплату у поставщика.
3. COBRA и Дебиторская задолженность пенсионеров: Допускается создание дебиторской задолженности для пенсионеров и других лиц, получающих пособия по COBRA. Все кредиты, предоставленные в соответствии с этим положением, должны быть актуальными; т.е. собранные в течение 30 (тридцати) дней. Если дальнейшие усилия по сбору не увенчаются успехом, выплаты должны быть прекращены в соответствии со сроками, установленными в разделе 5.1.5 BPM.

(последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

Своевременное выставление счетов для возмещения расходов или сборов, связанных с услугами, предоставленными по различным соглашениям, имеет важное значение для эффективного управления дебиторской задолженностью.Необходимо поддерживать информацию о статусе всех счетов, по которым не выставлен счет, чтобы гарантировать, что все действия, необходимые для подготовки счета, были предприняты в соответствии с требованиями, что позволит выставить счет как можно быстрее.

При предоставлении кредита учреждением подразумевается намерение произвести оплату в полном объеме после получения счета.

(последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

Общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP) требуют определения дебиторской задолженности, считающейся безнадежной.Эти суммы должны отражаться в качестве резерва на сомнительные счета в главной книге (бухгалтерская книга фактических данных) и в годовой финансовой отчетности учреждения.

Безнадежные суммы также должны учитываться в государственной (бюджетной) отчетности, которая требует другого представления, чем отчетность по GAAP. В отчетности о соответствии бюджету, предусмотренной законодательством (BCR), безнадежные суммы регистрируются как резервы остатка средств, а не как резервы для сомнительных счетов. Необходимые инструкции по составлению бюджетной отчетности на конец года содержат записи о пересчете.

10.4.1 Смерть должника

(последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

Иск в отношении имущества резидента Грузии должен быть подготовлен в соответствии с особыми правилами и подан в течение шести (6) месяцев после первой публикации уведомления кредиторам. Следовательно, чтобы гарантировать полную защиту интересов правительства США, следует обращаться за помощью к главному юрисконсульту учреждения или в системный офис, когда это уместно, всякий раз, когда учреждение получает уведомление о смерти лица, имеющего задолженность перед учреждением.Потенциальные претензии к умершим нерезидентам следует направлять генеральному юрисконсульту учреждения для получения рекомендаций. Все обучение и сборы должны быть возвращены, а сделка с доходом отменена в случае смерти студента в любое время во время академической сессии. Дополнительную информацию см. В разделе 7.3.5.2 «Смерть учащегося» Руководства по политике BOR.

10.4.2 Банкротство

(Последнее изменение: 19 апреля 2019 г.)

После получения любого Уведомления о банкротстве, если речь идет о институциональном счете, прекратите общение с физическим лицом или компанией, которые подали заявление о банкротстве.Свяжитесь с генеральным юрисконсультом учреждения, чтобы определить, как поступить с безнадежным счетом.

Если счет студента выписан в результате банкротства, учебное заведение обязано снять со счета студента все обвинения и любые связанные с этим удержания, за некоторыми исключениями. Некоторая студенческая дебиторская задолженность может считаться невыплаченной задолженностью, например, обязательства по студенческой ссуде, включая Perkins, Health Professions, и определенные институциональные ссуды с векселями, задолженность по плану платежей в рассрочку и переплаты по Разделу IV.

После получения окончательного определения банкротства от Суда США по делам о банкротстве, долг будет либо погашен и подлежит списанию долга, либо его части могут быть восстановлены. Это следует определять после консультации с юрисконсультом.

10.4.3 Заемные средства

(последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

Когда ссуды, предоставленные из ссудных средств, признаны безнадежными и одобрены для списания, они должны быть списаны за счет конкретного фонда, из которого ссуда была выдана.Если в конкретном ссудном фонде нет средств, учреждение должно изыскать другие ресурсы либо у учреждения, либо у связанной (ых) аффилированной (ых) организации (ей) для покрытия списания. Операционные фонды не будут подходящим источником финансирования.

10.4.4 Недостаточно средств (NSF) — возвращенные чеки

(последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

Когда плата за возвращенный чек была получена от автора NSF (плохого) чека, сумма должна быть записана как доход фонда, получившего кредит, когда была установлена ​​дебиторская задолженность.Учреждения могут взимать сборы NSF по мере необходимости для покрытия расходов, связанных с обработкой чеков NSF.

Затраты на сборы могут быть записаны как расходы того же фонда. Из-за минимального характера этой деятельности и для ускорения обработки учреждения могут принять решение регистрировать все сборы NSF в фонде 10600.

Если учебное заведение получило чеки NSF от студента / поставщика и собрано по этому чеку NSF, то оно все еще может принимать чеки от этого студента / поставщика; однако, если учреждение получит второй чек NSF от того же студента / поставщика, оно больше не будет принимать чеки от этого студента / поставщика.

Учреждения, столкнувшиеся со значительными возвратными платежами по кредитным картам, могут решить, что уместно взимать комиссию за возвращенные платежи. В таком случае рекомендуется следовать указаниям, содержащимся в первых двух параграфах этого подраздела.

10.6.1 Просроченные уведомления

(Последнее изменение: 19 апреля 2019 г.)

Просроченные уведомления должны быть отправлены как минимум следующим образом:

Просроченные уведомления должны включать следующее:

1. 1) Сумма к оплате 2) Дни просрочки 3) Дата ожидаемого платежа 4) Последствия невыплаты непогашенного остатка

Учреждение может выбрать отправку определенных счетов в коллекторское агентство после 120 просроченных платежей, если было установлено, что все добросовестные усилия по взысканию ссуд были исчерпаны.

1. Примечание:

   Если учреждение использует третью сторону для отправки уведомлений о сборе, учреждение должно гарантировать, что третья сторона следует руководящим принципам, принятым в этом разделе. Если время отправки уведомлений и методы переписки отличаются от установленного формата, описанного выше, учреждение должно запросить одобрение у главного финансового директора правительства США.

10.6.2 Образец запроса на списание

(последнее изменение 2 августа 2021 г.)

SAO предоставил образец запроса на списание на следующем веб-сайте:
Форма запроса SAO на списание

Учреждения могут использовать свою собственную форму запроса на списание, если она включает необходимые элементы, перечисленные в шаблоне СДЛ.

10.6.3 Соглашение о финансовой ответственности студента (пример)

(последнее изменение 9 апреля 2019 г.)

РЕГИСТРАЦИЯ СТУДЕНТОВ / ФИНАНСОВОЕ СОГЛАШЕНИЕ

Настоящее Соглашение заключается между Студентом и Попечительским советом Университетской системы Джорджии от имени [учреждение правительства США] . В обмен на регистрацию на занятия и получение образовательных услуг от [учреждение правительства США] , я понимаю и соглашаюсь, что мое право записаться на занятия прямо обусловлено принятием всех положений и условий, изложенных в настоящем Соглашении.

Я понимаю и согласен со следующим:

1. Когда я регистрируюсь в любом классе в [учреждение USG] или получаю какие-либо услуги от [учреждение USG] , я беру на себя полную ответственность за оплату всех расходов на обучение, сборов и других сопутствующих расходов, начисленных в результате моей регистрации и / или получение услуг в установленный срок или раньше.

2. Если я выйду из некоторых или всех классов, на которые я регистрируюсь, или выйду из них, я буду нести ответственность за оплату всей или части платы за обучение и сборов в соответствии с опубликованным графиком возмещения.

3. Я несу личную ответственность за выплату всех причитающихся денег независимо от моего права на финансовую помощь или другую помощь.

4. Финансовая помощь или другая финансовая помощь, которую я могу получить, будет использована для выплаты любых денег, причитающихся [учреждению правительства США] , включая обучение, сборы, планы проживания и питания в кампусе, медицинское страхование студентов, разрешения на парковку, плату за обслуживание, штрафы, сборы книжного магазина или любая другая сумма в соответствии с условиями помощи или помощи.Если часть или вся моя финансовая помощь или другая помощь будет аннулирована из-за того, что я бросаю или прекращаю занятия и / или из школы, я верну всю отозванную помощь, которая была зачислена на мой счет.

5. Если я не внесу все причитающиеся деньги к установленному сроку, [учреждение USG] заблокирует мой счет студента, отменив регистрацию в классе и не давая мне зарегистрироваться на следующие классы, получить стенограммы или получить мой диплом .

6. Если я не смогу выплатить все причитающиеся деньги в установленный срок и не приму условия оплаты, приемлемые для [учреждение правительства США] , [учреждение правительства США] может передать мой счет в коллекторское агентство, и я буду нести ответственность за оплата комиссии коллекторского агентства, которая может быть основана на процентном соотношении до 15% от долга, вместе со всеми расходами и расходами, включая разумные гонорары адвоката, необходимые для взыскания с моего счета.

7. Я разрешаю [учреждение USG] и его агентам связываться со мной по моему текущему и любому будущему номеру (а) сотового телефона, адресу (а) электронной почты или беспроводному устройству (ам) относительно моей просроченной студенческой учетной записи (ов) / ссуды (s) или любой другой долг перед [учреждение правительства США] , или предоставить общую информацию от [учреждение правительства США] . Я разрешаю [учреждение правительства США] и его агентам использовать оборудование для автоматического набора номера, искусственные или предварительно записанные голосовые или текстовые сообщения, а также личные звонки и сообщения электронной почты, чтобы связаться со мной.

8. Я несу ответственность за своевременное обновление записей [учреждение правительства США] с указанием моего текущего физического адреса (адресов), адреса электронной почты и номеров телефонов до [объясните или обратитесь к процедуре учреждения] . Моя ответственность за это сохранится после выхода из [учреждение правительства США] по любой причине в целях продолжения связи в отношении любых оставшихся причитающихся сумм и причитающихся [учреждение правительства США] .

9. Я подчиняюсь и отвечаю за соблюдение всех применимых правил и процедур [учреждение правительства США] и Совета попечителей Университетской системы Джорджии.

10. Настоящее Соглашение регулируется законами штата Джорджия без учета выбора положений закона, и все действия, вытекающие из настоящего Соглашения, будут подаваться и рассматриваться исключительно в соответствующих судах штата Джорджия.

Я понимаю и принимаю все положения и условия, указанные выше.

[Студент]

10.2.1 Счета и сборы

(последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

Любая задолженность перед подразделением правительства США должна быть связана с конкретным должником с соответствующей документацией, в которой указывается имя должника, сумма к оплате, характер долга и дата платежа.Согласно инструкциям Государственной бухгалтерской службы (ГСД), государственные организации обязаны:

• Своевременно (ежемесячно) готовить и отправлять счета.
• Счета-фактуры должны включать сумму к оплате, контактную информацию организации и требования к денежным переводам.
• Продолжить сбор средств третьей стороной, если внутренние операции по выставлению счетов неэффективны.
• Прекращение обслуживания клиентов-нарушителей, включая студентов.
• Задержать стенограммы и дипломы до тех пор, пока со студентов не будет получена невыплаченная сумма.

Примечание: для выставления счетов срок оплаты определяется следующим образом:

1. 1) Для студенческих аккаунтов сроком сдачи обычно является последний день исключения / добавления.
   2) Для счетов, не предназначенных для учащихся, срок оплаты обычно составляет тридцать (30) дней после даты выставления счета.
   3) Для организаций, работающих в соответствии с утвержденными планами выплат, сроки оплаты будут соответствовать условиям плана выплат, утвержденному Главным финансовым директором правительства США.
   4) Для студенческих счетов, в которых утвержденная помощь была отозвана, срок оплаты может быть изменен, чтобы дать студенту и учреждению возможность найти другие способы оплаты.Пересмотренная дата не должна превышать 10 дней с даты отзыва помощи. Если сроки платежа не могут быть изменены в подсистеме дебиторской задолженности, любые изменения должны отслеживаться учреждением вручную.
   

Президенты и руководители предприятий имеют право подавать иски в суд мелких тяжб о взыскании долгов, находящихся под их административным контролем.

10.2.2 Дебиторская задолженность по срокам

(последнее изменение 3 апреля 2019 г.)

Учреждения должны правильно определять срок дебиторской задолженности, чтобы помочь в определении возможности взыскания.Адекватная информация о возрасте непогашенной дебиторской задолженности имеет важное значение для надлежащего общего контроля процесса дебиторской задолженности. Следовательно:

1. Информация о старении должна собираться, храниться, сообщаться и действовать в соответствии со стандартами и единообразно.
2. Уровень усилий по хранению и сбору документации должен быть соизмерим с стоимостью сбора.
3. Неоплаченные счета должны быть получены как можно быстрее, но стоимость (а) сбора не должна превышать ожидаемую выручку.Стоимость сборов следует контролировать, чтобы гарантировать, что затраты не превышают причитающиеся обязательства.

10.2.3 Анализ и отчетность

(последнее изменение 8 апреля 2019 г.)

Выверка подсистемы дебиторской задолженности BANNER должна выполняться ежедневно, если это возможно. Однако каждое учреждение должно как минимум ежеквартально проводить сверку дебиторской задолженности в соответствии с требованиями СДЛ. Подсистема BANNER должна быть согласована с главной бухгалтерской книгой People Soft.Обычно это достигается с помощью трех отчетов (TGRAGES, TGRRCON и ZGRAGES). TGRAGES, то есть персональный и подробный код, должен поддерживать TGRRCON, который представляет собой сводный отчет в BANNER. ZGRAGES, который является ЕГО модификацией по сравнению с базовым БАННЕРОМ, также доступен для процесса согласования, поскольку он предоставляет подробную информацию по студентам и фондам. ZGRAGES может быть более полезным, чем TGRAGES, потому что его можно загрузить в Excel. Эти отчеты следует запускать одновременно, чтобы обеспечить надлежащую отчетность.Заключительная часть сверки — это проверка того, что TGRRCON согласуется с пробным балансом People Soft.

Если учреждение использует подсистему, отличную от BANNER, для ведения операций с дебиторской задолженностью, эта дебиторская задолженность также должна согласовываться, выдерживаться и поддерживаться лицом / поставщиком. Кроме того, если подсистема генерирует отчеты о старении и сверке, отличные от TGRAGES, ZGRAGES и TGRRCON, эти отчеты должны поддерживаться, как описано выше, и передаваться в Управление по финансовым вопросам США в соответствии с приведенными ниже графиками.

Каждое учреждение должно предоставить TGRRCON, включая доказательства, подтверждающие сверку с главной бухгалтерской книгой, в Управление по финансовым вопросам США следующим образом: