Что такое товарный чек: Полная информация для работы бухгалтера

Что такое товарный чек: Полная информация для работы бухгалтера

Товарный чек

/Работа с документами /Товарный чек
Для того чтобы сформировать товарный чек, откройте закладку Товарный чек и заполните следующие поля:
Поле содержит информацию о том, кто отпускает товар (обычно — Ваше предприятие) (рис. 1). Для того чтобы выбрать нужное наименование фирмы, начните набирать на клавиатуре нужное наименование фирмы, и курсор автоматически найдет это название в списке. Если список фирм не очень длинный, то можете вызвать весь список нажатием кнопки со стрелкой вниз и найти искомую фирму в списке. Если такой фирмы не нашлось, то читайте в разделе , как внести ее в список организаций.	Рис. 1. Ввод названия фирмы Смотрите также раздел «Фирмы»
В этом поле указывается порядковый номер товарного чека (рис.  2). Номер чека можете ввести с клавиатуры. Если Вы нажмете на кнопку в этом поле, то номер документа увеличится на единицу. Это очень удобно при составлении нового документа. При двойном нажатии на кнопку, дата документа поменяется на текущую.	Рис. 2. Ввод номера
Поле для ввода даты документа (рис. 3). Дату выписки чека можете ввести с клавиатуры, поставив курсор в окно и набрав нужную дату, например, 01.01.2008. Можете установить текущую дату, нажав на кнопку с изображением сегодняшнего числа. Есть возможность воспользоваться календарем и выбрать из него нужную дату.	Рис. 3. Ввод даты Смотрите также раздел «Календарь»
В это поле заносится дополнительная информация. Вы можете заполнить это поле вручную или воспользоваться кнопкой [Шаблоны] (рис. 4).	Рис. 4. Ввод примечания Смотрите также раздел «Шаблоны»
В поле (рис. 5) указывается курс дополнительной валюты по отношению к рублю. Справа от поля расположены две кнопки: на первой кнопке обозначен рубль, на второй — краткое обозначение дополнительно введенной валюты. Вы можете пересчитывать цены в документе в нужной валюте, переключая эти кнопки. Если Вы ввели несколько дополнительных валют, то выбрать нужную валюту можно в списке, нажав кнопку со стрелкой вниз. Если нужная Вам валюта в списке отсутствует, то обратитесь к разделу «Дополнительные валюты».	Рис. 5. Выбор валюты Смотрите также раздел «Дополнительные валюты»
Сетка товарного наполнения (рис. 6) предназначена для ввода записей о проданных товарах. Для того чтобы ввести название товара, вызовите нажатием правой клавиши мыши в области сетки всплывающее меню и выберите в нем пункт Добавить. Другой способ вызвать окно вставки товара — это нажать комбинацию клавиш [Ctrl] + [Ins]. Подробное описание окна вставки товаров, читайте в разделе «Вставка товара». Вы можете изменять сортировку наименований товаров в документе. Щелкните левой клавишей мыши на поле Наименование, и все товары отсортируются в алфавитном порядке. Также можно отсортировать товары по группам, для этого щелкните левой клавишей мыши на поле Группа. Если Вам нужно изменить параметры уже вставленной товарной позиции, то выберите в контекстном меню пункт Изменить. Пункт Удалить в контекстном меню позволяет удалить выделенную товарную позицию. Можете очистить сетку товарного наполнения и удалить в ней все товарные позиции. Для этого выберите в контекстном меню пункт Удалить все. Если нужно переместить позицию вверх или вниз списка, испльзуйте пункты контекстного меню Переместить строку вверх и Переместить строку вниз. Итоговая сумма товарного чека будет отображена под сеткой товарного наполнения.	Рис. 6. Сетка товарного наполнения Смотрите также разделы «Товары», «Сетки».
Создание документа, Вставка товара, Архив документов, Печать документов и отчетов, Элементы управления.

Реквизиты кассового чека «является товарным чеком» и «подпись ответственного лица»

Главная → Статьи → Реквизиты кассового чека «является товарным чеком» и «подпись ответственного лица»

 

В кассовых чеках имеются все обязательные реквизиты первичного документа, кроме подписи ответственного.
Несколько покупателей просят в дополнение к кассовым чекам (в кассовых чеках указывается наименование и количество товарно-материальных ценностей) оформлять товарные чеки, так как они являются подотчетными лицами (приобретают от своего имени товарно-материальные ценности для нужд своего работодателя). Продавец выдает таким лицам товарные чеки, но хочет сократить документооборот.
Если в форму чека добавить реквизиты “является товарным чеком”, “подпись ответственного лица” и ставить печать, то будет ли такой чек являться одновременно и товарным чеком? Будет ли этого достаточно для подтверждения расходов подотчетного лица?

 

Если иное не предусмотрено законом или договором розничной купли-продажи, в том числе условиями формуляров или иных стандартных форм, к которым присоединяется покупатель (ст. 428 ГК РФ), договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара (ст. 493 ГК РФ).

В соответствии с частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в части 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:
– наименование документа;
– дата составления документа;
– наименование экономического субъекта, составившего документ;
– содержание факта хозяйственной жизни;
– величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

– наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
– подписи указанных выше лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Оттиск печати не является обязательным реквизитом первичного учетного документа (письма Минфина России от 12.12.2016 № 07-01-09/74291, от 06.08.2015 № 03-01-10/45390, ФНС России от 13.01.2016 № СД-4-3/105@).

Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа” (далее – Закон № 54-ФЗ) определяются правила применения контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов на территории РФ в целях обеспечения интересов граждан и организаций, защиты прав потребителей, а также обеспечения установленного порядка осуществления расчетов, полноты учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей (п. 2 ст. 1 Закона № 54-ФЗ).

В соответствии с п. 1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ контрольно-кассовая техника применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом № 54-ФЗ.

Согласно п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты).

Для целей Закона № 54-ФЗ кассовый чек – первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении контрольно-кассовой техники (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

Обязательные реквизиты кассового чека перечислены в п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ. Подпись лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, не является обязательным реквизитом кассового чека. В этой связи кассовый чек, который не содержит упомянутый реквизит, не может являться первичным учетным документом с точки зрения Закона № 402-ФЗ.

В отношении товарных чеков существуют разъяснения УФНС России по г. Москве, согласно которым в случае отсутствия в кассовом чеке перечня приобретаемых товаров покупателю выписывается товарный чек с указанием в нем названия организации (индивидуального предпринимателя), наименования и сорта (артикула) изделия, цены, даты продажи и фамилии продавца (письма УФНС России по г. Москве от 26.06.2006 № 20-12/56636@, от 12.04.2006 № 20-12/29007).

При этом в письме УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 № 17-15/041152 указано, что, если на выдаваемом покупателю кассовом чеке указано наименование приобретенного товара, организация, осуществляющая розничную торговлю, не обязана выдавать товарный чек.

В настоящее время, по общему правилу, в кассовом чеке должны быть указаны наименование товаров, работ, услуг (если объем и список услуг возможно определить в момент оплаты), платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок (п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

На практике подотчетные лица при приобретении товарно-материальных ценностей для нужд своего работодателя в дополнение к кассовым чекам могут запрашивать у продавцов и товарные чеки.

При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетным лицом такое лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства”).

Документами, которые подтверждают произведенные подотчетным лицом расходы, являются, в частности, квитанции, чеки ККМ, товарные чеки (Указания по применению и заполнению унифицированной формы “Авансовый отчет” (форма № АО-1), утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).

Просьба подотчетного лица выдать в дополнение к кассовому чеку товарный чек может быть обусловлена требованиями работодателя подотчетного лица.

Так, в письме ФНС России от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@ рассматривался вопрос подтверждения расходов налогоплательщика в целях налогообложения кассовыми чеками. Представители ФНС России отметили, что кассовый чек не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете.

Представители ФНС России также указали, что кассовый чек выдается не организации, а физическому лицу – сотруднику этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, a также документов, подтверждающих факт оплаты – чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру. Налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов.

На наш взгляд, приведенные разъяснения ФНС России не свидетельствуют о том, что отсутствие товарного чека является препятствием для признания расходов для целей налогообложения (смотрите также следующий материал: Вопрос: Подотчетное лицо приобрело товары, оплатив их наличными денежными средствами. Ему был выдан кассовый чек, содержащий перечень товаров. Бухгалтерия требует предоставить товарный чек. Правомерно ли требование бухгалтерии? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2017 г.)).

В рассматриваемой ситуации продавец выдает подотчетным лицам товарные чеки, но хочет сократить документооборот. Отметим, что кассовый чек и бланк строгой отчетности могут содержать реквизиты, не указанные в п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ, с учетом особенностей сферы деятельности, в которой осуществляются расчеты (п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ). В этой связи пользователь контрольно-кассовой техники может указывать на кассовых чеках дополнительные реквизиты (смотрите также письмо ФНС России от 26.09.2017 № ЕД-3-20/6387@).

Мы полагаем, что кассовый чек с добавленными реквизитами “является товарным чеком” и “подпись ответственного лица” будет являться первичным учетным документом с точки зрения законодательства о бухгалтерском учете (товарным чеком), которого будет достаточно для подтверждения произведенных подотчетным лицом расходов.

Ответ подготовил: Арыков Степан, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Мельникова Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

 

Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС? Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России. Подключить кассу к ОФД >>

 

Все о товарных чеках в QuickBooks

Быстрые книги

Вы знаете, как важно получать квитанции о расходах, понесенных вами и вашими сотрудниками. Вам необходимо зафиксировать их, проанализировать их влияние на ваш денежный поток и заявить о некоторых из них в счет подоходного налога.

Ваши клиенты также ожидают получить формы, документирующие покупки, которые они сделали у вас. Когда они сразу платят вам за товары или услуги, вы даете им товарный чек, а не выставляете им счет для будущих денежных переводов. Не только ваши клиенты будут иметь запись о транзакции, но и вы.

QuickBooks поддерживает создание и отслеживание товарных чеков. Он невероятно хорошо управляет механикой этой важной задачи и устраняет необходимость вводить данные квитанции дважды, один раз на бумажной копии для вашего клиента и снова в вашей системе учета. Эта функция QuickBooks не только сводит к минимуму количество ошибок, но и экономит время и снижает вероятность возникновения споров в будущем.

Простая форма

Вот пример ситуации, которая иллюстрирует важность изучения и понимания QuickBooks, прежде чем вы начнете вводить оперативные данные. Скажем, вы тут же получили чек от клиента за выполненную вами работу по покраске дома. Когда вы смотрите на домашнюю страницу QuickBooks, какой значок вы нажимаете?

У вас может возникнуть соблазн нажать Получать платежи , поскольку именно это вы и делаете. Но этот экран зарезервирован для доходов, которые поступают для погашения неоплаченных счетов и неоплаченных статей счетов. Вместо этого вы должны нажать Создать квитанции о продажах , чтобы открыть окно Ввести квитанции о продажах  . Вот частичное представление того, что вы увидите:

Рис. 1. Когда клиент сразу платит вам за товары или услуги, вам нужно открыть и заполнить Окно ввода чеков о продажах .

Если вы уже ввели свои записи о клиентах и ​​товарах/услугах в QuickBooks, вы можете очень быстро зарегистрировать свою продажу здесь. Даже если вы этого не сделали или вам нужно создать новую запись на лету, вы можете выбрать ее при открытии раскрывающихся списков параметров для полей Customer:Job и Item  .

Предупреждение:  Вам нужно отслеживать уровень запасов продаваемых вами продуктов? Создали ли вы точные записи для этих предметов? Существует информация, которая нужна QuickBooks, чтобы гарантировать, что у вас не закончатся запасы или не будет слишком много под рукой. Позвольте профессионалу QuickBooks познакомить вас с инструментами управления запасами программного обеспечения, чтобы вы могли воспользоваться всеми преимуществами, которые оно предлагает.

После того, как вы выбрали подходящего клиента, Class (если вы используете эту функцию) и Template  (здесь еще раз, понимаете ли вы, что вы можете либо использовать форму товарного чека по умолчанию, предоставленную QuickBooks, либо настроить ее? ? Здесь мы можем помочь), убедитесь, что Дата и Номер продажи указаны правильно.

Затем нажмите значок, обозначающий способ оплаты транзакции, выбрав Наличные, Чек, Кредитная карта или электронный чек . Нажмите кнопку  Еще  , если вашего метода там нет. Здесь вы можете добавить новые параметры, выбрав  Добавить новый способ оплаты . Откроется небольшое окно, позволяющее это сделать. Если вы хотите изменить этот список, отредактировав и удалив, например, методы по умолчанию, просто очистите и закройте текущий товарный чек, а затем откройте меню Списки и выберите Списки профилей клиентов и поставщиков | Список способов оплаты . Это окно откроется:

Рисунок 2. Нажмите стрелку вниз в поле Способ оплаты в нижней части этого окна, чтобы просмотреть варианты модификации.

После того, как вы выбрали нужный Способ оплаты  (и, при необходимости, ввели контрольный номер), заполните оставшуюся часть чека так же, как в счете-фактуре, выбрав правильные продукты или услуги, количество, которое вы продаете и налоговый статус транзакции. QuickBooks заполнит остальные, если вы создали полные записи элементов.

Когда закончите, сохраните товарный чек. Информация о транзакции будет доступна в стандартных местах, таких как экраны Информация о клиенте и различные отчеты.

Независимо от того, генерируется ли ваш доход мгновенно (т. е. подтверждается товарным чеком) или в виде долгосрочного платежа по счету, доход вашей компании является лишь одним из элементов уравнения движения денежных средств. Можете ли вы создавать и интерпретировать отчеты, которые помогут вам понять эти сложные расчеты, такие как Прогноз движения денежных средств  и Прибыли и убытки?  Возможно, вы регулярно запускаете некоторые из более простых отчетов о продажах QuickBooks, но рассмотрите возможность привлечения эксперта QuickBooks для проведения глубокого анализа, необходимого для принятия более эффективных бизнес-решений.

Что такое счет продажи? Полное руководство по созданию

Процесс продаж

• Цикл продаж
• 5-этапный процесс продаж
• Коммерческий путь
• Карта процесса продаж
• Автоматизация процесса продаж
• Торговые операции
• Планирование продаж и операций (S&OP)
• Создание схемы книги продаж
• Развитие бизнеса
• Поддержка продаж
• Обеспечение продажи
• Счет-фактура продажи

Артикул | Чтение за 10 мин.

Узнайте все о счетах-фактурах на продажу, в том числе о том, как они работают, об основных элементах и ​​шагах по созданию собственного счета-фактуры на продажу.

Донни Келвиг, автор статей

Последнее обновление: 27 июля 2022 г.

Сегодня, чтобы купить вкусный глазированный пончик, достаточно просто прикоснуться или провести картой в точке продажи и выйти из магазина. Вы, вероятно, даже не возьмете квитанцию. В конце концов, люди могут осудить вас за пристрастие к Krispy Kreme, но им будет плевать на счет. Однако, когда дело доходит до ваших деловых операций и операций по продажам, очень важно вести тщательный учет.

Счета-фактуры являются ключом к финансам компании — это удобный способ отслеживать, что вы продали клиентам, сколько они должны и когда им нужно произвести оплату.

В этом руководстве мы ответим на ваши самые насущные вопросы: что такое счет-фактура? Как это работает? Зачем мне это нужно? И как я могу сделать один? Мы также предоставим вам базовый образец форматирования, чтобы вы могли начать выставлять счета сегодня и никогда больше не терять важную информацию о продаже.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура – ​​это бухгалтерский документ, направляемый поставщиком товаров/услуг покупателю. Он записывает оказанные услуги, предоставленные товары, сумму, причитающуюся с клиента, и то, как они могут произвести оплату. Счета-фактуры создают юридически обязывающие соглашения между компаниями и покупателями, особенно для крупных покупок.

Как работают счета-фактуры?

По завершении процесса продажи предприятия выставляют счета-фактуры для запроса оплаты от клиентов. Для большинства компаний счета выставляются при доставке или сразу после нее. Некоторые используют обычную почту, но большинство счетов в настоящее время приходят по электронной почте или через программное обеспечение для выставления счетов. Это программное обеспечение часто автоматически оповещает компанию и клиента об изменениях в счете-фактуре, чтобы все были в курсе.

Давайте углубимся в наиболее важные элементы информации, которые необходимо включить в счет продажи.

Ключевые элементы счета-фактуры

Счета-фактуры — это большой объем информации, упакованный на небольшом пространстве, особенно если вы пытаетесь уместить все на одной странице. Форматирование обычно делает вещи более ясными, но есть несколько пунктов, которые каждый счет должен включать в себя:

Контактная информация

Номер счета и дата

Описание товаров или услуг, предоставленных

Платежные термины

9003

. Сумма к оплате

• Контактная информация

  В счете-фактуре должны быть указаны два набора важной контактной информации: информация о продавце и информация о покупателе. Сведения о продавцах, как правило, являются частью заголовка и часто включают логотип компании для персонализации документа.

  Контактная информация клиента обычно отображается под заголовком в указанных полях. Несмотря на то, что большинство счетов теперь пересылается туда и обратно по электронной почте, всегда полезно указать физический адрес и доступный номер телефона.

• Номер счета и дата

  Последовательный идентификационный номер в каждом счете-фактуре помогает продавцам и покупателям отслеживать документ. Дата выдачи также помогает идентифицировать и понять условия платежа, особенно когда компания не указывает дату (например, «срок погашения в течение 30 дней»).

• Описание оказываемых товаров или услуг

  Основная часть счета-фактуры продавца детализирует то, что было предоставлено покупателю. Каждый элемент отображается в отдельной строке с кратким описанием продукта/услуги, ценой за единицу и предоставленным количеством.

• Условия оплаты

  Продавцы включают условия оплаты, чтобы покупатели знали, как и когда платить. Условия оплаты также должны включать способы оплаты, будь то наличные, чеки, кредитные карты или криптовалюта.

  Это также раздел, который включает сроки оплаты продавцом. Это может быть конкретная дата или определенный период. Некоторые предприятия выставляют счета, которые «должны быть выставлены по получении», хотя 30-дневное окно считается стандартным.

• Сумма к оплате

  Во избежание путаницы счет-фактура всегда включает общую сумму к оплате. Стоимость отдельных товаров должна быть подробно описана, а также применимые налоги, скидки и предоплаты.

Типы счетов-фактур

Существует четыре основных типа счетов-фактур, используемых для хозяйственных операций:

1. Стандартный счет-фактура

Стандартный счет-фактура является самым простым типом и может использоваться в любой транзакции продажи. Он включает в себя основную информацию, изложенную выше, с несколькими возможными изменениями в каждом конкретном случае.

2. Счет-проформа

Счет-проформа отправляется покупателю до предоставления товаров или услуг. В отличие от типичного счета-фактуры на продажу, требующего немедленной оплаты, счет-проформа информирует клиента о том, что он может ожидать заплатить после предоставления товаров или услуг.

3. Повторяющийся счет-фактура

Повторяющиеся счета-фактуры используются для постоянных клиентов, которые покупают товары или услуги с установленным интервалом, часто с членством или подпиской. Например, поставщики сотовой связи, программного обеспечения и Интернета обычно используют систему повторяющихся счетов для выставления счетов своим клиентам. Постоянные клиенты также могут использовать программное обеспечение для выставления счетов для автоматизации последовательных платежей.

4. Коммерческий счет-фактура

Коммерческий счет-фактура предназначен для международной торговой документации. Эти документы, по понятным причинам, более сложные, поскольку они включают таможенную стоимость товаров, пересекающих международные границы. Эти документы будут включать страну происхождения, вес продукта и стоимость перевозки.

Почему счета-фактуры важны?

Помимо обеспечения своевременной оплаты компании, счет-фактура продавца обеспечивает ряд преимуществ для операций компании по продажам, планирования и прогнозирования.

• Организованный бухгалтерский учет

  Счета-фактуры являются основой для ведения организованных книг и бухгалтерских записей. К сожалению, средний бизнес тратит 14 часов в неделю на отслеживание просроченных платежей. Это делает прозрачные и актуальные записи критически важными для движения денежных средств вашего бизнеса. Надлежащая система создания и подачи счетов-фактур означает, что вы никогда не потеряете счет неоплаченных платежей и сможете точно определить, когда связаться с клиентами.

  Кроме того, счета-фактуры являются ценным ресурсом во время налогового сезона и судебных разбирательств, когда необходимы точные бумажные следы.

• Хорошо управляемые запасы

  Если ваш бизнес продает физические продукты, счета-фактуры вдвойне важны для отслеживания запасов. Вы будете знать, сколько запасов у вас есть для выполнения входящих заказов, и сможете более точно прогнозировать на основе прошлых данных.

  Эта информация также используется в маркетинговых стратегиях для праздничных распродаж или сезонных рекламных акций. Знание ваших бестселлеров означает, что вы можете стимулировать продажи и точно учитывать спрос.

• Точная аналитика

  Пользоваться аналитикой продаж в вашем бизнесе намного проще при тщательном выставлении счетов. Цифры в ваших счетах-фактурах предоставляют информацию о бюджете и данные для бизнес-планов и разработки.

  Организация счетов-фактур означает, что вы можете прогнозировать будущие денежные потоки и составлять более точные бюджеты. Если вы знаете, например, что на конец квартала запланировано несколько крупных платежей, вы можете заранее спланировать закупки нового оборудования.

Улучшите процесс продаж

Хороший процесс продаж является основой любой успешной организации продаж. Из этого бесплатного руководства вы узнаете, как улучшить процесс продаж и заключать больше сделок.

Прочитать

Шаги по созданию счета-фактуры

Создание счета-фактуры довольно просто. Хотя вы, безусловно, можете пойти по пути составления простых счетов-фактур в текстовом редакторе или электронной таблице, использование настраиваемого шаблона доставляет меньше головной боли. Вы даже можете выбрать шаблоны в обычных программах, таких как Microsoft или Google Suite.

Для крупных компаний программные платформы бухгалтерского учета или CRM часто поставляются с более сложными шаблонами, а также инструментами управления счетами. Это позволяет продавцу создавать, отправлять и отслеживать счета в одном месте.

Давайте рассмотрим шесть шагов для создания простого счета-фактуры:

Шаг 1: Четкая маркировка

«Счет» должен быть выделен крупным и жирным шрифтом вверху, чтобы его не спутали с другими похожими документами. Если вы работаете над несколькими счетами, не стесняйтесь добавлять дату или конкретное название сделки для большей конкретики.

Шаг 2: Укажите соответствующую контактную информацию

В заголовке укажите название вашей компании, платежный адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Логотипы необязательны, но это приятный штрих для персонализации вашего бренда. Включите номер службы поддержки клиентов на случай, если клиенту потребуется позвонить с вопросами.

Информация о клиенте обычно помещается под этим заголовком. Имейте в виду, что если ваш клиент — крупная компания, ваше контактное лицо для оплаты может не быть вашим стандартным контактным лицом. Если вы используете шаблон, убедитесь, что шаблон включает все необходимые поля. Вашему программному обеспечению может потребоваться только адрес электронной почты клиента, но всегда лучше указать и физический адрес на случай возникновения чрезвычайных ситуаций с обычной почтой.

Шаг 3: Номер и дата каждого счета

Присвойте уникальный номер каждому счету при его создании. Это не только помогает вести учет, но и проясняет переписку с вашими клиентами. Если у вас нет системы нумерации, вы всегда можете начать последовательно: Счет № 001, № 002 и т. д.

Четко датируйте счет. Если у вас есть международная клиентура, особенно важно избегать путаницы между месяцами и датами. Это также помогает клиентам понять, когда должны быть произведены платежи.

Шаг 4: Перечислите оказанные товары или услуги

Опишите товары или услуги, которые вы предоставили своему клиенту. Идентифицируйте каждый элемент в отдельной строке для ясности и простоты чтения. Это нормально, чтобы включить номера предметов или инвентаря для справки, но не заставляйте вашего клиента ломать голову над тем, что он получил. Ваше описание должно быть достаточно подробным для ясности, но достаточно кратким, чтобы избежать беспорядка на странице.

Не забудьте включить любые предыдущие документы, которые могут быть связаны с этой транзакцией, такие как заказы на покупку, оценки или договоры купли-продажи.

Шаг 5: Объясните условия оплаты

Четкие условия оплаты необходимы. В конце концов, именно поэтому вы выставляете счет-фактуру в первую очередь. Опишите способы оплаты, которые вы принимаете, а также любые пени, которые вы взимаете за просроченные счета.

Не забудьте указать срок оплаты. Хотя многие компании указывают фразы или периоды (например, «срок погашения в течение 30 дней» или «срок погашения по получении»), лучше указать точную дату, чтобы избежать путаницы и обеспечить своевременную оплату.

Шаг 6: Четко укажите сумму к оплате

Общая сумма к оплате кажется самоочевидной, верно? Не совсем. Клиенты хотят видеть и понимать разбивку того, что они должны, и ваша бухгалтерия тоже.

Четко указывайте предыдущие внесенные депозиты, применяемые скидки и необходимые налоги. Перечислите каждый применимый элемент в отдельной строке. Поместите общую сумму к оплате в нижней части счета на видном месте.

Пример счета-фактуры

Теперь, когда у нас есть инструменты, давайте посмотрим на счет в действии. Вот пример стандартного счета-фактуры:

.

В чем разница между счетами-фактурами, заказами на покупку и счетами?

Счета-фактуры обычно путают с другими транзакционными документами, такими как заказы на покупку и товарные квитанции или счета.

• Счет-фактура сигнализирует покупателю о том, что теперь следует оплатить предоставленные услуги или продукты.
• Заказ на поставку является обратным. Это документ, выданный продавцу с подробным описанием заказанных продуктов и услуг, поэтому продажа еще не состоялась.
• Заказ на продажу похож на счет-фактуру на продажу в том смысле, что они оба создаются продавцом. Однако заказ на продажу стоит на первом месте. Он подтверждает, что продавец действительно может предоставить запрошенные товары или услуги.
• Счет часто используется как взаимозаменяемый со счетом . Счет-фактура на самом деле является типом счета, но не каждый счет является счетом-фактурой. Разница заключается в информации, содержащейся в каждом документе. В счете отсутствуют детали, содержащиеся в счете-фактуре. Например, рестораны выставляют счет после еды, но в нем нет контактной информации клиента. Он показывает вашу хрустящую закуску из куриных крылышек, причудливую чайный гриб, пасту primavera и, конечно же, ваше мороженое с мороженым, но не вашу информацию. Кроме того, в отличие от счета-фактуры, вы должны расплачиваться прямо здесь и сейчас, а не ждать будущей даты платежа.