Что входит в личное дело сотрудника: Личное дело сотрудника — образец оформления 2021 — ICQ Information Center. Продажа ICQ. Продажа уинов. Продажа асек. ICQ sale. Sale ICQ.

Что входит в личное дело сотрудника: Личное дело сотрудника — образец оформления 2021

Содержание

перечень документов и персональные данные

Законом состав личного дела сотрудника не установлен, поэтому работодатель сам вправе определять его. Для этого он может исходить из сроков хранения, ценности документов и полезности для нанимателя содержащейся в них информации. При этом установленный организацией порядок необходимо оформить соответствующим локальным актом. Рассказываем про состав личного дела работника 2021: перечень документов и персональные данные.

Требования к составу документации личного дела

Определяя, что должно быть в личном деле работника, работодатель исходит необходимости включать туда документы, связанные непосредственно с трудовыми взаимоотношениями.

В личное дело не следует помещать документы, имеющие незначительные периоды хранения (п. 3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Обычно личное дело включает:

документацию трудящегося, прямо относящуюся к его трудовой деятельности и предоставляемую самим работником по законодательству РФ;
оформляемую нанимателем в обязательном порядке в процессе выполнения им должностных функций.

Условно состав личного дела сотрудника можно поделить на 3 части:

Документы при приеме на работу.
Документы о прохождении сотрудником конкурса в качестве соискателя при приеме на работу (если проводился).
Документы с информацией о деятельности сотрудника у работодателя.

В результате, в перечень документов в личном деле включают как сведения, носящие характер персональной информации о сотруднике, так и данные о непосредственном выполнении им трудовых обязанностей.

Все их располагают в хронологическом порядке, а каждый лист дела нумеруют.

Все документы регистрируют во

внутренней описи, которую включают в состав папки.

Из чего состоит личное дело сотрудника

Законодательно состав документов личного дела работника не утвержден. Однако в кадровом деле сложилась определенная практика его формирования.

Чаще всего папки личных дел организуют по структуре, пример которой приведен на схеме.

Важно
В личное дело не стоит включать копии документов с личными данными работника: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета.
Считается, что это избыточные данные. Нужную информацию из них записывают, после чего возвращают работнику. Причем делать этого не нужно даже при получении от сотрудника разрешения об обработке персональных данных (см.. например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013).

При приеме работника обычно сохраняют:

заявление;
его анкету или данные резюме;
соглашение о неразглашении коммерческой информации;
копии дипломов;
рекомендательные письма, характеристики с прежних мест работы.

В качестве документов, связанных с трудовой деятельностью, чаще всего подшивают:

трудовой договор и допсоглашения к нему;
приказы по перемещению, совместительству, совмещению, переводу, увольнению;
приказы по оплате труда – начисление премий, назначение надбавок;
приказы об отпусках, о командировках;
приказы по поощрениям, награждениям;
приказы об аттестации и копии актов по ее результатам;
служебные записки о поощрении или о применении дисциплинарных взысканий, объяснительные сотрудника, акты служебных расследований;
заявления об увольнении или переводе;
договор о материальной ответственности;
должностные инструкции.

При начале оформления папки заводят также внутреннюю опись, которая входит в список документов в личном деле работника. В нее добавляют новые строки по мере поступления в дело новых документов. После увольнения работника её тоже подшивают в папку.

Можно без ограничений помещать в личное дело документы по трудовой деятельности сотрудника: их список открыт.

Включение в состав дела персональных сведений о работнике

Под персональными данными понимают любую информацию, относящуюся к определенному или определяемому лицу. Для ее сбора и обработки необходимо получить письменное согласие от работника (п. 1 и п. 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

В части того, что входит в личное дело работника, это требование касается:

медкнижки работника;
документов об образовании;
справки об отсутствии (наличии) судимости;
характеристики и рекомендательных писем.

При этом важно соблюдать ряд принципов хранения и обработки персональных данных:

цель их использования – трудоустройство работника, обеспечение его продвижения по службе, контроль качества выполняемой им работы;
строгое соблюдение норм Конституции и ТК РФ при их обработке;
сотрудник должен быть под роспись ознакомлен с локальными актами, регламентирующими порядок работы с персональными данными.

Определяя список документов в личном деле работника, в него обязательно нужно добавить письменное согласие на обработку персональных данных. Срок действия такого разрешения можно ограничивать окончанием действия трудового договора или моментом достижения цели использования персональной информации. Оно может быть письменно отозвано работником в любой момент. Однако нужно понимать, что отсутствие согласия на использование персональной информации может сделать фактически невозможным

продолжение трудовых отношений.

Письменное разрешение на обработку персональных данных хранят в течение 3-х лет с момента окончания его действия.

Состав личного дела работника-2017 | Современный предприниматель

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).
Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:
Заявление сотрудника о приеме;
Копия приказа о назначении;
Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
Личная карточка (форма Т-2) или листок;
Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
Трудовой договор;
Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:
ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
Свидетельств о рождении детей;
Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
Трудовой книжки;
Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.
Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.
Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:
Характеристики с предыдущих мест работы;
Анкета, заполненная при соискании должности;
Должностная инструкция;
Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;

Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
Докладные записки, объяснительные.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.
Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Образец

Внутренняя опись личного дела № 4
кассира ООО «Нарва»
Иванушкиной Елены Алексеевны
№ п/п
Дата документа
Номер документа
Наименование документа
Номера листов дела
Примечание
1
21.01.2017
4
Трудовой договор
1-4
Оригинал
2
21. 01.2017
4-К
Приказ о приеме на работу
5
Копия
3
21.01.2017
3-М
Соглашение о материальной ответственности
6-7
Оригинал
4
15.05.2017
4-КД
Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу
8
Оригинал
5
25.08.2017
7вх
Заявление о предоставлении очередного отпуска
9
Оригинал

По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.

Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.

При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.

Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.

Личное дело сотрудника

В личное дело любого сотрудника входит ряд документов, собранных за довольно длительный период времени, и представляющих собой информацию о сотруднике, его послужном списке, или же о его студенческом периоде в ВУЗе. Они входят в состав документов компании по личному персоналу.

В соответствии с указом Президента России от 30 мая 2005, № 609, персональные дела работников должны присутствовать в обязательном порядке во всех муниципальных или государственных органах власти. Для большинства компаний или прочих организаций, заведение личного дела допускается по усмотрению руководства.

Практика позволяет удостовериться в факте, что своевременная комплектация личного дела сотрудника во многом весьма полезна. Поскольку вся информация о работнике сконцентрирована и упорядочена в едином сохранном месте, и при необходимости она доступна для быстрого поиска по заданному запросу.

Состав документов личного дела работника

заявление об устройстве на работу, должность
трудовой договор и прочие соглашения
персональный листок учета кадров
анкета (личная информация от лица сотрудника)
копии документов, свидетельствующих об окончании высшего образования
документы об утверждении на должность (выписки или копии). Это могут быть выписки с результатов конкурса, тестирования на должность и т. д.
рекомендательные письма, прочие характеристики
регламенты сотрудника (инструкции)
аттестационный лист, представления, отзывы
копии паспортных данных, свидетельства о браке
заявления о переходе на другую должность, приказы о назначении или об увольнении
копии документов, дипломов о награждении или выписки о взысканиях
информация о доходах и имуществе сотрудника. Справки, подтверждающие достоверность сведений дела (для государственных или муниципальных служб)
менее востребованные документы (дипломы, трудовые книжки, свидетельства)

Другие документы по необходимости. Для госслужащих подробная информация в Указе Президента РФ (по ссылке во 2-ом абзаце).

Формирование личных дел работников
Документы попадают в личное дело по мере их появления, согласно принципу хронологии. В случае увольнения сотрудника, его личное дело переходит в архив, как законченное делопроизводство. Что касается работников государственной службы, по нормативным требованиям, их дела попадают в архив лишь после десяти лет хранения в службе кадров, т. к. при переходе такого работника на другую государственную службу, его персональное место также отправляется на новое место работы. Для остальных эту процедуру желательно выполнить не позже трех лет после окончания делопроизводства сотрудника.

Ввиду того, что материалы личного дела крайне важны, необходимо проводить внутреннюю опись (см. пример внутренней описи личного дела). Она нумеруется вне остальных документов из дела. Перед архивированием личного дела, в листе-заверителе указывается сума листов внутренней описи.

Каждый сотрудник обладает самостоятельным личным делом. В случае, когда за год личных дел набралось не так много, при архивировании их все можно сгруппировать, прошить в общее дело. Для этого во внутренней описи следует занести информацию о каждом личном деле в отдельности: ФИО служащих, номер листов дела в общем списке для облегчения дальнейшего использования.

Использование подобного общего дела не всегда удобно, поэтому желательно архивировать дела по одному, как самостоятельные единицы. В случае гражданских служащих, отдельное дело обязательно по нормативным требованиям.

Оформление личного дела

При оформлении, данная информация должна быть обязательно отображена на корочке личного дела (по ссылке найдете образец)

В качестве заголовка должны быть фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже.
Если в написании фамилии, имени и отчества возможны варианты, они указываются также в качестве заголовка личного дела, как правило, в скобках. Для примера: Величко (Тихомирова) Наталья Степановна.
Если речь идет об общем деле, заголовок формируется несколько по-другому. Следует указать в заголовке первые буквы фамилий работников, находящихся в общем томе дел. К примеру: Личные дела уволенных сотрудников(2009) «А» — «К»
Последние даты, по нормативным актам, важно проставлять такие же, как и в приказах об увольнении и поступлении на работу. Некоторые организации осуществляют определение крайних дат по датам назначения на должность и увольнения. Но этот вариант не считается особо правильным.
На определение крайних дат ни коем образом не влияют документы, помеченные датой более ранней, чем дата приказа об утверждения на должность.
Личные дела сотрудников хранятся со сроком 75 лет ЭПК. Период хранения у руководителей организации — постоянный, согласно статье 656 Типового перечня(2010 год). При архивировании личного дела, на обложке указывается срок хранения личного дела. Номер статьи на обложку не переносится. Срок хранения не зависит от возрастной категории служащего, отсчет начинается с момента приказа об увольнении.
Необходимо четко зафиксировать количество в деле листов.

В этой статье расписаны основные документы, необходимые для составления правильного личного дела, также рассмотрены основные требования к его формированию, информация о хранении дела и оформлении обложки. В другой публикации «Опись дел по личному составу» можно узнать об отличительных признаках систематизации дел.

См. также:

Режим неполного рабочего времени

Понравилась статья? Расскажите о ней своим друзьям

Личное дело сотрудника — важность, контрольный список, процесс

Это больше не просто хорошая идея для работодателя вести личное дело каждого сотрудника, но это также необходимо учитывать, что принятое решение в основном основано на данных, а также нужны доказательства и документация.

Документация трудовая книжка, записи о вкладе и достижениях, дисциплинарные уведомления, рекламные акции, планы развития производительности и многое другое должны быть личное дело.

У работодателя есть хорошие причины хранить несколько кадровых дел — некоторые из них юридические, а некоторые — для трудоустройства. цели практики. Документация необходима, чтобы у работодателя был точный просмотр трудовой книжки сотрудника. Документация поддерживает работодателя решения и могут защитить работодателя в судебном процессе — сохранены правильно.

Содержимое досье персонала содержит исторический обзор важных событий во время карьера сотрудника. Они поддерживают решения, которые принимаются в отношении сотрудник и его карьера.Они демонстрируют доводы работодателя за наймом, продвижением по службе, переводом, наградами и признанием, а также увольнением решения.

Прошли те времена, когда большинство личных документов и записей были в твердом формате, которые были сложны в обслуживании, обновлении и, кроме того, очень труднодоступны. Также было сложно составить содержательный отчет для сотрудников в целом в организации.

В наши дни большая часть компании хранят данные о сотрудниках в электронном виде и ведут записи в HRMS (Система управления человеческими ресурсами), хотя для небольших компаний это может быть также удалось в Excel.

Оба эти HRMS доступны в Интернете, а также для небольших устройств в формате приложения. Есть некоторые документы, которые необходимо подписать и хранить в твердом формате отдельно от данные, хранящиеся в HRMS, и, следовательно, личные файлы не менее важны.

Личное дело сотрудников является наиболее важным файлом с точки зрения соответствия как как внутри, так и по закону. Также для HR-функции необходимо иметь это документальное свидетельство для аудита отдела.Личный файл обычно подготовлены на момент присоединения сотрудника отделом кадров и имеют все личные записи хранятся для идентификации личности и для руководства цель.

Личное дело сотрудников представляет собой файл, который содержит документы от присоединения до выхода и имеет документы жизненного цикла прямо из его резюме, документов о трудоустройстве, перевода Письмо, письмо об оценке / повышении квалификации, письмо о повышении, другая документация, связанная с трудоустройством вместе с сотрудниками Подтверждение личности, банк связанные доказательства, квалификационные документы и предыдущая работа, связанная с документы. Здесь также есть копии уставных документов, таких как PF ESIC и т. Д.

Что произойдет, если вы не ведете личное дело сотрудников ?

Если вы не поддерживаете личное дело сотрудников, что может привести к потере огромных данных в записях сотрудников а также делает вас нарушителем закона. А хорошо задокументированное кадровое досье является ключом к защите работодателя при проверках и иски. Хорошо управляемые кадровые файлы позволяют работодателю должным образом контролировать и проверять производительность сотрудников.

Давайте рассмотрим контрольный список документов, необходимый для поддержки личное дело сотрудника:

сотрудник:

Имя	Имя Отчество Имя Фамилия
E-код		Дата Регистрация:
Общий опыт
Дата рождения
Вертикальный отдел. /Проект		Расположение:

Личное дело — Контрольный список документов: —

Sl. No.	Документы	Статус
1	резюме / Форма трудоустройства
2	Сковорода Карта
3	Аадхар Карта
4	Избиратель Удостоверение личности
5	Обязательство Подписать
6	Существующий ПФ №/ № КАС / ЭСИК №
7	Образование Подробности PGGraduation12 ^th 10 ^th Другое
8	Опыт Письмо с предложением Письмо3 месяца Квитанция о зарплате	RC ЛК-3 ЛК-2 ЛК-1
9	2 Фотография
10	Форма — 2 (декларация PF)
11	Форма 1 (Декларация ESIC)
12	Форма 11 (для освобожденных от ПФ сотрудников)
13	Форма F (Форма для номинального вознаграждения)
14	Декларация о доходах Форма
15	Отменено Проверять
16	Получение Письма-предложения вашей компании
17	Получение Письма о назначении вашей компании
18	Получение Письма-подтверждения вашей компании
19	Получение письма об увеличении вашего Компания
20	Получение Письма о переводе вашего Компания
21	Другой Документы

Подготовлено : -__________________ Проверено По: —

Контрольный список документов Обзор: —

CV : первый документ сотрудника, который вы получите во время собеседования. Из что вы можете легко получить все сведения о человеке об их предыдущих опыт, личные и квалификационные детали.

Форма трудоустройства : При присоединении HR попросят сотрудника заполнить Форма трудоустройства. Должным образом заполнены им / ею, а также заверены самими собой, что предоставляет подробную личную информацию о сотруднике. Резюме требуется сотрудника для дальнейшего подсчета информации, предоставленной сотрудником во время собеседование совпадает с выданными сертификатами или нет..

Пан-карта: Пан-карта является обязательным документом для целей налогообложения и PF KYC.

Карта Aadhar: для идентификации, подтверждения адреса и PF KYC.

Удостоверение избирателя: для подтверждения личности и адреса

Знак предприятия: Это форма декларации, которую сотрудник подписывает в случае отсутствия каких-либо документов на момент присоединения.

Существующий номер PF / номер UAN / номер ESIC: Для привязки предыдущего номера UAN и номера ESIC.

Документы об образовании: Вам необходимо собрать документы об образовании в убедитесь, что предоставленные вам сведения об образовании верны.

Документы об опыте работы: Целью сбора документов об опыте работы является для проверки правильности информации, указанной сотрудником. Нравится:

Письмо с предложением: Вы можете проверить Подтверждение работы сотрудника in Предыдущая компания
Письмо о назначении: Чтобы проверить структуру заработной платы предыдущей компании, обозначение и подтвержденная дата присоединения.
Заработная плата: Вы можете перекрестно проверить зарплату из их квитанции о заработной плате и Письмо с предложением, и его можно перепроверить с общими деталями.
Разгрузочное письмо: Для обеспечения продолжительности работы сотрудника в последнем организация.

Форма 1 (Декларация ESIC) / Форма Mediclaim: Назначение TIC (Временная идентификационная карта), для семьи, кандидат и настоящий адрес рядом с больницей ESIC в вашем районе. Претензия Med форма помогает в медицинском страховании сотрудника и его семьи, где сотрудник также предоставляет подробную информацию о кандидате.

Форма — 2 (Форма назначения PF): Это форма, которую сотрудник заполняет, чтобы назначить кровь родственника для иска ПФ в его отсутствие

Форма F (Форма для подачи заявки на получение вознаграждения): Эта форма предназначена для обозначения крови в отношении требования безвозмездной выплаты. в его отсутствие.

Форма декларации по подоходному налогу: Для сбора информации об инвестициях для вычета подоходного налога.

Первая страница аннулированного чека / сберегательной книжки: для перекрестной проверки реквизиты банка, предоставленные сотрудником, верны.

Приемка на официальные документы : Вам необходимо сохранить прием на всех документах, которые Сообщение отдела кадров в отношении Работник. Как письмо с предложением, письмо о назначении, письмо с подтверждением, увеличение Письмо, переводное письмо и т. Д.

Прием Письма-предложения вашей компании:
Получение Письма о назначении вашей компании
Получение Письма-подтверждения вашей компании
Получение Инкрементного письма вашей компании
Получение Письма о переводе вашей компании

Что включать в личные дела сотрудников?

Ведение записей жизненного цикла сотрудников, связанных с их трудовым стажем в организации, стало обязательным в связи с оцифровкой всех процессов принятия решений.Более того, для выполнения любых правовых требований, которые могут возникнуть, требуется документальное подтверждение.

Документация по истории занятости, включая резюме, записи о вкладе и достижениях, дисциплинарные уведомления, продвижение по службе, планы служебного роста и т. Д., Относятся к личному делу.

В настоящее время большинство компаний хранят данные и записи о сотрудниках в HRMS (системе управления персоналом), хотя и для небольших компаний.

Вот некоторые рекомендации по ведению файла личных дел сотрудников:

1) Убедитесь, что вся хранимая информация соответствует действительности.Никакие личные комментарии или примечания не должны попадать в файл. Были случаи, когда были обнаружены комментарии о физическом или эмоциональном состоянии сотрудника, которые в случае возникновения разногласий могут стать помехой.

2) Определите протокол для кадрового учета вашей компании на основе государственных и федеральных законов, законов о занятости, таких как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании от 1996 года (HIPAA), и передовой практики работодателей.

Сделайте заметки о проверках биографических данных и материалах интервью в отдельном файле.Их не следует путать с данными личного дела.

Персонал, отвечающий за ведение и ввод данных в личное дело, должен быть хорошо обучен тому, что входит в личные дела, а что нужно разделять.

3) Определите, у кого есть доступ к файлам. Обычно сотрудники отдела кадров имеют доступ только к файлу. Руководители или менеджеры могут иметь ограниченный доступ или их можно поощрять к ведению своего файла, включая сведения о навыках и опыте.

Существуют правила, которые регулируют доступ к этим файлам и различаются от штата к штату. требования также различаются в зависимости от того, к чему может получить доступ сотрудник. Знайте правила юрисдикции, в которой вы нанимаете людей, чтобы соответствовать вашим юридическим требованиям.

Личное дело сотрудников является наиболее важным с точки зрения соблюдения как внутренних, так и законодательных требований.

4) Необходимость ведения личного дела состоит в том, чтобы иметь доступ к документам, подтверждающим образовательную квалификацию, опыт, биографию сотрудников и отчет о проделанной работе, который руководитель отдела или менеджер регулярно подает. Это основные документы. Также сюда могут входить медицинские и страховые документы.

Контракт, подписанный при присоединении, в котором указаны отпуска, заработная плата, испытательный срок, срок уведомления и обстоятельства, при которых сотруднику может быть предложено уволиться.

Необходимость в регистрации всей этой информации возникает в том случае, если работодателю необходимо обосновать решение, если на организацию подан иск.

Кроме того, служащий должен быть осведомлен о хранимых записях и должен подписать контрольный список того, что все было зарегистрировано.

Файл не должен содержать личных наблюдений или комментариев. Это должно быть основано на фактах.

Контрольный список того, что все входит в личное дело сотрудников

История занятости

Резюме
Проверка образования
Проверка занятости
Описание должности
Любые соглашения о переезде и документация
Любой контракт, письменное соглашение , квитанция или подтверждение между сотрудником и работодателем (например, соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся автомобиля, предоставленного компанией)
Запросы на перевод, продвижение по службе, внутренние заявления о приеме на работу и т. д.
Любая другая документация, связанная с трудоустройством
Копии любой служебной аттестации, самооценки сотрудников
Отчеты о дисциплинарных мерах
Записи об обучении

Записи об увольнении

Письмо об увольнении сотрудника
Документация об увольнении
Финал учет всех аспектов занятости сотрудника, таких как последний отпуск по зарплате.зарплата, возврат имущества компании и т. д.

Что должно быть в досье сотрудника?

Как работодатель, вы обязаны хранить записи в личном деле сотрудников. От документов о новом найме до информации о заработной плате — есть множество документов (и некоторая конфиденциальная информация), которые вам нужно надежно хранить и иметь под рукой. Итак, что должно быть в досье сотрудника?

Что должно быть в досье сотрудника?

Хранение документов сотрудников является обязательным условием, если вы хотите оставаться организованным, соответствовать требованиям законодательства и принимать решения (например,г. , поднимает). Но по закону вы не можете объединить всех записей ваших сотрудников в один файл, даже если они относятся к одному и тому же сотруднику. Есть некоторые требования для разделения информации по личному делу. Не говоря уже о том, что вам может потребоваться хранить одни записи дольше, чем другие.

Для каждого сотрудника необходимо хранить множество различных документов. И в зависимости от типа файла и от того, является ли он конфиденциальным, вам может потребоваться хранить его отдельно от других файлов. Вот что обычно следует хранить в досье каждого сотрудника:

Главный файл
Предварительная информация о приеме на работу
Личная информация
Формы для бизнеса
Записи об эффективности работы
Информация о прекращении службы / увольнении, если применимо
Конфиденциальная информация
Заработная плата
Информация о льготах
Медицинская документация
Форма I-9
Информация о прямом депозите

Личное дело основного сотрудника

Вести досье на каждого сотрудника, включая уволенных сотрудников. Основное досье сотрудника должно содержать , а не конфиденциальную информацию или формы, такие как номер социального страхования сотрудника или форма I-9. Вместо этого они помещаются в отдельные файлы (о которых мы поговорим позже).

Главный файл сотрудника должен содержать основную информацию, такую как предварительная информация о приеме на работу и подписанные формы подтверждения. Посмотрите, что нужно включить в основной файл сотрудника ниже.

Информация перед приемом на работу

Когда вы нанимаете сотрудника, лучше всего хранить определенную информацию перед наймом для каждого сотрудника.Таким образом, вы можете вернуться к нему при необходимости. Когда вы проходите собеседование и процесс приема на работу кандидата, вы обычно получаете от него следующую информацию:

Заявление о приеме на работу
Резюме
Примечания к интервью
Ссылки
Рекомендательные письма

Когда вы нанимаете сотрудника, храните указанную выше информацию в надежном месте в его личном деле. Кроме того, храните другие документы о приеме на работу (например, письмо с предложением) и храните их отдельно от информации перед приемом на работу.И имейте в виду, что некоторые формы приема на работу и информация должны оставаться конфиденциальными (например, форма I-9).

Личная информация

Хотя вы не должны хранить личную информацию, такую как SSN сотрудника, в личном деле сотрудника, вы должны держать некоторую личную информацию в легкодоступном месте.

Пара фрагментов личной информации, которую вы можете сохранить в личном деле сотрудника, включает:

Контактная информация сотрудника (имя, адрес и номер телефона)
Контактная информация для экстренных случаев

Формы для бизнеса

В зависимости от вашего бизнеса вы можете потребовать от сотрудников подписать определенные формы подтверждения, когда они начнут работать на вас.Эти подписанные документы следует хранить в личном деле каждого сотрудника для сохранности.

Вот несколько форм подтверждения, которые вам, возможно, потребуется собрать и сохранить:

Производительность

Раздел досье вашего сотрудника должен включать информацию об эффективности его работы. Чтобы оценить эффективность работы ваших сотрудников, ведите следующие записи для каждого сотрудника:

Описание должности
Оценка и проверка работы
Записи посещаемости
Смена места работы и повышение по службе
Информация об обучении
Предупреждения и / или другие дисциплинарные меры, если применимо

Информация о увольнении / увольнении

Если вы увольняете сотрудника или сотрудник увольняется из вашей компании, обязательно сохраните это в личном деле сотрудника.Если вы и ваш сотрудник расходитесь, сохраните в его записи следующую информацию:

Выходное собеседование
Информация о увольнении (например, причина, по которой сотрудник уволился или был уволен)
Последний день работы
Заявление об увольнении сотрудника, если применимо
Прочие документы о выходе

Конфиденциальная информация

Опять же, некоторые файлы сотрудников являются конфиденциальными и должны храниться отдельно от основных файлов. В соответствии с федеральными законами не храните конфиденциальную информацию о сотруднике в основном файле сотрудника.Вместо этого храните записи в отдельном и безопасном месте. Таким образом, они не попадут в чужие руки.

Записи, которые следует хранить в тайне, включают:

Заработная плата
Информация о пособиях
Медицинская документация
Форма I-9
Прочая разная конфиденциальная документация

Заработная плата

Записи о заработной плате сотрудников включают все, что связано с оплатой труда сотрудника. Это может включать:

Ставка заработной платы
Сверхурочная работа
Дополнительная заработная плата, такая как бонусные выплаты и комиссионные
Корешки заработной платы
Формы удерживаемого налога (например,g., форма W-4 и форма W-4)
Информация о возмещении расходов
Поднимите документацию
Сроки выплаты заработной платы
История расчета заработной платы
Начисления заработной платы
Временные карты
Отработанные часы
Оставшееся время off

Поскольку платежные ведомости переполнены личной информацией, храните их отдельно от других файлов сотрудников.

Информация о льготах

Если вы предлагаете льготы сотрудникам на своем предприятии, вам необходимо хранить записи в конфиденциальном файле.И вам необходимо хранить их отдельно от других файлов (например, ведомостей заработной платы).

Если вы предлагаете льготы своим сотрудникам, сохраните в записи каждого сотрудника следующую информацию:

Информация о льготах (например, здоровье, зрение, стоматология и т. Д.)
Формы регистрации на льготы
Формы отказа от льгот

Медицинские записи

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников были отделены от других записей сотрудников.Храните медицинские записи каждого сотрудника как часть их основного файла, в том числе:

Формы и запросы Закона о семейном отпуске по болезни (FMLA)
Справки врача
Медицинские осмотры
Отпуска
Требования о компенсации работникам
Заявления о нетрудоспособности
Заявки на размещение
Результаты тестов на наркотики
Записи о травмах

Форма I-9

Форма I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» — это форма, подтверждающая, что вашим сотрудникам разрешено работать в США по закону. Когда вы нанимаете сотрудника, вы собираете эту форму вместе с другими документами о приеме на работу, такими как Форма W-4.

Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) рекомендует хранить Формы I-9 отдельно от основного файла и конфиденциального файла. Храните формы I-9 всех ваших сотрудников в одном файле, чтобы у вас был легкий доступ ко всем из них в случае проверки.

Разные конфиденциальные записи

Помимо хранения вышеуказанных файлов отдельно от другой документации, вам может потребоваться конфиденциальное хранение других записей сотрудников, например:

Формы прямого депозита и банковская информация
Проверка данных
Записи расследований
Записи о равных возможностях сотрудников (EEO) (e.г., бланки самоидентификации)

Зачем нужно вести учет сотрудников?

Так что же такого особенного в ведении учета сотрудников? Что ж, в некоторых случаях этого требует закон. А в других случаях может быть хорошо, если информация будет у вас под рукой. Взгляните на несколько причин, по которым поддержание порядка в файлах сотрудников так важно.

1. Помогает в принятии решений

Работодатели должны принимать решения, например, о повышении, повышении и понижении в должности.Наличие записей сотрудников, таких как обзоры производительности, учет рабочего времени и посещаемости, и аналогичная информация, помогает облегчить принятие этих решений.

2. Соблюдение федеральных законов, законов штата и местных законов.

Как владелец бизнеса вы обязаны соблюдать определенные федеральные, государственные и местные нормы. Например, IRS и FLSA требуют, чтобы вы хранили информацию о заработной плате в течение определенного периода времени.

Чтобы соответствовать законам, держите под рукой такую информацию, как удержание налогов, информацию о заработной плате и другие соответствующие формы.

3. Организует ваши записи

Вообще говоря, вы должны вести учет сотрудников, чтобы оставаться организованным. Ваши сотрудники подписывают множество различных форм во время процесса адаптации и открытой регистрации.

Если вы потеряете эти записи, у вас больше не будет доказательств того, что ваши сотрудники признали соглашения. Если будет судебный процесс или аудит IRS, вам могут грозить штрафы, штрафы и судебные сборы без подтверждения признаний сотрудников.

Хранение записей сотрудников помогает сохранить все эти документы аккуратными и организованными на тот случай, если они вам понадобятся позже.

Как организовать кадровое дело сотрудников

Для организации и хранения кадровых записей сотрудников вы можете хранить бумажные файлы или вести безбумажные записи. Независимо от того, как вы храните свои записи, убедитесь, что они в безопасности (особенно конфиденциальные).

Храните бумажные файлы в надежном месте, например в запертом шкафу для документов, и ограничьте доступ к бумажным копиям. Убедитесь, что у каждого сотрудника есть собственный файл, чтобы не перепутать записи. И, конечно же, отделите основные файлы сотрудников от конфиденциальных файлов.

Если вам не нравится хранить бумажные документы, вы можете выбрать безбумажный путь. Сохраняйте безбумажные файлы сотрудников, сканируя и загружая бумажные документы на устройство, например компьютер. Если вы используете программное обеспечение для управления персоналом, вы можете безопасно хранить файлы своих сотрудников в облаке и иметь автоматическое резервное копирование файлов.

Что бы вы ни делали, убедитесь, что у вас есть способ сделать резервную копию ваших файлов на случай, если они будут повреждены или потеряны (например, наводнение или сбой вашего компьютера).

Могут ли сотрудники получить доступ к своим файлам?

В какой-то момент вашим сотрудникам может потребоваться доступ к файлам своих сотрудников. В большинстве штатов есть особые законы, касающиеся юридических прав сотрудников на доступ к своим файлам и изготовление копий документов.

По большей части сотрудникам разрешен доступ к своим файлам, если они сделают запрос. Обратитесь в департамент труда вашего штата, чтобы узнать о ваших требованиях и конкретных правилах.

Как долго вам нужно хранить файлы сотрудников?

По закону вы обязаны хранить файлы сотрудников в течение определенного времени.Продолжительность может варьироваться в зависимости от типа записи и требований к ведению документации в вашем штате. Вот как долго вам обычно нужно хранить файлы сотрудников:

Предварительные записи о приеме на работу : Федеральным стандартом является один год после того, как вы наняли кого-то (включая кандидатов, которых вы не нанимаете). Во многих штатах от вас требуется хранить документацию перед приемом на работу не менее трех лет
Информация о проверке биографических данных : Один год
Записи о заработной плате (например,, выплаченная заработная плата) : три года
Таблицы рабочего времени и графики работы : два года
Информация, связанная с производительностью : один год после увольнения сотрудника из компании
Медицинская карта : три года после увольнения сотрудника компания
Учетная запись о пособиях : три года после увольнения сотрудника из компании
Форма I-9 : три года после приема на работу или один год после прекращения трудовой деятельности, в зависимости от того, что позже
Занятость налоговые документы (например,g., формы W-4) : Четыре года
Записи о несчастных случаях и травмах : Пять лет
Записи о прекращении службы : Один год

Вы можете хранить записи дольше, чем требуется. В конце концов, нельзя быть слишком осторожным. Например, вы должны вести учет заработной платы не менее трех лет. Но вы можете хранить их еще дольше, если хотите.

Имейте в виду, что некоторые из вышеуказанных временных рамок могут быть длиннее или короче в зависимости от требований вашего штата.Уточняйте у своего штата, как долго хранить файлы сотрудников.

Ищете простой и безопасный способ хранения файлов сотрудников? Программное обеспечение Patriot HR , надстройка к нашей онлайн-ведомости заработной платы — идеальное решение. С помощью Patriot’s HR вы можете надежно хранить все записи и документы своих сотрудников в Интернете. И мы упоминали, что он интегрируется с нашим программным обеспечением для расчета заработной платы? Попробуйте оба варианта бесплатно сегодня!

Эта статья была обновлена с момента ее первоначальной публикации 25 ноября 2015 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Объяснение личного дела — kiwiHR

Что такое личное дело?

Кадровый файл — это бумажная или электронная папка, в которой хранятся все кадровые и платежные документы новых, существующих или предыдущих сотрудников. Кадровые файлы должны включать основную информацию о сотрудниках и вознаграждении в соответствии с федеральным законодательством и законодательством штата о труде. Понимание того, какие трудовые книжки включать в личное дело, поможет вам избежать дорогостоящих штрафов и ошибок.

Что включать в личное дело:

Цель файла персонала — собрать все важные записи и информацию о сотрудниках. Личное дело должно включать следующее:

Основная информация о сотруднике , такая как имя, контактная информация, номера социального страхования, контактные данные медицинского страхования и экстренной помощи
Описание работы
Заявление о приеме на работу и резюме
Выйти из файлов интервью
Соответствующие налоговые формы
Информация о заработной плате , такая как компенсация, частота выплат и банковский счет
Трудовые договоры и другие соответствующие соглашения между работником и работодателем

Соглашения
могут включать в себя неконкурентные соглашения, договоры о предоставлении автомобиля компанией или бизнес-кредитной карте.
Контракты или формы о льготах сотрудникам и письмо с предложением о работе
Иммиграционные документы, связанные с трудоустройством
Документы об увольнении, включая причину увольнения или увольнения , документы о безработице, формы продления страховки и т. Д.
Необязательные личные данные, такие как день рождения, начало и конец испытательного срока

Являются ли вышеупомянутые записи о сотрудниках обязательными или нет, регулируются федеральными законами и законами штата.Также необходимо учитывать другие нормативные акты, такие как законы о защите данных, например GDPR. Из-за того, что в личном деле хранится конфиденциальная информация, важно хранить записи о сотрудниках в безопасности и в соответствии с требованиями законодательства.

Проблема с бумажными личными делами

При просмотре списка записей сотрудников, которые должны храниться в личном деле, нет сомнений в том, что с такой конфиденциальной информацией следует обращаться осторожно. Поэтому обратите внимание, что вы не можете полагаться на бумажное личное дело по следующим причинам:

1.Личные дела должны храниться в надежном месте

Как сохранить записи о сотрудниках в безопасности? Хотя наличие специального шкафа для записей сотрудников может показаться очевидным ответом, запирание их в офисе защищает их от физической кражи лишь частично. Забудьте запереть офис один раз, и записи о сотрудниках могут быть навсегда раскрыты. Один момент отвлечения может привести к тому, что личные дела попадут в чужие руки.

Как насчет хранения в частной сети компании? Хотя это и есть улучшение, сеть безопасна настолько, насколько безопасны люди, которые ее используют.

Пусть один сотрудник станет жертвой кибератак или фишинговых атак, и сеть превратится в открытую книгу. Не думаете, что такое может случиться с вашим бизнесом? Подумайте еще раз: по оценкам Национального центра кибербезопасности (NCSC), последствия киберпреступности обходятся Великобритании примерно в 30 миллиардов долларов в год. Фактически, отрасль малого и среднего бизнеса является целью номер один для кибератак.

2. Контроль доступа к личному делу

Важно следить за внешними нарушениями, но нельзя игнорировать угрозу внутренних нарушений безопасности.Придерживаясь бумажного личного дела или внутренней сети, вы практически ничего не можете сделать для предотвращения несанкционированного доступа к местоположению или информации.

С контролем доступа несанкционированный доступ к личному делу станет одним поводом для беспокойства. Контроль доступа в системе управления персоналом обычно переводится как роли полномочий. Назначение ролей разрешений обеспечивает ключевую защиту кадрового файла и организации. Строго ограничивая круг лиц, имеющих доступ к файлам и записям сотрудников, вы также защищаете свою компанию от внутренних утечек данных.

3. Доступ к личному делу ограничен

В эпоху домашнего офиса и удаленных команд, позволять сотрудникам получать доступ к данным в любое время и из любого места уже не «хорошо», а требование. Шансы на то, что они смогут получить доступ к личному делу для выполнения своей работы из своего местоположения, очень ограничены. Файлы персонала также могут подвергаться нарушениям безопасности, если удаленный работник использует незащищенную сеть для доступа к базе данных компании.

4. Бумажные личные дела стоят дорого

Каждое распечатанное личное дело сотрудника и запись о сотрудниках стоит вашей компании денег.Может показаться, что это не больше, чем несколько центов бумаги и чернил, но все складывается. Сложите тысячи или десятки тысяч страниц, и это станет значимым числом.

Добавьте к счету другие менее очевидные расходы. Сами по себе принтеры стоят денег и увеличивают расходы на электроэнергию. Если вы все еще храните документы в офисе, подумайте о преимуществах, которые дает освобождение офисного пространства.

Имея больше свободного места, вы можете более продуктивно использовать устаревшие системы папок или вкладывать деньги в более эффективные инструменты.Если нет, подумайте об административных расходах и затратах на хранение, связанных с каждым файлом персонала.

И последнее, но не менее важное: вы можете сократить расходы за счет повышения эффективности. Чем меньше времени ваши сотрудники тратят на поиск кадрового файла и их обновление вручную, тем больше времени они могут потратить на действительно важную работу. Повышая эффективность, вы максимально увеличиваете свои ресурсы.

5. Создание единого файла персонала требует экологических затрат

Создание и ведение личного дела на бумаге требует больших экологических затрат.Это означает бесконечное количество бумаги и электричества.

Кроме того, потребность в чернилах может также увеличить количество летучих органических соединений в атмосфере. Даже если вы попытаетесь утилизировать, много бумаги все равно окажется в мусорном ведре. Благодаря современным решениям, таким как программное обеспечение для управления персоналом, больше нет необходимости перекладывать счет на окружающую среду.

Кроме того, существует множество других рисков, с которыми руководители МСП опасаются, что могут столкнуться с ними, придерживаясь бумажных кадровых досье.В частности, 60% руководителей МСП озабочены соблюдением законов и нормативных актов, а еще 46% озабочены сбором и хранением данных о сотрудниках.

Рассмотрение обязанностей HR, таких как ведение кадровых файлов, занимает около 25% рабочей недели менеджера по персоналу. В общей сложности 700 часов работы в год, что дает много возможностей для улучшения. К счастью, есть способ получше.

Что следует хранить в личном деле сотрудников?

Что должно быть в личном деле сотрудника? Для чего вообще нужно личное дело сотрудника?

У ведения личного дела сотрудников двоякая цель: документировать то, что вашей компании нужно для ее собственных целей, и хранить документацию в соответствии с требованиями закона.Многие компании ведут один файл для своих собственных целей, включая такие элементы, как достижения, дисциплинарные уведомления, история занятости и другие документы, относящиеся к конкретному офису, а также дополнительный файл с документами, требуемыми по закону. Другие компании хранят множество официальных кадровых досье, каждое для своей конкретной цели. Независимо от количества файлов, хранящихся в компании, цифровой файл персонала является более безопасным и легкодоступным вариантом, чем хранение бумажных файлов.

Важность кадрового досье сотрудников для передового опыта

Большинство работодателей хранят файлы с документами, которые требуются по закону, но они часто не обращают внимания на этот файл из соображений наилучшей практики.Содержимое файла необходимо для того, чтобы ваша компания имела точное представление об официальной истории каждого сотрудника. Информация, содержащаяся в ней, может быть необходима в том случае, если ваша компания является ответчиком в судебном процессе — при условии, что вы правильно сохраняете информацию. Электронная документация сотрудников — это самый простой способ обеспечить легкий доступ к информации в надежном и безопасном месте.

Досье сотрудников: что в нем содержится?

Личное дело сотрудника — это основной файл, который работодатель хранит для каждого сотрудника. Он содержит все, что связано с трудовой книжкой сотрудника в этой компании.

Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных файлов содержимого:

История занятости: Заявление, резюме, контактная информация в экстренных случаях, записи о занятости, подтверждение образования, справки и т. Д.
Эффективность и развитие сотрудников: Аттестация сотрудников, файлы по привлечению талантов, планы улучшения, записи посещаемости, самооценки, оценки компетенций, информация об обучении и т. Д.
Записи об увольнении: Заявление об увольнении, информация COBRA, обзорное вознаграждение, собеседование при выходе и т. Д.

Медицинское дело: основы

Каждому сотруднику также необходима зарегистрированная медицинская информация. Некоторые компании предпочитают иметь отдельный цифровой файл персонала для медицинской информации.

Эта медицинская карта обычно включает в себя следующее:

Бланки медицинского страхования
ER формы
Информация о страховании жизни
Заявления на получение прочих вознаграждений работникам
Заявления об оплачиваемых отпусках и / или отпусках по болезни
Отчеты и документы FMLA
Кадровые расследования
Письма-контракты
Медицинские оправдания
Отчеты о несчастных случаях и травмах в соответствии с требованиями OSHA

Еще раз, самый простой способ сохранить эту конфиденциальную информацию в безопасности — это в цифровом формате, предпочтительно с помощью системы программного обеспечения для управления файлами сотрудников.

I-9 Содержание файла

Есть несколько государственных учреждений, которые могут запросить доступ к форме подтверждения I-9 сотрудника. В результате многие компании хранят отдельный файл, чтобы обеспечить легкий и безопасный доступ. Обратите внимание, что форма проверки I-9 требуется Министерством внутренней безопасности для каждого сотрудника и штатного персонала в США, нанятых после 6 ноября 1986 года.

Ответственность за заполнение Раздела 1 формы лежит на работнике, но ответственность за его заполнение и надлежащее хранение лежит на работодателе.Работодатель также должен проверить подтверждающие документы сотрудника и заполнить Раздел 2, который требует, чтобы он изучил и подтвердил два оригинальных документа о соответствии критериям, срок действия которых еще не истек. Это необходимо сделать в течение 3 дней с момента первого приема на работу.

Хранение этой формы подтверждения I-9 отдельно служит нескольким целям. Как упоминалось выше, государственным органам может потребоваться проверка этих форм по разным причинам. Вам необходимо предоставить запрашиваемую ими информацию, но вы не хотите предоставлять им доступ к нерелевантной конфиденциальной информации вашего сотрудника.Чтобы ограничить доступ к личным файлам сотрудников, храните их отдельно.

Простое решение для обеспечения безопасности и легкости доступа к файлам цифрового персонала

Ваша компания хочет соблюдать нормативные требования, правила подачи документов и оставаться организованной. eFileCabinet позволяет легко сделать все это. Вы можете легко разделить информацию о сотрудниках на несколько файлов, чтобы легко получить доступ именно к той информации, которую вы хотите. Файлы хранятся в безопасности, конфиденциальны и организованы.Сотрудникам может быть предоставлен доступ через пароль для просмотра их собственных файлов без нарушения конфиденциальности файлов других сотрудников. Короче говоря, это самый простой и безопасный способ хранить цифровое личное дело каждого сотрудника.

Три передовых метода, которым нужно следовать

Что такое личное дело?

Кадровое дело — это место для хранения всех необходимых документов, связанных с работой каждого сотрудника в компании. Как правило, компании ведут кадровый учет по отдельным категориям в целях конфиденциальности и упрощения поиска определенных документов:

Кадровое дело: Этот файл содержит записи, связанные с трудоустройством.
Медицинская карта: Этот файл включает в себя документацию об отпуске по болезни, контакты для экстренных случаев и другую медицинскую информацию.
Файл ведомости заработной платы: Этот файл содержит информацию и документы, связанные с оплатой, например табели учета рабочего времени и налоговые формы.
Форма I-9: Эта форма обычно хранится в отдельном файле.

Отдел кадров обычно ведет личные дела.Другие члены компании могут иметь доступ к некоторым частям личного дела, но в целом эта информация является конфиденциальной.

Indeed link: Общие рекомендации по заполнению форм заявления о приеме на работу

Что включать в личное дело

Есть много разных документов, которые нужно включить в личное дело сотрудника. Некоторые документы будут зависеть от сотрудника и специфики должности.

Личное дело

Вот некоторые из наиболее распространенных документов в личном деле:

Заявление о приеме на работу
Резюме
Сопроводительное письмо
Проверка образования
Подтверждение занятости
Описание работы
Письмо с предложением о работе или контракт
Официальные формы, такие как запросы на продвижение
Официальная обратная связь
Квитанция из справочника работника
Документация по прекращению действия
Любые другие документы, связанные с работой сотрудника

Медицинская карта

Вот самые распространенные документы в медицинской карте:

Бланки медицинского страхования
Контакты для экстренных случаев
Информация о получателе
Заявки на отпуск по болезни
Оформление документов по Закону об отпуске по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни
Записки врача
Сообщения об авариях
Претензии о компенсации рабочим
Любые другие документы, включая медицинскую информацию

Заработная плата

Вот самые распространенные документы в файле заработной платы:

Форма авторизации платежа
W-4 форма
Формы удержаний из заработной платы
Расписания
Записи о посещаемости
Квитанции о возмещении расходов
Формы запроса на дополнительную оплату
Оформление документов на повышение сотрудников
Оформление премий или бонусов
W-2 форма
Любые другие документы, связанные с деньгами

Действительно ссылка: Как управлять сотрудниками

Три ключевых практики

Ведение личных дел сотрудников может оказаться сложной задачей.Используйте эти три метода, чтобы ваши файлы были организованы.

Проверять записи ежегодно

Посвятите несколько дней или недель, в зависимости от размера компании, организации, обновлению и удалению устаревших кадровых файлов каждый год. Компании должны вести личные дела в течение определенного периода времени после того, как сотрудник уволился со своей должности. Однако у каждого документа разный срок хранения. Регулярный просмотр неактивных файлов поможет упорядочить документы и обеспечить их безопасное ведение.

Кодовые файлы

Ознакомьтесь с правилами, касающимися файлов персонала, которые применяются в вашей компании. Кодируйте документы в файлах персонала по продолжительности их обслуживания, чтобы помочь с ежегодным удалением старых файлов. Кодирование документов при их создании экономит время при рассмотрении того, что сохранить, а что уничтожить. Уничтожайте файлы, закодированные для утилизации, чтобы защитить любую личную информацию в документах.

Создать сводный лист

Когда сотрудник увольняется с должности, его личное дело становится неактивным.На этом этапе создайте сводный лист информации, которую ваша компания должна хранить в течение самого длительного периода времени. Таким образом, при необходимости можно быстро получить доступ к информации, не тратя время на просмотр всего личного дела.

Indeed link: Как нанимать сотрудников: пошаговое руководство

Советы по организации личного дела

Помните об этих советах при создании организационной системы для кадровых дел вашей компании:

Конфиденциальность : Сохранение конфиденциальности очень важно.Изучите правила и положения о том, кто и какие документы может просматривать в личном деле. Храните личные дела на замке.
Документация : попросите сотрудников подписать любую форму, которая входит в их личное дело. Убедитесь, что сотрудник осведомлен о том, что документ будет сохранен для возможного использования в будущем, если он потребуется или потребуется.
Факты : Убедитесь, что информация в личном деле основана на фактах, а не на мнениях.Не включайте в личное дело любые субъективные материалы и включайте только объективные факты, относящиеся к работе, здоровью или оплате труда сотрудника.

Часто задаваемые вопросы о личном деле

Вот некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов о личных делах.

1. Как долго я должен хранить личные дела?

Существует установленный период времени, в течение которого компании должны хранить большую часть документов в личном деле.Изучите федеральные нормы и правила штата, применимые к вашей компании, и храните документы до истечения срока хранения.

2. Могу ли я хранить личные дела в электронном виде?

Вы можете хранить файлы персонала в электронном виде. Это полезно для крупных компаний с большим количеством сотрудников, поскольку экономит физическое пространство. Однако убедитесь, что информация защищена паролем и доступна только людям, которым может потребоваться доступ к информации.

3. Могут ли сотрудники просматривать свои личные дела?

Сотрудники могут видеть свои личные дела, но то, сколько информации они могут увидеть и когда они смогут ее увидеть, зависит от процедуры компании.

4. Где мне хранить личные дела?

Храните файлы персонала в запертом безопасном месте. Это может быть файловая комната или запираемый шкаф для документов. Электронные файлы персонала должны быть защищены паролем, и необходимо приложить все усилия, чтобы информация не была взломана.

5. Почему так важно личное дело?

Компании ведут записи, включая все важные документы, которые сотрудник накапливает за время пребывания в компании, в файлах персонала. Помимо организации этих записей в интересах компании, необходимо вести некоторые записи после увольнения сотрудника, если будущему работодателю или другой организации потребуется проверить кадровую документацию. Кадровые файлы помогают предприятиям оставаться организованными и соблюдать закон.

2.1.3 Файлы и данные персонала

Файлы персонала являются конфиденциальными, и доступ ограничен для защиты конфиденциальности сотрудников. См .: Справочная записка
1.1.1: Кодекс поведения университета, раздел 3. Справочная записка
1.5.2: Политика персонала в отношении конфликта обязательств и интересов, разделы 2.b и 2.e Справочная записка
6.1.1: Административные вычислительные системы , раздел 3.c Памятка руководства
6.2.1: Политика использования компьютеров и сети Памятка руководства
6.4.1: Системы идентификации и аутентификации, раздел 5

а.Доступ сотрудника или представителя
Каждый сотрудник или его уполномоченный представитель может просмотреть личные дела сотрудника по местному персоналу, запросив встречу с местным отделом кадров в обычные рабочие часы и в нерабочее время. Сотрудник или его уполномоченный представитель может проверить собственную заработную плату сотрудника и связанные с ним формы, записавшись на прием и предъявив соответствующее удостоверение личности в отдел расчета заработной платы. Уполномоченный представитель должен предоставить письменное разрешение, подписанное сотрудником, позволяющее представителю проводить такую проверку.Такие назначения обычно происходят, если не согласовано в письменной форме, в течение 30 дней после подачи письменного запроса о проверке.

Сотрудник отдела кадров или начисления заработной платы будет присутствовать на время проверки файла, что дает достаточно времени для проверки, соизмеримого с объемом файла. Сотруднику или уполномоченному представителю разрешается делать записи во время проверки.

Сотрудник или его уполномоченный представитель также могут запросить копию личного дела.Уполномоченный представитель должен предоставить письменное доказательство, подписанное сотрудником, о том, что представитель уполномочен получать копию личного дела. Такая копия будет предоставлена за счет сотрудника в течение 30 дней после получения письменного запроса от сотрудника или его уполномоченного представителя. Однако запросы на копию ведомости заработной платы должны быть предоставлены в течение 21 дня с момента получения запроса сотрудника. Текущие сотрудники также могут получить доступ к своим записям заработной платы, включая W-2 и записи о времени и отпусках, в любое время по https: // axess.sahr.stanford.edu/.

г. Доступ бывшего сотрудника
Бывший сотрудник Университета или его уполномоченный представитель может запросить копию своего личного дела на срок до трех лет после увольнения. Запрос должен быть в письменной форме, и представитель должен предоставить письменное доказательство, подписанное сотрудником, уполномочивающее представителя запросить и получить копию личного дела. Обычно такие запросы предоставляются один раз в год, а копия предоставляется в течение 30 дней после получения письменного запроса, если Университет и сотрудник (или уполномоченный представитель) не договорятся об ином.Копия файла может быть предоставлена за счет бывшего сотрудника. Запросы бывшего сотрудника на получение копии его ведомости по заработной плате должны быть предоставлены в течение 21 дня с момента получения запроса бывшего сотрудника.

г. Доступ сотрудников университета
Должностные лица университета, менеджеры, деканы, руководители отделов, специалисты по персоналу, представители офиса главного юрисконсульта и другие должностные лица университета, которым это необходимо для бизнеса, могут просматривать отдельные файлы.Этот доступ также распространяется на сотрудников по найму в Университете, когда сотрудник является финалистом для продвижения по службе или перевода.

г. Доступ по повестке / повестке
Серверы обработки с повестками или повестками для документов, содержащихся в личном деле отдельного сотрудника, должны быть направлены в Отдел расчета заработной платы или к менеджеру по работе с сотрудниками и трудовыми отношениями в SLAC. Департаменты не имеют права принимать вызовы или повестки в суд.

e.Запросы на подтверждение работы по совместительству (бывшие и нынешние сотрудники)
Стэнфорд не отвечает напрямую на запросы о подтверждении занятости. Стэнфорд заключает договор со сторонним поставщиком услуг на предоставление услуг по проверке занятости, заработной платы и иммиграционной службы. Сотрудники должны следовать инструкциям Stanford’s Gateway to Financial Activity для подтверждения занятости. Запросы на информацию о сотрудниках SLAC следует направлять в отдел кадров SLAC.

ф. Доступ агентов университета
По контракту агенты Университета обязаны подтвердить, что данные персонала Университета будут обрабатываться конфиденциально и использоваться только для целей, указанных в контракте.

г. Запросы о приеме на работу (бывшие и нынешние сотрудники)
Запросы о приеме на работу извне университета следует направлять в местный отдел кадров.

№ п/п	Дата документа	Номер документа	Наименование документа	Номера листов дела	Примечание
1	21.01.2017	4	Трудовой договор	1-4	Оригинал
2	21. 01.2017	4-К	Приказ о приеме на работу	5	Копия
3	21.01.2017	3-М	Соглашение о материальной ответственности	6-7	Оригинал
4	15.05.2017	4-КД	Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу	8	Оригинал
5	25.08.2017	7вх	Заявление о предоставлении очередного отпуска	9	Оригинал

Что входит в личное дело сотрудника: Личное дело сотрудника — образец оформления 2021