Что входит в приказы по личному составу: Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)? — ICQ Information Center. Продажа ICQ. Продажа уинов. Продажа асек. ICQ sale. Sale ICQ.

Что входит в приказы по личному составу: Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Содержание

Приказы по личному составу – хранение

Помещено в тему: Делопроизводство

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника.

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу. На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен). Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

К записи 176 комментариев

« Старые комментарии

правила оформления, регистрации и хранения

В любой организации для нормального ее функционирования издается множество приказов и распоряжений руководителя. Их принято делить на две категории:

по основной деятельности компании
кадровые или по личному составу

Для каждой из них предусмотрены свои стандарты оформления, порядок и сроки хранения. У начинающих делопроизводителей порой возникают затруднения с классификацией распорядительных документов и применения к ним соответствующих правил. Рассмотрим, приказы по личному составу: что это за приказы, стандарты оформления, где и сколько их необходимо хранить.

Содержание:

Классификация кадровых приказов
Где взять образцы приказов
Как подготовить приказ
Оформление приказов, их регистрация и нумерация
Внесение в приказ изменений или его отмена
Как долго хранить кадровые приказы в организации и в архиве

Классификация кадровых приказов

Распоряжения руководителя каждой организации направлены на решение общих и текущих задач, обеспечение оперативного управления различными процессами. Приказы по кадровому составу отличает от прочих и выделяет тот факт, что они регулируют именно трудовые, а не иные отношения между гражданами-работниками и органами управления работодателя. Иными словами, касаются отдельных сотрудников или всего коллектива.

Список распоряжений, касающихся личного состава, достаточно обширен. Однако для удобства их можно объединить в несколько типов, каждый из которых состоит из приказов, регулирующих сходные отношения между нанимателем и его сотрудниками. Предлагаем следующую классификацию:

Кадровая служба

Организационные. К данной группе относятся все распоряжения, связанные с кадровыми изменениями — прием, переводы и перемещения, итоговое увольнение.
Дисциплинарные. В этой группе приказы как о применении поощрения добросовестных работников, так и о взысканиях на совершивших дисциплинарные проступки.
Регламентные. Такие распоряжения связаны с оформлением временного отсутствия сотрудника на своем месте по инициативе руководителя или, напротив, с продлением времени его присутствия — направлении в командировку или о предоставлении очередного или учебного отпуска, сверхурочном труде, дежурствах и пр.
Зарплатные. В эту группу стоит объединить приказы, устанавливающие и изменяющие размеры оклада, надбавок и доплат, а также выплат различных компенсаций.
Корректирующие и отменяющие ранее изданные распоряжения.

Большое количество видов кадровых приказов обусловлено тем, что закон требует от работодателя каждое из действий, связанных с личным составом, выполнять исключительно на основании этих документов.

Где взять образцы приказов

В 2004 г. для придания единообразия кадровой документации разных по правовой форме предприятий и организаций Госстандартом разрабатываются унифицированные формы управленческих документов, в том числе и кадровых приказов. Такое нововведение позволило упорядочить кадровое делопроизводство и предоставляемую контролирующим инстанциям отчетность.

Унифицированные формы всех распорядительных документов объединены в альбомы, найти которые можно в справочных правовых системах. Они представляют собой готовые таблицы, в которые необходимо лишь подставить ряд данных, относящихся к самой компании-работодателю и к конкретному работнику (или работникам), названным в приказе. Каждая из форм всегда предполагает одно конкретное распорядительное действие:

Составление приказов

Т-1 — прием нового сотрудника
Т-5 — перевод внутри компании
Т-6 — предоставление отпуска (любого вида)
Т-8 — увольнение
Т-9 — направление в командировку
Т-11 — применение поощрений

Приведенные образцы приказов охватывают только самые основные правоотношения между работником и организацией, где он трудится. Поэтому кадровые службы могут сами разрабатывать необходимые распоряжения, руководствуясь ГОСТом Р6.30-2003. Что же до содержания распоряжений, оно непременно соответствует нормам Трудового Кодекса.

С 2013 года использование в коммерческих компаниях унифицированных форм перестало быть строго обязательным, но для кадровиков их применение весьма удобно. Организация вольна вносить в такие бланки дополнительные необходимые реквизиты, утвержденные внутренними документами. Но реквизиты самих бланков, утвержденные Госкомстатом, должны при этом остаться неизменными.

Как подготовить приказ

Пошаговый алгоритм создания подобного приказа будет выглядеть так:

Получение документа, который послужит основанием для издания распоряжения.
Подготовка проекта.
Получение необходимых согласований.
Получение подписи гендиректора.
Предъявление работнику (или работникам) документом для ознакомления (всегда под роспись).
Хранение зарегистрированного приказа.

Обсуждение рабочих моментов

Обязательным элементом приказа является указание того документа, что стал основанием для создания распоряжения. Чаще всего таковым становится заявление самого сотрудника: о приеме на работу в компанию, о предоставлении отпуска или отгула, о переводе на вышестоящую должность или в другое подразделение, об увольнении и пр. В приказе могут фигурировать и другие документы-основания:

преставление непосредственного руководителя
докладная или служебная записка
акт о допущенном дисциплинарном нарушении
график отпусков
судебное решение

Подготовкой проекта распоряжения занимается, как правило, работник отдела кадров организации или назначенный отвечающим за кадровое делопроизводство в подразделении сотрудник. Использование готовых унифицированных форм или образцов, разработанных на предприятии, позволяет сократить время на написание документа до минимума.

Готовый проект проверяется на соответствие ГОСТ и на правильность внесенных в него сведений. После этого можно начинать согласование.

Под согласованием понимается сбор подписей руководителей подразделений, так или иначе задействованных в реализации приказа. Как правило, это непосредственный начальник сотрудника, к которому относится приказ, глава отдела кадров и главбух. Но список может быть и больше. Согласование — самый долгий этап, который может продлиться до нескольких дней. Это стоит учитывать при подготовке приказов к определенной дате, например, о направлении в командировку или о начале учебного отпуска.

Приказы подписывает генеральный директор (ректор, начальник) организации или специально им на то уполномоченное лицо. Как правило, такая замена допускается при длительном отсутствии самого директора. В подобном случае на приказе проставляется подпись заместителя или исполняющего обязанности руководителя. Такое назначение также должно быть оформлено соответствующим приказом.

Оформление приказов, их регистрация и нумерация

По правилам Госстандарта для приказов используют стандартные бумажные листы А4, которые заполнены машинописным способом. Непременным правилом является наличие всех необходимых такому документу реквизитов:

Регистрация приказа

наименование организации полное и сокращенное
вид документа — приказ
дата издания и порядковый номер
заголовок
собственно приказ — текст распоряжения и основание для его написания
визы согласований
подпись руководителя
подпись ознакомленного сотрудника
указание об исполнении

Приказы, изданные в течение одного года, нумеруются. Это облегчает учет документа в дальнейшем. Цифровой код дополняется буквенным индексом. Для приказов по личному составу это буква «К». Что позволяет отделить кадровые распоряжения от изданных для регулирования основной деятельности (для них используется иная маркировка, как правило, «А»).

Распоряжения, равно как и документы-основания, необходимо регистрировать. Под этим процессом понимается внесение в специальный журнал записи о создании приказа. Как правило, регистрируются не все кадровые распоряжения, а только те, для которых предусмотрен длительный срок хранения. Журналы регистрации могут вестись как в бумажной, так и в электронной форме.

Внесение в приказ изменений или его отмена

Иногда у руководителя возникает необходимость внести изменения в ранее изданный приказ, отменить один из его пунктов или весь документ в целом. Однако для такого решения необходимы серьезные правовые основания. Это могут быть:

Изменение содержания приказа или его отмена оформляются новым распорядительным документом. Для него применяются те же правила, что при оформлении корректируемого приказа. Иным будет содержание документа. В нем необходимо указать:

в какой именно приказ вносятся изменения (номер, дата, наименование)
что послужило основанием для внесения изменений или отмены уже изданного приказа
перечень должностных лиц и действий, которые им предстоит выполнить для реализации текущего распоряжения
указание конкретных пунктов изменяемого документа, утративших силу с принятием нового приказа
мерах по контролю за выполнением распоряжения (необязательно)

Изменение или отмена приказов не может быть рутинным мероприятием. Оно производится только в редких случаях, при наступлении обстоятельств, исключающих выполнение распоряжения в неизменном виде.

Как долго хранить кадровые приказы в организации и в архиве

Сроки хранения всех распорядительных документов организации определяются в соответствии с Перечнем, который был утвержден Приказом № 558 Минкультуры России в 2010 г. Согласно этому акту все приказы, относящиеся к личному составу, подразделяют на две группы: кратковременного и долговременного хранения.

Пять лет должны храниться в организации приказы о применении взысканий, предоставлении отпусков и другие, не имеющие важного для работника значения в дальнейшем, для подтверждения его стажа или расчета будущей пенсии. После того, как пройдет пять лет, такие документы могут быть уничтожены, о чем составляется соответствующий акт.

Приказы о приеме на работу, переводах и увольнении должны сохраняться в течение гораздо более длительного срока. Согласно последним изменениям, он составляет 75 лет для тех приказов, что были изданы до 2003 г. и 50 лет для тех, что были созданы позднее. Хранятся такие документы в самой организации, а при ее ликвидации передаются в государственный или муниципальный архив, где и находятся весь предусмотренный распоряжением Минкультуры срок.

Приказы по личному составу — это такие приказы, которые затрагивают правоотношения между конкретным работником и организацией-работодателем. Любое действие администрации в отношении сотрудника требует непременного оформления его подобным документом. Точное выполнение требований законодательства и норм Госстандарта придает приказам юридическую силу и позволяет защитить трудовые права как работника, так и его нанимателя.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Наверх

Управляете ли вы внутренними заказами на такие вещи, как маркетинговые материалы, оперативную печать (формы, чеки и т. д.) или одежду и униформу компании? В этом посте подробно рассказывается обо всем, что вам нужно подумать о создании и обслуживании веб-сайта заказов сотрудников, и почему это лучший способ управления заказами.

Возможно, у вас есть документ в формате PDF или Word, который служит каталогом всего, что доступно для внутренних заказов. Вы поддерживаете ее в актуальном состоянии и отправляете ее снова каждый раз, когда что-то меняется — обновляется маркетинговый документ, изменяется печатная форма, элемент устаревает или снимается с производства, или добавляются новые элементы. Вы скрещиваете пальцы и надеетесь, что сотрудники выбросят свои старые версии и будут заказывать только из текущего каталога. (Спойлер: нет.)

Вероятно, вы также ведете электронную таблицу, в которой отслеживается все, что можно заказать, и один или два раза в месяц вы собираете все входящие запросы, приходящие по электронной почте, телефону, через центр обмена сообщениями во внутренней сети компании или в какой-либо комбинации три. Затем вы проводите 3 дня в кладовой, собирая и выполняя все заказы и проверяя их по своему огромному списку, а затем связываетесь с 16 различными поставщиками, чтобы пополнить свои запасы, чтобы вы могли сделать все это снова в следующем месяце.

Мы видели ручной подход в действии, и это жалкий способ жить. Одна компания, с которой мы работали , использовала электронную таблицу, которая, вероятно, была шириной 20 футов или больше! Мы распечатали эту таблицу и прикрепили ее скотчем к стене, и она растянулась по двум сторонам комнаты и вокруг другого угла.

Во-первых, мы четко понимаем, что нужно улучшить в процессе заказа. Как сейчас осуществляется управление заказами? Что не работает и почему? Мы хотим понять весь процесс, чтобы определить все возможные улучшения, а не только самые важные.

Как только мы все окажемся на одной волне, начнется настоящее веселье. Наши сайты заказов управляются базой данных, а это означает, что вся информация на сайте — товары, пользователи, заказы и даже инвентарь, если вы используете наш склад и услуги по выполнению заказов, — остается актуальной, потому что вся она поступает в и из база данных. Это также означает, что обслуживание базы данных — это первый шаг к каждому новому сайту и каждому изменению. Итак, мы начинаем с данных и исходим оттуда.

Переменные – цвет, размер, варианты логотипа, размещение логотипа, контактная информация введите информацию о пользователе
Список всех пользователей, которым необходимо будет использовать сайт заказа
Адреса электронной почты
Место доставки
Решения о стандартах имени пользователя и пароля – например, будут ли все пользователи отформатированы как имя. адрес электронной почты будет их именем пользователя? Будет ли их номер сотрудника паролем, или мы будем использовать другой протокол?
Или вы хотите, чтобы люди сами регистрировались для использования сайта заказов, создавая свои собственные имя пользователя и пароль? Если да, будет ли несколько местоположений, и нужно ли пользователям выбирать свое местоположение при регистрации? Нужны ли другие ограничения?
3. Настройте другие важные сведения о процессе заказа
Все ли пользователи смогут видеть и заказывать каждый элемент на сайте, или некоторые элементы ограничены местоположением, названием или какой-либо другой группой?
Заказы пользователей будут размещены немедленно или менеджер будет контролировать и утверждать или отклонять заказы?
Как пользователи будут оплачивать свои товары? Выставляется ли счет на общую сумму компании?
Предоставляет ли компания надбавку на одежду?
Могут ли сотрудники заказать сумму, превышающую установленную, если они оплачивают излишки своими кредитными картами?
Как заказы будут доставляться и распределяться? Будут ли они отправлены в одно центральное место для распространения оттуда? Или они будут отправлены в разные места?
Будут ли пользователи размещать заказы на доставку в места, отличные от их собственного? Будут ли местоположения из известного списка или пользователям нужно будет вводить новые адреса доставки на лету?
4.
Создайте и загрузите изображения продуктов для каждого товара, чтобы пользователи точно знали, что они заказывают.
Включает создание любых переменных параметров, например, различные варианты логотипа, размещение логотипа или выбор цвета на одежде и униформе компании
Может включать создание переменных шаблонов для таких вещей, как визитные карточки, где дизайн и макет остаются прежними, но информация уникальна для каждого пользователя, а изображение создается в зависимости от того, что пользователь вводит в форму
5. Протестируйте новый процесс заказа
Процесс входа или регистрации работает должным образом?
Все ли элементы отображаются на сайте должным образом?
Процесс добавления в корзину/доставки/оформления заказа работает должным образом?
6. День запуска и текущее управление веб-сайтом заказов сотрудников
Обучение пользователей – инструкции в формате PDF, пошаговые видеоролики
Постоянная поддержка пользователей – помощь людям, которые забыли свои пароли или испытывают проблемы с использованием сайта заказов
Текущее обслуживание сайта — добавление/удаление пользователей по мере кадровых изменений, удаление устаревших элементов с сайта, обновление элементов и изображений при их изменении и размещение на сайте, включая проверку того, что все по-прежнему работает должным образом после выпуска обновлений
Необходимо учитывать так много переменных!
Мы можем эффективно предоставлять эту услугу, потому что у нас есть существующая платформа, которую мы используем уже много лет. Если бы вы делали все это самостоятельно, сначала вам нужно было бы сделать шаг назад и придумать решение для базы данных для хранения ваших товаров и отслеживания ваших заказов, платформу хостинга, пользовательский интерфейс и то, как все это будет работать. работать вместе на постоянной основе еще до того, как вы смогли начать с шага 1, описанного выше.
Как видите, создание и поддержка веб-сайта заказов сотрудников — сложный процесс, который требует времени для сборки и запуска. Это наше дело, но не обязательно ваше! Вероятно, вы можете придумать 1000 лучших способов использовать свое время, даже не пытаясь.
Если вы все еще выполняете какие-либо действия вручную, описанные выше, и вам может понадобиться обновление, давайте поговорим. Мы бы хотели улучшить ваше внутреннее управление заказами и навсегда избавить вас от этого чулана.
Предоставление приказа о преемственности в Управлении кадров
Начать печатную страницу 81775 Меморандум от 10 декабря 2020 г.
Полномочиями, предоставленными мне как Президенту Конституцией и законами Соединенных Штатов Америки, включая Федеральный закон о реформе вакансий 1998 года с поправками, 5 U.S.C. 3345 и след. («Акт»), настоящим приказано:
Раздел 1. Орден Преемственности. С учетом положений раздела 2 настоящего меморандума и ограничений, изложенных в Законе, следующие должностные лица Управления кадров (OPM) в указанном порядке должны действовать и выполнять функции и обязанности должности Директора ОПМ (Директора) в течение любого периода, в течение которого и Директор, и заместитель Директора ОПМ умерли, ушли в отставку или иным образом стали неспособными выполнять функции и обязанности должности Директора:

(а) начальник штаба;
(б) Главный юрисконсульт;
(c) заместитель директора по обслуживанию сотрудников;
(d) главный управляющий;
(e) Финансовый директор;
(f) Заместитель директора пенсионной службы; и
(g) других ассоциированных директоров в том порядке, в котором они были назначены в качестве таковых.
сек. 2. Исключения. (a) Ни одно физическое лицо, занимающее должность, указанную в разделе 1 настоящего меморандума, в качестве исполняющего обязанности, в силу своего пребывания в должности не может действовать в качестве Директора в соответствии с настоящим меморандумом.

(b) Ни одно лицо, указанное в разделе 1 настоящего меморандума, не может выступать в качестве Директора, если только это лицо не имеет иного права на эту должность в соответствии с Законом.
(c) Невзирая на положения настоящего меморандума, Президент сохраняет за собой право, насколько это разрешено законом, отступать от настоящего меморандума при назначении исполняющего обязанности Директора.
сек. 3. Отзыв. Настоящим отзывается Президентский меморандум от 12 августа 2016 г. (Назначение должностных лиц Управления кадров исполнять обязанности директора Управления кадров).