Что значит выставить счет на оплату: правила и порядок, особенности, образец
что это, как выставить онлайн, срок действия, оформление и образец
- Старт бизнеса
- Профориентация
- Целеполагание
- Будущее
- Развитие бизнеса
- Управление
- Финансы
- Кадры
- Юриспруденция
- Продажи
- Привлечение клиентов
- Тендеры
- Лидогенерация
- Лендинги
- Контекстная реклама
- Социальные сети
- Инстаграм
- Реклама
- Деловой мир
- Кейсы
- Тесты
- Старт бизнеса
- Профориентация
- Целеполагание
- Будущее
- Развитие бизнеса
- Управление
- Финансы
- Кадры
- Юриспруденция
- Продажи
- Привлечение клиентов
- Тендеры
- Лидогенерация
- Лендинги
- Контекстная реклама
- Социальные сети
- Инстаграм
- Реклама
- Деловой мир
- Кейсы
- Тесты
- Супер
- Интересно
- Любопытно
- Скучно
- Плохо
- Популярное
- Лучшее
- В тренде
- Профориентация
- Целеполагание
- Будущее
- Управление
- Финансы
- Кадры
- Юриспруденция
- Продажи
- Лидогенерация
- Лендинги
- Контекстная реклама
- Социальные сети
- Инстаграм
- Реклама
- Тендеры
- Кейсы
- Тесты
Поиск
как оформлять и хранить — Контур.Бухта — СКБ Контур
Счет — это документ, который служит основанием для оформления платежного поручения на оплату товара или услуг поставщику. Счет может быть выставлен в рублях или в валюте. Счет в иностранной валюте оплачивается по курсу ЦБ РФ, действующему на день оплаты, если иное не предусмотрено договором.
Любое предприятие в процессе своей хозяйственной деятельности сталкивается со счетами на оплату. Как оформлять счета, можно ли принимать от поставщиков счета с ошибками, какие программы для выставления счетов существуют — узнаете из статьи.
Многие специалисты ошибочно считают счет на оплату первичным документом. Если обратиться к Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ, станет понятно, что это не так. Первичный документ отражает факт хозяйственной жизни — поступление товара, списание денег, выдачу зарплаты и т. д (ст. 9 402-ФЗ). Сам по себе счет не свидетельствует о совершении хозяйственной операции.
Как оформить счет
Счет может быть выставлен в рублях или в валюте. Счет в иностранной валюте оплачивается по курсу ЦБ РФ, действующему на день оплаты, если иное не предусмотрено договором.
Так как счет не относится к первичке, его форму компании разрабатывают самостоятельно. Обычно в него включают стандартные реквизиты, характерные для первичной документации: дату и номер счета, основание (реквизиты договора), наименование сторон, наименование товара (услуг), стоимость. Основной составляющей счета служат реквизиты банка.
Подберем надежного бухгалтера для обслуживания вашей фирмы.
ПодробнееЗачастую компании и вовсе обходятся без счетов. Оплатить товар можно на основании договора. А если перечисление денег происходит после получения товара, оплату можно произвести на основании накладной. Отсюда можно сделать вывод, что счет — это не обязательный документ.
Бывает и обратная ситуация, когда продавец и покупатель не заключают договор. В этом случае договором может служить счет на оплату. Перечисление денег поставщику будет служить согласием на осуществление сделки.
На практике можно встретить оригиналы счетов с подписями и печатью, счета в виде скана или распечатанные счета без подписей ответственных лиц. Оплату можно произвести по любому из описанных счетов. Если покупателю нужен оригинал счета, оформленный по всем канонам бухучета, целесообразно прописать порядок выставления счетов на оплату в договоре.
Как хранить счета
Законодательство не устанавливает правила хранения счетов. Однако многие компании хранят счета вместе с платежными поручениями. Порядок хранения счетов можно закрепить в учетной политике или в правилах документооборота организации.
Желательно хранить счета как минимум до завершения сделки. Это поможет избежать лишних споров с поставщиками.
Программы для выставления счета на оплату
Функция выставления счета, пожалуй, есть в любой бухгалтерской программе. Также многие интернет-банки дают возможность своим клиентам выписывать счета.
Выставление счетов на оплату — Самоучитель 1С от компании SCLOUD
Счет на оплату представляет собой документ, который продавец выставляет покупателю для оплаты купленного товара или для зачисления аванса в счет будущих поставок. То есть, как правило, счет на оплату выставляется для оплаты некоторого заказа или отгрузки.
В Управлении торговлей 11 счет на оплату, как правило, выступает в качестве печатной формы, которая выводится из документов продажи, а затем распечатывается или отправляется на почту контрагентам. Печать счета на оплату возможна из документа «Заказ клиента», а если они не используются, то из «Реализации товаров и услуг».
В отдельных случаях при печати счета на оплату может возникнуть следующая ошибка.
Как правило такая ошибка связана с тем, что в документе стоит не верный способ расчета или печатная форма выводится не из того документа. Способ расчета, также, как и этапы оплаты, указываются для каждого документа во вкладке «Основное».
Как видно на примере, в данном заказе используется оплата по накладным. Это значит, что контроль оплаты происходит по документам «Реализация товаров и услуг», соответственно и счета на оплату печатаются из этого документа. Поменять способ учета оплаты можно, кликнув на гиперссылку с надписью: «По накладным» и сменив способ расчета на «По заказам». Также потребуется заполнить этапы оплаты, указав их вручную или воспользовавшись кнопкой «Заполнить по умолчанию». После чего изменения переносятся в документ.
Данная настройка актуальна также для документов «Реализация товаров и услуг».
Кроме печатной формы в базе также предусмотрено хранение счетов на оплату как самостоятельных документов. По умолчанию данная опция отключена в программе. Подключить ее можно в разделе «Администрирование -> Настойка НСИ и разделов -> Продажи».
После выполнения данной настройки список счетов на оплату можно будет найти в разделе «Продажи».
Счета на оплату не являются независимыми документами в УТ 11. Несмотря на то, что хранятся они как самостоятельные документы, создаются они только на основании документов «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг» или на основании договора с контрагентом в зависимости от выбранного способа расчетов. В самом документе «Счет на оплату» можно детализировать этапы оплаты и указать признак полной или частичной оплаты. Список номенклатуры в документе не задается, однако он будет выведен в печатную форму, если счет на оплату был создан на основании документов «Заказ клиента» или «Реализация товаров и услуг».
является ли счет обязательным документом
В нашей стране, так сложилось правилами делового оборота, что счет на оплату — это документ, на основании которого компания оплачивает поставщикам за материалы, товары, работы или услуги.
Часто руководители не разрешают проводить оплату без счета. В некоторых бухгалтериях, наличие оригинального счета с живыми подписями и печатью к каждому платежу — это вопрос чести. Счета подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки или прикрепляют к исполненному платежному поручению и банковской выписке.
Пример счета на оплатуНеоплаченные счета хранятся в отдельной папке, те из них, которые завизировал руководитель с пометкой «оплатить», бухгалтер оплачивает. Примерно так, обычно происходит в организациях обращение со счетами на оплату, а нужны ли они вообще и что говорится в законодательстве?
Счет на оплату — нужен или нет
Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату. Не существует его унифицированной формы, нигде не регламентируется порядок его выставления. Счет не является первичным документом, но существуют моменты, когда счет обязателен для составления, это:
- если договор отсутствует, счет после его оплаты является документом, подтверждающим заключение сделки между двумя сторонами;
- если выставление счета прописано в договоре;
- если это вытекает из-за особенности заключенной сделки, например, услуги связи, оплата за электричество и прочее.
Счет на оплату — это удобное напоминание клиенту, что пора заплатить. Бухгалтер, оплачивая счет, берет платежные реквизиты именно из него, а не из договора.
Форма счета
Итак, унифицированной формы счета нет, значит организация самостоятельно разрабатывает ее и закрепляет в учетной политике. Чаще всего, и это самый удобный вариант, форма счета определяется бухгалтерской программой, которой пользуется организация или предприниматель.
Счет на оплату содержит следующие реквизиты:
- Дата составления,
- Порядковый номер,
- Платежные реквизиты получателя денежных средств,
- Данные плательщика и покупателя,
- Указывается номер и дата договора, на основании которого выставляется счет.
- Должности и подписи уполномоченных лиц.
- Наименование товаров, работ услуг,
- Количество, единица измерения, цена и сумма.
- Итоговая сумма к оплате.
- Отдельно указывается сумма НДС или, если товар, работы, услуги не облагаются налогом, должно быть написано «Без НДС» или «НДС не облагается».
Счет на оплату можно дополнять любой необходимой информацией.
Как создать счет на оплату
Как правильно оформить счет на оплату, чтобы у плательщика не возникло вопросов? Нужно ли использовать унифицированный бланк или можно разработать свою форму? Ответы на эти вопросы мы приведем в данной статье.
Для чего нужно оформление счета
Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.
На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.
Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.
Как составить счет на оплату
Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.
Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:
- Кто и кому выставляет счет.
- За что требуется оплата.
- Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
- Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
- Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).
Если предприятие разрабатывает свою форму счета на оплату, то ее нужно утвердить в учетной политике предприятия, либо в другом локально-нормативном акте. Там же обычно прописывается порядок, как оформить счет на оплату (внесение обязательных реквизитов, нумерация, право подписи и т.д.).
Оформление счета на оплату: обязательные реквизиты
В счет на оплату вносят следующие реквизиты:
- Наименование документа «Счет на оплату».
- Данные поставщика. Они включают в себя полное его наименование и банковские реквизиты для перечисления денежных средств. К внесению этих данных нужно отнестись очень внимательно – если в них есть ошибка, то платеж покупателя не пропустит банк.
- Наименование покупателя (Ф.И.О. для ИП и физлиц). Для полной идентификации покупателя сюда нужно добавить его юридический адрес и ИНН/КПП, можно внести банковские реквизиты.
- Дата выставления счета и его порядковый номер.
- Предмет оплаты и его стоимость. Как правило, данная информация оформляется в виде таблицы, в которой указываются: наименование товара (услуги), единица измерения, стоимость единицы, НДС (при необходимости), или «Без НДС», конечная стоимость товаров (услуг). Итоговая сумма пишется цифрами и прописью.
- Подписи должностных лиц, удостоверяющие информацию, содержащуюся в счете. Обычно в этом качестве указывают главного бухгалтера и руководителя, но на практике они могут делегировать данные полномочия другому ответственному работнику, согласно соответствующему приказу руководителя.
- Печать ставится только при ее наличии. На этот документ не обязательно ставится гербовая печать, поэтому допустимо поставить оттиск печатей для внутреннего пользования (например, «Для финансовых документов», «Бухгалтерия» и т.д.).
Создать счет на оплату можно и с помощью специализированных программ на основании внесенных первичных документов (договоров, товарных накладных и т.д.). Один экземпляр счета передается покупателю, а второй остается у продавца (поставщика).
Заполненный образец счета на оплату можно посмотреть здесь.
Оформление счетов на оплату не является прямой обязанностью поставщика. Счет не относится к первичным документам, а служит указанием на то, что поставщик ждет оплаты. Форма этого документа определяется на усмотрение предприятия, которое выставляет счет, но она должна содержать все реквизиты, которые позволяют конкретизировать, кому и за что нужно произвести оплату.
Является ли счет на оплату договором
Содержание страницы
Договорные отношения между участниками возникают при оформлении соглашения. Его заключение предполагает возникновение соответствующих прав и обязанностей. Но чек также является документальным подтверждением договорных отношений между лицами. Может ли он заменять договор? Считается ли он договором? Рассмотрим в этой статье.
Считается ли счет договором?
Договорные отношения между партнерами появляются при оплате счета на продукцию или услуги. При этом не важно, есть ли соглашение в письменном виде. Соответствующие положения указаны в статьях 433, 434, 438 ГК РФ. Будет ли считаться счет договором? Все определяется методом оформления соглашения.
В каких случаях счет будет являться договором
В ряде ситуаций для образования договорных отношений нужен только счет на оплату. Соглашения составлять вовсе не требуется. Сделка сопровождается счетом, исполненным в форме оферты. Юридически значимая оферта – это счет со всеми необходимыми существенными условиями.
Как определить, будет ли считаться счет договором? Нужно установить, присутствуют ли в нем существенные положения. Рассмотрим эти существенные условия:
- Название продаваемой продукции.
- Объем товара.
- Единица измерения.
- НДС.
- Наименование обеих сторон, их реквизиты.
- Ставка НДС.
- Сроки, в которые должен быть оплачен товар.
- Подписи и их расшифровки.
Рекомендуется поставить на счете печать организации. Это позволит придать документу дополнительный юридический вес, что станет аргументом в рамках судебных разбирательств. Счет, представленный в форме оферты и оплаченный, является заменой соглашения.
В каких случаях счет не будет являться договором
В ряде случаев счет не может считаться договором даже в том случае, если в нем есть существенные условия. Актуально это для следующих форм сделок:
- Реализация недвижимости (статья 550 ГК РФ).
- Реализация предприятия (статья 560 ГК РФ).
- Аренда зданий (статья 651 ГК РФ).
Все эти сделки всегда связаны с оформлением договора. Отчасти это объясняется тем, что это сделки, предполагающие операции с большими суммами. Чем больше сумма, тем важнее документальное подтверждение.
Выставление счета без соглашения
Можно ли выставлять счет без составления соглашения? Можно при наличии двух обстоятельств:
- Наличие существенных условий в чеке (объем продаж, наименование товара).
- Сделка не входит в перечень операций, для которых наличие договора является обязательным.
Оплата товара покупателем – это и есть согласие с условиями, предложенными продавцом. В суде подобные операции признаются разовой сделкой. То есть права и обязанности участников касаются только одной сделки.
Мнение специалистов
Рассмотрим пример. У фирмы есть только счет на оказание услуг. В нем прописаны эти положения: название, количество проданного, стоимость, наличие платежного поручения. Может ли этот счет являться подтверждением оформления договора поставки? Да, если есть следующие условия:
- Документ адресован определенному лицу.
- Из счета можно понять, кто именно выставил его.
Если все эти условия соблюдены, то чек является аналогом оформления соглашения поставки в простой форме. Как обосновывается этот вывод? Рассмотрим детально. Есть два определения договора с точки зрения закона:
- Договор представляет собой сделку, фиксирующую волю нескольких людей или фирм (статья 153-154 ГК РФ).
- Соглашение – это документ, фиксирующий условия возникновения обязательств.
В пункте 1 статьи 161 ГК РФ указано, что сделки выполняются в письменной форме. Но составление договора – это не единственный метод оформления сделки. Договор, на основании пункта 2 статьи 432 ГК РФ, может заключаться через направление оферты. Оферта – это предложение о заключении соглашения. Один участник направляет оферту, а другой принимает это предложение. В пункте 2 статьи 434 ГК РФ также указано, что договор может заключаться через обмен бумагами. Еще один способ заключения соглашения – выполнение условий сделки (пункт 3 статьи 434, пункт 3 статьи 438 ГК РФ). К примеру, это может быть отгрузка товара, исполнение услуг.
Рассмотренные методы заключения договора используются в том случае, если в законе нет специфических требований к совершаемой сделке (статья 434, 550 ГК РФ). К примеру, если это не сделка с недвижимостью. То есть если в оферте есть все существенные условия, она заменяет договор. Оплата по чеку – это акцепт, подразумевающий заключение договора. Документа, подписанного покупателем и продавцом, в этом случае нет. Но это не имеет значения. Этот вывод подтверждается этими нормативными актами:
- Постановлением Правительства ВАС №981/98 от 6 октября 1998 года.
- Постановлением ФАС Северно-Западного округа №А44-80/2008 от 4 мая 2009 года.
- Постановлением ФАС №Ф09-1968/09-С5 от 13 апреля 2009 года.
Для чего вообще ставить вопрос о том, может ли являться чек договором? Актуальным это становится при возникновении конфликтных ситуаций. Особенно это важно в контексте судебных разбирательств. Рассмотрим пример. Компания стала сотрудничать с поставщиком. У последнего она заказывает продукцию на определенную сумму. Возникла необходимость вернуть товар в связи с тем, что обнаружен дефект. Именно чек является основанием для возврата. Кроме того, он является подтверждением сделки.
Когда не нужен счет на оплату
Если счет может заменить договор, то верна ли обратная ситуация? Это также принципиальный вопрос. Если в бухгалтерии будут допущены ошибки, на компанию может быть наложен штраф. А потому важно изучить, какие документы являются взаимозаменяемыми.
Нужно ли оформлять счет на оплату, если имеется договор? Счет можно не выставлять в том случае, если в соглашении содержится эта информация:
- Тарифы.
- Стоимость.
- Наличие НДС.
- Акцизный налог.
- Сроки оплаты.
То есть из договора должны быть известны все существенные условия. Примером является счет-договор, который может заменить обычный договор. В этом документе указываются перечень проданной продукции, ее стоимость, общая сумма поставки.
Однако есть случаи, когда наличие счета на оплату обязательно. К примеру, он актуален при наличии соглашении общего типа. Это может быть договор на оказание услуг ЖКХ, сотовых услуг. В подобных соглашениях информация по сделке обычно не конкретизируется. В них нет сведений о стоимости услуги/продукта. А потому нужен чек для конкретизации определенной операции.
К СВЕДЕНИЮ! Резюмируем: счет и договор – это разные документы. Однако иногда они могут заменять друг друга. Но актуально это не для всех ситуаций.
Что означает, когда счет-фактура подлежит оплате? | Малый бизнес
Многие владельцы малого бизнеса впервые знакомятся с финансовыми и бухгалтерскими условиями, когда начинают свой бизнес. Во всех счетах должны быть указаны условия оплаты, чтобы получателю было ясно, когда должна быть произведена оплата, и чтобы помочь бизнесу поддерживать денежный поток. Существует множество общих условий оплаты, подходящих для различных деловых ситуаций и ситуаций доставки. «Причитающийся и подлежащий оплате» часто используется в качестве термина платежа.
Причитается и подлежит оплате
«Причитается и подлежит оплате» указывает, что указанная сумма денег подлежит оплате и наступило время, когда требуется оплата. Часто в счетах указываются дополнительные условия, например, что оплата должна быть произведена в течение 30 дней, в противном случае будет взиматься плата за просрочку платежа. 30 дней ожидания платежа — это предоставление кредита клиенту. «Причитающийся и подлежащий оплате» иногда используется, когда возник долг, но платеж не нужно переводить, пока не произойдет что-то еще или не будет завершено что-то еще.
Примеры
Многие предприятия, особенно малые предприятия, требуют оплаты в полном объеме сразу после оказания услуг. В медицинских офисах после визита обычно требуется оплата в полном объеме, но офис будет ждать возмещения страховки. Например, после лечения в стоматологической клинике требуется полная оплата, но офис также принимает доплаты по страховке пациентов, а затем подает претензии в страховые офисы. Когда есть остаток после того, как страховая компания заплатила, или если она не платит вообще, остаток пациента подлежит оплате немедленно.
Другой пример — дизайн-студия, которая начинает работу над проектом после получения хотя бы задатка за работу. Когда он завершает проект клиента, любой оставшийся баланс подлежит немедленной оплате.
«Причитается и подлежит оплате» также используется, когда ссуда ускорена. Это означает, что когда кто-то не выполняет свои обязательства по ссуде, вся сумма невыплаченных комиссий, процентов и основной суммы долга подлежит немедленной оплате.
Другие условия оплаты
«Нетто 30» в счете-фактуре означает, что поставщик ожидает получить или должен получить платеж к 30-му дню после даты счета-фактуры.Продавцы могут выбрать любой период времени для чистой оплаты, например семь или 10 дней.
«Срок при получении» — это именно то, что он означает — оплата должна быть произведена сразу после получения счета, хотя некоторые клиенты могут подождать несколько дней, чтобы убедиться, что они удовлетворены услугой или продуктом.
The Accounts Payable Network отмечает, что «2/10 нетто 30» — следует читать как 2 процента, 10 дней, нетто 30 дней — означает, что если клиент оплачивает счет в течение 10 дней с даты выставления счета или получения, покупатель может вычесть 2 процента из счета.В противном случае клиент оплачивает полную сумму счета в течение 30 дней.
Создание счетов
Inc.com рекомендует выбирать условия оплаты, учитывая стандарты вашей отрасли, а также то, что обеспечит стабильный денежный поток. Например, предложение скидок на досрочную оплату привлекает некоторых клиентов, хотя некоторые компании предпочитают удерживать свои деньги как можно дольше перед оплатой. Покупатели должны знать условия, прежде чем совершить покупку. Лучше всего иметь условия в письменной форме, например, на веб-сайте вашей компании, на вывесках в офисах или розничных магазинах, в рекламных материалах и во всех контрактах.
.Что такое счет-фактура и как его составить?
Содержание
Введение
Введение в бизнес-счета
Если вы владеете бизнесом, который сосредоточен на клиентах или услугах, выставление счетов — огромная часть игры. Это руководство проведет вас через все тонкости выставления счетов — от шаблонов и рабочего процесса до работы с просроченными клиентами. Вы получите советы и рекомендации, которые упростят выставление счетов.
FAQ
Пять часто задаваемых вопросов о счетах
1.Что такое счет-фактура?
Счет-фактура — это запись о товарах или услугах, которые вы предоставили своим клиентам, а также о способе их оплаты вам за эти товары или услуги.
Подробнее об основах выставления счетов
2. Как создать счет-фактуру?
УSquare есть готовый, профессионально оформленный шаблон счета-фактуры, который включает всю важную информацию для выставления счетов. Square Invoices позволяет вам создавать, отправлять и управлять счетами и платежами прямо из вашей Square Dashboard.Узнайте больше о том, как создать счет-фактуру здесь.
3. Как отправить счет?
Вы можете отправлять электронные счета-фактуры прямо в почтовые ящики клиентов через квадратные счета-фактуры.
4. Как вы управляете счетами?
Самый простой способ управлять счетами и отслеживать их — это онлайн-система выставления счетов. Программное обеспечение для выставления счетов позволяет быстро и легко отправлять профессиональные счета прямо со своего настольного компьютера или мобильного устройства. Клиенты могут платить одним щелчком мыши, а вы можете отслеживать, кто заплатил, а кто опаздывал, на одной централизованной панели управления.Традиционно ручные задачи, такие как ведение бухгалтерского учета и нумерация счетов, выполняются на внутренней стороне, поэтому легко следить за своим денежным потоком. Узнайте больше об управлении счетами здесь.
5. Как выбрать правильную систему выставления счетов?
Ваше программное обеспечение для выставления счетов должно облегчить быструю отправку и отслеживание счетов. Выберите систему, которая упрощает создание и рассылку счетов вашим клиентам, а также простой сбор платежей.
Начните работу с квадратными счетами-фактурами.
Счета всегда можно отправлять и отслеживать. Платите по одной низкой ставке за счет, когда клиенты производят оплату кредитной или дебетовой картой онлайн.
Глубокое погружение
Что такое счет-фактура?
Во-первых, основы. Счет-фактура — это запись о товарах или услугах, которые вы предоставляете своим клиентам и покупателям, а также способ, с помощью которого они могут оплатить вам эти товары или услуги. Если вы подрядчик, который ремонтировал крышу, визажист, оформлявший фотосессию, или предприниматель, который только начал консалтинговый бизнес, скорее всего, вам нужно отправить счет.
Почему важно выставлять счет
Хорошее знание всех вопросов, связанных с выставлением счетов, имеет первостепенное значение для успеха вашего бизнеса. Если вы отложите дело на второй план или у вас будет беспорядочный процесс выставления счетов, это может послужить сигналом о том, что вы непрофессиональны. Особенно, когда вы имеете дело с дорогостоящими проектами (например, если вы организатор мероприятий или подрядчик), это не совсем хорошо для вашего бренда или для привлечения постоянных клиентов.
Надлежащий процесс выставления счетов и рабочий процесс также имеют решающее значение для управления бухгалтерским учетом.Если вы позволяете счетам накапливаться или этот процесс сбивает ваших клиентов с толку, скорее всего, на их расчет уйдет слишком много времени. Это плохая новость, когда дело касается управления денежными потоками, и большая проблема, когда дело касается бухгалтерского учета. Выставление счетов также чрезвычайно важно по налоговым причинам. Когда вы владеете собственным бизнесом, вам необходимо вести тщательный учет всех поступлений и выплат, включая копии всех счетов-фактур.
Итак, если вы только начинаете (или если у вас уже есть опыт и у вас проблемы с управлением), вам следует потратить некоторое время на то, чтобы научиться выставлять счета профессионально и эффективно.Ваша прибыль (и ваш бухгалтер) будут вам благодарны.
Виды счетов-фактур
В зависимости от вашего бизнеса или предоставляемых вами услуг существуют разные типы счетов, которые могут иметь смысл. Вот несколько распространенных форм счетов-фактур:
- Предложение (или ставка) : Если вы выполняете большую работу, вы можете создать предложение или ставку на эту работу. В нем должно быть подробно указано, сколько вы ожидаете от услуг, когда все сказано и сделано. Обязательно дайте понять всем, что это смета за работу, а не окончательная сумма.
- Промежуточные (или текущие) счета-фактуры : Может иметь смысл выставлять промежуточные счета-фактуры, которые позволяют клиентам оплачивать работы по частям за раз, а не единовременно, когда все будет выполнено. Промежуточные счета-фактуры должны сопровождаться одним окончательным счетом-фактурой с подробным описанием всей работы (и того, что было оплачено).
- Счета-фактуры расписания : Этот тип счета-фактуры приходит, если у вас есть бизнес, где вы взимаете с клиентов плату за время, которое они используют ваши услуги.Эти счета обычно используются консультантами, психотерапевтами, юристами и другими специалистами, чьи услуги более интеллектуальны. К другим случаям относятся случаи, когда объект арендуется на определенное время, например автомобили и строительное оборудование.
- Периодические счета-фактуры : Если у вас есть компания, которая выполняет регулярную повторяющуюся работу для клиентов (например, если вы домработница или собачник), вы можете отправлять повторяющиеся счета через регулярные (согласованные) интервалы. (например, еженедельно или ежемесячно).
Периодические платежи легко настроить с помощью Square Invoices и упростить выставление счетов, гарантируя, что вам будут платить каждый месяц, неделю, день или даже год.
- Окончательные счета : Окончательный счет содержит подробную информацию обо всех услугах, предоставленных для конкретной работы или проекта. Если в течение всего проекта выставлялись промежуточные счета-фактуры, в окончательном счете-фактуре должны быть указаны они, а также окончательная неоплаченная сумма. Мы рассмотрим все, что вы должны включить в окончательный счет, в следующем разделе.
- Просроченные счета : Если клиент не оплатил счет, вам может потребоваться отправить еще один счет на оплату любых расходов, связанных с просрочкой оплаты счетов (которые ранее были подробно описаны в ваших условиях).
Счета-фактуры стали проще для вас и ваших клиентов.
Отправляйте и отслеживайте счета бесплатно в Интернете всего за несколько шагов и упростите оплату для ваших клиентов.
Чем счета-фактуры отличаются от квитанций и заказов на покупку?
Счета-фактуры (и векселя) — это юридически закрепленные документы, используемые для запроса оплаты от клиентов или заказчиков.Они часто сопровождаются согласованными условиями, такими как срок оплаты за оказанные услуги.
Заказ на поставку — это документ, инициированный покупателем и отправленный продавцу. Это сводка товаров и услуг, которые покупатель планирует приобрести у поставщика.
Квитанция — это документ, подтверждающий получение платежа для авторизации продажи, который может использоваться в качестве доказательства права собственности.
Электронное выставление счетов против бумажных счетов
Вы можете отправить заказчику распечатку на бумаге.Но гораздо более рациональным, удобным и экологичным способом является выставление счетов через Интернет. Выбор программного обеспечения для онлайн-выставления счетов имеет несколько больших преимуществ. Вот несколько:
Более быстрые выплаты
Улитка работает медленно. Так что по своей природе сроки получения оплаты по почте очень медленные. Более того, если клиент платит чеком, для зачисления средств может потребоваться некоторое время, тогда как платежи по кредитной или дебетовой карте обычно зачисляются на ваш счет в течение нескольких рабочих дней.
С помощью Square Invoices вы можете отправлять профессиональные счета прямо в почтовые ящики ваших клиентов, где у них есть возможность платить одним щелчком мыши.Вы также можете отправлять счета-фактуры с помощью Square прямо со своего мобильного устройства с помощью приложения для выставления счетов, что удобно, когда вы находитесь в поле. Возможность отправлять счет сразу после завершения работы помогает избежать ненужного административного времени, затрачиваемого на работу за компьютером, и сокращает время, необходимое для получения платежа. В среднем счета, отправленные через Square, оплачиваются в течение следующего рабочего дня.
Онлайн-выставление счетов позволяет значительно сократить трудоемкие административные задачи и обеспечить своевременные платежи.
Улучшение денежного потока
Мы говорили о движении денежных средств ранее, и еще один способ смягчить любые проблемы — это выбрать онлайн-счета. Более быстрые выплаты означают, что у вас больше шансов остаться в плюсе.
Легче отслеживать и управлять
Бумажные счета-фактуры имеют тенденцию накапливаться — или теряться в глубинах картотек. Square Invoices автоматически сохраняет все ваши счета в вашей Square Dashboard, поэтому их легко найти, когда вам нужно на них ссылаться. Их также намного легче отслеживать.Инструмент автоматически фильтрует ваши счета по тому, что было оплачено, а что нет, так что вы можете быстро увидеть, с какими клиентами вам нужно связаться.
Меньше расходных материалов
Это может быть всего пара долларов здесь и там, но расходы на отправку счетов по почте могут быстро возрасти. Почтовые расходы могут показаться небольшими, но если вы регулярно отправляете счета по почте, они могут стать значительной частью вашего бюджета. Отправка счетов по электронной почте также позволяет сэкономить на печати, бумаге и чернилах.
Что включать в шаблоны счетов
Начните с профессионального шаблона
Square Invoices имеет профессионально оформленный шаблон, в котором вы можете заполнить всю необходимую информацию, связанную с проектом или работой. Мы также делаем шаг вперед и включаем область, в которой клиент может легко оставить отзыв или отзыв. Не готовы перейти на программное обеспечение для выставления счетов? Square также предлагает бесплатные шаблоны выставления счетов для загрузки.
Бесплатные шаблоны счетовSquare полностью настраиваются и доступны в форматах Word, PDF или Excel. Все, что вам нужно сделать, это ввести информацию, указанную в шаблоне, и затем поделиться ею со своим клиентом.
Что указывать в счете
Хотя то, что указывать в счете-фактуре, может варьироваться в зависимости от вида деятельности (например, дантист может указать коды процедур по причинам страхования), существуют некоторые общие рекомендации.
Вы всегда должны включать следующее:
- Название вашей компании и контактная информация
- Имя вашего клиента
- Номер счета (для ваших записей)
- Дата и условия (в частности, с указанием периода времени, в течение которого вы ожидаете выплаты)
- Цена и описание товаров (а также количество)
- Налоги, сборы и скидки.
Четкое и подробное описание помогает упростить бухгалтерский учет и упростит понимание и понимание счетов вашими клиентами. То, что вы включаете в счет, может отличаться в зависимости от того, какой у вас бизнес. Счета-фактуры, связанные с фотографией, могут отличаться от счетов-фактур по сантехнике. Для более подробного изучения счетов-фактур по отраслям, вот несколько примеров счетов-фактур по отраслям.
Если заранее потратить время на внедрение масштабируемого рабочего процесса по выставлению счетов, в конечном итоге вы сэкономите время и деньги.
Как отслеживать свои счета
Когда дело доходит до процесса выставления счетов, вы должны быть осторожными. Это означает внедрение систем, обеспечивающих своевременную и организованную отправку счетов и получение платежей. Вот несколько советов, которые помогут вам управлять рабочим процессом выставления счетов:
Быстрая отправка счетов
Вам не заплатят, если вы не отправите счет. Итак, первое правило управления счетами — отправлять счета сразу после завершения работы.Это легко сделать с помощью Square Invoices, который позволяет вам создавать и отправлять счета прямо из приложения Square Invoicing на месте.
Отправьте счет нужным людям
Иногда счетом занимается не сам клиент. Может быть, бухгалтер ведет бухгалтерию, а может, родители платят за свадебные цветы. С помощью Square Invoices вы можете отправлять электронные письма как своему клиенту, так и тому, кто действительно платит, чтобы вы могли получить свои деньги как можно быстрее.
Использовать онлайн-счета
Онлайн-выставление счетов помогает не потерять вещи в почте. Поскольку онлайн-счета отправляются в цифровом виде, клиентам всегда легко их найти — все, что им нужно сделать, это поискать в своем почтовом ящике (а не в куче нежелательной почты).
Установите кристально ясные условия
Вам необходимо четко изложить свои условия как заранее, так и в окончательном счете. Это включает любые штрафы за просрочку платежа.Наличие всего в письменном виде является ключом к предотвращению неудобного движения вперед и назад.
Имеют организационную систему
Вы должны хранить записи всех своих счетов в одном организованном месте. Это важно не только для бухгалтерского учета и налогов, но и для того, чтобы быть в курсе всех событий. В Square Invoices все хранится прямо на вашей панели инструментов и сортируется по статусу.
Как быстро получить деньги
На сегодняшний день через квадратные счета были оплачены миллионы долларов.Основываясь на некоторых тенденциях и данных, которые мы наблюдали, вот некоторые действия, которые вы можете сделать, чтобы обеспечить быстрое получение платежей по счетам.
Используйте эти умные стратегии, чтобы ваши счета оплачивались быстро и беспрепятственно.
- Отправляйте счета клиентам по четвергам. Мы обнаружили, что счета, отправленные по четвергам, с наибольшей вероятностью будут оплачены в течение двух дней.
- Настройте срок оплаты каждого счета. С помощью Square Invoices вы можете добавить сообщение для получателя с просьбой о том, чтобы клиент выполнил оплату при получении.Это может привести к более быстрому возврату платежей.
- Не выставляйте счета клиентам по воскресеньям. Люди реже всего оплачивают счет, полученный в воскресенье — в конце концов, это самый ленивый день недели.
Как работать с просроченными плательщиками
Это нормально — люди забывают платить. Но Square Invoices позволяет очень легко следить за вашими правонарушителями. Поскольку в вашей Личном кабинете все отсортировано по тому, что было оплачено, а что нет, вы можете быстро войти и нажать кнопку «Отправить повторно» для всех, кому может понадобиться напоминание.Это сэкономит вам время, когда вам придется сесть и составить кучу неудобных писем. Дополнительные советы о том, как оплатить эти просроченные счета, можно найти в нашей публикации Три (тактичных) способа заставить клиентов оплачивать неоплаченные счета.
Счета-фактуры стали проще для вас и ваших клиентов.
Отправляйте и отслеживайте счета бесплатно в Интернете всего за несколько шагов и упростите оплату для ваших клиентов.
.Что такое счет-проформа и как им пользоваться?
Выставление счетов может быть не самой интересной задачей в повседневной работе вашего бизнеса, но его важность неоспорима: оно поддерживает поступление денежных средств в ваш бизнес. Таким образом, понимание различных типов счетов-фактур является ключом к развитию надежной деловой практики в вашей компании. Вот краткое введение в форму счета-фактуры и то, как вы должны использовать ее в своем бизнесе.
Из этой статьи вы узнаете:
Что такое счет-проформа
Чем счет-проформа отличается от счета-фактуры или коммерческого предложения
Когда следует использовать счет-проформу 9000
Как лучше всего создать счет-проформу
Практически все предприятия так или иначе обрабатывают счета-фактуры, независимо от того, выставляют ли они их сами или получают их от поставщиков.В конце концов, выставление счетов — это важная часть ведения бизнеса, позволяющая вовремя получать оплату, отслеживать свои доходы и расходы и готовить бухгалтерские книги к налоговому дню. Но как насчет счетов-проформ?
Ищете простой и быстрый шаблон счета? Создавайте профессиональные, соответствующие налоговым требованиям счета менее чем за минуту с SumUp Invoices. Включите его сегодня и отправляйте сколько угодно счетов — бесплатно! Вы платите только 2,5% комиссии за каждый оплаченный счет.
Что такое счет-проформа?
Возможно, вы знакомы с термином «счет-проформа», особенно если вы являетесь владельцем бизнеса, уже сведущим в мире счетов-фактур.Но для тех из вас, кто все еще ломает голову, счет-проформа — это, по сути, предварительный счет-фактура, который вы отправляете своему клиенту до того, как доставите свои товары или услуги.
Обычно он содержит дату выпуска, описание того, что продается, и общую сумму, подлежащую уплате, а также любые налоги или сборы, которые могут быть понесены между моментом выпуска и моментом доставки. Предоставив как можно более точную оценку, цель счета-проформы состоит в том, чтобы не подвергать вашего клиента каким-либо непредвиденным расходам или пошлинам.
Как и счет-фактура, счет-проформа является обязательным коммерческим соглашением. Однако их отличает то, что условия продажи счета-фактуры все еще могут быть изменены. Это означает, что это относится только к продажам, которые еще не завершены.
У них также нет уникального последовательного номера счета-фактуры, который требуется для всех юридических счетов-фактур, и они должны быть четко обозначены как проформа. Важно отметить, что счет-проформа не имеет фискальной стоимости и не содержит средств платежа, поэтому его не следует включать в ваши бухгалтерские записи.
В чем разница между счетом-фактурой, счетом-проформой и коммерческим предложением?
На первый взгляд, счета-проформы и предложения имеют много общего. Оба они используются в основном одинаково, оба предоставляют информацию о продаже и не являются самостоятельными юридическими документами. Они различаются по своей цели.
Коммерческое предложение
Коммерческое предложение — это оценка стоимости товара или услуги, которую ваш клиент выразил заинтересован в покупке. Это значительно менее формально, чем счет-проформа, и обычно отправляется на ранних этапах процесса продажи.Он также не обязательно включает подробную информацию о предлагаемых товарах или услугах, а вместо этого дает приблизительное представление о количестве и цене.
Важно отметить, что котировка — это не документ, за которым стоят какие-либо обязательства или ожидания. Как и счет-проформа, он не имеет финансовой ценности, и продажа может быть принята покупателем или может быть отменена без каких-либо последствий.
Счет-проформа
Счет-проформа также отправляется клиенту до того, как ваши продукты или услуги будут доставлены, но он считается более обязательным, чем предложение — хотя и не имеет юридической силы, как заполненный счет.
Предоставляется более подробная информация, и есть место для маневра в плане переговоров до того, как будет произведена оплата.
Счет-фактура
Счета-фактуры отправляются, когда товары были проданы или оказаны услуги, и теперь наступает срок оплаты. Документ является юридически обязывающим соглашением, и заказчик обязан уплатить заявленную цену. И в отличие от счетов-проформ, вы можете использовать счета для возврата НДС.
Итак, вкратце, вы должны выставить счет-проформу для создания потенциальной продажи и счет-фактуру, когда эта продажа будет завершена.
Когда следует отправлять счет-проформу?
Существует две основные причины, по которым вашему бизнесу может потребоваться создать предварительный счет продажи до фактической продажи. Либо вы хотите объявить приблизительную стоимость товара или услуги, которую вы предоставляете, либо хотите осуществить международную доставку.
Смета
Счета-проформы служат своего рода добросовестным соглашением между вами и вашим клиентом.
Это базовый план для продажи, разбивка товаров с точным указанием общей суммы к оплате, но вы не запрашиваете оплату.
Это делает счет-проформу идеальным вариантом, когда продажа еще не завершена или товары или услуги все еще находятся в стадии переговоров, поскольку вы предоставляете формат, который впоследствии можно будет изменить при необходимости.
Международные перевозки
Поскольку они часто включают подробную информацию о доставке, упаковке, весе и стоимости доставки, счета-проформы часто используются в индустрии международных перевозок. Они помогают декларировать стоимость предмета, чтобы он мог быстро пройти через таможню и быть вовремя доставлен вашему покупателю.
Как должна выглядеть счет-проформа?
Нет никаких особых требований относительно структуры счета-проформы. Но проще и безопаснее, чтобы она как можно больше напоминала структуру окончательных счетов, которые вы создаете.
Таким образом, шаблоны счетов-проформ обычно включают:
Дата выставления
Контактные данные как покупателя, так и продавца
Подробная информация о предоставленных товарах или услугах и их согласованных ценах
НДС и другие применимые налоги
Стоимость доставки, если таковая имеется
Общая сумма к оплате
Если вы все еще создаете свои собственные счета вручную, достаточно легко адаптировать шаблон счета в соответствии с необходимость счета-проформы.
Просто не забудьте правильно пометить счет как «проформа» и убедиться, что он не содержит никаких номеров счетов, так как это превратит неофициальный документ в обязательный. Срок оплаты и точная дата доставки также не требуются.
Как создать счет-проформу?
Хотя Word и Excel действительно предлагают шаблоны счетов-фактур, они требуют времени и тщательного внимания к деталям, чтобы их правильно заполнить. Более того, в дальнейшем вы можете столкнуться с осложнениями в процессе продажи, если неправильно введете числовые данные в свои счета.
Программное обеспечение для выставления счетов — самый безопасный вариант для любого бизнеса, которому нужны полные и быстрые платежи, а также быстрое и простое ведение бухгалтерского учета.
И хотя сегодня это обычное выражение, которое редко дословно, в случае некоторых программ для выставления счетов действительно требуется «всего несколько щелчков мышью», чтобы создать завершенный счет. Никакого утомительного обновления или двойной проверки номеров счетов. Это происходит автоматически и мгновенно.
SumUp Invoices предоставляет простые в использовании шаблоны счетов, которые можно использовать для создания и отправки счетов менее чем за минуту.А благодаря тому, что все автоматизировано, ваши счета гарантированно будут безупречными.
Это крайне важно для ведения бизнеса, поскольку выставление безошибочных счетов повышает ваш профессионализм, облегчает процесс оплаты и поддерживает ваши бухгалтерские книги в отличном состоянии.
Итог
Счета-проформы не всегда необходимы, но могут использоваться как неотъемлемая часть вашего процесса продаж. Хотя счет-проформа похож на предложение и счет, он служит своей уникальной цели и может быть легко создан с помощью шаблона счета.
.Как отправить оплату по счету — советы при оплате чеком
A Life Basic
Оплата счетов — это часть жизни каждого. Конечно, попытка наскрести достаточно денег для оплаты счетов может быть болезненной частью жизни, но это все равно неизбежное зло. К сожалению, многие люди не знают, как правильно отправить оплату по счету. Я не уверен, что этот навык больше не преподается в средних школах, или все настолько знакомы с онлайн-платежами, что потеряли связь с этим простым процессом, но я заметил, что некоторым людям нужна помощь.
Я работаю в офисе, и мне нужно ввести платежи в нашу систему данных. Меня всегда удивляет, сколько счетов и чеков мы получаем с неверной информацией. Поскольку кажется, что в этом учебном пособии есть необходимость, я хотел бы объяснить, как отправить платеж по счету по почте.
Проверьте это!
Всякий раз, когда вы получаете счет по почте, первым делом нужно убедиться, что вы действительно должны его. Вы только что заплатили на прошлой неделе, а платеж и счет были пересечены по почте? В таком случае не отправляйте другой платеж по почте.Это сбивает с толку и требует времени для всех. Конечно, если вы получите еще одно уведомление, вам нужно позвонить клиенту по номеру, поскольку, очевидно, есть какая-то ошибка.
Затем вы хотите убедиться, что все начисления верны. Все совершают ошибки, и иногда вы получаете счет, который просто не имеете. В других случаях кто-то использует вашу учетную запись для совершения мошеннических покупок. В этом случае вы должны немедленно позвонить по номеру, указанному в счете.
В большинстве случаев вы обнаружите, что задолжали по счету.Что вы хотите сделать в это время, так это либо: А) сесть в сторонку и заплатить позже (возможно, плакать, в зависимости от того, сколько денег вы должны), либо Б) получить чековую книжку, чтобы заплатить его сейчас. Когда вы собираетесь оплатить счет, не забудьте указать на чеке правильную сумму денег. Вы будете удивлены, как много людей пишут неправильную сумму. Проверить чек! Всегда указывайте номер счета или номер счета-фактуры в строке для заметки в нижней левой части чека.
Когда вы идете по почте, вы проверяете — , а это очень важно, — всегда включайте счет.Если вам нужна копия счета-фактуры, это нормально. Вот почему существуют копировальные машины. Сделайте себе копию и отправьте счет вместе с чеком по почте. Если в счете-фактуре есть перфорированный участок, оторвите его и отправьте в компанию по почте. По крайней мере, раз в неделю мы получаем «тайный чек» на работе. Кто-то отправит нам чек, и его имя отсутствует в нашей системе, поэтому мы предполагаем, что он платит за кого-то другого. В строке памятки чека нет номера счета или указан неверный номер счета.Все это было бы нормально, если бы счет был включен, но это не так. Мы не детективы и не всегда можем выследить «загадочного отправителя». Иногда мы должны отправить чек по почте, и это задерживает любой платеж, который вы пытаетесь произвести. Если платеж должен быть произведен в определенный день, вы рискуете уплатить штраф за просрочку платежа, если процесс откладывается.
Другие полезные советы
Я знаю, что у всех нас проблемы с деньгами. Иногда вы просто не можете заплатить полную сумму, и это случается с лучшими из нас.Это не означает, что вы должны игнорировать счет. Свяжитесь с компанией, которая выставила счет, и узнайте, сможете ли вы с ними что-то решить.
Также, пожалуйста, не решайте предоставлять себе скидку или свою собственную версию плана оплаты. Когда вы отправляете чек по почте, а его сумма отличается от любой в нашей системе, мы не знаем, что происходит. Если вы хотите или нуждаетесь в какой-либо помощи, вы должны позвонить по номеру по номеру , и представитель службы поддержки клиентов сможет работать с вами. Многие представители службы поддержки клиентов могут разработать с вами план оплаты или время от времени предоставлять скидку.Только не пользуйтесь системой слишком часто. Я очень хорошо отношусь к тем, кто звонит впервые, но если вы будете звонить несколько раз, мое терпение и мои скидки начнут уходить.
Всегда платите в срок, указанный в счете. Обычно просроченные платежи связаны с пени. Как только вы начнете платить штрафы за просрочку платежа, это может выйти из-под контроля. Пока вы производите платежи за просрочку платежа, вы можете начать пропускать другие платежи, которые затем будут производить эти платежи с опозданием, и вы понесете больше штрафов за просрочку.По возможности никогда не платите поздно и никогда не платите дополнительную плату.
При отправке платежа по почте всегда отправляйте его по адресу, указанному в счете. Это еще одна загадка для меня. Люди снова и снова отправляют платеж по неправильному адресу. Компании всегда укажут вам в счете, какой адрес использовать. Если они этого не делают, это их проблема, а не ваша проблема. Однако большинство компаний указывают правильный адрес. Если вы отправите платеж по неправильному адресу, это замедлит процесс оплаты.
Сделай это возможным!
Теперь, когда вы узнали все об оплате счета по почте, выйдите и оплатите его! Если у вас сейчас нет денег, я вам завидую. Процесс оплаты счета должен быть простым. Вам просто нужно разобраться, и вы будете правильно производить платежи, без ошибок и задержек.
.
Об авторе