Делопроизводство и документооборот: Делопроизводство с нуля

Защита конфиденциальных записей: Компании в определенных отраслях подчиняются государственным постановлениям, определяющим порядок хранения и доступа к записям. Эти правила часто требуют от организаций хранить как исторические, так и текущие документы в цифровом формате и ограничивать доступ к ним. Эти компании часто ищут приложения для управления документами, которые предназначены для обеспечения соответствия требованиям и включают такие функции, как контрольные журналы и разрешения на основе ролей. Компании также должны рассмотреть виртуальную комнату данных, которая предлагает больше функций и средств защиты, которых нет в стандартных системах управления документами.

Организация файловых систем: Многие компании испытывают трудности с поиском файлов и доступом к ним. Например, документы могут храниться в нескольких местах, включая сетевые диски, отдельные рабочие столы и веб-платформы для обмена файлами, что в некоторых случаях может нарушать политики компании. Эти покупатели стремятся унифицировать хранилище документов, чтобы сотрудники могли легко и безопасно получать к ним доступ.

Многие крупные организации часто ищут решения для управления корпоративным контентом (ECM), которые представляют собой более комплексные системы, часто включающие, помимо прочего, приложения для управления записями и цифровыми активами.

Поиск отраслевого решения: Некоторым компаниям требуются решения, адаптированные к конкретным жизненным циклам документов в их организации и включающие инструменты управления делами или контрактами. Программное обеспечение для управления документами помогает автоматизировать и отслеживать уникальный рабочий процесс этих записей, чтобы повысить эффективность и гарантировать, что ни один шаг не будет пропущен.

Необходимо понимать тенденции рынка

Веб-решения становятся все более доступными: По данным Gartner, в то время как локальные системы управления документами продолжают доминировать на рынке, веб-решения (например, M-Files, Acquia и Spring CM) может помочь дополнить его. Эти решения предлагают такие преимущества, как удаленный доступ к документам, дополнительную безопасность за счет резервного копирования данных в облаке и устранение дополнительных затрат на технологии и оборудование.

Инструменты для совместной работы становятся все более популярными: Все больше решений для управления документами начинают включать инструменты, облегчающие сотрудничество между пользователями. Эти инструменты позволяют нескольким сотрудникам работать с общими документами, обмениваться файлами и общаться с помощью социальных инструментов на одной платформе, тем самым меняя способ совместной работы команд с записями.

Появление мобильных решений для управления документами: Десять лет назад было невообразимо, что компании могут создавать и редактировать документы на мобильных устройствах. Однако сегодня широкое распространение технологий смартфонов и планшетов привело к тому, что многие поставщики программного обеспечения для управления документами предлагают мобильные приложения, которые позволяют пользователям удаленно получать доступ к содержимому и редактировать его.

Примечание. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами, демонстрирующими функцию в контексте, и не предназначены для одобрения или рекомендации. Они были получены из источников, считавшихся надежными на момент публикации.

Какая система управления документами Microsoft лучше?

Правильное решение для управления бизнес-процессами является неотъемлемой частью каждого малого бизнеса. Система управления документами (DMS) может сэкономить время и деньги вашей компании за счет хранения, управления и отслеживания электронных документов и изображений. На рынке есть несколько конкурирующих решений для офисов, которые преимущественно работают на устройствах Microsoft.

Мы поговорили с экспертами по технологиям и эксплуатации о том, какое программное обеспечение и функции следует учитывать при выборе DMS.

Примечание редактора: Ищете подходящую систему управления документами для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.  

Как выбрать DMS, которая работает на устройствах Microsoft

Пользователи Microsoft имеют преимущество при поиске DMS, совместимой на разных платформах — большинство систем управления документами можно использовать на устройствах Microsoft. Хотя вам следует проверить совместимость с Microsoft, прежде чем покупать DMS, есть и другие возможности, которые вам нужно искать.

«Самым большим преимуществом Microsoft является ее повсеместное распространение, поскольку она используется бесчисленным множеством компаний практически во всех отраслях», — сказал Business.com Правин Вазирани, управляющий директор и соруководитель отдела инвестиций в технологии в Owl Rock Capital. «Хотя такое повсеместное распространение отлично подходит для унифицированного обмена документами, потребности бизнеса в управлении документами могут быть более отраслевыми и даже специфичными для бизнеса».

Вазирани попросил проверить, совместим ли выбранный вами DMS с другими системами, которые в настоящее время использует ваш бизнес (за исключением пакета MS Office). Интеграция нескольких бизнес-систем может упростить несколько рабочих процессов.

«Например, если вы хотите управлять финансовыми данными, крайне важно, чтобы DMS, которую вы используете, могла взаимодействовать с вашим бухгалтерским и финансовым программным обеспечением», — сказал Вазирани. «Это позволит улучшить автоматизацию процессов и устранить хранилища данных. Чтобы убедиться, что платформа совместима, используйте разработчиков специального программного обеспечения для создания патчей и программ для конкретных компаний, чтобы помочь всем этим системам соединяться и обмениваться данными».

Поскольку потребности вашей отрасли и бизнеса играют важную роль в выборе программного обеспечения для управления документами, которое лучше всего подходит для вашего бизнеса, следуйте этому пошаговому руководству по выбору DMS.

Оцените свои потребности.

Определите, какие отраслевые или бизнес-нормативные акты применимы к вам. Это поможет определить назначение вашей DMS и потребности, которые она должна удовлетворять. DMS может многое сделать для вашего бизнеса. Многие компании получают выгоду от таких функций, как создание документов, контроль версий, визуализация документов, доступ к единому входу, инструменты для совместной работы, возможности мобильных приложений, интуитивно понятный пользовательский интерфейс и бесшовная интеграция с другими приложениями; однако, если вы небольшой стартап, которому нужны только базовые инструменты управления документами, вы можете выбрать менее комплексную DMS.

Каждому предприятию, независимо от размера или отрасли, следует выбирать DMS, способную расти вместе с ним. Например, если вы предполагаете, что со временем приобретете устройства сторонних производителей, найдите вариант, совместимый с несколькими платформами.

Создайте бюджет.

Используйте свой бюджет как инструмент планирования при поиске лучшего Microsoft DMS для вашей компании. Имея в виду свой бюджет, вы можете контролировать расходы, определять поставщиков, не входящих в ваш диапазон, и понимать, как включение DMS повлияет на вашу прибыль. Создание бюджета также поможет облегчить поиск «идеального» соответствия, которое вы не можете себе позволить.

Дополнительно оцените стоимость расширенных версий. Если ваш бизнес растет и вам необходимо масштабировать DMS, убедитесь, что вы можете позволить себе комплексную версию, а не переключаться на совершенно другое решение, которое возвращает вас к исходной точке.

Исследуйте рынок.

Ознакомьтесь с доступными вам вариантами. Попросите ознакомиться с соглашением об облачных услугах поставщика, чтобы определить время доступности системы. Кроме того, посмотрите, сколько часов обслуживания они резервируют. Оплачиваемые часы могут пострадать из-за простоя централизованного программного обеспечения, такого как DMS.

Будьте прямолинейны и спросите, почему клиенты ушли от поставщика к конкуренту. Этот вопрос часто выявляет слабость, которая может или не может быть препятствием для вашей компании. Если вы найдете DMS, который, кажется, соответствует тому, что вы ищете, прочитайте отзывы и определите, был ли у других клиентов хороший опыт. Кроме того, обратите внимание на надежность услуг поставщика. Часто универсальное программное обеспечение может иметь более низкую ставку, что делает его более привлекательным, но оно не сможет удовлетворить ваши конкретные бизнес-потребности — и об адаптации не может быть и речи.

Определить уровень безопасности.

Что вы будете хранить в своей DMS? Вам нужны различные уровни разрешений на обмен файлами? Необходимый уровень безопасности помогает определить, какой DMS лучше всего подходит для ваших устройств Microsoft. Информация вашей компании, а также каждого клиента должна быть защищена от кибератак, взломов и кражи.

Убедитесь, что выбранная вами DMS соответствует последним нормам и протоколам безопасности в вашей отрасли. Спросите поставщиков, как часто они выпускают обновления безопасности, чтобы оценить, будет ли у них адекватный уровень защиты, соответствующий вашим потребностям. Работая вместе с выбранным поставщиком, оставайтесь непреклонны в обновлении и мониторинге уровней безопасности, чтобы предотвратить проблемы со взломом.

Воспользуйтесь демонстрационными/пробными версиями.

Воспользуйтесь бесплатными пробными версиями, чтобы получить непосредственный опыт работы с изучаемой DMS. Мысль «попробуй, прежде чем купить» поможет вам принять более обоснованное решение о программном обеспечении и придаст вам уверенности при внедрении DMS, которую вы решили выбрать.

На этапе демонстрации проверьте, может ли поставщик связать вас с активными клиентами, которые имеют тот же опыт работы, что и ваша компания. К этому моменту вы будете достаточно знакомы с программным обеспечением, чтобы общение с текущими клиентами могло дать вам конкретные сильные и слабые стороны DMS. Проверьте их требования для себя, чтобы увидеть, будет ли система работать для ваших нужд.

Определить доступность пользователя.

Насколько технически подкована ваша команда? Выберите платформу, которую сотрудники вашей организации смогут легко внедрить и освоить. Минимальное обучение сотрудников DMS должно быть приоритетом, поскольку сотрудникам не нужно обращаться к руководству пользователя при работе с DMS. Кроме того, интерфейс должен быть достаточно простым, чтобы сотрудники не разочаровывались и не испытывали трудностей в изучении системы.

Правильная интеграция с системами, которые уже используют ваши сотрудники, также имеет ключевое значение. Целью DMS должна быть оптимизация ежедневных задач, которые выполняет ваша команда. Имейте в виду, что бесшовная интеграция будет играть важную роль в доступности вашей команды при внедрении DMS.

Знаете ли вы?

Необходимый уровень безопасности помогает определить, какой DMS лучше всего подходит для ваших устройств Microsoft. Подумайте, что вы храните в своей DMS и нужны ли вам различные уровни разрешений на совместное использование файлов.

Является ли Microsoft Office Suite системой управления документами?

Хотя его часто путают с одним, Microsoft Office Suite (MS Office) не является полной DMS. Многие компании используют MS Office в тандеме с DMS для создания всеобъемлющего, масштабируемого способа управления электронными документами.

Microsoft Office Suite

Если Microsoft Office Suite не считается DMS, то что это? MS Office Suite — это комбинированный набор программ, которые компании любого размера могут использовать для решения основных задач повышения производительности бизнеса. Программное обеспечение можно приобрести единовременно для использования на одном ПК или устройстве Mac или выбрать план SaaS и вносить ежемесячную абонентскую плату.

«Благодаря распространению и целостному подходу [MS Office Suite] обычно де-факто является пакетом программного обеспечения для бизнеса, используемым как крупными, так и малыми компаниями», — сказал Вазирани. «Коллективный характер работы с MS Office обеспечивает продуктивность работы в офисе и помогает упростить то, что мы можем считать жизненным циклом документации».

Пакет MS Office включает доступ к возможностям создания документов, таким как обработка текста (Word), создание электронных таблиц (Excel) и создание презентаций (PowerPoint).

Системы управления документами

Основное отличие MS Office от DMS заключается в базовой функциональности. В то время как MS Office фокусируется на создании документов, DMS занимается организацией и обслуживанием документов. Вазирани подробно остановился на каждом варианте использования, предоставив примеры того, когда бизнес может использовать то или иное решение.

«Благодаря DMS компании могут надлежащим образом хранить документы и быстро извлекать их для последующего использования для улучшения бизнес-операций и принятия решений», — сказал Вазирани. «MS Office предлагает несколько компонентов, поддерживающих DMS, а также возможности создания и обмена документами».

Вазирани сказал, что владельцы бизнеса должны помнить, что тот факт, что MS Office имеет функции DMS, не означает, что альтернативные платформы DMS не заслуживают внимания. Потребности вашего бизнеса в создании и хранении документов будут определять, потребуется ли вам одно или оба решения.

Является ли Microsoft SharePoint DMS?

Хотя Microsoft SharePoint может служить целям управления документами для некоторых предприятий, сама по себе она не является DMS. SharePoint имеет множество вариантов использования, в первую очередь обслуживание управления корпоративным контентом и создание интрасети. Это делает его лучшим вариантом для крупных предприятий, в отличие от малых предприятий, которые ищут управление документами Microsoft.

«Это [SharePoint] — гибкая и настраиваемая платформа, используемая для создания различных типов решений, таких как интранет, системы управления обучением, программное обеспечение для продажи билетов и т. д., — сказал Сергей Голубенко, координатор отдела SharePoint и архитектор решений в ScienceSoft. «Однако эта платформа лучше всего подходит для создания систем управления документами, поскольку она предлагает богатые возможности для этого конкретного случая использования».

Голубенко добавил, что SharePoint обеспечивает простоту создания, структурированное и безопасное хранилище, быстрый поиск и извлечение документов, совместную работу в режиме реального времени, управление версиями, контрольный журнал, поддержку соответствия и другие соответствующие возможности.