Делопроизводство приказы по основной деятельности: Оформляем приказ по новым правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016

Содержание

Делопроизводство

Надеюсь, остались еще секретари, которые владеют этими мудреными знаниями и могут поделиться!
Нормативку, конечно, читаю, но хотелось бы разъяснений.

1. Приказы по основной деятельности. Какие виды приказов сюда относятся? И какие к приказам по административно-хозяйственным вопросам?

Приказы о подотчетных лицах?
О праве подписи?
О принятии на баланс авто?
Об установлении норм расходы ГСМ?
Об утверждении Штатного расписания и внесении изменений к нему?

2. Можно ли в своей номенклатуре разделить приказы одного вида деятельности по разным делам? Например хочу сделать Приказы по ЛС (прием, перевод, увольнение) в одно дело со сквозной нумерацией. И отдельно приказы по ЛС (совмещения, привлечения к работе в выходные, направление на обучение, повышение окладов, премии и тп) — в другое дело со своей сквозной нумерацией.
Допустимо ли такое творчество?

Комментарии

Спасибо! Форум покопаю.

Но все еще надеюсь на живые ответы тут)))

ОРМ

приказы традиционно делятся на приказы по основной деятельности и приказы по кадровым вопросам «кадровыми вопросами» традиционно оформляются персоналии — прием/увольнение/переводы/отпуска/поощрения/взыскания, т.е. моменты связанные с конкретным сотрудником и не более того.. все прочее, относится к основной деятельности, в том числе, и глобальные мероприятия, связанные с управлением персоналом и касающиеся групп сотрудников/подразделений, назначение ответственных. создание комиссий и т.п.

деление это сложилось вследствии разницы в сроках хранения данных документов (кадровые — 75 лет), поэтому в номенклатуре дел приличной компании должно быть как минимум два дела под приказы и два журнала регистрации.

..однако ни что не мешает коммерческой организации разделить еще на пару тройку дел собственно приказы внутри этих двух тематических групп… главное, чтобы, дела эти были внесены в номенклатуру дел и ведение их и хранение отражало логику управления, а логика эта была разумной))

ОРМ

* вследствие))

И «кадровые» т.е по личному составу и по основной деятельности имеют одинаковый срок хранения — 75 лет.

Видимо деление сложилось на иным причинам, а не срокам хранения. С ЛС более менее все понятно.
Но я и пытаюсь выяснить, какие приказы относятся к ОД, какие к АХВ.
АХВ хранятся всего 5 лет. Наверно взятие авто на баланс и приказы о нормах расхода топлива — все-таки АХВ. Однако по логике они должны храниться пока авто все еще на балансе и пока гсм расходуется именно по этим нормам (((

ОРМ

приказы по ОД имеют срок хранения «постоянно», а не 75 лет…
www.businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_15273…
внятного разъяснения отличий ОД и АХВ в документах не дано, логика подсказывает, что ОД — более широкое понятие и включает в себя АХВ также.. поэтому придется либо все кроме кадровых хранить постоянно, либо четко регламентировать порядок разделения приказов на ОД и АХВ в сосбтвенной инструкции по делопроизводству.

точняк. Постоянно.
Спасибо, так я и чувствовала, что все что не есть ЛС лучше сделать ОД.

Но в принципе нет проблемы разделить ОД на внутренние подгруппы и ЛС тоже? Это не будет нарушением, если я надумаю потом это все добро в архив сдавать?

ОРМ

если объем велик или есть другие рациональные объяснения, то можете разделить.. присвоите разные индексы, внесете в номеклатуру.

.. у меня ОД разделены на ОД и ФД (по финансовым вопросам и бухучету, поскольку бухгалтеры никогда не в состоянии сделать приказ ДО события).. и есть еще распоряжения — отдельным делом… у кадровиков приказы разделены на аж на три «кучки»

Вообще-то на предприятиях два вида приказов:
1) По личному составу (приём, увольнение, переводы и отпуска сотрудников) — у них должна быть нумерация одна. Кто-то добавляет к номеру приказа букву «Л» — №1-Л.
2) По основной деятельности предприятия — это приказы, которые Вы назвали «по административно-хозяйственным вопросам». К этим приказам к номеру подставляют буквы «ОД» — №1-ОД.

У каждого вида приказов должна быть отдельная книга приказов со своей отдельной нумерацией, которая начинается заново каждый год.

Кто-то к номеру приказа добавляет ещё и год: №1-Л-11, №1-ОД-12 или №1-Л/2011, №1-ОД/2011.
Приказы по основной деятельности можно подразделить на подвиды. Например, как Вы их уже перечислили:
— приказы о подотчетных лицах;
— о праве подписи;
— о принятии на баланс авто;
— об установлении норм расходы ГСМ;
— об утверждении Штатного расписания и внесении изменений к нему.
Только стоит ли себе так усложнять работу. Достаточно отнести их к приказам по основной деятельности предприятия, издав об этом отдельный приказ по основной деятельности предприятия, присвоив ему №1-ОД/2013.

Нет, не я назвала приказы по ОД приказами по АХВ, а приказ минкультуры №558.
Он делит приказы на три вида: По ОД, по ЛС и по АХВ.

Отпуска сотрудников хранятся 5 лет, а не 75 как прочие приказы по ЛС. Поэтому у них отдельная нумерация, и соответственно отдельное дело.

Я привожу сложившуюся практику на предприятиях.
Приказы по ОД, включают в себя и по АХВ. По другому их ещё называют Приказы по основной и хозяйственной деятельности (ОХД). Хранятся они обычно у секретаря.

Нет, не я назвала приказы по ОД приказами по АХВ, а приказ минкультуры №558.

Он делит приказы на три вида: По ОД, по ЛС и по АХВ.
Это верно

Добрый день! Приказы по основной деятельности приказы по Управлению т.е. больше входят кадровые вопросы то что вы написали о праве подписи, о штатном расписании, а АХВ это уже отдельная папка отдельная номенклатура туда входят дела по расчетно-сметным вопросам ближе к бухгалтерии. Приказы по личному составу можно разделить на две папки чтоб не путаться по моему в этом нет ничего страшного только нужно предварительно обговорить с кадрами и вашим руководством! Желаю Вам удачи!

Срок хранения приказов по основной деятельности

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения приказов по основной деятельности (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения приказов по основной деятельности Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Принципы ведения архивного дела в судах: необходимость разработки и варианты возможных нормативных правовых формулировок
(Латышева Н.А.)
(«Администратор суда», 2019, N 3)Между тем суды Российской Федерации, являясь источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации, испытывают потребность в регулировании отношений с уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, в том числе в установлении нормативных правовых основ такой деятельности. Только за истекший 2018 г. судами Российской Федерации по первой инстанции было рассмотрено около 35 млн судебных дел, некоторая часть из которых получила статус дел постоянного хранения и получила статус единиц хранения Архивного фонда Российской Федерации. В этой связи следует уточнить, что по истечении 15-летнего срока хранения в суде дела постоянного срока хранения передаются в установленном порядке в государственные и муниципальные архивы .

Кроме этого, итоговые решения по всем без исключения судебным делам временного хранения, с последующими постановлениями вышестоящих судебных инстанций, по истечении установленных для них сроков хранения, в ходе процесса выделения к уничтожению также будут сформированы в наряды постоянного срока хранения. К тому же часть организационно-распорядительной и управленческой документации суда, традиционно относимая к общему документообороту, также имеет постоянные сроки хранения (приказы, распоряжения председателей судов по основной деятельности, штатные расписания судов, годовые планы, годовые статистические отчеты и т.д.). Представляется, что для государства, в котором проживают более 146 млн граждан, миллионы единиц хранения, ежегодно образующихся в деятельности судов, являются существенной предпосылкой для конкретизации порядка работы с ними в тексте закона и в первую очередь для выработки принципов архивного дела в судах. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Понятия «электронный документ» и «архивный электронный документ»
(Янковая В.

Ф.)
(«Делопроизводство», 2019, N 3)Так ли важно различать эти объекты и закреплять эти различия в понятийном аппарате? Безусловно, важно. Достаточно привести простой пример. Есть примеры организаций, в том числе органов власти, в которых внедрение электронного документооборота сопровождается отказом от создания документов на бумажном носителе без учета срока хранения этих документов. При этом внедряется технология, при которой приказы по основной деятельности (срок хранения «постоянно», являются документами Архивного фонда Российской Федерации) создаются в виде электронных документов, включая подписание их электронной подписью руководителя, после чего служба делопроизводства распечатывает эти приказы в формате PDF или ином графическом формате с визуализированной электронной подписью и помещает на хранение в дело. При этом предполагается, что на хранение в государственный архив будут поступать именно документы на бумажном носителе. Таких примеров немного, но они есть. При этом эти организации не задумываются о юридической значимости этих копий электронных документов, созданных на бумажном носителе, но даже если они будут заверены как копии, останется вопрос, а почему на постоянное хранение поступают не подлинники документов, а их копии.

Нормативные акты: Срок хранения приказов по основной деятельности

Шпаргалка делопроизводителя : Регистрация приказов

Если приказ подписан, его нужно ввести в действие и придать ему юридическую значимость. Это делается с помощью его регистрации, после присвоения ему номера и даты.

Образец приказа>>

Приказ может регистрироваться в журнале регистрации приказов или только в системе электронного документооборота. Журнал регистрации приказов может быть бумажным или электронным. Часто в организациях, где приказы регистрируются в электронном виде или СЭД, регистрация дублируется и в бумажном журнале. Эта двойная работа делается для надежности, хотя совсем необязательна. Форма журнала не закреплена в нормативных документах, поэтому можно разработать свою и закрепить в Инструкции по делопроизводству.

Образец журнала регистрации приказов

Номер	Дата	Ответственный отдел	Краткое содержание	Кол-во листов	Кол-во листов приложений
01–01/12	18. 04.2016	Отдел безопасности	Об обеспечении безопасности в период праздников	2	24

01-номер отдела

01-номер дела

12-порядковый номер приказа

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения каждый вид приказа имеет разные сроки хранения (по основной деятельности — постоянно, по личному составу — 75 лет, по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет, поэтому их помещают в разные дела. Соответственно регистрируются эти виды приказов также в разных журналах. Приказы по личному составу должны регистрироваться в отделе кадров.

Как оформить приказ>>

Основные правила регистрации приказов:

Приказ регистрируется в день его подписания. В крайнем случае — на следующий день.
Приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует служба делопроизводства.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
Перед регистрацией нужно проверить: есть ли подпись руководителя, собраны все визы согласования, правильно ли оформлен приказ.
Нумерацию в бумажном журнале регистрации приказов нужно вести шариковой ручкой одного цвета.

Порядок согласования приказов>>

Регистрация приказов должна производиться в тот же день, но часто бывает, что приказ просят зарегистрировать задним числом. Делать это не положено, но иногда приходится идти на уступки. Например, оставлять резервные номера, точно зная, что они будут заполнены. Или, если вам приносят регистрировать приказ первым в этот день, то не будет страшно, если его зарегистрировать вчерашним днем.

Проверяйте, чтобы все графы в журнале регистрации были заполнены, пустых номеров не оставалось, приказы в деле соответствовали количеству, номеру, порядку приказов в журнале. Эти несоответствия пишутся в нарушения при проверках.

Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности — постоянно.

Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу — 75 лет.

Срок хранения журнала регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.

Образец приказа>>

Образец распоряжения>>

Как правильно сделать выписку из приказа>>

Глава 28 Приказ по основной деятельности [133]

Письменный приказ – это документированное управленческое решение нормативного характера, издаваемое директором компании с целью регламентации действий его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам основной (повседневной) деятельности. Проект приказа готовится во исполнение компанией ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений либо в инициативном порядке.

Подготовка проектов приказов, как правило, производится ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находится тот или иной вопрос деятельности компании, отражаемый в документе [134] . Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и (в необходимых случаях) их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на лиц, ответственных за внесение соответствующих проектов на рассмотрение руководства компании.

Подготовленный исполнителем текст [135] приказа должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции (поручении) директора компании, или (и) предписаниям (указаниям) документа, во исполнение которого готовится приказ. Возражения по проекту приказа, возникающие в процессе согласования, излагаются в прилагаемой к нему справке [136] . Если по результатам рассмотрения возражений в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то последний подлежит перепечатке и повторному согласованию [137] .

Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и приказной частей или только из приказной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она, как правило, начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т. д. Если приказ издается на основании другого документа (к примеру, во исполнение решения вышестоящего органа управления), то в констатирующей части указывается также наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю».

Приказная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Приказная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте документа. В качестве исполнителей в приказе указываются структурные подразделения (должностные лица) компании. Последний пункт приказной части документа может также содержать сведения о том, на кого возлагается контроль за его исполнением.

Если приказ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами «Признать (полагать) утратившим силу…».

Проекты приказов, представляемые на подпись директору компании, визируются его заместителями в соответствии с распределением полномочий между ними. При необходимости проекты документов представляются на подпись со справкой, в которой:

? кратко излагается суть проекта приказа;

? обосновывается необходимость издания документа;

? приводятся сведения о том, на основании чего подготовлен данный проект и с кем согласован.

Датой приказа является дата его подписания [138] . Подписанные приказы нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года [139] .

Проекты приказов оформляются на соответствующих бланках. Документ имеет следующие реквизиты [140] :

? дата документа;

? регистрационный номер документа;

? наименование вида документа;

? заголовок к тексту;

? текст;

? подпись;

? визы согласования;

? отметка о наличии приложения;

? отметка об исполнителе;

? идентификатор электронной копии документа.

Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman (Courier), рекомендуемый кегль – 11–12. Наименование вида документа допускается оформлять заглавными буквами или полужирным шрифтом в сочетании с разрядкой, а заголовок к тексту – полужирным шрифтом.

Приказы подписываются директором компании и (или) по его поручению заместителем директора по управлению.

Пример документа представлен ниже.

Открытое акционерное общество «Аверс» ПРИКАЗ

«06» января 2009 г. № 7 г. Екатеринбург

О приведении в соответствие с законодательством локальных актов компании В связи с опубликованием и вступлением в законную силу Федерального закона от 00 месяца 0000 г. № 00-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Российской Федерации по вопросам… (указать конкретно)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 0000, № 000, ст. 0000), постановления Правительства Российской Федерации от 00 месяца 0000 г. № 0000 «(указать конкретно)» («Российская газета» от 00 месяца 0000 г. № 000), … (иных законодательных и нормативных правовых актов – указать конкретно) в целях приведения локальных актов компании в соответствие с федеральным законодательством

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Признать утратившими силу положения Устава компании, положения о филиалах и представительствах компании, коллективного трудового договора компании, Правил внутреннего трудового распорядка компании на 2008-10 гг., … (иныхлокальных актов компании – указать конкретно) как не соответствующих федеральному законодательству в связи с опубликованием и вступлением в законную силу вышеперечисленных законодательных и нормативных правовых актов.

2. Заместителю генерального директора Д. Е. Жукову во взаимодействии с руководителями филиалов (представительств) компании, председателем профсоюзного комитета компании, начальником юридического отдела и начальником службы ДОУ компании до 21.01.2009 обеспечить подготовку необходимых изменений к текстам локальных актов компании, перечисленных в п. 1 настоящего приказа.

3. Начальнику юридического отдела во взаимодействии с начальником службы ДОУ компании до 25.01.2009 представить на рассмотрение совместного заседания экспертно-консультационного совета при генеральном директоре и профсоюзного комитета проекты изменений к текстам локальных актов, перечисленных в п. 1. настоящего приказа. По результатам обсуждения и согласования с заинтересованными сторонами уточненные проекты локальных актов представить на утверждение соответствующим органам коллегиального управления и законным полномочным представительным органам работников.

4. До принятия (утверждения) в новой редакции локальных актов при решении текущих вопросов его деятельности руководствоваться вступившими в законную силу законодательными, нормативными правовыми и иными актами.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Д. Е. Жукова.

Генеральный директор личная подпись З. И. Кучин

Начальник юридического отдела личная подпись Л. М. Ноева

ОЗНАКОМЛЕНЫ:

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Составьте и оформите приказы по основной деятельности

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Организационно-распорядительная документация. ГОСТ Р 7.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: «Кадровое делопроизводство для начинающих» Дмитрищук С.А.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Практические работы по ОП.04 Документационное обеспечение управления

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами. Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму журнал, базу данных и проставление на документе номера или индекса и даты.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, так как приказы по основной деятельности хранятся постоянно , а по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов — их ценность, выражающуюся в сроке хранения.

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов. Все журналы книги регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации учреждения и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации или ее организационно-правовая форма меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения. О компании Каталог товаров Доставка и оплата Учебный центр Полезная информация. Приказы по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности Приказы по основной деятельности Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления предприятия, организации , действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Журнал регистрации приказов Журнал регистрации локальных нормативных актов Все журналы книги регистрации ведутся до полного заполнения.

Что такое приказы по основной деятельности

Приказ — это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников. Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять или оговаривать их корректировку. Наименования органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами. Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства.

Классному руководителю. Приказы являются одним из основных документов, с которыми приходится иметь дело секретарю. Различают приказы по личному составу и приказы по основной деятельности. Общая форма приказа по ГОСТу представлена ниже.

Приказы по основной деятельности

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления предприятия, организации , действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:. Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами. Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму журнал, базу данных и проставление на документе номера или индекса и даты. Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, так как приказы по основной деятельности хранятся постоянно , а по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов — их ценность, выражающуюся в сроке хранения. Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.

Работа 4. Создание приказов (документационное обеспечение управления)

Департаменотом образования города Москвы. Управление образования и науки липецкой области. Государственное областное бюджетное. Методические указания. Грязи,

Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением.

Приказ по основной деятельности образец

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Изменяйся или убирайся – Елена А. Пономарева

Оформляем приказ по обновленным правилам

Составить и оформить приказ по основной деятельности. 3. Составить и оформить распоряжение. Указания по выполнению задания: 1. Уточнить.

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Журнал регистрации приказов по основной деятельности — Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле

Журнал регистрации приказов по основной деятельности – это журнал, в котором регистрируются приказы по основной деятельности и фиксируется движение приказов внутри организации.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Прохождение внутренних документов (приказов) на этапе их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

Проекты приказов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридический отдел для проверки соответствия содержания документа действующему законодательству, а затем в службу секретариата, где осуществляется контроль за правильностью их оформления.

Оформленные приказы передаются на подпись руководителю организации в соответствии с установленным распределением обязанностей. Подписанные приказы организации по основной деятельности регистрируются в секретариате в журнале регистрации приказов (см. Приложение).

Регистрационный номер – цифровое или/и буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрационный номер документа (приказа) – это порядковый номер в пределах календарного года и заносится в журнал в графу 1. Копии подписанных руководителями распорядительных документов (приказов) в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы или доводятся до сведения всех сотрудников организации.

Датой документа (приказа) является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2 (см. Приложение).

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 3 (см. Приложение).

В графу 4 заносится Ф.И.О. и указывается должность ответственного за исполнение приказа.

В графе журнала 5 примечание можно указать индекс дела, в котором подшит приказ (в соответствии с номенклатурой дел). Подлинники приказов по основной деятельности хранятся у секретаря, а копии – подшиваются в дело в том структурном подразделении, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.

Согласование и регистрация приказов

Правила, касающиеся оформления приказов по вопросам основной деятельности, читайте в предыдущей статье.

Развивая тему, давайте поговорим о том, как правильно согласовывать и регистрировать приказы.

Согласование приказа

Согласование приказов и проставление на них виз – это обязательный процесс. Если порядок его проведения оформлен в инструкции, касающейся делопроизводства организации, то это облегчает задачу.

Проекты приказов по основной деятельности организации визируются, как правило, заместителем руководителя, который отвечает за определенное направление деятельности организации, а также начальниками отделов:

теми, кто готовил приказ;
лицами, которым даны поручения, систему исполнения следует закладывать еще на стадии подготовки, чтобы подобрать реальные сроки – это оградит вас от внесения дополнительных изменений в будущем;
руководителем юридической службы;
по финансовым вопросам подпись ставит главный бухгалтер организации;
в последнюю очередь приказ подписывают делопроизводители, чтобы иметь возможность проверить правильность его оформления;
иные заинтересованные лица, если в этом есть необходимость.

Проставление виз осуществляется на последнем листе приказа с обратной стороны либо на листе согласования. Обязательно после визы должна следовать расшифровка с указанием инициалов и фамилии должностного лица, а также датой подписи.

Удобнее всего вариант с листом согласования. Так как не придется повторно собирать подписи, если потребуется редактирование приказа. На проекте приказа визы можно проставлять с добавлением отметки «с замечанием (-ями)». Оформлять их желательно отдельным листом и в произвольной форме.

Если к проекту приказа в процессе согласования добавлены существенные замечания, носящие принципиальный характер, его необходимо доработать, после чего придется вновь собирать подписи. На практике встречаются разные люди, поэтому имеет смысл подумать и начать именно с того человека, у которого может возникнуть больше всего вопросов и замечаний.

В случае, когда замечания носят лишь редакционный характер, повторный сбор виз не требуется. Проект приказа просто переоформляют с учетом указанных недостатков.

Приказ, после того как удовлетворены все требования и исправлены замечания, следует распечатывать таким образом, чтобы его последняя (или единственная) страница находилась на оборотной стороне листа согласования. Так, в частности, поступают органы федеральной власти, так как число визирующих лиц там достаточно велико, а таким образом уменьшается вероятность повторного сбора подписей, когда приказ переоформляют или вносят какие-либо изменения.

После того как завершен процесс согласования приказа с ответственными лицами, наступает момент его подписания.

Все приказы, регламентирующие вопросы основной деятельности организации, подписывает только ее руководитель либо лицо, которому такое право предоставлено официально, к примеру, при наличии приказа о перераспределении полномочий и отражение в должностной инструкции. В случаях когда руководитель организации отсутствует по какой-либо причине (находится на больничном, в отпуске и т.д.), право подписывать приказы предоставляется заменяющему его лицу. Вопрос о том, кто будет временно исполнять его обязанности, требует закрепления в приказе по основной деятельности. Такой приказ может быть создан один раз, либо издаваться при каждом случает отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Но случаи изменения приказа на практике все же случаются (например, его оформление задним числом и пр.), что, по сути, является грубым нарушением законодательства.

Регистрация приказов

Регистрация приказов происходит только после их подписания, но в тот же самый день, в соответствии с порядковым номером и указанием даты. Это обязанности отдела делопроизводства. При этом нумерация приказов начинается с единицы ежегодно, но журнал может оставаться единым на протяжении нескольких лет.

Обратите внимание: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от различного рода распоряжений, а также приказов, которые регулируют административно-хозяйственные вопросы и те, что касаются личного состава. Главная причина – это различие сроков их хранения.

Постоянный срок хранения имеют приказы, регулирующие основную деятельность организации. В учреждениях, которые не передают документы на хранение государству, под постоянным сроком подразумевается момент ликвидации. Остальные же могут иметь различный срок хранения (от 5 до 75 лет), определяющийся в зависимости от их вида.

Регистрация приказов может осуществляться в двух видах: традиционном бумажном либо в электронном. В первом случае носитель может иметь название «Журнал/ Книга регистрации приказов»

Выбирайте что-то одно наиболее удобное для вас. Такой журнал, в котором регистрируются приказы, относящиеся к основной деятельности организации, имеет постоянный срок хранения. В случае, когда вы ведете электронный журнал регистрации, его дублирование на бумажном носителе совершенно не обязательно.

Единого исходного образца ведения журнала регистрации не существует, форму его ведения не регламентируют существующие нормативно-методические рекомендации в области делопроизводства. Поэтому допустимо его изменение и редактирование граф, а также их добавление или удаление.

За основу можете взять данный образец журнала регистрации приказов в формате .doc

Вопрос о возможности регистрации приказа задним числом достаточно распространен. То, что это нарушение, знают все, но иногда бывает очень нужно. Наиболее оптимальным представляется вариант с оставлением резервных номеров, но имейте в виду, что, во-первых, все должно иметь разумные пределы, а во-вторых, пропущенные номера – это минус, и любая проверка при их обнаружении не погладит вас по голове.

Второй вариант регистрации приказа задним числом – это добавление литеры к номеру, например, приказ № 5а. Тоже достаточно спорный способ. Таким образом, простор для выхода из ситуации создается совсем небольшой.

При возникновении вопросов о порядке согласования приказов в организации и их последующей регистрации, оставляйте их в комментариях к статье.

Консультация юриста

Что такое наряд на работу? Объяснение простого рабочего задания

Заказ на работу — это задача или задание для клиента, которое можно запланировать и назначить кому-либо. Этот термин обычно используется в сфере полевых услуг, где рабочие задания или задания назначаются выездным техническим специалистам. Наряды на выполнение работ поручают выездным техникам выполнять различные задачи, такие как установка оборудования, ремонт или техническое обслуживание

Обычно заказов на работу являются результатом запроса клиента.Тем не менее, во многих случаях Заказы на работу могут быть следствием проведенной ранее проверки или аудита. Вот несколько примеров, которые обозначают реальный заказ на работу:

Осмотр имущества может выявить необходимость в нескольких ремонтах — кровельных, сантехнических, ландшафтных, электрических и т. Д. Здесь каждый ремонт может быть индивидуальным нарядом.
Оценка профессионального здоровья и безопасности (проверка OSHA) указывает на необходимость замены вывесок, изменения освещения, удаления опасных материалов, разгрузки лестниц и т. Д.- каждый из этих элементов может быть заказом на работу.
Плановая проверка технического обслуживания производственного оборудования указывает на необходимость замены деталей, добавления смазочных материалов и настройки компонентов, что может быть одним или несколькими рабочими заданиями.

Заказ на работу содержит подробное описание задания. Назначения рабочего задания могут быть простыми. Простое рабочее задание требует только пяти элементов, показанных золотом на рисунке ниже. Все остальные элементы необязательны.
Использование Forms и Templates помогает с легкостью управлять ими.

Например, Формы не требуются, но можно использовать одну или несколько форм для организации или документирования действий с помощью настраиваемых и многократно используемых контрольных списков. Формы могут содержать страницы, которые могут использоваться для придания «логики» тому, какие элементы в форме будут представлены.

Другие необязательные элементы, показанные зеленым цветом, такие как Estimate (или Quote), могут быть включены в рабочее задание. Когда часто используется общий набор дополнительных элементов, их можно сгруппировать как часть именованного шаблона , чтобы ускорить их включение в рабочее задание.

Попробуйте ReachOut и посмотрите, как вы можете оптимизировать свой сервисный бизнес для повышения эффективности. Зарегистрируйтесь бесплатно, чтобы начать! Свяжитесь с нами сейчас!

Определение простого рабочего задания

Следующий пример из отрасли управления жилой недвижимостью даст вам приблизительное представление о том, как простой заказ на работу планируется и выполняется с помощью программного обеспечения для управления персоналом.

Рассмотрим приведенный ниже пример из отрасли управления жилой недвижимостью.

Джо, руководитель группы, получает запрос от клиента о поддержке с озеленением в его / ее помещении.
Джо создает наряд и поручает его Тиму, который работает в команде Джо. Есть много способов назначить рабочее задание — по телефону, по SMS или с помощью профессионального программного обеспечения для рабочего задания, такого как ReachOut. Использование такого инструмента, как ReachOut, упрощает для Джо определение подходящей даты и времени, а также предоставление Тиму адреса, кода сейфа и другой информации, которая может потребоваться ему для выполнения рабочего задания.
Тим записывает информацию, полученную от Джо, и в согласованный день едет к клиенту, чтобы выполнить запланированные работы по озеленению, например, расчистку завалов.Программное обеспечение для работы с заказами, такое как ReachOut, может гарантировать, что Тим достигнет точного местоположения клиента в указанную дату в его календаре с набором инструкций. ReachOut работает с картами, чтобы помочь Тиму найти лучший маршрут к собственности клиента. ReachOut также отправляет уведомления, так что Тим получает своевременное напоминание о рабочем задании.
В большинстве компаний, предоставляющих профессиональные услуги на местах, такие специалисты, как Тим, заполняют форму с информацией о работе, выполняемой на территории.Такая форма может включать — время заезда и выезда, контрольный список для работы и некоторые примечания. Некоторые компании могут потребовать от клиентов подписать форму, чтобы подтвердить, что работа выполнена. Всю эту информацию можно записать на бумаге или с помощью приложения для управления рабочими заданиями на смартфоне Тима. Используя ReachOut, Тим также может делать фотографии с координатами GPS, чтобы при необходимости предоставить доказательства работы.
После того, как Тим выполнит заказ на работу, Джо может выставить заказчику счет за хорошо выполненную работу. Программное обеспечение для заказа работ, такое как ReachOut, помогает легко создавать и отправлять счета клиентам.

С легкостью управляйте своими рабочими заданиями с помощью обширной платформы управления рабочими заданиями ReachOut. Попробуйте прямо сейчас бесплатно и посмотрите, как ReachOut может повлиять на ваш результат.

Свяжитесь с нами сейчас!

Преобразование с помощью программного обеспечения для заказов на работу

Традиционно заказы на работу распределялись по телефону. Инструкции и формы были заполнены бумагой и ручкой. Некоторые компании используют ноутбуки для записи форм. Однако в наши дни обслуживающие предприятия переходят на программное обеспечение для заказа на работу и программное обеспечение для управления выездным обслуживанием, такое как ReachOut.ReachOut, доступный как веб-сервер и сопутствующее мобильное приложение, позволяет выездным техническим специалистам получать инструкции, формы, уведомления и адреса через свои смартфоны или планшеты.

« Пришло время, чтобы сервисные компании продвигались вперед с технологиями, и внедрение программного обеспечения для заказов на работу является одним из шагов к этому процессу. Уровень удобства, который он сочетает в себе с повышением эффективности и оптимизацией рабочего процесса, помогает делать больше за меньшее время, а также обеспечивает дополнительную удовлетворенность клиентов. ”Стивен Каммингс, старший вице-президент, ReachOut Suite

Они могут легко добавлять информацию о вакансиях, комментировать фотографии, подписывать клиентов и легко управлять своей работой. Такие системы предоставляют супервизорам возможность управлять своими командами из любой точки мира. Кроме того, ReachOut также позволяет владельцам бизнеса создавать несколько команд с разными руководителями.

Заказы на работу — это сущность организации.Следовательно, для обеспечения роста организации становится необходимым поддержание оптимизированной и беспроблемной системы заказов на работу. Программное обеспечение для умных заказов на работу, такое как ReachOut, не только упрощает обслуживание заказов, но и предотвращает потерю времени и денег.

Дополнительная литература:

Мы рады, что смогли помочь!
Если вам нужна помощь с чем-либо еще, вернитесь к списку статей

Ой!
Обратитесь в нашу службу поддержки клиентов по щелкнув здесь. Будем рады помочь.

Функциональные роли в управлении рабочими заданиями — документация по управлению запросами на обслуживание BMC 9.1

Диспетчер заказов на работу

Диспетчер заказов на работу отвечает за качество и целостность процесса управления рабочими заданиями.

Менеджеры рабочих заданий обычно являются руководителями функциональных (пользовательских) групп, которые предоставляют определенную услугу. Например, менеджер, отвечающий за объекты, будет менеджером заказов на работу для всех заказов на работу объекта, а менеджер, отвечающий за телекоммуникации, будет менеджером заказов на работу для заказов на работу по телефону.В результате, когда пользователь создает запрос на обслуживание для нового сотрудника, которому требуется офисное пространство и телефон, этот запрос создает рабочее задание для нового офиса и другое рабочее задание для нового телефона. Первый заказ закрепляется за отделом оборудования, а второй — за отделом телекоммуникаций.

Обязанности и деятельность

В крупных компаниях основные обязанности менеджера по заказу на работу обычно включают планирование и контроль. Однако в небольших компаниях менеджер по рабочему заданию может также функционировать как уполномоченный по рабочему заданию, который выполняет задачи для рабочего задания.В приложении «Управление рабочими заданиями» пользователям с функциональной ролью «Диспетчер заказов на работу» или «Назначенный на работу» можно назначить отдельные рабочие задания, чтобы вы могли выбрать, как применять эти роли в своей организации.

Действия и обязанности менеджера рабочих заданий могут включать следующее:

Синхронизация рабочих заданий с запросами на обслуживание
Создание задач для использования с рабочими заданиями
Обработка рабочих заданий
Мониторинг деятельности вспомогательного персонала, участвующего в выполнении рабочего задания
Планирование рабочих заданий, которое включает в себя определение, создание и упорядочение задач, которые должны быть выполнены для выполнения рабочего задания
Планирование людей и ресурсов для реализации каждой задачи
Отслеживание рабочих заданий и задач

Когда создается рабочее задание в соответствии с указанными критериями он автоматически присваивается соответствующему исполнителю рабочего задания. Руководитель, группа или отдельное лицо могут быть уведомлены о назначенных рабочих заданиях по электронной почте или на пейджер. Используя механизм назначения, связанные задачи автоматически назначаются соответствующему исполнителю рабочего задания.

Разрешения и функциональные роли, связанные с диспетчерами заказов на работу

Диспетчер заказов на работу может иметь следующие разрешения и функциональные роли:

Мастер заказов на работу или Разрешение пользователя заказа на работу — Предоставляет доступ к Консоли заказов на работу, отдельные заказы на работу и Консоль обзора.Пользователи с разрешениями «Мастер рабочего задания» должны принадлежать к группе поддержки, чтобы изменять рабочие задания, принадлежащие этой группе поддержки. Для получения дополнительной информации см. Роли и группы разрешений в BMC Service Request Management.
Диспетчер заказов на работу Функциональная роль — позволяет назначать пользователя отдельным рабочим заданиям. Для получения дополнительной информации см. Функциональные роли приложения.

Для работы с задачами пользователю необходимы права пользователя для задач. Для получения информации о других уровнях разрешений задач, необходимых, например, для создания шаблонов задач, см. Разрешения системы управления задачами .

Использование функции системы управления задачами (TMS) не является обязательным для рабочих заданий. Вы можете создавать рабочие задания, которые не используют задачи TMS.

Исполнитель рабочего задания

Исполнитель рабочего задания отвечает за планирование и выполнение назначенных рабочих заданий. Обычно это люди со специальными способностями в отделе поддержки крупных организаций. Исполнитель рабочего задания может активно работать над рабочим заказом или при необходимости координировать усилия других групп или отдельных лиц, работающих над заданиями.

Действия и обязанности исполнителя включают следующее:

Сбор соответствующей информации на основе назначенного рабочего задания
Предоставление обновлений статуса запрашивающим по запросу
Планирование расписания задач
Выполнение задач, составляющих рабочее задание
Проверка всех выполненных задач, если более одного уполномоченного на работу помогли выполнить общее рабочее задание
Определение удовлетворенности заявителя общим рабочим заданием

14 способов организации вашего рабочего задания Программное обеспечение для управления заказами

Управление рабочими заданиями — один из настоящих незамеченных героев в деловом мире: он прокладывает путь всем различным подразделениям организации для эффективного обслуживания клиентов и обеспечения устойчивого роста. Это также сложный процесс, который требует координации между несколькими отделами, точного планирования и учета практически любых возможностей, которые могут возникнуть в ходе работы. Неорганизованное или несуществующее управление рабочими заданиями — все равно что воткнуть гаечный ключ в спицы велосипеда. Один из лучших способов предотвратить сравнимые случаи — внедрить сильное стандартизированное программное обеспечение для обслуживания или систему управления рабочими заданиями (иногда сокращенно WOMS и называемую компьютеризированной системой управления техническим обслуживанием или CMMS).

Заказ на работу — это, по сути, задача, элемент действия или работа для сотрудника или клиента. Заказы на выполнение работ могут быть созданы и инициированы по запросу клиента или могут возникать внутри организации. Нередко заказы на работу инициируются после аудитов или инспекций. Наряд на работу действует как для продуктов, так и для услуг.

По сути, система управления заказами на работу — это любой кодифицированный набор процедур, предназначенных для каталогизации запросов предприятий и создания планов действий. Уровень технологической сложности может сильно различаться от системы к системе.

Благодаря обилию доступных в настоящее время вариантов, многие владельцы бизнеса и руководители предприятий обращаются к программному обеспечению для управления рабочими заданиями, чтобы воспользоваться преимуществами инновационных инструментов, которые оптимизируют процесс и устраняют неэффективность. Некоторые из инструментов, которые сопровождают эти программные решения для заказов на работу, включают в себя интеллектуальных помощников по планированию, управление запасными частями и запасами, мобильные приложения, которые позволяют получать обновления из любого места, подробные истории заказов на работу, базы данных продуктов и многое другое.

Согласно исследованию удовлетворенности клиентов услугами более 550 компаний, использующих программное обеспечение для управления техническим обслуживанием, в этих компаниях, помимо множества других преимуществ, сократилось время простоя оборудования и затраты на материалы примерно на 20%. Эти программы также позволяют вести чрезвычайно точный учет, что позволяет легко отслеживать ваш прогресс в соответствии с вашими операционными целями. Вы также можете создать информационный центр для любых будущих вопросов о конкретном проекте.

При выборе системы управления рабочими заданиями необходимо учитывать несколько важных факторов, таких как уровень технологических навыков конечных пользователей, успешность системы в вашей отрасли и наличие настраиваемого набора функций, которые могут быть настроенным для вашего бизнеса. После того, как вы выберете наиболее эффективное программное решение для заказа на работу, существует ряд передовых методов, которые можно применить во всей системе управления заказами на работу, которые сократят время отклика, сэкономят ресурсы и помогут контролировать качество выполняемой работы.

Убедитесь, что каждый запрос начинается с фактического заказа на работу.
Отнесите к конкретному типу рабочего процесса категорию.
Завершите процесс утверждения.
Назначьте соответствующий доступ в зависимости от потребностей и опыта.
Определить приоритет.
Используйте инструменты управления расписанием.
Назначайте и выполняйте эффективно.
Тщательно отслеживайте инвентарь технического обслуживания.
Объедините информацию о продуктах в базе данных.
Держите заинтересованные стороны в курсе с помощью уведомлений.
Воспользуйтесь преимуществами расширенных функций бюджетирования.
Документируйте и хорошее, и плохое.
Ставьте и пересматривайте цели.
Анализируйте KPI.

1. Убедитесь, что каждый запрос начинается с фактического заказа на работу.

Хорошие привычки развиваются в начале любого процесса, и первым шагом к обеспечению эффективного управления рабочими заданиями является создание рабочих заданий для каждого проекта. Это звучит элементарно, но все мы знаем, что занятые сотрудники в конечном итоге захотят обходить протоколы для небольших запросов в надежде, что они смогут решить проблему еще быстрее. Использование стандартизированного процесса инициирования заказа на работу для всего, от перегоревшей лампочки до запроса на серьезное обслуживание, помогает создать целостную систему, которая работает предсказуемо и надежно в любых обстоятельствах.

2. Отнесите к конкретному типу рабочего процесса категорию.

То, что происходит на следующих этапах процесса, будет во многом зависеть от типа создаваемого запроса рабочего задания, поэтому необходимо иметь четко определенный набор категорий, который позволяет конечным пользователям выбирать, какой тип работы является запрашивается.Программное обеспечение должно позволять при необходимости вносить изменения со стороны руководства. Это связано с тем, что ввод правильной категории оказывает значительное влияние на эффективность процесса, а также на эффективность показателей, собранных по событию.

3. Завершите процесс утверждения.

Во избежание задержек и осложнений все заказы должны подлежать утверждению до фактического исполнения и передачи. Утверждение, вероятно, будет зависеть от точного заполнения всех необходимых информационных полей, а также от проверки, чтобы убедиться, что нет дополнительных бюджетных проблем или проблем безопасности, которые необходимо решить до назначения работы.После утверждения (или отмены, или запроса на пересмотр) может быть отправлено уведомление, чтобы проинформировать конечного пользователя об изменении статуса запроса.

4. Назначьте соответствующий доступ в зависимости от потребностей и опыта.

Права доступа работают лучше всего, когда они распределяются разумно, поскольку меньшее количество рук в банке обычно приводит к меньшим возможностям для ошибок, ошибок и задержек. Инновационные программные решения WOMS создают возможность интеллектуального управления доступом; вы можете создавать и поддерживать группы пользователей, которым может быть предоставлен доступ для изменения определенных компонентов рабочего задания на основе категорий. Конечным пользователям также может быть предоставлен доступ к функциям (таким как добавление комментариев и просмотр обновлений статуса) без предоставления им возможности изменять основные функции заказа.

5. Определите приоритет.

Успешная расстановка приоритетов для ваших рабочих заданий — ключевой принцип эффективности системы. Вот почему крайне важно использовать стандартизированный набор правил для определения приоритетов, который ведет к согласованности на протяжении всего процесса. Конечно, люди часто хотят, чтобы их запрос имел более высокий приоритет, чем он должен быть на самом деле, поэтому очень важно разработать критерии и придерживаться их.Любой рабочий запрос по устранению риска травмы или значительного повреждения активов может быть немедленно оценен, а обычные запросы, которые возникают каждый день, могут быть рассмотрены в подходящее время.

6. Используйте инструменты управления расписанием.

Планирование — одна из задач, наиболее выгодных для интеллектуального программного обеспечения; эти программы могут использовать алгоритмы для устранения неэффективности и уменьшения случаев превышения графика. Это не только значительно облегчает работу менеджера по эксплуатации, но и приводит к более эффективному использованию времени технических специалистов.Благодаря доступности мобильных приложений, предлагаемых поставщиками программного обеспечения WOMS, менеджеры могут просматривать и обновлять расписания из любого места с помощью мобильного устройства.

7. Назначьте и выполняйте эффективно.

После завершения предварительного планирования любой эффективный WOMS должен иметь механизм для грамотного выполнения заказа. Вся необходимая информация должна быть передана назначенному технику или группе, и должны быть доступны четкие инструкции о том, как продолжить работу.Информация, относящаяся к работе, должна автоматически обновляться в системе для целей отслеживания, чтобы любой авторизованный пользователь мог видеть в режиме реального времени отчеты о ходе выполнения.

8. Тщательно отслеживайте инвентарь технического обслуживания.

Функции управления запасами

предоставляют новые способы интеллектуального отслеживания запасных частей и сервисного оборудования. Эти инструменты устраняют необходимость проверять записи инвентаризации вручную перед утверждением заказа на работу, что позволяет конечным пользователям мгновенно получать уведомления, если их запросы требуют наличия части или единицы оборудования, отсутствующей на складе или недоступной.Программные решения могут даже автоматически создавать заказы на покупку продуктов, которых в настоящее время нет на складе. Это позволяет отделам обслуживания лучше подготовиться к разнообразию часто получаемых ими запросов.

9. Объедините информацию о продуктах в базе данных.

Базы данных программного обеспечения

также можно превратить в информационные центры, где уполномоченные стороны могут мгновенно увидеть любую информацию об области или продукте, над которым ранее работали, включая подробную историю обслуживания, информацию о гарантии, списки деталей и многое другое.В прошлом многие из этих переменных приходилось определять вручную (часто из нескольких мест) и проверять перед утверждением проекта; однако теперь вся эта информация может автоматически отображаться каждый раз, когда запрашивается соответствующее рабочее задание.

10. Держите заинтересованные стороны в курсе уведомлений.

Один из способов, с помощью которых программные платформы WOMS позволяют вам взаимодействовать с клиентами инновационными способами, — это включение автоматических уведомлений. Пользователи чувствуют себя более комфортно — и участвуют в процессе заказа на работу — когда они имеют представление о том, как идут дела.Новые программы могут держать их в курсе, когда есть изменения, о которых они должны знать, или когда в рамках процесса происходят просто рутинные разработки. В общем, делиться большим количеством информации с заказчиком и быть прозрачными — достойные практики, а программное обеспечение WOMS способствует четкому общению между заинтересованными сторонами.

11. Воспользуйтесь расширенными функциями бюджетирования.

Расширенные системы бюджетирования могут интегрировать такие функции, как затраты на рабочую силу и инвентаризацию, в систему управления заказами на работу, создавая оптимизированную базу данных с цифрами, которые изменяются в реальном времени. Когда заказ на работу утвержден, и это приводит к тому, что технический специалист работает сверхурочно, дополнительные средства могут быть немедленно добавлены к затратам на оплату труда и отражены в бюджете организации. Точно так же, когда создаются заказы на новые детали, затраты могут быть разделены с бухгалтерским программным обеспечением, а бюджет может обновляться автоматически.

12. Документируйте хорошее и плохое.

Когда дело доходит до управления заказами на работу, больше информации почти всегда предпочтительнее, чем меньше.Все результаты процесса WOMS, от самых серьезных до кажущихся несущественными, должны быть задокументированы, чтобы облегчить точный учет и систематические улучшения. Если у клиента есть положительный опыт общения с техническим специалистом, когда несчастный случай привел к травме или когда для работы была заказана неправильная деталь, это всегда следует отмечать в системе программного обеспечения для дальнейшего обучения.

13.

Ставьте и пересматривайте цели.

Как и любой бизнес-процесс, управление заказами на работу должно иметь достижимые цели, которые можно измерить с помощью данных.Благодаря успешно внедренной системе WOMS можно ежедневно отслеживать свой прогресс. Конечно, для повышения операционной эффективности нужны регулярные оценки и пересмотр целей. Таким образом, вы также можете побудить свою команду работать умнее, усерднее и безопаснее для достижения этих целей.

14. Анализируйте ключевые показатели эффективности.

Возможности сбора данных с помощью программных решений поразительны, поэтому воспользуйтесь преимуществами всех возможностей этих платформ и заставьте данные работать на вас.Инструменты аналитики позволяют отслеживать тенденции в вашей компании и помогают сделать ваш отдел более активным, а поведение пользователей можно изучать, чтобы обеспечить более индивидуальный подход к работе с клиентами. Выберите KPI, которые имеют смысл для вашей организации, и используйте возможности данных в реальном времени для проведения детальной оценки состояния вашей производительности.

При правильном анализе ваших KPI и выполнении этих 14 шагов по организации вашей системы управления заказами на работу ваша компания повысит уровень удовлетворенности клиентов.Это достижение сделает клиентов более счастливыми и продолжит рост — цели, которые должна иметь каждая компания.

Управление заказами на выполнение работ по обслуживанию выездных работ в GoServicePro

Совет по отправке управленческой отчетности

Заказы на выполнение работ используются для планирования, отслеживания и записи действий, связанных с выполнением запроса клиента на обслуживание. В GoServicePro каждый заказ на работу связан с делом, а затем выполняется выездным техником.

Инструменты для выполнения заказов на выполнение работ

Инструменты ведения журнала позволяют вам записывать взаимодействия с вашим клиентом, а также фиксировать действия технического специалиста на месте
Связь, такая как входящие и исходящие телефонные звонки, электронные письма и заметки, обеспечивает актуальность рабочего задания с учетом последней информации о проблемах
С помощью мобильных устройств технические специалисты могут записывать время поездки, прибытие на место и завершение работы, метки времени, использованные детали, выполненные действия по заказу запчастей, расходы, связанные с рабочими заданиями и т. информация

Захват информации о проблеме

Запишите контакт, сайт и ресурс сайта, связанный с проблемой клиента
Контракт или Право на время и материалы гарантирует, что вы предоставляете соответствующий уровень обслуживания
Многоуровневые коды категорий позволяют быстро категоризировать дела для маршрутизации рабочего процесса и отчетности

Рабочий процесс позволяет бизнес-процессам

Можно смоделировать сложные рабочие процессы для маршрутизации заказов на работу через процесс решения проблем вашего предприятия
Рабочие задания могут быть назначены отдельным лицам или группам людей с помощью очередей
Статусы можно настроить для представления критических точек в жизненном цикле рабочего задания
Коды статуса закрытия и разрешения обеспечивают надлежащую запись окончательной обработки рабочего задания
Могут быть созданы автоматические события, чтобы указать, когда в рабочем задании пропущено обязательство по уровню обслуживания перед клиентом или когда технический специалист опаздывает.

История заказов и отчеты

История заказов на работы ведется на уровне предприятия, контакта и клиента
Время подробного аудита и отметки пользователя обо всех действиях в системе для обеспечения полной прослеживаемости
Встроенная система отчетов по всему приложению предоставляет необходимую информацию там, где она вам нужна

SLA Management

Визуальные и систематические индикаторы помогают выполнять обязательства по Соглашению об уровне обслуживания
Ответственные стороны будут уведомлены, когда SLA окажется под угрозой или было пропущено

Интеграция в корпус

У обращений могут быть связанные рабочие задания для представления выездов на места клиентов
Несколько заказов на работу могут быть связаны с одним случаем для представления сложных сценариев отгрузки (т.е. тяжелое оборудование, требующее подъема 2 человек)
Рабочие задания содержат всю информацию, необходимую для принятия интеллектуальных решений о назначении ресурсов на основе навыков, сертификатов, местоположения, наличия графика и требуемых запасных частей.

Активы сайта

Заказы на выполнение работ предоставляют мощные инструменты для управления установленным оборудованием или услугами на объекте клиента
Установки, деинсталляции и обмены легко выполняются и поддерживают даже сложные потоки деталей, такие как обратная логистика
История обслуживания может быть просмотрена отдельным активом объекта, что дает техническим специалистам представление о проблемах, которые были рассмотрены в прошлом

Задания

Рабочие элементы представляют собой отдельные задачи, которые технический специалист должен выполнять на объекте.Это может означать несколько машин, которые необходимо отремонтировать, или многоэтапный процесс установки, который следует соблюдать и отмечать как завершенный
Мощные шаблоны автоматизируют создание рабочих элементов в зависимости от типа рабочего задания. Это сокращает время создания рабочего задания и обеспечивает единообразие всего процесса

GoServicePro также предоставляет гибкие инструменты сбора данных, позволяющие запрашивать сбор настраиваемой информации в зависимости от типа рабочего задания.

Инструменты планирования

Планирование в GoServicePro может быть таким простым, как перетаскивание рабочих заданий и перетаскивание их на ресурсы, или сложным, например, полностью автоматизированное планирование с использованием усовершенствованного механизма планирования

Планирование перетаскиванием

Простые задания можно выполнять с помощью функции «перетаскивания» на панели диспетчеризации.Это так же просто, как выбрать работу и перетащить к доступному техническому специалисту в нужное время.
Координаторы обслуживания уведомляются о влиянии на график и ежедневный маршрут техников и имеют возможность вручную корректировать порядок заказов на работу в соответствии с потребностями клиентов / командировок.
Система автоматически уведомляет мобильное устройство техника о новой отправке

Матрица доступности

Матрица доступности предоставляет непосредственным операторам связи или координаторам услуг инструмент планирования типа «кабельной компании».
Система автоматически находит лучших инженеров на основе местоположения, доступности, навыков, сертификатов и предпочтений и представляет информацию по временным интервалам.Это позволяет легко вести переговоры с клиентами, указав, что технический специалист доступен, например: «Сегодня с 8 до 12 или с 12 до 4».
Как только время согласовано, координатор просто щелкает желаемый временной блок, и техник назначается и немедленно уведомляется на своем мобильном устройстве

Расширенный механизм планирования

Усовершенствованный механизм планирования автоматически составляет график работы лучших технических специалистов, позволяя тем, кто занимается непосредственным решением проблем, уделять больше времени решению проблем клиентов.
Сценарии диспетчеризации определяют важность ряда различных факторов, что дает вам полную настраиваемость по сравнению с процессом автоматического планирования
Система автоматически находит лучших инженеров на основе местоположения, доступности, навыков, сертификатов и предпочтений и немедленно планирует работу, оптимизируя обязательства по уровню обслуживания, доступность ресурсов и ежедневные маршруты поездок. Просто отправьте и забудьте

Пример экрана рабочего задания

Для получения дополнительной информации посетите наш блог!

Как отправить наряд на работу

Обзор

Applications Operations использует веб-систему управления рабочими заданиями TOPdesk. В наши обычные часы с 8:00 до 16:30, с понедельника по пятницу, отправляйте все запросы на заказы на работу через OberView, значок TOPdesk или через Интернет на oberlin.topdesk.net (требуется единый вход).Часы работы нашего офиса могут меняться в зависимости от охвата персонала.

Чрезвычайные ситуации в нерабочее время

Если у вас возникла чрезвычайная ситуация в нерабочие часы, пожалуйста, свяжитесь с Офисом безопасности кампуса по телефону 440-775-8444.

Как отправить наряд на работу

С 1 февраля 2021 года наш новый инструмент управления запросами на обслуживание TOPdesk заменит SchoolDude (Maintenance Direct).

Чтобы ввести запрос на обслуживание помещений, войдите в OberView и найдите значок TOPdesk. Вы также можете ввести https://oberlin.topdesk.net.

Вы войдете на портал самообслуживания , используя свои учетные данные для системы единого входа Оберлинского колледжа.
Завершите двухфакторную аутентификацию Oberlin Okta.
Вы увидите несколько вариантов.

Выберите тип требуемой услуги.

Выберите «Запрос на обслуживание» , чтобы создать новый запрос на обслуживание.
- Щелкните «Запрос на обслуживание общих средств обслуживания».
- Укажите номер телефона , по которому с вами можно связаться.
- Выберите , здание , где требуются работы.
- Щелкните раскрывающийся список, чтобы выбрать конкретную комнату .
- Это проблема обслуживания? Если это не проблема обслуживания, потребуется FOAP.
- Пожалуйста, будьте как можно более конкретными в своем описании, включая номер комнаты, если номер комнаты не был доступен в раскрывающемся списке.
Выберите «События» для любой настройки события.
- Щелкните «Запрос на настройку события».
- Необходимо предоставить действующий FOAP.
- Должны иметь дату и время установки и демонтажа.
- Без этой информации ваш запрос не будет обработан.
Выберите «Прокат автомобилей» для любого запроса на аренду.
- Щелкните Запрос на аренду автомобиля / фургона.
- Заполните все обязательные поля.
- Должен иметь в наличии текущий MVR (истекает 30 июня каждого года).
- Необходимо предоставить действующий FOAP.
Выберите «Мои запросы» , чтобы просмотреть существующие запросы на обслуживание.

Вы можете отслеживать статус своей заявки с помощью функции портала самообслуживания. Вы можете позвонить в офис по телефону 440-775-8445, чтобы проверить свой рабочий заказ после его отправки онлайн, или отправьте электронное письмо по адресу [email protected].

Если у вас возникла чрезвычайная ситуация, и она возникла в нерабочее время с 8:00 до 16:30, пожалуйста, свяжитесь с Офисом безопасности по телефону 440-775-8444. Не забывайте сообщать о проблеме как можно более конкретно.

Если у вас возникли проблемы с системой единого входа (SSO) или проверкой Okta, обратитесь в CIT.

Отправить наряд

Общие вопросы

Если у вас возникли проблемы как у существующего пользователя или вы новый пользователь, который никогда не отправлял онлайн-запрос, позвоните в отдел обслуживания по телефону 440-775-8445.

Запрет на выполнение аварийных работ

Для срочных заказов на работу, пожалуйста, отметьте поле с надписью «Срочная техобслуживание» при подаче заявки на выполнение работ через Интернет. Вы можете позвонить в офис в обычные рабочие часы, чтобы уточнить свой рабочий заказ, отправив его онлайн или отправив в наш офис электронное письмо.

Расстановки для особых событий

Запросы нарядов на работу для настройки особых событий обрабатываются нашим транспортным отделом. Сюда входят запросы на столы, стулья и подиумы для ведомственных мероприятий, мероприятий студенческих союзов, выступающих, концертов, дней открытых дверей и т. Д. Пожалуйста, отправляйте заказы на работу для мероприятия, организованного через TOPdesk, используя форму «Мероприятия».У нас должна быть вся информация, указанная ниже, чтобы своевременно обрабатывать заказ на работу.

Настройка (дата и время):
Забастовка (дата и время снятия):
Событие / группа:
FOAP:
Направления:

* Прикрепите схему к заказу на работу, если применимо.

Отделение студентов — Студенческая деятельность

Мероприятия студенческих организаций имеют множество потребностей, чтобы помочь им добиться успеха. Вам нужно электричество для этого приглашенного докладчика на Greg Gym Plaza? А как насчет стульев для выступления вашей организации на Main Mall? Какой бы ни была потребность, наряд может подойти вашей организации.См. Ниже дополнительную информацию и инструкции относительно заказов на работу. По состоянию на 01.08.20, Сервисная служба не принимает заказы на работу по организации мероприятий и переезду.

Как мне запросить заказ на работу?

Чтобы подать заказ на работу, сотрудник организации должен встретиться с сотрудником Студенческой деятельности по крайней мере за за 14 дней до мероприятия. Запросы на выполнение работ, сделанные менее чем за 14 дней до даты мероприятия, не будут утверждены. Пожалуйста, позвоните в Студенческие мероприятия по телефону 512-471-3065 или воспользуйтесь нашей страницей бронирования, чтобы назначить консультацию. Любой запрос студенческой организации, поданный непосредственно в Службу поддержки, будет отклонен.

Какие товары можно запросить с помощью рабочего задания?

Ниже приведен общий список доступных предметов. Обратите внимание, этот список может быть изменен. Студенческие организации должны заранее проконсультироваться со студенческими мероприятиями, чтобы обсудить варианты и определить, следует ли им изучить другие варианты. Сервисные услуги не предоставляют палатки или звуковые системы для мероприятий в кампусе.

Таблицы	Стулья	Урны для мусора
Электричество	Этапы	Подиумы
Непитьевая вода	Кастодиальные услуги	Мешки с песком

Как я узнаю, утвержден ли мой запрос на выполнение работ?

Служба поддержки отправит электронное письмо сотруднику студенческой организации через 3-5 рабочих дней после отправки формы. В электронном письме будет указано, подтвержден ли запрос, отклонен или требуется дополнительная информация. Офицер несет ответственность за предоставление дополнительной информации и должен своевременно отвечать.

Сколько стоит заказ на работу? Могу ли я запросить оценку моего запроса на выполнение работ?

Стоимость заказа на работу зависит от обстоятельств вашего мероприятия / запроса. Вы можете просмотреть страницу «Тарифы на услуги, сборы, правила и условия», чтобы узнать больше об общих сборах, связанных с их услугами.

Вы можете запросить оценку, но для ее завершения потребуется 10 рабочих дней с момента полной обработки запроса.Рабочие единицы не могут создать свою оценку, пока не будет предоставлена вся информация и диаграммы. Оценки не гарантируются. Они могут отличаться в зависимости от обстоятельств во время доставки и настройки. Если в заказ на работу требуется внести изменение, для получения оценки потребуется еще 10 рабочих дней. Программа «Студенческая деятельность» рекомендует отправлять заказ на работу как можно раньше, чтобы у вас было время для планирования и корректировки бюджета мероприятия по мере необходимости. Если у вас есть вопросы относительно вашей оценки, отправьте электронное письмо в Сервисную службу и укажите номер вашего рабочего задания.

Могу ли я внести изменения или отменить свой запрос на выполнение работ? Взимается ли с меня плата за отмену?

Да, вы можете изменить или отменить свой заказ на работу. Лучше всего ответить на исходное электронное письмо с подтверждением. Вы также можете отправить свой запрос, отправив электронное письмо в Сервисные услуги напрямую. В зависимости от того, когда запрашивается изменение или отмена, вы можете понести комиссию, как указано в Условиях предоставления услуг.

Изменения (по состоянию на 01.09.19) , запрошенные более чем за пять рабочих дней до мероприятия, не повлекут за собой штрафов.Если изменение запрашивается в течение пяти рабочих дней после мероприятия, за каждое изменение взимается дополнительная плата в размере 200 долларов США. Изменения, запрошенные в день доставки, или после первоначальной доставки, влекут за собой дополнительную плату в размере 400 долларов США.

Аннулирование (по состоянию на 01.09.19) должно быть запрошено не позднее, чем за 48 часов до доставки. При отмене в течение 48 часов с момента доставки взимается 100% от предполагаемой стоимости. Если мероприятие не отменено через Сервисный центр, и инвентарь доставлен, с клиента будет взиматься плата за работу по доставке и вывозу.После отмены мероприятия вы получите в ответ электронное письмо с подтверждением отмены.

Как мне оплатить расходы, выставленные моей студенческой организации?

Если ваша студенческая организация оплачивает заказ на работу, то офицеру, подавшему запрос, будет отправлен счет с вариантами оплаты.

Если академическое или административное подразделение университета будет оплачивать заказ на работу, то это подразделение должно подать запрос на выполнение работы от имени вашей студенческой организации.Так обстоит дело со многими спонсируемыми студенческими организациями. Сообщите студенческим мероприятиям, если академическое или административное подразделение представило заказ на работу для вашей организации.

Будет ли производственная служба доставить и забирать элементы рабочего задания?

Да. Услуги по обслуживанию должны доставить, установить, разобрать и забрать ВСЕХ запрошенных предметов. Плата за сверхурочную работу будет добавлена, если доставка и получение происходят в нерабочее время службы обслуживания (8:30 — 16:00.м., понедельник — пятница).

Могу ли я забрать и вернуть запрошенные товары в сервисной службе для экономии средств?

Нет, студенческие организации не могут забирать или возвращать какие-либо предметы из Facility Services.

Обязаны ли студенческие организации подавать заказы на работу?

Нет, студенческие организации могут использовать поставщиков вне кампуса для столов, стульев, палаток, звукового оборудования и других ресурсов. В зависимости от стоимости, сроков или других факторов может быть удобнее использовать поставщика вне кампуса.Многие объекты вне кампуса требуют дополнительного разрешения для использования и эксплуатации на территории кампуса. Поэтому важно проконсультироваться со студенческими мероприятиями относительно предлагаемых вами планов мероприятий по крайней мере за 14 дней до мероприятия. Обратите внимание, что наш офис не дает рекомендаций для поставщиков ресурсов за пределами кампуса.

Возможности CMMS для управления заказами на работу

Программное обеспечение

для заказов на работу позволяет менеджерам по техническому обслуживанию и техническим специалистам создавать, обновлять и управлять запросами на обслуживание.Таким образом, вы получаете работу с наивысшим приоритетом, следя за тем, чтобы работа с более низким приоритетом не ускользнула из-под контроля.

С помощью MPulse вы можете легко получать заказы на работу от неограниченного числа заказчиков, вводить запросы вручную или автоматизировать задачи с помощью вашей программы профилактического обслуживания. Затем просто утверждайте, назначайте, планируйте и управляйте запросами на техническое обслуживание для своих сотрудников или поставщиков. Вы также можете автоматизировать утверждение и назначение запросов на выполнение работ.

Кроме того, автоматические подтверждения могут быть настроены и отправлены запрашивающим, менеджерам и техническим специалистам.Функции отчетности также помогут вам внимательно следить за выбранными вами ключевыми показателями.

Преимущества программного обеспечения для заказа на работу

Программное обеспечение для заказа на работу упрощает процесс обслуживания, позволяя создавать, обновлять и составлять отчеты по данным обслуживания. Эта информация улучшает время отклика и показатели выполнения за счет лучшего доступа к историческим данным и другим важным деталям.

Преимущества программного обеспечения для заказа на работу включают…

Устранение потери информации между сменами, уменьшение путаницы и ошибок.
Свяжите информацию о рабочем задании с другой информацией об активах и получите важные сведения о ремонте от ваших технических специалистов.
Отслеживание затрат на персонал и поставщиков
Связывание с внешними медиафайлами для обеспечения легкого доступа к информации
Легко находить статус рабочих заданий
Автоматизировать графики как для сотрудников, так и для контрактников

Функции программного обеспечения для рабочих заказов

Группы технического обслуживания могут оптимизировать рабочий процесс в одном приложении. С помощью MPulse вы можете…

Назначать работы и уведомлять техников по техническому обслуживанию
Просматривать рабочие задания на мобильных устройствах
Автоматизировать запросы рабочих заданий
Устранять повторение ввода данных
Отслеживать трудозатраты, детали и другие расходы
Настроить автоматические электронные письма и связь
Ограничьте доступ пользователей и видимость, когда это необходимо.
Улучшите планирование для технических специалистов или поставщиков.

Программное обеспечение рабочего заказа для мобильных устройств

Техническое обслуживание не происходит в офисе.Мобильное программное обеспечение для заказов на работу естественно подходит для тех, кто занимается обслуживанием. Объединение мобильных устройств с CMMS делает работу мощным инструментом.

Мобильное программное обеспечение для работы с заказами позволяет легко получить доступ к важной информации без перезвона в офис или необходимости «подключиться». Улучшенные функции безопасности также означают, что вы можете безопасно контролировать доступ к своим данным, даже если вы не в офисе.

Растущая пропускная способность и улучшенный доступ также делают мобильную CMMS более практичной. В результате теперь вы можете подключиться к Интернету и практически к любому бизнес-приложению практически из любого места через Wi-Fi или сотовую связь.

Мобильное приложение для оптимизации процессов

MPulse Mobile дает вашей команде все необходимое для выполнения работы в полевых условиях или в производственном цеху, даже если они не могут подключиться к Интернету.
Не нужно спешить в офис. Все, что им нужно, прямо на экране. Обновления автоматически синхронизируются с вашей MPulse CMMS после того, как они снова подключены к сети.
MPulse Mobile — это дополнительная функция, доступная для любой версии MPulse. Технические специалисты просто вводят свои обычные учетные данные для входа в систему и…

Сообщайте о проблемах в поле
Сохраняйте данные, когда и где это происходит
Документирование работы с изображениями и видео
Получение и обновление работы, назначенной вам
Полная работа заказы со всеми необходимыми данными
Отслеживание отработанных часов с помощью таймера активности
Поиск и привязка инвентаря с помощью штрих-кодов
Работа в автономном режиме с бесшовной фоновой синхронизацией

Кто использовал инструмент управления рабочими заказами MPulse

MPulse обслужил более 2700 клиентов с 1995 года , помогая им поддерживать работу предприятий с максимальной эффективностью, а производственные активы — с максимальной производительностью.

Делопроизводство приказы по основной деятельности: Оформляем приказ по новым правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016