Деловое письмо используемое для отправки документов это: Основные разновидности деловых писем

Деловое письмо используемое для отправки документов это: Основные разновидности деловых писем

Содержание

Основные разновидности деловых писем

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…

и др.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, условия, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Образец сопроводительного письма приведен в конце статьи.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается следующим образом: Просим Вас провести…, Просим Вас предоставить…, Просим Вас сообщить… и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола просить, например: Надеемся на положительное решение вопроса…, Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… .

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые и иные документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом, письма-запросы составляются также как письма-просьбы и также требуют письма-ответа.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа (На Ваше письмо от _______ № ___ …). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с….

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования (В связи с…, В соответствии с…) или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что… ;

Доводим до Вашего сведения, что…;

Считаем необходимым поставить Вас в известность о… .

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие …).

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью организации.

Образец гарантийного письма приведен в конце статьи.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение (оферта).

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

В письме-напоминании используются следующие фразы:

Напоминаем Вам…;

Вторично напоминаем Вам…;

Обращаем Ваше внимание на то, что…;

Ставим Вас в известность, что… .

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынужден будет прибегнуть автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства. Письмо-требование составляется тогда, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия принятых ранее договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств, а также содержатся угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут им выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства…;

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…;

Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в арбитражный суд;

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...;

В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий, лиц с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В приложении может быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно рядом организаций.

Письмо-приглашение – разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, элементы художественного оформления (орнамент, рисунки и др.). Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, в этом случае используется формула личного обращения к адресату: Уважаемый …!. Если письмо-приглашение направляется группе лиц, используется формула обращения Уважаемые коллеги!.

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письма-благодарности, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Благодарим Вас за оказанную помощь в…;

Выражаем Вам свою благодарность за…;

Позвольте Вас поблагодарить за…;

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…  и т.п.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-приглашения, как правило, составляются в достаточно свободной форме, они могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

Поздравляем Вас в связи с…;

Искренне поздравляем Вас с…;

Примите наши искренние поздравления в связи с…;

Сердечно поздравляем Вас с… и т.п.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

В.Ф. Янковая

деловое письмо - это... Что такое деловое письмо?


деловое письмо

    делопр.

    документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица

Краткий словарь терминов из области делопроизводства. - Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, — (Серия «Высшее образование»).. М.В. Кирсанова . 2003.

  • дело
  • делопроизводство

Смотреть что такое "деловое письмо" в других словарях:

  • деловое письмо —   , а.   В делопроизводстве: служебный документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица …   Учебный словарь стилистических терминов

  • письмо — Написанный текст, посылаемый кому нибудь; официальный документ. О размере письма, логичности изложения; об интересном, скучном и т. п. письме. Абсурдное, безалаберное, бесполезное, беспомощное, бессвязное, бессистемное, бестолковое, большое,… …   Словарь эпитетов

  • Письмо — (деловое, служебное, информационное, сопроводительное и т.п.) документ, служащий средством общения между организациями. Источник: МДС 12 37.2007: Рекомендации по ведению документооборота в строительной организации 288 письмо: Почтовое отправление …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Письмо — особый (эпистолярный) жанр речи. Оно направляется адресату с целью сообщить ему что либо, уведомить о чем либо, поддержать с ним общение и т. д. П. является древним видом письменного общения. Потребность в эпистолярном жанре возникла в связи с… …   Педагогическое речеведение

  • ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО — элемент прямой почтовой рекламы (директ мейл), похожее на деловое письмо, отпечатанное на фирменном бланке. Несет черты личного обращения к адресату. Рассылается по спискам …   Словарь по рекламе

  • СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО — согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, – служебное письмо,… …   Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • отношение —   деловое письмо, которым обмениваются два предприятия или учреждения …   Справочный коммерческий словарь

  • Калиграфия — Страница из рукописного Корана (XII в., Андалузия) Каллиграфия (от греч. καλλιγραφία  «красивый почерк»)  вид изобразительного искусства. Древняя отрасль прикладной графики, эстетическое оформление рукописного шрифта, также  учебная дисциплина.… …   Википедия

  • Искусство каллиграфии — Каллиграфия (от греч. καλλιγραφία «красивый почерк») вид изобразительного искусства. Древняя отрасль прикладной …   Википедия

  • Эпистолярный жанр — (от греч. epistole – письмо, послание) – текст, имеющий форму письма, открытки, телеграммы, посылаемый адресату для сообщения определенных сведений. Письмо относится к древнему виду письменных сообщений, которыми обмениваются коммуниканты,… …   Стилистический энциклопедический словарь русского языка

Книги

  • Деловое письмо. Тетрадь по письму и развитию речи для учащихся 5-9 классов специальных ОУ, Шехирева Альбина Михайловна. Данное методическое пособие представляет собой набор заданий, направленных на получение теоретических сведений по документоведению, образцы оформления деловых писем (автобиографии, заявлений,… Подробнее  Купить за 279 руб
  • Деловое письмо. Тетрадь по письму и развитию речи для учащихся 5-9 классов специальных (корректирующих) общеобразовательных учреждений VIII вида, Шехирева Альбина Михайловна. Данное методическое пособие представляет собой набор заданий, направленных на получение теоретических сведений по документоведению, образцы оформления деловых писем (автобиографии, заявлений,… Подробнее  Купить за 216 руб
  • Деловое письмо, И. Н. Кузнецов. Излагаются правила подготовки, оформления и отправки деловых писем. Рассмотрены правила оформления делового письма в России согласно ГОСТ Р 6. 30-2003 и правила оформления международного… Подробнее  Купить за 216 руб
Другие книги по запросу «деловое письмо» >>

Деловой словарик: 85 полезных фраз для деловых писем

Прочее

Деловой словарик: 85 полезных фраз для деловых писем

17 марта 2015 207 003 просмотра

Лариса Парфентьева
Лариса Парфентьева

При написании писем коллегам, клиентам и партнерам часто возникает вопрос, как сформулировать ту или иную мысль деловым стилем. Как сказать, что нам что-то не нравится — или, наоборот, нравится? Как сообщить о проблеме или возможности? Как предложить адресату встретиться или созвониться? Как упомянуть о возможных санкциях? Об этом — в новой книге Саши Карепиной  «Конструктор делового письма».

Именно на такой случай мы составили небольшой словарик деловых оборотов. Используйте его, и ваш стиль будет вполне официальным, а формулировки — разнообразными. Перед вами 85 фраз для деловой переписки.

констр1констр1КОНУС1

 

конус2

конус3

конус4

конус5

Легкого и делового вам слога!

По материалам книги «Конструктор делового письма»

Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 11.01.2020)

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 11.01.2020)

И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

Внимание!

Пример документа можно изучить в конце статьи! Список примеров опубликован по приведенной ссылке.

1. Цель составления

Сопроводительное  письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  • кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
  • определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
  • указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  • при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  • довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

2. Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один.  Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  • канала отправки сообщения;
  • получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  • написанные вручную;
  • электронные;
  • передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и  оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

Исключение

Единственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение. Но структура, опять же будет одинаковой.

3. Требования к форме бланка

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить  ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

  • верхнюю часть с реквизитами организации;
  • поле с исходящим номером и датой;
  • блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
  • поле для текста письма и приложений;
  • контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

3.1 Пример пустого бланка

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи!

Лист А4 (пустой бланк)


Общество с ограниченной ответственностью «Название компании»
(указываются полные реквизиты компании)

Исх. № от_______                                         Данные о получателе______________________________

(название организации,  адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

 

Тема____________________________________________________

Уважаемый(-ая)_______________________________!

Основной текст

Приложения:

  1. Документ 1.
  2. Документ 2.
  3. Документ 3.

 

С уважением,
Должность______________________  Подпись ___________________  ФИО______________________

Исполнитель:
Должность __________________
ФИО _________________________
Контактные данные _________________________

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма,  выделяется 4части:

  • тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
  • обращение к получателю;
  • основная часть;
  • перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

  1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  2. О подготовке годового отчета.
  3. Предоставление статистических данных.
  4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки Тип адресата
Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя:  ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

 

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
  2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

  • информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  • действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  • сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  • наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
  • чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые  получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

Приложения:

  1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
  2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать  сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

5. Как хранить

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

6. Ключевые ошибки при составлении

Все ошибки можно разделить на две группы:

  • некорректность содержания;
  • стиль и форма подачи информации.

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

  1. Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
  2. Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
  3. Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.

Вывод: хотим достичь цели –  используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

7. Сопроводительное письмо к документам – образец

А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью «Край»
100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105
ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212

Исх. №5 от 14.12.2018г.                                                                                              ООО «Росток»

111100, г. Москва, ул. Митина,

д.7, офис403

Коммерческому директору

«ООО Росток» Степанову И.А.

 

О согласовании условий договора

Уважаемый Илья Александрович!

Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.

Приложения:

  1. Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.
  2. Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.

 

С уважением,

Коммерческий директор  ООО «Край»                   Иванов                       Иванов М.А.

 

Исполнитель:

Секретарь департамента продаж

Светлова Т.А.

8(495) 111-11-11
e-mail: [email protected]

8. Заключение

Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации. При правильном подходе и наличии утвержденной формы письма, исполнителям не придется тратить большого количества времени на составление текста.

9. Скачать сопроводительное письмо к документам: образец+пример

soprovoditelnoe-pismo.ru docxСкачать пустой бланк

Скачать готовый образец

Формат делового письма (Как писать)

Вы можете подумать, что составление делового письма от руки и его доставка по почте - устаревший способ общения. В конце концов, сегодня у нас есть электронные средства связи. Электронные методы общения достаточно надежны, так что действительно ли нам нужно учиться составлять деловое письмо? Ответ: да. Деловые письма передают более личное сообщение и с большей вероятностью укрепят отношения с получателем, чем электронное письмо.

Составление делового письма может быть более сложной задачей, чем многие думают. Вот почему мы составили это полезное, подробное и простое в использовании руководство по составлению идеальных деловых писем в различных форматах . Не стесняйтесь использовать эти форматы деловых писем для составления писем об увольнении, продаж, сопроводительных писем к резюме, писем-запросов и многого другого.

Как написать (отформатировать) деловое письмо?

Деловое письмо должно быть составлено на фирменном бланке компании с полями 1 к 1.5 дюймов по всей странице с учетом стиля фирменного бланка.

Официальный формат делового письма состоит из следующих элементов:

  • Имя и адрес получателя
  • Дата
  • Ссылка
  • Приветствие
  • Тело
  • Закрытие
  • Подпись
  • Инициалы машиниста
  • Приложения

Имя и адрес получателя

Здесь указывается рабочее и / или личное имя получателя.Ни одно официальное деловое письмо не должно оставаться без этой информации. Включите имя, должность, название компании и адрес получателя.

Дата

Дата относится к фактической дате написания письма. Дата всегда должна быть записана в формате месяца, дня и года, например 18 января 2018 г.

Номер ссылки

При необходимости используйте этот раздел, чтобы дать простое описание того, о чем идет речь. Например, если письмо касается жалобы на счет-фактуру, оно будет читать RE: Жалоба на номер счета-фактуры 12345

.

Приветствие

Приветствия варьируются от бизнеса к бизнесу.Примеры приветствий: Уважаемый сэр или мадам, Уважаемый доктор Хемпстед. Приветствие должно заканчиваться двоеточием: Уважаемая мисс Коннер:

Кузов

Текст письма имеет одинарный интервал, с двойным интервалом между абзацами. Первый абзац касается цели письма. Следующие параграфы описывают цель более подробно. Последний абзац должен усилить цель вашего письма, сделать запрос на общение и поблагодарить получателя за рассмотрение письма.Всегда помните, что это деловое письмо, поэтому предложения должны быть краткими и по существу. Любой ценой избегайте отклонения от темы. В бизнесе время - деньги, поэтому все тело должно быть коротким и приятным.

Закрытие

Есть несколько способов закрыть деловое письмо. Один из наиболее часто используемых - «С уважением». Другие заключения включают: С уважением, Искренне Ваш, Искренне Ваш. Сделайте первое слово в закрытии заглавными, а второе - строчными.

Подпись

Подпись того, от кого письмо, а не того, кто его напечатал.

Инициалы машинистки

Поместите здесь инициалы того, кто напечатал письмо. При желании можно поставить инициалы композитора и машинистки вместе. Человек, составивший письмо, идет первым заглавными буквами, а машинист - вторым и в нижнем регистре: PT / jc.

Корпуса

Это относится ко всем приложениям, которые вы прилагаете к своему письму. Это могут быть контракты, объявления, брошюры и т. Д. Это более важно, чем кажется, , поскольку вы предупреждаете получателя о том, что письмо должно содержать дополнительное содержание, которое может иметь решающее значение для переписки.

Три типа деловых писем в формате

В этом последнем разделе мы представляем вам подробных примеров форматирования делового письма, , включая размещение и , как разместить деловое письмо . Однако всегда помните, что люди могут самостоятельно настроить каждый стиль в соответствии со своим личным вкусом и стилем деловой переписки.

Деловые письма будут иметь один из трех форматов:

  • Блок
  • Модифицированный блок
  • Полублок

Блок Деловой формат письма

Форматирование блока обычно используется для наиболее формальной шины

.

деловых писем - Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем этот раздаточный материал

Этот раздаточный материал поможет вам написать деловые письма, необходимые во многих различных ситуациях, от подачи заявления на работу до запроса или предоставления информации. Хотя конкретно обсуждаются примеры письма-заявки и сопроводительного письма, в этом раздаточном материале также освещаются стратегии эффективного делового письма в целом.

Принципы, о которых следует помнить

Деловое письмо отличается

Написание для деловой аудитории обычно сильно отличается от письма в гуманитарных, социальных или других академических дисциплинах.Деловые письма стремятся быть четкими и лаконичными, а не вызывающими воспоминания или творческими; он подчеркивает конкретность и точность. Это различие не делает деловое письмо лучше или хуже других стилей. Скорее, он отражает уникальную цель и соображения, связанные с написанием в деловом контексте.

Когда вы пишете бизнес-документ, вы должны исходить из того, что ваша аудитория имеет ограниченное время, чтобы прочитать его, и, скорее всего, бегло просмотрела. Ваши читатели заинтересованы в том, что вы говорите, поскольку это влияет на их рабочий мир.Они хотят знать «практический результат»: ваше мнение о ситуации или проблеме и то, как им следует реагировать.

Деловое письмо варьируется от стиля разговора, который часто встречается в сообщениях электронной почты, до более формального, юридического стиля, который можно найти в контрактах. Стиль между этими двумя крайностями подходит для большинства заметок, электронных писем и писем. Слишком формальный текст может оттолкнуть читателя, а попытка быть чрезмерно небрежной может показаться неискренней или непрофессиональной.В деловой переписке, как и в любой другой письменной форме, вы должны знать свою аудиторию.

В большинстве случаев деловое письмо будет первым впечатлением, которое вы произведете на кого-то. Хотя деловая переписка со временем стала менее формальной, вам все же следует внимательно следить за тем, чтобы содержание письма было ясным и вы внимательно его вычитали.

Местоимения и активный и пассивный залог

Личные местоимения (например, я, мы и вы) важны в письмах и записках. В таких документах совершенно уместно называть себя «Я» и читателя - «вами».Однако будьте осторожны, используя местоимение мы в деловом письме, написанном на канцелярских принадлежностях компании, поскольку оно обязывает вашу компанию соблюдать то, что вы написали. Излагая свое мнение, используйте I; при изложении политики компании используйте мы.

Лучшие писатели стремятся достичь стиля, который настолько ясен, что их послания нельзя будет неправильно понять. Один из способов добиться четкого стиля - свести к минимуму использование пассивного голоса. Хотя иногда необходим пассивный залог, часто он не только делает ваше письмо скучным, но также может быть двусмысленным или чрезмерно безличным.Вот пример одной и той же точки, выраженной в пассивном и активном голосах:

    Пассивный залог: «Чистая прибыль от продажи дочерних компаний была сильно переоценена».
      [Кто переоценил?]

    Активный голос: Команда Global Finance сильно переоценила чистую прибыль от продажи дочерних компаний.

Вторая версия более понятна и поэтому предпочтительнее.

Конечно, из каждого правила есть исключения. Что делать, если вы возглавляете глобальную финансовую команду? Возможно, вы захотите донести свое сообщение, не обращая чрезмерного внимания на тот факт, что ошибка возникла по вине вашей команды.Пассивный голос позволяет не обращать внимания на нелестные моменты, но вы должны использовать их с осторожностью.

Фокус и специфика

Деловой текст должен быть четким и кратким. Однако будьте осторожны, чтобы ваш документ не превратился в бесконечную серию коротких, прерывистых предложений. Помните также, что «краткий» не обязательно означает «резкий» - вам все равно нужно подумать о своем тоне и аудитории, для которой вы пишете. Рассмотрим следующие примеры:

После тщательного рассмотрения этого предложения мы решили определить приоритетность других проектов в этом квартале.
Ваша идея проекта никому не понравилась, поэтому мы не будем давать вам финансирование.

Первая версия - более слабое утверждение, в котором подчеркиваются факты, не имеющие прямого отношения к ее сути. Вторая версия предоставляет информацию в простой и прямой форме. Но не нужно быть экспертом по стилю, чтобы знать, что первая формулировка дипломатична и уважительна (хотя и менее лаконична) по сравнению со второй версией, которая излишне резка и может вызвать негативную реакцию.

Деловые письма: с чего начать

Перечитайте описание своей задачи (например, объявление о вакансии, инструкции по подаче предложения или подсказку о назначении на курс). Подумайте о своей цели и о том, какие требования упоминаются или подразумеваются в описании задачи. Перечислите эти требования. Этот список может служить схемой для управления вашим письмом и помочь вам сосредоточиться, поэтому постарайтесь сделать его подробным. Затем определите квалификации, атрибуты, цели или ответы, которые соответствуют только что перечисленным вами требованиям.Стремитесь быть точными и конкретными, избегая неясностей, двусмысленности и банальностей. Если существуют отраслевые или отраслевые концепции или терминология, которые имеют отношение к поставленной задаче, используйте их таким образом, чтобы передать вашу компетенцию и опыт. Избегайте любого языка, который ваша аудитория может не понять. В готовом тексте должно быть указано, насколько вы соответствуете перечисленным требованиям, и должны быть даны ответы на все вопросы, поднятые в описании или подсказке.

Заявочные и сопроводительные письма

Многие люди считают, что письма-заявки и сопроводительные письма по сути одно и то же.Однако для целей данного раздаточного материала это разные типы писем. Письмо-заявление - это коммерческое письмо, в котором вы рекламируете свои навыки, способности и знания. С другой стороны, сопроводительное письмо - это, прежде всего, сопроводительный документ. Он идентифицирует отправляемый элемент, человека, которому он отправляется, и причину его отправки, а также обеспечивает постоянную запись пересылки как для автора, так и для читателя.

Заявочные письма

При написании письма-заявки помните, что у вас наверняка есть соревнования.Ваша аудитория - профессионалы, которые проверяют и нанимают кандидатов на работу - тех, кто может просмотреть десятки или даже сотни других заявок в день, когда получит ваше. Непосредственная цель вашего письма-заявки и сопроводительного резюме - привлечь внимание этого человека. Ваша конечная цель - получить интервью.

При написании письма-заявки убедитесь, что вы выполнили три задачи: привлекательно привлечь внимание читателя, убедить читателя в том, что вы являетесь квалифицированным кандидатом на эту работу, и запросите собеседование.

Контрольный список для письма-заявки:

  • Определите вакансию по названию и сообщите получателю, как вы о ней узнали.
  • Обобщите вашу квалификацию для работы, в частности, ваш опыт работы, действия, которые демонстрируют ваши лидерские качества, и ваше образование.
  • Порекомендуйте читателю ваше резюме.
  • Попросите о собеседовании, указав, где с вами можно связаться и когда вы будете доступны. Если ваш потенциальный работодатель находится в другом городе и вы планируете посетить этот район, укажите даты поездки.
  • Если вы подаете заявку на конкретную работу, включите любую информацию, относящуюся к должности, которая не включена в ваше резюме.

Чтобы сэкономить время читателя и привлечь внимание к своим сильным сторонам как кандидата, укажите свою цель прямо в начале письма.

Пример:

    Я ищу должность менеджера в вашем центре обработки данных. На такой руководящей должности я могу использовать свою степень магистра в области информационных систем и мой опыт программиста / аналитика для решения бизнес-задач в области обработки данных.

Если вас направил в компанию один из ее сотрудников, консультант по вопросам карьеры, профессор или кто-то другой, укажите это перед тем, как сформулировать цель вашей работы.

Пример:

    Во время недавнего съезда ARRGH в Вашингтоне, округ Колумбия, один из ваших торговых представителей, Дасти Браун, сообщил мне о возможной вакансии менеджера в вашем центре обработки данных. Мой обширный опыт программирования и степень магистра в области информационных систем делают меня высококвалифицированным для этой должности.

В последующих параграфах расширите квалификацию, которую вы упомянули в своем открытии. Добавьте соответствующие детали, выделив опыт, указанный в вашем резюме, который особенно актуален для работы, которую вы ищете. Завершите просьбой об интервью. Внимательно вычитайте свое письмо.

Ниже представлены два образца писем-заявлений. Первое письмо (Образец №1) было написано недавним выпускником колледжа в ответ на статью в местной газете о планах компании по строительству нового компьютерного центра.Писатель не претендует на конкретную вакансию, но описывает вакансию, которую ищет. Второе письмо (Образец № 2) от старшекурсника колледжа, который не указывает, где она узнала о вакансии, потому что она не уверена, доступна ли вакансия.

    Образец № 1

    6123 Farrington Road
    Apt. B11
    Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514
    11 января 2005 г.

    Taylor, Inc.
    694 Rockstar Lane
    Дарем, Северная Каролина 27708

    Уважаемый директор по персоналу:

    Я только что прочитал в News and Observer статью о новом компьютерном центре Тейлора к северу от Дарема.Хочу подать заявку на должность программиста начального уровня в центре.

    Я понимаю, что Тейлор готовит как внутреннюю документацию, так и документацию для клиентов. Мои навыки технического письма, как описано в прилагаемом резюме, хорошо подходят вашей компании. Я недавний выпускник Технологического института ДеВри в Атланте со степенью младшего специалиста в области компьютерных наук. Помимо прохождения широкого круга курсов, я работал компьютерным консультантом в компьютерном центре колледжа, где помогал обучать пользователей работе с новыми системами.

    Я буду рад встретиться с вами в удобное для вас время и обсудить, насколько мое образование и опыт соответствуют вашим потребностям. Вы можете связаться со мной по моему домашнему адресу, по телефону (919) 233-1552 или по адресу [email protected]

    С уважением,

    Раймонд Крок

    Образец № 2

    6123 Farrington Road
    Apt. G11
    Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514
    11 января 2005 г.

    Taylor, Inc.
    694 Rockstar Lane
    Дарем, Северная Каролина 27708

    Уважаемая госпожаДжонс:

    Я ищу место в вашем инженерном отделе, где я смогу использовать свое образование в области компьютерных наук для решения инженерных задач Тейлора. Я хотел бы быть частью отдела, который разработал Интернет-систему отбора, но не уверен, есть ли у вас текущая вакансия.

    Я ожидаю получить степень бакалавра инженерных наук в Университете штата Северная Каролина в июне и к тому времени завершу программу «Инженерия компьютерных систем».С сентября 2000 года я участвовал через университет в программе профессионального обучения Computer Systems International в Роли. По программе меня распределили подмастерьем в несколько отделов персонала. Совсем недавно я был программистом-стажером в инженерном отделе и приобрел большой опыт работы с компьютерными приложениями. Подробная информация об академических курсах, которые я прошел, включены в прилагаемое резюме.

    Если есть открытая позиция в Taylor Inc., пожалуйста, дайте мне знать, с кем мне следует связаться для получения дополнительной информации. Я с нетерпением жду вашего ответа. Со мной можно связаться в моем офисе (919-866-4000 доб. 232) или по электронной почте ([email protected]).

    С уважением,

    Ребекка Брок

Сопроводительные письма

Как упоминалось ранее, письма-заявки и сопроводительные письма - это не одно и то же. В сопроводительном письме указывается отправляемый элемент, лицо, которому оно отправляется, и причина его отправки. Сопроводительное письмо обеспечивает постоянную запись пересылки как для автора, так и для читателя.

В сопроводительном письме делайте свои замечания краткими. В открытии должно быть указано, что вы отправляете и почему. В необязательном втором абзаце вы можете включить краткое изложение отправляемой вами информации. Письмо, сопровождающее предложение, например, может указывать на разделы в предложении, которые могут представлять особый интерес для читателя. Затем письмо может быть продолжено с изложением ключевых моментов, объясняющих, почему писательская фирма лучше всего подходит для этой работы. Заключительный абзац должен содержать благодарность, предлагать дополнительную помощь или выражать надежду, что материал выполнит свое предназначение.

Ниже приведены примеры сопроводительных писем. Первая буква (образец №1) краткая и по существу. Второе письмо (Образец № 2) немного более детально, поскольку затрагивает способ сбора информации.

    Образец № 1

    Логотип вашей компании и контактная информация

    11 января 2005 г.

    Брайан Ино, главный инженер
    Carolina Chemical Products
    3434 Pond View Lane
    Durham, NC 27708

    Уважаемый Mr.Eno:

    Прилагаем окончательный отчет об установке оборудования для контроля загрязнения в Eastern Chemical Company, который мы отправляем с разрешения компании Eastern. Пожалуйста, позвоните мне и получите (доб. 1206) или напишите мне по адресу, указанному ниже, если я могу ответить на какие-либо вопросы.

    С уважением,

    Нора Кэссиди
    Менеджер по техническим услугам
    [email protected]

    Приложение: Отчет

    Образец № 2

    Логотип вашей компании и контактная информация

    11 января 2005 г.

    Брайан Ино, главный инженер
    Ecology Systems, Inc.
    8458 Переулок с ограниченным обзором
    Дарем, Северная Каролина 27708

    Уважаемый г-н Ино:

    Прилагаю отчет с оценкой нашего энергопотребления за год по запросу Джона Бренана, вице-президента, 4 сентября.

    Отчет является результатом нескольких встреч с Джейми Энсон, управляющего производством завода, и ее сотрудниками, а также обширного опроса всех наших сотрудников. Обследование было отложено из-за перевода ключевого персонала в здание A. Однако мы полагаем, что в отчете будет представлена ​​информация, необходимая для предоставления нам сметы затрат на установку вашей системы энергосбережения Mark II.

    Мы хотели бы поблагодарить Билли Бадда из ESI за его помощь в подготовке обзора. Если вам нужна дополнительная информация, дайте мне знать.

    С уважением,

    Нора Кэссиди
    Офис новых проектов
    [email protected]

    Приложение: Отчет

Вы можете найти больше образцов различных типов резюме и деловых писем на сайте University Career Services.

Консультации по работам

Мы ознакомились с этими работами при написании данного раздаточного материала.Это не полный список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти последние публикации по этой теме. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, поскольку он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Инструкции по форматированию цитат см. В руководстве по цитированию библиотек UNC.

Кови, Стивен Р. Руководство по стилю FranklinCovey для делового и технического письма . 5-е изд. Река Аппер Сэдл, Н.Дж .: Франклин Кови, 2012.

.

Локер, Китти и Донна Кинцер. 10-е изд. Деловые и административные коммуникации . Бостон: Макгроу-Хилл, 2012.

.

Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
Вы можете воспроизвести его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указываете источник: Центр письма, Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

Сделать подарок

.

Деловая переписка - Словарь | Деловой английский

Формат . Формат
приложение дополнительных документа или изображения, добавленных к электронному письму
формат блока наиболее распространенный формат деловых писем, через один интервал, все абзацы начинаются с левого поля
кузов содержание письма; между приветствием и подписью
маркеров, пули маленьких темных точки, используемых для выделения элементов в списке
заказное письмо важных письма, за которые отправитель оплачивает дополнительные почтовые расходы, чтобы получить уведомление о получении
когерентный логический; легко понять
краткое быстро переходит к делу
конфиденциально, личное частный
дипломатия, дипломатическая в знак внимания и доброты
прямая почтовая рассылка, нежелательная почта маркетинговых письма, адресованных широкой аудитории
двойной пробел , где одна пустая строка остается между строками текста
корпус дополнительный документ или изображение, прилагаемое к письму
формальный использует заданное форматирование и деловой язык, в отличие от случайного
формат оформление или организация документа
товарная позиция слово или фраза, указывающая, что будет примерно в тексте ниже
отступ лишних пробела (обычно 5) в начале абзаца
неформальный случайный
внутренний адрес адресная информация получателя
по ширине прямой и ровный текст, всегда начинается с одного и того же места
фирменный бланк специализированная бумага с логотипом (компании) или названием вверху
логотип символ или изображение, обозначающее конкретную организацию
маржа пустое пространство, ограничивающее край текста
служебная записка, служебная записка документ, отправленный внутри компании (внутренний), в краткой форме
модифицированный формат блока выровнено по левому краю как формат блока, но дата и закрытие центрированы
по прибытии обозначение уведомление получателю, которое появляется на конверте (e.г. «конфиденциально»)
стоимость пересылки стоимость отправки письма через Почтовое отделение
корректура прочитать готовый документ на предмет ошибок
пунктуация знаков, используемых в предложениях и фразах или после них (например, точки, запятые)
удобный для чтения легко читается
получатель человек, получивший письмо
правая рваная , в котором текст в правой части документа заканчивается в немного разных точках (без выравнивания)
приветствие приветствие в письме (e.г. «Уважаемый мистер Джонс»)
конфиденциальная информация содержание письма, которое может расстроить получателя; конфиденциальный или секретный контент
формат полублока абзаца с отступом, без выравнивания по левому краю
с уважением термин, используемый перед именем при формальном закрытии письма
одинарные формат, в котором между строками текста не остается пробелов
шаг пустая область между словами или строками текста
тон чувство языка (e.г. серьезный, восторженный)
переходов слова или фразы, используемые для естественного расположения букв (например, «кроме того», «с другой стороны»)
.

Цели деловой переписки | Small Business

Автор Chron Contributor Обновлено 10 сентября 2020 г.

Деловые письма можно писать сотрудникам или руководителям, а также клиентам и потенциальным клиентам. Деловое письмо - это формальный вид коммуникации, который обычно печатается на белой канцелярской бумаге размером 8 1/2 на 11 дюймов. Деловые письма должны быть нацелены на конкретного человека или группу, иметь четкую и краткую цель, быть убедительными и заканчиваться конкретной целью, например, датой встречи.

Важность написания писем для продаж

Целью делового письма может быть знакомство клиентов с новыми продуктами. В прямой почтовой рассылке, форме рекламы, эти письма называются коммерческими письмами. Коммерческое письмо обычно отправляется по почте вместе с брошюрой и формой заказа. В цветной брошюре часто представлены продукты компании, а коммерческое письмо предназначено для того, чтобы подчеркнуть ключевые преимущества продуктов для потребителя или бизнес-клиента.

Все вводные или коммерческие письма обычно следуют принципу AIDA (внимание, интерес, желание, действие), сообщает Business Balls.Заголовок или письмо должны привлечь внимание читателя, заинтересовать его достаточно, чтобы прочитать его, увеличить их желание владеть продуктом и побудить их купить его.

Построение взаимоотношений

Цели деловых писем также включают уведомление или благодарность деловых партнеров или клиентов. Например, сопроводительное письмо, отправленное с отчетом, может информировать деловых партнеров о содержании отчета. Эти письма часто бывают очень короткими, в них выделены ключевые темы, обсуждаемые в отчете.Компании могут использовать благодарственные письма, чтобы поблагодарить клиентов за недавний заказ. Цель благодарственного письма - установить взаимопонимание с клиентом и напомнить ему о продуктах или веб-сайте компании.

Еще одно предназначение делового письма - заказ продукции. Такое письмо обычно имеет форму заказа на поставку. Заказ на поставку - это юридический документ между покупателем и продавцом, в котором указывается количество и долларовая сумма конкретного заказа.

Продажи по стимулированию продаж

Цели деловых писем могут включать стимулирование продаж для клиентов.Рекламные письма-стимулы используются для предложения скидок, купонов или специальных предложений постоянным клиентам. Например, небольшая типография может предложить 20-процентную скидку клиентам, пользующимся их услугами в течение шести месяцев или дольше. Альтернативой может быть предложение скидки клиентам, которые тратят на принтер определенную сумму в долларах. Компании обычно используют рекламные письма-стимулы для продвижения существующих продуктов.

Типы писем о предотвращении / решении

Иногда компаниям необходимо написать письмо, подтверждающее подачу жалобы.Эта жалоба может быть связана с проблемой обслуживания клиентов, повреждением продукта или даже неточной доставкой. Следовательно, компания должна написать клиенту письмо, информирующее его о том, что делается для исправления ошибки. Жалобы могут привести к потенциальным юридическим проблемам. Поэтому компаниям важно незамедлительно рассматривать жалобы клиентов.

Формат письма потерянному клиенту

Наконец, компания может написать бизнес «потерянному клиенту» или кому-то, кто какое-то время не покупал продукты, согласно веб-сайту по созданию бренда, Authority Alchemy.Интернет-компании, компании по доставке по почте, розничной торговле и электронной коммерции, которые используют базы данных, часто имеют возможность точно определить этих клиентов. Впоследствии они могут написать этим клиентам и предложить им специальную сделку. Например, небольшая компания сотовой связи может отправлять письма клиентам, отказавшимся от предоставления услуг, о введении новой ежемесячной ставки, которая ниже, чем у их конкурентов.

.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ