Деловое письмо правила составления и оформления: Оформление деловых писем: рекомендации, ГОСТ и образец

Деловое письмо правила составления и оформления: Оформление деловых писем: рекомендации, ГОСТ и образец

Содержание

Письма. Виды писем, порядок их составления и оформления. — Студопедия

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организации.

При подготовке писем используется специальный бланк для письма, оформляемый в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004. Чистые листы бумаги используются только при подготовке совместных писем, исходящих от двух и более организаций.

Согласно СТБ 6.38-2004 без заголовка допускается составлять лишь письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма).

Заголовок письма формулируется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?».


Важнейшим реквизитом, который всегда присутствует в письмах, является реквизит «адресат». Его располагают в правом верхнем углу рабочей площади документа под бланковыми надписями (на уровне реквизитов «дата» и «регистрационный индекс»).

Датой письма является дата его подписания.

Основным информационным элементом любого документа, в т.ч. письма, является текст. В зависимости от вида письма (служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности. Что касается общих требований к тексту письма, то они заключаются в следующем: во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, оно не должно быть большим по объему (как правило, до 1 страницы, в исключительных случаях - до 5). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них.

Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «направляем, «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. В некоторых случаях, например, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа («прошу», «предлагаю»).


Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.

В тексте письма при обозначении даты используется цифровой способ: 23. 12.2007. Словесно-цифровой способ оформления даты допускается использовать в письмах финансового характера, например в гарантийных письмах.

Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Текст письма, состоящего из 2 смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение - просьбу, отказ, предложение и т.п. К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.

Сложные письма создаются в случаях, требующих, детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения. Эти части могут дополняться также обращением, которое обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при обращении к конкретному должностному лицу.

Основная смысловая нагрузка сложных писем заключается во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины или повод его написания.

В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать выводы (предложения) и (или) высказать просьбу в заключительной части письма.

Заключение - это итог рассмотрения темы или предмета письма. В заключении излагаются выводы, предложения, просьбы и т.п.

В некоторых случаях текст сложного письма может дополняться еще одной частью - опровержением. Опровержение используется тогда, когда у адресата может возникнуть ощущение неубедительности приведенных доказательств, примеров.

Исходящие письма подлежат визированию на общих основаниях. Визы в исходящих документах оформляются на экземплярах, остающихся в организации-отправителе (отпусках).

Обязательным реквизитом письма является также отметка об исполнителе, оформляемая согласно установленным требованиям.

Полностью оформленное и завизированное письмо представляется на подпись руководителю. Вместе с 1-м экземпляром письма одновременно подается его копия, которая останется в организации после отправки письма. Руководитель подписывает лишь первый экземпляр документа, который отправляется адресату, а отпуск заверяется службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Для придания письму юридической силы в большинстве случаев достаточно подписи, а также реквизитов бланка и регистрационных данных, поэтому печать на письмах не ставится. Проставление печати является обязательным только на гарантийных письмах, которые связаны с расходованием денежных и материальных средств.

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

оферта(письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

2.Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

письмо-подтверждение

– содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т. п.;

письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

Письма-ответы – ответы на инициативные письма.Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).

Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

Одноаспектные – рассматривают один вопрос.

Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.

Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления деловые письма могут быть:

Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.

Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.

Факсовые – отправленные по факсу.

как в 2020 году его создавать, согласовывать и хранить

Наступил 2020 год, а в отделе снабжения по-прежнему пишут ответы на вопросы контрагентов не на утвержденном бланке организации, маркетологи формируют имиджевые письма без обязательных реквизитов, а на жалобу покупателя отвечают и менеджер по продажам, и менеджер по работе с клиентами, дважды регистрируя одно и то же письмо-ответ с разными регистрационными номерами? Хватит это терпеть! Пора собраться с силами и навести порядок в письмах организации.

Статья поможет вам разобраться с особенностями такого документа, как деловое письмо, а также вдохновит объяснить коллегам четкие правила.

В новом цикле статей «Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы» помогаем секретарям, делопроизводителям и помощникам руководителя просто и быстро привести систему делопроизводства организации в соответствие с последними требованиями законодательства.

ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА

В работе с деловыми письмами организации используйте следующие делопроизводственные и архивные документы:

  1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях.
  2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
  3. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – Методические рекомендации).
  4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень 2010).

КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Деловое письмо – обобщенное наименование группы информационно-справочных документов, оформляемых на специальном бланке (бланке письма) и используемых для обмена информацией между организациями и организациями и гражданами.

Содержание, особенности подачи текста, наличие и отсутствие тех или иных реквизитов зависят от вида письма. Видов писем много, их классифицируют по содержанию и носителю (Схема 1).

Виды писем по содержанию

По содержанию письма бывают информационные и имиджевые. Основная цель информационных писем – зафиксировать обмен важной информацией, которая влияет на рабочие процессы организации, поэтому самое главное в них – содержание. Каждое слово в этих письмах может повлечь за собой даже правовые последствия. Основная цель имиджевых писем – зафиксировать благодарность, извинение, поздравление при деловом взаимодействии. Чаще всего такие письма создают для формирования положительной репутации.

Юридическая сила таких писем незначительная, однако косвенно или в совокупности с другими мерами они могут помочь организации, например, найти новый канал продаж, начать общаться с крупным поставщиком или уладить конфликт с обиженным покупателем. Некоторые организации, которые пристально следят за своим образом в деловой среде, создают собственные правила деловой переписки с клиентами, контрагентами, работниками.

Вид делового письма зависит от того, о чем его текст. Перечислить все виды невозможно, приведем самые популярные из них в Схеме 2.

Виды писем по носителю

Каждый знает, как выглядят бумажные письма. Их создают на специальных бланках организации и отправляют адресатам по почте.

С электронными письмами все не так просто, потому что понятие «электронное письмо» размыто. Нет четкого и однозначного определения, что является электронным письмом, по каким каналам связи оно должно быть передано, какими характеристиками должно обладать.

Электронным письмом может быть и письмо на электронном бланке, и WhatsApp-сообщение. Советуем организациям, которые общаются с помощью электронных почтовых служб и мессенджеров, договориться, какие именно сообщения в их коммуникации будут электронными письмами и какое юридическое значение они будут иметь. Представим в Таблице 1 основные виды электронных писем и их юридическую силу.


Безусловно, письмо на электронном бланке, подписанное усиленной квалифицированной подписью руководителя, – это электронное письмо. Такие письма подходят для общения и с другими организациями, и с органами государственной власти, и с физическими лицами (правда, только по особому указанию или разрешению последних). Все остальные варианты, приведенные в таблице, корректно считать официальным способом передачи информации (только при условии, что стороны об этом договорились).

Чтобы правильно подготовить деловое письмо, следуйте Алгоритму 1.

■ Отправной точкой процесса создания любого делового письма становится соответствующее задание должностного лица или инициатива исполнителя, которого удобнее называть автором. Исполнитель отвечает за своевременную подготовку и отправку письма.

■ До подписания руководителем деловое письмо является проектом документа. Оно станет полноценным документом только после подписи руководителя. Чтобы подготовить проект делового письма, нужно:

  • собрать необходимую информацию;
  • написать текст делового письма;
  • выбрать бланк письма.

В конце этого этапа проект делового письма готов к подписанию директором.

■ Перед подписанием проект делового письма необходимо согласовать – то есть предъявить его должностным лицам, имеющим отношение к рабочим вопросам, о которых идет речь в тексте документа. Каждый согласующий должен ознакомиться с проектом и, если согласен с ним, поставить свою визу.

Отправляйте документ на подпись директору только полностью согласованные проекты документов.

■ Подписать деловое письмо – то есть придать документу юридическую силу и превратить проект документа в полноценный документ. Неподписанные деловые письма нельзя отправлять адресатам: они недействительны, так как это еще даже не документы.

■ Зарегистрировать деловое письмо – то есть внести информацию о документе в базу данных всех документов организации. Нельзя отправлять незарегистрированные письма, равно как нельзя регистрировать их до подписания.

■ Отправить деловое письмо – значит довести документ до адресата. Основными каналами отправки писем являются нарочная доставка (курьер), почта, электронная почта, факс. Исполнитель выбирает тот или иной канал доставки корреспонденции самостоятельно либо на основании договоренности с адресатом.

■ После отправки оригинальный экземпляр письма направляют в дело – то есть помещают в соответствующую папку согласно номенклатуре дел организации.

 

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

написание и составление, виды и электронные послания, образцы

Неотъемлемой частью любых партнерских отношений является деловая переписка. Грамотно составленный текст с соблюдением этики дает возможность наладить взаимоотношения между заказчиками и поставщиками, повысить имидж и значимость компании. Перед тем как писать деловое письмо, рекомендуется ознакомиться с основными правилами.

Определение делового письма и основные виды

Деловая переписка — один из способов общения между партнерами

Понятие деловое письмо — обращение, которое направлено участником деловой переписки партнеру. Цели обращения могут быть разными, начиная от отправки коммерческого предложения, завершая выражением благодарности.

Гарантийное

Для предоставления адресату гарантий в отношении намерений партнера направляется гарантийное письмо. Обязательным требованием с составлению такого вида обращения является наличие полной информации об отправителе, юридическом адресе компании, банковских реквизитах. Также в тексте письма обязательно должно быть слово «Гарантируем».

Коммерческое предложение

Этот тип деловой переписки применяется в случаях, когда нужно направить потенциальным партнерам предложение о сотрудничестве. Чаще всего в тексте письма содержатся условия, к письму прикладывают прайс или печень предоставляемых услуг.

Коммерческое предложение — вид переписки, который предназначен для презентации услуг или товаров

Оферта

Это классический вид коммерческого письма. Оферта предназначена для отправления официального предложения партнеру по поставкам. Различается твердая оферта, и без обязательств. Для первого случая характерно точное изложение условий сделки. Второй предназначен для предоставления информации о принципиальной готовности к сотрудничеству.

Внимание! Для окончательного заключения партнерских отношений необходимо получение согласия в ответном письме.

Извещение

Документ, который сообщает о предстоящем событии, отправке груза. Текст должен содержать конкретные даты, суммы, время.

Рекламация

Этот вид представляет собой претензию, которая высказывается к стороне сделки, нарушившей обязательства по договору. В тексте будет содержатся требование о возмещении убытков.

Сопроводительное письмо

Письмо готовится для сопровождения прилагаемых к нему документов, бумаг. В нем содержится сообщение об отправке перечисленных документов, их количество.

Подтверждение о получении

Такой вид используется в деловой переписке только в качестве ответного обращения, он содержит в себе подтверждение какого-либо факта.

Просьба

Письмо содержит обращение с просьбой о прекращении или, наоборот, начале каких-либо действий.

Напоминание

Текст включает в себя информацию-напоминание о необходимости выполнения договоренности, принятых на себя обязательств.

Поздравление

Письмо направляется с целью поздравить партнера по бизнесу.

Приглашение

Обращение уместно в том случае, если организация хочет пригласить кого-то на мероприятие или торжество.

Внимание! В тексте приглашения должно быть точно указано время, дата проведения и место.

Основные правила деловой переписки

Правильная деловая переписка должна отвечать всем необходимым требованиям в оформлении и обращении к адресату. Это важно не только для сохранения имиджа компании, но и для поддержания стабильных отношений между партнерами.

Для делового письменного общения рекомендуется соблюдать следующие правила:

  • Не употреблять в тексте слова, значение которых отправитель не знает.
  • Избегать специальных терминов, так как может быть риск, что получатель письма их значение не знает. В результате они могут быть неправильно истолкованы. Этикет деловой переписки предполагает обязательную расшифровку терминов.
  • Информация должна быть представлена короткими предложениями, не рекомендуется использование длинных речевых конструкций.
  • Категорически не допустимы орфографические и грамматические ошибки.

Важно! Завершенный текст деловой переписки должен быть кратким, четким, лаконичным, вся информация представлена без эмоций.

Текст деловой переписки должен быть четким и лаконичным

Структура делового письма

Важное значение в формате деловой переписки имеет структура документа. Внешний вид способен дать представление адресату об отправителе. План обращения должен включать в себя следующие пункты:

  • реквизиты адресата и отправителя;
  • вежливое обращение;
  • основной текст, в котором указываются причины обращения, основания для отправки письма;
  • в конце ставится подпись с расшифровкой, дата составления.

Если к основному письму прилагаются дополнительные документы, фото, они должны быть перечислены как приложение в основном тексте.

Письмо должно быть оформлено на фирменном бланке организации, и заверено подписью руководителя.

Важно! С 2016 года нет обязательного требования ставить печати на письмах.

Перед тем как отправить корреспонденцию, нужно зарегистрировать ее в журнале исходящей документации.

Обращение должно иметь четкую структуру

Деловой стиль письма

Перед тем как написать обращение к бизнес партнерам, рекомендуется изучить примеры деловой переписки. Тексты, составленные в официальном стиле, имеют свои отличительные особенностей от всех остальных стилей. Главными признаками являются:

  • Четкая структура — перед тем как взяться за написание обращения к бизнес-партнеру, нужно тщательно продумать план. Важно не только грамотно начать, но и закончить. Не должно быть переходов мысли с одной на другую, в тексте необходимо четкое соблюдение логики.
  • Предоставление информации должно быть сухим, без эмоций. В тексте необходимо писать только важные детали, факты и цифры.
  • Простота изложения — важный элемент делового стиля переписки. Любой материал должен быть простым, не стоит употреблять сложные конструкции, насыщенные специфическими терминами.
  • Рекомендуется использование большого количества предлогов и сложных союзов. Это единственный стиль, в котором это не будет считаться недостатком и водой.
  • В текст письма запрещено включать недостоверные или непроверенные факты.

Важно! При составлении делового обращения нужно принимать во внимание, что любое письмо является документом, который в дальнейшем может получить статус юридически значимого.

Электронные послания

Официальные документы в письменном виде могут быть отправлены как по почте, так и электронно. Основными правилами для делового общения с партнерами являются:

  • Рекомендуется для рабочих писем завести отдельный электронный адрес, который будет использоваться только для целей бизнеса.
  • Название почтового ящика должно содержать или наименование организации, или фамилию руководителя.
  • При отправке всегда должна быть заполнена строка «Тема». Это необходимо для того, чтобы письмо не попало в спам.
  • Все вложения необходимо прикреплять отдельными элементами.

Важно! Даже при отправке писем по электронной почте необходимо соблюдение делового стиля и правильного обращения к получателю.

Отправка переписки электронно — самый распространенный и удобный вариант

Обращение в деловом письме и правильное оформление

Основа успешного делового общения — правильное использование обращения. Наиболее распространенный шаблон — «Уважаемый», «Глубокоуважаемый», «Высокоуважаемый». Если обращение пишется для нескольких человек, которые являются представителями одной профессии, можно в тексте написать «Уважаемые коллеги». Уместной будет фраза «Уважаемые дамы», если партнеры женщины, или, наоборот, «Уважаемые господа», если в организации адресате только мужчины.

Образец делового письма должен быть не только правильно начат, но и закончен. В конце должна выражаться надежда на продолжительное сотрудничество.

Не нужно писать, что отправитель ждет незамедлительного ответа. Такие фразы оказывают отрицательное влияние на желание компании в дальнейшем продолжать общение.

Образцы правильного написания делового письма

Деловая переписка, примеры писем которых представлены ниже, поможет правильно составить обращение к бизнес-партнерам.

Коммерческое предложение — письмо с рекламой услугИзвещение — уведомление адресата о предстоящем действии, отправке товара, событии

Деловая переписка — основа любой предпринимательской деятельности. Бизнесмен, умеющий грамотно составить обращение к партнерам, всегда будет пользоваться репутацией, которая сыграет решающую роль в развитии его бизнеса.

Этикет электронной почты или правила написания электронного письма

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала достижения НТП: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, мы в большей степени имеем представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь, и здесь существуют определенные правила этикета, которые регламентируются «Сетикетом» (Netiquette).
Главное правило «Сетикета», такое же как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.

В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании «The Digital Estate Group», пишет:«Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важны по причине электронности среды невозможно разделить положение бизнеса и клиента. "Правила бизнес-сетикета" появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами».

В данном разделе мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнерами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным.

Стиль общения.

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер, автор рекомендует использует следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адреса». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта - быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Оформление электронного письма.

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почты и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

2. Приветствие

3. Содержание, цель обращения

4. Прощание

5. Личная подпись с указанием контактов.

6.Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

  1. «Тема» («Subject»).
  2. «Кому» («To»)
  3. «Важность письма», при необходимости.
При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится e – mail адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле «Тема», иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.

Размер электронного письма.

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

 

Адресная книга.

При традиционной переписке приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно. Для этого в любой почтовой программе есть функция «Адресная книга», в которой можно хранить e - mail своих корреспондентов и другую контактную информацию. При использовании этой функции отправить электронное письмо намного проще «бумажного», достаточно выделить нужное имя в адресной книге и нажать кнопку «отправить почту».

Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную книгу», вы всегда будете знать от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).

Ответ на электронное сообщение.

Для ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку «Ответить»(«Reply») в почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле «Кому» («To») автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.

Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо соответствовало правилам Сетикета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Цитирование– приведение в сообщении фрагментов исходного текста (в данном случае, письма) с целью восстановления сути содержания. Обратите внимание: в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком "больше" (>).

Смайлики ( Smileys ).

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые "смайлики" (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:

Есть очень много смайликов для обозначения как эмоций, так и состояний человека или его внешности. Классические смайлы:

  1. 🙂    улыбающийся
  2. :-)))   смеющийся
  3. 😀    радостно смеющийся
  4. 😐    задумчивый, нейтральный
  5. 🙁    грустный
  6. :-/    недовольный или озадаченный
  7. :-0    удивлённый (рот открыт)
Иногда символ носа «-» не печатают для простоты набора. Например, печатают просто 🙂 или :(. В последнее время часто двоеточие заменяется знаком равно, например, =) вместо :). «Нос» обычно в таких случаях не ставится. Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например, )))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения.

Но не стоит увлекаться смайлами при составление делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.

Электронная подпись.

Электронная подпись – это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ

Основные правила составления электронной подписи:

  1. Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.
  2. Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.
Особенности Сетикета при отправке и получении электронных писем.

Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Имейте ввиду, что если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человек, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Фрагмент книги «Международный этикет. Особенности делового этикета разных стран». Книга готовиться к выходу ИД «Феникс», Ростов-Дон в 2008 году.

Примечания автора:

Netiquette – (англ.Net - сеть + Etiquette - этикет) - нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. Прим.Автора

Сма́йлик, смайл (англ. smiley) - это идеограмма, изображающая эмоцию. Состоит из различных символов, в том числе и служебных. Распространение смайлик получил в Интернете и SMS. Ещё в 1969 году Владимир Набоков в одном из своих интервью упоминал о том, что сто́ит создать специальный знак пунктуации для графического отображения эмоций. Однако только в 1982 году Скотт Фалман первым в мире предложил смайлик в том виде, в котором он используется сейчас. Прим.Автора.

Спам (англ. spam) — сообщения, массово рассылаемые людям, не дававшим согласие на их получение. Нежелательная реклама. Прим.Автора.

Википедия – Свободная энциклопедия, http://ru.wikipedia.org

ICQ — название клиентской программы для сети обмена мгновенными сообщениями по протоколу OSCAR, разработанной компанией Mirabilis. Аббревиатура «ICQ» созвучна английской фразе «I seek you» (я ищу тебя), в русском компьютерном сленге ICQ называют «аськой» или «асей». Прим.Автора

правила оформления и рекомендации по составлению :: BusinessMan.ru

В нашей статье мы хотим поговорить о письмах. Ведь они являются наиболее распространенным способом обмена информацией. В повседневной жизни и на работе без них просто не обойтись.

Что же такое служебное письмо

Письмо – это общее название очень разных по своему содержанию документов, которые служат средством связи между совершенно разными структурами и организациями в процессе их деятельности.

Письма – это бумаги, объединенные в одну большую группу по способу передачи - почтой. В любой организации скапливается огромное их количество. Они подразделяются на исходящие и входящие.

В письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно. Его оформляют на специализированных бланках формата А4. В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.

Любой документ должен быть датирован, а значит, и письмо тоже. Его датой является день подписания.

Оформление служебного письма

Письмо строят по определенной схеме:

  1. Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
  2. Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.
  3. Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.

Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.

Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.

Цель составления

Целью любого письма являются побудительные мотивы. А значит, содержание должно быть четким, понятным, кратким, без лишней и ненужной информации. Есть несколько правил, которые нужно выполнять при оформлении документа.

Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу. Это упрощает их дальнейшую обработку, что позволяет ускорить исполнение внутри организации.

Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Например: «В ближайшее время школа планирует…».

Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.

В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом.

Требования к составлению и оформлению документа

Каким бы способом не отправлялся документ, составление служебного письма подчинено единым требованиям оформления. Они несложные и знание определенных нюансов может когда-то пригодиться.

Давайте рассмотрим, как правильно написать служебное письмо. Пример приведен ниже.

Вот так оформляется подобное письмо.

Реквизиты письма

Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.

Реквизиты служебного письма:

  1. Дата.
  2. Номер письма.
  3. Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
  4. Заголовок текста в виде одной фразы.

Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

  1. Название фирмы.
  2. Структурное подразделение.
  3. Должность исполнителя.
  4. Фамилия и инициалы.
  5. Адрес получателя.

В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.

Классификации служебных писем

Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата.

Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:

  1. Сопроводительные.
  2. Письмо-запрос.
  3. Информационные.
  4. Рекламные.
  5. Гарантийные.
  6. Претензионные.
  7. Арбитражные.
  8. Письма-напоминания.
  9. Письма-подтверждения.
  10. Письма-просьбы.
  11. Письма-извещения.

Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.

Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»

Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»

Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.

Письмо-приглашение

В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии. Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации. Начинаются они фразами: «Просим Вас посетить…», «Приглашаем Вас на…». В документе раскрывается суть предстоящего мероприятия с обязательным указанием даты и времени проведения, а также условий участия в нем.

Информационное письмо

Такой вид письма очень распространен. В нем отправителю сообщается информация официального характера. Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.

Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия.

Рекламное письмо

Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг. Текст письма содержит подробную информацию. Его конечной целью является побуждение приобретения чего-либо адресатом.

Гарантийное письмо

Это документ, который содержит обязательства или их подтверждение. Их адресуют конкретным лицам и организациям. О каких гарантиях может идти речь? Например, гарантии об оплате товаров, аренды, услуг, сроков проведения работ. Подписывается такое письмо, как правило, двумя лицами - директором и главным бухгалтером, а также заверяется печатью.

Претензионное письмо (рекламационное)

Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора. Претензия обязательно оформляется в письменном виде. Единой формы подобного письма на практике нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть соблюдены.

В претензии должны быть такие сведения:

  1. Полный адрес организации, куда направляется документ.
  2. Указываются основания (ссылка на гарантию, договор).
  3. Конкретные требования (возврат товара, денег, уценка).

Претензия направляется заказным письмом или же письмом с уведомлением о вручении. В нем прилагаются ксерокопии всех документов, которые подтверждают правоту отправителя. Квитанцию почты лучше сохранить.

Письмо всегда начинается фразой: «Направляем Вам претензию…»

Запрос

Письмо-запрос – деловой документ, направляемый для получения официальной информации. Его текст имеет четкое обоснование необходимости получения сведений. Это могут быть ссылки на законы, нормативные акты. Подписываются письма официально уполномоченным должностным лицом.

Письмо-запрос подразумевает наличие письма-ответа. Особым статусом наделены запросы, направляемые властными структурами.

Письмо–напоминание

Это документ, который используется в тех случаях, когда организация не выполняет свои функциональные обязанности, а просто выступает в посреднической роли. Как правило, письмо состоит из нескольких частей. В первой из них ссылаются на документ, в котором зафиксированы обязательства. А во второй – просьба выполнить какие-либо действия.

Письмо-извещение

Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия. Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается. Подписывается письмо человеком, который поставлен быть ответственным за проведение мероприятия.

Вместо послесловия

В нашей статье мы рассмотрели наиболее используемые виды деловых писем, а также нюансы их написания. Немного изучив тему, вы теперь можете свободно в ней ориентироваться и не растеряетесь, если к вам обратятся с предложением: «Составьте служебное письмо». Как вы могли убедиться, в этом нет ничего сложного, особенно если помнить все основные требования и реквизиты для написания документа. Пример того, как оформить служебное письмо (образец), мы привели в статье. Желаем вам удачи.

Этикет делового письма. Примеры фраз делового письма. Общие правила составления деловых писем :: BusinessMan.ru

Перед составлением того или иного послания необходимо вспомнить, чем отличается этикет делового письма и письма личного. Самое главное - соблюсти уровень доверительности при изложении выбранной темы. Адресат скорее проникнется той или иной проблемой и постарается включиться в решение поставленных вопросов, если почувствует в строках письма живое общение. Именно поэтому знающие современный этикет делового письма не включают в текст такие анахронизмы, как "исходя из факта", "вам надлежит" или ещё более забытое "настоящим уведомляю".

Характерные особенности

Сохранились в деловых письмах направленность и чёткая определённость цели, последовательность в изложении фактов, конкретика предложений и просьб, информативность сообщений о действиях и поступках. Деловые письма стали составляться в более непринуждённой манере, однако открытых эмоциональных высказываний, эпитетов и сравнений из особенностей личной переписки не приобрели, здесь всё ещё торжествует старинный этикет делового письма. И лишь потому, что целью такого послания является, как и прежде, подача предложения, на которое обязательно должен последовать конкретный ответ, влияние автора делового письма должно быть очень велико, поскольку побуждает адресата к действиям конкретного характера. Причём составляется текст таким образом, чтобы точка зрения автора представляла не его собственное отношение к проблеме, а взаимовыгодные интересы в её решении.

Этикет делового письма предписывает не использовать местоимение "я", как это принято в личной переписке, здесь же уместен акцент на другое местоимение - "вы". Если деловое послание написано без ошибок, отпечатано аккуратно, текст размещается по всем правилам и существующим требованиям, а потому и читается не просто легко, но и с удовольствием, переписка обязательно будет иметь продолжение. Хотя и сегодня очень часто приходится расшифровывать прихотливо закрученные фразы, разыскивая подлежащее и сказуемое, чтобы докопаться до заложенного в них смысла. Правила делового письма меняются сейчас очень быстро. Какой был хороший тон - писать от руки. Тогда можно было быть уверенным, что послание не сделано под копирку. Сколько можно было увидеть личностности в этом сообщении, а в отношения между адресатом и автором всегда добавлялось уважительности. Жаль, что этот обычай окончательно устарел, и практически все письма теперь стали электронными.

Современные правила

Деловое письмо, образец которого будет представлен ниже, представляет переписку современным цивилизованным актом. Сегодня существует не меньше разнообразных правил, которые необходимо соблюдать. Хотя, сравнительно с официальным языком, который бытовал в стране лет пятьдесят назад, эти правила кажутся скорее нюансами или особыми тонкостями. Прежде всего, как диктуют правила делового письма, нужно использовать до начала текста приветствие в персональном обращении к своему адресату. Хотя сейчас в корпорациях и любых не слишком маленьких организациях есть внутренняя связь формата ISQ, где ответ следует за вопросом, вопрос за ответом и в этой быстрой переписке обращение по имени каждый раз необязательно. Однако правильное оформление делового письма предполагает индивидуальную направленность, а потому персональное обращение необходимо.

Тема письма в современной переписке обычно выносится в отдельное поле, и его нужно заполнить адекватно, то есть согласно содержанию. Правильно сформулировать тему письма - получить половину успеха, поскольку это первое, что адресат увидит. Точная формулировка поможет ему настроиться в нужном ключе и воспринять полученную информацию быстро и в полном объёме. И обязательно нужно сообщить адресату о получении его ответа - это хороший тон, проявление уважения к коллегам и партнёрам, так делали и сто, и двести лет назад, а уж тогда не торопились жить и точно знали, как писать деловое письмо. Сегодня отвечать на послание нужно быстро, в чём помогает электронная почта - общение проходит весьма оперативно. Если ответить немедленно не получается, нужно всё-таки сообщение о получении ответа послать, где указать время следующего сеанса связи.

Время и место

Необходимо помнить, что психологически граница ответа по времени в её критическом значении составляет сорок восемь часов. Это в том случае, если нет функции автоответчика. Когда минуют двое суток, адресат уже исполнен уверенности, что его письмо оставлено без внимания или в лучшем случае - утеряно. Правила делового письма содержат и этот пункт: никогда не задерживать ответ, ибо это непременная потеря клиента, а партнёр станет волноваться и думать о разрыве всяческих отношений. Во всяком случае это грубейшее нарушение этики деловой переписки. Если же нужна рассылка одинаковой информации, можно просто расширить список адресатов. Помещение всех адресов в одно поле "кому" намного сокращает время доставки, и соблюдается прозрачность в партнёрских отношениях: каждый получивший письмо видит сформированный список.

Прекрасный посыл к продолжению партнёрских отношений - вежливая фраза "заранее благодарю". Как пишется в деловом письме и в какой части она помещается - каждый решает сам. Конечно, видеть её адресат должен после уже усвоенной информации и побуждения к действию. В конце письма, перед блоком контактов - самое лучшее место для этой фразы. Кстати, о контактной информации: она должна быть в каждом письме, не только в первом. Телефоны автора, должность и всё прочее нельзя заставлять искать. Оформление делового письма от длительности переписки никак не зависит. Правила нужно соблюдать всегда. А чтобы не гадать, получил ли адресат письмо, есть функция запроса. Только в этом случае можно быть уверенным, что оно прочитано. История переписки обязательно должна сохраняться, нельзя писать ответ новым сообщением. Однако при пересылке всей ленты общения для решения того или иного вопроса необходимо помнить не только о субординации, но и о конфиденциальности. Если в переписке присутствует личная информация, её нужно обязательно удалить перед прочтением третьими лицами.

Первый вариант и вступление

Как писать деловое письмо, чтобы адресат сразу заинтересовался этим посланием, и его интерес не угас до самого конца чтения? Есть три момента, которые являются почти волшебными для тех, кто использует их. Прежде всего - это тема, которую человек видит ещё до того, как он открыл электронное письмо. От неё и зависит, состоится ли это, захочет ли адресат ознакомиться с посланием. Второй момент - первая вступительная фраза, которая настраивает человека на чтение. И конечно, важен финал. Очень хорошо работает фраза "заранее благодарю". Как пишется в деловом письме окончание - момент важнейший, вариантов финальных фраз огромное количество, главное - выбрать нужный тон. От демократичного "Что скажете?" до официального "Каково будет ваше мнение по данному вопросу?"

Теперь попробуем разобрать подетально деловое письмо-образец.

Вариант 1.

Subject: Деловое письмо

Date: 02 июня, пятница

From: Иван Петров

To: Анна Сидорова

Анна, здравствуйте!

Приглашаем вас на собеседование с работодателями 12 июня в 14.00. Поскольку будут и другие претенденты, а у работодателей запланировано на проведение встречи только два часа, лучше не опаздывать.

С уважением,

Иван Петров.

Второй вариант и послесловие

Subject: Деловое письмо. Встреча с работодателями

Date: 02 июня, пятница

From: Иван Петров

To: Анна Сидорова

Анна, здравствуйте!

Мы внимательно рассмотрели ваше резюме и приглашаем вас на собеседование с работодателями 12 июня в 14.00. Поскольку будут собеседоваться и другие претенденты, а у работодателей запланировано на проведение встречи только два часа, лучше не опаздывать. И, пожалуйста, уточните в ответе, придёте ли вы, а также предупредите заблаговременно, если в это время посетить нас не сможете.

С уважением,

Иван Петров.

Вот типичное деловое письмо о встрече, и по двум представленным вариантам сразу же становится понятным, которое из них более действенно. Во втором варианте внимание адресата привлечено к теме письма, и он немедленно понимает, о чём будет идти речь. К тому же он легко найдёт это письмо и через десять дней, к моменту встречи, просто посмотрев тему, даже если ему приходит пятьдесят - сто писем ежедневно. Тема прекрасно идентифицирует послание. То есть это письмо точно о встрече, а не о документах, не о платежах, не о клиентах и тому подобном - всё чётко обозначено. Вступительная фраза слегка конкретизирует ситуацию, добавляя взаимного уважения собеседникам: первый уважил и написал "внимательно рассмотрели", плюс итог - собеседование, а вторая за это должна быть благодарна. Здесь же содержится и причина письма. Последняя фраза обязывает адресата написать ответ.

Деловая позиция

Общие правила составления деловых писем касаются любой переписки, будь то письмо, в котором обговаривается встреча, или это письмо-отказ несостоявшемуся партнёру. Структура практически всегда одна и та же, её можно просто запомнить, а вот содержание характеризует автора, а в его лице и компанию, которую он представляет, как цивилизованного, корректного и грамотного собеседника. Переписка очень часто является эмоционально затратной и сложной работой, поскольку общение с помощью электронных средств стало одной из главных и в принципе неотъемлемой частью работы делового человека.

Пишут коллегам относительно работы, пишут руководству, деловым партнёрам, клиентам. Пишут людям хорошо знакомым и тем, которых, вполне возможно, никогда и увидеть-то не придётся. Требования по составлению деловых писем по единому образцу в принципе отсутствуют, ещё не написаны учебники, но этика делового общения уже сложилась, поскольку именно она является двигателем успешного ведения бизнеса. Деловое письмо - визитная карточка компании, отражающая её официальную позицию. От переписки зависит, будет ли сотрудничество комфортным и продуктивным, да и состоится ли оно вообще. Поэтому следование правилам хорошего тона в каждом послании - залог успеха.

Нормы деловой переписки

Правила и нормы деловой переписки электронным способом точно такие же, какими оперирует деловое сообщество в любом своём взаимодействии - это и телефонные разговоры, и ведение переговоров и тому подобное. Есть несколько отличительных особенностей, которые поставили электронную переписку в один ряд с давно сложившимися способами делового общения, и прежде всего - это веление времени. Принципы, однако, остаются теми же и ничуть не зависят от того, каким способом ведётся деловая переписка - письмо это электронное или на бумаге.

1. Оппоненты должны взаимно уважать как личность, так и деловую позицию друг друга.

2. Оппоненты всегда внимательно относятся к деловым интересам друг друга.

3. Всегда соблюдается конфиденциальность.

4. Обмен информацией должен сопровождаться пунктуальностью.

Соблюдены ли эти принципы, если поле Subject (тема) не оформлено или оформлено недостаточно чётко и грамотно? Нет. Отправитель не ценит время адресата, да и свою задачу выполняет недостаточно оперативно. Клиент или партнёр по указанной теме мгновенно оценит содержание послания и приоритетность прочтения. Также важно знать, как начать деловое письмо. Речь о персональном приветствии. Это обуславливает доверие собеседников, придаёт некую личную направленность. Игнорировать имя адресата недопустимо, поскольку считается некорректным.

Адресация

Здесь всё должно быть продумано до мелочей. Поля "Кому", "Копия" или - ещё более важно - "Скрытая копия" являются важнейшими инструментами этичности общения и её оперативности. Современная деловая среда уже выработала основные постулаты относительно пользования этими полями. Если имя прямо стоит в поле "кому", адресат должен обязательно ответить на это письмо, отправитель этого ответа ждёт, поскольку в письме наверняка заданы вопросы. Если в этом же поле несколько имён, это означает, что отправитель получит ответы от каждого адресата. Если имя находится в поле "Копия", отвечать необязательно, просто отправителю нужно, чтобы вы были в курсе дела. Однако если материал письма заинтересовал и заставляет участвовать в переписке, тогда нужна особая фраза в начале, которая послужит признаком хорошего тона. Примеры фраз делового письма, если имя адресата оказалось в поле "копия": "Позвольте мне тоже высказаться по данному вопросу...", "Разрешите присоединиться к обсуждению..." или подемократичнее: "Простите, что вмешиваюсь...".

Этикет особо тонко обозначает ситуацию, когда имя адресата находится в поле "Скрытая копия". Деловая этика в этом случае уязвима, как никогда, поскольку сие воспринимается инструментом тайного информирования и контроля. Этих адресатов не видит никто. А они видят всех и всё. Многие компании в корпоративной переписке запрещают этот инструмент, поскольку щепетильны относительно деловой этики. Единственный случай, когда это позволяется, - массовые приглашения (юбилей, корпоратив, важное совещание или переговоры), в этом случае отправления пойдут по многим адресам, но ни один получатель не увидит чужого электронного адреса. Естественно, адресаты из поля "Скрытая копия" никогда не вступают в переписку.

Информативность

Формат, структура, объём, язык - всё это касается корректной работы с информацией. Особенность и характер подачи её - тоже инструмент, показатель желания вести переписку и способности составить грамотный текст письма - уважительно и максимально корректно по отношению к адресату. Текст лучше всего воспринимается в том объёме, какой помещается на одном экране, то есть формат листа А4. Вложения, пересылаемые с письмом, не должны превышать трёх мегабайт, потому что их может не пропустить почтовый сервер адресата. Файлы, которые пересылаются, не будут создавать проблем адресату, если используются универсальные кодировки rar или Zip. Текст ответа должен помещаться вверху, а не внизу, то есть в начале письма, что избавит адресата от поисков.

Ответ, как уже было упомянуто выше, нельзя писать как новое письмо, нужно сохранять историю переписки, чтобы адресат не искал первоначальное сообщение. Язык делового письма должен быть максимально прост и понятен, с минимумом использования внутрикорпоративной, профессиональной лексики, сленга, англицизмов, сокращений и аббревиатур. Впрочем, внутри компании при переписке применять всё это можно, поскольку таким образом и эффективность, и скорость общения значительно повышается, а потому считается допустимым и вполне этичным. Внутренняя переписка обычно из сокращений и сленга состоит практически полностью. А вот в общении с внешними партнёрами или деловыми клиентами такие случаи почти никогда не встречаются.

Немного о терминах

Без терминологии обойтись иногда невозможно, особенно в специализированных компаниях. Другой вопрос, что вводимые в деловой контекст необходимые слова нужно объяснять, учить собеседника ими оперировать. Например, клиент хочет подать рекламу своей продукции в интернете, и менеджер, продающий эти услуги, пишет совершенно непонятные для постороннего человека фразы с такими оборотами, как "ключевые слова", "контекстный баннер" и так далее. Однако без них не обойтись, и потому приходится обучать клиента.

AP Style // Лаборатория письма Purdue

Стиль Ассошиэйтед Пресс

Резюме:

Эти ресурсы предоставляют обзор журналистской литературы с объяснениями наиболее важных и наиболее часто используемых элементов журналистики и стиля Associated Press. Этот ресурс, отредактированный в соответствии с The Associated Press Stylebook 2012 , предлагает примеры общего формата стиля AP. За дополнительной информацией обращайтесь к The Associated Press Stylebook 2012 , 47 th edition.

Введение

Стиль

Associated Press содержит рекомендации по написанию новостей. Многие газеты, журналы и офисы по связям с общественностью в Соединенных Штатах используют стиль AP. Хотя некоторые публикации, такие как New York Times, разработали свои собственные правила стиля, базовые знания стиля AP считаются необходимыми для тех, кто хочет работать в печатной журналистике.

Эта веб-страница предназначена для введения в стиль AP и краткое изложение некоторых правил стиля AP; однако книга стилей Ассошиэйтед Пресс включает более 5000 записей - гораздо больше, чем можно здесь описать.Чтобы получить полное руководство по стилю AP, писателям следует обратиться к самому последнему изданию книги стилей Associated Press или посетить веб-сайт книги стилей AP.

Назначение

Содержание газет и других средств массовой информации обычно является результатом совместной работы множества разных писателей и редакторов. Стиль AP предоставляет последовательные рекомендации для таких публикаций с точки зрения грамматики, орфографии, пунктуации и использования языка. Некоторые руководящие принципы, лежащие в основе стиля AP:

  • Последовательность
  • Ясность
  • Точность
  • Краткость

Стиль AP также направлен на избежание стереотипов и ненамеренно оскорбительных выражений.

Общие правила стиля

Книга стилей Ассошиэйтед Пресс представляет собой руководство от А до Я по таким вопросам, как использование заглавных букв, аббревиатуры, пунктуация, орфография, цифры и многие другие вопросы использования языка. Ниже приводится краткое изложение некоторых из наиболее распространенных стилевых правил.

Аббревиатуры и акронимы

Некоторые широко известные сокращения требуются в определенных ситуациях, тогда как другие приемлемы, но не требуются в некоторых контекстах. Например, Dr., Gov., Lt. Gov., Rep. Rev. и Sen. требуются перед полным именем человека, когда они встречаются вне прямой цитаты. Обратите внимание, что медицинские и политические названия должны использоваться только при первом упоминании, когда они появляются вне прямой цитаты. В качестве любезных названий используйте их во второй ссылке или по запросу. Другие акронимы и сокращения допустимы, но не обязательны (например, ФБР, ЦРУ, Республиканская партия). Такие решения должны определяться контекстом.

Однако, как правило, вам следует избегать того, что Ассошиэйтед Пресс Стайлбук называет «алфавитным супом».»Для конкретных случаев обратитесь к Руководству по стилю Associated Press.

Адреса

Для нумерованных адресов всегда используйте цифры. Сокращайте Ave., Blvd., и St. и указатели направления при использовании с пронумерованным адресом. Всегда указывайте другие слова, например, аллея, проезд и дорога . Если название улицы или указатель направления используются без пронумерованного адреса, они должны быть написаны с большой буквы и по буквам. Если название улицы является числом, укажите по буквам от Первые до Девятые и используйте цифры для 10-го и выше.Вот несколько примеров правильно отформатированных адресов: 101 N. Grant St., Northwestern Avenue, South Девятая улица, 102 S. 10th St., 605 Woodside Drive.

Возраст

Для возраста всегда используйте цифры. Если возраст используется как прилагательное или как заменитель существительного, его следует переносить через дефис. Не используйте апострофы при описании возрастной группы. Примеры: 21-летний студент. Студенту 21 год. Девочке 8 лет, есть брат 11 лет. Конкурс проводится среди 18-летних.Ему за 20.

Книги, периодические издания, справочники и другие виды сочинений

Используйте кавычки вокруг названий книг, песен, телешоу, компьютерных игр, стихов, лекций, выступлений и произведений искусства. Примеры: Автор Портер Шрив прочитал из своей новой книги «Когда Белый дом был нашим». Перед игрой они спели «Звездное знамя».

Не используйте цитаты вокруг названий журналов, газет, Библии или книг, которые являются каталогами справочных материалов.Примеры: The Washington Post впервые опубликовала эту историю. Он читает Библию каждое утро.

Не подчеркивайте и не выделяйте курсивом ничего из вышеперечисленного.

Даты, месяцы, годы, дни недели

Для дат и года используйте цифры. Не используйте числа , nd, rd, или , с датами и используйте арабские цифры. Всегда пишите месяцы с заглавной буквы. Укажите месяц, если он не используется вместе с датой. При использовании даты сокращайте только следующие месяцы: января., Февраль, август, сентябрь, октябрь, ноябрь и декабря

Запятые не нужны, если указаны только год и месяц, но запятые следует использовать для обозначения года, если указаны дата, месяц и год. Используйте букву s, но не апостроф после цифр, когда обозначаете десятилетия или столетия. Однако стоит использовать апостроф перед цифрами, обозначающими десятилетие, если цифры не указаны. Примеры: Классы начинаются 25 августа. Университет Пердью был основан 6 мая 1869 года. Семестр начинается в январе.1800-е годы. 90-е.

Если вы ссылаетесь на событие, произошедшее за день до публикации статьи, не используйте слово вчера. Вместо этого используйте день недели. Используйте дни недели с заглавной буквы, но не сокращайте их. Если событие происходит более чем за семь дней до или после текущей даты, используйте месяц и цифру.

Сроки

Газеты используют шкалу дат, когда информация для статьи получена за пределами родного города газеты или области ее обслуживания.Линии дат появляются в начале историй и включают название города заглавными буквами, обычно после штата или территории, на которой расположен город. В книге стилей Associated Press перечислены 30 городов США, после которых не обязательно указывать название штата. См. штатов и городов ниже. Примеры:

  • ДЕНВЕР - Начало Демократического национального съезда ...
  • ST. ПОЛ, Миннесота - Республиканское национальное собрание началось ...
  • ЯНГСТАУН, Огайо - Президент Буш выступил перед группой...

Размеры

Когда пишете о росте, весе или других размерах, используйте цифры и произносите такие слова, как футы, мили и т. Д. Примеры: Она 5 футов 3 дюйма. Он писал 2-дюймовым карандашом.

миль

Используйте цифры для любых расстояний больше 10. Для любых расстояний меньше 10 укажите расстояние. Примеры: Мой рейс пролетел 1113 миль. Взлетно-посадочная полоса составляет три мили.

Имена

Всегда используйте имя и фамилию человека, когда он впервые упоминается в истории.Используйте только фамилии во второй ссылке. Не используйте вежливые титулы, такие как мистер, миссис, мисс или мисс , если они не являются частью прямой цитаты или необходимы для различения людей с одинаковой фамилией.

Цифры

Никогда не начинайте предложение с цифры, кроме предложений, начинающихся с года. Примеры: Присутствовало двести первокурсников. На сцену вышли пять актеров. 1776 год был важным годом.

Используйте римские цифры, чтобы описывать войны и показывать последовательность для людей.Примеры: Вторая мировая война, Папа Иоанн Павел II, Елизавета II.

Для порядковых номеров введите с первого по девятый и используйте цифры для 10-го и выше при описании порядка во времени или местоположении. Примеры: вторая база, 10-я по счету. В некоторых порядковых номерах, например, обозначающих политический или географический порядок, во всех случаях следует использовать цифры. Примеры: 3-й районный суд, 9-е отделение.

Кардинальные числа см. В отдельных записях в книге стилей Associated Press.Если использование не указано, укажите числа ниже 10 и используйте цифры для чисел 10 и выше. Пример: У мужчины было пятеро детей и 11 внуков.

Говоря о деньгах, используйте цифры. Для центов или сумм в 1 миллион долларов и более пишите слова центы, миллион, миллиард, триллион и т. Д. Примеры: 26,52 долларов, 100 200 долларов, 8 миллионов долларов, 6 центов.

Пунктуация

Используйте один пробел после точки.

Не используйте запятые перед союзом в простой серии.Пример: В классе рисования они узнали, что красный, желтый и синий являются основными цветами. Его братья - Том, Джо, Фрэнк и Пит. Однако следует использовать запятую перед концевым соединением в сложной серии, если часть этой серии также содержит соединение. Пример: Отделение английского языка Университета Пердью предлагает докторские специальности в области литературы, изучения второго языка, английского языка и лингвистики, а также риторики и композиции.

Запятые и точки заключаются в кавычки.Пример: «Я не сделал ничего плохого», - сказал он. Она сказала: «Пойдем на игру Purdue».

Штаты и города

Когда название штата появляется в теле текста, произнесите его по буквам. Когда название города и штата используются вместе, название штата должно быть сокращено (кроме Аляска, Гавайи, Айдахо, Айова, Мэн, Огайо, Техас и Юта ). Государства также следует сокращать, если они используются как часть краткой формы политической принадлежности.Примеры: Он ехал в Нашвилл, штат Теннеси. Мирное соглашение было подписано в Дейтоне, штат Огайо. Шторм начался в Индиане и переместился на запад в сторону Пеории, штат Иллинойс.

Вот как каждое состояние сокращено в стиле AP (с сокращениями почтового индекса в скобках):

Сокращения штатов
Алабама (AL) Небраска (NE)
Аризона (AZ) Нев. (NV)
Ковчег.(AR) Н.Х. (NH)
Калифорния (CA) Нью-Джерси (NJ)
Цвет (CO) НМ (НМ)
Соединение (CT) Нью-Йорк (Нью-Йорк)
Del. (DE) Н.З. (Н.З.)
Флорида (Флорида) Н. Д. (Н. Д.)
Ga. (GA) Оклахома. (ОК)
Иллинойс (Иллинойс) Руда (OR)
Инд. (IN) Па.(PA)
Кан. (KS) R.I. (RI)
Ky. (KY) S.C. (SC)
Ла (Лос-Анджелес) S.D. (SD)
мкр (MD) Теннесси (Теннесси)
Масса (MA) Вт (VT)
Мичиган (Мичиган) ВА (ВА)
Миннесота (Миннесота) Вашингтон (Вашингтон)
Мисс. (MS) W.Va. (WV)
Пн.(МО) Висконсин (Висконсин)
Mont. (MT) Wyo. (WY)

Вы заметите, что в этом списке отсутствуют восемь состояний. Это потому, что Аляска, Гавайи, Айдахо, Айова, Мэн, Огайо, Техас и Юта никогда не сокращаются.

Стиль

AP не требует, чтобы название штата сопровождало названия следующих 30 городов:

Города, не требующие названий штатов
Атланта Феникс
Балтимор Питтсбург
Бостон г.Луи
Чикаго Солт-Лейк-Сити
Цинциннати Сан-Антонио
Кливленд Сан-Диего
Даллас Сан-Франциско
Денвер Сиэтл
Детройт Вашингтон
Гонолулу
Хьюстон
Индианаполис
Лас-Вегас
Лос-Анджелес
Майами
Милуоки
Миннеаполис
Новый Орлеан
Нью-Йорк
Оклахома-Сити
Филадельфия

раз

Точное время, когда событие произошло или произойдет, не обязательно для большинства историй.Конечно, бывают случаи, когда время суток важно. В таких случаях используйте цифры, но пропишите полдень и полночь . Используйте двоеточие для отделения часов от минут, но не используйте : 00 . Примеры: 13:00, 3:30

Заголовки

Как правило, формальные заголовки пишутся с заглавной буквы, когда они появляются перед именем человека, но заглавные буквы, если они неофициальные, появляются без имени человека, идут после имени человека или выделяются запятыми перед именем.Кроме того, прилагательные в нижнем регистре обозначают статус заголовка. Если заголовок длинный, поместите его после имени человека или выделите его запятыми перед именем человека. Примеры: Президент Буш; Избранный президент Обама; Сенатор Гарри Рид; Эван Бэй, сенатор от Индианы; старший сенатор от Индианы Дик Лугар; бывший президент Джордж Х.В. Буш; Пол Шнайдер, заместитель министра внутренней безопасности.

Технологические условия

Вот правила правильного написания и использования заглавных букв для некоторых общих технологических терминов:

  • BlackBerry, BlackBerrys
  • загрузить
  • eBay Inc. (используйте EBay Inc. , когда слово начинается в предложении)
  • электронная книга
  • Устройство для чтения электронных книг
  • Электронная книга
  • электронная почта
  • сотовый телефон
  • Facebook
  • Google, Googling, Googled
  • хэштег
  • IM ( IMed, IMing ; для первой справки используйте мессенджер )
  • Интернет
  • iPad, iPhone, iPod (используйте IPad, IPhone, или IPod , когда слово начинается в предложении)
  • LinkedIn
  • социальные сети
  • смартфон
  • Твиттер, твит, твит, ретвит
  • World Wide Web, веб-сайт (см. Твит AP об изменении) , веб-страница
  • веб-мастер
  • YouTube

Что такое деловое письмо в упрощенном стиле? | Small Business

Вы бы не стали посылать письмо с небрежным текстом в неузнаваемом формате другому деловому человеку, если бы вы обсуждали участие в конкурсе на получение государственного контракта.Если вы хотите, чтобы вас серьезно воспринимали как владельца малого бизнеса, все письменные сообщения другим бизнесменам следует отправлять в понятном формате. Упрощенное деловое письмо позволяет вам профессионально вести переписку в определенном формате.

Определение

Деловое письмо в упрощенном стиле представляет собой разновидность форматов полноразмерных и полублочных букв. Бизнес-профессионалы более серьезно относятся к вам, когда вы форматируете свои письменные сообщения с использованием одного из этих форматов.Формат личного письма приемлем для написания другу, но использование этого формата при отправке сообщения другому владельцу бизнеса может заставить вас выглядеть непрофессионально.

Сравнение

Деловые письма в упрощенном стиле содержат все те же элементы, что и полукруглые и полуконтактные буквы. Как и в полноблочном формате, в упрощенном формате каждая строка выравнивается по левому краю, кроме логотипа компании или фирменного бланка. Линия даты находится либо немного правее центра, либо на одном уровне с центром страницы.В письмах, написанных в упрощенном формате, меньше внутренних разделов, таких как текст, приветствие и строка даты.

Когда это полезно

Использование упрощенного стиля наиболее полезно в тех случаях, когда у вас нет контактного имени получателя. Поскольку упрощенный стиль не требует приветствия, вам не нужно имя человека. Упрощенный формат избавляет от ненужных формальностей, сохраняя при этом профессиональный подход.

Форматирование

Настройте поля для буквы упрощенного формата.Правое и левое поля должны составлять 1 1/4 дюйма, а верхнее и нижнее поля - 1 1/2 дюйма. Дата письма должна быть размещена на 6-10 пробелах под бланком вашей компании. Поместите имя получателя, если таковое имеется, название компании и полный адрес через два-четыре пробела под датой письма. Через два пробела под этим адресом введите тему письма заглавными буквами. Не включайте вступительное приветствие. Начните первый абзац вашего письма двумя пробелами ниже темы.Делайте каждый абзац одним пробелом и помещайте полный интервал между абзацами. Закончите заключительным приветствием, например «С уважением», затем на пять пробелов под приветствием введите свое имя заглавными буквами. Сразу же под своим именем напишите свой титул снова заглавными буквами. Через два пробела под заголовком введите свои инициалы. Если ваш офисный помощник печатает вашу корреспонденцию, он должен добавить косую черту и свои инициалы строчными буквами. Если вы включаете корпус, введите «Корпус» на два пробела ниже начального блока.

5 правил дизайнерской композиции и верстки

Все знают, что для того, чтобы стать лучше в любом виде искусства, вы должны сначала понять конкретные инструменты и процедуры, которые его формируют. Дизайн ничем не отличается от игры на музыкальном инструменте или даже от повара, готовящего еду. Если элементы графического дизайна (линия, цвет, текстура, форма) - это ингредиенты, выложенные перед ней, а принципы дизайна (движение, ритм, пропорции и т. Д.) - это рецепт, который она использует для приготовления еды, тогда подумайте дизайн-макета и композиции в качестве окончательной обшивки.

Брошюра по тортам от Luz Viera

Конечно, шеф-повар мог бросить все в миску и назвать это хорошим. Или она может расположить ингредиенты таким образом, чтобы выделить отдельные элементы внутри; она может доставить сообщение в красивой упаковке. Со временем и вниманием она может создать невероятные впечатления для человека, принимающего пищу.

Прочтите, чтобы узнать больше о различных способах структурирования дизайнерских композиций, чтобы добиться потрясающего эффекта идеального семиуровневого торта.

1. Сетка
-

Сетки упорядочивают графический дизайн. Они ускоряют процесс проектирования, помогая дизайнерам решить, где разместить контент, а не где его можно разместить.

Большинство дизайнеров видят невидимую сетку, проходящую через все их проекты. В современном веб-дизайне чистые линии сетки стали популярными, и избежать их практически невозможно. Для этого есть несколько простых причин: сетки делают ваш дизайн более чистым, эффективным и простым в адаптации.

Дизайн веб-сайта Be My Travel Muse от DSKY

Grids привносит организованность не только в дизайн, но и в процесс создания дизайна. Допустим, вы хотите создать плакат для серии лекций. Создайте прочную сетку, и если дата, время, изображения и цвета изменятся, ваши базовые дизайны будут казаться связанными. Мгновенная последовательность и меньше времени на обновление и настройку. Базовые сетки также являются отличным ориентиром при работе в команде. Каждому дизайнеру знакомо чувство облегчения, возникающее, когда открываешь чужой дизайн и видишь четкую сетку, которой нужно следовать!

2.Акцент и масштаб
-

В этом объявлении используются цвет и масштаб, чтобы подчеркнуть торт, который является центральным элементом дизайна. Автор adwindesign.

Глазу обычно нужно место для отдыха или что-нибудь интересное, чтобы удержать его, иначе люди посмотрят на ваш дизайн и быстро двинутся дальше. Допустим, вы фотографируете свою маму на семейном празднике. Ваша цель - привлечь внимание к моменту и радость собрания, сделав вашу маму предметом и центром вашей композиции.

Чтобы донести до зрителя мысль о том, что ваша мама является центром внимания, вы хотите использовать масштаб и акцент.Вы можете разместить ее на видном месте на фотографии и сделать так, чтобы она была самым большим объектом на фотографии. Вы можете выделить ее, размыв фон, чтобы выделить ее, или сосредоточив внимание на ее ярком платье.

Определение фокуса дизайна даст вашему глазу руководство, необходимое для структурирования композиции, а также органического построения иерархии. На рисунке выше фокус - это смешной торт - наши глаза обращаются прямо к нему, а затем читают остальное в поисках контекста.

3. Остаток
-

Что происходит, когда у вас нет белого пространства. Манипуляции со стороны мегирейда.

Разве не все в жизни - это поиск баланса? Дизайн ничем не отличается. Дизайнеры должны постоянно манипулировать разными элементами, чтобы найти гармонию в своем дизайне. Представьте себе невидимый набор весов в каждом дизайне и убедитесь, что вы не склоняете чашу весов, размещая элементы на одной стороне сетки. Приведенный выше дизайн веб-сайта делает это чисто, сочетая элементы крупного шрифта («Что мы делаем», «Наши работы») с меньшими, равными по размеру абзацами более длинной пояснительной копии.

Имейте в виду, что с точки зрения композиции пустое пространство (или отрицательное пространство) также является элементом. Белое пространство дает нашим глазам возможность проследить за дизайном. Дайте каждому элементу на странице немного места, чтобы он мог дышать, и баланс между положительным и отрицательным пространством возникнет органично. Вы можете видеть, как перемещение элементов в приведенном выше веб-дизайне ближе друг к другу (таким образом уменьшая негативное пространство и нарушая баланс элемента) делает дизайн клаустрофобным и в конечном итоге неудачным.

4. Правило третей
-

Хорошо сбалансированный макет футболки с использованием правила третей. Через BATHI.

Правило третей неизбежно в дизайне. Это фундаментальный совет, который настолько прост и эффективен, что часто кажется обманом: разделите дизайн на три строки и три столбца. Точки пересечения вертикальных и горизонтальных линий образуют естественные ориентиры для размещения объекта и вспомогательных элементов. Не можете найти баланс в своем дизайне? Правило третей скоро станет вашим лучшим другом.

Идеально сбалансированная пейзажная фотография. Виа Андреас Вониш.

Чтобы увидеть наиболее наглядные примеры, посмотрите фотографии. В приведенном выше примере фокусные точки (дерево и горизонт) идеально выровнены с сеткой, созданной Правилом третей. Если бы дерево находилось в мертвой точке по горизонтали, а горы - прямо в центре вертикали, композиция не была бы такой приятной.

5. Правило коэффициентов
-

Дизайн логотипа, использующий правило шансов, чтобы привлечь внимание к фокусу.Через Freshinnet.

Правило шансов гласит, что в приятных композициях часто бывает нечетное количество элементов, помещенных на передний план, чаще всего три. Два объекта снаружи уравновешивают фокус в центре, создавая простой, естественный баланс. (Если вы свадебный фотограф, это, вероятно, самое сложное правило.) Это часто верно в дизайне логотипов, где центрированный знак может быть смещен с обеих сторон названием компании, как в логотипе Needle Records.

Сила продуманного дизайна

Это всего лишь обзор различных способов, которыми дизайнер может сформировать композицию, чтобы оказать наибольшее влияние на зрителей.Как всегда, помните, что правила предназначены для нарушения. Но как только вы начнете понимать и применять эти правила и структуры в своей работе, это неизмеримо улучшит и укрепит ваши проекты.

Хотите начать свою карьеру графического дизайнера?
Узнайте, как фриланс на 99designs может помочь вам найти больше работы.

Изучите принципы дизайнерской композиции с помощью фотографии

Теперь, когда мы изучили элементы и принципы, необходимые для создания великолепных произведений искусства, давайте применим их! Эти техники композиции дизайна используют художественные элементы и принципы, чтобы сделать произведение искусства, фотографию или дизайн более увлекательным.

Это третья серия из трех частей:

Дизайн-композиция с фотографией
_

Хотя и не так стары, как некоторые другие формы искусства, которые мы обсуждали, фотография оказала не меньшее влияние на то, как мы представляем мир искусства и дизайна. Многие техники, используемые для создания великолепных фотографий, также могут быть использованы для создания привлекательного дизайна. Мы выбрали шесть наиболее важных техник, но их гораздо больше!

Шесть техник композиции дизайна:

  1. Обрамление
  2. Доминирование
  3. Передний план, Средний план, Фон
  4. Главный зал
  5. Правило третей
  6. Правило шансов

1.Обрамление
_

Обрамление - это дизайнерский и художественный способ размещения второстепенных объектов вокруг объекта, чтобы сосредоточить внимание на нем.

«Портрет Билли Холидей», «Мрачный», Нью-Йорк, штат Нью-Йорк, ок. Февраль 1947 года »Уильяма Готлиба в 1947 году

Певица Билли Холидей, несомненно, является героем этого портрета Уильяма Готлиба. На снимке доминирует лицо певца, оно хорошо освещено и обрамлено темным пространством и незначительными узорами на заднем плане. Изображение получилось смелым и захватывающим не только из-за самого объекта, но и из-за того, как его обрамление делает его важным.

2. Доминирование
_

Доминирование - это когда художник берет определенный объект на картине и заставляет его выделяться для взора зрителя, создавая объект произведения. Это можно сделать по размеру, цвету, фактуре и практически любому другому элементу дизайна.

«Блинки Палермо в изображении Лотара Воллеха» Лотара Воллеха в 1970 году

Немецкий фотограф-портретист Лотар Воллех создает четкий и доминирующий объект в своем портрете художника Блинки Палермо, выделяя фигуру на простом фоне и используя свет, чтобы создать фигуру человек выделяется на фоне.Совершенно ясно, куда читатель должен смотреть - и позволяет им понять фигуру.

3. Передний план, средний план, задний план
_

Изображение также можно разделить на картинной плоскости - или на плоской воображаемой поверхности, вдоль которой лежат объекты изображения.

Эту плоскость можно разделить на три части - переднюю ( передний план ), среднюю ( средний план ) и заднюю ( задний план ). Обычно фон представлен в верхней части изображения, средний план в середине, а передний план внизу изображения.Это добавляет глубины двухмерному изображению.

«Вид вдалеке на горы, пустыню, кустарники на переднем плане,« Национальный памятник Около Долины Смерти », Калифорния». Ансель Адамс, датированный периодом между 1933 и 1942 годами

Мы обращаем внимание на работы Анселя Адамса, чтобы продемонстрировать этот ключевой элемент композиции. В этой работе он делит фотографию на три части - передний план, который представляет собой плоскость, усеянную травой; средний план, на котором изображены горы; а фон - широко открытое небо.

Результат - иллюзия огромного пустого открытого пространства. Зрителю кажется, что он может выйти из фотографии прямо в пустыню.

4. Подвал
_

Художник использует ведущую комнату , чтобы создать ощущение движения. Для этого они создают больше пространства перед объектом, а не за ним. Это создает впечатление, что объект может сместиться куда-то в пределах рисунка или изображения.

«Вид с воздуха на пешеходов, идущих по Уолл-стрит при ярком солнечном свете и здания на заднем плане с большими нишами», Пол Стрэнд, 1916 г.

Чтобы создать убедительный образ, Стрэнд использует ведущую комнату в своем изображении ряда фигур, идущих по улице.В работе есть как активные, так и статические фигуры: фигура в левой части страницы - это просто неподвижное изображение - человека, которому некуда идти.

Остальные фигуры на изображении кажутся проходящими по изображению, перед ними есть ведущее пространство, усиленное длинной тенью позади каждой фигуры. В совокупности эти фигуры создают ощущение потока уличного движения на фоне монументального конюшенного здания позади них.

5. Правило третей
_

Это набор воображаемых линий сетки, наложенных поверх фотографии для определения наилучшего размещения объектов на изображении.Изображение делится на трети по горизонтали и вертикали, образуя сетку.

Согласно правилу, наилучшее размещение объектов в работе - вдоль этих линий - и особенно там, где они пересекаются. Это помогает удерживать взгляд и создает эстетичный эффект.

«Церковь, Таос-Пуэбло, Нью-Мексико, 1941» Анселя Адамса в 1941 году, с видимой сеткой и без нее.

Ансель Адамс использует правило третей на этой фотографии, выстраивая достопримечательности по представленным линиям.Вдоль перекрестков есть три основные точки - один крест, темная тень в дверном проеме и расположение колокольни.

Это, наряду с точками, соединенными диагональными линиями, заставляет глаз пользователя перемещаться по фотографии и замечать все мелкие, но важные детали, которые фотограф смог запечатлеть.

(Примечание: это также отличный пример использования Адамом системы зон - другой (некомпозиционной) фотографической техники, которую он разработал вместе с другим фотографом Фредом Арчером, чтобы определить идеальный способ захвата света и тьмы на фотографии.)

6. Правило шансов
_

Это простое правило гласит, что объекты в произведении должны быть сгруппированы по нечетным числам, так как это обычно более приятно для глаз.

«Сальвадор Дали А» или «Дали атомикус» Филиппа Халсмана в 1948 году

Халсман использует серию троек в своем культовом портрете художника Сальвадора Дали. Три кота, стул с тремя видимыми ножками, трио длинных темных предметов - стул, мольберт и сам художник. Все эти объекты с нечетными номерами в совокупности заставляют зрителя видеть более сбалансированное, но все же визуально яркое изображение.

Перевод в графический дизайн
_

Два дизайна футболок от пользователя BATHI демонстрируют все эти техники композиции:

Fell’s Point Preservation Society и Caribbean Trading Company разрабатывают футболки

Bathi использует обрамление в качестве инструмента для создания основной формы обоих этих изображений. Корабль обрамлен волнами и знаменами, а лежащая фигура окружена деревьями и лунами карибского острова. Это отличный способ привлечь внимание к основному предмету, а также создать пространство для работы над дизайном футболки.

Точка Фелла - , в которой преобладает изображение корабля - достигается при создании крупного объекта, изображенного в контрастных цветах, усиленного, но не отвлекающего от моря на переднем плане и неба на фоне изображения. Правило с коэффициентами также вступает в игру с этим дизайном, когда три самых больших паруса корабля выделяются для зрителя как трио.

Правило третей используется в дизайне Caribbean Trading Company с расположением двух деревьев, вытянутых по вертикали, и гамака по горизонтали вдоль линий, образованных воображаемой сеткой, делящей рисунок на три части.В названии также есть спереди, посередине и на заднем плане, изображение острова, деревьев, гамака и луны. Таким образом, несмотря на нереалистичные пропорции элементов в дизайне, все равно сохраняется четкое ощущение пространства.

Кроме того, фигуре в этом дизайне предоставлено достаточно ведущей комнаты , чтобы смотреть на луну вдалеке, создавая впечатление задумчивого взгляда на огромную луну на заднем плане и возможность движения в изображенном пространстве. .

Какие основные приемы композиции дизайна вы используете? Поделись, пожалуйста.

5 правил дизайнерской композиции и верстки

Все знают, что для того, чтобы стать лучше в любом виде искусства, вы должны сначала понять конкретные инструменты и процедуры, которые его формируют. Дизайн ничем не отличается от игры на музыкальном инструменте или даже от повара, готовящего еду. Если элементы графического дизайна (линия, цвет, текстура, форма) - это ингредиенты, выложенные перед ней, а принципы дизайна (движение, ритм, пропорции и т. Д.) - это рецепт, который она использует для приготовления еды, тогда подумайте дизайн-макета и композиции в качестве окончательной обшивки.

Брошюра по тортам от Luz Viera

Конечно, шеф-повар мог бросить все в миску и назвать это хорошим. Или она может расположить ингредиенты таким образом, чтобы выделить отдельные элементы внутри; она может доставить сообщение в красивой упаковке. Со временем и вниманием она может создать невероятные впечатления для человека, принимающего пищу.

Прочтите, чтобы узнать больше о различных способах структурирования дизайнерских композиций, чтобы добиться потрясающего эффекта идеального семиуровневого торта.

1. Сетка
-

Сетки упорядочивают графический дизайн. Они ускоряют процесс проектирования, помогая дизайнерам решить, где разместить контент, а не где его можно разместить.

Большинство дизайнеров видят невидимую сетку, проходящую через все их проекты. В современном веб-дизайне чистые линии сетки стали популярными, и избежать их практически невозможно. Для этого есть несколько простых причин: сетки делают ваш дизайн более чистым, эффективным и простым в адаптации.

Дизайн веб-сайта Be My Travel Muse от DSKY

Grids привносит организованность не только в дизайн, но и в процесс создания дизайна. Допустим, вы хотите создать плакат для серии лекций. Создайте прочную сетку, и если дата, время, изображения и цвета изменятся, ваши базовые дизайны будут казаться связанными. Мгновенная последовательность и меньше времени на обновление и настройку. Базовые сетки также являются отличным ориентиром при работе в команде. Каждому дизайнеру знакомо чувство облегчения, возникающее, когда открываешь чужой дизайн и видишь четкую сетку, которой нужно следовать!

2.Акцент и масштаб
-

В этом объявлении используются цвет и масштаб, чтобы подчеркнуть торт, который является центральным элементом дизайна. Автор adwindesign.

Глазу обычно нужно место для отдыха или что-нибудь интересное, чтобы удержать его, иначе люди посмотрят на ваш дизайн и быстро двинутся дальше. Допустим, вы фотографируете свою маму на семейном празднике. Ваша цель - привлечь внимание к моменту и радость собрания, сделав вашу маму предметом и центром вашей композиции.

Чтобы донести до зрителя мысль о том, что ваша мама является центром внимания, вы хотите использовать масштаб и акцент.Вы можете разместить ее на видном месте на фотографии и сделать так, чтобы она была самым большим объектом на фотографии. Вы можете выделить ее, размыв фон, чтобы выделить ее, или сосредоточив внимание на ее ярком платье.

Определение фокуса дизайна даст вашему глазу руководство, необходимое для структурирования композиции, а также органического построения иерархии. На рисунке выше фокус - это смешной торт - наши глаза обращаются прямо к нему, а затем читают остальное в поисках контекста.

3. Остаток
-

Что происходит, когда у вас нет белого пространства. Манипуляции со стороны мегирейда.

Разве не все в жизни - это поиск баланса? Дизайн ничем не отличается. Дизайнеры должны постоянно манипулировать разными элементами, чтобы найти гармонию в своем дизайне. Представьте себе невидимый набор весов в каждом дизайне и убедитесь, что вы не склоняете чашу весов, размещая элементы на одной стороне сетки. Приведенный выше дизайн веб-сайта делает это чисто, сочетая элементы крупного шрифта («Что мы делаем», «Наши работы») с меньшими, равными по размеру абзацами более длинной пояснительной копии.

Имейте в виду, что с точки зрения композиции пустое пространство (или отрицательное пространство) также является элементом. Белое пространство дает нашим глазам возможность проследить за дизайном. Дайте каждому элементу на странице немного места, чтобы он мог дышать, и баланс между положительным и отрицательным пространством возникнет органично. Вы можете видеть, как перемещение элементов в приведенном выше веб-дизайне ближе друг к другу (таким образом уменьшая негативное пространство и нарушая баланс элемента) делает дизайн клаустрофобным и в конечном итоге неудачным.

4. Правило третей
-

Хорошо сбалансированный макет футболки с использованием правила третей. Через BATHI.

Правило третей неизбежно в дизайне. Это фундаментальный совет, который настолько прост и эффективен, что часто кажется обманом: разделите дизайн на три строки и три столбца. Точки пересечения вертикальных и горизонтальных линий образуют естественные ориентиры для размещения объекта и вспомогательных элементов. Не можете найти баланс в своем дизайне? Правило третей скоро станет вашим лучшим другом.

Идеально сбалансированная пейзажная фотография. Виа Андреас Вониш.

Чтобы увидеть наиболее наглядные примеры, посмотрите фотографии. В приведенном выше примере фокусные точки (дерево и горизонт) идеально выровнены с сеткой, созданной Правилом третей. Если бы дерево находилось в мертвой точке по горизонтали, а горы - прямо в центре вертикали, композиция не была бы такой приятной.

5. Правило коэффициентов
-

Дизайн логотипа, использующий правило шансов, чтобы привлечь внимание к фокусу.Через Freshinnet.

Правило шансов гласит, что в приятных композициях часто бывает нечетное количество элементов, помещенных на передний план, чаще всего три. Два объекта снаружи уравновешивают фокус в центре, создавая простой, естественный баланс. (Если вы свадебный фотограф, это, вероятно, самое сложное правило.) Это часто верно в дизайне логотипов, где центрированный знак может быть смещен с обеих сторон названием компании, как в логотипе Needle Records.

Сила продуманного дизайна

Это всего лишь обзор различных способов, которыми дизайнер может сформировать композицию, чтобы оказать наибольшее влияние на зрителей.Как всегда, помните, что правила предназначены для нарушения. Но как только вы начнете понимать и применять эти правила и структуры в своей работе, это неизмеримо улучшит и укрепит ваши проекты.

Хотите начать свою карьеру графического дизайнера?
Узнайте, как фриланс на 99designs может помочь вам найти больше работы.

правил композиции

С появлением мобильных телефонов и планшетов все, кажется, фотографируют.И все, что многие люди хотят, - это запись праздника, семейного события или особого момента в их жизни, чтобы поделиться ими со своими друзьями и, возможно, взглянуть на несколько лет спустя, когда они вернут приятные воспоминания о прошлых временах.

Однако некоторые из нас хотят сделать еще один шаг в фотографии и превратить ее в хобби, которое мы можем развивать и улучшать. Таким образом, мы отказываемся от наших «наведи и снимай» фотоаппаратами, перестаем пользоваться телефонами и инвестируем в достаточно приличные камеры. Лично я фотографировал почти 50 лет, но серьезно занялся этим только в 2010 году, когда купил Panasonic DMC-FZ38 перед поездкой в ​​Кению на моем первом сафари.

Для начала я просмотрел руководство на 128 страницах и почти не понял ни слова. Я установил камеру в автоматический режим и отправился на сафари. Я сделал несколько отличных фотографий, но только после того, как я вступил в местный операторский клуб и начал изучать искусство композиции, я начал фактически смотреть в объектив и думать о том, что я делаю, вместо того, чтобы просто направлять камеру на объект и нажатие на кнопку затвора.

Как и я, я подозреваю, что многих начинающих фотографов сбивают с толку или даже совсем отталкивают такие вещи, как фокусное расстояние, ISO, диафрагма, выдержка, фокусировка, выдержка и т. Д.И хотя я считаю, что очень полезно понимать больше технических элементов - и я расскажу о некоторых из них в следующих статьях, - я действительно считаю, что наиболее важным элементом для начинающего фотографа, с которым нужно разобраться, является композиция.

Все производители цифровых камер тратят много времени и денег на программное обеспечение, чтобы помочь пользователю получить правильные настройки камеры для съемки этого кадра, и, как я сделал вначале, если вы установите камеру в автоматический режим, в большинстве случаев вы будете получить технически хороший результат.Однако единственное, на что не под силу ни одна камера, независимо от того, сколько денег вы потратили на ее покупку, - это создать привлекательную для глаз фотографию.

Так что я имею в виду под составом? Приведя его к самой простой форме, можно сказать, что композиция - это способ создать фотографию, эстетически приятную для зрителя. Звучит просто, не правда ли? Погуглите «композиция в фотографии», и вы получите такие результаты, как «20 методов композиции, которые улучшат ваши фотографии», «10 основных правил композиции в фотографии», «9 основных правил композиции в фотографии, которые вам нужно знать», «18 правил композиции для Сияющие фотографии »,« 5 элементов композиции в фотографии »,« 5 рекомендаций по простой композиции »,« 10 правил композиции фотографий »,« 12 правил эффективной композиции в фотографии »и т. Д.!

Хотя вы, несомненно, узнаете, прочитав все эти статьи, я сосредоточусь на нескольких простых правилах, которым я следую. Прежде чем я пойду дальше, хотя некоторые из них называются правилами, помните, что правила нужно нарушать. Что я пытаюсь сделать, так это побудить вас думать о том, чего вы пытаетесь достичь, глядя в видоискатель. Я начну с того, с чем вы, вероятно, уже сталкивались, - с правила третей.

Правило третей

По сути, если вы представите фотографию, разделенную на трети, как по горизонтали, так и по вертикали, главный объект изображения должен быть там, где вертикальная линия пересекает горизонтальную, как на этой фотографии леопарда в Серенгетти.Также ветка проходит по нижней трети кадра. Это намного приятнее, чем если бы леопард ударил по центру изображения.

Многие современные камеры позволяют размещать в видоискателе сетку, которую можно использовать для размещения объекта в месте пересечения двух линий.

В то время как мы говорим о правиле третей, обычно лучше размещать горизонт на одной из третей, а не в центре кадра, в зависимости от того, находятся ли основные достопримечательности в небе или на земле. .

Ведущие строки

Они уводят взгляд зрителя либо к главному объекту, либо к путешествию по всей картине. На изображении ниже Старого города в Ставангере зритель попадает в кадр по линиям деревянных досок здания по направлению к центру, в то время как изгибы тротуара и дороги в сочетании с пешеходами, идущими по дороге, помочь зрителю завершить свое путешествие.

Симметрия

Чтобы продемонстрировать, что правила - не более чем руководство, следующий пункт противоречит правилу третей.Если ваше изображение симметрично, то его может быть выгодно центрировать по горизонтальной или вертикальной центральной линии. Это особенно хорошо работает для отражений, как в случае ниже, где лебедь-шипун и его отражение центрируются вдоль горизонтальной центральной линии.

Или для архитектуры, где на снимке с купола собора Святого Петра изображение центрируется по вертикальной линии.

Правило пространства

Это правило говорит о том, чтобы дать объекту в пространстве фотографии перемещаться в рамку.Особенно это касается животных и транспортных средств. Первая фотография птицы-секретаря ниже была сделана во время моего первого сафари до того, как я узнал что-либо о фотографии, и, как вы можете видеть, она выглядит немного странно с птицей, выглядывающей из кадра и всего пространства за ней.

Второй снимок был сделан тремя годами позже, когда я осознал, что нужно дать объекту пространство для движения.

Надеюсь, вы согласитесь, что второй выглядит естественнее и приятнее на вид.

Правило шансов

Вообще говоря, считается, что фотографии с нечетным числом объектов визуально привлекательнее и естественнее, чем фотографии с четным числом, когда взгляд зрителя может бегать по изображению, не зная, где остановиться. Основная причина, по которой я добавил это, заключается в том, что это дает мне повод включить мое удостоенное наград изображение трехголового жирафа. Помимо этого, который был чисто удачным снимком, я, как правило, использую правило разногласий, если снимаю цветы крупным планом или что-то подобное.

Узоры

В заключение я остановлюсь на узорах, которые можно найти повсюду, как в природе, так и в архитектуре. На изображении ниже, на котором показаны отражения в Симфоническом зале Бирмингема, узоры сочетаются с одной из моих любимых композиционных техник - использованием отражений.

Я надеюсь, что я дал вам краткое представление о композиции и что когда вы в следующий раз посмотрите в видоискатель, вы, по крайней мере, остановитесь и на несколько секунд подумайте о том, на что вы смотрите и как можно улучшить снимок.Но помните, что эти правила и все другие, с которыми вы столкнетесь, являются просто ориентирами, которые помогут вам двигаться в правильном направлении; это не железнодорожные пути, которых нужно жестко придерживаться.

Наконец, я закончу словами Пабло Пикассо: «Изучите правила как профессионал, чтобы вы могли их нарушать, как художник».

Об авторе
Тони Муртаг живет в Бирмингеме, Англия, и любит фотографировать пейзажи, городские пейзажи, дикую природу, растения и цветы как на местном уровне, так и в Европе и Африке.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ