Деловой стиль письма: Как писать тексты и письма в официально-деловом стиле? Примеры

Деловой стиль письма: Как писать тексты и письма в официально-деловом стиле? Примеры

СТИЛЬ НАПИСАНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ОФИЦИАЛЬНЫЙ СТИЛЬ

Автору письма необходимо следить за стилем написания деловых писем. Особенность делового письма в том, что деловое письмо после его отправки получателю считается документом. Иными словами документ представляет собой свидетельство или доказательство  в зафиксированном виде.

Поэтому автору необходимо очень аккуратно и внимательно использовать слова и фразы, чтобы этично донести информацию до адресата.

Потому что письмо официально делового стиля отвечает требованиям законодательных норм и нормам делового этикета. Поэтому те авторы, которые их соблюдают достигают большего результата от своих писем, чем те, которые пренебрегают ими. Вам также будет полезна статья https://delovoe-pismo.com/kakoj-stil-delovogo-pisma-vybrat/

Каждая организация, опираясь на законодательные и этикетные нормы, должна иметь свой внутренний нормативный документ по составлению корреспонденции. Тогда сотрудники этой организации смогут опираться на него, чтобы писать правильные письма.

В Казахстане действуют Типовые правила документирования управления документацией в государственных и негосударственных организациях от 25 сентября 2009 года № 128. А также действуют другие нормы, где определено, какой стиль оформления делового письма выбрать.

Автору также важно соблюдать деловой этикет (свод писаных и неписаных правил поведения). Слово этикет с французского означает манеру поведения, правила учтивости и вежливости, принятые в обществе. Нарушение этикета мешает нормальному ведению дел.

Дейл Карнеги утверждал, что успех человека на 15% зависит от профессиональных знаний и на 85% от умения общаться с людьми. Предприниматели всего мира знают главнейший постулат бизнеса: хорошие манеры прибыльны. Без соблюдения этих норм невозможны политические, экономические, культурные отношения. Нельзя существовать, не уважая друг друга, не налагая на себя определенных ограничений. Согласитесь, гораздо приятнее работать с той компанией, где соблюдается деловой этикет.

Чем рискует автор письма, нарушающий деловой этикет? Во-первых, он рискует своей личной репутацией образованного и воспитанного человека. Во-вторых, репутацией компании, от лица которой пишет письмо, а также деньгами компании и карьерой.

Поэтому в деловом мире соблюдение этикета стало одним из приоритетных элементов профессиональной стратегии.

ТОП 4 ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ УСЛОВИЯ ПО  СТИЛЮ НАПИСАНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.

Учитывая выше названные причины, рассмотрим 4 обязательных условия по стилю написания деловых писем. Так как они помогут вам написать правильное деловое письмо. Читайте также статью https://delovoe-pismo.com/osobennosti-yazyka-delovyh-pisem/.

Эти условия основаны на законодательных актах и на правилах делового этикета. Вооружившись этими условиями, вы обязательно напишите грамотное письмо. Такое письмо выполнит свою функцию точно по назначению и достигнет задуманного результата.

Итак, чтобы написать правильное письмо необходимо соблюдать следующие 4 условия:  

1. Адресное обращение означает, что в письме необходимо обращаться к получателю по имени и отчеству. Это правило этикета, выражающего внимание и уважение к лицу, к которому вы обращаетесь. Например, если вы обращаетесь к лицу мужского рода, то пишите «Уважаемый Петр Алексеевич, …». б) Или вы обращаетесь к лицу женского рода, то пишите «Уважаемая Татьяна Александровна, …».
2. Языковая форма текста письма требует (согласно Типовым правилам документирования)  обращаться к адресату в одном из трех вариантов. 1) Можно написать текст от первого лица множественного числа. Например,  «просим Вас предоставить отчет…», «направляем Вам пакет документов» и так далее. 2)  Или пишите от первого лица единственного числа. «Прошу Вас выслать информацию». 3) А также текст может составляться от третьего лица единственного числа
   . «Министерство не возражает», «Компания подтверждает акцепт оферты» и так далее.
3. Краткое употребление языковых форм подразумевает изложение текста с использованием кратких фраз и речевых оборотов. Это слова-клише, которые очень часто используют в деловых письмах в целях сокращения объема текста. Например, «по окончании заседания…», «по результатам проверки …» и другие. Такие устоявшиеся слова-штампы помогают кратко изложить суть письма.
4. Точность словоупотребления означает, что в деловом письме слова должны употребляться только с одним значением. То есть не иметь двойного смысла, чтобы у получателя не возникло ни одного вопроса к вашему письму.   К примеру, фразу «невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами» лучше заменить. Заменить ее лучше фразой «невыполнение договора произошло из-за размытых путей сообщения с заводом, вызванных ливневыми дождями «. Или если в письме есть термин и его значение непонятно, то можно раскрыть его смысл простыми словами. Например, вместо слова «факторинг» можно использовать объяснение его значения «продажа права на взыскание долгов».

Вывод.

Применение этих четырех пунктов соблюдения стиля написания деловых писем  поможет сделать ваше письмо кратким и исчерпывающим (достаточным для полноты понимания). Письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится.

Стиль письма. Стили написания текста. Деловое официальное письмо

В межличностных отношениях важен не только разговор, но и переписка, ведь информация, изложенная в текстовом виде, легче воспринимается, ее можно сохранить и обращаться к ней множество раз. В современном мире считается, что написание писем – занятие устаревшее и неактуальное. На самом деле в повседневной жизни люди очень часто обращаются к эпистолярному жанру. Именно поэтому очень важно разбираться в стилях письма и обладать навыками их написания.

Что такое «стиль»

Что понимается под стилем в лингвистике? Стиль речи, текста, письма – это совокупность определенных языковых средств, с помощью которых человек выражает свою мысль в устной или письменной форме. В русском языке выделяют пять основных функциональных стилей речи:

• разговорный;
• художественный;
• публицистический;
• научный;
• официально-деловой.

Некоторые лингвисты выделяют еще два дополнительных стиля: конфессиональный и эпистолярный. Последний стоит описать более подробно.

Разновидности писем

Эпистолярный стиль – это набор языковых приемов, которые используются в написании писем. Его название происходит от греческого слова epistola, что можно перевести как «письменное послание». В той или иной ситуации этот стиль заимствует характеристики основных стилей речи.

В зависимости от адресата и цели сообщения переписки делятся на несколько видов, или стилей письма:

• Неофициальный.
• Официальный (деловой).

Если цель письма – обмен какой-либо научной информацией, то такая переписка содержит в себе черты научного стиля. Эпистолярный стиль также очень часто применяется в публицистике, когда автор в своем письме может обращается как к конкретному лицу, так и ко всей общественности, призывая к активным действиям.

Особенности писем

Характерные признаки у каждого стиля письма различаются, однако есть определенные особенности, которые их объединяют. В составлении любого послания очень важно соблюдать определенную структуру. Необходимо выделить адресата и адресанта, определить их социальную роль. С помощью правильно подобранных для данной ситуации языковых средств как можно более точно и кратко изложить суть послания.

В зависимости от цели автор писем может использовать различные выражения и устойчивые фразы. Обычно в переписках раскрывается личность и индивидуальность адресанта. В большей степени это выражено в неофициальном стиле письма, когда у автора больше возможностей для использования оригинальных языковых оборотов или иных средств передачи своих мыслей и чувств адресату. Письмо – это не только письменный монолог, иногда в нем присутствуют элементы диалога, например когда автор обращается к получателю. Для эпистолярного стиля также характерно сочетание разговорной и письменной речи.

Разные стили письма представляют собой различные образцы написания и используют неодинаковые клише. Для достижения оптимального результата и информативности послания полезно знать их композицию и правила написания.

Структура писем

Определяющим признаком эпистолярного стиля является композиция. Люди теряются в многообразии видов переписок, что порождает вопрос о том, как написать письмо. Общую структуру всех писем можно свести к следующим элементам:

1. Начало, уважительное обращание к адресату.
2. Основная часть, раскрывающая суть послания.
3. Конец, или заключение, в котором подводятся итоги всему написанному.
4. Подпись автора и дата написания.
5. В некоторых случаях постскриптум (P.S), в который помещается дополнительная информация.

Личное письмо

Стиль личного письма наиболее интересен и разнообразен. Такие послания – своеобразная страничка дневника, в которой автор выражает свои сокровенные мысли и переживания. Степень их раскрытия зависит от близости отношений между отправителем и получателем.

Адресатами личных писем, как правило, являются члены семьи, родственники, друзья. Характер таких переписок интимен и строго конфиденциален, личность автора ярко прослеживается на протяжении всего рассказа или исповеди. Это может быть повествование о прошлых событиях, размышления на различные темы, наблюдения или советы. Творческое начало здесь невероятно велико, ведь отправитель располагает огромным арсеналом художественно-выразительных средств. Они помогают более ярко отобразить чувства и ощущения автора по тому или иному поводу, в каком-то роде выполняют функцию мимики при живом общении. Так, личные письма получаются очень эмоциональными и экспрессивными, ведь в них автор очень часто не стесняется в сильных выражениях, иногда даже используя ненормативную лексику.

У частного послания нет строгих правил написания, кроме тех основных, присущих всем эпистолярным стилям письма. Здесь поощряется свобода авторской мысли, непринужденность и естественность.

Письма в научной деятельности

Письма в научной сфере составляются с целью обмена научной информацией между учеными. Это своеобразный вид научного доклада, адресованный определенному лицу. Для научного стиля письма характерны точность и логичность изложения. Двусмысленная трактовка той или иной информации здесь недопустима, материал должен пониматься однозначно. В достижении этой цели помогает использование тезисов и терминов. Научная информация также должна быть подкреплена неоспоримыми фактами, которые и подтверждают ее подлинность.

Цели, с которыми создается научное письмо, требуют от него монотонности и сухости изложения. Разумеется, такое послание лишено экспрессивности, объективность в нем играет определяющую роль. Чаще всего изложение материала в научном письме происходит в форме монолога. Авторское начало в таком письме сведено к минимуму. Здесь важно сделать акцент на содержании письма, а не на точке зрения написавшего его. Однако личное мнение отправителя в той или иной степени все же отображается, пусть и неявно.

Эпистолярный стиль в публицистике

Основная цель публицистических произведений – с помощью грамотно построенной речи воздействовать на читателя, внушить ему какую-либо мысль или идею. Для достижения этой задачи многие журналисты обращаются к форме письма, которое публикуют в СМИ. Такие послания могут быть двух видов: с адресатом и без. Письмо без определенного получателя предназначено для широкого круга людей. В них на обозрение общественности выносятся актуальные вопросы или события. Есть в журналистике письма, адресованные определенному лицу, например главам государств или другим медийным личностям. Их задача – добиться от влиятельных адресатов решения насущных проблем, требование незамедлительных действий.

В отличие от научного, публицистический стиль письма более субъективный и противоречивый. Для освещения и оценки происходящих событий публицист умело манипулирует различными выразительными средствами.

Особенности написания

Журналисты тщательно отбирают общественно важное событие и всесторонне анализируют его с точки зрения автора письма или его заказчика. Далее выносится определенное суждение и предлагаются варианты решения описываемой проблемы. В составлении такого письма очень важны навыки убеждения, а также знание человеческой психологии. Применяя их на практике, публицисты направляют обсуждение в нужное им русло, тем самым практически не оставляя читателям свободу выбора.

Официальное письмо

В системе классификации писем формальный стиль письма занимает особое место. Он применяется в деловых переписках, является межкорпоративным каналом связи. Официальное письмо имеет множество видов, которые выполняют различные функции. Оно также обладает четкой структурой и строгими нормами, от которых не стоит отклоняться. Деловое письмо использует средства, присущие официально-деловому стилю речи. В большинстве случаев такое послание имеет конкретного адресата, например юридическое или физическое лицо.

Специфика делового стиля письма заключается в его сухом, официальном и однообразном языке. В нем в огромном количестве используются канцеляризмы, штампы, клише и стандартные обороты, а также различного рода сокращения. Информация подается с помощью простых распространенных предложений. Тон официальных писем нейтрален, изложение информации максимально логично и последовательно. Все это способствует решению основной задачи деловой переписки: точно, лаконично и объективно передать конкретное сообщение, лишив его эмоциональной окраски и субъективности.

Виды официальных писем

В зависимости от содержания деловые письма делятся на множество видов. Обычно в каждом официальном письме поднимается один вопрос. В случае если необходимо сразу разрешить две и более проблем, несколько видов помещаются в рамки одного послания.

Различают следующие типы деловых писем:

• Сопроводительные – письмо с указаниями по отправке документов.
• Гарантийные – подтверждение и закрепление определенных условий.
• Благодарственные – выражение благодарности и желания дальнейшего сотрудничества.
• Приглашения – официальное предложение участия в мероприятии.
• Поздравительные.
• Информационные.
• Рекламные, или предложения о сотрудничестве.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы.
• Письмо-ответ.

Составление делового письма

Как написать письмо официального характера правильно? Важно знать и корректно применять законы композиции таких посланий. Прежде всего необходимо определиться с темой письма и его видом. Здесь нужно учесть всю ту информацию, о которой адресат уже знает, и, отталкиваясь от этого, тщательно продумать содержание и приводимые аргументы. Письмо должно быть максимально информативным и логичным, без лишних отступлений и воды.

Существуют две группы деловых писем: одноаспектные и многоаспектные, или простые и сложные. Одноаспектные послания сжаты и рассматривают только один вопрос. Они обычно не требуют ответа. Многоаспектные письма поднимают несколько проблем, поэтому и более сложны по структуре. Следует подробно рассмотреть их композицию.

Текст сложного письма состоит из нескольких частей. В первой части указываются мотивы, побудившие автора к написанию послания, приводятся необходимые аргументы. Здесь необходимо ответить на вопрос о том, с какой целью создавалось это письмо. Во второй части автор делает выводы, высказывает предложения, решения затронутой проблемы и просьбы.

Структуры некоторых видов официальных писем

Письмо-просьба:

1. Причина, сформировавшая просьбу.
2. Сама просьба.
3. Желаемый результат, выражение благодарности и готовности к сотрудничеству в случае удовлетворения просьбы.

Письмо-запрос:

1. Причины важности запроса.
2. Сам запрос.
3. Результат в случае выполнения просьбы.

Сопроводительное письмо

1. Уведомление о материалах.
2. Сведения о материалах.

Письмо-ответ, отклоняющее просьбу

1. Дублирование ранее изложенной просьбы.
2. Причины отказа.
3. Изложение самого факта отказа или отклонения.

Иногда в письме-ответе приводятся альтернативные пути решения затронутого вопроса.

В современном делопроизводстве в основном используются одноаспектные официальные письма.

Оформление письма

Деловая переписка осуществляется на фирменных бланках для официальных писем. Они должны соответствовать государственным стандартам и содержать следующие элементы:

• Логотип юридического лица.
• Название юридического лица (автора письма).
• Контакты (адрес, номер телефона, электронная почта, сайт).
• Дата составления письма.
• Регистрационный номер письма.
• Отсылка к дате и номеру входящего послания (если это письмо-ответ, например).

В конце письма отправителем указывается следующая информация:

• Должность и фамилия с инициалами подписывающего письмо.
• Должность и фамилия с инициалами составителя (если он не ставит свою подпись).
• Список приложений (если имеются).

Помимо соблюдения формальных правил в оформлении большую роль играет бумага (если письмо отправляется обычной почтой). Она будет различаться в зависимости от типа делового послания. Например, для обычного официального письма подойдет простая белая бумага. Для писем-приглашений, поздравлений, благодарностей лучше всего выбрать плотную или тисненую бумагу. Рекламные письма хорошо смотрятся на цветной бумаге.

Клише и устойчивые фразы

Правила официального стиля письма требуют использования готовых языковых формул. В различных ситуациях можно использовать следующие конструкции:

При обосновании причин и мотивов:

• В связи с отсутствием финансовой помощи…
• В связи со сложной экономической ситуацией…
• В порядке проведения совместной работы…
• В соответствии с Вашим письмом…
• В соответствии с протоколом…
• В ответ на Ваше обращение…
• В подтверждение нашей договоренности…
• В целях усиления ответственности…
• На Ваше обращение…

При составлении письма-просьбы:

• Просим оказать содействие…
• Просим выслать в наш адрес…
• Просим принять участие…
• Прошу принять меры…
• Прошу принять к сведению…
• Прошу довести до сведения…
• Прошу ликвидировать задолженность…

Для вступления в сопроводительных письмах:

• Направляем информацию…
• Возвращаем справочные материалы…
• Высылаем подписанный с нашей стороны договор…
• Посылаем справочную литературу… и т. д.

Письма-подтверждения начинаются так:

• Подтверждаем…
• С благодарностью подтверждаем…

При составлении письма-ответа (неудовлетворение просьбы):

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…
• Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам…
• На Ваше обращение о совместной работе считаем…

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

• Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
• Просим извинить за задержку с ответом.
• Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

При составлении писем-приглашений:

• Приглашаем принять участие…
• Просим направить представителя…

При составлении письма-гарантии:

• Оплату гарантируем…
• Качество изделий гарантируем…
• Сроки выполнения гарантируем…

Эти заготовки помогут вам сделать все правильно.

Как выбрать стиль делового письма, если адресат ваш друг?

Вы начали писать письмо, определили цель и структуру письма. Но осталось разобраться с одним нюансом — определить в каком формате обращаться к получателю письма? Если вы состоите в дружеских или  в приятельских отношениях  с адресатом письма, то как можно обратиться к нему в письме? Давайте разберемся в этом вопросе.

В каких случаях пишутся формальные и неформальные деловые письма?

Все деловые письма пишутся в официально-формальном стиле, это общепринятый стандарт любого делового письма. Казалось бы можно взбунтовать против таких казенных ограничений. Но в деловой деятельности людей есть свои правила, которых принято придерживаться.

Итак, если вы с адресатом состоите в дружеских взаимоотношениях, то в зависимости от ваших намерений и целей предлагаются следующие пути решения:

1. Если ваша цель вызвать или сохранить доверительно-дружеские отношения, используйте обращение от первого лица множественного числа, например, Просим…Подтверждаем…Сообщаем…, или от первого лица единственного числа, например: Предлагаю…Прошу…
2. Если ваша цель установить дистанцию и следовать субординации, то можете обратиться к нему в обезличенной форме: от третьего лица единственного или множественного числа, например, ТОО “Gala» просит.., АО «Банк Л» предлагает… , СП «ЭнергоРесурсы» и ТОО «Синергия» представляют…

Чем характеризуется формальный стиль? Для каких видов писем применяется?

Формальный стиль оставил свое влияние для некоторых видов деловых писем.   Такой стиль деловой переписки характеризуется:

• применением безличных глаголов – принято к сведению, исполнено;
• использованием пассивного залога – ответ был отправлен, приказ подписан;
• частотой повторяемости и единообразием фраз, штампов, клишированных оборотов–  согласно, в соответствии;
• нейтральными чертами (без эмоций), надличностным характером изложения, унификацией;
• использованием причастных и деепричастных оборотов.

Где наиболее часто применяют формальный стиль? Чаще всего его используют в переписке с государственными учреждениями и уполномоченными органами, а также в случаях, где необходимо подчеркнуть свою правоту, соблюдение законов и других нормативных правил и норм, а также во всех ситуациях, когда нужно выделить непричастность происходящего и говорить языком фактов.

Например,

Во исполнение поручения  №343 от 12.09.17 Комитета по регулированию естественных монополий и защите конкуренции Министерства национальной экономики РК  29 января 2018 года в компании САТ  проведена пресс-конференция с участием представителей средств массовой информации, субъектов рынка и субъектов естественных монополий.  

Чем характеризуется неформальный стиль? Для каких видов писем применяется?

Неформальный  стиль используется в тех случаях, когда вы общаетесь с адресатом лично, по-человечески. Ваш адресат личность, а не просто какой-то субъект или объект.

Неформальный стиль характеризуется:

• Простыми фразами и обращениями:
• употреблением личных глаголов;
• использованием активного залога;
• минимумом клише;
• и выражением эмоций.

Степень формальности в таком письме разная и зависит от тематики и цели. В таком письме вы сами выбираете язык и степень формальности и эмоционального окраса. Однако придерживайтесь уважительного отношения к адресату и балансируйте между степенью формального и неформального стиля.

Неформальный стиль в основном применяется в электронной переписке и при составлении писем-поздравлений, благодарственных писем, предложений …

Стоит отметить, что сейчас с развитием электронных средств передачи, таких как, например, e-mail почта требования значительно сместились. Неформальный, личный  стиль обращения в письмах уже применяют значительно чаще. И это уже вполне лояльно воспринимается в деловой переписке.

требования и правила составления. Примеры написания деловых писем

Вот уже давным-давно ни для кого не является секретом, что речь делится на жаргонную и литературную — правильную. Вполне логично, что правильной речь должна быть не только устная, но и письменная. Культурой грамотного письма необходимо владеть каждому интеллигентному человеку. А уж тому, кто активно общается по делам службы посредством переписки — и подавно. Каковы же правила этикета делового письма?

Что такое этикет

Прежде чем говорить о деловом письме, нужно сначала вспомнить, что же такое этикет. Это установленный порядок поведения в обществе, свод манер и правил так называемого хорошего тона, которые должно соблюдать каждому интеллигентному, воспитанному человеку, дабы не прослыть бескультурщиной. Данные исторически сложившиеся правила являются неотъемлемой частью жизни общества.

Культура письменной речи: общие характеристики

Культура письменной речи, конечно же, относится не только к деловому письму. Существует множество видов и способов письменного общения. Все они разные, у каждого — свои характеристики, однако есть и общие черты. Среди них выделяют следующие:

• опора на нормированный книжный язык с допущением некнижной лексики;
• использование сложных синтаксических конструкций;
• закрепленный порядок слов в предложении;
• четкая структура текста;
• высокая грамотность.

Этикет деловых писем

В каких случаях от нас может потребоваться написание делового письма? Конечно же, если мы ведем какие-либо дела с организациями и/или частными лицами. То, что мы напишем нашим партнерам, коллегам, клиентам, то, как мы оформим свое письмо, станет лицом нашей компании и представит нас либо в выгодном свете, либо — в не очень. Если, конечно, мы не компетентны в этикете составления деловых писем. Чтобы не ударить в грязь лицом, необходимо обучиться нижеизложенным премудростям. Кстати, обладать подобным знанием полезно еще и потому, что малейшая ошибка, крошечное несоответствие правилам способно превратить деловое письмо в неправомочное с юридической точки зрения.

Специфика деловых отношений

Прежде чем говорить непосредственно об этикете деловых писем, следует понять, чем вообще отличаются деловые отношения, что их характеризует, каковы их особенности. Основной чертой взаимоотношений по работе является отсутствие (либо полное, либо почти полное) в этих самых отношениях личного оттенка. Как правило, на работе каждый из нас предельно собран, спокоен, вежлив — вряд ли кто-то будет танцевать с бубном, например, или совершать иные поступки, вполне логичные в компании друзей, но довольно нелепые для рабочей обстановки. Это касается, кстати, не только поступков, но и эмоций — можно позволить себе смех или улыбку, или даже небольшое проявление гнева, однако достаточно неуместно смотрятся гомерический хохот, истерики, слезы и тому подобное (все это касается исключительно эмоций по работе). На работе мы, как правило, носим маски, демонстрируя выучку, выдержанность и хладнокровие.

Деловое общение нельзя закончить тогда, когда этого захотелось. Партнер по бизнесу или клиент не поймет, если посреди важной встречи мы вдруг встанем и покинем аудиторию. Нельзя и игнорировать собеседника, нельзя не отвечать на звонки или письма. Все эти особенности в совокупности помогают лучше понять, каким же все-таки должен быть речевой этикет делового письма.

Общие требования

Первое, на что мы обращаем внимание, получив письмо, — это бумага. Согласно требованиям этикета делового письма бумага для него всегда должна быть кристально чистой и ни в коем случае не помятой. У адресатов послания сложится лучшее впечатление об организации, если письмо окажется написанным на фирменном бланке с эмблемой компании. Первая страница не нумеруется, на всех остальных проставляются арабские цифры.

Есть еще один очень важный момент в этикете деловой переписки. Деловой стиль письма предполагает высокую грамотность и отсутствие орфографических ошибок. Поэтому в том случае, если в знании русской грамматики наблюдаются пробелы, рекомендуется не торопиться с отправкой корреспонденции, а перепроверить ее на наличие возможных недочетов.

Также общей рекомендацией как для бумажного, так и для электронного письма является пожелание не употреблять в своей письменной речи сложных конструкций — такое уместно только в юридических документах. Не следует использовать и сокращения — исключительно общепринятые. А вот в норму делового этикета входят разнообразные штампы и арго — профессиональный жаргон. Весь документ выдерживается в официально-деловом стиле.

Еще один важный момент, который прочитывается из письма: оно должно быть максимально вежливым и доброжелательным. Ни о какой бестактности, грубости не может идти и речи. Кроме того, деловое письмо предполагает конкретику, четкое изложение своих мыслей.

Если адресат письма не владеет русским, текст послания следует составлять на его языке, либо на международном — английском. Кстати, написан подобный документ должен быть только на одной стороне листа, вторая в обязательном порядке остается чистой.

Оформляя документы, нужно следить за тем, чтобы не было переносов. Сам текст набирать необходимо через полтора-два интервала, с шириной полей слева в два сантиметра.

Нюансы

У делового письма есть своя четкая, особенная структура. При этом единого стандарта оформления бумажных документов не существует: у разных компаний могут быть свои вариации. Придерживаются они лишь определенного состава частей письма: в них непременно должны быть «шапка», приветствие, основная часть и прощание. Не нужно забывать и о личной подписи в конце письма.

Кстати, так называемое обрамление послания — начальные и завершающие фразы — именуются этикетной рамкой. Именно она помогает наладить с адресатом нужные отношения. Кроме того, правила этикета деловых писем и примеры их написания демонстрируют употребление в посланиях разнообразных речевых клише (о них будет сказано далее).

Важным нюансом оформления делового письма остается правильно использованное обращение. До революции в нашей стране в ходу было обращение «сударь» или «сударыня»: оно считалось универсальным, так называли кого угодно. Теперь подобного универсального обращения нет, хотя зачастую в деловых письмах встречается слово «господин» или «госпожа» — утратившее ранее свою популярность, оно постепенно вновь возвращается в обиход. Обратиться так можно к деловому партнеру, должностному лицу, но не к клиенту или коллеге.

Наиболее распространенным и универсальным в настоящее время считается обращение «Уважаемый» или «Уважаемый господин», но на самом деле не является таковым и оно. Подобным образом, например, нельзя обратиться к так называемым випам — особо важным персонам, коими считаются губернаторы, мэры, президенты. В данном случае начинать свое письмо потребуется с обращения «Глубокоуважаемый» (еще вариант — «Высокоуважаемый»).

Если послание адресовано сразу нескольким людям, и все они являются представителями одной профессии, уместным будет использование такого обращения, как «Уважаемые коллеги» (в случае, если все адресаты — женщины, допускается написать «Уважаемые дамы», если же мужчины — то «Уважаемые господа»). Если письмо направлено в адрес одного человека, категорически запрещается не использовать поименное или пофамильное обращение. Подобное допустимо только в вышеуказанном случае (когда адресатом является группа лиц) либо при взаимодействии с юридическим лицом.

Что касается завершения послания, то нужно помнить: оно не менее значимо, чем начало. Именно в конце письма выражается надежда на дальнейшее сотрудничество, уверенность в благополучном и/или скором решении вопроса и тому подобное. Здесь не следует также указывать на имевшие место быть ранее сложности — например, на затягивание с ответом или вообще неполучение такового. Данные фразы считаются отрицательными знаками этикета деловых писем и рассматриваются как нежелание продолжать отношения, а также как неуважение к собеседнику. Важно понимать, что это недопустимо.

Электронное письмо: деловой этикет

Второй возможный вариант переписки – по электронной почте. Тут тоже существует целый ряд своих особенностей. Так, например, если послание адресат получит впервые, то необходимо начать его с представления собственной компании, описания своей деятельности, с возможных задач, которые предполагается выполнять. При продолжительной переписке нужно сохранять историю прошлых писем, на основе которых строится каждое следующее послание.

В первом письме непременно должно присутствовать приветствие и обращение. В последующих, при необходимости быстрого ответа, можно обращение опустить (если это уместно). В интернет-общении многие не считают нужным ставить знаки препинания, а также пишут без заглавных букв. В деловом этикете электронного письма подобное недопустимо.

Размер электронного письма не должен быть слишком большим – как правило, он вдвое меньше бумажного аналога. В том же случае, если требуется сообщить адресату большой объем сведений, в теле письма необходимо указать лишь краткую сопроводительную запись, а сам материал прикрепить как вложение вордовским или любым другим файлом – так того требует этикет делового письма по электронной почте. Пример подобного послания может быть таким: «Добрый день, уважаемый господин Иванов! Посылаем Вам образцы наших рекламных буклетов. Вы можете ознакомиться с ними во вложении…».

Что касается подписи, то быть она обязана. Можно подписываться в конце каждого письма, а можно сделать автоматическую подпись, которая будет проставляться машинально. Подобным вариантом часто пользуются представители крупных компаний. В подписи необходимо указывать свои имя, фамилию, должность, контактную информацию, место работы. Оформить ее нужно таким образом, чтобы она уложилась в семьдесят символов и занимала не более пяти-шести строк.

Нужно сказать и несколько слов об ответе на послание. Деловой этикет электронного письма предполагает получение ответа на сообщение в течение двух суток – не более. Если же требуется еще время, следует уведомить об этом собеседника. Ответная реакция на все сообщения поддерживает репутацию компании или предпринимателя. Для того чтобы знать точно, дошло ли до адресата письмо, можно воспользоваться функцией уведомления о получении – подтверждение о доставке придет автоматически. Кроме того, не возбраняется сделать и контрольный звонок.

Речевые формулы, или клише

Клише, речевые формулы, речевые штампы — как ни скажи, а все равно это будет неотъемлемой частью деловой переписки. Из школьного курса мы помним, что клише называются устойчивые выражения. Их не так уж и много:

• Сожаление можно выразить с помощью следующих фраз: «К сожалению, у нас нет возможности согласиться…», «С сожалением сообщаем…», «К нашему сожалению, вынуждены сообщить…» и так далее.
• Благодарность обозначается такими клише, как: «Позвольте выразить свою признательность…», «Благодарим Вас…», «Учитывая Ваш вклад…».
• Пригласить адресата на то или иное мероприятие можно, используя штампы: «Мы имеем честь пригласить Вас…», «Надеемся на Ваше согласие…», «С удовольствием приглашаем Вас…», «Будем рады видеть Вас…» и тому подобное.
• Завершить письмо можно фразами: «Ждем от Вас новых идей…», «Желаем Вам успехов…», «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…».

Золотые правила деловой переписки

Все особенности и рекомендации относительно ведения деловой переписки можно уложить в несколько правил. Кратко этикет делового письма выглядит следующим образом:

1. Использование приветствия и персонального обращения за исключением случаев, когда последнее не является необходимостью.
2. Любое письмо требует ответа. При электронном взаимодействии срок ответа не должен занимать более сорока восьми часов. Однако ответ следует писать, лишь тщательно обдумав его.
3. Если есть возможность, необходимо уведомлять адресанта о получении письма от него. Можно также указать и сроки ответа на послание.
4. Подпись в конце бумажного письма, набранного на компьютере и распечатанного, обязательно ставится от руки. Напечатанная подпись или, еще хуже, печать вместо нее — признак неуважения и дурного тона.
5. Рукописные письма требуют хорошего разборчивого почерка.
6. При необходимости добавления какой-либо информации в уже готовое послание, следует поставить знак P.S. (постскриптум), написать желаемое, после чего удостоверить своими инициалами и подписью, что это сделали вы.
7. При электронной переписке графа «Тема письма» должна быть заполнена таким образом, чтобы четко отражать содержание документа.
8. Пересылая электронное письмо, нужно соблюдать конфиденциальность и субординацию — удалять из переписки заранее те места, которые не предназначаются для прочтения другими людьми.
9. История переписки должна быть сохранена в течение всего взаимодействия с данным собеседником. Не следует писать очередной ответ ему из окошечка «Новое письмо».
10. В конце каждого письма по электронной почте необходимо указывать свою контактную информацию.

Частые ошибки при деловой переписке

Существует несколько, казалось бы, мелочей, которые тем не менее могут стать фатальными в случае с деловым общением. Зачастую именно эти мелочи приводят к прекращению взаимовыгодных отношений, расторжению сделок и тому подобным пренеприятным вещам. Нужно знать врага в лицо!

1. Нельзя писать (и звонить тоже!) по работе в нерабочее время! Как часто мы, не желая потерпеть до утра, беспокоим своих партнеров, клиентов, коллег в девять, десять, а то и одиннадцать вечера. Нам кажется, что за ночь все пропадет, разрушится, потерпит крах и спасти положение уже будет нельзя. А те редкие экземпляры, кто способен дотянуть до утра, почему-то считают, что шесть утра – самое время для общения. Ведь если не сплю я, значит, не спит никто. Увы, подобное поведение только раздражает и настраивает против нас же самих.
2. Об этом уже косвенно упоминалось, но тем не менее – никакой фамильярности быть не может! Общение по работе происходит исключительно на «Вы» (с большой буквы, это значит – вежливость и уважение).
3. Излишний обмен любезностями тоже может навредить. Во-первых, он отнимает ценное время, во-вторых, выглядит немного надоедливо и занудно. Не нужно усердствовать.

Книги по этикету, или что почитать

В наше время литературы так много, что порой разбегаются глаза. По культуре речи, в том числе и письменной, книжек тоже хватает.

Желающим подковаться в данной области можно посоветовать следующие работы: «Этикет делового письма» Олега Давтяна, «Культура письменной речи» Татьяны Дегтеревой, «Этикет русского письма» Натальи Формановской и Аллы Акишиной, «Деловой этикет» Елены Бер, «Русский речевой этикет» Натальи Формановской и многие другие.

Интересные факты

1. Требования этикета делового письма предполагают использование восклицательного знака в конце обращения для того, чтобы придать особое значение данному вопросу или человеку.
2. Поименное обращение к адресату показывает на более близкие и давно налаженные отношения, а пофамильное подчеркивает дистанцию.
3. Для этикета деловых писем в России характерно нивелирование полов, поскольку большинство профессий часто только мужского рода.

Соблюдать правила ведения деловой переписки не так уж сложно, ведь не так их и много. Запомнить их – невелика наука. Зато в глазах окружающих человек, владеющий этикетом деловых писем, всегда будет воспитанным и культурным, тем, с кем приятно иметь дело.

Примеры официально-делового стиля. Принципы создания деловых текстов

Официально-деловой стиль создания текстов – это не только вещь полезная и нужная в повседневной жизни, но и прибыльная, если Вы занимаетесь копирайтингом. Такие тексты сейчас особенно в цене, и за них заказчики платят неплохие деньги. Не верите? Посудите сами: грамотно составленная жалоба может склонить решение тех или иных инстанций в Вашу сторону, позволив Вам получить преимущества или избежать затрат. Это актуально для всех, поскольку живем мы в бюрократическом обществе, где самое сильное слово имеют деловые бумаги. Сегодня мы рассмотрим официально-деловой стиль на практике, изучим принципы создания деловых текстов и приведем примеры делового стиля.

[direct]

Примеры делового стиля окружают нас повсюду. Допустим, Вы блоггер, и уличили другого блоггера в бессовестном воровстве Вашего контента. Что вы делаете? Вы грамотно пишете обоснованную жалобу с доказательствами хостеру или службе поддержки поисковой системы и ждете положительного результата по. В зависимости от того, насколько грамотно жалоба будет составлена, насколько точно в ней будет выдержан деловой стиль, во многом определяется решение по Вашему вопросу.

Итак, деловой стиль – это среда официальных отношений. Деловой стиль используется в:

• Юриспруденции
• Экономике
• Правительственных кругах
• Сфере рекламы
• Международных отношениях

Как видите, весь бюрократический аппарат использует исключительно деловой стиль. Вот почему умение создавать деловые тексты может сослужить Вам не только практическую службу, но и принести финансовую выгоду в том случае, если Вы составляете официальные тексты для других людей.

Как и любой другой стиль письма, официально деловой стиль имеет ряд присущих только ему характеристик. Именно их мы сейчас и рассмотрим.

1. Официально-деловой стиль: качественный объем

Текст официально-делового стиля должен быть максимально сжатым: все четко, конкретно, по существу. Лишних деталей быть не должно. Это обязательное требование, и этому есть даже логическое объяснение. Представьте, что Вы работаете в службе поддержки Яндекса. К Вам каждый день приходят горы писем. Разумеется, в Ваших же интересах, чтобы эти письма были как можно короче и как можно четче обрисовывали суть проблемы.

Пример официально-делового стиля №1

Неверно: А потом озлобленный Пупкин как разгонется, да как с размаху зарядит битой по машине Сидорова, проклиная его, на чем свет стоит.

Верно: Пупкин ударил машину Сидорова битой.

[direct]

2. Официально-деловой стиль: эмоциональность

Официально-деловой стиль должен быть лишен эмоций. Даже если Вы пишете гневную жалобу на своего заклятого врага, Ваши тексты не должны иметь никакой эмоциональной окраски. Четкость, точность и хладнокровие. Неважно, кто составляет текст – дипломат или плотник, профессор или дворник – в официально-деловом стиле индивидуальность не должна проявляться.

Пример официально-делового стиля №2

Неверно: А потом этот подлец, этот мерзавец, этот негодяй недобитый Сидоров написал на моем заборе такое, ой… Такое написал он красной краской, что вам и не снилось, а потом убежал, представляете?!

Верно: Сидоров, используя красную краску, написал на моем заборе ряд нецензурных слов и скрылся.

3. Официально-деловой стиль: лексика

Лексика официально-делового стиля часто содержит отглагольные существительные, сложные союзы и устойчивые словосочетания:

• На основании…
• В соответствии с…
• Исходя из…
• За счет…
• По той причине что…
• В силу…

И так далее. Кроме того, официально-деловой стиль предполагает использование аббревиатур и терминов, характерных для той сферы, в которой он употребляется, без раскрытия их значений.

Стоит также отметить, что деловому стилю свойственно употребление местоимений первого лица, что, например, недопустимо в научном стиле.

Пример официально-делового стиля №3

Исходя из письменного заявления Пупкина П.П., принимая во внимание его активную трудовую деятельность, а также в соответствии с п.п. 10.3 и 11.5 КД ОАО «ПупкинсКомпани», приказываю оказать материальную поддержку проекту интеграции технологии «Стелс» в систему «Паук» Пупкина П.П. в размере 1000 (одной тысячи) базовых величин.

4. Официально-деловой стиль: структура

Структура официально-делового стиля часто диктуется видами документов, в которых этот стиль используется. Например, заявление должно быть написано строго по общепринятому образцу.

Деловой стиль выделяется жесткой логической структурой и может содержать длинные предложения, в которых явно прослеживаются логическая и смысловая связь. Также для этого стиля характерны перечисления и прямой порядок слов.

[direct]

Пример официально-делового стиля №4

В соответствии с постановлением №5 от 28 апреля 2011 года, отменяются положения, принятые на 35 съезде народной партии копирайтеров, предусматривающие использование готовых шаблонов для выполнения заказов индивидуальных предпринимателей, прошедших государственную регистрацию до 22 августа 2009 года и имеющих при себе удостоверение личности, хозяйственный договор, и право на пользование услугами копирайтера в течение как минимум года.

Резюме: итак, подведем итоги. Официально-деловой стиль характеризуется:

• Жесткой логической структурой
• Нулевой эмоциональностью
• Конкретикой и фактами
• Соответствующей терминологией и оборотами
• Местоимениями от первого лица

А умение создавать тексты делового стиля позволят Вам не только решать свои бюрократические вопросы более эффективно, но и помогать решить эти проблемы другим, получая за это свой коммерческий интерес.

Правила деловой переписки: советы, ошибки, примеры E-mail

    

Программа PRO обучения LSI-текстам

КОНКУРЕНТЫ ЗА БОРТОМ. ВЫ — В ТОП

БИЗНЕСУ & КОПИРАЙТЕРАМ

Почти каждый день мы пишем деловые письма, но реакция на них не всегда совпадает с нашими ожиданиями. Их не открывают, на письма не отвечают. А если и отвечают, то порой не совсем так, как мы ожидали.

Хуже того, порой без ведома отправителя и получателя  письмо и вовсе улетает в “Спам”.  Правила деловой переписки по E-mail – это экспертная территория, где каждый неверный шаг стоит денег. Нередко – очень больших денег за очень маленькую ошибку. 

Сегодня я расскажу о том, как  соблюдать правила ведения переписки по электронной почте  и как писать деловые письма, которые читают, понимают и принимают. Этого достаточно легко добиться, если заранее иметь в голове четкий план.

Правила деловой переписки:  контент-моменты 

К техническим правилам ведения переписки (в плане контента как такового) относится 2 главных фактора: 

• Структура текста, его стилистика  и читабельность. 
• Логические и смысловые связки. 

О том, какой должна быть структура делового письма, а также о том как выдержать правильную стилистику и читабельность, на сайте уже есть большая отдельная статья. 

А вот о логических и смысловых связках стоит сказать отдельно. Но, опять же, некоторые моменты есть в статье по ссылке выше, поэтому рекомендуется прочитать оба материала в комплексе. 

Логические и смысловые связки 

Далеко не все понимают, насколько важна четкая логика текста в формате делового общения. Если у получателя ведутся десятки переписок, то ваше несоблюдение правил логических и смысловых связок способно быстро разорвать любое, даже очень успешное сотрудничество. 

Человеку будет попросту некомфортно снова и снова возвращаться к вашим E-mail, потому что “там сам черт ногу сломит”.

Чтобы быть “удобным” получателю, достаточно соблюдать несколько главных правил: 

Всегда цитируйте то, о чем хотите сказать, если это не относится напрямую к текущему диалогу.  Да, возможно, вы и так помните все нюансы переписки, но ваш оппонент вовсе не обязан их помнить. 

Получателю, вполне вероятно, придется перерыть десятки диалогов, чтобы понять, что конкретно вы имели в виду, когда написали “кстати, о тех ценах … “. Особенно, если в вашей  переписке “тех цен” – полно. 

Следите за тем, чтобы четко работала связка “причина – следствие”.

Правильный вариант:

Мы не готовы пока обучать сотрудников LSI-копирайтингу, поскольку главный редактор сайта компании, отвечающий за подготовку авторов (Наталья Иванова), сейчас в отпуске. 

Каждое разъяснение в вашем деловом письме должно быть  понятно не только вам, но и читателю. 

Опирайтесь на закон тождества. Он требует, чтобы у любого значения, фактора, определения и вообще всего было единое понятие, которое сохранялось на протяжении всего диалога. 

То есть, не бывает так, что “мы обожаем продающие тексты, они круче всех”, а затем, спустя какое-то время – “нет, только не продающие тексты, они не нравятся руководству”. 

Если суждение или оценка изменились, обязательно известите об этом собеседника. Иначе это выглядит крайне непрофессионально. Вам этого, конечно, не скажут, но гвоздик в память забьют. 

Помните о законе достаточного основания. Нельзя просто взять и сказать “все понимают, что у рекламы в соцсетях нет будущего”, чтобы не вызвать удивление собеседника. 

Всякое заключение должно подкрепляться фактически. В противном случае о вас сделают не слишком хорошие выводы. 

Не меняйте темы без веской причины. Писать о чем-то одном, а потом резко перескакивать на совсем другую тему – моветон. По правилам деловой переписки вы должны подводить каждое обсуждение к логическому завершению, а уже затем обсуждать другие задачи. 

Как оформлять контент в разделах делового письма

1.Отправитель

В первую очередь люди смотрят на то, от кого пришло письмо.Хорошо, если в деловом письме написаны стандартные имя и/или фамилия. Если же сообщение будет получено с безликого адреса «[email protected]» или, еще хуже, c «[email protected]», такое письмо имеет все шансы оказаться в корзине. 

Есть 2 правила при заполнении поля “Отправитель”: 

Правило 1. Вести деловую переписку, особенно в самом начале, лучше всего именно с E-mail, который прикреплен к вашему корпоративному домену. 

Если это, скажем, сайт “Панда-копирайтинг”, то письма должны приходить с почты формата [email protected]  и никак не с [email protected] 

Да, затем, когда вы уже перейдете на более личностные  этапы вашей деловой переписки, можно отправлять письма и с личной почты, которая прикреплена к общедоступному бесплатному домену, но сначала – только корпоративный. 

Это, во-первых, солидно и правильно. Во-вторых, гарантирует, что отправитель является именно тем, за кого себя выдает. Кстати, о гарантиях. 

Правило 2. Обязательно настройте следующие подписи, которые необходимы для обеспечения безопасности и максимальной эффективности вашей деловой переписки с сотрудниками и партнерами: 

DKIM – защита от мошеннических писем с подменой адреса отправителя. Если подпись не настроена корректно, то с помощью специальных программ можно легко написать с чужого корпоративного адреса. 

Здесь нужно пояснить: с самого адреса мошенники, конечно,  физически написать не смогут, но в поле “отправитель” может стоять именно ваш адрес. Единственным отличием будет то, что значок подтвержденного адреса у таких писем будет отсутствовать.

     

Но на него, увы, смотрят далеко не  все … . 

SPF – еще одна подпись, позволяющая проверять подлинность сервера отправителя. Не так критична, как предыдущая, но тоже очень желательно ее настроить. 

DMARC – защита от спама и мошеннических писем. Если такая подпись у вас не настроена по всем правилам, то деловая переписка, возможна. даже не начнется: почтовый сервис получателя посчитает письмо за спам. И удалит. Или переложит в папку со спамом, что тоже не очень хорошо. 

О том, как настроить эти подписи, можно узнать либо у своего хостера, если почтовый ящик прикреплен у него, либо на сервисах вроде “Яндекс. Коннект”, если почта прикреплена там. 

2.Тема письма

Тема делового письма – это второе, что проверяют люди до того, как открыть E-mail. Если отправитель в корпоративной почте чаще всего как-то стандартизован, то тему письма можно задать абсолютно любую.

Чтобы написать правильную тему, задайте себе вопросы: 

Какова цель вашего письма? Что вы хотите, чтобы сделал получатель и когда? 

Когда выяснена цель письма и пожелания к действию получателя, максимально укоротите их и сделайте темой. Это будет лучше всего. 

Не стоит писать в теме письма неясные «Отчет» или «Презентация». Гораздо лучше добавить полезных деталей: «Пришлите мне отчет до 15:00 вторника» или «Подготовьте презентацию до конца недели».

Если вы хотите срочный ответ – вставляйте в начало темы «ВАЖНО!» и/или используйте метки Microsoft Outlook, чтобы пометить ваше письмо как важное:

ВАЖНО! Пришлите мне отчет до 15:00 вторника   !

Не злоупотребляйте метками, иначе люди быстро начнут игнорировать их в письмах от вас. Также не используйте без нужды CAPS LOCK – в Сети это приравнивается к крику. 

Также помните, что по правилам автоматических проверок писем на спам, E-mail без поля “тема письма” имеет несколько пониженный приоритет. 

3. Получатель

Люди имеют привычку добавлять в деловую переписку всех подряд, это не совсем верно. Лучше указывать в поле «Получатель» именно тех людей, от кого вы ждете реакции, а в копию письма тех, кто просто должен быть проинформирован. 

На безадресные письма люди реагируют редко, будучи уверенными, что кто-нибукдь другой ответит за них. 

Выбирайте «Ответить всем» только если действительно нужно сохранить всех участников в переписке.Если вы кого-то добавляете в переписку или удаляете из нее, лучше всего указать это в теле письма сразу после приветствия. 

А вот уже теле письма можно сделать пояснение вашего действия. 

Пример из деловой переписки с пояснением действия:

 

Мария, добрый день,

+Молчанова, +Луганов, -Никольский

Добавил в переписку коллег из финансового департамента – они будут участвовать в подписании контракта с нашей стороны. …

4. Приветствие и обращение

Еще одно важное правило деловой переписки: подбор уместного  тона приветствия и корректное обращение к человеку. Обращайтесь к получателю так, как вы обратились бы в реальной жизни.

Иногда помогает подглядывать в подпись – там чаще всего люди пишут свое имя так, как они хотели бы, чтобы к ним обращались. Также можно подсмотреть приветствие в прошлых письмах,  спросить коллег или просто наследовать тон общей переписки.

Как не стоит делать:

• Превед комрадам!
• Колян!
• Слушай, … . 

Гораздо лучше будет (в зависимости от ваших отношений с получателем):

• Коллеги, добрый день .. . 
• Николай, приветствую!
• Коля, привет. 

Правила для текста в теле письма

Напомню, что правильное ведения деловой переписки всегда предусматривает принцип удобства. Удобство во всем, начиная от заголовков, смыслов и логических связок, заканчивая шрифтами и зразмером вложений. 

Всегда спрашивайте себя: “Понятно ли  то, что я написал, другому человеку или группе людей? Можно ли еще что-то упростить или расшифровать?”.

Основные правила удобства для корректной деловой переписки

1. Подумайте о том, какие вопросы возникнут в голове у читателя. Как правило это всегда единая цепочка вопросов: 

1. О чем это?
2. Это важно?
3. Причем тут я?
4. Что от меня требуется?
5. Когда?

Затем, после того как предвосхитили вопросы читателя, последовательно ответьте на каждый вопрос одним абзацем, разделенными пустыми пространствами. Не более  5-6 строк.

Если этого не сделать, люди либо завалят вас вопросами в ответ, либо самостоятельно додумают ответы. Часто –неправильные .

2. Приветствие и прощание всегда отделяйте пустым пространством. Скажем так, это неформальное правило украшения деловой переписки, этакий штришок, указываающий на ваш профессионализм и опытность в подобных делах. 

3. Для каждого абзаца можно написать маленький подзаголовок, коротко суммирующий детали абзаца, и выделить его жирным. Это тоже считается хорошим тоном при ведении корпоративной переписки. 

4. Не злоупотребляйте разными цветами и размерами текста – даже если у вас они “отображаются красиво”, у получателя может быть другая почтовая программа, в которой разные цвета и шрифты могут превратиться в нечитаемую кашу.

5. Используйте списки и вставляйте диаграммы вместо сухих цифр – это улучшит общую читаемость письма.

Пример  “философии удобства” в деловом письме

Как не стоит делать:

  

Коллеги,

Завтра поедем на корпоратив, пишите в ответ, кто присоединится.

 

Правильный пример письма:

  

Тема: Новогодний корпоратив, ответить до 16:00

Коллеги, добрый день,

Завтра 29 декабря с 17:00 до 23:00 состоится новогодний корпоратив! Нам нужен ответ сегодня до 16:00 участвуете вы или нет.

Сбор до 16:30 у главного входа

Собираемся в 16:20 у стойки ресепшен напротив нашего красного логотипа, в 16:30 выезжаем на автобусе до ресторана.

Стоимость: бесплатно 

Корпоратив будет оплачен компанией, в оплату входит аренда помещения, напитки, ужин, живая музыка и разные развлечения. Какие точно пока не могу сказать, это будет сюрприз!

Дресс-кода нет

Строгого дресс-кода нет, но, думаем, коллегам будет приятно, если вы все будете нарядными 😊

 

6. Если вы отвечаете на чье то письмо – скопируйте пункт, на который отвечаете и напишите на него ответ, выделив его одним цветом.

7. Не используйте в письмах неприличные слова или неуместный тон, троллинг и сарказм, не ругайтесь и не пишите ничего, что не готовы публично повторить вслух – ваше письмо случайно или намеренно может быть получено нежелательным адресатом.

8. Подумайте, зачем вы это пишите и что могут подумать те, чье мнение вам важно, если переписка попадет к ним?

9. Будьте проще, не пишите скучно и сложно, избегайте официально-делового стиля и канцеляризмов в деловой переписке, если это уместно.

10. Не используйте сложные и запутанные предложения, сложные словосочетания, которые можно заменить простыми словами. Даже в сегменте B2B-контента нужна четкость и лаконичность. 

Перед отправкой проверьте письмо на орфографические и пунктуационные ошибки – это улучшит общее впечатление от письма. Также будет нелишним проверить ваш текст на тавтологию: частое мелькание одних и тех же слов говорит о слабом словарном запасе. 

Подпись к корпоративному E-mail

Обязательно настройте подпись и укажите в ней ваши основные контакты: телефон и идентификатор в мессенджере. Это поможет вашим получателям, если они захотят с вами оперативно связаться вместо долгой переписки.

Например, такая подпись у моих писем:

С уважением,

Алексей Суринов

+7 926 555-97-66 | skype: alexey.surinov

Иногда в компаниях требуют вставить в подпись множество дополнительной информации: адрес сайта, логотип, адрес офиса и прочую корпоративную информацию.

 В таких случаях имеет смысл настроить в почтовой программе две подписи: полную для написания писем и короткую, которую вы будете использовать только в ответах и пересылках чужих писем.

Общие рекомендации по ведению переписки

Если вам написали письмо – ответьте в тот же день. Если нет возможности  дать полный ответ, отпишитесь кратко с указанием сроков: «Принято, отвечу завтра до конца дня».

Не разводите переписку, если за 2-3 письма переписка становится все более активной, а письма все длиннее – назначайте созвон или встречу. 

Тот же принцип стоит использовать, если переписка накаляется или явно переходит в конфликт. Живая коммуникация гораздо более быстрая и содержит много невербальных сигналов, которые позволяют лучше понять собеседника.

После такой встречи обязательно напишите письмо на всех участников переписки о том, о чем договорились вживую.

И еще раз основные правила общения по E-mail

1. Правильно настройте все пункты, касающиеся раздела “Отправитель”.
2. Укажите в теме действие и срок, которое вы хотите получить от читателей. Если это нужно, конечно.
3. Укажите получателей, с которыми хотите контактировать (правило действует для B2B-переписки с несколькими людьми).
4. Подумайте за читателя, предвосхитите его вопросы, напишите по абзацу-ответу на каждый вопрос.
5. Выбирайте уместный тон, который не справоцирует непонимания или конфликта.
6. Оформите письмо абзацами, списками, диаграммами, выделением подзаголовков.
7. Добавьте контакты в подпись, чтобы с вами было проще связаться вне E-mail общения.
8. Отвечайте в тот же день и не разводите ” переписку на пустом месте”, если для этого нет оснований.

Надеюсь, эта заметка об основных правилах деловой переписки была вам полезна. Если остались какие-то вопросы по оформлению текстов E-mail, правилам ответов, цитирования и так далее, обязательно задавайте их  в комментариях. 

 

Добра вам! 

Опечатка? Пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter. Спасибо!

 
 

Руководитель разработки онлайн и бизнес приложений компании Domino’s Pizza, бизнес-консультант.

Деловое письмо. Стили и язык написания.

Версия для печати

Деловое письмо – это неотъемлемая часть деловой документации, один из ее подвидов. Это краткий документ, выполняющий несколько функций и касающийся одного или нескольких взаимосвязанных вопросов. Деловое письмо, являясь инструментом для создания имиджа и взаимодействия с партнерами, применяется для связи с внешними структурами, а также внутри организации, для передачи информации между физическими и юридическими лицами на расстоянии. 

Деловое письмо обычно пишут на одном из официально принятых языков. На государственном уровне используют государственный язык. Если речь идет о международной переписке, то применяется язык международного общения (чаще всего английский или русский).

Есть много поводов для написания делового письма. Среди них: необходимость получения информации или побуждения к действию другой стороны; совершение заказа; выявление совершенных ошибок; ответ на просьбу; принесение извинений; просто напоминание о себе и т.д. В современном мире деловые письма по-прежнему очень полезны, потому что они позволяют документировать общение, являются конфиденциальными, формальными, убедительными, продуманными сообщениями.

Стиль делового письма

Для написания деловых писем используется официально-деловой стиль языка, для которого характерно стремление к точности, стандартизированность, неличный и долженствующе-предписывающий характер изложения.

	-	Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше! Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом. write.business-letter.ru	-	-
	-

---

СТИЛЬ В БИЗНЕС-ПИСЬМЕ

СТИЛЬ В БИЗНЕС-ПИСЬМЕ

СТИЛЬ В БИЗНЕС-ПИСЬМЕ

Термин «стиль» в этом руководстве по бизнесу. Письмо относится к форме, голосу и силе предложений.

Деловой стиль письма существенно отличается от академического стиля письма.

Рассмотрим следующее предложение, рекомендованное студенты-писатели в учебнике по академическому письму:

«Как студент третьего курса колледжа по специальности история, которая уже приобрела чуть более десяти тысяч долларов в задолженность по студенческому кредиту, я считаю, что Макферсон и Шапирос отвергают Национальная служба Клинтона планирует быть близорукой и бесчувственной к опыту многих студентов колледжей, которые изо всех сил пытаются поставить сами учатся в школе только для того, чтобы столкнуться с огромным финансовым бременем после окончания.«

Рассмотрим эти стилистические переменные:

Длина предложения : Длинные (50 слов)

Структура предложения : Сложный (1 основное предложение + хотя бы одно придаточное предложение)

Голос : Активный («I найти. «)

Точка зрения : Самореференция, первое лицо единственного числа («I»)

Социальная справка : Да. (Автор ссылается на другие голоса, Макферсонов и Шапирос, по той же теме и формулирует тезис / позицию в отношении эти голоса.)

Идентифицирован агент действия : Да. («Я»)

Ссылка на психические состояния — лицо в Акт мышления : Да. («Я найти. «)

Приведенное выше предложение удовлетворяет требованиям за «хорошее» академическое предложение. Тем не менее, вы никогда не прочитаете предложение как в бизнес-документе выше. Деловые читатели не хочу знать, что происходит в голове писателя. Вместо этого они хотят, чтобы писатели предлагали планы или рекомендовали действия, которые принесут пользу компании, и сделать это как можно более лаконично .

Разработать эффективное деловое письмо стиль:

• Используйте более короткие предложения.
• Используйте более простые структуры предложений.
• Использовать активный голос.
• Пишите с точки зрения Компания.
• Пишите подробнее однозначно. (Голос компания всегда уже является социальным голосом).
• Определите агентов действий, если нет хороший повод для того, чтобы скрыть свое агентство.
• Избегайте именования глаголов. (изменение глаголов на существительные, то есть «решить» в «решение».)
• Рекомендовать действия, а не ссылаться на индивидуальные психические состояния.
• Избегайте квалификаторов, которые ослабляют рекомендации или выразить сомнение.
• Избегайте ссылок на себя и ссылок на индивидуальные состояния души.

Используйте короткие предложения:

«U.S. Research, Inc. провела интервью.«

Используйте более простые структуры предложений:

«Название продукта должно соответствовать следующим требованиям:» (Не: « Если мы хотим, чтобы товар хорошо продавался на Северо-Западе и, в конечном итоге, на некоторых международных рынках, а также конкурировать с дистрибьюторами с аналогичным названием брендов , название должно соответствовать следующим тесты 🙂

Использовать активную голосовую связь:

«Термин« Каскад »вызывает образы природы». (Нет, «Изображения природы связаны с термином , Каскад.'»)

Пишите с точки зрения компания:

«Компания должна изменить название своей бутылки водный продукт ». (Нет, я рекомендую компании изменить название свой продукт. «)

Пишите подробнее однозначно. (Голос компания всегда уже является социальным голосом).

«Компания должна изменить название своей бутылки водный продукт. «(Не ,» Хотя Джерри в Департамент рекламы и Сью по связям с общественностью не согласен , компания mustetc.»)

Определите агентов действий:

«Торговые представители приняли новый подход ». (Не« Был принят новый подход ».)

Избегайте именования глаголов: (преобразование глаголов в существительные, т.е. «принять решение».)

«Менеджеры решили сменить название нашего проект «. (Не» Менеджеры сделали решение . «

Рекомендовать действия, а не ссылаться на индивидуальные психические состояния:

«Мы рекомендуем имена, которые соответствуют старому и чистые качества продукта.(Не, «Мы полагаю, что вам следует использовать «или» Мы думаю , «» Мы представьте , » «Мы предполагаем », и т. д.)

Избегайте квалификаторов, которые ослабляют рекомендации или выраженное сомнение:

«Мы рекомендуем вашей компании избегать земных поверхностные слова «. (Не» Мы предварительно рекомендуем, чтобы ваш компания, по возможности , избегайте слов на поверхности земли «)

Внимание! Эти правила могут меняться в зависимости от компания и риторическая ситуация, но они предлагают отправную точку чтобы улучшить свой деловой стиль письма.

Примечание. Многие из приведенных выше предложений взяты из фактический деловой документ — предложение маркетинговой компании Северо-Запада чтобы их компания-клиент изменила название своей бутилированной воды продукт от «Sweetwater» до «Earth3O».

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПРИМЕРЫ И КОНСУЛЬТАЦИИ ПО СТИЛЬ

Чтобы помочь вам написать любой деловой документ, требует от вас рекомендаций, примите во внимание следующее совет.

1. Выберите слова в соответствующем регистре для ваш читатель.

Регистр: словарь и тон, который подходит определенная социальная группа.

Примеры:

• «почти как вступление в братство или женский клуб» (более эффективно для студенческой аудитории)
• «или что угодно» (более эффективно в неформальной личные сообщения)
• «Смена парадигмы» (более эффективна для академической аудитории)
• «Ваша существующая рабочая сила состоит из современные роботы »(резкий тон)
• «Сегодня рабочие не хотят убивать себя за деньги.»(преувеличенный тон. )

2. Используйте активный, а не пассивный голос.

Активный голос: использует глаголы действия.

Пассивный залог: использует формы глагола «быть». (есть, быть, есть, были, были, были, были)

Примеры пассивного голоса:

• «То, чего не хватает компании, так это.»
• «Сделаны выводы и рекомендации были сделаны «.

Изменен на активный голос:

• Компании не хватает
• Отчет завершается рекомендации.

3. Используйте повелительный голос для рекомендации:

Повелительный голос: начинается с глагола, предполагает тема, «ты».

Пояснение: Повелительный голос краток и устраняет моральный тон «следует» и чрезмерно подчеркнутый тон «должен.»

Примеры:

• «Баланс работы с жизнями сотрудники «.
• «Признать ценность среднего управление «.
• «Создавайте самоуправляемые рабочие группы.»

4. Используйте словесные, а не именные формы слова.

Именные формы: глаголы заменены на существительные или прилагательные.

Примеры:

• «Проблемы соответствия человека и организации»
• «Политика, направленная руководством»

Глагольные формы: преобразование существительных обратно в глаголы.

Примеры:

• «Политика компании соответствует ожидания сотрудников «.
• «Менеджеры прямой политики».

5.Используйте параллельную структуру, особенно внутри списки.

Параллельная структура: повторяющиеся фразы грамматическая структура.

Пояснение: Параллелизм позволяет читателям читать документы более эффективно.

Пример непараллельной структуры:

«В настоящее время в компании:

• Нет определенных целей на будущее.
• Близорукость без бюджета и на длительный срок миссия.
• Система заслуг.
• Не готов к быстрому изменения.»

Пример преобразования в параллельную структуру:

«В настоящее время компания:

• Отсутствует план на будущее.
• Требуется заявление о миссии.
• Награды только для физических лиц производство.
• Слишком медленно приспосабливается к рыночным силам «.

6. Избавьтесь от лишних слов для общения Кратко:

Пример:

«Я предлагаю начать общение наших сотрудников в культуру Lincoln, чтобы они усвоили основные ценности снижения затрат и высокого качества, которые Lincoln объятия.«

Пример изменен:

«Обучите сотрудников, чтобы они усвоили основную ценности компании ».

7. Делите длинные предложения на более короткие. приговоры.

длинных предложений: 25 слов или более.

8. Избегайте квалификаторов.

Квалификаторы: слова, которые ослабляют претензии.

Примеры:

• «Это май быть необходимо «.
• «Ниже приведены рекомендации, которые может быть считается:»
• «Линкольн наверное нужно.»

9. Избегайте персонализации местоимений, и поэтому проблемы персонализации.

Пример:

Измените « Вам, нужно» на « Lincoln Electric необходимо»

.

основных типов и различных стилей письма

Рекомендуемое предварительное чтение

Дом Блоки письма: словарный запас, орфография и грамматика
Writing Процесс: планирование, организация, написание и проверка

Разделы этой темы включают

Основные типы письма

Различные стили письма

Также рассмотрите
Связь (Межличностное)
Связь (Организационный)
Навыки межличностного общения
Связанные темы библиотеки

Узнайте больше в блогах библиотеки, связанных с деловой перепиской

Помимо статей на этой странице, посетите следующие блоги, которые есть сообщения, связанные с деловой перепиской.Просмотрите страницу блога, чтобы увидеть различные сообщения. Также см. Раздел «Последние сообщения в блоге» на боковой панели блог или щелкните «Далее» в нижней части сообщения в блоге.

Библиотеки Блог по коммуникациям

---

Основные типы письма

Четыре основных стиля

Существует четыре основных стиля письма, в том числе:

1. Expository — чтобы что-то объяснить вашему читателю
2. Описательный — для описания ключевых моментов или определенных изображений вашему читателю
3. Убедительный — чтобы убедить читателя или повлиять на него
4. Повествование — рассказать историю вашему читателю

Стиль, который вы выбираете, зависит от того, чего вы хотите достичь со своей аудиторией.Таким образом, перед написанием очень важно тщательно спланировать и организовать ваше письмо до того, как вы начнете писать. См.
Planning и систематизация письма

Вот еще описания основных стилей письма.
Понимание 4 стиля письма: как их определить и использовать
What такое стиль письма? — Типы и примеры
Что Это простая разбивка на четыре разных стиля письма?

Другие стили письма

Примеры дополнительных стилей: формальный и неформальный, краткий и подробный, коммерческое vs литературное, а фактическое vs предполагаемое.
Стили письма (с Примеры)
12 Различные стили письма и как их правильно писать

Различные стили письма

Академическое письмо

Академическая литература обычно посвящена исследованиям и теориям и, следовательно, написана в формальной структуре, которая является краткой, упорядоченной и конкретной. Если это в отношении для исследования он может включать в себя конкретные ссылки на другие письменные материалы, а также ссылки на определенные страницы или цитаты из других произведений. Академическое письмо также соответствует определенным руководствам по стилю, в том числе американским Руководство по стилю психологической ассоциации.

Определение академического письма
What такое академическое письмо?
Академическое письмо (Википедия)
Academic Стиль письма
Почему Так ли академическое письмо академично?

Деловая письменность

Деловые письма обычно включают предложения, меморандумы и электронную почту, а также также включают различные коммерческие публикации, такие как брошюры и каталоги.

4 Типы деловых писем [и когда их использовать]
87 Советы по деловому письму [которые действительно работают]
Improve Навыки делового письма (пошаговое руководство)
Как для улучшения вашего делового письма
Business Советы по написанию для профессионалов

Творческое письмо

Творческое письмо предназначено для выражения оригинальных мыслей писателя.Примеры — стихи, пьесы, песни и личные сочинения.

Creative Writing
Professional по сравнению с Creative Writing
Creative Написание 101
Что такое творческое письмо? — Определение, типы и примеры
Short Советы по созданию историй: 10 способов улучшить свое творческое письмо

Научное письмо

Научное письмо — это техническая форма технического письма, предназначен в первую очередь для других ученых. Это очень похоже на академическое письмо и эти типы иногда используются как взаимозаменяемые.Однако научное письмо в первую очередь ориентирован на исследования и экспериментальные термины, такие как гипотеза, методология, выводы, рекомендации по дальнейшим исследованиям. Часто бывает многочисленные ссылки и цитаты в научной литературе.

Научное письмо (Википедия)
Что такое научное? Письмо?
Как писать как ученый
Scientific Writing и издательство
Scientific Writing Made Easy: пошаговое руководство по написанию на бакалавриате в области биологии Наук

Технический текст

Техническое письмо обычно касается планирования, разработки, предоставления, обслуживание и ремонт технического оборудования.Примеры включают схемы, инструкции руководства, файлы справки и процедуры.
Техническое письмо (Википедия)
Как Я начал писать технические статьи
15 Советы по улучшению вашего технического письма
Эти Пять методов изменят ваше техническое письмо
5 советов чтобы стать лучше техническим писателем

Определение Технический писатель
Содержание Руководства пользователя
Советы Чтобы получить свой документ, прочтите
13 Советы для технических писателей
Технические Писатели = Бизнес-аналитики = Эксперт по юзабилити
Создание Планы испытаний
К Обучать или не обучать технического писателя
A Глобальный технический писатель
шагов Стать техническим писателем
The Написание облачных и мобильных технологий
Social Медиа для технических писателей
Технические Дилемма писателя — только изображения или текст?
Технический писатель, менеджер проекта
Build Ваши шаблоны технического письма
Key Слова, которые необходимо понимать техническим писателям
Гибкий технический писатель
Геймификация И техническое письмо
таблиц И техническое письмо
техническое Инструкция по написанию и работе
Как получить Знать свой технический письменный отдел (часть 1)
Getting Чтобы знать свой технический письменный отдел (часть 2)
What Функциональные характеристики

---

Для категории коммуникаций (Деловая переписка):

Чтобы расширить свои знания по этой теме библиотеки, вы можете хотите просмотреть некоторые связанные темы, доступные по ссылке ниже.Каждая из связанных тем включает бесплатные онлайн-ресурсы.

Также отсканируйте рекомендованные книги, перечисленные ниже. Они были выбраны за их актуальность и весьма практичный характер.

Связанные темы библиотеки

Рекомендуемые книги

.

Типы письменной речи для делового общения

Существует множество способов и стилей письменной речи для делового общения, которые влияют на то, как компании, правительства и учреждения общаются друг с другом. Однако все профессиональное общение, от электронных писем и писем до меморандумов и официальных приглашений, имеет фундаментальные общие черты. Ясность, формальный тон и максимальная информационная насыщенность всегда являются ключевыми приоритетами. Читайте дальше, чтобы узнать о различных типах делового письма, а также о передовых методах его составления.

Типы делового письма

Первое, что нужно учитывать в любом письменном проекте, — это определить тип коммуникации, которую вы пытаетесь создать. В бизнесе есть несколько основных типов письма, которыми вы можете заниматься на регулярной основе.

Корреспонденция

Переписка, охватывающая деловые письма, электронные письма и меморандумы, является внутрикорпоративным общением. То есть это сообщение обычно предназначено для чтения коллегами, а не клиентами. Мы много писали о различных формах делового общения и о том, как улучшить каждую из них.

• Написание деловых писем — одна из старейших форм деловой переписки, но это все еще важный навык, который нужно освоить. Жизненно важно сбалансировать привлекательный тон письма с формальными ожиданиями делового окружения.

• Когда вам нужно передать основную информацию группе получателей, нет ничего лучше, чем старомодный меморандум. Правильная записка — это ясность и краткость. Перейдите сразу к делу, проясните, что требуется от читателя, и поблагодарите его за сотрудничество.

• Написать хорошее электронное письмо сложнее, чем кажется. Электронные письма менее формальны, чем письма, но все же должны демонстрировать определенную степень профессионализма. Им также необходимо упаковать как можно больше информации в как можно меньше текста.

Предложения

Предложения — это уникальный вид официального делового общения. Из всех распространенных видов деловой переписки предложения, вероятно, больше всего зависят от формы. Получение правильной формы и использование ее для достижения своей цели — жизненно важные навыки в современном бизнесе.

• Начните с нашего основного руководства по написанию предложений. Если вам нужна помощь, и особенно если ваш работодатель или клиент не предоставил вам шаблон для работы, обратитесь за помощью к нашему ресурсу. Мы вас прикрыли.

• Поначалу неофициальное предложение может показаться несколько противоречивым. Но хотя даже неформальное предложение более структурировано, чем обычное электронное письмо, многие предложения — это просто способ записать предложение и передать его.Вот наше руководство по работе с неформальным предложением.

• Официальные предложения не ограничиваются миром бизнеса. Предложения по исследованиям в академической среде подчиняются своим собственным правилам. Мы разбили их для вашего удобства.

Отчеты

Отчеты более формальны, чем другие формы письменного делового общения. У вашего работодателя может быть определенная структура для данного отчета. Даже если они этого не делают, важно быть строгим и подробным, одновременно сохраняя при этом суть дела, насколько это возможно.

• Четкие, достижимые цели производительности имеют решающее значение для измерения того, как работают сотрудники. Действительно, хорошая цель может стимулировать производительность сотрудников, заставляя их вкладываться в достижение своих целей. Во многом такая поддержка сводится к качеству написания.

• Если вы руководитель или работаете в тесном контакте с руководителем, вам может потребоваться предоставить высококачественный информационный документ для других сотрудников.

• Если ваш работодатель не предоставляет конкретный формат для отчета, вам придется найти его самостоятельно.Адаптируйте этот шаблон отчета, чтобы он соответствовал всем вашим потребностям в письменном общении в бизнесе.

• Самооценка — непростая задача. Написание хорошей самооценки — это все о беспристрастности: вы не хотите быть настолько хвалебным, что ваша работа будет проигнорирована, но и не опускайте себя! Воспользуйтесь нашими советами, чтобы найти этот важный баланс.

• Написать оценку сотрудника всегда сложно. Включение положительных, отрицательных и нейтральных элементов при одновременном приходе к окончательному выводу — это баланс.

• Независимо от того, пропагандируете ли вы подход или просто предоставляете информацию, официальные документы являются важными инструментами. А умение писать — жизненно важный навык. Следуйте нашим советам для достижения успеха.

Стиль делового письма

Несмотря на то, что каждая форма делового письма имеет свои уникальные особенности, существует несколько общих принципов, которые применимы ко всему общению в профессиональной среде.

Четкая цель

Первое правило любого письменного делового общения — «переходить к сути».«Деловая переписка — это эффективный и профессиональный обмен информацией. Каждое письменное деловое общение, будь то двухстрочное электронное письмо или двухчасовая презентация, начните с определения четкого, конкретного сообщения, которое вы хотите передать.

Чтобы по-настоящему сократить время, взгляните на наш список общепринятых сокращений для бизнеса.

Формальный стиль

Формальность — важнейший элемент того, как сегодня ведется большинство деловых писем. Любое официальное письмо следует рассматривать как юридический документ. и важный компонент работы организации.Выбирайте свой тон соответствующим образом.

Personal Tone

Помните, что бизнес состоит из людей. Неформальное общение должно быть дружелюбным и вежливым так же важно, как и официальные документы, соблюдающие формальную структуру. Быть вежливым и услужливым — это не просто хорошие манеры, это хорошая стратегия. Люди работают лучше, когда они положительно относятся к своему работодателю.

Акцентирование внимания на похвале и избегание негатива — важнейшие элементы неформального делового общения.Кроме того, постарайтесь научиться выражать свою точку зрения позитивными формулировками.

Различные типы, одинаковый стиль

Основной чертой делового письма, объединяющей все формы, является стиль. Независимо от того, какие документы вы пишете, вы должны быть краткими, эффективно передавать информацию и позитивно привлекать читателя.

Чтобы еще лучше понять стиль делового письма, взгляните на наше сравнение делового и академического письма.

Типы письменного делового общения.

Деловая переписка 101

Али Хейл

Термин «деловая переписка» охватывает любую письменную часть, написанную в деловом контексте. Я сосредоточусь здесь на документах, которые создаются для внутреннего использования (например, служебные записки и планы), и отчетах, предназначенных для клиентов.

Большинство рабочих мест сегодня требуют значительного объема письма, особенно когда вы поднимаетесь по служебной лестнице .Многие из нас находят написание деловых документов сложным процессом и часто откладывают его. Эта статья должна помочь вам обрести уверенность и узнать, с чего начать и как продвигаться.

Как и в случае с любыми другими формами письма, ваше деловое письмо выиграет, если вы будете следовать процессу написания (планирование, редактирование, редактирование, редактирование и публикация).

Планирование вашего бизнеса Письмо

С каким бы письмом вы ни столкнулись — будь то электронное письмо акционерам или сложный отчет — , вам следует написать план до того, как приступить к работе с .

В некоторых случаях этот план будет очень кратким, возможно, это будет список пунктов, которые вы хотите осветить в своем электронном письме. В отношении более объемных документов ваш план может включать: факты, которые вам необходимо проверить или найти; список людей, чей вклад требуется; названия разделов или подразделов; список требуемых иллюстраций или диаграмм.

Наличие плана означает, что вы можете «разбить» большой проект на управляемые разделы . Это хороший способ не чувствовать себя перегруженным или зацикленным на своем деловом письме.

Конструкция

Большинство компаний будут выпускать аналогичные типы документов на регулярной основе . Например, компания-разработчик программного обеспечения может выпускать годовой отчет для акционеров, ежемесячный информационный бюллетень для клиентов и новое руководство пользователя каждый раз, когда выпускается новый программный модуль.

Для каждого из этих документов у вашей компании должен быть стандартный шаблон . Это не только экономит много работы при форматировании нового документа каждый раз, но и предоставляет вам структуру.

Если шаблонов не существует (что является обычным явлением, если вы работаете в очень небольшой компании или работаете на себя), используйте предыдущий пример того же типа документа для создания шаблона.

Если вам нужно создать конструкцию с нуля, рассмотрите следующие возможности:

1. Хронологическая структура

Некоторые документы, особенно короткие, лучше всего структурированы в хронологическом порядке (в порядке времени). Хорошим примером может служить план работы, в котором указывается, что нужно делать каждую неделю в следующем квартале.

2. Алфавитная структура

Если вам нужно создать документ, включающий большое количество отдельных элементов, рассмотрите возможность их упорядочивания в алфавитном порядке (A — Z). Это особенно относится к глоссариям терминов.

3. Структура темы

Во многих случаях документы лучше всего разбивать на разные темы или области. Например, страницу часто задаваемых вопросов на вашем веб-сайте можно разделить на «о нас», «жалобы» и «доставка», причем каждый раздел содержит несколько вопросов, связанных с этой темой.

Деловые документы большего размера

Когда вы создаете длинный и сложный документ, такой как отчет, вы должны предоставить обзор в начале . Это часто называют «резюме». (Вы также можете услышать, что это называется «аннотация», «синопсис» или «обзор».)

Вот вымышленный пример резюме в отчете «Big Brother Corp» для своего клиента «WidgetInc». Обратите внимание, что реальное резюме будет длиннее и подробнее:

Основная цель этого отчета — предоставить подробный анализ демографических характеристик клиентов WidgetInc.Это было сделано с использованием стандартных отраслевых процедур (в первую очередь, телефонных опросов случайно выбранных клиентов). Компания Big Brother Corp обнаружила, что 89% клиентов WidgetInc моложе 25 лет, а 63% — мужчины. Рекомендуется, чтобы WidgetInc нацелился на этот сегмент, размещая рекламу на популярных игровых и видео-сайтах.

Помимо резюме, для длинных документов требуются:

• Оглавление
• Четко обозначенные разделы и подразделы, обычно с пронумерованной структурой

Деловой язык и стиль

Все деловые материалы должны быть написаны ясно, официально и профессионально, но без использования технического жаргона или модных словечек.

«Ясный», «официальный» и «профессиональный» означает, что вам следует избегать:

• Расплывчатые или двусмысленные утверждения
• Шутки, юмор, анекдоты и клише
• Необоснованные факты
• Сленг или потенциально оскорбительный язык

Вам также следует позаботиться о грамматике, пунктуации и орфографии.

Используйте руководство по стилю вашей компании, если вы не уверены в конкретном языке, макете или стиле. .Если руководства по стилю не существует, создайте его. Вот несколько примеров, иллюстрирующих, что вы можете включить:

• Слово «правительство» не должно начинаться с заглавной буквы, если оно не начинается с предложения
• Все заголовки, заголовки и подзаголовки должны быть в регистре заголовков.

(Вы можете принять другое решение по этим вопросам — организация, с которой я работал, использовала падежи предложений для заголовков, заголовков и подзаголовков, следуя руководству по стилю газеты Guardian.)

Избегайте заполнения документа впечатляющими словами, которые ничего не говорят.Ваш текст должен быть кратким и конкретным — он не должен включать в себя пустословие.

Во многих случаях вы также будете включать титульный лист, диаграммы, приложения, сноски и другие вспомогательные материалы.

Использование пассивного голоса

Пассивный залог используется, чтобы не приписывать действие определенному субъекту (человеку или группе). Например:

Данные были проанализированы в соответствии с нашими протоколами.

Вместо:

Джо проанализировал данные в соответствии с нашими протоколами..

В этом случае, вероятно, уместно использовать пассивный залог: читателю отчета вряд ли нужно знать, кто анализировал данные — он просто хочет знать, что это было сделано.

BusinessWriting.com предлагает:

Используйте пассивный залог, если вы не знаете актера, хотите скрыть личность актера или если актер не важен для смысла предложения.

Однако нынешняя тенденция в деловой переписке — экономное использование пассивного голоса, особенно при общении с клиентами.Это может сделать деловой текст менее увлекательным, а также может показаться уклончивым.

Деловая электронная почта

Большая часть письма, которое вы делаете в течение рабочего дня, будет в форме электронных писем. Многие из них будут простыми и понятными, и вам не обязательно их подробно планировать. Даже для коротких писем вам следует:

Напишите четкую строку темы

• Напишите четкую строку темы — и не забудьте изменить строку темы, если вы отвечаете на электронное письмо и представляете другую тему.
• Начните с имени человека , как если бы вы использовали букву — это может показаться грубым или резким, если вы начнете прямо в теле письма.
• Подпишите подходящим завершающим , например «С уважением» или «С уважением», и свое имя. В формальных случаях, когда вы еще не знакомы с получателем, используйте «С уважением» (или, если вы не знаете имени получателя, «С уважением»).
• Проверьте правильность написания своей электронной почты — ошибки не только делают вас непрофессиональным, они могут вызвать путаницу и тратить время и ресурсы.
• Будьте осторожны, не используйте жаргон или аббревиатуру , если вы не уверены, что получатель их поймет. Это особенно важно для внешних коммуникаций, например. с клиентами, покупателями или СМИ.
• Ознакомьтесь с основами этикета электронной почты.

Длинные письма

Делайте электронные письма как можно более краткими и рассмотрите возможность отправки вложения или ссылки на веб-страницу, если у вас есть много информации для передачи.

Хороший способ структурировать электронное письмо и упростить получение получателем всей информации — использовать полужирные подзаголовки для разделения разделов по разным темам.Например:

Даты доставки

Мы ожидаем, что одна статья (текст и изображение) будет доставляться каждую неделю к полудню среды.

Изображения

Пожалуйста, предоставьте все изображения в виде файлов .bmp. Они должны быть 600 на 400 пикселей и иметь разрешение 300 точек на дюйм или выше.

Платеж

Счет-фактура [email protected] по окончании работы.

Если вы отправляете длинное электронное письмо, вы можете поместить вверху однострочное или двухстрочное резюме.Также неплохо, чтобы четко указывал в конце письма, какое действие вы хотите выполнить с . Укажите это четко и, если необходимо, в виде списка. Например:

Не могли бы вы написать мне по электронной почте:

• Последняя дата проекта X
• Составленный вами отчет по проекту Y
• Время и даты, когда вы сможете встретиться на следующей неделе

Помните, что даже если ваше деловое письмо имеет форму электронного письма, вы должны быть профессиональными, вежливыми и убедиться, что вы предоставили всю информацию, которая может понадобиться получателю.

Ознакомьтесь с другими статьями из серии «Writing 101»:

Хотите улучшить свой английский за пять минут в день? Получите подписку и начните получать наши ежедневные советы и упражнения по написанию!

Продолжайте учиться! Просмотрите категорию «Деловая переписка», проверьте наши популярные публикации или выберите соответствующую публикацию ниже:

Прекратите делать эти досадные ошибки! Подпишитесь на Daily Writing Tips сегодня!

• Вы улучшите свой английский всего за 5 минут в день, гарантировано!
• Подписчики получают доступ к нашим архивам с более чем 800 интерактивными упражнениями!
• Вы также получите три бонусные электронные книги совершенно бесплатно!

Попробовать бесплатно
.