Для чего нужна накладная: Что такое товарная накладная | Для чего нужна товарно транспортная накладная

Для чего нужна накладная: Что такое товарная накладная | Для чего нужна товарно транспортная накладная

что это такое, зачем нужна, виды, что будет, если допустить ошибку в накладной

Любую операцию бизнес должен отразить в учете: налоговом или бухгалтерском. Делают это на основании первичного документа, поэтому каждая закупка, перевозка и передача товара должна быть отражена в накладной.

Рассказываем, какими бывают виды накладных и для чего они нужны.

Зачем нужны накладные

Накладные документы — это первичные документы бухгалтерского и налогового учета. Их нужно оформлять, чтобы подтвердить доходы продавца или перевозчика и расходы покупателя. С помощью накладной можно доказать налоговой правильность расчета базы для налогообложения.

Что такое бухучет

Помимо налоговой, этими документами могут заинтересоваться банки или правоохранительные органы — например, в рамках проверки по 115-ФЗ «О противодействии легализации доходов, полученных преступным путем».

Проверка по 115-ФЗ: какие документы может запросить банк

Накладную на товар оформляет поставщик или грузоотправитель.

Принять товар без накладной — значит создать себе лишние проблемы.

По закону «О бухгалтерском учете» каждая хозяйственная операция, которая изменяет состав активов предприятия, должна быть обоснована документом. Если накладной на товар не будет, его сложнее поставить на учет или списать.

Зачем нужна накладная — ч. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ

Допустим, у вас пекарня, и вы каждую неделю закупаете муку.

Вам накладная нужна, чтобы поставить муку на баланс и учесть в расходах компании. Поставщику — чтобы зафиксировать продажу, списать в расходы себестоимость муки и отслеживать остатки.

Если вы нанимаете транспортную компанию, чтобы доставить готовую продукцию в торговые точки для сбыта, то для перевозки нужно будет оформить еще одну накладную.

Оформить накладную особенно важно, если товар принимает организация или ИП. Обычным людям, как правило, достаточно кассового чека.

Но и передача товара по накладной вместе с чеком ошибкой не будет.

Какие бывают накладные

Чаще всего в работе вы встретите три вида накладных: товарную, транспортную и товарно-транспортную.

Товарная накладная нужна, чтобы зафиксировать поставку товара. Обычно ее применяют, чтобы доказать совершение сделки с индивидуальным предпринимателем или компанией. Ставя свою подпись на документе, покупатель подтверждает, что получил товар в указанном количестве и не имеет претензий к продавцу.

Шаблон товарной накладной

Товарная накладная составляется в двух экземплярах: для покупателя и продавца. ИП используют ее для налоговой, а ООО — для налогового и бухгалтерского учета.

У товарной накладной есть установленная форма — ТОРГ-12. Можно разработать свою, но лучше пользоваться шаблоном, с которым привыкли работать ваши контрагенты: так вероятность ошибки будет меньше. Можно оформить документ в электронной форме.

В накладной обязательно должны быть:

• название;
• порядковый номер и дата составления;
• контактные данные поставщика и заказчика;
• наименование товара, его общий вес, количество и стоимость;
• сумма НДС, если продавец применяет общий режим налогообложения;
• подписи представителей продавца и покупателя с указанием их должностей.

В ряде случаев товарную накладную можно заменить на УПД — универсальный передаточный документ. Он может заменить сразу и накладную, и счет-фактуру.

УПД и счет-фактура: в чем разница?

Транспортная накладная подтверждает, что отправитель и перевозчик заключили договор о транспортировке товара, отражает стоимость оказанных услуг и сопроводительные работы при доставке. Сведений о товаре такая накладная не содержит, с ее помощью можно подтвердить расходы на перевозку.

Шаблон транспортной накладной

Оформить товарную накладную нужно в трех экземплярах: для отправителя, перевозчика и получателя. С начала 2022 года ее можно оформить и в электронном виде, в единственном экземпляре.

Если договором поставки предусмотрено, что продавец самостоятельно доставит покупателю товар, а перевозка не выделена в отдельную услугу, можно обойтись и без транспортной накладной.

Товарно-транспортная накладная — это особый вид документа, по которому можно учесть расходы не только на перевозку товара, но и на сам товар.

Шаблон ТТН

До 2013 года ее использование было обязательным, но сейчас она нужна только для перевозки алкоголя. В остальных случаях законом предусмотрены другие обязательные документы, поэтому лучше ее не использовать: по ней налоговая может не учесть расходы на доставку и товары.

Товарная и товарно-транспортная накладная: в чем разница?

Расходная накладная применяется в двух случаях: если нужно отследить перемещение товара внутри компании, например с одного склада на другой, и если нужно вернуть товар. Например, вам пришла доставка, но несколько упаковок в партии товара оказались повреждены или их вес или объем не соответствуют параметрам, указанным в товарной накладной. Тогда можно не возвращать всю партию, а оформить расходную накладную на товары, доставленные с нарушением условий договора.

Что важно запомнить

1. Накладная — необходимый первичный документ при перевозке, передаче, получении товара.
2. Накладная нужна, чтобы подтвердить доходы продавца или перевозчика и расходы покупателя. Она используется в бухгалтерском и налоговом учете.
3. Чтобы избежать ошибок, старайтесь использовать общепринятые формы документа, например ТОРГ-12.
4. В некоторых случаях накладную можно заменить УПД: с ним проще работать и вам, и налоговой.

Когда необходимо оформлять ТТН и транспортную накладную

Ответ:

 

Транспортную накладную необходимо оформлять при перевозке груза автомобильным транспортом на основании договора перевозки.
Применение товарно-транспортной накладной обязательно при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции любыми видами транспорта.

Транспортная накладная (ТН) — это перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза (п. 20 ст. 2, ч. 1 ст. 8 устава автомобильного транспорта, письма Минфина РФ от 21.12.2017 № 03-03-06/1/85703, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@). С 01.01.2021 Правительство утвердило новую форму ТН (Постановление от 21.12.2020 № 2200)

ТН — это документ, в котором грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия перевозки. Накладная подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом. Она составляется на бумажном носителе. С 01.01.2022 может формироваться и в виде электронной транспортной накладной (п. 2 ст. 785 ГК РФ, п. 20 ст. 2 Устава автомобильного транспорта, п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).

ТН необходимо оформить, когда товар покупателю доставляет:

• транспортная компания;
• продавец (поставщик) собственным транспортом, при условии что стоимость доставки в договоре купли-продажи (поставки) указана отдельно от цены товара. В таком случае договор является смешанным, содержащим элементы договора купли-продажи (поставки) и договора перевозки (п. 3 ст. 421 ГК РФ). Если стоимость доставки товаров в договоре поставки отдельно не указана (включена в стоимость товаров), оформлять ТН не нужно.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме № 1-Т — это первичный учетный документ, предназначение которого изначально было предусмотрено для учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и расчетов за их перевозку автотранспортом (Постановление Госкомстата РФ от 28.

11.1997 № 78).

По действующим сейчас требованиям перевозка грузов должна оформляться транспортной накладной, а продажа (отпуск, отгрузка) ТМЦ — товарной накладной или УПД, поскольку там нет лишнего после появления ТН транспортного раздела. Таким образом, необходимости в применении ТТН нет.

Есть только одно исключение: ТТН обязательно составляется при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции любыми видами транспорта. Это требование пп. 1 п. 1 ст. 10.2 закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ, Разъяснения Росалкогольрегулирования от 08.07.2011. При этом не играет роли, кто его перевозит — грузоотправитель, перевозчик или покупатель. Дело в том, что ТТН является одним из сопроводительных документов, подтверждающих легальность производства и оборота этой продукции.
То есть ТТН нужно оформлять на любое перемещении такого груза, в том числе между обособками организации (п. 2 Письма Росалкогольрегулирования от 31.01.2017 № 2148/03-04, Письмо Минфина России от 03.

05.2018 № 03-14-07/29684).

ТТН оформляет лицо, отгружающее этиловый спирт, алкогольную и спиртосодержащую продукцию, пусть даже с одного склада на другой в пределах своей компании.
При этом, составление ТТН при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции не освобождает от оформления транспортной накладной, если заключается договор на перевозку груза автотранспортом.

Таким образом, ТН необходима для подтверждения расходов в виде договорной стоимости товаров. Вместо ТН в качестве огрузочного документа может быть оформлена и ТТН. Такой накладной можно подтвердить расходы в виде договорной стоимости товаров, поскольку в ней есть товарный раздел.

Если же в компании есть расходы на доставку товаров по договору перевозки, то для их подтверждения нужна именно ТН (Письма Минфина России от 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110, от 02.11.2015 № 03-03-06/1/63124, ФНС РФ от 02.07.2019 № СД-4-3/12855@). Если учетной политикой установлено включение в стоимость покупки товаров расходов на их доставку, то ТН наряду с товарной накладной (или ТТН) подтвердит расходы на приобретение товаров.

Расходы на доставку товаров ТТН подтвердить не получится (Письма Минфина России от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14014, от 30.04.2013 № 03-03-06/1/15213).

При ответе на вопрос: «Необходима ли ТН (или ТТН по форме № 1-Т) для обоснования транспортных услуг сторонних организаций?» —  следует отметить следующее.

До утверждения новых правил перевозки грузов автомобильным транспортом по Постановлению от 21.12.2020 № 2200, имелись многочисленные письма Минфина РФ от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 28.03.2016 № 03-03-06/1/17056, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, от 06.11.2014 № 03-03-06/1/55918 и ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@, согласно которым расходы на перевозку для подтверждения заключения договора перевозки груза необходимо оформлять ТН.

ФНС РФ отмечает, что статьей 2 закона № 259-ФЗ определено, что перевозочным документом, подтверждающим заключение договора перевозки груза, является ТН. Таким образом, в сфере регулирования перевозок автомобильным транспортом законодательство устанавливает специальные требования в отношении форм первичных учетных документов, необходимых для такого рода операций.

Однако имеется судебная практика, из которой следует, что расходы на транспортные услуги подтверждаются ТТН. Так, в Постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 14.04.2016 № Ф02-1543/2016 (см. также постановления АС Северо-Кавказского округа от 07.04.2016 № Ф08-1621/2016, АС Уральского округа от 25.03.2016 № Ф09-1688/16, АС Волго-Вятского округа от 31.08.2015 № Ф01-3201/2015 и др.) суд пришел к выводу о получении необоснованной налоговой выгоды, в том числе по причине отсутствия товарно-транспортных накладных, свидетельствующих о перевозке груза контрагентом налогоплательщику.

В Постановлении АС Северо-Кавказского округа от 07.04.2016 № Ф08-1621/2016 суд пришел к выводу о невозможности осуществления контрагентами перевозки спорного товара в том числе и по причине непредставления налогоплательщиком ТТН (см. также постановления АС Северо-Западного округа от 24.07.2015 № Ф07-4560/2015, АС Уральского округа от 17.06.2015 № Ф09-3157/15).

А в Постановлении ФАС Уральского округа от 13. 03.2013 № Ф09-1048/13 суд отказал налогоплательщику в учете расходов на транспортные услуги при отсутствии ТТН.

Если доставка осуществляется покупателем собственным транспортом (на условиях самовывоза), то в этой ситуации также необходимо отметить две позиции.

1. При самовывозе ТН (ТТН) необязательна (письма Минфина РФ от 22.12.2011 № 03-03-10/123, от 02.09.2011 № 03-03-06/1/540, от 17.08.2011 № 03-03-06/1/500 и др.)

Вывод подтверждается судебной практикой (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 14.06.2013, ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.11.2012 № А78-190/2012) — отсутствие ТТН не свидетельствует о невозможности учесть расходы на приобретение товаров. Налогоплательщик не был заказчиком по договору перевозки, а получил товар непосредственно на складе поставщика.

В Постановлении ФАС Уральского округа от 23.04.2012 № Ф09-2412/12 ИФНС утверждала, что общество не доказало реальности поставки товаров, так как не представило ТТН. Суд признал данный довод необоснованным и указал, что у налогоплательщика отсутствует обязанность по представлению ТТН, поскольку имеется накладная № ТОРГ-12. Кроме того, налогоплательщик представил путевые листы, подтверждающие доставку товара собственным транспортом.

2. Если доставка товара осуществляется самовывозом, то ТН (ТТН) обязательна.

В Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 28.09.2011 № А13-8941/2010 судом указано, что по условиям договора поставка товаров осуществлялась на условиях франко-склада поставщика, что означает доставку товаров силами самого покупателя. Суд сделал вывод, что в данном случае оформление ТТН обязательно.

В Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 07.07.2010 по делу № А33-18030/2009 судом указано, что ТТН является единственным документом, служащим для списания ТМЦ у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей. Суд отклонил доводы общества о том, что, поскольку оно доставляло товар от продавца самовывозом, ТТН не составлялись.

ТТН (ТН) покупателю не нужна, если условиями договора поставки предусмотрено, что продавец доставляет товар своим транспортом, а доставка не выделена отдельно в документах. В этом случае наличие товарной накладной по форме № ТОРГ-12 либо УПД является достаточным условием для отражения прихода товара в учете. Позиция ФНС РФ такая же – ТТН не нужна, если покупатель перевозку не заказывал. Оприходовать товар можно по накладной ТОРГ-12 или УПД (письма ФНС РФ от 18.08.09 № ШС-20-3/1195, УФНС РФ по г. Москве от 01.11.2011 № 16-15/105706).

Таким образом, можно сделать вывод о неоднозначности позиций по рассматриваемому вопросу.

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА

Какая информация должна быть в счете-фактуре?

Если вы начали бизнес и продавали товары или услуги клиентам, вы можете понять, что в какой-то момент вам нужно будет выставить им счет. Но как вы пишете счета-фактуры и какая информация должна быть в них включена?

Счета-фактуры представляют собой официальные платежные требования, выдаваемые предприятием его клиентам. Поскольку счета-фактуры являются юридическими документами, для того, чтобы они считались действительными в соответствии с законодательством США, требуется конкретная информация. В этой статье рассказывается, что такое счет-фактура, какая информация должна быть в нем и как вы можете легко начать создавать профессиональные, соответствующие требованиям счета-фактуры с помощью программного обеспечения для выставления счетов.

Начните выставлять счета бесплатно

Что такое счет?

Прежде чем мы углубимся в то, что должно быть включено в счет-фактуру, мы начнем с объяснения того, что на самом деле представляет собой счет-фактура: предоставленные товары или услуги. В США предприятия обязаны вести учет всех своих продаж и доходов, которые могут поступать в различных формах, включая счета-фактуры и квитанции. Таким образом, счет-фактура важен для владельца бизнеса, чтобы вести подробный учет своих продаж в целях бухгалтерского учета, а также для покупателя в случае возникновения каких-либо споров.

Счет-фактура должен включать все детали продажи, включая продаваемые продукты или услуги и общую сумму к оплате.

Для каких продаж требуется счет-фактура?

По сравнению с другими странами, в США более мягкие правила выставления счетов. Счет-фактура не является обязательным для продаж по принципу «бизнес-потребитель» (B2C), поэтому квитанция об оплате может быть единственным документом, который вам необходимо оформить. Однако, если клиент (потребитель) просит вас выслать ему счет, вы должны его выставить.

Счета-фактуры могут потребоваться для определенных продаж между предприятиями (B2B), а также если ваша компания импортирует или экспортирует товары. Вы должны уточнить у правительства своего штата местные требования к выставлению счетов.

Кроме того, настоятельно рекомендуется использовать счета-фактуры, если вы продаете свою продукцию через Интернет или иностранным клиентам в другом месте.

Какая информация должна быть в счете?

Если вы продаете другому бизнесу или ваш клиент запрашивает отправку счета, вам необходимо указать конкретную информацию, чтобы он был действительным, в том числе:

• The title “Invoice” clearly displayed

• You and your customers’ full name and address

• The invoice date

• The payment due date

• A unique invoice number

• Описание проданных товаров или услуг

• Количество и цена каждого товара/услуги

• Дата поставки товаров/услуг

• Общая сумма к уплате

Если вы импортируете/экспортируете товары, вам также может понадобиться указать порт ввоза и страну происхождения. Кроме того, вам может потребоваться включить налог с продаж в ваши счета-фактуры. В каждом штате и округе действуют разные налоговые ставки и правила, поэтому перед отправкой счета обязательно ознакомьтесь с местными требованиями.

Ниже вы найдете пример счета, созданного с помощью SumUp Invoices. Программное обеспечение гарантирует, что вся необходимая по закону информация будет введена для вас.

Как форматировать номера счетов?

Номера счетов — это уникальные идентификационные номера, которые вам необходимо присвоить каждому счету, который вы выставляете. В США нет особых требований к формату номеров счетов. Однако для целей учета номера должны быть последовательными и не содержать пробелов. Некоторые распространенные форматы номеров счетов:

• 2021-001: Это первый счет, выставленный в 2021 году. Следующий счет должен содержать номер «2021-002».

• INV/2021/01/017: Отражает вид документа (счет-фактура), год, месяц и номер счета-фактуры в этом месяце. Этот формат удобен, если вы создаете несколько счетов-фактур каждый месяц, а также выдаете различные типы документов, такие как предложения или накладные.

В конечном счете, именно вам решать, какой формат номера счета лучше всего подходит для вашего бизнеса. Вы также должны поговорить со своим бухгалтером, чтобы узнать, есть ли у него какой-либо вклад.

Как прописать условия оплаты в счете-фактуре

Каждый выставленный вами счет-фактура должен включать дату оплаты, которая сообщает клиенту, что он должен оплатить счет к указанной вами дате. Хотя добавление дополнительных условий оплаты к вашим счетам не обязательно, это поможет вашему клиенту понять, когда должен быть произведен платеж и как он должен оплатить остаток. Это также может помочь вам получить деньги еще быстрее.

Ваш бизнес должен определить, как вы хотите получать оплату, дату платежа и будете ли вы взимать пени за просроченные платежи. В США сумма, которую вы можете взимать в качестве пени за просрочку платежа, устанавливается на уровне штата, поэтому вам необходимо убедиться, что вы не превышаете максимальную сумму в соответствии с законодательством вашего штата.

Условия платежа можно просто ввести как: «Оплатить остаток в течение 30 дней с даты выставления счета на следующий банковский счет». Кроме того, есть коды, которые вы можете ввести в качестве условий оплаты, чтобы указать дату платежа. Их следует зарезервировать для счетов-фактур B2B, поскольку потребители могут не понимать, что означают коды.

Некоторые примеры кодов условий оплаты:

• Нетто 30: Оплата в течение 30 дней с даты выставления счета

• EOM: Оплата до конца календарного месяца

• 17 МФО: 17-е число месяца, следующего за датой выставления счета

• Наложенный платеж: Наложенный платеж

Существует множество различных кодов, которые вы можете использовать в качестве условий оплаты. Однако, чтобы избежать путаницы с вашими клиентами, было бы лучше четко указать дату платежа и способ его совершения.

Как создать счет?

В то время как некоторые предприятия предпочитают выписывать счета вручную и отправлять их по почте, большинство предприятий предпочитают использовать программное обеспечение, чтобы ускорить процесс и оставаться организованным. Word и Excel — отличные программы, которые помогут вам легко создавать счета, если вы только начинаете. Однако эти программы не были специально предназначены для создания счетов-фактур, оставляя место для ошибок.

Программное обеспечение для выставления счетов, с другой стороны, разработано специально для создания счетов. Это означает, что все местные юридические требования будут автоматически добавлены для вас, и вы можете отправить счет своему клиенту по электронной почте непосредственно из программного обеспечения.

С SumUp Invoices вы можете бесплатно создавать профессиональные счета. Создание и отправка счета клиенту занимает меньше минуты. Кроме того, платежные ссылки автоматически добавляются в ваши счета, чтобы ваши клиенты могли мгновенно и безопасно оплачивать покупки в Интернете.

Начать выставление счетов бесплатно

Что такое счет? — Все, что вам нужно знать

Каждое предприятие должно получать оплату за предоставленные продукты или услуги. Иначе как бы вы выжили?

Чем проще процесс оплаты, тем лучше поток наличности. Упрощение транзакций приводит к более высоким темпам роста, более прочным деловым отношениям и более жесткому контролю.

Есть один единственный документ, который запускает весь процесс. Это называется счет-фактура.

Содержание

• Что такое счет-фактура?
• Что делает счет-фактура?
• Создание счета: шаг за шагом
• Что включено в счет?

• Условия оплаты
• Типы счетов
• Наиболее распространенные вопросы о счетах
• Подведение итогов

Что такое счет?

Счет представляет собой подробный список всего, что произошло во время сделки между покупателем и продавцом. Он ведет учет предоставленных продуктов и/или услуг, а также других важных деталей, таких как дата, сумма к оплате и способ оплаты.

Счета-фактуры могут передаваться различными способами, включая бумажный или электронный. Большинство клиентов предпочитают платить в электронном виде, и современные системы созданы для их удобства.

После доставки товара/услуги выставляется счет. Это делается для того, чтобы уведомить покупателя о том, что именно ему причитается и когда это необходимо. Условия оплаты также четко указаны, поэтому покупатель знает, сколько времени у него есть для завершения сделки.

Счета можно оплачивать полностью или в рассрочку. Компании, основанные на подписке, часто ежемесячно выставляют счета клиентам в определенное время и автоматически снимают средства с соответствующего банковского счета с помощью бухгалтерского программного обеспечения.

Что делает счет-фактура?

Счет — это документ, в котором отслеживается сумма, которую клиент должен компании. Их можно использовать как способ контроля движения денежных средств и помочь компаниям получать платежи в полном объеме и вовремя. Они служат записью продаж и позволяют отслеживать важные показатели, такие как:

• Дата продажи товаров и/или услуг
• Сколько вы заплатили за продажу
• Любые непогашенные остатки, которые клиент должен

Кроме того, счета-фактуры помогут защитить ваш бизнес в случае проверки. Он показывает IRS, откуда именно берутся ваши деньги, если они сомневаются в ваших налоговых декларациях.

Для продавца счет-фактура вводится как дебиторская задолженность. После оплаты счета это запись кредиторской задолженности для покупателя.

Пошаговое создание счета

Если вы хотите создать профессиональный счет, который выдержит проверки и упростит процесс оплаты, рассмотрите следующие шаги:

#1) Используйте понятный язык

Клиенты всегда должны знать, что они получают счет. Простое добавление слова «счет-фактура» побудит покупателей серьезно отнестись к документу и вовремя заплатить, поскольку этикетка выделяет его среди других документов в стопке. В некоторых случаях по закону следует включать четкие формулировки.

Кроме того, счету-фактуре должен быть присвоен уникальный номер для целей идентификации. Это делается для того, чтобы не создавать дубликатов, и делает процесс согласования более плавным.

Когда дело доходит до номера счета, используйте последовательность, которая постепенно увеличивается. Вы также можете использовать буквы перед номером для обозначения конкретного клиента или задания.

#2) Будьте профессионалами

Убедитесь, что документ выглядит профессионально. Это включает в себя соответствие шрифтов, точные расчеты и брендинг в нужных местах. Если вы не знаете, как создать формат счета-фактуры, в Интернете есть сотни бесплатных шаблонов счетов-фактур.

Некоторые из них могут быть даже в вашем текстовом процессоре, в зависимости от используемой вами программы. В Microsoft Word есть множество шаблонов счетов для пользователей.

#3) Включите Контактную информацию

Сюда входит информация как о покупателе, так и о продавце. Процесс выставления счета всегда должен включать следующее:

• Название вашей компании, адрес и контактная информация
• Имя, адрес и контактная информация клиента  
• Любые конкретные имена или адреса отдела кредиторской задолженности

#4) Опишите товары и услуги

Это не должно быть длинным, но оно должно содержать достаточно информации, чтобы клиент мог легко определить, за что он платит. Не забудьте указать количество и суммы, так как это может стать предметом спора по счету, что приведет к задержке платежей.

Вот краткий контрольный список того, что должно быть включено в ваш раздел продуктов/услуг:

• Дата завершения любой услуги
• Описание услуг/продуктов с указанием уровня единиц
• Общее количество единиц и тариф
• Итого сумма к уплате
• Любой применимый налог

#5) Добавить даты

Убедитесь, что вы также добавили все основные даты. Сюда входят:

• Дата создания счета
• Дата предоставления товаров/услуг

Данные счета всегда должны быть вверху. Дата предоставления товаров/услуг может быть указана в описании.

#6) Рассчитать причитающуюся сумму

Это самая важная часть счета. Помимо затрат на отдельные товары и услуги, необходимо указать общую сумму задолженности. Если вы договорились с клиентом о скидке за досрочную оплату, это также должно быть отмечено в счете-фактуре и вычтено из стоимости. Если применимо, укажите сумму НДС.

Также необязательно включать в счет-фактуру отметку о штрафах за просрочку платежа. Таким образом, если вы собираетесь их собирать, это не станет сюрпризом для клиента.

#7) Укажите Условия оплаты

Условия оплаты согласовываются с заказчиком в течение первоначального периода действия договора. Тем не менее, условия оплаты также должны быть указаны в счете-фактуре. Если вы ожидаете, что вам заплатят в течение определенного периода времени, напомните людям, четко заявив об этом.

Счет может также включать типы способов оплаты, которые вы принимаете. Если вы хотите, чтобы клиент платил напрямую на счет, вы также можете добавить эти данные.

Чем больше информации содержится в счете-фактуре, тем легче клиенту заплатить вам. Это помогает поддерживать положительный денежный поток и укрепляет деловые отношения.

Преобразуйте
методы работы вашей финансовой команды.

Обеспечьте масштабирование и эффективность своего бизнеса с помощью полностью автоматизированного сквозного расчета кредиторской задолженности.

Что включено в счет-фактуру?

Счета не стандартизированы и могут различаться в зависимости от поставщика. Однако каждый счет на планете должен включать эти четыре компонента, чтобы считаться финансовой отчетностью:

Уникальный идентификатор

Номер счета должен быть присвоен каждому счету, который вы выставляете. Это ссылочный номер, который помогает установить бумажный след для бухгалтерских записей компании. Номера счетов-фактур следует назначать в последовательном порядке, чтобы каждый номер в новом счете был больше, чем последний. Некоторые компании также связывают номер счета с соответствующим заказом на покупку.

Даты

Дата счета-фактуры указывает дату и время, когда поставщик создает и отправляет счет-фактуру. Это также, когда транзакция официально регистрируется в бухгалтерских книгах.

Это важная часть информации, так как она также определяет дату оплаты счета, которая основана на заранее согласованных условиях оплаты. Обычно это 30 дней, но в некоторых отраслях, таких как производство или логистика, требуются более длительные платежные циклы. Чем короче цикл, тем быстрее вам заплатят.

Контактная информация

Все счета-фактуры должны содержать контактную информацию обеих сторон. Это включает в себя имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Описания товаров и услуг

Каждый предоставленный продукт или услуга должны указываться в счетах-фактурах отдельной строкой. Каждая позиция должна также включать цену и количество.

Внизу счета должна быть промежуточная сумма и еще одна строка для налога. При этом общая сумма к оплате должна быть выделена или выделена жирным шрифтом.

Условия оплаты

Чтобы повысить вероятность своевременной оплаты, в счете-фактуре должны быть указаны четкие сведения об ожидаемых платежах. В условиях оплаты указывается количество времени, которое покупатель должен заплатить за транзакцию.

Выберите условия, которые поощряют досрочную оплату, чтобы максимизировать вашу денежную позицию и поддерживать стабильный денежный поток. Вы можете собирать частичные платежи с течением времени, чтобы избежать просроченных платежей.

При настройке условий оплаты вы можете учитывать кредитную историю клиента, особенно при крупных продажах. Затем решите, как долго ваш клиент должен оплатить счет. Чистая 30 является наиболее распространенным условием оплаты счетов. Это означает, что у покупателя есть 30 дней с даты выставления счета на оплату сделки.

Общий Условия оплаты

Если вы пытаетесь определить условия оплаты для клиентов, вы можете пойти несколькими путями. Рассмотрим некоторые из этих распространенных способов получения оплаты:

При получении

Это когда вы запрашиваете оплату, как только покупатель получает счет. У вас нет никаких ожиданий оплаты, пока клиент не получит счет на руки.

Авансовый платеж (PIA)

Как это звучит, это когда бизнес требует предоплату за предоставленные товары или услуги. По сути, вы просите клиентов полностью оплачивать счета до начала работы. Это скользкий путь, и его следует делать только в исключительных обстоятельствах.

Предоплата наличными (CIA)

Предоплата наличными аналогична предоплате. Вам нужны средства до того, как товары/услуги будут доставлены.

Нетто Х

В этом случае вы просите клиентов оплатить X дней после даты выставления счета.

Через 15 месяцев после выставления счета (MFI)

Когда вы спрашиваете клиента об условиях оплаты в MFI, это означает, что вы просите его оплатить до 15 числа месяца, следующего за датой выставления счета. Таким образом, если вы выставите счет-фактуру 3 марта, счет должен быть выставлен на 15 марта. Если вы выставите счет-фактуру 17 марта, он не будет оплачен до 15 апреля.

​Конец месяца (EOM)

Это условия оплаты, которые требуют, чтобы клиенты платили в конце месяца, указанного датой счета. Таким образом, если дата 10 апреля, счет должен быть выставлен до конца апреля.

2/10 нетто 30

Когда вы запрашиваете 2/10 нетто 30, вы просите клиентов оплатить в течение 30 дней с даты выставления счета. Однако, если клиенты оплатят в течение 10 дней, они получат скидку 2%. Это поощряет ранние платежи и поддерживает положительный денежный поток.

50% предоплата

Как и следовало ожидать, указание 50% предоплаты означает, что клиенты должны оплатить половину работы до того, как работа будет начата. Это обычная настройка для крупных работ, которые, как ожидается, займут некоторое время, например, строительство.

Типы счетов

Предприятие может выставлять клиентам различные типы счетов в зависимости от цели и сроков проекта. Вот некоторые из наиболее распространенных счетов, используемых в процессе оплаты:

Промежуточный счет

Промежуточный счет выставляется, когда выполняется крупный проект, и его необходимо выставлять за несколько платежей. Они помогают бизнесу управлять денежными потоками, позволяя им собирать платежи в ходе крупного проекта.

Промежуточные счета могут помочь покрыть расходы, связанные с текущей работой, а не ждать, пока все будет завершено. Это также поддерживает стабильный денежный поток и помогает малому бизнесу лучше подготовиться к непредвиденным проблемам, которые могут возникнуть во время работы.

Pro Forma

Счета-проформы отправляются покупателю до того, как продукт или услуга будут доставлены. Их можно использовать, чтобы помочь клиентам лучше понять стоимость и масштаб предстоящего проекта.

Этот тип счета-фактуры всегда отправляется перед официальным счетом-фактурой и является скорее оценкой или неофициальным предложением, чем фактическим счетом-фактурой. Условия в предварительном счете-фактуре также могут быть скорректированы по мере продвижения проекта, но они всегда являются полезным инструментом, позволяющим убедиться, что все находятся на одной странице в отношении цены.

Периодический 

Периодический счет-фактура выставляется для сбора повторных платежей от клиентов. Обычно они выдаются на протяжении всего проекта, например, когда консалтинговая фирма ежемесячно выставляет счета за текущие услуги.

Это наиболее полезно, когда сумма одинакова каждый месяц и необходимо отправить один и тот же тип счета. Электронные счета-фактуры или программное обеспечение для выставления счетов идеально подходят в этой ситуации, поскольку они могут автоматизировать весь процесс за вас.

Дебет  

Счет-фактура выставляется, когда компании необходимо увеличить сумму, которую клиент должен за поставленные товары или услуги. Это происходит, когда объем проекта увеличивается, за услуги выставляется заниженный счет или вы работаете дополнительные часы после отправки счета. В этом случае в качестве учета разницы может быть выставлен дебетовый счет.

Кредит  

Если предприятию необходимо предоставить клиенту скидку или возмещение, может быть выставлен кредитный счет. В этом случае в документе будет указана отрицательная сумма (не требование оплаты) для покрытия стоимости того, что было возвращено. Это может произойти, если вы случайно переплатите клиенту. Кредитный счет-фактура документально подтверждает возмещаемую сумму.

Просроченный

Это неоплаченный счет, срок оплаты которого истек. Эти счета могут быть отправлены в другом цвете для большего внимания. Просроченные счета негативно повлияют на движение денежных средств, и их сбор может потребовать времени и энергии.

Создание счетов-фактур с понятным языком и предоставление скидок за досрочную оплату — это два способа избежать необходимости создания просроченного счета-фактуры. Конечной целью является поощрение своевременных платежей по первоначальному счету.

Коммерческий

Коммерческий счет-фактура обычно создается при наличии международных транзакций. Они считаются таможенными документами, которые используются, когда компания экспортирует товары по всему миру. Информация, которую вы включаете в коммерческие счета, будет использоваться для расчета тарифов, поэтому очень важно, чтобы все было точно.

Хотя стандартного формата коммерческих счетов-фактур не существует, они должны включать конкретные данные, такие как:

• Контактная информация обеих сторон
• Экспортируемый товар и причина, почему
• Страна или территория происхождения
• Описание товаров отгружаемый
• Количество и стоимость единиц
• Общий вес и количество упаковок

Отгружаемым товарам будет присвоен код Гармонизированной системы, который также должен быть включен в коммерческий счет. Также требуется подпись грузоотправителя с датой.

Наиболее распространенные вопросы о счетах-фактурах

Когда дело доходит до создания, понимания, отправки и обработки счетов-фактур, возникает множество вопросов. Вот лишь некоторые из них:

Что такое открытый счет?

Открытый счет — это просто счет, отправленный клиенту, но еще не оплаченный, хотя и учтенный в дебиторской задолженности продавца. Таким образом, продавец может более точно отслеживать свой денежный поток, даже если он еще не получил платеж.

Является ли счет-фактура квитанцией?

Они не одинаковые. Счет-фактура выдается для сбора платежей, а квитанция выдается в качестве подтверждения оплаты. Когда вы отправляете квитанцию ​​клиенту, он уже оплатил свой счет. Клиент может запросить и то, и другое для целей подачи налоговой декларации.

Когда должны выставляться счета?

Как только вы завершите заказ, проект или услугу, должен быть создан и отправлен счет-фактура. Если вы не выставите счет быстро, это может привести к задержке платежей и более высокому DSO (незавершенным продажам в днях). Это также приводит к снижению эффективности использования дебиторской задолженности.

Сколько времени вы должны дать кому-то для оплаты счета?

Всегда определяйте четкие условия оплаты при первоначальном заключении договора, и в дальнейшем у вас не возникнет столько проблем. Нетто 30 (30 дней) — это наиболее распространенный срок для сбора, но выбирайте условия оплаты, которые подходят для вашего бизнеса. Счета-фактуры работают только тогда, когда обе стороны согласны с содержащейся в них информацией. Сложность и стоимость проекта также могут влиять на условия оплаты.

Счета-фактуры юридические документы ?

Счет-фактура сам по себе не является юридически обязывающим документом. Они должны быть сопоставлены с отгрузочными квитанциями, заказами на покупку и контрактами. Контракт, подписанный обеими сторонами до того, как будет отправлен какой-либо счет, действительно является главным юридически обязывающим контрактом, который у вас есть с клиентом. Это юридические документы, которые уменьшают количество недоразумений и помогают ускорить процесс оплаты.