Договор найма сотрудника без оформления в штат: Договор найма работника без официального трудоустройства (соглашение без записи в трудовую книжку, ГПД)

Содержание

Выполнение работ по договору найма без трудовой книжки: возможные нюансы, образец документа

Выполнение какой-либо работы сотрудником не всегда осуществляется на основании заключенного трудового договора. В некоторых случаях в качестве правового основания выступает договор социального найма, который еще именуется гражданско-правовым договором. Каким образом происходит использование такого договора в регулировании трудовых правоотношений?

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

Правовая основа

В некоторых случаях выполнение сотрудником его трудовых функций осуществляется без составления соответствующей отметки в трудовой книжке. По этой причине регулирование таких правоотношений происходит с использованием норм не только Трудового кодекса, но и других нормативных актов.

Трудовой кодекс производит регулирование вопросов, связанных с осуществлением трудовой деятельности без использования трудовой книжки, если был трудовой договор. Для регулирования таких вопросов используются Главы 44 и 48 указанного нормативного акта. Однако данные главы используются только в тех случаях, когда речь идет о возможности заключения трудового договора без использования трудовой книжки, например, если речь идет о совместительстве или выполнении работ для физического лица, который не имеет юридически закрепленного статуса индивидуального предпринимателя.

В других случаях, когда происходит выполнение работ без оформления с юридической точки зрения трудовых правоотношений, происходит использование норм Гражданского кодекса, так как выполнение какой-либо работы происходит на основании гражданско-правового договора.

Подводные камни оформления на работу без трудовой книжки по гражданско-правовому договору

При заключении договора найма без официального оформления следует помнить о некоторых нюансах, которые следует рассматривать как подводные камни такой деятельности:

гарантий стабильной занятости при оформлении без регистрации в трудовой книжке нет при рассмотрении данного вопроса;
отсутствует фиксация трудового стажа, приобретенного за время выполнения работы по гражданско-правовому договору, в трудовой книжке, что исключает возможность его использования при оформлении пенсии или социальных льгот по выслуге лет;
отсутствие социальных гарантий в виде оплачиваемых ежегодных отпусков и листков нетрудоспособности, а также отпусков по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет;
в том случае, если между работником и его работодателем возник какой-либо конфликт по поводу исполнения сторонами взятых на себя обязательств, возможно досрочное расторжение заключенного ранее договора, при этом, используя незащищенность такого сотрудника, работодатель может не выплатить все те деньги, которые причитаются сотруднику;
если конкретный работник попадет под проверку контролирующих налоговых органов и не сможет объяснить происхождение своих доходов, получаемых за выполнение работы по договору, его могут признать предпринимателем, осуществляющим свою деятельность без лицензий, что может повлечь привлечение к ответственности в соответствии с нормами действующего законодательства о незаконном предпринимательстве.

Отличия работы по трудовому и гражданско-правовому договору

Когда речь идет о заключении гражданско-правового договора с работником, это означает его трудоустройство без оформления трудовой книжки. Именно это является ключевым отличием между работой по трудовому договору и договору найма, называемому гражданско-правовым договором.

Кроме того, имеются также и другие отличия, а именно:

сторонами в случае с трудовым договором являются работодатель и работник . Если же речь идет о гражданско-правовом соглашении, то по нему сторонами выступают только заказчик и исполнитель. Иных трактовок закон не допускает;
в трудовом договоре фиксируются сторон, которые должны быть соблюдены с точки зрения гражданского законодательства. Однако указание составляющих, относимых к гражданско-правовому договору, не является обязательным, что позволяет заказчику выполнения того или иного объема работ не соблюдать положения трудового законодательства, например, в части оплаты больничных или отпусков для работника;
на сотрудника, который трудится в организации на основании подписанного гражданско-правового договора, не распространяются правила, касающиеся установленного внутреннего распорядка в организации;
в отличие от трудового договора по гражданско-правовому не происходит исчисление стажа для сотрудника, хотя работодатель, выступающий заказчиком по такому договору, обязан производить отчисления в страховые фонды, в том числе для формирования базы для последующей оплаты листков нетрудоспособности;

срок действия трудового договора устанавливается на основании положений соответствующих статей Трудового кодекса Российской Федерации, что позволяет говорить о бессрочном договоре либо о договоре со сроком действия до пяти лет. Для гражданско-правового договора характерно его заключение на определенный срок, который ограничивается, как правило, сроком выполнения конкретной трудовой задачи конкретным сотрудником, после чего договор расторгается;
в отличие от трудового договора при использовании механизма гражданско-правового соглашения в таком документе должен быть прописан алгоритм оплаты труда работника (по факту выполненной работы, на основании выполнения части предусмотренных работ и т. д.). В трудовом договоре указывается механизм фиксированной оплаты труда работника, а также возможность использования механизма премирования такого сотрудника.

Допустимые случаи найма работника без трудовой книжки

Действующее трудовое законодательство в настоящее время разрешает осуществлять найм работников на основании гражданско-правового договора. Однако использование такого механизма ввиду отсутствия фиксации данных в трудовой книжке и, соответственно, отсутствие стажа у работника, ограничено только двумя случаями:

если речь идёт о выполнении работы по совместительству. В этом случае допустимо заключение гражданско-правового договора по дополнительному месту работы, но должна быть указана информация о сроках действия такого договора и используемом механизме оплаты за осуществляемую трудовую функцию;
если заключаемый договор на выполнение работ подписывается между двумя физическими лицами при условии, что ни один из них не является индивидуальным предпринимателем.

В указанных случаях возможно заключение гражданско-правового договора или социального договора без отметки о трудоустройстве в трудовой книжке.

Однако иных случаев устройства на работу без официальной фиксации законодательством на сегодняшний день не предусмотрено.

Порядок и сроки заключения договора найма работника

Заключение договора найма сотрудника, если идёт речь о гражданско-правовом договоре, происходит с соблюдением следующих этапов:

устанавливается общий объём работ, который необходимо выполнить работнику на основании требований заказчика. При этом может быть использован механизм разделения всего объема работ на определенные этапы с четким определением таких этапов;
формирование списка прав и обязанностей сторон, участвующих в заключаемом соглашении. При этом в данном разделе должны быть указаны и сведения о возможности использования различных мер ответственности в случае, если какая-то из сторон свои обязательства нарушила;
определение используемого механизма оплаты труда, который применяется при взаиморасчетах сторон конкретного договора. Кроме того, потребуется определить, какие документы выступают как юридическое подтверждение выполнения сторонами своих обязательств. Также в тексте подписываемого гражданско-правового договора обязательно должно содержаться указание на то, какие взносы и в какие специализированные социальные фонды перечисляет заказчик работ по такому договору;

определение круга лиц, участвующих в подписании гражданско-правового договора, в том числе если речь идёт о возможности использования услуг представителей по доверенности.

Образец документа: бланк договора найма работника можно посмотреть по ссылке.

Что касается сроков, в течение которых происходит заключение гражданско-правовых договоров найма работника, то ни в одном из действующих нормативных актов не содержится указания на то, когда должно происходить подписание. Как правило, договор подписывается сразу, как только были обсуждены и урегулированы возможные спорные моменты.

Срок действия такого договора стороны либо определяют заранее и вносят информацию в текст соглашения, либо определяют в календарном исчислении с даты подписания.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

Рейтинг автора

151

Автор статьи

Юрист

Написано статей

273

Загрузка…

образец временного найма на работу

Независимо от того, официально или нет устраивается исполнитель в компанию, руководителю нужно составить договор найма. Это положение регулируется Трудовым кодексом РФ, требуется для соблюдения законодательных норм и избегания ситуации, когда возникают разногласия между начальником и подчиненным.

Отличия договора найма на работу для официально и неофициально трудоустроенных работников

Согласно законодательной базе РФ трудовой договор составляется и защищается Трудовым кодексом, а соглашение по найму – Гражданским кодексом.

При официальном трудоустройстве работника

Имеется несколько особенностей, на основании которых составляется договор найма на работу официально:

Это регулируемые законом трудовые отношения между руководителем и сотрудником.
Прописан размер денежных средств, которые получает исполнитель, сроки отпусков и число рабочих часов. За задержку выплат организация несет ответственность.
При несоблюдении условий договора начальником или подчиненным, каждый, соответственно, привлекается к административной ответственности.
Сотрудник выполняет только те обязанности, которые прописаны в документе.
Работник вправе отказаться от выполнения определенной функции, если это не входит в основные обязанности.
Сотрудник подчиняется вышестоящим специалиста и внутреннему распорядку компании.
Документ может не иметь сроков или составлен с предусмотренным продлением.

Договор временного найма на работу без официального трудоустройства

Особенности:

Это документ, который не регулирует отношения между работником и начальством.
Не предусматривает гарантии на защиту прав согласно Трудовому кодексу.
Внутренний распорядок организации никак не затрагивает временного исполнителя.
Работа должна выполниться в четко прописанные сроки.
У начальника и работника равные юридические права.
Заработная плата основывается на взаимной договоренности.
Соглашение имеет строгие временные рамки.

Информация! Перед подписанием соглашения о найме на работу без официального трудоустройства требуется его полностью прочитать. Если там говорится о внутреннем распорядке, судебные органы, в случае чего, могут приравнять документ к трудовому договору.

Причины, по которым заключается договор временного найма

Обязательный порядок заключения документа требуется в случаях, когда нанимается временный сотрудник (взамен постоянного) на определенный срок или при оформлении на сезонные работы. А также при осуществлении обязанностей за пределами России, для обеспечения работы избирательной комиссии и при занятии на время стажировки.

По соглашению сторон документ оформляется при выполнении деятельности по совместительству, при обучении сотрудника на очной форме, а также, если имеются определенные медицинские показания.

Надо Знать! Расторжения этого договора со стороны сотрудника осуществляется в любой день. Все, что требуется – сообщить об этом начальству.

Как заключить с физическим лицом?

В том случае, когда физическое лицо не регистрировало свою деятельность как предпринимательство, требуется при приеме на работу иного физического лица соблюдать ряд особенностей:

соглашение составляется в письменном виде;
органы муниципального образования должны ставить печать и подпись на документе;
в договоре прописывается даты составления документа, окончания работ, а также паспортные данные каждой из сторон;
при возникновении чрезвычайных ситуаций все обязанности и права каждого должны быть прописаны в документе.

Чем подробнее составлено соглашение, тем выше шансы получить качественную работу и вознаграждение. Также подробное заполнение помогает избежать судебного разбирательства в случае возникновения внештатной ситуации.

Как заключить договор юридическим лицом?

Если взаимодействует физическое и юридическое лицо, требуется в обязательном порядке составлять соглашение. Это необходимо для того, чтобы наниматель был уверен, что получит качественную работу, а сотрудник – достойное вознаграждение. Имеется несколько особенностей сделки:

отчисления в фонды и страховые компании не требуются;
исполнитель не обязан получать отпускные и премии;
сотрудник имеет право на получение заработной платы, но за ее задержку никто не несет ответственности;
исполнителю не организуется рабочее место в компании/

Информация! Юридическое лицо имеет право лично выписать премию исполнителю. Так же наниматель по своему усмотрению делает взносы в страховую компанию.

Обязательна ли запись в трудовой книжке?

По законодательным актам РФ руководитель обязан делать пометки в трудовой книжке сотрудника, если он проработал более пяти лет. Однако имеются исключения.

Надо Знать! Поскольку договор найма регулируется не Трудовым кодексом РФ, запись является необязательной.

Если исполнитель сотрудничает в компании довольно продолжительный срок, он имеет право обратиться в судебные органы за изменением формы договора. В этом случае суд будет на стороне работника. После разбирательства наниматель обязан внести в трудовую книжку соответствующие записи, выплачивать все больничные и отпускные, а также платить определенную сумму денежных средств в Пенсионный фонд и страховую компанию.

Как составить соглашение?

Этот вид договора может быть переквалифицирован в трудовой, если в нем имеются следующие сведения:

Заработная плата четко определена и выдается дважды в 30 дней.
Исполнитель имеет рабочее место. Например,стол и компьютерную технику в офисе.
Прописан распорядок дня.
Не имеются сроки выполнения (расторжения) соглашения.

Перед составлением соглашения наниматель должен обсудить все пункты договора с исполнителем.

Договор временного найма на работу образец:

Документ хранится у исполнителя и работодателя. Подписывается не позднее трех дней, как сотрудник приступил к выполнению обязанностей.

Видео по теме

Основным достоинством оформления этого соглашения является упрощенная процедура составления для каждой стороны. Начальник не выплачивает никакие денежные средства, за исключением заработной платы. Стоит помнить, если договор заполнен неправильно, исполнитель обращается в суд. Если судебные органы на его стороне, руководитель может претерпеть большие расходы.

Договор найма работника | Современный предприниматель

Договор найма работника не является традиционным трудовым контрактом и, соответственно, влечет за собой иные последствия для сторон. Сотрудничество по гражданско-правовому договору (ГПД) оформляется для выполнения конкретных задач. Эту форму взаимодействия обычно используют для приема временного персонала.

Подобный договор позволяет привлечь нового специалиста для оказания услуг компании или частному предпринимателю, избегая расширения штата. Документ составляется сторонами в двух экземплярах, один из которых передается сотруднику, а второй – хранится в кадровом отделе предприятия.

Отличия трудового договора от договора найма работника

Если скачать договор найма работника (ГПД), можно заметить, что он отличается от трудового контракта следующими параметрами:

Не требует заполнения трудовой книжки сотрудника.
Объект договора найма – конкретный результат после выполнения временной работы.
Специалист исполняет назначенную одноразовую работу либо предоставляет услуги. При этом заключается, например, договор подряда, возмездного оказания услуг, поручения и т.п.
Гражданину не предоставляются социальные гарантии (отпуск, больничные и т.п.).
Исполнитель несет ответственность за причиненный материальный ущерб. Допускается применение к работнику штрафных санкциях за нарушение обязательств.
Нанятый специалист не подчиняется действующему в компании внутреннему распорядку.
Работа по трудовому договору регламентируется Трудовым кодексом РФ, а по договору временного найма – положениями Гражданского кодекса.
Трудовые контракты заключают с лицами, которые получают должности согласно штатному расписанию, а число таких должностей ограничено принятыми локальными нормами. Договор найма ИП может подписать с гражданами, должности которых не предусмотрены штатным расписанием. Это значит, что число временных работников фактически не ограничено.

Особенности оформления документа у ИП

Если гражданско-правовой договор временного найма заключается между физическим лицом и индивидуальным предпринимателем, то:

Наниматель гарантирует оплату вознаграждения за работу, уплату страховых взносов, кроме взносов в ФСС. Как налоговый агент, ИП должен удержать НДФЛ с выплаченного физлицу дохода. Договор найма работника без уплаты налогов невозможен.

ИП не компенсирует отпуск, больничный лист, не выплачивает дополнительные вознаграждения и премии.
Предпринимателю не нужно сохранять за нанятым сотрудником рабочее место после ухода в декрет.
Нет гарантии применения некоторых трудовых льгот.
Нет необходимости в организации рабочего места.

Временный договор найма работника могут признать трудовым

По ТК РФ трудовой контракт может быть срочным или заключенным на неопределенный период. Гражданско-правовой договор срочного найма работника всегда является временным. Его длительность зависит от срока выполнения работ или оказания услуг.

Не исключается возможность переквалифицировать временный договор найма работника в полноценный трудовой контракт. Это происходит, когда наниматель указывает в документе положения, присущие трудовым отношениям с постоянным сотрудником.

Так, при оформлении работника по гражданско-правовому договору его уведомляют, что совершение записи в трудовую книжку является необязательным. Но если гражданин продолжает оказывать услуги в течение длительного времени, он вправе обратиться в суд для изменения формы договора. Переквалифицировать договор найма в трудовой могут и представители трудинспекции, или ФНС в результате проводимых проверок.

Изучив образец договора найма работника с ИП, и установив факт подмены трудовых отношений гражданско-правовыми, уполномоченные органы могут признать договор трудовым и обязать предпринимателя компенсировать работнику отпускные и больничные за весь период работы, признав его право на льготы и трудовые гарантии, а также взыскать с ИП штраф и недоимку по неуплаченным страховым взносам.

Структура и содержание договора найма

Рассматривая образец договора найма работника с ИП, можно отметить, что он имеет следующую структуру:

Преамбула. Указывается ФИО предпринимателя, а также ФИО исполнителя. Стороны фиксируют дату и место заключения гражданско-правового договора. При обозначении сторон следует избегать таких терминов, как «Работник» и «Работодатель», это может быть, например, «Заказчик» и «Исполнитель».
Предмет договора. Отмечаются сведения о выполняемой работе, или оказываемой услуге, правах и обязанностях сторон, сроках выполнения работ, способах расчета с нанятым гражданином, видах ответственности и размере штрафных санкций за нарушение условий договора.
Адреса, реквизиты и подписи сторон. В последнем пункте документа фиксируются ФИО предпринимателя и гражданина, место жительства, ИНН, их паспортные и банковские реквизиты, а также ставятся подписи.

Скачать образец временного договора найма работника можно здесь.

Договор найма на работу без трудовой книжки

Трудовая книжка – это документ, который содержит всю информацию о трудовой деятельности гражданина: информация о должностях, которые занимал работник, переводах, увольнениях, причинах, по которым был расторгнут трудовой договор, а также информация о награждениях за достижения в работе. Данный документ заполняется на каждого работника, который трудится у работодателя более 5 дней, если данное место работы является для него основным. Трудовые книжки заводятся также для иностранных работников. А возможно ли оформление по трудовому договору без трудовой книжки? В некоторых случаях оформлять трудовую книжку не нужно:

Если место работы не является основным, а работник трудится по совместительству;
Если работник трудится дистанционно, по договоренности сведения о работе могут не вноситься;
Работодатель – физлицо, которое не оформлено как ИП;
Работник проработал в компании менее 5 дней.

Не следует торопиться и вносить запись об устройстве на работу в трудовую книжку, пока работник по факту не приступил к работе – работодатель оформляет запись, если сотрудник проработал в компании более пяти дней, а данная работа является для него основной. В случае, если работник по какой-то причине не выйдет на работу, оформленный с ним трудовой договор аннулируется и будет считаться незаключенным. А вот с признанием записи в трудовой в таком случае могут возникнуть трудности.

Трудовой договор без записи в трудовую книжку с дистанционным работником

Дистанционная работа – это работа, которая выполняется вне территории нахождения работодателя (любого подразделения, любого объекта, подконтрольного работодателю), а для выполнения работы и обсуждения рабочих вопросов с руководителем используется связь через интернет. Если работник устраивается на работу с такими условиями, то сведения о ней могут не вносится в трудовую книжку. В таком случае, если запись о работе не будет внесена, основным подтверждающим факт работы и трудовой стаж работника документом будет являться трудовой договор о дистанционной работе. Таким образом, при удаленной работе может быть оформлен трудовой договор без записи в трудовую книжку.

Не стоит путать работу разъездного характера с дистанционной работой. Критериями дистанционной работы являются следующие показатели: работа ведется вне территории нахождения компании, любого ее отделения, включая те, что находятся в другой местности, но на территории России. Разъездной характер деятельности подразумевает частые поездки по работе, но личную связь с работодателем.

Договор найма на работу без трудовой книжки с физлицом

Работодатели, которые являются физическими лицами, не оформленные в качестве индивидуальных предпринимателей, не имеют права заводить трудовые книжки работникам, которые впервые устраиваются на работу, а также вносить информацию о месте работы в трудовые книжки. Подтверждением факта работы у физического лица будет являться трудовой договор, оформленный в письменной форме. Это не распространяется на индивидуальных предпринимателей – такие работодатели должны вносить в трудовые книжки всю необходимую информацию. При этом физлицо-работодатель также обязан с зарплаты своего сотрудника уплатить не только НДФЛ, но и страховые взносы (пп.1 п. 1ст. 419 НК РФ).

Иногда, когда работодатели ищут информацию про договор найма на работу без трудовой книжки, они имеют ввиду гражданско-правовой договор. Обратите внимание, если сотрудник вступает с работодателем в отношения гражданско-правового характера, то никакие кадровые документы, в том числе трудовую книжку, оформлять не нужно. Не стоит путать трудовые и гражданско-правовые отношения.

Как нанять сотрудников: Контрольный список

Готовы к дополнительной помощи, но не знаете, как нанять сотрудников? Поздравляю, привлечение персонала — огромная веха.

Когда вы думаете о том, как нанять вашего первого сотрудника, своего пятидесятилетия или какую-нибудь сезонную подработку, следует учитывать несколько важных моментов. Вам нужно найти подходящих кандидатов и убедиться, что вы все настроили правильно (и законно).

Не волнуйтесь — мы здесь, чтобы помочь с базовыми этапами найма сотрудника.(Этот пост содержит общие рекомендации. Чтобы получить советы, относящиеся к вашему бизнесу, обязательно проконсультируйтесь со специалистом.) Вот контрольный список того, как нанимать сотрудников, включая то, что вам нужно делать до и после найма.

Начните работу с Square Payroll

Обработке заработной платы доверяют тысячи.

Перед тем, как нанять сотрудников

1. Убедитесь, что у вас есть EIN (идентификационный номер работодателя).

Прежде чем нанимать сотрудников, вам необходимо зарегистрировать свой бизнес в федеральных органах власти и власти штата.IRS требует, чтобы у каждого предприятия, в котором есть сотрудники, было так называемый идентификационный номер работодателя (EIN), уникальный девятизначный номер, используемый для целей налогового идентификатора.

EIN в основном похож на номер социального страхования для бизнеса. Если вы ведете свой бизнес как корпорация или партнерство, возможно, она у вас уже есть. Если нет, вы можете получить EIN, подав заявку через Square, используя нашего бесплатного помощника EIN.

Кроме того, в каждом штате свой процесс регистрации для получения идентификационного номера работодателя штата.Посетите веб-сайт департамента труда вашего штата для получения дополнительной информации. В Калифорнии, например, у EDD (Департамента развития занятости) есть онлайн-служба, которая в большинстве случаев выдает номер налогового счета работодателя в течение нескольких минут после регистрации.

Узнайте больше о том, что такое идентификационный номер работодателя и как его получить.

2. Настройте записи для удержания налогов.

Когда вы думаете о том, как нанять своего первого сотрудника, вы должны учитывать налоги.Прежде чем вы начнете искать подходящего сотрудника, вам необходимо заполнить документы для уплаты трех различных типов налогов.

Удержание федерального подоходного налога. Ваш новый сотрудник должен заполнить Форму W-4 (Свидетельство об удержании налогов), в которой спрашивается, какую сумму федерального подоходного налога удерживать из его заработной платы. Затем вы отправляете форму в IRS.
Федеральный отчет о заработной плате и налогах. Вы несете ответственность за заполнение формы W-2 для каждого сотрудника с подробным описанием их доходов и налогов, удержанных за год.Вам необходимо отправить копию своим сотрудникам до 31 января за предыдущий год. Затем отправьте копию A формы W-2 в Управление социального обеспечения до последнего дня февраля. Вы можете узнать больше о W-2 и его отличиях от 1099-MISC (для независимых подрядчиков) здесь.
Государственные пошлины. Во многих штатах также есть форма штата для удержания налогов — найдите свой штат здесь, чтобы получить доступ к необходимой форме.

Компании должны хранить свои налоговые отчеты в течение шести лет (или дольше в некоторых случаях) для подтверждения своей налоговой отчетности.Правильная настройка системы помогает вам оставаться организованным, чтобы вы могли отслеживать состояние своего бизнеса с течением времени, готовить налоговые декларации и другие финансовые отчеты, отслеживать отчисления и т. Д.

3. Определите должность, на которую вы нанимаете.

Если вы не знаете, что ищете, как узнать, когда вы это найдете? Прежде чем начать процесс найма сотрудников, выясните, какая поддержка вам нужна. Составьте список самых важных задач, в которых вам нужна помощь. Кто-то может помочь с управлением запасами, электронным маркетингом или выпечкой хлеба?

Затем подумайте, какие обязанности вы бы хотели, чтобы этот человек взял на себя в будущем.Решение о том, сколько платить вашему новому сотруднику, зависит от вида работы, которую вам нужно выполнить, стажа работы и вашего бюджета.

Наконец, подумайте о том, какой опыт и навыки лучше всего подходят для этой роли и сколько опыта требуется.

После того, как вы закончите эту беготню, вы готовы написать описание должности. Четкое и продуманное описание должности поможет вам нанять нужного человека. Пропустите черновик через Textio, платформу машинного обучения, которая помечает слова и жаргон с гендерной ориентацией, чтобы помочь вам написать более эффективное объявление о вакансии и найти лучших сотрудников.

Наем сотрудников

4. Найдите своих кандидатов.

Спросите своих лучших сотрудников, знают ли они кого-нибудь, кто мог бы хорошо подходить для этой роли. Рефералы сэкономят ваше время, потому что за них уже поручились, и избавят вас от необходимости разбирать горы резюме.

Однако, поскольку люди склонны общаться с такими же людьми, как они, полагаясь на рекомендации сотрудников, можно сделать рабочее место менее разнообразным. Дело не только в политической корректности. Для вашего бизнеса лучше иметь более разнообразную рабочую силу.Фактически, исследования показывают, что команды, разнородные по расовому признаку, на 35% превосходят другие команды. Кроме того, 57% сотрудников считают, что их компании должны быть более разнообразными.

Чтобы найти высококвалифицированных и разнообразных кандидатов, забросьте более широкую сеть. Разместите описание вакансии на таких сайтах, как Indeed, Craigslist или LinkedIn. Включите в нижней части сообщения заявление, в котором ваш бизнес определяется как работодатель с равными возможностями, и что квалифицированные кандидаты всех полов, национальностей, рас, сексуальной ориентации и т. Д.и лицам с ограниченными возможностями настоятельно рекомендуется подавать заявки.

Рассмотрите возможность приема на работу вслепую, сокрытия имен кандидатов — и, возможно, даже образования — и многолетнего опыта, чтобы преодолеть бессознательную предвзятость и способствовать большему разнообразию рабочих мест.

5. Провести интервью.

По возможности, вы должны попытаться провести собеседование с кандидатами хотя бы парой сотрудников. Каждый человек, который работает в вашем бизнесе, будет подходить к собеседованию с разными целями, давая вам более взвешенную оценку.

Если у вас крупный бизнес, вы можете подумать о проведении панелей интервью, где каждого интервьюера просят сосредоточиться на определенной области во время интервью. В этой ситуации один человек может сосредоточиться на командной работе, а другой ищет технические навыки. У этого подхода двоякая выгода: вы получаете оценку очень конкретных навыков кандидата, и ваши сотрудники чувствуют себя частью процесса.

Когда вы узнаете, кто проводит собеседование с вашими кандидатами, вам нужно подумать о том, что все собираются спросить.Вы захотите изучить их историю работы, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям, но вы также захотите задать вопросы, которые дадут вам представление о том, как они будут взаимодействовать с остальными вашими сотрудниками и вашими клиентами.

Как они подходят к решению проблем? Каков конкретный пример того, как они решали рабочую проблему в прошлом? Насколько они хороши под давлением? Если клиент недоволен или зол, как он справится с этой ситуацией? (Прочтите наш полный учебник по вопросам интервью).

6.Проведите проверку биографических данных.

После того, как вы выбрали кандидата на роль и сделали предложение, вы можете выполнить проверку биографических данных. Эта проверка, также известная как проверка перед приемом на работу, является важным шагом в обеспечении безопасности вашего бизнеса, сотрудников и клиентов. (Вот как нанимать сотрудников, которые являются тем, кем они себя называют.) Кандидаты всегда должны разрешать вашей компании проводить проверку биографических данных.

Имейте в виду, что существуют сложные юридические требования и ограничения на проверку биографических данных, многие из которых зависят от штата.В некоторых штатах ограничиваются типы запросов о криминальном прошлом, которые вы можете запрашивать, и когда в процессе подачи заявки вы можете узнать о криминальном прошлом, в то время как другие требуют, чтобы роль соответствовала определенным требованиям, если вы собираетесь получить кредитную историю. (В некоторых штатах и городах работодателям вообще запрещено задавать вопросы о криминальном прошлом при приеме на работу). Чтобы соответствовать всем этим требованиям, компании обычно используют стороннее агентство для проверки биографических данных.

Также существуют правила использования информации, полученной при проверке биографических данных. Для получения конкретных указаний или рекомендаций по проверке биографических данных обратитесь к юристу.

7. Убедитесь, что они имеют право работать в США.

Вы несете ответственность за то, чтобы всем вашим сотрудникам было разрешено работать в США по закону. Если вы нанимаете кого-то, кто не имеет надлежащего права на трудоустройство, вам могут грозить штрафы и даже уголовное наказание.

Чтобы защититься от этого, вот как нанять сотрудников, имеющих право работать в США.С .:

До или в первый день работы ваш новый сотрудник должен заполнить первый раздел формы I-9, который включает его контактную информацию, номер социального страхования и право на трудоустройство.
К третьему дню на работе они должны показать вам действующие документы с их удостоверением личности и разрешением на работу. Это может быть один документ из списка A (например, паспорт США или карта постоянного жителя) или один идентификатор из списка B (например, водительские права США) в сочетании с другим документом из списка C (например, карта социального обеспечения).
В большинстве случаев достаточно заполнить форму I-9 и просмотреть подтверждающие документы. Но если вы ведете бизнес в определенных штатах, от вас могут потребовать зарегистрироваться в программе E-Verify. Узнайте больше здесь.
Работодателям не нужно отправлять форму I-9 в федеральное правительство, но вам необходимо хранить ее в течение трех лет после даты приема на работу или в течение года после того, как сотрудник перестанет работать на вас, в зависимости от того, что произойдет позже. Вы можете узнать больше о форме I-9 в Службе гражданства и иммиграции США.

После найма сотрудников

8. Сообщите о новых приемах на работу в ваше государственное агентство по трудоустройству.

Вам необходимо сообщать о вновь нанятых и повторно нанятых сотрудниках в агентство по трудоустройству вашего штата. Для получения дополнительной информации о требованиях вашего штата ознакомьтесь с требованиями SBA к отчетности о новом найме.

9. Получите компенсационное страхование работников.

Требования к страхованию компенсации работникам для работодателей варьируются от штата к штату. Большинство штатов требует, чтобы работодатели получали страховой полис для работников, которые получили травмы или заболели из-за воздействия на рабочем месте.Обязательно ознакомьтесь с требованиями вашего штата и найдите политику, которая подходит вашему бизнесу. У Национальной федерации независимого бизнеса (NFIB) есть полезное руководство.

10. Выберите метод расчета заработной платы.

После того, как вы наняли своего первого сотрудника, вам необходимо настроить систему для его оплаты и позаботиться о налогах на заработную плату. Вы можете рассчитывать заработную плату самостоятельно, через бухгалтера или через службу расчета заработной платы.

Многие люди выбирают службу расчета заработной платы, чтобы сэкономить время и избежать всех сложностей, связанных с расчетом заработной платы (например, налогов).Некоторые услуги по расчету заработной платы также предлагают интеграцию с вашим страховщиком и заботятся об отчетности о новых сотрудниках, что помогает избавиться от этой головной боли.

Но даже если вы решите использовать услугу расчета заработной платы (или поручить расчет заработной платы бухгалтеру), хорошо бы знать основы того, как это работает. Расчет заработной платы состоит из трех частей: выплаты сотрудникам, уплата налогов на заработную плату (в IRS и налоговое агентство вашего штата) и заполнение налоговых форм.

Платежи сотрудников включают в себя все, от учета отработанных часов до расчета налоговых удержаний и отправки чеков.Налоги на заработную плату [и отчетность — это задачи, которые обычно необходимо выполнять каждый месяц и квартал, в зависимости от размера вашего бизнеса.

11. Размещать плакаты на рабочем месте.

Министерство труда требует, чтобы работодатели размещали на своем рабочем месте определенные объявления, чтобы информировать сотрудников об их правах и ваших обязанностях как работодателя. Эти плакаты предоставляются бесплатно. В некоторых штатах есть требования к плакатам на рабочем месте, которым вы должны следовать в дополнение к федеральным требованиям.Посетите Плакаты SBA на рабочем месте, чтобы узнать, какие плакаты на федеральном уровне и уровне штата вам нужны для вашего бизнеса.

Привлечение новых сотрудников должно быть легким делом, когда вы прочитали этот контрольный список о том, как нанимать сотрудников. Чтобы получить дополнительную информацию о поддержании справедливого и безопасного рабочего места, требованиях к минимальной заработной плате, выплате вознаграждений сотрудникам и информированию сотрудников о политике на рабочем месте, ознакомьтесь с этими ресурсами.

Как и все наши статьи, этот контент содержит только общую информацию и рекомендации и не заменяет юридические или налоговые консультации.Обязательно проконсультируйтесь с квалифицированным специалистом для получения совета, касающегося вашего региона или бизнеса.

Как нанять первого сотрудника

Пришло время нанять первого сотрудника?

Чтобы помочь вам решить, подходящее ли время для найма вашего первого сотрудника, определите потенциальную роль, составив список рутинных задач, которые необходимо выполнять ежедневно и еженедельно, специальных предстоящих проектов, требующих определенного набора навыков и любой потенциальной работы. сотрудник мог заниматься в течение недели, когда все остальное было сделано.

Если у вас есть список текущих задач по крайней мере на 20 часов в неделю и несколько запланированных проектов, возможно, пришло время подумать о найме первого сотрудника.Вот четыре шага, которые помогут вам нанять подходящего человека для вашего бизнеса:

Подготовка к процессу найма
Привлечь подходящих соискателей
Определите ваших лучших кандидатов
Пригласите своего лучшего кандидата на борт

1. Подготовка к процессу приема на работу

Перед началом процесса найма необходимо рассмотреть несколько подготовительных и служебных задач, включая бюджетные и юридические обязательства.Вот что нужно учитывать перед размещением вакансии:

Решите, что вы можете себе позволить

Наем вашего первого сотрудника часто стоит больше, чем просто его зарплата. Как работодатель, вы можете быть обязаны платить государственный налог на заработную плату, налог на безработицу и компенсацию работникам, а также другие расходы, такие как оборудование, рабочее место и льготы.

Подумайте, имеет ли смысл нанимать сотрудника на полный, неполный рабочий день или по контракту.Независимый подрядчик может помочь с конкретными проектами на временной основе с небольшими накладными расходами. Однако у постоянного сотрудника будет более сильное чувство лояльности к компании и долгосрочной приверженности вашему видению.

Выполняйте свои юридические обязательства

Хотя это может показаться пугающим, навигация по юридическим аспектам найма нового сотрудника просто сводится к заполнению нескольких форм и соблюдению определенных правил.

Вот несколько шагов, которые вы должны рассмотреть, чтобы нанять нового штатного сотрудника в США:

Связано: Что такое налоги ER? Руководство по налогам на работодателей

Будьте готовы к своему первому сотруднику

Определить заработную плату и классификацию. Сколько вы заплатите своему новому сотруднику? Установите конкурентоспособную заработную плату, изучив диапазон средней заработной платы для рабочих мест в вашем регионе. Затем выберите между освобождением от налогов или освобождением от налогов в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA).
Настроить выплаты сотрудникам. Рассмотрите возможность создания пакета вознаграждений для сотрудников, включая медицинское страхование, пенсионные планы, участие в прибыли, отпуск по уходу за ребенком и т. Д.
Создайте справочник сотрудника. Прежде чем нанимать вас в первый раз, разработайте политику и процедуры своей компании, включая кодекс поведения сотрудников, политику в области здоровья и безопасности, дресс-код, правила посещаемости, оплачиваемое время и многое другое.
Запустите файловую систему сотрудников. Вам понадобится файл для вашего нового сотрудника, чтобы он мог отслеживать все его важные рабочие документы, записи и формы. По данным Министерства труда США, работодатели должны вести 12 различных записей для каждого сотрудника в течение всего срока их службы.

2. Привлечь подходящих кандидатов

Следующим шагом является подбор подходящих кандидатов для подачи заявки на вашу открытую должность — начиная с выяснения того, кого вы ищете, и преобразования этого списка желаний в убедительное описание должности.

Представьте своего идеального кандидата

Прежде чем размещать вакансию, запишите характеристики, навыки и квалификацию, которые вы ищете в своем идеальном кандидате. Эти атрибуты помогут вам составить описание должности, которое привлечет наиболее подходящих кандидатов на вашу должность. Например, вы можете представить своего первого сотрудника начинающим с установки на рост. Выявление этих качеств на раннем этапе поможет вам определить идеального кандидата, когда он сидит перед вами.

Составьте убедительное описание должности

Для малого бизнеса правильное размещение вакансий имеет решающее значение для выделения в толпе крупных конкурентов. Начните с увлекательного резюме роли и четко опишите, что влечет за собой работа. Чтобы привлечь кандидатов, которым нравится работать в небольших компаниях, объясните, что вы нанимаете своего первого сотрудника и рады расширению своего бизнеса.

Найдите лучших специалистов для вашей открытой должности, включив в описание должности следующие элементы:

Точное название должности
Обзор вашей компании
Основные должностные обязанности и ответственность
Требуемые и предпочтительные навыки
Условия труда (эл.г., окружающая среда, физические требования, требования к поездкам)
Заработная плата или диапазон выплат (необязательно)
Льготы и льготы сотрудникам

Мы собрали образцы должностных инструкций для более чем 600 вакансий, чтобы помочь вам привлечь наиболее квалифицированных кандидатов.

3. Определите своих лучших кандидатов

После того, как вы привлекли несколько кандидатов к объявлению о вакансии, самое время проверить своих кандидатов, чтобы определить, кто должен продвигаться в процессе приема на работу.

Проведение проверки перед приемом на работу

Узнайте, какие кандидаты соответствуют вашим основным требованиям и желаемому уровню квалификации:

Интервью перспективных абитуриентов

В процессе собеседования задавайте вопросы, которые покажут, совпадает ли видение вашего кандидата с вашим, а также более общие вопросы, чтобы узнать, как они реагируют в сложных ситуациях, что их мотивирует и есть ли у них способность повышать ценность бизнеса.

Обратите внимание на следующие качества и отношения вашего кандидата:

Гибкость
Твердость и стойкость
Страсть
Культура подходит
Универсальность
Чувство ответственности
Конкурсный привод

Ознакомьтесь с нашим списком вопросов на собеседовании для более чем 500 вакансий, которые помогут вам нанять на определенную роль или навык.

Проверьте рекомендации вашего кандидата

Обзвон рекомендаций ваших лучших кандидатов даст вам возможность оценить их честность, навыки сотрудничества и способность выполнять работу. Помимо резюме и собеседований, общение с кем-то, кто работал непосредственно с вашими кандидатами, поможет вам понять, подходят ли они вашей компании.

Связано: Образец контрольного списка справок: форма для вашего бизнеса

4.Пригласите своего лучшего кандидата на борт

Когда вы сузили круг до лучшего кандидата, самое время предложить им работу и поприветствовать их в вашем бизнесе и их новой роли. Вот как сдвинуть дело с мертвой точки:

Отправить письмо с предложением

После устного предложения лучшему кандидату отправьте официальное письмо с предложением о работе. В вашем письме-предложении должны быть разъяснены условия найма и указаны сведения о вакансии, например:

Должность
Дата начала
Компенсация
Преимущества
Срок принятия / отклонения оферты
Заявление по желанию

Добро пожаловать в команду!

Исключительный опыт адаптации позволит вашему новому сотруднику добиться успеха в первые дни, недели, месяцы и позже.Это также дает им инструменты, необходимые для немедленного воздействия. Чтобы ваш первый сотрудник почувствовал себя более сильным в своей новой роли, подумайте о подробном планировании его первого месяца. Предложение конкретных целей и четких ожиданий поможет вам измерить их успех и даст им возможность работать.

Связанные: Формы новых сотрудников

При приеме на работу первого сотрудника нужно о многом подумать — от определения бюджета и выполнения юридических обязательств до фактического поиска и найма подходящего человека для развития вашего бизнеса.Но, выполнив эти шаги (и посоветовавшись с профессиональным юристом), вы сможете убедиться, что учитываете все свои основания для того, чтобы нанять правильный первый сотрудник.

Самое приятное то, что после того, как вы наняли своего первого сотрудника, часто намного проще нанять второго, третьего, четвертого и последующих сотрудников, чтобы создать отличную команду.

Статьи по теме:

Как нанять сотрудников: пошаговое руководство

Как сделать идеальный найм за 13 простых шагов

1. Проведите исследование

Подготовьтесь к набору персонала, просмотрев аналогичные описания должностей и просканируя резюме квалифицированных кандидатов, чтобы понять, какие навыки и опыт требуются для работы на таких должностях, как ваша. Отслеживайте тенденции вакансий в вашем регионе и отрасли, чтобы определять самые популярные названия должностей и ключевые слова, которые ищут кандидаты, и сравнивайте зарплаты, чтобы определить правильный уровень компенсации для вашей должности.Чтобы помочь заложить основу для написания конкурсного объявления о вакансии, составьте список ключевых должностных обязанностей, за которые будет отвечать ваш новый сотрудник, и подумайте о характеристиках вашего идеального кандидата.

2. Выберите название вакансии, которое легко нажимать.

Разместите бесплатную вакансию на Indeed, используя четкое и краткое название должности, которая будет занимать высокие позиции в результатах поиска и привлечет квалифицированных кандидатов¹. Избегайте таких модных словечек, как «волшебник», «рок-звезда» или «ниндзя», поскольку кандидаты вряд ли будут искать работу, используя эти термины.Вместо этого выберите стандартное название вакансии, которое ищут соискатели. Например, описательный заголовок типа «Разработчик программного обеспечения полного стека» будет отображаться в большем количестве результатов поиска, чем «Гуру программного обеспечения» или «Мастер полного стека».

Подсказка: названия вакансий, содержащие не более 80 символов, получают больше кликов на Indeed.

3. Создайте выдающееся описание должности

Чтобы конкурировать с более крупными компаниями, следуйте лучшим практикам для четких и содержательных описаний должностей.Подумайте о том, что ваш идеальный кандидат, вероятно, будет искать, и вставьте эти популярные ключевые слова в свое описание для максимальной видимости. Включите точное описание должностных обязанностей, требований и вознаграждений, чтобы побудить подходящих кандидатов подать заявку, и сохраняйте разговорный, информационный и дружелюбный тон. Ознакомьтесь с нашими примерами описания вакансий, которые помогут вам создать собственное привлекательное объявление о вакансии.

Pro-tip: рассмотрите возможность публикации спонсируемой вакансии для лучшей видимости и немедленного доступа к качественным кандидатам, которых вы можете пригласить для подачи заявки.

4. Рассмотрение резюме заявителя

Когда к вам поступает несколько кандидатов, самое время начать сужать круг кандидатов на основе их резюме. Отфильтруйте кандидатов, которые не соответствуют основным требованиям к работе, отправив им электронное письмо с отказом (у Indeed есть встроенное сообщение об отказе, которое вы можете отправить одним нажатием кнопки!). Чтобы определить, какие резюме следует добавить в стопку «да» или «может быть», поищите следующие подсказки, которые рассказывают историю о мотивации, опыте и стиле работы кандидата:

Количественное свидетельство прошлых достижений кандидата
Продолжительность работы на прошлых должностях (пробелы в занятости могут быть красным флажком)
Чистый карьерный рост
Внимание к деталям (нет ли в резюме грамматических и орфографических ошибок?)
Навыки и опыт, соответствующие должностной инструкции

После просмотра резюме пообщайтесь со своими лучшими кандидатами, чтобы узнать больше об их квалификации.Это поможет вам составить короткий список лучших кандидатов и решить, кто должен продвигаться в процессе приема на работу. Вы можете отправлять электронные письма, чтобы узнать больше об опыте своих кандидатов, или начать планировать экраны телефонов и собеседования.

5. Проведите собеседование с лучшими кандидатами

При собеседовании кандидатов начните с быстрого 15–30-минутного экрана телефона, чтобы узнать, соответствуют ли они основному описанию должности, и определить, подходят ли они друг другу.Затем пригласите как минимум трех самых перспективных кандидатов на личное собеседование. Задавайте стратегические вопросы, которые раскрывают их навыки и квалификацию, важные личностные качества и уровень энтузиазма по поводу должности и компании.

В передовой практике Комиссии по равным возможностям трудоустройства для работодателей подробно описано, как предотвратить дискриминацию в процессе собеседования, избегая определенных тем, таких как возраст, раса, семейное положение и т. Д. Вот несколько общих вопросов, которые можно задать на любой должности:

Расскажите о себе.
Почему вам интересна эта должность / компания?
Каковы ваши сильные / слабые стороны?
Каким профессиональным достижением вы больше всего гордитесь?
Опишите вашу идеальную рабочую среду.

Если вам нужна помощь в адаптации ваших вопросов к должности, на которую вы нанимаете, просмотрите наш список примеров вопросов для собеседований, а также вопросы, относящиеся к работе и отрасли, которые вы можете задать, чтобы найти подходящего сотрудника для своего бизнеса.

Профессиональный совет: делайте заметки сразу после каждого собеседования, чтобы более четко запомнить сильные и слабые стороны каждого кандидата, когда придет время принимать окончательное решение о приеме на работу.

6. Проверить ссылки

Проверка рекомендаций — отличный способ получить дополнительную информацию, проверить навыки и убедиться, что вы нанимаете сотрудников, которые честно рассказывают о своем опыте работы и квалификации. Запросите как минимум три рекомендации от ваших лучших кандидатов и позвоните им.

Вы можете задать рекомендации вашего кандидата от трех до пяти из следующих вопросов:

Можете ли вы подтвердить должность кандидата, обязанности, даты начала и окончания и т. Д.?
Как долго вы знаете / работали с кандидатом?
Расскажите, каково работать с кандидатом.
Почему они покинули позицию?
Каковы их самые сильные и слабые стороны?
Почему я должен нанять этого кандидата?

7.Организуйте свои усилия по набору персонала

Когда вы нанимаете на несколько должностей или десятки кандидатов претендуют на одну должность в вашей компании, ситуация может быстро стать невыносимой. Организуйте свои усилия по набору и отслеживайте интересных кандидатов по мере их продвижения по процессу приема на работу, используя статусы кандидатов (новый, проверенный, проверенный по телефону, отклоненный и т. Д.) И ведите точные и подробные записи о каждом из сильных и слабых сторон вашего кандидата.

8. Выберите идеального кандидата

Когда у вас есть несколько кандидатов, которые, по вашему мнению, подходят, выбрать подходящего человека может быть сложно. Чтобы принять решение, подумайте о том, что вы узнали о навыках, личности и опыте своих кандидатов из их резюме, собеседований и рекомендаций. Подумайте, как ваши кандидаты будут вписываться в вашу команду и корпоративную культуру, и сравните заметки со всеми, кто участвовал в процессе найма.Важно подумать о том, что нужно вашему бизнесу, и выбрать кандидата, который поможет вам в достижении ваших целей.

9. Предложите работу

Когда вы выбрали лучшего кандидата, самое время продлить предложение о работе. Перед отправкой официального письма с предложением отправьте кандидату электронное письмо, чтобы договориться о времени для разговора по телефону. Во время звонка выразите желание пригласить их присоединиться к вашей команде и представить условия вашего предложения, включая зарплату, льготы, дату начала и т. Д.Если кандидат принимает ваше устное предложение, отправьте официальное письменное письмо. Ваше письмо с предложением должно охватывать все, о чем вы говорили во время телефонного звонка.

Ознакомьтесь с нашими ресурсами, чтобы написать интересное и информативное письмо с предложением о работе:

Важно! Перед отправкой письма с предложением попросите профессионального юриста рассмотреть его.

10. Как можно скорее уведомить отклоненных кандидатов

Согласно опросу Indeed 2019 года, 77% кандидатов негативно воспримут компанию, если не получат ответа после подачи заявки.² Чтобы избежать сжигания мостов, уведомляйте отклоненных кандидатов, как только вы узнаете, что они не подходят. Кандидатам, которые уже достигли такого уровня в процессе, отправьте оперативный персональный отказ по телефону. Будьте честны, но поддержите, давая конструктивную обратную связь, чтобы помочь им понять, почему им отказали, и желая им удачи в поисках работы.

11. Выполнение юридических обязательств

При приеме на работу сотрудника вы должны соблюдать ряд юридических требований, чтобы соответствовать федеральному законодательству и законам штата о труде, особенно если это ваш первый прием на работу.Хотя всегда лучше связаться с юристом, чтобы получить более подробную помощь в юридических аспектах процесса найма, вот краткое изложение того, что вам нужно сделать.

Если это ваш первый найм:

Получите идентификационный номер работодателя (EIN), подав заявку на веб-сайте IRS (вы получите свой номер сразу после подачи заявления!).
Зарегистрируйтесь в департаменте труда вашего штата.
Заполните документы об удержании федеральных налогов из заработной платы вашего сотрудника.
Создайте страхование компенсации работникам, если оно требуется в вашем штате.

На каждый нанятый вами на полный рабочий день:

Проведите проверку биографических данных, когда кандидат примет ваше предложение.
Попросите вашего нового сотрудника заполнить форму I-9, чтобы подтвердить его право на работу в США.
Попросите их подписать Форму W-4, чтобы удержать правильную сумму подоходного налога из своей зарплаты.
Сообщите о вашем новом сотруднике в агентство по отчетности вашего штата в течение 20 дней.

12. Оптимизируйте процесс найма нового сотрудника

Отличный процесс адаптации не только заставляет вашего нового сотрудника почувствовать себя желанным гостем, но также помогает заложить основу для лояльного, продуктивного сотрудника и настраивает его на успех в новой должности. В первый день вашего сотрудника проведите для него экскурсию по зданию, покажите его специальное рабочее место и предоставьте подробную информацию о доступе к зданию, информацию для входа в электронную почту, инструменты, которые им понадобятся, и т. Д.

Учтите эти другие советы при создании незабываемого процесса адаптации:

Организуйте групповой обед в первый день (или первую неделю), чтобы все в команде могли узнать друг друга.
Предоставьте новому сотруднику бесплатную сумку с фирменными предметами, такими как ручка, футболка, кружка и т. Д., Чтобы помочь им почувствовать связь с вашим брендом.
Соедините нового сотрудника с наставником, который может помочь ему перейти в новую роль.

13. Измерьте свой успех

Отслеживайте свои результаты, чтобы обеспечить подотчетность своих инструментов найма и убедиться, что ваши вложения в найм окупаются. Чтобы узнать, как работают ваши объявления о вакансиях, создайте отчет об эффективности на панели инструментов Indeed. Этот отчет включает количество просмотров, кликов и применений, которые получают ваши вакансии, и может помочь вам улучшить будущие списки вакансий, определить наиболее кликабельные ключевые слова для ваших описаний должностей и включить ваши объявления о вакансиях в другие результаты поиска.

¹ Бесплатное объявление о вакансии не распространяется на сайты вакансий, все кадровые агентства или некоторые другие типы вакансий по усмотрению компании Indeed. Применяются положения, условия, стандарты качества и ограничения на использование.
² Фактическое обследование, n = 750

Наем сотрудников — База знаний

В этой статье мы рассмотрим несколько примеров того, как нанять налоговых резидентов Эстонии и резидентов других стран для работы в вашем Estonian OÜ. Если вы еще этого не сделали, прочтите первые статьи «Трудовые отношения в Эстонии» и «Индивидуальное налоговое резидентство».

Наем налогового резидента Эстонии

Рассмотрите возможность найма эстонского налогового резидента, который будет физически работать в Эстонии в своей эстонской компании. После переговоров об условиях найма, как обычно, остается выполнить только два шага в отношении налогов.

1. Зарегистрируйте нового работника в регистре занятости не позднее его первого рабочего дня.

Регистр занятости ведется налоговыми органами. Вы можете получить доступ к реестру занятости онлайн через систему электронного налогообложения, войдя в профиль своей компании с помощью своей карты электронного резидента.

Вы должны указать общую информацию о сотруднике — имя, личный идентификационный код, дату начала приема на работу, тип занятости, место работы, должность сотрудника и дату расторжения контракта (если применимо).Не забудьте также отменить регистрацию сотрудника, когда он / она больше не работает на вас.

2. Объявить выплаты заработной платы в ежемесячной комбинированной декларации о доходах и заработной плате (в Эстонии она называется TSD ) и уплатить причитающиеся налоги.

Декларацию TSD и рассчитанные налоги необходимо подать до 10 ^-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты заработной платы.

Поскольку работник является налоговым резидентом Эстонии и работает в Эстонии, все налоги на заработную плату должны уплачиваться в Эстонии.

Налоговая декларация доступна через систему электронного налогообложения, где вам необходимо указать идентификационный код сотрудника, сумму брутто-зарплаты, а также указать, хочет ли человек использовать ежемесячные отчисления или нет. Расчет налогов производится самой системой автоматически.

Пример расчета налога на заработную плату

	Заработная плата брутто, согласованная с работником, составляет 1000 евро	1,000
1)	1,6% взнос по страхованию от безработицы	-16
2)	Взнос в обязательную накопительную пенсию 2% *	-20
3)	500 евро в месяц не облагаемый налогом доход **	-500
4)	НДФЛ 20%	-92,8
	Работник получает чистую зарплату евро	*871,2*
5)	Социальный налог 33%, начисляемый сверх общей заработной платы работодателя	330
6)	0,8% взнос работодателя по страхованию от безработицы	8
	Общие затраты работодателя составляют 1338 евро

* Обязательная накопительная пенсия является обязательной для лиц, родившихся в 1983 году и позже.Лица, родившиеся между 1942 и 1982 годами, имели возможность добровольно подписаться на накопительную пенсионную систему. Право и обязанность уплачивать взносы возникают 1 января, следующего за годом, когда человеку исполняется 18 лет.

** Размер необлагаемого налогом дохода или так называемого базового освобождения в Эстонии зависит от общего годового дохода человека, поэтому он у всех разный. Целью базового освобождения является уменьшение налоговой базы по НДФЛ.Работодатель применяет его на основании собственного заявления работника, поскольку работодатель может не знать о доходах работника из других источников. Сотрудник оформляет заявку по скобкам:

Средний ежемесячный доход до 1200 евро — освобождение от уплаты налогов 500 евро в месяц.
Среднемесячный доход от 1201 до 2099 евро — освобождение от уплаты налога составляет 500 — 0,55556 * (доход работника 1 200).
Средний ежемесячный доход более 2100 евро — без базового освобождения

Размер базового освобождения может меняться в течение года многократно.Например, если работник получил автоматическое уведомление от налоговой инспекции Эстонии о том, что использованное им базовое налоговое освобождение выше, чем его / ее ожидаемое максимальное базовое освобождение, работник может подать новое заявление и изменить сумму, которую работодатель может удержать. в декларации TSD, чтобы избежать уплаты дополнительного подоходного налога при подаче годовой декларации по НДФЛ.

В приведенном выше примере общие затраты на заработную плату для компании составляют 1338 евро. Общая сумма налогов, подлежащих уплате, составляет 466 евро.80 перечисляются в государственный бюджет, и работник получает 871,2 евро в качестве чистой заработной платы.

Минимальная месячная брутто-зарплата в 2019 году составляет 540 евро в месяц и 3,21 евро в час. Средняя брутто-зарплата на начало 2019 года составляла 1396 евро. Кроме того, Статистическое управление Эстонии публикует обзоры средней заработной платы за один вид экономической деятельности. Последнюю можно найти здесь, и на той же веб-странице вы можете найти более подробную статистику об уровне заработной платы и других макроэкономических показателях.

Вместе с отчетом о заработной плате также необходимо сообщать о любых дополнительных льготах, предоставленных сотруднику, но они не являются персонализированными и не влияют на налогооблагаемый доход сотрудника.

Как правило, дополнительные льготы — это неденежные льготы, которые работодатель предоставляет работнику, а также получаемые от них льготы.

Наем налогового нерезидента из ЕС, Исландии, Лихтенштейна, Норвегии или Швейцарии

Вы нанимаете налогового нерезидента Эстонии из страны ЕС, Исландии, Лихтенштейна, Норвегии или Швейцарии. Сотрудник продолжит работать в своей стране, то есть не в Эстонии.

NB: В Эстонии не должно возникать никаких обязательств по налоговой отчетности или уплате налогов. Подоходный налог и социальный налог будут уплачиваться в стране проживания сотрудника.

Однако не забывайте проверять налоговое законодательство соответствующей страны (где работает и проживает сотрудник). Вполне вероятно, что вашей эстонской компании придется зарегистрироваться в качестве иностранного работодателя и начать платить налог на заработную плату в этой стране.

Основные принципы социального обеспечения в ЕС

Физические лица охвачены системой социального обеспечения одного государства-члена одновременно, поэтому взносы уплачиваются только в одной стране.

Обычно социальный налог уплачивается в стране, где вы работаете, если вы не находитесь по назначению или не работаете в разных государствах-членах.

Теперь рассмотрите возможность найма кого-то, кто не является налоговым резидентом Эстонии, но является гражданином ЕС, Исландии, Лихтенштейна, Норвегии или Швейцарии, и , который счастлив начать временно работать из Эстонии, в основном живя в другом месте.

Это хорошая новость, что гражданин Европейской экономической зоны (ЕЭЗ) или гражданин Швейцарии могут работать в Эстонии до 3 месяцев без регистрации права на проживание. По прошествии трех месяцев физическое лицо должно зарегистрировать свое место жительства в регистре народонаселения Эстонии, чтобы получить право на проживание в Эстонии. Право на временное проживание дается на пять лет с возможностью продления. Удостоверение личности можно подать в Департаменте полиции и погранохраны. Удостоверение личности удостоверяет право на временное проживание.

В случае, если он становится налоговым резидентом Эстонии, ознакомьтесь с комментариями, касающимися соблюдения требований, выше для сценария Сценарий 1 — Наем налогового резидента Эстонии.

В случае, если он остается налоговым резидентом другой страны, необходимо сделать следующее.

1. Зарегистрируйте нового работника в регистре занятости не позднее его первого рабочего дня.

Вы можете получить доступ к регистру занятости через систему электронного налогообложения, войдя в систему с помощью своей карты электронного резидента.

Необходимо заполнить общую информацию о сотруднике — имя, личный код, дату начала приема на работу, тип занятости, место работы, должность сотрудника и дату расторжения контракта (если применимо). Не забудьте прекратить регистрацию сотрудника, если он больше не работает на вас.

Обращаем ваше внимание, что у сотрудника-налогового нерезидента должен быть номер нерезидента или идентификационный номер для регистрации его / ее в реестре занятости.Его можно запросить в Налогово-таможенном департаменте.

Однако, если в начале трудовых отношений уже согласовано, что человек будет работать более 3 месяцев, рекомендуется, чтобы физическое лицо зарегистрировало свое место жительства в регистре населения Эстонии до начала работы.

Заявление о выдаче удостоверения личности можно подать в Департамент полиции и погранохраны. Это удостоверяет право человека на временное проживание. Кроме того, ID-карта дает возможность, например, подписывать документы цифровой подписью и получать доступ к электронным услугам.Более подробная информация в Департаменте полиции и погранохраны.

2. Объявить выплаты заработной платы в ежемесячной декларации корпоративного подоходного налога и налога на заработную плату (называемого в Эстонии TSD) и уплатить причитающиеся налоги.

Поскольку нерезидент физически работает в Эстонии, а выплата заработной платы производится эстонской компанией-резидентом (ваша компания основана в Эстонии), подоходный налог уплачивается в Эстонии.

Поскольку место работы находится в Эстонии и никаких льгот не применяется i.е. это не работа и не работа в разных государствах-членах, социальный налог также оплачивается в Эстонии. Чтобы избежать выплаты двойных взносов на социальное страхование в Эстонии и в стране проживания, необходимо подробно проанализировать точное положение нерезидента.

Налоговая декларация доступна через систему электронного налогообложения, где вам необходимо указать идентификационный код сотрудника и сумму брутто-зарплаты. Расчет налогов производится самой системой. Однако помните, что нерезиденты указаны в другом приложении TSD как резиденты.

Договор найма сотрудника без оформления в штат: Договор найма работника без официального трудоустройства (соглашение без записи в трудовую книжку, ГПД)