Докладная как пишется: Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Докладная как пишется: Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Как пишется докладная записка образец?

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

1. Виды докладных записок
2. Структура документа
3. Докладные записки на сотрудников
4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме.

Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

• информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
• отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
• инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии.

Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.[2]

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

• причину отлучки;
• наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
• общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
• тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания.
   По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Оглавление:

1. Виды докладных записок
2. Структура документа
3. Докладные записки на сотрудников
4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

• информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
• отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
• инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.[2]

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

Видео удалено.

Видео (кликните для воспроизведения).

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

• причину отлучки;
• наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
• общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
• тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Оглавление:

1. Виды докладных записок
2. Структура документа
3. Докладные записки на сотрудников
4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

• информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
• отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
• инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.[2]

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т. д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

• причину отлучки;
• наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
• общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
• тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Видео удалено.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

1. Кабинет и квартира В.И. Ленина в Кремле. Набор из 8 открыток. — М.: Изогиз, 2016. — 297 c.
2. Гусева, Т. А. Государственная регистрация юридических лиц (+ CD-ROM) / Т.А. Гусева, А.В. Чуряев. — М.: Деловой двор, 2008. — 232 c.
3. Королев, А. Н. Комментарий к Федеральному закону от 26 декабря 2008 года №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» / А.Н. Королев, О.В. Плешакова. — М.: Деловой двор, 2009. — 160 c.

Как пишется докладная записка образец?

Оценка 5 проголосовавших: 1

Позвольте представиться на нашем сайте. Я Сергей Кузнецов. В настоящее время я уже более 5 лет являюсь юрисконсультом. Я считаю, что являюсь специалистом в этом направлении, хочу помочь всем посетителям сайта решать сложные и не очень задачи.
Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести как можно доступнее всю необходимую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация с профессионалами.

Как пишется докладная записка на сотрудника образец

Трудовая дисциплина в организациях должна соблюдаться всеми работниками. Правила поведения вводятся не случайно.

 

Нарушение установленных норм может повлечь негативные последствия не только для самого нарушителя, но и для компании в целом.

 

 

Основания для написания докладной записки

 

Для начала разберёмся, что такое докладная записка. Докладная записка – это письменное обращение к руководителю, которое содержит сведения о каком-либо свершившемся или происходящем на данный момент действии, касающемся рабочего процесса предприятия.

 

Наиболее частые случаи написания докладных записок – это нарушения работниками или сторонними лицами правил и норм, обязательных для осуществления рабочего процесса в организации.

 

Обычно докладные записки пишутся в адрес руководства от руководителей служб или подразделений предприятия о фактах нарушения трудовой дисциплины работниками, за которые в соответствии с внутренними документами компании положено дисциплинарное взыскание.

 

Дисциплинарное взыскание можно наложить лишь тогда, когда у руководителя есть письменные подтверждения совершённого сотрудником организации дисциплинарно наказуемого деяния.

 

Докладная записка от непосредственного руководителя работника-нарушителя дисциплины может стать документом, дающим основание применить дисциплинарное взыскание.

 

 

Как правильно пишется докладная записка на сотрудника, образец оформления

 

Докладная записка должна писаться на основе реально установленных фактов. Некоторые виды дисциплинарных взысканий довольно суровы и перед их применением руководство может провести собственное расследование факта нарушения.

 

Поэтому нельзя при написании докладной опираться на домыслы и слухи, личные чувства. Только реально установленные факты.

 

В тексте докладной записки требуется дать краткое, но чёткое описание произошедшего, некоторые обстоятельства, которые явились причиной проступка и последствия, которые этот проступок повлёк.

 

От нарушителя установленных правил, о которых и пишется докладная записка, необходимо получить письменные объяснения случившегося. Если от письменного объяснения собственных действий нарушитель правил отказался, требуется составить соответствующий акт.

 

Объяснительная или акт об отказе от объяснения прилагаются к докладной записке при передаче её руководителю компании. 

 

Помимо нарушений установленных правил, докладными записками могут оформляться различные доклады и отчёты перед руководством о ходе ведения каких-либо работ отделом или сотрудниками предприятия.

 

Ниже расположен типовой бланк и образец докладной записки на сотрудника, вариант которого можно скачать бесплатно.

Доповідна записка | Bitlex Украина

В трудовых отношениях часто возникает необходимость в доведении до сведения руководства определенной информации. Это осуществляется в форме докладной записки.

Таким образом, докладная записка – это служебный документ, который пишется от имени работника на имя руководителя. В тексте докладной указывается информация о ситуации, что сложилась, дополнительно указываются имеющиеся факты, определенные события, явления, о проделанной работе с выводами и предложениями автора, о выполнении отдельных задач, служебных поручений и прочее.

Докладная записка в Украине может составляться как по инициативе работника, так и по требованию руководителя. Как правило, такой документ побуждает работодателя принять решение в сложившейся ситуации на предприятии. Согласно этой цели, текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части констатируются произошедшие факты, ситуация, события, а во второй части происходит изложения предложений или просьб.

Национальное законодательство Украины разделяет такие докладные записки на внешние и внутренние. В соответствии с видом записки, каждая из них имеет особенности по оформлению.

Внутренняя докладная записка пишется от руки к руководителю структурного подразделения и подписывается лично работником. Докладная внешнего характера составляется от имени руководителя подразделения и направляется к высшему руководству. Последняя должна быть напечатана и подписанная руководителем подразделения.

Таким образом, для того, чтобы составить докладную записку, рекомендуем Вам воспользоваться соответствующей формой на сайте нашей компании, приведенной ниже, и создать индивидуальную юридически грамотную докладную записку.

Сначала заполните сведения о названии и типе организации. Укажите ФИО и должность руководителя, к которому направляется докладная записка. В соответствии с указанной выше информацией, в тексте записки изложите основные положения, предложения и просьбы. В конце документа укажите инициалы и должность лица, от имени которого составляется соответствующий документ.

Если Вас заинтересовала данная информация, рекомендуем Вам составить такой документ, следуя подсказкам наших юристов, указанным ниже. А после указания необходимых данных Вы получаете возможность скачать документ, который необходимо будет только распечатать и подписать.

Так как документация в Украине ведется на украинском языке, заполнение документа также будет осуществляться на украинском языке.

Відомості про адресата (одержувача) та адресанта

Вказати посаду особи, якій адресується доповідна записка

Вказати організаційно-правову форму та назву компанії

Вказати прізвище, ім’я та по батькові посадової особи (в давальному відмінку)

Вказати посаду особи, яка подає доповідну записку

Вказати прізвище, ім’я та по батькові особи, яка подає доповідну записку (в знахідному відмінку)

Викласти інформацію на виконання доручення керівника або довести до відома керівника певну ситуацію, що склалася та зазначити пропозиції щодо її вирішення, тощо

Загальна інформація про доповідну записку

Дата подання доповідної записки

Прізвище та ініціали підписанта

ДОВІДКОВО:
Доповідна записка — це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, певні події, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора, про виконання окремих завдань, службових доручень тощо.
Доповідна записка може бути складена як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини:
– перша – констатуюча, де наводяться факти або описується ситуація
– друга – викладення пропозицій чи прохань
Доповідні записки поділяють на внутрішні та зовнішні.
Внутрішні доповідні записки подаються керівникові структурного підрозділу чи установи оформлені на чистому аркуші паперу від руки, зовнішні — виходять за межі структури й оформляються на загальних чи спеціальних бланках формату А4 з кутовим чи поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.
Внутрішню доповідну записку підписує автор, зовнішню – керівник установи.

Создать документ

Инструкция: пишем записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

В каких случаях пишется докладная записка

Работники обязаны соблюдать трудовую дисциплину и в рабочее время находиться на работе, выполнять трудовую функцию. Если сотрудник без уважительных причин отсутствует на работе, факт неявки фиксируют в рапорте об отсутствии на работе, который составляет непосредственный руководитель и передает директору организации.

Документ является основанием для применения дисциплинарного взыскания — выговора, замечания или увольнения (ст. 192 ТК РФ). Его составляет руководитель отдела. При отсутствии работника на смене более четырех часов подряд и отражении в служебной записке прогула без уважительной причины работодатель вправе уволить сотрудника по ст. 81 ТК РФ.

В служебках отражают любой факт нарушения дисциплины: нарушение техники безопасности, опоздание, уход с работы раньше положенного времени и пр. На основании докладной записки о сне на рабочем месте, об опоздании и пр. руководитель вправе затребовать объяснительную.

В случае применения дисциплинарного взыскания и обжалования его работником проверяющие органы и суд затребуют докладную записку на сотрудника за покидание рабочего места, за иные оспариваемые нарушения и объяснительную.

Как составить докладную записку

Закон не закрепляет требований, как написать докладную на сотрудника за невыход на работу, документ составляют в свободной форме. При наличии в организации утвержденного образца используйте его. Документ составляют на фирменном бланке или на чистом листе А4. Допустимо рукописное написание или с использованием компьютера.

Вот пошаговая инструкция, как пишется в случае невыхода сотрудника работу докладная:

Шаг 1. Заполните шапку: укажите Ф.И.О. и должность составителя и кому адресована.

Шаг 2. По тексту укажите дату события, время и место.

Шаг 3. Напишите Ф.И.О. и должность виновного работника.

Шаг 4. Опишите произошедшее событие с указанием времени начала его совершения и окончания.

Шаг 5. Поставьте дату составления и подпись. Передайте документ директору организации.

Рекомендуем к служебке об отсутствии работника на рабочем месте приложить комиссионный акт об отсутствии.

Предлагаем стандартный шаблон:

Директору ООО «______________» ______________________________ От руководителя отдела _________ ______________________________ Докладная Довожу до вашего сведения, что «_____» ______________ 2021 г. в ____ ч. сотрудник _________________________________ нарушил трудовую дисциплину: __________________________. В связи с изложенным прошу применить взыскание: _____________________. «______» __________________ 2021 г. ________________________ (Ф.И.О., подпись)

Пример заполнения:

Об авторе статьи

Челозерцева Александра

Юрист по корпоративным вопросам.

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности «юриспруденция». Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

Другие статьи автора на gosuchetnik. ru

Докладная записка образец Беларусь, как писать в 2020 году

Докладной запиской называют информационный документ внутрикорпоративной коммуникации, который составляется на имя вышестоящего руководства в порядке непосредственного подчинения, и содержит изложение сути какой-либо проблемы или вопроса с перечислением соответствующих выводов и предложений от составителя.

Каждая докладная записка регистрируется во внутреннем делопроизводстве и является официальным документом, юридически подтверждающим факт обращения подчиненного к руководству в связи с производственной, организационной или иной необходимостью.

Зачем нужны докладные записки

Документ обычно составляется для достижения следующих целей:

• Исправление ситуации. Это касается обстоятельств и фактов, которые не относятся непосредственно к сотруднику, но, но его мнению, могут воспрепятствовать успешной работе предприятия.
• Повышение собственной работоспособности. Пишется сотрудников в том случае, если ему что-то мешает эффективно исполнять служебные обязанности, и он предлагает варианты решения проблемы.
• Снятие с себя ответственности. Касается ситуаций, когда сотрудник доводит определенную информацию до вышестоящего руководства, тем самым снимая с себя ответственность за устранение последствий нештатной ситуации.
• Защита собственных прав и интересов. Документ используется как средство мирного урегулирования ситуации.

Разновидности докладных записок

В зависимости от содержания, цели составления и других факторов все докладные можно разделить на три категории:

1. Информационные. Наиболее распространенный вариант, составляемый регулярно сотрудниками разных уровней для информирования руководства о способах и специфике проведения работы, а также для доведения до руководства различных идей относительно совершенствования рабочих процессов.
2. Отчетные. Информируют вышестоящее руководство об исполнении распоряжений в определенный период времени и составляются, как правило, работниками низких звеньев.
3. Инициативные. В таких документах работник обращается к руководству с конкретными предложениями по разрешению нештатных ситуаций – простоев, нарушений и пр.

Кроме этого, бывают внутренними и внешними. Первый вариант является более распространенным, такие документы не выходят за рамки внутреннего делопроизводства предприятия и составляются его работниками в адрес непосредственного или высшего руководства. Что касается внешних докладных записок, то они отправляются в вышестоящие инстанции, составляются на фирменных бланках и подписываются только руководителем предприятия.

Структура докладной записки

Документ не имеет законодательно утвержденной формы, но она может быть разработана на предприятии и утверждена приказом руководителя. Записка должна иметь обязательные реквизиты, предусмотренные стандартными правилами делопроизводства (должности и ФИО адресата и составителя, заголовок, дату составления и пр.). Также она может иметь следующие смысловые блоки:

• Фактический. Констатируются причины обращения с описанием сопутствующих факторов и обстоятельств.
• Аналитический. Дается краткий анализ ситуации с описанием возможных последствий случившегося и способами устранения проблем.
• Резюмирующий. Составитель излагает свое мнение, доводы, а также конкретные предложения по разрешению ситуации.

Могут составляться не только в текстовом, но и в табличном формате.

Пример докладной записки

Директору ООО «Торговый мир»
Петрушкевичу А.Т.
начальника отдела логистики Иванова В.И.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Гришин Андрей Федорович, грузчик инструментального склада, 20.02.2019 г. после 14 часов нарушил трудовую дисциплину, отсутствуя на рабочем месте без уважительных причин.

В письменном объяснении работник указал заведомо недостоверные и ложные сведения, что может свидетельствовать о безответственном отношении к работе. Ввиду того, что подобный проступок совершен им дважды в течение текущего квартала, предлагаю уволить Гришина Андрея Федоровича за нарушение трудовой дисциплины.

Дата Начальник отдела логистики ____ (Иванов В.И.)

Что писать: докладную или служебную записку?

На практике часто вместо докладной составляют служебную записку. Статья дает четкое представление о том, в чем состоит разница между этими документами и возможно ли использование служебных записок вместо докладных.

 

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее – Инструкция по делопроизводству).

Другими словами, докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне.

В Инструкции по делопроизводству, а также в УСОРД отсутствует такой вид документа, как служебная записка. Несмотря на данный факт, этот вид документа можно встретить в документообороте многих организаций. При этом нельзя считать использование указанного документа неправомерным.

 

Справочно: унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25).

 

Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Если организация разработала и включила форму служебной записки в табель и альбом унифицированных форм документов организации, а также указала ее в инструкции по документообороту организации, то этот документ может использоваться в целях документооборота.

При составлении служебной записки в целях единства оформления управленческой документации следует руководствоваться:

– СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

– письмом Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную записку?

Служебная записка, как и докладная, не относится к кадровым документам (приказы, распоряжения по личному составу; личные дела; график трудовых отпусков и др.). Как правило, ее составляют по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебная записка создает переписку между структурными подразделениями и обычно содержит определенную просьбу, предложение.

Служебные записки в отличие от докладных записок обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Таким образом, служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. В противном случае это будет докладная записка.

Ольга Полякова, юрист

Образец докладной записки | Делопроизводство

Как составляется докладная записка? Образец вы найдете в этой статье и всю необходимую информацию по этому вопросу. Ведь на практике не редко возникает необходимость написать докладную записку.

Итак, докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений (коммуникация по вертикали). Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.

Данный документ довольно близок по назначению к служебной записке и так же, как правило, является внутренним. В адрес вышестоящей организации обычно направляют служебное письмо на официальном бланке организации.

В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.

Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела.

Данный документ должен включать определенный состав необходимых реквизитов. Для понимания будет проще не перечислять их здесь по ходу текста, а ознакомиться с конкретным примером докладной записки.

Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар

ОТДЕЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ                                                            Директору ОАО «Кувырком»
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ                                                     К.П. Егорькину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

16.11.2014 № 08-18/93

О командировании специалистов
на семинар

В связи с предстоящим внедрением программного комплекса «Калинда» и приглашением посетить проводимый ООО «Штепсель» семинар по эффективному использованию данного комплекса прошу командировать на семинар специалистов отдела Комарикова И.Д. и Таранда Ю.Б. в г. Воронеж с 24.11.2014 по 27.11.2014.

Начальник отдела                                                                                   О.Л. Барабанко

 

 

Докладная записка на сотрудника – образец оформления о нарушении трудовой дисциплины
ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ                                                             Генеральному директору
ТЕХНОЛОГИЙ                                                                                  ООО «Беседа»

                                                                                                      И.Т. Избушкину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.12.2014 № 10-23/158

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2014 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р.В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

Начальник отдела                                                                                       Е.С. Любимчикова

На основании приведенных образцов докладных записок легко теперь составить собственные примеры.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 668 комментариев

написание заметок — деловое письмо для всех

Рисунок 6.1 Заметка [Описание изображения]

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для сообщения политик, процедур или связанных официальных дел в пределах организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности (как массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не индивидуальное межличностное общение. Его также можно использовать для информирования группы о деятельности по данному проекту или для информирования определенной группы в компании о событии, действии или наблюдении.

Записки

могут быть сложными, потому что они часто передаются нескольким аудиториям, которые имеют разный уровень знаний о контексте. Например, если вы сообщаете о новой политике компании, разные типы сотрудников захотят точно знать, как эта политика влияет на них.

Формат

Заметки имеют заголовок, который включает строки DATE, TO, FROM и SUBJECT. При необходимости могут быть добавлены другие строки, такие как CC или BCC. Вместо SUBJECT можно использовать строку RE («Ссылка»), но это использование становится все реже, поскольку «RE» часто ошибочно принимают за «Ответ» из-за его использования в электронной почте.

• ДАТА : Укажите дату распространения памятки.
• К : перечислить имена получателей напоминания. Если получателей несколько, можно использовать название группы, например «Все сотрудники» или «Члены кадрового комитета».
• ИЗ : Укажите имена и должности писателей.
• SUBJECT : Думайте о строке SUBJECT как о заголовке заметки. Сделайте его конкретным, чтобы читатели могли сразу определить тему.

Многие организации имеют свои собственные предпочтения стиля по этим вопросам. В противном случае наиболее распространенным является порядок, указанный выше с двойным интервалом.

Текст заметок обычно использует блочный формат с одинарными интервалами строк, дополнительным пробелом между абзацами и без отступов для новых абзацев.

Организация

В зависимости от того, сообщаете ли вы хорошие, нейтральные или плохие новости, вы можете выбирать между прямым или косвенным подходом. Мы рассмотрим это в главе 7.

При составлении памятки вы должны принимать решения, руководствуясь несколькими принципами:

• Удовлетворение потребностей нескольких аудиторий : Поскольку заметки используются для трансляции сообщения, они часто имеют большую аудиторию. Памятки структурированы так, чтобы все эти аудитории могли легко найти нужную информацию. Например, в большинстве заметок используются заголовки. Записки также часто начинаются с четкого изложения цели, объясняющего, о чем идет речь. Они также могут содержать раздел «предыстория» для тех, кто не знаком с темой заметки.Например, если цель памятки — обрисовать в общих чертах новую политику в отношении работы на дому, предыстория может объяснить предыдущую политику или почему политика была обновлена.
• Сообщение о серьезности: В прошлом служебные записки использовались регулярно. Однако теперь, когда существует электронная почта, записки чаще всего используются для рассылки официальных объявлений. Вы можете проигнорировать электронное письмо, но большинство сотрудников прочитают памятку. Заметки также можно распечатать или разместить на доске объявлений в общих рабочих местах. Иногда служебные записки имеют юридические последствия.(Как часто вы читали новостную статью, содержащую строку «В просочившейся служебной записке компания сказала…»). Поэтому заметки обычно редактируются более четко, точно и формально. Это не означает, что записки полны громких слов, это просто означает, что автор обычно тщательно выбирает их. Ваша служебная записка может быть пересмотрена несколько раз.
• Как сказать читателю, что делать: Поскольку записки часто обращаются к большой аудитории и потому, что они предназначены для трансляции, а не разговора, важно сообщить читателю, какие шаги он должен предпринять, если таковые имеются.Например, если вы обновляете политику в отношении работы на дому, должны ли сотрудники связываться с кем-либо, если они заинтересованы в работе на дому? Им нужно следовать новой процедуре? С кем им говорить, если у них есть вопросы? Четкое изложение следующих шагов позволит избежать путаницы и разочарования.

Образец меморандума

Давайте взглянем на образец памятки.

Дата: 18 марта 2019 г.

Кому: Руководителям отделов

От: Сафия Дев, менеджер магазина

Тема: Номинации за отличное обслуживание клиентов

Пожалуйста, отправьте свои кандидатуры на ежеквартальную премию за выдающееся качество обслуживания клиентов до 8 апреля.Помогите нам найти отличных сотрудников!

Есть ли у вас в отделе сотрудник, которого вам повезло? Проявляет ли этот сотрудник позитивный и профессиональный подход, помогая клиентам? Получаете ли вы частые комментарии о дружелюбии и отзывчивости этого человека? Теперь у вас есть возможность оказать этому сотруднику признание, которого он заслуживает.

Согласно критериям номинации, номинанты должны:

• демонстрируют отличное обслуживание клиентов в соответствии с политикой компании Variety Craft Supplies;
• проработали в компании Variety Craft Supplies не менее шести месяцев;
• работают 20 и более часов в неделю;
• не получал награды за отличное обслуживание клиентов в течение последнего года; и
• имеют записи четких или устных и письменных предупреждений за последние шесть месяцев.

Победитель получит сертификат в рамке и чек на 100 долларов.

Форма заявки прилагается. Пожалуйста, заполните и верните его мне до понедельника, 8 апреля. Спасибо за вашу помощь в поиске и награждении отличных представителей службы поддержки клиентов.

Как видите, у этой памятки есть прямое и лаконичное начало, в котором указывается цель памятки. В основном абзаце представлены критерии присуждения награды, которые помогут менеджерам выполнить запрос.В заключении содержится информация о действии, срок и вежливое заключительное сообщение.

Стиль и оттенок

В то время как доклады с служебными записками и служебные служебные записки имеют более формальный тон, аудитория служебных служебных записок — коллеги, поэтому стиль написания обычно предполагает отношения с ними (и, следовательно, определенное отсутствие формальности). Просто имейте в виду, что отношения носят профессиональный характер, поэтому текст должен это отражать. Более того, как и в случае со всеми рабочими документами, аудитория может включать самых разных читателей, а стиль и тон должны соответствовать всем их техническим и авторитетным уровням.

Распространенные ситуации написания памяток

Memos используются в различных ситуациях общения на рабочем месте, от документирования процедур и политик до простых объявлений. Ниже приведены некоторые распространенные типы заметок:

• Политики (изменения и новые)
• Инструкции
• Процедуры
• Объявления
• Отчеты о поездках

Описание изображения

Рисунок 6.1 Описание изображения: На этой фотографии показано, что заметка имеет переменную скорость (потому что ее можно отправлять по электронной почте или в печатном виде) и от умеренной до очень формальной.Его цель — общаться внутри организации и транслировать сообщение. Записки не используются для разговоров. [Вернуться к рисунку 6.1]

Как написать памятку

Хорошее общение важно для успеха в любой работе. Сегодня большая часть письменного общения внутри компании происходит по электронной почте. Но в зависимости от вашей должности в компании, в которой вы работаете, от вас могут ожидать время от времени рассылку меморандумов. Записки могут показаться старой школьной формой общения, но они все же имеют свое применение.

Итак, что такое памятка и как ее написать?

Что это?

Меморандумы (часто называемые памятками) — это сообщения, рассылаемые большим группам людей в компании или учреждении. Чаще всего они отправляются руководством, хотя может потребоваться и сотрудникам. Записки используются для внутреннего бизнеса или общения. Они не предназначены для чтения людьми вне компании.

Заметки — это просто способ распространять информацию или делать объявления.Сегодня их обычно рассылают по электронной почте, хотя их также можно разместить на досках объявлений по всему офису или распространить в почтовом отделении. Более формальные, чем стандартные электронные письма, они не обязательно требуют ответа, хотя могут быть включены призывы к действию. Чтобы помочь вам различать электронные письма и заметки, попробуйте представить стандартные электронные письма как беседу — вы отправляете одно, ожидая ответа, — и записку как объявление, отправленное по электронной почте.

Когда писать

Перво-наперво проверьте, есть ли в вашей компании правила написания служебных записок.У многих компаний есть рекомендации относительно того, когда это уместно и как их форматировать.

Вообще говоря, в любое время, когда у вас есть объявление о деятельности компании, отдела или учреждения, вы можете сделать это с помощью служебной записки.

Хотите сэкономить время?
Мы можем написать для вас памятку
Купить памятку

Это может включать, но не ограничивается:

• Смена руководства
• Изменения в ежедневных операциях
• Изменения в клиентской базе
• Изменения в графике работы
• Ежеквартальные или годовые отчеты о прибылях и убытках
• Ответы на основные законодательные акты или национальные события

Memos можно использовать даже для простых вещей, таких как напоминание всем, что пароли сбрасываются в определенный день или объявление о праздничной вечеринке компании.

Чаще всего они используются для передачи информации, а не для разговора. Если вы хотите побеседовать, стандартное электронное письмо — лучший способ добиться этого.

Как написать меморандум

1. Заголовок

Все меморандумы начинаются стандартным заголовком, который выглядит следующим образом:

МЕМОРАНДУМ

Кому:

Из:

Дата:

Тема:

Это начало вашей записки.После этого вы не включаете личное приветствие, как в электронном письме или письме. Начните с заголовка более крупным шрифтом, чем остальной текст, который гласит «меморандум». После этого введите остальную информацию: кому и от кого записка, дату и тему записки.

Включение этой информации дает понять получателю, что это памятка, а не стандартное электронное письмо. Он также предоставляет всю необходимую информацию заранее, давая понять, о чем будет записка и кто должен ее получить.Таким образом, любой, кто получил записку по ошибке, может проигнорировать ее.

2. Первый абзац

В первом абзаце вашей служебной записки должно быть четко указано, почему вы ее пишете. Сделайте объявление, которое вам нужно, или изложите проблему, которую вы решаете. Сделайте этот абзац кратким и по существу. Думайте об этом как о своем тезисе, поддержка и доказательства которого будут представлены в следующих абзацах.

3. Второй абзац

Используйте второй абзац, чтобы создать контекст для вашего объявления.Если вы объявляете об изменениях в руководстве, объясните, почему эти изменения необходимы и когда вы можете разумно ожидать, что изменения будут завершены. Будьте максимально прозрачны. Создание благоприятных условий на рабочем месте зависит от ясного и открытого общения. Если вы объявляете квартальные данные о продажах, это самое подходящее место для включения любых соответствующих данных, включая диаграммы, графики или списки. Всегда цитируйте данные и факты, включенные в ваш меморандум.

4. Абзац третий

Здесь вы закрываете заметку.Если вы ожидаете, что ваши сотрудники или коллеги предпримут определенные действия в ответ на напоминание, например, подпишутся, чтобы принести чипы на корпоратив или сбросить свой пароль, укажите это здесь. Будьте конкретны в том, что вам нужно, чтобы люди делали; не оставляйте места для творческой интерпретации. Вы также можете указать, когда будет доступна дополнительная информация по теме, обсуждаемой в памятке, если это применимо. Не забывайте благодарить людей за то, что они нашли время в свой напряженный день, чтобы прочитать вашу памятку.

В заметке не может быть нужного количества абзацев, хотя для начала лучше всего с трех.Если вам нужно больше места для эффективного обсуждения проблемы, займите больше места. Если вы обнаружите, что ваша памятка быстро становится длиннее двух страниц, остановитесь и подумайте, является ли памятка правильным способом донести информацию.

Советы и рекомендации для профессиональных меморандумов

Следуйте инструкциям компании. Многие компании имеют внутренние стандарты письменного общения. Если у вашей компании есть шаблон памятки, воспользуйтесь им. Если они предоставляют руководство по стилю, следуйте ему.

Используйте шаблон. Если вы не знаете, как отформатировать заметку, и ваша компания не предоставляет рекомендаций, в Интернете есть множество шаблонов, которые вы можете использовать.

Тщательно выбирайте свою аудиторию. Не всякая записка должна распространяться по всей компании. Делитесь информацией только с теми, кому она нужна. Это позволяет избежать загромождения почтовых ящиков ваших коллег и сотрудников ненужными электронными письмами, от чего мы все можем отказаться.

Знайте свою аудиторию. Это хороший совет для всего, что вы пишете. Знайте людей, для которых вы это пишете. Не пишите им над головой и не предоставляйте информации больше, чем они хотят или нуждаются. Предвидьте вопросы, которые могут возникнуть у вашей аудитории по поводу вашего объявления, и ответьте на максимальное количество вопросов в самой памятке.

Будьте короче. Записки обычно не длиннее одной страницы. Однако бывают ситуации, когда могут потребоваться более длинные записки.Используйте свое усмотрение, стараясь сделать его как можно короче. Это покажет вашим читателям, что вы цените их время и не собираетесь тратить его без надобности. Если вы обнаружите, что записка быстро становится громоздкой, информация, которую вам нужно передать, может лучше подходить для электронного письма, отчета или встречи.

Продолжайте тему. Избегайте включения информации, не относящейся к вашей теме. Записки — не место для разговоров и разговоров о офисных сплетнях. Напишите, что нужно сказать, ни больше, ни меньше.Если вы хотите побудить своих коллег прочитать дополнительную информацию по теме памятки, включите ссылку на другие материалы, которые они могут просмотреть на досуге.

Будьте конкретны. Указывайте соответствующие даты и факты, когда они у вас есть, чтобы ваши коллеги и сотрудники имели свободный доступ к точной информации. По возможности избегайте гипотез.

Будьте профессиональны. Вы можете вести электронную переписку с лучшим другом на работе в более непринужденной манере, но меморандумы являются официальными документами на рабочем месте.Ваш тон и выбор слов должны это отражать. Пишите полными предложениями тоном, подходящим для профессиональной обстановки.

Помните о календаре. Если вы отправляете памятку, объявляющую о соблюдении праздника, обязательной встречи или чего-либо, что зависит от времени, отправьте памятку по крайней мере за неделю до соответствующей даты. Сделайте любезность своим коллегам и сотрудникам, позволив им соответствующим образом скорректировать свои графики и планы.

Используйте подзаголовки.Подзаголовки особенно полезны, если ваша заметка длиннее. Это поможет вашим читателям легко найти нужную информацию. Он также привлекает тех, кто занимается скиммерами, а не читателями. И давайте посмотрим правде в глаза, всегда найдется хотя бы один человек, который просматривает официальные сообщения вместо того, чтобы читать их полностью.

Используйте пустое пространство в своих интересах. Избегайте визуализации стен текста, создавая короткие абзацы и используя нумерованные списки и маркеры, когда это необходимо.Люди с большей вероятностью прочитают что-то полностью, если на это приятно смотреть.

Корректура. Нет лучшего способа подрезать все, что вы написали, чем допустить в нем ошибки. Найдите время, чтобы вычитать заметку перед ее отправкой. Если у вас есть время, дождитесь вычитки до следующего дня после написания памятки. Скорее всего, свежим взглядом вы поймаете больше ошибок, чем в конце долгого дня. Попросите коллегу тоже взглянуть, если сможете.Высоки шансы, что они обнаружат лишнюю запятую или орфографическую ошибку, которую вы пропустили.

Если вы хотите написать отличную памятку, не забывайте делать вещи профессионально, кратко и по существу. Скажите именно то, что вам нужно сказать, и при необходимости включите факты и дополнительную информацию по теме. Следуйте рекомендациям вашей компании или простому шаблону, и вы не ошибетесь. Прежде чем вы это узнаете, вы станете экспертом по написанию памяток.

Центр письма | Написание деловых заметок

Написание деловых заметок

ЧТО ТАКОЕ БИЗНЕС-ЗАПИСЬ?

Деловая записка — это короткий документ, используемый для передачи информации внутри организации.Заметки бывают краткими, прямыми и удобными. Они менее формальны, чем буквы, но должны быть профессиональными и лаконичными. Часто бизнес-памятка преследует две цели: выявить проблему и предложить решение. В других случаях служебные записки могут содержать или запрашивать фактическую информацию.

Бизнес-заметки

предназначены для занятых читателей, которые хотят быстро и легко найти нужную информацию в заметке. При написании деловой заметки вы должны структурировать заметку так, чтобы она соответствовала трем типам читателей:

• Для тех, кто читает только резюме
• Тех, кто просматривает всю записку, выявляя ключевые моменты и некоторые детали, интересуют их
• Те, кто прочитал весь документ, чтобы узнать подробности, подтверждающие его основные утверждения или рекомендации

Имейте в виду, что у этих читателей могут быть разные цели при чтении памятки.Часто читателям необходимо принимать решения о политике и действиях на основе рекомендаций. Другие могут захотеть получить конкретную информацию (свидетельство), необходимую для понимания и обоснования решений о политике и действиях. Читатели также могут захотеть узнать о ваших профессиональных способностях и суждениях.

При определении цели и аудитории вашей памятки спросите себя: кто будет предполагаемым получателем этой памятки? Что я хочу, чтобы получатель сделал после прочтения записки? Какую информацию получатель будет искать в записке? Такие вопросы помогут вам выбрать контент, структуру и стиль.

КАК НАПИСАТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ ДЕЛОВУЮ ЗАПИСЬ?

Как указано выше, эффективная деловая памятка должна быть краткой, прямой и простой в использовании. Следующие пять стратегий написания помогают читателям легко и быстро ориентироваться в деловых памятках:

1. Сначала представьте главное. Это, возможно, самое важное правило, касающееся структуры и содержания служебных записок. Читатели должны быстро понять содержание и значение памятки. Если у читателей есть вопрос или проблема, они хотят узнать ответ или решение немедленно — если читатели хотят получить больше информации, они могут продолжить чтение.Другими словами, вспомогательные детали должны следовать за основной мыслью или выводом, а не предшествовать ей.
2. Сохраняйте профессиональный лаконичный стиль. Стиль вашего письма должен соответствовать вашей аудитории: в этом случае ваша аудитория — это ваш начальник, ваши коллеги или и то, и другое. Итак, ваш стиль должен быть профессиональным, прямым, сердечным и легко читаемым. Чтобы добиться такого стиля, используйте короткие активные предложения. Избегайте жаргона и претенциозной лексики. Поддерживайте позитивный или нейтральный тон; по возможности избегайте негативных выражений.Профессиональный стиль письма не только упрощает чтение заметок, но и повышает доверие к автору.
3. Создайте очень конкретную строку темы, чтобы дать читателю немедленное представление о теме и цели заметки (или сообщения). Строка темы должна ориентировать читателя на предмет и цель памятки и обеспечивать удобную ссылку для хранения и быстрого просмотра. Предположим, например, что вы писали, чтобы запросить разрешение и финансирование для деловой поездки.Вы бы избегали общей темы, такой как «Съезд издателей» или «Поездка на конференцию AWP», в пользу чего-то более конкретного, например «Запрос средств: конференция AWP». В последнем примере читателю рассказывается о предмете и о том, что ее просят с этим делать.
4. Предоставьте краткое изложение или обзор основных моментов, особенно если заметка занимает более одной страницы. Часто называемый резюме, первый абзац длинного меморандума или сообщения выполняет следующие функции:
   • Представляет основной запрос, рекомендацию или заключение
   • Обобщает, а затем показывает основные факты, аргументы и доказательства
   • Прогнозирует структуру и порядок информации, представленной в оставшейся части памятки
   • Как и тема сообщения, краткое изложение дает краткий обзор цели и содержания памятки.Читатель использует его, чтобы направлять как быстрое первое чтение, так и последующие быстрые обзоры.
5. Используйте функции формата, такие как заголовки, для обозначения структуры и направления читателей к информации, которую они ищут. Заголовки представляют собой схему заметки, позволяя читателю быстро увидеть, каковы основные темы или моменты и где их найти в заметке. Делайте заголовки параллельными друг другу и как можно более конкретными. Другие функции формата, которые сигнализируют о структуре и направляют читателей, включают короткие абзацы и блоки текста, списки, выделенные отступами, числами или маркерами, или щедрое использование пробелов для направления взгляда.

СТАНДАРТНЫЙ ЗАГОЛОВОК

Хотя формат памятки может варьироваться от одной организации к другой, стандартный заголовок состоит из серии четко обозначенных строк, которые передают ключевую информацию о содержании памятки и ее распространении. Ниже приведены стандартные элементы заголовка меморандума:

Дата: Дата выдачи памятки

Кому: Лицо (а), которому оно адресовано в первую очередь

(иногда с указанием должности)

cc: Имя (имена) всех, кто получит копию

(иногда с указанием должности)

От: Имя писателя, за которым обычно следует его / ее

рукописные инициалы (иногда с указанием должности)

Тема: или Re: Краткое изложение темы служебной записки

Как написать памятку

Меморандум (или меморандум) — невероятно универсальная форма общения, часто используемая в деловых кругах.На практике памятки отвечают на вопросы и предоставляют информацию. Меморандум определяется Merriam-Webster как «краткое письменное сообщение или отчет от одного человека или отдела в компании или организации другому».

Хотя определение может показаться достаточно простым, умение писать заметку все же требует от вас соблюдения определенного формата. И, как и в случае с любой формой письма, этому формату можно следовать хорошо или плохо.

Намерение и аудитория

Начиная напоминание, начните с размышления о намерении записки.

Чего пытается достичь ваша памятка? Вы пытаетесь сообщить людям об изменениях? Вы делаете объявление? Вы пытаетесь ответить на вопрос?

Хотя этот шаг может показаться простым, он будет полезен в долгосрочной перспективе, если вы сможете четко определить, какой цели служит ваша памятка.

Затем определите свою аудиторию. Кому вы хотите прочитать свою памятку? Ваш босс? Весь офис? Или конкретный отдел? Знание своей аудитории поможет вам сосредоточиться на том, чтобы сделать записку полезной и понятной для ваших читателей, повлияв на слова, которые вы выбираете, и на тон, который вы используете.

Заголовок

Теперь, когда вы определили цель и аудиторию своей заметки, вы можете легко заполнить заголовок своей заметки. Заголовок вашей заметки, попросту говоря, представляет собой информацию над основным текстом заметки; он сообщает читателю, что это за документ, кому он адресован, от кого, дату отправки и тему.

Вот пример макета заголовка:

МЕМОРАНДУМ

КУ:

ОТ:

ДАТА:

ТЕМА:

При написании темы постарайтесь дать как можно больше информации, используя как можно меньше слов.Думайте об этом так, как будто вы пишете заголовок для последней новости; дать читателю быстрое и четкое указание на текст, который будет следовать.

Тело

Поскольку вы знаете имена или отделы, которым адресована служебная записка, дату и свое имя, следующим шагом будет работа над основной частью служебной записки.

При работе с основным текстом ваше внимание должно быть уделено простоте и ясности. Вы хотите, чтобы ваш читатель быстро и легко понял, о чем вы говорите.

В первом предложении повторно сформулируйте тему памятки в форме предложения.Начальный абзац должен легко переходить из строки темы. Как и тезис, он должен четко указывать цель памятки, задавая тон остальной части памятки.

В целом, первый абзац должен точно объяснить, о чем будет ваша записка. Каждый из следующих абзацев должен основываться на этой информации с более подробным описанием.

Чтобы ваша памятка была удобочитаемой, старайтесь, чтобы каждый абзац не превышал семи строк. Короткие абзацы легче читать вашей аудитории, и ваша аудитория оценит большое количество белого пространства на странице (или экране).

Не забывайте делать записку как можно короче. Вы когда-нибудь раздражались, когда последний эпизод Игра престолов включает расширенные сцены с персонажем, который вам не интересен? Что ж, это разочарование — ничто по сравнению с читателем, пытающимся просеять слишком длинную и скучную записку.

Заметки обычно имеют длину менее одной страницы (хотя есть исключения, и если ваша заметка превышает страницу, вам нужно будет добавить краткое итоговое заявление в конце). Никогда не вырезайте необходимую информацию ради того, чтобы сделать записку короче, но помните, что знание того, как написать краткую записку, гарантирует, что ваша аудитория прочитает ее целиком и полностью поймет.

В тексте заметки есть нечто большее, чем просто быстрое изложение вещей. Ясность также касается того, как вы формулируете идеи, что означает устранение излишне технических слов или жаргона. Вот почему важно помнить о целевой аудитории памятки. Если вы обращаетесь в конкретный отдел, вы можете обойтись без использования технических терминов в своей памятке (это, вероятно, даже поможет им лучше вас понять). Если вы пишете для всего офиса, лучше избегать терминов, требующих словаря.

Цитаты

Если вы ссылаетесь на другие источники в своей памятке, обязательно заключите цитируемый материал в кавычки и включите список источников на отдельной странице. Кроме того, убедитесь, что вы правильно их цитируете!

Редактирование и корректура

Ваши читатели будут серьезно относиться к вашей заметке только в том случае, если вы это сделаете. Если вы засорете заметку опечатками или заполните ее ошибками форматирования и несоответствиями, ваше общение потеряет свою эффективность.

Позвольте себе немного больше времени, чтобы выполнить задание, особенно пока вы только учитесь писать заметку. После того, как вы закончите писать, выделите время для работы с памяткой (выпейте кофе, поработайте над другим проектом или побалуйте своих коллег. рассказы о ваших днях за границей) и вернитесь к письму свежим взглядом.Или, еще лучше, попросите коллегу или профессионального редактора просмотреть ваш текст за вас.

Как только вы убедитесь, что записка ясна, кратка и не содержит ошибок, вы готовы отправить ее в мир!

Источник изображения: StartupStockPhotos / Pixabay.com

деловых заметок — Информационная служба WAC

Меморандум, сокращение от слова «меморандум», происходит от латинского слова «меморандус», что означает «быть запомненным». Это компактное письменное сообщение, призванное помочь кому-то что-то вспомнить.Например, список продуктов, которые нужно забрать по дороге с работы домой, представляет собой памятку, простой список вещей, которые нужно запомнить позже.

После принятия мер записка часто выбрасывается. Но не так с служебными записками. В отличие от писем, внешних коммуникаций компании, служебные записки — это внутренняя форма общения, и их сохранение является стандартной практикой. Их цель — доставлять информацию или инструкции, и написание их — серьезное дело, нос к точному письму. Их объем должен быть ограничен одной темой, чтобы читатель быстро «понял сообщение» и, при необходимости, предпринял действия.

Привязанный к одной теме, каждый служебный, межведомственный и корпоративный меморандум становится частью институциональной памяти организации. Они записывают повседневную деятельность и устраняют необходимость в длительных встречах. Как исторические документы они часто упоминаются при написании отчетов или разрешении споров относительно прошлой деятельности. Короче говоря, они ускоряют повседневную работу по ведению бизнеса; они держат людей, которых нужно держать в курсе, в курсе.

Когда бизнес-организация разрабатывает официальный бланк, она часто также разрабатывает официальный памятный лист с логотипом компании, размещенным в верхней части страницы.Помимо профессионального внешнего вида, напечатанные памятные листы часто содержат специализированные информационные поля, в которых предусмотрены определенные процедуры для ускорения внутренней коммуникации.

Если предварительно отпечатанный лист памятки недоступен, его можно легко создать. Щелкните ссылки в строке меню руководств по написанию слева, чтобы просмотреть руководства по написанию информационных и учебных деловых заметок. Каждое руководство содержит инструкции, видео-комментарии и образцы.

Информационные заметки

Информационная записка — это внутреннее сообщение, адресованное одному или нескольким лицам.Цель состоит в том, чтобы передать в строке темы одну или несколько частей информации, которые относятся конкретно к теме. Помимо фактической информации, содержание памятки должно указывать на то, почему информация, содержащаяся в ней, актуальна для читателя.

Определите своего читателя

Информационные записки часто, хотя и не всегда, предназначены для нескольких читателей. Независимо от того, есть ли у вас один, несколько или много, вы знаете, кто они, потому что они работают с вами.

В большинстве случаев это люди из вашей организации, которые разделяют потребность в одной и той же информации.Однако иногда они будут извне вашей организации и иметь прочные внутренние связи, например, субподрядчик, чье участие в совместном проекте требует, чтобы вы регулярно общались.

Степень или близость ваших рабочих отношений в сочетании с характером информации, которую вы даете, будут определять уровень формальности, которую вы должны использовать в своем заголовке.

Заполните заголовок памятки. Решите, какой уровень формальности вы собираетесь использовать, и заполните поле TO.Пока вы на нем, заполните поля ОТ и ДАТА. Поле SUBJECT пока можно не трогать.

Определите свою цель

Цель информационной заметки — раскрыть новую или обновить старую информацию таким образом, чтобы она приносила пользу читателю или обновляла его. Он должен быть представлен четко и ясно в понятной контекстной структуре.

Чтобы информационная памятка была наиболее эффективной, представьте наиболее важные элементы в первых абзацах.Люди заняты; уважайте свое время. У ваших читателей может быть время только просмотреть основные моменты и заголовки вашей заметки, не говоря уже о том, чтобы дойти до конца, но они прочитают ваш первый абзац.

Определите свою цель. Под заголовком составьте подробный список предоставляемой вами информации. Обязательно подумайте, насколько это актуально для читателя. Ответьте на вопросы типа «W». Фрагменты в порядке. Со временем этот список станет частью вашего открытия.

По завершении ваша цель будет четко обозначена.Позже, при составлении памятки, этот список будет преобразован в полные предложения и абзац.

Определите свой охват

Объем информационного сообщения должен соответствовать теме заголовка, чтобы его цель была четко понятной для читателей, одновременно предупреждая их об актуальности информации, которую она доставляет.

Строка темы должна определять конкретную тему, к которой относится ваша информация, а начальный абзац должен убирать из головы читателя любые вопросы относительно встроенных в эту тему кто, что, где, когда и почему.

Если требуется, краткое изложение и обсуждение после открытия должны конкретизировать важные детали и закрыть все «ну и что?» Двери, которые могли быть оставлены открытыми. Подумайте об этом так: комната «игнорировать эту записку» находится прямо через эти «ну и что?» Двери. Закрой их.

Определите объем вашей служебной записки. Во-первых, напишите четкое описание вашей темы в строке темы. Быть конкретным. Затем просмотрите свой список ответов на вопросы с буквой «W». Усильте его новыми строками, содержащими важную информацию, которая поможет вашему читателю понять актуальность заметки.

Опять же, фрагменты предложений в порядке. По завершении вы определите свой объем. Позже, при составлении памятки, этот список будет преобразован в полные предложения и абзацы.

Организуйте свое письмо

Перед составлением информационной записки выберите организационный метод, который лучше всего соответствует логическому или последовательному порядку, в котором вы хотите, чтобы подробности отображались.

Простой план поможет организовать ваши мысли. В полях редактирования шагов 2 и 3 вы уже приступили к выполнению этой задачи, создав списки, которые помогли вам установить цель и определить объем.Вернитесь к ним. Вместе они включают большую часть содержания, которое станет основной частью вашей заметки.

Начните систематизировать свою памятку. Просмотрите проделанную вами работу и составьте списки так, чтобы создать структуру, в которой ваш читатель будет четко понимать актуальность вашей информации.

Если ваш план кажется неорганизованным, возможно, у вас что-то не в порядке. Не стесняйтесь перемещать вещи. По завершении у вас будет простой план, который вы сможете использовать в качестве справочного руководства, когда начнете составлять памятку.

Составьте меморандум

Лучший способ составить информационную записку — быстро написать; вы должны работать по наброску. Вы уже организовали себя с последовательно упорядоченным списком, следовательно, у вас уже есть план. Этот список — все, что вам нужно. Вернитесь к нему и превратите каждый фрагмент в полное и законченное предложение, выражающее единственную мысль или идею.

Ваш голос должен быть естественным и сильным, чистым и связным, как если бы вы разговаривали с кем-то лично.Пишите быстро и сосредоточьтесь на изложении своей цели. Когда вы закончите, прочтите черновик вслух. Слушайте, как если бы вы были читателем. Содержит ли объем вашей служебной записки все, что есть в вашем организационном списке? Включает ли он все, что нужно знать читателю?

Имейте в виду, что вы пишете черновик. На данный момент вы можете игнорировать орфографию и грамматику, структуру предложений и абзацев. Это технические детали, которые будут устранены, когда вы проанализируете и исправите свою работу.

Начните писать меморандум. Начните с того момента, в котором вы чувствуете себя наиболее сильным или уверенным, а затем приступайте к остальным. Не забывайте делать это быстро. По завершении у вас будет черновик, который можно будет сохранить и отредактировать.

Закройте записку

Информационная записка должна закрываться так же четко, как открывается. Ваш последний абзац — это последняя возможность сделать выводы или дать рекомендации, и он должен четко указывать на то, что вы серьезно относитесь к делу; однако к нему также следует относиться как к возможности для укрепления доброй воли.

Представительный и услужливый тон — это в порядке вещей. По возможности предлагайте дальнейшую помощь. Эта, казалось бы, маленькая вещь на самом деле совсем не маленькая; он напоминает вашим читателям, что вы на их стороне, что вы командный игрок.

Закройте заметку. Добавьте заключительное замечание в конце вашего черновика и запомните; это административный инструмент, используемый для передачи важной информации. Будьте настолько представительны, насколько позволяют отношения с вашим читателем, уважая при этом иерархические слои в вашей компании.По завершении у вас будет готовый черновик, который вы сможете просмотреть и отредактировать.

Просмотрите и исправьте памятку

Просмотр и редактирование вашего черновика — последний шаг в написании информационной памятки. Это время последней проверки. Теперь, когда вы оттачиваете текстовое содержание своей заметки, проверяя, четко ли сформулирована ваша цель и что ваш объем достаточно широк, чтобы читатель понял вашу директиву.

Ищите очевидные ошибки. Проверьте слова с орфографическими ошибками, неправильную структуру предложения и грамматические ошибки.Убедитесь, что вы говорите прямо и по делу. Используйте сильный активный голос.

Помните об общей целостности вашей заметки. Ищите точность, ясность и чувство полноты. Спросите себя, работают ли переходы между абзацами и соответствуют ли ваша точка зрения, тон и стиль всему тексту.

Тщательно исследуйте свой выбор слов. Неоднозначные слова приводят к путанице. Жаргонные и абстрактные термины могут быть совершенно непонятными, а аффектации, клише и банальные выражения имеют тенденцию умалять суть вашего сообщения.

Просмотрите и отредактируйте свою памятку. По завершении у вас будет полностью сформированная информационная памятка. Вам следует сделать перерыв, а затем просмотреть ее еще раз.

Памятки с инструкциями

Инструктивная памятка — это внутреннее сообщение, адресованное одному или нескольким лицам. Цель состоит в том, чтобы передать одну или несколько директив, которые относятся конкретно к теме, указанной в строке темы. Он будет требовать и ожидать, что будут предприняты действия. Объем служебной записки должен включать достаточно информации, чтобы читатель мог точно понять, что это за инструкции, кто их издал, а также когда, где и почему они должны быть выполнены.

Определите своего читателя

Информационные записки часто, хотя и не всегда, предназначены для нескольких читателей. Независимо от того, есть ли у вас один, несколько или много, вы знаете, кто они, потому что они работают с вами.

В большинстве случаев это люди из вашей организации, которые разделяют потребность в одной и той же информации. Однако иногда они будут извне вашей организации и иметь прочные внутренние связи, например, субподрядчик, чье участие в совместном проекте требует, чтобы вы регулярно общались.

Степень или близость ваших рабочих отношений в сочетании с характером информации, которую вы даете, будут определять уровень формальности, которую вы должны использовать в своем заголовке. В образце информационной памятки читатель идентифицируется как по его полному имени, так и по занимаемой должности.

Решите, какой уровень формальности вы собираетесь использовать, и заполните поле TO. Пока вы на нем, заполните поля ОТ и ДАТА. Поле SUBJECT пока можно не трогать.

Определите свою цель

Цель учебной памятки состоит в том, чтобы передать четкую директиву, в соответствии с которой ее читатель может затем действовать.Он должен быть представлен четко и ясно в понятной контекстной структуре.

Для того, чтобы инструкция была наиболее эффективной, опирайтесь на формулировку вашей директивы. Включая свои инструкции в обсуждение, которое следует за вводным и итоговым разделами, вы показываете своим читателям, как директива вписывается в общую картину.

Определите свою цель. Под заголовком составьте список дел. Фрагменты в порядке. Со временем этот список станет учебной частью вашего обсуждения.Таким образом, это наиболее логичное место для начала создания заметки.

По завершении ваша цель будет четко обозначена. Позже, при составлении памятки, этот список будет преобразован в полные предложения и абзац.

Определите свой охват

Объем учебной памятки должен строго соответствовать теме заголовка, чтобы ее цель была четко понятной для читателей, одновременно предупреждая их об актуальности информации, которую она доставляет.

Строка темы должна определять конкретную тему, к которой относится ваша информация, а начальный абзац должен убирать из головы читателя любые вопросы относительно встроенных в эту тему кто, что, где, когда и почему.

Если требуется, краткое изложение и обсуждение после открытия должны конкретизировать важные детали и закрыть все «ну и что?» Двери, которые могли быть оставлены открытыми. Подумайте об этом так: комната «игнорировать эту записку» находится прямо через эти «ну и что?» Двери.Закрой их.

Определите объем вашей служебной записки. Во-первых, напишите четкое описание вашей темы в строке темы. Быть конкретным. Затем просмотрите свой список ответов на вопросы с буквой «W». Усильте его новыми строками, содержащими важную информацию, которая поможет вашему читателю понять актуальность заметки.

Опять же, фрагменты предложений в порядке. По завершении вы определите свой объем. Позже, при составлении памятки, этот список будет преобразован в полные предложения и абзацы.

Организуйте свое письмо

Перед составлением инструктивного материала выберите организационный метод, который лучше всего соответствует логическому или последовательному порядку, в котором вы хотите, чтобы подробности отображались.

Простой план поможет организовать ваши мысли. Вы уже приступили к выполнению этой задачи, создав списки, которые помогли вам установить вашу цель и определить объем. Вернитесь к ним. Вместе они включают большую часть содержания, которое станет основной частью вашей заметки.

Начните систематизировать свою памятку. Просмотрите проделанную вами работу и составьте списки так, чтобы создать структуру, в которой ваш читатель будет четко понимать актуальность вашей информации.

Если ваш план кажется неорганизованным, возможно, у вас что-то не в порядке. Не стесняйтесь перемещать вещи. По завершении у вас будет простой план, который вы сможете использовать в качестве справочного руководства, когда начнете составлять памятку.

Составьте меморандум

Лучший способ составить учебную памятку — это быстро написать; вы должны работать по наброску.Вы уже организовали себя с последовательно упорядоченным списком, следовательно, у вас уже есть план. Этот список — все, что вам нужно. Вернитесь к нему и превратите каждый фрагмент в полное и законченное предложение, выражающее единственную мысль или идею.

Ваш голос должен быть естественным и сильным, чистым и связным, как если бы вы разговаривали с кем-то лично. Пишите быстро и сосредоточьтесь на изложении своей цели. Когда вы закончите, прочтите черновик вслух. Слушайте, как если бы вы были читателем.Содержит ли объем вашей служебной записки все, что есть в вашем организационном списке? Включает ли он все, что нужно знать читателю?

Имейте в виду, что вы пишете черновик. На данный момент вы можете игнорировать орфографию и грамматику, структуру предложений и абзацев. Это технические детали, которые будут устранены, когда вы проанализируете и исправите свою работу.

Начните писать меморандум. Начните с того момента, в котором вы чувствуете себя наиболее сильным или уверенным, а затем приступайте к остальным.Не забывайте делать это быстро. По завершении у вас будет черновик.

Закройте записку

Учебная памятка должна закрываться так же четко, как и открываться. Ваш последний абзац — это последняя возможность сделать выводы или дать рекомендации, и он должен четко указывать на то, что вы серьезно относитесь к делу; однако к нему также следует относиться как к возможности для укрепления доброй воли.

Представительный и услужливый тон — это в порядке вещей. По возможности предлагайте дальнейшую помощь.Эта, казалось бы, маленькая вещь на самом деле совсем не маленькая; он напоминает вашим читателям, что вы на их стороне, что вы командный игрок.

Закройте заметку. Добавьте заключительное замечание в конце вашего черновика и запомните; это административный инструмент, используемый для передачи важной информации. Будьте настолько представительны, насколько позволяют отношения с вашим читателем, уважая при этом иерархические слои в вашей компании. По завершении у вас будет готовый черновик, который вы сможете просмотреть и отредактировать.

Просмотрите и исправьте памятку

Просмотр и редактирование вашего черновика — последний шаг в написании инструктивной памятки.Это время последней проверки. Теперь, когда вы оттачиваете текстовое содержание своей заметки, проверяя, четко ли сформулирована ваша цель и что ваш объем достаточно широк, чтобы читатель понял вашу директиву.

Ищите очевидные ошибки. Проверьте слова с орфографическими ошибками, неправильную структуру предложения и грамматические ошибки. Убедитесь, что вы говорите прямо и по делу. Используйте сильный активный голос.

Помните об общей целостности вашей заметки. Ищите точность, ясность и чувство полноты.Спросите себя, работают ли переходы между абзацами и соответствуют ли ваша точка зрения, тон и стиль всему тексту.

Тщательно исследуйте свой выбор слов. Неоднозначные слова приводят к путанице. Жаргонные и абстрактные термины могут быть совершенно непонятными, а аффектации, клише и банальные выражения имеют тенденцию умалять суть вашего сообщения.

Просмотрите и отредактируйте свою памятку. По завершении у вас будет полностью сформированная памятка с инструкциями. Вы должны дать себе перерыв, а затем повторить это еще раз.

Форматирование деловых заметок

Формат деловой памятки отличается от формата делового письма двумя существенными признаками: 1) она не включает внутренний адрес и 2) не включает приветствие или приветственное письмо. Те элементы, которые требуются в деловом письме, не требуются в деловой записке.

Есть только два решения о форматировании, каждое из которых является простым вопросом предпочтения. Заголовок может быть отформатирован по вертикали или горизонтали, а тело — в виде полного или измененного блочного стиля.

• Стиль полного блока: выравнивание по левому краю, абзацы с одинарным интервалом, разделенные двойным пробелом.
• Модифицированный стиль блока: абзацы с одинарным интервалом с отступом, не разделенные двойным пробелом.
• Дополнительные страницы: все страницы, кроме первой, должны включать заголовок, содержащий имя получателя, номер страницы и дату.

Три элемента деловой заметки — это заголовок, заголовок и основной текст. Если требуются дополнительные обозначения, они должны быть выровнены по левому краю на два поля ниже основного текста.

Название памятки

Заголовок деловой заметки — это слово MEMO или MEMORANDUM, набранное соответствующим стилем шрифта по центру вверху первой страницы. Напечатанный жирным шрифтом в верхнем регистре, он информирует читателя о том, что документ является внутренним сообщением.

Нет никаких жестких правил, регулирующих размер букв, но размер шрифта, который вы выбираете, должен быть на один или два пункта больше, чем у текста, найденного в фактическом сообщении. Стандартный текст сообщения — 12, поэтому выберите 14 или 16 на панели инструментов.Примерьте каждую по размеру и выберите ту, которая вам нравится.

При написании деловых заметок в будущем придерживайтесь своего выбора, поскольку постоянный внешний вид поможет вашим читателям выработать привычку распознавать сообщения, исходящие от вашего стола.

На предварительно напечатанном памятном листе слово MEMO будет отображаться под логотипом компании и над заголовком.

Заметка о рубрике

Заголовок деловой заметки состоит из четырех отдельных информационных полей и должен начинаться двумя пробелами под заголовком.

Каждое поле идентифицируется одним словом, за которым следует двоеточие, напечатанное жирным шрифтом в верхнем регистре. Хотя это и не обязательно, общепринято, что их порядок появления следующий:

КУ:

• Здесь указывается имя получателя. Общепринятой практикой является то, что такие титулы, как мистер, миссис, и доктор , не используются в этой области. Однако формальные ситуации требуют использования полных имен. Если необходимо, следует указать титул или должность, например, Агент по закупкам .
• Когда неформальные ситуации требуют использования имени или псевдонима, во что бы то ни стало, продолжайте. Это суждение, которое вы должны сделать, основываясь на ваших отношениях с читателем.
• Когда два или три человека должны получить одну и ту же памятку, все их имена могут быть помещены в одну строку. Они должны располагаться в алфавитном порядке или в порядке убывания, в зависимости от того, где они занимают место в организационной структуре компании.
• Если количество людей, которым предполагается получить одну и ту же памятку, слишком велико, поместите в строку только первое или самое важное имя.Остальные могут быть названы в нотации cc.
• Во многих случаях уместно использовать общий термин, например Colorado, Wyoming and Montana Sales Associates вместо имени собственного.

ИЗ:

• Здесь ваше имя. Как и в случае с именем получателя, такие титулы, как Mr., Mrs., и Dr. , обычно не используются в этом поле. Однако в формальных ситуациях вы должны использовать свое полное имя, а затем название должности, например, Менеджер по связям с общественностью , если это помогает идентифицировать вас для тех, с кем вы не знакомы.
• Опять же, как и в случае с именем получателя, ваше решение на уровне формальности — это суждение, которое должно основываться на ваших отношениях с читателем. Если имя или псевдоним уместно, во что бы то ни стало, продолжайте.
• Вы должны вручную написать свои инициалы в конце вашего напечатанного имени. Он персонализирует вашу служебную записку, авторизуя ее содержимое.

ДАТА:

• Во избежание недоразумений дату всегда следует указывать по буквам.Это культурная вещь.
• В США числовое представление 7/4/04 означает 4 июля 2004 г .; в других странах — 7 апреля 2004 года.
• В глобально взаимосвязанном деловом мире точность в этом вопросе важна.

ТЕМА:

• Это важное поле должно быть точным и кратким. В нем должно быть точно указано, о чем идет речь. Читатель должен сразу понять, к чему относятся информация или инструкции, содержащиеся в теле.
Выставка
• как тематика не режет; это слишком расплывчато. Trade Show / Travel Budget лучше, но Trade Show / Expense Account Rules намного полнее.
• Сделайте все ключевые слова с большой буквы. Артикли, союзы и предлоги должны начинаться с заглавной буквы только тогда, когда они встречаются в начале или в конце вашей темы.

Заголовок может размещаться как в вертикальном, так и в горизонтальном расположении. Выберите тот, который вам нравится, и придерживайтесь его; последовательный внешний вид поможет вашим читателям выработать привычку распознавать сообщения, исходящие от вашего рабочего стола

Памятка для тела

Тело деловой заметки, в зависимости от темы, может состоять из одного или двух предложений или до нескольких страниц.

Чем длиннее записка, тем важнее выбрать метод организации, который будет иметь логический смысл для вашего читателя.

Имейте в виду, что памятка перестает быть памяткой, если длится слишком долго. Если требуется более двух страниц, просмотрите содержимое. Вы захотите увидеть, не отклонились ли вы от темы и не увлеклись другими предметными областями.

Если у вас две темы, отправьте две записки. Если нет, а памятка все еще длинная, вы можете превратить ее в отчет или краткое изложение отчета и отправить его вместе с памяткой, в которой кратко описывается, о чем она.

Сложная записка будет включать следующие четыре элемента:

Открытие

• Кто, что, где, когда, почему? В первом предложении деловой памятки должна быть указана цель или причина написания.
• Цель — это ответ на некоторые или все вопросы с буквой «W», которые человек может разумно задать после прочтения строки SUBJECT в служебной записке.
• Если одного предложения недостаточно для передачи цели, еще одно или два предложения могут предоставить справочную информацию, необходимую читателю для понимания цели памятки.

Сводка

• После вскрытия обставить детали; предоставлять, описывать и анализировать любую информацию или инструкции, относящиеся к рассматриваемой теме.
• Главное — представить детали в простой форме. Читатель должен уметь быстро выделить то, что ему или ей важнее всего знать.
• Это часто можно сделать в виде маркированного списка, однако важно не переусердствовать.Списки по своей природе скудны по контексту. Они отлично подходят для простых сообщений, но, тем не менее, вы должны предоставить достаточно информации, чтобы список имел контекстный смысл.
• Более сложные сообщения можно разбить на подразделы с описательными заголовками, выделенными жирным шрифтом, подчеркнутыми или выделенными курсивом.

Обсуждение

• При необходимости дополните свое резюме разделом, завершающим детали вашей деловой заметки. Включите контекстный материал, который конкретно поддерживает информацию или инструкции, которые вы предоставляете.
• Помните, что памятка также является справочным инструментом и может быть вызвана в любое время, чтобы предоставить письменный снимок предыдущего события, действия или решения. Избегайте схематичности с деталями.
• Включите имена людей, время встреч, ранее предпринятые действия, принятые решения и т. Д., Если они имеют непосредственное отношение к теме вашего сообщения.

Закрытие

• Заключительное слово — это возможность повторить свои наблюдения и анализ, сделать рекомендации и предложить решения.Вы написали это; теперь призываем к действию.
• Если рассчитываете на сотрудничество, будьте внимательны. Как и в любой другой форме общения, уважительный тон имеет большое значение для достижения желаемых результатов.

Дополнительные обозначения

В ряде ситуаций деловая записка должна быть помечена дополнительными пометками. Они должны быть размещены на два поля ниже основного текста заметки.

Когда служебная записка ссылается на один или несколько документов, вложенных автором, вложение отмечается одним из следующих способов:

• Корпус: пакет оптовых цен
• Корпуса (5)
• Прил.(или Encs.)

Когда записка была продиктована помощнику, она должна быть подписана. И писатель, и помощник отмечаются своими инициалами. Инициалы писателя пишутся заглавными буквами, а инициалы помощника — строчными буквами одним из следующих способов:

Когда копии служебной записки отправляются указанным деловым партнерам или другим заинтересованным сторонам, эти получатели подтверждаются своим полным именем, как в следующем примере.

• куб.см: Энни Гетц
• куб.см: Glenn Widget, Ida Mae Knott

Цитирование

Питер Коннор. (1994-2021). Деловые заметки. Информационный центр WAC. Государственный университет Колорадо. Доступно на https://wac.colostate.edu/resources/writing/guides/.

Информация об авторских правах

Авторские права © 1994-2021 Государственный университет Колорадо и / или авторы, разработчики и участники этого сайта. Некоторые материалы, представленные на этом сайте, используются с разрешения.

Деловых заметок | webguru

Деловая записка — это стандартная форма письменного общения в академических кругах, правительстве и промышленности. Памятка — это формальный метод письменного общения с устоявшимся форматом и стилем. Ниже приводится введение в стандарты формата и стиля.

Формат памятки

Заголовок

Заметки обычно начинаются с раздела заголовка, который определяет цель переписки, кому была отправлена ​​записка, когда она была написана и кто ее написал.Заголовок обычно имеет следующий формат:

Кому: Имя и титул получателя От кого: Имя и титул автора записки Копия: Имена и должности любых других получателей записки Дата: Месяц, день недели и год Re: Краткое изложение (10 слов или меньше), резюмирующее тему записки

Основная часть служебной записки

Хорошо составленная памятка начинается с четкого и краткого изложения цели. Заявление о цели обычно начинается с таких слов, как «Я пишу, чтобы проинформировать вас…» или «Цель этого меморандума — подвести итог…». Обычно автор меморандума пишет не только для того, чтобы проинформировать вас, но и для того, чтобы сделать официальный запрос. какой-то.Следовательно, характер запроса также обычно указывается в начале служебной записки. Если целью меморандума является предоставление отчета о ходе выполнения проекта, автор, вероятно, запрашивает официальную обратную связь от руководителя относительно удовлетворенности или неудовлетворенности советника достигнутым прогрессом. Итак, типичная цель этой памятки может быть такой: «Я пишу, чтобы подвести итоги моего прогресса в проекте XYZ на сегодняшний день, и попросить ваших отзывов относительно моей работы в этом проекте.”

После того, как цель служебной записки установлена, оставшаяся часть записки должна представлять собой краткое изложение фактов, имеющих отношение к цели служебной записки. Хороший способ начать — предоставить читателю любую необходимую справочную информацию, включая даты, если они актуальны, резюмировать текущую работу или ситуацию и ее значение, резюмировать проблемы, если таковые имеются, и, наконец, изложить запрос (если уместно). Если ваша памятка входит в серию памяток, рекомендуется указать это и кратко резюмировать любую относящуюся к делу информацию, которую читателю может потребоваться вспомнить из этих более ранних памяток.

Если целью меморандума является подведение итогов выполнения проекта, то хорошей организационной стратегией было бы начать с обзора проекта, его целей и задач, подвести итоги проделанной работы, обсудить любые проблемы, которые могли возникнуть. а также любые решения или стратегии, которые вы собираетесь изучить, а затем наметить реалистичный график для оставшейся работы над проектом.

Заключительный параграф

Заметки обычно пишутся как призыв к действию со стороны читателя.Как правило, памятка должна заканчиваться (повторным) изложением вашего конкретного запроса.

Если длина заметки превышает одну страницу:

Использовать заголовки. Если вы пишете длинную памятку (> 1 страницы), в которой резюмируется большой объем информации, то рекомендуется структурировать документ с помощью заголовков. Так читателю будет легче понять ваше обсуждение и следить за ним.
Используйте маркированные или нумерованные списки. Списки легче сканировать, чем абзацы. Используйте маркированные списки, если информация имеет аналогичную важность.Используйте нумерованные списки, когда одна точка важнее другой (относительная иерархия).
Используйте рисунки или таблицы. Тенденции легче всего визуализировать, когда данные представлены графически.

Стилистические элементы

Записки обычно считаются формальным способом общения. Здесь учитываются первые впечатления. Хорошо составленная памятка расскажет читателю не только о ваших технических навыках, но и многое о ваших организационных и коммуникативных способностях.

«Больше» не лучше в памятке — сделайте ее краткой и по существу.Одна страница — идеальная длина.

Краткая, ясная проза важна в деловой записке. Используйте короткие предложения. Делайте абзацы короткими.

Убедитесь, что ваша работа проверена на правильность грамматики, орфографии, опечаток и т. Д. Перед отправкой памятки.

Убедитесь, что вашу заметку можно прочитать. Как правило, рекомендуется использовать шрифт Helvetica, Arial или Times Roman и размер шрифта 10 или 12 пунктов.

Если вы пишете памятку, которая может вызвать у читателя сильные эмоции, будьте осторожны, не используйте ВСЕ ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ (читается так, как будто вы кричите) или чрезмерные знаки препинания !!!! поскольку оба эти действия могут повысить вероятность того, что ваш читатель негативно отреагирует на ваши утверждения.

Страница не найдена

К сожалению, страница, которую вы искали на нашем сайте, не существует.
Пожалуйста, просмотрите нашу карту сайта ниже.

• Последние новости
• Книготорговцев

• Дом
  • Дом
• О нас
• Часто задаваемые вопросы
• Свяжитесь с нами
  • Расположение

• Положения и условия
• Разрешение споров онлайн
• Доставка и возврат
• Уведомление о защите данных
• Авторские права
• Карта сайта

• Студенты и родители
  • Дом
• Первичный
• После начального образования

• Учителя
  • Дом
• Ресурсы для учителей
  • Первичный
  • После начального образования
  • переходный год
    • Сделайте переход французского
    • Сделайте переходный бизнес
    • Сделайте историю перехода
    • Make the Transition English
• Первичный
• Post Primary
• Как сделать заказ
• Подать предложение
• Местные представители и книготорговцы
• Мой идентификатор учащегося

Образовательная компания Ирландии
Ballymount Road,
Walkinstown,
Dublin 12
Тел.