Докладная записка о прогуле образец: Докладная записка о прогуле. Образец

Докладная записка о прогуле образец: Докладная записка о прогуле. Образец

Служебная записка о прогуле работника (образец)

Актуально на

Сотрудник не вышел на работу без объяснения причин. Непосредственным руководителем должна быть написана служебная записка. Прогул нельзя оставлять безнаказанным. Если не предпринять никаких действий, то не исключено, что такая ситуация повторится вновь. С вопросом увольнения или вынесения иного взыскания прогульщику разберется руководитель организации. Сейчас требуется служебная записка о прогуле работника. Образец документа, подготовленный нашими специалистами, поможет не тратить время на разработку собственной формы.

Прогул – отсутствие на работе более 4 часов

На практике нередко бывает, что сотрудники не приходят на работу или самовольно покидают рабочее место. Если для отсутствия на рабочем месте нет уважительных причин, то это считается прогулом (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Так, например, прогулом является отсутствие на рабочем месте:

  • в течение всего рабочего дня (смены) вне зависимости от его продолжительности;
  • более четырех часов подряд в течение рабочего дня или смены.

Прогул – это грубое нарушение трудовой дисциплины, за который положено увольнение. Причем уволить сотрудника можно даже за однократный факт прогула («Увольнение за прогул: образец приказа на 2017 год»).

Исключением из этого правила являются прогулы беременных. Беременную женщину нельзя уволить по такому основанию ни при каких обстоятельствах («Прогулы беременных»).

Прогул – дисциплинарный проступок

Дисциплинарный проступок – это неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, возложенных на работника (ст. 192 ТК РФ). Сотрудника, совершившего дисциплинарный проступок можно привлечь к ответственности, применив к нему меры дисциплинарного взыскания.

Трудовой кодекс РФ устанавливает перечень дисциплинарных взысканий, которые можно применить к провинившемуся работнику (подробнее об этом см., «Виды дисциплинарных взысканий по Трудовому кодексу»):

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение.

Данные виды взысканий идут в порядке увеличения ответственности в зависимости от тяжести проступка. То есть замечание – самая мягкая мера дисциплинарной ответственности, а увольнение – самая строгая (подробнее об этом см., «Увольнение: вид дисциплинарного взыскания»).

Процедура начинается со служебной записки

Чтобы начать процедуру наложения дисциплинарного взыскания непосредственным руководителем или сотрудником кадровой службы должна быть составлена служебная записка на увольнение сотрудника за прогулы. Этот документ может быть составлен в произвольной форме, так как унифицированного бланка служебной записки действующее законодательство не содержит. Главное, описать ситуацию, послужившую основанием для составления записки, и указать вид налагаемого дисциплинарного взыскания.

С составлением служебной записки о нарушении трудовой дисциплины тянуть не нужно. Документ должен быть составлен не позднее, чем месяц с момента совершения дисциплинарного проступка, иначе наложить взыскание не получится.

Нашими специалистами подготовлена служебная записка о прогуле работника (образец). Скачать и начать использовать документ – дело нескольких секунд.

Скачать (DOC, 35KB)

составляем информационный документ для руководства

Оглавление:

  1. Виды докладных записок
  2. Структура документа
  3. Докладные записки на сотрудников
  4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

  • информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
  • отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
  • инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.


Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

  1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
  2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
  3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

В конце документа инициатор записки проставляет свою подпись, после чего документ лично или посредством связи передается адресату.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

  • причину отлучки;
  • наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
  • общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
  • тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

  1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И. И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
  2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
  3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
  4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу.
    Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
  5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
  6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Образец письма-предупреждения о невыходе на работу

Если на вашем рабочем месте происходит хронический прогул, стандартным шагом, который следует за устным предупреждением, является письменное письмо сотруднику. Важно помнить, что частые невыходы на работу часто являются результатом болезни, личных или семейных проблем, поэтому требуется определенный уровень деликатности в подходе, но при этом быть твердым в отношении того, что человек придерживается политики компании. Команда ATS создала образец письма-предупреждения сотрудников о невыходе на работу. Чтобы получить более подробную информацию о том, как свести к минимуму прогулы сотрудников, ознакомьтесь с нашим бесплатным  руководством по политике посещаемости.

Чтобы узнать больше о том, что вы можете сделать, чтобы ваша компания не потеряла деньги, используя передовые методы учета рабочего времени и посещаемости, ознакомьтесь с этими сообщениями:

 

Почему вы должны использовать больше, чем приложение для отслеживания времени и посещаемости

Как справиться с текучестью кадров и невыходом на работу

Создайте 30-дневный план производительности для борьбы с прогулами

5 способов, которыми ваш отдел заработной платы может избежать кражи времени

Как биометрические часы предотвращают кражу времени

Лучшие поощрения за хорошую посещаемость сотрудников

Что включить в письмо с предупреждением о прогуле

Написание письма с предупреждением о прогуле может быть сложной задачей. Он должен быть написан таким образом, чтобы информировать сотрудника о том, что он или она не придерживается политики посещаемости компании, избегая при этом чрезмерно авторитарного тона. Письмо должно быть в целом положительным, чтобы помочь сотруднику изменить проблемное поведение и повысить производительность.

В письме должно быть указано, какие правонарушения были совершены работником, включая особенности. В письме должно быть четко указано, каковы будут последствия дальнейшего невыхода на работу.

Затем в письме должны быть изложены средства, с помощью которых сотрудник может вернуться на правильный путь.

Образец предупреждающего письма

Имя работодателя

Название компании

Юридический адрес

Город, штат, почтовый индекс

ДАТА

Имя сотрудника

Должность сотрудника

Адрес сотрудника

Город, штат, почтовый индекс

Уважаемое имя сотрудника,

Это письмо является официальным письменным выговором, который подчеркивает серьезность вашего недавнего несанкционированного отсутствия на работе. DATE вы уволились с работы, не спросив и не получив предварительного разрешения от своего руководителя. Это письменное предупреждение приходит вскоре после устного предупреждения, которое вы получили после нескольких опозданий на работу. При отсутствии смягчающих чрезвычайных обстоятельств такое поведение расценивается как грубое халатное отношение к своим обязанностям, что противоречит политике посещаемости сотрудников нашей компании.

В случае дополнительных несанкционированных отсутствий или опозданий вы будете подвергнуты возможным дальнейшим дисциплинарным взысканиям.

В названии компании мы ценим посещаемость и считаем ее важным фактором для любой должности сотрудника. Мы искренне надеемся, что вы будете придерживаться требований компании по посещаемости, чтобы избежать дальнейших действий.

Настоящим доводим до вашего сведения, что дальнейшие нарушения нашей политики посещаемости недопустимы и требуется надлежащее присутствие.

Пожалуйста, отнеситесь к этому вопросу со всей срочностью и серьезностью, которых он требует. Копия этого письма будет вложена в ваше официальное личное дело.

Подпись работодателя

Имя работодателя печатными буквами

Название компании

Каждое письмо-предупреждение сотрудника о невыходе на работу может быть немного изменено или изменено, чтобы отразить мнение или политику компании, но этот образец, как правило, охватывает все ваши основания.

Несмотря на то, что ATS увлечена вопросами рабочего времени и посещаемости и рада помочь организациям ориентироваться в динамике рабочей силы с учетом учета рабочего времени, мы рекомендуем вам обратиться в региональное и/или местное отделение отдела кадров для получения дополнительной информации об общих рекомендациях и процедурах на рабочем месте.

Опоздание и отсутствие с образцом уведомления с объяснением причин

By Atty Elvin Закон о труде, образцы форм пропусков, опозданий 8 Комментарии

Опоздания и прогулы относятся к пренебрежению обязанностями, которое может послужить основанием для дисциплинарного взыскания.

Пост ниже основан на книге Формы кадров, уведомления и контракты, том 2 , Atty. Элвин Б. Вильянуэва (стр. 227–230).

Простое отсутствие не является основанием для увольнения работника по причине обычного пренебрежения. Увольнение работника в связи с его длительным отсутствием в отпуске по причине болезни, установленной в установленном порядке предъявлением медицинской справки, не обосновано.

В деле Genuino Ice Company против Magpantay отсутствие в течение четырех (4) дней не было равносильно грубому и привычному пренебрежению служебными обязанностями. Верховный суд поддержал Апелляционный суд в своем выводе о том, что никогда не было доказано, что сотрудник регулярно отсутствовал в течение семи (7) лет в качестве сотрудника компании.

Отсутствие на рабочем месте может быть достаточным основанием для увольнения Привычное опоздание является формой пренебрежения обязанностями. Отсутствие инициативы, усердия и дисциплины, чтобы каждый день приходить на работу вовремя, свидетельствует об отношении сотрудника к работе.

Привычные и чрезмерные опоздания вредны для общей производительности и бизнеса работодателя. Это особенно верно, когда опоздания и/или невыходы на работу происходили часто и неоднократно в течение длительного периода времени.

В случае, если работник совершил несколько прогулов и опозданий, но ни разу не был наказан за это, было установлено, что указанные нарушения могут быть использованы компанией в совокупности как основание для увольнения. Верховный суд, подтверждая вывод о законности увольнения, постановил, что неоднократные и продолжительные отсутствия работника без предварительного отпуска и его частые опоздания в течение последних двух месяцев до его увольнения свидетельствуют о его полном пренебрежении к своей работе и интересам своего работодателя.

Опоздания или прогулы должны быть обычными и совершенными без разрешения, чтобы считаться грубым и привычным пренебрежением обязанностями. Отсутствие или опоздание из-за чрезвычайной ситуации, болезни или случайных обстоятельств оправдано.

Форма № 122 Уведомление об объяснении (первое уведомление) — привычный опоздал

к: Имя работника

Из: Менеджер по персоналу или другой авторизованный офицер

Субъект: Привычка

Субъект: Привычка0106

Дата: (Дата выдачи Уведомления)

Наше внимание было привлечено к вопросу о Ваших частых опозданиях. В частности, ваши записи о посещаемости с ________ (дата) по ____________ (дата) показывают, что вы сообщали об опоздании на работу в следующие даты: (перечислите конкретные даты опозданий) _______________

В соответствии с Трудовым кодексом привычное опоздание представляет собой грубое и привычное пренебрежение обязанностями, которое может быть причиной для приостановления/увольнения.

Ввиду вышеизложенного, вы должны представить в этот офис письменное объяснение в течение пяти (5) дней с момента получения этого уведомления, в котором будет указано, почему Компания не должна налагать наказание в виде отстранения/увольнения за данное действие.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ