Документооборот между организациями: Электронный документооборот между организациями — Диадок

Документооборот между организациями: Электронный документооборот между организациями — Диадок

Электронный документооборот между организациями — Диадок

Электронный документооборот (ЭДО) между организациями — возможность сторонам обмениваться юридически значимыми электронными документами. Как это работает? Можно ли обмениваться скан-образами документов? Как составить соглашение с контрагентом о переходе на ЭДО? Разберем подробнее в статье.

Содержание

• Что такое электронный обмен документами между предприятиями
• Обмен документами в виде скан-образов
• Схема работы электронного документооборота между организациями
• Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами
• Возможности Диадока в организации электронного документооборота между компаниями

ЭДО в Диадоке поможет ускорить бизнес-процессы и сэкономить на документообороте

Подключиться

Обмен электронными документами — один из эффективных способов взаимодействия между бизнес-партнерами. Компании могут обмениваться договорами, актами, накладными, коммерческими предложениями по электронной почте или в системе электронного документооборота.

Первый способ имеет ряд ограничений, которые рассмотрим позже.

ЭДО регламентируют нормативно-правовые акты и законы:

• 63-ФЗ «Об электронной подписи»,
• 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
• 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,
• приказы и письма ФНС,
• отдельные статьи Налогового, Гражданского и Арбитражного процессуального кодексов,
• постановления Правительства РФ и министерств.

Внутри компаний электронный документооборот регулируют положение и приказ об ЭДО, правила осуществления такого делопроизводства, инструкции и регламенты.

Основной элемент ЭДО — электронный документ. Его понятие дается в 149-ФЗ, где он определен как «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Юридическую значимость электронным документам дает электронная подпись (ЭП). В 63-ФЗ указано, что ЭП бывают трех видов: простая, неквалифицированная, квалифицированная. Только использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) гарантирует документации полную юридическую значимость без дополнительных соглашений и ограничений.

Кроме того, универсальные передаточные документы, товарные накладные ТОРГ-12, счета-фактуры, акты о расхождении ТОРГ-2 и акты выполненных работ или оказанных услуг должны обладать обязательными реквизитами и соответствовать утвержденным ФНС форматам. Остальные документы передаются в произвольных форматах.

В сервисах ЭДО документы сразу формируются, обрабатываются и передаются в электронном виде и не дублируются на бумаге. Отправка сведений по телекоммуникационным каналам связи ускоряет согласование и подписание, заключение сделок, получение оплаты, сокращает дебиторскую задолженность.

Также среди преимуществ систем ЭДО:

• Снижение непроизводственных расходов. Бумажный документооборот предполагает затраты на канцелярию, расходные материалы, печать, доставку, содержание архива. ЭДО сокращает эти траты в разы и окупается за счет большей производительности труда.
• Оптимизация рабочего процесса. Электронные документы не нужно распечатывать, сканировать, отправлять почтовой или курьерской службой, относить в архив. Не придется и долго искать в хранилище нужный договор. Это ускоряет поставки, приемку товара и получение закрывающих актов. 
• Контроль делопроизводства. Статус бумажной документации невозможно точно отследить: она может затеряться в процессе долгих согласований, пропасть по пути к адресату или случайно оказаться в другом подразделении. В системе ЭДО пользователи видят состояние каждого документа. Это помогает сотрудникам соблюдать дедлайны, а руководителям — оценивать исполнительность коллектива и оперативно обрабатывать данные.

Сервис ЭДО Контур.Диадок проводит форматный контроль для формализованных документов. Благодаря корректному заполнению исчезает потребность в изменениях и новом круге документооборота с бизнес-партнером.

Для того чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентом, сперва следует договориться с ним об этом. В этом поможет письмо о переходе на ЭДО, которым можно передать бизнес-партнеру соответствующее предложение. Укажите в обращении законодательную возможность ЭДО, отметьте преимущество цифрового делопроизводства перед бумажным, сообщите о том, как контрагенту внедрить ЭДО.

Также потребуется:

• выбрать оператора и систему электронного документооборота, заключить соответствующий договор,
• приобрести сертификат электронной подписи, средство криптографической защиты,
• подключиться к сервису ЭДО, активировать ЭП,
• обучить сотрудников.

В Диадоке пользователи обмениваются любыми документами: формализованными счетами-фактурами, УПД, актами выполненных работ, неформализованными соглашениями, договорами, уведомлениями, претензиями. Приобрести КЭП можно в Удостоверяющем центре Контура.

Поможем с получением КЭП и внедрением электронного документооборота

Оставить заявку

Компании могут обмениваться документами в виде скан-образов — цифровых версий бумажных документов. Они создаются путем сканирования оригиналов и сохраняются на компьютере или флеш-накопителе в виде изображения формата pdf, jpg или png. С этого начинался онлайн-документооборот между организациями, когда появились первые почтовые сервисы.

У обмена документацией в виде скан-образов есть плюсы. Для него не нужны специальные программы, оплата услуг — документооборот происходит по электронной почте. Однако недостатки существенны:

• Небезопасная передача данных. Сведения в результате взлома почты могут быть перехвачены мошенниками или конкурентами. В системе ЭДО это невозможно, ведь передаваемые данные шифруют, а доступ к файлам открыт только для конкретных сотрудников.
• Затраты трудовых ресурсов. Сперва работники создают и оформляют бумажный документ, затем сканируют его, сохраняют на ПК или другом устройстве, заходят в почтовый сервис, отправляют нужному получателю. Контрагенту для работы с документом придется его распечатать, а при необходимости отправить обратно — повторить те же действия. С ЭДО сотрудники освобождаются от бумажной рутины и направляют силы на актуальные задачи.
• Низкая скорость документооборота. Потребность в распечатке и сканировании документов, а также дальнейшей работе с ними, как с обычными бумажными, замедляет процессы. В сервисе ЭДО получить, согласовать и подписать документ можно за пару минут.
• Спорный статус. Для того чтобы цифровая версия документа имела юридическую силу, ее нужно либо подписать КЭП, либо заключить между сторонами специальное соглашение о признании юридической значимости скан-образов. Документооборот в системе ЭДО Диадок обладает юридической значимостью без каких-либо оговорок, поскольку документы подписываются КЭП.
• Управленческие сложности. При передаче данных по email невозможно отследить получение документа, его статус. Файл может не дойти до адресата вследствие технического сбоя на почтовом сервисе или затеряться среди других писем.
  С ЭДО таких проблем нет: каждый этап согласования и подписания виден в системе и фиксируется в протоколе действий.

Из-за этих недостатков компании прибегают к обмену документацией в виде скан-образов в основном для передачи второстепенных данных, например необходимых для решения текущих хозяйственных задач. Нередко цифровые версии дублируют бумажные, когда оригинал отправляется путем почтовой или курьерской доставки.

В Диадоке документы имеют юридическую значимость, их можно представлять в контролирующие госорганы и суд. Благодаря хранению в единой базе вы сможете быстро находить и выгружать нужную документацию, не беспокоясь о конфиденциальности и безопасности данных.

Переведите документооборот с контрагентами в онлайн

Оставить заявку

ЭДО между контрагентами происходит по схожей схеме. Сперва компания-отправитель создает первичные документы. Их можно сформировать прямо в сервисе электронного документооборота, загрузить с компьютера или отправить из учетной системы.

Затем отправитель подписывает документы квалифицированной электронной подписью, и контрагент видит это в сервисе.

На этом этапе файлы проходят через оператора ЭДО — специальную организацию, которая предоставляет услуги по обмену данными по телекоммуникационным каналам связи. Оператор:

• проверяет действительность и подлинность сертификата КЭП,
• сверяет соответствие формата требованиям ФНС,
• фиксирует дату получения в подтверждении оператора,
• передает отправителю подтверждение даты получения, а получателю — подтверждение даты отправки,
• отправляет файл адресату.

Получатель видит переданный документ в личном кабинете сервиса ЭДО или сразу в учетной системе, если они интегрированы. Затем либо согласовывает и подписывает документ, либо отклоняет его. При необходимости отправитель вносит исправления и направляет корректирующий документ или создает новый и отправляет по той же схеме.

ЭДО между организациями

Для запуска ЭДО один его участник должен направить второму приглашение на обмен документами. В Диадоке это легко сделать в разделе «Поиск и приглашение» страницы «Контрагенты» — найти нужную компанию можно по названию или ИНН, доступна и массовая проверка. После того как партнер примет приглашение, он появится в разделе «Ваши контрагенты».

Контрагент может работать как в Диадоке, так и в системе ЭДО другого оператора. Во втором случае понадобится настройка роуминга. Есть два варианта:

• У Диадока настроен автороуминг с этим оператором. Подключение не будет отличаться от обычного — нажмите на кнопку «Отправить приглашение» рядом с наименованием контрагента и дождитесь принятия заявки.
• Автороуминг не настроен. Узнайте, с каким провайдером ЭДО работает контрагент, и проверьте, поддерживает ли Диадок с ним роуминг. Оставьте заявку на подключение и дождитесь настройки.

Если в разделе поиска отмечено, что контрагент не подключен к ЭДО, приглашение на обмен электронными документами можно направить на почту. Получателю придет письмо с информацией о приглашении и инструкцией по подключению к Диадоку.  

Также на странице «Контрагенты» отобразятся организации, которые искали или уже приглашают вас. Запрос можно принять или отклонить одним кликом. Приглашения, отправленные вами, значатся в разделе «Ожидается ответ».

Обменивайтесь с контрагентами любыми документами в Диадоке

Подключиться

При переходе на электронный документооборот контрагенты могут заключить дополнительное соглашение об ЭДО. При обмене через систему ЭДО и использовании КЭП оно необязательно — для начала работы в Диадоке достаточно устной договоренности и подключения к системе. Это регламентируется законом 63-ФЗ «Об электронной подписи», где сказано: документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, являются равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью, и обладают полной юридической силой.

Соглашение придется заключить, если:

• документооборот происходит вне сервиса ЭДО, например по email,
• применяется простая или неквалифицированная электронная подпись,
• контрагент настаивает на этом пункте.

Такой документ не имеет утвержденного бланка и заключается по общим правилам составления дополнительных соглашений. 
Опишем, какие пункты следует внести в соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами:

• цель заключения договора, его стороны, их реквизиты,
• дата и место составления,
• разъяснение терминов и определений — ЭДО, электронная подпись, оператор ЭДО и других,
• предмет соглашения,
• права и обязанности сторон,
• перечень документов, которыми стороны будут обмениваться в электронном виде,
• порядок применения электронной подписи и ответственность за сохранность ключей ЭП,
• особенности хранения документации,
• нормативно-правовое обеспечение электронного документооборота,
• порядок разрешения споров,
• срок действия соглашения,
• порядок изменения договора.

Укажите в соглашении, что признаете электронные документы равнозначными бумажным. Это гарантирует документации юридическую значимость, что необходимо для хозяйственной деятельности и разрешения судебных споров. 

В договоре можно прописать, что обмен электронными документами будет вестись без подключения оператора ЭДО. Но это несет в себе риски, касающиеся безопасности, конфиденциальности данных, разрешения конфликтных ситуаций, хранения информации. Кроме того, согласно приказу Минфина РФ 05.02.2021 № 14Н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур…», счета-фактуры разрешено передавать только через операторов ЭДО.

Соглашение о применении ЭДО можно сформировать самостоятельно или скачать образец. Подписать его стороны могут через Диадок сразу в электронном виде.

Соглашение об обмене электронной документацией — не единственный документ для перехода на ЭДО. Также потребуются:

• договор с оператором ЭДО,
• приказ о внедрении системы электронного документооборота,
• положение об ЭДО.

Если в электронный вид переводятся первичные документы, то, согласно 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», необходимо внести изменения в учетную политику компании. Укажите возможность работы с электронной документацией, перечень документов, которые будут переходить в цифру, а также порядок их хранения и список сотрудников с правом подписи.

ЭДО в Диадоке отвечает всем требованиям законодательства, а СКБ Контур входит в список доверенных операторов ФНС

Отправить заявку

Система ЭДО Диадок помогает предприятиям быстро перейти на обмен электронными документами. В сервисе доступны разные опции для ведения ЭДО, что помогает настроить его под нужды учреждения, адаптировать под особенности бизнес-процессов. А главное — передавать данные быстро и безопасно.

В рамках ЭДО между организациями в Диадоке можно:

• Создавать и безопасно отправлять документы.

Электронный документ в Диадоке можно добавить с ПК, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Во встроенном редакторе есть подсказки для корректного заполнения документа, а перед отправкой Диадок проведет форматный контроль. Передача данных происходит по зашифрованному каналу, а КЭП гарантирует неизменность информации после подписания.

• Распределять входящие документы.

В Диадоке можно настроить маршрутизацию для поступающей документации. Документы могут перенаправляться в зависимости от указанных КПП или грузополучателя или уходить в назначенное подразделение. Также доступна опция, когда контрагент сам выбирает нужное подразделение вашей компании.

• Хранить документы.

В Диадоке файлы хранятся на нескольких серверах, так что потеря данных исключена. При этом документы отражены в единой информационной базе, в которой можно за два-три клика найти требуемый акт или накладную. Это упрощает взаимодействие с поставщиками, клиентами и сдачу отчетности за год.

Также в Диадоке есть сервис для автоматизации процесса сверки взаиморасчетов — модуль Взаиморасчёты. С его помощью контрагенты могут сопоставлять акты сверки, выявлять расхождения и процент сходимости. Модуль представлен в двух решениях: веб-версии, работающей в любом браузере, и интеграционного модуля для 1С.

Для упрощения сверки нужно:

• загрузить акты сверки (при выборе модуля для 1С система автоматически заполнит акты по информации из учета),
• подождать несколько минут — модуль сопоставит данные, проверит корректность расчетов, выявит разногласия, зафиксирует задолженности,
• получить готовые акт сверки и протокол расхождений.

Документы подписываются в Диадоке КЭП и хранятся в архиве сверок. В Диадоке вы сможете поделиться результатами с контрагентом.

Для работы с электронными документами в учетной системе предприятия в Диадоке есть разные интеграционные решения:

• Модуль для 1С. Позволит обмениваться документацией с контрагентами или удаленными подразделениями организации из интерфейса 1С. Сведения будут автоматически переноситься из документов в 1С, что избавляет от ручного ввода, а значит, ошибок и расхождений.
• Диадок.Коннектор. Интегрирует Диадок с любой информационной системой, даже если у вас собственная разработка. Автоматизирует ручной труд при загрузке, выгрузке и других операциях с документами, допускает массовые действия. Лучше всего подходит для больших объемов документооборота.
• API Диадока. Предназначен для разработки собственного интеграционного решения. Ключ API даст возможность выполнять операции с электронными документами из вашей учетной системы. 

С помощью дополнительной функциональности Диадока вы сможете настроить международный ЭДО, обмениваться своими типами документов, использовать шаблоны, дополнительную и трехстороннюю подпись. Все это поможет упростить бизнес-процессы, ускорить обработку потоков документации, улучшить сервис передачи закрывающих документов и повысить лояльность партнеров.

Внедрение электронного документооборота между организациями сделает сотрудничество более комфортным. ЭДО помогает не допускать ошибок, что выгодно скажется на взаимодействии с контрагентами и позволит избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Подберем интеграционное решение и наладим обмен электронными документами

Подключиться

Электронный документооборот между организациями — Диадок

Электронный документооборот (ЭДО) между организациями — возможность сторонам обмениваться юридически значимыми электронными документами. Как это работает? Можно ли обмениваться скан-образами документов? Как составить соглашение с контрагентом о переходе на ЭДО? Разберем подробнее в статье.

Содержание

• Что такое электронный обмен документами между предприятиями
• Обмен документами в виде скан-образов
• Схема работы электронного документооборота между организациями
• Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами
• Возможности Диадока в организации электронного документооборота между компаниями

ЭДО в Диадоке поможет ускорить бизнес-процессы и сэкономить на документообороте

Подключиться

Обмен электронными документами — один из эффективных способов взаимодействия между бизнес-партнерами. Компании могут обмениваться договорами, актами, накладными, коммерческими предложениями по электронной почте или в системе электронного документооборота. Первый способ имеет ряд ограничений, которые рассмотрим позже.

ЭДО регламентируют нормативно-правовые акты и законы:

• 63-ФЗ «Об электронной подписи»,
• 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
• 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,
• приказы и письма ФНС,
• отдельные статьи Налогового, Гражданского и Арбитражного процессуального кодексов,
• постановления Правительства РФ и министерств.

Внутри компаний электронный документооборот регулируют положение и приказ об ЭДО, правила осуществления такого делопроизводства, инструкции и регламенты.

Основной элемент ЭДО — электронный документ. Его понятие дается в 149-ФЗ, где он определен как «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Юридическую значимость электронным документам дает электронная подпись (ЭП). В 63-ФЗ указано, что ЭП бывают трех видов: простая, неквалифицированная, квалифицированная. Только использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) гарантирует документации полную юридическую значимость без дополнительных соглашений и ограничений.

Кроме того, универсальные передаточные документы, товарные накладные ТОРГ-12, счета-фактуры, акты о расхождении ТОРГ-2 и акты выполненных работ или оказанных услуг должны обладать обязательными реквизитами и соответствовать утвержденным ФНС форматам. Остальные документы передаются в произвольных форматах.

В сервисах ЭДО документы сразу формируются, обрабатываются и передаются в электронном виде и не дублируются на бумаге. Отправка сведений по телекоммуникационным каналам связи ускоряет согласование и подписание, заключение сделок, получение оплаты, сокращает дебиторскую задолженность.

Также среди преимуществ систем ЭДО:

• Снижение непроизводственных расходов. Бумажный документооборот предполагает затраты на канцелярию, расходные материалы, печать, доставку, содержание архива. ЭДО сокращает эти траты в разы и окупается за счет большей производительности труда.
• Оптимизация рабочего процесса. Электронные документы не нужно распечатывать, сканировать, отправлять почтовой или курьерской службой, относить в архив. Не придется и долго искать в хранилище нужный договор. Это ускоряет поставки, приемку товара и получение закрывающих актов. 
• Контроль делопроизводства. Статус бумажной документации невозможно точно отследить: она может затеряться в процессе долгих согласований, пропасть по пути к адресату или случайно оказаться в другом подразделении. В системе ЭДО пользователи видят состояние каждого документа. Это помогает сотрудникам соблюдать дедлайны, а руководителям — оценивать исполнительность коллектива и оперативно обрабатывать данные.

Сервис ЭДО Контур.Диадок проводит форматный контроль для формализованных документов. Благодаря корректному заполнению исчезает потребность в изменениях и новом круге документооборота с бизнес-партнером.

Для того чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентом, сперва следует договориться с ним об этом. В этом поможет письмо о переходе на ЭДО, которым можно передать бизнес-партнеру соответствующее предложение. Укажите в обращении законодательную возможность ЭДО, отметьте преимущество цифрового делопроизводства перед бумажным, сообщите о том, как контрагенту внедрить ЭДО.

Также потребуется:

• выбрать оператора и систему электронного документооборота, заключить соответствующий договор,
• приобрести сертификат электронной подписи, средство криптографической защиты,
• подключиться к сервису ЭДО, активировать ЭП,
• обучить сотрудников.

В Диадоке пользователи обмениваются любыми документами: формализованными счетами-фактурами, УПД, актами выполненных работ, неформализованными соглашениями, договорами, уведомлениями, претензиями. Приобрести КЭП можно в Удостоверяющем центре Контура.

Поможем с получением КЭП и внедрением электронного документооборота

Оставить заявку

Компании могут обмениваться документами в виде скан-образов — цифровых версий бумажных документов. Они создаются путем сканирования оригиналов и сохраняются на компьютере или флеш-накопителе в виде изображения формата pdf, jpg или png. С этого начинался онлайн-документооборот между организациями, когда появились первые почтовые сервисы.

У обмена документацией в виде скан-образов есть плюсы. Для него не нужны специальные программы, оплата услуг — документооборот происходит по электронной почте. Однако недостатки существенны:

• Небезопасная передача данных. Сведения в результате взлома почты могут быть перехвачены мошенниками или конкурентами. В системе ЭДО это невозможно, ведь передаваемые данные шифруют, а доступ к файлам открыт только для конкретных сотрудников.
• Затраты трудовых ресурсов. Сперва работники создают и оформляют бумажный документ, затем сканируют его, сохраняют на ПК или другом устройстве, заходят в почтовый сервис, отправляют нужному получателю. Контрагенту для работы с документом придется его распечатать, а при необходимости отправить обратно — повторить те же действия. С ЭДО сотрудники освобождаются от бумажной рутины и направляют силы на актуальные задачи.
• Низкая скорость документооборота. Потребность в распечатке и сканировании документов, а также дальнейшей работе с ними, как с обычными бумажными, замедляет процессы. В сервисе ЭДО получить, согласовать и подписать документ можно за пару минут.
• Спорный статус. Для того чтобы цифровая версия документа имела юридическую силу, ее нужно либо подписать КЭП, либо заключить между сторонами специальное соглашение о признании юридической значимости скан-образов. Документооборот в системе ЭДО Диадок обладает юридической значимостью без каких-либо оговорок, поскольку документы подписываются КЭП.
• Управленческие сложности. При передаче данных по email невозможно отследить получение документа, его статус. Файл может не дойти до адресата вследствие технического сбоя на почтовом сервисе или затеряться среди других писем. С ЭДО таких проблем нет: каждый этап согласования и подписания виден в системе и фиксируется в протоколе действий.

Из-за этих недостатков компании прибегают к обмену документацией в виде скан-образов в основном для передачи второстепенных данных, например необходимых для решения текущих хозяйственных задач. Нередко цифровые версии дублируют бумажные, когда оригинал отправляется путем почтовой или курьерской доставки.

В Диадоке документы имеют юридическую значимость, их можно представлять в контролирующие госорганы и суд. Благодаря хранению в единой базе вы сможете быстро находить и выгружать нужную документацию, не беспокоясь о конфиденциальности и безопасности данных.

Переведите документооборот с контрагентами в онлайн

Оставить заявку

ЭДО между контрагентами происходит по схожей схеме. Сперва компания-отправитель создает первичные документы. Их можно сформировать прямо в сервисе электронного документооборота, загрузить с компьютера или отправить из учетной системы. Затем отправитель подписывает документы квалифицированной электронной подписью, и контрагент видит это в сервисе.

На этом этапе файлы проходят через оператора ЭДО — специальную организацию, которая предоставляет услуги по обмену данными по телекоммуникационным каналам связи. Оператор:

• проверяет действительность и подлинность сертификата КЭП,
• сверяет соответствие формата требованиям ФНС,
• фиксирует дату получения в подтверждении оператора,
• передает отправителю подтверждение даты получения, а получателю — подтверждение даты отправки,
• отправляет файл адресату.

Получатель видит переданный документ в личном кабинете сервиса ЭДО или сразу в учетной системе, если они интегрированы. Затем либо согласовывает и подписывает документ, либо отклоняет его. При необходимости отправитель вносит исправления и направляет корректирующий документ или создает новый и отправляет по той же схеме.

ЭДО между организациями

Для запуска ЭДО один его участник должен направить второму приглашение на обмен документами. В Диадоке это легко сделать в разделе «Поиск и приглашение» страницы «Контрагенты» — найти нужную компанию можно по названию или ИНН, доступна и массовая проверка. После того как партнер примет приглашение, он появится в разделе «Ваши контрагенты».

Контрагент может работать как в Диадоке, так и в системе ЭДО другого оператора. Во втором случае понадобится настройка роуминга. Есть два варианта:

• У Диадока настроен автороуминг с этим оператором. Подключение не будет отличаться от обычного — нажмите на кнопку «Отправить приглашение» рядом с наименованием контрагента и дождитесь принятия заявки.
• Автороуминг не настроен. Узнайте, с каким провайдером ЭДО работает контрагент, и проверьте, поддерживает ли Диадок с ним роуминг. Оставьте заявку на подключение и дождитесь настройки.

Если в разделе поиска отмечено, что контрагент не подключен к ЭДО, приглашение на обмен электронными документами можно направить на почту. Получателю придет письмо с информацией о приглашении и инструкцией по подключению к Диадоку. 

Также на странице «Контрагенты» отобразятся организации, которые искали или уже приглашают вас. Запрос можно принять или отклонить одним кликом. Приглашения, отправленные вами, значатся в разделе «Ожидается ответ».

Обменивайтесь с контрагентами любыми документами в Диадоке

Подключиться

При переходе на электронный документооборот контрагенты могут заключить дополнительное соглашение об ЭДО. При обмене через систему ЭДО и использовании КЭП оно необязательно — для начала работы в Диадоке достаточно устной договоренности и подключения к системе. Это регламентируется законом 63-ФЗ «Об электронной подписи», где сказано: документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, являются равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью, и обладают полной юридической силой.

Соглашение придется заключить, если:

• документооборот происходит вне сервиса ЭДО, например по email,
• применяется простая или неквалифицированная электронная подпись,
• контрагент настаивает на этом пункте.

Такой документ не имеет утвержденного бланка и заключается по общим правилам составления дополнительных соглашений. 
Опишем, какие пункты следует внести в соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами:

• цель заключения договора, его стороны, их реквизиты,
• дата и место составления,
• разъяснение терминов и определений — ЭДО, электронная подпись, оператор ЭДО и других,
• предмет соглашения,
• права и обязанности сторон,
• перечень документов, которыми стороны будут обмениваться в электронном виде,
• порядок применения электронной подписи и ответственность за сохранность ключей ЭП,
• особенности хранения документации,
• нормативно-правовое обеспечение электронного документооборота,
• порядок разрешения споров,
• срок действия соглашения,
• порядок изменения договора.

Укажите в соглашении, что признаете электронные документы равнозначными бумажным. Это гарантирует документации юридическую значимость, что необходимо для хозяйственной деятельности и разрешения судебных споров. 

В договоре можно прописать, что обмен электронными документами будет вестись без подключения оператора ЭДО. Но это несет в себе риски, касающиеся безопасности, конфиденциальности данных, разрешения конфликтных ситуаций, хранения информации. Кроме того, согласно приказу Минфина РФ 05.02.2021 № 14Н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур…», счета-фактуры разрешено передавать только через операторов ЭДО.

Соглашение о применении ЭДО можно сформировать самостоятельно или скачать образец. Подписать его стороны могут через Диадок сразу в электронном виде.

Соглашение об обмене электронной документацией — не единственный документ для перехода на ЭДО. Также потребуются:

• договор с оператором ЭДО,
• приказ о внедрении системы электронного документооборота,
• положение об ЭДО.

Если в электронный вид переводятся первичные документы, то, согласно 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», необходимо внести изменения в учетную политику компании. Укажите возможность работы с электронной документацией, перечень документов, которые будут переходить в цифру, а также порядок их хранения и список сотрудников с правом подписи.

ЭДО в Диадоке отвечает всем требованиям законодательства, а СКБ Контур входит в список доверенных операторов ФНС

Отправить заявку

Система ЭДО Диадок помогает предприятиям быстро перейти на обмен электронными документами. В сервисе доступны разные опции для ведения ЭДО, что помогает настроить его под нужды учреждения, адаптировать под особенности бизнес-процессов. А главное — передавать данные быстро и безопасно.

В рамках ЭДО между организациями в Диадоке можно:

• Создавать и безопасно отправлять документы.

Электронный документ в Диадоке можно добавить с ПК, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Во встроенном редакторе есть подсказки для корректного заполнения документа, а перед отправкой Диадок проведет форматный контроль. Передача данных происходит по зашифрованному каналу, а КЭП гарантирует неизменность информации после подписания.

• Распределять входящие документы.

В Диадоке можно настроить маршрутизацию для поступающей документации. Документы могут перенаправляться в зависимости от указанных КПП или грузополучателя или уходить в назначенное подразделение. Также доступна опция, когда контрагент сам выбирает нужное подразделение вашей компании.

• Хранить документы.

В Диадоке файлы хранятся на нескольких серверах, так что потеря данных исключена. При этом документы отражены в единой информационной базе, в которой можно за два-три клика найти требуемый акт или накладную. Это упрощает взаимодействие с поставщиками, клиентами и сдачу отчетности за год.

Также в Диадоке есть сервис для автоматизации процесса сверки взаиморасчетов — модуль Взаиморасчёты. С его помощью контрагенты могут сопоставлять акты сверки, выявлять расхождения и процент сходимости. Модуль представлен в двух решениях: веб-версии, работающей в любом браузере, и интеграционного модуля для 1С.

Для упрощения сверки нужно:

• загрузить акты сверки (при выборе модуля для 1С система автоматически заполнит акты по информации из учета),
• подождать несколько минут — модуль сопоставит данные, проверит корректность расчетов, выявит разногласия, зафиксирует задолженности,
• получить готовые акт сверки и протокол расхождений.

Документы подписываются в Диадоке КЭП и хранятся в архиве сверок. В Диадоке вы сможете поделиться результатами с контрагентом.

Для работы с электронными документами в учетной системе предприятия в Диадоке есть разные интеграционные решения:

• Модуль для 1С. Позволит обмениваться документацией с контрагентами или удаленными подразделениями организации из интерфейса 1С. Сведения будут автоматически переноситься из документов в 1С, что избавляет от ручного ввода, а значит, ошибок и расхождений.
• Диадок.Коннектор. Интегрирует Диадок с любой информационной системой, даже если у вас собственная разработка. Автоматизирует ручной труд при загрузке, выгрузке и других операциях с документами, допускает массовые действия. Лучше всего подходит для больших объемов документооборота.
• API Диадока. Предназначен для разработки собственного интеграционного решения. Ключ API даст возможность выполнять операции с электронными документами из вашей учетной системы. 

С помощью дополнительной функциональности Диадока вы сможете настроить международный ЭДО, обмениваться своими типами документов, использовать шаблоны, дополнительную и трехстороннюю подпись. Все это поможет упростить бизнес-процессы, ускорить обработку потоков документации, улучшить сервис передачи закрывающих документов и повысить лояльность партнеров.

Внедрение электронного документооборота между организациями сделает сотрудничество более комфортным. ЭДО помогает не допускать ошибок, что выгодно скажется на взаимодействии с контрагентами и позволит избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Подберем интеграционное решение и наладим обмен электронными документами

Подключиться

Документы и управление рабочими процессами — Addvise

Несмотря на растущую цифровизацию нашего общества, на самом деле это не привело к уменьшению количества физических документов. Доступность информации именно благодаря оцифровке привела к созданию большего количества документов. Для многих организаций становится все более важным, как они могут контролировать поток документов и информации. Организация тратит много времени и, следовательно, денег на распечатку, распространение и архивирование документов. Крупные организации тратят примерно три процента своего годового оборота на внешнюю обработку документов. Это включает в себя создание, производство, распространение и хранение документации.

Это заключение исследования, проведенного RS Consulting с участием 250 компаний ЕС по заказу Xerox. Знаете ли вы, что в вашей организации каждый день 35-50% времени уходит на поиск и хранение документов и только 5-15% на собственно чтение информации? (Исследование Reuters) Более эффективное использование может значительно сэкономить деньги для каждой организации. Для достижения наилучшего результата необходимо проводить различие между документооборотом и управлением рабочим процессом.

Документооборот.
Это включает в себя автоматизацию секционных документов, например, с жилищными ассоциациями, включая договоры аренды, заявки на субсидии, жалобы и т. д., которые должны быть легко доступны. В автоматизированных системах процессов на практике возникают проблемы с неструктурированной информацией, которая не принадлежит одному уникальному процессу. Подумайте о законодательстве, руководствах, памятках и электронной почте. Это приводит к увеличению количества копий для различных отделов и заинтересованных сторон.

Однако эти документы могут стать доступными для заинтересованных сторон в цифровом виде с помощью системы управления документами. Бумажные документы сканируются с использованием оптического распознавания символов (OCR), что делает их читаемыми и доступными на компьютере. Документы печатаются только там, где они нужны. Это позволяет избежать того, что документы постоянно нуждаются в физическом распространении. Это также значительно повышает скорость распространения. Данные одновременно доступны всем заинтересованным сторонам.

Преимущество этого подхода также в том, что по почте необходимо рассылать гораздо меньше документов. В почтовой системе находится большое количество документов в виде вложений, часто хранящихся в нескольких почтовых ящиках. Это заполнило множество почтовых серверов одной и той же информацией.

Еще одна проблема с цифровым архивированием документов связана со структурой хранения. Часто организации работают с определенными структурами каталогов, но, скорее всего, перестанут иметь значение при изменении организационной структуры. Поэтому для содержания таких складских структур требуется много времени. Лучшим решением является работа с реляционными структурами. Затем документы сохраняются на центральном [сервере], и каждому документу назначаются теги для идентификации документа и его отношения. Это может быть дата счета-фактуры, номер контракта или другие конкретные типологии.

Media Logistics, компания может похвастаться экономией 52 000 часов в год благодаря эффективному управлению документами. [ссылка] Таким образом, компании могут с помощью управления документами значительно сократить бумажный поток.

Управление рабочими процессами

Управление рабочими процессами – это эффективное и действенное консультирование, распространение и утверждение документов. Таким образом, это рабочий процесс ваших документов. Ваши процессы, через которые потоки информации могут быть организованы по цифровому пути. Помимо эффективного управления потоком документов, это также позволяет организациям самостоятельно распределять внутреннюю документацию.

Важно быть уверенным, что у вас есть последняя версия каждого документа. Кроме того, вы можете легко дополнить цифровую документацию ссылками и другими связями с другими соответствующими документами. Наконец, эти параметры также позволяют выполнять поиск и навигацию, что позволяет быстро понять основной вопрос. Эффективный контроль цифровой документации улучшает возможность фактического сокращения общего количества документов, как цифровых, так и физических.

Пример:
Заявка на получение гранта получена по почте. Это сканируется и присваивается разделу обработки. Присутствующий отдел/лицо получит сигнал от WFS о том, что документ поступил в обработку. Без распечатки документ обрабатывается и готов к выставлению следующего раздела, в котором рассматривается и утверждается заявка, о чем заявитель информируется по почте, уведомляя о его запросе.

Это позволяет документообороту всей организации без вывода на печать. Большим преимуществом является не только экономия на бумаге. Время применения значительно сокращается. Кроме того, организация в режиме реального времени получает представление о том, где находится документ. Это также дает организации возможность участвовать в общем процессе для оценки эффективности. На каждом шаге процесса можно увидеть, какие операции выполняются и сколько времени на это уходит.

Таким образом, особенно для таких организаций, как государственные учреждения, управление документами и рабочими процессами — это очевидная возможность значительно сэкономить. Это сокращает временные рамки, прозрачность потока информации и удовлетворенность клиентов будут увеличиваться за счет сокращения времени подачи заявок и всегда известного статуса их заявок.

Источники:

http://www.logistiek.nl/nieuws/nid7064-efficinter-documentenbeheer-levert-media-logistics-forse-besparing-op-. html

• AAA снижает затраты на печать с помощью программного обеспечения для управления документами (web2.sys-con.com)

Практическое руководство с примерами [2023] • Asana

Резюме

Документация процесса — это внутренний документ, в котором подробно описаны задачи и шаги, необходимые для запуска нового процесса. Узнайте, как создать документ процесса, а также о преимуществах его внедрения в вашей команде.

Хотите запустить новый процесс, но не знаете, с чего начать? Мы вас прикрыли. Документация процесса — это подробное описание того, как выполнять процесс. Он описывает точные шаги, необходимые для выполнения задачи от начала до конца.

Создание подробного документа может упорядочить командную работу вокруг целей процесса и повысить организационную ясность. Как руководитель группы у вас есть возможность определить, какие поля и функции лучше всего подходят вашей команде — от определения границ процесса до документирования шагов процесса.

Давайте рассмотрим назначение документации процесса, как ее создать (с примерами) и преимущества ее реализации для вашей команды.

Что такое документация процесса?

Документация процесса — это внутренний документ, в котором подробно описаны задачи и шаги, необходимые для запуска нового процесса.

От таких простых задач, как адаптация новых сотрудников, до более масштабных целей, таких как изменение структуры команды, важно правильно документировать и отслеживать ход новых процессов.

Вы также можете создавать документацию по процессам для оптимизации текущих процессов. Вы можете быть удивлены, узнав, сколько из них уже есть в вашей организации — от развертывания новых инструментов до общения с клиентами.

Документация по процессам служит не только для обеспечения согласованности действий команд, но и в качестве дорожной карты для членов группы, которая помогает прояснить шаги, необходимые для создания нового процесса. Это также устраняет путаницу между членами команды, выступая в качестве ресурса, к которому можно вернуться, чтобы узнать, как что-то сделать.

Создание шаблона документации проекта

Документация процесса и сопоставление процесса

Хотя эти два термина звучат одинаково, между документацией процесса и картированием процесса есть некоторые ключевые различия.

Основное различие между ними заключается в компоновке каждой системы. Документация процесса направлена ​​на создание письменного документа с изложением ключевых деталей, а картирование процесса направлено на визуализацию процесса. И хотя документация процесса включает визуальное представление, оно сильно отличается от подробного визуального представления карты процесса.

Как создать документ процесса

Существует восемь шагов, которые необходимо выполнить для создания документа процесса, начиная с начальной области до тестирования и проверки.

Каждый этап направлен на формальное документирование множества этапов процесса, что обеспечивает согласованность действий вашей команды и ясность коммуникации. Мы пройдем эти восемь шагов и выделим ключевые компоненты, которые вы должны включить в свой технологический документ.

1. Определение масштаба начального процесса

На первом этапе руководитель проекта определяет объем исходной информации и создает краткое описание на основе целей, сроков и приоритетов. Это делается путем рассмотрения целей и документирования их в бизнес-кейсе.

При определении масштаба процесса включите:

• Ключевые цели: Подумайте, каких ключевых показателей эффективности или бизнес-целей пытается достичь ваш процесс.

• Заинтересованные стороны: Хотя вы можете пока не знать конкретных лиц, подумайте, какие команды будут работать вместе.

• Временная шкала: С помощью метода критического пути можно оценить объем процесса и временную шкалу его завершения.

• Приоритет: Определите, насколько важен этот процесс для реализации по сравнению с другими проектами и задачами, над которыми работает ваша команда.

Эти факторы помогают заинтересованным сторонам и руководящей группе составить четкую картину, чтобы они могли быстро понять происходящий процесс.

2. Определите границы процесса

Получив начальную информацию о процессе, вы можете определить границы. Для этого наметьте, какое место процесс занимает в разных командах, определив различные задачи, которые выполняет каждая команда. Подумайте, где процесс начинается и заканчивается, и на кого он влияет.

Определение этих границ может помочь установить четкие инструкции по выполнению задач, когда вы будете готовы внедрить новый процесс. Например, если вы хотите сократить объем работы за счет автоматизации процессов, ваши ограничения могут включать выделение вашей ИТ-команде для запуска процесса и вашей операционной группы для завершения процесса.

3. Определить входы и выходы процесса

Третий шаг включает определение входов и выходов.

Вы можете определить результаты, изучив первоначальные цели проекта и выбрав конкретные измеримые показатели. Например, если ваша цель — тратить меньше времени на рутинную работу, одним из ваших результатов может быть автоматизация напоминаний о задачах. В том же примере ваш вклад может заключаться в реализации инструмента управления работой.

Определение входных и выходных данных позволит вам позже разбить каждую из этих целей на более мелкие шаги.

4. Определите этапы процесса

Теперь, когда вы собрали необходимую информацию с помощью входных и выходных данных процесса, пришло время разбить план процесса на небольшие этапы. Это можно сделать самостоятельно или в ходе мозгового штурма.

Начните с изучения начальной точки процесса — другими словами, того, что запускает границы процесса. В некоторых случаях будет зависимость, которая должна быть завершена, чтобы процесс начался. Например, чтобы автоматизировать напоминания о задачах, сначала необходимо создать задачи.

После того, как вы определили, что вызывает начало и конец процесса, перечислите все этапы процесса в последовательном порядке. Если требуется несколько задач, перечислите каждую из них на шаге. Вы хотите, чтобы ваши шаги были как можно более простыми, и сосредоточьтесь на захвате только ключевых частей процесса.

Разбейте каждый шаг на небольшие компоненты, которые можно назначить отдельным заинтересованным сторонам. Следующим шагом является распределение обязанностей для каждого шага.

Создание шаблона проектной документации

5. Свяжитесь с заинтересованными сторонами проекта

После того, как этапы определены, пора разбить каждую задачу и назначить ответственных за нее. Рекомендуется включить в документ подробную информацию по каждой задаче, например результаты и сроки. Это обеспечивает ясность и упрощает общение.

Если вам нужно предоставить дополнительную информацию о задаче или контексте для более сложных проектов, рассмотрите возможность встречи с командой или направьте их к необходимой информации. Это могут быть юридические знания или рекомендации по бренду, которые необходимы для выполнения поставленных задач.

6. Постройте блок-схему процесса

Теперь самое интересное — визуализация вашего процесса. Один из простых способов сделать это — использовать блок-схему. В зависимости от типа процесса, который вы документируете, блок-схема может обеспечить ясность в удобоваримой форме. Вы также можете воспользоваться инструментом управления рабочим процессом, который позволяет отслеживать цели и задачи на этом пути.

Чтобы построить блок-схему, вам необходимо иметь под рукой этапы процесса, входные и выходные данные, а также назначенную информацию о заинтересованных сторонах. Затем все, что вам нужно сделать, это аккуратно выложить каждый шаг в последовательном порядке.

Вот пример блок-схемы документа процесса, который вдохновит вас на создание собственного:

Как видите, каждый шаг имеет соответствующие входные и выходные данные. Визуализация этих шагов в блок-схеме позволяет легко увидеть, какие ресурсы и результаты вы можете ожидать. Вы также можете добавить дорожки к своим диаграммам, чтобы классифицировать, кому какие задачи назначены. Это может быть особенно полезно для сложных процессов.

Хотя каждый процесс будет выглядеть немного по-разному, важно, чтобы вы соединяли свои шаги по порядку и заранее предоставляли самую важную информацию.

7. Обратите внимание на исключения потока процесса

Теперь, когда вы задокументировали визуальное представление потока процесса, отметьте любые исключения, с которыми может столкнуться ваша команда. Эти исключения возникают из-за того, что не все потоки будут следовать по одному и тому же пути.  

Например, исключением из приведенного выше рабочего процесса может быть то, что некоторые задачи не требуют проверки в зависимости от сложности работы. В этом случае вам нужно отметить, какие сценарии не требуют утверждения. Вы также должны указать шаги, которые ваша команда должна предпринять для устранения этих исключений.

8. Тестирование процесса

Последний шаг в жизненном цикле документации процесса — тестирование процесса, чтобы убедиться, что он работает. Во время тестирования определите, где возникают проблемы или где возможны риски, и исправьте их в режиме реального времени. Это шанс отладить ваш новый процесс, поэтому внесите необходимые изменения, чтобы он работал максимально гладко.

Задайте вопросы, чтобы выявить болевые точки:

После того, как вы проработаете болевые точки, определите эффективность процесса. Это шанс настроить ваш процесс так, чтобы он работал как можно более гладко.

Наконец, вы можете закрыть любые открытые задачи процесса и сохранить информацию в общем пространстве для последующего просмотра при необходимости.

Преимущества документирования процесса

Независимо от того, создаете ли вы подробный поток процесса или придерживаетесь общей схемы, немедленное документирование информации может предотвратить срыв работы из-за проблем в долгосрочной перспективе.

От устранения ошибок до улучшения распределения ресурсов и повышения эффективности документирование процесса имеет четыре основных преимущества:

Устраняет ошибки

Документирование бизнес-процессов предотвращает ошибки за счет проактивного описания каждого шага процесса. Вы можете анализировать эффективность этих шагов и вносить изменения по ходу дела.

Заблаговременно документируя свой процесс, вы устраняете:

• Недостаток коммуникации: Без надлежащей документации коммуникация может быть распределена, что приводит к увеличению объема работы ради работы.

• Пропущенные этапы процесса: Без подробных шагов задачи могут быть перепутаны или пропущены, что приведет к неэффективному процессу.

• Неясные цели и результаты: Если они не понимают цель конкретного процесса, члены команды могут не иметь четкого представления о результатах или приоритетах.

Жизненный цикл документации процесса анализирует ошибки и предоставляет вам систему для постоянного мониторинга потенциальных узких мест на протяжении всего жизненного цикла процесса. Это дает вам возможность изменить или исключить шаги, которые не нужны.

Сокращает рутинную работу

Правильный технологический документ снижает рутинную работу и время, затрачиваемое на работу, поскольку информация представлена ​​заранее и сопровождается визуальным представлением.

Общие препятствия, которые устраняет документация процесса, включают:

• Частые встречи: Документ процесса может детализировать необходимую информацию, которая в противном случае потребовала бы встречи. Неэффективные встречи тратят время и могут даже усилить путаницу в отдельных случаях.

• Дублирование работы: Когда задачи организованы правильно с первого раза, вероятность дублирования работы меньше.

• Неорганизованное общение: Информация, хранящаяся в разных местах, может привести к неорганизованному общению.

Уменьшение количества этих ошибок помогает вашей команде работать более продуктивно и сосредоточиться на текущей работе. Вы также можете сделать еще один шаг и внедрить автоматизацию бизнес-процессов, чтобы исключить дополнительную рутинную работу.

Оптимизирует распределение ресурсов

 Документ процесса упрощает распределение ресурсов, организуя информацию в четкие этапы и связывая их с необходимыми ресурсами.

Это гарантирует, что ресурсы:

• Используются правильно: Когда команды знают, какие ресурсы использовать, они могут использовать их правильно и эффективно.

• Подключено к правильным шагам: Подключив ресурсы к задачам, становится ясно, как и когда их следует использовать.

• Привести к намеченному результату: Когда ресурсы распределяются правильно, их можно использовать по назначению.

Поскольку неправильное использование ресурсов может привести к перерасходу средств, важно правильно спланировать распределение, чтобы ваша команда была готова с необходимыми ресурсами.

Улучшает связь

Сохранение связи в общем инструменте может предотвратить проблемы с процессом в будущем. Это помогает, предоставляя всем заинтересованным сторонам доступ к общему источнику правды, который можно просмотреть в любое время.

Расширенная коммуникация может помочь:

• Работа выполняется правильно с первого раза: Четкая коммуникация снижает риск путаницы и некачественной работы.