Документооборот на предприятии пример: Электронный документооборот на предприятии пример. Схемы документооборота

Документооборот на предприятии пример: Электронный документооборот на предприятии пример. Схемы документооборота

Содержание

Выбор системы документооборота: список требований к системе

Любая система документооборота, независимо от ее сложности, обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе. Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор.

На текущий момент руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации делопроизводства сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота (СЭД), которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными.

Определиться с тем, сможет ли система решать задачи документооборота для данной организации необходимо до покупки системы. В ходе эксплуатации неудачного приобретения может оказаться, что купленный продукт не поддерживает расширение функциональности, больших объемов данных, имеет детерминированную логику или проблемы с безопасностью.

Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы электронного документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор. В классическом понимании требование – это способность программного продукта удовлетворять потребности пользователя. Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками СЭД на предмет удовлетворения поставленных требований. Требования предлагается разбить на группы:

  • бизнес-требования
  • требования к программному обеспечению

Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам.

Бизнес-требования включают в себя следующие разделы:

  • пользователи системы
  • хранилище данных
  • работа с документами
  • работа с бизнес-логикой

Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования. Рассмотрим каждый из разделов более подробно. 

Идентификация пользователей и работа в системе документооборота

Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции – аутентификацию и авторизацию. Аутентификация – это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.

В документопоток организации может быть вовлечено множество людей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. Другими словами сотрудники выступают в определенной роли относительно системы документооборота. Естественным желанием будет ожидание поддержки в программном продукте таких ролей.

На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы – аутентификация и авторизация, а также требования к поддержке работы различных типов пользователей.

В случае если система документооборота используют свой механизм аутентификации, необходимо выяснить какой протокол обеспечивает защиту канала данных (SSL, TLS, другой), возможны ли подключения посторонних клиентов, какой протокол обеспечивает передачу данных. Большим плюсом системы будет возможность использования системы аутентификации третьей стороны – LDAP, Kerberos, Novell Netware , PAM, winbind и т.п. Это позволит применять централизованный механизм идентификации пользователей в организации, а также предоставит им больше удобств при работе с различными системами.

К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие. Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление. Весьма полезными оказываются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам. С помощью групп доступа можно организовывать доступ к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом. Делегирование необходимо в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие. Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю.

 

Организация хранилища документов в системе

Организация хранилища (электронного архива) документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных. Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо четко представлять количественный объем документов (данных), циркулирующих в организации. Операции критичные к объему данных – это добавление, поиск документа, просмотр списка документов, сортировка. В качестве аналогии можно привести пример с файловой системой. Достаточно представить, что все файлы складываются в один определенный каталог всеми пользователями системы. При наличии в каталоге большого количества файлов порядка нескольких тысяч, работа с файлами начинает вызывать неудобства.

Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выявленных подразделений и сотрудников организации определить среднее количество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности. Также следует рассмотреть периоды пиковой нагрузки, если таковые существуют. Это могут быть периоды квартальных, годовых отчетов, сезонные повышения деловой активности партнеров по бизнесу и т.д.

Рассмотрим следующий пример. Есть некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. На текущий момент деятельность предприятия носит стабильный характер, в ближайшие годы планируется увеличение рынка потребителей на 40%. Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов – договор на предоставление услуги, акт приема сдачи работ, договор на сервисное обслуживание. В день совершается в среднем 5 сделок. Во время летнего периода количество заключаемых сделок увеличивается в три раза. В начале следующего года документы за прошедший год отправляются в архив. Итого в год имеем следующее количество документов: за основные месяцы (количество месяцев * количество сделок * количество документов на сделку * количество дней в месяце) — 9*5*3*30 = 4050 документов, за летние 3*5*3*3*30 = 4050.

Получаем 8100 документов в год, с учетом планируемого увеличения рынка сбыта – 11340 документов. Таким образом, система документооборота должна обеспечивать постоянную производительность при количестве документов до 12000.

Также стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей одновременно. Для этого в дополнение к предыдущему исследованию необходимо проследить количество пользователей, работающих с документами. В идеале производительность системы не должна падать при одновременной работе всех пользователей системы. Но это частный случай и вероятнее всего окажется, что для решения повседневных задач нет необходимости всем пользователям системы работать с ней одновременно.

Таким образом, получив прогнозируемые нагрузки на сервер, можно представить себе какую максимальную нагрузку по количеству документов и одновременно работающих пользователей должна выдерживать система.

Другой важный фактор, без наличия которого система документооборота не имеет смысла – это поиск документов в хранилище. Для того, чтобы определиться какого вида поиск требуется, необходимо рассмотреть типичные операции по поиску документов в бумажном архиве или картотеке. Важно отметить по каким критериям идет поиск. Например, в рассматриваемой организации очень часто производится поиск по названию организации-партнера, в редких случаях поиск проводится по наименованию предоставленной услуги. Следовательно, система поиска должна обеспечивать поиск документа по полям документа, в данном конкретном случае по реквизитам заказчика и условию сделки. Может оказаться необходимым контекстный поиск по вложенным файлам. Например, когда к документу присоединен файл в формат MS Office Word и необходимо отыскать этот документ по фразе, входящей во вложенный файл. Также необходимо выяснить производительность поиска документов при увеличении количества документов, хранимых в базе данных.

К вопросу об объеме данных относится и архивация документов. Если документопоток в организации довольно велик и (или) положение о документообороте предусматривает архивацию документов, то необходимо предъявить требования к системе электронного документооборота для проведения таких операций.

Существует несколько возможных способов проведения архивации – запись на сменные носители, перемещение в отдельную БД и т.д. Если в организации предусмотрены операции по работе с архивными документами – упрощенный поиск, чтение и т.п., то естественно и в электронном варианте данные операции должны проводится. Для рассматриваемых систем документооборота нужно выяснить возможность и простоту проведения подобных операций.

Следует также выяснить, как будет вести себя хранилище в случае сбоя базы данных. Например, сбои в электропитании или канале связи. Будет ли при этом в экстренном случае нарушена целостность всей базы или испорченным окажется только документ, над которым проводилась работа в момент сбоя. Необходимо выяснить у поставщиков проводились ли испытания подобного рода и узнать их результаты.

Последний фактор, рассматриваемый в данном разделе, интересен для крупных организаций имеющих распределенную структуру. Это – репликация данных. Данный механизм позволяет получать доступ к одинаковым данным на нескольких серверах сразу, что позволяет снизить нагрузку на сервера данных и каналы связи. Простейший пример проведения репликации – это хранилище законодательной базы. Например, столичный сервер организации содержит законодательную базу государства. Филиалы в области реплицируют данную базу на свои сервера и пользователи из областей обращаются к своим региональным хранилищам документов. Таким образом, относительно законодательной базы передача данных между столицей и областями идет из центра в регионы – пополнение баз данных, а чтение документов происходит на региональных серверах. В данном случае снижается нагрузка на центральный сервер и каналы данных к центру. В некоторых случаях может потребоваться возможность изменения документов в регионах с сохранением изменений для всей организации. В этом случае система репликации должна поддерживать механизм изменения и синхронизации документов. Опять же требуется выяснить наличие потребности в таких операциях в деятельности организации и соответственно сформулировать требования к системе документооборота. 

Работа с документами

Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. Идеальным вариантом является случай, когда существующие бумажные документы имеют эквивалентное отображение в электронной форме, другими словами документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково. Для этого необходимо наличие редактора типов документов и конструктор форм для типов документов. Последний должен обеспечивать возможность компоновки структуры документа с помощью различных полей, создание и редактирование самих полей. Очень полезными оказываются подстановочные поля, содержащие справочную информацию. Например, для ввода документа типа Накладная требуется внесение реквизитов заказчика. Имея справочную базу деловых партнеров, можно выбрать необходимого партнера и его реквизиты будут автоматически занесены в документ.

Также необходимо рассмотреть типичные операции с документами, проводимые в организации и выяснить возможность их проведения в СЭД. После чего выяснить удобство использования данных операций (см. Удобство использования). Наиболее частыми операциями являются создание, поиск и редактирование документа.

При работе с большим количеством входящей и исходящей корреспонденции будет представлять интерес конвертации документов из других типов файлов, возможность хранения документов других форматов в хранилище.

Наличие функции истории документа или журналирования операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить от какого пользователя проводилась та или иная операция. Например, журнал может иметь следующий вид:

Пользователь Дата Операция Комментарий
Иванов 10.10.02 Создание Документ создан
Сидоров 12.10.02 Создание копии По приказу №5.783.3
Петров  15.10.02 Создание резолюции Вместо Сидорова

Еще одним полезным механизмом работы с документами является отслеживание версий документов. Это может оказаться полезным при наличии большого количества исполнителей, работающих с документом, каждый из которых может редактировать документ. Исполнитель, работая над документом, редактирует его и создает свою версию документа. Ответственный за документ сотрудник собирает версии документа, выбрав от каждого исполнителя его часть работы, и получает окончательный вариант документа. Например, в аналитический отдел на доработку поступил документ, состоящий из трех частей: анализ проблемы, предложение решения и оценка будущих результатов. Проработка каждой из частей документа была поручена сотрудникам А, Б и В соответственно. Каждый из них внес поправки в свою часть и создал свою версию документа. После этого начальник отдела сделал новую версию документа, собрав ее из частей документов подготовленных исполнителями – часть “анализ” от А, “предложение решения” от Б и “оценка результатов” от В. Система документооборота позволяет отслеживать подобные операции и при совместной работе с документами упростить создание конечных версий.

Возможность электронной подписи документа позволить проводить рецензирование и проверку подлинности документа. Такая подпись должна гарантировать подлинность личности, подписавшей документ, и времени, когда эта подпись была проведена. Проверка подлинности подписи может осуществляться с помощью общедоступных открытых ключей, в то время как подписать документ может только владелец закрытого ключа. Получив информацию о механизме реализующем подписи, необходимо выяснить устойчивость алгоритмов шифрования и возможность доступа к закрытым ключам.

Работа с бизнес-логикой

Электронное делопроизводство подразумевает не только запись и извлечение документов из хранилища, но и различного рода действия над документами – рецензирование, работу над документами, различные процессы, порождающие и использующие в своей деятельности эти документы. Невозможно создать программный комплекс, автоматизирующий деловодство и подходящий под процессы делопроизводства всех предприятий. С другой стороны подстраивание существующих процессов под внедряемую программу может провалиться из-за многих факторов – от невозможности перестроить процесс под электронный документооборот до саботажа сотрудниками автоматизации их процессов в связи с нарушением их привычной работы.

Следовательно, система электронного документооборота должна обладать механизмом, позволяющим реализовать бизнес-процессы предприятия и гибко под них подстраиваться.

Одной из наиболее распространенных функций систем электронного документооборота является работа с маршрутом документа. Это необходимо для организаций имеющих положение о делопроизводстве, в котором регламентируется работа с различными видами документов. Например, заявка от клиента поступает в канцелярию, затем начальнику отдела по работе с клиентами, он в свою очередь назначает сотрудника для выполнения данного задания. После выполнения работы сотрудник составляет отчет и направляет документ обратно в канцелярию. На каждом из этапов возможны какие-то дополнительные задачи для лица, работающего с документом. СЭДО должна поддерживать проведение подобных операций. Редактирование подобных действий должно вызывать как можно меньше затруднений (дополнительно см. разделы Удобство сопровождения и Удобство использования). Если предлагаемый продукт содержит возможность создания собственных маршрутов и редактирование (создание) пользовательских задач и действий с помощью встроенных скриптовых языков, то это предоставляет широкие возможности по расширению функциональности системы в будущем.

Требования к ресурсам системы документооборота

Требования данного вида состоят из требования к аппаратному и программному обеспечению. Требования к аппаратному обеспечению непосредственно исходят из требований к программным продуктам, входящим в состав системы электронного документооборота и дополнительных программных продуктов.

Первый вопрос, который следует задавать в данном контексте поставщикам программного продукта – насколько самодостаточной является поставляемая система, т.е. необходимо выяснить какие дополнительные программные продукты требуются и (или) могут понадобиться для работы с системой и вопросы их покупки и лицензирования.

Главным программным требованием является требование к операционной системе, которое наиболее вероятно будет отличаться для серверной и клиентской части. Здесь необходимо выяснить будет ли работать данный продукт на уже имеющихся на предприятии версиях операционных систем.

Наиболее частым продуктом третьей стороны, требуемым для работы внедряемой системы документооборота, является СУБД для хранилища данных. Нормальная работа клиентского места может потребовать наличие какого-либо из офисных пакетов. В данном случае также необходимо уделить внимание вопросам совместимости документов из уже применяемых офисных пакетов с теми, с которыми работает клиентское место.

Аппаратная часть должна обеспечивать требуемую максимальную производительность, как на клиентском месте, так и на серверной части. Например, если на клиентском месте один сотрудник вводит в день сто документов, а другой два документа, то естественно, что первому необходимо более производительное рабочее место.

Стоимость продукта и его внедрения

Конечная стоимость внедрения системы электронного документооборота на предприятии может очень сильно отличаться от стоимости этой системы в прайс-листе. В большинстве случаев дополнительная стоимость определяется предыдущим пунктом – это стоимость программных продуктов и аппаратной части.

Требования к операционной системе могут повлечь закупку необходимых версий операционной системы для клиентской и серверной части. При использовании СУБД стороннего разработчика его в большинстве случаев придется покупать отдельно (если СУБД не была куплена ранее). Зависимость клиентского места от офисных пакетов подразумевает их наличие и, следовательно, в некоторых случаях приобретение, что может существенно увеличить стоимость продукта на цену одного офисного пакета на одно клиентское место. Это наиболее вероятные зависимости. Однако могут быть и другие. Поэтому необходимо для поставленных бизнес-требований к системе электронного документооборота провести анализ зависимости от стороннего программного обеспечения.

Например, система может потребовать стороннего коммерческого программного продукта для аутентификации пользователей или для конвертации документов для различных офисных пакетов.

После выяснения требований к программному обеспечению следует определиться, удовлетворяет ли текущая аппаратная база для решения данных задач. Неприятным сюрпризом может оказаться, что старые компьютеры окажутся недостаточно производительными для этого.

В стоимость программного продукта может входить техническая поддержка. В некоторых случаях поддержка может поставляться за отдельную плату. Также следует выяснить входит ли в стоимость системы настройка под конкретную организацию или это поставляется за отдельную плату. Может оказаться, что продается “голая” система, стоимость настройки и подготовки решения на месте может быть сопоставима со стоимостью самой системы.

Еще одним разделом затрат является обучение сотрудников для работы с новой системой. Для этого может потребоваться приглашение специалистов поставщика программного продукта, организация внутренних семинаров для своих сотрудников, закупка дополнительных обучающих материалов.

Просуммировав стоимость всех вторичных затрат можно таким образом получить сумму наиболее полно отражающую стоимость внедрения электронного документооборота.

Удобство сопровождения системы документооборота

Технически удобство сопровождения системы определяется наличием системы помощи, сложностью настройки системы под конкретную предметную область, возможностью ее расширения и необходимость привлечения стороннего персонала для расширения или настройки системы. Здесь необходимо выяснить, как производиться расширение системы, насколько этот вопрос отражен в документации, и нужно ли для этого привлекать сотрудников организации, предоставившей систему. Относительно документации к системе, следует проверить соответствие справочной информации текущей версии системы, потому что справка может быть составлена для предыдущей версии продукта. Следует также прямо задать вопрос о том, существуют ли такие аспекты системы, которые не отражены в документации и как разрешается данный вопрос. Большим плюсом будет наличие электронного обучающего курса по работе с системой, как демонстрационного, так и интерактивного.

С организационной стороны, сопровождение – это получение технической поддержки со стороны поставщиков внедряемой системы. Здесь необходимо выяснить каким образом  будет предоставляться подобная поддержка – по телефону, e-mail, ICQ и т.п. Важный вопрос для начала использования системы – это подготовка готового решения и обучение персонала. Первое означает, что покупается не чистая система, а уже подготовленное для данного предприятия решение с документами, типами пользователей, задачами и т.п., характерными для данного предприятия. Наиболее вероятными действиями в данном случае являются выезд специалиста исполнителя для изучения предметной области и подготовки решения либо приглашение эксперта предметной области для получения от него необходимой информации.

Удобство в использовании

Удобство в использовании – это удобство работы с системой для конечного пользователя. Наиболее простой путь для определения этого состоит в рассмотрении сложности выполнения пользователями типичных операций с документами. Например, что нужно сделать пользователю, чтобы создать документ в электронном виде – сколько пунктов меню пройти, сколько движений мышью сделать, что ввести с клавиатуры. Критерием простоты служит количество и доступность последовательных операций. Это можно выяснить, только поработав с системой или ее демонстрационной версией.

Например, есть два варианта создания нового документа.

  1. Нажатие кнопки с соответствующей иконки на панели инструментов. 
  2. Выбор меню Сервис -> Операции над документами -> Создание нового документа -> Накладная  

Получается, что первый вариант требует меньшего количества операций для создания документа. При одиночном выполнении операции такое сравнение может показаться не совсем уместным, однако если рассмотреть ежедневное выполнение порядка 100-200 таких операций, то разница сразу станет весомой.

Обобщенный список требований

Ниже представлено краткое резюме по рассмотренным требованиям к корпоративной системе документооборота.

1. Бизнес-требования

Идентификация пользователей

1. Аутентификация

  • защищенность протокола связи
  • интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей

 

2. Авторизация

  • возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей
  • организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей

 

3. Разграничение прав доступа к документам

  • возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей
  • делегирование прав доступа к документу от одного лица другому

Хранилище документов

1. Производительность хранилища данных

  • зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей

 

2. Поиск документов

  • поиск по полям документа
  • контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам

 

3. Архивация документов

  • вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)

 

4. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных

5. Репликация данных

  • только для чтения
  • с возможностью сохранения изменений

 

Работа с документами

1. Работа с типами документов

  • создание новых типов
  • наличие конструктора форм
  • справочные (подстановочные) поля
  • история документа
  • отслеживание версий документов

 

2. Конвертация документов

  • сканирование
  • импорт из других форматов файлов

 

3. Электронная подпись

Работа с бизнес-логикой

1. Маршруты движения документов

2. Задания (задачи) для пользователей

3. Работа с пользовательскими сценариями

2. Требования к программному обеспечению

Требования к ресурсам

1. Операционная система

2. СУБД

  • необходимость приобретения сторонней СУБД

 

3. Зависимость от сторонних продуктов

  • наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы

 

4. Аппаратная часть

  • производительность компьютеров

Стоимость продукта

 

1. Стоимость дополнительного программного обеспечения

  • СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение

2. Закупка нового оборудования

3. Затраты на обучение персонала

4. Затраты на подготовку готового решения

Удобство сопровождения

1. Документация

  • соответствие документации текущей версии продукта
  • наличие электронных обучающих материалов
  • освещенность вопросов расширения системы

2. Возможности расширения системы

3. Техническая поддержка системы

Удобство использования

1. Простота выполнения базовых операций пользователя

  • доступность управляющих элементов
  • количество элементарных операций для выполнения действий
Опубликовано на интернет-сайте «Независимого ресурса  Всероссийского Сообщества CIO» 11 марта 2003 г.

возможности, преимущества, внедрение в компании

  • Владимир Андреев
  • 1 ноября 2020
  • Статьи

Приглашаем подробнее узнать о системах электронного документооборота на нашей тематической ИТ-конференции Docsvision Day 2021. Ежегодно на этом знаковом офлайн-мероприятии выступают эксперты рынка и представители компаний из различных отраслей с актуальными кейсами из сферы цифровизации бизнес-процессов. Для участия необходимо зарегистрироваться.

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоёмкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать её.

 

Использование специализированных систем, в частности внедрение электронного документооборота, актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций), включающая правильно подобранные сервисы электронного документооборота, поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

  • обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
  • обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
  • упрощает контроль над документопотоками;
  • помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием – комплексом сервисов электронного документооборота — для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда её называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

В процессе собственной эволюции СЭД постепенно «научились» сопровождать и обеспечивать бизнес-логику всего жизненного цикла документа, а потом – автоматизировать сквозные бизнес-процессы, связанные с документооборотом, частично принимая на себя функции BPM-систем (Business Process Management).

С 2017 года развивается концепция CSP (Content Service Platform), для которой характерен отказ от монолитной архитектуры систем прежних поколений в пользу платформы, которая поставляется в виде набора сервисов. Современные СЭД, включая Docsvision, представляют собой CSP-платформы, которые объединяют и поддерживают работу сервисов, необходимых для конкретной компании на данном этапе её жизненного цикла и с учётом специфических задач. При этом платформа оставляет возможность в любой момент добавить новый сервис, обновить или доработать отдельный модуль. Это позволяет одновременно и эксплуатировать систему, и развивать её без необходимости ставить на паузу производственные и бизнес-процессы.

Выбрать оптимальную по набору сервисов редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице «Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций».

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель), и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

  • обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
  • повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
  • сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
  • защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
  • основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
  • легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
  • даёт предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому её работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

  • федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и её защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
  • отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
  • постановления федерального и региональных правительств;
  • стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся требования к работе с электронными подписями, что критически важно для сохранения юридической значимости электронного документооборота. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Всё это нужно предусмотреть при принятии решения, какую систему электронного документооборота внедрять для корпоративного использования.

Функциональные возможности СЭД

Задачи системы электронного документооборота сегодня уже вышли далеко за контур «классического делопроизводства», и это значительно повышает требования даже к базовой функциональности СЭД. Подробно об этом можно прочитать в буклете «Актуальные задачи современной СЭД», а кратко можно сформулировать, что система должна обеспечивать все следующие функции:

  • управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
  • связь с бумажным документооборотом;
  • организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
  • отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
  • поддержка должного уровня информационной безопасности;
  • простой и интуитивно понятный для конечных пользователей интерфейс программы.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удалённых друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить её на реальном предприятии.

Внедрение СЭД и оценка её эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные сервисы электронного документооборота для решения задач по организации и поддержке электронной работы с документами. Мы обеспечиваем комплексный подход: вместе с самим программным продуктом предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД.

Скачать буклет бесплатноВнедрение электронного документооборота на предприятии — важный этап, на нём происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка её под прикладные задачи заказчика.

Обычно внедрение состоит из следующих этапов:

  • исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
  • перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
  • тестирование работоспособности настроенного продукта;
  • обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
  • эксплуатация и корректировки в её процессе, масштабирование, решение текущих задач.

Система документооборота должна также быть бизнес-эффективной и окупить вложения в неё. Для такой оценки можно использовать методики расчёта возврата инвестиций в IT-проекты и, в общем смысле, в любые нематериальные активы. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчёт эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение обработки документов (и снижение риска штрафов за несоблюдение сроков ответа на запросы), более простое принятие оперативных решений благодаря доступу к любому срезу информации. Примеры оценки бизнес-эффекта внедрения СЭД можно посмотреть в кейсах реализованных проектов наших клиентов. Рассматривать эффективность СЭД необходимо в комплексе, вместе с процессами и бизнес-выгодой от их автоматизации.

Помимо общего функционала платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения для внутреннего и внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота, договорного документооборота, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, делопроизводства, цифрового управления процессами и командой.

Готовые решения СЭД →

Владимир Андреев

Президент компании «ДоксВижн»

бизнес сбрасывает бумажные оковы. Synerdocs

Зачем внедрять электронный документооборот на предприятии? Какие преимущества это дает? Об этом и не только в своем интервью рассказал Александр Валеев, руководитель проектов Synerdocs. Основываясь на собственном опыте внедрения сервиса обмена на одном предприятии в сфере FMCG, эксперт поделился наблюдениями и впечатлениями.

Бизнес сбрасывает бумажные оковы

Александр, случается ли, что компании без опыта работы с электронными документами (далее – ЭД) вдруг решают обмениваться ими со своими контрагентами и внедряют систему электронного документооборота на предприятии?.

— Случается, и в своей практике я с таким встречался. Приведу в пример реальную историю, как руководство одного из предприятий по производству товаров повседневного спроса обратилось в сервис Synerdocs за помощью. Возможно, описанные мной ситуации покажутся читателям знакомыми. В этом нет ничего удивительного, так как бизнес-процессы, протекающие во многих компаниях, схожи, и возникающие при этом проблемы тоже могут повторяться.

Как вы считаете, чем был продиктован выбор в пользу сервиса ЭДО? И в целом было бы интересно узнать, как у бизнеса появляется потребность в переходе на внешний обмен?

— Чтобы ответить на эти вопросы, давайте для начала посмотрим, как на предприятии была построена работа с бумажными документами. Ежедневно на печать товарных накладных, товарно-транспортных накладных и счетов-фактур тратили по 2-4 пачки бумаги. Оформлением документов занимались два сотрудника. В течение 2-3-х рабочих часов они только и делали, что сначала распечатывали документы из информационной системы, а затем подписывали их и ставили печати. Готовые бумаги сортировали по поставкам и передавали экспедиторам. При этом высшим мастерством считалось не перепутать между собой документы.

Постепенно руководство компании пришло к осознанию того, что больше так продолжаться не может. Слишком много ресурсов уходило на поддержание рутины — покупку бумаги и тонера, обслуживание печатного оборудования и, самое главное, на труд персонала. Если бы продажи взлетели вверх, нарисовалась бы не самая утешительная картина: специально обученные «роботы» целыми днями только и занимаются, что готовят первичку.

Изучив все возможные варианты сокращения издержек, руководство приняло решение перевести первичные документы и счета-фактуры в электронный вид.

Расскажите, какие составляющие необходимы, чтобы начать внешний обмен с контрагентами?

— Не буду вдаваться в подробности и остановлюсь на самом главном. Необходимо выбрать оператора электронного документооборота и подключиться к сервису, используя сертификат квалифицированной электронной подписи. Как правило, на предприятиях, представляющих отчетность по электронным каналам связи, такие сертификаты уже есть.

На следующем этапе, при желании и необходимости, возможно внедрение интеграционных решений, связывающих учетную систему или систему электронного документооборота предприятия, где формируются документы, с сервисом обмена.

Если раньше документы приходилось распечатывать, подписывать вручную, заверять печатью, передавать экспедитору и по две недели ждать поступления подписанной контрагентом первички, то после перехода на ЭД пользователю информационной системы (в нашем случае 1С) достаточно будет отметить необходимые документы, подписать электронной подписью и отправить одним нажатием кнопки.

Автоматизации документооборота на предприятии: где подстерегают сложности?

С какими трудностями сталкиваются компании, начавшие обмениваться ЭД?

— Начнем с того, что не у всех есть техническая возможность принимать и обрабатывать электронные документы. На рассматриваемом нами предприятии были организованы работы по подключению партнеров к сервису ЭДО. Естественно далеко не все контрагенты готовы сразу перевести первичку и счета-фактуры в электронный вид. У каждого были на то свои причины. Кто-то не понимал всех преимуществ отказа от бумаги, кто-то не мог перестроить бизнес-процессы в своей организации. В сложившейся ситуации выручил оператор ЭДО, который взял на себя часть работ по подключению контрагентов к сервису. Несмотря на то, что сразу перейти на обмен между организациями получилось не у всех контрагентов, могу отметить, что в компании ощутимо уменьшилось время на подготовку исходящих документов, а высвободившийся персонал привлекли к работе на других участках производства.

Случается ли, что при переходе на обмен ЭД у заказчика выявляются новые потребности, а следовательно и требования к сервису?

— Случается, и мой пример это подтверждает. В процессе автоматизации документооборота на предприятии был проведен анализ рабочего времени сотрудников, которой выявил незаметную до сей поры проблему. Подготовка исходящих первичных документов ускорилась, но обнаружилось узкое место — им стало согласование первичных документов перед отправкой покупателю. Сотрудники отдела сбыта каждый раз после подготовки первички были вынуждены отправляться на склад и сверять фактические остатки продукции с данными в учетной системе. Только после этого принималось решение об отгрузке.

Сервисы большинства операторов ЭДО позволяют организовать внутреннее согласование документов. В нашем случае это очень помогло и позволило устранить проблему. Кладовщиков просто подключили к сервису. Благодаря этому накладные и счета-фактуры стали проходить согласование через работников склада, а после отправляться клиенту. Помимо очевидного сокращения времени на подготовку ЭД, команда внедрения получила благодарность от «сбытовиков», избавленных от метаний между своим рабочим местом и складом. Так что сервис выручает не только когда нужен обмен между организациями, но и если требуется упорядочить электронный документооборот на предприятии между несколькими отделами.

Как быть, если не все контрагенты переходят на работу с ЭД? Как выйти из этой ситуации?

— Практика показывает, что даже после официального перехода компании на электронной обмен с контрагентами, среди последних остаются те, кто против нового порядка. Взять и прекратить с ними все деловые контакты естественно нельзя. Поэтому приходится искать так называемые обходные пути. На рассматриваемом нами предприятии случилась аналогичная ситуация.

Решение было найдено — внедрили ECM-систему и настроили интеграцию с сервисом обмена. какие результаты это принесло? Во-первых, процесс подготовки и согласования стал одинаковым как для бумажных, так и для электронных документов. В отделе сбыта начали готовить документы на отгрузку, на складе — согласовывать, а коммерческий директор стал получать уведомления об отгрузках. Во-вторых, в настройках маршрута подготовки документов был установлен запрет на отгрузку покупателям из «стоп-листа».

Последовательность внедрения и хранение

Как по вашему мнению, просто ли внедрять система электронного документооборота предприятия после того, как компания уже подключилась к сервису ЭДО?

— У такой последовательности есть неоспоримые преимущества. Если сначала внедрять сервис обмена электронными, то у заказчика гораздо раньше появляется осознание того, какие именно потребности есть в компании и с помощью каких инструментов их можно решить. Нам это играет на руку, ведь ECM-система — это отдельный самодостаточный продукт, и его внедрение требует от заказчика четкого понимания проблем и потребностей, которые есть на предприятии.

Развернутая в компании система внутреннего электронного документооборота может подстегнуть руководство начать осваивать внешний обмен ЭД. И наоборот, используемый на предприятии сервис по обмену ЭД может простимулировать внедрение ECM-системы. Конечно, первый вариант встречается нередко, особенно учитывая тот факт, что некоторые компании, предлагающие сервисы по обмену ЭД, одновременно являются разработчиками систем управления контентом. Но бывают и случаи с точностью до наоборот.

Бумажные документы мы привыкли хранить в архиве подшитыми и пронумерованными. А каким образом организуется хранение электронных?

— Операторы ЭДО предоставляют услуги облачного хранения. Однако поиск по такому хранилищу неудобен и затруднителен. Чтобы решить возникшую сложность, было решено использовать решение на базе уже внедренной на предприятии системы электронного документооборота. В архиве стали храниться как электронные документы, так и данные о бумажных документах, что упростило их поиск и подготовку к налоговым и аудиторским проверкам. Также был облегчен контроль возврата подписанных документов от покупателей.

Плоды внедрения

Какой эффект получает компания после внедрения описанных решений?

— Автоматизация документооборота на предприятии с помощью ECM-системы можно отследить аналитику по отгрузкам и организовать контроль дебиторской задолженности. Благодаря этому удается добиться прозрачности коммерческой деятельности предприятия и улучшить оперативное управление предприятием.

Если смотреть на ситуацию комплексно, то благодаря внедрению сервиса обмена и организации внутреннего электронного документооборота, удалось снизить переменные издержки на предприятии. Работа персонала стала комфортнее и эффективнее. Кстати, начав решать локальные задачи и оценив эффект от внедрения систем внешнего и внутреннего электронного документооборота, руководство компании не остановилось на достигнутом и запланировало применить полученный опыт к остальным бизнес-процессам. От себя хочу добавить, важно понимать, какой эффект приносит внедрение обмена ЭД и уметь находить правильные решения возникающих бизнес-задач.

На вопросы отвечал Александр Валеев, руководитель проектов Synerdocs


Организация документооборота на примере конкретного предприятия курсовая по новому или неперечисленному предмету

Оглавление Введение……………………………………………………………….………3 Глава 1.Понятие и развитие документооборота……………….……….…5 1.1 Развитие документооборота………………………………….……….….5 1.2 Понятие документооборота………………….……………………….…..7 Глава 2. Основные правила организации документооборота ОАО комбината «Магнезит»……………………….……….………….……….…..10 2.1 Схема движения и технология обработки документов ОАО комбината «Магнезит»………………………………………..……….13 2.2. Регистрация документов…………………………………………..…….17 2.3 Контроль исполнения документов………………………………..…….23 Заключение……….……………..……………………………….….………..26 Библиография…..……………… ………………………………………..….27 Приложение Введение Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении , хранение документов и их использование в лекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организац ионной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, е е штатного состава и других вопросов. Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом курсового исследования является организация процесса документооборота на примере ведущего предприятия города Сатки — ОАО «Комбината Магнезит». Объектом исследования стали основные правила организации документооборота на ОАО «Комбинате Магнезит». операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». 1.2. Понятие документооборота Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства , определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ , приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству , схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению: -горизонтальные — связывают организации одного уровня -вертикальные — нисходящие, восходящие – связывают организации различных уровней. Восходящие – входные , поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций. Нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям. По отношению к управленческому объекту: Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле: Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год). При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. Движение входящих документов Схема движения входящих документов Движение входящих документов показано на рис. 1, где цифрами и буквами обозначено: Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОАО комбината «Магнезит». Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ОАО комбината «Магнезит» и табелем унифицированных форм документов. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В ОАО комбинате «Магнезит» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящие. Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами , предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе. Исходящие. Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации). Внутренние. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ОАО комбината «Магнезит», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ОАО комбината «Магнезит» (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя комбината. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы. 2.1 Схема движения и технология обработки документов на ОАО комбината «Магнезит» Входящие документы: Документы, поступившие, в ОАО комбината «Магнезит» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Приложение 1 ) . Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В ОАО комбината «Магнезит» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. Регистрируемые документы делятся на два потока: 1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса; 2.Документы в адрес структурных подразделений. Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока — в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию. Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОАО комбината «Магнезит» и в структурные подразделения организации. Руководству ОАО комбината «Магнезит» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию их различны для отдельных видов документов. Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Учет объема документооборота организуется для установления: — загрузки комбината «Магнезит», его подразделений и службы документационного обеспечения управления; — потребности комбината «Магнезит» организационной и электронно- вычислительной технике. При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель — количество основных документов, знаменатель — количество копий. 2.2. Регистрация документов Общие правила регистрации документов на ОАО комбинате «Магнезит». Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа — это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству ОАО комбината «Магнезит» в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем ОАО комбината «Магнезит», если он включает нерегистрируемую документацию всего ОАО комбината «Магнезит», или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел. Индексация документов. Индексация документов в делопроизводстве — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации . Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает: — 06 — индекс структурного подразделения; — 10 — номер соответствующего дела по номенклатуре; — 96 — индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа. На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа на ОАО комбината «Магнезит». Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 — 2003 Формы регистрации документов и порядок их заполнения. В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО комбината «Магнезит» используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера — автоматизированная электронная (Схема № 3). РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА лицевая сторона 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 КОРРЕСПОНДЕНТ ИНДЕКС ДОКУМЕНТА ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ оборотная сторона ИСПОЛНИТЕЛЬ ДАТА ИСХОД № КОМУ № ДЕЛА КЕМ ПОДПИСАН ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИ РАССЫЛКА КОЛ-ВО ЛИСТОВ ФОНД № ОПИСЬ № ДЕЛО № На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку. Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33- й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка. Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций. 2.3 Контроль исполнения документов Контроль исполнения документов — совокупность действий, беспечивающих своевременное исполнение документов . Организация контроля за исполнением документов в ОАО комбината «Магнезит» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (Схема № 4). Схема 4. Контроль исполнения документов Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления ОАО комбината «Магнезит». В структурных подразделениях ОАО комбината «Магнезит» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ОАО комбината «Магнезит». Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно- правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Библиография 1. Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ). — М.: Бизнес -школа. Интел Синтез, 1994. 2. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. — М.: Приор, 1997. 3. Веселов П. В. Современное деловое письмо и промышленности. — М.: 1999. 4. Головач А. С. Оформление документов. — Киев- Донецк: Вице школа, 1999. 5. Демидова А. К., Смирнов Э. Л. Русская коммерческая корреспонденция. — М.: Русский язык, 1985. 6. Денисов В. Word 97 c самого начала. — СПб: Питер, 1997. 7. Иритикова В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. — № 1 – С. 20-27 8. Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003. 9. Кудрявцев В. А. и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник — М.: ИНФРА-М, 1998 10. Кузнецова Т. В. и др. Секретарское дело /Т. В. Кузнецова, Г. А. Серова, В. И. Андреева, Н. А. Литвинцева. – М.: журн. «Секретарское дело», 1996. – 490 с.: им. – (Специальный выпуск Журнала «Секретарское дело»). 11. Курицкий Б. Я. Организация делопроизводства и управления в офисе. — Санкт-Петербург: BVH, 1997. 12.Машинопись и основы делопроизводства./ Сост. А. П. Корнеева и А. М. Ашелина. — М.: Просвещение, 1999. 13. Самыкина И. В. «Практическое руководство для секретаря». — М.: БИНОМ, 1995 14. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000. 15.Стенюков М .В.Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия М.:2004 16.Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти ,утверждённая приказом Федеральной архивной службы Росси от 27.11.2000 №68 17.Справочная правовая система «Консультант Плюс» 18.Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно- практическое пособие).-М.: «Издательство РАГС»,2003-372с 19.ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело .Термины и определения(утверждено постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28) 20.Федеральный закон Российской Федерации «Об информации , информати- зации и защите информации» от 20.02.1995 №24 – ФЗ (в редакции от 10.01.2003) 21.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (утверждено Росархивом 06.10.2000) Приложение1 ЭКСПЕДИЦИЯ < Подразделение по рассмотрению Писем граждан, жалоб, заявлений Регистрируемые документы Нерегистрир С ПОМЕТКОЙ | уемые «ПИЧНО» ПОКУМРНТЫ На имя руководителя \ Ибез указания улупРЬТеАгГА КАНЦЕЛЯРИЯ —— Руководство | Организаци РЖ Струтурного Адресованные — структурным Конкретному алоесату подразделениям ИСПОЛНИТЕЛИ Руководство подразделения При лож ени е2

Образец графика документооборота на предприятии в 2021 году

Что это за график и для чего он нужен

Он представляет собой схему, в которой отмечен каждый этап движения документации и лица, ответственные за него. За несдачу отчетной документации в государственные органы накажут, а потерянный файл приведет к срыву важного контракта. Поэтому знание того, что такое ГДО и как им пользоваться, помогает избежать утери документации, сэкономить время и предотвратить издержки, связанные с этим.

Кто его разрабатывает

За разработку отвечает главный бухгалтер, это важно, поскольку он знает объем нагрузки и правильно ее распределяет, чтобы при большой загруженности в ведении документации не происходило задержек. После разработки передается на подпись тому, кто утверждает график документооборота предприятия, — начальнику филиала (представительства), руководителю организации.

Как его составить

Единой формы для заполнения не существует. Каждое предприятие разрабатывает свою структуру исходя из потребностей общества. Объем и подробность зависят от размера организации и вида ее деятельности. Главный бухгалтер учитывает все эти критерии, после чего составляет схему или поэтапный список работы с документацией, включающий такие шаги:

  1. Создание файла.
  2. Предварительное рассмотрение.
  3. Регистрация.
  4. Принятие решения.
  5. Направление на исполнение.
  6. Контроль за исполнением.
  7. Исполнение.
  8. Определение сроков хранения.
  9. Передача на хранение.

ГДО составляется для каждого внутреннего подразделения отдельно (например, для бухгалтерии) либо для конкретного типа документов (например, для первичной документации).

В итоге из примерного списка (схемы) составляют таблицу, в которой нумеруют этапы, назначают ответственных за каждый из них и устанавливают срок реализации этапа.

Пример ГДО

Вот образец графика документооборота на предприятии в 2020 году, уже заполненный.

Как оформить внедрение ГДО

Введение ГДО в число нормативных актов производится приказом руководителя организации. В приказе содержатся следующие пункты:

  • об утверждении приложения к приказу;
  • об обязательном использовании его всеми сотрудниками;
  • о назначении ответственного.

Приказ подписывается генеральным директором предприятия.

Учитывайте специфику организации документооборота между исполнителем и заказчиком: контрагент тоже проверит договор при получении, поэтому доведите до сведения персонала необходимость тщательного соблюдения утвержденного регламента.

Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

Приказ №36

об утверждении графика документооборота

г. Санкт-Петербург, 21.10.2020

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Утвердить график документооборота согласно приложению №1 к данному приказу.
  2. Вести документооборот в ООО «Clubtk.ru» в соответствии с утвержденным графиком.
  3. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера Смирнову В. Ф.

Генеральный директор Воронов А. В.

Кто контролирует исполнение ГДО

По общему правилу контроль осуществляют генеральный директор и главный бухгалтер. Генеральный директор часто загружен работой другой направленности, поэтому в приказе об утверждении укажите, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота конкретно, это важно, поскольку контролирующее лицо отслеживает нагрузку и в зависимости от объема работы корректирует регламент.

Внедрение СЭД на предприятиях: примеры


2020. Техносерв заключил партнерское соглашение с Directum

Компания «Техносерв Консалтинг», один из ведущих игроков на рынке ИТ-консалтинга, и Directum – лидер в области разработки программного обеспечения для цифровизации бизнес-процессов и электронного документооборота – заключили соглашение о партнерстве. Сотрудничество компаний позволит заказчикам получать двойное преимущество: с одной стороны — наиболее конкурентоспособные с точки зрения соотношения цены и качества интеллектуальные решения по системам управления цифровыми процессами и документами. С другой — многолетняя экспертиза «Техносерв Консалтинг» в области бизнес-консалтинга и успешный опыт внедрения и интеграции разного рода ИТ-систем, которые дают возможность предлагать клиентам симбиоз отечественных решений, созданных с учетом российской специфики.

2018. DirectumRX внедрили в BP Россия

Российское представительство одной из крупнейших нефтегазовых компаний мира перешло на облачный электронный документооборот. Все договоры и ключевые документы по закупкам теперь согласуются в системе DirectumRX. Основной целью внедрения СЭД стало повышение эффективности и прозрачности работы с документами. Компании требовалось организовать удобное хранение документов с соблюдением иерархии, связей между ними и быстрого поиска. Важными критериями при выборе системы стали поддержка английского языка и возможность работать с системой удаленно. В пользу DirectumRX также сыграли удобный интерфейс и невысокая стоимость аренды сервисов – облачная СЭД не требовала высоких стартовых затрат.

2016. Расширение использования электронного архива Этлас в Татнефть – АЗС Центр

После внедрения системы электронного архива Этлас в компании «Татнефть – АЗС Центр» в 2015 году и успешной промышленной эксплуатации в течение года было принято решение о расширении ее использования.На первом этапе внедрения системы, помимо стандартных задач создания структуры и настройки архива был решен вопрос об автоматизированном переносе данных в виде скан-копий первичной бухгалтерской документации из бухгалтерской системы в создаваемый архив. Был сформирован шлюз автоматизированного обмена документами и карточками документов со стороны заказчика. Для надежной промышленной эксплуатации была настроена процедура резервного копирования базы данных и базы документов.На сегодняшний день, после внедрения в головном офисе, был запущен второй этап подключения к работе еще нескольких отделов компании. Были реализованы механизмы обмена данными о контрагентах и справочниках между электронным архивом и системой бухгалтерского учета. Также был сделан механизм выгрузки структуры папок из электронного архива в систему бухгалтерского учета. После выполнения второго этапа внедрения рассматривается вопрос о дальнейшем расширении ее использования в многочисленных филиалах компании.


2016. «ЭФ-Интернэшнл» расширила использование СЭД ТЕЗИС в четыре раза

В сентябре 2015 года крупное питерское выставочное агентство «ЭкспоФорум-Интернэшнл» внедрило СЭД ТЕЗИС. Спустя несколько месяцев использования руководство компании приняло решение приобрести в 4 раза больше лицензий. Изначально в компании была внедрена Расширенная редакция системы на 50 одновременных подключений, что частично обеспечило работу головного офиса компании в п. Шушары под Санкт-Петербургом. Затем компания приняла решение увеличить количество сотрудников, использующих СЭД, и подключить к системе дочерние организации. В рамках масштабирования количество подключений было до 200. Дополнительно были приобретены 10 VIP-лицензий, дающих доступ к системе с любого устройства , и 5 лицензий на Мобильную версию СЭД ТЕЗИС. Кроме того, было приобретено решение ТЕЗИС:Портал для создания корпоративного портала для сотрудников.

2016. Расширение использования системы электронного архива Этлас в компании ИнвестСтрой

После успешного внедрения в 2012 году системы электронного архива Этлас в инвестициооно-строительной компании ИнвестСтрой было принято решение о расширении ее использования. В рамках внедрения проекта реализован процесс выполнения контрольных процедур в отношении отсканированных документов с целью достижения полноты и качества переданных в электронный архив документов.Система электронный архив ЭТЛАС выбрана как надежный и удобный ресурс для хранения данных, позволяющий сотрудникам в считанные секунды найти необходимый документ, контролировать правильность оформления всех документов в режиме реального времени, а также осуществлять индексирование и редактирование документов и учётных данных. Внедрение электронного архива ЭТЛАС позволило компании ИнвестСтрой перейти от работы с бумажной документацией к работе с современным электронным архивом, сократить время на сбор информации, а также предоставило широкие возможности по поиску, фильтрации и созданию выборок и отчетов по документам.

2016. Международный аэропорт Минеральные воды внедрил 1С:Документооборот

Специалисты компании ООО «Макрософт» завершили создание системы электронного документооборота в ООО «Международный аэропорт Минеральные воды». Система «1С:Документооборот 8 КОРП» объединила работу более 50 структурных подразделений предприятия. Это обеспечило возможность совместной работы над документами, повысилась оперативность исполнения задач. В сжатые сроки на предприятии была разработана вся нормативная документация по организации деятельности службы делопроизводства — должностные инструкции специалистов, положение о документообороте и делопроизводстве, положение о работе с договорной документацией. Упорядочен состав документов, все документы приведены к единому стандарту разработки и оформления. Сотрудники всех подразделений теперь используют только актуальные унифицированные шаблоны документов. Формирование документов упростилось и ускорилось. Организована удобная система учета и хранения всех (более 35 видов) документов предприятия. На 60% снижен объем бумажного документооборота, сокращены затраты на расходные материалы, а также доставку и хранение документов.

2015. EOS for SharePoint в Контрольно-Счетной Палате Москвы

Контрольно-счетная палата города Москвы, которая осуществляет контроль за формированием и исполнением бюджета города Москвы решила оптимизировать систему управления организацией. В качестве основы было выбрано «коробочное» решение EOS for SharePoint от компании ЭОС. Главный акцент внедрения был поставлен на переработку (настройку) пользовательского интерфейса рабочих мест пользователей СЭД. Одновременно были решены вопросы унификации состава представляемой информации на рабочих столах пользователей и обеспечена функциональная независимость специфических функций (задач) Службы документационного обеспечения Палаты. Особое внимание было уделено поисковым механизмам – быстрому поиску по реквизитам карточек и полнотекстовому поиску по содержимому прикрепленных файлов документов. В качестве механизмов поиска были задействованы как базовые возможности платформы Microsoft SharePoint, так и специализированные возможности продукта EOS for SharePoint, что позволило настроить удобные в использовании поисковые страницы и формы для максимально быстрого доступа к интересующим документам с возможностью кластеризации результатов поиска.

2015. Издательство «Известия» подключилось к работе в СЭД ЭТЛАС

Издательство «Известия» приняло решение о пилотном внедрении системы электронного документооборота для автоматизированного учета и обработки входящих, внутренних и исходящих документов. В ходе выбора требуемой системы специалисты издательства ознакомились с ведущими поставщиками рынка и остановились на системе ЭТЛАС. В результате настройки и внедрения системы сотрудниками издательства было организовано надежное хранение документов и был обеспечен быстрый поиск их в электронном архиве издательства.В несколько раз ускорилось согласование всех документов, в том числе и договоров с дилерами и поставщиками. Администратор системы самостоятельно сформировал структуру хранения документов, создал и заполнил все необходимые справочники, сформировал группы пользователей и установил права доступа этим группам к различным сегментам архива.

2015. Контурные внедрения Docsvision – новый подход к внедрению платформы

Контурные внедрения – это готовые решения компании «ДоксВижн» и партнёров вендора, которые можно внедрять как «коробочные решения» для автоматизации конкретных контуров в условиях сокращенного ИТ-бюджета. Работы по внедрению осуществляются в течение 10 рабочих дней, включая настройку, обучение пользователей и сопровождение в эксплуатации. Лицензии предоставляются по специальной цене. Первыми из предлагаемых контуров стали: Документы, Договоры, Поручения и Делопроизводство. В рамках акции по продвижению контурного подхода до конца года действуют специальные предложения и скидки на соответствующие наборы лицензий. Оплата лицензий – после внедрения. Стоит отметить, что внедрение каждого следующего контура обходится заказчику дешевле, поскольку реализуется также на платформе Docsvision, а окупать себя контур начинает сразу по прошествии 10 рабочих дней внедрения.

2015. «УВО Минтранса России» внедрило «Е1 Евфрат»

«УВО Минтранса России» внедрило систему электронного документооборота «Е1 Евфрат» компании Cognitive Technologies. В связи c необходимостью оптимизации процессов работы с документами и механизмов контроля исполнения предприятием было принято решение о переходе на автоматизированную систему электронного документооборота. «УВО Минтранса России» проанализировало основные, представленные на рынке программы СЭД и сделало выбор в пользу системы «Е1 Евфрат». Одной из главных особенностей системы «Е1 Евфрат» является простота установки и использования, что не предполагает дополнительных затрат, указали в Cognitive Technologies. Сотрудники «УВО Минтранса России» прошли обучение в учебном центре Cognitive Technologies. Специально для предприятия система «Е1 Евфрат» была модернизирована: дополнены правила, связанные с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учетом документации, а также контролем исполнительской дисциплины и управлением.

2015. Завершено внедрение Docsvision в компании T-Systems

Завершён проект внедрения автоматизированной системы согласования договорной документации на базе платформы Docsvision в российском подразделении компании T-Systems. Результатом проекта стала прозрачность процесса договорного документооборота и его ускорение благодаря параллельной обработке документов. Проект по внедрению Docsvision 5.3 реализован за 3 месяца. Решение будут использовать сотрудники московского, петербургского и воронежского подразделений компании T-Systems. По его итогам удалось добиться снижения времени, затрачиваемого на обработку договорных документов, в среднем на 40% (за счёт введения параллельных этапов обработки). Обеспечены повышение степени контролируемости договорного процесса в организации и возможность быстрого поиска договорных документов.

2014. Компания WSS-Consulting внедрила СЭД WSS Docs во всех филиалах ООО СК «Цюрих»

Компания WSS-Consulting внедрила систему электронного документооборота WSS Docs в ООО СК «Цюрих» для всех филиалов компании. Основной задачей, стоящей перед Компанией, была автоматизация основных бизнес-процессов и приведение их к единому корпоративному стандарту, а также возможность интеграции с внешними системами.  В течение 3 месяцев команда по внедрению WSS-Consulting провела большую работу и запустила систему WSS Docs в опытную эксплуатацию в управляющей компании ООО СК «Цюрих». Была реализована интеграция с внешними системами и выполнена настройка согласования документов.  После завершения этапа опытной эксплуатации, продолжавшегося 1 месяц, система была запущена в промышленную эксплуатацию во всех филиалах компании.

2012. Обследование документооборота для настройки и внедрения СЭД

Система электронного документооборота представляет собой программный продукт, который обладает таким уникальным свойством, как «настраиваемость». Вы можете быть уверены, что любая, даже самая сложная, схема движения документов в организации вполне вписывается в СЭД в случае ее корректной настройки. А чтобы правильно настроить систему, необходимо изучить особенности учета и движения документов, участие каждого специалиста в работе с документами. ***

2005. Пять главных проблем внедрения СЭД

Для успешного внедрения СЭД на предприятии необходимо избегать некоторых типичных ошибок: невнимания к организационным вопросам, ставки только на собственные силы при разработке системы, экономии на «пилотном» проекте. Недостаточная подготовка регламентов работы с СЭД и низкий уровень обучения сотрудников также могут помешать эффективному внедрению. ***

Какие функции и задачи выполняет ЭДО

Деятельность любой фирмы, вне зависимости от ее масштаба, связана с подготовкой и переработкой значительного массива документации. Работа с информационными ресурсами компании требует правильного подхода. Эффективный документооборот – обязательный компонент эффективного управления. За счета автоматизации данного процесса можно значительно повысить управляемость хранением и движением различных типов данных в пределах предприятия. СЭД создают новое поколение систем автоматизации организаций. Целью их внедрения становится не искоренение бумаг, а формирование эффективной среды управления и функционирования фирмы.

Корректно создать, систематизировать, надежно сохранить материалы – именно эта функция СЭД считается базовой.

Что делает ЭДО

Путем внедрения СЭД на предприятии достигается решение широкого спектра целей. При этом базовыми ориентирами становятся:

  • Достижение лучшей управляемости фирмой. В итоге создается единое хранилище материалов и разграничение прав доступа к ним. Можно получить сведения о том, какие именно документы находятся на обработке в организации, в какие сроки это реализуется, повышается исполнительская дисциплина и пр. Можно также оперативно проконтролировать выполнение конкретных заданий. Еще один плюс – получение максимально достоверной и полной аналитической информации касательно объемов обрабатываемой документации, затраченного каждым исполнителем времени и пр.
  • Рост уровня качества работы фирмы. Проявляется в уменьшении времени обработки поступающих извне запросов, сокращении числа совершаемых в ходе обработки ошибок. В итоге тратится меньше времени на поиск требуемой бумаги, ее согласование, обработку, разрабатываются шаблоны документов.
  • Внедрение современного ПО для автоматизации процессов обработки. Здесь в приоритете четкость и прозрачность контроля доступа, рост эффективности применения данных, улучшение работы персонала и пр.

Компания получает множество выгод от успешной реализации основных функций СЭД. Повышается точность и скорость осуществляемой работы, что положительно сказывается и на лояльности клиентов. Достигается рост мобильности предприятий с позиции адаптации к внешней среде. Еще одно весомое преимущество внедрения СЭД – улучшение взаимодействия сотрудников в пределах компании.

Автоматизированный СЭД решает широкий спектр задач. Сюда можно отнести следующие:

  • организация систематизированного хранения документации на предприятии;
  • подготовка документации в соответствии с разработанными шаблонами;
  • классификация материалов согласно определенным критериям;
  • разбивка имеющихся дел на отдельные тома;
  • подготовка проекта документации, ее согласование;
  • проведение экспертизы конкретного документа;
  • обеспечение исполнения документов;
  • предохранение от несанкционированного доступа либо внесения корректировок в данные.

Это лишь часть решаемых задач электронного документооборота. Именно ради них устанавливается программный продукт. При этом на систему возлагается и реализация ряда дополнительных, в числе которых:

  • организация оперативного обмена данными – альтернатива e-mail и интернет-пейджерам;
  • мониторинг новостной ленты фирмы, изучение уже опубликованных материалов – в качестве замены веб-ресурсов;
  • проведение работы с органайзером, перечнем персональных поручений – альтернативная версия ежедневников.

В этом случае электронный документооборот берет на себя все то, что раньше выполняли отдельные программные продукты.

Любую юридически значимую бумагу можно передавать в цифровом формате – ограничений нет. Внедрение СЭД позволяет успешно автоматизировать ряд направлений деятельности на предприятии:

  • Подготовка новых распорядительных документов за счет применения интегрированного текстового редактора либо стороннего предложения. При этом используются стандартизированные шаблоны, чтобы документообеспечение фирмы носило максимально единый характер.
  • Формирование типовой процедуры согласования и утверждения материалов.
  • Цифровая рассылка документации, за счет чего в немалой степени экономятся затраты времени делопроизводителей и инициаторов создания бумаги.
  • Построение структурированного хранилища данных. При этом конкретную структуру можно настроить в соответствии со спецификой процесса обмена материалами на фирме. Вся информация отправляется на хранение на один сервер.
  • Разграничение прав доступа, что позволяет защититься от несанкционированного прочтения и использования материалов. Некоторые виды сведений могут быть открыты лишь для конкретного круга лиц, для всех прочих – скрыты.
  • Обеспечение прослеживаемости всего пути от момента формирования и до согласования материала.
  • Настраиваемый в соответствии с заданными параметрами поиск в архиве. Можно найти материал по ключевому слову или дате создания, другим характеристикам.

Многофункциональность и универсальность программного продукта делает его незаменимым на фирме, вне зависимости от ее формы собственности и направления хоздеятельности.

Классификация систем электронного документооборота

По сути ЭДО представляет собой информпоток в виде совокупности документации, представленной в цифровом формате. Система ЭДО – целый комплекс, базирующийся на смарт-технологиях. При этом работа построена на принципах одноразовой идентификации, непрерывности, множественности источников доступа к одному и тому же материалу, высокого уровня прозрачности, согласованности функционирования всех компонентов схемы.

В общем виде все системы цифрового обмена информацией делятся на типы:

  • С развитыми опциями workflow.
  • Смарт-системы.
  • Продукт для совместного взаимодействия нескольких участников.
  • С дополнительными опциями.
  • С развивающимися инструментами поиска и вместительными хранилищами информации.

Установка 1С-ЭДО позволит организовать работу в привычном интерфейсе. Можно обмениваться материалами с контрагентами, которые подключены к другим операторам ЭДО. На протяжении 3 месяцев возможности программы предлагается протестировать совершенно бесплатно. Астрал.ЭДО – еще один вариант организовать работу. В этом случае обмениваться материалами с контрагентами можно из любой точки земного шара. Операции осуществляются удаленно, без необходимости установки. Веб-система позволяет сразу же приступить к плодотворной работе, не затрачивая время на утомительное изучение инструкций. Подключение к Астрал.ЭДО бесплатно!

При обмене электронными сведениями для контрагентов в приоритете безопасность передаваемой информации. Им нужно быть полностью уверенным в том, что все данные будут применены по назначению. В соответствии с этим принципом выделяют следующие функции электронного документооборота:

  • Гарантия безопасности. Все передаваемые данные должны быть надлежащим образом защищены. При этом могут использоваться различные методы – наиболее эффективным считается ЭЦП. Право на ее применение предоставляется сертификационными центрами, прошедшими аккредитацию.
  • Обеспечение версионности. Каждый документ находится в системе в значительном числе тиражей и форматов.
  • Ускоренный поиск. Современные системы могут за считанные секунды найти любой материал – для этого надлежит знать лишь его малую часть.
  • Оперативное формирование уведомлений. Вспомогательные модули своевременно готовят отчеты по совершенным операциям.
  • Наличие маршрутизаторов, пользовательских заданий.
  • Обеспечение интеграции с электронной почтой. Эти инструменты позволяют без проблем осуществлять переход от внутреннего потока к внешнему.
  • Рациональное формирование хранилищ и баз данных. Архивы в цифровом формате встроены практически во все системы.
  • Организация сканирования и распознавания материалов. Таким образом бумажный документ преобразуется в электронный.
  • Обеспечение информподдержки на каждом из уровней работы.

Имеющийся у СЭД функционал ориентирован на развитие и улучшение организационных процессов компании. Формирование атрибутных карточек товарных позиций, сохранение образа в формате ms word, pdf, ведение журналов бумаг, классификаторов, поиск карточек материалов – это лишь часть выполняемых программой задач. Общесистемные функции СЭД охватывают возможность работать с документацией удаленно через Глобальную Сеть, организовать персональную аутентификацию пользователей, сформировать ролевую модель управления доступом, обеспечить информбезопасность на предприятии.

Функциональные возможности ЭДО

Конкретные функции электронного документооборота во многом обусловлены его типом и формой.

С учетом этого все имеющееся программные продукты могут быть разделены на:

  • Универсальные. Так называемые коробочные варианты. Система стандартизированного типа с ограниченным функционалом. При этом минусом является неадаптированность под специфику компании. Зато преимуществом можно назвать простоту установки и внедрения. Также это решение считается наиболее приемлемым с позиции стоимости.
  • СЭД индразработки. Предназначены для удовлетворения запросов конкретного клиента. Этот продукт максимально персонифицирован, в связи с чем понадобится затратить средства на переобучение персонала и покупку нужного оснащения. В итоге стоимость системы получается довольно высокой.
  • Комбинированные. Суть заключается в том, что на базе уже готового решения делаются индивидуальные надстройки. Благодаря внедрению данного типа продукта можно сократить расходы на разработку и введение в эксплуатацию, затраты времени на освоение и обучение персонала. Клиенту предоставляется полное право на программу.

С учетом конкретной комплектации функции СЭД позволяют автоматизировать различные сферы производственной деятельности предприятия, включая делопроизводство, архивирование, управление проектами и пр.

Примеры СЭД

Современный рынок РФ насыщен различными вариантами подобных программ. Наиболее яркими примерами электронного документооборота являются:

  • «Практика». С 2012 года данный вариант позиционировался Минкомсвязи в качестве основного. Охват составил порядка 4 тысяч клиентов. Именно эту систему применяют многие госучреждения Москвы и по сей день. При этом есть два варианта: серверная и облачная версии. Преимуществом является приемлемая стоимость абонплаты. За каждого дополнительного пользователя понадобится доплатить.
  • Director. Здесь приоритет отдан принципам коллективного взаимодействия. Достоинством является удобство схемы построения баз материалов.
  • «Дело». Этот пример СЭД также популярен на отечественном рынке. Именно им пользуются многие крупные компании: Сбербанк, Центробанк РФ, Ростелеком и пр.
  • Naumen DMS. Данный продукт разработан на базе NauDoc, однако сюда внесены многочисленные дополнения и усовершенствования.
  • CompanyMedia. Продукт, ориентированный на персонификацию. Эта система позволяет формировать персональные рабочие места с последующей поддержкой их функционирования.

При выборе подходящего варианта нужно учитывать параметры зрелости исходной схемы документооборота на предприятии, цели внедрения системы, имеющиеся резервы, требуемые ресурсы. Нужно понимать возможности дальнейшего развития и стоимость установки, последующего использования решения. При этом второй параметр измеряется как с позиции времени, так и денежных средств. Важно брать во внимание стоимость ПО и непосредственно владения им. Из дополнительных расходов следует выделить последующий апгрейд, переобучение персонала и пр. Многие современные продукты поддерживают мобильные устройства и могут быть интегрированы с уже существующими информплатформами компании.

Все описанные примеры систем электронного документооборота в полной мере отвечают законодательным и нормативно-методическим требованиям. При этом большинство из них включено в реестр отечественного софта, что делает их рекомендованным для применения в госведомствах и организациях РФ.

10 простых шагов для правильного решения

Использование хорошо написанной документации по бизнес-процессам позволяет быстро масштабироваться в будущем. В то же время, если ваши бизнес-процессы точно задокументированы, члены вашей команды будут точно знать, как предоставлять услуги внутренним и внешним клиентам.

Если вам интересно, как начать проектировать и документировать бизнес-процесс, но вы не знаете, с чего начать, мы составили контрольный список из 10 шагов.

Что такое документация бизнес-процессов?

Документация бизнес-процесса — это полное описание бизнес-процесса с использованием слов, изображений и символов для точного обозначения того, как процесс должен функционировать в идеальной среде. В документации следует указать, какие данные требуются для завершения процесса, каков рабочий процесс и какие решения необходимо принять.

Чтобы бизнес-процессы были полезными и эффективными, они должны быть тщательно спроектированы, структурированы и задокументированы.Получив как можно больше подробностей о бизнес-процессе, вы сможете достичь желаемых результатов.

Хотя вы можете предположить, что документация процесса — это всего лишь бюрократический и непродуктивный аспект, на самом деле это невероятно полезно для обеспечения успеха бизнес-процесса.

Вы можете обратиться к этому документу для улучшения процесса, поскольку он сможет предоставить вам согласованную и надежную основу для понимания необходимых улучшений, которые необходимо сделать для оптимизации общей производительности.

Шаги по созданию успешной документации бизнес-процесса

Шаг 1: Имя процесса

Чтобы начать работу, выберите имя процесса и запишите его описание вместе с основной целью.

Шаг 2: Границы процесса

Определите начальную и конечную точки бизнес-процесса. Вы должны знать, что запускает процесс и как он завершается, прежде чем вы сможете начать добавлять другие более мелкие детали.

Шаг 3: Выходные данные процесса

Вы должны выбрать выходы процесса или окончательный результат, который вы получите, когда процесс будет завершен.

Шаг 4: Входные данные процесса

Выберите данные, необходимые для выполнения процесса. Вы также должны определить, откуда поступают входные данные.

Шаг 5: Действия процесса

Перечислите все действия или шаги, которые необходимо выполнить, чтобы продвинуть процесс от начала до конечной точки.

Шаг 6: Организация процесса

Возьмите все действия, перечисленные на шаге выше, и упорядочите их в соответствии с потоком бизнес-процессов.На этом этапе важно определить все ключевые моменты принятия решений в вашем процессе.

Шаг 7: Обзор процесса

Проверьте последовательность действий, созданную на последнем шаге, чтобы убедиться, что она совпадает с границами процесса, созданными на втором шаге.

Шаг 8: Роли процесса

Теперь, когда весь процесс намечен, вам нужно выбрать различные роли (или членов команды), которые будут выполнять различные действия в процессе.

Шаг 9: Создайте блок-схему

Спланировав все, создайте четкую блок-схему процесса, чтобы сделать его легко понятным для всех участников.

Шаг 10: Окончательная проверка

Последний шаг — обсудить поток процесса со всеми заинтересованными сторонами и получить необходимые разрешения для запуска процесса.

Составление документации для бизнес-процесса поможет вам увидеть, как все это сочетается, когда процесс выполняется в организации.

Например, вот как будет документироваться процесс расчета заработной платы

  • Имя процесса : Расчет заработной платы
  • Границы процессов : Ежемесячная оплата сотрудникам осуществляется автоматическим банковским переводом
  • Выходные данные процесса : Расчет заработной платы и ежемесячные отчеты о заработной плате
  • Входные данные процесса : табели учета рабочего времени сотрудников, отчеты об отпусках и реквизиты банковского счета
  • Операции процесса : Проверка табелей учета рабочего времени сотрудников, проверка заявлений об отпуске, добавление реквизитов банковского счета, перевод ежемесячной заработной платы на соответствующие счета и создание отчетов о заработной плате
  • Роли процесса : Сотрудник, менеджер и отдел кадров

Как Kissflow может помочь документировать ваш процесс

Kissflow — это инструмент управления бизнес-процессами, который может превращать рабочие процессы в автоматизированные задачи и может помочь вам в создании автоматизированной документации бизнес-процессов.

Вместо того, чтобы отображать бизнес-процессы в отдельном инструменте документации, вы можете документировать, проектировать, автоматизировать и управлять процессами непосредственно в Kissflow.

Начните работу с Kissflow Process сегодня и узнайте, как вы можете претворить в жизнь свои документированные процессы!

Связанные ресурсы

Обзор потоков бизнес-процессов — Power Automate

  • 11 минут на чтение

В этой статье

Вы можете помочь обеспечить единообразный ввод данных и выполнение одних и тех же действий при каждой работе с клиентом, создав последовательность бизнес-процессов.Например, вы можете создать поток бизнес-процессов, чтобы все обрабатывали запросы на обслуживание клиентов одинаково, или потребовать, чтобы люди получали утверждение счета перед отправкой заказа. В потоках бизнес-процессов используется та же базовая технология, что и в других процессах, но предоставляемые ими возможности сильно отличаются от других функций, использующих процессы. Чтобы узнать, как создать или изменить последовательность бизнес-процессов, см. Создание последовательности бизнес-процессов.

Посмотрите короткий видеоролик (4:49) о потоках бизнес-процессов.

Зачем нужны потоки бизнес-процессов?

Потоки бизнес-процессов служат руководством для людей при выполнении работы. Они обеспечивают оптимизированный пользовательский интерфейс, который ведет людей через процессы, определенные их организацией для взаимодействий, которые необходимо довести до какого-либо заключения. Этот пользовательский интерфейс можно настроить так, чтобы люди с разными ролями безопасности могли иметь опыт, который лучше всего подходит для выполняемой ими работы.

Используйте потоки бизнес-процессов, чтобы определить набор шагов, которым должны следовать люди, чтобы привести их к желаемому результату.Эти шаги представляют собой визуальный индикатор, который сообщает людям, в каком месте бизнес-процесса они находятся. Потоки бизнес-процессов сокращают потребность в обучении, поскольку новым пользователям не нужно сосредотачиваться на том, какую таблицу им следует использовать. Они могут позволить процессу направлять их. Вы можете настроить потоки бизнес-процессов для поддержки общих методологий продаж, которые могут помочь вашим группам продаж достичь лучших результатов. Для сервисных групп потоки бизнес-процессов могут помочь новым сотрудникам быстрее освоиться и избежать ошибок, которые могут привести к неудовлетворенности клиентов.

Что могут делать потоки бизнес-процессов?

С помощью потоков бизнес-процессов вы определяете набор из этапов и этапов , которые затем отображаются в элементе управления вверху формы.

Каждый этап содержит группу шагов. Каждый шаг представляет собой столбец, в который можно вводить данные. Вы можете перейти к следующему этапу, используя кнопку Next Stage . В унифицированном интерфейсе вы можете работать со стадией потока бизнес-процесса внутри всплывающего окна стадии или можете закрепить ее на боковой панели.Потоки бизнес-процессов не поддерживают развертывание всплывающего окна стадии на боковой панели на мобильных устройствах.

Вы можете сделать шаг обязательным , чтобы люди должны были ввести данные для соответствующего столбца, прежде чем они смогут перейти к следующему этапу. Это обычно называется «выходом на сцену». Если вы добавляете требуемый для бизнеса или системный столбец на этап последовательности операций бизнес-процесса, мы рекомендуем вам также добавить этот столбец в форму.

Потоки бизнес-процессов кажутся относительно простыми по сравнению с другими типами процессов, потому что они не обеспечивают никакой условной бизнес-логики или автоматизации, кроме упрощения ввода данных и контроля перехода на этапы.Однако, когда вы комбинируете их с другими процессами и настройками, они могут сыграть важную роль в экономии времени людей, снижении затрат на обучение и повышении уровня восприятия пользователями.

Примечание

Если есть какие-либо обязательные столбцы на любом этапе, включая текущий этап, вам нужно будет заполнить столбцы на этих этапах , прежде чем сохранит форму или перейдет на новый этап.

Потоки бизнес-процессов, интегрированные с другими настройками

Когда вы или ваш пользователь вводите данные, используя потоки бизнес-процессов, изменения данных также применяются к столбцам формы, так что любая автоматизация, обеспечиваемая бизнес-правилами или сценариями форм, может быть применена немедленно.Можно добавить шаги, которые устанавливают значения для столбцов, которых нет в форме, и эти столбцы будут добавлены в объектную модель Xrm.Page , используемую для скриптов формы. Любые рабочие процессы, которые инициируются изменениями столбцов, включенных в поток бизнес-процессов, будут применяться при сохранении данных в форме. Если автоматизация применяется в рабочем процессе в реальном времени, изменения будут немедленно видны пользователю, когда данные в форме будут обновлены после сохранения строки.

Хотя управление потоком бизнес-процессов в форме не обеспечивает прямого программирования на стороне клиента, изменения, применяемые бизнес-правилами или сценариями форм, автоматически применяются к элементам управления потоком бизнес-процессов.Если вы скрываете столбец в форме, этот столбец также будет скрыт в элементе управления потоком бизнес-процессов. Если вы устанавливаете значение с помощью бизнес-правил или сценариев форм, это значение будет установлено в потоке бизнес-процесса.

Параллельные потоки процессов

Параллельные потоки бизнес-процессов позволяют настройщикам настраивать несколько бизнес-процессов и связывать их с одной и той же начальной строкой. Пользователи могут переключаться между несколькими бизнес-процессами, выполняющимися одновременно, и возобновлять свою работу на той стадии процесса, на котором они находились.

Потоки бизнес-процессов системы

Включены следующие потоки бизнес-процессов. Чтобы понять, как работают потоки бизнес-процессов, просмотрите эти системные потоки бизнес-процессов:

Несколько таблиц в потоках бизнес-процессов

Вы можете использовать последовательность бизнес-процессов для одной или нескольких таблиц. Например, у вас может быть процесс, который начинается с возможности, затем продолжается с расценки, заказа, а затем счета-фактуры, прежде чем, наконец, вернуться, чтобы закрыть возможность.

Вы можете спроектировать потоки бизнес-процессов, которые связывают вместе строки для пяти различных таблиц в один процесс, чтобы люди, использующие приложение, могли сосредоточиться на потоке своего процесса, а не на том, с какой таблицей они работают. Им будет проще перемещаться между связанными строками таблицы.

В таблице доступно несколько потоков бизнес-процессов

Не каждый пользователь в организации может следовать одному и тому же процессу, и разные условия могут потребовать применения другого процесса.У вас может быть до 10 активных потоков бизнес-процессов на одну таблицу, чтобы обеспечить соответствующие процессы для различных ситуаций.

Контроль, какой поток бизнес-процессов будет применяться

Вы можете связать потоки бизнес-процессов с ролями безопасности, чтобы только люди с этими ролями безопасности могли их видеть или использовать. Вы также можете установить порядок потоков бизнес-процессов, чтобы вы могли контролировать, какой поток бизнес-процессов будет установлен по умолчанию. Это работает так же, как определены несколько форм для таблицы.

Когда кто-то создает новую строку таблицы, список доступных активных определений бизнес-процессов фильтруется по роли безопасности пользователя. Первое активированное определение бизнес-процесса, доступное для роли безопасности пользователя в соответствии со списком порядка процессов, применяется по умолчанию. Если доступно несколько активных определений бизнес-процессов, пользователи могут загрузить другое из диалогового окна «Переключить процесс». Всякий раз, когда процессы переключаются, тот, который в настоящее время отображается, уходит в фоновый режим и заменяется выбранным, но он сохраняет свое состояние и может быть переключен обратно.С каждой строкой может быть связано несколько экземпляров процесса (каждый для отдельного определения потока бизнес-процесса, всего до 10). При загрузке формы отображается только одна последовательность бизнес-процессов. Когда какой-либо пользователь применяет другой процесс, этот процесс может загружаться по умолчанию только для этого конкретного пользователя.

Чтобы бизнес-процесс загружался по умолчанию для всех пользователей (поведение, эквивалентное «закреплению» процесса), при загрузке формы можно добавить настраиваемый сценарий API клиента (веб-ресурс), который специально загружает существующий экземпляр бизнес-процесса на основе идентификатор определения бизнес-процесса.

Соображения, касающиеся последовательности операций бизнес-процесса

Вы можете определять потоки бизнес-процессов только для тех таблиц, которые их поддерживают. Вам также необходимо знать ограничения на количество процессов, этапов и шагов, которые можно добавить.

Потоки бизнес-процессов, которые вызывают рабочий процесс

Вы можете вызывать рабочие процессы по запросу из потока бизнес-процессов. Вы можете настроить это из нового конструктора потока бизнес-процессов, перетащив компонент рабочего процесса на стадию процесса или в раздел Глобальные рабочие процессы.Дополнительные сведения об использовании рабочих процессов в потоках бизнес-процессов см. В разделе Блог: автоматизация потока бизнес-процессов в Dynamics 365.

Когда вы включаете рабочий процесс, который вы хотите запустить при выходе из этапа в поток бизнес-процесса, и этот этап является последним этапом в потоке, разработчик создает впечатление, что рабочий процесс будет запущен, когда этот этап будет завершен. . Однако рабочий процесс не будет запущен, поскольку переход между этапами не происходит. Вы не получите предупреждения или ошибки, препятствующие включению рабочего процесса в сцену.Когда пользователь взаимодействует с потоком бизнес-процесса, завершение или выход из процесса не приводит к переходу между этапами, и поэтому рабочий процесс не запускается. Рассмотрим следующие примеры:

  • Вы создаете поток бизнес-процесса с двумя этапами, S1 подключается к S2, с рабочим процессом на этапе S2 и устанавливаете триггер на Выход из этапа .

  • Вы создаете последовательность бизнес-процессов из трех этапов: S1 подключается к S2, затем S2 разветвляется на S3.Вы включаете рабочий процесс на S2 и устанавливаете триггер на . Выход из этапа .

В любом случае рабочий процесс не запустится. Чтобы обойти эту проблему, вы можете добавить глобальный рабочий процесс и добавить к нему рабочий процесс, который вы хотите запустить, чтобы рабочий процесс запускался для бизнес-процесса, а не для его стадии. Вы можете установить триггер для глобального рабочего процесса на «Процесс отменен» или «Процесс завершен», чтобы рабочий процесс запускался, когда пользователь прекращает или завершает бизнес-процесс.

Таблицы, которые могут использовать потоки бизнес-процессов

Все настраиваемые таблицы могут использовать потоки бизнес-процессов. Следующие стандартные таблицы также могут использовать потоки бизнес-процессов:

  • Счет
  • Назначение
  • Кампания
  • Действия кампании
  • Ответ кампании
  • Конкурент
  • Контакт
  • Электронная почта
  • Право
  • Факс
  • Кейс
  • Счет-фактура
  • Свинец
  • Письмо
  • Маркетинговый список
  • Возможность
  • Телефонный звонок
  • Товар
  • Прайс-лист Позиция
  • Цитата
  • Повторяющееся назначение
  • Торговая литература
  • Социальная активность
  • Заказать
  • Пользователь
  • Задача
  • Команда

Чтобы включить настраиваемую таблицу для потоков бизнес-процессов, установите флажок Потоки бизнес-процессов (будут созданы столбцы) в определении таблицы.Учтите, что это действие нельзя отменить.

Примечание

Если вы перейдете на этап последовательности операций бизнес-процесса, который содержит таблицу Social Activity , и нажмете кнопку Next Stage , вы увидите параметр Create . Когда вы выбираете Create , загружается форма Social Activity . Однако, поскольку Social Activity недействителен для Создайте из пользовательского интерфейса приложения, вы не сможете сохранить форму, и вы увидите сообщение об ошибке: «Неожиданная ошибка.”

Максимальное количество процессов, стадий и шагов

Чтобы обеспечить приемлемую производительность и удобство использования пользовательского интерфейса, необходимо учитывать некоторые ограничения, о которых следует помнить, когда вы планируете использовать потоки бизнес-процессов:

  • В одной таблице может быть не более 10 активированных процессов потока бизнес-процессов.

  • Каждый процесс может содержать не более 30 этапов.

  • Многотабличные процессы могут содержать не более пяти таблиц.

Поддержка настройки таблицы потоков бизнес-процессов

Представленные в Dynamics 365 (онлайн) версии 9.0, таблицы потоков бизнес-процессов могут отображаться в системе, так что данные строк таблицы могут быть доступны в сетках, представлениях, диаграммах и панелях мониторинга.

Использование строк таблицы последовательности операций бизнес-процессов с сетками, представлениями, диаграммами и панелями мониторинга

Теперь, когда потоки бизнес-процессов доступны в виде таблицы, вы можете использовать расширенные функции поиска, представления, диаграммы и панели мониторинга, полученные из данных потока бизнес-процессов для данной таблицы, например интереса или возможности.Системные администраторы и специалисты по настройке могут создавать настраиваемые сетки потоков бизнес-процессов, представления, диаграммы и панели мониторинга, аналогичные тем, которые создаются для любой другой таблицы.

Потоки бизнес-процессов, такие как Lead To Opportunity Sales Process , отображаются в виде настраиваемой таблицы в обозревателе решений.

Чтобы получить доступ к представлению потока бизнес-процессов по умолчанию, откройте обозреватель решений, разверните Таблицы > разверните нужный процесс, например Процесс продаж для потенциальных клиентов , выберите Представления , а затем выберите нужное представление.

Доступно несколько представлений по умолчанию, которые можно просматривать в виде диаграммы, например представление Процесс продаж активной возможности .

Взаимодействие с таблицей потока бизнес-процессов из потока операций

Вы также можете взаимодействовать с таблицами последовательности операций бизнес-процесса из рабочего процесса. Например, вы можете создать рабочий процесс для строки таблицы потока бизнес-процессов, чтобы изменить активную стадию при обновлении столбца в строке таблицы возможностей. Дополнительные сведения о том, как это сделать, см. В разделе Автоматизация этапов потока бизнес-процессов с помощью рабочих процессов.

Запустить потоки бизнес-процессов в автономном режиме

Вы можете использовать потоки бизнес-процессов в автономном режиме, если выполняются следующие условия:

  • Поток бизнес-процесса используется из приложения Power Apps.
  • Приложение Power Apps можно использовать в автономном режиме.
  • Поток бизнес-процесса имеет одну таблицу.

В частности, три команды, которые доступны для потока бизнес-процессов, когда приложение Power Apps находится в автономном режиме:

  • Следующий этап
  • Предыдущая ступень
  • Комплект Активная ступень

Столбец подстановки на этапе потока бизнес-процесса

Последние строки отображаются в столбце подстановки в едином интерфейсе.Чтобы предотвратить отображение последних использованных элементов при поиске, выполните следующие действия:

  1. Откройте портал разработчика Power Apps и выберите нужную среду в правом верхнем углу экрана.

  2. Перейти к Таблицы в разделе Данные . Найдите таблицу последовательности операций бизнес-процесса.

  3. Выберите Forms и выберите редактор Information .

  4. Выберите шаг поиска данных в дереве , а затем установите флажок Отключить последние использованные элементы .

  5. Сохраните, а затем опубликуйте.

Ограничения использования таблиц потоков бизнес-процессов

  • В настоящее время вы не можете создавать собственные формы для таблиц на основе последовательности операций бизнес-процесса.
  • Если решение включает в себя таблицу последовательности операций бизнес-процессов, таблицу последовательности операций бизнес-процессов необходимо вручную добавить в решение перед ее экспортом. В противном случае таблица последовательности операций бизнес-процесса не будет включена в пакет решения.Дополнительная информация: создавать и редактировать таблицы.
  • Добавление таблицы процессов в управляемое моделью приложение может привести к ограниченной функциональности. Узнайте больше о создании и редактировании потоков бизнес-процессов.

Следующие шаги

Посмотрите короткий видеоролик (4:49) о потоках бизнес-процессов
Создайте поток бизнес-процессов
Расширьте потоки бизнес-процессов с помощью ветвления
Технический документ: Включение процессов с помощью Dynamics 365

Модель информационных потоков

— обзор

9.8 Интерпретация текстов в семантическом пространстве

Исследователям ИИ хорошо известно, что не существует простых способов автоматической распаковки пропозиционального содержания текстов. Это проблема механизации текстовой интерпретации, но это также показатель того, насколько мала часть проблемы охвачена эмитематической интерпретацией. В этом разделе мы обращаемся к общей проблеме интерпретативного абдукции некоторых последних достижений в исследованиях семантических пространств.Он представляет собой еще одну попытку того, что могло бы сойти за логику «внизу». Здесь мы следуем результатам, представленным в [Bruza et al. , 2004].

Проблема, лежащая в основе подхода семантического пространства, заключается в том, что, когда исследователи ИИ создают системы, способные рассуждать по содержательным текстам, использование методов пропозиционального представления знаний, встроенных в текст, не приводит к удовлетворительному достижению цели. Даже в этом случае, исходя из предположения, что тексты включают в себя какое-то знание, и исходя из дальнейшего предположения, что текстовая интерпретация и логический вывод каким-то образом «доходят» до этого знания, разумно постулировать некую способность представления знаний.В подходе Брузы и его коллег используются многомерные семантические пространства. Семантические пространства хорошо зарекомендовали себя в когнитивной интерпретации обработки информации человеком, и они предлагают привлекательные перспективы в качестве своего рода вычислительного средства, имитирующего абдуктивное поведение человека. Еще одна привлекательность семантических пространств — размер их репрезентативных возможностей. Бруза ​​и его коллеги отмечают впечатляющую степень успешности представления знаний применительно к довольно большим текстам.В одном примере значительный объем новостей Usenet (160 миллионов слов) хорошо реагировал на функцию представления знаний системы [Lund and Burgess, 1996; Burgess et al. , 1998].

Похищение вводит кое-что новое. Любая механическая система, приспособленная для похищения, должна учитывать этот факт. Для этого требуются два механизма. Выявляются неявные ассоциации. Другой их вычисляет. Примером для проверки этой технологии является автоматическое повторение похищения Дональдом Свенсоном того факта, что рыбий жир эффективен при лечении болезни Рейно.

HAL (гиперпространственный аналог языка) конструирует лексические представления в многомерном пространстве, которые хорошо сравниваются с репрезентациями, созданными человеком [Lund and Burgess, 1996; Burgess et al. , 1998]. Пространство HAL представляет собой матрицу размером n × м относительно словаря n слов. Матрица тренирует окно длиной -1 на тексте со скоростью одно слово за раз. (Интуитивно, окна функционируют как контексты ).Пунктуация, границы предложений и абзацев игнорируются. Предполагается, что все слова в окне встречаются в градусах, которые меняются пропорционально их расстоянию друг от друга. В матрице HAL векторы строк и столбцов объединяются для получения унитарного векторного представления для рассматриваемого слова. В таблице 1 показана часть унифицированного вектора HAL для рассматриваемого слова. В таблице 1 показана часть единого вектора HAL для слова «Рейно». Он рассчитывается путем направления внимания HAL к набору медицинских текстов, взятых из коллекции MEDLINE.В этом представлении слово представляет собой взвешенный вектор с лексическими альтернативами, служащими его измерениями. В этом случае веса дают степень (или силу) ассоциации между «Рейно» и другими лексическими элементами, улавливаемыми движущимся окном. Чем выше значение веса, тем больше вероятность совпадения с «Рейно» при условии контекстной инвариантности (см. Таблицу 9.1).

Таблица 9.1. Пример представления HAL

904 902

906 4
Raynaud
Размер Значение
нифедипин 0.44
склеродермия 0,36
кетансерин 0,22
синтетаза 0,22
склеродерма
дазоксобин 0,21
E1 0,15
кальций 0,15
вазолидация 0.15
тромбоциты 0,15
тромбоциты 0,07
кровь 0,07 9066 9066 9066 9066 904 904 906 904 906 904 904 904 904 904

HAL — это тип вычислительной модели, известной как системы семантического пространства , [Lowe, 2001, p. 200] и [Patel et al., 1997; Сальгрен, 2002; Lowe, 2000]. Семантические пространства действуют скорее геометрически, чем пропозиционально. Они представляют собой упрощенную адаптацию понятия концептуального пространства, созданного Гарденфорсом [2000]. В концептуальных пространствах знание представлено размерно. Например, цвета имеют трехмерное представление: оттенок, цветность и яркость. При таком подходе цвет — это трехмерно выпуклая область геометрического пространства. Красный — один из таких регионов. Синий — другое. По мнению Гарденфора, существует принципиальная связь между онтологическими элементами, такими как цвет — свойства , и мысленными элементами, такими как цвет — концепции .Неотъемлемой частью этого сопоставления является концепция домена. Домен — это класс интегральных измерений , что означает, что значение в одном измерении либо фиксирует, либо влияет на значения в других измерениях. Цветовые измерения являются интегральными в том смысле, что яркость цвета влияет как на цветность (или насыщенность), так и на оттенок.

Геометрическая ориентация также занимает видное место в теориях информационных потоков, таких как Барвайз и другие. [Барвайз и Селигман, 1997]. В таких учетных записях содержание выводимой информации определяется для пространств с действительными значениями.Яркость представлена ​​действительным числом от 0 (белый) до 1 (черный). Интегральные измерения представляют собой функции наблюдения, которые определяют, как значение в данном измерении влияет на значение в другом измерении. Здесь представленные предметы являются точками, тогда как в подходе Gardenfor — регионами.

Теперь мы можем видеть, что HAL-представление приближается к пространству состояний Барвайса и Селигмана, в котором измерениями являются слова. Например, такой точкой является именная фраза. Точка представляет состояние контекста рассматриваемого отрывка, из которого, в свою очередь, вычисляется пространство HAL.Если лексический образец изменяется, состояние этой именной фразы также может быть изменено, что является своего рода неудачей (но см. Ниже). Тем не менее, HAL имеет хороший послужной список для того, что Лоу и его коллеги называют «когнитивной совместимостью». Еще одно достоинство состоит в том, что пространства HAL алгоритмичны. «Да, — можно сказать, — но может ли HAL похищать людей?»

В подходе Gardenfor нет необходимости рассматривать вывод исключительно в символических терминах. Вывод, представленный символами, по большей части является линейным процессом и, в большинстве стандартных подходов, является дедуктивным.В концептуальной модели пространства логический вывод — это вопрос ассоциаций, основанных на семантическом сходстве, где подобие придается геометрической визуализации в n-мерном пространстве. Таким образом, концептуальный подход к рассуждению имеет явно геометрический характер. Это многообещающий кандидат для того, что мы называем рассуждением «внизу», типичным примером которого является уклонение от неуместности в целом и прямое похищение в частности. Перспектива заключается в перспективах вычислительно управляемой логики генерации гипотез.Бруза ​​и его коллеги предполагают, что гипотезы генерируются вычислительным способом на подразумеваемых ассоциациях в семантических пространствах. Фактор имплицитности рассматривается как аналог концепции Пирса об «исходном» аспекте абдуктивного мышления. Новые гипотезы реализуются путем вычислений информационного потока в семантическом пространстве. В примере из [Песня и Бруза, 2001; Песня и Бруза, 2000; Song and Bruza, 2003], penguin , books publisher заявляет, что концепция издателя передается в информационном плане концептуальной композицией пингвина и книг.Таким образом, концепция издателя информационным путем вытекает из концепции пингвина и книг. Эти и другие виды информационных потоков фиксируются внутренним пространством состояний, создаваемым HAL. Информационный поток поступает в степенях, которые функционально связаны со степенью включения между необходимыми информационными состояниями (то есть по векторам HAL). Когда включения полные, информационный поток максимален.

Теперь мы определим информационный поток несколько более формально. Пусть i 1 ,…, i n будут концепциями.Тогда c i является HAL-представлением концепции i, а δ является пороговым значением. ⊕ c i является составной частью c i ,…, c k ; следовательно, это комбинированный способ представления составной концепции. Включение обозначается ⊂.

Определение 9.23 Информационный поток в HAL

ij,…, ik⊢jiffdegree⊕ci⊂cj> δ

В нашем обсуждении здесь информация вычисляется только из одного члена.Итак, ⊕ c 1 = c 1 . 11

Степень включения достигается путем нормализации оценки, которая вычисляется из соотношений пересекающихся c i и c j к количеству свойств в c i . Соответственно,

Определение 9.24 Степени включения

степениci⊂cj = ∑P1∈QPδci∧QPcj∑Pk∈QPδci

Интуитивно, чем больше включает отношение включения, тем в большей степени это отношение включения.Определение 9.24 принимает это к сведению, требуя, чтобы большинство свойств, представленных как c i (концепция «источника»), также появлялись среди свойств, представленных как c j . Свойства, охватываемые концепцией источника, определяются порогом δ . Так, например, в текстах, в которых условия расширения запроса выводятся автоматически посредством определения информационного потока, наилучшие результаты были достигнуты, если установить δ равным среднему весу измерения в ci [Bruza and Song, 2002],

Рассмотрим случай, когда j имеет нулевой вес в c i .Интуитивно это означает, что i и j не имеют одновременного появления ни в одном окне в построении семантического пространства. Но это не препятствует потоку информации от c i к c j . В таком случае поток информации от c i к c j называется неявным выводом информации и представляет очевидный интерес для теоретиков похищения.

Модели информационных потоков хорошо зарекомендовали себя в автоматизации расширения запросов при извлечении документов.Эффективное расширение запроса — это вопрос определения условий раскрытия, относящихся к теме запроса. Bruza et al. [2004] предполагает, что расширение запроса можно понимать абдуктивно. Задача — собрать термины, соответствующие теме запроса.

Термины, которые демонстрируют высокий информационный поток из данного запроса, могут рассматриваться в совокупности как обеспечивающие пояснительные гипотезы в отношении данного запроса по модулю базового семантического пространства [Bruza et al., 2004, с. 104].

9.8.1 Похищение рыбьего жира Рейно

В 1980-х библиотекарь по имени Дон Суонсон сделал случайное открытие, связав два разных медицинских сайта в Интернете, один из которых связан с болезнью Рейно, а другой — с рыбой. масло. Как впоследствии заметил Свонсон, «две литературы взаимно изолированы в том смысле, что авторы и читатели одной литературы не знакомы с другой, и наоборот» [Swanson and Smalheiser, 1997, p.184]. Открытие Свенсона включило то, что мы могли бы назвать промежуточными терминами или B-терминами. Если мы возьмем A для представления «рыбьего жира» и C для представления «Raynaud», то неявная связь между ними будет указана группами из явных ссылок A-B и B-C [Weeber et al. , 2001]. Используемые B-термины были «вязкость крови», «агрессия тромбоцитов» и «сосудистая реактивность». (См. Снова Таблицу 9.1.) Хотя ссылки A-B и B-C были описаны в двух разрозненных литературных источниках, нет ни одной явной ссылки A C . A C Суонсон характеризует как «неоткрытые общественные знания» [Swanson, 1986].

Swanson загрузил 111 603 статей журнала MEDLINE, опубликованных в период с 1980 по 1985 год. Он ограничился заголовками собранных статей. Свонсон построил семантическое пространство HAL из словаря, содержащего все слова в этих заголовках, за исключением тех, которые исключены остановкой, но в системе ARROSMITH. В результате словарный запас содержал 28 834, что составляет размерность семантического пространства.

Эксперименты Свенсона манипулировали размером l окна и порогом δ , который фиксирует свойства, понимаемые концепцией источника, которые будут задействованы в вычислениях информационного потока. Важность размера окна заключается в вероятности того, что чем больше окно (т. Е. Чем больше контекст), тем больше будет обнаружено B-членов. Важность сильного взвешивания порогового параметра заключается в вероятности того, что представления Рейно будут иметь желаемые степени релевантности, если будут сильно взвешены.

Используя представление Рейно в качестве исходной концепции в Определении 8.26, были вычислены 1500 наиболее взвешенных членов. Хотя 1500 является произвольным, оно отражает тот факт, что вычислительные затраты меняются пропорционально объему словарного запаса. Неявные информационные выводы были ранжированы в соответствии с информационными потоками — чем больше поток, тем выше рейтинг. Свонсон хотел сравнить свои вычисления информационных потоков с другими видами результатов, вычисленных на основе представления Рейно.Одним из них является косинус, который при использовании в семантических пространствах измеряет угол между представлениями, где сила ассоциации изменяется обратно пропорционально размеру угла. В пространстве HAL косинус может быть получен путем умножения соответствующих представлений и ранжирования их в порядке убывания косинуса. Это возможно, поскольку в представлениях пространства HAL дается нормализация длины пересылки.

Использование метрики расстояния Минковского; можно измерить расстояние между концептами x и y в пространстве HAL размером n .Соответственно

Таблица 9.2. Неявный вывод информации и сила семантической ассоциации на основе представления Рейно

Рейно Треска Печень Нефть Рыба
Информационный поток ( l = 50 μ ) 0,12 (484) 0,34 (54) 0,12 (472) 0,04
Косинус ( l = 50) 0.13 (152) 0,04 0,04 0,06
Евклидово расстояние ( l = 50) 1,32 (152) 1,38 1,38 1,37 5 902 902 903 Определение 9.25

dxy = ∑i = 1wxpi − wypirr

, где d ( x , y ) — это расстояние между представлениями x и y .

Когда x соответствует представлению Рейно, можно вычислить как евклидово расстояние ( r = 2), так и расстояние до городских кварталов ( r = 1), а термины y ранжируются в порядке возрастания. расстояния, где термины, близкие к x , считаются имеющими более высокие уровни семантической связи .В эксперименте Суонсона для рассмотрения были выбраны верхние термины 1500 и .

Косинус и метрики расстояния Минковского измеряют семантическую силу ассоциации x и y в пространстве HAL. Вычисление информационного потока другое. Он измеряет уровень перекрытия информации в целевом термине по сравнению с исходным термином.

Для простоты изложения мы сообщаем только результаты, достигнутые в лучших прогонах. Степень информационного потока и сила семантической ассоциации представлены числами в ячейках таблицы с необходимым ранжированием в скобках.Полужирным шрифтом выделены термины, встречающиеся в первых 1500. Показатели городских кварталов дали неудовлетворительные результаты и не отображаются в таблице.

Что примечательно, так это то, что для трех из четырех протестированных терминов информационному потоку через семантическое пространство удалось зарегистрировать их неявную связь с «Рейно». Также имеет значение сравнительная невысокость этих рейтингов. Следует отметить, что наилучшие результаты были достигнуты, когда представлению Рейно были присвоены веса выше среднего.Тем не менее, в этой ситуации только один B-член имел вес выше среднего («тромбоцит»: 0,15), а другие B-члены, встречающиеся в представлении, имели веса ниже среднего. Это означает, что они не смогли участвовать в информационном потоке. Также интересно, что релевантный информационный поток был ограничен одним и тем же B-термином, «тромбоцитом». Однако, когда веса B-членов были увеличены вручную и вектор Рейно был установлен на единицу, прогоны стали более обнадеживающими. Все четыре целевых термина получают информационный поток, и три из четырех теперь занимают довольно высокие места в рейтинге.

Тем не менее, вычисления семантического пространства обеспечивают учет того, как неявные связи могут быть вычислены из семантического пространства и интерпретированы с абдуктивной точки зрения. В автоматическом режиме вычисление информационного потока в многомерном пространстве может предложить большинство терминов, необходимых для моделирования открытия рыбьего жира Рейно, сделанного Суонсоном, хотя сила предположения относительно невелика.

Интересно отметить, что в моделях семантического пространства на основе HAL нет явной способности искать или реагировать на соображения релевантности и правдоподобия.Точно так же здесь нет явной роли аналогии. В модели HAL семантический вес в основном зависит от физического расстояния между одновременно встречающимися терминами и между ними. Мало того, что это не особенно понятие семантичности, интуитивно говоря, прогоны HAL также показывают, что сравнительно небольшая семантическая взвешенность — это все, что требуется для сравнительно успешных генераций гипотез в духе Свенсона.

Это очень поучительный поворот событий. Это подтверждает то, что мы неоднократно заявляли, а именно, что выбор гипотезы не требует от похитителя суждений о том, что является релевантным, правдоподобным и аналогичным.Но это также предполагает, что выбранные гипотезы не должны удовлетворять условиям по релевантности, правдоподобности или аналогии. В частности, это ставит под сомнение наше утверждение о том, что выигрышная гипотеза всегда будет иметь определенное место в структуре фильтрации. Но если это утверждение потерпит неудачу, возможно, лучшее, что можно сказать в пользу нашей интуиции о релевантном, правдоподобном и аналогичном, — это то, что они исходят из суждений, сделанных (хотя и по большей части неявно) после факта гипотезы. -выбор.Важность исследований в области механизированного похищения отчасти объясняется тем, что они могут пролить свет на эти предположения. Мы также видим в этом значительную реабилитацию того, что мы (не HAL) называем актуальной актуальностью.

В случае Свансона неявные связи между болезнью Рейно и рыбьим жиром были установлены путем соединения терминов формы A B и B C , где A терминов взяты из терминологии Рейно. lexicon и термины C взяты из лексикона рыбьего жира.Таким образом, неявный выводной поток проходит между членами A и C посредством промежуточных членов B– . Основная структура этого потока напоминает отношения следствия, допускающие теорему интерполяции. Это также отражает наличие концепции актуальности Андерсона-Белнапа, а именно совпадения терминов. Все это пища для размышлений. Подход семантического пространства к компьютеризированному абдукции использует слабое понятие семантики. Неявные логические потоки, которые управляют задачей генерации гипотез и задействования гипотез, семантически скромны.Молчаливая реакция теории на ограничения релевантности включает в себя самую грубую концепцию актуальной релевантности, которую можно найти во всем каноне релевантности. Тем не менее, HAL дал правильный ответ на проблему похищения Суонсона. Семантическая сущность модели HAL определяется парой факторов, которые наша интуиция заставляет нас думать как о синтаксических. Семантическое понимание — это лексическое совпадение при дистанционном отношении. Логический поток управляется разделением терминов. Мы видим в этом подход к семантике, который философски подготовленные читатели вполне могли бы связать с «Семантическим анализом » Пола Зиффа, написанным более сорока лет назад [Ziff, I960].

Успехи HAL в области вычислительной обработки были реализованы в семантически строгих вычислительных средах. 12 Понятно, что такие смысловые ограничения обладают экономическими преимуществами. В том, что мы до сих пор говорили о логике «внизу», мы постулировали структуры, способные экономить за счет сложности. В наших обсуждениях Пирса мы отметили то внимание, которое он уделяет человеческому инстинкту правильного предположения. Эти два момента объединяются в предположении, которое весьма предположительно, но отнюдь не непривлекательно.Дело в том, что в реальных случаях, особенно в случаях похищений, подобных нам, вполне может быть реализовано нечто вроде похищающей логики семантических пространств HAL . Это предложение перейти к текущей программе исследований в области когнитивных наук с особым акцентом на нейрокомпьютинг и нейробиологию.

Документооборот — Business Online Services

Модуль упрощает послепродажное обслуживание. Возможность регистрации и учета присвоений входящим письмам упорядочивает документы и облегчает их дальнейшую обработку.Дело, открытое с заданной корреспонденцией, помещает всю рабочую информацию, которая возникла при обращении с ней, в единую папку. Документы составляются в электронных реестрах, которые отражают реестр входящей корреспонденции, который ведет компания.

Электронный документооборот — это инструмент, облегчающий групповую работу в компании. Его внедрение позволяет получить массу преимуществ как для сотрудника, так и для его начальника. Это стало возможным за счет оптимизации пересылки корреспонденции между отдельными отделами, что позволяет значительно сэкономить время благодаря ускорению информационного потока внутри компании.Модуль электронного документооборота позволяет легко регистрировать поступающие документы в системе, тем самым создавая подробные реестры. На более позднем этапе это облегчает поиск документации или ее фильтрацию на основе различных рекомендаций. Получение необходимой информации с помощью этого решения очень просто и интуитивно понятно. Возможности составления документов значительно расширены. Вся рабочая информация, такая как электронные письма, заметки, комментарии или мнения, может быть объединена в одной папке.Этот тип заказа позволяет отслеживать ход рассматриваемого дела, а быстрый доступ к документации позволяет устранить задержки и ошибки, которые могли возникнуть, например, в случае пересылки традиционной корреспонденции не тому лицу. Электронный документооборот также позволяет легко контролировать сроки, связанные с рассмотрением дел. Более того, это также позволяет назначать задачи отдельным сотрудникам и получать консультации, необходимые для правильного обращения с документацией.Система превосходна не только в отношении административной деятельности, но и в других отделах, например, в отделах заказов или финансов.

Преимущества:
  1. экономия времени по сравнению с ручной рассылкой документов и оптимизацией информационного потока в компании

  2. устранение задержек и ошибок, связанных, например, с потерей документа, передачей документа несоответствующему лицу и т. Д.

  3. упорядочивание входящей корреспонденции в единых регистрах документов — возможность мониторинга истории документов

  4. облегчение поиска документов, фильтрации и разработки спецификаций по различным критериям

  5. упорядочивание и прозрачность входящих писем, связанных с обработкой

  6. возможность контроля сроков, связанных с рассмотрением данного дела или обработкой документа

Административный отдел:
  1. регистрирует входящую корреспонденцию с помощью простой электронной формы в системе

  2. просто присваивает документ в системе указанному лицу или группе лиц

  3. имеет возможность назначения задач или консультации по данному документу

  4. при необходимости может установить даты, связанные с рассмотрением дела, e.грамм. составление ответов, выполнение задач, связанных с содержанием документа и т. д.

  5. возможность найти требуемый документ всего за несколько секунд и просмотреть его без необходимости извлекать физический документ

  6. доступ к полной истории, связанной с обработкой данного документа, в любое время

  7. возможность простой сортировки документа по заданным критериям, составления листингов и отчетов

  8. Отсутствие необходимости ручного ведения реестров документов — документы, зарегистрированные в системе, организованы в единые реестры корреспонденции

Что такое рабочий процесс управления документами и как он полезен для бизнеса

Организации, которая занимается любой формой документооборота, необходима система для управления этим.Для каждого документа, проходящего через канал, существует процесс утверждения и жизненный цикл. В сегодняшних условиях бизнеса для этого требуется цифровое решение. Один из способов добиться этого — автоматизация рабочего процесса с помощью электронного документооборота.

Что такое Рабочий процесс управления документами ?

Документооборот представляет собой проблему во всех отраслях, от здравоохранения до производства и розничной торговли. Рабочий процесс управления документами используется в самых разных аспектах: от утверждения командировочных расходов до годовых отчетов и множества других деловых операций.Лучшие системы управления документами используются для отслеживания, управления и хранения важных документов в режиме реального времени при значительном сокращении использования бумаги.

Эффективное управление документами обычно осуществляется с помощью интеллектуальной программной системы, которая действует как хранилище документов. Большинство из них способны создавать несколько итераций одного и того же документа (контроля версий), который изменяется пользователями. Эти системы обычно обеспечивают рабочий процесс для таких задач, как:

  • Версии
  • Хранилище
  • Безопасность
  • Индексирование
  • Извлечение
  • Метаданные

Программное обеспечение документооборота частично совпадает с другими концепциями, такими как системы управления контентом.Дополнительные системы, относящиеся к управлению бизнес-процессами (BPM), включают:

  • Создание изображений документов
  • Управление корпоративной документацией
  • Системы документооборота
  • Системы управления записями
  • Управление корпоративным контентом

Программное обеспечение работает с помощью технологии, называемой оптическим распознаванием символов (OCR). Он имеет встроенный сканер, который считывает документ и преобразует его в редактируемый формат. Наиболее частая причина использования решения для управления документами — это оптимизация рабочего процесса.Он превращает всю бумажную работу в цифровые документы, которые легко найти в виртуальном пространстве.

Элементы DMS Рабочий процесс

Понимание рабочего процесса документа — первый шаг в автоматизации бизнес-процессов. Конкретная функция будет зависеть от вашей отрасли, типа документа и любых применимых нормативных требований. Вообще говоря, рабочий процесс DMS состоит из нескольких простых шагов:

  1. Создание, изменение и архивирование нового документа.
  2. Управление версиями документов.
  3. Обмен документами и сотрудничество.
  4. Создание отчетности.
  5. Включение возможности поиска.

Правильная программа может помочь вам постоянно оптимизировать этот рабочий процесс и оптимизировать операции.

Используется для рабочего процесса управления документами

Существует бесчисленное множество вариантов адаптации рабочего процесса утверждения документов. Вот несколько примеров того, как контроль документов приносит пользу бизнесу:

  • Финансы и администрация: Интеллектуальное прогнозирование требует правильной «документации» для обеспечения точности бюджетного процесса.
  • Снабжение и логистика: Это гарантирует своевременное управление запасами и получение материалов в нужных количествах в нужное время. Это также гарантирует быстрое рассмотрение запросов.
  • Соответствие и политика: Помогает организации соблюдать отраслевые и правительственные постановления. При необходимости бизнес может лучше подготовиться к аудиту.
  • Управление персоналом: Рабочий процесс помогает отслеживать руководящие принципы и ожидания сотрудников по продвижению по службе.Это гарантирует, что все будут учтены.
  • Культура компании: Его можно использовать для повышения морального духа на работе, которая поддерживает вовлеченность сотрудников.
  • Маркетинг и продажи: Он позволяет этим отделам получать доступ к важным документам для запуска и автоматизации нужных кампаний.
  • Отдел кадров : Вместо того, чтобы хранить данные о сотрудниках в файле Excel, система управления документами позволяет отделу кадров хранить их в цифровом репозитории.

Интегрированное управление документами состоит из технологий, инструментов и методов, которые используются для работы с документами на предприятии. Сюда входят такие действия, как:

  • Захват
  • Управление
  • Магазин
  • Сохранить
  • Доставить
  • Удалить

Эти документы действуют больше как файлы и содержат множество данных, таких как изображения, офисные документы, контракты, графика и чертежи. Они также содержат электронные объекты, такие как электронная почта, веб-страницы, мгновенные сообщения и видеоматериалы.

Программное обеспечение для управления документами, интегрированное с несколькими технологиями, является наиболее успешным решением для корпоративного бизнеса. Это позволяет вам централизовать и оптимизировать усилия в каждом отделе.

Типы Системы управления документами

Существует четыре основных типа систем управления документами. Это:

  • На основе сервера — Сюда входят такие платформы, как локально установленные системы каталогизации библиотек.
  • База данных — это такие программы, как MySQL, которые могут хранить и управлять различными типами файлов.
  • На основе облака — Информация в этих системах выгружается и хранится удаленно.
  • На основе Интернета — Данные создаются и хранятся с помощью веб-браузера.

У каждого типа системы есть свои преимущества и недостатки. Некоторые программы сочетают в себе характеристики всех четырех типов. Одно из основных преимуществ, которое они разделяют, заключается в том, что когда управление рабочим процессом осуществляется в цифровом формате, все становится безбумажным.

Понимание DMS Рабочий процесс

Программное обеспечение для управления документооборотом разработано, чтобы помочь вам оптимизировать рабочие процессы, которые обеспечивают успех вашего бизнеса. Выберите решение, обеспечивающее централизованное создание документов с возможностью управления, изменения, совместного использования, поиска и архивирования. Эффективное управление документами требует нескольких шагов, поэтому вам нужна надежная система, способная справиться со всем этим.

На рынке DMS представлено множество торговых марок.SharePoint — популярная платформа, которая интегрируется с MS Office. Его легко настраивать для различных целей. Вы можете управлять своими документами, хранить, обмениваться ими и получать к ним доступ с любого устройства (включая мобильное).

Вы должны требовать, чтобы ваше программное обеспечение DMS имело интуитивно понятный пользовательский интерфейс, так что кривая обучения будет небольшой. Некоторые компании используют эту технологию для документирования обсуждений и управления версиями, в то время как другие используют ее для управления данными с помощью настраиваемых веб-форм или разрешения авторизованного доступа. Поэтому перед покупкой решения важно учитывать свои основные потребности.

Когда документы управляются в электронном виде, рабочие процессы становятся более прозрачными и выполняются в более быстром темпе. Требуется исправлять меньше ошибок и меньше времени тратится на поиск документов. Ручная передача обслуживания по цепочке команд уходит в прошлое. Пора отказаться от бумажных документов и начать думать с цифровой точки зрения. Это не только экономит средства, но и спасает нашу планету.

Программное обеспечение для документооборота значительно упрощает администрирование. Это избавляет от хлопот по отслеживанию документов, когда задействовано несколько сторон.Прошли те времена, когда документ терялся на столе в ожидании подписи.

Самым важным аспектом этой технологии является то, как она облегчает совместную работу. Когда управление документами прозрачно, каждый участник жизненного цикла чувствует себя вовлеченным. Это создает подотчетность, которая ведет к более высокому моральному духу и более глубокому доверию к вашему бизнесу.

Что такое бизнес-процесс? Определение, примеры и преимущества

Бизнес-процесс — это совокупность бизнес-задач и действий, которые при выполнении людьми или системами в рамках структурированного курса дают результат, который способствует достижению бизнес-целей.В этой статье мы научим определять бизнес-процессы и рассмотрим их преимущества, примеры и связанные с ними бизнес-термины.

Процессы в бизнесе повсюду. От приема на работу новых сотрудников до собеседований при выходе, выставления счетов поставщикам и продаж. Каждый бизнес-результат — это результат повторяемых задач и действий.

Некоторые из этих процессов выполняются строго в рамках задокументированных руководящих принципов, в то время как некоторые из них выполняются с большей гибкостью. Это зависит от приоритета и важности бизнес-результата, полученного в результате процесса.

Тем не менее, бизнес не может функционировать без надлежащего выполнения своих процессов. В этой статье мы углубимся в концепцию бизнес-процесса, его примеры, преимущества, ссылки и важность в ваших бизнес-операциях.

Содержание

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс определяется как набор бизнес-задач и действий, которые при выполнении людьми или системами в рамках структурированного курса дают результат, который способствует достижению бизнес-целей.Бизнес-процесс включает как минимум один из следующих элементов, но не ограничивается ими:

  • задача / действие
  • система
  • сотрудник (а)
  • рабочий процесс
  • данные

Бизнес-процессы созданы для достижения целей организации и способствуют их достижению. Непрерывное и многократное выполнение бизнес-процессов имеет решающее значение для успешных бизнес-операций и роста бизнеса.

Структуры бизнес-процессов могут быть простыми или сложными в зависимости от элементов, вовлеченных в процесс.В каждом бизнес-процессе компания стремится достичь определенных целей.

Некоторыми ключевыми атрибутами, отличающими бизнес-процессы от других бизнес-задач и действий, являются:

  • процесс повторяется
  • процесс гибкий, а не жесткий
  • процесс специфичен и имеет начальную и конечную точки
  • процесс измерим

Чтобы лучше понять это, давайте рассмотрим пример процесса увольнения сотрудников, который состоит из следующих этапов:

  • об отставке / увольнении
  • переговоры с работником на удержание
  • период уведомления и процедуры окончательного расчета
  • планирование незавершенных проектов и поставленных задач
  • передача и передача знаний о проекте и реквизитах компании
  • выходное интервью

Это наиболее распространенные виды деятельности, связанные с увольнением сотрудников в глобальном масштабе.Посредством признания и переговоров бизнес пытается урезонить и удержать сотрудника. Срок уведомления и процедуры окончательного урегулирования помогают сотруднику и компании получить ясность в отношении условий контракта, ожидающего завершения после увольнения. Планирование проекта и мероприятия по передаче помогают бизнесу убедиться, что на повседневные процессы не повлияет увольнение сотрудника. Наконец, выходное собеседование дает бизнесу возможность улучшить свою работу благодаря подробным отзывам о деятельности и политике компании.

Бизнес-процессы являются основой ваших бизнес-операций, поэтому их улучшение имеет стратегическое значение для вашего бизнеса. По данным Gartner, внедрение стратегии управления бизнес-процессами увеличивает вероятность успеха ваших проектов на 70%. Организации по всему миру вкладывают много времени и денег в управление своими бизнес-процессами и их улучшение.

Бизнес-процессы часто путают с проектами и процедурами. Процессы конечны, гибки и повторяемы, и создают ценность после их выполнения.Давайте разберемся, чем они отличаются от проектов и процедур.

Процессы и проекты

Проект нацелен на создание чего-то нового или внесение изменений, тогда как процесс нацелен на создание ценности путем многократного выполнения задачи. Проще говоря, проекты — это действия, которые вы никогда раньше не выполняли в своем бизнесе, тогда как процессы — это действия, которые вы выполняете неоднократно.

Например, приготовление ежедневной чашки кофе — это процесс.Вам нравится добавлять одни и те же ингредиенты в одинаковом количестве и делать это каждый день. Почти нет шансов, что вкус испортится, но если это так, я знаю, как это вас беспокоит!

Но пытаться сделать популярный в Instagram рецепт кофе из Кореи — не то, чем вы занимаетесь каждый день. Вы экспериментируете с новыми ингредиентами и методами, которые превращают его в проект. Это ново, захватывающе, и вы не знаете, как все будет развиваться.

Процессы и процедуры

Процесс — это поток бизнес-операций, связанных с достижением бизнес-результата, тогда как процедура — это предписанный способ выполнения процесса или части процесса.В то время как процесс — это набор определенных действий, процедура — это набор инструкций, которые детализированы по своей природе.

Например, адаптация нового сотрудника в вашей организации — это процесс. Он направлен на представление компании новому человеку и ознакомление его с политикой компании, культурой и командами.

Тогда как бортовая документация — это процедура. В нем есть подробный набор инструкций, связанных с документами, подписями и соглашениями.

Чтобы управлять своими бизнес-процессами и улучшать их, вы должны лучше их понимать.Давайте рассмотрим еще несколько примеров бизнес-процессов, их преимуществ и контекста с другими бизнес-практиками.

Примеры бизнес-процессов

Процессы различаются в зависимости от типа, отрасли, местоположения и т. Д. Бизнеса, но есть несколько процессов, которые практикуются во всех этих сегментах бизнеса по всему миру. Чтобы это было легко понять, мы рассмотрим примеры таких процессов.

Процесс продаж

Продажа — это фундаментальный бизнес-процесс в различных отраслях, предложениях и других сегментах.Обычный процесс, наблюдаемый большинством предприятий, включает следующие шаги:

  • делится коммерческим предложением
  • отправка котировок
  • переговоры
  • прием заказов на товар / услугу
  • обновление записей продаж
  • поставка товара / услуги
  • биллинг
  • платеж

Это повторяющиеся шаги, и рабочий процесс и структура процесса гибки в зависимости от бизнеса.

Служба поддержки клиентов

Обслуживание клиентов — еще один важный процесс, который является частью глобальных бизнес-операций.Он включает в себя следующие шаги:

  • получать жалобы / проблемы клиентов через CRM
  • признать озабоченность клиентов
  • логин, реквизиты выдачи в CRM системе
  • решить проблему
  • сообщить статус клиенту

Еще несколько примеров бизнес-процессов:

  • процесс набора
  • процесс выставления счетов
  • обработка заказов
  • процесс адаптации клиентов
  • бухгалтерский процесс
  • процесс исследования рынка
  • процесс разработки продукта

Общие термины, относящиеся к бизнес-процессам

Мы перечисляем несколько общих бизнес-терминов, которые напрямую связаны с бизнес-процессами:

Управление бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами определяется как дисциплина в управлении операциями, в которой люди используют различные методы для обнаружения, моделирования, анализа, измерения, улучшения, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Используйте это подробное руководство, чтобы узнать больше об управлении бизнес-процессами.

Улучшение бизнес-процессов

Business Process Improvement определяется как практика управления, используемая для повышения эффективности и результативности бизнес-процессов путем обнаружения, отображения, документирования, анализа и изменения процессов. В этой статье мы узнаем больше о том, почему вам следует инвестировать в дальнейшее улучшение своих бизнес-процессов.

Отображение бизнес-процессов

Отображение бизнес-процессов определяется как деятельность по созданию диаграммы рабочего процесса для получения четкого понимания процесса и того, как он пересекается с другими процессами.Это инструмент документирования бизнес-процессов, который использует наглядные пособия для документирования и передачи деталей процесса в компании. Прочтите это руководство, чтобы узнать все о картировании бизнес-процессов.

Документация бизнес-процессов

Документация бизнес-процесса — это процесс подробного описания того, как процесс должен быть выполнен. Это метод, применяемый предприятиями для того, чтобы сделать свои процессы доступными для изучения, просмотра и улучшения.В первую очередь он сосредоточен на ответе на вопрос — «как реализуется процесс?». Узнайте больше о документации бизнес-процессов в этом подробном руководстве.

Обнаружение бизнес-процессов

Обнаружение бизнес-процессов определяется как набор методов, которые создают представление о текущих бизнес-процессах организации, включая их рабочие процессы, структуры и элементы. Узнайте все, что вам нужно знать об обнаружении процессов, в этой статье.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов определяется как практика использования технологий для автоматизации сложных и избыточных бизнес-процессов и рабочих процессов.Это помогает предприятиям экономить ручные усилия, сокращать расходы, повышать эффективность и оптимизировать производительность процессов.

Передача бизнес-процессов

Передача бизнес-процессов определяется как передача информации, обязанностей или людей в вашем бизнесе от одной организации к другой. Они критически важны для бесперебойной работы ваших бизнес-операций в случае увольнения сотрудников, реструктуризации команды и т. Д. Для получения более подробной информации прочтите наше руководство по передаче бизнес-процессов.

Почему вы должны улучшать свои бизнес-процессы?

Эффективные и действенные процессы — ключ к росту и устойчивости вашего бизнеса. Опросы из отчета «Состояние BPM» показывают, что компании сделали улучшение процессов приоритетом в своих общих бизнес-стратегиях. Но почему вам следует подумать об улучшении ваших процессов?

Вот несколько причин, чтобы вы начали улучшать бизнес-процессы:

Помогает сократить расходы

Улучшение процессов позволяет выявить ненужные траты ресурсов и найти эффективные способы достижения наилучших результатов процесса.Это позволяет вам сэкономить на расходах, которые в противном случае можно было бы использовать для других важных приоритетов. И, как предполагают большинство бизнес-блогов и исследовательских статей, легче сэкономить на существующих расходах, чем привлекать новых клиентов, что является еще одной причиной для улучшения ваших процессов и, в свою очередь, для снижения затрат.

Повышает продуктивность вашей команды

Улучшение процессов помогает исключить из процесса повторяющиеся и ненужные задачи и действия. Это позволяет вам реорганизовать существующий процесс с помощью более эффективных методов.Это побуждает ваших сотрудников браться за более сложные задачи, а не выполнять избыточную канцелярскую работу, повышая тем самым производительность ваших операций.

Повышает качество обслуживания клиентов

Бизнес-процессы приводят к результатам, которые напрямую способствуют достижению бизнес-целей, одной из которых является удовлетворение потребностей клиентов. Эффективные и действенные бизнес-процессы приносят исключительные результаты, которые радуют ваших клиентов. Следовательно, улучшение бизнес-процессов улучшает качество обслуживания клиентов.

Помогает жить лучше

Усовершенствованные процессы приводят к улучшению работы, лучшим бизнес-результатам и лучшей жизни. Как только ваши процессы будут оптимизированы, вы сможете наслаждаться личной жизнью без стресса, беспокойства или чувства вины — потому что ваши процессы позаботятся о себе сами!

Возьмите под контроль свои бизнес-процессы с помощью Processology

Бизнес-процессы — движущая сила вашей деятельности. Вам необходимо взять под контроль свои бизнес-процессы, прежде чем они начнут контролировать ваш бизнес.В Processology мы помогаем таким компаниям, как вы, распутать ваши процессы, чтобы ваши команды и платформы имели лучшее направление. Узнайте о наших методах разработки и улучшения процессов.

Полное руководство по технологической документации — обновлено в 2021 году

Рекомендуемый бонусный контент: Загрузите БЕСПЛАТНО Ultimate Worksheet для документации бизнес-процессов! Вы получите доступ к полному рабочему листу, чтобы определить, как документировать свои процессы, включая раздел инвентаризации бизнеса с примерами из реальной жизни, которые помогут вам организовать выполнение этой задачи. Щелкните здесь, чтобы загрузить.

У начинающих компаний медовый месяц обычно начинается с самого начала. Основатели воодушевлены, партнеры полны энергии, а фундамент легко закладывается.

Но по мере роста бизнеса становится трудно отслеживать все происходящие процессы. Как лучше всего справиться с этими растущими сложностями? Технологическая документация.

По мере того, как ваш стартап становится успешным, появляется больше шагов, больше проверок, больше бюрократии, больше клиентов и больше людей, вовлеченных в повседневные операции.

Перед лицом всех этих движущихся частей, как компании могут оставаться эффективными, чтобы обеспечить эффективное масштабирование?

Документация процесса — это то, с чего начать.

Содержание

Глава 1 — Что такое технологическая документация?

Глава 2 — Документирование процесса — отвлечение и ненужная трата вашего времени?

Глава 3 — Могут ли эти неправильные представления о документации процесса сдерживать вас?

Глава 4 — Рекомендации по документации процесса

Глава 5 — Как подготовиться к проекту документации процесса

Глава 6. Выбор программного обеспечения для документирования процессов для вашего бизнеса

Глава 7. Как документировать процесс

Бонусная глава — Ошибки в документации процесса и как их избежать

Последние мысли

Глава 1 — Что такое технологическая документация?

Документация процессов — это задача записи, сопоставления и описания текущих процессов, происходящих в вашей организации, будь то процесс получения возмещения расходов, найма нового менеджера программы или того, как новый клиент настраивается в вашей системе.Цель состоит в том, чтобы представить структуру того, как выполняется задача, — создать эффективный поток, которому будет следовать работа.

Документ процесса предназначен для копирования бизнес-процессов, которые находятся в сознании исполнителей. Эти идеи изложены в централизованном ресурсе, который может служить руководством как для сотрудников, так и для менеджеров при будущих итерациях этого процесса. Он ссылается на все документы и ресурсы, которые необходимы для поддержки процесса, включая политики, контрольные списки, учебные пособия, формы или даже ссылки на другие приложения.

Чем не является технологическая документация

Документация процессов находится ниже ступени улучшения процессов в области разработки бизнес-процессов. Это имеет смысл, поскольку вы не можете улучшить процесс, пока не узнаете, что он существует, и не проверили, как он в настоящее время работает . В противном случае ваши «улучшения процесса» могут непреднамеренно привести к обратному развитию.

При этом документацию процесса не следует путать с процедурами, которые представляют собой подробные пошаговые инструкции по выполнению процесса.Это справедливо даже при том, что процедура может быть указана в документе процесса, чтобы предоставить подробную информацию о том, как выполнить этот процесс.

Еще одна область путаницы — между процессами и политиками. Политики — это руководящие принципы или законы, управляющие процессами и процедурами. Некоторое время назад я написал статью, в которой подчеркивается разница между политиками, процессами и процедурами, на которую вы можете обратиться, если не знакомы с терминами.

Однако следует иметь в виду, что, хотя политики являются стратегическими инструментами, документы процессов находятся на тактическом уровне и связаны с реализацией и действиями.

Сделав эти различия ясными, давайте сделаем передышку и вернемся в прошлое, к тому, как зародилось движение за документирование процессов.

Краткая история технологической документации

Одна из первых записей документации бизнес-процессов и положительного влияния, которое она дает, была сделана шотландским экономистом Адамом Смитом в 1776 году.

Он описал идею документирования процессов с использованием процесса гипотетической фабрики булавок при производстве одного стержня:

«Один протягивает проволоку, другой прячет, третий режет, четвертый заостряет, пятый шлифует ее сверху, чтобы взять голову; для изготовления головы требуется две-три отдельных операции; надеть его — дело своеобразное, булавки отбелить — другое; поместить их в газету — это даже сделка сама по себе; Таким образом, важное дело по изготовлению булавки делится на примерно восемнадцать различных операций, которые на некоторых заводах выполняются разными руками, хотя на других один и тот же человек иногда выполняет две или три из них.”

Объединив технологическую документацию со специализацией, Смит обнаружил, что производственная мощность завода по производству булавок увеличилась на 24 000%. Источник изображения

Однако для того, чтобы появилось выражение «технологическая документация», потребуется еще почти 200 лет.

Заслуга этой фразы принадлежит докладу семинара, представленному Национальным ирригационным агентством Филиппин (NIA) в 1978 году, в котором описывалось, как два научно-исследовательских учреждения документировали свои методы и результаты (pdf) в своих проектах независимого социального лесоводства и совместного лесопользования.

Использование термина быстро распространилось и вскоре распространилось на другие сектора и регионы.

Отличие технологической документации от технологической карты

Отображение процессов — критически важный этап любой эффективной бизнес-операции. Карта процесса наглядно показывает, как входные данные взаимодействуют с ролями, участвующими в данном процессе, для получения выходных результатов, и часто это первый шаг, выполняемый в процессе документирования процесса.

Эта визуальная ясность улучшает качество взаимодействия с заинтересованными сторонами и упрощает сквозное управление процессами.

Во многих организациях карта процессов также играет очень заметную роль в деятельности по постоянному совершенствованию процессов, поскольку аналитики могут следить за потоком, чтобы устранить узкие места и неэффективность.

Эта визуальная роль карт процессов, вероятно, является причиной того, почему, когда большинство руководителей предприятий слышат о документации процессов, в их головах всплывает картина, связанная с картированием процессов.

Однако это случай использования части для представления целого, поскольку карта процесса — это лишь один из многих компонентов, которые могут использоваться для поддержки процесса во всеобъемлющей документации процесса.

Помимо схем процессов, документация, скорее всего, будет включать такие ресурсы, как скриншоты, снимки экрана, формы, контрольные списки, учебные пособия или даже ссылки на другие программные приложения.

Зачем нужны эти дополнительные документы?

Какими бы эффективными и наглядными ни были карты процессов, они не могут содержать много информации, необходимой для эффективного выполнения процесса. Вот некоторые слабые места карт процессов, которые компенсируются с помощью сопроводительной документации:

  • Владение: Карта процесса может не показывать, кто владеет какой задачей и действием в процессе.Это приводит к неоднозначности ответственности, что может чрезмерно замедлить процессы.
  • Прерывания процесса: Карта процесса может не отображать исключения для основного потока процесса.
  • Доступ к информации: Успешное завершение процесса зависит от размещения сотрудников и использования ресурсов, поддерживающих их процессы. Расположение вспомогательной информации невозможно отобразить на карте процесса, не сделав изображение слишком сложным и потенциально запутанным.
  • Время до завершения: Карты процессов не показывают, сколько времени занимает каждая подзадача или действие в процессе. Отсутствие этой информации в сопроводительных документах может привести к тому, что процессы будут выходить за установленные сроки, и затруднить определение источника задержек процесса.

Вывод из этого состоит в том, что, хотя карты процессов помогают понять «как есть» — то, как все делается в настоящее время, общая картина будет не в фокусе без подтверждающей документации.

И это та общая картина, которую мы называем технологической документацией.

Пример документации процесса : Процесс адаптации новых сотрудников

Почему это важно: Согласно данным, предоставленным SHRM (Общество управления человеческими ресурсами), около 50 процентов всех новых сотрудников увольняются в течение 18 месяцев после трудоустройства.

Теперь, если вам показалось, что это страшно, подождите: Бюро статистики труда (BLS) сообщило, что более 20 процентов новых сотрудников добровольно покидают свои новые рабочие места в течение 45 дней.

По данным BLS, такая текучесть кадров обходится работодателям примерно в 25 процентов годовой заработной платы уходящего персонала, не говоря уже о пустой трате времени и негативном впечатлении, которое она создает о нанимающей компании на рынке труда.

Почему так много сотрудников уходят так рано после перехода на новую работу? Обращает на себя внимание одна причина: неудача в процессе адаптации, которая приводит к изменению их представления о компании.

Это показывает, насколько важно для организаций документировать процесс адаптации, чтобы каждый раз все шло по плану.

Вот пример процесса адаптации сотрудников:

  1. HR готовит документы
  2. HR обсуждает роль с руководителем
  3. ИТ дает доступ к рабочему месту и счетам компании
  4. HR создает пакет льгот
  5. HR уведомляет руководителя и коллег
  6. HR назначает наставника для сотрудника
  7. Mentor представляет нового сотрудника
  8. Супервайзер устанавливает краткосрочные цели и ожидания для нового сотрудника
  9. Супервайзер назначает задачи новому сотруднику
  10. Супервайзер назначает контрольные встречи
  11. Супервайзер объясняет долгосрочные цели во время регистрации встреча
  12. Супервайзер отправляет отчет в отдел кадров, подтверждающий, что новый сотрудник был успешно принят на работу.

Как вы можете видеть из этого процесса, несколько отделов обычно участвуют в приеме на работу нового сотрудника.В таких обстоятельствах неудивительно, что что-то идет не так.

Используя инструмент управления процессами, компании могут повысить предсказуемость процесса найма и минимизировать погрешность.

Интересно, что, несмотря на четкие варианты использования, подобные тому, на который намекал в приведенном выше примере, некоторые настаивают на том, что документация процессов отвлекает от ведения бизнеса. Может ли это быть правдой?

Глава 2 — Документирование процесса — отвлечение и ненужная трата вашего времени?

С множеством семинаров, дорожек, триггеров, входов / выходов и диаграмм процессов, которые могут возникнуть в результате усилий по документированию процесса, владельцы бизнеса нередко приходят к выводу, что документирование процесса — это просто разумная идея с небольшой окупаемостью вложенных усилий. вовлеченный.

Как далеко от истины такое мышление!

Мадхав Бхандари, менеджер по маркетингу в Hubstaff, объясняет рост в 700%, который Trello зафиксировал за два года, за счет внедрения процессов:

«До внедрения процессов я мог бы легко потратить 30 или 40 часов в неделю на управление сотрудниками, которым я делегировал задачи. Постоянные проверки, множественные циклы обратной связи, управление заданиями и разочарование из-за того, что дела не выполняются так, как я хотел, привели к огромной потере времени.И пока я делал все это, задачи, которые я должен был выполнять для развития компании, игнорировались ».

Если это похоже на вас, будьте уверены, что внедрение документации процесса освободит вас от этих непродуктивных нянь и позволит вам сконцентрироваться на задачах, которые увеличивают вашу прибыль.

В идеале любая задача, которая выполняется более одного раза или более чем одним человеком, должна быть задокументирована. Пока такие задачи не задокументированы, они постоянно меняются и не могут называться бизнес-процессом.

Но подождите минутку. Означает ли это, что, когда процесс был задокументирован, он теперь отлит в бетон, и каждый должен быть вынужден завершить процесс шаг за шагом, как это зафиксировано в программном обеспечении документации?

Должны ли вы быть связаны документированными процессами?

Хотя документация процесса может отражать текущее выполнение бизнес-процесса, она никогда не отражает совершенства. Документированные процессы не конкретизируются — они просто показывают нам, что мы делаем в настоящее время.

Потенциально такая видимость позволяет лучше понять, как можно улучшить текущий процесс.

Когда исполнитель процесса обнаруживает, что текущие процессы имеют избыточные пути, появляется возможность для улучшения процесса. Эта возможность улучшения процесса должна быть сообщена и оценена. Если владелец процесса обнаруживает потенциал в улучшении, процесс затем переписывается, чтобы включить реализованные улучшения.

Позже в этой статье я более подробно расскажу о периодической проверке процесса.Я делюсь предложениями о том, как можно улучшить процессы, чтобы они оставались выгодными для бизнеса.

А пока давайте продолжим тему преимуществ улучшения процессов.

Кому выгодна технологическая документация?

Чтобы ответить на этот вопрос, позвольте мне нарисовать несколько кошмарный сценарий — и я действительно надеюсь, что он убедит вас в сути.

Как предприниматель, у вас очень плотный график создания и запуска новых продуктов, привлечения капитала и, как правило, множества других шляп, которые предприниматели прокляты носить одновременно.

К счастью, у вас есть очень надежный персонал, который на высоте. Они знают, что делать, какому клиенту что нужно, как продавать конкретному клиенту, и даже внутренне синхронизируют отделы для бесперебойной совместной работы.

Однако деятельность этих ваших звездных игроков не регулируется никакими задокументированными процессами. Вы безоговорочно доверяете их способностям делать дела независимо и с минимальным присмотром. Они просто управляют им, и рост вашего бизнеса с годами является доказательством того, что они знают свое дело.

На самом деле, вы честно говорите друзьям, что не знаете, что бы делали без них.

Вы вынуждены столкнуться с этой реальностью, когда один из этих ключевых сотрудников уходит (или заболевает, или умирает) без предупреждения.

Они берут с собой свои знания о процессе.

Изо всех сил пытаясь собрать воедино части вашего процесса и разобраться в собственном бизнесе, вы облажаетесь до тех пор, пока не сможете выяснить все, что знал ключевой сотрудник.

Звучит драматично, но держу пари, вы так не подумаете, когда — не если — эта реальность постучится в вашу дверь.

Ради аргумента предположим, что вы самый удачливый работодатель в мире, и весь ваш незаменимый персонал никогда не уйдет ни по какой причине. Означает ли это, что нет необходимости документировать бизнес-процессы?

Это далеко не так!

Даже если вы можете с уверенностью предположить, что никто никогда не уйдет, в приведенном ниже списке, частично вдохновленном Эдит Э. Белл из Bell Design Technologies, представлены дополнительные причины для документирования процесса:

10 способов получения выгоды для вашего бизнеса от технологической документации
  1. Предоставляет руководство или дорожную карту для достижения организационных целей
  2. Обеспечивает операционную согласованность вашего бизнеса
  3. Снижает операционные риски в регулируемых отраслях
  4. Дает сотрудникам уверенность, необходимую для выполнения поставленных задач
  5. Служит основой для постоянного улучшения процессов
  6. Результаты в повышение удовлетворенности клиентов за счет предсказуемой производительности и результатов
  7. Повышает конкурентное преимущество за счет сокращения потерь и неэффективности
  8. Может использоваться в качестве показателя производительности для обеспечения соответствия процессам
  9. Служит инструментом обучения для новых сотрудников и инструментом повышения квалификации для существующих
  10. Требования клиентов к аутсорсингу, особенно в регулируемых отраслях, могут иногда требовать документации процесса.

И только потому, что этот список заканчивается хорошо, округление 10 не означает, что он является исчерпывающим.Если вы все еще чувствуете потребность в дополнительном обосновании того, почему вам следует документировать свои бизнес-процессы, вы можете проверить это сообщение BizManualz по этой теме.

И из-за того, что очень трудно убедить (я знаю, что это не вы, но у всех нас есть коллеги и начальники, которые называют себя «скрупулезными» и «внимательными к деталям»), Ян Джеймс прекрасно разбирает это в видео ниже. .

Видите ли, когда процессы задокументированы, масштабирование становится намного проще, поскольку владельцы бизнеса могут быть уверены, что у сотрудников есть план для эффективного и действенного функционирования.

Установив, почему документация по процессам важна и какую выгоду компании могут извлечь из документирования своих процессов, позвольте мне выделить некоторые заблуждения, которые могут помешать успеху вашего проекта.

Глава 3 — Могут ли эти неправильные представления о документации процесса сдерживать вас?

Пришло время развенчать некоторые мифы, которые могут помешать вам получить все преимущества документирования процесса.

Миф №1: Документация по процессу решит все проблемы процесса

Этот миф маскируется под что-то хорошее, но тайно убивает проект.Когда люди озвучивают ошибочные заявления, из-за которых документация процесса звучит как волшебная пилюля, убедитесь, что вы четко изложили факты о том, что можно делать, а что нельзя.

То, что у компании есть документированные процессы, не означает, что что-то больше не пойдет не так или что люди будут делать то, что им говорят. Ваш процесс — это карта. Если люди не следуют указаниям на карте, даже если они у них есть, они все равно могут заблудиться.

Миф № 2: Мы новые и развиваемся слишком быстро, поэтому нет смысла документировать наши процессы.

Даже самая быстроразвивающаяся компания должна приносить пользу. И лучший способ гарантировать доставку ценности — это задокументировать, как вы ее доставляете (или собираетесь, если вы только начинаете).

Публикация ваших процессов выделит вас среди конкурентов на вашем уровне и настроит вас на масштабируемость, устраняя потенциальные узкие места в маневренности вашего стартапа.

Если вы серьезно развиваетесь слишком быстро, чтобы вкладывать средства в документирование всего, вы можете по крайней мере довольствоваться документированием самых важных процессов.

Миф № 3: Документация процессов не соответствует нашей корпоративной культуре

Если ваш бизнес уделяет большое внимание культуре, вы можете беспокоиться о том, что документирование ваших процессов заставит ваших сотрудников почувствовать себя обесцененными. Что ж, документирование ваших процессов не означает, что ваши сотрудники чувствуют, что вы не доверяете их инициативе. Речь идет об инкапсулировании их нынешней инициативы и о том, чтобы сделать ее доступной для других.

Ваша корпоративная культура должна основываться на обмене информацией и помощи другим в росте, а не на устранении неуверенности некоторых из ваших сотрудников.

Сотрудник вряд ли получит повышение по службе, если он или она незаменимы на своей нынешней должности. Кроме того, делиться заботой!

Миф № 4: У нас просто сейчас нет на это времени

Слишком много владельцев и менеджеров бизнеса считают, что у них едва ли есть время завершить свои текущие проекты, не говоря уже о документировании своих процессов.

«Я не хочу тратить время на то, чтобы записывать вещи, на которые у меня вообще нет времени», — говорят они.«Сейчас мы не можем себе позволить уделять этому приоритетное внимание».

Звучит знакомо?

Считали ли вы, однако, что вы всегда можете гоняться за дедлайнами по той простой причине, что ваши процессы неэффективны и требуют переоценки?

Хотя и правда, что документирование процесса может на мгновение замедлить вас, понимание общей картины в конечном итоге окупится.

Цитируемый ранее Мадхав Бхандари, менеджер по маркетингу в HubStaff, четко сформулировал это:

«Во-первых, начальная настройка занимает некоторое время .Вначале будет очень мало возвратов. Вам нужно будет справиться с задачами, которые вы превращаете в процесс, а это может означать, что вы действительно на какое-то время будете менее эффективны. Но если вы проявите терпение, вы увидите результаты ».

Миф № 5: У нас нет технологической документации

Это то, что вы, вероятно, услышите, если обсудите с супервизором или менеджером среднего звена об уже существующей документации процесса, которую использует его команда.

Но по правде говоря, в любом бизнесе, на который вы посмотрите, есть карманы документации по процессам.Проблема в том, что эта документация может использоваться в частном порядке и недоступна для других — некоторым сотрудникам может просто нравиться держать ключи от королевства.

Эти документы могут представлять собой заметки, нацарапанные на листе бумаги, полезные указания, отправленные коллеге, чтобы они могли выполнять задачи, пока исполнитель процесса находится в отпуске, или снимки экрана или видео, показывающие, как что-то делается.

Когда вы сидите с теми, кто выполняет процесс, и вежливо спрашиваете, они могут показать вам, что у них есть «призрачная» документация.

Миф № 6: Важно, чтобы задачи выполнялись. Какой смысл документировать как?

Верно, важно, чтобы работа была сделана. Но так же понимает , как это делается. Это связано с тем, что варианты, используемые некоторыми из ваших сотрудников, хотя в конечном итоге выполняют свою работу, могут стоить бизнесу потери времени и эффективности.

Документация по процессам

позволит вам узнать от ваших сотрудников унифицированный способ выполнения процесса, что станет эталоном для будущих улучшений процесса.

Миф № 7: полезный документ процесса должен выглядеть сложным

Поскольку документирование процесса требует немного усилий, некоторые могут ожидать, что продукт будет представлять собой сложную схему, которая оправдает затраченное время и усилия. Они вносят сложности, чтобы компенсировать это, поэтому у них есть документ, который выглядит достаточно серьезным.

Здесь следует иметь в виду, что цель документации — упростить, а не усложнить. Очевидно, что запутанный документ не соответствует этой цели.В конечном итоге, чем проще ваш технологический документ, тем более удобным он окажется в будущем.

Миф № 8: Вы должны отображать все одновременно

Некоторые консультанты настаивают на том, чтобы тратить недели или месяцы на собеседования, пытаясь отобразить все, что они могут придумать о бизнесе. Хотя намерения часто бывают благими, есть лучший способ подойти к документации процесса, который менее инвазивен для повседневного ведения бизнеса.

У организаций уже есть индикаторы проблем процесса, такие как жалобы, запросы в службу поддержки, возврат товаров, отзывы клиентов, списание, узкие места при передаче и т. Д.

Это идеальные кандидаты для документации процесса и хорошее начало. Если вы измеряете успешные результаты уже задокументированных процессов, это даст вам мотивацию задокументировать другие аспекты вашего бизнеса.

Миф № 9: Я эксперт, поэтому все время понимаю

Эту ловушку также можно назвать «ловушкой для экспертов».

Однако даже в больнице интенсивной терапии, где главный врач принимает статус полубога, случаются ошибки.

Исследование, проведенное в больнице и упомянутое в книге Атула Гаванде Манифест контрольного списка , показывает, что индивидуальному пациенту ежедневно требуется 178 действий. Только 1% этих действий привели к ошибке.

Верно, 1% может показаться не таким уж большим, но в среднем это составляет две ошибки на пациента в день. Это также причина, по которой пилоты не полагаются на память при управлении самолетами. Они следуют процессу, задокументированному в контрольном списке. В конце концов, человеку свойственно ошибаться.

Миф № 10 — Технологическая документация делает работу менее увлекательной

Верно, документ о процессе фокусирует нашу деятельность и накладывает некоторые ограничения на творческое самовыражение в том, как мы выполняем нашу работу. Но в этом все дело! Это означает, что вы тратите меньше времени на размышления о , как выполнить задачу, и больше времени на на выполнение процесса.

Некоторые опасаются, что это лишит их работы удовольствия и заставит их скучать.На самом деле все наоборот. Хотя использование технологического документа делает вашу работу более повторяющейся и менее интуитивной, с другой стороны, это экономит ваше время и умственную энергию.

Когда вы сделаете это правильно с первого раза, вам не нужно будет перебирать свои дела, исправляя ошибки или придумывая оправдания своему боссу или, что еще хуже, клиенту, почему вы не можете выполнить поставку в срок. Вы тратите меньше времени на утомительные и повторяющиеся аспекты своей работы, освобождая больше времени для забавных вещей.

По словам Правина Сутрума, «Рутины поддерживают эмоциональное равновесие и физическую энергию у вас и вашей команды. Игнорируйте их, и будьте уверены, что вас беспокоят неподходящие моменты ».

Развеяв эти мифы, позвольте мне поделиться некоторыми передовыми практиками, которые объединяет множество успешных проектов по документации процессов.

Глава 4 — Рекомендации по документации процесса Документы процесса

не предназначены для использования в качестве архива лучших практик, принятых в вашей организации.Они должны быть живыми картами, которые показывают, как части соединяются, чтобы сформировать общую картину.

Помня об этих передовых методах, вы получите документы процесса, на которые ваша команда будет часто ссылаться.

1. Обдумайте правильное время

Документация процессов отвлечет некоторых ваших сотрудников от их основной работы на сеансы обнаружения процессов. Вы уменьшите влияние и агрессивность своего проекта, решив запускать его в межсезонье, если у вашего бизнеса есть сезонные циклы.

Просмотрите структуру своего бизнеса и выберите тихие месяцы, чтобы дать толчок вашему проекту. Это называется выбором пути наименьшего сопротивления.

Если у вас нет межсезонья, превратите сеансы поиска в обычные собрания и делайте документацию по процессу более мелкими шагами. Осведомленность будет повышена, и ваши сотрудники со временем увидят влияние.

2. Пусть цепочка создания стоимости бизнеса проинформирует процесс документирования

Цепочка добавленной стоимости вашей организации — это якорь, который будет держать ваши действия по документированию процесса в нужном русле.

Цепочка добавленной стоимости Майкла Портера

Источник изображения: Методология исследования

Начните документирование процесса с согласованных усилий по пониманию вашей цепочки создания стоимости. Убедитесь, что ваше сырье приносит пользу. Ни один бизнес не может существовать без выполнения этой главной цели.

Шаблон документации по процессу, доступный для загрузки в конце этой статьи, поможет вам в этом отношении. Просто не забудьте адаптировать его к вашему бизнесу, чтобы ваши люди легко его поняли.

3. Привлечение пользователей и заинтересованных сторон

Не документируйте процесс отдельно от тех, кто им владеет, использует или получает от него ввод. Собеседования, которые вы проводите с пользователями процесса и заинтересованными сторонами, помогут вам получить четкое представление о том, как работает процесс, а также о том, кому принадлежит какая задача и какие исключения могут возникнуть в разумных пределах.

Если вам не удастся привлечь конечных пользователей, это может привести к тому, что вы задокументируете фантазийные процессы как текущие.

Сделайте ставку на обратную связь от непосредственных сотрудников.Часто они могут дать представление о важности каждого шага, быстрых путях, обходных путях и других ценных выводах.

4. Напишите документ как руководство

Документ процесса — это «как делать», поэтому пишите его так, будто вы даете кому-то инструкции о том, как выполнить задачу. По сути, это то, что вы делаете.

Это применимо, даже если вы документируете процесс, которым в настоящее время занимаются лично.

Практическое правило — использовать глагол, за которым следует существительное.Я продемонстрирую, что это означает, на двух примерах:

  • Пример 1: «Количество отправленных холодных писем»
  • Пример 2: Определение количества отправленных холодных писем

Глядя на два примера, очевидно, что второй пример лучше передает информацию, особенно когда вы делегируете ответственность третьей стороне, и они должны следовать вашему документу процесса.

5. Сделайте доступными документы процесса

Сделайте документы общедоступными и доступными для ваших сотрудников.Здесь вам нужно избегать мышления на уровне отделов, поскольку процессы часто выполняются в нескольких отделах.

Если нет конфиденциальной коммерческой тайны, просто предоставьте доступ своим сотрудникам, независимо от того, участвуют ли они в процессе или нет, поскольку понимание того, как процессы взаимосвязаны, выгодно для всей команды.

6. Обеспечьте гибкость системы

Процессы постоянно меняются, и поток процессов, имевший смысл шесть месяцев назад, теперь может показаться совершенно нелепым.

Однако внесение изменений в распечатку может быть чрезвычайно трудным, так как все печатные копии необходимо будет найти и заменить на текущую версию.

Следовательно, лучше всего, чтобы ваш технологический документ располагался в центре и был доступен, будь то в виде общей папки в Google Docs или через специально созданную программную систему. Также важно, чтобы в технологический документ были включены средства, позволяющие пользователям отмечать узкие места или предлагать улучшения.

Оцените предложения пользователей, сделанные таким образом, а также узкие места, обнаруженные в ходе периодических обзоров улучшения процессов, и при необходимости добавьте их в документ.

7. Не терпите необоснованных ожиданий

Людям легко думать, что, поскольку они успешно задокументировали свои процессы, остальная часть пути проходит гладко. На самом деле так бывает редко.

Документирование процесса — это не священный ритуал, который после завершения заставляет все работать бесперебойно. Ваша работа — напоминать людям на каждом уровне, что документация процесса — это отображение существующих процессов. Улучшения и передовые методы появятся позже.Успешные процессы обычно основаны на реалистичных ожиданиях.

8. Сохраняйте фокус во время сеансов обнаружения процессов

Я не могу переоценить это. Держите вещи сосредоточенными.

При управлении совещанием по документации процесса нередко возникает множество идей, которые могут быть улучшены. Если вы не будете осторожны, ваша встреча по раскрытию процессов может превратиться в специальное упражнение по улучшению процесса.

Ваша работа как консультанта по процессу или фасилитатора — следить за тем, чтобы этого не случилось с вашей сессией. Сосредоточьте внимание на текущей задаче — документирование существующих процессов .

Поверьте мне: в будущем у вас будет достаточно возможностей для улучшения.

9. Используйте продуманные визуальные эффекты

Используйте блок-схемы — помните, что картинка стоит тысячи слов.

Там, где это имеет смысл, включите наглядные пособия для иллюстрации процесса.На изображении ниже показано, как становятся понятными зоны в процессе управления документами с использованием блок-схемы. Была бы ли ясность такой же, если бы использовался только текст? Едва ли.

Источник изображения: EdrawSoft

Если есть идеи, которые трудно выразить, может ли снимок экрана, скринкаст или диаграмма лучше показать их? Правильно используемые визуальные эффекты могут внести ясность в обработку документов.

10. Держите вещи непромокаемыми

Не поддавайтесь искушению все усложнять, чтобы оправдать потраченное время.Помните, что ключевым моментом здесь является общение. Хороший технологический документ не отвлекает лишней информацией.

Сохраняйте лаконичность и создавайте отдельные документы для разных процессов, а не один гигантский документ. Используйте простые слова, короткие предложения, хорошую грамматику и избегайте сокращений. Слова должны быть единообразными по всей документации.

Не совершайте ошибку новичков, используя имена сотрудников, которые в настоящее время выполняют задачи, вместо ролей. Использование имен означает, что, когда сотрудники увольняются, ваш технологический документ устаревает, что иногда затрудняет обновление в дальнейшем.

11. Выполняйте периодические проверки эффективности

Вы не можете улучшить то, что не можете измерить. Тем не менее, очень важно, чтобы вы создали процесс, который будет направлять его улучшение. В идеале упражнение по улучшению процесса должно быть периодическим и в нем должны участвовать конечные пользователи процесса.

Сравните данные о производительности с ключевыми показателями эффективности, чтобы определить, соответствует ли ваша производительность вашим тестам. Определите части процесса, которые кажутся узкими местами, и обсудите альтернативные маршруты, которые могут упростить ситуацию.

Если вам не удастся измерить успех ваших процессов, любые успехи, которые у вас были в прошлом, в конечном итоге исчезнут. Это все равно, что пытаться похудеть без весов — вы не узнаете, что идете в правильном направлении.

12. Празднуйте маленькие победы

Даже когда вносятся улучшения и ваша документация процесса является успешной, ваша команда нередко теряет мотивацию, делая одно и то же снова и снова.Сохраняйте их приверженность, отмечая маленькие победы.

Сообщите заинтересованным сторонам, какое влияние их усилия оказывают на производительность, продажи и прибыль. Когда они складываются, процесс продает сам себя.

Кроме того, вы можете не только делегировать задачи, но и делегировать полномочия. Пусть ваша команда владеет цифрами и тесно сотрудничает с ними, чтобы решать задачи, которые они могут решить.

Глава 5 — Как подготовиться к проекту документации процесса

Теперь, когда мы позаботились о предварительных материалах, давайте посмотрим на дела дня.Однако, прежде чем приступить к работе над проектом документации процесса, немного поработайте.

Разработайте план надежной коммуникации

Обоснование необходимости в документации процесса — необходимый первый шаг, если вы хотите, чтобы ваш проект был успешным. Заинтересованные стороны должны быть проинформированы об общих целях проекта.

Давайте разделим эти заинтересованные стороны на три типичные категории и выделим акценты, которые мы будем делать с ними в общении:

  1. Старшее руководство: Акцент здесь делается на повышении производительности и сокращении затрат.Это сообщение универсально привлекательно для высшего руководства — это язык, который они понимают. Вы не удивитесь, узнав, что это самая простая группа, которой легче всего продать свои идеи.

Конечно, как только высшее руководство купится, оно должно взять на себя ответственность и позволить энтузиазму общаться до лиц, выполняющих процесс.

  • Менеджеры среднего звена: Это те, которым подчиняются исполнители процессов — руководители, которые несут ответственность за результаты работы команды.Имейте в виду, что вы предлагаете увезти их сотрудников на значительное время для документирования их процессов.

Они были бы справедливо обеспокоены тем, как это повлияет на продуктивность команды в краткосрочной перспективе.

Ваше общение должно убедить их, что бизнес не остановится только из-за того, что вы документируете их процессы.

  • Операторы процесса: Одним из наиболее серьезных препятствий, с которыми могут столкнуться организации при внедрении документации процесса, является сопротивление со стороны их сотрудников.Что делает это настолько изнурительным, так это то, что сопротивление часто не выражается, а скорее отражается в тихих актах саботажа.

Если люди с подозрением относятся к вашим целям, вы можете получить неточные данные по трем причинам:

  1. Страх перемен и желание продолжать свою работу наизусть.
  2. Бояться, что процесс является аудитом и что их неавторизованные обходные пути и ярлыки могут вызвать у них проблемы.
  3. Страх демистифицировать себя и то, что они делают, что может привести к тому, что их можно будет заменить.

Документ процесса так же полезен, как целостность данных, на которых он основан. Исходя из этого, я не могу переоценить важность плана коммуникации при запуске проекта документации процесса. Людям необходимо знать, что происходит, и почему они должны детализировать свой рабочий процесс.

В идеале, информирование о целях документации процесса должно быть сделано задолго до внедрения, чтобы у сотрудников было достаточно времени, чтобы переварить смысл проекта и убедить себя, что это не первый шаг к их отказу.Если существует вероятность того, что документация процесса может привести к устареванию некоторых ролей, было бы полезно заверить ваших сотрудников, что любой, кого это затронет, будет повышен квалификацией или предложен другой карьерный путь.

Конечно, для того, чтобы общение было честным и открытым, важно, чтобы руководители четко понимали преимущества документирования процессов и потенциальное влияние, которое она окажет на повседневные операции и на жизнь сотрудников.

Определите, что может получить каждый игрок, и выделите эти персонализированные преимущества в вашем общении с этой заинтересованной стороной с точки зрения того, почему организация должна это делать, что участвует в процессе и какую выгоду получит отдельный человек.

Обеспечение необходимых ресурсов

То, что вы заручились поддержкой своих людей, не означает, что берег чист.

Имейте в виду, что участие не обязательно ограничивается словами вашего начальника: «Отличная идея, Боб!» — только для того, чтобы вы сами решали, как выполнить работу без надлежащих бюджетных ассигнований.

Помимо финансов, вам понадобится еще один ресурс — время. Эффективное документирование процесса требует времени — это нельзя отрицать.Что еще хуже, вы не увидите каких-либо драматических результатов на ранних этапах проекта. Фактически, на реализацию проекта могут пройти месяцы, прежде чем будет замечено какое-либо заметное воздействие.

Кроме того, вы отвлечете людей от их основных обязанностей, хотя и ненадолго. И даже помимо первоначальной документации процесса вам понадобится команда для упражнений по улучшению документированных процессов. Важно, чтобы вы знали об этом заранее, чтобы у менеджеров не было сюрпризов.

И вам также необходимо заранее решить, как вы будете доставить завершенный технологический документ.Это может включать в себя обеспечение ресурсов вашего ИТ-отдела для интеграции выбранного вами программного обеспечения для документирования процессов.

Решите, как публиковать

Традиционно малые предприятия печатали и переплетали свою технологическую документацию в папки с тремя кольцами.

Первоначальное бремя печатной документации может быть не таким уж большим, если у вас небольшой магазин всего с одним экземпляром. Однако ситуация меняется, когда вы растете и нуждаетесь в нескольких копиях для множества команд, особенно если ваш бизнес расширяется до нескольких мест.

Бремя внесения изменений в процесс на бумаге быстро становится настолько непривлекательным, что вы можете пропустить возможности улучшения, просто чтобы избежать необходимости вносить изменения.

Это то место, где программное обеспечение действительно сияет.

Наличие центральной системы с возможностью поиска для документирования ваших процессов на световые годы опережает бумагу. Во-первых, стоимость обслуживания будет значительно ниже. Кроме того, люди будут знать, куда идти, чтобы решить стоящие перед ними задачи.

В идеале вам понадобится центральное хранилище в Интернете или во внутренней сети. Это верно как для индивидуального стартапа, так и для бизнеса из списка Fortune 100. Единая точка истины процесса позволяет легко получить доступ к информации о процессе из любого места.

Вам может потребоваться руководство по технологической документации

Руководство по документации процесса — это метапроцесс, который показывает, как выполнять документирование процесса. Один из вариантов использования, где руководство по документации процесса было бы неоценимым, — это ситуация, когда отдельным сотрудникам поручено описать свой рабочий процесс независимо.

Шпаргалка, подобная этой, может децентрализовать начальные усилия проекта документации процесса, делая возможной параллельную документацию процесса.

И, как упоминалось ранее, золотое правило документации процесса — «любой процесс, который будет запускаться более одного раза или более чем одним человеком, должен быть задокументирован». Поскольку документирование процесса как процесса будет запускаться более одного раза, поэтическая справедливость заключается в том, что должен существовать процесс, управляющий процессом (простите за игру слов).

В нашем Руководстве по документации бизнес-процессов, показанном выше, приводится пример того, как можно заполнить заполненную рабочую таблицу документации бизнес-процессов в конце этой статьи. Щелкните снимок экрана, чтобы загрузить три упомянутых в этой статье ресурса, которые необходимы для документирования ваших процессов.

План поддержания процесса

Плохое управление проектом — основная причина сбоев в документации процесса.

Убедитесь, что у вас есть процесс для управления вашими процессами.

Решите, кто будет администратором, кто может редактировать процесс, а кто будет поддерживать процесс и владеть им, а также обеспечивать его актуальность.

Кроме того, убедитесь, что пользователи процессов знают, как отмечать проблемы в своих процессах.

На этом этапе вы готовы приступить к процессу документирования работоспособности. Однако, установив, что лучше всего с этим справиться с помощью программного обеспечения, давайте немного поговорим о выборе подходящей системы для вашего проекта.

Глава 6. Выбор программного обеспечения для документирования процессов для вашего бизнеса

Вы серьезно относитесь к документации процессов, что позволяет вам превзойти группу предпринимателей, которых никто не беспокоит. Однако вам все равно нужно выбирать из множества существующих приложений.

Что нужно иметь в виду — софт не главное

Если в софте дело не в том, то в чем?

Твой народ.

При выборе программного обеспечения для документирования процессов имейте в виду, что документ процесса — это всего лишь средство для достижения цели — конечной целью является поддержка людей в вашей организации для выполнения задач, которые важны для целей вашей организации, как это отражено в ваших документах. цепочка значений.

Каким бы крутым ни было приложение, если его игнорирует ваша команда, в чем тогда смысл?

Принимайте решение исходя из демографических данных лиц, ответственных за процессы, и их уровня знаний в области технологий.Такой уровень предусмотрительности поможет вам сознательно выбрать продукт, который будет способствовать как участию в создании процесса, так и использованию созданных процессов.

Итак, вопрос в том, какой инструмент или комбинация инструментов побудит ваших сотрудников в полной мере использовать процессный документ, который вы создаете?

Вариант нулевого бюджета

Если у вас небольшой бизнес, у которого нет бюджета на документацию по процессам, вы можете начать с решения для интрасети в сочетании с WordPress для документирования ваших процессов.Вместо статей в блогах разместите информацию о процессе с картами процессов и ссылками на подтверждающие документы.

Чтобы создать впечатляющие карты процессов для вашего хранилища документации процессов на базе WordPress, вы также можете попробовать yEd. yEd — это бесплатный инструмент для создания диаграмм, который работает лучше, чем большинство платных инструментов для создания диаграмм.

Если вы добавите плагин членства в микс WordPress, у вас будет платформа для совместной работы для документирования ваших процессов. Плагин Gravity Flow WordPress — жизнеспособное дополнение, но это платный инструмент.Об этом стоит подумать, когда вы можете выделить на это бюджет.

Недостатком «бесплатного» подхода является отсутствие плагина yEd для WordPress, поэтому перед загрузкой вам придется создавать схемы процессов в автономном режиме. Кроме того, у вас не будет возможностей составления отчетов и других наворотов, которые предлагают большинство специализированных программ документирования процессов, то есть без некоторой обширной настройки.

Однако, хотя эта комбинация предлагает ограниченные возможности, она лучше, чем использование скоросшивателя с тремя кольцами для вашего технологического документа, и намного лучше, чем сидеть на заборе в технологической документации, «пока вы не сможете себе это позволить.”

Если вы готовы инвестировать в программное обеспечение, вам нужно знать, что вы получаете за свои деньги. Хотя я не могу предполагать, что я знаю, какие функции важны для вас, потому что, как я сказал ранее, это относительно и зависит от ваших сотрудников (и, я бы добавил, от уровня зрелости вашей организации), вот некоторые общие возможности, которых можно ожидать:

8 Особенности, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения для документирования процессов премиум-класса

При покупке программного обеспечения для документирования процессов имейте в виду следующие соображения:

1.Просто настроить?

Никто не хочет отказываться от использования программного обеспечения для документирования процессов.

В то время как крупным предприятиям может потребоваться корпоративное решение, меньшим организациям целесообразно использовать облачную систему. Это означало бы, что компаниям не нужно было бы беспокоиться об установке и сразу же начать использовать свое программное обеспечение.

Кроме того, пользователи должны иметь возможность работать со своими моделями процессов прямо из веб-браузеров из любого места по своему выбору.

2.
Разрешает ли сотрудничество?

Если вы не семейный бизнес с небольшим количеством сотрудников, вам необходимо программное обеспечение для документирования процессов, которое хорошо подходит для совместной работы.

Должна быть возможность добавлять в программное обеспечение лиц, выполняющих процессы, назначать задачи и обязанности, а также позволять сотрудникам вносить предложения и комментарии по этапам процесса.

Это обычно приводит к более высокой удовлетворенности персонала, поскольку сотрудники находятся на одной странице и имеют ресурсы для своевременной работы над своими задачами, в то время как менеджер сохраняет четкое представление о том, что происходит.

3.
Интерфейс современный и удобный?

Трудно заставить ваших сотрудников адаптироваться к изменениям. Не выбирайте более жесткую битву, чем необходимо, заставляя их учиться использовать программное обеспечение, которое неудобно для пользователя.

Современный пользовательский интерфейс интуитивно понятен и прост для понимания, он обеспечивает большую наглядность важных бизнес-событий, чтобы заинтересованные стороны имели нужную информацию для принятия мер. Программное обеспечение для документирования процессов с современным пользовательским интерфейсом позволит пользователям сосредоточиться на рабочем процессе для конкретной работы, тратя меньше времени на навигацию по громоздким системам.

4.
Является ли программное обеспечение адаптивным и удобным для мобильных устройств?

Является ли программное обеспечение адаптивным и удобным для мобильных устройств? Характер работы меняется, и в наши дни; больший процент рабочих перемещается или выполняет операции удаленно. Вы не хотите отказывать им в доступе к информации о процессе, потому что они входят в систему с мобильного устройства. Выбранный вами инструмент должен учитывать это и должен масштабироваться в соответствии с любым устройством, которое использует пользователь.

5.
Хорошо ли работает с другими инструментами ?

Ваш инструмент документирования процессов не сможет делать все сразу из коробки — да и вы этого не хотите. Существует множество других инструментов, поддерживающих документацию по процессам, с которыми вы, возможно, захотите взаимодействовать, например Evernote, G Suite, Confluence и Asana.

Согласно данным, опубликованным в The Document Disconnect , опросе IDC, более 80 процентов руководителей предприятий, опрошенных из отделов продаж, отдела кадров, закупок и ряда других отделов, согласились с тем, что проблемы «возникают из-за того, что у них разные внутренние системы. / приложения, которые не «разговаривают» друг с другом.В том же исследовании 43 процента опрошенных работников выразили разочарование тем, что им часто приходится копировать / вставлять или вручную вводить информацию, которая уже существует в других внутренних системах.

Поддерживает ли рассматриваемое вами программное обеспечение для документирования процессов интеграцию с другими инструментами?

6.
Уравновешивает ли он функциональность и простоту?

Вам не нужна система с таким количеством функций, что вы теряетесь, пытаясь пробираться через лабиринт меню.Вам также не нужна система, которая выполняет только одно действие, и вам придется доплачивать за вспомогательные функции, которые разумно должны быть встроены. Ключевым моментом здесь является то, чтобы система была функциональной и простой.

7.
Это доступно?

Я не знаю вашего бюджета и не знаю никого, кто любит тратить на вещи больше, чем необходимо.

К счастью, цены на большинство продуктов B2B SaaS основаны на количестве пользователей; у некоторых даже есть модели freemium и, как правило, по разумной цене.Таким образом, нет необходимости тратить тысячи долларов на какое-то программное обеспечение, которое вы можете в конечном итоге не использовать.

8.
Есть ли в нем средство для создания диаграмм перетаскивания?

Некоторое программное обеспечение для документирования процессов очень сложно использовать как со стороны руководства, так и со стороны сотрудников.

С одной стороны, менеджмент не может строить процессы самостоятельно. Им пришлось бы нанять дорогостоящего консультанта, чтобы он пришел и закодировал процессы, что отнимает много времени и является дорогостоящим мероприятием.С другой стороны, сотрудники не могут вмешаться и начать пользоваться системой. Им нужно будет пройти специальную подготовку, прежде чем они смогут намочить руки.

Если у вас еще нет внутренних ресурсов, которые вы можете развернуть для пользовательского кодирования, и людей, которые преуспели в этой области, вам следует выбрать платформу с нулевым кодом, где любой, кто может использовать компьютер, может сразу приступить к разработке процессов, используя интерфейс перетаскивания без необходимости изучать код.

Глава 7 — Как документировать процесс

Наконец-то мы подошли к той точке, где резина встречается с дорогой.

Вы выполнили свою домашнюю работу: эффективный обмен сообщениями идет вверх и вниз по вашей организационной иерархии, сотрудники были уверены, что это не прелюдия к массовому сокращению рабочих мест, и вы выбрали программное обеспечение для документирования процессов, которое наилучшим образом будет способствовать участию заинтересованных сторон и процессу потребление.

А теперь давайте создадим их процессы!

Шаг первый — Инвентаризация существующих процессов

Бизнес — это совокупность процессов, которые в совокупности обеспечивают ценность, за которую клиенты готовы платить.У всех предприятий есть процессы, и прямо сейчас вы собираетесь провести инвентаризацию процессов в своем собственном бизнесе и провести их инвентаризацию.

Эта инвентаризация важна для того, чтобы дать вам представление обо всех процессах вашего бизнеса с высоты птичьего полета, чтобы вы могли идентифицировать их и расставить приоритеты еще до стадии обнаружения.

По мере того, как вы определяете процессы, дайте им четкие и описательные имена, которые вы будете использовать для обозначения процесса в своем рабочем листе инвентаризации бизнес-процессов.

Чтобы загрузить копию нашей таблицы инвентаризации бизнес-процессов, щелкните изображение выше. Этот документ даст вам отправную точку для определения, названия и анализа существующих процессов в вашем бизнесе.

Именно из этого списка вы выберете процессы для документирования в Таблице документации бизнес-процессов, которая также включена в связку ресурсов, указанную выше.

Конечно, вы можете свободно настраивать эту таблицу инвентаризации бизнес-процессов, чтобы она соответствовала конкретным потребностям вашего бизнеса.

Шаг 2 — Выберите свой первый процесс

Не начинайте с самого сложного процесса, который только можете найти. Здесь вам нужна быстрая победа, чтобы вы могли легко оценить ценность документации процесса для заинтересованных сторон.

Тщательно просмотрите свою завершенную инвентаризацию и расставьте приоритеты на основе потенциального воздействия и ожидаемой сложности документации. Я бы посоветовал вывести на первый план процессы, которые требуют срочного исправления и в то же время не настолько сложны, чтобы превратиться в запутанный лабиринт длительного бездействия для вашей команды.

В конце этого упражнения процесс в верхней части списка является хорошим первым кандидатом для документирования процесса.

Шаг 3 — Обнаружение технологических задач и действий

Выбрав свой первый процесс, соберите в комнату исполнителей и заинтересованные стороны этого процесса и тщательно задокументируйте, как они выполняют этот процесс от начала до конца.

Некоторые вопросы, которые следует задать, чтобы помочь выявить детали процесса, включают:

  • В чем вообще смысл процесса?
  • Что запускает процесс?
  • Какие входы процесса?
  • Каковы результаты процесса?
  • Какие задачи важны для продвижения процесса по его траектории?
  • Какие команды или сотрудники задействованы в этом процессе?
  • Кто из них отвечает за критические задачи в проекте?
  • На какой стадии процесса они задействованы?
  • Кто кому передает?
  • Как мы узнаем, что процесс завершился?
  • Сколько времени нужно, чтобы завершить этот процесс?

По мере того, как процесс появляется, я предпочитаю использовать здесь доску для построения схемы, потому что легко внести исправления, если кто-то пропустит шаг на пути.Кроме того, блок-схема процесса лучше фиксирует логику процесса, чем простой текст.

Шаг 4 — Выполните задание самостоятельно

Для создания четкого документа процесса важно, чтобы у вас было глубокое понимание природы процесса и содержащихся в нем подзадач.

Используя черновик карты процесса, который вы нарисовали, и детали, которые вы записали во время сеанса обнаружения, выполните задачу самостоятельно (с помощью обученного сотрудника, если требуется), одновременно делая дополнительные записи о точках трения, с которыми вы сталкиваетесь.

В трудных случаях исполнители процесса могут рассказать вам, как они справляются с этими проблемами, когда они возникают, и вы можете добавить это в свою документацию по процессу в качестве подтверждающих документов.

Тот факт, что вы документируете процесс во время его выполнения, поможет вам зафиксировать важные детали, которые вы могли бы упустить в противном случае, а также создать четкую и краткую документацию, которую можно будет использовать.

Шаг 5. Убедитесь, что ваш процесс отображает текущую реальность

На этом этапе вы довольны своим процессом.Но прежде чем вы отметите это как подтвержденное в шаблоне документации процесса, пора проверить, что было записано.

Здесь можно использовать два подхода, которые можно комбинировать для достижения наилучших результатов:

Подход 1. Попросите ветерана процесса запустить процесс

Попросите эксперта в предметной области, который успешно запустил этот процесс в компании, использовать вашу документацию для запуска процесса и подтверждения того, как этот процесс выполняется. Конечно, вашим экспертом должен быть тот, кто может конструктивно критиковать этот процесс.

Подход 2. Попросите новичка запустить процесс

Убедитесь, что новый сотрудник может прийти и использовать имеющуюся документацию по процессу, чтобы запустить процесс настолько независимо, насколько это возможно в вашем бизнесе.

У новичка, скорее всего, в какой-то момент в процессе могут возникнуть вопросы. Вместо того, чтобы напрямую отвечать на эти вопросы, подумайте, как вы могли бы скорректировать свое общение в документации, чтобы прояснить двусмысленность, и передать им новый черновик, чтобы продолжить процесс — пока они не дойдут до конца.

Часто то, что имеет смысл для вас, может быть не столь очевидным для других, и этот шаг служит для проверки того, что вы четко сообщили о процессе.

Шаг 6. Создайте «окончательную» версию документации по процессу

В конце занятия фасилитатор преобразует диаграмму в карту процесса с помощью графического инструмента построения диаграмм. Это намного лучше, чем пытаться построить диаграмму с помощью программного обеспечения во время сеанса обнаружения, поскольку вы можете непреднамеренно замедлить процесс и в результате упустить важные детали.

Заполните детали завершенного процесса в Таблице документации бизнес-процессов, следуя структуре в примере Руководства по документации бизнес-процессов, который я привел выше, или адаптированной структуре, которая лучше всего подходит для вашего конкретного варианта использования.

Эта версия вашего технологического документа теперь является официальным способом выполнения конкретного процесса в вашем бизнесе.

Однако вы заметите, что я назвал ее окончательной версией в кавычках. Это только окончательный вариант, пока вы не улучшите его, что может произойти быстро, если ваше программное обеспечение для документирования процессов позволяет отслеживать и оптимизировать существующие процессы.

Поддержка и улучшение процесса Документ

Несмотря на уже вложенные усилия, имейте в виду, что одна из самых больших проблем заключается в том, что документы очень недолговечны. Таким образом, документирование процесса — это непрерывный процесс, который никогда не бывает полным.

Теперь, когда ваши процессы задокументированы, вы можете поднять ситуацию на более высокий уровень, обратив внимание на конкретные области, в которых может потребоваться обзор качества, чтобы повысить эффективность процесса.Это та же идея, которую я упоминал в главе 4 этой статьи в подзаголовке Выполняйте периодические проверки производительности.

Вы можете вернуться к этой теме, чтобы получить некоторые идеи о том, что здесь делать, но позвольте мне добавить пару вещей.

Одна из областей, которая часто дает хорошие результаты, — это передача обслуживания — когда процесс переходит от одного человека, команды или отдела к другому. Здесь стоит упомянуть один из лучших методов — минимизировать неоправданное перемещение процессов между отделами.

Когда неизбежно, что процесс передается другому отделу, следите за повторяющимися задачами и определите, необходимо ли повторение или просто неэффективность поднимает голову.

Иногда бывает трудно улучшить ваш собственный процесс, поскольку вы можете быть слишком близки к нему, чтобы подвергать сомнению текущий процесс. Сделайте шаг назад и попытайтесь увидеть проблемы глазами постороннего. Если вы все еще плохо видите, возможно, вам понадобится пара свежих глаз.

С другой точки зрения, Джо Барриос дает интересное руководство о том, как документировать бизнес-процессы. Хотя его статья предназначена для бизнес-аналитиков, готовящихся к собеседованию, она также может быть полезна для предприятий, которым необходим надежный процесс документирования.

Теперь вы можете документировать процессы вашего бизнеса. Отличная работа!

Я знаю, что это довольно длинная статья, но подождите. Прежде чем вы уйдете, я думаю, вам следует знать о некоторых потенциальных подводных камнях, связанных с документацией процесса.Изначально я хотел добавить это как обновление контента, но решил, что будет лучше предоставить вам доступ к этому заранее.

Дополнительная глава — Ошибки в документации процесса и как их избежать

а. Документирование процесса мышления — пустая трата времени и ресурсов

Этот образ мышления обычно возникает, когда вы чувствуете, что пока вы выполняете документацию по процессу, работа остается незавершенной. В конечном итоге документирование процесса поможет вам выявить расточительную деятельность, выполняемую вашими сотрудниками, выявить разрозненные рабочие места, которые влияют на ваше общение, а также улучшить обучение и моральный дух сотрудников.

г. Ожидание ухода ключевого сотрудника для документирования процесса

Если у вас есть сотрудник, который выполняет свою работу каждый день, он четко знает задачу наизнанку. Как это повлияет на ваш бизнес, если этот сотрудник заболеет или уволится? Вы бы знали, как этот сотрудник выполнил задание?

Вместо того, чтобы ждать, пока ключевой сотрудник уйдет, периодически просите каждого сотрудника проводить инвентаризацию процесса, детализируя их типичные ежедневные, еженедельные или ежемесячные задачи.

Дебора Миллер, владелец Miller Productivity, раскрывает суть этой ловушки и пары других ошибок в документации процессов, которые допускают компании, которые приводят к снижению производительности:

г. Исключение информации

Ваш технологический документ должен быть полным. Если сотрудникам по-прежнему нужно искать наставника, чтобы показать им, как выполнять процесс, который вы уже задокументировали, вы можете быть уверены, что ваше упражнение с документированием процесса не удалось.

Однако это не означает, что документ процесса должен быть перегружен ненужными деталями или включать практически все исключения, которые могут произойти.

г. Необходимо задокументировать только регламентированные процедуры или те, которые влияют на вашу сертификацию качества

Хотя эти процессы важны, они могут содержать недостаточно информации, чтобы подготовить ваших сотрудников к действию. Регулирующие органы могут не требовать критически важных бизнес-процессов, которые нужны вашим сотрудникам.

Имейте в виду, что если ваша документация была создана для удовлетворения нормативных требований, она, скорее всего, была создана командой по качеству и не может быть хорошим средством обучения. Эффективная документация процесса включает всех, кто выполняет эту задачу.

эл. Погружение в совершенствование процесса, когда вы еще не закончили документирование процесса

Прежде чем вы закончите половину процесса обнаружения, участники могли бы упомянуть об исключениях и ошибках и, естественно, захотели бы их обсудить.Отступление на этом этапе может поставить под угрозу успех вашего сеанса.

Другой вариант этой проблемы — начать с документирования процесса только для того, чтобы отвлечься от другого процесса, который не был включен в исходную область. Обратите внимание на эти проблемы и оставьте их в покое, пока не закончите текущий процесс. Затем рассмотрите их в отдельной оценке.

ф. Забыть технологическую документацию занимает много времени

На заполнение документации процесса всегда уходит больше времени, чем вы предполагали.Это связано с тем, что участники, от которых требуется участие, также будут заняты своей повседневной работой. Не торопитесь и создавайте некачественную документацию только потому, что вы хотите закончить работу в срок.

г. Попытка раскрыть процесс путем интервьюирования менеджера среднего звена или высшего руководства

Хотя для успеха вашего проекта вам нужна поддержка и участие высшего руководства и менеджеров среднего звена, маловероятно, что у них будет для вас конкретная информация о том, как работают повседневные процессы.Здесь вам могут помочь те, кто выполняет процесс.

Именно они могут рассказать вам, как выполняются задачи и какие изменения будут работать. Очевидно, что именно они здесь больше всего поставлены на карту. Целесообразно обеспечить участие всех, а не только пару представителей. Таким образом, конечные пользователи будут чувствовать себя ответственными за документированный процесс.

ч. Разрешение задокументированным процессам датироваться

Процессы со временем меняются.Роли меняются, задачи передаются другим командам, неэффективность устраняется или даже могут быть внедрены новые технологии. Каждый случай требует обновления вашего технологического документа.

Слишком легко уклониться от этих обновлений и позволить документации процесса безнадежно устареть. Затем однажды вы почувствуете себя неловко, когда новый сотрудник захочет узнать, почему документация по процессу «Создание ежемесячного отчета о продажах» требует, чтобы окончательный отчет был отправлен на дискету управляющего директора.

Заключение

В конечном счете, документирование процессов — отличный способ для бизнеса осознать себя. Это понимание поможет вам подвергнуть сомнению свои методы и бросить вызов себе и своей команде, чтобы стать быстрее, лучше и компактнее.

Если вы следовали этому процессу при создании, проверке и оптимизации своего первого процесса, вы на правильном пути к созданию эффективного, экономичного и удобного для пользователя процесса, который повысит ценность вашего бизнеса — гораздо большую ценность, чем было потрачено. в его создании.

Напоминаем, что ожидания должны быть управляемыми и реалистичными как для себя, так и для других заинтересованных сторон, чтобы гарантировать, что ваш процесс не свалится из-за нетерпения и чрезмерной оптимизации. Если вы сохраните баланс, то можете быть уверены, что с каждой итерацией улучшения вы получите более эффективный процесс, который лучше справляется с повышением рентабельности инвестиций.

Перед тем, как отправиться в путь, обязательно загрузите наш пакет ресурсов, который включает в себя Рабочий лист документации бизнес-процессов , Руководство по документации бизнес-процессов, и наш Рабочий лист документации бизнес-процессов .

Это те же самые инструменты, которые мы используем внутри компании для запуска нашей документации по процессам, и при написании этой статьи я решил, что было бы неплохо включить эти внутренние документы, чтобы другие могли использовать их.

Вы, должно быть, уже заметили, насколько идеи в этой статье переплетаются с этими ресурсами, поэтому дайте себе фору и загрузите наш рабочий лист БЕСПЛАТНО! :

Получите бесплатный контрольный список для систематизации

5 основных шагов, чтобы избавиться от задачи и перенести ее в систему.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ