Документооборот предприятия: Организация документооборота на предприятии — Doczilla

Документооборот предприятия: Организация документооборота на предприятии — Doczilla

Организация документооборота на предприятии — Doczilla

От эффективности документооборота зависят финансовые показатели организации. Даже, казалось бы, незначительная оптимизация работы с бумажными документами может увеличить прибыль бизнеса: помочь обслуживать больше клиентов, сэкономить на фонде оплаты труда, избавиться от ошибок и опечаток в договорах, оптимизировать бизнес-процессы. Расскажем, как организовать эффективный документооборот на предприятии. Если хотите увидеть практические примеры автоматизации работы с документами, читайте кейсы Doczilla Pro →

Эффективный документооборот на предприятии

Документооборот — это движение документов от их появления в организации до исполнения. Обычно под исполнением подразумевают передачу на хранение или отправку внешнему адресату. Как именно устроен документооборот в отделе — решает руководитель департамента. Из-за такой «свободы воли» в компании часто нет единых стандартов работы с документами.

По классической схеме документооборот осуществляется вручную, и за каждую операцию отвечает сотрудник, который помимо основной работы занимается еще и перекладыванием документов. Такой способ организации документооборота неэффективен, влечет за собой рутину и риски. Альтернативный вариант — это настроенные процессы по передаче данных от одного пользователя другому. Например, готовые и удобные для использования интерактивные шаблоны, благодаря которым не нужно заполнять документы В идеальной картине мира эффективный документооборот соответствует следующим критериям:

• Настроенная маршрутизация. Четкие схемы движения документации по отделам и вплоть до лиц, принимающих решения.
• Непрерывность движения. Документы не задерживаются неделями на столах — сотрудники принимают документ и перенаправляют его дальше.
• Регламентация всех процедур.
  Каждое действие сотрудника (вычитка, анализ, подпись) прописана на уровне корпоративной документации.
• Избегание дублей. Маршруты прорабатываются так, чтобы не создавались повторные документы. Например, если сотрудник отправил договор, не получил ответа и отправил еще один.

Помимо перечисленных характеристик есть и другие принципы, по которым организации разделяют разные потоки документов, настраивают маршрутизацию и обработку. Обычно структура выглядит следующим образом:

Входящие	Исходящие	Внутренние
Поступают извне по различным каналам. Это может быть электронная почта, мессенджеры, телефон и другие способы связи.	Документы созданные организацией, в том числе и на основе входящих данных, но отправляемые внешним пользователям.	Создаваемые для использования внутри организации: распрядительные документы, инструкции, приказы.

 

Для каждого типа документов — своя маршрутизация, поэтому договоры могут идти до стола руководителя разными путями. Как правило, чем сложнее и запутаннее эти процессы, и чем их больше, тем выше риск возникновения проблем.

Как составляются документы на крупных предприятиях

В разных организациях процессы могут иметь свои особенности. В частности, может использоваться одна из следующих схем.

• Децентрализованная. В этом случае все документы распределяются по структурным подразделениям, где они создаются, обрабатываются и передаются в работу другим отделам по мере необходимости.
• Централизованная. Есть один отдел, отвечающий за документооборот. Все процессы должны быть проведены через него.
• Смешанный. Есть централизованный отдел, но часть документации обрабатывается в отделах и подразделениях.

Схема выстраивается в зависимости от особенностей компании. Нужно смотреть, какие документы чаще приходится обрабатывать, и где их лучше создавать и проводить. Если у вас нет ответственного сотрудника, который навел бы порядок с документооборотом, или если вы не знаете, с чего начать оптимизацию, позвоните нам по телефону 8 (800) 700-08-16 — проведем аудит и подскажем решения. На многих предприятиях сейчас используют электронный документооборот (ЭДО). Это позволяет упростить передачу документов, сделать взаимодействие отделов быстрее. Также можно четче контролировать процессы, но сам по себе ЭДО не панацея. Даже если движение документов по предприятию происходит стандартно, беспорядок возможен даже в самой технически продвинутой системе. Например, если ЭДО интегрировали, а документы забыли унифицировать.

Познакомьтесь
с возможностями платформы Doczilla Получить доступ

Оптимизация документооборота

Основной целью автоматизации можно считать сокращение затрат на обслуживание документооборота, но есть и не менее важные задачи: ускорение согласования документов между отделами и подразделениями, ликвидация человеческого фактора, упрощение работы с договорами. В некоторых случаях оптимизация может стать следствием изменений в законодательстве, например, при внедрении обязательных для работы форм документации.

Способы автоматизации зависят от особенностей предприятия. Иногда достаточно просто наладить правильную маршрутизацию, а в других ситуациях может потребоваться полная проработка документации, создание шаблонов и настройка взаимодействия подразделений. В любом случае сначала проводится аудит, выявляющий проблемные места.

В результате оптимизации компания должна получить ускорение всех процессов, связанных с документооборотом. Документы становятся стандартизированы, а юристы не тратят лишнее время на вычитывание одних и тех же текстов, потому что документы полностью соответствуют требованиям законодательства.

Некоторые компании пытаются провести самостоятельно организовать документооборот, но в итоге теряют время и деньги. Обычно сотрудники внутри компании не сильно заинтересованы в автоматизации, ведь это приведет к смене устоявшихся правил и маршрутов в работе. К тому же, у сотрудников часто нет достаточного опыта в поиске узких мест, а также в их устранении. Поэтому попытки оптимизировать работу с документами своими силами редко бывают успешными.

Привлечение сторонней компании в этом случае выглядит более выигрышно. Уже при проведении аудита, можно выявить значительное количество проблем. Просто за счет опыта работы на других аналогичных проектах. У компании Doczilla накоплен достаточный опыт аудита и оптимизации документооборота на предприятиях. Это позволяет ускорить процесс цифровизации, избежав многих стандартных проблем.

Узнать больше про аудит процессов по подготовке и согласованию документов →

Кейс: как мы автоматизировали документооборот в «Почте России»

Наглядным примером оптимизации работы с электронными документами является наше недавнее сотрудничество с АО «Почта России». Это крупная организация, где ежедневно создаются сотни документов.

Основной проблемой «Почты России» было отсутствие стандартизированных форм для первичных документов. Это приводило к затягиванию сроков при переходе данных из одного отдела в другой. Также тратится время сотрудников на лишние действия, которые можно эффективно оптимизировать, проработав все необходимые формы и бланки Несмотря на все усилия и попытки, привести процессы к единообразию не удавалось: внутренние приказы и регламенты не работали. Тогда «Почта России» обратилась к нам с задачей оптимизировать создание документов.

Мы создали готовые шаблоны документов в электронном виде, которые упростили их составление и ускорили проверку отделами. Чтобы в документах не появлялись ошибки, мы запретили их редактирование на техническом уровне. Параллельно мы настроили гибкую маршрутизацию согласования документов по отделам — в результате получилось ускорить согласование в 2−4 раза.

Другие результаты смотрите в полном тексте кейса →

Руководителям предприятий необходимо уделять внимание оптимизации документооборота. Это позволит эффективнее тратить ресурсы компании, уменьшать нагрузку на сотрудников. Также во многих случаях ускоряются процессы в организации, что дает дополнительное конкурентное преимущество.

Больше кейсов →

Документооборот | Глоссарий ПитерСофт

Документооборот (электронный документооборот) — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Система электронного документооборота также контролирует выполнение работ с документами и обеспечивает защиту от несанкционированного доступа.

Документооборот — это один из инструментов управления предприятием, служащий для обмена электронной информацией как внутри предприятия (между сотрудниками предприятия), так и с внешними контрагентами.

Существует также такое понятие, как «делопроизводство», которое часто используют как синоним термина «документооборот», однако, их следует разделять. Делопроизводство — это комплекс мероприятий в организации по документационному обеспечению управления.

А термином «документооборот», как правило, описывается движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

Документооборот в организации может быть как централизованным, так и представленным на уровне конкретных подразделений. В централизованном документообороте рассматривают три основных типа документов: входящие (от внешних контрагентов), исходящие (из подразделений) и внутренние (для рассылки внутри организации).

Выделяют ряд основных этапов документооборота:

• Составление документа (при совершении хозяйственной операции)
• Передача в бухгалтерию
• Проверка принятых документов бухгалтером
• Таксировка, группировка и контировка документа в бухгалтерии
• Сдача на хранение в архив (последняя стадия жизненного цикла документа в рамках документооборота)

Основной коммуникативной проблемой предприятия среднего уровня является проблема, связанная с документооборотом. Документооборот может быть некачественным, недостоверным, неформализованным и т.д. Эти проблемы являются источником потери информации, непроизводительных затрат ресурсов предприятия, которые выражаются в конечном счете в финансовых потерях. Средством регуляции (нормализации) взаимодействия на таком предприятии является оптимизация документооборота и его последующая автоматизация, т.е. создание системы электронного документооборота (или СЭД). При этом часто автоматизация документооборота происходит параллельно с постановкой и автоматизацией учета на предприятии.

Системы автоматизации документооборота вошли в широкий обиход за рубежом раньше, чем у нас, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области электронного документооборота. Существует целый класс продуктов для автоматизации документооборота, так называемые системы электронного документооборота, или СЭД.

На самой распространенной в России платформе «1С:Предприятие 8» примером системы электронного документооборота является «ПитерСофт: Управление процессами». Полноценный документооборот на 1С появился вместе с созданием платформы «1С:Предприятие 8», когда распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот

является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Программные продукты на платформе 1С традиционно сильны в сфере учета и управления. В связи с этим документооборот на 1С от ПитерСофт обладает рядом дополнительных преимуществ, отсутствующих в других системах электронного документооборота. К числу таких преимуществ можно отнести полноценную интеграцию с учетными данными — документами и справочниками, без чего невозможно построить систему комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Существует ряд стандартных применений системы электронного документооборота на 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с программой учета. Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота «ПитерСофт: Управление процессами» может работать в единой базе с продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Управление производственным предприятием», что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада), и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).

Функционал программных продуктов, решающий задачи взаимодействия, также является стандартным для систем электронного документооборота.

Контроль ресурсов предприятия, управление и организация правильной работы подразделений, оптимизация и совершенствование работы предприятия решаются с помощью применения системы электронного документооборота.

404: Страница не найдена

Управление содержанием

Страница, которую вы пытались открыть по этому адресу, похоже, не существует. Обычно это результат плохой или устаревшей ссылки. Мы приносим свои извинения за доставленные неудобства.

Что я могу сделать сейчас?

Если вы впервые посещаете TechTarget, добро пожаловать! Извините за обстоятельства, при которых мы встречаемся. Вот куда вы можете пойти отсюда:

Поиск

• Узнайте последние новости.
• Наша домашняя страница содержит самую свежую информацию об управлении корпоративным контентом.
• Наша страница «О нас» содержит дополнительную информацию о сайте, на котором вы находитесь, «Управление контентом».
• Если вам нужно, свяжитесь с нами, мы будем рады услышать от вас.

Просмотр по категории

Бизнес-аналитика

• Инструменты аналитики AWS помогают французской коммунальной компании стать «зеленой»

  Пакет гиганта облачных вычислений позволил Engie SA отказаться от ископаемого топлива и теперь помогает французской коммунальной…

• Поставщик ипотечных данных использует Qlik для создания аналитической платформы

  Компания Polygon Research использовала инструменты поставщика аналитических услуг для разработки платформы SaaS, состоящей из девяти информационных панелей, которые …

• Генеральный директор Tableau Марк Нельсон уходит в отставку, преемник не назван

  Нельсон занял руководящую должность в марте 2021 года после ухода Адама Селипски. Salesforce, которая приобрела …

Управление данными

• Кто такой аналитик хранилища данных? Аналитики хранилища данных

  помогают организациям управлять хранилищами аналитических данных и эффективно их использовать. Вот посмотрите на …

• Оценка вариантов развертывания хранилища данных и вариантов использования

  В архитектуре данных все еще есть место для хранилищ данных. Но сначала узнайте, нужен ли он вашей организации и какого типа…

• EDB добавляет новые инструменты в базу данных PostgreSQL с открытым исходным кодом

  Поставщик базы данных выпустил новые расширения, призванные помочь пользователям PostgreSQL в использовании передовых методов хранения, доступа пользователей и …

ЭРП

• Переосмысление фабричного цеха как рабочего места в метавселенной Технический директор

  Plex Джерри Фостер объясняет, как технология виртуальной реальности и высокоскоростная связь могут позволить рабочим на заводе выполнять …

• Microsoft выходит на новый рынок с платформой цепочки поставок

  Корпорация Майкрософт раньше выполняла операции цепочки поставок в электронных таблицах Excel; теперь он предоставляет строительные блоки для компаний, чтобы . ..

• RFID в цепочке поставок: 6 примеров использования сегодня

  RFID по-прежнему применим для управления цепочками поставок. Вот шесть способов, которыми организации могут использовать его для поддержки инвентаризации…

ПоискOracle

• Oracle ставит перед собой высокие национальные цели в области ЭУЗ с приобретением Cerner

  Приобретя Cerner, Oracle нацелилась на создание общенациональной анонимной базы данных пациентов — дорога, заполненная …

• Благодаря Cerner Oracle Cloud Infrastructure получает импульс

  Oracle планирует приобрести Cerner в рамках сделки на сумму около 30 миллиардов долларов. Второй по величине поставщик электронных медицинских карт в США может вдохнуть новую жизнь в …

• Верховный суд встал на сторону Google в иске о нарушении авторских прав на Oracle API

  Верховный суд постановил 6-2, что API-интерфейсы Java, используемые в телефонах Android, не подпадают под действие американского закона об авторском праве.

ПоискSAP

• Безопасность SAP требует определенных навыков, командной работы

  Критические уязвимости SAP вызывают постоянную озабоченность, и их количество растет по мере того, как системы SAP становятся все более открытыми из-за цифровой трансформации и…

• Платформа SAP с низким кодом надеется заполнить пробелы разработчиков

  SAP Build, новая платформа с низким кодом, дебютировавшая на SAP TechEd, предназначена для того, чтобы бизнес-пользователи могли создавать приложения, но она …

• SAP Sustainability Control Tower стремится упростить отчетность ESG

  SAP Sustainability Control Tower позволяет компаниям любого размера собирать данные ESG и управлять ими. Обновленная модель SaaS ориентирована на…

Лучшее программное обеспечение для управления корпоративными документами 2022 года — Squibler

Средний бизнес тратит 20 000 долларов США на одного работника в год на проблемы с документами, а до 6 сотрудников ежедневно обмениваются одним документом в крупных компаниях. Грамотное управление цифровыми и бумажными документами и обеспечение их своевременной доступности является ключевой задачей ведущих компаний мира. И это причина, почему спрос на корпоративные системы управления документами растет. По прогнозам, к 2025 году мировой рынок программного обеспечения для управления документооборотом достигнет 10,7 млрд долларов США9.0003

Управление корпоративными документами (EDM) — это система для хранения, совместного использования, организации, защиты, использования и управления как бумажными, так и цифровыми документами. Система также обрабатывает рабочие процессы с документами, файлами и записями. Корпоративной системой управления документами является либо облачная , либо самостоятельная , либо гибридная (включая как облачную, так и самостоятельную).

Облачное программное обеспечение для управления документами хранится в облачном хранилище разработчиком программного обеспечения и доступно и доступно для бизнеса и его сотрудников в пути на нескольких устройствах. А 9Программное обеспечение для управления документооборотом 0120 , с другой стороны, размещается на сервере компании и должно быть установлено на компьютер или мобильные устройства, чтобы быть доступным. Программное обеспечение для управления документами Hybrid размещается как в облаке, так и на сервере и работает в обоих направлениях.

Итак, какая система управления корпоративными документами лучше всего и как выбрать ту, которая подходит для вашего бизнеса?

В этой статье рассматриваются ведущие корпоративные системы управления документами, их основные функции, цены, плюсы и минусы. Мы проверили и проверили более 20 систем управления документами, чтобы вам не пришлось проходить через этот лихорадочный процесс.

Какое программное обеспечение для управления корпоративными документами лучше всего?

Вот список лучших систем управления документами, которые мы протестировали и рассмотрели в этом исследовании:

DocuWare

М-файлы

Лазерная карта

Под открытым небом

ТолькоОфис

IBM

eFileCabinet

Документы Зохо

Восхождение

Нуксео

Хайленд

ПараСофт

Коробка

ДокСтар

PaperTracer

OpenText

ЛогическийDOC

Управление работой

Шаблон.

Ниже приведены подробные обзоры лучших систем управления документами для предприятий, основанные на наших исследованиях и анализе:

1. Microsoft SharePoint [Лучший в целом]

Microsoft SharePoint — это лучшее программное обеспечение для управления документами для предприятий. и крупный бизнес. Это комплексная система управления документами и корпоративным контентом, которая организует, хранит и управляет всеми типами организационного контента и документов.

SharePoint в сочетании с OneDrive предлагает вам лучшую систему управления документами. Вы можете безопасно обмениваться файлами, несколько человек могут работать над одним файлом одновременно, а также легко подключаться и обмениваться файлами с компьютера или мобильного приложения.

Все вращается вокруг сайтов групп в SharePoint, которые помогают поддерживать связь между вашими командами. Все люди в команде имеют доступ к сайту группы, где они совместно работают над проектами и задачами. Это очень интерактивный способ поддерживать связь и организованность вашей команды.

SharePoint становится более мощным с другими продуктами Microsoft, такими как Microsoft Office 365, Exchange, Delve, Yammer, Teams, Skype of Business, PowerApps и Microsoft Flow. Эти различные инструменты и приложения идеально подходят для любого предприятия, заинтересованного в управлении документами, контентом и автоматизации рабочего места.

Однако создать мощную экосистему с использованием всего этого программного обеспечения и приложений для вашего бизнеса непросто. Microsoft предлагает бесплатное развертывание FastTrack компаниям, купившим более 50 рабочих мест. Инфраструктура межсоединений для этих инструментов и приложений будет настроена командой Microsoft для вашего предприятия. Что лучше?

Основные функции

Вот список основных функций SharePoint:

• Комплексные корпоративные системы управления документами, обеспечивающие сквозное решение для крупных предприятий
• Совместное редактирование — это функция экономии времени и повышения производительности, которая позволяет нескольким людям одновременно работать над одним документом
• Возврат и извлечение позволяют пользователям блокировать документы, чтобы ограничить одновременное редактирование важных файлов и правок
• Системы управления документами неполноценны без функции контроля версий, а SharePoint имеет надежную функцию управления версиями, которая отслеживает все изменения, внесенные в документ, на протяжении всего его существования
• Отслеживайте действия сотрудников и журналы аудита с помощью журналов аудита, которые автоматически создаются для всех системных действий
• Функция разрешений пользователей позволяет запретить пользователям редактировать, удалять и просматривать файлы без разрешения
• Функция расширенного поиска для простого поиска различных типов документов, а корпоративный поиск позволяет добавлять дополнительные функции и фильтры для поиска
• Поддержка онлайн-видеоконференций с участием до 10 000 человек через Skype Meeting Broadcast
• Облачное хранилище и веб-приложение, а также мобильные приложения и настольные приложения для Windows и Mac делают SharePoint мощным программным обеспечением для управления документами
• Неограниченное личное облачное хранилище для каждого пользователя и почтовый хостинг с неограниченным почтовым ящиком
• Дополнительные приложения и приложения, включая Microsoft Office 365
• Телефонная и веб-поддержка с развертыванием FastTrack идеально подходит для крупных предприятий, которым требуется немедленная установка решений для управления документами.

Цены

SharePoint поставляется с 3 планами с моделью ценообразования на рабочее место. Plan 2 и Office 365 E3 подходят для предприятий. План 2 предоставляет вам полный доступ к SharePoint со всеми его функциями, в то время как план E3 включает полный набор Office 365 и других бизнес-приложений.

План 2 стоит 10 долларов США за пользователя в месяц , а план Office 354 E3 стоит 23 доллара США за пользователя в месяц . Если вас интересует именно программное обеспечение для управления документами, вам лучше всего подойдет Plan 2. Однако, если вы ищете программное обеспечение для управления корпоративным контентом в сочетании с платформой управления документами, а также с несколькими другими бизнес-программами и приложениями, Office 365 E3 — это то, что вам нужно.

Pros

Вот что мне больше всего понравилось в SharePoint:

• Многофункциональное программное обеспечение для управления документами, которое можно масштабировать вместе с вашим бизнесом
• Доступная система управления документами без затрат на настройку
• Полная поддержка интеграции со сторонними инструментами, программным обеспечением и приложениями.

Минусы

Вот что мне не нравится в SharePoint:

• Он требует обучения. Вам нужно будет обучить свой персонал, а это означает дополнительные расходы
• Не существует бесплатной пробной версии, позволяющей протестировать и изучить все различные функции управления документами, предлагаемые SharePoint.

2. DocuWare

DocuWare — это надежное программное обеспечение для управления документами с возможностями автоматизации и множеством дополнительных функций. Он был основан в 1988 году и является одним из старейших программ для управления документами на рынке. Он ориентирован на хранение документов, управление и автоматизацию рабочих процессов для предприятий любого размера в нескольких отраслях.

Предлагает компаниям комплексное решение для управления документооборотом и цифровыми документами. Он безопасно индексирует и хранит документы из всех источников и делает их доступными для всех сотрудников организации для доступа, редактирования и совместной работы.

Ваша команда может беспрепятственно получать доступ к документам через рабочий стол Windows, мобильные приложения и Интернет. DocuWare имеет пользовательский интерфейс с функцией перетаскивания. Вот как выглядит пользовательский интерфейс:

Общий вид чистый, но требует обучения персонала. Некоторые термины и рабочие процессы требуют умеренного обучения и практики. Вы можете устанавливать разрешения на всех уровнях, устранять дубликаты, управлять версиями, защищать документы и сохранять полный контроль над системой.

Основные функции

Вот список наиболее важных функций DocuWare:

• DocuWare — мощное программное обеспечение для управления документами, которое обещает сделать ваше предприятие безбумажным
• Многоцелевая платформа, охватывающая управление документами, контентом, автоматизацию рабочих процессов, обработку счетов и многое другое
• Система управления документами, отвечающая требованиям, упрощает аудит
• Устранение дубликатов и контроль версий значительно сокращают время отклика и повышают эффективность
• Автоматическое индексирование документов
• Безопасность и конфиденциальность данных являются ключевыми задачами DocuWare
• Инструменты для совместной работы, поддержка электронной подписи, восстановление файлов, контроль разрешений, автономный доступ и веб-формы — это интересные функции, которые упрощают управление документами
• Автоматизация процессов позволяет в значительной степени автоматизировать хранение документов и управление контентом
• DocuWare поставляется как в облачной, так и в локальной версии
• Интеграция с более чем 500 бизнес-приложениями и платформами
• Он поставляется с 30-дневной бесплатной пробной версией облачной версии, чтобы вы и ваша команда могли протестировать и изучить решение перед покупкой.

Цены

Информация о ценах недоступна на веб-сайте DocuWare. Вы можете запросить 30-дневную бесплатную пробную версию облачной версии и протестировать программное обеспечение. Цена зависит от количества пользователей, функций, объема программного обеспечения и облачной или локальной среды.

Вы можете запросить бесплатную пробную версию вместе с ценой, заполнив эту форму.

Стартовая цена, по словам пользователей DocuWare, начинается от $300 за 4 пользователей в месяц. Это включает в себя базовые функции и ограниченное пространство для хранения в облаке. Лучшие планы идут с здоровенным ценником.

Pros

Вот обзор ключевых аспектов DocuWare, которые мне нравятся:

• Многофункциональное и многоцелевое программное обеспечение для управления документами
• Автоматическая индексация и категоризация документов
• Предоставляется 30-дневная бесплатная пробная версия.

Минусы

Вот несколько вещей, которые мне не понравились:

• Требуется обучение, так как пользовательский интерфейс не прост в использовании
• Поддержка клиентов не очень хорошая. Медленная реакция может снизить эффективность вашей команды и создать проблемы в долгосрочной перспективе.

3. M-Files

M-Files — это ведущая система управления документами, идеально подходящая для крупных компаний, заинтересованных в организации большого количества документов и управлении ими. Он использует искусственный интеллект для категоризации и хранения документов и помогает вам легко находить документы и управлять ими, даже если вы не знаете название документа.

Вы получаете доступ к нескольким расширенным функциям и инструментам M-Files, таким как управление контентом, автоматизация рабочих процессов, совместная работа с клиентами и защищенный контент. Функция поиска документов — одна из лучших в M-Files. Вы можете искать файлы с помощью технологии Smart Search на основе памяти, позволяющей мгновенно находить файлы. Это позволяет осуществлять поиск по содержимому документа. Это решает одну из самых больших проблем, с которыми сталкиваются люди, поскольку они не помнят имя файла, который ищут.

Пользовательский интерфейс является огромным плюсом для любого бизнеса, потому что он удобен и прост в использовании:

Если вы умеете пользоваться компьютером или ноутбуком, у вас не возникнет проблем с поиском пути. Но у него есть кривая обучения и требуется обучение, если вы хотите выполнять сложные процессы управления документами.

Основные функции

Лучшие функции M-Files включают:

• Простая в использовании система управления документами с простым, но интуитивно понятным графическим интерфейсом пользователя
• Усовершенствованная организация данных на основе искусственного интеллекта, в которой файлы и документы хранятся на основе метаданных, что делает организацию и поиск проще, чем когда-либо
• Данные шифруются в состоянии покоя, включая метаданные, и шифрование данных при передаче делает M-Files чрезвычайно безопасными
• Пользователи могут получать доступ к документам в автономном режиме на мобильных устройствах
• Настраиваемые шаблоны упрощают создание документов
• Поддерживает управление версиями с функциями возврата и извлечения
• Вы можете контролировать разрешения и управление файловой системой
• Автоматизированные рабочие процессы и журналы аудита — важные функции, автоматизирующие рутинные повторяющиеся бизнес-процессы
• Надежная аналитическая панель, на которой можно создавать отчеты, просматривать журналы действий и анализировать документы
• Электронная подпись, интеграция с электронной почтой, оптическое распознавание символов, миграция файлов, поддержка нескольких репозиториев, управление пользователями, поддержка продуктов и дополнительный том по запросу — вот несколько основных функций
• Интеграция с ведущими инструментами управления данными и сторонними инструментами, включая почтовые клиенты
• Программное обеспечение работает на компьютере, мобильных устройствах и в Интернете.

Цены

M-Files предлагает своим пользователям 4 плана: Core, Standard, Professional и Enterprise. Цена не указана на веб-сайте, но вы можете получить доступ к 30-дневной бесплатной пробной версии.

Enterprise идеально подходит для крупных предприятий с разнообразными потребностями в управлении документами. Он включает в себя все расширенные функции, такие как электронные подписи, подписи смарт-карт, интеграцию с Azure и круглосуточную поддержку по телефону.

Цена зависит от ваших конкретных требований, таких как количество рабочих мест, надстройки, облачное, локальное или гибридное программное обеспечение. Он имеет модель ценообразования на основе подписки с платой за внедрение (для локальной или гибридной версии). M-Files предлагает исключительные услуги по внедрению вместе с руководством, чтобы вы могли быстро приступить к управлению документами.

Pros

Лучшие вещи включают в себя:

• Простой графический интерфейс пользователя
• Многофункциональная система управления документами для предприятий с масштабируемостью
• Вы можете опробовать программное обеспечение в течение 30 дней и посмотреть, как оно повлияет на ваш бизнес.

Минусы

Что вам может не понравиться:

• Большинство основных функций недоступны в планах Core, Standard и Professional. Если вы хотите получить доступ ко всем функциям, вам подойдет план Enterprise, и это делает его довольно дорогим
.
• Интеграция API недоступна.

4. Laserfiche

Laserfiche — ведущая система управления контентом и документами, которая была названа Gartner Peer Insights Customers’ Choice 2022. Она ориентирована на управление и организацию организационного контента и автоматизацию бизнес-процессов.

Одним из ключевых аспектов Laserfiche является его автоматизация. Он использует двухэтапную методологию автоматизации. Во-первых, он автоматически извлекает данные и контент (как электронный, так и физический) и сохраняет их в центральном месте. Во-вторых, он предлагает вам множество процессов автоматизации, экономящих вашим командам кучу времени и ресурсов. Вы можете почерпнуть идеи и посмотреть, как можно внедрить автоматизацию и преобразовать ручные задачи в автоматизированные с помощью этих шаблонов автоматизации рабочего процесса.

Вот пример шаблона автоматизации рабочего процесса:

Когда дело доходит до простоты использования, Laserfiche имеет понятный интерфейс с боковой панелью. Это именно то, что вы найдете в любой другой системе управления документами. Не каждый может использовать его без руководства. Вам потребуется обучение и руководство по его настройке. Если вы переходите с другой системы управления документами, вам будет проще начать работу, потому что интерфейс вам знаком.

Основные характеристики

Основные характеристики Laserfiche включают:

• Системный подход к управлению контентом, документами и автоматизации рабочих процессов
• Автоматический захват документов с минимальным вмешательством человека
• Шаблоны автоматизации рабочих процессов помогают организациям экономить время и ресурсы
• Централизованное управление и хранение документов с высокими стандартами безопасности
• Поддержка всех ведущих функций управления документами, таких как электронные подписи, контрольные журналы, контроль версий, отслеживание соответствия, цифровые формы, автономный доступ, расширенные разрешения, преобразование формата файла, оптическое распознавание символов и многое другое
• Динамическое создание метаданных и имен файлов значительно повышает эффективность
• Полная поддержка инструментов для совместной работы и общего доступа без потери конфиденциальности
• Функция сканирования репозитория одним щелчком
• Интеграция с ведущими сторонними инструментами и приложениями, включая Microsoft Office 365, Salesforce, службы облачного хранения, инструменты CRM и другие
• Поставляется с настольным ПО, веб-версией и мобильными приложениями.

Цены

Laserfiche предлагает облачные и самостоятельные планы с различными ценовыми структурами. Разница между ценами на облачные и самостоятельные платформы минимальна. Облачные планы начинаются с 50 долларов в месяц, а самостоятельные — с 45 долларов в месяц.

Если у вас большой бизнес с разнообразными потребностями, вы должны выбрать план Enterprise с собственным хостингом.

Облачные сервисы просты в использовании, поскольку они требуют минимальных требований к ИТ-инфраструктуре. Бизнес-план поставляется со всеми функциями и начинается с минимум 25 пользователей. С другой стороны, профессиональный план имеет более чем достаточно функций, подходящих для любого крупного бизнеса.

Pros

Вот что мне понравилось в Laserfiche:

• Автоматическое извлечение, хранение и организация данных
• Полный пакет для системы электронного документооборота
• Интегрируется со всеми популярными инструментами, которые уже используются в вашем бизнесе.

Минусы

Вот что мне не понравилось:

• Обучение платное и это увеличивает общую стоимость
• По своей сути Laserfiche имеет некоторые функции, которые трудно использовать без надлежащего обучения.

5. Alfresco

Alfresco — компания-разработчик программного обеспечения, которая создает масштабируемые решения для управления контентом для бизнеса. Программное обеспечение для управления документами является ключевым программным обеспечением, предлагаемым Alfresco. Он предлагает бесплатную версию инструмента с открытым исходным кодом и премиум-решение для предприятий.

Система управления корпоративным контентом (ECM) от Alfresco поставляется с сервисом управления документами, сканированием и захватом документов, совместной работой и совместным использованием, протоколами управления и функциями безопасности. Он направлен на подключение, интеграцию, хранение и организацию всего организационного контента и обеспечение его доступности для всех пользователей.

Пользовательский интерфейс не из самых простых, так как это огромная платформа с множеством инструментов и функций. Трудно начать без подготовки. Вот как выглядит пользовательский интерфейс:

Вот пример проекта:

Существуют различные инструменты, которые вы должны использовать для выполнения различных задач, и это усложняет и затрудняет понимание. Поскольку у него есть версия с открытым исходным кодом, вы найдете учебные пособия и помощь от онлайн-сообщества.

Основные функции

Основные функции Alfresco включают:

• Полная цифровая бизнес-платформа с несколькими дополнительными инструментами и ресурсами для управления бизнес-контентом
• Комплексная система управления контентом и документами для предприятий любого размера
• Наличие бесплатной версии с открытым исходным кодом
• Искусственный интеллект используется для извлечения и хранения данных на основе метаданных
• Полная поддержка извлечения данных из отсканированных документов с помощью Amazon Text
• Интеллектуальные папки и функция точного поиска упрощают мгновенный поиск деловых документов
• Рабочие процессы и правила папок лучше всего подходят для автоматизации повторяющихся задач
• Контроль версий документов, разрешения, управление записями, сканирование документов, контрольные журналы и ряд других функций
• Расширенная отчетность и аналитика, которые значительно упрощают и упрощают процесс принятия решений
• Интеграция контента и процессов быстро решает множество проблем
• Интеграция с другими инструментами и программным обеспечением, включая другие корпоративные системы управления документами
• Он поставляется с веб-версией, компьютерным программным обеспечением и мобильными приложениями.

Цены

Alfresco предлагает два основных плана. Одна из них — бесплатная версия для сообщества, но с ограниченными функциями и опциями. Кроме того, есть премиальные планы, в которых вы получаете доступ к хорошо разработанному и структурированному программному обеспечению.

Версии сообщества не тестировались и подходят для разработчиков и ИТ-специалистов. Они не предназначены для использования в бизнесе, так как вам нужно будет проделать большую работу по развитию. Лучше всего использовать платный план.

На выбор предлагается 3 плана: Starter Edition , Business Edition и Enterprise Edition . Планы предлагают различные функции и количество пользователей. Если у вас крупный бизнес и вам нужны сотни пользователей, Enterprise Edition идеально подходит для вашего бизнеса, поскольку в нем есть все функции и надстройки.

Цена зависит от вашего плана, количества пользователей, надстроек, дополнительных требований к программному обеспечению и обновлений функций. Вы можете запросить бесплатную пробную версию здесь или загрузить и использовать версию для сообщества.

Pros

Вот что мне нравится в этой мощной системе управления документами:

• Полная платформа управления бизнес-контентом, подходящая для предприятий
• Бесплатная пробная версия и версия для сообщества позволяют интенсивно тестировать и исследовать систему
• Интеграция с другими инструментами является большим плюсом. Вы можете использовать существующие расширения из онлайн-сообщества, чтобы связать приложения и платформы.

Минусы

Вот список того, что мне не нравится:

• Не прост в использовании. Программное обеспечение и разные платформы сложны и требуют много обучения
• Пользовательский интерфейс не интуитивно понятен и труден для понимания.

Как правильно выбрать систему управления документами?

Выбор лучшего программного обеспечения для управления документами для вашего бизнеса требует критической оценки и обзора лучших платформ. Когда у вас есть сотни и тысячи документов и сотни сотрудников, ожидающих в очереди, чтобы начать пользоваться системой управления документами, нет места для ошибки.

Внедрение крупномасштабного решения для управления документами требует дорогостоящих обновлений и настроек ИТ-инфраструктуры. А переключение между платформами — еще более сложная и дорогостоящая задача.

У вас есть только один вариант: Сделать правильный выбор с первого раза. Вот несколько проверенных советов, которые помогут принять взвешенное решение при выборе инструмента управления документами:

1. Окончательно определите свои требования . Какова цель номер один при покупке и использовании программного обеспечения для управления документами? Перечислите все требования вашего бизнеса, которые вы хотите выполнить. Например, контроль версий документов, контрольные журналы, автономный доступ, строгий контроль разрешений, бюджет, веб-формы и т. д. Это поможет вам выбрать правильное решение для управления документами, отвечающее вашим требованиям
2. Установить критерии оценки . Каковы наиболее важные факторы, влияющие на ваше решение о покупке? Вам нужно подготовить список всех переменных с указанием их важности, чтобы вы могли оценить различные варианты. Например, вы можете быть заинтересованы в интеграции, чтобы вы могли согласовать систему управления документами с другими инструментами, которые вы используете, ваша главная забота должна заключаться в простоте использования, потому что вы не хотите тратить время на обучение и т. д.
3. Оценка доступных систем управления документами . Критически оцените различные инструменты и ресурсы, которые соответствуют вашим требованиям, исходя из ваших критериев. Если несколько инструментов соответствуют критериям, посмотрите, как они сравниваются. Сравнительный анализ поможет вам выбрать лучшее программное обеспечение для управления документами
4. Протестируйте программное обеспечение перед покупкой . Всегда тестируйте программное обеспечение, которое вы доработали, перед его покупкой. Почти все системы управления документами предлагают бесплатные пробные версии, демо-версии или и то, и другое. Если вы попросите компанию протестировать их программное обеспечение перед покупкой, они с радостью предоставят вам доступ. Тестирование программного обеспечения поможет вам увидеть, насколько оно соответствует вашим требованиям. Лучше всего позволить экспертам критически протестировать программное обеспечение, прежде чем вы примете окончательное решение
5. Не игнорируйте стоимость . Когда вы покупаете и используете крупномасштабное программное обеспечение для своего бизнеса, с ним связаны все виды затрат. И это выходит за рамки подписки и затрат на внедрение. Например, затраты на техническое обслуживание, затраты на интеграцию инструментов, затраты на масштабируемость, затраты на ИТ, обучение персонала и многие другие. Подумайте обо всех ресурсах, которые ваш бизнес потратит в ближайшие годы на программное обеспечение для управления документами.