Документооборот схема: пример упрощения, виды, простой расчет объема движения документов

Содержание

пример упрощения, виды, простой расчет объема движения документов

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных следовать конкретным, четким инструкциям?

Виды документопотоков

Документооборот

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

сотрудниками, производящими информацию (руководитель, менеджер)
сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

входящий
внутренний
исходящий

Входящая документация

К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.

Верный пример схемы документооборота в организации:

К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.
Документы внутри организации
После сортировки входящей корреспонденции и ее регистрации секретарь передает почту руководителю на рассмотрение. При этом только 85% входящей корреспонденции действительно адресованы управленцу, оставшиеся 15% писем распределяются между конкретными исполнителями после составления руководителем резолюции.
В свою очередь исполнители после ознакомления с входящей информацией и выполнения поставленных задач составляют исполнительный лист и передают его делопроизводителю.
Делопроизводитель регистрирует лист и на этом движение входящей документации завершается.

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, служебные записки, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, отчеты).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Пакет документов

Итак, одной единицей учета является:

оригинал документа
копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, претензии и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

Способы упрощения документопотока

Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Электронный документооборот

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

использовать современное ПО
перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

составьте первичное положение и график движения документов в организации
пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
наказывайте подчиненных за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки (получения) и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Шпаргалка делопроизводителя : Документооборот в организации

ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения расшифровывает понятие документооборота как движение документов внутри организации с момента их создания и получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота не устанавливается на законодательном уровне. Каждое предприятие самостоятельно регулирует свой документооборот и закрепляет основные принципы его работы в нормативных документах (инструкции по делопроизводству).

Что можно сделать для упрощения документооборота?

Сделайте документооборот на предприятии централизованным. То есть все документы должны обрабатываться только в службе делопроизводства и проходить через нее. Это исключит дублирование и утерю документов.
Внедрите электронный документооборот. Он значительно сократит время на обработку документов, распечатку документов, увеличит скорость доведения информации до исполнителей, обеспечит сохранность информации.

10 причин внедрить электронный документооборот>>
Разработайте схемы маршрутов документов в организации и следите за их соблюдением. Схемы маршрутов документов смотрите ниже.
Регистрируйте документы один раз в службе делопроизводства. Допустимо при большом объеме документооборота регистрировать исходящие документы в отделах, а также отдельная регистрация возможна в филиалах и территориально удаленных подразделениях организации.
Порядок регистрации документов>>
Повысьте профессиональный уровень работников, отвечающих за распределение документов, регистрацию документов, наложение резолюций. Для этого есть курсы по делопроизводству. Также можно организовать семинары внутри организации с приглашением преподавателей или просто опытных работников.
Проведите обучение сотрудников других отделов. Расскажите о маршрутах движения документов, раздайте наглядные материалы, приведите примеры. В дальнейшем вам не придется это объяснять по несколько раз.

Виды документопотоков

Входящие документы. Сюда входят документы из государственных структур, обращения физических лиц, документы из филиалов, головной организации вашей организационной структуры, других фирм и предприятий.
Схема движения входящих документов внутри организации
Исходящие документы. Основная масса исходящих — это ответы на входящие документы, а также запросы в другие организации, направление отчетности в государственные органы.
Схема движения исходящих документов внутри организации
Внутренние документы. Это организационно-распорядительные документы — приказы, распоряжения, протоколы; информационно-справочные документы — служебные и докладные записки.
Схема движения внутренних документов организации

Как рассчитать объем документооборота?

Объем документооборота рассчитывают для определения количества входящих и исходящих документов в организации, для расчета количества времени на их обработку и регистрацию, для эффективного распределения нагрузки сотрудников службы делопроизводства, для заполнения отчетов по требованию вышестоящих организаций.

Расчет ведется по журналам регистрации документов. Из последнего номера зарегистрированного документа за конкретный период (месяц, неделя) вычитается первый номер документа, зарегистрированного в этом периоде. Если в организации электронный документооборот, то в программе выводятся реестры за определенный период.

При подсчете нужно учитывать внутренние документы, копии документов.

График документооборота в бухгалтерии (образец)

Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота.

Зачем регламентировать документооборот

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются. Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Читайте также: Документирование хозяйственных операций организации

Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на хранение и впоследствии на уничтожение документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями. Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение санкций.

Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота.

Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать. Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников.

Основные задачи графика документооборота:

оперативный контроль за соблюдением сроков составления, обработки и исполнения документов;
своевременное формирование отчетности на базе первичных регистров;
исключение авралов, форс-мажора и соблюдение ритмичности работы исполнителей;
формирование дел и передача их в архив в положенные сроки;
получение в срок информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.

График документооборота 2019: правила составления

График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами. Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.

Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с учетной политикой.

График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика). Подобным образом графики могут составляться:

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика.

Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение.

Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т. к. он находится в постоянных разъездах.

Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т.к. он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.

График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.

За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии. Об этом прямо сказано в Письме Роструда от 18.12.2014 г. № 3251-6-1.

График документооборота: образец 2019 года

Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.

График документооборота (образец):

Скачать его в формате word вы можете ниже.

Электронный документооборот: как оформить?

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.

Формат описи может выглядеть следующим образом:

Наименование должности руководителя структурного подразделения
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи

Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив)
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи

В целом, хранить документы в электронном виде намного удобнее, ведь нет необходимости в дальнейшем при поиске документов перерывать целую комнату бумажной документации. Также проще предоставлять документы в электронном виде по запросу налоговой, Пенсионного фонда, а также иных проверяющих.

В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.

В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется по-прежнему на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения системы.

Особенности оборота бухгалтерской отчетности

Движение первичных документов в бухучете происходит в соответствии с графиком документооборота, который составляет каждая компания или предприятие в зависимости от специфики своей деятельности. Обычно разработкой схемы документооборота занимается главный бухгалтер компании, после чего руководитель сможет утвердить график.

Зачем нужна схема документооборота?

Грамотно составленный и полностью соблюденный план позволяет:

определить количество отделов и сотрудников, которые будут работать с документами;
рационально распределить обязанности;
укрепить функции бухучета;
обеспечить формирование отчетности четко в срок.

Всю ответственность за работу сотрудников и оборот документов (их передачу между подразделениями, составление отчетов, а также соблюдение графика) несут лица, подписи которых имеются на документах. При этом общий контроль над всем этим процессом производит главный бухгалтер.

Этапы движения бумагооборота:

Появление (составление) документа во время заключения сделки.
Передача в бухгалтерию.
Всесторонняя проверка документов (по форме, содержанию и арифметическая).
Бухгалтерская обработка документации: таксировка, группировка, контировка.
Составление учетных регистров и последующая сдача документов на хранение в архив.

Законодательная база

Документооборот первичной документации регламентирует закон «О бухгалтерском учете». Среди самых важных его положений:

право на предоставление документов третьим лицам. Первичную документацию по законодательству нельзя предоставлять и не могут изымать третьи лица без постановления уполномоченных органов (суда, прокуратуры, органов внутренних дел). При его наличии главный бухгалтер обязан сделать копии нужных бумаг и отдать их представителям государственной власти, предварительно указав на них дату и основание для изъятия;
регистры бухгалтерского учета не должны быть доступны для третьих лиц. Они предназначены для составления отчетов о финансовой деятельности компании. Вносить изменения в регистры после обработки документов и их принятия в архив запрещено. Однако при выявлении ошибок можно исправить регистр, но для этого нужно обосновать свои действия, затем внести правки, указав их дату и поставив подпись ответственного лица;
сроки хранения бухгалтерской отчетности. Любой документ, связанный с бухгалтерией, должен быть сохранен на протяжении минимум 5 лет. В любом случае, сроки хранения всех документов компании имеют строгий регламент.

Важно помнить о том, что порядок бухгалтерского документооборота прописан в Законодательстве РФ, поэтому за нарушение правил предусмотрено наказание ответственных и руководящих лиц в виде административной и (в некоторых случаях) уголовной ответственности.

Образец графика документооборота

Было, проходили. У крупного заказчика из другого региона поя…

Купив недвижку в ипотеку и сдавая как физик можно НДФЛ зачес…

Вы такие наивные😂😂😂 налоговики сами все обнуляют, а потом на…

А вот осветите,пожалуйста,вопрос о том,что в цене товара,на …

Меня раздражает заполнять всякие формы для банков, если кред…

Вообще проблемы не вижу. И головоломки тоже. Налоговая сторн…

Я думаю, что заполнять декларацию как обычно, но уплатить су…

Успокойтесь!

В вопросе оплаты за утилизацию ТБКО с жилых помещений, где н…

Какие бы события не происходили в мире, реакция курса рубля …

Эх, раздразить меня не сложно… Деньги раздражают. Когда их…

Почему всегда спрашивают проводки, а не статьи затрат или ви…

я хотел бы уточнить лично для себя.Вот лично я по всем базам…

а что есть груз, а что не груз по Вашему?где граница между в…

кстати… а на трусы нужно иметь документы?значит если трусы…

Подозреваю нифига там не веточка, а реально вёз груз без док…

А вот действительно интересно, почему они считают, что должн…

Аутсорс хорошая штука, думаю она научит собственников микро …

А почему пожалели? Расскажите

подключился.. пожалел, видимо, отключусь

Как всегда

Так и хочеться ответить: «Положительный — две полоски&q…

@evgeniya19 вы меня, конечно, извините, но вы демагогией зан…

Второй волны нет, а ужесточение режима есть, увеличение штра…

Тест

А он такой красииииивыыыыый😥

Мы потеряли Ди Каприо, у него невеста беременна

Явно закон под какого-то олигарха рисовали.

Ди Каприо

Бухгалтерский документооборот в организации — пример и схема

От правильно и корректно организованного процесса обмена документами и последовательности их обработки различными отделами компании зависит не только своевременность ответа поставщиками, но и соответственно, скорость реагирования на различные запросы. Современные реалии ведения бизнеса заставляют субъектов хозяйствования молниеносно реагировать на малейшие изменения рынка, а если заставлять контрагентов долго ждать, то Вас променяют на конкурентов. В приведенной статье рассмотрим бухгалтерский документооборот в организации и предложим к изучению схему.

Основные постулаты касательно документооборота

Существует незыблемое правило, ради которого, собственно говоря, и внедряется бухгалтерский документооборот в организации. Он должен соответствовать основным требованиям в компании и решать ее основные задачи. То есть, Вы должны разработать его таким образом, чтобы он Вам только помогал, а не был в тягость. В нижеприведенной таблице изложены важные принципы процесса, и они помогут Вам грамотно наладить процесс “жизненного цикла” бумаг именно в Вашей фирме.

№ п\п	Принцип	Характеристика
1	Непрерывность	Потребуется вести учет временных потерь, понесенных на рассмотрение конкретной бумаги поштучно каждым подчиненным, задействованном в ее рассмотрении. Также следите за выполнением примерно одинакового количества работы между людьми
2	Маршрутизация	Все бумаги должны быть поделены на группы по различным признакам и в рамках них бумаги перемещаются внутри компании в соответствии с прописанными для них маршрутам. Это решает вопрос скорости и целенаправленности поступления бумаги конечному пользователю
3	Регламентация	Соблюдайте выполнение алгоритма, включающий в себя контроль на всех уровнях, таких как: 1. Формирование или поступление из вне. 2. Фиксация в журналах. 3. Обработка. Благодаря выполнению всех этих пунктов у Вас получится непрерывность процесса
4	Исключение дублей	Изучите каждый алгоритм на предмет выполнения одного и того же действия с бумагой разными пользователями. Оптимизируйте процесс и Вы сведете к минимуму бесполезность наличия некоторых шагов

Важно! Документооборот гласит, что документ должен оперативно перемещаться по прописанной схеме с минимальными трудо – и времязатратами.

Запомните, что ни один из принципов не работает сам по себе. Все они имеют смысл лишь в связке и нарушение одного влечет собой разрушение всех схемы.

Схема обработки бумаг в бухгалтерии

Дабы наладить процесс обращения бумаг у себя в компании, стоит все же понимать как это должно примерно выглядит. Ниже предлагается общая схема, что сможет вам помочь разобраться в тематике.

Поступление бумаг в бухгалтерский отдел .

Общая документация в отделе.

Сверка бумаги по сути, исчислениям и наличию основных обязательных реквизитов.

Обрабатывание бумаги и занесение содержащихся в ней сведений в бухрегистры посредством осуществления бухзаписей.

Направление бумаги в архив.

Процедура организации документооборота в компании

Любой бизнес продуцирует накопление немалого числа бумаг да еще довольно много поступает от внешних лиц. Дабы не погрязнуть в горах бумаг и не потерять важные их них стоит позаботиться о грамотной организации процесс от их приемки до сдачи в архив после отработки. Рассмотренные бумаги вовремя помогут также руководству в принятии своевременных управленческих решений.

Запомните, что основная ответственность не только за выполнение документооборота, но и за общее правильное ведение бухучета полностью ложится на руководителя бизнеса. Реквизиты, что обязательно должны быть изложены в первичке, сверяет уполномоченное на то лицо (п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 ФЗ № 402).

Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е. — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета (ФЗ № 402, п. 1 ст. 7). Вы нигде не найдете отдельный нормативный документ, посвященный бухгалтерскому документообороту, но регуляторы упорно работают над созданием федерального стандарта, что будет посвящен полностью рассмотрению данного вопроса. Однако, сейчас же Вы вправе оперировать мнением, изложенным «Положении о документах» (приказ Минфина СССР № 105 от 29.07.1983).

Пример #1. Основные шаги для соблюдения процесса

Конечно же, документооборот в различных фирмах имеет свою специфику, но все же он базируется везде на основных главенствующих моментах. Об этапах его организации речь пойдет далее на примере крупной фирмы «Байкал». Рыбное хозяйство «Байкал» задалось целью наладить свой документооборот перед грядущей налоговой проверкой. Для этого подчиненным методологического отдела Ивановским К.Ю. был разработан примерный план внедрения процесса для рассмотрения руководству.

Шаг 1 – Первым пунктом Ивановский К.Ю. предложил описать формирование бумаги внутренними подразделениями «Байкала» и его структурными единицами, выведенными на отдельный баланс или ее приход от внешних поставщиков или клиентов.

Шаг 2 – Далее предлагается сверить бумагу на предмет ее корректности, законодательным требованиям, по сути и правилам арифметики. Делать это в «Байкале» будет уполномоченный человек двух отделов:

менеждеры по реализации и отдел обеспечения;
бухслужба.

Это сделано не с целью задвоения одного и того же процесса несколько раз, а для избежания попадания бухгалтерам неправильных документов. Это позволит сразу отправлять назад контрагентам некорректные бумаги и минимизирует риск ошибок в бухучете «Байкала».

Шаг 3 – После попадания бумаги в финотдел ее подчиненные начинают проводить бумагу по учетным регистрам на основании бухпроводок. Еще этот этап Ивановский К.Ю. назвал обработкой.

Шаг 4 – После обработки бумаги в соответствии с правилами архивного дела ее потребуется хранить в «Байкале». Ивановский К.Ю. предлагает хранить первичку не менее года дабы при формировании годовой отчетности не было проблемы в подтверждении факта той или иной операции.

Шаг 5 – Передача отработанных бумаг в архивный отдел, где по нормативным бумагам их сортируют в зависимости от сроков хранения.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: По какой форме наладить документооборот в компании?

Процедура начала организации обмена бумаг может быть выбрана по одному из предложенных вариантов:

централизация предполагает, что все бумаги будут сохраняться в одном структурном подразделении;
децентрализация свидетельствует о том, что бумаги будут находится в отделах их обработки, сверения и хранения;
смешанная схема естественным образом объединяет полезные качества вышеизложенных вариаций.

Вопрос №2: На каком из них лучше остановить свой выбор?

Компании вправе выбрать любой вариант из предложенного списка, но основываться при этом должны на объемах поступающих и создающихся внутри компании бумаг. Немаловажный фактор здесь отводится и организационной структуре фирмы.

Ошибки в организации документооборота

Ошибка 1. Выбор децентрализованной формы небольшой фирмой. Зачастую это заведомо проблематично и не несет здравого смысла, так как процесс обработки бумаг раскладывается на нескольких подчиненных, хотя при небольших оборотах это вполне допустимо возложить на одного человека. В результате чего, может возникнуть задвоение какого-либо этапа и процесс налажен ради процесса, а не выполнение главных первоочередных задач бизнеса.

Ошибка 2. Обратная ситуация, когда крупный бизнес обращается к использованию у себя децентрализованной формы. Это по своей сути не есть ошибка, но если компания имеет обособленные подразделения, что находятся территориально по разным адресам, этого будет недостаточно. Здесь наиболее подходящей станет смешанный вариант. К примеру, хранятся бумаги в целом в одном спецотделе, но при этом текущие бумаги находятся по местам их обработки.

Запомните, что при налаживании процесса обмена бумагами внутри компании Вы обязаны соблюдать основные правила делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Электронный и бумажный оборот: главные отличия

Не стоит спорить с наличием массы плюсов в налаживании электронного документооборота фирмы. Это принесет не только экономию времени, но и средств для обеспечения распечатки бумаг и их дальнейшего хранения.

Основные преимущества автоматизации оборота бумаг:

сокращение временных потерь на поиск и отправку нужной бумаги заявителю;
бумаги сохраняются в базе без ограничения времени и Вы не будете ощущать нехватки в помещениях;
ограничение доступов к просмотру некоторых бумаг между различными пользователями;
экономия финансовых средств фирмы на бумагу, материалы для распечатки и прочих затрат;
контролирование пути поступления бумаги и дальнейшей ее “жизни” внутри компании

Что такое диаграмма потока данных (DFD)? Как рисовать DFD?

Что такое диаграмма потока данных (DFD)?

Картинка стоит тысячи слов. Диаграмма потока данных (DFD) — это традиционный способ визуализации информационных потоков в системе. Аккуратный и понятный DFD может графически отобразить большое количество системных требований. Это может быть ручное, автоматическое или сочетание того и другого.

Показывает, как информация входит в систему и покидает ее, что меняет информацию и где хранится.Цель DFD — показать объем и границы системы в целом. Его можно использовать в качестве инструмента связи между системным аналитиком и любым человеком, который играет роль в системе, которая выступает в качестве отправной точки для перепроектирования системы.

Обычно он начинается с контекстной диаграммы как уровня 0 диаграммы DFD, простого представления всей системы. Чтобы развить это дальше, мы переходим к диаграмме уровня 1 с функциями нижнего уровня, выделенными из основных функций системы.Когда потребуется дальнейший анализ, она может продолжить развиваться и превратиться в диаграмму уровня 2. Переход на уровни 3, 4 и так далее возможен, но все, что выходит за пределы уровня 3, не очень распространено. Имейте в виду, что уровень детализации для разложения конкретной функции зависит от сложности этой функции.

Обозначения схем DFD

Теперь мы хотели бы кратко представить вам несколько обозначений диаграмм, которые вы увидите в приведенном ниже руководстве.

Внешний объект

Внешний объект может представлять человека, систему или подсистему. Это то место, откуда приходят или куда идут определенные данные. Он является внешним по отношению к системе, которую мы изучаем, с точки зрения бизнес-процесса. По этой причине люди обычно рисовали внешние объекты на краю диаграммы.

Процесс

Процесс — это бизнес-деятельность или функция, в которой происходит манипулирование и преобразование данных. Процесс можно разложить на более тонкий уровень детализации, чтобы представить, как данные обрабатываются в процессе.

Хранилище данных

Хранилище данных представляет собой хранилище постоянных данных, требуемых и / или создаваемых процессом. Вот несколько примеров хранилищ данных: формы членства, таблицы базы данных и т. Д.

Поток данных

Поток данных представляет собой поток информации, направление которого представлено стрелкой, показанной на конце (ах) соединителя потока.

Что мы будем делать в этом уроке?

В этом уроке мы покажем вам, как нарисовать контекстную диаграмму вместе с диаграммой уровня 1.

Примечание: Используемое здесь программное обеспечение — Visual Paradigm. Вы можете загрузить бесплатную 30-дневную пробную версию Visual Paradigm для ознакомления с приведенным ниже примером. Никакой регистрации, адреса электронной почты или обязательств не требуется.

Как рисовать DFD уровня контекста?

Чтобы создать новый DFD, выберите Diagram> New на панели инструментов.
В окне New Diagram выберите Data Flow Diagram и нажмите Next .
Введите Context в качестве имени диаграммы и нажмите OK для подтверждения.
Теперь нарисуем первый процесс. С панели инструментов диаграммы перетащите Процесс на диаграмму. Назовите новый процесс System .
Затем давайте создадим внешнюю сущность. Наведите указатель мыши на System . Нажмите и потяните кнопку Resource Catalog вверху справа.
Отпустите кнопку мыши и выберите Двунаправленный поток данных -> Внешний объект в Каталоге ресурсов.
Назовите новую внешнюю сущность Клиент .
Теперь мы смоделируем базу данных, к которой обращается система. Используйте каталог ресурсов для создания хранилища данных из системы с двунаправленным потоком данных между ними.
Назовите новое хранилище данных Инвентарь .
Создайте еще два хранилища данных, Клиент и Транзакция , как показано ниже. Мы только что завершили контекстную диаграмму.

Как нарисовать DFD уровня 1?

Вместо того, чтобы создавать еще одну диаграмму с нуля, мы разложим процесс System на новый DFD. Щелкните правой кнопкой мыши System и выберите Decompose во всплывающем меню.
Хранилища данных и / или внешние объекты, подключенные к выбранному процессу (система , ), будут упоминаться в DFD уровня 1. Поэтому, когда вам будет предложено добавить их на новую диаграмму, нажмите Да для подтверждения.
Примечание: Изначально новый DFD должен выглядеть очень похоже на контекстную диаграмму. Каждый элемент должен оставаться неизменным, за исключением того, что процесс System (из которого разлагается этот новый DFD) теперь пропал и заменен пустым пространством (подлежит уточнению).
Переименуйте новый DFD. Щелкните его фон правой кнопкой мыши и выберите Переименовать … . В поле имени диаграммы введите Level 1 DFD и нажмите ENTER .
Создайте три процесса (технологический заказ, отгрузка товара, выдача квитанции) в центре, как показано ниже.Это старое место для процесса System , и мы разместили его там, чтобы разработать систему System .

Электропроводка с линиями подключения для потоков данных

Остальные шаги в этом разделе связаны с соединением элементов модели на схеме. Например, Клиент предоставляет информацию о заказе при размещении заказа для обработки.

Наведите указатель мыши на Клиент . Перетащите значок каталога ресурсов и отпустите кнопку мыши на технологическом заказе .
Выберите поток данных из каталога ресурсов.
Введите информацию о заказе имеет заголовок потока.
Между тем, процесс Process Order также получает информацию о клиенте из базы данных для обработки заказа.
Используйте каталог ресурсов для создания потока данных от клиента к технологическому заказу .

Необязательно : Вы можете пометить поток данных как «информация о клиенте», если хотите.Но поскольку этот поток данных визуально не требует пояснений, мы его здесь опускаем.
Путем объединения информации о заказе от клиента (внешний объект) и информации о клиенте от клиента (хранилище данных), Process Order (process) затем создает запись транзакции в базе данных. Создайте поток данных из технологического заказа в транзакцию .

Советы по рисованию:
Чтобы изменить расположение соединительной линии, наведите указатель мыши на то место, куда вы хотите добавить точку поворота.Затем вы увидите пузырек возле указателя мыши. Нажмите и перетащите его в желаемое положение.

До этого момента ваша диаграмма должна выглядеть примерно так.
После сохранения транзакции следует процесс доставки. Поэтому создайте поток данных от технологического заказа (процесс) к отгрузить товар (процесс).
Ship Good должен прочитать информацию о транзакции (т.е. номер заказа для упаковки нужного продукта для доставки.Создайте поток данных из транзакции (хранилище данных) в Судоходный товар (процесс).

Примечание. Если места недостаточно, смело перемещайте фигуры, чтобы освободить место.
Ship Good также должен прочитать информацию о клиенте для его / ее адреса доставки. Создайте поток данных от клиента (хранилище данных) к отгрузочный товар (процесс).
Отгрузка товара затем обновляет базу данных Инвентарь , чтобы отразить отгруженные товары.Создайте поток данных от Судоходный товар (процесс) до Запасы (хранилище данных). Назовите его , обновленная запись продукта .
Как только заказ поступает в руки покупателя, начинается процесс квитанция о выдаче . В нем оформляется чек на основе записи транзакции, хранящейся в базе данных. Итак, давайте создадим поток данных от Transaction (хранилище данных) до Issue Receipt (процесс).
Затем заказчику выдается чек.Давайте создадим поток данных от Issue Receipt (процесс) к Customer (внешний объект). Назовите поток данных приход .

Вы только что закончили рисовать диаграмму уровня 1, которая должна выглядеть примерно так.

Как улучшить читаемость DFD?

Заполненная диаграмма выше выглядит немного жесткой и загруженной. В этом разделе мы собираемся внести некоторые изменения в разъемы, чтобы повысить удобочитаемость.

Щелкните правой кнопкой мыши диаграмму (DFD уровня 1) и выберите Connectors> Curve .Соединители на схеме теперь изображены изогнутыми линиями.
Переместите фигуры, чтобы диаграмма выглядела менее переполненной.

Приведенный ниже список направляет вас к различным примерам диаграмм потока данных, которые охватывают различные предприятия и проблемные области. Некоторые из них состоят из использования нескольких уровней контекста.

.Диаграмма потока данных
— все, что вам нужно знать о DFD
Диаграмма потока данных
Диаграмма потока данных (DFD) показывает, как данные обрабатываются системой с точки зрения входов и выходов. Как видно из названия, его внимание сосредоточено на потоке информации, откуда данные поступают, куда они направляются и как они хранятся.
Посмотрите это короткое видео о схемах потоков данных:
История диаграмм потоков данных
Диаграммы потоков данных стали популярными в 1970-х годах в разработке программного обеспечения.Впервые они были описаны в классическом тексте о Structured Design , написанном Ларри Константином и Эд Юрдоном. Объектно-ориентированный анализ и дизайн (OOA / OOD) от Yourdon & Coad был способом визуализации программных систем до диаграмм UML.
Учебное пособие по диаграмме потоков данных
SmartDraw содержит все необходимые символы схемы потоков данных и простые в использовании шаблоны, которые помогут вам начать работу. Наносите формы на область рисования и легко соединяйте их с помощью сочетаний клавиш или интуитивно понятных команд, расположенных на SmartPanel слева от области рисования.
Вы даже можете вкладывать различные уровни диаграмм потоков данных с помощью функции гиперссылок SmartDraw.
Узнайте больше, прочитав это руководство по созданию диаграмм потоков данных.
Обозначения на диаграммах передачи данных
По сути, существует два разных типа нотации для диаграмм потоков данных (Yourdon & Coad или Gane & Sarson), определяющих различные визуальные представления для процессов, хранилищ данных, потока данных и внешних сущностей.
Диаграммы потоков данных типов
Yourdon и Coad обычно используются для анализа и проектирования систем, в то время как DFD типа Gane и Sarson более распространены для визуализации информационных систем.
Визуально самая большая разница между двумя способами рисования диаграмм потоков данных заключается в том, как выглядят процессы. В способах Йордона и Коада процессы изображаются в виде кругов, а на диаграмме Гейна и Сарсона процессы представляют собой квадраты с закругленными углами.
Обозначения процессов. Процесс преобразует входящий поток данных в исходящий поток данных.
Обозначения хранилища данных. Хранилища данных — это хранилища данных в системе. Иногда их также называют файлами.
.
Символы, типы и подсказки диаграммы потока данных
Обзор диаграммы потока данных
Физические и логические DFD
Уровни DFD
Символы и обозначения DFD
Как создать DFD
Бизнес построен на системах и процессах — без них компания не могла бы работать. Практически все, что делает бизнес, включает в себя какую-то систему, от методов воспитания потенциальных клиентов до способов взаимодействия команды с клиентами. А когда дело касается систем и процессов, эффективность — это все.В некоторых случаях бритье даже на минуту или две может привести к значительной экономии. Существует бесчисленное количество способов анализа и повышения эффективности, но один из них выделяется с помощью диаграмм потоков данных.
Независимо от того, улучшаете ли вы существующий процесс или внедряете новый, диаграмма потока данных (DFD) облегчит задачу. Однако, если вы никогда раньше не создавали DFD, начало работы может быть пугающим. Здесь есть что учесть: разные уровни диаграмм, символов и обозначений, не говоря уже о создании диаграммы — для навигации по всему этому потребуется больше, чем просто просмотр нескольких примеров.Если вы новичок в схемах потоков данных, это руководство поможет вам начать работу.
Что такое диаграмма потока данных?
Диаграмма потока данных показывает, как информация проходит через процесс или систему. Он включает в себя входы и выходы данных, хранилища данных и различные подпроцессы, через которые проходят данные. DFD построены с использованием стандартизованных символов и обозначений для описания различных сущностей и их взаимосвязей.
Диаграммы потоков данных визуально представляют системы и процессы, которые сложно описать в куске текста.Вы можете использовать эти диаграммы, чтобы составить карту существующей системы и улучшить ее или спланировать новую систему для внедрения. Визуализация каждого элемента позволяет легко выявить неэффективность и создать наилучшую возможную систему.
Ознакомьтесь с полным обзором диаграмм потоков данных, чтобы узнать больше о передовых методах построения DFD.
Физические и логические схемы потоков данных
Перед созданием диаграммы потока данных вам необходимо определить, какой DFD — физический или логический — лучше всего соответствует вашим потребностям.Если вы новичок в диаграммах потоков данных, не беспокойтесь — различие довольно простое.
Диаграммы логических потоков данных фокусируются на , что происходит с в конкретном информационном потоке: какая информация передается, какие объекты получают эту информацию, какие общие процессы происходят и т. Д. Процессы, описанные в логическом DFD, являются бизнес-деятельностью — логической DFD не вникает в технические аспекты процесса или системы. Нетехнические сотрудники должны уметь понимать эти диаграммы.
Диаграмма логических потоков данных (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)
Физические диаграммы потоков данных фокусируются на том, как события происходят в информационном потоке. Эти диаграммы определяют программное обеспечение, оборудование, файлы и людей, участвующих в информационном потоке. Подробная физическая схема потока данных может облегчить разработку кода, необходимого для реализации системы данных.
Схема физического потока данных (щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)
Диаграммы физических и логических потоков данных могут описывать один и тот же информационный поток.В координации они предоставляют больше деталей, чем каждая диаграмма независимо. Когда вы решите, что использовать, помните, что вам могут понадобиться и то, и другое.
Ознакомьтесь с этим руководством по физическим и логическим DFD для получения дополнительной информации.
Уровни схемы передачи данных
Диаграммы потоков данных также делятся на категории по уровням. Начиная с самого основного, уровня 0, DFD становятся все более сложными с повышением уровня. При построении собственной диаграммы потока данных вам нужно будет решить, на каком уровне будет диаграмма.
Уровни 0 DFD , также известные как контекстные диаграммы, представляют собой самые простые диаграммы потоков данных. Они обеспечивают широкий обзор, который легко усваивается, но не содержит деталей. Диаграммы потоков данных уровня 0 показывают отдельный узел процесса и его соединения с внешними объектами.
Шаблон диаграммы потока данных уровня 0 (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)
Уровень 1 DFD по-прежнему является общим обзором, но они более подробны, чем контекстная диаграмма. На схеме потока данных уровня 1 отдельный узел процесса из контекстной диаграммы разбит на подпроцессы.По мере добавления этих процессов диаграмме потребуются дополнительные потоки данных и хранилища данных, чтобы связать их вместе.
Шаблон диаграммы потока данных уровня 1 (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)
Уровни 2+ DFD просто разбивают процессы на более подробные подпроцессы. Теоретически DFD могут выйти за пределы уровня 3, но это случается редко. Диаграммы потоков данных уровня 3 достаточно подробны, поэтому обычно нет смысла разбирать их дальше.
Шаблон диаграммы потока данных уровня 2 (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)
Обозначения и обозначения диаграммы потока данных
В зависимости от методологии (Gane and Sarson vs.Йордон и Коад) символы DFD немного различаются. Однако основные идеи остаются прежними. Схема потоков данных состоит из четырех основных элементов: процессы, хранилища данных, внешние сущности и потоки данных. На рисунке ниже показаны стандартные формы для обеих методик.
Если вы не знаете, как использовать каждый символ, прочтите наше руководство по символам DFD.
Как создать диаграмму потока данных
Теперь, когда у вас есть некоторые базовые знания о диаграммах потоков данных и о том, как они классифицируются, вы готовы создать свой собственный DFD.Процесс можно разбить на 5 шагов:
1. Определите основные входы и выходы в вашей системе
Почти каждый процесс или система начинается с ввода от внешнего объекта и заканчивается выводом данных в другой объект или базу данных. Выявление таких входов и выходов дает макроскопическое представление о вашей системе — оно показывает самые широкие задачи, которые система должна решать. Остальная часть вашего DFD будет построена на этих элементах, поэтому очень важно знать их заранее.
2.Построить контекстную диаграмму
После того, как вы определили основные входы и выходы, построить контекстную диаграмму просто. Нарисуйте один узел процесса и подключите его к связанным внешним объектам. Этот узел представляет собой наиболее общую информацию о процессе, которая проходит от входа к выходу.
Пример ниже показывает, как информация передается между различными организациями через онлайн-сообщество. Данные поступают к внешним объектам и от них, представляя как ввод, так и вывод. Центральный узел, «онлайн-сообщество», — это общий процесс.
3. Разверните контекстную диаграмму до уровня 1 DFD
Одиночный узел процесса на вашей контекстной диаграмме не предоставляет много информации — вам нужно разбить его на подпроцессы. В диаграмму потока данных уровня 1 вы должны включить несколько узлов процессов, основные базы данных и все внешние сущности. Пройдитесь по потоку информации: с чего начинается информация и что с ней должно происходить перед каждым хранилищем данных?
4. Расширение до уровня 2+ DFD
Чтобы улучшить детализацию диаграммы потока данных, выполните тот же процесс, что и на шаге 3.Процессы в вашем DFD уровня 1 можно разбить на более конкретные подпроцессы. Еще раз убедитесь, что вы добавили все необходимые хранилища данных и потоки — на этом этапе у вас должна быть достаточно подробная разбивка вашей системы. Чтобы выйти за рамки схемы потока данных уровня 2, просто повторите этот процесс. Остановитесь, когда вы добьетесь удовлетворительного уровня детализации.
5. Подтвердите точность вашей окончательной диаграммы
Когда ваша диаграмма будет полностью нарисована, пройдите по ней. Обратите пристальное внимание на поток информации: имеет ли это смысл? Включены ли все необходимые хранилища данных? Посмотрев на вашу окончательную диаграмму, другие стороны должны понять, как работает ваша система.Перед тем, как представить окончательную схему, посоветуйтесь с коллегами, чтобы убедиться, что ваша схема понятна.
Пример диаграммы потока данных (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)
Совместное использование диаграммы потока данных
Следующим шагом после заполнения DFD будет его совместное использование. Вы создавали его не для того, чтобы держать его в секрете: члены команды, ваш начальник или заинтересованные стороны, скорее всего, кому-то еще нужно это увидеть. Если вы используете Lucidchart для создания диаграммы потока данных, в вашем распоряжении будет множество вариантов совместного использования.Диаграммы можно отправлять прямо в Lucidchart, предоставляя получателю доступ к документу Lucidchart. В зависимости от роли получателя вы можете дать ему разрешение на редактирование или отправку диаграммы только в виде просмотра. Обширная интеграция Lucidchart позволяет обмениваться диаграммами на нескольких других платформах, включая G Suite и Slack.
Начните работу с нашим программным обеспечением для построения диаграмм потоков данных.
Узнать больше
.
Пример схемы документооборота. Схема документооборота Планирование производства Планирование производства Управление запасами Завод Поставщик Закупки Дизайн Производственный план Отвод запасов.
Презентация на тему: «Пример схемы документооборота. Схема документооборота Планирование производства Фабрика контроля запасов Поставщик Закупки Дизайн Производственный план Изъятие запасов» — стенограмма презентации:
1 Пример схемы документооборота
2 Схема документооборота Планирование производства Планирование производства Управление запасами Завод Поставщик Закупочный план Производственный план Уведомление об отпуске запасов Спецификация поставки Нотация о поставке Заказ на поставку Сведения о поставщике Обновить форму Нота о доставке Список требований к материалам
3 Контекстная диаграмма Дизайн Заводской контроль запасов Закупки Планирование производства Поставщик Производственный план Поставочная накладная Уведомление об отзыве запаса Спецификация Поставщика Подробная информация о поставщике Форма обновления Отгрузочная накладная Список требований к материалам
4 Компоненты модели потока данных Общий процесс Агентство Уровень 0 Уровень 1 Процесс 1 2 3
5 Компоненты модели потока данных Общий процесс Агентство Уровень 0 Уровень 1 Уровень 2 Процесс 1 2 3 2 2.1 2.2 2.3 подпроцесс Подпроцесс Подпроцесс
6 Компоненты модели потока данных Общий процесс Агентство Уровень 0 Уровень 1 Уровень 2 Уровень 3 Процесс 1 2 3 22.2 2.1 2.2 2.3 2.2.1 2.2.2 2.2.3 подпрограмма Подподпроцесса Подподподпроцесса Подподподподпроцесса Подподпроцесса подпроцесс

7 Общий процесс Элементарный процесс Описание Дерево решений Таблица решений Структурированный английский Агентство Уровень 0 Уровень 1 Уровень 2 Уровень 3 Уровень 4 Процесс 1 2 3 22.22.2.2 2.1 2.2 2.3 2.2.1 2.2.2 2.2.3 подподПодподпроцесс Подподподподпроцесса Подподподподпроцесса Процесса Компоненты процесса модели потока данных
8 Уровень 1 DFD a Клиент b Обработка заказа 12 3 4 SalesDesign Производство материалов Сделка с клиентом Изготовление чертежей и спецификации материалов Цена материалов Добавить затраты на рабочую силу BQ1 (1) BQ1 (2) + спецификации BQ1 (3) + спецификации BQ1 (4) + спецификации Спецификация Предложение (1) Письмо о намерениях BQ1 (завершено) + цитата (2) + спецификации
9 Уровень 2 DFD a Клиент b Спецификация обработки заказа Коммерческое предложение (1) Письмо о намерениях BQ1 (завершено) + коммерческое предложение (2) + спецификации 4 Производство Добавить затраты на рабочую силу 2D Дизайн Изготовить чертежи и спецификации материалов 1 Продажа 1.1Продажа Оформить BQ1 * 1.2Продажи Добавить наценку и подготовить коммерческое предложение * 1.3Продажное письмо о намерениях * BQ1 (1) BQ1 (4) + спецификации M1 / 1Quotes BQ1 (завершено) + цитата (2) + спецификации BQ1 (завершено) + цитата (2) + спецификации
.

Документооборот схема: пример упрощения, виды, простой расчет объема движения документов