Документы бухгалтерского учета это: Бухгалтерские документы: виды и понятие

Документы бухгалтерского учета это: Бухгалтерские документы: виды и понятие

Бухгалтерские и кассовые документы банка

На сайт Виакадемии ↵

Формы банковской отчетности

Вы здесь:  
1. Главная
2. Формы банковских документов
3. Формы банковской отчетности
4. Формы банковских документов
5. Бухгалтерские и кассовые документы банка
6. Бухгалтерские и кассовые документы банка

Вы здесь:  
1. Главная
2. Формы банковских документов
3. Формы банковской отчетности
4. Формы банковских документов
5. Бухгалтерские и кассовые документы банка
6. Бухгалтерские и кассовые документы банка

Бухгалтерские и кассовые документы банка

2. Бухгалтерские и кассовые документы банка

Все документы банка, содержащие бухгалтерские проводки (в том числе мемориальные ордера) с приложением к ним первичных учетных документов, а также кассовый журнал по расходу, оформленный на бумажном носителе, по завершении операционного дня направляются в сшив бухгалтерских документов.

Бухгалтерские документы – это все документы с бухгалтерскими проводками, первичные учетные документы, на основании которых сделаны эти проводки, а также регистры бухгалтерского учета, обобщающие информацию по счетам и операциям.

Документы бухгалтерского учета в банке включают также ведомость остатков по счетам первого, второго порядка, лицевым счетам, балансовым и внебалансовым счетам.

Кассовые документы банка – это формы документов, установленные Положением Банка России № 630-П, Инструкциями № 131-И и № 136-И, Указанием № 2054-У и которые применяются для оформления кассовых операций в коммерческом банке. Приходные кассовые документы, расходные кассовые документы, кассовые журналы, отчетные справки, реестры операций, ведомости к сумкам, накладные к сумкам, акты пересчета – всё это кассовые документы.

Формы бухгалтерских документов банка и формы кассовых документов приводятся в разделе «Бухгалтерские и кассовые документы банка», эти формы доступны для просмотра и скачивания, и к каждому документу дано краткое описание.

Формы банковских документов

• Расчетные (платежные) документы
• Бухгалтерские и кассовые документы банка
• Формы банковской отчетности
• Прочие формы банковских документов
• Уведомления об открытии и закрытии счетов в банках, отчеты о движении средств

Новости на главной

нояб 24, 2022 Новости за 2022 год

График заседаний Банка России по ключевой ставке в 2023 году

Подробнее 330

нояб 22, 2022 Новости за 2022 год

ЦБ РФ установил для банков с универсальной лицензией макропруденциальные лимиты

Подробнее 360

нояб 22, 2022 Новости за 2022 год

Наличную валюту свыше 10 тыс. USD разрешено вывозить за рубеж ВЭБу и уполномоченным банкам

Подробнее 366

Все новости

Новости одной строкой

нояб 24, 2022 Новости одной строкой

Сбербанк получил разрешение центрального банка Индии (RBI) открыть филиал в Мумбаи.

Подробнее 170

нояб 22, 2022 Новости одной строкой

Сбербанк подал иски в европейский суд, чтобы оспорить решения Совета по вопросам несостоятельности ЕС от марта 2022 года, касающиеся работы его дочерних банков в Австрии, Хорватии и Словении.

Подробнее 183

нояб 22, 2022 Новости одной строкой

Согласно Указу Президента РФ № 841 от 21.11.2022 Центральные банки ДНР и ЛНР будут проданы по «рыночной цене, равной 1 рублю» Промсвязьбанку.

Подробнее 225

Наши статьи

авг 08, 2022 Банковские статьи

НКО в банковской системе РФ. Полный список небанковских кредитных организаций на 01 августа 2022 года.

Подробнее 4427

апр 10, 2022 Банковские статьи

Практическая медицина для экономики России

Подробнее 6990

янв 04, 2022 Банковские статьи

Ландшафт европейских платежей в 2030 году: имплантаты, фоновая оплата и встроенная финансовая грамотность

Подробнее 6706

сен 01, 2012 Банковские статьи

Кассовые символы

Подробнее 741194

март 23, 2013 Банковские статьи

Основные нормативные акты по банковскому делу

Подробнее 357147

янв 07, 2013 Банковские статьи

План счетов кредитной организации

Подробнее 110362

Все статьи

Знаете ли Вы, что. ..?

Знаете ли Вы, что по состоянию на 1 июля 2022 года структура Банка России включает 7 ГУ, 21 НБ, 53 Отделения и 61 РКЦ?

Блиц ответ о банках

Какие подписи на евробанкнотах проставлены и почему?

Интернет-магазин для Вас и Вашего бизнеса!

НАШИ КУРСЫ

«Мастер банковского дела»
«Основы бухучета в банке»
«Банковский аналитик»
«Подлинность и платежеспособность денежных знаков для кассовых работников кредитных организаций»

«Java-разработчик веб-приложений»
«Enterprise Java-разработчик»
«Веб Java-разработчик»

 

«Разработчик программных роботов»
«Беспроводные сети Wi-Fi»
«Передача и коммутация данных в компьютерных сетях»
«Технологии TCP/IP»

«Управление эмоциями и эмоциональный интеллект»
«Делопроизводство (документационное обеспечение)»
«Управление человеческими ресурсами»

БАЗА ЗНАНИЙ КАССИРА

Новости мировой валютной индустрии

Современные платежные системы

Банкноты стран мира

Печатные книги

Электронные книги

БАНКОВСКОЕ ОБОРУДОВАНИЕ

Счетчики банкнот

Детекторы банкнот

Сортировщики банкнот

Сортировщики монет

Упаковщики банкнот

Дезинфекция банкнот

ПРОФБАНКИНГ

Почему ПрофБанкинг?

О проекте ПрофБанкинг

Презентация

Благотворительность

Викторины и конкурсы

Поиск

 

Банковские новости

Горячие новости

Новости одной строкой

Нормативные акты

Разъяснения Банка России

Формы документов банка

 

 

Курсы по банковскому делу

Статьи о банковском деле

Блиц-ответ о банках

Знаете ли Вы, что. ..

Обложки для документов

Карта сайта

ДЛЯ ПАРТНЕРОВ

Пресс-релизы

Анонсы мероприятий

Список мероприятий

Прошедшие мероприятия

Наши партнеры

Партерская программа

ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

Проект 

Разработан 

Министерством финансов 

Российской Федерации

 

Общие положения

1. Настоящий федеральный стандарт бухгалтерского учета (далее – Стандарт) устанавливает требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов, за исключением организаций государственного сектора.

 

2. Для целей настоящего Стандарта:

 

а) под документами бухгалтерского учета понимаются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета;

 

б) под документооборотом в бухгалтерском учете понимается движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления или получения до завершения исполнения (использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, отправки, помещения в архив, др. ).

 

Требования к документам бухгалтерского учета

3. Документы бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям, установленным Федеральным законом «О бухгалтерском учете», а также настоящим Стандартом.

 

4. Документы бухгалтерского учета должны быть составлены на русском языке, за исключением случаев, установленных настоящим Стандартом.

 

Первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык, за исключением случаев, установленных настоящим Стандартом.

 

5. В случае если законодательство или правила страны — места ведения деятельности за пределами Российской Федерации требуют составления документов бухгалтерского учета на языке данной страны, то такие документы составляются на соответствующем иностранном языке. При этом регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.

 

6. Записи в регистрах бухгалтерского учета производятся в рублях независимо от фактической валюты факта хозяйственной жизни и (или) места ведения деятельности экономическим субъектом.

 

Записи в регистрах бухгалтерского учета по объектам бухгалтерского учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, одновременно производятся в такой валюте и в рублях.

 

7. Для целей настоящего Стандарта датой составления первичного учетного документа считается дата его подписания лицом (лицами), совершившим (совершившими) сделку, операцию и ответственным (ответственными) за ее оформление, либо лицом (лицами), ответственным (ответственными) за оформление совершившегося события.

 

8. В случае если первичный учетный документ составляется на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни, (оправдательный документ), такой первичный учетный документ должен содержать указание на соответствующий оправдательный документ.

 

9. В случае если дата составления первичного учетного документа отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, первичный учетный документ должен содержать дату совершения факта хозяйственной жизни.

 

10. Объекты бухгалтерского учета должны регистрироваться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности (хронологическая запись) и систематически накапливаться на соответствующих счетах бухгалтерского учета (систематическая запись).

 

Правильность отражения объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

 

11. Система регистров бухгалтерского учета, принятая экономическим субъектом, должна обеспечивать:

 

а) полноту информации, т.е. получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям;

 

б) системность информации, т.е. взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации;

 

в) обоснованность учетных записей, т.е. соответствие данным первичных учетных документов;

 

г) достоверность информации, т.е. безошибочность получения информации в соответствии с методологией учета и отчетности;

 

д) своевременность информации;

 

е) юридическую значимость учетных записей.

 

12. Экономический субъект вправе включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, дополнительные к обязательным реквизитам, установленным Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

 

13. При создании первичных учетных документов экономический субъект вправе:

 

а) оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом;

 

б) оформлять длящиеся факты хозяйственной жизни (например, начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств), а также повторяющиеся факты хозяйственной жизни (например, поставка товара партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) первичными учетными документами, составляемыми с периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал, др.), определяемой экономическим субъектом исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности, при условии обязательного их составления на отчетную дату;

 

в) использовать в качестве первичных учетных документов документы, составленные в процессе деятельности экономического субъекта для оформления его гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками, государственными органами, для управления экономическим субъектом и т. п. (например, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, расписка, служебный контракт, служебное задание, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении, авансовый отчет), при условии, что указанные документы содержат все установленные Федеральным законом «О бухгалтерском учете» обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также иную информацию о факте хозяйственной жизни, необходимую для регистрации и накопления в регистрах бухгалтерского учета.

 

14. Записи в документах бухгалтерского учета, составляемых на бумажном носителе, должны производиться средствами (краской, чернилами шариковой ручкой, др.), обеспечивающими сохранность этих записей в течение установленного срока хранения их. При создании документов бухгалтерского учета на бумажном носителе запрещается производить записи средствами, не обеспечивающими сохранность этих записей (простым карандашом и т.п.).

 

15. При составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов должна быть обеспечена возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе.

 

16. При принятии к бухгалтерскому учету первичных учетных документов должны применяться средства, исключающие возможность повторного использования этих первичных учетных документов после принятия к бухгалтерскому учету.

 

Подписание и исправление документов бухгалтерского учета

17. Виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа, устанавливаются экономическим субъектом из числа предусмотренных законодательством Российской Федерации, за исключением случаев, когда законодательством Российской Федерации установлено требование использования определенного вида электронной подписи.

 

Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа, экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъектам с данными участниками электронного взаимодействия.

 

18. Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем экономического субъекта с учетом законодательства Российской Федерации.

 

19. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо уполномоченными ими на то лицами.

 

Без подписи главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Для целей настоящего Стандарта под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения экономического субъекта, договоры займа, кредита, товарного и коммерческого кредита.

 

20. Допустимые способы исправления документов бухгалтерского учета устанавливаются экономическим субъектом с учетом законодательства Российской Федерации за исключением случаев, когда в соответствии с законодательством Российской Федерации или установленными в соответствии с ним правилами внесение исправлений в документы бухгалтерского учета запрещено.

 

21. Исправление в документе бухгалтерского учета, составленном в виде электронного документа, производится таким образом, чтобы были ясны правильные и неправильные данные. Оно должно содержать дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета, внесших это исправление, с указанием их должности, фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

 

22. Допускается исправление документа бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа, путем составления нового (исправленного) электронного документа. При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета с указанием их должности, фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

 

23. Исправление в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания неправильного текста или суммы и указания правильного текста или суммы над зачеркнутым. Зачеркивание производится тонкой чертой таким образом, чтобы можно было прочитать неправильный текст или сумму. Исправление в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, должно сопровождаться надписью «Исправлено» и содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета, в котором произведено исправление, с указанием их должности, фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

 

Исправления в виде подчисток (замазывания, стирания, т.п.) в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, не допускаются.

 

24. Исправление в регистре бухгалтерского учета может также производиться путем составления сторнировочных или дополнительных записей по счетам бухгалтерского учета.

 

Хранение документов бухгалтерского учета

25. Экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

 

26. Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

 

27. Экономический субъект должен хранить документы бухгалтерского учета, в том числе размещать базы данных информации, в которых осуществляются сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение сведений и документов (копий документов) бухгалтерского учета, на территории Российской Федерации.

 

28. Доступ к первичным учетным документам, принятым к бухгалтерскому учету, а также к регистрам бухгалтерского учета предоставляется в порядке, установленном экономическим субъектом с учетом законодательства Российской Федерации, с обязательным информированием главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

 

29. В случае утраты документов бухгалтерского учета (гибели, пропажи, др.), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, экономический субъект должен принять все возможные меры по их восстановлению.

 

Документооборот в бухгалтерском учете

30. Документооборот в бухгалтерском учете организуется руководителем экономического субъекта.

 

31. Организация документооборота в бухгалтерском учете должна обеспечивать своевременное отражение фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете, в том числе передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составления на их основе бухгалтерской (финансовой) отчетности.

 

32. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Что такое первичные документы в бухгалтерском учете?

Бухгалтерский учет малого бизнеса включает в себя различные документы, используемые для создания финансовой отчетности компании. Заказы на покупку, исходные документы счетов-фактур и квитанции составляют основу бухгалтерских книг, содержащих все соответствующие сведения о каждой транзакции. Вот краткое изложение этих различных исходных бизнес-документов и того, как они используются.

Исходные документы счета-фактуры в бухгалтерии

Перед регистрацией хозяйственной операции в бухгалтерских книгах вашего предприятия вы должны убедиться, что вы указываете правильную дату транзакции, плательщика, получателя платежа и суммы. Первичные документы являются физическим доказательством этой информации, обеспечивая отправную точку для процесса бухгалтерского учета. Их также можно использовать в качестве доказательства для аудита или для налоговой подготовки. Хотя эти записи могут быть физически сохранены как документы, во многих случаях они будут электронными с отметкой времени и датой для справки.

Обе стороны, участвующие в любой сделке, должны получить копию соответствующего документа для собственного учета. Они будут свидетельствовать о транзакции:

Это вся информация, необходимая для создания точной бухгалтерской записи.

Типы первичных бизнес-документов

В дополнение к счету-фактуре первичных документов существует множество других форм, которые могут принимать эти доказательства. Вот несколько распространенных примеров.

1. Квитанции о доставке, предоставленные поставщиком, для отображения товаров, подлежащих отправке или отправке по почте. Они должны включать описание всех предметов, отмеченных для доставки.

2. Счет — это исходный документ, в котором указаны все детали продажи, включая условия оплаты. Эти данные вводятся продавцом в счет продажи, а покупатель — в счет покупки.

3. Уведомление об оплате и денежном переводе помечает счет как оплаченный, указывая суммы и номера счетов. Он сопровождает оплату чеком или электронным способом.

4. Платежные квитанции выдаются поставщиком, чтобы показать, что клиент оплатил свой счет. Это особенно важно для наличных платежей, подтверждающих получение.

5. Банковские квитанции о внесении денежных средств служат доказательством того, что деньги были внесены на банковский счет продавца.

6. Банковские выписки дополняют бухгалтерские книги, показывая любые корректировки баланса денежных средств компании.

7. Табель учета рабочего времени показывает, сколько часов отработал сотрудник, использованный для поддержки выдачи любых сопутствующих электронных платежей или зарплатных чеков.

Как хранить и отслеживать первичные деловые документы

Приведенные выше примеры являются одними из основных исходных документов, с которыми вы, вероятно, столкнетесь во время повседневных деловых операций, но любые доказательства, относящиеся к вашим бухгалтерским книгам, будут соответствовать требованиям. После того как вы отправили или получили первичный документ, счет-фактуру или квитанцию, что вам следует с ним делать?

Важно разработать организованную систему хранения документов, чтобы ваши сопроводительные документы были доступны для справки. Существует множество элементов управления, которые помогают сделать систему более эффективной.

• Предварительно пронумеруйте документы, чтобы сохранить их в порядке. Это также облегчит отслеживание недостающих документов.

• Храните документы по категориям или в алфавитном порядке для облегчения поиска.

• Сверить остатки на счетах с подтверждающими документами, чтобы убедиться, что они были зарегистрированы.

• Используйте автоматизированную систему регистрации для упрощения согласования и отслеживания. Большинство бухгалтерских программ сделает это за вас.

Как долго вы должны хранить первичные документы?

Хотя правила могут различаться, рекомендуется хранить первичные документы в течение пяти-семи лет для целей налогообложения. IRS заявляет, что малые предприятия должны хранить любые записи, подтверждающие вычеты, доходы и кредиты, до истечения периода ограничений для этого налога. срок возврата истек. Это может быть от трех до семи лет, в зависимости от вашей налоговой ситуации.

По истечении срока давности, когда первичные документы вам больше не нужны, вы должны безопасно их утилизировать. Уничтожьте все физические документы и убедитесь, что ваше облачное хранилище пусто, освободив место для более свежих документов.

Мы можем помочь

GoCardless поможет вам автоматизировать сбор платежей, сократив количество администраторов, с которыми ваша команда должна иметь дело при получении счетов. Узнайте, как GoCardless может помочь вам со спонтанными или регулярными платежами.

Руководство по сопроводительной документации

Для возмещения расходов на поездки, возмещения расходов на развлечения, переезда и переезда и ваучеров на выплату средств

Независимо от того, подаете ли вы возмещение расходов на развлечения (ENT), возмещение расходов на поездку (TR) или ваучер на выплату средств (DV), вы необходимо будет отправить подтверждающую документацию для сканирования. Приведенное ниже руководство поможет вам определить, какие квитанции, счета или подтверждения оплаты необходимо предоставить для своевременного возмещения расходов.

Возмещение, как правило, не допускается для покупок, сделанных с помощью подарочной карты, бонусных баллов, предоплаченных карт конкретного поставщика (копии карты, телефонные карты и т. д.), подарочных сертификатов и т. д. Если подтверждение оплаты безналичным способом может предоставляться, например, квитанция о покупке подарочной карты, которая может быть включена в запрос в дополнение к другим квитанциям. а не возмещение будет производиться за поездку, забронированную с использованием баллов, заработанных в рамках программ лояльности авиакомпаний, отелей или проката автомобилей, или кредита транспортной/гостеприимной компании.

Содержание

• Общие типы сопроводительной документации
• Определение необходимости сканирования подтверждающих документов
• Вкладка «Сканирование изображения»: сопроводительная документация для DV и TR
• Необходимые подтверждающие документы по типу расходов
  • Управление путешествиями и развлечениями
  • Ваучеры на выплаты

Связанные руководства:

• Дополнительные и исключительные разрешения на поездки, деловые встречи и представительские расходы
• Хранение документов для бухгалтерии
• Коды причин платежа ваучера на выплату средств

Общие типы подтверждающих документов

Наиболее распространенными типами подтверждающих документов являются квитанции, счета-фактуры и платежные документы.

Вот информация, которая должна быть включена в каждый:

Подробная квитанция	Счет-фактура	Подтверждение оплаты
Оригинал документа от продавца с указанием: Имя продавца Дата транзакции Выплаченная сумма Описание приобретенного предмета(ов) Описание дополнительных сборов (налоги, обслуживание, доставка и т. д.) Используемая форма оплаты Кредитная карта Чек	Оригинал документа от продавца с указанием: Имя продавца Дата счета Сумма счета Описание предмета(ов) счета Описание дополнительных сборов (налоги, обслуживание, доставка и т. д.)	Часто требуется вместе со счетом-фактурой. Ниже приведены приемлемые подтверждения оплаты: . Квитанция о продаже кредитной карты Ежемесячная выписка по кредитной карте (если у вас нет чека и покупка была совершена с помощью персональной кредитной карты) Чек — ксерокопия погашенного чека (лицевая и оборотная стороны) Квитанция авиакомпании или маршрут с указанием имени путешественника, информации о рейсе, номера билета, суммы авиабилета и формы оплаты Детализированная квитанция о размещении с указанием ежедневных расходов и формы оплаты Квитанция об аренде автомобиля, выдаваемая при возврате автомобиля (пробег/пробег) и форма оплаты Все, что превышает 75 долларов США, требует квитанции Защитите личную информацию вашего путешественника. Перед отправкой документов на сканирование удалите/отредактируйте следующие данные: Номер социального страхования (SSN) Номер водительского удостоверения или удостоверения личности государственного образца Номер паспорта Номер кредитной карты или номер дебетовой карты в сочетании с любым требуемым кодом безопасности, кодом доступа или паролем

Определение необходимости сканирования подтверждающих документов

В приведенной ниже таблице перечислены распространенные типы электронных финансовых документов (eDocs), которые можно создать в финансовой системе Kuali и
указывает, нужно ли сканировать подтверждающие документы для каждого из них.

Тип KFS eDoc	Как обращаться с подтверждающими документами
Ваучеры на выплаты (DV)	Подтверждающие документы должны быть представлены вместе с DV. Выберите один из трех вариантов на вкладке «Сканирование изображения» электронного документа, чтобы прикрепить сопроводительную документацию. Подробнее см. инструкции в следующем разделе.
Возмещение командировочных расходов (TR) и возмещение расходов на развлечения (ENT)	Подтверждающие документы должны быть представлены с TR или ENT. Выберите один из трех вариантов на вкладке «Сканирование изображения» электронного документа, чтобы прикрепить сопроводительную документацию. Подробнее см. инструкции в следующем разделе.
Заявка на покупку (REQS)	Сопроводительные документы должны быть приложены в электронном виде в формате PDF (максимум 5 МБ) в разделе примечаний и приложений к заявке. Не отправлять документы на сканирование.
Заказ на поставку (PO)	Сопроводительные документы должны быть приложены в электронном виде в формате PDF (максимум 5 МБ) в разделе примечаний и приложений к заявке. Не отправлять документы на сканирование.
Документ PALcard (PCDO)	Храните сопроводительные документы в своем отделе. Не отправить на сканирование.

Загрузка сопроводительных документов с помощью вкладки «Сканирование изображения»

Вкладка «Сканирование изображения» в документах DV, PREQ и TEM включает три подвкладки для обработки сопроводительных документов. Вы можете использовать одну или любую комбинацию этих опций:

Вы можете использовать эту опцию для прямой загрузки изображений ваших подтверждающих документов в FileNet. Это самый быстрый и надежный способ приложить подтверждающие документы к вашему возмещению. Вот несколько советов:

Если ваши сопроводительные документы были отсканированы в электронный документ TEM или DV, который впоследствии был отклонен, свяжите этот отклоненный документ с новым. В поле этого раздела введите номер отклоненного документа. Примечание. Вы не можете связать DV с электронными документами TEM и наоборот. Связанные электронные документы должны быть из одного модуля.

Просмотр подтверждающих документов

После размещения изображений в FileNet проверьте их качество и четкость. Изображения доступны в FileNet сразу после их загрузки. Файлы изображений отображаются как одна страница изображения.

Если у вас возникли трудности со сканированием или фотографированием документов в цифровой формат, вам следует обратиться в службу поддержки OIT или обратиться за технической помощью в свое подразделение. Если вы столкнулись с ошибкой при загрузке файла, обратитесь в службу поддержки KFS и приложите снимок экрана с сообщением об ошибке. Документы, находящиеся в узле журнала маршрута «Ожидание сканирования» и содержащие загруженные изображения, будут продвигаться по рабочему процессу только в заданное время пакетной обработки (днем и ночью).

Хранение документов, загруженных в FileNet

Квитанции и другие подтверждающие документы, загруженные в FileNet, считаются оригинальными документами и будут храниться в соответствии с Политикой хранения документов UCOP. В соответствии с политикой UC каждый отдел является ответственным за свои подтверждающие документы. Таким образом, ответственность за определение того, достаточно ли хранения оригиналов документов в FileNet для обеспечения соответствия требованиям, или бумажные записи также следует хранить локально, лежит на отделе. Как минимум, бухгалтерия рекомендует сохранять подтверждающие документы до тех пор, пока документ KFS не станет окончательным, не попадет в бухгалтерскую книгу, не будет выплачен и не будет сверен.

Дополнительную информацию см. в Руководстве по хранению документов для бухгалтерского учета.

Требуемые подтверждающие документы по видам расходов

Для каждого из видов расходов, перечисленных в таблице ниже, вам потребуется отправить указанные подтверждающие документы в Службу документов для сканирования или загрузить элементы на вкладку «Сканирование изображений». Эти документы необходимы сотрудникам отдела счетов к оплате для обеспечения соблюдения политик университета, а также различным аудиторам для проведения аудитов. Если у вас нет необходимого документа, вам нужно будет получить исключительное одобрение. Кроме того, имейте в виду, что в вашем отделе могут быть более строгие требования к квитанциям, чем те, которые указаны в следующей таблице.

Организация путешествий и мероприятий

Вид расходов	Тип электронного документа KFS	Необходимая подтверждающая документация	Другие соображения
Командировочные расходы	Компенсация командировочных расходов (TR)	Детализированные поступления с подтверждение оплаты требуется для следующих : Авиабилеты: должен включать номер билета Проживание: гостиничных фолиантов или аналогичная квитанция с датами проживания, стоимостью проживания и налогами Аренда автомобиля: должен включать номер договора аренды, общую стоимость и количество миль въезда/выезда Любые другие расходы, превышающие 75 долларов США	Деловая цель/задачи: Деловая цель поездки должна быть четко указана в возмещении командировочных расходов. Повестка дня является предпочтительным способом документирования бизнес-цели. Если повестка дня недоступна или содержит конфиденциальную информацию, подробно опишите характер поездки в разделе «Деловая цель» возмещения, например. что поездка была направлена ​​на общеуниверситетское совещание функциональных офисов, выездное совещание деканов и директоров, расширенное официальное учебное занятие, совещание комитетов, назначенных университетом, или совещание профессиональной ассоциации или другой внешней организации. Отсутствие четкого указания деловой цели поездки представляет собой аудиторский риск для UCI и недопустимо в соответствии с политикой UC, поскольку это приведет к тому, что возмещение будет облагаться подоходным налогом. Пакетные предложения: Пакетные предложения не предусмотрены, если только они не разбиты по статьям на все расходы: воздух, автомобиль и отель. Для иностранных граждан: К чековому требованию необходимо приложить следующие заполненные формы: Копия паспорта Копия штампа I-94 на визе Сертификация академической деятельности
Деловые встречи или развлечения	Возмещение расходов на развлечения (ENT)	Для возмещения сотрудникам суммы в размере 75 долларов США и более, включите либо детализированную квитанцию, либо счет-фактуру с доказательством оплаты. Укажите полные имена гостей, их деловую принадлежность и цель встречи, если речь идет о еде. Для платежей продавцам включите счет-фактуру или детализированную квитанцию. Для аренды помещения или помещения, требуется договор аренды, включая страховой полис и подпись отдела закупок.	Все расходы на развлечения требуют четкого описания в разделе примечаний ENT eDoc, в котором указывается, почему расходы были необходимы для завершения деятельности университета. Описание в разделе примечаний должно быть подтверждено вспомогательными документами, такими как повестка дня, брошюра конференции или другая форма с указанием даты и места проведения мероприятия.
Переезд, переселение и поиск жилья	Переезд и переезд	Письмо-предложение Исключительное письмо-подтверждение только для академических назначений. Форма расходов на переезд Соглашение о налоге на переселение Подробная квитанция или счет-фактура с подтверждением оплаты . Стоимость авиабилета: должен включать номер билета. Проживание: должен включать справку об отеле или аналогичную квитанцию ​​с датами проживания, стоимостью проживания и налогами.	Домашние, личные вещи и другие приемлемые расходы на переезд возмещаются только в размере 50% для академических назначений. Департамент может согласиться оплатить 100% этих расходов, для чего потребуется письменное одобрение в исключительном порядке: Назначенные академические лица: подписаны офисом проректора и исполнительного вице-канцлера.

Ваучеры на выплаты

Вид расходов	Тип электронного документа KFS	Необходимая подтверждающая документация	Другие соображения
Гонорары	Ваучер на выплату (DV) с кодом причины E	Письмо-приглашение на физическое лицо с указанием даты мероприятия и предлагаемой суммы. Афиша мероприятия. Для иностранных физических лиц , получающих гонорары, требуется следующее: Копия паспорта Заполненная форма информации о леднике Копия формы I-94 (лицевая и оборотная стороны) Визовая наклейка/штамп (в паспорте) Сертификат академической деятельности, форма	ВСЕ платежи этой категории требуют дополнительного одобрения декана или назначенного утверждающего лица.
Членство, подписки и взносы	Ваучер на выплату средств (DV) с кодом причины I	Для платежей продавцам включите заявление с указанием суммы к оплате или счет-фактуру. Для возмещения расходов сотрудникам приложите заявление или счет от продавца с доказательством оплаты.	PALcard является предпочтительным способом оплаты. Информацию о PALCard можно найти на сайте: www.PALCard.uci.edu
Подарки и неденежные вознаграждения	Ваучер на выплату (DV) с кодом причины U	Для возмещения расходов сотрудникам приложите детализированную квитанцию ​​ с подтверждением платежа и списком получателей с полными именами.
Оплата участникам исследования	Ваучер на выплату средств (DV) с кодом причины C	Приложите копию IRB с указанием даты истечения срока действия и подписанную форму подтверждения / заявления участника. Если было установлено, что IRB не требуется, предоставьте письмо-определение о том, что IRB не требуется. Заполненная форма Подтверждение платежа анонимным лицам требуется для возмещения расходов сотруднику , который использовал личные средства .	Пожалуйста, не указывайте номера социального страхования. Возмещение, подлежащее выплате сотруднику на общую сумму, подлежащую возмещению, должно быть одобрено PI (если сотрудник является PI, его должен утвердить председатель или декан). Ссылка на политику: http://www.policies.uci.edu/policies/procs/701-03.php
Регистрация Сборы (не связанные с поездками)	Ваучер на выплату (DV) с кодом причины L	Для платежей продавцам приложите счет-фактуру или форму заявки на регистрацию. Для возмещения расходов работникам приложите счет-фактуру или заявление с подтверждением оплаты .	Предпочтительным способом оплаты является PALCard.
Принадлежности и материалы (без еды и проезда)	Ваучер на выплату (DV) с кодом причины B   ПРИМЕЧАНИЕ. Предпочтительными способами оплаты являются PALcard или заказ на покупку (PO).	Для возмещения расходов сотрудникам приложите детализированную квитанцию ​​или счет-фактуру с подтверждением оплаты . Подтверждение получателя платежа должно быть подписано получателем платежа и отправлено на сканирование вместе с сопроводительной документацией.	PALcard является предпочтительным способом оплаты. Подробное описание приобретенных предметов требуется в разделе примечаний для всех возмещений из кармана. В Объяснение ДОЛЖНО быть включено объяснение того, почему эта покупка не была сделана с использованием надлежащих методов покупки, и срочная необходимость покупки. Для покупок на сумму более 500 долларов США документ должен быть направлен на одобрение Снехалу Бхатту, директору отдела закупок и управления рисками. Перед маршрутизацией убедитесь, что все утверждения отдела прошли. Рецензенту по бухгалтерскому учету потребуется направить документ по специальному запросу. Расходные материалы, приобретенные для определенного мероприятия, должны быть оформлены в документе о возмещении расходов на развлечения и связаны с любыми другими документами ЛОР для этого мероприятия.
Оплата и обучение сотрудников	Ваучер на выплату средств (DV) с кодом причины P	Для платежей продавцам приложите счет-фактуру или форму заявки на регистрацию . Для возмещения расходов сотрудникам включите счет-фактуру или заявление с подтверждением оплаты . Для возмещения расходов на обучение, включите форму 9 определения налога на помощь работникам в обучении0020
Спонсорство программ	Ваучер на выплату средств (DV) с кодом причины Q	Письмо, электронное письмо или счет от организации с запросом на поддержку UC и описанием того, что UC будет поддерживать. Сопроводительное письмо на бланке Университета или Медицинского центра UCI поставщику должно включать: Заявление о том, что взнос/пожертвование сделано «от имени UC» Имя и должность или род занятий получателя должны быть указаны в письме Бизнес-обоснование, описывающее, какую выгоду получит UC от внесения вклада/пожертвования Сумма спонсорства или пожертвования Пример сопроводительного письма	Поддержите, спонсируйте или внесите свой вклад в определенную функцию , такую ​​как конференция или образовательное/исследовательское исследование. Об авторе alexxlab administrator Оставить ответ Отменить ответ Рубрики Вложен Вложения Заработ Заработок Начать Новичк Новичкам Разное С чего начать Совет Советы Фриланс © 2019 ICQ Information Center