Документы для официального трудоустройства: Какие документы могут потребовать при устройстве на работу? | КонсультантПлюс

Документы для официального трудоустройства: Какие документы могут потребовать при устройстве на работу? | КонсультантПлюс

Какие документы нужны для трудоустройства

Расскажем о полном наборе документов, которые могут понадобиться на каждом этапе трудоустройства в России.

На GorodRabot много писали о том, как найти работу, пройти собеседование или составить хорошее резюме, но ещё ни разу не углублялись в правовую часть трудоустройства.

Здесь мы постараемся максимально подробно рассказать о том, какие документы необходимы для официального трудоустройства в РФ, а что — прихоть работодателя.

Поиск работы

На этом шаге не требуются какие-либо подтверждающие документы.

Чтобы зарегистрироваться на сайте по поиску вакансий и разместить резюме, не нужно указывать ни паспортных данных, ни ИНН — ничего подобного. Если администрация портала настаивает на предоставлении подтверждающей личность информации (например, скан паспорта), скорее всего вы выбрали не самый надёжный ресурс.

По желанию соискатель вправе приложить отсканированные копии дипломов об образовании к резюме, но это не обязательно.

Собеседование

Именно на этом этапе трудоустройства реализуется большинство мошеннических схем рынка труда.

Обычно кандидату не нужно иметь при себе никаких документов — даже распечатанного резюме. Исключение составляют особо охраняемые и стратегические объекты — здесь вправе попросить паспорт для пропуска на КПП, не более.

Ни в коем случае не указывайте персональные данные в анкете соискателя, которую часто предлагают заполнить перед собеседованием работодатели-аферисты. Подробнее о возможных способах обмана соискателей здесь.

В случае если специалист по кадрам просит предоставить подтверждение об образовании, то есть принести диплом — запомните, отсканированной копии будет достаточно.

Выход на работу

Для официального трудоустройства требуется целый набор оригинальных документов, который различается в зависимости от сферы занятости и гражданства сотрудника. А теперь подробнее.

• Паспорт

Устраиваясь на работу, необходимо предоставить главный гражданский документ. Если по какой-либо причине паспорт отсутствует, его можно заменить другим документом с фотографией и удостоверяющей личность информацией. Например, загранпаспорт или водительские права тоже подойдут.

• ИНН

По закону Российской Федерации, гражданин, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не обязан оформлять Индивидуальный номер налогоплательщика. Поэтому работодатель не может требовать ИНН у сотрудника.

Пенсионное свидетельство

При первичном трудоустройстве оформление свидетельства государственного пенсионного страхования — забота работодателя. В другом случае работник уже имеет на руках данный документ.

• Трудовая книжка

Согласно Статье 66 Трудового Кодекса РФ, трудовая книжка  должна быть у каждого сотрудника при условии, что данное место трудоустройства является основным и он проработал более 5 дней.

Однако работодатель не вправе требовать трудовую книжку, если работник трудится по совместительству.

Трудовую книжку можно купить в любом киоске печати.

• Дипломы и сертификаты об образовании

Оригиналы дипломов необходимы для подтверждения узкопрофильных профессий и специальных навыков. При трудоустройстве не по специальности — подтверждающие компетентность документы не нужны.

• Воинский учёт

Для официального трудоустройства военнообязанные граждане, в России это мужчины возрастом от 18 до 27 лет, должны предоставить работодателю документы воинского учёта.

• Медкнижка

Медицинская книжка является обязательным документом только в нескольких сферах деятельности, а именно — в торговле, образовании, медицине и в сфере общепита. В остальных случаях данный документ не нужен.

Медкнижка выдаётся Центром государственного санитарно-эпидемиологического надзора. Отсутствие документа при устройстве на работу в вышеперечисленных сферах может стать причиной для отказа кандидату.

• Регистрация по месту пребывания

Особенно этот вопрос касается трудовых мигрантов из Украины и других стран ближнего, и дальнего зарубежья. Согласно ТК РФ, работодатель не может отказать в трудоустройстве гражданину РФ без регистрации, но вправе не принять на работу иностранного гражданина без свидетельства о регистрации в России.

В исключительных случаях закон предусматривает право работодателя запросить дополнительные документы для составления трудового договора. Полный список документов, необходимых для правового оформления трудовых отношений, перечислен в Статье 65 ТК РФ.

Запомните, работодатель не вправе требовать другие документы, не закреплённые законом.

• Трудовые мигранты
• Найти работу
• ТК РФ
• Мигранты в России
• Трудовой договор

Какие документы нужны для официального трудоустройства: требования

Официальное трудоустройство на работу – ситуация, с которой все граждане РФ сталкивались хотя бы однажды. Только на первый взгляд процесс кажется максимально простым. На самом деле, и он связан со множеством нюансов. Возьмем хотя бы вопрос о том, какие документы нужны для официального трудоустройства.

Содержание

• 1 Какие бумаги имеют первостепенное значение?
• 2 Поведение руководителей в случае отсутствия некоторых бумаг
• 3 О трудоустройстве несовершеннолетних
• 4 Об иностранцах и совместителях
• 5 Дополнительные важные нюансы

Какие бумаги имеют первостепенное значение?

Документы, обязательные для официального трудоустройства

Подробнее всего данный вопрос освещается в статье 65 Трудового Кодекса РФ. Здесь приводятся документы, при наличии которых осуществляется трудоустройство.

1. Справка из военкомата или военный билет для лиц в призывном возрасте, либо тех, кто уже является военнообязанным, был им ранее.
2. Справка, подтверждающая отсутствие судимости, преследований по закону в связи с уголовной ответственностью. Есть должности, которые не допускают наличие подобных факторов, вообще.
3. Обязательное требование – трудовые книжки. Если стаж ранее отсутствовал, то документ оформляют прямо на предприятии, где сейчас идёт трудоустройство. Книжки не нужны только совместителям. Либо работник сам может написать заявление, где указывает, почему трудовая книжка отсутствует. Это актуально, если она потеряна, либо украдена. Тогда новый работодатель выдает новый документ.
4. Диплом, либо любое другое свидетельство об образовании, наличии соответствующей квалификации.
5. При наличии – свидетельство участия в пенсионной системе страхования.
6. Гражданское удостоверение.
7. Паспорт относится к значимым документам не только для трудоустройства, но и в других сферах деятельности. Но есть определённые условия, при которых даже такой документ может быть признан недействительным.

Постановление Правительства РФ № 828 от 1997 года подробно описывает, что допустимо, а что нет при оформлении и предъявлении подобных удостоверений. Например, проблемой становится наличие различных дополнительных отметок, ссылки на которые отсутствуют в законодательстве напрямую.

Также сказано о том, какую информацию содержит паспорт:

1. Группа крови и резус фактор, вместе с идентификационным номером. Но последний указывается по желанию граждан.
2. Сведения о том, как можно подтвердить свою личность, находясь за границей.
3. Воинская обязанность.
4. Наличие или отсутствие детей.
5. Заключение брака, расторжение.
6. Регистрация по месту проживания, если она была.

Часто встречаются и ситуации, когда паспорт оказывается просроченным. Документ признается лишенным юридической силы, если его не обновили максимум за месяц после того, как гражданин достиг определенного возраста.

Законодательство на момент трудоустройства допускает предъявлять и временные удостоверения, если они выдаются соответствующими органами.

Иногда требуется дополнительный документ, чтобы подтвердить личность. К нему так же существуют определённые требования.

• Подпись и печать от руководителя компании, занимавшейся выдачей документа.
• Данные о номере документа, а также времени оформления, адресе, сроке действия.
• Полное указание ФИО.
• Фотография гражданина, который занимается трудоустройством.

В качестве вторых личных удостоверений принимают не только временно оформленные бумаги, но и справки военнообязанных, либо свидетельства о рождении.

Иногда руководители требуют дополнительных подтверждений той или иной информации личного характера. Но официально у них нет права требовать бумаги помимо тех, что указаны в российском законодательстве.

Поведение руководителей в случае отсутствия некоторых бумаг

Отсутствие документов не является основанием для отказа в трудоустройстве

Руководство не имеет права отказать в трудоустройстве только по данному основанию. Но нужно предупредить вторую сторону о том, что, если информация не до конца полная – никто не гарантирует соответствующее начисление как стандартной заработной платы, так и дополнительных премий. В личном деле можно поставить дополнительную отметку о том, что человек отказывается от предоставления дополнительных сведений.

Хорошо, если есть возможность заранее предусмотреть подобные ситуации. Например, кадровой службе предоставляют возможность направить дополнительные уведомления сотрудникам по поводу того, что им надо сделать. При этом от работников требуется объяснить в случае необходимости, почему те или иные требования не выполняются.

О трудоустройстве несовершеннолетних

Если несовершеннолетнему  от 15 до 18 лет, то он должен предоставлять:

• гражданское удостоверение, либо свидетельство о рождении;
• информацию о состоянии здоровья, в виде справки из медучреждения;
• документ об образовании, либо наличии подходящих знаний;
• свидетельство из системы пенсионного страхования;
• трудовую книжку, если она уже оформлена.

Если же возраст находится в пределах 14-15 лет, то список документов будет несколько отличаться:

1. Справка из образовательного учреждения о том, как организован процесс.
2. Подтверждение от органов опеки, что работу можно совмещать с учёбой.
3. Документальное подтверждения согласия хотя бы от одного из родителей.
4. Медицинская справка.
5. Документ для подтверждения наличия соответствующих требований, знаний.
6. Трудовая книжка при наличии.
7. Удостоверение личности, через паспорта или другие подобные документы.

Если на работу устраивается несовершеннолетний младше 14 лет, то акцент делается на согласиях от родителей и органов опеки, а также медицинских справках по состоянию здоровья.

Об иностранцах и совместителях

Трудоустройство иностранных граждан

Если иностранные граждане устраиваются на работу в России, то список документации выглядит следующим образом:

• Страховое свидетельство.
• Диплом или другое свидетельство по образованию, соответствующим навыкам.
• Трудовая книжка, выпущенная в России. Если ранее она отсутствовала, то заводят новую.
• Паспорт или другое подтверждение личности.
• Если человеку предоставляются льготы, то он должен предоставить дополнительные сведения относительно того, с чем эти льготы связаны.

Совместителям, прежде всего, надо предоставить любой документ для подтверждения своей личности. Не обойтись без диплома, в котором написано об образовании и профессиональных навыках. Оригинал может быть заменен копией, оформленной по требованиям законодательства.

Информация об условиях труда на основном месте нужна тем, у кого на новом создаются какие-либо обстоятельства, способные навредить здоровью или жизни. Трудовую книжку предъявлять в данном случае не надо.

Дополнительные важные нюансы

Если в организации установлен испытательный срок, то он должен подробно описываться в любых соглашениях. При этом некоторые категории граждан принимаются на работу вообще без введения подобных испытаний. Это касается детей в возрасте до 18 лет, беременных женщин, инвалидов.

При устройстве женщины на работу, пока она ждёт ребёнка, ей вообще не имеют права отказывать, без исключений. При этом испытательный срок описывается в договоре на момент принятия сотрудника. Потом запрещается вносить какие-либо корректировки в данный вопрос.

Главное – подтвердить то, что все предоставленные документы, как и информация в них – подлинны. Только после этого происходит регистрация трудовой книжки в специальном журнале. Хранится она внутри несгораемого сейфа.

Лучше заранее поинтересоваться у представителей конкретной компании, какие бумаги могут понадобиться при трудоустройстве. Это сэкономит массу времени, позволит своевременно оформить всю необходимую информацию. Тогда при решении вопроса возникнет меньше проблем.

Видео расскажет о документах, необходимых при поступлении на работу:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Заполните для быстрой помощи вам!

Форма для приема вопроса, напишите свой

6 Юридические документы, которые должен иметь каждый работодатель

1.

Заявление о приеме на работу

Заявление о приеме на работу может многое рассказать о вашем кандидате. Даже если вы в конечном итоге не наймете кандидата после того, как он заполнил заявку, все равно рекомендуется хранить его в файле на случай, если вам понадобится связаться с ним снова. Приложение предоставляет важную справочную информацию о сотруднике, которого вы нанимаете, в том числе его трудовой стаж и соответствующие навыки. Это также первая часть файла каждого сотрудника, которую вы должны сохранить.

2. Трудовой договор

Подавляющее большинство работников в США не имеют трудового договора. Однако при наличии контракта рекомендуется хранить подписанную копию в личном деле вашего сотрудника. Вам может понадобиться ссылаться на него в различные моменты их работы.

Со временем может быть хорошей идеей пересмотреть трудовой договор. Возможно, вам потребуется внести изменения или обновления в договор, чтобы он точно отражал текущее состояние трудовых отношений. Изменения можно обсудить с сотрудником, а новое измененное соглашение подписать и сдать в архив.

3. Соглашение с независимым подрядчиком

Независимые подрядчики не считаются наемными работниками с юридической точки зрения и не пользуются такой же защитой, как наемные работники. Однако, если у вас есть должным образом классифицированных таким образом работников, было бы неплохо заключить Соглашение с независимым подрядчиком, описывающее отношения. Как и в случае с трудовым договором, вы можете хранить подписанную копию этого документа в той же папке, что и другие документы, относящиеся к этому лицу.

4. Справочник сотрудника

Многие работодатели, особенно малые и только начинающие предприятия, совершают ошибку, не создавая Справочник сотрудника. Этот документ важен для подробного изложения политик и процедур вашей компании, но не требуется по закону. Справочник сотрудника проинформирует ваших сотрудников о вашей политике, включая их права на рабочем месте, и может помочь предотвратить споры и другие проблемы в будущем.

5. Соглашение о неразглашении

Если ваш сотрудник будет иметь доступ к частной информации о клиентах или деловым практикам, которыми вы не хотите делиться с конкурентами, вам следует использовать Соглашение о неразглашении. Этот тип соглашения требует, чтобы сотрудник сохранял конфиденциальность личной информации, подробно описывая, как следует обращаться с определенными типами информации. В нем также излагаются возможные последствия неправомерного раскрытия конфиденциальной информации.

В дополнение к этим формам для бизнеса вы также можете попросить своих новых сотрудников заполнить определенные государственные формы. В частности, им может потребоваться заполнить информацию для удержания налога и подтвердить свое разрешение на работу в Соединенных Штатах.

Форма

W-4 указывает, как работник хочет, чтобы с ним обращались в целях подоходного налога, чтобы вы, как работодатель, удерживали правильную сумму налогов. В форме I-9 указывается информация, которую предоставил вам сотрудник, чтобы вы могли подтвердить, что он или она имеет право работать в Соединенных Штатах.

Начните работу с бланками и контрактами для вашего бизнеса, посетив нашу страницу «Трудовые и кадровые контракты и документы». Мы можем помочь вам создать отличные формы, которые вы можете использовать для найма своих первых сотрудников. Вы также можете обратиться к юристу, если у вас есть юридический вопрос о ваших трудовых договорах или документах.

Эта статья содержит общую юридическую информацию и не содержит юридических рекомендаций. Rocket Lawyer не является юридической фирмой и не заменяет адвоката или юридическую фирму. Закон сложен и часто меняется. Чтобы получить юридическую консультацию, обратитесь к юристу.

---

Документы, необходимые для подтверждения работы I-9 — свидетельство о рождении в США

Если вы ищете работу в США, вам нужно будет предоставить потенциальным работодателям несколько документов, помимо вашего резюме и сопроводительного письма.

На самом деле, если вы не подтвердите свою личность и право на работу в США , компании не смогут нанять вас, независимо от того, насколько они были впечатлены во время вашего собеседования. Это относится как к новичкам, так и к опытным профессионалам, ищущим новую задачу.

Вы можете использовать несколько документов в качестве удостоверения личности и разрешения на трудоустройство в США. Продолжайте читать эту статью, чтобы узнать, какие из них вам понадобятся и как их получить.

Кому и когда нужны документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу?

Всем работникам в США необходимы эти документы для успешного трудоустройства. Как объяснялось, не имеет значения, как долго вы работаете, вы должны держать под рукой удостоверение личности и разрешение на работу.

Приходить на собеседование с распечатанными копиями этих документов не обязательно, хотя некоторые кандидаты предпочитают это делать. Обычно после получения предложения о работе отдел кадров попросит вас их предоставить.

Однако настоятельно рекомендуется заранее получить заверенные копии записей актов гражданского состояния и других документов, чтобы не было задержек и проблем с новым контрактом.

Какие документы необходимы для проверки формы I-9?

Все работодатели должны заполнить форму I-9 для каждого специалиста, которого они хотят нанять в Соединенных Штатах, независимо от того, является ли потенциальный сотрудник гражданином США или нет. Сотрудники также должны заполнить копию своей формы.

Форма I-9 используется для проверки личности и права на работу . Форма должна сопровождаться приемлемыми сопроводительными документами I-9. Отдельные документы I-9 могут быть выданы определенным категориям лиц. Документы I-9 должны быть получены от соответствующего органа, выдавшего форму.

Документы I-9 делятся на 3 списка приемлемой документации в зависимости от того, что они могут доказать и могут ли они использоваться отдельно в качестве доказательства. Списки составляются Службой гражданства и иммиграции США. Продолжайте читать, чтобы найти 3 полных списка ниже, включая категорию лиц, имеющих право на участие, и соответствующие органы, выдающие документы.

Список A: Подтверждающие документы I-9

Документы из списка A служат двойной цели, поскольку они могут использоваться в качестве удостоверения личности, а также подтверждения разрешения на работу .

Это означает, что, если не указано иное, предоставления только одного из следующих будет достаточно для выполнения требований проверки I-9:

Тип документа	Выдавший орган	Категория лиц
Действительный паспорт США / карта паспорта США	Указан в правом нижнем углу страницы с фотографией в паспорте / Государственный департамент США.	Гражданин США / негражданин США
Карточка постоянного жителя (известная как Зеленая карта) или регистрационная карточка иностранца (форма I-551) с фотографией	USCIS (Служба гражданства и иммиграции США)	Законный постоянный житель
Предыдущая карта постоянного жителя с подписью	USCIS (Служба гражданства и иммиграции США)	Законный постоянный житель
Действующая карта временного резидента	USCIS (Служба гражданства и иммиграции США)	Инопланетянин, уполномоченный работать
Действительный документ о разрешении на работу, выданный с фотографией (форма I-766)	Министерство внутренней безопасности США	Инопланетянин, уполномоченный работать
Действительное разрешение на работу	Министерство внутренней безопасности США	Инопланетянин, уполномоченный работать
Заграничный паспорт с формой I-94 или формой I-94A с записью о прибытии/убытии и разрешением на работу (имя в паспорте и имя в форме должны точно совпадать)	Страна, где выдан заграничный паспорт	Инопланетянин, уполномоченный работать
Паспорт Федеративных Штатов Микронезии или Республики Маршалловы Острова с формой I-94 или формой I-94A	Страна, где выдан заграничный паспорт	Инопланетянин, уполномоченный работать
Заграничный паспорт с печатью формы I-551 или печатной записью формы I-551 (имя в паспорте и имя в форме должны точно совпадать)	Страна, где выдан заграничный паспорт	Законный постоянный житель

Список B: Приемлемые формы удостоверения личности для трудоустройства

Документы I-9 в списке B служат удостоверением личности , но не подтверждают право на работу в США

Тип документа	Выдавший орган	Категория лиц
Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное федеральным органом или органом штата США. Карта должна содержать фотографию или идентифицирующую информацию о человеке, такую ​​как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз, адрес.	Государство, в котором выдано водительское удостоверение (для водительских прав)	Гражданин США / Негражданин США / Законный постоянный житель / Иностранец, имеющий разрешение на работу
Удостоверение личности Вооруженных сил США или послужной список	Воинская часть, из которой выдан военный билет или военный билет	Гражданин США / Негражданин США / Законный постоянный житель / Иностранец, имеющий разрешение на работу
Регистрационная карточка избирателя	Округ или территория, на территории которой была выдана регистрационная карточка избирателя	Гражданин США / Негражданин США / Законный постоянный житель / Иностранец, имеющий разрешение на работу
Морская карточка береговой охраны США	Береговая охрана США	Гражданин США / Негражданин США / Законный постоянный житель / Иностранец, имеющий разрешение на работу
Документ племени коренных американцев	Племя коренных американцев, из которого был получен документ	Гражданин США / Негражданин США / Законный постоянный житель / Иностранец, имеющий разрешение на работу
Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады	Канадская провинция или территория, на территории которой были выданы водительские права	Гражданин США / Негражданин США / Законный постоянный житель / Иностранец, имеющий разрешение на работу

Если вам не исполнилось 18  лет, вы можете подтвердить свою личность одним из следующих способов:

Тип документа	Выдавший орган	Категория лиц
Школьная книжка или табель успеваемости	Школа, из которой выдана школьная ведомость или табель успеваемости	Гражданин США / Негражданин США / Законный постоянный житель / Иностранец, имеющий разрешение на работу
Клиническая, врачебная или больничная карта	Клиника, врач или больница, из которых была выдана запись	Гражданин США / Негражданин США / Законный постоянный житель / Иностранец, имеющий разрешение на работу
Детский сад или детский сад	Детский сад или детский сад, в котором выдана запись	Гражданин США / Негражданин США / Законный постоянный житель / Иностранец, имеющий разрешение на работу

Список C: Какие документы подтверждают разрешение на работу?

Документы I-9, представленные в списке C, представляют собой подтверждение права на трудоустройство :

Тип документа	Выдавший орган	Категория лиц
Карта социального обеспечения США*	Администрация социального обеспечения	Гражданин США / Негражданин США / Законный постоянный житель / Иностранец, имеющий разрешение на работу
Свидетельство о рождении (форма FS-545 или форма DS-1350)	Государственный департамент США	Гражданин США / негражданин США
Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении из США или отдаленных владений США с официальным морским	Штат США, из которого был выдан сертификат	Гражданин США / негражданин США
Свидетельство о гражданстве США (форма N-560 или N-561)	INS (Служба иммиграции и гражданства)	Гражданин США.
Свидетельство о натурализации (форма N-550 или N-570)	INS (Служба иммиграции и гражданства)	Гражданин США / негражданин США
Документ племени коренных американцев	Племя коренных американцев, от которого был выдан документ	Гражданин США / Негражданин США / Законный постоянный житель / Иностранец, имеющий разрешение на работу
Удостоверение личности гражданина США (форма I-197	INS (Служба иммиграции и гражданства)	Гражданин США / негражданин США
Удостоверение личности для использования гражданином-резидентом в Соединенных Штатах (форма I-179)	INS (Служба иммиграции и гражданства)	Гражданин США / негражданин США
Действующая карточка разрешения на трудоустройство (кроме включенных в Список А)	Министерство внутренней безопасности	Гражданин США / Негражданин США / Законный постоянный житель / Иностранец, имеющий разрешение на работу
Консульский отчет о рождении за границей (форма FS-240)	Государственный департамент США	Гражданин США / негражданин США

Вы не можете использовать этот документ, если он гласит:

• «Недействителен для трудоустройства» (обычно выдается иностранцам-неиммигрантам, не имеющим разрешения на работу)
• «Действителен для работы только с авторизацией INS»
• «Действителен для работы только с разрешения DHS»

Поскольку люди должны подтвердить свою личность и право на работу в Соединенных Штатах, те, кто предоставляет элемент из списка C, также должны предоставить элемент из списка B и наоборот.