Документы для принятия на работу: Какие документы могут потребовать при устройстве на работу? | КонсультантПлюс

Документы для принятия на работу: Какие документы могут потребовать при устройстве на работу? | КонсультантПлюс

Документы для устройства на работу: какие требуются

Любой гражданин, поступающий на работу, должен представить работодателю необходимые документы для заключения трудового договора. Перечень таких документов предусмотрен законодательством РФ. С учетом специфики работы могут потребоваться также дополнительные документы. Более подробную информацию о документах, требуемых для устройства на работу, вы найдете в данной статье.

Содержание статьи:

1. Перечень необходимых документов для устройства на работу
2. Дополнительные документы, требуемые для приятия на работу

Перечень необходимых документов для устройства на работу

Граждане при устройстве на работу должны предъявить документы, перечень которых установлен статьей 65 Трудового кодекса РФ. Для отдельных случаев устанавливается другими нормативными актами. Итак, перечень документов, необходимых к предъявлению при устройстве на работу включает:

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
   Основным документом является паспорт. Его обязаны иметь все российские граждане, достигшие 14-летнего возраста и проживающие на территории РФ.
2. трудовую книжку, оформленную в установленном порядке
   Трудовую книжку не надо представлять в случаях оформления на работу по совместительству или заключения трудового договора впервые.
   Если трудовой книжки нет и никогда не было, то есть при заключении трудового договора впервые (поступлении на работу впервые) трудовую книжку оформляет работодатель.
   Но если трудовая книжка отсутствует в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, то работодатель обязан оформить новую трудовую книжку. Но для этого необходимо подать письменное заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки. Повторимся, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку независимо от причины, по которой у работника трудовая книжка отсутствует.
3. страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования
   Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (его иногда называют СНИЛС) — это документ, подтверждающий регистрацию работника в системе Пенсионного фонда РФ. В нем указан страховой номер, т.е. постоянный персональный номер, присваиваемый лицевому счету работника. При заключении трудового договора впервые страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.
   Страховое свидетельство выдается работнику на руки и хранится у него.
4. документы воинского учета
   Эти документы обязаны предъявлять только две категории граждан: военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу.
5. документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний
   Если работа, для выполнения которой заключается трудовой договор, требует специальных знаний или специальной подготовки, то работник обязан предъявить соответствующий документ (например, диплом) об образовании и/или о квалификации или наличии специальных знаний. Прием на работу без такого документа не допускается.
6. справку о наличии (отсутствии) судимости и/или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям
   Такая справка также входит в перечень необходимых документов при устройстве на работу. Она требуется только в случаях поступления на работу, связанную с определенными видами деятельности. В качестве примера можно привести педагогическую деятельность.
7. справку о том, является или не является гражданин, устраивающийся на работу, подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ
   Этот документ является необходимым при устройстве на работу, связанную с определенной деятельностью, такой, например, как работа, связанная с обеспечением транспортной безопасности, или работа в должности авиадиспетчера.

Представленный выше перечень не является исчерпывающим. Хотя в подавляющем большинстве случаев документов, указанных в пунктах 1 – 5, полностью достаточно для принятия на работу.

С перечнем документов, которые могут потребоваться дополнительно, вы можете ознакомиться в следующем разделе.

Дополнительные документы, требуемые для приятия на работу

В некоторых случаях, отражающих специфику деятельности организации и выполняемой работы, а также с учетом правового статуса и особенностей гражданина, устраивающегося на работу, работодатель вправе потребовать дополнительные документы. Но сразу оговоримся, что свои требования работодатель может основывать только на российском законодательстве.

Например, от иностранного гражданина или лица без гражданства, поступающего на работу, работодатель в соответствии со ст. 327.3 ТК вправе потребовать наряду с документами, предусмотренными ст. 65 ТК, договор (полис) добровольного медицинского страхования, разрешение на временное проживание в Российской Федерации и др. (см. ст. 327.1).

Следует подчеркнуть, что в ч. 2 ст. 65 речь идет о нормативных правовых актах только федерального уровня и их перечень ограничен: федеральные законы, указы Президента РФ или постановления Правительства РФ. В связи с этим не могут быть установлены требования о дополнительных документах при приеме на работу, например, законом субъекта РФ или постановлением (приказом) министерства (пусть даже федерального уровня).

Итак, какие дополнительные документы может потребовать работодатель при оформлении на работу. К таким документам относятся:

1. письменное согласие одного из родителей на заключение трудового договора с его ребенком, не достигшим возраста 15 лет
2. разрешение или письменное согласие органа опеки (для ребенка до 14 лет) и попечительства (для ребенка до 15 лет) на заключение с ребенком трудового договора
3. медицинское заключение
   Данное заключение требуется при поступлении на работу, при выполнении которой проводятся обязательные медицинские осмотры (обследования) работников.
4. справка о характере и условиях труда по основному месту работы
   Такая справка требуется для внешних совместителей при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда.
5. медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях
   Этот документ могут потребовать у лиц лиц, принимаемых на работу в указанных районах.
6. разрешение на работу
   Разрешение требуется для принятия на работу иностранных граждан, за исключением тех категорий, которые вправе работать на территории РФ без такого разрешения.
7. патент
   Патент требуется от иностранных граждан, с которыми заключается трудовой договор на выполнение работ, не связанных предпринимательской деятельностью (работы для личных, домашних и иных нужд).
8. сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (самого гражданина, его супруги, несовершеннолетних детей)
   Данные сведения представляют лица, претендующие на должности в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством РФ.

К таким документам относятся:

1. свидетельство о присвоении ИНН
   Этот документ не входит в перечень документов, необходимых для принятия на работу, т.к. налоговые органы обязаны принимать отчетность от работодателя даже при отсутствии сведений об ИНН работника.
2. свидетельства о рождении детей
   Обязательно свидетельства представлять не надо, но они могут потребоваться, если гражданин планирует получать вычеты по НДФЛ, пользоваться гарантиями и компенсациями, предусмотренными для работников, имеющих детей.
3. справка о сумме заработка с места работы у другого работодателя
   Справка может потребоваться при расчете больничных, а также расчете пособий по по беременности и родам.

5.2 Подтверждение права на трудоустройство (форма I-9)

Бюллетень для персонала 8.18 представляет политику реализации федерального закона об иммиграционной реформе и контроле от 1986 года . Меморандум о людских ресурсах 8-95 разъяснил требования закона о недискриминации. Федеральный закон об иммиграционной реформе и контроле от 1986 года требует, чтобы работодатели нанимали только граждан США и иностранцев, которым разрешено работать в США. Форма I-9 Министерства юстиции США, Службы иммиграции и натурализации., была разработана для работодателей, чтобы убедиться, что лица имеют право работать в США.

Форма I-9 должна быть заполнена в течение трех рабочих дней с даты приема на работу для сотрудников, нанятых после 31 мая 1987 г. Для заполнения Форма I-9, работник должен предоставить определенные документы для установления как личности работника, так и права на работу

. Ссылка на форму I-9:

Документы, перечисленные в форме I-9, являются единственными документами, которые могут быть запрошены для установления личности и права на работу . Агентства не могут запрашивать или требовать документы, не перечисленные в списках A, B или C. Агентство по найму несет ответственность за проверку представленных документов и обеспечение их подлинности и того, что они относятся к рассматриваемому лицу.

Если человек не может заполнить форму или нуждается в переводе формы, агентство по трудоустройству должно оказать ему помощь. Вопросы, касающиеся этой ситуации, следует направлять сотрудникам агентства по обеспечению равных возможностей при трудоустройстве или представителям отдела кадров агентства. В случае, если требуется составитель или переводчик, он или она должны прочитать форму сотруднику; помощь по мере необходимости, с заполнением информации о сотруднике; и попросите сотрудника подписать или отметить форму. Затем составитель или переводчик должен заполнить «Сертификат составителя/переводчика», указанный в форме.

Форма I-9 должна храниться не менее трех лет. Если физическое лицо работает более трех лет, форма I-9 должна сохраняться в течение как минимум одного года после того, как он или она увольняется с работы. Кроме того, агентства должны быть готовы представить формы для проверки сотруднику INS или DOL по запросу (агентства будут уведомлены о проверке не менее чем за три дня).

HR Memorandum 8-95 разъясняет недискриминационные требования Закона об иммиграционной реформе и контроле от 1986 . Правительство штата Мэн не должно дискриминировать лиц, которые установили право жить и работать в Соединенных Штатах. Не США граждане могут получить статус законных постоянных или условных жителей США на основании карты иностранца-резидента

или карты условного иностранца-резидента , , которую обычно называют «зеленой картой». К таким негражданам США, как к законным резидентам США, следует относиться так же, как к гражданам США в отношении трудоустройства.

В тех случаях, когда в свидетельстве о трудоустройстве указано имя негражданина США, агентство по трудоустройству должно убедиться, что негражданин США имеет или имеет право на получение «зеленой карты» или другого документа, удостоверяющего его или ее юридическую силу. вид на жительство. Если сертификация включает граждан США, агентство по найму должно сообщить негражданину США, что невозможно обосновать условия, необходимые для «зеленой карты», связанной с работой.

ДЛЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ:
INS Форма I-9
Бюллетень персонала 8.18 (PDF)
Меморандум отдела кадров 8-95

 

103098PJS
092209JTC

Employment Eligibility Form (Form I-9) – Служба поддержки клиентов

Уведомление для всех сотрудников университета

Закон об иммиграционной реформе и контроле требует, чтобы каждый работодатель получил форму I-9, подтверждающую право на трудоустройство, от каждого нанятого или повторно нанятого сотрудника. Кроме того, работодатели обязаны проверять документы, которые работники должны предоставить для подтверждения формы I-9.. Обратите внимание, что форма I-9 требуется от каждого сотрудника. Федеральное правительство требует, чтобы работодатели завершили процесс I-9 в течение трех (3) рабочих дней с даты приема на работу или к концу первого дня, если работа должна длиться менее трех дней.

Таким образом, вас нельзя нанять, повторно нанять или платить, пока вы не завершите процесс I-9. Сотрудники, которые начинают работу в нарушение этой политики до получения разрешения на трудоустройство, не будут получать оплату за такие услуги до завершения формы I-9.и не имеют права на получение аванса по зарплате до тех пор, пока не будет заполнена форма I-9.

Заполнение Раздела 1

Веб-сайт сотрудников позволяет сотрудникам заполнить Раздел 1 формы I-9 в первый рабочий день или до него. Сотрудники получают доступ к сайту и заполняют Раздел 1. Форма I-9 хранится в состоянии ожидания до тех пор, пока работодатель не заполнит Раздел 2. Незавершенные формы I-9, не заполненные в установленные работодателем сроки, удаляются.

Краткий справочник для сотрудников

Использование I-9 eXpress

В качестве нового сотрудника необходимо заполнить раздел 1 формы I-9, используя new.I9.com. Администратор I-9 заполнит Раздел 2 или 3, используя i9express.com.

В случае получения от i9eXpress.com неподтверждения DHS или SSA сотруднику должна быть выдана форма направления электронной проверки с указаниями принести ее в соответствующий отдел кадров в обычное рабочее время. Если сотрудник предпочитает назначить встречу, пожалуйста, свяжитесь с вашим консультантом по персоналу.

Что нужно знать

См. этот список приемлемых документов, необходимых для заполнения формы I-9. Вы можете посетить веб-сайт Службы гражданства и иммиграции США для получения дополнительной информации.

• Имя в ваших документах должно совпадать с именем в Форме I-9 (настоящее имя или имя при рождении). Если имена не совпадают, вы должны представить доказательства изменения, такие как свидетельство о браке или постановление суда.
• Свидетельство о рождении должно быть выдано властями штата, округа или муниципалитета и иметь печать или другое свидетельство. Заверенная копия свидетельства о рождении является приемлемым документом.
• Карта социального страхования должна быть оригинальной. Это не обязательно должна быть первая карта, которую вам выдали, но она должна быть выпущена Администрацией социального обеспечения. Это не может быть пластиковая или металлическая копия. На нем не может быть напечатано «недействительно для целей трудоустройства».
• Если ваша карточка социального обеспечения была утеряна или уничтожена, получить другую карточку несложно, и обычно это занимает около десяти дней с даты подачи заявления на ее получение. Обратитесь в отделение социального обеспечения, которое является наиболее удобным для вас.
• Все представленные документы должны быть оригиналами. Фотокопии не принимаются.

Процесс удаленного найма (граждане и постоянные жители США)

Иногда сотрудник будет работать удаленно или за пределами офиса и, следовательно, не может представить оригиналы документов представителю WSU для проверки. В таких случаях отдел кадров уполномочивает физическое лицо действовать в качестве агента университета с целью заполнения формы I-9.

Дополнительную информацию см. в следующих документах:

Процесс удаленного найма

Инструкции для сотрудников

Форма уполномоченного агента

Форма I-9

Иностранцы-нерезиденты

Управление иностранных студентов и ученых (OISS)

7 Офис иностранных студентов и ученых
42 W.