Документы личного дела работника: Личное дело сотрудника. Как его оформлять, вести и хранить

Документы личного дела работника: Личное дело сотрудника. Как его оформлять, вести и хранить

Институт профессионального кадровика

Институт профессионального кадровика

Кадровый форум 2023. Участвовать

Все статьи

КадрыВебинарыВопросы и ответыГлавное сейчасТрудовой кодекс РФУправление персоналом

• Статьи

Номенклатура дел: как составить и утвердить

Могут ли сотрудники с инвалидностью трудиться в режиме ненормированного рабочего дня

Можно ли освободить офисных работников от обучения по охране труда и оказанию первой помощи

Уничтожение персональных данных: как соблюсти новые требования

Что делать, если с сотрудником произошел несчастный случай в командировке

Пособия и средний заработок из МРОТ

Предельная база для исчисления страховых взносов 2023: как влияет на пособия и пенсионные баллы

Как объединить две должности в одну

Что предпринять, если при приеме выяснилось, что в трудовой на титульном листе нет печати

Виды инструктажей по охране труда

Командировка сотрудника: как оформить

Форма 18 по воинскому учету: как заполнить

 

0

Корзина

Итого:

{{#WEIGHT_FORMATED}} Общий вес: {{{WEIGHT_FORMATED}}} {{#SHOW_VAT}}
{{/SHOW_VAT}} {{/WEIGHT_FORMATED}} {{#SHOW_VAT}} Сумма НДС: {{{VAT_SUM_FORMATED}}} {{/SHOW_VAT}}

{{#DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

{{{PRICE_WITHOUT_DISCOUNT_FORMATED}}}

{{/DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

{{{PRICE_FORMATED}}}

{{#DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

Экономия {{{DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}}

{{/DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

{{#COUPON_LIST}}

{{COUPON}} — купон {{JS_CHECK_CODE}} {{#DISCOUNT_NAME}}({{DISCOUNT_NAME}}){{/DISCOUNT_NAME}} Удалить

{{/COUPON_LIST}}

Ваша корзина пуста

Нажмите здесь, чтобы продолжить покупки

Институт профессионального кадровика

Институт профессионального кадровика

Кадровый форум 2023. Участвовать

Все статьи

КадрыВебинарыВопросы и ответыГлавное сейчасТрудовой кодекс РФУправление персоналом

• Статьи

Номенклатура дел: как составить и утвердить

Могут ли сотрудники с инвалидностью трудиться в режиме ненормированного рабочего дня

Можно ли освободить офисных работников от обучения по охране труда и оказанию первой помощи

Уничтожение персональных данных: как соблюсти новые требования

Что делать, если с сотрудником произошел несчастный случай в командировке

Пособия и средний заработок из МРОТ

Предельная база для исчисления страховых взносов 2023: как влияет на пособия и пенсионные баллы

Как объединить две должности в одну

Что предпринять, если при приеме выяснилось, что в трудовой на титульном листе нет печати

Виды инструктажей по охране труда

Командировка сотрудника: как оформить

Форма 18 по воинскому учету: как заполнить

 

0

Корзина

Итого:

{{#WEIGHT_FORMATED}} Общий вес: {{{WEIGHT_FORMATED}}} {{#SHOW_VAT}}
{{/SHOW_VAT}} {{/WEIGHT_FORMATED}} {{#SHOW_VAT}} Сумма НДС: {{{VAT_SUM_FORMATED}}} {{/SHOW_VAT}}

{{#DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

{{{PRICE_WITHOUT_DISCOUNT_FORMATED}}}

{{/DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

{{{PRICE_FORMATED}}}

{{#DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

Экономия {{{DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}}

{{/DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

{{#COUPON_LIST}}

{{COUPON}} — купон {{JS_CHECK_CODE}} {{#DISCOUNT_NAME}}({{DISCOUNT_NAME}}){{/DISCOUNT_NAME}} Удалить

{{/COUPON_LIST}}

Ваша корзина пуста

Нажмите здесь, чтобы продолжить покупки

Создание личного дела сотрудника • Checkify

Личный файл является неотъемлемой частью любого бизнеса, поскольку позволяет отслеживать важную информацию о сотрудниках. В личном деле хранятся документы о людях, которые работают в вашей компании.

Владельцы бизнеса не всегда осознают важность создания личных дел своих сотрудников. В большинстве случаев ваши файлы заполнены всевозможными документами, связанными с вашими сотрудниками и их работой. Это может быть довольно головной болью, чтобы отслеживать все. Однако для того, чтобы все было организовано, вам нужен четкий процесс.

Наличие разных кадровых процессов может привести к путанице, когда придет время искать конкретную информацию. Эту проблему можно легко решить, создав один центральный персональный файл. Настройка центрального личного дела означает, что вы создадите один файл и добавите в него всю необходимую информацию.

Вы можете не знать, что должно быть в личном деле сотрудника, или задаваться вопросом, как долго вы должны хранить информацию. В этом руководстве мы создали контрольный список всех необходимых документов для поддержания вашего личного дела в актуальном состоянии.

Что такое личное дело?

Личные дела, дела сотрудников или кадровые записи относятся к тем же вещам, что и документированные записи о времени, проведенном сотрудником в компании. Кадровые записи часто используются для отслеживания истории занятости, должностных обязанностей и истории производительности сотрудника.

Файл сотрудника содержит все документы, относящиеся к истории занятости человека. Это может включать их заявления о приеме на работу, процесс собеседования, отчеты о дисциплинарных взысканиях, принятых против них, оценки эффективности, управление персоналом, платежную ведомость и записи об их отпуске или отпуске по болезни.

Личное дело — это бумажная или электронная папка

Контрольный список личного дела сотрудника

Давайте посмотрим, что должно быть включено в личное дело сотрудника?

Личное дело сотрудника

Заявление о приеме на работу

Включите резюме и сопроводительное письмо, отправленные для исходного заявления. Ссылки Сохраните копию объявления, на которое они ответили.

Образование

Документ об образовании, обучении, других квалификациях вместе с информацией о прошлой работе.

Роль

Полное описание роли в компании вместе с обязанностями. Отдел, менеджер, руководитель группы и т. д.

Предложение о работе

Сохраните копию письма с предложением о работе, включая описание, зарплату и льготы. А также трудовой договор.

Медицинские карты

Медицинские карты должны храниться для всех сотрудников, находящихся под медицинским наблюдением.

Контакты для экстренной связи

Это важная информация, которую необходимо легко найти в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

Записи обучения

Обучение по охране труда и технике безопасности, обучение нормативным требованиям, обучение работе с оборудованием

Расчет заработной платы

Информация о заработной плате и льготах (не включая банковские реквизиты)

Производительность

Оценка эффективности и обзоры.

Дисциплинарные

Любые отчеты о дисциплинарных мерах и действиях.

Заявление об увольнении

Заявление работника об увольнении Увольнение – Документация о выездном собеседовании

Прочее

Информация и документы, относящиеся к занятости

Данные личного дела

Записи сотрудников и информация, которые хранятся в личном деле, несомненно, содержат конфиденциальную информацию, с которой следует обращаться с особой осторожностью. Последнее, что вы хотите, — это чтобы личная информация сотрудника попала в чужие руки.

Как обеспечить сохранность кадрового учета сотрудников?

Безопасность данных

Бумажные файлы. Если вы используете бумажные файлы, важно хранить их в запираемом шкафу, так как запирание может частично защитить их от физической кражи. Зная, кто владеет ключом и кто может иметь доступ. Также отсутствие полной резервной копии файлов на случай наводнения или пожара.

Цифровые файлы. Хранение данных в Интернете может обеспечить большую безопасность для безопасного хранения данных; хотя это намного безопаснее, чем физические бумажные файлы, компьютерная сеть настолько безопасна, насколько безопасны люди, которые ее используют, и применяемые методы кибербезопасности. Создание облачной резервной копии может обеспечить защиту от физической потери.

Доступ к данным

Внешние нарушения важно выявлять, но существует угроза изнутри бизнеса. Нарушения внутренней безопасности проявляются в виде несанкционированного доступа к персональным данным.

Контроль доступа необходим для защиты данных от несанкционированного доступа. Установление четких разрешений того, кто может иметь доступ к чему и регистрировать, когда

Ограниченный доступ

Контроль доступа необходим для защиты данных от несанкционированного доступа. Установите четкие разрешения на то, кто и к чему может получить доступ, и регистрируйте, когда к информации обращаются и по какой причине.

 Строгий контроль и ограничение доступа к персональным файлам снижает риск утечки данных.

Управление личными делами | Человеческие ресурсы

Перейти к основному содержанию

Калифорнийский университет, Санта-Барбара

Поиск

Сотрудник + трудовые отношения

Личные дела штатных сотрудников хранятся в Департаменте внутренних дел каждого сотрудника. Все учетные записи персонала должны храниться в надежном и конфиденциальном месте.

Полезные ссылки

• Сводка по хранению личных дел
• Как ответить на информационный запрос
• График утилизации записей UC
• Бюллетени UCOP Business + Finance

UCSB
Политики

ELR
HR ServiceNow

Академический персонал
Контакты

Файл с персоналом должен содержать:

• Должностная инструкция
• Документы по найму (заявление, резюме и т. д.)
• Уведомления о действиях персонала (PAN), формы действий персонала (PAF) и другие документы, связанные с начислением заработной платы
• Оценки производительности (подписанные оригиналы)
• Табели учета рабочего времени за предыдущий год (годы)
• Награды, номинации, другие благодарственные письма
• Если применимо, исправительные меры или дисциплинарные письма

Доступ к личному делу — внутренние запросы

Доступ к личному делу сотрудника должен быть ограничен лицами, отвечающими за надзор за конкретным сотрудником, и/или теми, чьи должностные обязанности требуют доступа.

Сотрудники по письменному запросу могут просмотреть свое личное дело или получить его копию. Сотрудник должен подать письменный запрос вам или начальнику отдела, указав, хочет ли он / она просмотреть файл или иметь копию. Вы должны подтвердить письменный запрос и предоставить доступ или копию в разумные сроки. Сотрудники не имеют права на немедленный доступ или копию файла по требованию. Вы никогда не должны давать личное дело сотруднику или оставлять его/ее наедине для ознакомления. Личное дело должно постоянно находиться в распоряжении кафедры/университета.

Если штатный сотрудник претендует на должность в другом отделе, отдел найма может просмотреть его/ее текущее кадровое дело в рамках проверки рекомендаций. Вы должны сделать личное дело доступным для просмотра отделом найма в ваших офисах (или проверить файл по телефону в других местах UC), но вы не должны предоставлять файл или копии в потенциальный отдел найма. Информацию о передаче файла в другой отдел или другое место см. ниже в разделе «Передача личных дел».

Различные кадровые политики и коллективные договоры предъявляют различные требования к доступу к персональным файлам сотрудников. Если у вас есть вопросы, свяжитесь с отделом по работе с персоналом и трудовыми отношениями для получения помощи и рекомендаций.

Запросы на доступ или копии записей от бывших сотрудников UC должны обрабатываться так же, как и все другие внешние запросы, см. ниже.

Запросы на документы академического персонала (преподаватели) следует направлять по адресу:

• Академический персонал: 893-8332

 

Доступ к личным делам — внешние запросы

Внешний работодатель может попросить просмотреть личное дело сотрудника в рамках проверки рекомендаций. Вы можете предоставить доступ или копии файла сотрудника другому внешнему работодателю только в том случае, если просмотр или предоставление копий файла явно входит в сферу действия подписанного разрешения.

Для запросов на доступ, не связанных с проверками отзывов, ознакомьтесь с общим руководством по ответам на запросы о предоставлении информации. Это руководство относится к доступу к личным делам лиц, не входящих в состав отдела или университета, включая бывших сотрудников UC. Запросы на публичные записи следует направлять координатору, Информационное бюро публичных записей, 893-4169. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с Бюллетенем по бизнесу и финансам, Серия программ по управлению записями, Раздел 8, Юридические требования в отношении конфиденциальности и доступа к информации.

• Повестки в суд для записей — Управление рисками: 893-5837

 

Файлы жалоб / жалоб

В личном деле не должно содержаться официальных жалоб или жалоб, поданных сотрудником. Ваш отдел должен вести отдельный файл для файлов жалоб/жалоб, поданных штатными сотрудниками. Этот файл хранится только до тех пор, пока претензия/жалоба не будет разрешена или закрыта.

Если сотрудник соглашается на другую должность в кампусе, любые ожидающие рассмотрения жалобы/жалобы не должны передаваться в новый домашний отдел. Пожалуйста, свяжитесь с сотрудниками и трудовыми отношениями через HR ServiceNow, чтобы получить инструкции по файлам жалоб / жалоб и их хранению.

Файлы о медицинских и/или компенсационных выплатах работникам

Для защиты частной жизни сотрудника вы должны исключить любые документы, касающиеся травмы или инвалидности, из личного дела сотрудника. Такая информация, как материалы, относящиеся к заявлению о компенсации работникам, медицинская справка и документ об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни, должна храниться в файле отдельно от личного дела сотрудника. В некоторых случаях может быть допустимо хранить медицинскую карту в том же картотеке, что и личную картотеку сотрудника, если неуполномоченный персонал не может получить доступ к медицинским картам.

 

Конфиденциальность

Все записи о персонале должны храниться в безопасном и конфиденциальном месте в вашем отделе. Как правило, кадровый учет должен вестись в одном централизованном подразделении, а не распределяться между отдельными руководителями. Руководители могут вести «рабочие» файлы для непосредственных подчиненных, но все окончательные/завершенные документы должны храниться в файлах отдела.

Файлы медицинской документации и папки с жалобами/жалобами должны храниться отдельно от общей документации персонала, чтобы гарантировать, что только соответствующий персонал имеет доступ к этим типам записей.

Добавление и удаление документов

Все документы в личном деле сотрудника являются собственностью Университета. Хранение документов в личном деле регулируется Бюллетенями по бизнесу и финансам по управлению записями и Графиком хранения записей UC, а также соответствующими разделами применимой политики или коллективного договора.

Сотрудник может запросить добавление или удаление документов из своего личного дела.

В большинстве случаев руководство может по своему усмотрению одобрить или отклонить запрос  добавить документ. Если у вас есть вопросы о запросе сотрудника на добавление документов, обратитесь в отдел по работе с работниками.

Решение об удалении документа из личного дела обычно принимается руководством. В некоторых ограниченных обстоятельствах сотрудник может иметь право потребовать удалить документ. Заявление должно быть оформлено в письменной форме и направлено руководителю. Примечание. Сотрудник может потребовать удалить документ из личного дела, но это не означает, что документ будет уничтожен. Документы, удаленные из личного дела сотрудника, хранятся в разделе «Сотрудники и трудовые отношения» до конца соответствующего срока хранения записей.

После получения письменного запроса на удаление документов из файла руководитель или менеджер отдела должен связаться с Отделом по трудовым отношениям (ELR) для рассмотрения запроса. Если удаление уместно или требуется по контракту/политике, ELR сообщит отделу о следующих шагах:

1. Департамент удаляет письмо и делает копию.
Департамент
2. передает письмо сотруднику с сопроводительной запиской и оригинальным письменным заявлением сотрудника об увольнении. Департамент не хранит копии этих документов в личном деле сотрудника.
3. Отдел направляет ELR копию письма об удалении, копию сопроводительного письма и копию письменного запроса сотрудника на удаление.
4. ELR хранит документы до конца применимого срока хранения записей.

Передача личных дел

Когда сотрудник переходит в другой отдел кампуса, личное дело сотрудника должно быть передано лично новому руководителю домашнего отдела сотрудника. Не отправляйте по почте кампуса и не давайте сотруднику для доставки.

Что нужно передать? Все оригиналы документов, кроме табеля, в общем личном деле должны быть переданы в новый отдел сотрудника в кратчайшие сроки. Предыдущий домашний отдел пересылает копию последней карточки учета рабочего времени сотрудника, но все исходные карточки учета рабочего времени остаются в предыдущем домашнем отделе. (Учетные записи являются финансовыми документами. Пожалуйста, свяжитесь с Business & Financial Services для получения информации о требованиях к хранению записей для этих документов.)

Департамент внутренних дел сохраняет недействующие медицинские файлы, файлы FML и файлы по инвалидности, если таковые имеются. Эти файлы (или копии файлов) не должны передаваться или передаваться в новый отдел, если только вам не порекомендовал это сделать менеджер по вопросам инвалидности и реабилитации.

Если сотрудник переводится в другой кампус/медицинский центр университета, исходное личное дело сотрудника, за исключением конкретных документов, упомянутых выше, должно быть отправлено заказным письмом или доставлено FedEx новому местонахождению и руководителю. Мы рекомендуем вам сделать полную копию файла перед отправкой. Как только новое местоположение подтвердит получение, уничтожьте копию файла.

Хранение записей

Пожалуйста, ознакомьтесь с Бюллетенями по бизнесу и финансам по управлению записями, чтобы определить требования к хранению личных дел, включая файлы жалоб и жалоб.