Документы о приеме на работу: Правила приема работника на работу: документы и испытательный срок

Содержание

Документы для трудоустройства

Документы, необходимые при приеме на работу

Не секрет, что сегодня проблема трудоустройства довольно актуальна. Любого из нас непременно интересует размер заработной платы, как производятся выплаты при отпуске и больничном, на что влияет стаж работы и т.д. Но в первую очередь каждого волнует, какие нужны документы для трудоустройства. Ведь любая рабочая деятельность начинается именно с них.

Абсолютно все документы для трудоустройства на работу являются важными, и поэтому отсутствие какой-либо бумаги – еще не повод ее не предоставить. Исключением будут лишь те, которых у вас ранее не было (трудовая книжка, ИНН и страховое свидетельство).

По сути дела, точно ответить на вопрос, какие документы необходимо предъявить при трудоустройстве на работу, невозможно. Разные организации – разные требования. Но, если вы устраиваетесь в государственное предприятие, то это именно те документы, которые вам необходимы.

На первый взгляд может показаться, что их сбор займет много времени, но просмотрев список, вы поймете, это не так. Перечень документов для приема на работу не так сложен, как кажется.

1. Паспорт или иной документ для удостоверения личности соискателя.

2. Трудовая книжка. Не требуется предъявлять в следующих случаях:

соискатель впервые получает работу. В этом случае трудовая книжка оформляется работодателем;
трудовая книжка утеряна или повреждена — претенденту на работу по его заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой) оформляется новая;
в случае, если работник поступает на работу по совместительству.

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

(СНИЛС). Если соискатель получает работу впервые, то СНИЛС оформляется работодателем.

4. Военный билет или иной документ воинского учета (например, приписное свидетельство). Обязательно для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

5. Документ об образовании (диплом, возможно, потребуется оценочный лист). Требуется для подтверждения квалификации соискателя и наличия у него образования соответствующего должности, на которую он претендует.

Для некоторых профессий, таких как машинист автокрана, стропальщик, машинист экскаватор и т.п., также необходимо наличие удостоверения о прохождения обучения соответствующей профессии, подтверждающее его квалификацию. Такие работники должны ежегодно проходить переаттестацию (чаще всего в той организации-работодателе), о чем в удостоверении ставится соответствующая отметка.

Для водителей (равно как и для машинистов автокранов и экскаваторов) требуется наличие водительского удостоверения на право управления тем видом транспорта, на котором он будет работать.

6. Справка о наличии либо отсутствии судимости. Требуется при поступлении на работу, на которую, в соответствии с законодательством Российской Федерации, не допускаются лица, имеющие судимость или подвергающиеся уголовному преследованию.

7. Медицинская справка по форме 086/у. Некоторые виды деятельности могут быть связаны с повышенной опасностью для здоровья человека (например, прием на работу медицинских сотрудников). В таких случаях и требуется медсправка, в которой указано наличие или отсутствие противопоказаний к осуществлению какой-либо деятельности. Также медицинская справка обязательна для несовершеннолетних, т.к. при наличии каких-либо проблем со здоровьем врач может запретить подростку заниматься определенным видом работы (например, при проблемах со зрением не допускается работа с компьютером). При приеме на работу в условиях Крайнего Севера из других регионов необходимо заключение об отсутствии противопоказаний для работы и жизни в данных условиях

Обязательным для получения работы (даже в случае приема на работу временного работника) является только наличие паспорта, поэтому прием на работу без паспорта не допускается. Все остальные документы требуется предоставлять только при наличии определенных условий.

Работодатель может потребовать.

Несмотря на то что в законе прямо запрещается требовать с претендента дополнительные документы, не предусмотренные законодательством, алгоритм приема на работу сотрудника вполне может предусматривать наличие следующих документов:

1. Заявление о приеме на работу. Пишется работником в процессе оформления на работу. Подшивается к личному делу сотрудника, которое заводится работодателем.

2. Фотография 3х4 (3 шт.). Фотографии требуются для личного дела работника, оформления пропуска. Также могут потребоваться для подшивания к личной карточке работника по форме Т-2.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).

4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Такая справка предоставляется в случае, если кандидат меняет место работы. Для него выгодно ее представить, т.к. в случае расчета по больничному листу будет учитываться заработок на предыдущем месте работы. Следовательно, сумма выплат по больничному может быть повышена в случае, если стаж работника на новом месте минимален.

5. Характеристика с предыдущего места работы. Для соискателя лучше иметь такую характеристику при себе, т.к. это повышает его шансы получить работу и добиться более выгодных условий.

6. Работодатель может потребовать документы о семейном положении работника (свидетельство о браке, свидетельство о рождении при наличии детей, справка об инвалидности ближних родственников и т.п.). По этим документам работнику могут быть предоставлены дополнительные льготы. Например, многодетному сотруднику отпуск предоставляется в любое время года по его желанию. Также возможно оказание материальной помощи со стороны работодателя.

7. От иногородних работников может требоваться регистрация по месту временного пребывания.

8. Для занятия

муниципальной службой законодательство РФ требует предоставление следующих сведений:

Предоставление этих документов не обязательно, однако они могут повысить шансы кандидата занять желаемую должность.

о расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Такие же сведения подаются о супруге работника и его несовершеннолетних детях;
о доходах за год, предшествующий поступлению на работу.

Собирать ли все эти документы?

Подведя итоги, можно сделать вывод, что проще всего при устройстве на работу придется гражданину РФ, впервые устраивающемуся на работу. В этом случае прием на работу работника оформляется при наличии только паспорта и/или, в отдельных случаях, документа об образовании, о воинском учете и медицинской справки. Остальные документы (трудовая книжка, СНИЛС) будут оформлены работодателем.

Однако при устройстве на работу лучше собрать максимально полный пакет документов.

Это повысит шансы на трудоустройство. Соискатель сможет претендовать на лучшие условия труда (например, на более высокую зарплату).

Прием работника на основную работу: примерная пошаговая процедура

Как правильно оформить сотрудника на работу Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать,

как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Прием сотрудников на работу: пошаговая инструкция

Порядок приема на работу Прием человека на работу — кадровая процедура, с которой начинаются трудовые взаимоотношения работодателя и работника. Порядок приема на работу новичка зависит от того, в какую именно организацию он трудоустраивается на государственной службе у кадровых процедур есть свои нюансы. Прием работника на работу оформляется в 2 этапа: Работник представляет необходимые для устройства на работу документы и пишет заявление о приеме.

Работодатель составляет кадровую документацию. В соответствии со ст. Если для работника ваша компания не будет основным местом работы, трудовую книжку он представлять не должен. Перечень документов для приема на работу не является закрытым. Отдельные законодательные акты устанавливают для определенных профессий или категорий граждан обязанное наличие дополнительных документов.

Например, иностранцы при приеме на работу представляют полис ДМС, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство ст. Однако мы рекомендуем его запрашивать, поскольку с года налоговики ужесточили правила проверки справок 2-НДФЛ письмо управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от Среди сведений, которые страхователь должен представлять, есть и ИНН подп.

При приеме на работу работник пишет заявление на имя руководителя. По закону для коммерческих организаций эта процедура необязательна, однако заявление о приеме на работу составляется во многих компаниях. В нем работник указывает должность, а также дату, с которой приступит к работе.

Руководитель визирует заявление и передает его в отдел, занимающийся оформлением кадровых документов. Для устройства на госслужбу заявление необходимо ст. Оформление документов при приеме на работу На основании заявления работника и распоряжения руководителя кадровая служба производит оформление работника в штат. Порядок действий такой: Работник изучает локальные нормативные акты правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, правила хранения и обработки персональных данных и т.

Перечисленные внутренние регламентирующие акты должна иметь каждая компания. Работник знакомится с трудовым договором и подписывает его. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами либо со дня начала работы ст. Один экземпляр трудового договора остается у работодателя, второй забирает работник. Кадровая служба в 3-дневный срок с даты начала работы новичка формирует приказ о его приеме на работу ст.

Его подписывают обе стороны трудовых отношений. Кадровой службой вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку. Если сотрудник проработал меньше 5 дней или эта работа не является для него основной, писать в трудовой ничего не нужно ч.

По желанию совместителя на основной работе ему могут сделать запись о трудоустройстве на новое место. Кадровик на основании сведений о работнике заполняет личную карточку Т Подробнее о порядке заполнения формы Т-2 вы можете прочесть в этой статье. Итоги Мы рассмотрели документы, обязательные для оформления трудоустройства согласно ТК РФ и иным законодательным актам.

Прочие кадровые документы составляются в зависимости от должности сотрудника и установленных правил кадрового делопроизводства в организации.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня. Последнее с форума.

Хорошо, если все документы, необходимые при приеме на работу, правильно оформлены, актуальны и находятся на руках у нового сотрудника. Но так бывает далеко не всегда. Как же должен действовать кадровик, если не хватает одного или нескольких важных документов?

Как оформить сотрудника в штат без ошибок 15 августа Правильное оформление сотрудника в штат — страховка от многих проблем. Всего одна ошибка, и кадровые перестановки, увольнения и сокращения сотрудника могут оказаться под вопросом. В документах ищут повод для претензий надзорные органы, а конфликтные сотрудники идут с ними в суд. Сотрудник предоставляет документы По статье 65 Трудового кодекса РФ работодатель обязан в своих интересах потребовать от сотрудника: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку — кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работника принимают на работу по совместительству; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования СНИЛС ; документы воинского учета. Это правило распространяется только для военнообязанных и лиц, которые подлежат призыву на военную службу. Кроме того, работодатель вправе потребовать при заключении трудового договора дополнительные документы — те, которые подтверждают соответствие требованиям к должности и выполняемой работе.

Прием работника на работу — порядок оформления и необходимые документы

Прием на работу Прием работника на основную работу: примерная пошаговая процедура Все нижеприведенные пошаговые инструкции бесплатно доступны подписчикам журнала «Кадровик-практик». Предъявление работником документов. Принятие работодателем документов от будущего работника. Рассмотрение работодателем предъявленных документов и принятие решения о приеме работника на работу. На данном этапе необходимо выяснить, существуют или нет у кандидата ограничения на занятие определенными видами деятельности ст.

Как оформляется прием работника на работу?

Ишеев Кирилл 18 мая , Евгений, увы, Эльба с общей системой не работает. Но выход всегда есть : Например, бухгалтерский сервис Контур. Ответить Антон 18 мая , Здравствуйте, при заключении гражданско-правового договора какие налоги за работка нужно платить и нужно ли предоставят куда нибудь информацию о нем если он заключен на месяц? Ишеев Кирилл 19 мая , Антон, добрый день.

Справка о характере и условиях труда по основному месту работы Образец от эксперта Какие документы при приеме на работу запросить у будущего сотрудника Перед оформлением трудового договора соискатель знакомится с нормативными актами компании и представляет документы, необходимые для трудоустройства. На их основании кадровик оформляет личную карточку, ставит нового сотрудника на воинский учет, заполняет трудовой договор и приказ о приеме на работу.

Юридический адрес как реквизит для регистрации юрлиц Прием сотрудников на работу: пошаговая инструкция Перед непосредственным приемом на работу и оформлением существуют несколько этапов, которые предусмотрены законодательством, такие как медицинское обследование, избрание на должность, либо выбор претендента на должность на конкурсной основе или др. Шаг 1. Это касается следующих категорий граждан: 1. Несовершеннолетние лица. Лица, приступающие к работе в торговле, в сфере общественного питания, а также работники пищевой промышленности, должны пройти медицинское обследование предварительно перед поступлением на работу и повторять процедуру периодически ежегодно — для работников, не достигших 21 года в обязательном порядке. Шаг 2. Гражданско-правовой договор Физическое лицо может быть принято на работу только лишь по гражданско-правовому, либо трудовому договору.

Как оформить сотрудника в штат без ошибок

Рассмотрим подробнее каждый из этапов. Какие документы необходимы для приема на работу Любой кандидат желая поступить на работу заключить трудовой договор , сообщает о себе много хорошего: и какой он компетентный, работоспособный и ответственный, и, вообще, очень исполнительный и покладистый. Но для заключения трудового договора одних заверений будущего работника недостаточно.

Рассмотрим подробнее каждый из этапов. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность: — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; — трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства; — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования СНИЛС ; — Свидетельство ИНН если есть — документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; — документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Локальные нормативные акты организации При приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами: — роспись в журнале работник должен расписаться за ознакомление с каждым локальным нормативным актом ; — роспись на листе ознакомления он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом ; — роспись в трудовом договоре в этом случае локальный нормативный акт должен являться приложением к трудовому договору и копия данного документа выдается работнику. Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством. Заключение трудового договора Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Если трудовой договор не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее трех дней с даты допущения его к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме. Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров.

Прием на работу: порядок оформления документов при приеме работника.

Документы при приеме на работу

Прием работника на основную работу: примерная пошаговая процедура

Как правильно оформить сотрудника на работу

Документы, которые должен оформить кадровик при приеме на работу нового сотрудника

Опытному кадровику зачастую не составляет труда принять на работу нового сотрудника. Но часто, это делается бессистемно, поэтому появляются недочеты и ошибки в оформлении документов. Попытаемся структурировать процесс оформления документов в этой статье.

Документы от будущего сотрудника

Кадровый сотрудник имеет право потребовать следующие документы:

паспорт;
трудовую книжку, не требуется, если принимается на работу в первый раз, по договору ГПХ или на условиях совмещения;
СНИЛС;
документ воинского учета;
документы об образовании: диплом, свидетельства и т.п.;
другие документы, предусмотренные внутренними правилами и федеральным законом (медицинские справки, личное заявление и т.п.).

Ознакомление с локальными нормативными документами

Кадровик обязан предоставить для ознакомления будущему сотруднику: коллективный договор, правила внутреннего распорядка и другие локальные документы, пока трудовой договор не подписан. После прочтения, сотрудник расписывается в журнале и листе ознакомления.

Оформление трудового договора

Трудовой договор начинает действовать с момента его подписания. Если человек приступил к деятельности без заключения трудового договора, то его обязаны заключить не позже трех дней с начала работы. Договор составляется не менее, чем в двух экземплярах, один из которых отдается сотруднику под роспись.

Оформление приказа о приеме на работу

Для защиты прав работника оформляется приказ о приеме на работу. Его содержание должно соответствовать договору. Один экземпляр также предназначается сотруднику.

Оформление личной карточки

Информация в личную карточку по форме Т-2 заносится согласно данных документов, полученных от сотрудника. Заверяется подписью сотрудника отдела кадров и самого работника.

Личное дело

Личное дело ведется с целью систематизации данных о сотрудниках. Строгих правил по ведению этого документа нет, поэтому рекомендуется систематизировать их в локальных нормативных документах.

Запись в трудовой книжке

Если сотрудник проработал на предприятии менее 5 дней, то записи в трудовой книжке можно не делать. При приеме сотрудника без стажа, на него необходимо оформить новую трудовую книжку не позднее недельного срока со дня начала работы. Если принят сотрудник с полностью заполненными страницами о стаже, то ему полагается вкладыш в трудовую книжку. Необходимо сделать отметку об этих операциях в книге учета трудовых книжек и вкладышей. С 1 января 2020 года вводятся новые электронные трудовые книжки, но переход на них возможен с согласия сотрудников.

Статья 283 ТК РФ. Документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству

Актуально на:

23 апреля 2021 г.

Трудовой кодекс, N 197-ФЗ | ст. 283 ТК РФ

Лицо, поступающее на работу по совместительству к другому работодателю, не предъявляет трудовую книжку в случае, если по основному месту работы работодатель ведет трудовую книжку на данного работника или если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформлялась. При приеме на работу по совместительству, требующую специальных знаний, работодатель имеет право потребовать от работника предъявления документа об образовании и (или) о квалификации либо его надлежаще заверенной копии, а при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда — справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

Постоянная ссылка на документ

URL
HTML
BB-код
Текст

URL документа [скопировать]

HTML-код ссылки для вставки на страницу сайта [скопировать]

[url=][/url]

BB-код ссылки для форумов и блогов [скопировать]

—

в виде обычного текста для соцсетей и пр. [скопировать]

Скачать документ в формате

Судебная практика по статье 283 ТК РФ:

Решение Верховного суда: Определение N 307-КГ14-5451, Судебная коллегия по экономическим спорам, кассация
Общество полагает, что в рассматриваемом случае подлежал применению последний абзац подпункта 3 пункта 3 статьи 283 ТК ТС. Согласно пункту 7 статьи 291.6 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) судья Верховного Суда Российской Федерации по результатам изучения кассационной жалобы выносит определение об отказе в передаче кассационной жалобы для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии Верховного Суда Российской Федерации…
Решение Верховного суда: Определение N АПЛ12-291, Апелляционная коллегия, апелляция
Указал, что оспариваемые им нормативные предписания не соответствуют статьям 37, 44 Конституции Российской Федерации, статьям 282, 283, 331 Трудового кодекса Российской Федерации статьям 53, 56 Закона Российской Федерации от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании» и нарушают его конституционное право на труд и свободу преподавания…
Решение Верховного суда: Определение N АПЛ17-146, Апелляционная коллегия, апелляция
…

+Еще…

Изменения документа

Постоянная ссылка на документ

URL
HTML
BB-код
Текст

URL документа [скопировать]

HTML-код ссылки для вставки на страницу сайта [скопировать]

[url=][/url]

BB-код ссылки для форумов и блогов [скопировать]

—

в виде обычного текста для соцсетей и пр. [скопировать]

Скачать документ в формате

Составить подборку

Анализ текста

Идет загрузка…

Отделы — work

Прием на работу (основное место работы, совместительство)

Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования

Заключение по результатам предварительного медицинского осмотра

Заявление о приеме на работу и перечень документов, необходимых для приема на работу

Контрольный лист инструктажей (листок по технике безопасности)

Лист инструктажа по гражданской обороне

Лист инструктажа по атитеррору

Обязательство о соблюдении норм антикоррупционного законодательства

Согласие работника на обработку персональных данных

Декларация о конфликте интересов

Личный листок по учету кадров

Заявление в банк

Анкета для пропуска

Продление срока трудового договора

Заявление о продлении срочного трудового договора

Перевод в связи с избранием по конкурсу

Заявление о переводе на другую работу в связи с избранием по конкурсу

Прием на педагогическую работу (на условиях почасовой оплаты)

Заявление на педагогическую работу (основные образовательные программы)

Заявление на педагогическую работу (дополнительные образовательные программы)

Перевод на другую работу

Заявление о переводе на другую работу

Увольнение

Заявление об увольнении по собственному желанию

Избрание по конкурсу на должности профессорско-преподавательского состава

Заявление на участие в конкурсе

Согласие на обработку персональных данных для участия в конкурсе

Список научных трудов (образец, форма) для участия в конкурсе

Протокол (кафедра, ученый совет факультета)

Выборы на должности заведующего кафедрой и декана факультета

Заявление об участии в выборах (декан, завкаф)

Согласие на обработку персональных данных для участия в выборах (декан, завкафедрой)

Выписки из протоколов заседаний

Аттестация перед приемом на работу (переводом на другую должность) в случае недостаточной квалификации

Аттестационный лист

Аттестационный лист для работников, не относящихся к НПР

Экспертиза документов | USCIS

Предоставляет документацию, которая обоснованно кажется подлинной, относится к сотруднику и находится в Списках приемлемых документов	Примите документацию.
Предоставляет документ, который необоснованно не кажется подлинным, не связан с сотрудником или не включен в списки приемлемых документов	Отклоните документ и попросите своего сотрудника предоставить другой документ (ы), который удовлетворяет требованиям формы I-9.	Стандарт — разумность. От вас не ждут, что вы эксперт по документам.
Записывает более одной фамилии в Раздел 1, но представляет документ из Списка допустимых документов, в котором есть только одна из этих фамилий	Спросите своего сотрудника, в чем причина такой разницы в именах. Если документ обоснованно кажется подлинным и относится к конкретному лицу, вы можете принять документ.	Приложите памятку к форме I-9 с объяснением несоответствия.
Представляет документ из Списка приемлемых документов, в котором его или ее имя написано несколько иначе, чем имя, которое он написал в Разделе 1	Спросите своего сотрудника о причине разницы в написании. Если он обоснованно кажется подлинным и имеет отношение к конкретному лицу, вы можете принять документ.	Попросите вашего сотрудника использовать его или ее полное официальное имя в Разделе 1. Попросите его или ее сделать одно из следующего: исправить форму I-9 и подписать изменение; предоставить другой документ с правильным написанием; предоставить вам исправленный документ.
Предоставляет документ, в котором имя, указанное сотрудником в Разделе 1, полностью или существенно отличается от имени в документе	Спросите у сотрудника причину смены имени Если ваш сотрудник утверждает, что имя в Разделе 1 является его или ее официальным именем, и вы уверены, что документ обоснованно имеет отношение к сотруднику, вы можете принять документ.	Приложите памятку к форме I-9 с объяснением несоответствия. Если сотрудник добровольно предоставит доказательство смены имени, вы можете сохранить его копию вместе с памяткой.
Предоставляет документ, который необоснованно кажется подлинным и / или связанным с физическим лицом, или если он или она не может представить другие документы, удовлетворяющие требованиям формы I-9	Вы можете уволиться.

Важнейшие документы о трудоустройстве

Важнейшие документы о трудоустройстве
Автор: Д.Альберт Браннен

Документы, которые могут оказать наибольшее влияние на дело работодателя:

Заявления о приеме на работу
Справочники для сотрудников
Должностные инструкции
Оценка производительности
Дисциплинарные предупреждения
Ответы на административный иск

Другие документы могут иметь отношение к конкретным делам, а релевантность и важность документов могут различаться, но эти шесть документов почти всегда включаются в список документов, запрашиваемых и предъявляемых в процессе трудового спора.

Поскольку работодатели предвидят кризисы и заранее разрабатывают планы на случай непредвиденных обстоятельств, им также следует ожидать, что эти шесть документов будут иметь отношение к будущим претензиям по трудовому законодательству. Как говорится, предупрежден — значит вооружен. Таким образом, работодатели должны принять меры для обеспечения того, чтобы эти документы всегда давали работодателю наилучшие возможности для защиты.

Чтобы занять эту лучшую позицию, нужно создать формы, соответствующие действующему трудовому законодательству. Например, почти в каждом случае формы для этих важнейших документов должны включать некоторые указания на то, что работодатель является работодателем с равными возможностями.Они должны содержать соответствующие заявления об отказе от ответственности и не должны задавать вопросы или делать заявления, указывающие на незаконную, дискриминационную предвзятость или которые могут нарушать применимые законы.

Законы и юридические толкования постоянно меняются. Работодатели должны периодически проверять свои формы документов, чтобы убедиться, что они всегда соответствуют действующим на тот момент законам. Рекомендуется ежегодный обзор таких документов, но может потребоваться более частый обзор, если появляются новые законы или интерпретации.

Заполняя запросы по этим формам документов, работодатели должны убедиться, что ответы указывают на соблюдение всех применимых законов и не свидетельствуют о нарушении гражданских прав или других законов. Заявления в формах должны быть полными, правдивыми, достоверными, понятными и разборчивыми. Удивительно, как часто важные документы оказываются неразборчивыми или непонятными. Работодатели должны убедиться, что эти формы предоставляются и / или заполняются последовательно и для каждого сотрудника.Наконец, эти важные документы должны храниться и храниться в соответствии с применимыми законами и политиками хранения документации.

Помимо внимания к тому, как подготовлен каждый документ, работодатели также должны иметь широкую перспективу и понимание того, как конкретный документ сравнивается с другими документами, подготовленными в отношении того же сотрудника. Например, если оценка эффективности показывает, что сотрудник постоянно превосходит ожидания, а затем дисциплинарное предупреждение относится к сотрудникам, которые постоянно неудовлетворительны, работодатель не будет выглядеть заслуживающим доверия, и ему придется кое-что объяснить.

Точно так же работодатели также должны иметь широкое видение и понимание того, как конкретный документ сравнивается с другими документами, подготовленными в отношении других сотрудников. Например, если один служащий подвергается дисциплинарному взысканию за конкретный проступок определенным образом, работодатель должен убедиться, что документы указывают на то, что другие сотрудники, совершившие такой же проступок, были наказаны таким же образом. Непоследовательное обращение с лицами, принадлежащими к разным защищенным классам, является одним из самых разрушительных доказательств в судебных тяжбах.

Работодатели могут многое сделать для предотвращения или, по крайней мере, сведения к минимуму их подверженности искам в соответствии с трудовым законодательством, используя и создавая документы, подтверждающие соблюдение всех применимых законов о труде и занятости. Внимание лишь к нескольким наиболее важным документам, используемым в трудовых отношениях, будет иметь большое значение для помощи работодателям в достижении этой цели.

Д. Альберт Браннен является партнером Fisher & Phillips LLP, юридической фирмы, которая представляет интересы работодателей по всей стране в вопросах труда, занятости, льгот для сотрудников, безопасности, здоровья, бизнес-иммиграции и гражданских прав.

Что нужно знать о документации для сотрудников

Оформление документов в первый день

В первый день приема на работу сотрудники должны быть загружены большим количеством документов. Это обычное дело, и вы обычно не получите никаких вопросов от нового сотрудника о том, зачем им это нужно. Сотрудники привыкли к этому типу процесса, когда начинают новую работу. Однако, если вы не уверены в том, что именно вам нужно, этот список документов и роль, которую они выполняют, помогут вам разработать пакет первого дня для новых сотрудников.

Налоговые формы — Независимо от того, в каком штате вы ведете бизнес, ваши сотрудники должны заполнить форму W-4, которая является федеральной налоговой формой IRS. Он также известен как Свидетельство о удержании удерживаемого пособия наемного работника. Это форма, которая сообщит вам статус подачи документов сотрудника, чтобы вы могли гарантировать, что правильная сумма налогов будет списываться в каждый платежный период. В дополнение к этой налоговой форме, многие штаты также требуют заполнения налоговой формы, чтобы определить статус их государственной регистрации.Вы должны проверить с законами своего штата, чтобы определить, следует ли это включать в ваш пакет.
Форма I-9 USCIS — Форма I-9 — это форма подтверждения права на трудоустройство, требуемая на федеральном уровне. Сотрудники должны заполнить первый раздел формы в первый же день работы. Цель этой формы — убедиться, что сотрудник имеет законное право работать в Соединенных Штатах, а также как способ доказать, что он такой, каким он себя называет. После того, как они заполнили первый раздел этой формы, они должны предоставить вам оригинальную документацию.Вы сделаете копии этой документации для подтверждения оформления документов и вернете оригиналы сотруднику. Эту документацию вы также будете использовать для заполнения остальной части формы. Документация, которую они могут предоставить на законных основаниях в качестве доказательства, указана в документах I-9. Эта форма должна храниться в отдельной папке от других документов сотрудников, как того требует закон.
Форма сообщения о новом найме — В некоторых штатах требуется, чтобы новый сотрудник заполнил эту форму.Это форма, которую правительство штата будет использовать, чтобы определить, имеет ли работник задолженность по алиментам, которые должны будут выплачиваться из его чека. Эта форма включает в себя основную идентифицирующую информацию, которую сотрудник должен иметь в наличии в первый же день.
Формы льгот — Если вы предлагаете льготы своим сотрудникам, вам нужно будет предоставить им бланки регистрации, которые они могут заполнить за вас. Даже если им не нужно заполнять их в первый день, что часто бывает, вы все равно должны взять за правило заранее предоставлять им информацию и формы.Эта информация должна включать в себя доступные льготы, стоимость этих льгот как для отдельного сотрудника, так и для его семьи (в отношении таких вещей, как медицинское и стоматологическое страхование), а также варианты плана, если таковые имеются.
Разные формы — У вас может быть несколько других форм, которые вам необходимо заполнить сотрудником. Это не требуется по закону, но вы можете сделать это наилучшим образом. Например, вы можете захотеть иметь формы, которые запрашивают контактную информацию в экстренных случаях, информацию о транспортном средстве, а также информацию для прямого депозита и банковскую информацию.Опять же, хотя это и не требуется, может быть хорошей идеей предложить такие вещи, как прямой депозит и предоставить своим сотрудникам формы.
Соглашение по желанию — Это форма, которую вы разработаете для своего бизнеса. Он служит юридическим документом, который подписывает сотрудник. Этот документ обычно содержит заявление о том, что сотрудник признает, что прием на работу осуществляется по желанию обеих сторон. Это означает, что их можно отпустить в любое время и по любой причине, и они могут делать то же самое.Некоторые компании предпочитают делать это как часть процесса подачи заявки, но другие делают это как часть документов первого дня. Некоторые состояния считаются произвольными, а некоторые — нет. Вам следует ознакомиться с местными законами, прежде чем добавлять его в свой пакет.
Соглашение о недопустимости конкуренции — Еще один юридический документ, который вы, возможно, захотите подписать своим сотрудникам, — это соглашение о недопущении конкуренции. С таким соглашением сотрудник, по сути, обещает с юридической точки зрения, что он не будет конкурировать с бизнесом.Это распространяется на определенный период после прекращения работы и не дает им возможности работать у конкурента. Следует иметь в виду, что этот тип соглашения является законным не во всех штатах, поэтому вам следует проверить свои местные законы и законы штата, чтобы убедиться, что вы не заставляете сотрудников подписывать что-то незаконное. Кроме того, они должны быть разумными в том смысле, что период времени и географический регион, на которые вы ссылаетесь в соглашении, не превышают ожидаемых. Вы должны убедиться, что то, чего вы ожидаете, является разумным как для компании, так и для отдельного сотрудника.
Соглашение о неразглашении — Вы также можете рассмотреть возможность добавления соглашения о неразглашении в свой пакет. Это еще один юридический договор, который, по сути, требует от сотрудника обещания не разглашать и не разглашать информацию частной компании, конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Это тот тип документации, который вы захотите иметь, если у вас есть конфиденциальные списки клиентов, конкретные формулы для ваших продуктов или другая конфиденциальная информация. Если есть вероятность, что эта информация будет предоставлена сотруднику, вы должны убедиться, что он подписал это соглашение о неразглашении, чтобы лучше защитить ваш бизнес.В этот документ должно быть включено объяснение возможной конфиденциальной информации, условий, способов обработки информации и возможных наказаний за нарушение соглашения.
Соглашение о запрете на вымогательство — Если у вас есть список клиентов, которых вы хотите защитить, другим юридическим документом, который следует рассмотреть, является соглашение о запрете на вымогательство. Этот тип соглашения требует от сотрудника согласия не привлекать клиентов вашего бизнеса и даже сотрудников компании к чему-либо, кроме деловых целей.Следует также указать, что, если они больше не работают с компанией, им вообще не следует связываться с ними. Если сотрудник отвечает за привлечение новых клиентов в ваш бизнес, вы можете добавить в соглашение пункт, исключающий некоторых людей, например их друзей или членов семьи. Кроме того, он также должен запрещать контакты, чтобы увезти их из компании, но не должен включать тех, кто уходит самостоятельно, если сотрудник увольняется из компании.
Арбитражное соглашение — Арбитражное соглашение — это то, что вы можете рассмотреть, если хотите избежать любых потенциальных судебных исков.Это соглашение, которое требует от сотрудников отказаться от своих прав на судебный процесс против вашего бизнеса, связанный с наймом. Вместо этого требуется, чтобы все эти потенциальные вопросы были переданы в арбитраж. Это помогает бизнесу, потому что это частное разбирательство, которое быстрее и проще для обеих сторон.

Это всего лишь примерный список некоторых документов, которые нужно включить в пакет вашего сотрудника. Некоторые из них требуются по закону, другие — нет; вы можете решить, хотите ли вы их включить, если это возможно.Имейте в виду, что в некоторых штатах все еще могут потребоваться дополнительные формы, поэтому вам следует проверить свои местные законы и законы штата, чтобы убедиться, что вы покрываете всю необходимую документацию в вашем районе, когда дело доходит до первого дня сотрудника.

Обслуживание файлов

После того, как вы собрали все файлы для сотрудника, вы также должны сделать все возможное, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии. Например, если ваш сотрудник изменяет свои налоги или информацию о прямом депозите, вам следует поместить новые копии форм в его файл.Кроме того, каждый раз, когда вы предоставляете отзыв о производительности сотрудников, вы должны включать его в файл. Вы должны иметь возможность переходить к файлу сотрудника и каждый раз находить самую свежую информацию. Для этого вы должны следить за тем, чтобы файлы сохранялись каждый раз при изменении. Вы должны сделать привычкой регулярно хранить новые документы и формы, чтобы вы знали, что файлы ваших сотрудников ведутся аккуратно. Это также важно в том случае, если вы в любое время подвергаетесь аудиту и вам нужно вытащить эти файлы, чтобы показать свою документацию.

Позвольте нам помочь вам начать работу сегодня. Щелкните здесь, чтобы создать свои кадровые документы.

Подтверждение права на трудоустройство (I-9) — Приемлемые документы | Человеческие ресурсы

Списки приемлемых документов по форме I-9

Примечание: Все документы должны быть НЕ ИСПЫТАННЫМИ

Сотрудники могут представить одну выборку из Списка A или комбинацию одной выборки из Списка B и одной выборки из Списка C.

Список A

Документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу

U.S. Паспорт или паспортная карточка США
Карта постоянного жителя или карта-квитанция о регистрации иностранца (форма I-551)
Заграничный паспорт, который содержит временный штамп I-551 или временную распечатанную отметку I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе.
Разрешение на работу с фотографией (форма I-766)
Для иностранца-неиммигранта, имеющего право работать на конкретного работодателя в связи со своим статусом:
1. Заграничный паспорт; и
2. Форма I-94 или Форма I-94A, содержащая следующее;
  1. То же имя, что и в паспорте; и
  2. Подтверждение неиммиграционного статуса иностранца при условии, что этот период подтверждения еще не истек и предлагаемое трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям, указанным в форме.
  3. Для некоторых типов VISA документ разрешения на работу должен быть записан как третий документ. Дополнительную информацию см. В столбце E Матрицы документов I-9.
Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94 или формой I-94A, указывающей на неиммиграционный допуск в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между США и FSM или RMI

Список Б

Документы, удостоверяющие личность

Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением Соединенных Штатов, при условии, что оно содержит фотографию или такую информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или такую информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
Школьный билет с фотографией
Карточка избирателя
U.S. Военный билет или призывная карточка
Удостоверение военнослужащего
Карта морского торговца береговой охраны США
Племенной документ коренных американцев
Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады

Для лиц младше 18 лет, которые не могут предъявить перечисленные выше документы:

Школьная успеваемость или табель
Справка из поликлиники, врача или больницы
Запись в детский сад или детский сад

Список C

Документы, подтверждающие разрешение на работу

Карта с номером счета социального страхования, если карта не содержит одно из следующих ограничений:
- НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
- ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
- ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS
Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом (формы DS-1350, FS-545, FS-240)
Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или территории США с официальной печатью
Племенной документ коренных американцев
U.Удостоверение гражданина S. (Форма INS I-197)
Идентификационная карта для использования гражданином-резидентом США (форма I-179)
Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности

Примеры многих из этих документов приведены в Части 13 Руководства для работодателей (M-274).

Для получения дополнительной информации см. Справочник USCIS для работодателей: руководство по заполнению формы I-9 или посетите I-9 Central на веб-сайте USCIS.

Департамент потребительских и бизнес-услуг: формы трудоустройства: RightStart: штат Орегон

В первый день вам будут доступны следующие формы.Вам не нужно распечатывать их и брать с собой.

Работодатели должны заполнить форму I-9, чтобы документально подтвердить личность и разрешение на работу каждого нового сотрудника (как гражданина, так и негражданина), нанятого после 6 ноября 1986 года для работы в Соединенных Штатах.

Новые сотрудники должны заполнить и подписать Раздел 1 формы I-9 не позднее первого дня работы.

Как правило, приемлема только оригинальная документация с не истекшим сроком действия (например, водительские права или паспорт).Единственным исключением является то, что сотрудник может предоставить заверенную копию свидетельства о рождении.

Заполните форму W-4, чтобы ваш работодатель мог удержать правильный федеральный подоходный налог из вашей заработной платы. Рассмотрите возможность заполнения новой формы W-4 каждый год, а также при изменении вашего личного или финансового положения.

Как новый сотрудник, вы подпишете эту форму, чтобы подтвердить, что вы прочитали эти важные правила. Ежегодно вы также будете подписывать эту форму, чтобы показать, что вы перечитали эти правила. Примечание. Ссылки на политики в PDF-файле доступны только в сети DCBS.

* Это также доступно онлайн в наборе New Hire Orientation. Заполнение этого элемента в iLearn и отметка модуля как завершенного действует как электронная подпись и подтверждение перечисленных политик.

Целью этого заявления является информирование сотрудников DCBS об их установленных законом обязанностях по защите информации.

В этой форме содержится вся информация, которая может понадобиться агентству в случае возникновения чрезвычайной ситуации.Вам нужно будет предоставить информацию о своем терапевте (включая адрес и номер телефона), а также два контакта для экстренной помощи.

Данные собираются в соответствии с требованиями Комиссии по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC). Департамент административных служб представляет данные по штату в двухгодичном отчете в EEOC. Данные во всех разделах используются для целей статистики и отчетности. Информация может подлежать раскрытию в соответствии с федеральными законами или законами штата или штата.

Заполнение анкеты не является обязательным.Отказ предоставить эту информацию не повлечет за собой какого-либо неблагоприятного отношения.

Контрольный список новых сотрудников для работодателей Калифорнии

Калифорнийские работодатели предъявляют множество требований штата и местных властей к найму в отношении различных уведомлений, которые должны быть предоставлены новым сотрудникам. Работодатели также должны внимательно просматривать документацию о приеме на работу, чтобы убедиться, что дополнительные документы, которые могут принести пользу компании, также предоставляются новым сотрудникам. В пятницу в пятницу излагаются пять ключевых областей, которые работодатели должны учитывать при разработке своего нового контрольного списка найма:

1.Письмо-предложение.

Письма с предложениями должны содержать как минимум следующие пункты:

Условия приема на работу
Обязанности по должности
Дата начала
Статус занятости по желанию
Освобожденный или не освобожденный статус
Заработная плата
Льготы, если есть
Другие условия работы (например, кандидат должен пройти медицинский осмотр, тест на наркотики или проверку биографических данных)

2. Предоставьте новому сотруднику справочник сотрудника и получите подписанное уведомление о получении.

3. Предоставить необходимых форм и брошюр.

Работодатели Калифорнии должны предоставить следующие документы, например:

I-9 Проверка права на трудоустройство завершена
Заполненные формы W-4 для удержания федеральных налогов и налогов штата
Брошюра о времени компенсации работникам по найму: форма назначения личного хиропрактика или акупунктуриста и форма назначения личного врача
Брошюра о сексуальных домогательствах (DFEH-185P)
Брошюра о страховании по инвалидности EDD (форма DE 2515)
Брошюра об оплачиваемом семейном отпуске (форма DE 2511)
Уведомление о заработной плате и трудоустройстве для сотрудников (раздел 2810 Трудового кодекса.5) (Форма DLSE-NTE). Эта форма требуется только для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, и более подробную информацию о форме можно прочитать здесь.
Новые варианты покрытия на рынке медицинского страхования и форма медицинского страхования (Форма OMB № 1210-0149)
Общее уведомление о праве на продолжение страхового покрытия в соответствии с Законом о согласовании консолидированного омнибуса бюджета (COBRA) (если 20 или более сотрудников и работодатель предлагают план медицинского страхования)
Брошюра о правах жертв домашнего насилия, сексуального насилия и преследования
Разрешение на работу для несовершеннолетних (если применимо) (CDE Form B1-4)

Обратите внимание, что многие из перечисленных выше государственных форм должны быть предоставлены сотруднику на его основном языке.Работодатели также должны проверить свои местные города и округа, чтобы убедиться, что они предоставляют любые другие необходимые документы. Например, город Сан-Диего требует, чтобы работодатели предоставили и подтвердили получение сотрудником формы уведомления о заработанном отпуске по болезни и минимальной заработной плате.

4. Подать отчет о новом сотруднике (ей) в течение 20 дней с даты приема на работу (форма DE 34).

5. Заполните любые другие требования или документы, специфичные для работодателя:

Арбитражное соглашение
Ориентационные / учебные документы
Соглашение о конфиденциальности / неразглашении
Форма прямого депозита
Любые другие специальные формы компании

Формы трудоустройства для новых сотрудников | Бланки трудоустройства для новых сотрудников

Добро пожаловать в Фордхэм! Ниже вы найдете формы, необходимые для завершения процесса приема на работу.Эти новые документы о приеме на работу могут быть заполнены до вашего первого дня работы. Как только эти формы будут возвращены, отдел кадров может начать обработку вашего персонального доступа и платежной ведомости.

Если вы приняты на работу на льготную должность, эти формы должны быть рассмотрены и как можно более заполнены по прибытии на официальную ориентацию. Ориентации запланированы через Управление людских ресурсов по телефону 718-817-4930.

Форма нового найма сотрудника

Цель: сбор биографической / демографической информации.

Если вы наняты на временную должность, на должность ассистента выпускника или на почасовую работу, важно, чтобы эта форма включала информацию о заработной плате с соответствующими разрешениями. Если вас наняли на должность помощника, вы подпишете контракт в электронном виде, и это будет служить вашим запросом на выплату, поэтому нет необходимости указывать зарплату в этой форме. Если вас наняли на выгодную должность, то до начала ориентации необходимо отправить в отдел кадров письмо о назначении или подписанный контракт с преподавателем.

Политика занятости студентов Fordham и форма раскрытия информации

Если вы студент, эта заполненная форма должна быть включена в пакет нового найма . Это гарантирует, что вы знакомы с политикой Университета Фордхэм в отношении рабочего времени студентов.

Форма подтверждения права на трудоустройство I-9
Форма подтверждения права на трудоустройство I-9 (заполняемая)
Инструкции I-9

Цель: подтвердить, что все новые сотрудники (как граждане, так и неграждане) имеют право работать в Соединенных Штатах.

Раздел 1 должен быть заполнен в первый день работы или до него. Раздел 2 должен быть заполнен уполномоченным лицом в вашем отделе или представителем в Управлении управления персоналом в течение 3 рабочих дней с даты начала.

Вы должны принести соответствующие оригиналы документов, удостоверяющих личность и право на трудоустройство. Список допустимых документов можно найти на странице 3 формы.

Если вы являетесь иностранцем-нерезидентом, имеющим право работать в Соединенных Штатах, вы должны записаться на прием к Мишель Томлинсон, финансовому аналитику, чтобы заполнить федеральную налоговую форму W-4 и налоговую форму штата Нью-Йорк IT-2104, а также обсудите любые возможные налоговые соглашения, которые Соединенные Штаты могут заключить со страной, из которой была выдана ваша виза.Пожалуйста, назначьте встречу как можно скорее, отправив электронное письмо по адресу [email protected] .

W-4 Федеральная налоговая форма

Цель: форма W-4 гарантирует, что работодатель удержит правильный федеральный подоходный налог из вашей зарплаты. Все новые сотрудники должны заполнить форму W-4.

IT-2104 Налоговая форма штата Нью-Йорк OR IT-2104 E Налоговая форма штата Нью-Йорк

Цель: Форма IT-2104 гарантирует, что работодатель удерживает соответствующую сумму удержаний штата Нью-Йорк (и, если применимо, городов Нью-Йорка и Йонкерс) из вашей зарплаты.Все новые сотрудники должны заполнить эту форму, поскольку Фордхэмский университет является работодателем штата Нью-Йорк.

Новые сотрудники должны заполнить либо IT-2104, либо IT-2104 E, но не оба. Если вы хотите подать заявление об освобождении от уплаты местных налогов, вы можете обратиться к окну вверху IT-2104 E, чтобы узнать, соответствуете ли вы требованиям.

IT-2104.1 Свидетельство штата Нью-Йорк, города Нью-Йорк и города Йонкерс о нерезиденте и уплате подоходного налога

Цель: эта форма должна быть заполнена в дополнение к IT-2104, если вы не проживаете в одном из пяти районов Нью-Йорка.Необходимо дополнить дополнительно к ИТ-2104 или ИТ-2104Е.

Форма прямого депозита

Цель: предоставить точную банковскую информацию в Департамент заработной платы, чтобы внести вашу зарплату на их текущий и / или сберегательный счет в день выплаты жалованья вместо реального чека.

Как только платежная ведомость получит форму, они настроят вашу зарплату для электронного депозита средств на банковский счет (а), указанный в форме.

Документы о приеме на работу: Правила приема работника на работу: документы и испытательный срок