Документы предоставляемые при приеме на работу: Какие документы могут потребовать при устройстве на работу? | КонсультантПлюс — ICQ Information Center. Продажа ICQ. Продажа уинов. Продажа асек. ICQ sale. Sale ICQ.

Документы предоставляемые при приеме на работу: Какие документы могут потребовать при устройстве на работу? | КонсультантПлюс

Содержание

Документы, предоставляемые работнику работодателем

Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.

Перечень предоставляемых документов

Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой. Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами.

1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ).

2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:

2.1. Копии:

приказа о приеме на работу;
приказов о переводах на другую работу;
приказа об увольнении с работы.

2.2. Выписки из трудовой книжки.

2.3. Справки:

о заработной плате;
о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
о периоде работы у данного работодателя.

2.4. Другие документы.

3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).

4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), – предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).

5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ).

6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее – Закон № 1032-1)).

7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1, 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Обратите внимание

Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.

Копии документов

В статье 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника. Часто работники просят копию трудовой книжки.

Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Обратите внимание

В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.

Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.

Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04. 08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ № 51141-98, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В соответствии с Указом № 9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.

К сведению

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо – работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.

Согласно Рекомендациям и Указу № 9779-Х запись о верности копии – соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:

Копия верна.

Специалист отдела кадров Галкина М. Н. Галкина

25.12.2013 МП

Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.

Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.

Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.

Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.

Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16. 04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения трудовых книжек), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом№ 9779-Х и Рекомендациями. Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
№ записи	число	месяц	год
1	2			3	4
…	…	…	…	…	…
				Муниципальное учреждение
				здравоохранения «Поликлиника № 2»
				(МУЗ «Поликлиника № 2»)
05	11	10	2010	Принята на должность	Приказ
				врача-терапевта.	от 05.11.2010 № 12/к

				Работает по настоящее время.
				25.12.2013
				Специалист отдела кадров
				Галкина М. Н. Галкина
				МП

Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.

В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

Выписки из документов

Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа – из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.

Выписка – это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.

Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.

Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.

Справки и другие документы

Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца. После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника. Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н. Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.

При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.

Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.

Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР – не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).

А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.

Муниципальное учреждение

здравоохранения «Поликлиника № 2»

(МУЗ «Поликлиника № 2»)

г. Пермь 20.12.2013

Выписка из трудовой книжки

Болотовой Л. И.

Трудовая книжка АТ-IX № 5261347

Фамилия Болотова

Имя Лариса

Отчество Ивановна

Дата рождения 20 апреля 1985 г.

Образование высшее

Профессия, специальность врач

Дата заполнения 08 мая 2011 г.

Подпись владельца книжки Болотова

Подпись лица, ответственного

за выдачу трудовых книжек Мороз

МП

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
№ записи	число	месяц	год
1	2			3	4
…	…	…	…	…	…
				Муниципальное учреждение
				здравоохранения «Поликлиника № 2»
				(МУЗ «Поликлиника № 2»)
3	15	07	2012	Принята на должность	Приказ от 15. 07.2012
				врача-терапевта.	№ 21-к

Работник работает по настоящее время.

Выписка верна.

Инспектор отдела кадров Галкина /М. Н. Галкина/

МП

При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления.

Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.

Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной

Постановлением Правления ПФР от 31. 07.2006 № 192.

В заключение

Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики. В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. А если будет обнаружено аналогичное правонарушение – документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику – то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 №

5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»).

Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника. Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления – в специальном журнале.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28 (далее – ГОСТ № 51141-98).
«Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».
«О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».

Какие документы нужны при приеме на работу, а какие можно не предоставлять

Иллюстрация: Yan Krukau/pexels

Рассказываем, какие документы нужны для устройства на работу и что часто требуют без законных на то оснований.

Что необходимо предоставить в первую очередь

Существует определенный порядок приема на работу, который включает среди прочего оформление договора. С вами могут заключить один из трех договоров:

бессрочный трудовой договор – если нанимают в штат или по совместительству;
срочный трудовой договор – если сотрудничество с компанией ограничено по времени, например в случае сезонных работ;
договор ГПХ – если нанимают «под задачу», не закрепляя за вами должность и конкретные обязанности.

Кроме того, прием на работу оформляется приказом.

Именно для составления приказа и заполнения реквизитов в договоре требуются ваши документы.

Самый распространенный вариант трудоустройства – оформление в штат, поэтому мы остановимся подробно на документах, необходимых при оформлении бессрочного трудового договора.

Список документов для трудоустройства регулируется статьей 65 ТК.

От вас потребуется предъявить кадровику, эйчару, офис-менеджеру, бухгалтеру или другому сотруднику, который занимается кадровым делопроизводством, следующее:

паспорт гражданина РФ;
трудовую книжку – или справку СТД-Р/СТД-ПФР (сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем), если у вас электронная трудовая книжка;
СНИЛС в виде пластиковой карточки или бумажного уведомления из СФР (по форме АДИ-РЕГ), которое подтверждает регистрацию в системе персонифицированного учета, – это связано с тем, что с 2019 года пластиковые карточки уже не выдают, но номера счетов по-прежнему присваивают;
диплом или свидетельство об образовании, другие документы, подтверждающие квалификацию (например, дипломы о повышении квалификации, профессиональной переподготовке, сертификации или аттестации), – если работа требует специальных знаний и навыков. Это обязательно для педагогов, ученых, медицинский работников и государственных служащих;
военный билет – для военнообязанных.

Работодатель не должен и не может оставлять у себя ваши документы, за исключением бумажной трудовой книжки. Он лишь сделает копии, чтобы сохранить их в вашем личном деле, – а затем вернет оригиналы. Стоит насторожиться, если документы вам не возвращают.

При трудоустройстве могут возникнуть разные нюансы.

Если вы устраиваетесь на работу впервые и у вас пока нет трудовой книжки и СНИЛС, работодатель оформит их сам. Плату с вас за это брать не должны. Подробнее – в блоке «Какие документы нужны, если это ваша первая работа».

Если на момент трудоустройства вам нет 14 лет, оформить официальное согласие потребуется не только родителю или опекуну, но также органу опеки и попечительства, а вместо паспорта у вас попросят свидетельство о рождении.

Если у вас есть несовершеннолетний ребенок, вы вправе предъявить работодателю справку о составе семьи или свидетельство о рождении ребенка. Это не обязательно для трудоустройства, но всё же рекомендуем принести справку в бухгалтерию: это поможет вам получить налоговый вычет.

Если вы не гражданин РФ, то список документов будет отличаться от приведенного выше.

Какие документы нужны, если это ваша первая работа

Документы для устройства на первую работу нужны те же, что и в случае наличия трудового стажа. При этом пусть вас не смущает, что некоторых на руках пока нет.

Трудовую книжку оформит работодатель. С 2021 года он обязан это делать в электронном виде. Кроме того, он же направит заявку в СФР и получит для вас СНИЛС в электронном виде – понадобится только заполнить специальную анкету.

Оформить ИНН вы можете самостоятельно, но обязаны это делать, если не занимаетесь предпринимательской деятельностью. Для оформления ИНН нужно обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства.

Про медицинскую книжку спросите работодателя: он или возьмет это на себя, направив вас в медицинское учреждение, с которым у него заключен договор и в котором проходят медосмотры сотрудники, – или попросит оформить ее самостоятельно.

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

В некоторых случаях работодатель нуждается в доказательствах того, что вы способны выполнять работу, справитесь с ней и имеете право ее выполнять (с точки зрения законодательства).

Такими доказательствами могут быть:

справка от врача о состоянии вашего здоровья,
медицинская книжка,
справка о прохождении предварительного медосмотра,
справка об отсутствии судимости или факта уголовного преследования,
справка о неприменении к вам административного наказания за потребление наркотических или психотропных веществ.

Справка или медицинское заключение об отсутствии противопоказаний к работе нужны в разных ситуациях. Например:

работа вредна или опасна для здоровья, включает тяжелый физический труд, сопряжена со стрессами и перегрузками;
работать предстоит на Крайнем Севере;
работа подразумевает управление транспортом.

Медицинская книжка обязательна при трудоустройстве на предприятия общепита и торговли, в детские сады, школы, больницы и санатории. С 1 сентября 2023 года начнется переход на электронную форму медкнижек.

Справку о прохождении предварительного медосмотра попросят, если человек планирует выполнять подземные работы, водить транспортное средство или трудиться во вредных/опасных условиях. Кроме того, ее требуют у несовершеннолетних, даже если работа легкая.

Справка об отсутствии судимости нужна для того, чтобы устроиться на должность, занимать которую при наличии судимости нельзя. Речь, например, о работе с детьми – в сфере воспитания, образования, здравоохранения. Кроме того, справку должны предоставлять:

работники, деятельность которых напрямую связана с психотропными и наркотическими веществами;
сотрудники службы судебных приставов;
сотрудники таможенных органов;
работники прокуратуры;
работники ведомственной охраны;
работники авиации;
водители, которые перевозят пассажиров и багаж (с 1 марта 2023 года, согласно закону от 11. 06.2022 № 155-ФЗ).

Справка о неприменении наказания за потребление наркотических веществ требуется в сфере авиации, пассажирского и грузового транспорта.

Если вы поступаете на государственную или муниципальную службу, кадровик попросит вас написать заявление о приеме на работу.

В остальных случаях заявление требуется, только если это предусмотрено внутренними нормативными актами компании.

Какие документы работодатель может попросить

Вас могут попросить оформить письменное согласие на обработку персональных данных.

Такое согласие – страховка от штрафов, если компания запрашивает и хранит адреса электронной почты, фотографирует сотрудников на бейджики или передает данные третьим лицам (например, компаниям, которые проводят опросы удовлетворенности и вовлеченности).

Отозвать такое согласие вы вправе в любой момент и без объяснения причин.

Кроме того, работодатель может предложить вам принести справку о доходе на предыдущей работе. Она нужна для расчета больничного, и есть вероятность, что без нее сумма компенсации окажется меньше.

Что не нужно предоставлять

Некоторые работодатели злоупотребляют своим положением и требуют при приеме на работу документы, которые в статье 65 ТК не указаны.

Самое распространенное – ИНН – его обязательно нужно предоставить только для трудоустройства на госслужбу.

Технически работодатель может перечислять за вас налог на доходы на основании лишь Ф. И. О., но сотрудники бухгалтерии часто просят приносить ИНН по старой привычке. Решение – за вами.

Если должность предполагает материальную ответственность, то кадровик может потребовать справку о регистрации по месту жительства или пребывания, ведь так вас легче найти в случае какого-либо нарушения.

Но по закону при приеме на работу документ о регистрации не требуется.

Также вы вправе не предоставлять:

справку об отсутствии беременности,
заявление на выплату зарплаты один раз в месяц вместо обычных двух,
обязательство не устраиваться на работу к конкурентам,
заявление на замену отпуска деньгами,
обязательство не брать больничные в течение какого-либо времени.

На практике из-за отсутствия такого документа вам могут отказать в трудоустройстве, но причиной отказа назовут что-то другое.

Рассматривайте эту ситуацию как звоночек, который уберег вас от работодателя с сомнительной бизнес-этикой.

Как получить подтверждение занятости | Центр знаний

Вы можете подумать, что вашего профиля в LinkedIn будет достаточно, но большинству сторонних кредиторов, арендодателей или других организаций, желающих подтвердить вашу текущую роль, потребуется гораздо больше информации для подтверждения вашей занятости. Наилучший метод подтверждения вашего трудоустройства зависит от информации, необходимой стороне, запрашивающей подтверждение, поэтому крайне важно подтвердить детали, которые они ищут, при подготовке вашего заявления.

Причины необходимости подтверждения занятости

Существует несколько сценариев, когда третье лицо может захотеть проверить вашу занятость. Поскольку многие из этих запросов являются срочными, то есть имеют строгий крайний срок, важно дать вашему работодателю достаточно времени для заполнения любых форм и представлений, требуемых стороной, запрашивающей вашу проверку.

Некоторые примеры третьих лиц, которые могут захотеть проверить вашу занятость, включают:

Кредиторы, выдающие кредит

Кредиторы в первую очередь заинтересованы в вашей способности управлять текущими платежами. Ваш доход от работы, вероятно, является основным фактором в управлении вашими общими ежемесячными расходами, поэтому кредиторы захотят понять, как график погашения, установленный в условиях кредита, связан с вашей заработной платой.

Эмитенты кредитных карт, запрашивающие информацию о заработной плате

Эмитенты кредитных карт основывают свои решения о новых кандидатах на нескольких факторах, включая текущую занятость и зарплату. Как и у большинства кредиторов, их основной мотивацией является оценка вашей способности погасить свой долг своевременными платежами. Хотя ваша текущая зарплата не влияет на ваш кредитный рейтинг FICO, она предоставляет кредиторам дополнительную метрику для измерения вашей вероятности осуществления платежей.

Собственники недвижимости, сдающие в аренду

Договор аренды может быть трудно расторгнуть, поэтому владельцы недвижимости стремятся обеспечить, чтобы новые арендаторы могли вносить свою арендную плату. Хотя это менее вероятно, владельцы недвижимости могут также захотеть получить представление о том, как вы будете использовать рассматриваемую собственность, например, будете ли вы находиться рядом с ней в течение дня или работать в другом месте.

Работодатели, распространяющие предложения для новых сотрудников

При переговорах о заработной плате обычно принимается во внимание ваша текущая или самая последняя ставка заработной платы, поэтому новые работодатели могут потребовать от вас проверки информации о заработной плате, которую вы предоставляете. Это помогает новым работодателям получить базовую информацию о том, как вы получали компенсацию в прошлом, а также дает ценную информацию о том, как другие организации платят своим сотрудникам. Важно отметить, что эта практика является незаконной в некоторых штатах и регионах, включая Калифорнию и Нью-Йорк.

Владельцы рабочей визы, подтверждающие свое трудоустройство

Если вы находитесь в стране по рабочей визе, такой как h2-B, вам почти наверняка потребуется предоставить подтверждение вашей работы, чтобы иметь право на длительное пребывание. Требования будут различаться в зависимости от страны выдачи и типа визы, поэтому обязательно подтвердите свои конкретные обязательства в соответствии с вашим визовым соглашением. В некоторых странах владельцам виз разрешается переходить на новые должности, оставаясь при этом в рамках первоначально выданной визы, но в этих случаях целесообразно заранее получить подтверждение вашего нового предложения о работе и убедиться, что вы по-прежнему имеете право на получение визы в выдающем агентстве. .

Записи, подтверждающие трудоустройство

Если вы работаете в более авторитетной компании, ваш отдел кадров или отдел кадров, вероятно, уже рассматривал запросы на подтверждение занятости и может иметь систему для обработки таких запросов. Если это небольшая компания или вы работаете подрядчиком, вам может потребоваться собрать необходимые записи самостоятельно.

Письмо с подтверждением занятости

Наиболее распространенным подтверждением занятости является письмо с подтверждением занятости от работодателя, в котором указаны даты трудоустройства, должность и зарплата. Его также часто называют «письмом о приеме на работу», «письмом о подтверждении работы» или «письмом, подтверждающим трудоустройство».

Возможно, ваш работодатель ранее не выдавал Письмо о подтверждении занятости, поэтому полезно предоставить ему шаблон, который включает место для всей информации, которую могут запросить кредиторы, в том числе:

Название компании и адрес работодателя место вашего трудоустройства.
Название и адрес компании, запрашивающей проверочное письмо — Объясняет причины запроса.
Текущая или бывшая должность сотрудника — Проверяет, что вы работаете в той роли, которую указали запрашивающей стороне.
Даты приема на работу нынешнего или бывшего сотрудника. — Обеспечивает своевременность и правильность указанной вами информации о занятости.
Опционально список обязанностей сотрудника — Помогает третьим сторонам понять характер вашей текущей роли и оценить ее с учетом вашего прошлого опыта и способности эффективно управлять работой.
Заработная плата нынешнего или бывшего работника, включая премии — Помогает кредиторам оценить вашу способность производить платежи или работодателям, чтобы предложить соответствующую заработную плату. Опять же, эта практика является незаконной в некоторых штатах, поэтому обязательно ознакомьтесь с местными законами, прежде чем делиться этой информацией.
Ваше имя, подпись и контактная информация — позволяет получателям связаться с вами, если это необходимо.

Чтобы облегчить вам и вашему работодателю задачу, мы собрали здесь образец эффективного Письма о подтверждении занятости.

Платежные квитанции и другая информация о заработной плате

Если лицо, запрашивающее подтверждение вашего трудоустройства, в первую очередь интересует ваше финансовое положение, может быть достаточно квитанций о заработной плате с вашей текущей должности. Поставщики платежных ведомостей, как правило, позволяют вам загружать цифровую копию ваших платежных записей, но если вы сканируете и отправляете их самостоятельно, обязательно сохраните всю соответствующую информацию в четкой, удобочитаемой копии.

По возможности предоставьте квитанции об оплате за три месяца, чтобы продемонстрировать свои доходы за длительный период времени. Убедитесь, что информация о платежной квитанции включает:

Имя вашего работодателя
Даты для данного платежного периода
Если применимо, ваша текущая зарплата или ставка оплаты
Чистая сумма вашего платежа за вычетом применимых налогов и удержаний
Если применимо, разбивка ваших чаевых или других компенсаций, не связанных с заработной платой

Если вы работаете подрядчиком, включение всего вашего счета клиенту вместе с соответствующим платежом поможет убедиться, что вы включили всю соответствующую информацию от стороны, желающей подтвердить вашу занятость.

Контракты или другие подписанные соглашения

Хотя это и менее подробно, чем полное письмо с подтверждением занятости, может быть достаточно вашего оригинала подписанного и исполненного контракта или трудового соглашения с вашей текущей компанией.

Если договор или соглашение объемные или сложные, предоставьте краткую титульную страницу с основной информацией, запрашиваемой кредитором, обычно:

Полное имя
Дата найма
Заработная плата/Ставка оплаты
Менеджер
Характер занятости (сезонная, временная, неограниченная)

Чем больше подробностей, тем лучше

Наиболее важным требованием при подтверждении вашего трудоустройства является раскрытие всех основных пунктов, требуемых стороной, запрашивающей подтверждение. Основными моментами, которые необходимо указать, обычно являются ваше полное имя, должность, даты трудоустройства и ставка оплаты (зарплата/почасовая оплата). Если сторона, запрашивающая вашу информацию, делает это вручную, подумайте о том, чтобы отправить ей запрос на Письмо о трудоустройстве через TrueWork, так как наша служба автоматизирует процесс проверки на их стороне и может ускорить запросы, подобные вашим, в будущем.

Узнайте больше о Truework

Запросите демонстрацию, чтобы узнать больше о Truework, лучшей в своем классе службе проверки занятости и дохода.

Свяжитесь с нашей командой

Перечень необходимых документов для увольняющихся сотрудников

Большинство работодателей в тот или иной момент сталкиваются с перспективой увольнения сотрудника. Хотя это не та задача, которую работодатели обычно ждут с нетерпением, процесс пройдет более гладко, если работодатели заранее подготовят документы и уведомления, требуемые в соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством.

Требования в соответствии с законодательством штата Калифорния

Уведомление работника об изменении отношений . Когда работник увольняется или увольняется, работодатели должны предоставить работнику Уведомление об изменении отношений или подготовить собственный документ, содержащий ту же информацию. Это уведомление не требуется, когда сотрудник добровольно увольняется или меняет место работы в компании. (См. Кодекс страхования по безработице штата Калифорния 1089).
Последняя зарплата . При увольнении работника работодатель обязан выплатить всю заработную плату, причитающуюся на момент увольнения. Если работник увольняется и уведомляет об этом менее чем за 72 часа, у работодателя есть до 72 часов (или 3 дней) с момента увольнения работника для выплаты последней заработной платы. Когда работодатели не в состоянии своевременно предоставить последнюю зарплату, они могут быть наказаны штрафами за «время ожидания», которые представляют собой обычную заработную плату работника за каждый день (до тридцати дней) после того, как последняя зарплата должна была быть предоставлена. (См. Трудовой кодекс штата Калифорния, § 203). Убедитесь, что окончательная заработная плата включает начисленные отпускные, заработанные бонусы и заработанные комиссионные.
Уведомление о вариантах покрытия . Все работодатели, как государственные, так и частные, должны «предоставлять работникам после увольнения уведомление обо всех вариантах продления, продления нетрудоспособности и преобразования в рамках любого покрытия, спонсируемого работодателем, на которое работник может сохранять право после увольнения». (См. Трудовой кодекс Калифорнии, § 2808(b)).
Брошюра о программах штата Калифорния для безработных . Работодатели должны предоставить увольняющимся сотрудникам копию следующей брошюры, содержащей информацию о пособиях по безработице, не позднее даты увольнения: Для вашей пользы: программы штата Калифорния для безработных. (Для получения дополнительной информации посетите следующую страницу веб-сайта Департамента занятости штата Калифорния).
Уведомление о правах продолжения программы Cal-COBRA . Работодатели должны уведомить увольняющихся сотрудников, имеющих медицинское страхование через своего работодателя, об их правах на продолжение программы Cal-COBRA. Программа Cal-COBRA должна предлагаться как уволенным сотрудникам мелких работодателей (2-19 сотрудников), так и крупных работодателей (20 и более сотрудников).
Уведомление HIPP . Работодатели, в которых работает 20 или более сотрудников, должны предоставить копию следующей формы сотрудникам, имеющим право на участие в программе: Уведомление о выплате страховых взносов по медицинскому страхованию (HIPP) для увольняемых сотрудников (DHCS 9).061). (Для получения дополнительной информации посетите следующую страницу веб-сайта Департамента здравоохранения).
Уведомление WARN (состояние) . Калифорнийский закон WARN применяется к предприятиям, в которых в течение предшествующих двенадцати месяцев работало 75 или более сотрудников, занятых полный или неполный рабочий день (включая сотрудников, проработавших не менее шести из предшествующих двенадцати месяцев). Работодатели в Калифорнии должны доставить уведомления затронутым сотрудникам, отправить уведомление WARN по электронной почте на адрес [email protected] и направить уведомление другим указанным государственным органам и должностным лицам. (См. здесь для дальнейших инструкций).

Требования Федерального закона

Уведомление о выборах COBRA . Для работодателей с 20 и более сотрудниками за день до увольнения необходимо направить уведомление о выборах в соответствии с Законом о сверке совокупного бюджета (COBRA) сотрудникам, которые участвуют в групповом плане медицинского страхования работодателя, а также любому из иждивенцев увольняемого сотрудника на план. Образец уведомления о выборах можно найти здесь.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ (Федеральный) . Закон об уведомлении об адаптации и переподготовке работников (WARN) применяется к работодателям, у которых более 100 штатных сотрудников или 100 штатных и неполных сотрудников, работающих в общей сложности 4000 часов в неделю. Цель закона WARN состоит в том, чтобы заблаговременно уведомить сотрудников о предстоящем увольнении, чтобы они могли подготовиться к поиску альтернативной работы. Если застрахованный работодатель планирует массовое увольнение или закрытие предприятия, Закон WARN требует, чтобы работодатель уведомлял затронутых работников не менее чем за 60 дней до их наступления. Работодатель может использовать любой разумный способ доставки, предназначенный для обеспечения получения письменного уведомления не менее чем за 60 дней до увольнения. Однако предварительно распечатанные уведомления, включенные в зарплатный чек или конверт с зарплатой каждого сотрудника, а также устные уведомления не соответствуют требованиям закона WARN.
Уведомление о пенсионных выплатах . Для работодателей, у которых есть планы пенсионных пособий для своих сотрудников, IRS требует, чтобы такие работодатели предоставили бывшим сотрудникам уведомление о правах на пенсионные пособия в течение 90–180 дней после прекращения трудовых отношений. В уведомлении должно быть объяснено право участника отсрочить получение остатка на своем счете, а также последствия изъятия денег из пенсионного плана немедленно, а не позже. Документы, предоставляемые участникам, которые больше не работают, должны содержать достаточно информации, чтобы участник понял свои льготы и способы их получения.

Запись на консультацию по поводу увольняющегося сотрудника

Заключительные шаги

Работодатели также должны учитывать следующие передовые методы работы с увольняющимися сотрудниками: учет при увольнении работника.

Убедитесь, что сотрудник сдает ключи, карточки-ключи, удостоверения личности сотрудников и т. д.

При необходимости измените пароли и секретные коды компании.

Ограничить доступ бывшего сотрудника к корпоративной электронной почте, в том числе с мобильных устройств.

Примите меры, чтобы сотрудник не мог удалить конфиденциальную информацию компании, независимо от того, хранится ли она в физическом или электронном формате.

Документы предоставляемые при приеме на работу: Какие документы могут потребовать при устройстве на работу? | КонсультантПлюс