Документы при трудоустройстве на работу: Какие документы нужны при приеме на работу (2022-2023)?

Заполнение форм I-9 и W-4

Урок 1: Заполнение форм I-9 и W-4

Введение

К концу этого урока вы должны уметь:

• Определять форму I-9
• Укажите форму W-4
• Укажите налоговую форму вашего штата
• Укажите, какие важные документы вы должны принести в первый рабочий день

Будьте готовы к первому рабочему дню

управлять моей рабочей нагрузкой?» «Поладлю ли я со своим руководителем?» «Каким будет мое рабочее место?» Вероятно, это лишь некоторые из вопросов, которые у вас возникали, когда вы готовились к новой работе.

Хотя вы, возможно, не в состоянии предвидеть, что именно произойдет в первый рабочий день, вы можете рассчитывать на оформление некоторых документов.

Форма I-9 (Подтверждение права на трудоустройство)

Для каждого нового сотрудника, нанятого для работы в Соединенных Штатах, работодатели обязаны заполнить форму (Подтверждение права на трудоустройство) и сохранить ее в файле. Эта форма, выданная Службой иммиграции и натурализации (INS), подтверждает, что работодатели подтвердили Право на трудоустройство и надлежащие документы, удостоверяющие личность , представленные каждым сотрудником.

Для получения дополнительной информации перейдите на страницу Подтверждения права на трудоустройство на веб-сайте Службы гражданства и иммиграции США.

Форма W-4 и форма штата для удержания налога

Форма W-4 (справка об удержании пособия работника)

Если вы работаете в Соединенных Штатах, согласно федеральному закону вы обязаны платить федеральный подоходный налог. Если вы не наняты в качестве независимого подрядчика, ваш работодатель будет использовать предоставленную вами информацию для заполнения W-4 форма и удержать правильную сумму подоходного налога из вашей зарплаты. Выданная Налоговой службой форма W-4 включает три типа информации, которую ваш работодатель будет использовать для определения вашего удержания:

1. Следует ли удерживать по одиночной ставке или по более низкой ставке для супружеских пар
2. Сколько удерживаемых пособий вы запрашиваете ( каждое пособие уменьшает удержанную сумму)
3. Если вы хотите удержать дополнительную сумму

Узнайте больше на IRS.gov или просмотрите этот образец формы W-4.

Форма W4

Форма штата для удержания подоходного налога

Вы также должны подать форму штата для удержания подоходного налога. Используя предоставленную вами информацию, ваш работодатель использует эту форму, чтобы определить правильную сумму подоходного налога штата, которую необходимо удержать из вашей заработной платы. Типы информации, которые используются для определения вашего удержания, могут включать ваше семейное положение, возраст и количество иждивенцев.

Чтобы узнать больше о форме удержания налогов штата, посетите веб-сайт Департамента доходов вашего штата.

Предъявите надлежащее удостоверение личности

Для заполнения этих документов многие граждане США, желающие работать в Соединенных Штатах, предъявляют выданные штатом водительские права или удостоверение личности и карточку социального обеспечения . Тем не менее, есть несколько форм проверки, которые можно использовать.

Перейдите к Части 8 Справочника USCIS для работодателей (M-274), чтобы увидеть другие формы приемлемой документации.

Образец I9 Допустимое удостоверение личности

Будьте готовы предоставить другую личную информацию, например, вашу девичью фамилию, если применимо, номер социального страхования, номер водительского удостоверения, текущий адрес и номер телефона, а также имя и информацию для связи в экстренных случаях.

• Сайт IRS с информацией для физических лиц

Вернуться к списку воспроизведения: основы рабочего места

Далее:Безопасность на рабочем месте

/en/workplacebasics/workplace-safety/content/

Список приемлемых документов для подтверждения права на работу

Джефф Алейхо

Старший вице-президент по инновациям в сфере услуг для работодателей Experian Employer Services

Опубликовано 9 февраля 2021 г.

+ Подписаться

Закон об иммиграционной реформе и контроле (IRCA) требует, чтобы все работодатели, независимо от количества сотрудников, проверяли личность новых сотрудников и их право на работу в Соединенных Штатах. IRCA запрещает дискриминацию по признаку гражданства или национального происхождения. Кроме того, он допускает гражданские и уголовные штрафы и санкции за наем работников без документов.

Для обеспечения надлежащей проверки личности и права на трудоустройство сотрудники должны предоставить форму I-9.приемлемые документы и заполните Раздел 1 формы. Перед заполнением раздела 2 формы I-9 работодатели должны изучить документы, представленные работником, и записать номера документов и даты истечения срока действия.

Работодатели в конечном итоге несут ответственность за надлежащее заполнение формы I-9 и рассмотрение документов, приемлемых для формы I-9. Поэтому им необходимо убедиться, что раздел 1 формы заполнен сотрудниками должным образом, а также что представленные документы в разумных пределах выглядят подлинными, относятся к конкретному лицу и уполномочивают его на работу.

I-9 Критерии приемлемости документов

Таможенная и иммиграционная служба США (USCIS) перечисляет документы, приемлемые для проверки личности и разрешения на работу.

Приемлемые документы I-9 могут использоваться в определенной комбинации с другими. Однако работники должны предоставить один документ, удостоверяющий личность и право на трудоустройство, или один документ, удостоверяющий личность, в сочетании с другим документом, подтверждающим право на трудоустройство. Есть три списка I-9приемлемые документы.

Список документов A

Список A включает приемлемые документы I-9, удостоверяющие личность и разрешение на трудоустройство, такие как:

1. Паспорт США или карта паспорта США,
2. Форма I-551, Карта постоянного жителя или Регистрация иностранца Приемная карта. Этот документ обычно называют грин-картой,
3. Заграничный паспорт, который содержит временный штамп I-551 или временную печатную отметку I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе,
4. Форма I-766, Документ о разрешении на работу (EAD), содержащий фотографию,
5. Для иностранцев-неиммигрантов, которым разрешено трудоустройство на основании их неиммиграционного статуса, заграничный паспорт с формой I-94 с тем же именем, что и в паспорте, и подтверждение их неиммиграционного статуса. Этот документ можно использовать до тех пор, пока не истек срок его одобрения и предлагаемое трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям или ограничениям, указанным в форме,
6. Паспорт Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94, указывающей на допуск неиммигрантов в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между Соединенными Штатами и FSM или RMI.

Используйте это подробное руководство по проверке формы I-9, чтобы обеспечить полное понимание законов и правил, необходимых для предотвращения нарушений и соблюдения требований формы I-9.

Документы списка Б

Документы списка Б используются для идентификации работника и включают:

1. Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением США, при условии, что оно содержит фотографию или информацию, такую ​​как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес,
2. удостоверение личности, выданное федеральные, государственные или местные правительственные учреждения или организации, при условии, что они содержат фотографию или информацию, такую ​​как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес,
3. Школьное удостоверение личности с фотографией,
4. Регистрационная карточка избирателя ,
5. Военный билет США или военный билет,
6. Удостоверение личности военного иждивенца,
7. Карточка торгового моряка береговой охраны США,
8. Документ индейского племени,
9. Водительское удостоверение, выданное канадским государственным органом.

Лица моложе 18 лет, которые не могут предъявить перечисленные выше документы, могут предоставить некоторые из следующих документов:

1. Школьная книжка или табель успеваемости,
2. Выписка из клиники, врача или больницы или
3. Запись в детский сад или детский сад.

Документы списка C

Список C относится к приемлемым документам I-9, которые устанавливают разрешение на работу. Сотрудники могут предъявить один из следующих документов с неистекшим сроком действия:

1. Карточку с номером счета социального страхования, если на карточке не указано одно из следующих ограничений:

• Недействителен для трудоустройства,
• Действителен для работы только с разрешения INS,
• Действительно для работы только с разрешения DHS.

1. Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США,
2. Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или отдаленной территории США, с официальной печатью,
3. Документ индейского племени,
4. Форма I-197, Удостоверение личности гражданина США,
5. Форма I-179, Удостоверение личности для использования гражданином-резидентом в США,
6. Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности .

Узнайте о последних изменениях в требованиях E-Verify, вызванных COVID-19, и о том, какие шаги следует предпринять в случае несоответствия базе данных E-Verify.

Временные изменения USCIS в допустимых документах I-9

19 августа 2020 г. USCIS внесла временное изменение в список приемлемых документов I-9. Из-за задержек с выдачей документов о разрешении на работу или карточек EAD USCIS объявила, что сотрудники могут использовать, а работодатели должны принимать форму I-79.7 Уведомление о действии. Это указывает на утверждение формы I-765 вместо фактической карты EAD, если форма I-797 датирована периодом с 1 декабря 2019 г. по 20 августа 2020 г.

Форма I-797 будет служить документом списка C I-9. который устанавливает право на трудоустройство, но не служит документом для установления личности. Если сотрудники используют Уведомление о действии I-797 в качестве документа Списка C, работодатели должны повторно проверить их до 1 декабря 2020 года. В этом случае работодатели принимают либо другой документ Списка C, чтобы установить разрешение на работу, либо документ Списка A, который устанавливает как удостоверение личности, так и разрешение на работу.

COVID-19 Изменения в требованиях к форме I-9

После нескольких продлений во время пандемии COVID-19 Иммиграционная и таможенная служба США (ICE) объявила, что руководство, позволяющее удаленно заполнять форму I-9, будет расширено для дополнительные 30 дней. Это смягчение требования об отсрочке личной проверки личности новых сотрудников и документов, подтверждающих право на работу, было первоначально предоставлено в марте и теперь истекает 19 сентября., 2020. Однако отказ от личной проверки распространяется только на офисы, которые работают удаленно. Как только нормальная работа возобновится, все сотрудники, которые были приняты на работу с использованием удаленной проверки, должны сообщить своему работодателю в течение трех рабочих дней для личной проверки документов, приемлемых для I-9.

В связи с этими недавними изменениями требований к форме I-9, связанными с COVID-19, крайне важно, чтобы работодатели оценили свои текущие процессы соответствия, включая обновление, хранение и управление процедурами для формы I-9.

Первоначально эта статья была опубликована в официальном блоге Emptech. Вы можете увидеть это здесь .

• Юридические аспекты слияний и поглощений, которые следует учитывать

  15 марта 2022 г.

  

• Разработка новых государственных законов о конфиденциальности данных

  9 марта 2022 г.

• Выполнение требований мандата CMS на вакцинацию

  1 марта 2022 г.

• Кредит удержания сотрудников как источник финансовой помощи для бизнеса

  22 февраля 2022 г.

• Расширенные возможности для формы I-9Удаленная проверка

  15 февраля 2022 г.

  

• Что такое форма IRS W-3

  8 февраля 2022 г.

• Последнее увеличение штрафов по форме I-9

  1 февраля 2022 г.

• Исключения из федеральных программ здравоохранения

  25 января 2022 г.

• Обзор OSHA COVID-19 ETS

  18 января 2022 г.