Документы в личном деле работника: Какие документы должны быть в личном деле сотрудника

Документы в личном деле работника: Какие документы должны быть в личном деле сотрудника

Содержание

Личные дела сотрудников — какие документы необходимы в 2021 году

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2021 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих).

Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ, Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):

  • заявление о приеме на работу;
  • анкета;
  • копия паспорта;
  • копии актов гражданского состояния;
  • копии документов воинского учета;
  • копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой).

Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Материалы по теме

Что допускается, но с согласия работника

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Сколько хранить

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):

  • на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
  • каждый лист нумеруется;
  • документы подшиваются в хронологическом порядке;
  • сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
  • максимальное количество листов в одном томе — 250;
  • каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.


Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Правовые документы

Документы в личном деле сотрудника в 2020 году

Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01.06.1998 № 640

Законодательные требования

Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.

Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

Какие меры необходимо принять

  1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
  2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
  3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации

Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

В личном деле сотрудника хранятся:

  • заявление о приеме на вакантную должность;
  • резюме;
  • ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
  • ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
  • рекомендации предыдущих работодателей;
  • все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
  • трудовой договор и приложения к нему;
  • данные аттестации;
  • должностные инструкции.

Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения. Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.

Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан. Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

  • перечень документов в личное дело сотрудника;
  • данные конкретного сотрудника;
  • нумерацию папок;
  • номенклатурные индексы;
  • время составления;
  • полный перечень бумаг;
  • подпись кадрового работника;
  • печать.

Образец внутренней описи документов

Скачать

Порядок ведения

Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов. Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел. Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.

Журнал учета личных дел, образец

Скачать

Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.

Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив. Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет.

Выдача папок с личными данными

Важно знать, что в отличие от трудовой книжки, личное дело никогда не выдается на руки. Примерно раз-два в год сотрудник может ознакомиться с содержимым своего дела в присутствии кадровика, но не больше. После ознакомления работник подписывает лист ознакомления, который затем также подшивается в папку.

Лист ознакомления с материалами личного дела, бланк

Скачать

О хранении в личном деле (кадры) документов с учетом требований по защите персональных данных - НТВП Кедр

Распечатать

Вопрос:

Какие документы (или копии) следует хранить в кадровом (личном) деле, учитывая новые требования по ответственности за персональные данные сотрудников

 

Ответ юриста

Действующее законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел лишь для некоторых категорий работников (государственных, муниципальных служащих).

При этом действующее законодательство не содержит положений, устанавливающих обязанности по формированию личных дел для коммерческих организаций. Следовательно, работодатель (ООО) вправе осуществлять ведение личных дел работников самостоятельно, определяя порядок формирования личных дел и требования к их ведению с учетом положений законодательства о персональных данных работников (Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных").

Персональные данные - любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных - определенному или определяемому физическому лицу (фамилия, имя, отчество; пол, возраст; место жительства и пр.), а под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием или без использования средств автоматизации, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ).

Работодатель осуществляет обработку персональных данных работника в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (ст. 86 Трудового кодекса РФ).

При этом порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).

Учитывая положения ст. 88 ТК РФ, работодатель осуществляет передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. Однако в трудовом законодательстве не содержится ответа на вопрос о том, в каком именно документе должен устанавливаться порядок хранения, передачи и использования персональных данных работников. В связи с этим возможно принятие работодателем локального нормативного акта, устанавливающего порядок хранения, передачи и использования персональных данных работников (положение и пр.).

{Вопрос: ...Установлена ли обязанность для организаций по снятию и хранению копий СНИЛС для формирования личных дел работников? (Консультация эксперта, 2017) {КонсультантПлюс}}

Также сообщаем, что действующим законодательством не установлен перечень документов, которые обязательно должны быть в личном деле работника. Такой перечень определяется работодателем самостоятельно по своему усмотрению.

{Вопрос: Какие документы должны быть в личном деле сотрудника? Обязательна ли фотография в личном деле? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2017) {КонсультантПлюс}}

По нашему мнению, в перечень документов, составляющих личное дело, входят: заявление работника о приеме на работу, экземпляр работодателя трудового договора, приказы, оформленные в отношении конкретного работника при осуществлении трудовых отношений, и его заявления, трудовая книжка, копии документов, оформляемых работодателем при трудоустройстве работника впервые (если это имело место быть), копии документов, содержащих персональные данные работников (копии свидетельства о постановке на налоговый учет, свидетельства о регистрации в системе ОПС и т. д.), и иные документы, связанные с работой конкретного работника.

{Вопрос: Обязана ли организация-работодатель вести личные дела работников? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}}

Таким образом, нормами действующего законодательства порядок ведения личного дела работника не установлен. По нашему мнению, работодатель вправе хранить копии документов работника (копии паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии, что он получит от него согласие на хранение и обработку персональных данных.

Подборка документов:

Вопрос: Обязана ли организация-работодатель вести личные дела работников? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}

Вопрос: ...Можно ли хранить данные копии российского и заграничного паспортов в личном деле работника? Нужно ли согласие работника на это? (Консультация эксперта, 2014) {КонсультантПлюс}

Вопрос: ...Установлена ли обязанность для организаций по снятию и хранению копий СНИЛС для формирования личных дел работников? (Консультация эксперта, 2017) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Можно ли хранить в личном деле в бумажном виде копии документов работника: паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др. ? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2017) {КонсультантПлюс}

Статья: Документы с персональными данными в архиве (Кожанова Е.) ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2017, N 7) {КонсультантПлюс}

Форма: Опись документов личного дела работника (образец заполнения) (Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2017) {КонсультантПлюс}

 

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, октябрь 2017 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Что можно, а что нельзя хранить в личном деле сотрудника

У каждой компании есть личные дела всех сотрудников. Они представляют собой пакеты документов с обязательной документацией, связанной с трудовой деятельностью. Такие документы хранятся в отделе кадров, и бухгалтер несёт за них персональную ответственность. Однако часто в личные дела попадают документы, не имеющие отношения к работе или вовсе запрещённые для хранения. Часто причина тому принцип: «Собрать всё, что можно — пусть будет».

Давайте разберемся, что разрешено хранить в личном деле сотрудника, а что нельзя.

Можно

К документам, необходимым для хранения относятся те, что напрямую связаны с трудовой деятельностью. Папка может пополняться по мере поступления новых бумаг. Пакет документов содержит в себе:

  • трудовой договор,
  • приказы (приемы, переводы, поощрения и т.д.),
  • соглашение о неразглашении сведений,
  • доклады и объяснительные записки.

Все документы кадровый работник подшивает в папку в хронологическом порядке и составляет опись.

Нельзя

Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с работой. Это лишняя бумага. Также нельзя хранить в личном деле копии документов, которые содержат персональные данные сотрудника. К ним относятся:

  • паспорта,
  • свидетельство ИНН,
  • СНИЛС,
  • диплом об образовании,
  • военный билет,
  • свидетельство о заключении или расторжении брака, рождении ребенка.

Их наличие в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещён.

Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику (ст. 65 ТК).

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что бы хранить копии личных документов, необходимо получить согласие физических лиц.

Что делать если трудовая инспекция или ИФНС, ФСС, ПФР и т.д. запрашивают у работодателя документы, необходимые при проверке?

Без согласия сотрудника работодатель не вправе хранить копии документов, которые содержат его персональные данные. В ответ проверяющим органам направьте письмо в произвольной форме, по какой причине данных документов нет. Суды подтверждают, что работодатели не обязаны предоставлять копии личных документов.

Анна Данькова — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более пяти лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

 

Личное дело: как оформить правильно?

В законодательстве определен перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора. Вместе с тем работодатели зачастую самостоятельно выбирают порядок ведения личных дел сотрудников, целью которых является систематизация и сохранность имеющихся документов и  персональных данных работников. В  этой связи работодателям будет интересен опыт ведения личных дел государственных гражданских служащих. Особое внимание при рассмотрении данного вопроса будет уделено аспектам комплектования и хранения личных дел, а также проблеме конфиденциальности и судебной практике.

Работодатели часто сталкиваются с вопросами приема на работу сотрудников, оформлением документов, их хранением и учетом. Вместе с тем порядок ведения личных дел установлен исключительно для государственных служащих. В данной статье мы рассмотрим нюансы формирования личных дел работников, общие положения о личном деле сотрудника, а также уделим особое внимание проблемам конфиденциальности информации и рассмотрим вопросы сформировавшейся судебной практики

Общие положения о личном деле сотрудника

Личное дело работника – совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Законодательством не установлен срок заведения личного дела. Но учитывая, что личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов по личному составу сотрудников, содержит персональные данные, подлежащие защите от неправомерного использования и утраты, желательно оформлять его непосредственно после приема лица на работу. Таким образом, личное дело должно формироваться кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.

Вместе с тем часто работодатели понимают под личным делом личную карточку работника, а также совокупность документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ):

  • копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • копии документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Составные части личного дела

Личная карточка не является составной частью личного дела, а представляет собой самостоятельный сводный учетный документ, используемый кадровой службой для анализа состава и учета работников. Действующая на сегодняшний день форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1. Личные карточки заполняются на всех работников – постоянных и временных, совместителей и работающих по основному месту работы. Заполняется личная карточка работником кадровой службы. Самостоятельное заполнение работником собственной личной карточки запрещается.

При ее заполнении необходимо использовать постановление Госкомстата России № 1, а также общероссийские классификаторы:

  • Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95 (ОКИН), утвержденный постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 г. № 412;
  • Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утвержденный постановлением Госстандарта России от 30. 09.2003 г. № 276-ст;
  • Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденный постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 г. № 413;
  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утвержденный постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367.

В качестве рекомендательной формы оформления лицевой стороны личного дела может служить следующая форма (см. Пример 1).

Законодательством определен порядок включения в состав личного дела документов исключительно для государственных служащих, но данные документы могут быть применены, используя аналогию права ко всем сотрудникам организации.

Пример 1

3.

Документы, включаемые в личное дело работника МОУ детского сада

2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел преподавателей, концертмейстеров, администрации и сотрудников МБУДО «ДМШ 3» г. Магнитогорска (далее - Школа) 1.2. Положение

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ. 1. Общие положения

2 ПРИНЯТО Общим собранием работников муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад 229» городского округа Самара Протокол УТВЕРЖДЕНО Заведующий муниципальным бюджетным

Подробнее

1.

Прием новых работников

Инструкция по кадровому делопроизводству в ГАОУ СПО МО «ГПК» (далее Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового делопроизводства в ГАОУ СПО МО «ГПК» (далее Организация). Кадровое делопроизводство

Подробнее

Принято на Совете МБДОУ

Принято на Совете МБДОУ УТВЕРЖДАЮ: Протокол Заведующий МБДОУ д\с 10 от «Золотой ключик» Н.В. Щипанова 201 г. ПОЛОЖЕНИЕ о персональных данных работников Кстово Положение о персональных данных работников

Подробнее

2. ПОНЯТИЕ И СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

1 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок получения, учета, обработки, накопления и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные к персональным данным работников муниципального

Подробнее

в форме документа на бумажном носителе.

1. Настоящие Правила приема на обучение по образовательной программе дошкольного образования в государственное бюджетное дошкольное образовательное учреждение детский сад 32 Петродворцового района Санкт-Петербурга

Подробнее

1,9 выписки из документов о присвоении почетных званий, учёной степени, награждении государственными наградами; 1,10 копии наградных листов; 1,11

1.1 1,9 выписки из документов о присвоении почетных званий, учёной степени, награждении государственными наградами; 1,10 копии наградных листов; 1,11 аттестационные листы; 1,12 копии приказов о поощрениях,

Подробнее

2. ПОРЯДОК ПРИЕМА ДЕТЕЙ

2. ПОРЯДОК ПРИЕМА ДЕТЕЙ 2.1. В Учреждение принимаются граждане в возрасте от 2 лет до 7 лет, имеющие право на получение дошкольного образования и проживающие на территории, за которой закреплено Учреждение

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ о личном деле сотрудника

Положение о личном деле сотрудника Стр. 1 из 13 УТВЕРЖДАЮ ректор Д.А. Эльяшевич 2015 г. ПОЛОЖЕНИЕ о личном деле сотрудника АНО ВПО «Петербургский институт иудаики» СОГЛАСОВАНО Проректор по АХР И.В. Письмиченко

Подробнее

3. Получение персональных данных

1 информация о состоянии здоровья в случаях, предусмотренных законодательством; сведения, содержащиеся в свидетельстве о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории Российской

Подробнее

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к приказу 94/2 от

Принято на Общем собрании работников ГБДОУ детский сад 73 Протокол 1 от «30» августа 2018 г. ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к приказу 94/2 от 30.08.2018 Порядок заведующего о ставших известными работнику ДОУ в связи с исполнением

Подробнее

УТВЕРЖДЕНО приказом директора от

УТВЕРЖДЕНО приказом директора от 18. 11.2015 141 ПОЛОЖЕНИЕ об организации работы с персональными данными работников муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения средней школы 2 им. В.И. Ленина

Подробнее

1. Общие положения. 2. Порядок приема.

1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение определяет Порядок приема на обучение по образовательным программам дошкольного образования воспитанников в муниципальное бюджетное дошкольное образовательное

Подробнее

2. ПОНЯТИЕ И СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Настоящее Положение о защите персональных данных работников дошкольного образовательного учреждения (далее Положение) разработано с целью защиты информации, относящейся к личности и

Подробнее

от г. приказ 40 от г.

Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа 1 «ПРИНЯТО» «УТВЕРЖДАЮ» Педагогическим советом Директор школы Протокол 3 Г. П. Хлюстова от 12.05.2015 г. приказ 40

Подробнее

1. Общие положения. 2. Порядок приема.

1 1. Общие положения 1.1. Настоящий Порядок приема на обучение по образовательным программам дошкольного образования (далее Правила приема) разработан и утвержден в соответствии с Федеральным законом от

Подробнее

Ведение личных дел работников | Кадровик

Личное дело работника формируют при приеме на работу. Какие документы в нем можно хранить, а какие нельзя — расскажут эксперты.

Чтобы сформировать личное дело сотрудника, сначала определите, какие документы допустимо хранить в папке, а какие строго запрещено. После приема на работу нового специалиста заведите отдельную папку, куда включите соответствующий спектр документов. В процессе работы просто пополняйте папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последовательность документов в личном деле работника рекомендуется хронологическая, по мере их поступления. Все папки в общем случае храните в кадровой службе.

Личные дела для госслужащих Что включить в личное дело сотрудника, какие документы должны быть в нем, законом не определено. Исключение сделано только для государственных служащих. На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении. Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе.

В организациях коммерческого сектора порядок ведения делопроизводства, формирование личных дел сотрудников, их оформление и хранение определяют локальными актами.

Помните, что не все документы и их копии можно хранить в личном деле сотрудника.

Чтобы сформировать личное дело сотрудника, заведите папку-скоросшиватель и оформите титульный лист. На титульном листе укажите наименование организации и структурного подразделения, в котором будет работать новый сотрудник. Проставьте номер личного дела и номер тома, если он есть. В заголовке личного дела пропишите Ф. И. О. сотрудника.

Как оформить личное дело работника: образец титульного листа

Документы, которые будете хранить в личном деле, поместите в папку-скоросшиватель. Листы личного дела пронумеруйте нарастающей нумерацией арабскими цифрами графитным карандашом или нумератором. Использовать чернила или цветные карандаши нельзя.

Состав личного дела:
внутренняя опись всех документов дела;
личный листок по проведению учета кадров;
анкета;
дополнение к личному листку по ведению учета кадров;
автобиография сотрудника;
составленное заявление о приеме на должность;
должностная инструкция сотрудника;
полученные характеристики и предоставленные рекомендательные письма;
личные заявления, подаваемые сотрудником;
трудовой договор (ТД) и оформленные дополнительные соглашения к нему;
копии всех приказов по личному составу в отношении конкретного специалиста;
аттестационные листы;
результаты пройденных медосмотров;
отзывы должностных лиц о специалисте;
лист-заверитель дела.

В процессе всего периода работы сотрудника кадровик должен пополнять папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последним документом в папке будет копия приказа об увольнении.

Оформление личного дела сотрудника: образец по ГОСТу. Внутренняя опись документов

При оформлении папки сразу составьте ее внутреннюю опись. Сделать это рационально при приеме сотрудника на работу. Подшейте все дела, опишите. Дополняйте опись по мере поступления в папку новых документов вплоть до момента увольнения сотрудника. Если дела подшили без описи, составьте ее и приклейте с внутренней стороны обложки. Такой порядок указан в п. 4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.

Порядок ведения личных дел работников установлен Приложением № 27 к Правилам, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Подписывает внутреннюю опись сотрудник, которого назначили ответственным за ее составление. Перед сдачей дела в архив укажите количество документов, находящихся в деле, количество листов описи. Итоговую запись внесите на внутреннюю сторону описи. Такие правила установлены указанным Приложением.

Какие документы нельзя помещать в личные дела сотрудников

В папке не храните документы, которые не связаны напрямую с работой сотрудника. При ведении дел соблюдайте требования по защите персданных. Копии личных документов, которые требуются при трудоустройстве, помещать в личное дело сотрудника (образец) небезопасно. При проведении проверки Роскомнадзор может расценить это как нарушение правил обработки и хранения персданных.

Собирайте и обрабатывайте персданные в соответствии с установленными правилами. Например, при трудоустройстве вы вправе только попросить соискателя показать в кадровой службе паспорт, военный билет, диплом и так далее. На их основании внесите все сведения в карточку, после чего оригиналы документов возвратите соискателю. Такие правила установлены статьей 65 ТК РФ (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 года под № А53-12557/2013). Исключения установлены для государственного и муниципального сектора. В папки включают ряд документов, в том числе и ксерокопии паспортов. Основание: Положение, утв. Указом Президента от 30.05.2005 № 609.

Внимание! Учитывайте, что должно быть в личном деле сотрудника. Если ксерокопии содержатся в папке без основания, цели и полученного согласия, организацию могут при проверке оштрафовать на крупную сумму. Основание: статья 13.11 КоАП. Эти копии обяжут немедленно уничтожить.

Если при проверке выяснилось, что копии по-прежнему находятся в папке, их необходимо уничтожить в течение 30 дней после того, как была достигнута цель обработки. Например, в папке находится справка о рождении ребенка, а пособие уже выплачено. Порядок уничтожения таких документов законом не установлен. Работодатель вправе определить его самостоятельно.

Решив хранить ксерокопии документов в папках с делами сотрудников, получите их согласие не только на обработку, но и на хранение копий соответствующих документов. В согласии на обработку персональных данных должна быть указана конкретная цель хранения ксерокопий документов. Кадровику стоит проверить нормативное обоснование для хранения таких ксерокопий. Судебная практика показывает, что нельзя хранить копии личных документов работников, если на это нет достаточных оснований.

Кадровый вопрос №1: Можно ли в личном деле хранить личную карточку по форме № Т-2? Где хранить личные карточки сотрудников и какие документы включать в личное дело, организация вправе решить сама. Порядок хранения личных карточек сотрудников закон не определяет. Предусмотрите такой порядок в локальном акте, например в положении о порядке ведения личных дел сотрудников (ч. 1 ст. 8 ТК). Рекомендуем хранить личные карточки отдельно от личных дел, поскольку перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, предусматривает личную карточку и личное дело как разные виды документов.
Кадровый вопрос №2: Можно ли вести личные дела работников и не оформлять личные карточки по форме № Т-2? Нет, нельзя. Личная карточка – это обязательный документ, который каждый работодатель должен вести на каждого сотрудника. Ведете личные дела работников в организации или нет, значения не имеет. В личной карточке повторяйте все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении и т. д. С каждой такой записью в личной карточке знакомьте сотрудника под подпись в личной карточке. Вести личные дела на сотрудников закон велит только отдельным работодателям. Остальные решают сами, нужны им личные дела или нет.
Кадровый вопрос №3: Обязан ли работодатель знакомить сотрудника с его личным делом? Нет, не обязан. Закон не требует, чтобы работодатель знакомил сотрудника с его личным делом. Тем не менее сотрудник вправе в письменном заявлении потребовать выдать копии документов, связанных с его работой, или оформить выписку из личного дела. В таком случае отказать сотруднику в просьбе нельзя (ст. 62, 89 ТК).

Формирование личного дела: 4 правила

Следуйте простым правилам, чтобы личные дела работников всегда были в порядке.

Правило 1: Располагайте документы в деле по мере их поступления в хронологическом порядке.

Правило 2: В папке должно находиться не более 250 листов. Если их больше, необходимо оформить второй том с учетом п. 4.20 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.

Правило 3: Все листы личного дела пронумеруйте арабскими цифрами, используя простой графитный карандаш или нумератор. Учитывайте, что нельзя применять чернила и цветные карандаши.

Правило 4: Нумерацию проставляйте на каждом листе. Не нужно пронумеровывать все страницы. Внутреннюю опись нумеруйте отдельно от документов, которые хранятся в папке.

Где и сколько хранить личное дело сотрудника

Храните в отделе кадров личные дела всех сотрудников, которые в настоящий момент продолжают работать в организации. Передайте в архив все дела тех, кто уже уволился из компании.

Как формировать личные дела сотрудников для архива

Чтобы произвести передачу, личное дело работника прошейте на четыре прокола, поместив в твердую обложку, или переплетите.

Сделать все нужно так, чтобы каждый лист легко можно было прочитать, при необходимости просмотреть соответствующие реквизиты. Перед подшивкой или переплетением удалите со всех документов скрепки. В начало подшейте бланк с внутренней описью, в конце разместите лист-заверитель.

На обложке запишите дату, когда его окончили вести. Укажите и количество листов, учитывайте все без исключения листы, включая опись и лист-заверитель. На обложке проставьте срок хранения личных дел.

Сроки хранения личных дел

Храните не менее 75 лет папки, которые создали в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Их нужно хранить независимо от даты создания.

Личное дело работника: проведение ревизии

Проведите ревизию всех дел, чтобы:

  1. Проверить данные в личных делах сотрудников.
  2. Правильно их оформить.
  3. Систематизировать.

Результаты такой масштабной проверки оформите актом. Общий бланк такого акта законодательством не разработан.

Поэтому воспользуйтесь бланками проверки отдельного ведомства. Например, актом проверки наличия и состояния архивных документов таможенных органов (смотрите приложение № 40 к приказу ФТС от 09.07.2014 № 1331). Соответствующие отметки о проверке папок проставьте в дополнении к личному листку по ведению учета кадров.

Вывод
Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно. На государственной, муниципальной и военной службе надо вести личное дело работника. Коммерческие структуры и индивидуальные предприниматели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/385170-lichnoe-delo-rabotnika-19-m2

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

Что входит в досье сотрудников?

Личное дело сотрудника - это основной файл сотрудника, который содержит историю трудовых отношений, начиная с заявления о приеме на работу и заканчивая собеседованием при увольнении и документацией об увольнении.

Доступ к личному делу сотрудников

Только персонал отдела кадров и непосредственный начальник или менеджер сотрудника могут иметь доступ к информации в личном деле сотрудника, и она никогда не покидает офис отдела кадров.

В некоторых компаниях доступ к файлу имеют только сотрудники отдела кадров. В этих организациях руководители или менеджеры хранят свой собственный файл управления, который включает документы, к которым им может потребоваться доступ, например, копии предыдущих служебных аттестаций.

Требования варьируются от штата к штату, не говоря уже о международном, в отношении того, кто имеет доступ к личному делу сотрудника. В некоторых штатах сотрудники имеют право на доступ и даже на получение копий информации в личном деле.В других доступ более узкий. Требования также различаются в зависимости от того, к чему может получить доступ сотрудник. Знайте правила юрисдикции, в которой вы нанимаете людей, чтобы соответствовать вашим юридическим требованиям.

Как правило, вы не хотите хранить документы в личном деле сотрудников, к которым у сотрудника нет разумных прав доступа. Вы можете рассмотреть возможность хранения всех документов, связанных с проверкой биографических данных, рекомендациями, контрольными списками собеседований и рейтингами, в отдельном файле, который создается для хранения всех документов, связанных с конкретным мероприятием по набору и найму.

Личное дело сотрудников обычно хранится в запертом огнестойком картотеке в закрытом месте, доступном для персонала отдела кадров. Конфиденциальность информации о сотрудниках в личном деле имеет первостепенное значение.

Из всех файлов сотрудников, хранящихся в компании, к кадровому файлу чаще всего обращаются изо дня в день работодатель, руководитель или персонал отдела кадров.

Соображения относительно содержания файла персонала

Кадровые файлы обычно содержат документы, которые сотрудник уже просмотрел, и поэтому он или она знакомы с их содержанием. Сюда входят такие документы, как заявления о приеме на работу, оценки результатов работы, письма о признании, записи об обучении и формы, относящиеся к переводам и продвижению по службе.

Вот основные принципы и вопросы, которые следует учитывать при хранении любого документа в личном деле сотрудника.

  • Потребуется ли работодателю конкретный документ для обоснования решений, если на него был подан иск? Нужен ли этот документ работодателю в суде?
  • Знает ли и понимает ли сотрудник, что документ будет помещен в его или ее личное дело? В большинстве случаев работодатели должны попросить сотрудника подписать документ не для того, чтобы выразить согласие с содержанием документа, а для того, чтобы подтвердить, что они осведомлены о документе и прочитали его.
  • Никаких сюрпризов, мнений или личных заметок о сотруднике никогда не следует помещать в личное дело сотрудника. В личном деле сотрудников должны быть только факты, а не спекулятивные мысли.

Содержание личного дела сотрудника

Ниже приведены рекомендации по документации, которую работодатель должен хранить в личном деле сотрудника.

История занятости

  • Заявление о приеме на работу
  • Резюме
  • Сопроводительное письмо к резюме
  • Проверка образования
  • Проверка занятости
  • Отказное письмо
  • Должность Описание должности
  • Записи анализа работы
  • Письмо с предложением о работе или трудовой договор
  • Соглашение с агентством занятости или временным агентством, если используется
  • Контактная информация для экстренных случаев
  • Подписанный бланк подтверждения справки сотрудника, подтверждающий получение справки сотрудника
  • Контрольный список из ориентации новых сотрудников с указанием тем, охваченных и кем
  • Любые соглашения и документация о переселении
  • Любой договор, письменное соглашение, квитанция или подтверждение между работником и работодателем (например, соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся автомобиля, предоставленного компанией)
  • Официальные формы занятости, включая запросы о переводе, продвижении по службе, внутренние заявления о приеме на работу и т. Д.
  • Любая другая документация, связанная с трудоустройством

Повышение эффективности сотрудников, планы развития и улучшения

  • Копии использованной служебной аттестации или планов развития сотрудников
  • Самооценка сотрудников
  • Записи любых официальных консультаций
  • Заметки о явке или опоздании
  • Документация по плану повышения эффективности
  • Протокол о дисциплинарных мерах
  • Признание сотрудников в виде сертификатов, благодарственных писем и т. Д.
  • Официальные предложения и рекомендации сотрудников, ответы организаций
  • Учебные записи
  • Заявки на обучение
  • Оценка компетенций
  • Уведомления или расписания учебного класса или сеанса
  • Требуется оценка подписанных
  • Отчеты о расходах на обучение
  • Жалобы клиентов или коллег, которые обсуждались с сотрудником

Записи об увольнении

  • Заявление об увольнении сотрудника
  • Документация для выездного собеседования
  • Уведомление Cobra
  • Контрольный список окончания работы
  • Окончательный отчет по всем аспектам занятости сотрудника, таким как окончательная зарплата, отпускные, возврат имущества компании и т. Д.

Итог

Вам нужно будет помещать в личный кабинет сотрудника только те документы, с которыми он знаком.Если просмотр содержимого их файла вызывает удивление у сотрудников, значит, вы не смогли эффективно управлять содержимым файла.

Соблюдение требований к трудовой книжке

Обзор

Требования к ведению документации могут сбивать с толку, учитывая, что существует множество нормативных актов, которые регулируют некоторые аспекты ведения и хранения документации работодателем.

Не только различные федеральные агентства имеют свои собственные требования к ведению документации, но также необходимо учитывать индивидуальные государственные и местные законы и правила.Некоторые из положений применяются практически ко всем работодателям, тогда как другие применяются в основном к государственным подрядчикам и субподрядчикам. Кроме того, многие из этих обязательств зависят от количества сотрудников в компании. См. Федеральные законы о труде по количеству сотрудников.

Работодатели создают и получают значительный объем документации, и для руководства важно представить убедительное экономическое обоснование для внедрения комплексной программы управления записями. Основные причины включают:

  • Контроль за созданием, ростом и доступностью документации компании.
  • Снижение эксплуатационных расходов и затрат на хранение.
  • Повышение эффективности и производительности, а также внешнего вида офиса.
  • Помощь в соблюдении нормативных требований и снижение судебных рисков.
  • Защита конфиденциальной информации о сотрудниках.
  • Обеспечение легкого доступа к записям при необходимости.

Подразделение отдела кадров в организации обычно несет основную ответственность за ведение документации и хранение / удаление записей, связанных с наймом на работу.Применимые законы часто предусматривают гражданские денежные штрафы, а в некоторых случаях предусмотрены как индивидуальная, так и уголовная ответственность. Кроме того, ведение трудовой книжки имеет решающее значение для защиты от судебных тяжб, связанных с трудоустройством. Фактически, работодатель может быть привлечен к ответственности за неправомерное уничтожение трудовой книжки в соответствии с теорией хищения доказательств. Очень важно, чтобы работодатели обеспечивали наличие на их рабочем месте эффективных процедур для создания и ведения необходимых записей. См. Сопоставьте свои данные для защиты электронных записей.

Руководство по разработке политики

Эффективная политика в отношении документации на рабочем месте - это образец соответствия федеральным законам и постановлениям и законам штата, а также практическое руководство по последовательному и эффективному управлению и хранению документации. При разработке, внедрении и поддержании политики учета рабочего места следует учитывать несколько ключевых элементов.

Определение «запись».« Четко определите, что подразумевается под« записью », чтобы соответствующие документы регулировались политикой. Как правило, записи не включают проекты или документы, которые находятся в стадии разработки, а только окончательные версии документов.

График хранения. Укажите срок хранения для каждой категории документов.Некоторые записи могут регулироваться несколькими законами, однако сроки хранения часто различаются, поэтому обычно рекомендуется хранить информацию в течение самого длительного необходимого периода.Записи, относящиеся к незавершенным искам или судебным разбирательствам, должны храниться до полного разрешения вопроса. Краткое изложение федеральных требований к хранению записей можно найти в онлайн-ресурсах SHRM.

Доступ. Ограничьте доступ только тем, у кого есть законные деловые потребности. Такие законы, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и положения о конфиденциальности данных содержат конкретные положения о том, кто может получать доступ к информации и как ее можно использовать. Кроме того, определите права нынешних и бывших сотрудников на просмотр и / или копирование информации в их личном деле.

Хранение и форматирование. Укажите конкретное место, куда записи будут отправляться на хранение, а также формат, в котором они будут храниться.

Безопасность и конфиденциальность. Обеспечьте физическую безопасность записей, хранящихся в бумажном или электронном виде, для защиты конфиденциальности записей сотрудников и конфиденциальности информации, содержащейся в них. См. Политика конфиденциальности записей сотрудников.

Уничтожение документов. Определите, как записи будут удалены после выполнения требований к хранению. Записи, содержащие конфиденциальную, личную или финансовую информацию, должны быть измельчены или сожжены для защиты конфиденциальности сотрудников и соблюдения применимого законодательства.

Последовательная реализация политики и периодические проверки. Правила и процедуры хранения записей должны применяться последовательно для обеспечения соответствия. Периодически проверяйте политику и практику, чтобы убедиться, что внутренние требования актуальны и соблюдаются правильно. См. Политика ведения документации: ведение, хранение и уничтожение документации.

Сохранение записей о найме

Файл найма включает в себя документы и действия, предпринятые для найма каждой должности. Сюда входят объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на вакансии, поданные в любое агентство, оценки собеседований, проверки рекомендаций, результаты физических осмотров, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документация о действительности тестов, использованных в процессе отбора, данные кандидатов для кандидатов, не нанятый, и сопутствующая информация.Эти записи должны вестись как для нанятых, так и для неприемлемых кандидатов. См. EEOC: Информация о невыбранных кандидатах также должна быть сохранена и каковы федеральные правила хранения документации для заявлений и резюме кандидатов, которых мы не выбираем?

Федеральные подрядчики, в отношении которых действуют требования о позитивных действиях, должны вести записи, относящиеся к их найму и выбору, включая рекламу; объявления о вакансиях; Приложения; резюме; записи интервью; просьбы о разумных приспособлениях; тесты и результаты тестов; личные дела; ставки заработной платы и других компенсаций; отбор для обучения или ученичества; и другая информация о найме, переводе, продвижении по службе, увольнениях и увольнениях.В рамках своих обязательств по хранению записей федеральные подрядчики должны хранить записи, относящиеся ко всем лицам, которые соответствуют критериям «Интернет-заявителя», наряду с другими записями о занятости.

Единое руководство по процедурам отбора сотрудников (UGESP) используется судами для определения того, была ли незаконная практика найма основанием для иска о дискриминации. Хотя это и не требуется по закону, отслеживание кандидатов рекомендуется этими руководящими принципами для всех работодателей, подпадающих под действие Раздела VII, и может проводиться до приема на работу, если это часть решения работодателя следовать руководящим принципам.Соблюдение этих руководящих принципов убедительно свидетельствует о том, что работодатель свободен от незаконной дискриминационной практики приема на работу.

См. Сегодняшние решения ATS выходят далеко за рамки хранилища резюме

Ведение файлов сотрудников

Файлы сотрудников следует хранить в безопасном месте и хранить в строгой конфиденциальности. Доступ должен быть ограничен для тех, у кого есть законная потребность знать или в соответствии с требованиями закона. В соответствии с конкретными требованиями необходимо вести несколько категорий записей. См. Что следует и не следует включать в личное дело?

Учетные записи сотрудников должны храниться в личном деле

Определенные записи, относящиеся к сотрудникам и их истории занятости, должны храниться в личном деле сотрудника . Эти записи включают:

  • Документы перед приемом на работу. Сюда входят должностные инструкции; заявления о приеме на работу или резюме; предлагать письма; подписанные квитанции о получении и согласие со справочником сотрудников компании, кодексом поведения и другими ключевыми политиками; и формы уведомления о чрезвычайных ситуациях, среди прочего.
  • Трудовая документация. Сюда входят записи, относящиеся к работе, продвижению по службе и переводам, компенсациям, служебным аттестациям, наградам или наградам за отличную работу, записи посещаемости и завершения программ обучения, предупреждения и любые формальные дисциплины, заметки о посещаемости или опозданиях, а также любой контракт или письменное соглашение между работником и работодателем.
  • Разделение трудовых документов. Сюда входят собеседования при увольнении, контрольные списки увольнений, заметки о причинах увольнения, письма об увольнении, документы о безработице, соглашения о прекращении службы, переписка и справочные документы. См. Должен ли работодатель объединять файлы сотрудников после увольнения?

Записи должны храниться отдельно от кадрового дела

Определенные записи сотрудников должны храниться отдельно от кадровых файлов для защиты прав сотрудников на неприкосновенность частной жизни и оградить работодателей от ответственности. Сюда входят следующие типы записей:

  • Медицинские. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников велись конфиденциально и отдельно от общего личного дела сотрудника.Сюда входят медицинские осмотры сотрудников, формы заявлений о пособиях по инвалидности , записки врачей, запросы на отпуск по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни (FMLA), запросы на размещение ADA, история компенсаций работникам, требования и сопутствующие документы, результаты пригодности к работе, оценка функциональных возможностей, направления к специалистам, касающиеся участия сотрудника в программе помощи сотрудникам компании, результаты тестов на наркотики / алкоголь, запросы на возмещение медицинских расходов, информация о здоровье членов семьи сотрудника, а также любая документация о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья , или инвалидность.Этот файл также будет содержать регистрацию в медицинском страховании, формы продолжения и уведомления КОБРЫ.
  • Кредитная информация. Кредитная информация потребителей, кредитные отчеты, а также личные или финансовые данные должны храниться конфиденциально в соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности (FCRA) 1969 года.
  • Иммиграционные формы. Форма I-9 и подтверждающие документы, подтверждающие право на трудоустройство, хранятся отдельно для конфиденциальности и для облегчения проверки, если они подлежат государственному аудиту.
  • Документы, относящиеся к жалобам и расследованиям. Сюда входят внутренние претензии, претензии государственных органов и документы, относящиеся к судебным искам, которые должны храниться в файле до полного урегулирования претензии или другого судебного разбирательства.

Электронный учет

Работодатели часто предпочитают вести учет в электронном виде, а не хранить бумажные файлы. Это избавляет от необходимости иметь физическое место для хранения данных о занятости на протяжении многих лет, что может сэкономить деньги и время.Кроме того, электронное хранилище облегчает поиск информации и обеспечивает эффективный доступ к документам. Организации также могут отказаться от бумажного документооборота в рамках своей приверженности делу устойчивого развития.

У работодателей есть варианты при создании стратегии электронного учета, и доступны многочисленные поставщики и программные платформы. Облачный подход или подход «программное обеспечение как услуга» (SAAS) позволяет компаниям быстрее внедрять новые процессы, с большей легкостью обновлять программное обеспечение и снимать бремя технической поддержки с HR.С другой стороны, некоторые профессионалы считают, что частные локальные системы предлагают больший контроль при определении того, как использовать, хранить и находить данные. См .:

6 советов по поиску правильного HRMS

Какие факторы мы должны учитывать при преобразовании файлов персонала из бумажного в электронный формат?

Риски соответствия программного обеспечения I-9

Руководство по соответствию предоставляется для определенных типов записей, таких как формы I-9 и правила OFCCP для федеральных подрядчиков.Для обзора конкретных требований по типу записи, см .:

OFCCP: Сохранение данных о занятости и персонале в электронном формате

Правило безопасности HIPAA

Советы по сохранению и хранению новой формы I-9

Окончательные правила, касающиеся на использование электронных коммуникаций и технологий ведения учета в планах пенсионного обеспечения и социального обеспечения сотрудников

Доступ к кадровым файлам

Законы многих штатов требуют, чтобы работодатели разрешали нынешним и / или бывшим сотрудникам доступ к содержимому их кадрового файла.Работодатели должны понимать требования закона в штате (ах), в котором работают их сотрудники, и определять внутри компании, какой доступ разрешен в штатах, где нет нормативных требований. Некоторые соображения включают:

  • Будет ли доступ предоставлен как нынешним, так и бывшим сотрудникам?
  • Будет ли разрешено сотрудникам делать ксерокопии предметов из своих файлов?
  • Какие процедуры используются сотрудниками для оспаривания информации, которую они считают неверной?
  • Существуют ли ограничения на конфиденциальную информацию, такую ​​как проверка рекомендаций бывшего работодателя и конфиденциальные расследования?
  • Следует ли организации ограничивать частоту доступа сотрудника к его или ее личному досье, например, количество раз в год или другие временные рамки?

Работодателю из нескольких штатов нужна гибкая политика, поэтому она применима ко всем сотрудникам.Например, уместно такое заявление, как «Доступ к личным файлам будет предоставлен в соответствии с законодательством штата».

См. :

Должны ли работодатели показывать работникам свои личные дела?

Политика доступа к кадровому файлу сотрудников

Безопасность записей о занятости

Работодатели должны применять меры безопасности для защиты личной информации сотрудников. Кража личных данных стала главной проблемой мошенничества потребителей, и Федеральная торговая комиссия (FTC) сообщает, что кража личных данных возглавляет список жалоб потребителей, о которых сообщается каждый год.Каждый работодатель ведет записи, которые могут быть украдены или использованы не по назначению; поэтому работодатели должны разработать процессы, которые защищают эту конфиденциальную информацию о сотрудниках.

См .:

Как предотвратить утечку данных

Что делать, если медицинские данные сотрудников скомпрометированы

Политика ведения учета: защита номеров социального страхования

Защита личной информации: руководство для бизнеса

Хранение записей

Существует множество федеральных законов и законов штата, которые регулируют сохранение трудовых книжек.Работодатели должны обеспечить ведение всех записей на бумажном носителе или в электронном виде в течение минимально необходимого периода времени. Часто работодатели используют правило 7 лет для очистки файлов уволенных сотрудников, поскольку это обычно распространяется на государственные и федеральные сроки давности; хотя для некоторых записей, таких как формы I-9, может быть достаточно более коротких периодов хранения, а для других записей, таких как записи о воздействии OSHA, могут применяться более длительные периоды. У SHRM есть таблица федеральных требований к хранению документации, которая помогает определить законодательные требования.

См .:

Как соблюдать требования к ведению учета заработной платы

Знать требования OSHA по созданию и хранению документов

Как долго должны храниться письменные предупреждения или консультативные заключения?

Что мы делаем с записями компании и сотрудников после закрытия компании?

Хотя большинство требований к хранению записей продиктовано федеральными законами или законами штата, бывают ситуации, когда срок не установлен. Закон о единообразном хранении записей частного бизнеса (UPPBRA) устанавливает трехлетний срок для записей без установленного законом срока хранения.Этот единообразный закон был принят рядом штатов и содержит общие руководящие принципы для других, хотя работодатели должны проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить свои индивидуальные обязательства по соблюдению и рекомендовать передовой опыт.

Уничтожение документов

После того, как работодатель выполнил требования по сохранению трудовых книжек, необходимо соблюдать эффективный план ликвидации. Простое выбрасывание трудовых книжек в корзину создает значительный риск кражи или неправомерного использования информации о сотрудниках, что может привести к расследованию регулирующих органов, штрафам, потенциальным гражданским искам, плохой рекламе и нанесению ущерба бренду работодателя.

Если записи о занятости содержат личную информацию (PII), такую ​​как имя, адрес, номер социального страхования и т. Д., Работодатели должны надежно распорядиться этой информацией.

Федеральная торговая комиссия (FTC) рекомендует следующие методы утилизации:

  • Уничтожение или стирание электронных файлов, чтобы информация о потребителях не могла быть прочитана или восстановлена.
  • Измельчение, сжигание или иное уничтожение бумажных документов, чтобы информация потребителя не могла быть прочитана или восстановлена.
  • Наем сертифицированного подрядчика, специализирующегося на уничтожении документов, после проведения комплексной проверки операций и политик безопасности компании.

См. Политика ведения документации - ведение, хранение и уничтожение документации

Что должно быть в досье сотрудника?

  1. Блог
  2. Управление персоналом
  3. Что должно быть в файле сотрудника?

Досье сотрудника или личная запись - это группа документов, которые содержат всю необходимую информацию о времени работы сотрудника в вашем бизнесе, от его заявления о приеме на работу до его заявления об увольнении.

Вы можете не понимать, что должно быть в досье сотрудника, или спрашивать, как долго вы должны хранить эту информацию. В этом руководстве мы создали контрольный список файлов сотрудников, чтобы помочь вам собрать все нужные документы и ответить на любые общие вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Зачем нужны файлы сотрудников

Хранение всей важной информации о сотруднике в одном месте означает, что легко найти любую важную информацию об их роли и обязанностях.

Это также означает, что вы можете предоставить любые необходимые записи в случае, если сотрудник предъявит вам иск.Вот почему так важно постоянно обновлять личное дело сотрудника и регулярно проверять все файлы, чтобы убедиться, что в них есть все необходимые документы.

Это поможет защитить вас в случае предъявления иска, поскольку в досье сотрудника будет указано, какую поддержку и лечение получал этот человек в рамках своего бизнеса.

Что хранить в файлах сотрудников

Содержимое файлов сотрудников будет варьироваться от человека к человеку, но мы думаем, что есть несколько ключевых аспектов, которые следует включить.

В личное дело сотрудника следует включить:

  • Заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо
  • Информация об образовании и прошлом трудоустройстве
  • Описание должности
  • Письмо с предложением работы и трудовой договор
  • Контактная информация для экстренных случаев
  • Обучение записи
  • Информация о заработной плате и льготах (но не банковские реквизиты)
  • Формы служебной аттестации
  • Отчеты о дисциплинарных мерах
  • Письмо об увольнении сотрудника
  • Документация об увольнении
  • Любая другая документация, связанная с трудоустройством

Узнайте, как наше программное обеспечение может помочь

Наше программное обеспечение для управления персоналом поможет вам сэкономить часы на управлении персоналом.

Чего не должно быть в файлах сотрудников?

Любая информация, не имеющая отношения к роли сотрудника, например его этническая принадлежность или сведения об инвалидности, не должна включаться в его личное дело.

Избегайте включения каких-либо наблюдений или мнений о сотруднике в их личное дело: информация должна быть ограничена только фактами.

Кто имеет право просматривать ваши личные дела?

Из-за того, что файлы сотрудников содержат личную информацию, такую ​​как домашний адрес или сведения о любых дисциплинарных мерах, вы должны обеспечить их защиту и ограниченный доступ.Только сам сотрудник, его непосредственный руководитель и сотрудники отдела кадров должны иметь возможность просматривать свои файлы.

Как долго хранить файлы сотрудников

GDPR (Общий регламент по защите данных) вступил в силу в мае 2018 года и установил строгие правила, касающиеся ответственности работодателей за защиту данных своих сотрудников.

Не думайте, что вы сможете избавиться от всей информации о сотрудниках, когда они увольняются из вашего бизнеса. По закону от вас может потребоваться хранить некоторые данные, например данные о заработной плате, и лучше всего хранить другую информацию на случай, если бывший сотрудник предъявит иск против вас.Если вы удалили записи об аттестациях, дисциплинарных мерах или льготах, вы не сможете представить доказательства того, что вы соблюдали трудовое законодательство.

Для неудачных кандидатов на вакансию рекомендуется хранить информацию в течение как минимум 6 месяцев после подачи заявления. Общие правила для бывших сотрудников:

  • Рабочее время (подробные сведения о том, когда сотрудник работал на вас) - 2 года
  • Заработная плата и сведения о любом взятом отпуске по беременности и родам и отцу - 3 года
  • P45 / P60, файлы персонала и записи об обучении - 6 лет

Согласно GDPR, сотрудники имеют право на получение информации:

  • , какая информация о них у вас есть и как вы ее используете
  • конфиденциальность записей
  • как эти записи могут помочь в их обучение и развитие на работе

Если сотрудник запросит копию имеющихся у вас данных о нем, у вас будет 30 дней, чтобы предоставить ее.

Где хранить файлы сотрудников

Дни, когда документы сотрудников хранятся в запертом огнестойком шкафу, быстро становятся историей для многих предприятий. Безусловно, самый безопасный и надежный метод хранения файлов сотрудников в одном месте - это их хранение в программном обеспечении для управления персоналом.

С программным обеспечением HR вы сможете защитить важные документы и ограничить круг лиц, имеющих к ним доступ. Сотрудники смогут редактировать свои личные данные, когда они будут обновлены, что освободит время администратора для себя.

Поскольку программное обеспечение размещено в облаке, оно будет доступно из любого места. Это будет полезно, поскольку все больше и больше сотрудников начинают работать удаленно или имеют гибкий график работы, который позволяет им работать из дома несколько дней в неделю.

Сотрудники смогут получить ответы на любые вопросы об их роли или обязанностях, просмотрев свой трудовой договор и описание должности в программном обеспечении. Это сократит количество времени, которое вы тратите на ответы на общие вопросы сотрудников, позволяя вам сосредоточиться на своем бизнесе.

Наше программное обеспечение для управления персоналом позволяет хранить все файлы сотрудников в вашей собственной защищенной онлайн-базе данных, что дает вам душевное спокойствие.

Свяжитесь с нами по адресу [email protected] или позвоните нам по телефону 0333 014 3888, чтобы узнать больше о нашем простом в использовании программном обеспечении для управления персоналом.

Или начните бесплатную пробную версию сегодня.

ПОДРОБНЕЕ:

Содержание этого блога предназначено только для общей информации. Пожалуйста, не полагайтесь на это как на юридический или другой профессиональный совет, поскольку это не то, что мы намеревались сделать.Вы можете найти более подробную информацию об этом в наших Условиях использования веб-сайта. Если вам нужна профессиональная консультация, свяжитесь с нами.

Вы также можете прочитать эти статьи

Что включать в файл персонала [+ Бесплатный контрольный список]

Файл персонала - это бумажная или электронная папка для хранения кадровых и расчетных документов, связанных с новыми, существующими или прошлыми сотрудники. Он должен включать основную информацию о сотрудниках и вознаграждении в соответствии с федеральным законодательством и законодательством штата о труде.Понимание того, какие трудовые книжки хранить в защищенном личном деле, поможет вам избежать возможных ошибок и штрафов. Позже мы предоставим загружаемый контрольный список для папки с файлами сотрудников и контрольный список для файлов персонала.

Для защиты личных дел и других рабочих документов компаниям следует использовать платформу управления служащими, такую ​​как Rippling. С его помощью все операции с людьми выполняются в одном месте - от приема на работу до увольнения, включая управление документами. Вы можете легко управлять данными и операциями сотрудников и автоматизировать их, чтобы обеспечить соблюдение федерального, государственного и местного трудового законодательства.Подпишитесь на бесплатную демонстрацию.

Посетите Rippling

Документы, которые работодатели должны включать в личные дела

Документы в личном деле сотрудника должны охватывать весь жизненный цикл его занятости, от писем с предложениями и форм W-4 до обзоров результатов работы и документов о прекращении работы, включая документацию по собеседованию каждого сотрудника при увольнении. Файл персонала может представлять собой физическую папку с распечатанными документами или храниться в электронном виде с помощью программного обеспечения для управления персоналом, такого как Rippling.

Список того, что входит в полное личное дело, длинный; поэтому мы разделим его на три более коротких списка: требуемые по закону, рекомендации и необязательные элементы. Прежде чем приступить к делу, загрузите бесплатный контрольный список папки с файлами сотрудников и контрольный список аудита кадровых файлов ниже, чтобы вы могли следить за ними:

  • Загрузить контрольный список папки с файлами сотрудника в виде файла DOC или PDF
  • Скачать контрольный список аудита кадрового файла в формате XLS или PDF

Законодательные документы для хранения в личном деле

Существует восемь кадровых документов, связанных с сотрудниками, которые должны содержаться в каждом личном деле, которые включают юридические записи о найме, такие как формы налога на заработную плату и соглашения между сотрудником и работодателем.

Восемь документов, которые должны содержаться в каждом личном деле сотрудника:

  1. Основная информация о сотруднике (: имя, адрес и номер телефона) и контактные данные для экстренных случаев
  2. Формы удержания налогов IRS : W-4s и / или W-9s
  3. Информация о заработной плате и компенсациях : любые данные о зарплате или платежных картах
  4. Контракты или соглашения: Обычно между работником и работодателем, например, соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся предоставленного компанией автомобиля или бизнес-кредитной карты
  5. Формы вознаграждений работникам : Формы зачисления и соглашения с бенефициарами
  6. Алименты: Любые юридические или судебные документы
  7. Компенсация рабочим: Поданная документация
  8. Документы об увольнении : Документированные причины увольнения работника, документы о безработице, формы продолжения страхования и т. Д.

Дополнительные документы для включения в досье сотрудников в качестве передовой практики

Эти следующие 10 документов не требуются, но часто включаются в личное дело сотрудника, чтобы к ним мог легко получить доступ руководитель сотрудника, ведомость заработной платы или сотрудник, если это необходимо. Они включают файлы, относящиеся к работе и работодателю, такие как заявление о приеме на работу, обзоры производительности и записи об отпусках сотрудников.

10 документов, которые полезно иметь в личном деле каждого сотрудника:

* В некоторых штатах работодатели обязаны вести учет отпусков по болезни.Если они не хранятся в электронном виде в вашей системе расчета заработной платы, рекомендуется хранить их в папке с персоналом сотрудника.

Необязательные элементы для включения в файлы персонала

Общество управления человеческими ресурсами (SHRM) дополняет эти списки, предлагая дополнительные документы, которые могут быть включены в папку персонала сотрудника. Во многих случаях эти документы хранятся у работодателя, но могут не храниться в самом личном деле. Где хранить эти документы, зависит от работодателя.

  • Выписки из учебных материалов: Например, если вы используете систему управления обучением (LMS) или онлайн-портал обучения, обучение и сертификаты ваших сотрудников, скорее всего, будут храниться в электронном виде.
  • Записи о постановке целей: Если вы используете программное обеспечение для управления производительностью, документы о постановке целей ваших сотрудников, скорее всего, будут храниться в электронном виде.

Если все это усложняется по мере роста вашего бизнеса, вы можете передать расчет заработной платы на аутсорсинг или использовать комплексное программное обеспечение для управления персоналом, льготами, расчетом заработной платы и документов, такое как Rippling, чтобы отслеживать документы и управлять оплачиваемым отпуском (PTO) и преимущества.Rippling обеспечивает онлайн-хранилище документов, включая копии трудовых договоров, политик и копию вашего справочника. Подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня.

Посетите Rippling

Чего не хранить в личном деле

Поскольку есть документы, которые должны быть в ваших файлах персонала, есть также документы, которые вы не должны включать в папку персонала сотрудника. К ним относятся следующие:

  • Предварительные записи о приеме на работу, кроме заявления
  • Ежемесячный учет посещаемости
  • Медицинская информация
  • Все, что связано с правомочностью работника, например формы I-9, копии водительских прав или записи о равных возможностях трудоустройства (EEO)
  • Частные документы, которые защищены Законом о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA), также называемом конфиденциальностью информации о здоровье
  • Данные частных сотрудников, такие как банковские счета, номера социального страхования или иммиграционные документы, лучше всего хранить отдельно от папки персонала

Чтобы навести порядок, вот несколько советов о том, как хранить документы, которые не должны храниться в папке с персоналом сотрудника.

Проверка права на трудоустройство: Рассмотрите возможность помещения всех форм I-9 и связанных с ними документов, подтверждающих право сотрудника на работу в США, в отдельную папку. Представители иммиграционной службы, а также уполномоченный персонал Министерства внутренней безопасности (DHS) имеют право проверять I-9. Вы можете ограничить то, что агенты могут просматривать, храня I-9 отдельно от информации о персонале.

Информация о равных возможностях трудоустройства (EEO): EEOC предоставляет кандидатам на работу добровольную возможность самостоятельно идентифицировать свою инвалидность или статус ветерана (ведение записей, связанных с этими документами, требуется, если у вас 100 или более сотрудников).Мы рекомендуем вам хранить эту документацию отдельно от папки персонала сотрудника; менеджеры не должны иметь доступа для просмотра этих данных из-за риска дискриминации сотрудника из защищенного класса.

Онлайн-системы отслеживания кандидатов (ATS) обычно хранят информацию EEOC отдельно от каждого нового заявления о приеме на работу и резюме; HR это видят, а интервьюеры и менеджеры - нет.

Медицинская информация: Законы HIPAA о конфиденциальности медицинской информации требуют, чтобы вы обеспечивали конфиденциальность медицинских записей вашего сотрудника.Если у вас есть сотрудники, которые предоставили вам записи врача или другую документацию, например, для отпуска по болезни, храните эти связанные со здоровьем документы отдельно.

Например, если сотрудник запрашивает отпуск по беременности и родам, используя формы запроса FMLA, вы должны сохранить запрос в отдельном защищенном файле FMLA, к которому никто не имеет доступа, кроме вас и вашего менеджера по персоналу, который отвечает за администрирование отпускных пособий. Руководителю сотрудника не должно быть разрешено видеть конфиденциальную медицинскую информацию в досье сотрудника.

Если вам нужна помощь в настройке процесса найма, следуйте нашему руководству по найму новых сотрудников.

Как настроить файлы персонала

Владельцы бизнеса не всегда осознают важность создания кадровых досье до тех пор, пока они не пройдут аудит или не подадут иск. Если вы оглядываетесь назад и нервничаете по поводу того, чтобы настроить все для уже существующих сотрудников, не переживайте. Воспользуйтесь двумя шаблонами, которые мы предоставили выше, а также инструкциями по настройке и упорядочению папок с файлами сотрудников.

Для организации и хранения кадровой документации в целях обеспечения соответствия и безопасности необходимо выполнить следующие действия:

Инвентарь

Во-первых, вам нужно провести инвентаризацию того, что у вас уже есть для каждого сотрудника. Используйте контрольный список аудита кадрового досье, чтобы отслеживать, что вы получили. В идеале вы должны создать личное дело для каждого сотрудника на дату приема на работу. Однако, если вы забудете это сделать, вы можете проверить свою старую электронную почту и посмотреть, можете ли вы найти в своем почтовом ящике документы - например, резюме сотрудников, обзоры эффективности и налоговые формы.Убедитесь, что у вас также есть I-9 для каждого сотрудника.

Определите, чего не хватает в каждом личном деле

Обязательно примите во внимание те документы, которые у вас уже есть и что вам нужно от каждого сотрудника. Используйте контрольный список папок с файлами сотрудников, чтобы убедиться, что все в порядке, поскольку он включает наш список форм, приведенный выше. Каждому человеку может потребоваться свой собственный список. Для этой цели вы можете настроить приведенный выше контрольный список папки с файлами сотрудника. Также было бы лучше, если бы вы начали периодически проверять файлы, чтобы убедиться, что каждая часть информации актуальна и точна.

Сообщите своим сотрудникам об их личных делах

Сообщите всем своим сотрудникам, проведя общекорпоративное собрание и объяснив, почему вы создаете файлы персонала. Объясните, что для бизнеса лучше иметь надежную документацию о трудоустройстве. Сообщите сотрудникам, что вам может потребоваться их помощь для сбора недостающей информации, например их контактные данные для экстренных случаев или копии их резюме.

Элементы запроса, необходимые для заполнения каждого кадрового файла

Дайте каждому сотруднику индивидуальный контрольный список, чтобы показать, что им нужно предоставить для обновления своего кадрового файла.Установите срок сдачи в одну неделю, чтобы все документы сотрудников были заполнены. Обязательно просмотрите список каждого сотрудника с их присутствием, чтобы, если что-то не было отправлено, вы могли сразу решить его.

Последующие действия и защита файлов в течение одной недели

Обратитесь к каждому сотруднику, у которого вы запросили дополнительные документы до истечения крайнего срока, чтобы у всех было время отправить недостающие документы. Затем храните документы в Интернете, в компьютерной сети или в запертом картотеке.

Ограничить доступ к файлам персонала

Убедитесь, что у вас есть ограниченный доступ к файлам сотрудников для уполномоченного лица или отдела, разрешение которого необходимо для просмотра файлов. Мы также рекомендуем хранить файлы в запираемом огнеупорном шкафу для хранения документов. Это сделано для защиты конфиденциальной информации о сотрудниках от неуполномоченного персонала.

Создание регулярного аудита кадрового досье

Запланируйте периодическую проверку личного дела каждого сотрудника.Вы можете сделать это, когда будете проводить их ежегодную оценку. Убедитесь, что файлы точны, актуальны и полны. Если нет, вы можете попросить сотрудника предоставить вам обновленные файлы или информацию. Ваш бизнес должен проверить, что файлы в порядке, прежде чем проводить какие-либо проверки, такие как платежная ведомость или труд.

Обратите внимание, что личные дела можно просмотреть во время государственного аудита или вызвать в суд в случае судебного иска о неправомерном увольнении. Сохранение точных и актуальных файлов поможет вам избежать ответственности.Следуйте нашему руководству по адаптации, чтобы узнать, как некоторые документы из личного дела будут использоваться при приеме на работу.

Федеральные и государственные законы о кадровом деле

Соответствие федеральным законам и законам штата - важный аспект работы работодателя, поскольку от вас требуется вести данные о сотрудниках и файлы персонала. Вот лучшие практики, а также то, что требуется на федеральном уровне и уровне штата.

Федеральный закон и кадровое дело

Трудовое законодательство применяется ко всем работодателям, подпадающим под действие федеральных антидискриминационных законов, как правило, к любому работодателю с 15 или более штатными сотрудниками.Однако следующие законы применяются ко всем предприятиям, и каждое агентство имеет свои собственные требования и / или правила хранения документов.

  • Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы работодатели вели весь личный или трудовой учет в течение одного года. В случае увольнения сотрудника его кадровые записи должны храниться в течение одного года с даты увольнения.
  • Согласно Закону о дискриминации по возрасту при трудоустройстве (ADEA) работодатели должны вести учет заработной платы в течение трех лет.Кроме того, работодатели должны хранить в досье любой план вознаграждений работникам (например, пенсионные и страховые планы) и любую письменную систему трудового стажа или заслуг в течение всего периода действия плана или системы и в течение как минимум одного года после прекращения ее действия.
  • Согласно Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели должны вести учет заработной платы не менее трех лет. Кроме того, работодатели должны хранить все записи в течение как минимум двух лет (включая ставки заработной платы, результаты аттестации, системы трудового стажа и заслуг и коллективные договоры), в которых объясняется основание для выплаты разной заработной платы работникам всех полов в одном и том же учреждении.

Дополнительную информацию о необходимой документации можно найти в нашей статье о платежных ведомостях.

Государственное законодательство и кадровое дело

Законы штата о личных делах вращаются вокруг того, имеет ли служащий право просматривать свое личное дело. Во многих штатах есть положение, позволяющее сотрудникам запрашивать копии документов в своих файлах. В других штатах сотрудникам, возможно, придется подать иск, чтобы просмотреть свое личное дело.

Право на просмотр состояний

Следующие состояния позволяют сотрудникам видеть некоторые или все документы в своей папке персонала; во многих штатах четко указано, что именно сотрудники могут просматривать.Другие позволяют работодателю взимать разумную плату за копии документов. Например, в Аризоне записи о заработной плате можно только просматривать.

Для получения более подробной информации посетите веб-сайт Министерства труда (DOL) вашего штата.

Государственным служащим разрешено просматривать документы о трудоустройстве в большинстве штатов, кроме Миссисипи, Миссури, Нью-Джерси, Нью-Мексико и Западной Вирджинии. На момент публикации «право на просмотр личного дела» в штатах входило: Аляска, Аризона, Калифорния, Колорадо, Коннектикут, Делавэр, Флорида, Иллинойс, Айова, Луизиана, Мэн, Массачусетс, Мичиган, Миннесота, Невада, Нью-Гэмпшир, Север. Каролина, Огайо, Оклахома, Орегон, Пенсильвания, Род-Айленд, Южная Каролина, Вашингтон и Висконсин.

Итог

Ведение кадровых досье - важная часть работы работодателя и защита себя от ответственности. Это отличный способ систематизировать данные о сотрудниках и помогает принимать решения в отношении кадровых ресурсов. Вы можете управлять файлами в электронном или бумажном виде; В любом случае важно включать основные отчеты сотрудников и соблюдать соответствующие федеральные законы и законы штата.

Если вам сложно вести учет персонала на бумажных носителях, подумайте об использовании облачной HR-платформы, такой как Rippling.Вы можете хранить все документы сотрудников в онлайн-базе данных и с легкостью собирать электронные подписи. Файлы хранятся на защищенном сервере и доступны даже после ухода сотрудника из компании. Подпишитесь на бесплатную демонстрацию сегодня.

Посетите Rippling

Зения Лазаро внесла свой вклад в эту статью.

Что хранить в файлах персонала

Файлы персонала - одни из самых важных файлов в любой организации. Очень важно убедиться, что у вас есть все необходимое, чтобы доказать, что сотрудникам разрешено работать по закону, и убедиться, что вы принимаете надлежащие меры, когда речь идет о таких вещах, как налоги и требования к страхованию.Если вы решите уволить сотрудника, также может оказаться важным показать документацию, подтверждающую поведенческие проблемы или проблемы с производительностью.

Однако с другой стороны уравнения также важно ограничить объем данных, хранящихся в файлах сотрудников. Чем больше данных вы храните в файлах сотрудников, тем больший объем конфиденциальной информации может быть скомпрометирован. Может быть полезно иметь руководство относительно того, что следует и не следует хранить в личном деле сотрудников.

Что хранить в файлах сотрудников

Папки с файлами сотрудников можно разделить на несколько разделов: файл кадрового персонала, конфиденциальный, льготы и платежные ведомости. В зависимости от сотрудника могут потребоваться дополнительные категории. Разделение документов в картотеке сотрудника по разным папкам может помочь избежать случайного раскрытия конфиденциальной информации. Важно различать личное дело и документы, которые не должны храниться в личном деле.

Кадровое дело сотрудника

Кадровое дело сотрудника может включать такие документы, как:

  • Документы по набору / проверке:
    • Заявление
    • Резюме / CV
    • Стенограммы
  • Описание должности
  • Любые записи, связанные с :
    • Предложения о работе
    • Повышение или понижение в должности
    • Переводы
    • Увольнения
  • Справочник сотрудника / признательность за политику
  • Записи об обучении и обучении
  • Информация о вознаграждении и оплате
  • Награды и благодарственные письма
  • Оценка результатов работы
  • Неконкурентоспособность / конфиденциальность / другие соглашения
  • Предупреждения / дисциплинарные уведомления
  • Уведомление об увольнении
  • Документация при увольнении

Конфиденциальное дело

Конфиденциальное дело сотрудника должно включать документы, содержащие отправленные Ситуационная или конфиденциальная информация.Хранение такой документации в отдельном файле или папке поможет вам избежать случайного раскрытия содержащейся в ней информации. Эти документы могут включать:

  • Ссылки
  • Результаты проверки данных
  • Формы EEO и позитивных действий
  • Результаты тестов на наркотики
  • Судебные / юридические документы
  • Алименты на ребенка или выплаты заработной платы
  • Записи исследований на рабочем месте
  • Трудоустройство / заработная плата запросы на подтверждение

Файл преимуществ

Информация о преимуществах и формы должны храниться в отдельной папке с файлами.Регистрация в программе Benefits проводится ежегодно, поэтому рекомендуется хранить всю необходимую информацию в отдельной папке. Эти формы пособий могут включать:

  • Формы регистрации на получение льгот
  • Формы назначенных получателей

Файл расчета заработной платы

Файл расчета заработной платы должен включать все записи, связанные с расчетом заработной платы, в том числе:

  • Разрешение на выплату
  • Формы W-4
  • Расписания и записи посещаемости
  • Формы W-2
  • Повышение заработной платы
  • Вычеты из заработной платы
  • Возмещения
  • Предварительные запросы на оплату
  • Награды и бонусы

Дополнительные файлы

Формы, такие как I-9, сообщения об опасности Третьим лицам может потребоваться доступ к журналам обучения, медицинским записям, заявлениям о компенсации работникам, отчетам о расследованиях и отчетам об изъятиях.Привязка этих документов к личным файлам сотрудников может позволить получить доступ к конфиденциальной информации. Их отдельное хранение обеспечивает безопасность этой информации, позволяя соответствующим сторонам получать доступ к определенным данным.

Медицинская карта

Отдельная медицинская папка может использоваться для хранения любых файлов, относящихся к медицинским записям сотрудников. ADA фактически запрещает работодателям хранить медицинские файлы в общих папках сотрудников. Эти медицинские формы могут включать:

  • Медицинские анкеты
  • Заявления о выплате пособий
  • Записи о медицинском отпуске
  • Запросы FMLA
  • Записки врача
  • Заявления о компенсации работникам
  • Запросы на размещение
  • Контакты для экстренных случаев

Формы I-9

Иммиграционные формы I-9 не следует хранить в общей папке с личными делами сотрудников.Если эта форма хранится у работодателя, ее необходимо хранить отдельно от других записей сотрудника.

Чего не хранить

Информация о личной жизни сотрудников не должна храниться в их файлах. Некоторая не относящаяся к делу информация, которая была обнаружена в файлах сотрудников, включает хобби, политическую принадлежность, религию и количество детей. С добавлением анализа социальных сетей к некоторым стратегиям найма, адреса социальных сетей сотрудников - это еще одна вещь, которую следует удалить из файлов сотрудников, если они были сохранены.

Несмотря на то, что записи о производительности должны храниться в файлах, работодатели должны придерживаться фактов. Сотрудники могут попросить показать свои файлы, и файлы могут быть рассмотрены юрисконсультом или присяжными, если подан иск. Написание заметок, которые могут быть сочтены дискриминационными или неуместными, могут нанести вред работодателю в таких ситуациях.

Как долго следует хранить файлы сотрудников?

По закону компании обязаны вести учет сотрудников в течение определенного периода времени, даже если они больше не работают в вашей компании.Точный срок зависит от того, где находится ваша компания. Период времени может варьироваться в зависимости от штата, поэтому важно изучить все законодательные акты, касающиеся ведения документации. Может быть хорошей идеей постоянно хранить файлы сотрудников на случай, если они понадобятся, например, для подтверждения занятости.

Следует ли хранить файлы в цифровом виде?

Бумажные файлы ушли в прошлое. Современное программное обеспечение HR позволяет хранить все документы в цифровом виде. Даже если вы решите хранить бумажные резервные копии, все файлы также следует хранить в цифровом виде.Это упрощает поиск и сортировку записей о сотрудниках. Специалистам по персоналу намного проще управлять картотекой сотрудников и получать к ней доступ, когда это делается в цифровом виде.

Очистка файлов сотрудников и обеспечение хранения только самой актуальной и актуальной информации может повысить безопасность и защитить работодателей. Использование HRIS может упростить правильное и безопасное хранение информации о сотрудниках. Если вам нужна помощь в поиске HRIS, подходящего для вашей компании, посетите нашу страницу поиска поставщиков, чтобы начать работу.

Кадровое дело

Кадровое дело

Область применения

В этом документе изложены требования Исследовательского фонда (РФ) в отношении содержания личного дела сотрудника. Также см. Политику управления записями
РФ и Требования к ведению документации для заявлений об условиях труда для получения дополнительной информации.

Создание личного дела сотрудника

На каждом рабочем месте должно быть создано личное дело каждого сотрудника Фонда.Кадровое дело, как правило, должно содержать кадровые документы сотрудника, включая необходимую личную и служебную информацию, в дополнение к любым записям до приема на работу сотрудника.

Требуемая документация

В следующей таблице описана документация, которая должна храниться в личном деле сотрудника:

Тема

Документация

Назначения

Заявление о приеме на работу

Резюме соискателя

Письменное сообщение заявителю о приеме на работу в Исследовательский фонд

Письмо о назначении

Форма назначения сотрудника

Изменения

Форма изменения информации Oracle

Письменный меморандум и подтверждающая документация для сотрудника, понижаемого в должности.

Оценка производительности

Научно-исследовательский фонд программы SUNY Individual Performance Program and Appraisal

Налоги

Свидетельство об удержании удерживаемого пособия сотрудника (форма IRS W-4), если оно не сохранено в отдельном файле расчета заработной платы

Свидетельство сотрудника об удержании налогов (форма штата Нью-Йорк IT-2104) или свидетельство об освобождении от удержания (форма штата Нью-Йорк IT-2104-E), если они не сохранены в отдельном файле расчета заработной платы.

Страхование

Форма зачисления в страховку или Форма зачисления в план медицинского страхования аспирантов

Судебные приговоры

Уведомление об осуждении по закону о наркотиках для сотрудника

Конфликт интересов

Копия письменного определения, вынесенного в отношении нарушения Политики конфликта интересов

Выводы

Письменное уведомление увольняемого сотрудника; письменное уведомление от выходящего на пенсию сотрудника

Письмо с подписью сотрудника, подтверждающее получение письменного уведомления, информирующего сотрудника о его или ее точной дате увольнения и точной дате отмены группового медицинского страхования; или заказное письмо с уведомлением

Письменный меморандум об увольнении работника с работы по уважительной причине; подтверждающая документация для увольняемого сотрудника по причине

Запросы информации

Копия письменного правительственного запроса информации о сотруднике и ответ

Копия письменного неправительственного запроса информации о сотруднике и письменное разрешение сотрудника и ответ

Необходимая документация для несовершеннолетних

Справка о трудоустройстве или разрешение на работу в отпуске должны быть включены в личные дела всех несовершеннолетних, нанятых Исследовательским фондом.

Дополнительная документация

  • Информация, необходимая для местных условий.
  • Разумный объем информации, которую сотрудник просит поместить в свое дело.

Документация не хранится в личном деле

Следующие документы должны храниться отдельно от личного дела сотрудника в надежно запертом ящике для документов
:

  • Защищенная медицинская информация (PHI). Это включает в себя любую личную информацию о прошлом, настоящем или будущем здоровье сотрудника или состоянии
    , предоставлении медицинских услуг или оплате медицинских услуг.Он не включает записи FMLA, компенсации работникам или нетрудоспособности.
    Если сотрудники, имеющие доступ к PHI, отличаются от сотрудников, которые работают с другими документами, перечисленными ниже, PHI должна быть
    храниться в отдельном файле.
  • Форма I-9 и документация о разрешении на работу.
  • Форма самоидентификации инвалида.
  • Форма самоидентификации ветеранов-инвалидов, ветеранов Вьетнамской эпохи и других защищенных ветеранов.

    Примечание: Форма I-9 и соответствующая документация о разрешении на работу необходимы для всех сотрудников.Форма самоидентификации инвалидов и форма самоидентификации ветеранов-инвалидов, ветеранов Вьетнамской эпохи и других защищенных ветеранов являются необязательными.

История изменений

  • 9 мая 2011 г. - Удалена ссылка на форму IRS W-5 в связи с отменой AEIC в 2010 году; исправлены битые ссылки. Общий обзор; удалены ссылки на устаревшую Форму ручной корректировки расчета заработной платы и Форму кодирования двухнедельных вычетов.
  • 27 марта 2003 г. - Изменено, чтобы включить информацию о защищенной медицинской информации в соответствии с HIPAA.

Обратная связь
Был ли этот документ ясным и легким для понимания? Пожалуйста, отправьте свой отзыв на [email protected]

Авторские права © 2011 г. Исследовательский фонд Государственного университета Нью-Йорка

Что включать в контрольный список файлов сотрудников

Что такое досье сотрудника?

Работодатели должны использовать досье сотрудников для сбора и хранения всех документов по кадрам, заработной плате, льготам и нормативным требованиям в одном месте.С развитием HR-технологий работодатели должны хранить все важные кадровые документы для каждого сотрудника в своей кадровой системе. Несоблюдение требований к ведению и выпуску документации может привести к нарушению нормативных требований или потенциальным штрафам.

Документы, защищенные законами о конфиденциальности, такие как медицинские / страховые записи и справки / проверки биографических данных, не должны включаться в основное дело сотрудника.

Вот снимок элементов, которые можно включить в базовый файл сотрудника:

  • Должностная инструкция

  • Заявление о приеме на работу и / или резюме

  • Предложение о работе

  • Форма IRS W-4

  • Квитанция или подписанное подтверждение справки работника

  • Оценка эффективности

  • Формы вознаграждений работникам

  • Бланки для экстренной связи

  • Жалобы клиентов и / или коллег

  • Награды или благодарности за отличную работу

  • Записи о посещении или завершении программ обучения

  • Предупреждения и / или другие дисциплинарные взыскания

  • Заметки о явке или опоздании

  • Любой договор, письменное соглашение, квитанция или подтверждение между работником и работодателем

  • Документы об увольнении работника с предприятия

HR-решение Paycor предлагает унифицированный учет сотрудников и многое другое.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ