Документы в личном деле работника: Личные дела сотрудников — какие документы необходимы в 2020 году

Документы в личном деле работника: Личные дела сотрудников — какие документы необходимы в 2020 году

Личные дела сотрудников — какие документы необходимы в 2020 году

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

КонсультантПлюс 2 дня бесплатно КонсультантПлюс 2 дня бесплатно

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Содержание

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

КонсультантПлюс 2 дня бесплатно

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Материалы по теме

Что допускается, но с согласия работника

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сколько хранить

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

КонсультантПлюс 2 дня бесплатно
Личные дела работников: правильное оформление, сроки хранения, уничтожение

Личные дела работников - правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики. Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье. А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Формирование личного дела работника: образец 2019-2020

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

Итоги

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор. 

См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2019-2020

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  • На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  • Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  • Каждый лист дела нумеруется.
  • В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  • Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Скачать лист заверитель личного дела работника

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2013, хранятся 75 лет, после 01.01.2013 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Состав личного дела работника-2017 | Современный предприниматель

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

  • Заявление сотрудника о приеме;
  • Копия приказа о назначении;
  • Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
  • Личная карточка (форма Т-2) или листок;
  • Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
  • Трудовой договор;
  • Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
  • Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

  • ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
  • Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
  • Свидетельств о рождении детей;
  • Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
  • Трудовой книжки;
  • Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.

Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

  • Характеристики с предыдущих мест работы;
  • Анкета, заполненная при соискании должности;
  • Должностная инструкция;
  • Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
  • Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
  • Докладные записки, объяснительные.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.

Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Образец

Внутренняя опись личного дела № 4

кассира ООО «Нарва»

Иванушкиной Елены Алексеевны

№ п/п

Дата документа

Номер документа

Наименование документа

Номера листов дела

Примечание

1

21.01.2017

4

Трудовой договор

1-4

Оригинал

2

21.01.2017

4-К

Приказ о приеме на работу

5

Копия

3

21.01.2017

3-М

Соглашение о материальной ответственности

6-7

Оригинал

4

15.05.2017

4-КД

Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу

8

Оригинал

5

25.08.2017

7вх

Заявление о предоставлении очередного отпуска

9

Оригинал

 

По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.

Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.

При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.

Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.

Внутренняя опись документов личного дела. Образец 2020 года

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк внутренней описи документов личного дела .docСкачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела .doc

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  • те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  • а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

  • наименование предприятия,
  • должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  • список описываемых документов,
  • полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  • номер документа по порядку,
  • затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  • дата составления и подписания,
  • заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  • номера листов,
  • примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Образец внутренней описи документов личного дела

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Шаблон файла персонала Скачать бесплатно

Файл персонала содержит всю важную информацию об истории сотрудника в организации, такую ​​как его оценки, квалификации, повышение по службе, продвижение по службе и любые дисциплинарные слушания, которые они могли посещать.

В некоторых штатах крайне важно, чтобы предприятие хранило и сохраняло личные дела всех сотрудников на случай, если против них будет возбужден недовольство бывшего сотрудника.

Специальное предложение
Публикация работ БЕСПЛАТНО

Полностью бесплатная пробная версия, карта не требуется.

Охватите более 150 миллионов кандидатов.

Контрольный список персонала файла

Основная информация о сотруднике:

  • Имя, адрес, номер телефона.
  • Экстренные контактные данные.

История трудоустройства:

  • Заявление о приеме на работу и / или резюме.
  • Письмо с предложением о работе.
  • Описание работы.
  • Проверка образования (если применимо).
  • Стенограммы обучения (если применимо).
  • Список литературы.
  • Проверка данных.
  • Любые другие документы, связанные с трудоустройством.
  • Отпуск по болезни, отпуск и отпуск / Отпускные записи.

Повышение эффективности работы сотрудников:

  • Оценка сотрудников.
  • Журналы посещаемости.
  • Цели производительности.
  • План улучшения производительности (если применимо).
  • Запросы на обучение, перевод и внутренние рабочие места.
  • Записи по обучению и повышению квалификации.
  • Признание сотрудника, включая награды и служебные письма.
  • Письменные предупреждения и / или дисциплинарные слушания.

Юридическая документация:

  • Налоговые формы IRS (W-4, I-9).
  • Информация о заработной плате и компенсации.
  • Трудовой договор.
  • Вознаграждения работникам.

Увольнения сотрудников:

  • Письмо об увольнении.
  • Письмо о прекращении (если применимо).
  • Выездная запись интервью.
  • Документы по безработице и страхованию.
  • Окончательный учет заработной платы (отпуск, выход на пенсию и т. Д.)
Personnel File
Контрольный список личных дел

Загрузите бесплатный контрольный список личных дел в формате Word.

Скачать контрольный список Мгновенная загрузка. Нет электронной почты требуется.

Часто задаваемые вопросы:

Имеют ли сотрудники право просматривать свои кадровые дела?

Только сотрудники в определенных штатах могут иметь доступ к своим файлам персонала. В некоторых штатах сотрудникам разрешается делать копии определенных документов в своих личных делах, не имея доступа к другим документам.Сотрудники должны обратиться к руководству для своих сотрудников для ясности в политике доступа к файлам персонала.

Узнайте больше о кадровых файлах.

Какие документы должны быть в личном деле?

Узнайте больше о кадровых делах.

Можно ли хранить личные дела сотрудников в электронном виде?

Да. На рынке есть много отличных опций для работы с персоналом. Многие компании предпочитают хранить свои файлы персонала в облаке, что устраняет необходимость в шкафах для хранения документов и позволяет им получать доступ к файлам персонала в любом месте.Проверьте Gusto и BambooHR.

Получите больше информации о личных делах.

Personnel File

Как организовать личные дела?

  1. Упорядочить файлы по имени сотрудника.
  2. Создание подпапок для разных категорий.
  3. Четко и правильно пометьте каждую распечатку или электронный файл.
  4. Сделайте резервную копию ваших файлов.
  5. Храните все личные дела в безопасности.
  6. Разрешить доступ только уполномоченным лицам.

См. Наш контрольный список файла персонала.

Может ли уволенный сотрудник запросить кадровое досье?

Во многих штатах по закону работодатели обязаны предоставлять действующим и бывшим сотрудникам доступ к своим кадровым материалам. В некоторых штатах сотрудникам разрешается делать копии определенных документов в своих личных делах, например, для оценки эффективности. В других штатах определенные документы исключаются из этого правила, например, документы, относящиеся к уголовному расследованию. Все компании должны проанализировать законы штата, чтобы определить объем ограничений и проконсультироваться с юристом, если они получат запрос на проверку персонала от уволенного сотрудника.У большинства работодателей есть политика доступа к файлам персонала, на которую сотрудники могут ссылаться в своих руководствах для сотрудников.

Узнайте больше о кадровых файлах.

Как хранить папки с личными файлами?

Файлы персонала могут быть сохранены в виде файлов на бумажном носителе или в электронном виде, в зависимости от размера вашего бизнеса. Если вы обычно упорядочиваете файлы персонала по имени сотрудника, сохраняйте одну и ту же систему хранения для всех файлов, включая медицинские и платежные ведомости.

Подробнее о личных делах.

Является ли личная документация общедоступной записью?

Файлы персонала не являются публичной записью, но могут быть доступны при определенных обстоятельствах.

Подробнее о кадровых файлах.

Введение в файлы | Zoho People

Zoho People помогает избежать утомительного управления документами. Он имеет централизованное хранилище для хранения и доступа к файлам.

Файлы Zoho People делятся на организационные файлы, файлы сотрудников и личные загрузки для четкой сортировки документов.

Организационные файлы

В этом общем репозитории могут храниться общие документы, такие как справочники компании, политики в отношении отпусков и фолио с кодексом поведения.

Файлы сотрудников

Документы, содержащие конфиденциальную информацию и файлы, относящиеся к сотрудникам, могут храниться в файлах сотрудников с повышенной конфиденциальностью.

Все файлы можно просматривать либо в виде списка,

, либо в виде папки.

Личные загрузки

Это место предназначено исключительно для документов сотрудников. Личные загрузки могут быть доступны только сотрудникам.Даже администраторы не имеют доступа к чьим-либо личным файлам. Обычно организации предоставляется 1 ГБ личного пространства для загрузки. Это пространство разделено между сотрудниками, которые могут хранить свои личные документы и файлы, такие как водительские права, копия паспорта и т. Д.

Чтобы добавить личную загрузку,

  1. Перейдите к файлам , а затем личных загрузок.
  2. Нажмите + Добавить .
  3. Загрузить файл.
  4. Дайте название и описание.

  1. Нажмите Отправить.

Отчет о личных загрузках - Отчет о личных файлах позволяет администратору просматривать общее количество файлов каждого сотрудника и общее использованное пространство.

Для доступа к этому отчету перейдите к Файлы> Отчеты> Персональные загрузки

Примечание. Персональные загрузки доступны только в выпуске Enterprise.

Настройки

Добавление папки

Файлы можно классифицировать в соответствии с их назначением с помощью папок.Вы можете классифицировать ваши файлы в разные папки.

При загрузке файла в разделе «Файлы организации» или «Сотрудники» папки будут перечислены. Вы можете выбрать правильную папку для размещения вашего файла.

Чтобы добавить новую папку, выполните следующие действия.

  1. Находясь на домашней странице, перейдите в раздел Файлы> Настройки> Папка.
  2. Нажмите + Добавить папку.
  3. Дайте имя папки.

  1. Выберите папку, в которую следует поместить папку, если вы создаете подпапку.
  2. Нажмите Сохранить.

Общие сведения

В разделе Общие можно настроить разрешения для личных загрузок и файлов сотрудников. . изменения, внесенные в файл, будут динамически отражаться в общем документе.

Применимость

Файлы можно загружать с помощью Zoho WorkDrive в следующих сценариях:

  1. Добавление или редактирование файлов в файлах организации и сотрудников
  2. Добавление дела, часто задаваемых вопросов или ссылок в случаи
  3. Добавление файлов и изображений в виде поля в формах и табличных полях
  4. Импорт файлов сотрудника
  5. Экспорт файлов

Вариант использования

Загрузка файла в файлы организации

Для загрузки файла из Zoho WorkDrive в Файлы организации,

  1. Перейти к Файлы> Организационные файлы> + Добавить.

  1. В разделе «Файл» выберите « Zoho WorkDrive » и загрузите файл.
  2. Выберите файл из Zoho WorkDrive.

Пользователи могут получить доступ к ссылке на основании предоставленных разрешений:

Пользователь без учетной записи в Zoho WorkDrive может щелкнуть Настройте свою команду , чтобы создать учетную запись.

.
Политики для личного использования сотрудника делового оборудования

Подано в Управление и HR.

Целый ряд проблем может возникнуть, когда сотрудники используют бизнес-оборудование в личных целях. Снижение производительности и злоупотребление бизнес-ресурсами можно ограничить политиками на рабочем месте, которые касаются личного использования бизнес-оборудования.

Марк Уильямс, директор по операциям, BizFilings

В каждом бизнесе используется какое-то оборудование, которое необходимо сотрудникам для выполнения своей работы, и это оборудование обычно предоставляется бизнесом.В то время как некоторое личное использование бизнес-оборудования вполне ожидаемо, проблемы могут возникнуть, когда личное использование чрезмерно.

Проблемы, которые могут возникнуть при личном использовании принадлежащего компании оборудования, такого как компьютеры, инструменты или транспортные средства, включают:

  • сломанное оборудование, которое может вызвать споры о том, кто несет ответственность за ремонт
  • потеряли производительность, так как сотрудники используют рабочее время для личных задач, связанных с бизнес-оборудованием
  • преждевременный износ и техническое обслуживание оборудования
  • проблемы с моральным состоянием, если определенные привычки личного использования внезапно урезаны или если только некоторым сотрудникам разрешено использовать оборудование

Независимо от того, какова ваша политика или насколько вы пытаетесь ее контролировать, сотрудники, вероятно, время от времени будут использовать ваше оборудование в личных целях.Лучший способ справиться с неизбежным состоит в том, чтобы позволить разумное количество провисания, но быть последовательным и бдительным в создании и применении правил, чтобы гарантировать, что личное использование не становится чрезмерным.

Например, для многих предприятий сотрудники используют компьютеры для наиболее важных аспектов своей работы. Итак, что происходит, когда сотрудники начинают заниматься личным бизнесом на этих машинах?

Марк использует компьютер для выполнения своих служебных обязанностей. Время от времени Марк будет использовать свой перерыв, чтобы играть в игры на компьютере.Вы никогда не видели, чтобы он играл в компьютерные игры в рабочее время, и это, похоже, не влияет на его работу или работу других сотрудников. Ты говоришь Марку остановиться?

Просить его остановиться - это, вероятно, неправильный подход. Слишком строгие правила работы, как правило, имеют больше отрицательного эффекта, чем положительного. Если Марк делает это в свое свободное время, и он не беспокоит других сотрудников и не связывает компьютер, то, вероятно, он не допустит вреда. Тем не менее, вы можете сделать пометку, чтобы поговорить об этом с Марком, если игра становится чрезмерной.

И если вы попросите его остановиться, убедитесь, что все другие сотрудники, которые могут играть в компьютерные игры во время перерыва, также должны остановиться.

Лучший путь - позволить ему скользить. Если Марк хороший работник, который всегда выполняет свою работу, при условии, что его игры в перерыве не мешают другим сотрудникам, не отвлекают компьютерные ресурсы и не переизбывают, что позволяет ему играть в игры во время перерыва, не должно вызывать никаких проблем. , Обязательно урезайте других сотрудников в той же ситуации таким же провалом, хотя, в интересах справедливости и последовательности.

Личное использование оборудования, которое не мешает работе, это одно, но как вы справляетесь с ситуациями, когда сотрудник играет в игры на компьютере (или занимается каким-либо другим видом личного бизнеса) в рабочее время? Ваше оборудование и привычки ваших сотрудников помогут вам справиться с ситуациями личного пользования. Убедитесь, что любое использование, которое вы разрешаете или запрещаете, четко сообщается всем сотрудникам и применяется последовательно.

Создание политики для личного использования торгового оборудования

Тип политики, которую вы создаете для регулирования личного использования делового оборудования, будет зависеть от типа вашего бизнеса и оборудования, используемого в вашем бизнесе.Например, если рассматриваемое оборудование является транспортным средством, то следует подумать о другом наборе последствий, в том числе об ответственности работодателя, если человек получил травму или поврежден имущество, когда сотрудник использует ваш бизнес-автомобиль.

Другой пример - контроль использования рабочих компьютеров. Например, ваша политика в отношении использования компьютеров в личных целях может содержать следующее:

  • Электронная почта и другие компьютерные файлы, предоставленные компанией, должны использоваться только в деловых целях.
  • Использование компьютерных средств в личных целях строго запрещено (или личное использование может быть разрешено при условии одобрения).

Возможно, вы не захотите, чтобы служащая использовала компьютер, чтобы создать листовку для дебатного конкурса ее сына и напечатать 100 копий на вашем лазерном принтере вместе с вашей бумагой. Однако, с другой стороны, вы можете разрешить сотруднику, посещающему ночные занятия, пользоваться компьютером во время обеда и перерыва для школьной работы.Главное - создать политику, которая позволит вам определить приемлемое использование и применять ее справедливо и последовательно.

  • Все компьютерные пароли и коды должны быть всегда доступны компании.
  • Ни один сотрудник не может добавлять неавторизованное или пиратское программное обеспечение или файлы на любой компьютер, принадлежащий предприятию.

Если один из ваших сотрудников купит отличное программное обеспечение для планирования для домашнего использования, а также установит его на компьютер вашего бизнеса, возможно, вы нарушаете закон.Программное обеспечение имеет строгие авторские права, и «пиратское» программное обеспечение равносильно краже, и компания несет ответственность. Если вы хотите программное обеспечение, купите его и установите.

  • Сотрудники не могут использовать компьютерные файлы или программное обеспечение, привезенное из дома или из других источников, на рабочий компьютер (чтобы избежать вирусов).
  • Компания оставляет за собой право вводить, искать и отслеживать компьютерные файлы или электронную почту любого сотрудника без предварительного уведомления в коммерческих целях, таких как расследование кражи, разглашение конфиденциальной коммерческой или служебной информации, или личное злоупотребление системой, или мониторинг потока работ или производительности.
  • Программное обеспечение или другая деловая информация на компьютере не должны копироваться и извлекаться из служебных помещений без разрешения.

Некоторые компании также размещают политику на экранах входа в систему, чтобы они появлялись при каждом включении компьютера, чтобы отговорить сотрудников от личного использования оборудования.

Контроль чрезмерного личного использования оборудования

Иногда использование определенного оборудования компании само по себе является не проблема, скорее это рабочее время, которое тратит впустую.

Виктория хороший работник. Офисная атмосфера довольно расслабленная, и она подходит прямо. Просматривая ежемесячное резюме копий сделал, вы заметили, что под назначенным кодом Виктории есть большой объем копий, которые были сделаны и не предъявлены клиентам. Вы обнаружить, что Виктория сбегала копии минут и письма для ее кондо ассоциации. Как вы должны справиться с этой ситуацией?

Просить Викторию остановиться, наверное, лучший способ справиться с ситуация.Делая несколько личных копий здесь и там может быть Достаточно безвреден, потому что Виктория использует это оборудование во время работы Время от времени вы испытываете потерю производительности. Вы также можете отправлять сообщения другим сотрудникам, которые используют в личных целях оборудования во время работы в порядке. Это сообщение, которое вы хотите Отправить?

И хотя стоимость копий не может показаться большой проблемой, затраты на бумагу для копировальных машин могут сложиться, и обслуживание этих машины, в частности, также связаны с использованием.Связывание копии машина, чтобы другие сотрудники не могли делать копии для клиентов или клиенты также могут быть проблемой.

Обмен с Викторией не должен быть формальным или состязательным, но обязательно подчеркните ей, что копир должен использоваться только для деловых целей. Будьте уверены, что все сотрудники придерживаются одного и того же правила. При необходимости разместите уведомление рядом с копировальным аппаратом с указанием что это только для коммерческого использования.

Обработка чрезмерных личных звонков и текстов

Из-за популярности мобильных телефонов, и если есть телефон на или рядом со столом или рабочим местом вашего сотрудника будут отправляться и приниматься личные текстовые сообщения и звонки в рабочее время.Тем не менее, важно держать под контролем злоупотребления по телефону, потому что это приводит к снижению производительности и в некоторых случаях неспособность клиентов охватить ваш бизнес.

Итак, как вы контролируете чрезмерное использование телефона? Это может быть сложно вопрос для обработки. Вы не хотите, чтобы сотрудники не могли используйте телефон, если они должны (как в случае чрезвычайной ситуации). Некоторые операторы телефонной связи могут выборочно блокировать звонки в определенную зону коды и обмены. Вы также можете разместить все телефоны в местах, где Вы можете видеть и слышать говорящего, как способ обескуражить личный звонки.

Личные междугородние звонки можно контролировать, отслеживая счета и убедитесь, что все звонки в города и компании, связанные с бизнес.

Business Tools содержат образец журнала вызовов на большие расстояния что вы можете скачать и скопировать. Если телефон используется по личным причинам вопрос, вы можете дать его сотрудникам и попросить их обратиться один в каждом месяце. Проверьте это по счету за телефон. Это должно служить как средство предотвращения несанкционированных звонков и дать вам больше информации о телефонные звонки по деловым причинам.Обратите особое внимание на цифры, которые появляются месяц за месяцем. Убедитесь, что есть деловая причина вызывая эти повторные номера.

Другой возможной стратегией было бы попросить телефонную компанию Детализируйте телефонные счета, если все ваши телефоны находятся под такое же количество.

Еще сложнее контролировать местные звонки или звонки и тексты, сделанные на сотовые телефоны. Единственный способ узнать, является ли сотрудник тратить слишком много времени на телефон, чтобы засвидетельствовать это или иметь другие сотрудники сообщают об этом вам.

Что делать, если использование личного телефона становится проблемой.

Если вам стало известно, что сотрудник тратит слишком много времени на личные телефонные звонки или текстовые сообщения:

  • Отведите сотрудника в сторону, чтобы обсудить этот вопрос в частном порядке.
  • Объясните, что вы видели - не обвиняйте (20-минутный разговор с другом сотрудника в прошлую пятницу).
  • Объясните, почему это касается вас (работа отстает, клиенты не могут пройти, другие сотрудники не могут сосредоточиться).
  • Прислушайтесь к любому объяснению, которое может дать сотрудник (возможно, друг самоубийца - вы никогда не знаете) и учитывают гибкость или возможное размещение или решение.
  • Попросите сотрудника ограничить количество звонков перерывом или обедом и держать их максимум 10 минут (или любой другой длины, которую вы выберете) если это не чрезвычайная ситуация.
  • Убедитесь, что сотрудник понимает, что ваше обсуждение не является личной атакой.
  • Убедите сотрудника в том, что другие будут придерживаться такого же стандарта поведения при использовании личного телефона.
  • Спасибо сотруднику за дальнейшее сотрудничество
  • Обязательно придерживайтесь других сотрудников по тому же стандарту.

Помните - последовательно и справедливо применяемые правила и политики являются самый эффективный и поможет сохранить ваше рабочее место бесперебойно!

,

Настройка записей о сотрудниках и кадровых дел

В процессе приема на работу работодатель накапливает довольно много информации, в соответствии с законодательством, о новом сотруднике. Некоторая информация, которую вы собрали, должна храниться в файле, и вы можете обнаружить, что есть информация, которую вы добровольно решили сохранить. По закону вам может потребоваться хранить определенную информацию о сотруднике отдельно.

Записи сотрудников Работодатели должны вести

Нет закона, который требует от вас вести кадровый учет на каждого сотрудника. Конкретные записи сотрудников - это то, что вы должны хранить в соответствии с федеральными законами.

Информация, которую вы храните, зависит от того, что это за информация и какой закон предусматривает хранение этой конкретной информации. Законы могут также предписывать, что определенная информация должна храниться, но ее нельзя хранить вместе с другой информацией о персонале в целях конфиденциальности и конфиденциальности.

Технически вам даже не нужен «файл». Если у вас есть лучшая система для хранения всей информации, используйте ее! Многие выбирают компьютерные файлы.Тем не менее, вы должны сохранить определенные сведения, которые сотрудник или заявитель должен заполнить и подписать, например форму W-4, форму I-9 и заявление о приеме на работу, и они могут быть сохранены в компьютерном файле, если они отсканированы в На практике личные дела сотрудников - это самое простое средство для отслеживания информации о сотрудниках в соответствии с этими требованиями и для отслеживания информации для ваших собственных деловых целей.

В любом случае вы должны хранить определенную информацию, чтобы соответствовать федеральным законам.Большая часть этой информации является базовой и может храниться в форме (за исключением записей о заработной плате) в файле или на компьютере. Для соответствия стандарту, включите:

  • полное имя
  • номер сотрудника (если вы используете один)
  • домашний адрес, в том числе почтовый индекс
  • дата рождения
  • пол
  • должность
  • базовых записей заработной платы

Требование, связанное с работой. Информация, собираемая о сотрудниках и хранящаяся в кадровых делах, должна быть строго связанной с работой .Вы можете подумать о том, чтобы хранить некоторые записи, требуемые по закону, в файлах, отделенных от файла персонала сотрудника, и ограничить файл персонала информацией, которая относится только к отдельному сотруднику (например, резюме, оценки эффективности и история работы). Если необходимые файлы хранятся в отдельных файлах, они могут быть легко созданы для подтверждения соответствия государственным органам без предоставления всей другой информации о персонале, не имеющей отношения к государственному расследованию.

Rocky Quarry, владелец Big Boulders, хранит все формы I-9, необходимые для его сотрудников в соответствии с Законом об иммиграционной реформе и контроле, в одном центральном файле, который содержит только формы I-9, вместо того, чтобы хранить форму в файле каждого человека наемный рабочий.Если Рокки попросят предоставить записи I-9 для правительственной инспекции, он не только сможет быстро выполнить требования, но и не будет иметь проблем с получением только запрошенной информации, не предоставляя агенту доступ к другой информации о персонале.

Федеральные законы и законы штата могут требовать от вас сохранения информации о сотрудниках. Вам также может понадобиться вести определенные записи сотрудников для деловых целей.

Федеральное правительство требует, чтобы вы хранили массив информации в соответствии с различными законами.При просмотре таблицы требований к хранению записей узнайте, какие законы влияют на ваш бизнес, чтобы вам было легче их соблюдать.

Информация Удержание Закон
Имя сотрудника и любой идентификационный номер, используемый вместо имени, используемого в любых трудовых книжках 4 года с даты уплаты налога или уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже Закон о социальном обеспечении
Номер социального страхования 4 года с даты уплаты налога или уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже Закон о социальном обеспечении
Домашний адрес сотрудника, включая почтовый индекс 4 года с даты уплаты налога или уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже Закон о социальном обеспечении
Дата рождения, если работник младше 19 3 года FLSA

Закон о равной оплате труда

Дата рождения всех сотрудников 3 года ADEA
Пол работника 3 года FLSA

Закон о равной оплате труда

Профессия работника 3 года FLSA

Закон о равной оплате труда

ADEA

возрастные записи Нет срока, установленного законом ERISA
Служебная запись, чтобы определить, работал ли сотрудник 1000 часов или перерыв в обслуживании Нет срока, установленного законом ERISA
Семейное положение записи Нет срока, установленного законом ERISA
Форма I-9 через 3 года после найма или с даты найма или направления (по указанию агентства по трудоустройству) или после увольнения в течение одного года или 3 лет после найма, в зависимости от того, что наступит позже Закон об иммиграционной реформе и контроле 1986 года
Полная заявка на работу 1 год Раздел VII

ADA

Резюме или другие формы запроса занятости 1 год ADEA
Другие материалы найма 1 год Раздел VII

ADA

Заказы на работу, представленные работодателем в агентство по трудоустройству 1 год ADEA
Тестовая бумага для позиции, если тестовая бумага раскрывает результат теста 1 год ADEA
Результаты медицинского осмотра, который рассматривается работодателем в связи с действиями персонала 1 год ADA
Объявления о вакансиях 1 год ADEA
Записи о передвижении по работе (продвижение по службе, понижения в должности, переводы) 1 год Раздел VII

ADA

ADEA

Материал, относящийся к увольнениям 1 год Раздел VII

ADA

ADEA

Материал, относящийся к расторжению 1 год

Записи увольненных работников должны храниться в течение одного года с даты увольнения.

Раздел VII

ADA

Отбор для обучения или ученичества 1 год Раздел VII

ADA

ADEA

Запросы на физическое трудоустройство 1 год ADA

Федеральные законы устанавливают продолжительность времени, в течение которого должны храниться определенные записи о сотрудниках, но не продолжительность хранения всей кадровой документации.Некоторые законы штата требуют, чтобы кадровые документы сохранялись в течение определенного периода времени после увольнения сотрудника. Срок хранения составляет от 60 дней до трех лет после прекращения.

Лучшей практикой будет сохранение необходимых записей и ведение кадрового дела в течение семи лет после увольнения любого сотрудника. Среди причин для этой рекомендации является то, что ваш бизнес может быть призван предоставить справку о найме сотрудника в будущем или может быть вовлечен в спор по поводу причины увольнения.

Другие трудовые книжки, обычно ведущиеся работодателями, но не указанные в федеральных требованиях, включают:

  • история работы
  • оценок производительности
  • дисциплинарных записей
  • личных похвал
  • больничных дней
  • дней отпуска
  • поступлений пособий
  • обозначений бенефициаров
  • ведомости удержания заработной платы
  • отчетов справочных проверок
  • информация о компенсации работникам
  • медицинских записей
  • Информация о проверке детектора лжи

Так же, как нет федерального закона о ведении кадрового досье, не существует федеральных законов о том, кто получает к нему доступ, хотя информация о сотрудниках, которую вы собираете, деликатна, и лишь немногие должны ее просматривать.

Однако в ряде штатов приняты законы, ограничивающие или иным образом регулирующие доступ сотрудника к кадровому досье. Следовательно, ограничения, которые вы можете наложить на доступ, вполне могут регулироваться законодательством штата.

Имейте в виду, однако, что, несмотря на технические проблемы с владением, файл персонала содержит информацию о сотруднике, которая может повлиять на его или ее будущее. Этот сотрудник часто хочет знать информацию, содержащуюся в файле, является ли информация правильной и кому эта информация будет показана.Мы рекомендуем, чтобы независимо от того, находится ли ваша компания в юрисдикции, требующей доступа сотрудников, вы разрешаете разумный доступ к файлам персонала в рамках политики обращения с сотрудниками с принципиальной справедливостью.

Обратитесь к нашей карте штатов для получения информации о доступе вашего штата к личным файлам.

Если вы решили разрешить доступ к файлам персонала, вы можете рассмотреть следующие ограничения:

  • Ограничить частоту доступа определенным количеством раз в год или «разумной» частотой доступа.
  • Требовать предварительные запросы на доступ, чтобы у вас было время просмотреть файл или перенести файл из компьютерного файла на бумагу.
  • Укажите время или место просмотра файла, чтобы он как можно меньше влиял на рабочее время как работника, так и работодателя.
  • Требовать, чтобы файл персонала просматривался только в вашем присутствии или в присутствии кого-либо, назначенного вами, для обеспечения целостности и содержимого файла.

Можете ли вы ограничить информацию, которую могут видеть сотрудники? Законодательство штата может разрешить вашей компании ограничить информацию, к которой сотруднику должен быть предоставлен доступ. Однако вы можете предоставить доступ к большему количеству информации, чем требует государство. Как правило, сотрудникам должен быть предоставлен доступ к информации, используемой вами для определения квалификации сотрудников для трудоустройства, продвижения по службе и дополнительного вознаграждения, а также информации о дисциплине и увольнениях.

В некоторых штатах вам разрешено скрывать определенные виды информации от доступа сотрудников, включая определенные медицинские записи и информацию о других сотрудниках. Если в вашем штате проблема не решается, вы можете справиться с ней так, как считаете, наилучшим образом отвечающей интересам вашего бизнеса.

Может ли сотрудник скопировать файл? Как правило, работник может сделать копию или запросить копию всей или части информации, найденной в личном деле сотрудника.Некоторые штаты позволяют взимать с сотрудника плату за изготовление копий. Вы также можете указать, может ли сотрудник делать копии или он или она может только запросить копию у вас.

Что, если работник не согласен с информацией в файле? В законах некоторых штатов рассматривается вопрос о процедуре, которой вы должны следовать. Независимо от того, в каком штате находится ваша компания, вы должны установить политику, которой следует следовать в таком случае.

Обычно, когда сотрудник не согласен с информацией, найденной в личном деле сотрудника, вы и сотрудник можете согласовать удаление или исправление этой информации.Если вы не можете согласиться на удаление или исправление, сотруднику должно быть разрешено представить письменное заявление с объяснением его или ее позиции. Заявление становится постоянной частью личного дела сотрудника и должно сопровождать любую передачу или разглашение из этого файла любому, кому разрешено его просматривать.

Кто еще может посмотреть файл? Как правило, только другие супервизоры или менеджеры, если таковые имеются, могут иметь доступ к файлам только для ознакомления.

Если к вашему бизнесу предъявляется иск, у вас есть возможность защитить интересы конфиденциальности других сотрудников, отказавшись передавать информацию из личного дела, запрошенную в иске, до тех пор, пока не будет вызвана повестка в суд. Даже в этом случае вы должны настаивать на том, чтобы порядок был настолько узким, насколько это возможно, и чтобы любая запрашиваемая информация имела прямое отношение к обвинениям в иске.

Если правительство проверяет вас на предмет определенных требований к ведению документации, и записи находятся в личных делах, они получают весь файл, если только вы не заберете нужные куски по отдельности.

Соответствие бизнес-требованиям от CT Corporation - Партнер с отраслевым лидером

Свяжитесь с представителем сервисной службы CT сейчас!

,

Об авторе

admin administrator

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о